Milieuzorg op kantoor

Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu

Milieuzorg op kantoor Handleiding voor de federale ministeries

Tekst: CDO - Universiteit Gent

Milieuzorg op kantoor Handleiding voor de federale ministeries

1997 Uitgever: Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu Tekst: Centrum voor Duurzame Ontwikkeling - Universiteit Gent

Inleiding Het milieu: bron en afvalput voor onze activiteiten De milieu-effecten verbonden aan kantooractiviteiten, ziet men nauwelijks ter plekke. Afval wordt snel afgevoerd naar een afvalverbrandingsoven of een stort. Vervuild water verdwijnt in de riool. Als men het licht aansteekt of een computer aanzet, dan produceert men kernafval, is men mee verantwoordelijk voor de emissies van koolstof-, zwavel- en stikstofoxides in de elektriciteitscentrales. De zoveelste olietanker die tegen de klippen loopt vervoerde misschien brandstof voor de bedrijfswagens. Door het kantoorgebouw loopt een stroom van materialen en energie: elektriciteit en brandstof voor verwarming, water en schoonmaakprodukten, meubilair, kopieermachines, laserprinters, computers, hangmappen en ringbanden, kopieerpapier, balpennen, stiften, enveloppen, plakband, tonerpatronen, diskettes, ... Deze stroom van materialen en energie komt niet uit het niets: ze vertrekt bij de grondstofwinning (mijnen, olievelden, bossen...), loopt langs een reeks fabrieken en een distributieketen. Elk produkt dat we gebruiken - elke activiteit die we verrichten- trekt extern vaak ingewikkelde stof- en energiestromen op gang en daarbij wordt het milieu gebruikt als bron (van grondstoffen), maar ook als put voor de emissies van afvalstoffen (in lucht, water, en bodem). De grondstoffen zijn meestal schaars en worden vaak in snel tempo uitgeput. De emissies zijn vaak schadelijk. Het milieu kan ze niet altijd neutraliseren. De stofstroom die door het kantoor trekt verdwijnt ook niet in het niets: ze eindigt op een stort, een verbrandingsoven of in het beste geval in een recyclage-bedrijf. De activiteiten op een kantoor lijken dus vaak onschuldig, maar ze zijn wel de oorzaak van activiteiten buiten het kantoor die minder onschuldig kunnen zijn. Door bijsturing van onze activiteiten kunnen we die externe effecten beïnvloeden, verminderen of vermijden. Dat is de bedoeling van milieuzorg: het bijsturen van activiteiten, zodat zij niet langer of minder het milieu - als bron en als put- belasten. De huidige regering erkent dat aan de uitoefening van haar taken negatieve gevolgen voor het milieu verbonden zijn, gevolgen die voor een deel kunnen vermeden worden. In het regeerakkoord stelt de regering dat zij in de administraties en overheidsdiensten een systeem van integrale milieuzorg wil invoeren. De staatssecretaris voor Leefmilieu, de heer Jan Peeters, wou daarbij het goede voorbeeld geven. Daarom werd een pilootproject opgestart op het federale ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu. In zijn beleidsnota pleitte de staatssecretaris voor de invoering van het ambt van milieucoördinator in elk federaal departement. Hierover is binnen de regering een overeenkomst bereikt en in het ministerie voor Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu is reeds een milieucoördinator aangesteld. Milieuzorg omvat meer dan een reeks technische ingrepen. De ervaring in verschillende bedrijven leert dat de participatie van alle werknemers doorslaggevend is, zowel in de uitvoering als bij het tot stand komen van het systeem. Dit vereist een bijsturing van de organisatie en de nodige vorming. De beste motivatie om mee te werken aan een milieuzorgsysteem komt immers uit het juiste inzicht. Een simplistische benadering zou misschien vele administraties aansporen om er mee te beginnen, maar enkel een nuchtere kijk op de vele knelpunten kan er toe leiden dat men het ook tot een goed einde brengt. Het is de bedoeling de opgedane kennis en ervaring van het pilootproject op het ministerie van Sociale zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu aan te wenden in andere federale ministeries. Deze handleiding is daarvoor het eerste doorgeefluik.

