Whitepaper
De Aanbestedingswet Samenvatting Per 1 april 2013 is de nieuwe Aanbestedingswet van kracht geworden. Toch zijn nog niet alle organisaties voldoende uitgerust om op een goede manier om te gaan met de nieuwe wet. Om u door de veranderde regelgeving te begeleiden, bespreekt dit artikel eerst puntsgewijs de achtergrond van de nieuwe Aanbestedingswet en de grootste veranderingen ten opzichte van eerdere regelgeving. Daarnaast komen de voorschriften uit de Gids Proportionaliteit aan de orde en de consequenties van dit alles voor uw organisatie. Aanleiding en doelen van de Aanbestedingswet Aanleiding Aanbestedingswet Een aantal zaken heeft aan de wieg gestaan van de nieuwe Aanbestedingswet: -
de bouwfraude die voor de wetgever aanleiding was om door regelgeving dergelijke fraude proberen te voorkomen; de hoge lasten en drempels die het bedrijfsleven ervaart bij aanbestedingen; de lappendeken die is ontstaan door verschillende regelgeving en door eigen beleidsregels van aanbestedende diensten; de ambitie om de naleving van de regelgeving op het gebied van aanbestedingen te vergroten.
Doelen Aanbestedingswet In de memorie van toelichting bij de wet staat de volgende passage: ‘Inkoop vindt plaats met gemeenschapsgeld en maakt de overheid een belangrijke opdrachtgever voor het bedrijfsleven. Het is in het belang van de belastingbetaler en de ondernemer dat de overheid op een transparante en effectieve manier inkoopt tegen de beste prijs/kwaliteitverhouding, waarbij ondernemers een goede en eerlijke kans maken op een opdracht.’ De Aanbestedingswet streeft naar aanleiding van het bovenstaande de volgende doelen na: -
betere toegang voor ondernemers (midden- en kleinbedrijf) tot overheidsopdrachten; het creëren van zo veel mogelijk maatschappelijke waarde voor de publieke middelen; uniformering van de aanbestedingspraktijk; verlaging van administratieve lasten; ruimte geven aan innovatie en duurzaamheid;
www.FACTO.nl
Whitepaper -
laagdrempelige klachtenafhandeling; verbetering van de naleving van regelgeving; ondersteuning en stimuleren verdere professionalisering.
Belangrijkste wijzigingen Aanbestedingswet Om invulling te geven aan de bovenstaande doelen is de nieuwe Aanbestedingswet opgesteld. Bepaalde onderdelen van de Aanbestedingswet worden nader uitgewerkt in zogenoemde AMvB’s (algemene maatregelen van bestuur). Zo is tegelijk met de Aanbestedingswet het Aanbestedingsbesluit van kracht geworden. In dit Aanbestedingsbesluit zijn de modellen Eigen Verklaring, Gids Proportionaliteit (zie paragraaf 3) en ARW (Aanbestedingsreglement Werken) 2012 verplicht gesteld. Daarnaast heeft de minister een Commissie van Aanbestedingsexperts ingesteld en zijn er aanvullende beleidsmaatregelen getroffen. PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden verzorgt ondersteuning van de professionalisering van de aanbestedende diensten en biedt een leidraad voor interne klachtenafhandeling). Bij de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet zijn de Raamwet EEG-voorschriften aanbestedingen, Bao, Bass en de Wira komen te vervallen. Een van de belangrijkste wijzigingen in de Aanbestedingswet met de meest vergaande consequenties voor de praktijk is dat nu ook op meervoudig onderhandse procedures regelgeving van toepassing is. De belangrijkste wijzigingen van de Aanbestedingswet worden hierna per opdrachtcategorie weergegeven. Wijzigingen die voor alle opdrachten (Europees, nationaal en meervoudig onderhands) gelden: Een aanbestedende dienst moet voor elke opdracht op objectieve gronden een keuze maken voor het type aanbestedingsprocedure dat hij gebruikt en welke ondernemers hij toelaat tot de procedure. Deze keuze moet de aanbestedende dienst op verzoek van een ondernemer schriftelijk motiveren. Een aanbestedende dienst moet zorgen voor het leveren van zo veel mogelijk maatschappelijke waarde voor de publieke middelen bij het aangaan van een overeenkomst. Een aanbestedende dienst mag opdrachten niet onnodig samenvoegen. Voegt de aanbestedende dienst toch opdrachten samen, dan moet hij in ieder geval acht slaan op:
