Handleiding Mplus Touch Screen Kassa
Module W1000 – Financiële Administratie
1 Financiële Administratie 1.1 Boekingen 1.1.1 Kas/Bank/Giro 1.1.1.1Invoeren Met deze keuze kunt u Kas/Bank/Giro (verder afgekort tot KBG) boekingen invoeren. Er verschijnt eerst een dialoog waarin u de gewenste kas, bank, giro of overige rekening kunt kiezen en de boekingsdatum.
Wanneer u OK kiest verschijnt het scherm waarin u de boekingen kunt invoeren.
In dit scherm kunt u drie soorten boekingen maken: Betalingen van inkoopfacturen, betalingen van verkoopfacturen en overige boekingen. U kunt dit doen door met de muis op de knoppen Inkoop, Verkoop en Overige in de Mplus-werkbalk te klikken of door op het toetsenbord I, V of O te kiezen. Hoe dit precies in zijn werk gaat wordt verderop behandeld. De boekingen die u op deze manier maakt worden niet direct opgeslagen maar worden eerst in een lijst gezet. Boekingen die in de lijst staan kunnen met de knop Wijzigen aangepast worden of verwijderd worden door Verwijderen te kiezen. Rechtsboven in het venster staan het saldo van de rekening van voor de boekingen en het saldo van de rekening na de boekingen. Door deze bedragen te vergelijken met de saldi op uw bankafschift kunt u snel zien of de bedragen juist zijn ingevoerd. Wanneer u klaar bent met het invoeren van de boekingen kiest u Opslaan om de boekingen op te slaan. Wanneer het programma klaar is met het opslaan van de boekingen komt het weer terug in ditzelfde venster, zodat u een nieuwe lijst van boekingen kunt maken. De datum kunt u veranderen door de 'd' van datum in te geven.Wanneer u Enter geeft komt u weer terecht bij de kolom 'c' van code om opnieuw een 'i' voor een betaling van inkoopfactuur, een 'v' voor een betaling van een verkoopfactuur, of de 'o' voor overige boekingen te kiezen.
Betaling v.e. inkoopfactuur Wanneer u ervoor kiest om een betaling van een inkoopfactuur in te voeren krijgt u het volgende venster.
Om snel boekingen te kunnen invoeren is dit venster zo gemaakt dat als de invoer van de velden steeds met Enter wordt bevestigd men snel de meest gebruikte velden kan invoeren. De velden die dan ingevoerd worden zijn: •
Factuur
•
Bedrag
Wanneer u ook een betalingsverschil wilt invoeren moet u na het invoeren van het bedrag geen Enter geven maar de Tab toets gebruiken om naar het volgende veld te gaan. Standaard wordt als jaar het huidige jaar voorgesteld en staat de cursor meteen bij Factuur. Indien u het jaar wilt wijzigen heeft u verschillende mogelijkheden. Meestal zal het het gemakkelijkste zijn om met F4 het jaar te verlagen en met F3 zet u het jaar weer op het huidige jaar. Wilt u een jaar kunnen intypen dan kunt u met Alt+A naar het veld toe. Als u nadat u het factuurnummer heeft ingevuld naar het veld bedrag gaat dan wordt hier het openstaand bedrag van het factuur voorgesteld. Gaat u vervolgens ook naar betalingsverschil dan wordt hier het verschil tussen het openstaand bedrag en het bedrag dat u heeft ingevuld voorgesteld. Als u één of meerdere inkoopfacturen uit een lijst wilt selecteren kunt u dit doen door op Crediteur te klikken, of als u op het veld factuur staat alleen Enter in te drukken zonder een factuurnummer in te toetsen. Vervolgens kunt u een enkele crediteur selecteren waarna de lijst van openstaande inkoopfacturen voor deze crediteur verschijnt.
In dit scherm kunt u vervolgens de inkoopfacturen die betaald moeten worden selecteren. Wanneer u een inkoopfactuur selecteert kunt u eventueel het te betalen bedrag in de kolom Bet. bedrag wijzigen. Wanneer u OK kiest wordt voor ieder factuur een regel gemaakt in het overzicht van boekingen. Als de betalingen met behulp van een betalingsbatch zijn gedaan dan dient u de knop Bet.batch te kiezen. Vervolgens krijgt u een lijst van betalingsbatches waarin u de juiste batch kunt selecteren. Nadat u een batch heeft geselecteerd verschijnt er een scherm waarin u de regels die door de bank zijn uitgevoerd kunt selecteren. Betaling v.e. verkoopfactuur Het betalen van een verkoopfactuur werkt grotendeels hetzelfde als het betalen van een inkoopfactuur. De volgende verschillen zijn aanwezig. De verkoopfactuur kan geselecteerd worden zowel op volgnummer als op factuurnummer (met voorloopnummer). Nadat u een factuur heeft gekozen worden het bedrag en de aftrek krediet beperking ingevuld.
Overige boekingen Als u Enter gebruikt om de verschillende velden in te vullen kunt u de volgende velden invullen. •
Rekening
•
Bedrag
•
Omschrijving
Wilt u ook de andere velden invullen gebruik dan de Tab toets om steeds naar het volgende veld te gaan, of Shift Tab om steeds naar het vorige veld te gaan. Bij rekening kunt u een rekeningnummer uit het rekeningshema invullen. Geeft u Enter terwijl u niets heeft ingevuld dan wordt er een lijst van rekeningen getoond om uit te kiezen.
Wanneer u een BTW code invoert wordt het bijbehorende BTW-bedrag ingevuld. U kunt dit bedrag aanpassen. Vervolgens kunt u de boeking koppelen aan een relatie om later vanuit relatie gekoppelde overzichten deze boeking terug te zien. Tenslotte vult u de omschrijving in, die u bij de mutatie vermeld wilt hebben.
1.1.1.2Wijzigen Met deze keuze kunt u Kas/Bank/Giro boekingen wijzigen. Er verschijnt eerst een dialoog
waarin u de rekening kunt kiezen. U kunt alleen boekingen uit het huidige jaar wijzigen. Vervolgens verschijnt er een overzicht van de maanden. Per maand wordt het begin- en eindsaldo getoond. Als een maand boekingen bevat is deze in blauw afgebeeld en onderstreept. Klik een maand aan om deze te selecteren.
Vervolgens krijgt u een overzicht van de dagen waarop boekingen zijn gedaan. Dubbelklik een datum om de bijbehorende boekingen te zien. Er verschijnt nu een overzicht van de boekingen die op die datum gemaakt zijn. Selecteer de boeking die u wilt wijzigen en kies vervolgens OK om de boeking te wijzigen. U komt nu in het venster Boekingen terecht dat u reeds kent van het invoeren van KBG boekingen. De boeking kan nu bewerkt worden zoals het bewerken bij het invoeren gaat. De boeking kan niet verwijderd worden.
1.1.1.3Overzicht Met dit onderdeel kunt u de KBG boekingen bekijken. U krijgt eerst een dialoog waarin u de KBG rekening kunt selecteren en het jaar waarvan u de boekingen wilt bekijken.
Vervolgens krijgt u een overzicht van de begin- en eindsaldi van de maanden in het geselecteerde jaar. Hier kunt u een maand aanklikken om een overzicht van de dagen waarop boekingen zijn gedaan te krijgen. Als u hier vervolgens dubbelklikt op een datum krijgt u de boekingen voor deze datum te zien. In dit scherm staat rechtsboven de keuze Uitgebreid. Wanneer dit aanstaat worden alle geboekte bedragen uit de boeking afgebeeld met bijbehorend rekeningnummer. Staat deze optie uit dan wordt alleen het totaal bedrag voor de geselecteerd rekening getoond.
