Monitoring van het Sociaal Domein Grip op Ontwikkelingen Wmo, Jeugdhulp, Participatiewet

Monitoring van het Sociaal Domein Grip op Ontwikkelingen Wmo, Jeugdhulp, Participatiewet

1

Titel: Opdrachtgever: Auteurs: Reviewer: Status van het document: Versie:

“Monitoring van het sociaal domein, grip op ontwikkelingen” Gemeenschappelijke Regeling Kempengemeenten Matthijs de Jong, Marly Kiewik (Deloitte Consulting) Rob Sijm (Deloitte Consulting) Concept 10 2

Datum:

11 mei 2015

Inhoudsopgave

Introductie Het sociaal domein in de Kempen De gevolgen van de uitbreiding van taken in het licht van monitoring Monitoring binnen het sociaal domein in de Kempen | bedrijf en beleid Leeswijzer Monitoring van bedrijf Operationele informatie (dashboard) o Indicatoren o Werkproces Managementinformatie en verantwoording (marap) o Indicatoren o Werkproces Monitoring van beleid Beleidsinformatie (berap) o Indicatoren o Werkproces Kwalitatieve duiding van de beleidscijfers o Werkproces o Inrichting focusgroepen o Warme overdracht aan de raden Afsluiting en aanbevelingen

4

Bijlage 1 – Uitkomsten raadsessies Bijlage 2 – Monitoring Participatiewet en Wmo Bijlage 3 – Indicatoren die niet zijn meegenomen Bijlage 4 – Doelen uit het meerjarenbeleidskader jeugdhulp 2015-2019

28 31 36 37

7

17

26

I

3

Introductie

De verantwoordelijkheden van de Kempengemeenten in het sociaal domein zijn toegenomen. Het is daarom belangrijk dat de Kempengemeenten effectief kunnen sturen en beheersen. Om dit te kunnen doen is een goed werkende informatievoorziening nodig. In dit document wordt de monitoring voor jeugdhulp beschreven, in samenhang met monitoring binnen het gehele sociaal domein.

Vanwege de decentralisaties in het sociaal domein zijn de Kempengemeenten per 1 januari 2015 verantwoordelijk geworden voor een groter aantal taken. Deze decentralisaties zijn doorgevoerd omdat vanuit het Rijk wordt aangenomen dat gemeenten bepaalde taken effectiever, met minder bureaucratie en goedkoper kunnen leveren. Met de decentralisatie van taken hebben de gemeenten de vrijheid gekregen om – binnen gestelde kaders – het beleid omtrent de uitvoering van taken naar eigen inzicht te vormen. In 2015 moeten gemeenten nog zorgcontinuïteit bieden, waardoor het budget voor een deel al vastligt, vanaf 2016 krijgen gemeenten de volledige ruimte om een nieuw dienstverleningsmodel toe te passen.

“Om te kunnen sturen en beheersen op bestaande en nieuwe taken in het sociaal domein is een volledige, actuele en betrouwbare informatievoorziening nodig.”

Het sociaal domein in De Kempen Binnen het sociaal domein staan de drie transitieterreinen: Jeugdhulp, Maatschappelijke Ondersteuning en Werk en Inkomen centraal. Daarnaast zijn er veel aanverwante beleidsterreinen, zoals onderwijs, cultuur en sport, die ook onder het sociaal domein in de Kempen vallen. In deze rapportage geven we een overzicht van monitoring met betrekking tot de drie transities, met de focus op jeugdhulp. Jeugdhulp Vanaf januari 2015 is door de decentralisatie van Jeugdhulptaken, maar ook door de inwerkingtreding van de Wet Passend Onderwijs per 1 augustus 2014, het beleidsterrein jeugdhulp uitgebreid. Hiermee gaan de Kempengemeenten nu over alle jeugdhulp. Om de Jeugdhulptaken goed op te pakken hebben de Kempengemeenten begin 2014 een beleidskader (Meerjarenbeleidskader Jeugdhulp in De Kempen) vastgesteld en hebben de gemeenten in het najaar van 2014 de verordening jeugdhulp vastgesteld. Om de Jeugdhulptaken uit te voeren is een dienstverleningsmodel ontworpen dat ten grondslag ligt aan een uitvoeringsorganisatie, namelijk het Centrum voor Jeugd en Gezin + (CJG+). Maatschappelijke Ondersteuning Net als bij het beleidsterrein jeugdhulp zijn ook voor het beleidsterrein Maatschappelijke Ondersteuning per 1 januari 2015 taken gedecentraliseerd. De gemeentelijke taken binnen het beleidsterrein zijn aangevuld met de transitie van AWBZ-taken (namelijk extramurale begeleiding en een klein deel persoonlijke verzorging). Monitoring blijft plaatsvinden volgens de gebruikelijke afspraken, zie hiervoor bijlage 2.

4

Werk en Inkomen Binnenkort wordt de Visie op de Participatiewet door de gemeenteraden in de Kempen behandeld (juli 2015). Na behandeling van de visie worden de doelstellingen uit deze visie vertaald naar indicatoren, die worden meegenomen in de monitor. De wijze van monitoring in het kader van de Participatiewet (aanvullend op de huidige taken) maakt onderdeel uit van de besluitvorming omtrent de Reintegratieverordening die begin juli 2015 aan de gemeenteraden ter vaststelling wordt aangeboden. Gelijktijdig met het voorleggen van deze verordening wordt het voorstel monitoring Participatiewet aangeboden (als aanvulling op bestaande monitoring Werk & Inkomen, zie bijlage 2). Monitoring op deze drie transities vindt gescheiden plaats, waarbij wel de noodzakelijke dwarsverbanden worden gelegd indien nodig. Tabel 1: Dwarsverbanden monitoring Jeugdhulp, Wmo en Participatiewet Jeugdhulp Indicatoren worden via dit document vastgesteld

Wmo Bestaande indicatoren “zorg” (zie bijlage 2)

Participatiewet Bestaande indicatoren “werk & inkomen” (zie bijlage 2) en nieuwe indicatoren in het licht van de nieuwe Participatiewet worden in het voorjaar van 2015 opgesteld op basis van het nieuwe beleidskader Oplevering informatie via ISD/GRSK en KING

Oplevering informatie via de Oplevering informatie via ISD/GRSK, Combinatie ISD/GRSK en KING Jeugdzorg en KING 3D: Gezamenlijk te monitoren: starten met meten aantal 2D- en 3D-casussen, de plaats (Wmo-loket, CJG+, Werkplein) waar de casus binnenkomt en waar de regie wordt belegd: -

-

Aantal 3D casussen: gezinnen/huishoudens met een stapeling van voorzieningen (zowel jeugdhulp als Wmo als Participatiewet of in een andere combinatie) Aantal 2D casussen: gezinnen/huishoudens met een stapeling van voorzieningen (zowel jeugdhulp als Wmo of Participatiewet of in een andere combinatie) Instroom casussen Jeugdhulp, Wmo en Participatie per plaats (Wmo-loket, CJG+ of Werkplein) Plaats coördinatiefunctie (regie) per casus Budgetuitputting per transitie gerelateerd aan het totale budget sociaal domein

De gevolgen van de uitbreiding van taken in het licht van monitoring De uitbreiding van de taken kan meer slagkracht bieden in het sociaal domein en meer mogelijkheden om te komen tot integraal beleid en samenhang in de uitvoering. Een goede (volledige 1, actuele en betrouwbare) informatievoorziening is één van de belangrijkste speerpunten voor de Kempengemeenten om hier grip op te krijgen. Met een volledige, actuele en betrouwbare informatievoorziening zijn keuzes beter te maken, wat leidt tot effectiever beleid en een effectievere uitvoering met een hoger maatschappelijk rendement. Ook leidt een goede informatievoorziening ertoe dat het management van de GRSK en het bestuur (College van B&W) beter kunnen sturen op resultaat en beter risico’s kan beheersen. Daarnaast is een goede informatievoorziening nodig voor een degelijke verantwoording aan stakeholders, waaronder de raad. Kortom, een goede informatievoorziening is noodzakelijk om binnen het sociaal domein keuzes te kunnen maken, te sturen en beheersen, om verantwoording af te leggen en om continu te verbeteren. Monitoring binnen het sociaal domein in De Kempen | bedrijf en beleid In deze notitie wordt het onderscheid gemaakt tussen het monitoren van de prestaties van de onderdelen bedrijf en beleid. Onderdeel bedrijf: uitvoeringsorganisatie Onder het onderdeel bedrijf wordt de uitvoeringsorganisatie verstaan. Binnen deze notitie ligt de focus daarbij op jeugdhulp. Dit vanuit de prestaties die voor het CJG+ als uitvoeringsorganisatie nodig zijn om

1

Waarbij volledig niet wordt gedoeld op “alle” informatie, maar de “minimaal benodigde” informatie. 5

grip te krijgen op de dagelijkse praktijk. De monitor bedrijf zorgt ervoor dat de kwartiermaker2 van het CJG+ bijvoorbeeld het gebruik van de beschikbare financiële middelen kan beheersen en kan sturen op een betere kwaliteit van de uitvoering. De monitor bedrijf helpt de kwartiermaker CJG+ ook om bijvoorbeeld verantwoording af te leggen over de geleverde prestaties van het CJG+ aan de directie en het bestuur (College van B&W). Onderdeel beleid: de staat van de Kempische samenleving De monitoring van het onderdeel beleid gaat in op de staat van de Kempische samenleving. Met deze informatie worden de ontwikkelingen gemeten die betrekking hebben op het uitgevoerde beleid. Het vormt ook informatie waarmee bepaald wordt op welke thema’s capaciteit en middelen worden ingezet en of beleidsaanpassingen nodig zijn. Tevens vormt het de informatie op basis waarvan beleid wordt afgestemd met maatschappelijke partners. Implementatie In deze notitie wordt ook de implementatie van de monitoronderdelen bedrijf en beleid voorbereid. Dat betekent dat voor elk onderdeel de prestatie- en resultaatindicatoren zijn geformuleerd, actoren zijn benoemd en bijbehorende werkprocessen zijn uitgewerkt. Leeswijzer Deze notitie is opgedeeld in een hoofdstuk over de monitoring van bedrijf en de monitoring van beleid. Om zicht te krijgen op mogelijke scenario’s voor de toekomst is het hoofdstuk ‘doorkijk richting de toekomst’ opgenomen In de afsluiting is een samenvatting weergegeven en staan aanbevelingen opgenomen over de te zetten stappen op basis van deze notitie. De bijlagen bestaan uit de uitkomsten van de raadsessies, bestaande monitoroverzichten Werk & Inkomen en Wmo en tot slot uit een bijlage met een uitleg over verschillente type indicatoren en indicatoren die niet zijn meegenomen.

2

De functie van kwartiermaker staat gelijk aan de functie van afdelingshoofd. 6

Monitoring van bedrijf

De jeugdhulptaken zijn in De Kempen ondergebracht in een nieuwe uitvoeringsorganisatie, het CJG+. De kwartiermaker van het CJG+ moet aan de hand van een monitor ‘bedrijf’ goed kunnen sturen op de uitvoering van alle jeugdhulptaken. Daarnaast kunnen de prestaties van het CJG+ hiermee worden verantwoord. In dit hoofdstuk wordt een toelichting gegeven op het onderdeel ‘bedrijf’ van de monitor voor jeugdhulp.

In dit hoofdstuk ‘bedrijf’ is de monitoring van het onderdeel ‘bedrijf’ uitgewerkt. Om zo overzichtelijk mogelijk te zijn is de monitoring in drie categorieën uitgewerkt: 1. 2. 3.