www.FACTO.nl
Whitepaper o de samenstelling van de relevante markt en de invloed van de samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf; o de organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging van de opdrachten voor aanbesteder en ondernemer; o de mate van samenhang van de opdrachten. Voegt de aanbesteder opdrachten samen dan moet hij dit motiveren in de aanbestedingsstukken. De aanbesteder dient een opdracht op te delen in meerdere percelen. Indien dit niet passend is, moet de aanbesteder dit in de aanbestedingsstukken motiveren. Een aanbesteder draagt zorg voor het zo veel mogelijk beperken van de administratieve lasten bij de (totstandkoming van de) overeenkomst. Een aanbesteder stelt uitsluitend eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen die in een redelijke verhouding staan tot de opdracht. Daarbij dient de aanbesteder de Gids Proportionaliteit als richtsnoer te hanteren. Een aantal kernpunten uit deze Gids worden beschreven in de volgende paragraaf. Bij afwijking van de voorschriften uit de Gids dient de aanbesteder dit te motiveren in de aanbestedingsstukken. Een aanbestedende dienst moet het vastgestelde model Eigen Verklaring gebruiken en moet daarbij aangeven welke gegevens en inlichtingen moeten worden verstrekt. Een ondernemer kan met een door de minister van Justitie afgegeven Gedragsverklaring aanbesteden (niet ouder dan twee jaar) aantonen dat uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn. Het gaat daarbij om onherroepelijke veroordelingen in de voorafgaande vier jaar. Aanbestedingsstukken moeten kosteloos ter beschikking worden gesteld. Wijzigingen die voor Europese aanbestedingen gelden: Afzien van toepassing van de uitsluitingsgronden mag bij dwingende redenen van algemeen belang en als het bedrijf in kwestie voldoende maatregelen heeft genomen om het vertrouwen te herstellen en als uitsluiting niet proportioneel is gezien de verstreken tijd sinds veroordeling en het voorwerp van de opdracht. Geschiktheidseisen mogen geen betrekking hebben op de omzet, tenzij een aanbestedende dienst dit met zwaarwegende argumenten motiveert in de aanbestedingsstukken. Als toch eisen gesteld worden, dan niet meer dan 300 procent van de opdrachtwaarde.
www.FACTO.nl
Whitepaper
Een aanbestedende dienst stelt een afgewezen partij uiterlijk binnen vijftien dagen na ontvangst van een verzoek daartoe in kennis van de redenen voor afwijzing. Een aanbestedende dienst gunt aan de economisch meest voordelige inschrijving. Indien de aanbesteder in afwijking hiervan kiest voor gunnen op laagste prijs dient hij dit te motiveren in de aanbestedingsstukken. De Alcateltermijn is verlengd van 15 naar 20 dagen. De aanbesteder moet over de gunning een proces-verbaal opstellen. Dit procesverbaal omvat onder meer namen van uitgekozen gegadigden met motivering, namen en motivering van afgewezen gegadigden, namen en motivering van afgewezen inschrijvingen, motivering voor keuze winnaar, omstandigheden bij toepassing bijzondere procedure, reden van eventueel niet-gunnen.
