NETWERKEN De laatste jaren is het de trend dat steeds meer vacatures worden aangeboden via de ‘gesloten’ arbeidsmarkt. Een werkgever weet bijvoorbeeld dat er een vacature in zijn bedrijf zal ontstaan, omdat een werknemer met pensioen gaat. Hij vindt het echter nog te vroeg om te adverteren. Een van de manieren om achter dit soort vacatures te komen is het opzetten van netwerken. Netwerken is het in kaart brengen, leggen en onderhouden van contacten met een bepaald doel. Via deze contacten kunt u: Informatie verzamelen over uw mogelijkheden op de arbeidsmarkt (marktverkenning). Bovendien presenteert u zichzelf op een actieve maar informele wijze op de markt; Informatie krijgen over een interessant werkveld of functie; Informatie krijgen of uzelf in beeld brengen voor een concrete functie.
Waarom gaat u netwerken? Door contacten op te bouwen kunt u de verborgen vacatures van de arbeidsmarkt achterhalen. Netwerken leveren daarnaast voor u en voor de werkgever een groot aantal voordelen op. Voordelen voor uzelf zijn: U hebt minder concurrentie dan wanneer u schrijft op een vacature uit de krant; U bepaalt zelf met wie u contact wil leggen. U bepaalt dus zelf de richting van sollicitaties en bent minder afhankelijk van het toevallige aanbod van vacatures in de krant; Als u veel contacten hebt opgebouwd en dus op verschillende plaatsen een ingang tot de arbeidsmarkt hebt, kunt u meerder vacatures tegelijk op het spoor komen. Voordelen voor de werkgever zijn: Kostenbesparing door het niet plaatsen van een advertentie; Hij hoeft geen stapels sollicitatiebrieven door te nemen. De kandidaat die de werkgever via het netwerkcontact krijgt voorgedragen, is al enigszins bekend met het bedrijf en heeft in ieder geval interesse getoond in het bedrijf. Hij heeft de moeite genomen om de juiste ingangen te vinden om de vacature te achterhalen. Wie zijn uw netwerkcontacten? Bij het opzetten van een netwerk kunt u denken aan twee groepen mensen: personen die u kent en interessante mensen die u nog niet kent. De mensen die u kent zijn uw familie, vrienden, collega’s enz. Namen van interessante mensen die u nog niet kent haalt u uit advertenties, Gouden Gidsen, Gidsen voor Handel en Industrie enz. En uiteraard via de mensen die u al kent.
Als u ander werk zoekt, kan ieder contact leiden tot een baan. Al bent u zich aan het oriënteren, een van de spelregels van netwerken is, dat u zich ook in deze fase zo goed mogelijk profileert. U laat uw ‘visitekaartje’ in de vorm van een CV achter. Vraag ook altijd of iemand nog andere mensen kent met wie u contact zou kunnen opnemen. Op deze manier breidt uw netwerk zich steeds verder uit. Benaderen van contactpersonen U kunt contacten zowel persoonlijk, schriftelijk als telefonisch leggen. Maak geen afspraken in vrijblijvende sfeer; dit kan vooral gebeuren bij contacten met mensen die u goed kent. Vertel mensen die u niet kent, door wie en hoe u met hen in contact bent gekomen. Geef duidelijk uw doel van het gesprek aan. Geef aan waarom u met de betreffende persoon contact hebt opgenomen. Hoe voert u netwerkgesprekken? In een netwerkgesprek gaat het vooral om informatie en advies. U vraagt nooit direct naar vacatures. De ander zal zich dan gedwongen voelen u te gaan beoordelen en dat is niet de bedoeling van het gesprek. De informatie die u van uw contact wilt hebben. Kan betrekking hebben op de organisatie of op de functies en de daarbij behorende taken. Stel open vragen – deze beginnen met wie, wat, waar, waarom en hoe. Vraag door, zodat u voldoende informatie krijgt. Voorbeelden van informatieve vragen zijn: Hoe is de organisatie opgebouwd? Op welke markt richt de organisatie zich? Heeft de onderneming het afgelopen jaar winst gemaakt? Wat zijn de beleidsplannen voor het komende jaar? Welke functies zijn er zoal in de organisatie? Wat voor opleiding wordt er gevraagd voor functie X? Waaruit bestaan de taken van functie X? Wat voor mensen werken er in de organisatie? Hoe wordt gedacht over leidinggeven? Hoe is de werkgelegenheid in het werkveld in het algemeen? Hoe werft de organisatie zijn personeel? Bedenk wel dat u de ander ook wat te bieden hebt; u kunt voor uw gesprekspartner net zo goed interessante informatie of contacten hebben.
