MINCE2 in de praktijk

MINCE2 in de praktijk postdoc opleiding Verandermanagement

documentnaam versie versiedatum auteurs versiestatus

C:\rembo\CCMM\praktijkdeel\praktijkcasus\Plan van Aanpak\plan van aanpak_v07.doc 1.0 18 september 2007 Roelof van Cleef en Remco Meisner conceptversie Project Board accordering

Executive

Senior Supplier

Erik van de Loo (VU PDO VM)

Corné van Nispen (Andarr)

Senior User

Senior User

Senior User

Senior User

Dick Groeneveld (DJI)

Bram Reinders (Nuon)

Peter Zeinstra (JBZ)

Gerard Kluivers (TS)

tabel 1: document informatie

MINCE2 IN DE PRAKTIJK VU PGM VERANDERMANAGEMENT

Managementsamenvatting Dit Plan van Aanpak beschrijft de wijze waarop Roelof van Cleef en Remco Meisner in verband met de postdoctorale opleiding Verandermanagement bij de VU beogen een praktijkopdracht te realiseren op basis waarvan zij het praktijkexamen in 2008 met goed gevolg afleggen. De praktijkopdracht spitst zich toe op praktisch onderzoek. Deze Managementsamenvatting bevat de gecomprimeerde weergave van het Plan van Aanpak, maar kan uit de aard der zaak niet als equivalent daarvan worden beschouwd. Vier organisaties hebben laten weten bereid te zijn mee te werken aan deze praktijkopdracht: • • • •

het Jeroen Bosch Ziekenhuis in Den Bosch, een van de grootste ziekenhuizen in Nederland; Nuon in Amsterdam, de bekende energieleverancier; de Afdeling Informatie Management (AIM) van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) van het Ministerie van Justitie; de afdeling Project- & Service Management van T-Systems in Vianen.

Bij allevier de organisaties komt de praktijkopdracht in grote lijnen (alhoewel en détail verschillend) neer op de volgende sequentie: 1. 2. 3. 4.

meten van de volwassenheid overeenkomstig het MINCE2 model; bepalen en plegen van interventies die bijdragen aan de ontwikkeling van de volwassenheid; herhaling van de meting van de volwassenheid conform MINCE2; evaluatie en oplevering van het onderzoeksrapport.

Dit gebeurt onder het in dit document beschreven, strakke régime om de volgende redenen: • • • • •

de beschikbare periode voor de realisatie bedraagt slechts luttele maanden; beperkte, onbezoldigde inzetbaarheid van een kleine groep uitvoerenden; limitering van de risico’s voor alle betrokken partijen; projectmatig werken wordt vanuit MINCE2 aanbevolen en dan moet je dit onderzoek dus ook projectmatig realiseren (voorbeeldfunctie); de omvang van de onderzoeksresultaten dient in balans te zijn met hetgeen wordt verlangd.

Dit document beschrijft gedetailleerd hetgeen het project zal opleveren. In grote lijnen zijn enkele belangrijke resultaten als volgt samen te vatten: • • • • •

de MINCE2 volwassenheid van de betrokken organisaties wordt gemeten en vastgelegd; er wordt ervaring opgedaan met de praktische toepassing van het MINCE2 model; de praktische vertaalslag van de gemeten volwassenheid naar verbeteringrepen wordt geëxploreerd; achteraf is vast te stellen in hoeverre de onderzoekers tot adequaat interveniëren in staat zijn; het geobserveerde effect van interventies kan worden vergeleken met het middels herhaling van de meting quantitatief vastgestelde effect.

VERSIE 1.0

VERSIEDATUM 18 SEPTEMBER 2007

PAGINA 2 VAN 33


INHOUDSOPGAVE 1

Situatie...................................................................................................................................................................................................5 1.1 MINCE2 ..........................................................................................................................................................................................5 1.2 NUON ................................................................................................................................................................................................5 1.3 JBZ...................................................................................................................................................................................................5 1.4 DJI ...................................................................................................................................................................................................6 1.5 T-SYSTEMS ......................................................................................................................................................................................6 1.6 MINCE2 GROUP ..............................................................................................................................................................................6 2 Aanleiding en noodzaak......................................................................................................................................................................8 2.1 NUON ................................................................................................................................................................................................8 2.2 JBZ...................................................................................................................................................................................................8 2.3 DJI ...................................................................................................................................................................................................9 2.4 T-SYSTEMS ......................................................................................................................................................................................9 3 Scope.....................................................................................................................................................................................................10 3.1 NOODZAAK EN DOELSTELLING .....................................................................................................................................................10 3.1.1 Nuon.......................................................................................................................................................................................10 3.1.2 JBZ ........................................................................................................................................................................................ 11 3.1.3 DJI......................................................................................................................................................................................... 11 3.1.4 T-Systems............................................................................................................................................................................ 11 3.2 KICK OFF-BIJEENKOMST ...............................................................................................................................................................12 3.3 PRIMAIRE BRONZE METING ..........................................................................................................................................................12 3.4 PRIMAIR BRONZE REPORT .............................................................................................................................................................13 3.5 PRIMAIRE SILVER METING ............................................................................................................................................................13 3.6 PRIMAIR SILVER REPORT ..............................................................................................................................................................13 3.7 INTERVENTIES ...............................................................................................................................................................................14 3.8 FINALE BRONZE METING ..............................................................................................................................................................14 3.9 FINAAL BRONZE REPORT ..............................................................................................................................................................14 4 Doelstelling..........................................................................................................................................................................................15 5 Werkzaamheden ................................................................................................................................................................................16 5.1 OPBOUW ..........................................................................................................................................................................................16 5.2 WIJZIGINGEN EN AFWIJKINGEN ................................................................................................................................................18 6 Planning .................................................................................................................................................................................................19 7 Factoren ...............................................................................................................................................................................................21 7.1 MP-A: PREPARATIE........................................................................................................................................................................21 7.2 MP-B: PRIMAIRE METINGEN ....................................................................................................................................................... 22 7.3 MP-C: INTERVENTIES .................................................................................................................................................................. 22 7.4 MP-D: FINALE METINGEN ........................................................................................................................................................... 23 7.5 MP-E: ONDERZOEKSRAPPORT ...................................................................................................................................................... 23 8 Risico’s ................................................................................................................................................................................................. 25 9 Organisatie......................................................................................................................................................................................... 26 9.1 PROJECT BOARD ............................................................................................................................................................................ 26 9.2 MINCE2 GROUP ........................................................................................................................................................................... 27 9.3 NUON PEER GROUP ....................................................................................................................................................................... 27 9.4 JBZ PEER GROUP .......................................................................................................................................................................... 27 9.5 DJI PEER GROUP .......................................................................................................................................................................... 28 9.6 T-SYSTEMS PEER GROUP ............................................................................................................................................................. 28 10 Communicatie ..................................................................................................................................................................................... 29 10.1 PROJECT SITE............................................................................................................................................................................ 29 10.2 VOORTGANGSRAPPORTAGE ....................................................................................................................................................... 29 10.3 PRODUCTVOLTOOIING .............................................................................................................................................................. 29 10.4 DELIVERABLEVOLTOOIING ....................................................................................................................................................... 29 10.5 END STAGE REPORTS ................................................................................................................................................................ 29 VERSIE 1.0


PAGINA 3 VAN 33


10.6

LESSONS LEARNED REPORTS ................................................................................................................................................... 30

APPENDICES Appendix 1: Begrippenlijst.......................................................................................................................................................................31 Appendix 2: Betrokkenen ........................................................................................................................................................................ 32 Appendix 3: Voortgangsrapportage ..................................................................................................................................................... 33

TABELLEN tabel 1: document informatie.....................................................................................................................................................................1 tabel 2: revisies ............................................................................................................................................................................................4 tabel 3: Nuon noodzaaksbeleving (inschatting) .................................................................................................................................10 tabel 4: JBZ noodzaaksbeleving (inschatting)....................................................................................................................................11 tabel 5: DJI noodzaaksbeleving (inschatting)....................................................................................................................................11 tabel 6: T-Systems noodzaaksbeleving (inschatting)......................................................................................................................12 tabel 7: Geëxpliciteerde Mijlpaalmissies ............................................................................................................................................15 tabel 8: Milestones, Deliverables en Producten................................................................................................................................18 tabel 9: activiteitenplanning................................................................................................................................................................... 20 tabel 10: verander-v’s versus MINCE2 Action Flavors...................................................................................................................21 tabel 11: MP-A slaag- en faalfactoren................................................................................................................................................. 22 tabel 12: MP-B slaag- en faalfactoren ................................................................................................................................................ 22 tabel 13: MP-C slaag- en faalfactoren ................................................................................................................................................ 23 tabel 14: MP-D slaag- en faalfactoren ................................................................................................................................................ 23 tabel 15: MP-E slaag- en faalfactoren ................................................................................................................................................ 24 tabel 16: initieel Risklog .......................................................................................................................................................................... 25 tabel 17: Begrippenlijst ............................................................................................................................................................................31 tabel 18: betrokkenen en contactgegevens ....................................................................................................................................... 32 tabel 19: betrokkenen, gremia en rollen ............................................................................................................................................. 32

FIGUREN figuur 1: MINCE2 Group positie ..............................................................................................................................................................6 figuur 2: fasering en invulling .................................................................................................................................................................16 figuur 3: Mijlpalen en Deliverables planning ......................................................................................................................................19 figuur 4: projectorganisatie................................................................................................................................................................... 26

revisies datum

versie

door

omschrijving

17-sep-07

0.7

Remco Meisner

incarnatie; ontwikkelversie; feedback Dick Groeneveld, Tom Smulders, Gerard Kluivers verwerkt

18-sep-07

1.0

Remco Meisner

conceptversie

tabel 2: revisies

VERSIE 1.0


PAGINA 4 VAN 33


1

SITUATIE

Dit hoofdstuk beschrijft kort MINCE2 en de organisaties waarop dit model wordt toegepast in het kader van de VU-opleiding Verandermanagement.

1.1

MINCE2

De methodiek MINCE2 (Maturity INcrements IN Controlled Environments) richt zich op het vaststellen en beïnvloeden van de projectmatige volwassenheid van organisaties of organisatieonderdelen. De vaststelling van de projectmatige volwassenheid kan naar keuze op snelle en eenvoudige wijze, maar ook op uitgebreidere wijze geschieden. De snelle meting levert in verhouding minder achtergrondinformatie op. In dit kader zijn de volgende begrippen van belang: projectmatig: Projectmatige organisaties realiseren op basis van vooraf bepaalde factoren budget, tijdpad, scope en kwaliteitscriteria zowel hun producten als hun interne veranderingen. volwassenheid: MINCE2 gebruikt deze aanduiding voor de mate van effectiviteit en efficiëntie waarmee organisaties in staat zijn in te spelen op omgevingsveranderingen. beïnvloeden: MINCE2 biedt de mogelijkheid op basis van interventies (zogenoemde Action Flavors) organisaties tot een hogere volwassenheid te brengen.

1.2

NUON

Nuon, met haar hoofdzetel in Amsterdam, onder leiding van Bram Reinders, is een early adopter van het MINCE2 model. Nuon participeert in de Board van de MINCE2 Foundation. De afdeling Projecten van Nuon is al een tijd bezig met een professionaliseringsslag, waarbij zij gebruik maakt van de MINCE2 beginselen avant la lettre. In de afgelopen maanden kwam daarbij de eventuele samenvoeging van Nuon met Essent en bovendien het programma Infostroom. Met name dit laatste grootschalige programma is een interessante kandidaat voor een praktijktoepassing met MINCE2. Het beoogt de invoering van slimme (stroomverbruik)meters, die gekoppeld zijn aan centrale systemen. Metingen bij Nuon op basis van MINCE2 zullen plaatsvinden op het niveau van het programma Infostroom en het doel zal zijn bij te dragen aan de effectiviteit en efficiëntie (c.q. de MINCE2 volwassenheid) van dat programma

1.3

JBZ

Het JBZ (Jeroen Bosch Ziekenhuis) is, met vijf locaties in Den Bosch, Boxtel en Zaltbommel, de werkgever van een van de leden van de Advisory Board van de MINCE2 Foundation, Jeroen van de Ven. Zoals bij veel zorginstellingen heeft ook hier een grootscheepse reorganisatie plaatsgevonden en is sprake van recente nieuwbouwprojecten. Deze organisatie is, kortom, volop in beweging. Tijdens de eerste bijeenkomst van de Advisory Board liet Jeroen weten bij het JBZ mogelijkheden te zien voor een eerste stap op basis van MINCE2. Daarop werd een voorstel gedaan en vond een gesprek plaats. Daarbij zijn de mogelijkheden van MINCE2 bij de afdeling ICT toegelicht en werd een voorstel gedaan in het kader van de VUopleiding. Metingen bij het JBZ op basis van MINCE2 zullen plaatsvinden op het ICT afdelingsniveau en het doel is bij te dragen aan de effectiviteit en efficiëntie (de volwassenheid) van deze afdeling.