Wijzigingen die voor Europese aanbestedingen en nationale aanbestedingen gelden: Een aanbestedende dienst behandelt ondernemers op gelijke en nietdiscriminerende wijze. Een aanbestedende dienst handelt transparant. Aanbesteders publiceren aankondigingen op het elektronische systeem voor aanbestedingen. Gedoeld wordt op Tenderned. Inmiddels plaatsen de meeste andere elektronische systemen (bijvoorbeeld Aanbestedingskalender, CTM, Negometrix) de bij hen gepubliceerde aanbestedingen ook door naar Tenderned, zodat in de praktijk al snel aan deze wijziging wordt voldaan. Wijziging voor werken onder de Europese drempel: Bij algemene maatregel van bestuur (Aanbestedingsbesluit) is het ARW 2012 als te hanteren richtsnoer aangewezen. Bij afwijking hiervan dient de aanbesteder dit te motiveren in de aanbestedingsstukken. Wijziging voor leveringen en diensten onder de Europese drempel: De minister dient binnen twee jaar te onderzoeken of deze aanbestedingen voldoende uniform geschieden. Blijkt dit niet het geval te zijn, dan zal met een algemene maatregel van bestuur een richtsnoer voor diensten en leveringen worden voorgeschreven waarvan de aanbesteder alleen gemotiveerd kan afwijken. Wijzigingen voor onderhandse procedures: Een aanbesteder behandelt de inschrijvers op gelijke wijze. Een aanbestedende dienst deelt alle inschrijvers de gunningsbeslissing met de relevante redenen mee.
www.FACTO.nl
Whitepaper
Belangrijkste aspecten uit de Gids Proportionaliteit De Gids Proportionaliteit was oorspronkelijk bedoeld als een best practice. Omdat deze tot wet is verheven is naast de oorspronkelijke tekst een aantal voorschriften opgenomen. Naar verwachting zal de aanbesteder met name moeten motiveren wanneer hij van deze voorschriften afwijkt. Deze paragraaf geeft een overzicht van de belangrijkste punten uit de Gids Proportionaliteit. De tekst van de voorschriften staan in een kader. In zijn algemeenheid houdt het proportionaliteitsbeginsel in dat de keuzes die een aanbestedende dienst maakt en de eisen en voorwaarden die hij stelt bij een aanbesteding, in redelijke verhouding moeten staan tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht. In de Gids wordt aandacht gevraagd voor de volgende aspecten: Voorbereiding: • Een marktconsultatie is een belangrijk instrument om de bevindingen over onder meer het doel, de behoefte en eventuele inkoopstrategie te toetsen. • Aan de hand van een raming van de opdracht kunnen de diverse aan de opdracht dan wel inschrijver te stellen eisen nader worden ingevuld. • Van de begrippen ‘samenvoegen’ en ‘percelen’ zoals in de Aanbestedingswet genoemd, wordt een aantal facetten belicht. Raamovereenkomst: Bij de keuze voor het aanbesteden van een raamovereenkomst zou gemotiveerd in de aanbestedingsstukken moeten worden aangegeven op welke wijze rekening is gehouden met de partijen op de relevante markt en of in plaats van een raamovereenkomst aanbesteding van een concrete opdracht ook mogelijk zou zijn. Ten slotte geldt als uitgangspunt dat raamovereenkomsten niet het effect mogen hebben dat de toegang voor het MKB wordt beperkt. Voorschrift 3.3 A: De aanbestedende dienst verlangt bij raamovereenkomsten niet dat inschrijvers personeel, materieel of materiaal beschikbaar houden zonder dat daar een omzetgarantie of vergoeding tegenover staat.
www.FACTO.nl
Whitepaper Voorschrift 3.3 B: In de aankondiging maakt de aanbestedende dienst, wanneer binnen de raamovereenkomst een te plaatsen opdracht over meerdere inschrijvers zal worden verdeeld, op transparante wijze bekend: 1. voor welke activiteiten bij inschrijving prijzen worden verlangd; 2. binnen welk tijdsbestek de onderscheiden werkzaamheden moeten worden uitgevoerd; 3. en op welke wijze deze werkzaamheden over de ondernemers zullen worden verdeeld. Samenwerking: Hoewel duidelijk besparingen kunnen worden geboekt bij aanbestedingen door het aangaan van een samenwerking, moet men er constant alert op zijn dat dit niet leidt tot een verschraling van de markt en het competitieve en innovatieve aanbod op de lange termijn.
Voorschrift 3.4 A: De aanbestedende dienst beziet per opdracht welke aanbestedingsprocedure geschikt en proportioneel is, daarbij slaat hij in ieder geval acht op de volgende aspecten: • omvang van de opdracht; • transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers; • aantal potentiële inschrijvers; • gewenst eindresultaat; • complexiteit van de opdracht; • type van de opdracht en het karakter van de markt.