Voorbeelden van vragen om advies zijn:
Waar sluit mijn aanbod in het betreffende werkveld wel aan en waar niet? Wat vindt de werkgever van mijn aanbod, zoals omschreven in mijn CV? Kent de gesprekspartner mensen in andere organisatie die voor mij van belang kunnen zijn? Kan ik de naam van de gesprekspartner noemen als verwijzer?
Oefen netwerkgesprekken met goede bekenden of met iemand buiten de regio waarin u zoekt. U krijgt nooit een tweede kans voor een eerste indruk! Hoe onderhoudt u netwerkcontacten? Om een netwerk goed te kunnen benutten, moet u gegevens vastleggen. Noteer daarom op een overzichtelijke wijze: Naam van de contactpersoon / naam van de organisatie; Adres en telefoonnummer; Acties die u hebt ondernomen; Afspraken. U bent verantwoordelijk voor het onderhouden van de contacten, dus de initiatieven liggen bij u.
Stuur de gesprekspartner een bedankbriefje en benoem eventueel de gemaakte afspraken. Neem zelf contact op voor vervolgafspraken. Houdt de persoon met wie u hebt gesproken op de hoogte van de vorderingen die relevant kunnen zijn.
Gerichte en oriënterende netwerkgesprekken Het verschil tussen oriënterende en gerichte netwerkgesprekken zit in de beëindiging van het gesprek. Bij gerichte gesprekken bent u op zoek naar vacatures; u vraagt dan ook of er vacatures zijn op dit moment of in de nabije toekomst. Als u op deze vraag een positieve reactie ontvangt, vraag dan aan wie en hoe u uw sollicitatie aan de organisatie kunt richten. Net als bij de oriënterende netwerkgesprekken vraagt u eerst om informatie en advies. Vraagt u rechtstreeks naar vacatures, dan zult u in de meeste gevallen te horen krijgen dat die er niet zijn. De contactpersoon staat dan niet meer open voor een informatief gesprek. En vergeet niet dat ieder gesprek u ook weer een ander contactpersoon kan opleveren: het sneeuwbaleffect. Vraag daar altijd naar.
Het maken van een netwerkplan Hoe een netwerk het best kan worden opgebouwd is niet duidelijk te stellen. De situatie is voor iedereen verschillend. U moet een goed beeld hebben van uw eigen mogelijkheden en beperkingen. Wel zijn er enkele aandachtspunten te geven. a. Omschrijven van het doel: Wat wilt u aan de weet komen? Beschrijf van tevoren voor uzelf wat u over deze Organisatie of functie wilt weten. Wanneer u helder hebt wat u wilt weten, kunt u beter bepalen met wie u wilt spreken om uw doel te bereiken. Wanneer u uw doel goed hebt omschreven, kunt u gemakkelijker vragen formuleren die concreet en to the point zijn. b. Het verzamelen van materiaal: Het doornemen van bijvoorbeeld een jaarverslag van de betreffende organisatie kan u handvatten bieden voor een gesprek. U kunt tot het inzicht komen of u de juiste organisatie hebt uitgekozen om het doel dat u zichzelf hebt gesteld te realiseren. Het materiaal kan u inzicht geven in de cultuur en de werkzaamheden van de organisatie, maar ook in de problematiek van de organisatie en of er plannen zijn om het aantal personeelsleden uit te breiden. Indien u de informatie voor uzelf op een rijtje hebt, kunt u besluiten een afspraak te maken met een voor u relevante gesprekspartner binnen de organisatie. c. Het voorbereiden van (telefoon-)gesprekken: Zorg dat u een duidelijke beknopte introductie voor uzelf hebt. Probeer van tevoren vragen te formuleren en noteer deze. Tijdens het gesprek kunnen zij als leidraad dienen. Daarnaast voorkomt het haperingen in het gesprek. Belangrijk is dat u bijvoorbeeld in een agenda of in de vorm van een actielijst bijhoudt welke persoon u wanneer kunt spreken of gesproken hebt. Keuze van netwerkcontacten: Afhankelijk van de fase waarin u bent met netwerken en uw routine hiermee, kunt u kiezen voor een lichter of zwaarder contact. Bijvoorbeeld: u bent zich aan het oriënteren en u wilt iets weten van personeelszaken. U kunt dan beter eerst een gesprek hebben met een medewerker van de afdeling PZ in plaats van direct het hoofd PZ te spreken te vragen. De keuze van een netwerkcontact is afhankelijk van een aantal elementen: In welke fase van netwerken bent u op dit moment; Hoe helder is uw doel geformuleerd; Hoe geroutineerd bent u inmiddels met netwerken.