VERSIE 1.0


PAGINA 5 VAN 33


1.4

DJI

De DJI (Dienst Justitiële Inrichtingen) is onderdeel van het Ministerie van Justitie. De DJI bestiert de penitentiaire inrichtingen, Jeugd- en TBSklinieken waar door de rechter daartoe veroordeelde Nederlandse individuen hun vrijheidsbeperkende maatregelen ondergaan. Remco Meisner is gedurende bijna twee jaar als programmamanager werkzaam geweest bij de DJI en stelde in die periode vast dat (onderdelen van) die organisatie geschikt waren voor metingen en verandertrajecten op basis van MINCE2. Daartoe is een voorstel gedaan en vond op 7 september 2007 een gesprek plaats met Jetse Timmers, Informatiemanager en met Dick Groeneveld, Hoofd Afdeling Informatiemanagement (AIM), onderdeel van de Concernstaf Bedrijfsvoering, op 10 september. Tijdens dit laatste gesprek is de keuze gemaakt voor het in dit plan beschreven onderdeel van de DJI organisatie, onder aansturing van AIM. Metingen bij de DJI op basis van MINCE2 zullen plaatsvinden op afdelingsniveau en het doel zal zijn bij te dragen aan de effectiviteit en efficiëntie (de volwassenheid) van deze afdelingen.

1.5

T-SYSTEMS

T-Systems, met haar hoofdvestiging in Vianen, is een Nederlandse onderneming van Deutsche Telekom en levert als zodanig middels haar 52.000 medewerkers aan circa 160.000 bedrijven IT en telecommunicatie diensten. Remco Meisner is momenteel als project en service manager actief in deze organisatie. T-Systems is begonnen met een professionaliseringsslag en MINCE2 kan daaraan bijdragen. Daartoe is een voorstel gedaan en vond in september overleg plaats met de Director Service en Project Management, Gerard Kluivers. Metingen bij T-Systems op basis van MINCE2 zullen plaatsvinden op afdelingsniveau en het doel zal zijn bij te dragen aan de effectiviteit en efficiëntie (de volwassenheid) van deze afdelingen.

1.6

MINCE2 GROUP

De MINCE2 Group (deze term komt uit de MINCE2 methodiek en duidt de kleine groep specialisten aan die de MINCE2 meting feitelijk realiseren) is opgebouwd zoals geschetst in figuur 1. Aangezien in korte tijd metingen in meerdere organisaties zullen plaatsvinden, waarbij het onderlinge verband desalniettemin gehandhaafd dient te blijven, is ervoor gekozen de metingen, interventies en verwerking van de resultaten uit te voeren met twee studenten: Roelof van Cleef en Remco Meisner. Target Group praktische doelen

MINCE2 Group employer organizations

uitvoering restricties Remco Meisner MINCE2 specialist

Roelof van Cleef MINCE2 specialist

kwaliteits criteria

Vrije Universiteit

praktische inzet

Peer Group weerstanden VU001 Employee Group

figuur 1: MINCE2 Group positie

VERSIE 1.0


PAGINA 6 VAN 33


Zoals geschetst voert de MINCE2 Group activiteiten uit teneinde de praktische doelen die de Target Group (opdrachtgevers) formuleerde te realiseren. Daarbij maakt zij gebruik van de praktische inzet van de Peer Group (adviesorgaan vanuit de betrokken organisatie), die op haar beurt invloed heeft op de in het verandertraject betrokken Employee Group (alle medewerkers van de betrokken organisatie). Zijdelings wordt de MINCE2 Group beïnvloed door de bedrijven waarbij de MINCE2 specialisten in loondienst zijn1 (zij zullen ertoe neigen hun bijdrage aan de kosten van het onderzoek – de studiekosten – te minimaliseren en mogelijke follow-up voor hun organisatie die eruit voortvloeien kan te maximeren) en door de VU (zij zullen ertoe neigen de kwaliteit van het onderzoek te maximeren binnen de kaders van de opleiding).

1

respectievelijk Andarr en Van Cleef Ltd.

VERSIE 1.0


PAGINA 7 VAN 33


2

AANLEIDING EN NOODZAAK

Bij elk van de vier betrokken organisaties wordt de eerste aanleiding gevormd door de gedragen noodzaak te komen tot een grotere projectmatige volwassenheid conform MINCE2. Met volwassenheid in dit verband wordt de effectiviteit en efficiëntie waarmee de organisatie omgaat met een verandering in haar omgeving bedoeld. De daaronder liggende, diepere noodzaak, die in de volgende paragrafen is beschreven, verschilt per organisatie.

2.1

NUON

Nuon is een grote Nederlandse energieleverancier met expansieplannen en financiële slagkracht. Bij de organisatie zijn xxx medewerkers in dienst en er is sprake van een grote hoeveelheid projectmatig aangestuurde activiteiten die de inzet van zowel interne als externe medewerkers vereisen. De Projectafdeling van Nuon in Amsterdam is vanaf medio 2006 begonnen aan een verbetertraject. Vereist is dat de kwaliteit waarmee projecten worden gerealiseerd verbetert. De opdrachtgever (veelal is dit een Nuon afdeling) vereist een grotere voorspelbaarheid van uit te voeren projecten. Aangezien het regelmatig om projecten gaat waarin heel veel geld wordt verbruikt, een direct gevolg van het werkterrein van Nuon dat onlosmakelijk verbonden is met grote investeringen, kan een kleine verbetering in dit verband tot grote (positieve) verschillen leiden. Ook wil de opdrachtgever een betere voorspelbaarheid van de doorlooptijd van projecten. Te onderzoeken in dit laatste verband is, uit de aard der zaak, in hoeverre de blijkbaar lastig voorspelbare doorlooptijden nu resulteren uit het functioneren van de projectenafdeling of het gevolg zijn van het functioneren van de opdrachtgever of enige andere afdeling of derde partij. Voor het specifieke onderzoek in het kader van dit projectplan, heeft Nuon de voorkeur uitgesproken voor primaire meting, interventie en finale meting aan het Programma Infostroom. Middels dit programma beoogt Nuon een intelligente innovatie te realiseren omtrent het meten, melden en beïnvloeden van het stroomverbruik van de Nederlandse huishoudens. In het programma gaat veel geld om, waarschijnlijk enige honderden miljoenen Euro’s. Op een dergelijk programma kan zelfs de kleinst denkbare organisatieverbetering een dramatisch financieel of kwaliteitsvoordeel opleveren. De recentelijk te elfder ure afgebroken beoogde fusie tussen Nuon en Essent heeft in verband met het voorgaande een enigszins vertragende invloed gehad, waarvan de uitwerking mogelijk nog duidelijk worden zal. Nuon is de vroegste gebruiker van fragmenten van de MINCE2 methodiek bij het vergroten van hun projectmatige volwassenheid en de organisatie trad als eerste toe tot de Board van de MINCE2 Foundation. Hun interne veranderproces is, na een vlotte start, enigszins tot stilstand gekomen als gevolg van de fusiegesprekken met Essent. Na deze eerste experimenteerfase is het thans zaak de verbeteringen geheel en al overeenkomstig de richtlijnen van de MINCE2 methodiek op te pakken.

2.2

JBZ

Het Jeroen Bosch Ziekenhuis (JBZ) in Den Bosch heeft een grootscheepse reorganisatie achter de rug, die kort volgde op de fusie van zes ziekenhuizen. Als gevolg daarvan zijn de afdelingen Beheer en Projecten, die uit de aard van hun ICT-werkzaamheden veel samenwerken, behoorlijk uitgedund. Tegelijkertijd werd als resultaat van de fusie een van de grootste ziekenhuizen in Nederland tot stand gebracht, met een dienovereenkomstig omvangrijk arsenaal aan systemen. Voeg daarbij nog de innovaties in de medische ICT sector, met bijvoorbeeld de steeds verder gedetailleerde MRI scans en de toename van informatisering op talloze andere gebieden tot zelfs in de operatiekamers toe, en het zal duidelijk zijn dat deze beide afdelingen voortdurend aan grote druk onderhevig zijn. Dit probleem wordt versterkt doordat de Zorg-sector niet kan bogen op marktconforme personele beloningen en als gevolg daarvan bij de concurrentie met grote marktspelers in de ICT-sector geregeld het onderspit delft als het gaat om het in loondienstbetrekking acquireren van nieuwe, materiedeskundige medewerkers. De betreffende afdelingen hebben weliswaar de indruk dat zij binnen het JBZ voorop lopen met het toepassen van methodieken en het opleidingsniveau van de medewerkers, maar zij zijn desalniettemin nog niet tevreden met het VERSIE 1.0


PAGINA 8 VAN 33


bereikte volwassenheidsniveau. Ze zien in deelname een mogelijkheid hun wensen onder de aandacht te brengen, onder een nieuw banier en met de middels externe interventies verkregen inzichten.

2.3

DJI

De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) heeft veel van haar uitvoerende afdelingen, waaronder de beheerorganisatie ICTS, in Gouda gesitueerd en het hoofdkantoor bevindt zich in Den Haag. Vanuit dit hoofdkantoor opereert de Afdeling Informatie Management (AIM) onder leiding van Dick Groeneveld, Hoofd Informatiemanagement, welke afdeling een onderdeel vormt van de DJI Concernstaf Bedrijfsvoering. Het is vanuit AIM dat de gehele DJI organisatie richtlijnen ontvangt omtrent architecturale voorschriften, het informatielandschap, organisatiebrede strategische vereisten en dergelijke. Strikt genomen zouden organisaties zoals ICTS zich aan deze richtlijnen dienen te houden en daarbinnen uitsluitend met beperkte vrijheid mogen manoeuvreren. In de praktijk is het voor AIM erg lastig steekhoudende richtlijnen uit te vaardigen. Steevast ontstaat zowel vanuit de ICTS organisatie als vanuit de gebruikersorganisaties kritiek, omdat de richtlijnen te complex zouden zijn of onvoldoende zouden aansluiten op lokale behoeften van penitentiaire inrichtingen, TBSklinieken of instellingen rondom de Jeugdzorgverlening. In dit verband heeft AIM een groep (gedeeltelijk ook externe) architecten aan het werk gezet met het verzoek hierover een duidelijk en voor partijen acceptabel en haalbaar voorstel te doen: De zogenoemde Architectuurfunctie.

2.4

T-SYSTEMS

T-Systems is als dochter van Deutsche Telekom in Nederland actief als ICT-dienstverlener. Het bedrijf beschikt zelf over enige nationale rekencentra en kan tengevolge van de houdstermaatschappij ook gemakkelijk rekencentra elders ter wereld inzetten. Met name het rekencentrum in Duitsland onderscheidt zich in dat laatste verband dankzij bijvoorbeeld de hoogwaardige SAP systemen die men daar routinematig aan kan. De afdeling Service & Projecten binnen T-Systems Nederland is al enige tijd bezig met een verbetertraject, maar er valt nog veel te doen. T-Systems maakt een sterke groei door. De tactiek think global, act local impliceert dat weliswaar grensoverschrijdend aangeboden kan worden, maar dat desondanks de nationale kwaliteiten op een zeker niveau dienen te liggen teneinde de afnemers (a) te migreren naar de T-Systems dienstverlening en (b) tevreden te stellen met het ononderbroken op peil houden van het niveau van deze dienstverlening. De directeur van deze afdeling, Gerard Kluivers, acht het in dit kader zinvol en interessant zijn afdeling door te laten lichten en van verbetersuggesties te laten voorzien.