Inhoud Hoofdstuk 1 - Kantoren en milieuhinder 1.1 - het kantoorgebouwen: verlichting, klimaat, water 1.1.1. Energiegebruik in de tertiaire sector en kantoren 1.1.2. Milieu-effecten van energiegebruik 1.1.3. Energiediensten 1.1.4. Rationeel energiegebruik 1.1.5. Kostprijs 1.1.6. Klimaat 1.1.7. Besparingspotentieel voor verwarming en ventilatie 1.1.8. Verlichting 1.1.9. Besparingspotentieel verlichting 1.1.10. Energiebeheer in kantoorgebouwen 1.1.11. Water 1.1.12. Rationeel watergebruik 1.1.13. Schoonmaak 1.2 - Kantoorbenodigdheden 1.2.1. De levenscyclus van produkten: van wieg tot graf 1.2.2. Een voorbeeld: papier 1.2.3. Groene lijsten en milieukeuren 1.2.4. Aankoopcriteria 1.3 - PC's, printers en kopieertoestellen 1.3.1. Energieverbruik van kantoorapparaten 1.3.2. Fotokopiëren 1.3.3. PC en printer 1.4 - Afval 1.4.1. Schoonmaaktechnologie of schone technologie 1.4.2. Klein gevaarlijk afval 1.4.3. Recycling 1.4.4. Hergebruik en preventie 1.5 - Verplaatsingen 1.5.1. Verkeer: meerdere ecologische en sociale effecten 1.5.2. Drie vragen:Kan het zonder auto?Hoe gebruik ik de auto?Welke auto? 1.5.3. Bedrijfsvervoersplan

Hoofdstuk 2 - Elementen van een preventief milieuzorgsysteem 2.1 - Milieuzorg 2.1.1. Bedrijfsinterne milieumaatregelen 2.1.2. Brongericht, preventief 2.1.3. Technologie, organisatie, educatie 2.1.4. Dynamisch proces 2.2 - Actoren 2.2.1. Directie 2.2.2. De milieucoördinator 2.2.3. Stuurgroepen en werkgroepen 2.2.4. Samenhang met kwaliteitszorg en Preventie en Bescherming’ 2.3 - Metingen en registraties 2.3.1. Activiteiten 2.3.2. Stofstroom 2.3.3. Milieu-effecten (sociale effecten) 2.3.4. Bron-oorzaak analyse 2.3.5. Toets: duurzaam of niet? 2.4 - Milieu-actieplanning 2.5 - Uitvoering en bijsturing

2.5.1. Controle 2.5.2. Instructies 2.5.3. Educatie: voorlichting en opleiding 2.6 - Evaluatie en terugkoppeling 2.6.1. Evaluatie 2.6.2. Terugkoppeling 2.7 - Milieuzorg en duurzame ontwikkeling 2.7.1. Mondiale problematiek 2.7.2. Participatie 2.7.3. Sociale effecten

Hoofdstuk 3 - Voorbereiding van een preventief milieuzorgsysteem fase 0: beslissing van het directie-comité fase 1: projectmanagement fase 2: inventaris fase 3: toets fase 4: informatiedoorstroming, terugkoppeling fase 5: aanduiding milieucoördinator fase 6: ontwerp actie-planning fase 7: ontwerp communicatieplanning fase 8: ontwerp stuurgroep Hoofdstuk 4 - Uitvoering van een preventief milieuzorgsysteem stap 1: milieubeleidsverklaring stap 2: goedkeuring milieu-actieplan stap 3: uitvoering milieu-acties stap 4: evaluatie en terugkoppeling stap 5: nieuwe situatiebeschrijving stap 6: nieuw actieplan Hoofdstuk 5 - Output van het milieuzorgsysteem 5.1 Milieubeleidsverklaring 5.2 Vormingsessies en verslag 5.3 Inventaris: stofstroom 5.4 Toets 5.5 Actieplannen 5.5 Communicatie: nota 6.1 Literatuur 6.2 Over de auteurs: het CDO

