E- book: Orde op Zaken Stellen Zakelijke administratie
Inhoud 1. Algemeen 2. Post ordenen, sorteren & opruimen 3. E-mail ordenen 4. Computerbestanden ordenen 5. Voorbeeld adressenlijst & telefoonlijst 6. Facturen 7. Kasadministratie 8. Kilometerverantwoording 9. Agenda 10. Disclaimer, privacy, copyright 11. Contactgegevens
1. Algemeen
Het is belangrijk een goede zakelijke administratie bij te houden. U houdt overzicht door de dagelijkse hoeveelheid post, papier & e-mail bij te houden. Maak er een dagelijkse taak van door de post en e-mail te openen en te ordenen. U voorkomt hierdoor een hoop stress en tijd. Het E-book is een richtlijn en kunt u zelf aanvullen en wijzigen. Benodigdheden voor het opzetten van de thuisadministratie: - 6 archiefbakjes - 5 Ordners - Tabbladen - Een ‘doos’ voor het oud papier - Stickervel met stickers erop welke op de tabbladen kunnen worden geplakt, zodat u in een oogopslag ziet waar u wat heeft geordend. - Perforator - Zwarte (of kleur naar keuze) stift/marker - Computer - Internet LET OP: Dit is een E-book voor ondernemers zonder personeel. De zakelijke administratie moet u 7 tot 10 jaar bewaren. Wij wensen u succes met het opzetten van een juiste zakelijke administratie aan de hand van het E-book “Orde op Zaken Stellen – zakelijke administratie”. Heeft u vragen en/of opmerkingen neemt u dan gerust vrijblijvend contact met ons op. Met vriendelijke groet, Orde op Zake n Stellen
2. Post ordenen, sorteren & opruimen Stap 1; De post Tegenwoordig komt veelal de post binnen per mail, maar ook nog steeds in de brievenbus. De post bestaat uit: - Rekeningen - Brieven - Overige belangrijke papieren - Reclame of spam (ongevraagde aanbiedingen van bedrijven) - Overige post, bijv. kaarten of uitnodigingen Stap 2; Archiefbakjes Om de zakelijke administratie te ordenen is het raadzaam om 6 archiefbakjes aan te schaffen. Kies een vaste plaats voor de archiefbakjes. Maak 6 stickers voor op de archiefbakjes: Offertes
Verkoop nog te ontvangen
Verkoop Ontvangen
Inkoop nog te betalen
Inkoop betaald
Bankafschriften
Kasbonnen
Post
Maak de post open en sorteer de post in de archiefbakjes of oud papier ‘doos’:
Stap 3; Ordners Om de zakelijke administratie te ordenen is het raadzaam om 5 ordners aan te schaffen: Schrijf op de zijkant van de ordner: Financieel
Offertes
Bank
1e Kwartaal
_______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ ______________
_______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ ______________
2e Kwartaal 3e Kwartaal 4e Kwartaal* _______________ _______________ _______________
Belastingdienst
Overige
_______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ ______________
_______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ ______________
*Schrijf het kwartaal op welke van toepassing is
Overeenkomsten _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ ______________
Verzekeringen _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ ______________
Stap 4; Opruimen in ordners Schrijf op elke tabblad wat er achter komt. Ordner ‘Financieel’ Schrijf op de ordner om welke kwartaal het gaat. Bankafschrift ‘maand’ o Inkoop betaald, achter het bankschrift waar de betaling op staat. o Verkoop ontvangen, achter het bankafschrift waar het te ontvangen bedrag op staat. Kasbonnen met kasadministratie Privé uitgaven
Ordner ‘Offertes’ Offertes op volgorde van nummer Ordner ‘Overeenkomsten’
Huur pand / Koop pand Lening bank Lease auto Boekhouder Onderhoudscontracten Leveranciers Telefoon Internet Mobiel
Ordner ‘Belastingdienst’
Inkomstenbelasting Zorgverzekeringswet Omzetbelasting Motorrijtuigenbelasting
Ordner ‘Bank’ Correspondentie op volgorde van datum Ordner ‘Verzekering’
Bedrijfsgebouw verzekering Aansprakelijkheid verzekering Arbeidsongeschiktheidsverzekering Levensverzekering Rechtshulpverzekering
Ordner ‘Overige’ Kamer van Koophandel Overige correspondentie
3. E-mail ordenen
Stap 1; De e-mail Tegenwoordig komt veelal de post binnen per mail, maar ook nog steeds in de brievenbus. De e-mail bestaat uit: - Rekeningen - Brieven - Overige belangrijke e-mail - Reclame of spam (ongevraagde aanbiedingen van bedrijven) - Overige mail, bijv. kaarten of uitnodigingen Stap 2; Archiveren U maakt een aparte map aan in uw e-mail: - Zakelijke administratie U maakt aparte mappen aan in de map zakelijke administratie: - Inkoop - Verkoop - Bank - Belastingdienst - Klanten - Leveranciers - Verzekeringen - Overige E-mail hoeft u in de meeste gevallen niet uit te printen. De inkoopbonnen en polissen welke u per mail ontvangt moet u wel uitprinten. Archiveer, zoals hierboven omschreven pas als de rekeningen en berichten zijn afgehandeld. NIET verwijderen. Reclame kunt u het beste verwijderen uit uw mailbox als u deze heeft ingezien en er niets mee wilt doen. Op deze manier houdt u inzicht en overzicht in uw mailbox.