VERSIE 1.0


PAGINA 9 VAN 33


3

SCOPE

De scope van de opdracht omvat, voor elk van de vier organisaties, in ieder geval het volgende: • • • • •

Vastgelegde reikwijdte, noodzaak en doelstelling van het onderzoek. Bronze meting van de projectmatige volwassenheid. Bronze Report. Silver meting van de projectmatige volwassenheid. Silver Report met Action Flavors.

Indien haalbaar en zinvol zijn de volgende scope onderdelen voorts wenselijk: • • •

Interventies op basis van de Action Flavors. Herhaalde Bronze of Silver meting na afloop van de interventies. Report met rapportage van het gerealiseerde effect en verdere Action Flavors.

Dit komt mede tot uitdrukking in de structuur met Milestones, Deliverables en Producten die in dit Plan van Aanpak zijn beschreven. Hier wordt opgemerkt dat de wenselijke scope onderdelen eventueel zouden kunnen vervallen, indien de omstandigheden zulks vereisen.

3.1

NOODZAAK EN DOELSTELLING

Teneinde als voldoende geboekstaafd te zijn dient de noodzaak de nulhypothese van Witteloostuijn te overtroeven. Tevens dient de noodzaak SMART vastgesteld te zijn, ontdaan van zogenoemde containerbegrippen. In dit verband is sprake van vier noodzaaksbelevingen: een voor ieder van de betrokken organisaties. Deze noodzaaksbeleving zal worden getoetst tijdens de Kick off die bij elk van deze partijen de allereerste (indirecte) interventie is. De eerste fase van dit project beoogt niet slechts te bepalen wat de actuele volwassenheid van de betrokken organisaties is, deze heeft als secundair doel ervoor te zorgen dat betrokkenen zich een individueel duidelijker en groepsgewijze uniformer beeld vormen van de noodzaak. De vooralsnog door de schrijvers van dit stuk op basis van voorgesprekken ingeschatte noodzaaksbeleving wordt in de volgende sub-paragrafen uiteengezet.

3.1.1

Nuon

Voor Nuon is de vooronderstelde noodzaaksbeleving weergegeven in tabel 3. wat indien wel? De afdeling is een professionele acterende partner in de optiek van eventuele overnamepartijen. De medewerkers van de afdeling zijn gemotiveerd en gepassioneerd met hun vak bezig en ze presteren daardoor beter. De klanten van de afdeling laten zich leiden door de duidelijk zichtbare expertise van de afdeling en zij zullen niet zomaar klagen over de aanpak, voortgang of bereikte resultaten. Het grote Infostroom programma wordt een succes.

wat indien niet? De afdeling is een ‘sitting duck’ bij een eventuele overname van Nuon. De medewerkers worden weggelokt naar andere bedrijven die ze meer prikkelen en wie blijft zitten zal zich niet erg druk willen maken. De klanten van de afdeling klagen over niet correct vooraf ingeschatte, hogere kosten en langere doorlooptijden van projecten. Het grote Infostroom programma verloopt moeizaam.

wat bedreigt de betrokkene? Indien de afdeling onvoldoende professioneel en gepassioneerd is, kan zij bij een overname worden samengevoegd of opgeheven. De klanten zullen geen aanleiding zien daartegen te acteren. Het Infostroom programma wordt elders, misschien zelfs extern, belegd en de afdelingsmedewerkers mogen op z’n best daaraan bijdragen leveren.

tabel 3: Nuon noodzaaksbeleving (inschatting)

VERSIE 1.0


PAGINA 10 VAN 33


De doelstelling van het project in de optiek van Nuon is: Het verkrijgen van inzicht in de MINCE2 volwassenheid

van de Afdeling Projecten en het op basis daarvan vaststellen van interventies die tot de verbetering daarvan leiden. Van deze interventies zal, in overleg, vanuit dit onderzoeksproject een klein deel gerealiseerd en middels een herhaalde meting getoetst worden.

3.1.2

JBZ

Voor het JBZ is de vooronderstelde noodzaaksbeleving weergegeven in tabel 4. wat indien wel? De betrokken ICT afdelingen onderscheiden zich ten opzichte van andere dergelijke afdelingen die vanuit de fusie zijn betrokken. De medewerkers van de afdelingen ervaren dit als stimulans en zijn zich bewust van hun leidende positie. De klanten zijn eerder geneigd te doen wat de afdelingen aanbevelen en tonen meer begrip voor de met ICT systemen verbonden problematiek en de inspanningen die deze afdelingen zich in dit verband getroosten. Het voortbestaan van de afdelingen is verzekerd.

wat indien niet? De betrokken ICT afdelingen onderscheiden zich nauwelijks ten opzichte van andere dergelijke afdelingen. De medewerkers voelen zich het object van de fusie die hen werd opgelegd. De klanten zien de afdelingen als ontwikkelingslanden en tonen weinig begrip of respect. Het voortbestaan van de afdelingen in de huidige vorm wordt bedreigd.

wat bedreigt de betrokkene? Indien de afdelingen zich onvoldoende onderscheiden, zullen zij niet in the lead komen bij het samenvoegen na de fusie. De medewerkers moeten maar afwachten wat er met ze gebeurt en de leidinggevenden hebben een onzekere positie. De klanten zijn ontevreden en bieden als zodanig geen rechtvaardiging voor de continuering van de afdelingen in de huidige vorm.

tabel 4: JBZ noodzaaksbeleving (inschatting)

De doelstelling van het project in de optiek van JBZ is: Het verhogen van de MINCE2 volwassenheid van de afde-

lingen en het zichtbaar inzetten van een verbeteringstraject. De vanuit het project geïndiceerde verbetersuggesties worden bij voorkeur grotendeels gerealiseerd via het project of door het JBZ op eigen kracht.

3.1.3

DJI

Voor de DJI is de vooronderstelde noodzaaksbeleving weergegeven in tabel 5. wat indien wel? De samenwerking en het wederzijdse begrip tussen de afdeling AIM en de bedrijfsonderdelen die deelgenoot worden gemaakt van de door AIM uitgevaardigde voorschriften wordt verbeterd. Er ontstaat uitwisseling en de onderlinge verdeling van verantwoordelijkheden wordt toegespitst op hetgeen praktisch zinvol is (lees: efficiënt en effectief). Betrokkenen begrijpen nut en noodzaak van de opsplitsing in uitvoering enerzijds en regulering anderzijds.

wat indien niet? De huidige status quo, waarbij de uitvoerende organisatieonderdelen zich niet altijd laten verenigen onder het overkoepelende AIM banier, duurt voort. Uitwisseling vindt veelal ad hoc, soms niet of pas achteraf, plaats. De verdeling van verantwoordelijkheden wordt door partijen individueel ingeschat en daardoor is deze niet altijd optimaal efficiënt en effectief. Geregeld hebben betrokkenen weinig begrip voor de noodzaak van de opsplitsing tussen uitvoering en regulering.

wat bedreigt de betrokkene? AIM vaardigt voorschriften uit, maar als de bedrijfsonderdelen daar geen gevolg aan geven, treedt een impasse op waarbij AIM min of meer krachteloos lijkt, de optimalisering van de ICT stagneert en de uitvoering als het ware bij ‘lokale krijgsheren’ ligt. Uiteraard is de DJI als geheel daarvan het slachtoffer en ontstaan langs deze weg geen optimale samenwerkingsverbanden.

tabel 5: DJI noodzaaksbeleving (inschatting)

De doelstelling van het project in de optiek van de DJI is: Het verhogen van de MINCE2 volwassenheid van de af-

deling AIM en het verbeteren van het wederzijdse begrip en de wederzijdse uitwisseling tussen AIM en de betrokken DJI bedrijfsonderdelen. De vanuit het project geïndiceerde verbetersuggesties worden bij voorkeur grotendeels gerealiseerd via overleg tussen de architectuurgroep en deze bedrijfsonderdelen.

3.1.4

T-Systems

Voor T-Systems is de vooronderstelde noodzaaksbeleving weergegeven in tabel 6. wat indien wel? De afdeling Serivce en Project Management van T-Systems Nederland, met haar hoge kwaliteitsniveau, profileert zich in de optiek van haar zusterorganisaties in Duitsland en elders als een solide en betrouwbare partner voor de omvangrijke schare van VERSIE 1.0


PAGINA 11 VAN 33


(geografisch gespreid opererende) klanten, hetgeen vooral belangrijk is in het betrokken, sterk groeiende, marktsegment. Het service en project management wordt gestimuleerd volgens richtlijnen te handelen en herhaalbaar te werken op basis van gemeenschappelijk uitgekozen en gedragen voorschriften. Daardoor kunnen werkzaamheden tot een bepaald, bekend complexiteitsniveau steeds beter door de eigen, interne medewerkers uitgevoerd worden.

wat indien niet? De afdeling Service en Project Management van T-Systems Nederland handhaaft haar huidige kwaliteitsniveau en blijft geregeld bezig met het opnieuw uitvinden van het wiel, omdat het in eerder stadium opgebouwde onvoldoende hergebruikt en getransformeerd wordt. Daardoor worden de klanten niet allemaal op de gewenste wijze bediend en blijft het noodzakelijk om voor taken van allerlei verschillende niveaux externen in te huren. Sommigen komen met uitgewerkte voorschriften, maar het lukt niet altijd deze gemeenschappelijk te maken en daarvoor draagvlak te vinden.

wat bedreigt de betrokkene? Indien de afdeling zich niet professionaliseert, blijft het lastig te bepalen welke taken zij zonder externe hulp aan kan en voor welke complexere taken het verstandig is op tijdelijke basis externe materiedeskundigen in te zetten. Het risico bestaat dat de grote actuele klantenkring de werkwijze van T-Systems Nederland, in verband met de wisselende kwaliteit van de aanpak, gaat vergelijken met deze van andere aanbieders.

tabel 6: T-Systems noodzaaksbeleving (inschatting)

De doelstelling van het project in de optiek van T-Systems is: Het verkrijgen van inzicht in het MINCE2 volwassenheidsniveau van de afdeling, de betekenis daarvan voor de taken die de afdeling op eigen kracht aan kan en suggesties met betrekking tot hetgeen ondernomen kan worden voor het vergroten van de volwassenheid (=het vergroten van de capaciteit om effectief en efficiënt om te gaan met veranderingen in de omgeving).

3.2

KICK OFF-BIJEENKOMST

De Kick off-bijeenkomst is de aftrap van het project. Deze vindt bij allevier de betrokken organisaties separaat plaats. De Kick off-bijeenkomst wordt feitelijk georganiseerd door de betrokken Peer Groups, die daarbij zonodig enige hulp kunnen vragen aan de MINCE2 Group (bijvoorbeeld in verband met het toelichten van het doel van dit project en de toegepaste methodiek). In verband met de de Kick off-bijeenkomst worden alle bij het project betrokken individuele medewerkers (per organisatie) in overleg bijeengeroepen. Zij krijgen van de Target Group en/of de Peer Group uitleg over hetgeen wordt overwogen, wat beoogd wordt en wat het vervolg zal zijn. Er vindt overleg plaats met de MINCE2 Group omtrent de accuratesse van de initieel veronderstelde noodzaaksbeleving. Uiteindelijk dient de Kick offbijeenkomst een uniforme, algemeen gedragen noodzaaksbeleving te brengen – eventueel een aangepaste ten opzichte van de in dit hoofdstuk beschreven inschatting. De bijdrage van de MINCE2 Group aan de Kick off-bijeenkomst bestaat uit: • • •

verstrekken van informatie die benodigd is in verband met de organisatie; uitleg en interactie met betrekking tot de noodzaaksbeleving; uitleg en interactie met betrekking tot MINCE2 als methodiek.

