GMR / MR NETWERK BIJEENKOMST 23 NOVEMBER 2006 Locatie: SPO Overzicht van aan- en afwezigen School Anne Frank
Apollo 11 Dr. Bosschool De Cirkel De Hoge Raven Jan Nieuwenhuyzen Jenaplan Witte Vrouwen
Jules Verneschool Kaleidoscoop Kees Valkensteinschool
De Kleine Dichter De Klim De Koekoek Kohnstammschool Luc Stevensschool Maaspleinschool
De Meander
Oog in Al De Pantarijn Parkwijck Pr. Margrietschool Rietendakschool Rijnsweerd Tuindorpschool De Twijn
SPO Vleuterweide Voordorp Waterrijk Notuliste Agendalid Dr. D. Herderscheeschool
GMR-vertegenwoordiger Lex Casteelen Michaela Grol Khaddouj el Abrahimi Misja Heller Daniele van Essen Rico van Teijlingen Jasper Bunt Ron Gielen Ingrid Maas Herman Hendriks Victor Hopman Rinske Bos Jacqueline Hulst Anja van Impelen Carla Epskamp Ellen Bavinck Michel Henri Willem van Harskamp Gerja Dechtelen Anne Westhoff Wytse de Jong Marga Vergeer Jos Scheurink Marjet van Houten
Aanwezig Nee Nee Nee Ja Nee Nee Nee Ja Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Ja Nee Ja Ja Ja Nee Ja Ja Ja
Carla Bransen Ingrid Willekers Yvonne Berends Frank Borgman Denise Boumans Wouter Vermeulen Addy Pulles Simone van der Veen Johan van der Pol Eline Snoek Peter Kolmeijer Fanny Groenendijk Annemieke van As Annelies Kampschuur Trudy Scharroo Nicole Sigmond Petra Ket Barend Sneller Herman Eijdems Harry Hoogenboom Thea Meijer Eric van Dorp Maurice Bouwhuis Hans Vermeulen Maarten de Graaf Karin Koeleman
Ja Nee Ja Ja Nee Nee Ja Nee Ja Ja Nee Ja Nee Ja Ja Nee Ja Ja Ja Nee Nee Ja Nee Ja Ja
De Panda Het Zand Overvecht
VERSLAG GMR / MR NETWERK BIJEENKOMST D.D. 23 NOVEMBER 2006
1. Opening Barend opent de bijeenkomst en heet iedereen welkom. De bijeenkomst voldoet aan de behoefte te bekijken hoe de financiën worden samengesteld en hoe deze geïnterpreteerd moeten worden. Wim Crum en Bas Moll van VOO (Vereniging voor Openbaar Onderwijs) zullen de twee presentaties verzorgen. De bijeenkomst wordt gesplitst. Bas behandelt de bovenschoolse (SPO) begroting en Wim de begroting op schoolniveau. De heren hebben tevens de lump sum trainingen op de scholen verzorgd. 2. Presentatie ‘Inzicht in de begroting’ 2.1 Introductie Wim Crum is algemeen directeur geweest van een stichting van openbaar onderwijs. Momenteel is hij consulent voor het openbaar onderwijs en ambassadeur van het Elektronisch Financieel Jaarverslag (EFJ) en Lumpsum (G)MR. Schooldirecteuren en het management kunnen op het gebied van financiën vragen stellen aan ambassadeurs. De cursus die Wim vanavond geeft is nog niet definitief vormgegeven en er is nog geen naslagwerk beschikbaar. Wel zijn de gebruikte sheets en een verslag beschikbaar. 2.2 Doel cursus Na deze bijeenkomst is een (G)MR-lid in staat de begroting te lezen, te begrijpen wat er staat en een weloverwogen besluit te nemen voor een advies over de begroting, jaarrekening en balans. Vooraf aan de cursus geeft Wim de tip de begroting niet te lezen als deze uit meer dan vier A4 pagina’s bestaat. De MR gaat over het beleid op hoofdlijnen. Een paar pagina’s met een goede toelichting/korte samenvatting is voldoende om hier uitspraken over te doen. In de nieuwe wet medezeggenschap scholen (wet WMS) die op 01-01-07 ingaat, staat dat het schoolbestuur in heldere, duidelijk taal de begroting moet uitleggen. Een MR mag dit dus eisen. Er kan desnoods om een leeswijzer worden gevraagd. In de wet WMS staat aangegeven dat een MR spreekt over alles op schoolniveau en een GMR over bovenschoolse zaken. 2.3. Vijf rechten van (G)MR De rechten van de (G)MR bestaan uit algemene en bijzondere rechten. Algemene rechten: 1. Informatierecht gevraagd of ongevraagd moet het bevoegd gezag (BG) de financiële veranderingen op de begroting voorleggen aan de (G)MR. Hierin heeft de (G)MR het adviesrecht. Doorgaans zijn de schoolbegrotingen in december beschikbaar. Als het BG het advies van de MR naast zich neerlegt zonder goede argumentatie dan bestaat de mogelijkheid om naar de geschillencommissie te gaan. Bij het ministerie is momenteel nog een discussie of er één of meerdere geschillencommissies moeten komen.
