14‐4‐2015
Geleerd in vorige presentaties
Module 2 Administratie op orde Les 1. Schep orde in de papieren en digitale chaos
• • • •
Les 1 • • • • •
Verzamel documenten Orden documenten Richt je digitale archief in Gebruik een slim ordnersysteem Voldoe aan alle eisen
Geen opleiding tot accountant • • • •
Wel financieel bewust • Cijfers begrijpen • Meer inzicht / In control • Je wilt geen nare financiële verrassingen meer
Business Plan op 1 A4 Budget in 5 stappen Uurtarief Optimale DGA-salaris
Je wordt geen accountant Je leert wel hoe je hem helpt Kennis van begrippen en termen Kennis belangrijkste regels
Blijf leren • • • •
Succesvol worden? Blijf leren Blijf je zelf verbeteren Weinig tijd? Online
1
14‐4‐2015
Waarom boekhouden? • Het is verplicht (voor anderen) • Bepalen belastingaanslag – Winst- en verliesrekening – Balans
• Inzicht in financiële situatie (voor jezelf) – Bezittingen, schulden, winstgevendheid
Wat is boekhouden? • Systematische vastlegging van financiële feiten • Gebeurtenissen brondocumenten beschrijft essentiële feiten bewijs financiële transacties • Factuur, bon, kwitantie, contract, pakbon
Verzamelen documenten • Brondocumenten zijn financiële bewijslast bewaarplicht (7 jaar) • Factuur, bon, kwitantie, contract, pakbon • Verzamel ze in 1 of 2 ordners
Ontwikkel een nieuwe gewoonte • Bewaar álle bonnetjes, facturen etc. en verzamel ze in een bakje • Gooi niks weg! Maak anders een foto • Leeg dagelijks je portemonnee, jas etc. • Sorteer maandelijks het papierwerk en berg het op in een ordner
Voorbeelden
Wat valt onder de administratie • Volgens Belastingdienst: alle gegevens over je onderneming die je vastlegt op papier of in digitale vorm.
• • • • • • •
Kasadministratie Inkoopfacturen Verkoopfacturen Controleberekeningen Bankafschriften Credit card afschriften Aantekeningen
• • • • • • •
Loonadministratie Contracten Agenda’s Correspondentie Software + bestanden Urenregistratie Rittenadministratie
2
14‐4‐2015
Ordnerindeling
Structureer je documenten • • • •
Van bureaubak naar ordner(s) Ordner: Administratie Ordner: Permanent dossier Bespaar op accountant door dossier netjes aan te leveren
Checklist Bureaubak op je buro/zichtbare plek Dagelijks portemonnee/zakken legen Orders aanmaken
B C IJ K M O R S T U V
ADMINISTRATIE Bankafschriften Credit cards Inkoopfacturen Kas Memoriaal Omzetbelasting Rapportages Spaarrekening Rittenadministratie Urenverantwoording Verkoopfacturen
B C H L K V
PERMANENT DOSSIER Belastingdienst Contracten Huurcontract Leasecontracten KvK Verzekeringen
Wees creatief en pas de indeling naar je eigen behoefte aan.
Richt je digitale archief in • Ook bewaarplicht digitale gegevens • Mappenstructuur
Administratie Permanent dossier
Maandelijks sorteren en opbergen
Mappenstructuur De Looden Pijp Administratie 2013 2014 2015
Bankafschriften Belasting Inkomstenbelasting Omzetbelasting Credit cards American Express VISA Inkopen Rapportages Rittenadministratie Urenregistratie Verkopen Permanent dossier Contracten Correspondentie Kamer van Koophandel
Backups • Zorg voor regelmatige, geautomatiseerde backups van cruciale informatie • Crashen van computer is slecht excuus • Gratis backupdiensten: Dropbox, Copy • Copy: gratis 15 Gb. Wil je nog 5 GB extra? • https://copy.com/?r=99Olxb
3
14‐4‐2015
Slim ordnersysteem • Basisadministratie: – Kas – Bank – Verkopen – Inkopen
Verkopen • Maak verkoopfactuur aan met doorlopende nummering • Registreer verkoopfactuur in verkoopboek van boekhoudpakket • Origineel naar klant • Kopie opbergen tabblad ‘Verkopen’
Ontvangst betaling • Markeer verkoopfactuur als betaald • Registreer contante ontvangst in kasboek (geef kwitantie met eigen nummer) • Registreer bankontvangst in bankboek van boekhoudpakket (factuur betaald)
Bankafschriften • Download, bewaar en print dagafschriften • Opbergen tabblad ‘Bank’ • Laatste dagafschriften boven
Inkopen • Opbergen tabblad ‘Inkopen’ (datumvolgorde) • Voorzie van intern doorlopend nummer • Oudste factuur onderop • Registreer inkoopfactuur in inkoopboek van boekhoudpakket
Betaling aan leveranciers • Markeer inkoopfactuur als betaald • Registreer contante betalingen in kasboek, bewaar bon en geef eigen volgnummer • Registreer bankbetaling in bankboek van boekhoudpakket (factuur betaald)
4
14‐4‐2015
Kasboek
Kasboek Nr
• Alle bonnen en kwitanties opbergen achter tabblad ‘Kas’ (datumvolgorde) • Voorzie documenten van doorlopend nummer • Splits BTW (als vermeld op bon/factuur)
Datum
Omschrijving
1
01-01
Beginsaldo
500,23
2
04-01
Omzet winkel
119,95
3
15-01
Luxe pennen Makro
4
15-01
Betaald met privébank (Makro)
5
16-01
Storting op bank
6
27-01
Omzet kraam
31-01
Tellingen
864,18
01-02
Beginsaldo
219,18
7
Voldoe aan eisen • Uit administratie blijkt BTW
– Facturen (in/uit) – Uitgaven en ontvangsten – Privégebruik goederen en diensten
• Kleine ondernemersregeling (< €1.883) • Doorlopende nummering • Buitenland gelden aanvullende eisen
IN
UIT
145,00
%
Btw
21%
20,82
21%
-25,17
145,00 500,00 99,00
21% 645,00
17,18 12,83
Voldoe aan eisen • • • • •
Bewaarplicht 7 jaar (ook digitaal) Urencriterium (1.225 uur) Rittenadministratie Aftrekbaarheid kosten en BTW Verkoopfacturen
In de volgende presentatie • Btw-administratie • Uren- en kilometerregistratie
5