3.3

PRIMAIRE BRONZE METING

Tijdens de primaire Bronze meting wordt op basis van het uitgebreide MINCE2 enquêteformulier bij een geselekteerde groep medewerkers van de betrokken organisatie het volwassenheidsniveau bepaald. Door de aard van de meting (het is een lijst met stellingen waarop bevestigend of ontkennend gereageerd kan worden) verschaft deze meting wel snel inzicht in het actuele niveau van de betrokken organisatie, maar verkrijgt men slechts weinig tot geen inzicht omtrent realistische verbetermogelijkheden. De facto is het uitzetten en laten opvolgen van deze enquête feitelijk reeds een interventie in de richting van de betrokken organisaties. De activiteiten van de MINCE2 Group: • • •

voorbereiden van de meting (enquêteformulier uitwerken en op het web plaatsen, testen e.d.); uitnodigingen versturen aan de door de Peer Group selekteerde respondenten; ontvangen en (statistisch) verwerken van de reacties.

VERSIE 1.0


PAGINA 12 VAN 33


3.4

PRIMAIR BRONZE REPORT

Het primaire Bronze Report levert een gestandaardiseerde rapportage op van de uitkomsten van de primaire Bronze meting. Middels dit Report wordt verantwoording afgelegd aan en een tussenrapport opgeleverd voor de Target Group. Het Report fungeert voor het project als een stepping stone en daarnaast de facto als nadere versterking van de Kick off en de in §3.2 genoemde interventie jegens de organisatie. De activiteiten van de MINCE2 Group: • • •

opstellen van het Bronze Report; voorbespreken met Peer Group en Target Group van de concept versie; realiseren van de definitieve versie.

3.5

PRIMAIRE SILVER METING

Tijdens de primaire Silver meting wordt op basis van twee interviews, die door de MINCE2 Group worden afgenomen bij evenzovele specifieke gesprekspartners van de betrokken organisaties, door materiedeskundigen vastgesteld wat het volwassenheidsniveau van de organisatie is. Door de aard van de meting verschaft deze meting niet alleen een extra toets ten opzichte van het eerder (Bronze) gemeten volwassenheidsniveau, maar daarnaast ook inzicht in realistische verbetermogelijkheden. De interviews worden agendatechnisch georganiseerd door de Peer Group. Dit gebeurt uit de aard der zaak mede in overleg met de MINCE2 Group. De facto is het organiseren en uitvoeren van deze interviews feitelijk een interventie in de richting van de betrokken organisatie en meer in het bijzonder in de richting van de manager van de projectmatig werkende afdeling respectievelijk de verantwoordelijke voor het personeelsbeleid. De activiteiten van de MINCE2 Group: • • •

voorbereiden van de interviews (interview guides); houden van de interviews in situ; absorberen en verwerken van de interviewresultaten.

3.6

PRIMAIR SILVER REPORT

Het primaire Silver Report levert een aanvulling op de eerder vervaardigde gestandaardiseerde rapportage en betrekt daarin ook de uitkomsten van de Silver meting. Middels dit Report wordt verantwoording afgelegd aan en een tussenrapport opgeleverd voor de Target Group en de Peer Group. In het primaire Silver Report wordt de zogenoemde longlist van interventievoorstellen (Action Flavors) beschreven. Het is op basis van deze longlist dat in overleg met de Executive (VU) en, vervolgens, met de betreffende Target Groups wordt besloten welke van de Action Flavors feitelijk middels interventies zullen worden geëffectueerd door de MINCE2 Group. Daarmee wordt impliciet bepaald dat de overige interventies niet binnen het kader van dit project zullen worden gepleegd. De betrokken organisaties worden vrijgelaten de niet in dit project meegenomen interventies geheel of gedeeltelijk langs een andere weg te laten plegen. Het Report fungeert voor het project als een significante stepping stone en daarnaast de facto als nadere versterking van de Kick off en eerdere noodzaaksbelevingsbevorderende stappen. De activiteiten van de MINCE2 Group: • • •

opstellen van het Silver Report (mede op basis van het eerder vervaardigde Bronze Report), met daarin begrepen de op de Action Flavors gebaseerde longlist met interventiemogelijkheden; voorbespreken met de Peer Group en Target Group van de concept versie; realiseren van de definitieve versie.

VERSIE 1.0


PAGINA 13 VAN 33


3.7

INTERVENTIES

Hier is het zaak de in overleg met de VU en met de Target Group van de betrokken organisatie vastgestelde shortlist met (gedetailleerde) interventies, die feitelijk is gebaseerd op de eerder vervaardigde longlist, te realiseren. De shortlist is een op kwaliteitsargumenten onder leiding van de VU gereduceerde versie van de longlist. Op basis van de shortlist wordt in overleg tussen de MINCE2 Group en de Target Group bepaald welke van de interventies uiteindelijk definitief zullen worden uitgevoerd. De activiteiten van de MINCE2 Group: • • • • • •

opstellen van de definitieve longlist; bespreken van de longlist met de Executive (VU) en reductie tot de initiële shortlist; bespreken van deze initiële shortlist met de op het gebied van “de zeven verander v’s” onderkende materiedeskundige prof.dr. Anton Cozijnsen en aanpassing tot de definitieve shortlist; voorbespreken met de Peer Group en de Target Group van de shortlist; definitieve selectie van te realiseren interventies van de shortlist; realiseren van de geselecteerde interventies.

Indien het project onverhoopt te maken krijgt met tijdsdruk kan op dit punt besloten worden het na afloop van deze interventies af te ronden, waarna om décharge gevraagd wordt. Indien van het voorgaande geen sprake is, verdient het de voorkeur ook de laatste twee hierna gespecificeerde stappen te doorlopen.

3.8

FINALE BRONZE METING

Tijdens de finale Bronze meting wordt op basis van het uitgebreide MINCE2 enquêteformulier bij een geselekteerde groep medewerkers van de betrokken organisatie het volwassenheidsniveau na realisatie van de interventies bepaald. De activiteiten van de MINCE2 Group: • • •

voorbereiden van de meting (enquêteformulier uitwerken en op het web plaatsen, testen e.d.); uitnodigingen versturen aan de door de Peer Group selekteerde respondenten; ontvangen en (statistisch) verwerken van de reacties.

3.9

FINAAL BRONZE REPORT

Het finale Bronze Report levert een gestandaardiseerde rapportage op van de uitkomsten van de finale Bronze meting. Middels dit Report wordt verantwoording afgelegd aan en een tussenrapport opgeleverd voor de Target Group. Het Report fungeert voor het project als een aankomststeiger en daarnaast de facto als constatering in hoeverre de interventies tot met de MINCE2 methodiek meetbare verandering aanleiding gaven. De activiteiten van de MINCE2 Group: • • •

opstellen van het Bronze Report; voorbespreken met Peer Group en Target Group van de concept versie; realiseren van de definitieve versie.

Met de completering van deze laatste bullet is dit project feitelijk volledig voltooid en zal op grond daarvan aan de Project Board formeel om décharge gevraagd worden.

VERSIE 1.0


PAGINA 14 VAN 33


4

DOELSTELLING

Dit project streeft de volgende projectmatige doelen na: • • • • • • •

toetsing van de uitvoerbaarheid van MINCE2 metingen op Bronze en Silver niveau in vier realistische en reguliere praktijksituaties; vaststelling van het MINCE2 volwassenheidsniveau van de vier betrokken organisaties (organisatieonderdelen); vaststelling van de longlist met interventiemogelijkheden (Action Flavors) ten behoeve van de vier betrokken organisaties; vaststelling van een shortlist met de in beschikbare, korte tijdsbestek haalbare interventies; de omzetting van de shortlist met de Action Flavors naar praktisch uitvoerbare, gereguleerde interventiescenario’s; het realiseren van Action Flavors in een realistische praktijksituatie bij de vier organisaties; vaststelling van de meetbare uitwerking van de interventies op basis van de herhaalde meting die ook voorafgaand aan de interventies toegepast werd.

En op individueel niveau wordt het volgende nagestreefd: • •

diepgaander kennis verkrijgen over modellen zoals MINCE2 en de praktische inzet daarvan bij bedrijven; inzicht verwerven in het koppelvlak tussen modellen en leidinggevenden middels interviews die zijn ontwikkeld op grond van een model, met inbegrip van de vertaalslagen die daaraan verbonden zijn;

Per mijlpaal is in het kader van de Action Flavor AF7 (Explicitation) voorlopig een pakkende missie verwoord in tabel 7. ref. MP-A MP-B MP-C MP-D MP-E

naam

voorbereidingen primaire meting interventies finale meting onderzoek voltooiing

missie We snappen wat de bedoeling is en kunnen goed voorbereid van start gaan. Er wordt een gemeten waar we staan en gezocht naar verbetermogelijkheden. Enkele van de gevonden verbetermogelijkheden worden gerealiseerd. We gaan meten of we inmiddels beter draaien. We leggen vast wat we van plan waren en wat daarvan terecht kwam, zodat we daar later nog plezier van kunnen hebben.

tabel 7: Geëxpliciteerde Mijlpaalmissies

VERSIE 1.0


PAGINA 15 VAN 33


5

WERKZAAMHEDEN

In dit hoofdstuk wordt in figuur 2 de onderverdeling van het geaccordeerde Plan van Aanpak in de Mijlpalen MP-A tot en met MP-E, de Deliverables DA01 tot en met DE04 en de Producten PA01 tot en met PE02 weergegeven. Bij elk van deze Mijlpalen, Deliverables en Producten wordt daarnaast een totaaloverzicht verstrekt.

5.1

OPBOUW VU003

Project Board perspectief project team perspectief

academisch en MINCE2 perspectief

geaccordeerd Plan van Aanpak

Mijlpalen

contract voor de realisatie

projectmatige stadia

Deliverables

in de optiek van de Project Board zinvolle combinaties van een of meer Producten

Producten

in de optiek van de project teams zinvolle combinaties van activiteiten

activiteiten

in de optiek van de project deelnemers zinvolle werkzaamheden die bijdragen aan een Product

figuur 2: fasering en invulling

Het overzicht van Mijlpalen (MP), Deliverables (D) en Producten (P) is weergegeven in tabel 8. Voor de activiteiten die leiden tot de Producten wordt verwezen naar hoofdstuk 6. Zoals hierboven gesteld leiden de gerealiseerde Producten tot gerealiseerde Deliverables en leiden op hun beurt gerealiseerde Deliverables tot voltooide Mijlpalen. Dankzij het instrumenteel realiseren van Mijlpalen ontstaat het in het kader van de VU opleiding beoogde inzicht, uiteindelijk is dit inzicht voor de uitvoerende studenten (de MINCE2 Group) de belangrijkste doelstelling van dit project. ref. MP-A DA01 PA01 DA02 PA02 MP-B DB01 PB01 PB02 DB02 PB03 PB04 PB05 DB03 PB06 PB07 PB08 DB04 PB03 VERSIE 1.0

naam voorbereidingen casus silhouet silhouet opzetten Plan van Aanpak Plan van Aanpak primaire meting voorbereiding primaire metingen hulpmiddelen kickoff Nuon meting primair primaire Bronze meting Nuon primaire Silver meting Nuon primair Report Nuon JBZ meting primair primaire Bronze meting JBZ primaire Silver meting JBZ primair Report JBZ DJI meting primair primaire Bronze meting DJI

resultaatomschrijving (hetgeen dat bij voltooiing gereed is) dit project kan starten met de instemming van de Project Board op de plannen de casus is omschreven en viel bij deelnemers en VU in goede aarde het silhouet van de casus is geschikt om besproken te worden met de partijen de finalversie van dit Plan van Aanpak is voltooid het Plan van Aanpak komt langs de stadia ontwikkeling, concept, prefinal tot final de nulmeting van de betrokken organisaties leidde tot een geaccepteerd Report alles staat gereed dat nodig is om met de primaire meting te kunnen beginnen respondentenoverzicht, html-questionnaire beschikbaar, afspraken zijn gemaakt de kick off met allevier de partijen werd voorbereid en heeft plaatsgevonden van de primaire Bronze en Silver meting bij Nuon is een Report beschikbaar de primaire Bronze meting (enquete) bij Nuon is met succes voltooid de primaire Silver meting (interviews) bij Nuon is met succes voltooid Report van de dubbele primaire meting bij Nuon is voltooid & geaccepteerd van de primaire Bronze en Silver meting bij het JBZ is een Report beschikbaar de primaire Bronze meting (enquete) bij het JBZ is met succes voltooid de primaire Silver meting (interviews) bij het JBZ is met succes voltooid Report van de dubbele primaire meting bij het JBZ is voltooid & geaccepteerd van de primaire Bronze en Silver meting bij de DJI is een Report beschikbaar de primaire Bronze meting (enquete) bij de DJI is met succes voltooid VERSIEDATUM 18 SEPTEMBER 2007