Operationele informatie Managementinformatie Overige informatie

Per categorie zijn de werkprocessen uitgewerkt, waarin helder wordt gemaakt hoe de monitoring wordt ingericht en wie daarvoor verantwoordelijk is. Per categorie wordt inhoudelijk ingegaan op de uitgewerkte informatieproducten met daarin gegevens over de gewenste indicatoren, bijbehorende werkprocessen en verantwoordelijken. Tabel 2: Categorieën monitoring bedrijf Categorie

1. Operationele informatie

2. Managementinformatie

Omschrijving Kortcyclische (tweewekelijkse) informatiestroom waarmee de leiding 3 van het CJG+ kan sturen en beheersen. Denk hierbij aan: - het bewaken van doorlooptijden - het inzichtelijk houden van de budgettaire uitputting per Kempengemeente - het beheersen van de caseload Cyclische informatiestroom waarmee de leiding van het CJG+ inzicht creëert in het presteren, en waarmee het CJG+ het College van B&W informeert. Denk hierbij aan: - verantwoording over de inzet van de budgetten - instroom en uitstroom van nieuwe cliënten in relatie tot caseload - overzicht van de geleverde prestaties door het CJG+

3

Met leiding van het CJG+ doelen we op de kwartiermaker CJG+, de coördinatoren van het Kempenteam voor Jeugdhulp (KTJ) en de Lokale Ondersteuningsteams (LOT’s). 7

3. Overige informatie

Taken en verantwoordelijkheden in het kader van monitoring die niet tot één van de bovenstaande categorieën gerekend kunnen worden. Denk hierbij aan: de levering van informatie aan het CBS toets op datakwaliteit (juist gebruik en interpretatie van gegevens) steekproefsgewijze checks (naleving van regels inclusief privacy)

Operationele informatie Onder de categorie ‘operationele informatie’ valt het kortcyclische sturen. Het is de bedoeling dat de kwartiermaker (en coördinatoren) van het CJG+ tweewekelijks informatie genereert die gebruikt wordt om direct te kunnen sturen en beheersen. Het uitgangspunt is dat deze informatie overzichtelijk gepresenteerd wordt en dat de informatieverzameling functioneel is. Alleen de informatie die nodig wordt gegenereerd, zodat goed leiding kan worden gegeven aan het primaire en ondersteunende proces binnen het CJG+. Informatieproducten bij operationele informatie Voor de categorie operationeel is één informatieproduct uitgewerkt: een compact digitaal dashboard (geen rapportage) met de laatste stand van zaken van het CJG+. De frequentie waarmee dit dashboard wordt gegenereerd wordt nader afgestemd door het CJG+ met de ISD en GRSK, in eerste instantie wordt uitgegaan van een tweewekelijks dashboard. Het dashboard wordt door de leiding van het CJG+ gebruikt om actueel zicht te houden op het functioneren van het CJG+. Hierdoor kan direct gestuurd worden op (beïnvloedbare) activiteiten, budget en resultaten. De informatie in het dashboard is afkomstig uit authentieke bronsystemen (GWS, Key2Financiën en informatie van Combinatie Jeugdzorg en handmatig bijgehouden excelbestanden). In onderstaand overzicht staat uitgewerkt welke indicatoren in het dashboard worden opgenomen. Tabel 3: Gegevensoverzicht dashboard Informatie

Type

Uitputting financiën (per budget)

Risicoindicator op basis van prognoses

Inzet capaciteit (per team)

Risicoindicator op basis van prognoses

Inzet specialistische hulp (alle individuele voorzieningen jeugd) per type

Risicoindicator op basis van prognoses

Caseload (teams, individuele medewerkers)

Risicoindicator

Omschrijving De verhouding tussen de geprognosticeerde uitgaven (bedrijfsvoeringskosten en programmakosten) jeugdhulp en werkelijke uitgaven wordt per gemeente inzichtelijk gemaakt. De indicator geeft weer in welke mate de twee afwijken (en hoe risicovol die afwijking is). De verhouding tussen de geprogosticeerde ureninzet en werkelijke ureninzet (van de Lokale Ondersteuningsteams (LOT’s) per gemeente, het Kempenteam voor Jeugdhulp (KTJ) en het Adviserend Expertteam (AET), met flexibele schil). De indicator geeft weer in welke mate de prognoses en werkelijke ureninzet afwijken en geeft aan hoe groot ( en daarmee risicovol) de afwijking is. Indicator die aan de hand van nieuwe beschikkingen aangeeft hoeveel specialistische hulp er wordt ingezet en wat voor trend er daarmee wordt gevolgd (stijgen, gelijk, dalen). Hiermee is kortcyclisch te monitoren op resultaat. Slechts voor een deel is dit aspect beïnvloedbaar. Het kan immers zijn dat in een bepaalde periode binnen de Kempengemeenten veel dure voorzieningen met verblijf moeten worden ingezet, bijvoorbeeld omdat een multiprobleemgezin van een andere gemeente verhuist naar één van de Kempengemeenten of omdat huisartsen, jeugdartsen en medisch specialisten een wettelijke verwijsbevoegdheid hebben. Indicator die aangeeft 1. hoe hoog de caseload is voor de teams en individuele medewerkers, en 2. hoe de caseload onderling is verdeeld.

8

Doorlooptijden (normtijden)

Risicometing

Meting die aangeeft bij welke cliënten er een normoverschrijding dreigt of plaatsvindt, met de benodigde informatie om direct in te kunnen grijpen.

Actoren bij operationele informatie Om te komen tot kortcyclische sturing aan de hand van een dashboard met operationele informatie is onderstaand werkproces uitgewerkt. Omdat verschillende personen een rol spelen in de werkprocessen is in tabel 3 een actorenoverzicht opgenomen. Tabel 4: Actorenoverzicht bij dashboard Functie Functioneel applicatiebeheerder GWS Functioneel applicatiebeheerder K2F

Organisatie

Taken en verantwoordelijkheden

ISD

Het tweewekelijks op overeengekomen tijdstippen sturen van gegevensoverzichten.

GRSK

Het tweewekelijks op overeengekomen tijdstippen sturen van gegevensoverzichten.

Contactpersoon hoofdaannemer jeugdteams

Combinatie Jeugdzorg

Beleidsmedewerker monitoring

CJG+

Leiding CJG+ (kwartiermaker en coördinatoren LOT en KTJ)

CJG+

Het tweewekelijks op overeengekomen tijdstippen sturen van gegevensoverzichten met betrekking tot de inzet van capaciteit per team, en aanvullende afgesproken monitoringsgegevens zoals cliënttevredenheid. Verantwoordelijk voor het verzamelen van de benodigde informatie, naast geautomatiseerde informatie, om te komen tot het dashboard, het vullen van het dashboard en deze sturen naar de leiding van het CJG+.

In ontvangst nemen en acteren op basis van het dashboard.

Het hieronder opgenomen werkproces is het benodigde werkproces om te komen tot een dashboard voor operationele informatie in het kader van kortcyclische sturing. In het schema staan cijfertjes bij iedere taak. Onder het schema is per cijfer de taak verder uitgewerkt. Werkproces voor kortcyclisch sturen Figuur 1: Werkproces voor kortcyclisch sturen

Tabel 5: Werkproces voor kortcyclisch sturen uitgewerkt

9

Levering gegevensset door applicatiebeheerder GWS van ISD De Kempen

Levering gegevensset door applicatiebeheerder Key2Financiën (K2F) van de GRSK

Toets gegevenssets door beleidsmedewerker monitoring van het CJG+

Verwerking gegevensset door de beleidsmedewerker monitoring van het CJG+ tot een functioneel dashboard

4

 In de gegevensset van GWS die via de applicatiebeheerder GWS (ISD De Kempen) worden geleverd staan de data en informatie die gebruikt worden als input voor het dashboard. De inhoud van de gegevensset is met deze notitie al bepaald en afgestemd met de ISD.  De applicatiebeheerder van het GWS-systeem is eindverantwoordelijk voor de levering van de gegevensset, ook als de levering geautomatiseerd plaatsvindt.  Iedere vrijdag4 wordt de gegevensset door de applicatiebeheerder van het GWS-systeem aan de beleidsmedewerker monitoring van het CJG+ geleverd.  Periodiek vindt afstemming plaats met de beleidsmedewerker monitoring om de informatiebehoefte te herijken.  Aanvullend op de gegevensset van GWS, levert de contactpersoon van de hoofdaannemer van de jeugdteams, Combinatie Jeugdzorg, gegevens aan over noodzakelijke operationele zaken (bezetting, ziekte, inzet flexibele schil en overige bijzonderheden).  In de gegevensset van de GRSK staan de data met betrekking tot de financiële huishouding van het CJG+. De inhoud van de gegevensset is met deze notitie al bepaald en afgestemd met de GRSK.  De applicatiebeheerder van het K2F systeem eindverantwoordelijk voor de levering van de gegevensset, ook als de levering geautomatiseerd plaatsvindt.  Iedere vrijdag wordt de gegevensset door de applicatiebeheerder van het K2F (op termijn GWS) aan de beleidsmedewerker monitoring van het CJG+ geleverd.  Periodiek vindt er afstemming plaats met de beleidsmedewerker monitoring om de informatiebehoefte te herijken.  De beleidsmedewerker monitoring van het CJG+ ziet iedere vrijdag/maandag toe op een goede ontvangst van de gegevenssets. De beleidsmedewerker is verantwoordelijk voor het bewaken van de datakwaliteit.  De beleidsmedewerker kan deze datakwaliteit verbeteren door toe te zien op goed gebruik van het informatiesysteem door het CJG+ en door met de applicatiebeheerders overeen te komen periodiek een kwaliteitscheck te doen.  Op initiatief van de beleidsmedewerker wordt periodiek met de applicatiebeheerders overlegd om de informatiebehoefte te herijken. Uitgangspunt is alleen de informatie te verzamelen die noodzakelijk is voor het doel van het dashboard.  Ook is de beleidsmedewerker monitoring verantwoordelijk om een periodiek overleg (voorstel: iedere donderdag tijdens het coördinatorenoverleg) te plannen met de leiding van het CJG+, dit zijn de kwartiermaker en de coördinatoren LOT en KTJ, om ook aan de gebruikerskant de informatiebehoefte te herijken.  Dat maakt de beleidsmedewerker monitoring de spil in het koppelen van de vraag en het aanbod van informatie.  Op basis van de ontvangen gegevenssets is de beleidsmedewerker monitoring verantwoordelijk om te komen tot een functioneel dashboard.  Dat betekent dat de beleidsmedewerker monitoring de gegevens waar nodig bewerkt en analyseert, om vervolgens het format voor het dasboard in te vullen.  De beleidsmedewerker is verantwoordelijk om te toetsen of het dashboard voldoet en pleegt zonodig aanpassingen in het format.