Hoofdstuk 1 - Kantoren en milieuhinder 1.1 Het kantoorgebouw: verlichting, klimaat, water 1.1.1. Energiegebruik in tertiaire sector en kantoren België haalt zijn energie uit nuclaire brandstof (uranium) en fossiele brandstoffen (olie, gas, steenkool). Slecht een heel klein deel van de energie wordt uit hernieuwbare energiebronnen geput (waterkrachtcentrales en windturbines). De transportsector is verantwoordelijk voor 25 % van het Belgische energieverbruik. De industrie neemt 37 % voor haar rekening. De rest wordt verdeeld onder de huishoudens (25,5 %), de tertiaire sector -waaronder kantoren (10,5 %) en de landbouw (1,5 %). De werknemers van de kantoren nemen vanzelfsprekend deel aan de sector transport. (1) Laten we de transportsector buiten beschouwing dan blijkt dat de tertiaire sector die in 1992 ruim 60 % van het nationaal produkt realiseerde, 15 % van het Belgische brandstofverbruik en 21 % van het elektriciteitsverbruik voor haar rekening nam. De tertiaire sector verstookte 130.379 terajoule gas en olie, en tapte 13.172 gigawattuur elektriciteit van het net (één terajoule = duizend miljard joule, één gigawattuur = 1 miljard wattuur). Kantoren gebruiken voornamelijk aardgas of stookolie voor verwarming en elektriciteit voor verlichting, air-conditioning, apparatuur, enz... Naar schatting 30 % van het tertiair elektriciteitsverbruik en 40 % van het tertiair brandstofverbruik wordt verbruikt in kantoorgebouwen (2) De industrie is in België de belangrijkste elektriciteitsverbruiker maar haar aandeel daalt (70 % van de elektriciteit in 1960, 53 % in 1990). In de tertiaire sector noteert men een een groei van het elektricitietsverbruik met 4,5 % per jaar (tengevolge van nieuwbouw, een toename van de lichtintensiteit en nieuwe toepassingen: burotica, air-conditioning). Men verwacht dat het elektriciteitsverbruik in deze sector - in het geval van business as usual- met 3,5 % per jaar zal blijven stijgen. (3) De openbare besturen (waaronder ook defensie, sociale verzekering en internationale organisaties) verteerden 1.750 gigawattuur elektriciteit (13,1 % van tertiaire sector) en 31.497 terajoule gas en olie (24,2 % van tertiaire sector). In totaal werd er voor de openbare besturen 14.784 miljard wattuur brandstof verstookt (in gebouwen en elektriciteitscentrales). Kostprijs 13,4 miljard BF. Post, trein, tram, bus, telekommunikatie, luchthaven, openbare werken (verlichting) en water nemen respectievelijk 17,4 % van de 'tertiaire elektriciteit' en 5,5 % van de 'tertiaire brandstoffen' voor hun rekening. Onderwijs en gezondheidszorg respectievelijk 8,8 % en 15,9 %. De publieke dienstverlening speelt in de tertiaire sector dus geen onbescheiden rol in het energiegebruik. Het jaarlijks energieverbruik van de bestaande kantoorgebouwen is sterk uiteenlopend. Uit gegevens van de jaren tachtig bleek bijvoorbeeld dat in openbare kantoorgebouwen per vierkante meter 750 tot 930 megajoule brandstof werd verstookt, terwijl dat in banken en verzekeringen tussen 500 en 800 megajoule per vierkante meter schommelde. Het elektriciteitsverbuik lag in openbare kantoren met 35 kilowattuur per vierkante meter beduidend lager dan in 'privé': 70 tot 230 kilowattuur per vierkante meter. Prestigieuze airconditioning zou een mogelijke verklaring kunnen zijn voor de hoge elektriciteitsrekeningen. Wil men de verbruikte elektriciteit omrekenen naar de hoeveelheid brandstof die in de elektriciteitcentrale wordt verstookt dan kan men een eenvoudige regel hanteren: om één kilowattuur elektriciteit bij de gebruiker te brengen, worden in België ongeveer drie kilowattuur brandstoffen verbruikt. Er gaat immers bij de produktie en distributie van de elektriciteit een groot deel van de oorspronkelijke energie in de brandstof verloren onder de vorm van warmte (zie enorme koeltorens). Vandaar dat een kilowattuur elektriciteit ook ruim drie maal duurder is dan een kilowattuur brandstof. (1 kilowattuur = 3.600.000 joule).