PAGINA 16 VAN 33


ref. PB04 PB05 DB05 PB06 PB07 PB08 MP-C

naam primaire Silver meting DJI primair Report DJI T-Systems meting primair primaire Bronze meting T-Syst. primaire Silver meting T-Syst. primair Report T-Systems Interventies

DC01

preparaties interventies

PC01 PC02 PC03 DC02 PC04

MP-D

long list met AF’s alle partijen short list met AF’s alle partijen interv. scenario’s alle partijen Nuon interventies uitvoeren Nuon interventies geïnterpreteerde Nuon interventie resultaten JBZ interventies uitvoeren JBZ interventies geïnterpreteerde JBZ interventie resultaten DJI interventies uitvoeren DJI interventies geïnterpreteerde DJI interventie resultaten T-Systems interventies uitv. T-Systems interventies geïnterpreteerde T-Systems interventie resultaten finale meting

DD01

preparatie finale metingen

PD01 DD02 PD02 PD03 DD03 PD04 PD05 DD04 PD06 PD07 DD05 PD08 PD09 MP-E

hulpmiddelen Nuon meting finaal finale Bronze meting Nuon finaal Report Nuon JBZ meting finaal finale Bronze meting JBZ finaal Report JBZ DJI meting finaal finale Bronze meting DJI finaal Report DJI T-Systems meting finaal finale Bronze meting T-Systems finaal Report T-Systems onderzoek voltooiing onderzoeksrapport ontwikkelversie onderzoeksrapp. ontwikkelversie

PC05 DC03 PC06 PC07 DC04 PC08 PC09 DC05 PC10 PC11

DE01 PE01 DE02

onderzoeksrapport primair

PE02 DE03

onderzoeksrapport interventies

PD08 DE04

finale Bronze meting T-Systems onderzoeksrapport finaal

VERSIE 1.0

resultaatomschrijving (hetgeen dat bij voltooiing gereed is) de primaire Silver meting (interviews) bij de DJI is met succes voltooid Report van de dubbele primaire meting bij de DJI is voltooid & geaccepteerd van de primaire Bronze en Silver meting bij T-Systems is een Report beschikbaar de primaire Bronze meting (enquete) bij T-Systems is met succes voltooid de primaire Silver meting (interviews) bij T-Systems is met succes voltooid Report van de dubbele primaire meting bij T-Systems is voltooid & geaccepteerd de geselekteerde MINCE2 interventies (Action Flavors) hebben plaatsgevonden al het nodige om met de geselekteerde MINCE2 interventies te kunnen beginnen staat gereed en is voldoende bekend de Action Flavors van alle partijen zijn “uitputtend” bepaald en vastgelegd de geselekteerde Action Flavors van alle partijen zijn bepaald en vastgelegd bij elke interventie is een scenario bepaald en vastgelegd de geselekteerde interventies van Nuon hebben naar wens plaatsgevonden alle Nuon interventies zijn volgens het scenario gerealiseerd bij alle gerealiseerde Nuon interventies zijn de resultaten geïnterpreteerd en vastgelegd in het onderzoeksrapport de geselekteerde interventies van JBZ hebben naar wens plaatsgevonden alle JBZ interventies zijn volgens het scenario gerealiseerd bij alle gerealiseerde JBZ interventies zijn de resultaten geïnterpreteerd en vastgelegd in het onderzoeksrapport de geselekteerde interventies van DJI hebben naar wens plaatsgevonden alle DJI interventies zijn volgens het scenario gerealiseerd bij alle gerealiseerde DJI interventies zijn de resultaten geïnterpreteerd en vastgelegd in het onderzoeksrapport de geselekteerde interventies van T-Systems hebben naar wens plaatsgevonden alle T-Systems interventies zijn volgens het scenario gerealiseerd bij alle gerealiseerde T-Systems interventies zijn de resultaten geïnterpreteerd en vastgelegd in het onderzoeksrapport de zoveel mogelijk toegespitste Bronze meting heeft bij allen plaatsgevonden de finale metingen zijn zoveel mogelijk toegespitst en de voorbereiding is voltooid respondentenoverzicht, html-questionnaire beschikbaar, afspraken zijn gemaakt van de finale Bronze meting bij Nuon is een Report beschikbaar de finale Bronze meting (enquete) bij Nuon is met succes voltooid Report van de finale meting bij Nuon is voltooid & geaccepteerd van de finale Bronze meting bij het JBZ is een Report beschikbaar de finale Bronze meting (enquete) bij het JBZ is met succes voltooid Report van de finale meting bij het JBZ is voltooid & geaccepteerd van de finale Bronze meting bij de DJI is een Report beschikbaar de finale Bronze meting (enquete) bij de DJI is met succes voltooid Report van de finale meting bij de DJI is voltooid & geaccepteerd van de finale Bronze meting bij T-Systems is een Report beschikbaar de finale Bronze meting (enquete) bij T-Systems is met succes voltooid Report van de finale meting bij T-Systems is voltooid & geaccepteerd het geaccordeerde onderzoeksrapport voor de VU is beschikbaar de ontwikkelversie (die inhoudelijk nog alle kanten op kan gaan en onjuistheden kan bevatten) is beschikbaar de ontwikkelversie van het onderzoeksrapport is voltooid de conceptversie van het onderzoeksrapport (die inhoudelijk wel correct maar nog incompleet is) met de primaire meetresultaten daarin is beschikbaar de finale Bronze meting (enquete) bij T-Systems is met succes voltooid de conceptversie van het onderzoeksrapport met de daaraan toegevoegd de beschrijving van het verloop van de interventies is beschikbaar de finale Bronze meting (enquete) bij T-Systems is met succes voltooid het geaccordeerde onderzoeksrapport voor de VU is beschikbaar


PAGINA 17 VAN 33


ref. PD08

naam finale Bronze meting T-Systems

resultaatomschrijving (hetgeen dat bij voltooiing gereed is) de finale Bronze meting (enquete) bij T-Systems is met succes voltooid

tabel 8: Milestones, Deliverables en Producten

5.2

WIJZIGINGEN EN AFWIJKINGEN

Gezien de korte doorlooptijd van dit project in relatie tot de complexiteit en de afweging van de daaraan verbonden risico’s, is ervoor gekozen eventuele wijzigingen en afwijkingen ten opzichte van dit projectplan via email te bevestigen aan de Project Board en daaromtrent niet op een besluit te wachten maar direct tot effectuering van de gemelde verkozen maatregelen over te gaan. In reactie op het voorgaande kan de Project Board te allen tijde besluiten tot bijsturen. Het risico dat de MINCE2 Group eventueel bijgestuurd wordt is beter te hanteren dan het risico dat de realisatie van het project stagneert als gevolg van de vereisten die aan de communicatie gesteld worden indien voor een koerswijziging een voorafgaand besluit van de Project Board vereist zou zijn.

VERSIE 1.0


PAGINA 18 VAN 33


6

PLANNING

De planning is weergegeven in figuur 3. Opgemerkt wordt dat de weergegeven planning zich beperkt tot de Mijlpalen, Deliverables en Producten. De detailplanning op basis van de activiteiten die daaraan ten grondslag ligt is niet in de figuur zichtbaar.

figuur 3: Mijlpalen en Deliverables planning

Ter verduidelijking van figuur 3 is in tabel 9 de activiteitenplanning weergegeven. Per Mijlpaal worden de doorlooptijd, starten einddatum van de belangrijkste activiteiten weergegeven. omschrijving MP-A: preparatie Plan van Aanpak webbased enquete accoord van voldoende partijen start van de realisatie incarnatie template onderzoeksrapport MP-B: primaire metingen Nuon Nuon intern overleg en regelwerk project team formeren en voorlichten Bronze primaire meting Bronze primair Report Silver primaire meting Silver primair report Jeroen Bosch Ziekenhuis JBZ intern overleg en regelwerk project team formeren en voorlichten Bronze primaire meting Bronze primair Report Silver primaire meting Silver primair report DJI DJI intern overleg en regelwerk project team formeren en voorlichten Bronze primaire meting VERSIE 1.0

doorlooptijd 23d 10d 2w 1w 0d 4w 2w 50d 2w 1w 2w 1w 1w 2w 58d 2w 1w 2w 1w 1w 2w 45d 2w 1w 2w

startdatum Wed 1-8-07 Fri 31-8-07 Wed 12-9-07 Fri 14-9-07 Thu 20-9-07 Fri 21-9-07 Mon 17-9-07 Mon 24-9-07 Mon 24-9-07 Mon 8-10-07 Mon 15-10-07 Mon 29-10-07 Mon 12-11-07 Mon 19-11-07 Wed 12-9-07 Wed 12-9-07 Mon 1-10-07 Mon 8-10-07 Mon 22-10-07 Mon 12-11-07 Mon 19-11-07 Mon 10-9-07 Mon 10-9-07 Mon 24-9-07 Mon 1-10-07


einddatum Fri 31-8-07 Thu 13-9-07 Tue 25-9-07 Thu 20-9-07 Thu 20-9-07 Thu 18-10-07 Fri 28-9-07 Fri 30-11-07 Fri 5-10-07 Fri 12-10-07 Fri 26-10-07 Fri 2-11-07 Fri 16-11-07 Fri 30-11-07 Fri 30-11-07 Tue 25-9-07 Fri 5-10-07 Fri 19-10-07 Fri 26-10-07 Fri 16-11-07 Fri 30-11-07 Fri 9-11-07 Fri 21-9-07 Fri 28-9-07 Fri 12-10-07 PAGINA 19 VAN 33


omschrijving Bronze primair Report Silver primaire meting Silver primair report T-Systems T-Systems intern overleg en regelwerk project team formeren en voorlichten Bronze primaire meting Bronze primair Report Silver primaire meting Silver premair report MP-C: interventies preparatie interventies initiële set preparatie interventies finale set Nuon interventies Jeroen Bosch Ziekenhuis interventies DJI interventies T-Systems interventies MP-D: finale metingen Nuon Bronze finale meting Bronze finaal Report Jeroen Bosch Ziekenhuis Bronze finale meting Bronze finaal Report DJI Bronze finale meting Bronze finaal Report T-Systems Bronze finale meting Bronze finaal Report MP-E: onderzoeksrapport primair onderzoeksrapport interventie onderzoeksrapport finaal (conceptversie) onderzoeksrapport finaal (eindversie)

doorlooptijd 1w 1w 2w 63d 2w 1w 2w 1w 1w 2w 70d 2w 2w 15d 3w 15d 3w 15d 3w 15d 3w 1w 15d 2w 1w 15d 2w 1w 15d 2w 1w 15d 2w 1w 1w 1w 1w 2w

startdatum Mon 15-10-07 Mon 22-10-07 Mon 29-10-07 Wed 5-9-07 Wed 5-9-07 Mon 1-10-07 Mon 8-10-07 Mon 22-10-07 Mon 12-11-07 Mon 19-11-07 Mon 1-10-07 Mon 1-10-07 Mon 3-12-07 Mon 17-12-07 Mon 17-12-07 Mon 17-12-07 Mon 17-12-07 Mon 17-12-07 Mon 17-12-07 Mon 17-12-07 Mon 17-12-07 Mon 7-1-08 Mon 14-1-08 Mon 14-1-08 Mon 28-1-08 Mon 14-1-08 Mon 14-1-08 Mon 28-1-08 Mon 14-1-08 Mon 14-1-08 Mon 28-1-08 Mon 14-1-08 Mon 14-1-08 Mon 28-1-08 Mon 3-12-07 Mon 7-1-08 Mon 4-2-08 Mon 11-2-08

einddatum Fri 19-10-07 Fri 26-10-07 Fri 9-11-07 Fri 30-11-07 Tue 18-9-07 Fri 5-10-07 Fri 19-10-07 Fri 26-10-07 Fri 16-11-07 Fri 30-11-07 Fri 4-1-08 Fri 12-10-07 Fri 14-12-07 Fri 4-1-08 Fri 4-1-08 Fri 4-1-08 Fri 4-1-08 Fri 4-1-08 Fri 4-1-08 Fri 4-1-08 Fri 4-1-08 Fri 11-1-08 Fri 1-2-08 Fri 25-1-08 Fri 1-2-08 Fri 1-2-08 Fri 25-1-08 Fri 1-2-08 Fri 1-2-08 Fri 25-1-08 Fri 1-2-08 Fri 1-2-08 Fri 25-1-08 Fri 1-2-08 Fri 7-12-07 Fri 11-1-08 Fri 8-2-08 Fri 22-2-08

tabel 9: activiteitenplanning

VERSIE 1.0


PAGINA 20 VAN 33


7

FACTOREN

Dit hoofdstuk beschrijft hierna per Mijlpaal wat de slaag- en faalfactoren zijn. Daarbij worden de verander-v’s als referentiekader toegepast. In dit verband is het nuttig te vermelden dat de vanuit MINCE2 aangedragen interventiesuggesties op diezelfde verander-v’s zijn gebaseerd. In het MINCE2 model worden deze verander-v’s in de Engelse taal gebruikt en aangeduid als Action Flavors. Zulks geschiedt overigens vanuit MINCE2 uiteraard onder referte aan de vader van dit gedachtengoed. De vertaalslag tussen de oorspronkelijke, Nederlandstalige aanduiding en de MINCE2 Action Flavor-tegenhanger is gegeven in tabel 10. verander-v