Hierbij moet rekening worden gehouden met vervanging tijdens vakanties of wegens ziekte. 10

Overdracht dashboard naar de kwartiermaker van het CJG+ in een vast overleg en formulering acties

De overeengekomen acties worden opgevolgd, gevolgd en bij het behalen van het beoogd doel afgesloten

 Het dashboard wordt door de beleidsmedewerker monitoring van het CJG+ warm overgedragen aan de kwartiermaker van het CJG+ tijdens een vast overleg.  Deze overdracht vindt tweewekelijks plaats op maandag tijdens een vast overleg met de kwartiermaker die ze agendeert voor het overleg op de donderdag met de coördinatoren.  Een warme overdracht betekent dat de beleidsmedewerker tijdens het overleg opmerkelijke uitkomsten nader kan toelichten en hierover advies kan geven.  Tijdens het overleg worden de resultaten vanuit het dashboard besproken.  Op basis van het dashboard worden acties benoemd, deze acties kunnen generiek voor het CJG+ bedoeld zijn of het zijn acties die voor een specifieke LOT of het KTJ bedoeld is.  In het laatste geval is één coördinator verantwoordelijk voor het oppakken van de actie.  Omdat het gaat om kortcyclisch sturen zijn de acties zo geformuleerd dat de effecten op termijn van één a twee weken waar te nemen zijn.  De acties worden bijgehouden in een actielijst en worden afgesloten wanneer het beoogd resultaat is bereikt.  De kwartiermaker van het CJG+ is eindverantwoordelijk voor het benoemen en behalen van de acties, de beleidsmedewerker monitoring houdt de actielijst bij, de coördinatoren zijn verantwoordelijk voor het opvolgen van de acties die op hen betrekking hebben. Het is mogelijk dat een dashboard niet alle inzichten verschaft. Het wordt daarom aanbevolen om het overleg ook te gebruiken om relevante inzichten vanuit de praktijk te delen die niet worden meegenomen in het dashboard maar op basis waarvan wel gehandeld dient te worden.  De overeengekomen acties worden door de leiding van het CJG+ opgevolgd.  Omdat de actie op de actielijst staat wordt de actie ook gevolgd en wordt over het opvolgen van de actie gerapporteerd.  Aan de hand van de dashboard kan worden vastgesteld of het opvolgen van de actie tot de gewenste resultaten heeft geleid.  De kwartiermaker van het CJG+ is eindverantwoordelijk voor de actielijst.  Wanneer een actie is behaald wordt deze gearchiveerd.  De beleidsmedewerker monitoring is verantwoordelijk voor het beheer van de actielijst en de archivering van afgesloten acties.

To-do om direct te komen tot monitoring op operationeel niveau De stappen die gezet die moeten worden om direct te komen tot monitoring van operationele informatie: 1. Afstemming door de beleidsmedewerker monitoring met de andere actoren genoemd in het actorenoverzicht om hen voor te bereiden op de start van monitoring op operationeel niveau; 2. Inplannen tweewekelijkse overleggen met de leiding van het CJG+ en de periodieke overleggen met de applicatiebeheerders en leiding van het CJG+ over de informatiebehoefte; 3. Van start. Maak op het begin wat tijd vrij en plan ad hoc een overleg met de kwartiermaker CJG+ om de dashboard en het werkproces zo snel mogelijk goed werkend te hebben. 4. Realiseren van het cognos/script GWS, dat nu nog niet in gebruik is. Managementinformatie (en verantwoording) De categorie ‘managementinformatie (en verantwoording)’ heeft betrekking op de planning & controlcyclus. Uitgangspunt bij deze categorie is dat het CJG+ aansluit bij de cycli van de GRSK, zoals die van de ISD. Figuur 2: P&C cyclus

11

P&C cyclus In figuur 1 is de standaard P&C-cyclus weergegeven, zoals die ook door de GRSK wordt gehanteerd 5. Dat betekent dat er twee maal per jaar verantwoording wordt afgelegd over de prestaties, namelijk in de jaarrekening en tussentijds in een halfjaarlijkse bestuursrapportage (berap). Net als de ISD zal het CJG+ gebruik maken van managementrapportages (marap’s), die net als bij de ISD, kwartjaarlijks worden verstrekt aan de Colleges van B&W. Strategisch control Daarnaast zal het CJG+ zich meer richten op strategisch control. Bij strategisch control wordt gericht gestuurd op het behalen van de strategische doelen. Informatieproducten managementinformatie De voor het onderdeel ‘managementinformatie’ uitgewerkte informatieproducten zijn de marap en de berap. Oftewel, de kwartjaarlijkse managementrapportages en de halfjaarlijkse bestuursrapportages. De marap is de rapportage waarin de leiding van het CJG+ de stand van zaken communiceert aan de colleges (in praktijk de poho’s). De berap is de rapportage waarmee het college zich verantwoordt richting de raad. De formats voor de rapportages staan in de bijlage, met daarbij een gebruikersinstructie. Hieronder staat de informatie die wordt opgenomen in de maraps. In de berap staat de informatie meer op hoofdlijnen, minder technisch en meer gericht op verantwoording van de inzet van middelen, het bereiken van prestaties en behalen van uitkomsten. Een overzicht met de wijze waarop de informatie wordt opgehaald en gemeten staat in de bijlage. Tabel 6: Informatieoverzicht managementrapportage (marap) Informatie Doelrealisatie Casussen LOT en Kempenteam Cliënttevredenheid Casussen LOT en Kempenteam Zelfredzaamheid Casussen LOT en Kempenteam Opschalingsprincipe Casussen LOT en Kempenteam

5

6

Type

Omschrijving

Prestatieindicator (KPI uit contract6)

Toets op het behalen van de doelstellingen vanuit het gezinsplan (norm is 80%).

Prestatieindicator (KPI uit contract)

Op basis van het cliënttevredenheidsonderzoek, uitgevoerd door de hoofdaannemer jeugdteams (norm is een 7).

Prestatieindicator (KPI uit contract)

Stijgen treden op basis van de zelfredzaamheidsmatrix per cliënt bij afsloten hulptraject (norm is 1 trede)

Prestatieindicator (KPI uit contract)

Verhouding specialistisch:KTJ:LOT (norm is ‘pyramidevorm’: 20-30-50).

Budgetuitputting

Risicoindicator

Inzet capaciteit

Risicoindicator

Inzet specialistische hulp (per zorgtype)

Risicoindicator

De verhouding tussen de geprognosticeerde uitgaven en werkelijke uitgaven per budget. De indicator geeft weer in welke mate de twee afwijken. De verhouding tussen de geprognosticeerde capaciteitsinzet van LOT, KTJ en AET en de werkelijke inzet. De indicator geeft weer in welke mate de twee afwijken. Hierin moet ook rekening worden gehouden met inzet op collectieve activiteiten. Inzet van de typen specialistische hulp aan de hand van de uitgaven. Behoort tot de in de VISD door KING/CBS gevraagde gegevens. Op basis van deze gegevens, en aan de hand van een trendanalyse, wordt aangegeven of het CJG+ het presteert het gebruik van specialistische jeugdhulp naar beneden te brengen.

Afgestemd met controller van de GRSK (dhr. L. Theuws) In het contract met de hoofdaannemer van de jeugdteams zijn deze KPI’s reeds afgesproken. 12

Rechtmatigheid financiële inzet 7 Instroom (leefgebieden)

Effectiviteitsindicator

Pgb/ZiN

Beleidsinformatie

Verzoeken tot informatie Vragen die niet leiden tot een vervolg

Beleidsinformatie

Beleidsinformatie

Beleidsinformatie

Relatie inzet middelen (geld):productie (aantal specialistische trajecten, aantal KTJ/LOT-trajecten) Verhouding vanuit welke leefgebieden de instroom plaatsvindt. Gebruik specialistische hulp (per zorgtype) uitgesplitst naar Persoonsgebonden Budget en Zorg in Natura. Aantal verzoeken waarbij om informatie wordt gevraagd om het gebied van jeugdhulp. Aantal vragen die niet leiden tot een vervolg inzet (inzet collectieve inzet, inzet LOT of Kempenteam, inzet specialistische jeugdhulp, inzet pgb)

Actorenoverzicht bij monitoring Hieronder volgt een actorenoverzicht met de taken en verantwoordelijkheden van deze actoren. Tabel 7: Actorenoverzicht bij totstandkoming marap en berap Functie

Beleidsmedewerker monitoring

CJG+

Kwartiermaker CJG+

CJG+

Beleidsmedewerkers Jeugd

CJG+

Coördinatoren LOT/KTJ

CJG+

Contactpersoon hoofdaannemer

Combinatie Jeugdzorg

Financial controller

GRSK

Functioneel applicatiebeheerder GWS Functioneel applicatiebeheerder K2F Financieel medewerkers Colleges

7

Organisatie

ISD

GRSK

Kempengemeenten Kempengemeenten

Taken en verantwoordelijkheden Verantwoordelijk voor het verzamelen van de benodigde informatie om te komen tot de rapportages, het maken van de conceptrapportage (dit is de rapportage met alleen de cijfers), deze overhandigen aan de kwartiermaker van het CJG+, de kwartiermaker CJG+ ondersteunen in het finaliseren van het product en de kwartiermaker CJG+ ondersteunen in het faciliteren van de processen die volgen op de rapportages. Voert regie over het finaliseren van de rapportages en overhandigen van de definitieve rapportages, faciliteren van de processen die volgen op de rapportages. Ondersteunen de kwartiermaker in het kwalitatief duiden van de kwantitatieve inzichten uit de conceptrapportage en het formuleren van aanbevelingen en voorstellen. Ondersteunen de kwartiermaker in het kwalitatief duiden van de kwantitatieve inzichten uit de conceptrapportages en het formuleren van aanbevelingen en voorstellen. Het tweewekelijks op overeengekomen tijdstippen sturen van gegevensoverzichten met betrekking tot de inzet van capaciteit per team. Hierin moet ook rekening worden gehouden met inzet op collectieve activiteiten. Daarnaast worden aanvullende afgesproken monitoringsgegevens door de hoofdaannemer aangeleverd. Verantwoordelijk voor het verkrijgen van de benodigde informatie om te komen tot de ‘financiële input’ voor de bestuursrapportages (halfjaarlijkse berap, en jaarrekening). De financial controller van de GRSK is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële verantwoording in deze rapportages. Verantwoordelijk voor het overhandigen van de vooraf overeengekomen gegevensset op een overeengekomen tijdstip voor de benodigde input in de rapportages. Verantwoordelijk voor het overhandigen van de vooraf overeengekomen gegevensset op een overeengekomen tijdstip voor de benodigde input in de rapportages. Ondersteunen de colleges in het nader duiden van de financiële cijfers. Ontvanger van de maraps. Hiermee verkrijgen de colleges actueel inzicht in de stand van zaken en kunnen zij in

Ook de accountant zal hierop toetsen. 13

Raden

Kempengemeenten

Maatschappelijke partners

Divers

overleg met de kwartiermaker van het CJG+ (bedrijf) of met de beleidsmedewerker jeugd (beleid) over afwijkingen en over wijzen van bijsturen. De colleges zijn tevens de afzender van de bestuursrapportages, waarmee verantwoording wordt afgelegd aan de raad over de stand van zaken ten opzichte van de begroting. De portefeuillehouder welzijn draagt zorg voor de (kwantitatieve) duiding van de cijfers. Geen bij de maraps, ontvangen wel de bestuursrapportages (beraps). Is in de cyclus verantwoordelijk voor het uitvoeren van de controlerende taak. In de participatiesamenleving zijn de maatschappelijke partners ook stakeholder in het CJG+, tevens beschikken zij over de kennis en expertise om het verhaal achter de cijfers te betrekken. De maatschappelijke partners worden daarom betrokken in de P&C-cyclus bij de nadere duiding van de cijfers.