Zoals al eerder vermeld, adviseren wij beginnende netwerkers een aantal ‘warme’ netwerkgesprekken te arrangeren. Dit heeft op een aantal fronten nut: U leert hoe de voorbereiding in zijn werk gaat; U leert een netwerkgesprek te voeren; Door het voeren van een aantal gesprekken krijgt u uw doelen beter op een rijtje; U kunt feedback vragen op uw presentatie; Het levert toch vaak nieuwe inzichten op die eerst moeten worden verwerkt voordat u aan ‘koude’ netwerkcontacten begint. Op het moment dat u in de oriënterende fase wat zelfvertrouwen hebt opgedaan en u van plan bent koude netwerkcontacten aan te boren, moet u zich bezinnen op het niveau waarop u het koude contact zoekt. Voor het verkrijgen van beeldvorming over een bepaalde bedrijfstak of bedrijfscultuur, kunt u beter niet direct een gesprek met de directeur aanknopen. De directeur heeft het vaak druk, dus geen tijd voor een gesprek en voor u – als beginnend netwerker – kan zo’n gesprek een extra zware belasting betekenen. Verstandiger is om het eerst te proberen met iemand van de productieafdeling of desnoods van de afdeling personeelszaken. Op het moment dat u in staat bent duidelijk te verwoorden binnen welke branche u welke functie zou willen vervullen, wordt het interessant om de wat zwaardere contacten te activeren of op te sporen. Vragen die u in deze fase zou kunnen stellen, zijn vragen over uw CV. Bijvoorbeeld: ‘Ik heb opvoedkunde gestudeerd en ik ben geïnteresseerd in een functie op personeelszaken. Kom ik met dit CV daarvoor in aanmerking of moet ik daarvoor nog een bepaalde cursus volgen?’.
Netwerken in de praktijk Het opstellen van een netwerkplan heeft voordelen. Een dergelijk plan geeft inzicht in: De vragen en hun achtergronden. Heldere en goed afgebakende vragen lokken goede antwoorden uit; De keuze van netwerkcontacten. Op welke kwaliteiten van het netwerkcontact doet u een beroep? Gaat het om iemand die thuis is in de chemische industrie of bestaat de ondersteuning uit het verhelderen van de sterke kwaliteiten en grenzen van uw kennis en vaardigheden? De kwaliteit en de tijd- en energie-investering van netwerkcontacten; Namen van tussenpersonen. Vaak kan het noemen van de naam van een verwijzer de kans op een gesprek vergroten. (Vergeet niet ook netjes om te gaan met de verwijzer).
Telefonisch contact werkt vaak effectiever dan een brief. De netwerker kan tijdens dit contact ook aangeven wat zijn/haar verwachtingen zijn van het gesprek, ook wat de duur van het gesprek betreft. Uiteraard dient de vraag te worden voorgelegd of de betrokkene bereid en in staat is een gesprek te realiseren. Is dit niet het geval, dan kan de betrokkene wellicht naar een ander doorverwijzen.
