VERSLAG 3e ALGEMENE VERGADERING
28 juni 2015 – 12u30 - Gent
Aanwezig: Vincent De Moor, Esmée Scherpenisse, Nele Van Lint, Claudia Defoort, Sven Declerck, Christoph Portier, Maxime Michielsen, Jelle Holsteen, Joséphine Wallays, Charlotte K. Jacobs, Jan De Belie, Sasha Maes, Jan De Belie, Sacha Maes, Daphné De Schepper, Wout Strybol, Vincent Van Heurck, Anton Evenepoel Alumni Adviesraad: Shanna Hurts, Laurenz Govaerts Toeschouwers: Lisa Van Der Aa, Sabri Dafrallah, Enya Taveniers Afwezig: Sofie Van Waes, Justin Vanovenberghe, Kevin Van der Borght
AGENDA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Goedkeuren van de agenda Goedkeuren van het verslag van de Algemene Vergadering van 9 september 2015 Jaarverslag 2014-2015 Goedkeuring jaarverslag Wijzigingen Statuten Wijzigingen Huishoudelijk Reglement Wijzigingen Huishoudelijk Reglement en Statuten Toekomstplannen Verkiezingen Varia Vastleggen van volgende Algemene Vergadering Overdracht mandaat
VERSLAG 1. Goedkeuren van de agenda Motie: Agenda voor de AV op zondag 28 juni wordt aanvaard door de leden aanwezig op de AV. Indiener: Raad van Bestuur Vraag over Memorandum Of Understanding: Er is al een kladversie, maar er moet nog eens over samengezeten worden met de praesessen voor een verdere uitwerking. Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 8 De agenda werd goedgekeurd
2. Goedkeuren van het verslag van de Algemene Vergadering van 22 februari 2015 1
Motie: Het verslag van de Algemene Vergadering gehouden op zondag 22 februari 2015 wordt aanvaard door de leden aanwezig op de Algemene Vergadering. Indiener: Raad van Bestuur Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 8 Het verslag van de 2e Algemene Vergadering werd goedgekeurd.
3. Jaarverslag 2014-2015 Overlopen van het jaarverslag
4. Goedkeuring jaarverslag Motie: Het Jaarverslag 2014-2015 met inclusief het financieel verslag, wordt aanvaard door de leden aanwezig op de Algemene Vergadering. Indiener: Raad van Bestuur Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 8 Het Jaarverslag 2014-2015 met inbegrip van het financieel verslag werd goedgekeurd.
5. Wijzigingen Statuten Art. 17 §1 BEVOEGDHEDEN van een AV Motie: Toevoeging aan Art. 17 §1, zodat de AV de bevoegdheid krijgt om leden van het dagelijks bestuur te benoemen en af te zetten. Indiener: Raad van Bestuur Reden: Gaat gemakkelijker zijn op verkiezingen naar de toekomst toe. Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 8 De motie werd unaniem goedgekeurd
Art. 23 §1 BENOEMING van bestuurders door de Algemene Vergadering 2
Motie: Verwijderen van de functie National IMP uit Art. 23 §1 BENOEMING door de AV van bestuurders Indiener: Raad van Bestuur Reden: voor NIMP zijn niet altijd kandidaten, dus dit is lastig als dit in de Statuten staat. Dus zou het handig zijn om dit in de dagelijks bestuur (ipv Raad van Bestuur) te zetten. Combinatie met LS kan zo indien nodig maar de functie moet uit de RvB om het door dezelfde persoon te laten uitvoeren. Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 8 De motie werd unaniem goedgekeurd
Art. 24 §1 BEVOEGDHEDEN van de Raad van Bestuur Motie: Verwijderen van de bevoegdheid van de RvB uit Art. 24 §1 BENOEMING om een dagelijks bestuur op te stellen. Indiener: Raad van Bestuur Reden: Gaat gemakkelijker zijn op verkiezingen naar de toekomst toe. Is een bevoegdheid geworden van de AV Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 8 De motie werd unaniem goedgekeurd
Art. 25 §6 SAMENKOMST Motie: Agenda van de RvB in Art. 25 §6 wordt opgesteld door de voorzitter en niet door de secretaris. Indiener: Raad van Bestuur Reden: De bevoegdheid van de voorzitter. Zo is het altijd gegaan dit jaar Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 8 De motie werd unaniem goedgekeurd
Art. 26 §1 AANWEZIGHEIDSQUORUM & STEMMING voor een RvB vergadering Motie: Quorum aanpassen in Art. 26 §1 naar minstens drie bestuurders. Indiener: Raad van Bestuur 3
Reden: Volledige aanwezigheid vaak niet haalbaar. Zeker tijdens een verkiezing Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 8 De motie werd unaniem goedgekeurd
6. Wijzigingen Huishoudelijk Reglement Art. 1.4 §2 GESCHIEDENIS Motie: Toevoeging“Gedurende de Autumn Assembly te Hradec Kralové, Tsjechië, in november 2014 is VFSO toegetreden tot EPSA – European Pharmaceutical Students’ Association. De vereniging heeft het Ordinary Membership overgenomen van Farmaceutica Leuven” Indiener: Raad van Bestuur Reden: Aanvulling Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 8 De motie werd unaniem goedgekeurd