1.1.2 Betalingsopdrachten Met behulp van dit onderdeel kunt u betalingsopdrachten voor de inkoopfacturen maken. Deze betalingsopdrachten worden opgeslagen in betalingsbatches. Een betalingsbatch kunt u exporteren naar een ClieOp 03 bestand. Dit bestand kunt u vervolgens importeren in uw bankprogramma om de betalingen te laten uitvoeren.
1.1.2.1Nieuwe betalingsbatch Hiermee maakt u een nieuwe betalingsbatch.Wanneer u de optie Betaaldatum aanzet kunt u een andere betaaldatum opgeven.
Als u vervolgens OK kiest krijgt u een lijst van openstaande inkoopfacturen te zien.
In deze lijst kunt u vervolgens de inkoopfacturen selecteren die u wilt betalen. Wanneer u een inkoopfactuur selecteert wordt in de kolom Te betalen het te betalen bedrag voorgesteld. U kunt dit eventueel nog wijzigen. Als u klaar bent met het selecteren van de inkoopfacturen en het aanpassen van de bedragen kiest u OK om de betalingsbatch op te slaan.
1.1.2.2Wijzigen betalingsbatch Via deze keuze kunt u een betalingsbatch wijzigen. In de kolom Batch bedrag kunt u het bedrag wijzigen. Tevens kunt u met de knoppen Regel toevoegen en Regel wissen inkoopfacturen toevoegen respectievelijk verwijderen uit de lijst.
Regels die reeds geboekt zijn via Kas/Bank/Giro kunnen
niet meer gewijzigd worden.
1.1.2.3Raadplegen op nummer Hier kunt u de betalingsbatches bekijken. Standaard wordt de laatste betalingsbatch getoond. Met behulp van de knoppen op de Mplus-werkbalk kunt u naar een andere betalingsbatch gaan. Linksonder in het venster staat de knop Export waarmee u de betalingsbatch kunt exporteren naar een ClieOp 03 bestand. Hiervoor moeten wel de instellingen correct ingevuld zijn zie hoofdstuk 1.1.2.6.
1.1.2.4Overzicht In dit onderdeel krijgt u een overzicht van de betalingsbatches in een jaar. Boven in het venster kunt u aangeven van welk jaar u de betalingsbatches wilt zien. Met de keuze Aflopend kunt u de volgorde instellen.
1.1.2.5Export Met behulp van dit onderdeel kunt u snel zien welke betalingsbatches geëxporteerd kunnen worden. Onderaan staat de knop Export waarmee u een batch kunt exporteren. Hiervoor moeten wel de instellingen correct ingevuld zijn zie hoofdstuk 1.1.2.6.
1.1.2.6Instellingen Hier moeten een aantal gegevens worden ingevuld betalingsbatches. Het scherm bevat twee tabbladen.
voor
het
exporteren
van
de
Op het tabblad Eigengegevens moet u uw eigen gegevens invullen. Bij Export ClieOp 03 voert u in in welke map het export bestand geplaatst moet worden en hoe dit bestand moet heten.
Sommige
bankprogramma’s verwachten dat het bestand een bepaalde naam of extensie heeft. Raadpleeg hiervoor de documentatie van uw bankprogramma.
1.1.3 Memoriaal 1.1.3.1Invoeren Via het memoriaal kunt u boekingen maken tussen allerlei verschillende rekeningen met maar weinig beperkingen. Deze boekingen kunt u gebruiken voor bijvoorbeeld afschrijvingen, reserveringen en dergelijke. Wanneer u voor het invoeren van een memoriaalboeking kiest verschijnt het volgende venster.
Bij datum kunt u de datum voor de boeking invullen. Wanneer u wilt boeken op de beginbalans zet u de optie Beginbalans aan. In dat geval is de datum niet van toepassing. Als u de boeking wilt koppelen aan een relatie dan kunt u dit doen door op Relatie te klikken of er achter het relatienummer in te vullen. In het onderste deel kunt u de boekingsregels invoeren. Hiervoor voert u in de kolom Rek. de rekeningnummers in en in de kolom Bedrag de bedragen. Wanneer u een rekening en bedrag heeft ingevoerd verschijnt in de kolom Nieuw rek.saldo het saldo dat de rekening zal hebben wanneer deze boeking opgeslagen is. In het veld saldo wordt steeds het saldo van de boeking getoond. Dit saldo dient uiteindelijk weer nul te zijn. Als u gereed bent met het invoeren kiest u OK om de boeking op te slaan. Wilt u het scherm verlaten zonder de boeking op te slaan dan kiest u voor Annuleren.
1.1.3.2Wijzigen Via deze keuze kunt u memoriaalboekingen wijzigen. Het is niet mogelijk om boekingen geheel te verwijderen. Eerst verschijnt er een venster waarin u bij Mutatie nr het nummer van de boeking kunt invoeren. De boeking wordt direct getoond zodat u kunt zien of het de juiste is. Vervolgens kiest u OK om de boeking te wijzigen.
Als de OK knop gedeactiveerd is kan de boeking niet gewijzigd worden via het wijzigen van memoriaalboekingen. Het wijzigen gebeurt memoriaalboeking.
verder
op
dezelfde
manier
als
het
maken
van
een
nieuwe
1.1.4 Boekingen verkoop 1.1.4.1Invoeren Boekingen van verkoop zijn alleen nodig als u niet de Mplus module ”W1100 Factureren” hebt aangeschaft en toch facturen, die u op een andere wijze hebt gemaakt, wilt boeken. Bij Beheer > Instellingen > Verkoopboekingen kunt u instellen of u inclusief of exclusief BTW wilt boeken. Dat wil zeggen, dat u de omzetbedragen inclusief of exclusief BTW invoert.
1.1.4.1.1
Invoeren exclusief BTW
De volgende velden kunnen ingevuld worden (* = verplicht). •
Debiteur (*)
•
Datum (*)
•
Vervaldatum
•
Betreft
•
Kredietbeperking
•
BTW-verlegd
•
Boekingsregels (*)
Wanneer de boeking volgens u gereed is, dan drukt u op OK om deze te gaan opslaan en eventueel te gaan afdrukken. Hieronder wordt per veld uitgelegd wat deze voorstelt en hoe deze ingevuld moet worden. Debiteur Hier kunt u het relatienummer opgeven van de debiteur. Wanneer u dit veld leeg laat en vervolgens Enter indrukt dan kunt u de debiteur selecteren m.b.v. de kaartselectie, zie hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.. Na selectie van de debiteur komt u automatisch op de boekingsregels te staan en kunt u deze gaan invoeren. Datum Dit is de datum waarop de factuur geboekt moet worden. Standaard wordt hier de huidige administratiedatum voorgesteld. Wijzigt u hier de datum dan zal de vervaldatum automatisch aangepast worden op basis van de betalingstermijn van de debiteur. Vervaldatum Wanneer u al een debiteur geselecteerd heeft en hierbij is op de relatiekaart het veld betalingstermijn ingevuld, dan zal de vervaldatum standaard ingevuld zijn met de factuurdatum plus het aantal dagen van de betalingstermijn.