Keuze voor de procedure: De onderstaande overzichten staan in de Gids als indicatie voor de keuze van de decentrale overheid van een bepaalde procedure bij een bepaald bedrag:
www.FACTO.nl
Whitepaper Leveringen/diensten
Werken
•
Het is van belang per opdracht te bezien welke procedure het meest geschikt en proportioneel is. Bij die afweging spelen onder meer de volgende zaken een rol: - omvang van de opdracht; - transactiekosten aanbestedende dienst en inschrijvers; - aantal potentiële inschrijvers; - gewenst eindresultaat; - complexiteit van de opdracht; - type opdracht/betrokken sector.
Voorschrift 3.4 B: Bij een meervoudig onderhandse procedure onder de Europese aanbestedingsdrempel nodigt de aanbestedende dienst ten minste drie en ten hoogste vijf inschrijvers uit tot het doen van een inschrijving.
www.FACTO.nl
Whitepaper •
Bij een inschatting bij een Europese of een nationale procedure van meer dan tien inschrijvers ligt het volgen van een niet-openbare procedure voor de hand.
Selectie: • Wanneer wordt besloten uitsluitingsgronden te stellen, is het van groot belang om bij eisen aan bewijsmiddelen bij wetgeving aan te sluiten. • Bij onderaanneming zijn de volgende twee punten relevant: - een zwaardere toepassing van de uitsluitingsgronden op onderaannemers dan op de inschrijver zelf is niet proportioneel; - het toepassen van uitsluitingsgronden op onderaannemers waar een inschrijver geen beroep op doet voor het voldoen aan gestelde eisen ten aanzien van financieel/economische draagkracht, dan wel technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid, wordt evenmin proportioneel geacht. • Er dient gebruik te worden gemaakt van de Uniforme Eigen Verklaring die bij AMvB is vastgesteld. Daadwerkelijke toetsing van de bewijsmiddelen dient achteraf plaats te vinden bij diegene die naar verwachting voor de opdracht in aanmerking komt. Voorschrift 3.5 B: Indien de aanbestedende dienst geschiktheidseisen stelt, stelt hij alleen geschiktheidseisen die verband houden met daadwerkelijke risico’s die de opdracht meebrengt, of terug te voeren zijn op de gewenste competentie(s). Voorschrift 3.5 C: Bij de toepassing van een meervoudig onderhandse procedure stelt de aanbestedende dienst uitsluitend geschiktheidseisen indien bij de aanbestedende dienst de geschiktheid van een of meer van de potentiële inschrijvers nog niet bekend is. Voorschrift 3.5 D: 1. De aanbestedende dienst verlangt geen zekerheidsstelling die niet samenhangt met het afdekken van risico’s ten aanzien van de uitvoering van de opdracht. 2. Indien zekerheidstelling wordt verlangd bedraagt deze ten hoogste 5% van de opdrachtwaarde. 3. De aanbestedende dienst verlangt geen dubbele zekerheidstellingen. 4. Het tweede lid is niet van toepassing indien betaling voorafgaand aan de prestatie onderdeel is van de overeenkomst. 5. De aanbestedende dienst verlangt geen cessie van verzekeringspenningen.
www.FACTO.nl
Whitepaper Voorschrift 3.5 E: 1. De aanbestedende dienst verlangt van een inschrijver niet eerder dan na mededeling van de gunningsbeslissing een goedkeurende accountantsverklaring betreffende de jaarrekening. Voor nietjaarrekeningsplichtige ondernemingen volstaat een beoordelings- of samenstellingsverklaring. 2. De aanbestedende dienst verlangt van een inschrijver geen door de accountant overgelegde aparte (deel)verklaring die ziet op één of meerdere onderdelen van de jaarrekening. Voorschrift 3.5 F: De aanbestedende dienst stelt voor het toetsen van technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid kerncompetenties vast die overeenkomen met de gewenste ervaring op essentiële punten van de opdracht. Voorschrift 3.5 G: 1. De aanbestedende dienst vraagt maximaal één referentie per benoemde kerncompetentie. 2. De aanbestedende dienst vraagt niet dat referentieprojecten een waarde hebben van meer dan 60% van de raming van de onderhavige opdracht. Voorschrift 3.5 H: De aanbestedende dienst stelt geen hogere eisen aan combinaties van inschrijvers (samenwerkingsverbanden) dan hij stelt aan een enkelvoudige inschrijver.