HERVORMING van artikels zodoende dat de functie van National IMP een functie wordt van het Dagelijks Bestuur Motie: HERVORMING van artikels zodoende dat National IMP wordt opgenomen in het Dagelijks Bestuur. Dit zijn: –
Art. 6.3. §1 Samenstelling van de Raad van Bestuur
–
Art. 6.8. Taken en Bevoegdheden van de National IMP Coordinator
–
Art. 7.2. §1 Functies waaruit het Dagelijks Bestuur bestaat
Indiener: Raad van Bestuur Reden: Door aanpassingen in de Statuten Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 8 De motie werd unaniem goedgekeurd
4
TOEVOEGING aan Art. 6.7. Taken en bevoegdheden van de Liaison Secretary Motie: Toevoeging aan Art. 6.7. “Neemt de taken van de National IMP coordinator over, indien hiervoor geen kandidaat gevonden wordt. De LS heeft echter nog steeds één stem op alle vergaderingen.” Indiener: Raad van Bestuur Reden: Door aanpassingen in de Statuten Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 8 De motie werd unaniem goedgekeurd
HERVORMING van artikels zodoende dat de bevoegdheid van “benoeming en afzetting van leden van het dagelijks bestuur” bij de AV ligt. Motie: HERVORMING van artikels zodoende dat de bevoegdheid van “benoeming en afzetting van leden van het dagelijks bestuur” bij de AV ligt. Dit zijn volgende artikels: –
Art. 7.1. §2 Samenstelling en Verplichtingen dagelijks bestuur
–
Art. 7.1. §4 Benoeming van nieuwe functies in dagelijks bestuur
–
Art. 7.6. §1.2 Mandaat beëindigen van een coördinator
–
Art. 7.6. §1.4 Afzetting van een coördinator
–
Art. 12.2. Taken en bevoegdheden van de Algemene Vergadering
–
Art. 16.1. §2 Verloop van de verkiezingen
–
Art. 16.3. Verkiezingsprocedure Raad van Bestuur
–
Art. 16.3. §3 Opsomming van volgorde van verkiezingen
–
Art. 16.4. Verkiezingen van Dagelijks Bestuur
Indiener: Raad van Bestuur Reden: Door aanpassingen in de Statuten Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 8 De motie wordt unaniem goedgekeurd
5
Art. 7.1. §4 AANSTELLING nieuwe coördinator Motie: Aanpassing van artikel als volgt: “De taken en bevoegdheden van elke coördinator, die gekoppeld zijn aan de functie van de coördinator, worden beschreven in het huishoudelijk reglement van de vereniging. Indien een Algemene Vergadering functies benoemt die nog niet beschreven staan in het huishoudelijk reglement, dienen de taken en bevoegdheden van de betreffende functie beschreven te worden vóór het aanstellen van een coördinator voor de betreffende functie. De taken en bevoegdheden worden opgesteld door het team en goedgekeurd door de Algemene Vergadering.” Indiener: Raad van Bestuur Reden: Duidelijkheid scheppen. AV stemt nog steeds of het voorstel goed is Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 8 De motie werd unaniem goedgekeurd
Art. 9.2. ALUMNI ADVIESRAAD Motie: Toevoeging Art. 9.2. “De leden van de Alumni Adviesraad zijn verplicht om minstens één vergadering per semester te volgen.” Indiener: Raad van Bestuur Reden: Meer participatie van onze Alumni Adviesraad te verkrijgen. Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 8 De motie werd unaniem goedgekeurd
Art. 16.2. §3.4. Kandidaturen indienen Motie: Aanvulling Art. 16.2. §3.4. zodoende dat een motivatiebrief max. 1000 woorden lang mag zijn. Indiener: Raad van Bestuur Reden: Duidelijkheid scheppen voor de toekomst Discussie: voorzitter zou meer moeten mogen schrijven om een plan voor volgend jaar uit te leggen. Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 8 6
De motie werd unaniem goedgekeurd Art. 16.2. §3.5. toevoegen Motie: Toevoeging artikel 16.2. §3.5.: visitekst, enkel voor kandidaat-voorzitter Indiener: Jelle Holsteen Reden: Duidelijkheid scheppen voor de toekomst. Voorzitter zou meer moeten mogen schrijven in de motivatiebrief om een plan voor volgend jaar uit te leggen. Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 8 De motie werd unaniem goedgekeurd
Art. 16.3. §8 PROCEDURE indiening kandidatuur op AV Motie: Uitbreiding Art. 16.3. §8. volgens volgende voorstel: Uitbreiding naar op volgende vlakken: –
Kandidatuur indien voor een functie geen verkozen kandidaat is
–
Door schriftelijk zijn naam en gekozen functie af te geven aan de uittredende secretaris.