Betreft Hier kunt u een korte omschrijving invullen van de verkoopboeking. Deze omschrijving is later weer zichtbaar in diverse overzichten en kan eventueel bij het printen van de verkoopboeking afgedrukt worden. Kredietbeperking Ter voorkoming dat facturen maanden openstaan kan men kiezen voor kredietbeperking, een bedrag dat extra betaald moet worden wanneer de klant de factuur niet binnen een bepaalde tijd betaalt. Hier kunt u aangeven of u de factuur met kredietbeperking gemaakt hebt. Als u deze optie aanvinkt dan wordt meteen het kredietbedrag berekend en in de kolom KB van het totalenoverzicht gezet. Wanneer de debiteur een veld “KB” op de relatiekaart heeft staan dan wordt op basis van de inhoud hiervan de kredietbeperking automatisch aan- of uitgezet. De kredietbeperking wordt aangezet wanneer er in dit veld “ja” staat. Voordat er met kredietbeperking gewerkt kan worden, moeten er bij het standaard rekeningschema enkele gegevens ingevuld worden (Financiële Administratie > Onderhoud > Standaard rekeningen). Hier moet u opgeven op welke rekening de kredietbeperking geboekt moet worden, welk percentage en over welke BTW-groep dit berekend moet worden.
BTW-verlegd BTW-verlegd is van toepassing voor facturen naar het buitenland. Onder bepaalde omstandigheden mag dan de BTW verlegd worden. Dat betekent dat de factuur dan vrijgesteld is van BTW. Als u deze optie aanvinkt, dan worden alle BTW-codes die op de factuurregels staan op nul (0) gezet. Ook kunt u op de factuurregels alleen nog maar btwcode 0 invullen. Haalt u het vinkje weg, dan worden de BTW-codes op de factuurregels weer teruggezet zoals dit op de artikelkaart is aangegeven. Wanneer er geen artikel bij de BTW-code staat, dan wordt deze code op de hoogste BTW-code gezet (meestal BTW-code 2). Boekingsregels U hebt de mogelijk de factuurbedragen op verschillende omzetrekeningen weg te boeken. Het rekeningnummer moet 8000 of hoger zijn. Linksonder in het venster staat een knop Boekingsregels wijzigen. U kunt daarmee het wijzigen van de boekingsregels aan- of uitzetten. Bedrag Vul het totaalbedrag van een bepaalde omzetgroep in en kies daarbij vervolgens het rekeningnummer en de BTW-code. Rekeningnummer Dit veld moet altijd ingevuld worden. Met F12 kunt u een selectie maken uit een lijst van rekeningnummers. Dit nummer moet altijd 8000 of hoger zijn. Vult u hier een rekeningnummer in dat nog niet bestaat, dan wordt deze automatisch als winst&verlies-rekening aangemaakt op het moment dat de verkoopboeking opgeslagen wordt. De omschrijving van deze rekening kunt u dan achteraf nog gaan invullen bij Financiëel > Onderhoud > Rekeningschema > Wijzigen rekeningschema. BTW-code Vul hier de BTW-code in. Wanneer BTW-verlegd is aangevinkt dan is alleen BTW.code 0 (geen) toegestaan. Gebruikelijk is om BTW-code 1 als BTW-laag te definiëren en BTW-code 2 als BTWhoog. U kunt deze gegevens instellen bij Financiële Administratie > Onderhoud >
Rekeningschema > Standaardrekeningen. Daar kunt u ook opgeven welk percentage bij welke BTW-code hoort. Vanuit de instellingen (Beheer > Instellingen > Verkoopfacturen > Wijzigen BTW-groep) kunt u opgeven of dit veld wel of niet gewijzigd mag worden wanneer dit van de artikelkaart overgenomen is.
1.1.4.1.2
Totalenoverzicht
Tijdens het invoeren van de verkoopboeking worden direct bij elke verandering alle bedragen berekend. Deze bedragen worden in een totalenoverzicht gezet.
Dit overzicht bestaat uit de volgende kolommen: •
BTW: Geeft aan om welke BTW-code het gaat.
•
Totaal excl.BTW: Het totale bedrag exclusief BTW van de factuurregels met deze BTW-code.
•
KB: Kredietbeperking, met tussen haakjes het percentage hiervan zoals dit in de standaard grootboekrekeningen is gedefinieerd. Dit bedrag wordt bij de BTW-code gezet waarover de kredietbeperking berekend wordt.
•
BTW %: BTW-percentage van deze BTW-code
•
BTW bedrag: Het totale BTW-bedrag van de factuurregels met deze BTW-code.
1.1.4.1.3
Invoeren inclusief BTW
Het boeken van een verkoopfactuur waarvan de bedragen inclusief BTW zijn, gebeurt op dezelfde wijze als het boeken van een verkoopfactuur exclusief BTW met dienverstande dat u de bedragen niet exclusief maar inclusief de BTW invoert. Bij het invoeren van de juiste BTWcode wordt het bedrag exclusief BTW automatisch uitgerekend.
1.1.4.2Wijzigen Bij het wijzigen van een verkoopboeking kunt u een verkoopboeking die reeds ingevoerd is aanpassen. Alleen verkoopboekingen die nog niet (gedeeltelijk) betaald zijn kunnen hier gewijzigd worden. Als eerste dient u op te geven welk verkoopboeking u wilt gaan wijzigen. De verkoopboeking wordt vervolgens weergegeven en u heeft dan de mogelijkheid om één of meerdere velden aan te passen. Dit gaat op dezelfde manier zoals dit bij het invoeren besproken is zie hoofdstuk 1.1.4.1. De verschillen met het invoeren van een nieuwe boeking zijn: •
Debiteur: De debiteur kan niet veranderd worden. Als u op Debiteur klikt dan verschijnt de relatiekaart.
•
Mutatie: Net als bij het raadplegen van een verkoopfactuur wordt het mutatienummer weergegeven en kunt u op Mutatie klikken om deze te kunnen raadplegen.
•
Boekingsregels: Om deze te kunnen wijzigen moet u op Boekingsegels wijzigen klikken (linksonder in uw venster). Bij het invoeren van een nieuwe verkoopboeking ging dit automatisch wanneer u een debiteur geselecteerd had.
1.1.4.3Raadplegen Hier kunt u de verkoopboekingen die zijn ingevoerd gaan raadplegen. Dit kunt u op drie verschillende manieren doen: •
Op nummer
•
Vanaf nummer
•
Per debiteur
Op nummer Bij deze optie kunt u meteen het nummer van de verkoopboeking ingeven en deze gaan raadplegen. Meer info over nummerselectie zie hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.. Wanneer u nog geen nummer weet, dan drukt op Annuleren zodat de laatst ingevoerde verkoopboeking getoond wordt.
Bij het raadplegen gelden de opties zoals deze beschreven zijn in hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.. Bij de verkoopboeking worden o.a. de volgende velden weergegeven (op de velden die blauw en onderstreept zijn kunt u klikken om het betreffende item te raadplegen): •
Boeking: Nummer van de verkoopboeking. Achter het nummer staat aangegeven of de verkoopboeking al afgedrukt is. Is dit het geval dan staat hier een 'P'. Normaal gesproken wordt dit bij het afdrukken automatisch bijgehouden, maar u kunt deze waarde ook handmatig veranderen door hierop met de rechter muisknop te klikken.
•
Mutatie: Mutatienummer van de financiele boeking.
•
Debiteur: Raadplegen relatiekaart van de debiteur.
•
Reeds betaald: Bedrag wat reeds betaald is. Klik hierop om de betalingshistorie weer te geven.