Action Flavor

versnellen AF1: Quickening verbreden AF2: Broadening verdiepen AF3: Deepening verduurzamen AF4: Preservation verbijzonderen AF5: Tailoring verbinden AF6: Interrelating verexpliciteren AF7: Explicitation tabel 10: verander-v’s versus MINCE2 Action Flavors

Hierbij wordt opgemerkt dat er bij het toepassen van MINCE2 gebruik wordt gemaakt van zeven en niet, zoals in sommige publicaties het geval is, van slechts zes verander-v’s. Action Flavor AF7 richt zich in dit verband op een aan visualisering verbonden aspect: Het expliciet maken van het beoogde doel en de weg die daarheen leidt. De randvoorwaarden waaronder dit project wordt uitgevoerd zijn de volgende: •

• •

•

De betrokken organisaties zijn verantwoordelijk voor de inhoud van de op hun organisatie toegespitste doelstellingen in dit plan. Deze organisaties stemmen in met hetgeen over hen vermeld is in dit projectplan. Aan deze randvoorwaarde is voldaan zodra de vertegenwoordigers van deze organisaties het projectplan accorderen middels het plaatsen van hun handtekening. De VU is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de projectrealisatie. De VU geeft blijk van haar goedkeuring zodra haar vertegenwoordiger door het plaatsen van diens handtekening dit plan accordeert. De werkgevers van de onderzoekers zijn verantwoordelijk voor het handhaven van de balans tussen hun reguliere (doorbelastbare) werkzaamheden en eventuele (onbezoldigde) werkzaamheden die in het kader van dit onderzoek uitgevoerd worden. Deze organisaties geven blijk van hun goedkeuring door het plaatsen van de handtekening waarmee zij dit plan accorderen. De onderzoekers (in dit plan worden zij aangeduid als de MINCE2 Group) zijn verantwoordelijk voor de deugdelijke realisatie van de activiteiten in het kader van dit project. Zij geven blijk van hun instemming met behaalde resultaten doordat zij bij het passeren/voltooien van Mijlpalen en Deliverables aan de Project Board om goedkeuring vragen. Opgemerkt wordt dat dit niet zal gebeuren bij de voltooiing van Producten.

Teneinde het voorgaande te stroomlijnen is gekozen voor een PRINCE2 projectaanpak, waarbij de vertegenwoordigers van de bovenstaande groepen in de Project Board vertegenwoordigd zijn. Deze Project Board bestuurt feitelijk dit project en heeft dus gemaximeerde invloed.

7.1

MP-A: PREPARATIE

In tabel 11 zijn de slaag- en faalfactoren bij Mijlpaal A (Preparatie, met als missive We snappen wat de bedoeling is en kunnen goed voorbereid van start gaan) opgesomd op basis van de verander-v’s. verander-v

versnellen

VERSIE 1.0

slaagfactor de kickoff is reeds versnellende communicatie

faalfactor beslissers hebben het nu niet gemakkelijk, dus zitten wel wat in tijdnood en zullen niet al te snel reageren op vragen of verzoeken om bijstand


PAGINA 21 VAN 33


verander-v

verbreden verdiepen

verduurzamen

verbijzonderen

verbinden

verexpliciteren

slaagfactor deelnemende organisaties willen graag zo breed mogelijk wegens beperking van de omvang kunnen we doelgericht op de geselekteerde organisatieonderdelen interveniëren het onderzoeksrapport en de beide Reports dragen bij aan het vastleggen van het geconstateerde en de overwogen opvolging door de toespitsing van dit onderzoek kunnen we de boodschap ten behoeve van onze doelgroepen goed toesnijden de gevisiualiseerde aanpak van dit project helpt betrokken organisaties/onderdelen bij het in later stadium eventueel herhalen van dergelijke stappen in een breder verband binnen de eigen organisatie duidelijke boodschap bij elke Mijlpaal draagt bij aan het op deze expliciete boodschap verkregen organisatiebrede draagvlak

faalfactor door de korte doorlooptijd moeten we de breedte binnen de perken houden bij DJI en JBZ is sprake van een relatief laag ontwikkelingsniveau en daardoor is verdieping slechts beperkt mogelijk en zinvol alle betrokken organisaties hebben slechts ‘n gering ontwikkeld kennismanagement en geen cultuur van kennishergebruiken alle organisaties hebben enigszins te maken met verandermoeheid (recente reorganisaties) of problemen in de samenwerking met bepaalde intern betrokken onderdelen veel van de betrokken organisaties hebben geen cultuur van verbinden, maar veelal de cultuur van eilandjesvorming – dit zou middels visualisering tastbaar gemaakt kunnen worden vanwege de beperking van de omvang is de expliciete boodschap toegesneden op een klein onderdeel van de organisatie en dus niet zonder meer bruikbaar op andere niveaux

tabel 11: MP-A slaag- en faalfactoren

7.2

MP-B: PRIMAIRE METINGEN

In tabel 12 zijn de slaag- en faalfactoren bij Mijlpaal B (Primaire metingen, met als missive Er wordt een gemeten waar we staan en gezocht naar verbetermogelijkheden) opgesomd op basis van de verander-v’s. verander-v

versnellen verbreden

verdiepen

verduurzamen

verbijzonderen

verbinden

verexpliciteren

slaagfactor de Bronze meting geeft snel inzicht in de status quo de Bronze meting zorgt ervoor dat een brede groep zich bewust wordt van de ingezette verandering de Silver meting geeft de voor het vaststellen van interventies vereiste verdieping en inzichten het Report draagt bij aan het verduurzamen van de metingen en aan de bewustwording van het belang van kennismanagement de Peer Group draagt de in Reports neergelegde feiten op maat toegesneden over aan de Employee Group, dit gebeurt intern voor intern inzichten vanuit de brede enquête worden gekoppeld aan inzichten vanuit de smallere interviews en daardoor wordt het middenmanagement nadrukkelijk aan de status quo gekoppeld de simpele en logische opbouw van dit project draagt bij aan het verexpliciteren van de stapsgewijze realisatie van haar einddoelen

faalfactor kleine respondentengroep en daardoor mogelijk onvoldoende representativiteit door achterliggende of dreigende aanstaande reorganisaties bestaat onrust en deze kan worden versterkt door de metingen de beperkte schaalgrootte van het onderzoek maakt dat mogelijk een versmalde managerial blik op de aspecten van het aannamebeleid en het projectmatig werken wordt toegepast in hoeverre slagen we erin te voorkomen dat de Reports en het onderzoeksrapport verworden tot een document in een zorgvuldig afgesloten (onderste) lade? kwetsbaar: bij de minste of geringste miscommunicatie dreigt een averechts effect bij de verandermoede of veranderangstige individuen de noodzakelijke kleine schaal van dit onderzoek kan leiden tot geïsoleerde aanpak op afdelingsniveau met onvoldoende uitstraling naar belendende of bovenliggende organisatieonderdelen mate van detaillering op deze kleine schaal kan leiden tot een vorm van cognitieve dissonantie bij afdelingen die uit hun aard met andere detailwerkzaamheden bezig zijn

tabel 12: MP-B slaag- en faalfactoren

7.3

MP-C: INTERVENTIES

In tabel 13 zijn de slaag- en faalfactoren bij Mijlpaal C (Interventies, met als missive Enkele van de gevonden verbetermogelijkheden worden gerealiseerd) opgesomd op basis van de verander-v’s. VERSIE 1.0 VERSIEDATUM 18 SEPTEMBER 2007 PAGINA 22 VAN 33


verander-v


verdiepen

verduurzamen

verbijzonderen

verbinden verexpliciteren

slaagfactor zorgvuldig afgewogen en gerichte interventies dragen bij aan de versnelling interventies die worden ingebracht en/of toegelicht bij een goed bemeten doelgroep dragen bij aan de verbreding de interventies zijn verdiept naar aanleiding van overleg met gedragsdeskundige Erik van de Loo en verander-v deskundige Anton Cozijnsen interventies zijn schriftelijk in detail uitgewerkt en daarmee ontstaat een rijke bron voor verduurzaming alle interventies worden toegespitst op de doelgroep(en) en jegens eventuele miltipele doelgroepen desgewenst in meerdere sessies gerealiseerd interventies zijn gericht op verbinding en tegen eilandvorming interventies gaan begeleid van een duidelijk credo dat de doelgroep(en) zal aanspreken

faalfactor de dagelijkse werkzaamheden bij de doelgroep geven misschien geen gelegenheid het beoogde te praktizeren de bredere groep zal niet of onvolledig deelgenoot zijn van de tijdens interventies verschafte toelichting en onderbouwing mogelijk sluit de academische achtergrond onvoldoende aan op de praktijk van alledag – hieromtrent is waakzaamheid geboden de dingen lopen in de praktijk meestal anders dan tevoren schriftelijk was bedacht – experimenteren en ad hoc-afwegingen moeten mogelijk blijven incidenteel zal een doelgroep tezeer gespreid blijken om zo diep te kunnen verbijzonderen als men feitelijk zou wensen mogelijk zijn belendende organisatieonderdelen niet ontvankelijk voor verbetersuggesties en verbeterde interactiviteit cognitieve dissonantie bij de late majority of de laggers kan zich tegen het projectsucces keren

tabel 13: MP-C slaag- en faalfactoren

7.4

MP-D: FINALE METINGEN

In tabel 14 zijn de slaag- en faalfactoren bij Mijlpaal D (Finale Metingen, met als missive We gaan meten of we inmiddels beter draaien) opgesomd op basis van de verander-v’s. verander-v

versnellen

verbreden

slaagfactor het Report zal, bij succesvol resultaat, bijdragen aan begripsvorming en daarmee aan versnelling te verwachten is dat de metingen en de resultaten daarvan bijdragen aan organisatiebrede awa-

reness verdiepen verduurzamen

verbijzonderen

verbinden

verexpliciteren

meten na afloop zal de opgebouwde kennis en ervaring verder verdiepen via het medium van de finale meting wordt bijgedragen aan de transformatie van kennis en ervaring binnen de betrokken organisaties het resultaat wordt in het Report verbijzonderd en daarmee wordt de weg vrijgemaakt voor vervolgstappen met specifieke groepen in het finale Report zal duidelijk worden op welke wijze de uitkomsten middels verbindingen binnen de organisatie tot groter resultaat gebracht kunnen worden het finale Report is de ultieme vorm van explicitering an sich

faalfactor discrepantie bij het inschatten van de complexiteit van het vervolg bij de diverse Groups kan tot stagnatie leiden het gevaar bestaat dat bedrijfsonderdelen het verandertraject afdoen als ‘flauwekul’ en tot toenemende weerstand geraken – voor tegenmaatregelen is mogelijk te weinig tijd/capaciteit voorhanden

opvolging vergt inspanning en draagvlak op tactisch en strategisch nveau

cognitieve dissonantie bij de late majority of de laggers kan zich tegen het projectsucces keren

tabel 14: MP-D slaag- en faalfactoren

7.5

MP-E: ONDERZOEKSRAPPORT

In tabel 15 zijn de slaag- en faalfactoren bij Mijlpaal E (Onderzoeksrapport, met als missive We leggen vast wat we van plan waren en wat daarvan terecht kwam, zodat we daar later nog plezier van kunnen hebben) opgesomd op basis van de verander-v’s. VERSIE 1.0