Indiener: Raad van Bestuur Reden: Duidelijkheid scheppen voor de toekomst Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 8 De motie werd unaniem goedgekeurd
Toevoeging van Art. 16.4. “Speciale Verkiezingsprocedures” Motie: TOEVOEGING van nieuw artikel en bevat:
Indien een kandidaat teamlid afwezig is bij de verkiezingen. Dient de kandidaat dit schriftelijk melden aan de voorzitter. Daarna zal er worden overlegd met de kandidaat wat de mogelijkheden zijn voor zijn kandidatuur te verdedigen. o
De kandidaat kan zich voorstellen, gedurende drie minuten, via een videoboodschap, Skype, geschreven brief wordt voorgelezen.
7
o
Verplichte deelname aan de vragenronde via Skype of andere communicatiemiddelen (live).
Indien een kandidaat teamlid een werkend lid is. Dan gaat het stemrecht van het werkend lid naar het andere werkend lid van dezelfde stad, gedurende de verkiezing van de functie waarvoor hij zich kandidaat heeft gesteld.
Indien een kandidaat teamlid een huidig teamlid is. Dan mag het teamlid niet deelnemen aan de vragenronde van andere kandidaten van de functie waarvoor hij opkomt. En mag hij ook niet deelnemen aan de interne discussie waarvoor hij opkomt.
Indiener: Raad van Bestuur Reden: Duidelijkheid scheppen voor de toekomst Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 8 ORDEMOTIE 7 werd door Maxime Michielsen aangeroepen om alle kandidaten een eerlijke kans te geven Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 8 Vorige motie (Toevoeging van Art. 16.4. “Speciale Verkiezingsprocedures”) wordt pas na de AV toegepast
7. Wijzigingen Huishoudelijk Reglement en Statuten Wijzigingen Motie: De Raad van Bestuur vraagt aan de AV of het spellings- en grammaticafouten en nummeringen mag wijzigen in de Statuten en het Huishoudelijk Reglement. Indiener: Raad van Bestuur Reden: Duidelijkheid scheppen voor de toekomst Tegen: 0 Onthouden: 0 Voor: 8 De motie werd unaniem goedgekeurd
8
8. Toekomstplannen De werkende leden worden via updates op de hoogte gehouden.
9. Verkiezingen Raad van bestuur Voorzitter: Maxime Michielsen Secretaris: Nele Van Lint Penningmeester: Sofie Van Waes LS: Sacha Maes Event-coordinator: / IT-coordinator: Lisa Van der Aa PR-coordinator: Anton Evenepoel NIMP: / Alumni Adviesraad Wordt op de volgende Algemene Vergadering goedgekeurd.
10. Varia Er wordt gevraagd aan elke praeses om zelf een studentenvertegenwoordiger aan te duiden voor in de Algemene Vergadering. Liefst dezelfde gedurende het hele academiejaar.
11. Vastleggen van volgende Algemene Vergadering De werkende leden worden via updates op de hoogte gehouden.
12. Overdracht mandaat Overdracht van het mandaat van het VFSO team 2014-2015 naar het VFSO team 2015-2016, alsook het ontslag van het VFSO team 2014-2015.
9