Vanaf nummer U heeft hier de mogelijkheid om een reeks van verkoopboekingen op te geven waarna deze in een overzicht gezet worden. In dit overzicht staan tevens een aantal gegevens van de verkoopboekingen zoals o.a. het (openstaande) bedrag en de debiteur. Druk op Selectie weergeven om dit overzicht te tonen.
Het laatst geselecteerde Vanaf nummer zal voor de volgende keer onthouden worden. Standaard wordt in t/m het laatste nummer dat ingevoerd is gezet (van het geselecteerde Jaar). Met de optie Oplopend kunt u de volgorde van nummers van verkoopboekingen in het overzicht aanpassen zodat wanneer u deze optie niet aanvinkt, de nieuwste boeking altijd boven aan het overzicht zal komen te staan. De filter Alleen openstaande geeft aan of u alle verkoopboekingen wilt zien of alleen degene die openstaand zijn. Openstaande verkoopboekingen zijn verkoopboekingen die nog niet (volledig) betaald zijn. Het overzicht kunt u ook nog gaan afdrukken (Ctrl+P) of exporteren (Ctrl+E). Let hierbij op dat niet de verkoopboekingen afgedrukt worden, maar het overzicht zelf. U kunt een verkoopboeking gaan raadplegen door in het overzicht het betreffende nummer te dubbelklikken (ENTER). U heeft hierbij dan weer dezelfde mogelijkheden als bij Raadplegen op nummer. Per debiteur Hierbij selecteert u eerst een debiteur. Vervolgens worden de verkoopboekingen van deze debiteur in een overzicht gezet.
In dit overzicht heeft u weer dezelfde mogelijkheden als bij Raadplegen vanaf nummer. In dit overzicht staat tevens het mutatienummer vermeld en eventueel nog betalingshistorie die u aan of uit kunt zetten met de optie Met betalingshistorie. Verder kunt u in de selectie nog aangeven of u de verkoopboekingen van een bepaald jaar wilt zien of vanaf een bepaald jaar. De betalingshistorie in het overzicht bestaat uit de volgende (lichtblauwe) kolommen: •
Bet.Datum: Datum van de betaling
•
Bet.mutnr: Mutatienummer van de betaling
•
Bet.bedrag: Bedrag van de betaling
•
Cod: Betalingscode
•
Dgn: Aantal dagen nadat de betaling gedaan. Bij een openstaande boeking staat hier het aantal dagen dat de boeking openstaat.
Klik op Debiteur om een andere debiteur te gaan selecteren.
1.1.5 Boekingen inkoop Dit is dezelfde optie als Inkoop Verwijzingsbron niet gevonden..
>
Inkoopfacturen.
Zie
hiervoor
hoofdstuk
Fout!
1.2 Overzichten 1.2.1 Debiteuren 1.2.1.1Debiteuren Dit onderdeel bevat een zestal overzichten met debiteurgegevens. Eerst verschijnt de dialoog Overzichten verkoop waarin u kunt kiezen uit de zes verschillende soorten overzichten. Deze dialoog is opgedeeld in twee delen, links staan de verschillende soorten overzichten en rechts staan de instellingen voor het overzicht. Welke instellingen hier staan hangt af van het gekozen soort overzicht. Bij een aantal overzichten kan een selectie op basis van debiteur gemaakt worden. In de dialoog staat dan de keuze tussen een selectie van een enkele debiteur of een selectie van meerdere debiteuren. De werkelijke selectie van de debiteuren gebeurt als de invoer in de dialoog bevestigd wordt door OK te kiezen.
De werking van de vensters voor de selectie van debiteuren wordt behandeld in hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. en Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.. Indien u de debiteurselectie bevestigt zal het overzicht gemaakt worden. Als u de debiteurselectie annuleert keert u terug in de dialoog Overzichten verkoop.
Hierboven ziet u een voorbeeld van het overzicht verkoopfacturen per debiteur. Dit overzicht kunt u vervolgens afdrukken en exporteren. Vanuit de overzichten kunt u weer inzoomen op o.a. de facturen en relaties. Hieronder worden de verschillende soorten overzichten verder toegelicht en de instellingen verklaart. Verkoopfacturen op nummer Deze keuze laat een lijst van facturen uit een bepaald jaar zien.
•
Jaar, hier geeft u het jaar op waarvan u het overzicht van verkoopfacturen wilt zien.
•
Vanaf volgnummer, t/m, hier kunt u het volgnummer van het eerste en laatste af te beelden verkoopfactuur invoeren.
•
Selectie, hier kunt u aangeven of u alle facturen wilt zien of alleen de openstaande facturen.
•
Met valuta, laat eventuele valuta bedragen van de factuur zien.
•
Met valuta koers, laat naast de valuta bedragen ook de valuta koersen zien. Voor het werken met vreemde valuta is het noodzakelijk dat u een licentie heeft voor module W3150.
•
Met betalingshistorie, wanneer betalingshistorie getoond.
•
Met mutatie regels, laat de volledige verkoopboeking in de grootboekadministratie zien.
dit
aan
staat
wordt
van
ieder
factuur
ook
de
Verkoopfacturen per debiteur In dit overzicht worden per debiteur de facturen getoond die in de opgegeven periode geboekt zijn.
•
Begin datum, t/m, hier voert u twee data in waartussen de boekingsdata van de verkoopfacturen moet liggen.
•
Selectie, hier kunt u kiezen of alle verkoopfacturen getoond moeten worden of alleen de openstaande verkoopfacturen.
•
Volgorde, als deze op oplopend staat staan de oudste verkoopfacturen bovenaan, staat deze keuze op aflopend dan staan de nieuwste verkoopfacturen bovenaan.
•
Debiteuren, hier geeft u aan of u bij het verlaten van deze dialoog een selectie wilt krijgen voor een enkele debiteur of een selectie voor meerdere debiteuren.
•
Valuta, activeer Met valuta om eventuele valuta bedragen van de verkoopfacturen te tonen. Als u ook de valuta koersen wilt zien zet u ook Met valuta koers aan. Voor het werken met vreemde valuta is het noodzakelijk dat u een licentie heeft voor module W3150.
•
Met betalingshistorie, als deze keuze geactiveerd is wordt ook de betalingshistorie van ieder verkoopfactuur in het overzicht weergegeven.
•
Met mutatieregels, activeer deze keuze als u de mutatieregels van de verkoopboeking van de verkoopfactuur opgenomen wilt hebben in het overzicht.
Debiteurenkaart Dit overzicht laat een lijst van debiteuren met de debet en credit bedragen zien. U kunt hier een jaar opgeven en een selectie maken van een enkele relatie of van meerdere relaties.
•
Jaar, het jaar waarvan u de debiteurenkaart wilt zien
•
Debiteuren, hier geeft u aan of u bij het verlaten van deze dialoog een selectie wilt krijgen voor een enkele debiteur of een selectie voor meerdere debiteuren.
Openstaande posten Dit overzicht laat per relatie alle openstaande verkoopfacturen uit alle jaren zien. •
Debiteuren, hier kiest u of u één debiteur wilt raadplegen of meerdere.
•
Met betalingshistorie, als dit aan staat wordt ook de betalingshistorie getoond.
•
Met valuta, zet dit aan als u de valuta bedragen wilt zien van valuta facturen
•
Met valuta koers, als de bovenstaande optie aan staat kunt u dit ook nog aanzetten als u de valuta koers wilt zien in het overzicht. Voor het werken met vreemde valuta is het noodzakelijk dat u een licentie heeft voor module W3150.