Inschrijving: Voorschrift 3.6: De aanbestedende dienst overweegt een langere termijn te hanteren dan de wettelijke minimumtermijnen. Voorschrift 3.7: De aanbestedende dienst overweegt de inschrijvers toe te staan varianten voor te stellen, indien hij het gunningscriterium van economische meest voordelige inschrijving hanteert. Voorschrift 3.8:
www.FACTO.nl
Whitepaper De aanbestedende dienst biedt een vergoeding aan wanneer een gedeelte van de te plaatsen opdracht moet worden uitgevoerd om de inschrijving in te kunnen dienen. Voorschrift 4.2: De aanbestedende dienst verlangt van een inschrijver geen andere vormvereisten dan welke tot doel hebben te komen tot een objectieve vergelijking van de inschrijvingen. Overeenkomst en voorwaarden: • De aanbesteder kijkt of individuele contractsbepalingen gebruikelijk zijn in de desbetreffende markt. • De aanbesteder kijkt of het wenselijk is dat bij bepalingen in een contract waarin een last, verplichting, verbintenis of beperking op de inschrijver wordt gelegd ten nadele van de inschrijver wordt afgeweken van het wettelijke stelsel van het verbintenissenrecht. Voorschrift 3.9 A: De aanbestedende dienst alloceert het risico bij de partij die het risico het best kan beheersen of beïnvloeden. Voorschrift 3.9 B: De aanbestedende dienst biedt tijdens de aanbestedingsprocedure potentiële inschrijvers de kans suggesties te doen voor aanpassingen aan de conceptovereenkomst of af te wijken van de inkoopvoorwaarden. Voorschrift 3.9 C: In gevallen waarin voor een bepaalde soort overeenkomst contractmodellen of algemene voorwaarden bestaan die paritair zijn opgesteld, past de aanbestedende dienst deze integraal toe. Bijvoorbeeld de UAV (Uniforme Administratieve Voorwaarden) en de UAV-gc (geïntegreerde contracten). Voorschrift 3.9 D: 1. De aanbestedende dienst verlangt geen aansprakelijkheid die op geen enkele manier gelimiteerd is. 2. Bij de beoordeling welke limitering van de aansprakelijkheid proportioneel is slaat de aanbestedende dienst in ieder geval acht op:
www.FACTO.nl
Whitepaper a. b.
de risico’s die de aanbestedende dienst daadwerkelijk loopt; de gebruikelijke aansprakelijkheidseis in de betreffende branche of voor de betreffende opdracht naar aard en omvang.
Voorschrift 3.9 E: Een aanbestedende dienst verlangt niet dat een inschrijver vooraf moet garanderen dat in geval een andere wederpartij dan de betreffende aanbestedende dienst een betere prijs krijgt voor hetzelfde product of dienst, de aanbestedende dienst deze dan met terugwerkende kracht ook moet krijgen. Klachtafhandeling: • Aanbesteders nemen in een vroegtijdig stadium klachten en vragen in behandeling, aangedragen door individuele ondernemers, hun brancheorganisaties en aanbestedingsadviescentra, die tot een aanpassing in de procedure zouden kunnen leiden. • Aanbesteders leven het motiverings- en transparantiebeginsel na ter voorkoming van klachten/onduidelijkheden. Implementatie van de Aanbestedingswet binnen de organisatie Om zo goed mogelijk om te gaan met de veranderingen die de nieuwe Aanbestedingswet brengt is het verstandig om acties te ontplooien op de volgende gebieden: • nieuw beleid ontwikkelen en invoeren; • inkoopbeleid, procedures en standaarddocumenten screenen en zo nodig aanpassen; • voorlichten van diegenen die veel met inkoop te maken hebben binnen de organisatie. Hoe kunt u deze drie punten het beste oppakken? Nieuw beleid ontwikkelen en invoeren De eerste stap is kijken op welke terreinen de Aanbestedingswet ingrijpende veranderingen meebrengt voor uw organisatie. Voor de meeste organisaties is dat vooral op het gebied van de meervoudig onderhandse aanbesteding. Het is goed om in kaart te brengen hoe deze nu geschiedt en hoe deze in de toekomst zou moeten geschieden. De Gids Proportionaliteit geeft aan dat voor de doorsnee onderhandse procedure drie tot vijf aanbieders uitgenodigd mogen worden. Vanuit de Aanbestedingswet moet
www.FACTO.nl