Werkproces bij marap De managementrapportage (marap), wordt uitgebracht aan het einde van het eerste en derde kwartaal (maart en december). Het vormt daarmee de opmaat voor de bestuurlijke rapportage en de jaarrekening. De marap is de rapportage van de leiding van het CJG+ aan de directie van de GRSK, en ter kennisname aan het College van B&W. Vergeleken met de bestuurlijke rapportages is de managementrapportage technischer en wijdt meestal meer uit in detail. Het maken van de managementrapportage volgt het onderstaande werkproces. Het maken van de marap volgt het onderstaande werkproces

Figuur 3: Werkproces voor marap

Tabel 8: Werkproces marap uitgewerkt

14

Levering gegevensset via verschillende kanalen



    

Toets gegevenssets door beleidsmedewerker monitoring van het CJG+



Verwerking gegevensset door de beleidsmedewerker monitoring van het CJG+ tot een eerste rapportage



Overdrachteerste rapportage naar de leiding van het CJG+ in een vast overleg en formulering acties











Afronding rapportage door kwartiermaker CJG+



  Overdracht definitieve rapportage aan de directie en het bestuur door kwartiermaker CJG+





Toelichting definitieve



De benodigde gegevens voor de rapportages worden via verschillende kanalen aan de beleidsmedewerker monitoring gestuurd. De meeste gegevens komen vanuit het GWS-systeem (het cliëntregistratiesysteem enhet financieel systeem). De gegevens vanuit dit systeem wordt verzonden door de applicatiebeheerder van ISD de Kempen. Overige gegevens worden geleverd door de hoofdaannemer van de jeugdteams, of worden door het CJG+ verzameld. Welke gegevens verzameld worden en in welke frequentie is elders in dit document opgenomen. De beleidsmedewerker monitoring van het CJG+ is eindverantwoordelijk voor de volledigheid, actualiteit en kwaliteit van de gegevensset. De beleidsmedewerker monitoring ontvangt de gegevensset en checkt deze op volledigheid, actualiteit en kwaliteit. De beleidsmedewerker monitoring gebruikt de gegevenssets vervolgens om de informatie, inzichten en indicatoren samen te stellen die gebruikt worden voor de rapportage.

De beleidsmedewerker monitoring maakt vervolgens een eerste rapportage. Deze rapportage kent vooral cijfers en nog nauwelijks toelichtende tekst, anders dan een feitelijke toelichting die de beleidsmedewerker monitoring op basis van de kwantitatieve analyse kan maken.

De beleidsmedewerker monitoring draagt vervolgens de rapportage over aan de kwartiermaker CJG+, die daarmee eigenaar wordt van het vervolgproces om te komen tot een eindproduct. De beleidsmedewerker monitoring is verantwoordelijk voor een warme overdracht, waarbij er een mondelinge toelichting plaatsvindt op de cijfers. De beleidsmedewerker monitoring neemt deel aan het vervolgproces als adviseur en ondersteuner van de kwartiermaker CJG+. De kwartiermaker CJG+ bestudeert de rapportage en is verantwoordelijk om de juiste expertise in te schakelen en met de juiste personen af te stemmen. Op basis hiervan schrijft de kwartiermaker de toelichting op de cijfers. Na het schrijven van de toelichting is de managementrapportage af. De kwartiermaker CJG+ overhandigt de definitieve rapportage aan de directie van de GRSK en het College van B&W ter kennisname (en in het kielzog de relevante actoren zoals de financieel adviseurs, beleidsmedewerkers etc). De levering vindt plaats gelijktijdig met de levering van andere GRSK-marap’s, zoals die van de ISD.

De kwartiermaker CJG+ verzorgt een warme overdracht aan het 15

rapportage aan de directie en het bestuur door kwartiermaker CJG+



bestuur, middels een presentatie van de cijfers. Samen met de directie wordt gereflecteerd op de cijfers in de marap. Het College van B&W ontvangt de marap ter kennisname.

Formulering verbeteracties door CJG+



Op basis van de maraps formuleert het CJG+ verbeteracties, bijvoorbeeld door de kwartiermaker CJG+, samen met de coördinatoren van de jeugdteams en de beleidsmedewerkers.

Rapportage geformuleerde acties in berap



Op basis van de marap, de reflectie op de marap door bestuur en door professionals en maatschappelijke partners wordt er een documentje opgeleverd met concrete acties. De leiding van het CJG+ stuurt op deze acties en rapporteert over de ondernomen acties (en uitkomsten) in de berap.



16

Monitoring van beleid

Met de gedecentraliseerde taken komt ook beleidsvrijheid mee. Dat betekent meer slagkracht om te sturen op een goed sociaal domein. Om de impact van beleid zo groot mogelijk te maken worden de beleideffecten gemeten en vormt informatie input voor nieuw te vormen beleid. Die informatiestromen komen samen in de monitor beleid en komen terug in de bestuursrapportage (berap).

Tabel 9: Categorieën monitoring beleid Categorie

Omschrijving

Beleidsinformatie

Halfjaarlijkse informatiestroom waarmee de gemeenteraden hun controlerende rol kunnen uitoefenen. Denk hierbij aan: - het bewaken van de budgettaire uitputting - het sturen op beleidsdoelstellingen Deze gegevens worden kwalitatief geduid door focusgroepen (zie hieronder voor een toelichting).

Bestuursinformatie (en verantwoording) De bestuursrapportage (berap) betreft de tussentijdse rapportage en de eindrapportage van het College van B&W aan de raad. Anders dan de marap is dit een document waarmee de raad haar controlerende taak kan uitvoeren. En anders dan de marap is dit geen productie van het CJG+, maar van de GRSK. Uiteraard zit het CJG+ wel in de coproductie en levert de benodigde input.  

De tussentijdse rapportage verschijnt na een half jaar De eindrapportage, of jaarrekening, verschijnt aan het einde van het jaar

In de rapportages wordt verantwoording afgelegd over de prestaties in relatie tot de plannen, die in bijvoorbeeld de begroting zijn gepresenteerd. Naast inzet en beheersing van budgetten, gaat het ook over het behalen van maatschappelijke effecten. Het volgende werkproces ligt ten grondslag aan de realisatie van de berap. Input voor berap: meerjarenbeleidskader jeugd en raadsessies monitoring Monitoring van beleid gaat over het gericht sturen op het bereiken van wenselijke maatschappelijke effecten. Deze maatschappelijke effecten staan benoemd in het meerjarenbeleidskader jeugdhulp 20152019 (MJBK). In bijlage 4 zijn de doelen nogmaals weergegeven.

17

Tabel 10: Informatieoverzicht bestuursrapportage (berap) Informatie

Type

Omschrijving

Gezinsplan

Prestatieindicator

Percentage van de cliënten met een gezinsplan

Caseload

Beleidsinformatie

Specialistisch

Effectiviteitsindicator

Informatie over de ontwikkeling van de caseload in relatie tot de ingezette capaciteit 1. Gemiddelde doorlooptijd van beschikking tot inzet zorg; 2. Duur inzet zorg; 3. Vervolg behandeling cliënt

Prestatieindicator (KPI uit contract8)

Toets op het behalen van de doelstellingen vanuit het gezinsplan (norm is 80%)

Prestatieindicator (KPI uit contract)

Op basis van het cliënttevredenheidsonderzoek, uitgevoerd door de hoofdaannemer (norm is een 7)

Prestatieindicator (KPI uit contract)

Stijgen treden op basis van de zelfredzaamheidsmatrix per cliënt bij afsloten hulptraject (norm is 1 trede)

Prestatieindicator (KPI uit contract)

Verhouding specialistisch:KTJ:LOT (norm is ‘pyramidevorm’: 20-30-50)

Doelrealisatie Casussen LOT en Kempenteam Cliënttevredenheid Casussen LOT en Kempenteam Zelfredzaamheid Casussen LOT en Kempenteam Opschalingsprincipe Casussen LOT en Kempenteam

8

Budgetuitputting

Risicoindicator

Inzet capaciteit

Risicoindicator

Inzet specialistische hulp (per zorgtype)

Prestatieindicator

Rechtmatigheid financiële inzet Instroom (leefgebieden)

Effectiviteitsindicator

Pgb/ZiN

Beleidsinformatie

Beleidsinformatie

De verhouding tussen de geprognosticeerde uitgaven en werkelijke uitgaven per budget. De indicator geeft weer in welke mate de twee afwijken De verhouding tussen de geprognosticeerde capaciteitsinzet van LOT, KTJ en AET en de werkelijke inzet. De indicator geeft weer in welke mate de twee afwijken Inzet van de typen specialistische hulp aan de hand van de uitgaven. Behoort tot de in de VISD door KING/CBS gevraagde gegevens. Op basis van deze gegevens, en aan de hand van een trendanalyse, wordt aangegeven of het CJG+ het presteert het gebruik van specialistische jeugdhulp naar beneden te brengen Relatie inzet middelen (geld):productie (aantal specialistische trajecten, aantal KTJ/LOT-trajecten) Verhouding vanuit welke leefgebieden de instroom plaatsvindt Gebruik specialistische hulp (per zorgtype) uitgesplitst naar Persoonsgebonden Budget en Zorg in Natura

In het contract met de hoofdaannemer van de jeugdteams zijn deze KPI’s reeds afgesproken. 18

Het maken van de berap volgt het onderstaande werkproces Figuur 4: Werkproces voor berap

Tabel 11: Werkproces berap uitgewerkt Levering gegevensset via verschillende kanalen



  

 

Toets gegevenssets door beleidsmedewerker monitoring van het CJG+



Verzameling financiële gegevens door de financial controller van de GRSK





De benodigde gegevens voor de rapportages worden via verschillende kanalen aan de financial controller van de GRSK en de beleidsmedewerker monitoring toegestuurd. De meeste gegevens komen vanuit het GWS-systeem (het cliëntregistratiesysteem en het financieel systeem). De gegevens vanuit dit systeem wordt verzonden door de applicatiebeheerder van ISD de Kempen. Overige gegevens worden geleverd door de contactpersoon van de hoofdaannemer van de jeugdteams, Combinatie Jeugdzorg, of worden door het CJG+ verzameld. Welke gegevens verzameld worden en in welke frequentie is elders in dit document opgenomen. De beleidsmedewerker monitoring van het CJG+ is eindverantwoordelijk voor de volledigheid, actualiteit en kwaliteit van de gegevensset. De beleidsmedewerker monitoring ontvangt de datasets en checkt de sets op volledigheid, actualiteit en kwaliteit. De beleidsmedewerker monitoring gebruikt de gegevenssets vervolgens om de informatie, inzichten en indicatoren te maken die gebruikt worden voor de rapportage.

De financial controller van de GRSK verzamelt de financiële gegevens om de financiële kant van de rapportage te maken.

19

Opstellen bestuurlijke rapportage door financial controller van de GRSK

 



Overdracht conceptrapportage aan kwartiermaker CJG+



Aanvulling conceptrapportage door kwartiermaker CJG+







De financial controller van de GRSK maakt vervolgens de bestuurlijke rapportage. De controller is verantwoordelijk voor het opleveren van het conceptproduct, de beleidsmedewerker monitoring levert de benodigde en vooraf overeengekomen input op. In deze rapportages staat alleen het cijfermatige stuk, aangevuld met feitelijke toelichting op basis van de kwantitatief verkregen inzichten. De controller draagt de conceptrapportage (het onderdeel met betrekking tot jeugd) over aan de kwartiermaker CJG+. Deze is verantwoordelijk voor het schrijven van de toelichting op de cijfers en de verantwoording, en wordt daarbij ondersteund door de beleidsmedewerker monitoring.

De kwartiermaker CJG+ zorgt ervoor dat gebruik wordt gemaakt van de juiste (intern aanwezige) expertise en dat de juiste afstemming wordt gevonden. Op basis van hun input wordt een toelichting en verantwoording geschreven.