Ouderdomsanalyse Dit overzicht laat per debiteur de openstaande facturen zien. Het openstaande bedrag van ieder factuur is het bedrag dat openstond op de peildatum. Het openstaande bedrag wordt op basis van het aantal dagen dat de factuur openstaat in een bepaalde kolom gezet zodat men snel inzicht heeft in de tijd dat de verschillende facturen openstaan. •
Vanaf, voer hier de datum in waarna de facturen geboekt moeten zijn.
•
Peildatum, de facturen die getoond worden zijn voor of op deze dag geboekt en stonden op deze datum nog open.
•
Debiteuren, hier geeft u aan of u een enkele of meerdere relaties wilt selecteren.
•
Verdichten, wanneer u verdichten aanzet krijgt u een overzicht waar per relatie alleen het openstaand bedrag in staat.
•
Met valuta, zet dit aan als u valuta bedragen wilt zien.
•
Met valuta koers, als u tevens de valuta koers wilt zien zet u dit aan.
Vervallen verkoopfacturen
Dit overzicht is gelijk aan de ouderdomsanalyse met als verschil dat er in plaats van de peildatum een vervaldatum moet worden opgegeven. De facturen moeten op deze peildatum niet alleen openstaan ze moeten ook vervallen zijn.
1.2.1.2Omzet per klant Dit overzicht laat per klant zien welke bedragen geboekt zijn. Hoe deze gegevens getoond worden hangt af van het gekozen type overzicht.
•
Begin datum, Eind datum, alleen boekingen tussen deze twee data worden getoond..
•
Vanaf rekening, Tot en met, alleen bedragen geboekt op deze rekeningen worden getoond.
•
Relaties, hier kunt u aangeven of u een selectie wilt krijgen voor een enkele relatie of voor meerdere relaties.
•
Overzicht, met deze instelling geeft u aan hoe uitgebreid u de gegevens wilt zien.
•
•
Enkelvoudig, in deze mode wordt voor iedere rekening een lijst van grootboekmutaties getoond die gekoppeld zijn aan de geselecteerde relatie. Voor elke boekingsregel van de grootboekmutatie die hoort bij de rekening wordt een regel in het overzicht geplaatst. Wanneer er geen grootboekmutaties zijn voor een bepaalde rekening wordt de rekening niet in het overzicht gezet.
•
Verdicht, in deze mode worden de afzonderlijke grootboekmutaties niet getoond maar alleen de totalen per rekening. Wanneer er geen grootboekmutaties zijn voor een bepaalde rekening wordt de rekening niet in het overzicht gezet. In dit overzicht worden wel de telcodes getoond.
•
Telcodes, in deze mode worden alleen de totalen van de telcodes weergegeven.
Telcodes verdichten, wanneer dit aan staat worden telcodes alleen getoond als op één van de rekeningen waarvan de telcode het totaal weergeeft een boeking gedaan is.
1.2.2 Crediteuren Dit onderdeel bevat een zestal overzichten met crediteurgegevens. Eerst verschijnt de dialoog Overzichten inkoop waarin u kunt kiezen uit zes verschillende soorten overzichten. Deze
dialoog is opgedeeld in twee delen, links staan de verschillende soorten overzichten en rechts staan de instellingen voor het overzicht. Welke instellingen hier staan hangt af van het gekozen soort overzicht. Bij een aantal overzichten kan een selectie op basis van crediteur gemaakt worden. In de dialoog staat dan de keuze tussen een selectie van een enkele crediteur of een selectie van meerdere crediteuren. De werkelijke selectie van de crediteuren gebeurt als de invoer in de dialoog bevestigd wordt door OK te kiezen. De werking van de vensters voor de crediteurselectie wordt behandeld in hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. en Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.. Indien u de crediteurselectie bevestigt zal het overzicht gemaakt worden. Als u de crediteurselectie annuleert keert u terug in de dialoog Overzichten inkoop. Inkoopfacturen op nummer Overzicht van de inkoopfacturen op basis van het jaar en een bereik van factuurnummers.
1
Jaar, geef hier het jaar op waarvan u de inkoopfacturen wilt raadplegen.
2
Vanaf nummer, t/m, voer hier in welk bereik van inkoopfacturen u wilt zien.
3
Selectie, kies hier welke inkoopfacturen in de lijst geplaatst moeten worden. 4
Alle, laat alle facturen die binnen het opgegeven bereik vallen door.
5
Openstaande, laat alleen die facturen uit het bereik door die openstaan.
6
Betalingsvoorstel, laat alleen die facturen uit het bereik door die openstaan en die betaald zouden moeten worden. Dit gebeurt aan de hand van de betaaldatum.
7
Valuta, hier kunt u instellen of u valuta bedragen en koersen wilt zien in het overzicht.
8
Betaaldatum, hier geeft u de betaaldatum als u een betalingsvoorstel wilt hebben. Er kan dan ook alleen een betaaldatum worden opgegeven als de selectie betalingsvoorstel is gekozen.
9
Met betalingshistorie, als u deze optie aanzet betalingshistorie van ieder inkoopfactuur getoond.
10
Met mutatieregels, zet deze optie aan om van ieder inkoopfactuur de boeking weer te geven.
wordt
Inkoopfacturen per crediteur Overzicht waarin de inkoopfacturen worden getoond per crediteur.
in
het
overzicht
ook
de
•
Begin datum, t/m, hier dient u twee data op te geven waartussen de inkoopfacturen geboekt zijn.
•
Selectie, hier kunt u de selectie beperken tot alleen de openstaande inkoopfacturen.
•
Volgorde, als u hier voor oplopend kiest worden de inkoopfacturen getoond van oud naar nieuw. Kiest u voor aflopend dan is de volgorde van nieuw naar oud.
•
Crediteuren, hier kunt u aangeven of u de inkoopfacturen wilt zien van een enkele relatie of van meerdere relaties.
•
Valuta, geef hier aan of u eventuele valuta bedragen en koersen wilt zien in het overzicht.
•
Met betalingshistorie, zet deze optie aan om in het overzicht van elke inkoopfactuur de betalingshistorie op te nemen.
•
Met mutatieregels, als u deze keuze aanzet word van ieder inkoopfactuur de bijbehorende boeking getoond.
Crediteurenkaart Een overzicht van crediteuren en de bijbehorende bedragen.
•
Jaar, geef hieraan van welk jaar u de crediteurenkaarten wilt zien.
•
Crediteuren, kies enkele om van slechts een enkele relatie de crediteurenkaart te zien. Kies meerdere om meerdere relaties te kunnen selecteren.
Openstaande posten Een lijst van openstaande inkoopfacturen gegroepeerd per crediteur.
•
Crediteuren, hier kunt u kiezen of u een enkele relatie of meerdere relaties wilt selecteren.
•
Met betalingshistorie, als u deze keuze aanzet wordt van ieder inkoopfactuur de betalingshistorie weergegeven.
•
Met valuta, zet deze keuze aan als u eventuele valuta bedragen en koersen wilt zien.
Ouderdomsanalyse Een lijst van openstaande inkoopfacturen per crediteur waarbij de openstaande bedragen worden verdeeld in een viertal kolommen op basis van het aantal dagen dat de inkoopfacturen openstaan.
•
Vanaf, de inkoopfacturen dienen op of na deze datum geboekt te zijn.
•
Peildatum, alleen facturen die op of voor deze datum geboekt zijn en op deze datum openstonden worden getoond in het overzicht.
•
Crediteuren, hier geeft u aan of u een overzicht wilt voor een enkele crediteur of voor meerdere crediteuren.