Whitepaper op objectieve gronden een keuze worden gemaakt voor de uit te nodige leveranciers. Dit vereist ofwel een grondige kennis van de desbetreffende markt, ofwel een goed systeem van leveranciersmanagement, ofwel een grote transparantie. Bij een goed overzicht van de totale markt is het mogelijk objectieve criteria te stellen waarom u de ene leverancier uitnodigt en de andere niet. Dit overzicht kan vergroot worden door het uitvoeren van een marktconsultatie. In de meeste gevallen zal dit totale overzicht ontbreken. Dan is het goed een vorm van leveranciersmanagement in te voeren, voor bestaande en potentiële leveranciers. De prestaties van bestaande leveranciers worden gescoord, centraal per inkoopsegment bijgehouden en bij een bepaald minimumresultaat uitgenodigd voor een volgende aanbesteding. Om eveneens ruimte te geven aan nieuwe leveranciers kunnen per inkoopsegment nieuwe leveranciers bijgehouden die zichzelf aanmelden of die ontdekt worden. Wanneer zich een nieuwe aanbesteding voordoet, dan kan bij drie uitgezette offertes bijvoorbeeld voor twee bestaande en één nieuwe leverancier gekozen worden. De keuze voor de eerste categorie kan tot stand komen door loting of door ranking, de keuze voor de tweede door loting bij een teveel aan potentiële gegadigden. Een andere manier is om een aantal bekende leveranciers uit te nodigen en daarnaast op de eigen site te publiceren dat een aanbesteding wordt gehouden en dat geïnteresseerden zich kunnen aanmelden. Of dit vanuit de eis van proportionaliteit altijd een wenselijke manier is, is de vraag. Bij het uitvoeren van het bovenstaande is het relevant om rekening te houden met bestaand beleid van de organisatie over bijvoorbeeld het betrekken van het MKB en/of lokale organisaties in aanbestedingen. De Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit verplichten aanbestedende diensten om hun keuzes bewust en expliciet maken. In veel gevallen is het dan ook goed om van tevoren af te wegen of er voldoende kennis van de markt is. Als dit niet het geval is, kunt u ervoor kiezen een marktconsultatie uit te voeren of veel meer aan de markt over te laten, bijvoorbeeld door zeer functioneel te specificeren en/of op Best Value Procurement-wijze aan te besteden. Bij het invoeren van de veranderingen in het kader van de nieuwe wet is het dan ook verstandig aandacht te besteden aan deze zaken als die in de organisatie nog niet veelvuldig gebruikt worden. Een derde aspect dat voor veel organisaties speelt is het screenen van de grensbedragen die zij hebben staan voor respectievelijk enkelvoudig onderhands,
www.FACTO.nl
Whitepaper meervoudig onderhands en nationaal aanbesteden aan de hand van de Gids Proportionaliteit. In de meeste gevallen liggen de huidige bedragen onder de in de Gids aangegeven groen/gele gebieden. Het is verstandig deze aan te passen. Natuurlijk dient in iedere situatie een concrete afweging gemaakt te worden of dit de geëigende procedure is om te volgen. Dit is precies de gedachte achter de hele wetgeving: er is een doorsneeweg die u kunt bewandelen. Maar inkopen is maatwerk en er kunnen goede redenen zijn om ergens een andere weg in te slaan. Doe dit vooral, maar wees u ervan bewust dat u de gemaakte keuzes expliciet dient te motiveren. Als laatste grote punt is het goed om een keuze te maken of uw organisatie een interne laagdrempelige klachtenregeling in wil stellen en hoe deze er dan uit komt te zien. Dit is niet wettelijk verplicht maar wordt wel sterk aangeraden. Daarnaast zal een convenant afgesloten worden met vertegenwoordigende organisaties zoals de VNG (Vereniging van Nederlandse Gemeenten) waarin wordt afgesproken dat de aangesloten organisaties een interne klachtenregeling invoeren. Inkoopbeleid, procedures en standaarddocumenten aanpassen Wanneer over bovenstaande punten een beslissing is genomen is het tijd om het bestaande inkoopbeleid, de procedures en de standaarddocumenten te screenen en aan te passen aan de nieuwe beslissingen en de nieuwe wet. Daarbij is speciale aandacht op zijn plaats voor de standaarddocumenten. In het bijzonder het startdocument van een aanbesteding. We kennen dit document onder verschillende benamingen: projectopdracht, projectplan, projectinitiatiedocument, projectinitiatieformulier, enzovoort. In dit document dient standaard ruimte te worden gemaakt voor het expliciteren van keuzes op de nadrukkelijk in de Aanbestedingswet genoemde elementen als: keuze procedure, keuze geselecteerden, niet samenvoegen tenzij, percelen tenzij, EMVI tenzij. Zie kader 1 voor een overzicht van al dergelijke motiveringen uit de wet.