Afronding definitieve rapportage door financial controller GRSK



De financial controller van de GRSK ontvangt de toelichting en verantwoording van de kwartiermaker CJG+ en is verantwoordelijk om met deze input tot een eindproduct te komen.

Versturen eindrapportage (berap) door financial controller



Het eindproduct is een berap van de GRSK waar ook het onderdeel jeugd staat beschreven. Dit eindproduct wordt vervolgens door de financial controller verstuurd.

Toelichting definitieve rapportage aan de raad door het College van B&W





In een raadsessie wordt de berap toelichting. In deze sessie legt het College van B&W verantwoording af.

20

Kwalitatieve duiding berap & formulering acties door focusgroepen (maatschappelijke partners)

    

Rapportage geformuleerde acties in berap





Tevens wordt de raadsessie gebruikt voor nadere duiding van de cijfers. Dit gebeurt door de portefeuillehouder(s) welzijn samen met de leiding van het CJG+ en maatschappelijke partners. Tijdens deze sessie wordt de rapportage in zijn geheel belicht, maar er wordt ook ingegaan op een specifiek thema. Dit thema wordt door het College van B&W gekozen en ambtelijk voorbereid. Voor dit alles geldt dat de kwartiermaker CJG+ eindverantwoordelijk is en dat de beleidsmedewerker monitoring ondersteunt. Op basis van de berap, de reflectie op de berap door het College van B&W en door professionals en maatschappelijke partners wordt er een documentje opgeleverd met concrete acties. De leiding van het CJG+ stuurt op deze acties, rapporteert over de ondernomen acties (en uitkomsten) en voert eventuele benodigde beleidsaanpassingen door.

Kwalitatieve duiding van de beleidscijfers De kwalitatieve duiding van de cijfers gebeurt op twee manieren: Reflectie op de berapcijfers door focusgroepen Warme overdracht van de berapcijfers aan de gemeenteraden Reflectie op de berapcijfers door focusgroepen De cijfers van de berap worden nader geduid door focusgroepen. De focusgroepen bestaan uit professionals die functioneren in het dienstverleningsmodel van het CJG+, en maatschappelijke partners die een aandeel hebben in relatie tot het dienstverleningsmodel “jeugdhulp in de Kempen”. De focusgroepen worden begeleid door de portefeuillehouder(s) welzijn in samenwerking met de kwartiermaker van het CJG+ en de beleidsmedewerker monitoring. Met de focusgroepen wordt gediscussieerd op basis van hun ervaringen en expertise naar hun percepties, ideeën en meningen omtrent de uitvoering van het jeugdbeleid door het CJG+, ter duiding van de berapcijfers. Elke participant krijgt de gelegenheid aan het woord te komen, de setting van de sessie is een interactief gesprek.

21

Het reflecteren op de berapcijfers volgt het onderstaande werkproces Figuur 5: Werkproces voor kwalitatieve duiding met focusgroepen

Tabel 12: Werkproces duiding (reflectie) vanuit focusgroepen uitgewerkt Ontvangst van de berap door de leden van de focusgroep









Voorbereiding focusgroep op een specifiek thema



 





Ontvangst van de berap door de leden van de focusgroep. Dit is de reeds vastgestelde berap (de versie die ook het College van B&W ontvangt). De verzending gebeurt door de beleidsmedewerker monitoring, die tevens verantwoordelijk is voor een warme overdracht van het stuk (en het stuk dus voorziet van een begeleidend schrijven). Let wel dat de keuze ook kan zijn om de focusgroep samen te stellen op basis van inzichten vanuit de berap, in dat geval zit er nog een stap voor en dat is ‘bepalen samenstelling focusgroep, op basis van de uitkomsten van de berap’. In dit geval wordt intern (coördinatieteam en beleidsteam CJG+, met de eindverantwoordelijkheid voor en uiteindelijke beslissing door de kwartiermaker CJG+) de keuze gemaakt voor een focusgroep (of focusgroepen). Tevens wordt de focusgroep voorbereid op een specifiek thema en deze wordt afgebakend, zodat de sessie met de focusgroep zo productief mogelijk verloopt. De afweging is hoe deze thema’s worden bepaald. De eerste optie is om dit in overleg met het beleidsteam en coördinatieteam te bepalen, waarbij de beleidsmedewerker monitoring op basis van de marap suggesties doet en waarbij de kwartiermaker CJG+ uiteindelijk beslist over het te kiezen thema. Een tweede optie is om de focusgroep zelf thema’s aan te laten dragen, waarbij de kwartiermaker CJG+ wel uiteindelijk beslist over het te kiezen thema. De derde optie is een combinatie tussen optie één en twee. Het uiteindelijk overeengekomen thema wordt met de focusgroep gecommuniceerd.

22

Facilitering interactieve sessie met focusgroep

   

Benoemen acties op basis van het gesprek met de focusgroep

 



  Rapportage acties in berap

 

 

 

De focusgroep komt bijeen in een sessie van ongeveer twee uur. De groep bestaat uit 6 tot 10 personen, die allen de gelegenheid krijgen aan het woord te komen. De sessie wordt gefaciliteerd en een interactieve groepssetting wordt gewaarborgd. De vorm van de sessie is een gesprek. Op basis van het gesprek met de focusgroep worden acties benoemd. Deze acties hoeven niet door de focusgroep zelf benoemd te worden, maar volgen idealiter op basis van een analyse van het gesprek. Deze analyse en het benoemen van acties gebeurt door de beleidsmedewerker monitoring, in overeenstemming met de kwartiermaker CJG+ en in afstemming met het coördinatieteam en het beleidsteam van het CJG+. De acties worden vervolgens gedeeld met de focusgroep. Idealiter is dit een mededeling, de focusgroep wordt niet gevraagd te reageren. Over de uitkomsten van de acties wordt gerapporteerd in de berap. Sommige acties zullen wat meer tijd vragen voordat resultaat zichtbaar is, in dat geval wordt er gerapporteerd over een tussenstand. Daarnaast communiceert het CJG+ met de leden van de focusgroep over de resultaten van de acties. Hierbij geldt de afweging of het verstandig is om breder te communiceren dan alleen met de groep, om te voorkomen dat maatschappelijke partners zich buitengesloten voelen. Zowel het rapporteren als het communiceren over de resultaten van de acties is een taak van de beleidsmedewerker monitoring. De afweging wordt gemaakt door de kwartiermaker CJG+.

Inrichting focusgroep(en) Een belangrijke afweging die gemaakt moet worden voordat begonnen wordt aan het werken met de focusgroepen is hoeveel het er zijn, wat het onderwerp is dat de leden van de focusgroep verbindt en de keuze van de leden van de focusgroep: Deelnemers focusgroepen; o Veiligheid: politie, … o Vrije tijd: sport-, muziek-, …verenigingen, … o Medisch: huisartsen, POH-ers jeugd-GGZ, jeugdarts o Onderwijs: VO, PO o Loketten: Wmo-loket medewerkers, medewerkers sociale dienst o Een vertegenwoordiging van de gemeenteraden o Wmo-adviesraden van Bergeijk, Eersel en Reusel-De Mierden (afgevaardigden jeugd) en het POP Bladel Selecteren deelnemers focusgroepen per sessie; De keuze voor de leden van de focusgroep heeft betrekking op de representativiteit van de groep. Dat betekent dat inzichtelijk wordt gemaakt welke maatschappelijke partners en professionals te maken hebben met het geselecteerde onderwerp, en op basis hiervan een representatieve selectie wordt gemaakt. Voor het onderwerp medisch zou je bijvoorbeeld kunnen kiezen voor een groep van 4 huisartsen, een kinderarts, een ggd-arts, de wijkverpleegkundige en de LOT-medewerker van het leefgebied medisch. Aantal focusgroepen; De hoeveelheid focusgroepen is een afweging tussen de hoeveelheid informatie die je wilt ontvangen om zinvol bezig te zijn, en de capaciteit die beschikbaar is om die informatie te verwerken en acties op te volgen. De groepen dienen een bepaalde focus te hebben om functioneel te zijn. Met andere woorden, de groepen kunnen niet over ‘alles’ gaan. Dat betekent dat de keuze voor de hoeveelheid focusgroepen ook te maken heeft met de onderwerpen waar deze voor ingezet worden. Het advies is om met één of twee pilots te 23

-

-

beginnen, zodat kan worden ingeschat hoeveel tijd het CJG+ kwijt is en duidelijk wordt wat het rendement is van de focusgroepen. Op basis van de pilots kan dan worden afgewogen op welke onderwerpen er wordt gewerkt met focusgroepen. Onderwerp focusgroepen; Het onderwerp dat de groepen verbindt is bijvoorbeeld de leefgebieden die in relatie tot het dienstverleningsmodel zijn aangeduid, bijvoorbeeld onderwijs of medisch. Het kan ook gaan over een specifiek of actueel onderwerp, bijvoorbeeld alcoholmisbruik of het gebruikmaken van het sociale netwerk bij hulpvragen. De groepen kunnen permanent zijn (we hebben altijd een focusgroep onderwijs) of tijdelijk (we hebben vanwege specifieke ontwikkelingen tijdelijk een focusgroep alcohol). Onderwerpen focusgroepen wanneer de raad betrokken is; De Colleges van B&W bepalen de onderwerpen van de focusgroepen waar de gemeenteraden bij betrokken zijn. De gemeenteraden hebben aangegeven dat ze geinteresseerd zijn in actuele thema’s en/of bijzonderheden.

Warme overdracht van de berapcijfers aan de raden Uit de opbrengsten van de raadsessies blijkt dat raadsleden voorkeur hebben voor een warme overdracht van de bestuurlijke rapportages aan de raad. Tijdens de raadsessies is ook de vorm besproken hoe dit er bij voorkeur uit moet komen te zien. Aan de hand hiervan is gekozen voor de volgende vorm: In een apart hiervoor georganiseerde raadsessie een warme overdracht van de bestuurlijke rapportages aan de raden door de colleges, de leiding van het CJG+ en een selectie van maatschappelijke partners. Tijdens de sessie wordt de berap in zijn algemeen behandeld en wordt één thema apart belicht. De raadsessie wordt voorbereid door de beleidsmedewerker CJG+ die verbonden is aan de gemeente alwaar de raadsessie wordt gehouden, ondersteund door de beleidsmedewerker monitoring. Het apart te belichten thema wordt in afstemming met het College van B&W ambtelijk voorbereid en uitgewerkt, aan de hand van opvallende cijfers in de berap. De uit te nodigen maatschappelijke partners zijn verbonden aan de thema. De selectie en uitnodiging gebeurt door het CJG+, in afstemming met het College van B&W. Het doel van de warme overdracht is om de wereld achter de cijfers te laten zien. Omdat we richting een participatiesamenleving bewegen kan niet alleen de gemeentelijke uitvoer dat verhaal nog vertellen, maar zijn ook maatschappelijke partners betrokken bij dat verhaal. Strategisch control Voor het beleidsdomein is ook gekozen voor strategisch control. Dat betekent dat er gericht wordt gestuurd op het behalen van strategische doelen. Strategische control is de verantwoordelijkheid van de beleidsmedewerker monitoring. Dat betekent dat deze medewerker er op toeziet dat strategisch control mogelijk wordt. Daarvoor zijn een aantal stappen nodig: o Het meerjarenbeleidskader geeft nu vooral richting. De volgende stap is om een duidelijk stip op de horizon te zetten, door concrete (smart) strategische doelen te formuleren op basis van de inhoud van het MJBK. Dus waar staan wij over vier jaar? Hoe concreter hoe beter stapsgewijs toe te werken is richting dat eindstation. (wij geven al een goede voorzet voor het concretiseren van de strategie uit het meerjarenbeleidsplan) o Het strategisch control wordt ingebed in de P&C-cyclus. Dat betekent dat geprofiteerd kan worden van de mogelijkheden vanuit de PDCA, en dat er ook verantwoording wordt afgelegd over het behalen van de strategische doelen. Wat betekent de inbedding van strategisch control in de P&C?  In de voorbereidingsfase (planfase) van de de P&C-cyclus worden de strategische doelen meegenomen in de P&C-documenten, zoals het jaarplan. Dat betekent dat de langetermijndoelstellingen (4 jaar) wordt vertaalt naar een stap van één jaar. Die vertaling wordt gedaan door de beleidsmedewerker monitoring, in afstemming met het beleidsteam jeugd.  Nu de jaardoelen staan vastgelegd wordt er tussentijds gemonitord, waarnodig bijgestuurd en verantwoord. Strategisch control gaat volledig mee in de staande P&C-cyclus  De uiteindelijke verantwoording vindt plaats in de afsluitende jaarrekening De beleidsmedewerker monitoring vervult in relatie tot strategisch control een adviesfunctie. Dat betekent dat de medewerker naar aanleiding van de cijfers/uitkomsten adviseert over handelingsmogelijkheden Het instrument dat voor strategisch control wordt ingezet is de monitor beleid. Uit deze monitor worden de cijfers gehaald op basis waarvan wordt gestuurd. 24