•
Verdichten, als u deze keuze aanvinkt wordt er geen overzicht van inkoopfacturen gegeven maar slechts een lijst van crediteuren met het totaal openstaand bedrag per crediteur.
•
Valuta, met deze keuze geeft u aan of u valuta bedragen en koersen wilt zien in het overzicht.
Vervallen inkoopfacturen Dit overzicht is vrijwel gelijk aan de ouderdomsanalyse. De facturen moeten echter niet alleen openstaan, ze moeten ook reeds vervallen zijn.
1.2.3 Boekingen 1.2.3.1Op nummer Dit overzicht toont één grootboekmutatie tegelijk. Een mutatie kan gekozen worden door het invoeren van het jaar en nummer of u kunt op volgorde door de mutaties bladeren.
1.2.3.2Overige Dit onderdeel biedt de mogelijkheid naar mutaties te zoeken aan de hand van een vijftal criteria. Het overzicht bevat in het bovenste deel een lijst van alle grootboekmutaties die voldeden aan het opgegeven criterium. In het onderste deel worden de mutatieregels getoond van de grootboekmutatie die in het bovenste deel geselecteerd is.
Hieronder volgt een uitleg van de verschillende zoekcriteria. Journaal Hierbij moet een datum opgegeven worden en er zal een overzicht verschijnen met alle grootboekmutaties die op die datum gedaan zijn. Bedrag Bij deze methode wordt er in het opgegeven jaar gezocht naar grootboekmutaties die in één van hun mutatieregels het opgegeven bedrag hebben staan. Naam Deze mogelijkheid zoekt in het opgegeven jaar naar grootboekmutaties waar de naam van de relatie de opgegeven tekst bevat. Omschrijving Zoekt naar grootboekmutaties in het opgegeven jaar waarbij de opgegeven tekst voorkomt in de omschrijving. Relatie Zoekt in het opgegeven jaar naar grootboekmutaties die gekoppeld zijn aan de opgegeven relatie.
1.2.3.3Afdrukken Via deze keuze kan een reeks grootboekmutaties van één jaar worden afgedrukt. Per grootboekmutatie wordt er een regel afgedrukt met gegevens zoals de datum, relatie en factuur gevolgd door de boekingsregels.
1.2.4 Rekeningkaarten 1.2.4.1Uitgebreid In dit overzicht kunt u de boekingen behorend bij een bepaalde rekening bekijken. Er word slechts één boeking tegelijk getoond. 1
Jaar, geef hier het jaar op waarvan u de boekingen wilt raadplegen.
2
Rekening nr, voer hier de gewenste rekening in of klik op de knop … om een rekening uit een lijst te selecteren.
3
Perioden, t/m, hier kunt u opgegeven van welke periodes u de boekingen wilt raadplegen.
Wanneer het overzicht getoond wordt staan in het hoofdvenster van Mplus een reeks knoppen. Met de knop selectie komt u weer in de dialoog terecht zodat u wijzigingen kunt aanbrengen in uw selectie. Met de overige knoppen kunt u door de boekingen bladeren.
1.2.4.2Enkelvoudig Bij deze keuze verschijnt eerst een selectiedialoog waarin u het volgende kunt opgeven:
•
Jaar, het boekjaar waarvan u de gegevens wilt raadplegen.
•
Rekening nr, de rekening waarvan u de gegevens wilt hebben.
•
Perioden, de perioden waar binnen de gegevens dienen te vallen.
•
Beginsaldo, wanneer dit aan staat wordt aan het begin het rekening saldo afgebeeld van het begin van de eerst gekozen periode.
•
Dagsaldi, wanneer dit aan staat wordt voor elke dag waarop boekingen zijn het eindsaldo van die dag gegeven.
•
Splits debet/credit, wanneer dit aan staat wordt voor de bedragen een debet- en een creditkolom gebruikt in plaats van één kolom.
•
Uitgebreid, In het overzicht verschijnen twee extra kolommen met de tegenrekeningen en de bedragen, waarop het bedrag van de gekozen rekening is weggeboekt.
1.2.4.3Verdicht Voor dit overzicht wordt u gevraagd om een jaar en een rekening, waarna een venster verschijnt met de perioden en bijbehorende saldi.
1.2.4.4Afdrukken Deze keuze biedt u de mogelijkheid om de rekeninggegevens op een aantal verschillende wijzen af te drukken. Er kunnen meerdere rekeningen in één keer worden afgedrukt (behalve in de uitgebreide modus).
De rekeninggegevens kunnen op de volgende wijzen worden afgedrukt: •
Uitgebreid, drukt voor een enkele rekening de complete grootboekmutaties af. In deze modus kan er slechts één rekening tegelijk worden afgedrukt.
•
Enkelvoudig, drukt per rekening een lijst van mutaties af. Voor iedere regel in de mutatie voor de rekening wordt een regel afgedrukt. Dit in tegenstelling tot het enkelvoudig overzicht waar slechts één regel per mutatie wordt getoond.
•
Enkelvoudig/Verdicht, als u deze keuze kiest dan wordt voor iedere rekening afzonderlijk bepaald hoe deze wordt afgedrukt. In het rekeningschema kan namelijk opgegeven worden of een rekening verdicht is. Indien een rekening als verdicht is opgegeven in het rekeningschema wordt de rekening verdicht afgedrukt. De andere rekeningen worden enkelvoudig afgedrukt.
•
Verdicht, alleen de totalen per periode worden afgedrukt.
Voor de selectie kunt u de volgende dingen opgeven: •
Jaar, het boekjaar waarvan u de gegevens wilt afdrukken.
•
Rekening, indien het om uitgebreid afdrukken gaat kunt u hier een enkele rekening kiezen. In de andere gevallen kunt u een reeks van rekeningen opgeven.
•
Perioden, hier kunt u opgeven welke perioden afgedrukt moeten worden.
•
Beginsaldo, als dit aan staat wordt bij iedere rekening het beginsaldo afgedrukt.
•
Dagsaldi, wanneer deze keuze aan staat wordt voor elke dag het tussensaldo afgedrukt. Voorwaarde is wel dat er grootboekmutaties aanwezig zijn voor de dag.
•
Elke rekening op nieuwe pagina, zet dit aan als u wilt dat iedere rekening bovenaan een nieuwe pagina begint.
1.2.5 Balansen 1.2.5.1Balansen Via dit overzicht kunt u een begin-, periode-, of eindbalans opvragen van een reeks rekeningen.
•
Balans, kies hier wat voor balans u wilt, begin-, periode- of eindbalans. Indien u voor een periodebalans kiest kunt u rechts de eerste en laatste periode opgeven.
•
Jaar, geef hier het jaar op waarvan u de balans wilt zien.
•
Uitgebreid, indien dit aan staat worden alle rekeningen getoond die binnen het opgegeven bereik vallen. Wanneer dit uit staat worden alleen rekeningen getoond waarvan het saldo ongelijk is aan nul.
•
Gedeeltelijk, zet dit aan om een reeks rekeningen op te kunnen geven. Als dit uit staat worden alle rekeningen afgebeeld.
•
Balans, zet dit aan als u de balansrekeningen wilt zien.
•
Winst/Verlies, zet dit aan als u de winst- en verliesrekeningen wilt zien.
Wanneer u vervolgens verder gaat door OK te kiezen verschijnt het overzicht met de rekeningen en telcodes.
1.2.5.2Jaarvergelijking De dialoog voor de jaarvergelijking is vrijwel gelijk aan de dialoog van de balansen. Het enige verschil is de invoer van een tweede jaar. In het uiteindelijke overzicht worden uiteindelijk drie bedragen per rekening getoond. Namelijk de saldi voor de beide jaren en het verschil van de beide saldi.