PAGINA 23 VAN 33


verander-v


slaagfactor het onderzoeksrapport zal bijdragen aan begripsvorming en daarmee aan versnelling te verwachten is dat de metingen en de resultaten daarvan bijdragen aan organisatiebrede awa-

reness verdiepen verduurzamen

verbijzonderen

verbinden

verexpliciteren

het onderzoeksrapport verdiept de opgebouwde kennis en ervaring via het medium van het onderzoeksrapport wordt bijgedragen aan de transformatie van kennis en ervaring binnen de betrokken organisaties het resultaat wordt in het onderzoeksrapport op strategisch niveau verbijzonderd en daarmee wordt de weg vrijgemaakt voor vervolgstappen met specifieke groepen in het onderzoeksrapport zal duidelijk worden op welke wijze de uitkomsten middels verbindingen binnen de organisatie tot groter resultaat gebracht kunnen worden het onderzoeksrapport is voor zowel de VU als de betrokken organisaties de ultieme vorm van explicitering an sich

faalfactor het gevaar bestaat dat bedrijfsonderdelen het verandertraject afdoen als ‘flauwekul’ en tot toenemende weerstand geraken – voor tegenmaatregelen is mogelijk te weinig tijd/capaciteit voorhanden

opvolging vergt inspanning en draagvlak op tactisch en strategisch nveau

cognitieve dissonantie bij de late majority of de laggers kan zich tegen het projectsucces keren

tabel 15: MP-E slaag- en faalfactoren

VERSIE 1.0


PAGINA 24 VAN 33


8

RISICO’S

Dit hoofdstuk inventariseert de met het project verbonden, bij het opstellen van dit plan onderkende risico’s en geeft aan hoe daar, naar de kennis van vandaag, adequaat mee omgegaan kan worden door het aanduiden van enige maatregelen. In de praktijk lopen de zaken anders dan theoretisch voorzien zal zijn en is om die reden enige experimenteerruimte en intelligentie vereist. ref.

risico

RL001

geen accoord op dit plan door te onderzoeken organisaties

RL002

schuivende doelen

RL003

overbelasting MINCE2 Group

RL004

terugtrekking van deelnemende organisaties

RL005

voorlopige tegenmaatregelen • plan op maat toesnijden waar zij aangeven dit te appreciëren; • vier organisaties benaderen, dan kunnen er nog wat kandidaten afvallen; • voorgesprekken voeren voorafgaand aan de formele besluitvormingsmomenten. • gedetailleerd vastleggen van Deliverables en Producten in PvA • toestaan aanpassingen buiten het kader van dit onderzoek • strikt plannen en snel escaleren bij vermeende tijdsbeknelling • speelruimte creëren door optioneel weglaten van een of meer Deliverables • vier organisaties laten deelnemen: Het kan ook met één of twee • planmatig organiseren en laten accorderen geeft betere binding • vooroverleg voorafgaand aan formele beslismomenten smeert de besluitlagers •

tabel 16: initieel Risklog

VERSIE 1.0


PAGINA 25 VAN 33


9

ORGANISATIE

In dit hoofdstuk wordt de organisatie beschreven, de opdrachtgever en opdrachtnemer, de rollen die door andere betrokkenen worden vervuld en de wijze waarop een en ander in de realisatie van het project tot uiting komt. Tevens wordt beschreven welke rol wordt vervuld door de MINCE2 Group, de initiatoren van dit onderzoek. VU002

VU a Project Board executive

besturing

b Andarr

c senior suppliers

Nuon, JBZ, DJI, T-Systems

senior users d

MINCE2 Group e

f

g

h

Nuon Peer Group

JBZ Peer Group

DJI Peer Group

T-Systems Peer Group

interactie

Nuon Employee Group

JBZ Employee Group

DJI Employee Group

T-Systems Employee Group

informatie en verbeteringen

figuur 4: projectorganisatie

9.1

PROJECT BOARD

De Project Board is het gremium dat fungeert als opdrachtgever. De Project Board bepaalt de strategische koers van dit project en is daartoe bemensd vanuit alle betrokken partijen. De Project Board laat zich voorafgaand aan Project Board Meetings over de actuele situatie informeren door de MINCE2 Group. De Project Board neemt, mede op basis van deze informatie, besluiten. In de Project Board worden drie rollen vervuld: 1.

Executive: Bevoegd tot het nemen van besluiten over het project. Zal dat desnoods solitair doen, maar doet dit uit de aard der zaak bij voorkeur met de instemming van de Senior Suppliers en de Senior Users. Omdat allevier de betrokken organisaties feitelijk een even groot belang hebben en daardoor behoefte bestaat aan een kwaliteits-visie die deze vier partijen overstijgt is deze rol vanuit de VU ingevuld door Erik van de Loo.

2.

Senior Supplier: Verantwoordelijken voor het uitvoeren van het project, in feite de MINCE2 Group. Aangezien Roelof van Cleef zelfstandig ondernemer is, wordt deze rol uitsluitend door Corné van Nispen van Andarr ingevuld.

3.

Senior User: Vertegenwoordiging van de partijen die aan het resultaat van het project opvolging worden geacht te geven: • • • •

VERSIE 1.0

Nuon: Jeroen de Groot en Marc van der Velden; JBZ: nog te bepalen; DJI: Jetse Timmers; T-Systems: Gerard Kluivers. VERSIEDATUM 18 SEPTEMBER 2007

PAGINA 26 VAN 33


Hier wordt opgemerkt dat de Executive rol als partij-overstijgend wordt beschouwd, de rol van Senior Supplier wordt beschouwd als de sponsor vanuit het bedrijfsleven en de rol van Senior User wordt ingevuld door de mensen die behoefte zullen hebben aan zinvol toepasbare resultaten en de opbouw van draagvlak in de eigen organisatie. Input: Kwaliteits- en partij-overstijgende visie (a); MINCE2 markt visie (b); medewerkers visie (c); stukken die ter besluitvorming worden aangeleverd door de MINCE2 Group. Operatie: Afwegingen op basis van de visies (a), (b) en (c), geprojecteerd op de vooraf verstrekte stukken en met medeneming van de diverse vertegenwoordigde belangen. Output: Besluiten op basis waarvan het project Deliverables realiseert.

9.2

MINCE2 GROUP

De MINCE2 Group bestaat uit de mensen die verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse gang van zaken in het kader van het project. Zij zorgen ervoor dat het project overeenkomstig het Plan van Aanpak wordt gerealiseerd en dat de noodzakelijke besluiten van de Project Board op basis van adequate informatie tot stand komen. Gezien de omvang van dit project en de tijdsbeperkingen die de VU-opleiding oplegt bestaat de MINCE2 Group uit meerdere personen: • •

Roelof van Cleef; Remco Meisner.

Input: MINCE2 methodiek; Plan van Aanpak; dagelijkse besognes van het project. Operatie: Optimaliseren van het projectverloop. Output: Getoetste, gerealiseerde en als voldoende beoordeelde Deliverables overeenkomstig dit Plan van Aanpak.

9.3

NUON PEER GROUP

De Nuon Peer Group bestaat uit Nuon-medewerkers die in de Nuon organisatie de in het kader van dit project geplande activiteiten ondernemen en/of daarbij ondersteunen. Deze Nuon Peer Group weet zich op Project Board niveau vertegenwoordigd in de persoon van de Senior User (in diens hoedanigheid als lid van de Nuon Target Group). Zij bewaken ook, op basis van de terugkoppeling die hen vanuit de Nuon organisatie bereikt (de Nuon Employee Group), in hoeverre wordt voldaan aan de vereiste dat het verandertraject binnen Nuon voldoende draagvlak behoeft. Input: MINCE2 enquête; voorstellen omtrent de wijze waarop deze geëffectueerd kan worden vanuit de MINCE2 Group; Plan van Aanpak; terugkoppeling vanuit hun eigen management; terugkoppeling vanuit de Nuon organisatie (Nuon Employee Group). Operatie: Organiseren en effectueren van de MINCE2 metingen binnen Nuon; assistentie bij het organiseren van andere activiteiten (zoals bijvoorbeeld interventies op basis van Action Flavors) in het kader van dit project. Output: Getoetste en op projectteamniveau als voldoende beoordeelde Producten, zoals bijvoorbeeld MINCE2 enquêteresultaten (in onbehandeld, ruw, formaat) overeenkomstig dit Plan van Aanpak.

9.4

JBZ PEER GROUP

De JBZ Peer Group bestaat uit medewerkers van het JBZ die in de organisatie van het ziekenhuis de in het kader van dit project geplande activiteiten ondernemen en/of daarbij ondersteunen. Deze JBZ Peer Group weet zich op Project Board niveau vertegenwoordigd in de persoon van Senior User Peter Zeinstra, in diens hoedanigheid als lid van de JBZ Target Group. Zij bewaken ook, op basis van de terugkoppeling die hen vanuit de JBZ organisatie bereikt (de JBZ Employee Group), in hoeverre wordt voldaan aan de vereiste dat het verandertraject binnen het JBZ voldoende draagvlak behoeft. Input: MINCE2 enquête; voorstellen omtrent de wijze waarop deze geëffectueerd kan worden vanuit de MINCE2 Group; Plan van Aanpak; terugkoppeling vanuit hun eigen management; terugkoppeling vanuit de JBZ organisatie (JBZ Employee Group). Operatie: Organiseren en effectueren van de MINCE2 metingen binnen Nuon; assistentie bij het organiseren van andere activiteiten (zoals bijvoorbeeld interventies op basis van Action Flavors) in het kader van dit project. VERSIE 1.0


PAGINA 27 VAN 33


Output: Getoetste en op projectteamniveau als voldoende beoordeelde Producten, zoals bijvoorbeeld MINCE2 enquêteresultaten (in onbehandeld, ruw, formaat) overeenkomstig dit Plan van Aanpak.

9.5

DJI PEER GROUP

De DJI Peer Group bestaat uit medewerkers van de DJI die in de DJI organisatie de in het kader van dit project geplande activiteiten ondernemen en/of daarbij ondersteunen. Deze DJI Peer Group weet zich op Project Board niveau vertegenwoordigd in de persoon van Senior User Dick Groeneveld, in diens hoedanigheid als lid van de DJI Target Group. Zij bewaken ook, op basis van de terugkoppeling die hen vanuit de DJI organisatie bereikt (de DJI Employee Group), in hoeverre wordt voldaan aan de vereiste dat het verandertraject binnen de DJI voldoende draagvlak behoeft. Input: MINCE2 enquête; voorstellen omtrent de wijze waarop deze geëffectueerd kan worden vanuit de MINCE2 Group; Plan van Aanpak; terugkoppeling vanuit hun eigen management; terugkoppeling vanuit de DJI organisatie (DJI Employee Group). Operatie: Organiseren en effectueren van de MINCE2 metingen binnen Nuon; assistentie bij het organiseren van andere activiteiten (zoals bijvoorbeeld interventies op basis van Action Flavors) in het kader van dit project. Output: Getoetste en op projectteamniveau als voldoende beoordeelde Producten, zoals bijvoorbeeld MINCE2 enquêteresultaten (in onbehandeld, ruw, formaat) overeenkomstig dit Plan van Aanpak.