2. Recht op overleg met bestuur om minimaal twee keer per jaar over algemene zaken te spreken. De directeur is het niet verplicht dit te doen. Als het over schoolniveau gaat is hij hiertoe wel verplicht. 3. Initiatiefrecht: een MR kan zelf het BG ( of directeur)benaderen over bepaalde zaken. Bijzondere rechten: 4. Instemmingsrecht in het schoolplan, schoolgids en strategisch beleidsplan. Het schoolplan wordt één keer per 4 jaar opgesteld. Het schoolplan bevat het strategisch.beleidsplan waarin o.a. de visie en missie van de school staat omschreven. De schoolgids geeft beknopt weer wat er in het schoolplan staat. Wat betreft de planning van het schoolplan, adviseert Wim om samen met het bestuur een jaarplanning op te stellen. 5. Adviesrecht, hieronder vallen de volgende zaken: o (Meerjaren) begroting, meerjarenplanning o Jaarrekening: algemeen verslag (aantal leerlingen, leerkrachten) en financieel bestuur verslag o Financieel beleid: staat in het financiële gedeelte van het nu verplicht geworden bestuurverslag behorende bij de jaarrekening (EFJ) Het EFJ moet 1 juli 2007 bij het ministerie liggen. Daarvoor moet het EFJ ter inzage bij de GMR worden aangeboden Het schoolbestuur mag een negatief advies van de MR naast zich neerleggen als het goed is beargumenteerd. 2.4. Meerjarenbegroting De meerjarenbegroting in de sheets is van OBS Louis Armstrong (zie sheet 7). De realisatie geeft aan wat er werkelijk van de begroting terecht is gekomen. Voor de jaren 2006, 2007 en 2008 is een begroting gemaakt. Baten De ‘baten’ geven aan wat er binnenkomt (inkomsten): • Rijksbijdrage van ministerie • Overige overheidsbijdragen bijvoorbeeld subsidies of gemeentelijke gelden • Ouderbijdragen • Overige baten Vraag: Zit een ouderbijdrage in de begroting? In het voorbeeld in de sheets, staat de ouderbijdrage op de begroting. Wim adviseert dit niet te doen. Als de ouderbijdrage op de begroting wordt gezet, moet rekening en verantwoording aan het ministerie worden afgelegd. Beter is een aparte rechtspersoon op te richten bijvoorbeeld een stichting waarin de ouderbijdrage wordt gestort. Als de ouderbijdrage namelijk op een ‘inzake rekening’ wordt gezet, moet deze rekening bij de privé-aangifte worden meegenomen. Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat er iemand met het geld vandoor gaat. Lasten De ‘lasten’ geven aan wat er moet worden betaald (uitgaven): • Personeelskosten • Afschrijvingen • Huisvestingslasten • Overige organisatielasten • Dotatie voorziening ICT: hiermee wordt geld vastgezet omdat men in de toekomst uitgaven denkt te gaan doen voor computers.
Vraag: Wat is het verschil tussen afschrijving en een dotatie? Dotatie stop je in een pot. Een afschrijving wordt eerst uitgegeven en een dotatie wordt aan het eind uitgegeven. Voor 01/08/06 werden reserves gemaakt voor o.a. meubels en leermiddelen. Dit kan en mag niet meer. Met de lumpsum invoering, wordt met afschrijvingen gewerkt. De afschrijvingsperiode mag het bestuur in overleg met de directeur zelf bepalen. Gehanteerde afschrijvingsperiodes zijn voor computers 3 tot 4 jaar, voor meubels 15 jaar en voor leermiddelen 8 jaar. In de meerjarenplanning worden afschrijvingen ieder jaar opgevoerd. De afschrijvingsbedragen moeten wel apart op de bank worden gezet. Deze gelden mogen ook worden belegd. In het treasury statuut staat aangegeven aan welke voorwaarden beleggingen moeten voldoen. Johan neemt dit statuut de volgende GMRvergadering mee. Vraag: Wat doet een school met de ‘oude’ reserves? Deze gaan in de algemene reserve van het bestuur of worden een bestemmingsreserve voor de school. Schoolreserves zijn terug te vinden op de jaarrekening. Met het BG kunnen hier afspraken over worden gemaakt. Resultaten voor buitengewone baten en lasten zijn bijvoorbeeld onvoorziene uitgaven of schenkingen. Is het resultaat positief dan komt dit in de algemene reserve terecht. Bij een negatief resultaat dan gaat het van de algemene reserve af. Schenkingen van bijvoorbeeld computers moeten op de begroting worden opgevoerd. Scholen moeten de inventaris activeren. Zaken waarvan de afschrijvingstermijn is verstreken hoeven niet op de inventaris te worden gezet. Vraag: Hoe zit het met het toezicht op de financiën van een school? In hoeverre is een directeur vrij om te doen wat hij/zij wil? SPO verdeelt in eerste instantie het geld. Het grootste gedeelte van het geld is gelabeld. In het strategisch beleidsplan dat onder de paraplu van het schoolbestuur wordt geschreven staat aangegeven hoe de financiële middelen worden ingezet. Als het plan akkoord is bevonden, krijgt een directeur het geld. Johan meldt, dat in voorjaarsvergadering van de GMR, SPO een toelichting geeft op de financiën. 2.5. Jaarrekening De jaarrekening (zie sheet 10) is onderdeel van het jaarverslag en bestaat uit: • Bestuursverslag: is het verslag over het algemene bestuursbeleid en geeft o.a. informatie over kerntaken, aantal bestuursleden, huisvestingsbeleid en leerlingen aantal. Het is niet verplicht het bestuursverslag naar het ministerie te sturen. • Financieel jaarverslag bestaat uit: o Treasury-verslag, investeringen o Jaarrekening deze bestaat uit de balans, exploitatierekening (winst en verliesrekening) kasstroomoverzicht, kengetallen, toelichtingen/specificaties. In het voorbeeld van de sheets is er € 73.414 begroot en € 75.082 werkelijk uitgegeven. Deze school heeft dus minder over. Bij een afwijking vanaf 5% moet een bestuur aangeven hoe deze wordt veroorzaakt. Wim geeft aan dat een begroting zelden klopt en altijd moet worden bijgesteld (bijvoorbeeld per 3 maanden).