Lokale informatie voor beraps Vanuit de eigen systemen wordt data ontsloten. Dit zijn de volgende type data: Gebruik voorliggende structuren ten opzichte van overheidsgefinancierde zorg Vergroten van zelfredzaamheid en participatie onder cliënten Inzet lichtere vormen van zorg ten opzichte van zwaardere vormen van zorg Aanvullende beschikbare monitoring voor beraps De monitor sociaal domein die de Kempen kan worden aangevuld met beschikbare monitoring. De informatie vanuit deze bestaande monitors vormen input voor de Kempische monitor voor het sociaal domein. Tabel 13: Beschikbare monitoring (landelijk) Monitor Sociaal Domein

Privacy

Organisatie Kwaliteit Instituut Nederlandse Gemeenten (KING) met de VNG via waarstaatjegemeente.nl Landelijke Huisartsenvereniging (LHV)

Wat meet deze monitor? Inzicht in gebruik, early warning items, cliëntervaring en toegankelijkheid van specialistische jeugdzorg (regionaal ingekocht) Inzicht in de naleving van privacy Tabel 14: Beschikbare monitoring (lokaal)

Monitor

Organisatie

Burgerrollen

Alleen in Eersel: via waarstaatjegemeente.nl

GGD Monitor Jeugd

GGD

Wat meet deze monitor? Op kernniveau tevredenheid en betrokkenheid op verschillende leefdomeinen meten De Jeugdmonitor is een samenvatting van informatie, op papier en op internet, over de situatie van de jeugd in de Kempen. Indicatoren die worden meegenomen, zijn: jongeren en gezin, gezondheid en welzijn, onderwijs, arbeid, veiligheid en justitie

De relevante informatie uit bovenstaande monitorinstrumenten dient voor de Kempen nog te worden geselecteerd en bewerkt. Informatieproducten berap Vanuit alle beschikbare informatie worden de maatschappelijke effecten/staat van het sociaal domein in de Kempen gepresenteerd. Hiervoor wordt informatie vertaald tot indicatoren en beleidsrelevante inzichten. Dit gebeurt door de beleidsmedewerker monitoring. Het informatieproduct is als het ware een brochure aan de hand waarvan het gesprek met beleidsmaker en beleidsbepalers plaatsvindt. Dit vormt vervolgens de basis voor participatieve beleidsvorming, samen met maatschappelijke partner

25

Afsluiting en aanbevelingen

Nu er een voorstel ligt voor een monitor voor zowel bedrijf als beleid, willen we verder kijken richting de toekomst. Welke aanbevelingen kunnen worden meegenomen om monitoring in te bedden en in de toekomst aan te scherpen? Welke zaken moeten nog worden opgepakt voor het calamiteitenprotocol?

Hieronder volgen aanbevelingen voor doorontwikkeling van monitoring en grip op calamiteiten. Voorstel jaaragenda We stellen voor een jaaragenda te delen met de gemeenteraden, Wmo-adviesraden en overige maatschappelijke partners. Een voorstel voor deze agenda kan zijn: MAAND april april

ONDERDEEL marap berap

juni

vaststellen format

juli september

marap vaststellen format

oktober oktober

marap berap

december/januari

marap

ROL VOOR MAATSCHAPPELIJKE PARTNERS Cijfers berap die inhoudelijk te verklaren zijn, bespreken en duiden, eventueel gekoppeld aan een thema Alleen in 2015: de Wmo-adviesraden adviseren over het format monitoring Alleen in 2015: de gemeenteraden stellen het format monitoring vast Cijfers berap die inhoudelijk te verklaren zijn, bespreken en duiden, eventueel gekoppeld aan een thema -

Voorstel doorontwikkeling monitoring Daarnaast is het van belang dat de monitor in de toekomst wordt aangescherpt indien nodig. Het sociaal domein en de transformatie zijn nog volop in beweging. Dit levert nieuwe vragen, inzichten en mogelijkheden op. Voor de doorontwikkeling kan gebruik worden gemaakt van de input van maatschappelijke partners, bijvoorbeeld tijdens de reguliere bijeenkomsten in het kader van de duiding van de cijfers in de berap, zoals hierboven in het schema aangegeven. Het uitgangspunt is wel dat de basisset voor zowel bedrijf als beleid zo stabiel mogelijk blijft, om ontwikkelingen over de jaren heen te kunnen volgen. Opmaat naar integraal budget Om minder voorzichtig te hoeven zijn met het inzetten van hulp “vanuit andere transities” (voorbeeld: dagbesteding voor jeugdigen met arbeidsmatig karakter), kan het verstandig zijn te onderzoeken of kan worden toegewerkt naar integrale budgettering binnen de Kempengemeenten. Voordeel hiervan is dat geredeneerd wordt vanuit maatwerk en niet vanuit budgetten. 26

Voorstel vaststellen sociaal calamiteitenplan Voorstel is om op korte termijn het definitieve format sociaal calamiteitenplan (voor de drie transities gezamenlijk) vast te stellen via de colleges. Suggesties uit de raadsessies (zie bijlage 1) zijn hierin verwerkt. Aanlevering gegevens voor CBS Verschillende contactpersonen zijn verantwoordelijk voor het volgen van de ontwikkelingen omtrent informatiemanagement richting andere (hogere) overheden en onderneemt actie wanneer nodig. Dit komt omdat per gemeente een eigen contactpersoon moet worden aangemeld. Dit zijn in de Kempen: Bergeijk Bladel Eersel Reusel-De Mierden

Xander Koster (nog geen reactie van Fiona) Pieter Brekelmans Marjo Luttels

Rolinvulling beleidsmedewerker monitoring De beleidsmedewerker monitoring jeugdhulp krijgt in deze notitie een prominente rol toebedeeld. Echter ligt de eindverantwoordelijkheid van monitoring bij de kwartiermaker CJG+. De beleidsmedewerker monitoring faciliteert vanuit een dienstverleningsovereenkomst. Los van wat elders aan taken is beschreven gaat hij ook nog over een aantal specifieke taken. Monitoring regionaal Op het niveau van regio Eindhoven is specialistische jeugdhulp ingekocht. Hiervoor is een dienstverleningsovereenkomst (DVO) opgesteld, die taken en verantwoordelijkheden aan de Gemeente Eindhoven geeft. Eén van de verantwoordelijkheden is contractmanagement, waarbij prestatiemanagement hoort. Dat betekent dat Eindhoven toeziet op de overeengekomen prestaties die de gecontracteerde jeugdhulpaanbieders leveren. Voor het managen van die prestaties zijn prestatiemanagers aangesteld (Miranda Vink, Joanna Bos, Cor van Willigen, Bart van den Biggelaar, Marjon Veenendaal, Peter de Goede en Ruud van den Broek). Voor het managen van die prestaties hebben deze prestatiemanagers een beeld nodig. Vooralsnog is er geen monitor in ontwikkeling die op basis van kwantitatieve gegevens inzicht geeft in de prestaties van de jeugdhulpaanbieders. Dat betekent dat er geen objectieve informatievoorziening is over de prestaties van de specialistische jeugdhulpaanbieders. De beleidsmedewerker monitoring jeugdhulp vertegenwoordigt de Kempengemeenten op dit thema in de regio. De beleidsmedewerker is verantwoordelijk voor het (in afstemming) benoemen van de belangen van de Kempengemeenten en deze in de regio vertegenwoordigen. Steeksproefsgewijze control (kwaliteit) Steeksproefsgewijs wordt de kwaliteit van de dienstverlening voor jeugdigen gecontroleerd. Dat geldt voor de kwaliteit van de eigen dienstverlening, alsmede de dienstverlening die wordt ingekocht (zoals bijvoorbeeld het adviserend expertteam). De reden om dit steeksproefsgewijs te controleren is omdat de kwaliteit van de dienstverlening niet kwantitatief wordt vastgelegd, maar omdat er wel behoefte is om de kwaliteit inzichtelijk te maken. De beleidsmedewerker monitoring maakt een plan voor het verrichten van steekproefsgewijze control waarin het volgende benoemd staat: Doel van de control en de wijze waarop over de resultaten wordt gerapporteerd De aandachtsgebieden van de steekproeven De frequentie en de wijze waarop deze onderdelen worden gewaardeerd Naleving regelgeving en afspraken Om risico’s te beperken, maakt de beleidsmedewerker monitoring samen met de beleidsmedewerker kwaliteit een plan voor het bewaken van de regelgeving en afspraken, waaronder privacy, waarin het volgende benoemd staat: Doel van naleving van wetgeving en afspraken en de wijze waarop over de resultaten wordt gerapporteerd De aandachtsgebieden waarop compliance zich richt, met in ieder geval aandacht voor: o Privacyregelgeving o Opschalingsprincipe o Datakwaliteit De frequentie en de wijze waarop de controle plaatsvindt en hoe deze wordt gewaardeerd 27

Bijlage 1 – Uitkomsten raadsessies

In alle vier Kempengemeenten Bergeijk, Bladel, Eersel en ReuselDe Mierden, hebben raadsessies plaatsgevonden om wensen rondom monitoring jeugd met elkaar te verhelderen en om zicht te krijgen op de werking van het calamiteitenprotocol. In onderstaande tabellen worden de suggesties en uitkomsten van de raadsessies weergegeven.