Kader 1 Motiveren indien ondernemer erom verzoekt: • type procedure; • keuze geselecteerden. Motiveren in aanbestedingsstukken: • samenvoeging van opdrachten;
www.FACTO.nl
Whitepaper • • • • •
geen opdeling in percelen; afwijken van Gids Proportionaliteit (bijv. bij raamovereenkomst, meer dan vijf geselecteerden onderhandse procedure, afwijken UAV, enz.); afwijken van ARW 2012; geschiktheidseis die ziet op totale omzet; gunningcriterium laagste prijs.
Motiveren maar onduidelijk wanneer en waar: • looptijd raamovereenkomst langer dan vier jaar; • duur dynamisch aankoopsysteem langer dan vier jaar. Het zal duidelijk zijn: indien de standaardwerkwijze nog niet voorziet in een dergelijk document is het verstandig dit nu in te voeren. Daarna volgt een screening van aanmeldingsdocumenten en offerteaanvragen. Er kan voor gekozen worden in deze documenten mogelijke standaardformuleringen op te nemen voor afwijkingen (zie kader 2). Dit is goed om de gedachten te bepalen bij het maken van afwegingen maar het is belangrijk om te beseffen dat van geval tot geval op maat aangegeven moet worden waarom de afwijking in deze specifieke situatie op zijn plaats is.
Kader 2 Voorbeeld van een standaardafwijkingsbepaling bij clustering: De aanbestedende dienst verwacht door deze clustering door schaalvoordelen een aanmerkelijk prijsvoordeel te bereiken. De schaalvergroting leidt tevens tot beperking van de transactiekosten, verkorting van de doorlooptijd en een lagere prijs. De verwachting van de aanbestedende dienst is bevestigd in een marktconsultatie.
Voorlichting
www.FACTO.nl
Whitepaper Indien de medewerkers die veel met inkopen te maken hebben in de organisatie nog niet meegedacht c.q. meegenomen zijn in de vorige stappen, dan is het noodzakelijk hen bekend te maken met de consequenties die de nieuwe Aanbestedingswet heeft voor hun werk. Vermijd daarbij juridisch jargon en neem de aangepaste instrumenten (bijvoorbeeld standaarddocumenten, centrale inrichting leveranciersmanagement) en de praktische consequenties voor hun dagelijks werk als uitgangspunt. Doorgaans zal het merendeel van de voorlichting gaan over het omgaan met het meervoudig onderhands aanbesteden en de motiveringsplicht van afwijkingen. In een omgeving waarin werken worden aanbesteed is een onderwerp dat de nodige aandacht verdient het onder de Europese drempel verplicht gesteld zijn van het in principe volgen van de ARW. Met het uitvoeren van deze laatste stap is de organisatie voldoende uitgerust om op een goede manier om te gaan met de wijzigingen die met de Aanbestedingswet hun intrede hebben gedaan.
Over de auteur Mr. drs. Angelique A.A. van Sluijs is redactielid van de FactoMediabase en verzorgt organisatie- en inkoopadvies vanuit Kala interim-management, training en organisatieadvies (www.kala.nu).
www.FACTO.nl
