Mimomzdové stimuly a motivace zaměstnanců (Hodnocení a motivace v praxi magistrátu města Chomutova)
Sokolov 26.6.2013 Ing. Theodor Sojka tajemník magistrátu
Základy systému motivace na úřadě ÚSC (příklad Magistrátu města Chomutova) Systém založen na moderních metodách řízení kvality: 1. CAF 2. Benchmarking 3. Inovace
Metoda společného hodnotícího rámce - CAF MODEL CAF PŘEDPOKLADY
VÝSLEDKY
zaměstnanci
strategie a plánování
partnerství a zdroje
klíčové výsledky výkonnosti
Výstup Akčního plánu CAF Delegování pravomocí: Metodický pokyn „Personální minimum pro vedoucí úředníky“
Benchmarking = technika trvalého zlepšování, která porovnává a analyzuje procesy / služby za účelem zjistit nejlepší postupy, s nimiž se pak organizace porovnává a aplikuje je na vlastní procesy. Podstatou benchmarkingu je zlepšování učením se od druhých. Na MMCH: = metoda sledování výkonnosti zaměstnanců a inspirace pro přebírání dobré praxe
Jednoduchý benchmarkingový cyklus DATA
UKAZATELE
ZMĚNY
INFORMACE
Smysl benchmarkingu Zjistit, jak si stojíme ve srovnání s ostatními • • •
výsledky vstupy výstupy
Vymezit oblasti, které lze zlepšit Zjistit, jak to dělají jinde Využít informace ke zlepšování Stanovit standardy
Oblasti benchmarkingu Celkem 56 agend: Státní správa: celkem 28 agend (občanskosprávní, dopravněsprávní, ŽÚ, ŽP, SÚ, ÚP, sociální, školství, …) Finanční agendy: příjmy a výdaje rozpočtu, místní poplatky, pohledávky, … Provozní agendy: správa budov, úklid, služební vozidla, IT, telefony, … Ostatní: základní informace o městě, řízení lidských zdrojů, absorpční kapacita, samospráva ve školství, investice, …)
Motivační cyklus, nástroje a metody motivace Zapracování zaměstnance jako začátek Hodnocení zaměstnanců a návaznosti na finanční motivaci (důkazy) Finanční motivace – okamžitá odměna Další motivace Podpora dobrých vztahů a klimatu uvnitř organizace Požitky ze sociálního fondu (ano nebo ne?) Nepeněžní odměna a její formy
Informovanost zaměstnanců Zpětná vazba – průzkum mezi zaměstnanci: výsledky a trendy
Motivační cyklus, nástroje a metody motivace Informovanost zaměstnanců Zpětná vazba – průzkum mezi zaměstnanci: výsledky a trendy
Zapracování zaměstnance
Finanční motivace
Další motivace
Hodnocení zaměstnanců
Metody kvality: důkazy
Měřitelné cíle
Magistrát města Chomutov
PERIODICKÉ HODNOCENÍ PRACOVNÍKŮ Provádí se 2x ročně, hodnotí se: • schopnosti poskytovat služby zaiteresovaným stranám • osobní kvality • sociální dovednosti • komunikativní dovednosti • řídící schopnosti • odborné a profesní kvality • stanoví se úkoly a doporučení pro další období
Důležité při hodnocení jsou důkazy Příklady důkazů pro hodnocení: • Již od roku 2009 provádíme „hodnocení 360°, kdy hodnotí nadřízený podřízeného, ale i podřízený nadřízeného. • Zápisy z porad odboru • Počet stížností • Počet odvolání • Benchmarking
Motivační politika MMCH Motivační politika úřadu může být chápána 1) pouze jako stabilizační faktor v rámci snižování fluktuace a nebo 2) jako „hnací motor“ inovačních aktivit a procesu sebezlepšování úředníků na úřadě. V prvním případě je tento druh motivace zaměstnanců součástí Zásad pro poskytování příspěvků ze sociálního fondu.
Případ druhý motivuje zaměstnance především různými formami odměňování: • formou nepeněžní odměny a • formou odměny peněžní.
Motivační politika MMCH Odměňování těmito formami má motivační význam pouze tehdy, když je odměna udělena: operativně adresně v adekvátní výši a pouze za skutek, který je posouzen vedoucím úředníkem jako inovační aktivita, dále je vykonán nad rámec pracovní náplně, za zvýšeného úsilí nebo na základě hodnocení
Oprávněnost schvaluje vždy tajemník MMCH.
Nepeněžní odměna zejména za inovační aktivity. Inovační aktivitou se rozumí přínos realizace nápadu na trvalé zlepšení nebo zjednodušení každodenní práce úředníků bez trvalého růstu provozních nákladů, zlepšení nebo zjednodušení služeb vůči strategickým partnerům (viz. Strategické cíle městského úřadu) s přiměřenou návratností provozních nákladů dle rozsahu akce. Portfolio nepeněžních odměn: • vstupenka do některého ze zařízení ve správě města • vstupenka na akci organizovanou městem i mimo zařízení spravovaná městem • věcný dar včetně nabídky reklamních předmětů města • požívání výhod, které nejsou zaměstnancům úřadu v pracovní době umožněny (např. parkování soukromým vozidlem před úřadem) • poukázka na nákup, oběd, večeři ve vybraných nákupních a stravovacích zařízeních
Peněžní odměna • za zvýšené úsilí nad rámec fondu pracovní doby v rozsahu větším než jeden pracovní den pokud se nejedná o nařízenou práci přesčas (zde se u úředníků náhrada řeší přímo příslušným vedoucím úředníkem ve formě náhradního volna v rámci měsíčního fondu pracovní doby, peněžní formu náhrady za nařízenou práci přesčas schvaluje vždy tajemník MMCH ), • za zvýšené úsilí nad rámec pracovní náplně a náplně odboru, • za dlouhodobé dobré (nadstandardní) výsledky na základě hodnocení (tzv. osobní ohodnocení).
Magistrát města Chomutov • Odměnový certifikát má každý vedoucí úředník k dispozici v elektronické podobě. • V případě uplatnění peněžní odměny vedoucí úředník vyplní v elektronickém dokumentu jméno odměňovaného, výši a zdůvodnění peněžní odměny a zašle tajemníkovi. • Pokud tajemník s odměnou souhlasí, doplní v dokumentu elektronicky registrační číslo, dokument tzv. „zamkne“ a zašle zpět vedoucímu úředníkovi. • Vedoucí úředník dokument vytiskne, podepíše a předá odměňovanému zaměstnanci. • Zaměstnanec tento odměnový certifikát (peněžní šek) opatřený všemi výše uvedenými náležitostmi odevzdá podle svých možností na mzdové účtárně. • Splatnost šeku je v nejbližším výplatním termínu po odevzdání. • Šek není přenosný do dalšího roku a není mzdovou účtárnou akceptován, pokud není opatřen všemi náležitostmi zejména podpisem vedoucího úředníka a registračním číslem.
Magistrát města Chomutov Děkuji za pozornost. Ing. Theodor Sojka tajemník magistrátu města Chomutova