Programma raadsessies Tijdens de raadsessies, waarvoor ook de Wmo-adviesraden en het POP Bladel waren uitgenodigd, is stilgestaan bij: Toelichting monitor jeugdhulp (informatief) Monitoring jeugdhulp – onderdeel bedrijfsvoering (informatief) Monitoring jeugdhulp – onderdeel beleid (informatief – interactief – meningsvormend) met de commissie inwoners wordt van gedachten gewisseld over maatschappelijke effecten en concrete resultaten, die als basis dienen voor maatschappelijke effectindicatoren jeugdhulp Calamiteiten jeugdhulp/sociaal domein (informatief) Data raadsessies De verschillende raadsessies hebben plaatsgevonden op: Gemeenteraad Bladel Bergeijk Eersel Reusel-De Mierden

Datum 14 april 2015 10 maart 2015 3 maart 2015 2 april 2015

Uitkomsten raadsessies ten aanzien van monitoring Gemeenteraad

Onderwerp

Suggesties en/of uitkomst -

Bergeijk

Algemeen

-

-

Indicatoren

-

Informatiestroom op gang brengen en wekelijks beheersen/sturen. Niet alleen op verzoek van de raad het gesprek aan gaan. Ook als er wat te melden is. Van Kempische krachtsessie naar reflectie bijeenkomsten. Inzicht in het goed functioneren van de keten. ‘Hoe sluitend is de keten’? Bijvoorbeeld de samenwerking met huisartsen en scholen. Een algemene overdracht van informatie is noodzakelijk, zodat vervolgens besloten kan worden om te richten op een specifiek thema. Géén doel is om zorgconsumptie te laten verminderen, wel een doel is dat passende ondersteuning plaatsvindt. Begin bij de ouders: meet de eigen kracht. Doelrealisatie/kwalitatieve info: biedt reflectie. 28

-

Bladel

Algemeen

-

-

-

Indicatoren -

Eersel

Algemeen

-

-

Indicatoren

-

Reusel-De Mierden

Algemeen -

-

Bied inzicht in de werking van ketens. Focus ook op doelgroepen (bijvoorbeeld aan de hand van de alcoholmonitor). Naast evaluatie, bied ook ruimte voor innovatie. Met partners in gesprek gaan is belangrijk, maar vooral als er een aanleiding is. Het college moet in staat zijn om de gemeenteraad te informeren. Vooral interesse in trends en opmerkelijke afwijkingen. Leeftijdsgrens tot 18 en tot 23 goed duiden in de rapportages: waar heb je het over? Zorgstructuur is een verkeerd woord als het gaat om ondersteuning op scholen, gebruik liever ondersteuningsprofielen. Een kleine gemeenschap als Bladel kan ook tot het mijden van zorg leiden, omdat men het liever niet wil delen in de gemeenschap. Hier moet bij stil worden gestaan. Van belang is om de beleving van de mensen zelf in beeld te brengen, bijvoorbeeld door de tevredenheid te meten. Het meten van gegevens moet menselijk blijven, daarom sluit het idee van focusgroepen waarmee in gesprek wordt gegaan erg aan. Lukt het de generalist om echt regie te voeren, kan dat worden gemeten? Hoeveel manuren slokt een casus op? De termijnen van afhandeling zijn ook interessant. Informatie over wachtlijsten. Graag in kaart brengen wanneer er opschaling van het LOT naar het KTJ plaatsvindt. Caseload is ook interessant, kunnen de teams het aan? De inzet moet zijn: een gelukkig kind. Jeugdmonitor meenemen. Monitoren moet niet eenzijdig gebeuren, maar met partners. De grens tussen kaders en stellen en uitvoeren zit tussen het opstellen van maatschappelijke effectindicatoren (beleid) en prestatie-indicatoren van de teams (uitvoering) Komen zowel kwantitatieve als kwalitatieve gegevens terug bij monitoring? Ja. Snelheid inzet op hulpvraag. Goede schoolprestaties. Tevreden cliënten. Afname zorggebruik (minder dure zorg, meer zelf regie), bijvoorbeeld binnen .. jaar afname van .. %. 3D in samenhang aangeboden. In de beginfase zal men meer rapporteren om gericht bij kunnen te sturen. Niet alle rapportages hoeven naar de raad. Maak ze opvraagbaar, of geef significante ontwikkelingen tussentijds door aan de raad. Een ‘periodiek gesprek’ is alleen nodig als er een aanleiding voor is (urgentie). De vorm van dit gesprek is afhankelijk van de cijfers. Zijn de cijfers goed, of zijn ze zorgelijk? Wordt er niet teveel geregistreerd? De bureaucratie moet tot een minimum beperkt worden. Dit principe moet terugkomen in de ontwikkeling van een monitoringsinstrument. Privacy is belangrijk in de ontwikkeling van een monitoringsinstrument. Maatschappelijke partners kunnen helpen bij het duiden van de cijfers.

29

-

Indicatoren

-

-

-

Belangrijk is de vraag hoe tevredenheid (van cliënten) en de afname van het aantal cliënten zich tot elkaar verhouden, dit kan door het meten van: o Uitstroom (kijken of cliënten ook weer terug komen in de hulpverlening ‘draaideur’, of dat ze na een hulpverleningstraject weer op eigen benen kunnen staan) o Tevredenheid Met de indicator van uitstroom wordt de vraag behandeld wat de effectiviteit van het nieuwe jeugdbeleid is. Bij de indicator uitstroom dient er gekeken te worden naar het intakegesprek en het evaluatiegesprek – dus begin + einde – en dan dient er gekeken te worden of de cliënt minder afhankelijk is geworden. Op basis van de lijst van opgesomde effecten en opmerking over het woord ‘effectief’: Wat is effectief? Effectief is vooruitgang voor het cliënt, gebaseerd op het gezinsplan. Wat is de inhoudelijk overweging om te stoppen met zorg? De lijst met indicatoren wordt niet te lang, uitgangspunt is handen aan het bed.

Uitkomsten raadsessies ten aanzien van calamiteiten Gemeenteraad Bergeijk

Bladel

Eersel

Onderwerp

Suggesties en/of uitkomst

Wat gebeurt er bij grensoverschrijdende calamiteiten? Hoe kunnen wij ons goed voorbereiden op calamiteiten? Wat is het verschil tussen een crisis en een calamiteit? Kan de media niet juist uitkomst bieden bij een calamiteit? Wat gebeurt er wanneer de burgemeester niet aanwezig is bij een calamiteit? Wanneer wordt de IVC-er geinformeerd?

-

Kan de Inspectie ook rechtstreeks naar de gemeenteraad terugkoppelen?

-

-

-

-

Dan wordt de eerste loco-burgemeester (wethouder) ingeschakeld ter vervanging. Als dit de wethouder welzijn is, wordt dit de tweede loco-burgemeester.

-

Al bij dreiging van een incident.

-

Nee, de gemeenteraad wordt alleen geinformeerd na afloop van een onderzoek. Deze informatie gaat over of de gemeente(n) en haar partners al dan niet goed hebben gehandeld en tot welke eventuele aanpassingen dit leidt. Het calamiteitenteam binnen het voorgestelde calamiteitenprotocol volgt bestaande structuren. Het protocol voor jeugd is in die zin ook niet nieuw, we maken gebruik van wat al werkt.

Reusel-De Mierden

Hoe verhoudt de driehoek zich tot het calamiteitenteam? Hoe voorkomt een calamiteitenteam tunnelvisie in de oordeelsvorming?

Wie is dan eigenaar en regisseur? En hoe wordt er met de betrokken gemeenten geschakeld? Wie heeft in dat geval doorzettingsmacht? Door te oefenen met calamiteiten. Hoe gaat de communicatie bijvoorbeeld met ketenpartners? Het is belangrijk te bepalen hoe zij worden betrokken. Van een calamiteit is sprake wanneer er maatschappelijke onrust ontstaat naar aanleiding van een incident. Dat kan, maar altijd goed afgewogen. De persoon of het gezin in kwestie moet beschermd kunnen worden voor bepaalde aandacht en berichtgeving.

-

Het kan een gevaar vormen dat bijvoorbeeld valse of overdreven meldingen worden opgeblazen (met alle gevolgen van dien). Dit is een gevaar dat in de staande structuur deels wordt getackeld. De samenstelling van 30

het calamiteitenteam is gemêleerd, breed en objectief, en valt binnen een stevige governance. Daarnaast kan tunnelvisie worden getackeld door het (structureel) simuleren van calamiteiten, en zo te oefenen. Wat gebeurt er wanneer een calamiteit de gemeentegrenzen overstijgt?

Vergelijk het calamiteitenplan met het GBT -> Wanneer een calamiteit het lokale overstijgt gaat de zaak over naar een regiogemeente. Maar in het geval van subregionaal/interlokaal niveau is het nog onvoldoende duidelijk. Dit moet uitgewerkt worden. ‘Wie heeft doorzettingsmacht?’

31

Bijlage 2 – Monitoring Participatiewet en Wmo Huidige activiteiten in relatie tot monitoring vanuit de Participatiewet (voorheen Werk & Inkomen) & Wmo, centraal vanuit ISD De Kempen. Onderdeel Bedrijfsplan Vlak voor het kalenderjaar

Jaarrekening Voor 1 maart

Inhoud O.a. Missie en visie Afspraken dienstverlening per gemeente Bedrijfsvoering o.a. formatie Informatievoorziening Voorlichting Financiën Beleidsproducten (werk, inkomen en Wmo) Nieuwe ontwikkelingen Knelpunten en risico”s Overzicht activiteiten Overzicht prestatie-Indicatoren – deze worden ook in de programmabegroting van de gemeente overgenomen Specifiek voor de onderdelen: Werk Financieel (incl. resultaat) Klantenbestand + ontwikkelingen Aanvragen Instroom/uitstroom Details uitgaven participatiebudget/inzet re-integratieproducten Inkomen Bijzondere bijstand en minimaregelingen Aantal ingediende aanvragen bijzondere bijstand Lasten bijzondere bijstand Uitgaven per categorie Schuldhulpverlening (aantallen en lasten) Wmo Aantal voorzieningen Wmo Aantal ingediende Aanvragen Specificaties ten aanzien van de voorzieningen apart (hulp bij het huishouden, vervoersvoorzieningen, rolstoelvoorzieningen, woonvoorzieningen) Ten aanzien van bovenvermelde onderwerpen ook inhoudelijke toelichting ten opzichte van voorgaande jaren en toelichting afwijkingen en verklaringen Prestatie-indicatoren: In de jaarrekening wordt over de in het bedrijfsplan beschreven prestatie-indicatoren gerapporteerd en wordt beschreven waarin voldaan is aan de indicatoren.

32

Begroting, meerjarenraming en toelichting op de beleidsterreinen Voor 15 april Managementrapportage + kernkaarten per gemeente Per kwartaal

Bezwaar en beroep, dwangsom en klachten Aantallen, inhoud en status. Idem als voor jaarrekening waarbij ontwikkelingen worden meegenomen en beleidsonderdelen financieel worden vertaald en inhoudelijk toegelicht.

Relevante resultaatgegevens werk, inkomen en zorg/Wmo (kwantitatief en financieel) over het afgelopen kwartaal + toelichting. Managementrapportages vormen ook basis voor input 1e en 2e berap gemeente (wijzigingsvoorstellen ten aanzien van in de begroting opgenomen cijfers) indien nodig. Samenvatting verwerkt in “kernkaart”.

Extra activiteiten als gevolg van transities Participatiewet en Wmo Participatiewet Wijze van monitoring in het kader van de Participatiewet (aanvullend op de huidige taken) wordt gekoppeld aan de Verordening Participatie (die begin juli 2015 aan de gemeenteraad ter vaststelling wordt aangeboden). Met het voorleggen van de Verordening zal tevens een voorstel aan de gemeenteraad worden voorgelegd hoe de monitoring zal worden ingevuld (als aanvulling op bestaande taken). Aandacht voor onder meer: nieuwe instrumenten, cijfers en aantallen + toelichting en resultaten (waaronder ook ervaringen van klanten). Hieronder volgt een overzicht van bestaande monitoring van de Wmo en Participatiewet (Werk & Inkomen) vanuit de ISD. Wmo Overlegtafel (afvaardiging zorgaanbieders) in het kader van “begeleiding” die in 2015 wordt voortgezet. Activiteiten overlegtafel zijn met name gericht op monitoring “begeleiding” en ontwikkelagenda (transformatie). In jaarlijkse cyclus documenten ISD (zie bovenstaand) worden nieuwe taken Wmo opgenomen en gemonitord. De vraag ligt voor of er begin 2016 een breed klanttevredenheidsonderzoek Wmo kan worden uitgevoerd (meten ervaringen over 2015). Hiervoor zijn in de meerjarenraming nog geen middelen opgenomen. Overig (per gemeente verschillend) -

Verantwoordingsnotitie met GGD-monitor over de door de gemeenteraad geformuleerde Wmoresultaten uit het beleidskader (Bladel)

-

Klanttevredenheidsonderzoeken Wmo in ISD-verband (Eersel) Kempenbreed is tot een aantal jaren terug periodiek aan SGBO opdracht gegeven een klanttevredenheidsonderzoek uit te voeren. Vanwege bezuinigingen is dit onderzoek de laatste jaren niet meer uitgevoerd.