Moeilijkheden bij netwerken Bij het maken van een telefonische afspraak kunnen al de eerste hindernissen ontstaan. De desbetreffende persoon is niet aanwezig of in bespreking. Via de telefoniste of secretaresse kunt u aan de weet komen wanneer deze persoon wel telefonisch bereikbaar is. Noteer deze tijdstippen. Veel mensen in organisaties hebben een zeer strakke planning. Wanneer u deze mensen wilt bereiken, moet u dit op het moment doen dat u is doorgegeven. In de vroege ochtend zijn veel mensen in organisaties telefonisch te bereiken. De vergaderingen zijn dan nog niet begonnen. Als u de juiste persoon aan de telefoon hebt gekregen, vraag hem/haar dan – nadat u zich hebt voorgesteld en in het kort uw doel hebt uitgelegd – of het gelegen komt dat u belt. Zo niet, vraag naar een ander tijdstip. Zorg dat u in staat bent in het kort duidelijk te maken wat het doel is van het contact en wat u van deze persoon wilt. Noem een aantal gespreksthema’s (uw voorbereiding kan u hierbij van nut zijn). Geef ook aan wat de tijdinvestering voor deze persoon zal zijn. Een half uur tot een uur is een redelijke tijd voor een gesprek. Indien de persoon een gesprek toezegt, maakt u een afspraak. Laat het initiatief aan uw gesprekspartner over. Dat kan betekenen dat het voor u een ongunstig tijdstip is. Besef echter dat u iets van deze persoon wilt en dus voor een groot deel akkoord moet gaan met de door deze persoon gestelde voorwaarden. Als de afspraak is gemaakt, kunt u overwegen om een briefje te sturen met daarin de bevestiging van de gemaakte afspraak en de thema’s/vragen waarover u wilt praten. U geeft hiermee aan dat het voor u een serieuze zaak is. Daarnaast geeft u uw gesprekspartner hiermee de gelegenheid zich voor te bereiden op het gesprek. Uiteindelijk kan dit alleen in uw voordeel werken.
Uw netwerkcontact wil niet met u spreken Dit kan betekenen dat u uw voorbereiding niet goed hebt gedaan. Dat u de betreffende persoon niet voldoende duidelijk hebt kunnen maken waarom het voor u va belang is om met deze persoon te gaan praten.
Het kan ook betekenen dat het inderdaad niet de juiste persoon binnen de organisatie is. Probeer via deze persoon dan aan een naam te komen van een iemand binnen de organisatie die wel geschikt is/tijd heeft voor een gesprek met u. Het voordeel van deze methode is dat u in ieder geval een doorverwijzing hebt van iemand binnen de organisatie.
Het contact loopt dood; ook dit kan voorkomen Houdt er van tevoren rekening mee dat een contact ook door kan lopen. Laat u niet afschrikken door een teleurstelling. Begin met frisse moed aan een ander contact. Let erop dat u netwerkcontacten ook na afloop van een gesprek netjes behandelt. U kunt overwegen deze persoon in geval van een doorverwijzing een briefje te sturen waarin u vermeldt dat u een prettig gesprek hebt gehad met de persoon naar wie u bent doorverwezen. U kunt een verslagje maken en dit met een bedankje voor het gesprek toesturen. Belangrijk is dat u het contact op de een of andere manier ‘warm’ houdt. Registreer voor uzelf met wie u waarover hebt gesproken. Een kaartenbak of een computer kan u hierbij behulpzaam zijn.
Ten slotte: Over netwerken is nog een heleboel meer te schrijven. In deze hand-out hebben we de informatie zo praktisch mogelijk gehouden. Netwerken kunt u leren. Sommigen hebben het van nature in zich, anderen moeten er meer moeite voor doen. Indien u problemen hebt met het opnemen van de telefoon voor het maken van een afspraak, bedenk dan dat mensen graag over zichzelf en hun beroep praten. Wel hebben mensen een hekel aan het verspillen van tijd. Dat betekent dat u zich goed moet voorbereiden op een gesprek en de gewone omgangregels in acht moet nemen. Netwerken is niet echt moeilijk, er is alleen een beetje moed voor nodig. Het is net(jes) werken….. Succes!
*******