1.2.5.3Grafieken Via deze menukeuze kunt u de de selectie dialoog kunt u een door bij Jaar een jaar in te >> te kiezen.
balans in grafiekvorm krijgen. In lijstje van jaren maken. Dit doet u stellen en vervolgens Toevoegen
U kunt ook in het lijstje een jaar aanklikken om dat jaar uit het
kiezen en lijstje te halen.
Verder kunt u aangeven dat de dat wil zeggen dat het bedrag de bedragen van de voorgaande kunt u opgeven welke meegenomen in de grafiek.
bedragen Cumulatief moeten zijn, van iedere maand is verhoogd met maanden in het jaar. Onderaan rekeningen moeten worden
Verwijderen
<<
Wanneer u alles naar wens heeft ingevuld kunt u OK kiezen waarna de grafiek zal verschijnen. Vervolgens kunt u met de knoppen op de Mplus-werkbalk het uiterlijk van de grafiek nog aanpassen. Zo kunt u kiezen tussen een lijn- of staafdiagram. Het diagram kan twee dimensionaal getekend worden of drie dimensionaal waarbij er ook nog de keuze is tussen twee varianten. Exporteren Wanneer u de grafiek gaat exporteren kunt u bij opslaan als type kiezen tussen Enhanced Metafile of Windows bitmap.
Kopieren Als u de knop Kopieren kiest of de sneltoets Ctrl+C gebruikt dan wordt de grafiek als enhanced metafile op het klembord gezet. Vervolgens kunt u bijvoorbeeld in Word plakken kiezen om de grafiek op te nemen in een Word-document. Als u op het kleine pijltje naast de Kopieer knop klikt krijgt u een menu waarin u kunt kiezen om de grafiek als bitmap te kopieren. Weergave Als u Weergave kiest krijgt u een dialoog waarin u nog een aantal instellingen van de grafiek kunt wijzigen. De wijzigingen worden direct zichtbaar gemaakt in de grafiek. U kunt hier de volgende dingen aanpassen: •
Titels, hier kunt u de titel en de voettekst bewerken, aan- of uitzetten, het lettertype voor de titel of voettekst kiezen en de uitlijning.
•
Legenda, de legenda kan aan- en uitgezet worden de positie en het lettertype kan ingesteld worden.
•
Kleuren, hier kunt u de kleuren en patronen voor de verschillende jaren instellen.
•
Bedragen, hier kunt u de verticale as en de bedragen omkeren.
•
Plaatsing, hier kunt u de grafiek verschuiven, vergroten en verkleinen.
1.2.6 BTW Wanneer u BTW-plichtig bent dat hebt u de keuze voor afdracht per maand, per kwartaal en per jaar. Kiest u het tabblad Per jaar dan verschijnt meteen het overzicht per jaar. Kiest u het tabblad Per kwartaal dan moet u een keuze maken uit een van de vier kwartalen, waarna meteen het overzicht verschijnt. Moet u per maand afdragen dan kiest u voor het tabblad Per maand. Zodra u een maand kiest verschijnt meteen het overzicht van deze maand en het opgegeven jaar.
De omzet is een berekende omzet uitgaande van het BTW-bedrag. Via de periodebalans of overzichten van rekeningkaarten over een bepaalde periode kunt u de exacte omzet bekijken.
1.3 Onderhoud 1.3.1 Rekeningschema Het rekeningschema bestaat uit een lijst van rekeningen en telcodes. Tevens zijn er een aantal posten waarvoor een rekening ingesteld moet worden. Dit gebeurd bij de standaard rekeningen.
1.3.1.1Wijzigen rekeningschema Via deze keuze kunt u het rekeningschema aanpassen. In het venster staat een overzicht van de rekeningen en telcodes die reeds gedefinieerd zijn. Als u snel naar een bepaald rekeningnummer in het overzicht wilt kunt u dit doen door bovenin bij Ga naar het rekeningnummer in te vullen. Met de drie knoppen linksonder het overzicht kunt u het rekeningschema bewerken. Toevoegen Kies deze knop om rekeningen en of telcodes toe te voegen. Telcodes kunt u gebruiken om grootboekrekeningen tussentellingen. De werking hiervan is als volgt:
groepsgewijs
te
voorzien
van
Wilt u een groep rekeningen geteld hebben, geef dan de grootboekrekening waarop lagere rekeningen geteld moeten worden een telcode van 1 t/m 9. Telcode 1 geeft een telling van de rekeningen zonder telcode (0), telcode 2 geeft een telling van de rekeningen met telcode 0 t/m 1 (telcode 0 alleen voor zover nog niet opgenomen in een tussentelling), telcode 3 telt de rekeningen met telcode 0 t/m 2 (telcode 0 en 1 alleen voor zover nog niet opgenomen in een tussentelling) enz. Voorbeeld: 4000 Salarissen 4010 Sociale lasten
100,00 15,00
4020 **1 TOTALE SALARISKOSTEN (telcode 1)115,00
4030 Kantinekosten 4040 Diverse personeelskosten
10,00 5,00
4050 **1 OVERIGE PERSONEELSKOSTEN (telcode 1)
15,00
4060 **2 TOTALE PERSONEELSKOSTEN (telcode 2)
130,00
Het dialoog dat verschijnt heeft twee tabbladen één voor het invoeren van een rekening en één voor het invoeren van een telcode. Bij het invoeren van een rekening zijn de volgende velden beschikbaar: •
Nummer, geef hier het rekeningnummer op. Geldige rekeningnummers lopen van 1 tot en met 9999. Wanneer er het nummer van een reeds bestaande rekening wordt opgegeven worden de gegevens van deze rekening in de dialoog gezet en kunnen deze gewijzigd worden.
•
Naam, hier vult u de naam van de rekening in.
•
Balans of Winst & verlies, geef hier aan of de rekening een balans rekening is of een winst & verlies rekening.
•
Verdicht, als u de rekening op verdicht zet dan wordt bij het afdrukken rekeningkaarten enkelvoudig/verdicht de rekening verdicht afgedrukt.
van
Wanneer alle gegevens zijn ingevuld kunt u OK kiezen. De wijzigingen worden opgeslagen en de dialoog wordt gereed gemaakt voor het invoeren van de volgende rekening. De instelling van Balans of Winst & Verlies en de instelling van Verdicht worden blijven zo staan als u ze had ingesteld voor de rekening die u als laatste heeft ingevoerd. Hierdoor kunt u snel meerdere rekeningen toevoegen die dezelfde instellingen moeten hebben. Wanneer u de dialoog wilt verlaten kiest u Annuleren. Bij het invoeren van een telcode zijn de volgende velden beschikbaar: •
Nummer, hier kunt u het nummer voor de telcode invoeren. Geldige nummers lopen van 1 tot en met 9999. Wanneer het nummer van een reeds bestaande telcode wordt ingegeven wordt deze ingelezen om gewijzigd te worden. Een telcode kan hetzelfde nummer hebben als een rekening in welk geval de telcode na de rekening komt.
•
Naam, geef hier een naam voor de telcode.
•
Telcode, geeft hier het niveau van de telcode op.