4. Computerbestanden ordenen U gaat naar start, en klikt op documenten. Hieronder zet u de vier onderstaande mappen.
Financieel
Offertes
Bank
Overeenkomsten
Verzekeringen
Belastingdienst
Overige
‘Adressenlijst Telefoonlijst’
Bankafschriften
Kasboek
In de map ‘Financieel’ plaatst u de volgende submappen:
Inkoop
Verkoop*
(ontvangen per mail) In de map ‘offertes’ plaatst u de offertes, mits u deze zelf maakt in word of excel. *Heeft u een apart programma verkoopbonnen te maken dan hoeft u hier geen aparte (sub) map voor te maken. In de map ‘bank’ plaatst u de correspondentie van en met de bank. In de map ‘overeenkomsten’ plaatst u de overeenkomsten welke u per mail toegezonden heeft gekregen. In de map ‘verzekeringen’ plaatst u correspondentie en polissen welke u per mail toegezonden heeft gekregen. In de map ‘belastingdienst’ plaatst u de correspondentie van en met de belastingdienst. In de map ‘overige’ plaatst u de overige belangrijke stukken welke voor uw bedrijf van belang zijn.
5. Voorbeeld adressenlijst / telefoonlijst
A Bedrijf
Achternaam
Voornaam
Adres
Postcode
Plaats
Telefoonnummer
Achternaam
Voornaam
Adres
Postcode
Plaats
Telefoonnummer
Achternaam
Voornaam
Adres
Postcode
Plaats
Telefoonnummer
Achternaam
Voornaam
Adres
Postcode
Plaats
Telefoonnummer
B Bedrijf
C Bedrijf
D Bedrijf
E …
6. Facturen Voorbeeld Factuur (richtlijn van de belastingdienst)
BEDRIJFSNAAM + LOGO Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Fax E-mail Bankrekening IBAN KvK BTW nummer ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Bedrijfsnaam T.a.v.: Dhr/Mevr … Adres Postcode Plaats Factuurdatum 01-01-2013 Factuurnummer 013001 Klantnummer 013001 BTW nummer bedrijf van de klant AANTAL
EENHEID
ARTIKEL
OMSCHRIJVING
PRIJS PER
BEDRAG
1
1ST
1
omschrijving
€
€
SUBTOTAAL
€
BTW 0% BTW 6% BTW 21%
€ € €
TOTAAL
€
Gelieve te betalen binnen 14 of 30 dagen op het bovenstaande rekeningnummer onder vermelding van factuurnummer en debiteurnummer.
7. Kasadministratie Nr.
Omschrijving Datum
TOTALEN TOTAAL ‘MAAND’ *Debit - Credit
INKOMSTEN Code Debet BTW incl. btw € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €*
BTW Netto € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €
€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €
UITGAVEN Code Credit BTW incl. btw € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €
BTW
Netto
€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €
€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €
8. Kilometervergoeding Kilometerregistratie Kenteken:
Merk - Type
Totaal Zakelijke
Totaal Privé
KM’s Zakelijke
KM’s Privé
Periode: Datum
Ritnr.
Beginstand Km-teller
Eindstand Km-teller
VanNaar
Gereden route (indien afwijkend)
Bezoek adres
Begin tijd
Eind tijd
Duur
Zakelijk of Privé
9. Agenda Maandag 7:00 7:30 8:00 8:30 9:00 9:30 10:00 10:30 11:00 11:30 12:00 12:30 13:00 13:30 14:00 14:30 15:00 15:30 16:00 16:30 17:00 17:30 18:00 18:30 19:00 19:30 20:00 20:30 Opmerking
Dinsdag
Woensdag
Donderdag
Vrijdag
Zaterdag
Zondag
10. Disclaimer, privacy & copyright Disclaimer De gegevens in dit E-book zijn uitsluitend bestemd ter algemene informatie. Aan de informatie die in dit Ebook wordt verstrekt kunnen geen rechten worden ontleend. Orde op Zaken Stellen aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van het gebruik van de in dit E-book verstrekte informatie of van links naar websites van derden. Dergelijke informatie en websites zijn door ons niet beoordeeld op juistheid, volledigheid of actualiteit. Wij hebben daarop geen invloed en kunnen daarvoor dan ook geen aansprakelijkheid accepteren. Orde op Zaken Stellen behoudt zich het recht voor om de informatie (waaronder teksten, foto's, illustraties en verwijzingen naar andere sites) in dit E-book op ieder moment te wijzigen zonder dat vooraf aan te kondigen. Privacy Orde op Zaken Stellen hecht veel waarde aan het beschermen van de persoonlijke gegevens die u aan haar verstrekt. Bij het verwerken van de gegevens respecteert zij uw privacy, onder andere door naleving van de Wet bescherming persoonsgegevens. Orde op Zaken Stellen behoudt zich het recht voor om deze bepalingen op ieder moment te wijzigen. Orde op Zaken Stellen gebruikt uw gegevens enkel voor de doeleinden waarmee u de informatie heeft verstrekt. Copyright Orde op Zaken Stellen behoudt zich het auteursrecht voor betreffende de via het E-book van Orde op Zaken Stellen - thuisadministratie verstrekte informatie, inclusief beeldmerken, logo’s en fotomateriaal. Niets uit de teksten of grafische voorstellingen in het E-book van Orde op Zaken Stellen mag zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Orde op Zaken Stellen openbaar worden gemaakt, verspreid en/of verveelvoudigd. Gebruik van de informatie voor persoonlijke doeleinden is toegestaan. Citeren met bronvermelding.
www.ordeopzakenstellen.nl