-

In de gemeente Eersel is op eigen initiatief in 2013 nog een klanttevredenheidsonderzoek Wmo uitgevoerd (Eersel)

-

Gemeentelijk onderzoek “Waar staat je gemeente”. In 2014 uitgevoerd met specifieke vragen rondom Wmo (Eersel)

33

Voorbeeld: Kernkaart Eersel (opgesteld door de ISD) Werk&Inkomen en Zorg (Wmo) Werk Aantal BUIG-uitkeringen op einde jaar 2012

2013

30-9-2014

prognose 2014

toename 2014

98

120

115

134

-4%

Aantal NWW op einde jaar 2011

2012

2013

31-8-2014

toename 2014

276

372

492

498

1%

Klantenprofielen BUIG Werkklant

Zorgklant A

Zorgklant B

Rustklant

Totaal

20

35

42

18

115

Aantal aanvragen BUIG op einde jaar 2011

2012

2013

2014 t/m 30-09

79

52

73

36

2012

2013

begroot 2014

prognose 2014

prognose t.o.v. begroting 2014

1.181.949

1.425.416

1.715.500

1.655.000

-60.500

Lasten BUIG

Baten BUIG (definitief budget 2014) definitief BUIG Progn. lasten 2014 BUIG 2014

tekort 2014

1.347.453

-307.547

1.655.000

Toelichting Werk Bij het opstellen van de begroting 2014 is uitgegaan van een toename van het BUIG-bestand met 12%. Tot en met het 3e kwartaal is er echter sprake van een afname met 4%. Ten opzichte van het 2 e kwartaal (114) is het aantal uitkeringsgerechtigden in het 3e kwartaal met 1 toegenomen tot 115. Het aantal aanvragen ligt beduidend onder het niveau van 2013. In september is het definitieve BUIG-budget 2014 bekendgemaakt. Dit is € 16.982 hoger dan het in juni aangekondigde nader voorlopige budget BUIG 2014. De gerealiseerde volume- en lastenontwikkeling tot en met het 3e kwartaal is vertaald in de prognose voor de lasten 2014. Inkomen Aantal aanvragen bijzondere bijstand 2011

2012

2013

2014 t/m 30-09

323

309

370

307

Lasten bijzondere bijstand 2012

2013

begroot 2014

prognose 2014

179.286

226.358

196.000

196.000

Aantal aanvragen schuldhulpverlening 2011

2012

2013

2014 t/m 30-09

28

24

26

12

Toelichting Inkomen In Eersel is het aantal aanvragen bijzondere bijstand hoger dan na het derde kwartaal van 2013. Zowel het aantal adviesgesprekken als het aantal aanvragen schuldhulpverlening is lager dat in 2013. Vergeleken met het eerste half jaar van 2014 zet de trend dus door. De aanvragen die in behandeling worden genomen door ISD de Kempen zijn steeds complexer. In het voorliggend veld worden door ketenpartners de minder complexe zaken in behandeling genomen. 34

Zorg (Wmo) Aantal voorzieningen op einde jaar 2012

2013

30-9-2014

Hbh

446

441

438

Vervoer

748

655

679

Rolstoel

176

183

171

Woning

85

90

92

Totaal

1.455

1.369

1.380

Aanvragen WMO 2012

2013

30-9-2014

Vervoer

140

164

133

Woning

91

42

37

Rolstoel

64

70

44

Hhb

96

64

52

Kantelgesprek Totaal

0 391

87 427

41 307

Uren Zorg in natura (ZIN) en PGB op einde van jaar 2012

2013

30-9-2014

ZIN

4.328

4.452

4.586

PGB

1.652

1.459

1.225

Totaal

5.980

5.911

5.811

2013

begroot 2014

prognose 2014

Hbh

1.013.560

1.024.000

1.024.000

Vervoer

476.616

462.000

462.000

Rolstoel

127.786

120.000

120.000

Woning

138.592

150.000

150.000

Totaal

1.756.554

1.756.000

1.756.000

Lasten WMO

Toelichting Zorg Hoewel het aantal voorzieningen stabiel is gebleven, is het aantal nieuwe aanvragen wat minder dan in 2013. Het aantal uren Hbh dat is geïndiceerd, wordt nog steeds lager. De verwachting is dat de uiteindelijke uitgaven in lijn zullen zijn met de halfjaar cijfers zoals deze in augustus zijn aangeleverd.

Bezwaar en beroep Aantal ingediende bezwaar- en beroepschriften 2011

2012

2013

2014 t/m 30-09

4

3

4

1

Overzicht bezwaar beroep, klachten, dwangsom openstaand 1-1-2014

ingediend 2014

afgehandeld 2014

openstaand

Bezwaar

2

1

3

0

Beroep

3

0

3

0

Klachten

0

0

0

0

Dwangsom

0

0

0

0

Toelichting bezwaar en beroep Het aantal ingediende bezwaarschriften is zeer beperkt. 35

Bijlage 3 – Indicatoren die niet zijn meegenomen Hieronder volgt de uitleg bij de verschillende typen indicatoren: KPI/Prestatieindicator: 'meetlat' die de prestatie van personen of organisaties in beeld brengt Risicoindicator: 'meetlat' die de risico’s binnen organisaties in beeld brengt Effectiviteitsindicator: 'meetlat' die de effectiviteit van personen of organisaties in beeld brengt. Dit worden ook wel uitkomst- of outcome-indicatoren genoemd. Beleidsinformatie: kwalitatieve informatie zonder normen om beleid gericht te kunnen doorontwikkelen Hieronder volgt een overzicht van indicatoren die uiteindelijk zijn geschrapt om de overzichten zo compact en bewerkbaar mogelijk te houden. Tabel 5: Weggelaten indicatoren in informatieoverzicht managementrapportage (marap) Informatie

Type

Omschrijving

Instroom (‘huisartsen’)

Beleidsinformatie

Verhouding verwijzingen van medisch bevoegden (huisartsen, kinderartsen, medisch specialisten) naar specialistische jeugdhulp:CJG+.

Zorgstapeling

Beleidsinformatie

Stapeling van zorgvormen per cliënt (geclusterd)

Bezwaar en beroep

Beleidsinformatie

Aantal bezwaar en beroepprocedures (gegrond/ongegrond)

Klachten

Prestatieindicator

Aantal klachten (gegrond/ongegrond)

Doorlooptijden

Beleidsinformatie

Gemiddelde doorlooptijden van aanvraag tot ondersteuning (gedifferentieerd). Tevens informatie over normoverschrijdingen en doorlooptijden crisistrajecten.

Eigen kracht

Beleidsinformatie

Gebruik eigen kracht in gezinsplannen (%)

Eigen netwerk

Beleidsinformatie

CJG+

Effectiviteitsindicator

Collectief/ burgerinitiatieven Verhouding welzijnsbudget – jeugdbestedingen

Beleidsinformatie

Beleidsinformatie

Gebruik eigen netwerk, dan wel vrijwilligersorganisaties, in gezinsplan (%) 1. Verhouding opstarten en afsluiten casussen; 2. Gemiddelde lengte van casuïstiek Aantal collectieve arrangementen/ondersteunde (burger)initiatieven Inzet in het voorliggende veld in verhouding tot inzet in het professionele veld

De top 10 indicatoren aangedragen door Jeugdzorg Nederland: -

Indicator 1: doelrealisatie per einddoel Indicator 2: cliënttevredenheid resultaten Indicator 3: reden beëindiging hulp Indicator 4: vermindering problematiek Indicator 5: herhaald beroep op hulp Indicator 6: zwaarte vervolghulp Indicator 7: reden beëindiging beschermingsmaatregel Indicator 8: uitblijven nieuwe beschermingsmaatregel Indicator 9: reden beëindiging jeugdreclassering 36

-

Indicator 10: uitblijven recidive

Bijlage 4 – Doelen uit het meerjarenbeleidskader Jeugdhulp 2015-2019 Met de gemeenteraden is nagedacht over maatschappelijke effecten die als basis dienen voor jeugdhulp in de Kempengemeenten en voortkomen uit maatschappelijke doelen. Deze maatschappelijke doelen zijn al door de gemeenteraden vastgesteld in het meerjarenbeleidskader jeugdhulp in de Kempen 2015-2019. De strekking hiervan is dat de jeugdhulp in de Kempen “dichtbij, in samenhang en effectief” wordt vormgegeven. Voorbeelden van maatschappelijke effecten uit het meerjarenbeleidskader, op basis van de vastgestelde maatschappelijke doelen, zijn:

De uit het meerjarenbeleidskader jeugdhulp benoemde meetbare resultaten voor 2017 zijn als volgt. In 2017: -

-

-

-

-

Beschikken professionals van het lokale ondersteuningsteam en het Kempenteam over de competenties en bevoegdheden om snel en adequaat te signaleren, gezinnen in hun eigen kracht te ondersteunen, adviseren, door te verwijzen en (specialistische) hulp te coördineren ten behoeve van een samenhangend gezinsplan. Worden gezinnen die onvoldoende zelfredzaam zijn, bij problemen op verschillende leefgebieden, die zich melden of worden gesignaleerd, ondersteund door het Kempenteam. Is er bij ondersteuningsvragen op verschillende leefgebieden een eenduidig gezinsplan met criteria voor de ondersteuning, opgesteld door het lokale ondersteuningsteam of Kempenteam, samen met de verantwoordelijke ouder(s) of gezaghebbenden. Wordt alle ondersteuning zoveel mogelijk in het dagelijks leven van het gezin aangeboden. Specialistische inzet buiten deze setting vindt alleen plaats als de problematiek en/of de veiligheidssituatie dat nadrukkelijk vereisen wat tot uiting komt in het gezinsplan en na raadplegen van het Adviserend Expertteam. Is Jeugdhulp, indien nodig, afgestemd met interventies in of rondom het gezin op het gebied van veiligheid, (passend) onderwijs, opvang, werk en inkomen, maatschappelijke ondersteuning, (jeugd)gezondheidszorg, vrije tijd en wonen. Is de inzet van specialistische zorg verminderd ten opzichte van 2015 en 2016. Is er een heldere en inzichtelijke ondersteuning- en zorgstructuur in en om de scholen, ingericht door scholen en gemeente. 37

Tijdens de raadsessies hebben we het verband gelegd met de indicatoren aan de hand van een doelenboom, hieronder weergegeven en aan de hand van voorbeelden ingevuld:

38

-

39

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/about for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and high-quality service to clients, delivering the insights they need to address their most complex business challenges. Deloitte has in the region of 200,000 professionals, all committed to becoming the standard of excellence. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte Network”) is, by means of this publication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte Network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2015 Deloitte The Netherlands