Kies vervolgens OK om de telcode op te slaan. De dialoog wordt vervolgens geleegd zodat u de volgende telcode kunt invoeren. Kies Annuleren om de dialoog te verlaten. Wijzigen Wanneer u wijzigen kiest kunt u de in het overzicht geselecteerde rekening of telcode bewerken. Dit werkt in principe op dezelfde wijze als het toevoegen van een nieuwe. Verwijderen Kies verwijderen om de geselecteerde rekening of telcode te verwijderen. Alvorens de rekening of telcode te verwijderen vraagt het programma nog om een bevestiging. Rekeningen waarop reeds boekingen gedaan zijn kunnen niet worden verwijderd.
1.3.1.2Overzicht rekeningschema Als u deze keuze rekeningschema.
activeert
verschijnt
er
een
venster
met
een
overzicht
van
het
Door bij Vanaf rekeningnummer een rekeningnummer in te voeren kan men snel naar een bepaalde rekening gaan. Bij Jaar kunt u opgeven van welk jaar u het rekeningschema wilt zien. Als u bij Zoeken op een tekst invoert worden alleen de rekeningen getoond waar de opgegeven tekst in de naam voorkomt.
1.3.1.3Standaardrekeningen
In dit scherm dienen een aantal standaard rekeningen opgegeven te worden voor de financiële administratie. Meestal zal dit niet nodig zijn doordat bij het openen van het boekjaar deze gegevens reeds zijn overgenomen van het vorige jaar of van het standaard rekeningschema.
1.3.2 Beginbalans 1.3.2.1Inbreng beginbalans U kunt op een aantal manieren boeking op de beginbalans doen. Via de Jaarovergang debiteuren / crediteuren kunt u de openstaande posten van debiteuren en crediteuren van het vorige jaar op de beginbalans zetten. Via Dagboek memoriaal kunt u boekingen op de beginbalans zetten en u kunt met dit programmaonderdeel beginbalans boekingen maken. Voordat u boekingen kunt gaan maken zult u eerst eenmalig de standaard tegenrekening moeten invullen (zie hieronder). In dit onderdeel kunt u de beginbalans boekingen wijzigen. Per rekening wordt er in een overzicht getoond wat er op de beginbalans geboekt is. Alleen rekeningen waarop een bedrag geboekt is worden getoond. Via Toevoegen en Wijzigen kunt u de boekingen op de beginbalans toevoegen en wijzigen. Toevoegen Wanneer u toevoegen kiest verschijnt de onderstaande dialoog. Bij nummer vult u het rekeningnummer in. Vervolgens wordt als omschrijving Beginsaldo voorgesteld eventueel kunt u dit wijzigen. Bij bedrag vult u het beginsaldo van de rekening in.
1.3.2.2Invoer standaard tegenrekening Hier moet u de tegenrekening opgeven voor de boekingen van de beginbalans.
1.3.3 Jaar 1.3.3.1Jaar openen U dient altijd eerst een nieuw jaar te openen voordat er boekingen in dat jaar kunnen worden verricht. Tijdens dit openen maakt de computer automatisch de gegevens aan waardoor er boekingen in het nieuwe jaar kunnen worden geaccepteerd. Tevens krijgt u de vraag of het grootboekrekeningschema van het vorige jaar naar het nieuwe jaar moet worden gekopieerd.
LET OP: Het is uiterst belangrijk dat hier de juiste gegevens worden ingebracht. Wordt namelijk per abuis een bestaand jaar geopend, dan worden de oude gegevens gewist! Deze kunnen niet meer teruggehaald worden, behalve als u een backup heeft gemaakt. Dit onderdeel gebruikt u om een nieuw financieel boekjaar te openen. In het eerste scherm dient u op te geven welk boekjaar u wilt openen. Vervolgens kiest u Volgende >. Indien er al gegevens waren voor het opgegeven jaar krijgt u een waarschuwing. Gaat u door dan krijgt u de keuzes voor het rekeningschema. Afhankelijk van de situatie heeft u de volgende keuzes: •
Bestaand rekeningschema behouden, deze keuze is alleen beschikbaar als het boekjaar reeds aanwezig is. Het rekeningschema wat dan dus reeds aanwezig is blijft behouden, alleen de saldi worden teruggezet op nul.
•
Rekeningschema van vorig jaar overnemen, deze keuze is alleen beschikbaar als er een voorgaand boekjaar is. Deze keuze is meestal wat u wilt.
•
Standaard rekeningschema, deze keuze maakt een standaard rekeningschema aan als u niet de mogelijkheid heeft om het rekeningschema van vorig jaar over te nemen is dit een goede keuze.
•
Leeg rekeningschema, deze keuze maakt een geheel leeg rekeningschema in welk geval u alle rekeningen zelf moet definiëren.
Kies Volgende > om verder te gaan, u krijgt nu de melding dat u het boekjaar kunt openen door Voltooien te kiezen. U kunt tot op dit moment nog veilig terug gaan naar een vorig scherm of de hele bewerking afbreken door Annuleren te kiezen. Heeft u eenmaal Voltooien gekozen dan zullen eventuele gegevens in het boekjaar verwijderd worden en wordt het boekjaar geopend.
1.3.3.2Jaar verwijderen In dit onderdeel geeft u op welk boekjaar u wilt verwijderen. Als u vervolgens OK kiest zal het programma een reeks controles uitvoeren. Wanneer het boekjaar niet verwijderd kan worden meldt het programma wat hiervan de oorzaak is. Als het boekjaar door de controles heen komt wordt er nog een bevestiging gevraagd alvorens het boekjaar daadwerkelijk wordt verwijderd.
1.3.3.3Jaarovergang deb/cred Om tijdrovende werkzaamheden te vermijden, bestaat hier de mogelijkheid saldi van grootboekrekeningen, inclusief de koppeling naar het relatiebestand, over te zetten naar het nieuwe jaar. Dit kan dus gebruikt worden voor debiteuren en crediteuren; de uitsplitsing van de betreffende grootboekrekeningen in de verschillende relaties blijft dan gehandhaafd. Het is niet noodzakelijk om dit direct na het openen van een jaar te doen. Desgewenst kunt u deze overgang ook in bijvoorbeeld februari laten plaatsvinden.
Toets het gewenste grootboekrekeningnummer in van het oude en het nieuwe jaar, b.v. 1300. Toets daarna de rekening in waarop moet worden tegengeboekt, b.v. 1990 Inbreng beginbalans. De overzetting wordt nu voorbereid. Als de voorbereiding klaar is, wordt vermeld of het bedrag wel of niet met de eindbalans overeenstemt. Is dit niet het geval, dan worden de foutieve mutatienummers geprint. U dient deze eerst te corrigeren en daarna deze procedure te herhalen. Als er wel overeenstemming is, kunt u beslissen of u de automatische overgang wel of niet uitgevoerd wilt hebben.
1.3.3.4Periode afsluiten Om te voorkomen dat u per ongeluk in de verkeerde periode boekingen doet, hebt u de mogelijkheid om een periode af te sluiten. Eerst wordt er gevraagd om een password. U krijgt nu een overzicht van de 'beginbalans van het aangegeven jaar', 'alle maanden van dat jaar' en het 'gehele jaar'. Met de cursortoetsen Omhoog of Omlaag kunt u door de verschillende keuzes heen lopen. Met de Spatiebalk of met een muisklik kunt een periode afsluiten of weer openen. U kunt ook een ander jaar selecteren. Standaard wordt het jaar van de administratie voorgesteld. Wanneer u OK geeft worden de instellingen opgeslagen. Bij Annuleren verlaat u het venster. Hebt u wijzigingen aangebracht, dan zal het programma u vragen of de wijzigingen opgeslagen moeten worden.