9.6

T-SYSTEMS PEER GROUP

De T-Systems Peer Group bestaat uit medewerkers van de T-Systems die in deze organisatie de in het kader van dit project geplande activiteiten ondernemen en/of daarbij ondersteunen. Deze T-Systems Peer Group weet zich op Project Board niveau vertegenwoordigd in de persoon van Senior User Gerard Kluivers, in diens hoedanigheid als lid van de T-Systems Target Group. Zij bewaken ook, op basis van de terugkoppeling die hen vanuit de T-Systems organisatie bereikt (de T-Systems Employee Group), in hoeverre wordt voldaan aan de vereiste dat het verandertraject binnen de T-Systems voldoende draagvlak behoeft. Input: MINCE2 enquête; voorstellen omtrent de wijze waarop deze geëffectueerd kan worden vanuit de MINCE2 Group; Plan van Aanpak; terugkoppeling vanuit hun eigen management; terugkoppeling vanuit de T-Systems organisatie (T-Systems Employee Group). Operatie: Organiseren en effectueren van de MINCE2 metingen binnen Nuon; assistentie bij het organiseren van andere activiteiten (zoals bijvoorbeeld interventies op basis van Action Flavors) in het kader van dit project. Output: Getoetste en op projectteamniveau als voldoende beoordeelde Producten, zoals bijvoorbeeld MINCE2 enquêteresultaten (in onbehandeld, ruw, formaat) overeenkomstig dit Plan van Aanpak.

VERSIE 1.0


PAGINA 28 VAN 33


10

COMMUNICATIE

In dit hoofdstuk is beschreven op welke wijze met wie wanneer waarover wordt gecommuniceerd. Leidraad daarbij zijn de: Mijlpalen, Deliverables, Producten en Activiteiten zoals deze in verband met de realisatie van dit project in dit plan zijn vastgelegd (in verband met voortgang); MINCE2 groepen, Target Group, MINCE2 Group, Peer Group en Employee Group (in verband met interactie); Project Board (in verband met opleveringen en projectbesturingskwesties).

10.1

PROJECT SITE

Ten behoeve van dit project wordt op het internet een project site ingericht waar relevante informatie opgehaald kan worden door de vier betrokken organisaties. Ten behoeve van de correcte verspreiding vertrouwelijke informatie zal deze website bestaan uit een algemeen deel en vier gescheiden op de organisaties toegeruste onderdelen. De ene organisatie zal op deze wijze geen toegang hebben tot vertrouwelijke informatie die een andere organisatie betreft. Alle organisaties zullen toegang hebben op algemene informatie, die het project als geheel betreft en waarin geen sprake is van vertrouwelijke gegevens.

10.2

VOORTGANGSRAPPORTAGE

De PRINCE2 Voortgangsrapportage, een schriftelijke opsomming overeenkomstig het formaat in Appendix 3 (pagina 33), wordt tweewekelijks als Acrobat Reader (PDF)-bestand via email verspreid aan de Project Board en, voorzover deze invidivuen geen deel uitmaken van dat orgaan, aan leden van de Target Groups. Elke voortgangsrapportage zal daarnaast beschikbaar gehouden worden op het algemene gedeelte van de project site.

10.3

PRODUCTVOLTOOIING

Zodra een Product conform dit plan door de MINCE2 Group als voltooid wordt beschouwd, zal dit aan de Project Board, Target Group, Peer Group en geregistreerde Employee Group-leden worden gemeld in een emailbericht. Indien dit naar de mening van de MINCE2 Group zinvol is, wordt daaraan eventueel extra informatie met betrekking tot het gerealiseerde gevoegd.

10.4

DELIVERABLEVOLTOOIING

Zodra een Deliverable conform dit plan door de MINCE2 Group als voltooid wordt beschouwd, zal dit aan de Project Board, Target Group, Peer Group en geregistreerde Employee Group-leden worden gemeld in een emailbericht. Indien dit naar de mening van de MINCE2 Group zinvol is, wordt daaraan eventueel extra informatie met betrekking tot het gerealiseerde gevoegd.

10.5

END STAGE REPORTS

Het PRINCE2 End Stage Report, de schriftelijke rapportage met betrekking tot de voltooiing van een Mijlpaal van dit project, wordt op de desbetreffende momenten als Acrobat Reader (PDF)-bestand opgeleverd aan de Project Board en, voorzover deze individuen geen deel uitmaken van dat orgaan, aan leden van de Target Groups. Elk End Stage Report zal daarnaast beschikbaar gehouden worden op het algemene gedeelte van de project site.

VERSIE 1.0


PAGINA 29 VAN 33


10.6

LESSONS LEARNED REPORTS

Het PRINCE2 Lessons Learned Report, de in de loop van de tijd steeds verder accumulerende, schriftelijke rapportage met betrekking tot hetgeen tijdens de achterliggende realisatieperiode werd geleerd (fouten zowel als slimheden), wordt na het desbetreffende End Stage Report als Acrobat Reader (PDF)-bestand opgeleverd aan de Project Board en, voorzover deze individuen geen deel uitmaken van dat orgaan, aan leden van de Target Groups. Elk Lessons Learned Report zal daarnaast beschikbaar gehouden worden op het algemene gedeelte van de project site.

VERSIE 1.0


PAGINA 30 VAN 33


APPENDIX 1: BEGRIPPENLIJST Deze appendix geeft in tabel 17 toelichting enige alfabetisch gesorteerde begrippen met een zeer specifieke betekenis, die in dit document werden gebruikt en waarbij inzicht in de betekenis belangrijk is in verband met de begripsvorming. Dergelijke hier toegelichte begrippen zijn in de tekst van dit Plan van Aanpak cursief weergegeven. begrip Action Flavors Bronze

containerbegrippen

DJI Gold JBZ MINCE2 MINCE2 Report noodzaaksbeleving

nulhypothese Report Silver

toelichting (Engelstalige) MINCE2 aanduidingen bij de (Nederlandstalige) verander-v’s conform Cozijnsen. Naam voor de eenvoudigste, snelste en goedkoopste meetmethodiek die vanuit MINCE2 wordt geboden. Levert slechts een beperkte bijdrage aan het overzicht van de mogelijke opvolging naar aanleiding van de volwassenheidsmeting binnen de betrokken organisatie. Met deze term worden woorden aangeduid zonder eenduidige inhoud die door organisaties te pas en te onpas worden gebruikt. Dergelijke woorden hebben meestal een per persoon verschillende inhoudelijke betekenis, welke betekenis bovendien in het algemeen niet geëxpliciteerd wordt. Op basis van containerbegrippen zijn partijen het ogenschijnlijk snel eens, maar in de praktijk leiden ze tot problemen bij de realisatie. Dienst Justitiële Inrichtingen – zie Appendix 2 Naam voor de effectieve vanuit MINCE2 geboden meetmethodiek, die wordt gerealiseerd door MINCE2 specialisten die werkzaam zijn bij de onderzochte organisatie. Jeroen Bosch Ziekenhuis – zie Appendix 2 Maturity INcrements IN Controlled Environments – zie http://www.MINCE2.org zie: Report Voorafgaand aan de start van een verandertraject dient sprake te zijn van een betekenisvolle noodzaaksbeleving. Allerlei containerbegrippen voldoen in dat verband niet – de noodzaaksbeleving is feitelijk een diep gewortelde overtuiging van het kwaad dat individuen, groepen en/of de gehele organisatie overkomt indien de beoogde verandering niet wordt gerealiseerd. Volgens Van Witteloostuijn is bij een verandertraject de nulhypothese dat verandering niet nodig is. Toon het tegendeel eerst maar eens aan. Vanuit een methodiek, zoals in dit plan bijvoorbeeld MINCE2 of PRINCE2, voorgeschreven inhoudelijke vereisten aan schriftelijke documentatiestukken. Naam voor de effectieve vanuit MINCE2 geboden meetmethodiek, die wordt gerealiseerd door externe MINCE2 specialisten. tabel 17: Begrippenlijst

VERSIE 1.0


PAGINA 31 VAN 33

APPENDIX 2: BETROKKENEN Deze appendix geeft hieronder in tabel 18 het (alfabetisch gesorteerde) overzicht van de bij dit Plan van Aanpak betrokken partijen met hun belangrijkste adresgegevens en in tabel 19 de bij de personen vastgelegde gremia en rollen. ref. P-1. P-2. P-3. P-4. P-5. P-6. P-7. P-8. P-9. P-10. P-11.

naam Brink, Evelien Cleef, Roelof van Cozijnsen, prof.dr. Anton Groeneveld, Dick Kluivers, Gerard Loo, prof.dr. Erik van de Meisner MBA, ing. Remco Nispen, Corné van Timmers, drs. ing. Jetse Ven, Jeroen van de Zeinstra, Peter

organisatie Vrije Universiteit PGO VM Van Cleef Limited Vrije Universiteit PGO VM Dienst Justitiële Inrichtingen T-Systems Nederland B.V. Phyleon Andarr Andarr Dienst Justitiële Inrichtingen Jeroen Bosch Ziekenhuis Jeroen Bosch Ziekenhuis

bezoekadres De Boelelaan 1105 Noorder Stationsweg 3 De Boelelaan 1105 Schedeldoekshaven 101 Lage Biezenweg 3 Jan van Nassaustraat 16 Geddingmoor 32 Emmalaan 21 Antwerpseweg 3 Deutersestraat 2 Deutersestraat 2

1081 HV Amsterdam 2061 HG Bloemendaal 1081 HV Amsterdam Den Haag 4131 LV Vianen 2596 BT Den Haag 2151 DK Nieuw Vennep 3581 HN Utrecht 2803 PB Gouda Den Bosch Den Bosch

telefoonnummer 020-5986172 06-47580176 020-5986172 06-18609192 06-13533832 06-22937034 06-51917129 06-20498838 06-18302797 06-22557352

emailadres [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

tabel 18: betrokkenen en contactgegevens

ref. P-1. P-2. P-3. P-4. P-5. P-6. P-7. P-8. P-9. P-10. P-11.

naam Brink, Evelien Cleef, Roelof van Cozijnsen, prof.dr. Anton Groeneveld, Dick Kluivers, Gerard Loo, prof.dr. Erik van de Meisner MBA, ing. Remco Nispen, Corné van Timmers, drs. ing. Jetse Ven, Jeroen van de Zeinstra, Peter

rol in eigen organisatie secretariaat projecten verandermanager hoogleraar Verandermanagement hoofd Afdeling Informatie Management director service & project management psychoanalyticus, gedragsdeskundige projecten verandermanager senior projectmanager business & ICT informatie manager unit hoofd beheer en services unit hoofd projecten

projectgremium Project Board MINCE2 Group Target Group Project Board Project Board Project Board MINCE2 Group Project Board Peer Group Target Group Project Board

tabel 19: betrokkenen, gremia en rollen

rol in projectgremium en (hoofdmotivering) VU projectsecretariaat (ondersteuning) MINCE2 specialist, realisator van dit Plan van Aanpak (leerervaring) Verander-v’s specialist (in MINCE2 aangeduid als Action Flavors) Senior User (bruikbaarheid) Senior User (bruikbaarheid) Executive (kwaliteit) MINCE2 specialist, realisator van dit Plan van Aanpak (leerervaring) Senior Supplier (inzet) Klantorganisatie vertegenwoordiger (interactiviteit) Beheerafdeling vertegenwoordiger (interactiviteit) Senior User (bruikbaarheid)


APPENDIX 3: VOORTGANGSRAPPORTAGE In het gemeen zal de voortgangsrapportage aan het formaat voldoen van het hierna volgende PRINCE2 template.

HIGHLIGHT REPORT betreft uitvoerende datum totaalbudget te gaan planningstatus voltooid actuele problemen bedreigingen belangrijk en nu te voltooien vraagstukken impact van wijzigingen

VERSIE 1.0

@@naam opdrachtgever@@ project @@projectnaam @@uitvoerende@@ beschreven periode @@van-tot periode@@ @@datum vandaag@@ tijd @@tijd van dit moment@@ @@timeboxing-uren@@ tot @@datum@@ verbruikt @@opgemaakte uren@@ @@status van de planning@@ @@som op wat werd voltooid@@ @@vat de problemen van vandaag kort samen@@ @@belangrijkste bedreigingen van het projectdoel@@ @@eerste prioriteit@@ @@belangrijkste actuele vraagstukken@@ @@eventuele merkbare effecten van (eventuele) wijzigingen@@


PAGINA 33 VAN 33

MINCE2 in de praktijk

Recommend Documents