Een school wil een positief resultaat omdat zij bijvoorbeeld in de voorziening voor bapo wil storten of een toename van het aantal leerlingen verwacht. Johan geeft aan dat in Utrecht bovenschools gelden worden gereserveerd voor o.a. bapo en arbo. Voorbeelden van afwijkingen: o De rijksbijdrage kan hoger zijn door een toename van het leerlingen aantal. o Personeelslasten kunnen hoger zijn dan begroot omdat met extra invalkrachten is gewerkt. o De huisvestingslasten kunnen hoger zijn door een strenge winter of een onvoorziene verbouwing Hoewel de jaarrekening gaat over een al afgesloten jaar, kan als er goed naar wordt gekeken conclusies en vragen voor de toekomst uit worden getrokken. Balans De balans (zie sheet 12 en 17) is onderdeel van de jaarrekening, is een momentopname en is altijd in evenwicht. Iedere balans ongeacht van welk bedrijf of instelling is in Nederland hetzelfde opgesteld. Links op de balans staan activa=debet gedeelte=bezittingen Vaste materiële activa: zijn bezittingen die langer dan een jaar in bezit zijn, zoals: • Gebouwen • Terreinen • Inventaris • Apparatuur Vlottende activa: zijn zaken/dingen die korter dan een jaar in bezit zijn, zoals: • Voorraden • Vorderingen: bijvoorbeeld subsidies die een school nog tegoed heeft • Liquide middelen Rechts op de balans staan passiva=credit gedeelte= financieringsbronnen waarmee het onderwijs wordt gefinancierd. Eigen vermogen • Stichtingskapitaal • Algemene reserve • Bestemmingsreserve: gelden die nog over zijn Vreemd vermogen • Voorzieningen: o Onderhoudsvoorziening • Langlopende schulden • Kortlopende schulden o Vreemd vermogen korter dan een jaar 2.6. Kengetallen Liquiditeit Liquiditeit is de cash flow. Dit geeft aan wat erin kas is op kort lopende termijn. Bijvoorbeeld geld voor salarissen. De liquiditeit kan worden berekend door vlottende activa te delen door kort lopende schulden. In het voorbeeld van de Louis Armstrong school op sheet 17 is dit: € 58.950 :
€ 12.500 (crediteuren, belastingen, overige kortlopende schulden) = 4,7%. Dit percentage is erg goed. De norm voor de liquiditeit is 1,5%. Solvabiliteit De solvabiliteit geeft aan of op langlopende termijn voldaan kan worden. De solvabiliteit wordt berekend door het eigen vermogen te delen door het totaal vermogen. In het voorbeeld op de sheet 17 is dit € 81.450 : € 133.950 = 61%. Dit percentage is erg goed. De norm voor solvabiliteit is 50%. Met behulp van de kengetallen liquiditeit en solvabiliteit kan een schoolorganisatie uitspraken doen over de financiële situatie van het schoolbestuur. Er zijn 4 mogelijkheden: Voldoende solvabel, voldoende liquide: prima, houd het in de gaten. Voldoende solvabel, onvoldoende liquide: lastig, men kan niet snel aan verplichtingen voldoen. Onvoldoende solvabel, voldoende liquide: op lange termijn komt men in de problemen. Onvoldoende solvabel, onvoldoende liquide: groot probleem, bezuinigen en reorganiseren is noodzakelijk. Een groot voordeel van kengetallen is, dat zij kunnen worden vergeleken met andere schoolbesturen zodat benchmarken mogelijk is. Vraag: Mag een bestuur een wachtgeld-voorziening voor iets anders gebruiken? Ja dat kan.
2.7. Nuttige www-adressen De volgende www-adressen kunnen worden geraadpleegd: www.voo.nl www.medezeggenschapsraden.nl www.lumpsumportaal.nl