1.1.2. Milieu-effecten van energiegebruik Hoewel wind- en zonneënergie op middellange termijn een veel groter deel van de energie kunnen leveren, blijven we toch in sterke mate afhankelijk van brandstoffen. Die zijn evenwel schaars, de reserves zijn niet onuitputtelijk. Indien de wereld het huidige verbruik handhaaft (of laat groeien) dan zijn de olie- en gasreserves binnen enkele generaties op (of men moet naar moeilijk bereikbare en dus 'dure' reserves uitwijken). De steenkoolreserves zijn een stuk ruimer, maar steenkool is jammer genoeg de sterkst vervuilende fossiele brandstof. Bij verbranding van gas, steenkool of olie ontstaan emissies van gassen die ofwel het milieu verzuren (zwavel, stikstof...) ofwel het klimaat kunnen wijzigen (broeikasgas koolstofdioxide). En dat is op korte termijn nog meer verontrustend dan de uitputting van de grondstoffen zelf. Is het broeikaseffect echt een probleem? Vooralsnog niet, maar op termijn kan men dat niet uitsluiten, zo blijkt uit ingewikkelde computermoddelen. Honderden wetenschappers advizeren ons in koor om het lot niet uit te dagen: klimaatswijzigingen kunnen wereldwijd katastrofale gevolgen hebben voor de voedselvoorziening, watervoorziening en huisvesting (sommige landen worden bedreigd door een stijging van de zeespiegel). Er kunnen enorme aantallen plant- en diersoorten verloren gaan. Mogelijks ontsnapt België aan de direkte gevolgen, maar de destabilisatie van de economie in talrijke andere landen zal niet onopgemerkt aan ons voorbijgaan. Dit is een mogelijk scenario, waarvan men niet met zekerheid kan zeggen dat het zal gebeuren. Maar de deskundigen advizeren: 'beter voorkomen dan genezen'. Als het gebeurt is het onomkeerbaar. Kernenergie is een 'oplossing' die weer haar eigen problemen voortbrengt: nucleair afval dat generaties lang radioactief blijft en dat -zo blijkt ook in ons land - niemand in zijn gemeente wil laten opslaan. Er bestaan alternatieven: wind- en zonne-energie en hernieuwbare brandstoffen zoals hout. Maar de oppervlakte voor bosbouw is beperkt. De plaatsen waar windmolens rendabel kunnen draaien zijn dat eveneens. Zonnecellen worden gemaakt met schaarse grondstoffen. Deze alternatieven zullen in de toekomst een belangrijke rol spelen, maar zij kunnen niet alle brandstoffen vervangen. De goedkoopste manier om de emissies van koolstofdioxide te bestrijden is: minder energie gebruiken. En gelukkig is op dat vlak heel veel mogelijk, zelfs wanneer we het huidige comfort -onze welvaart- willen handhaven. 1.1.3. Energiediensten Welvaart is de optelsom van een aantal geleverde diensten zoals huisvesting, hygiëne en mobiliteit. Om deze diensten te realiseren heeft men energie en grondstoffen nodig en de meeste activiteiten leiden onvermijdelijk tot afvalproduktie en lucht- of watervervuiling. Maar de consument vraagt naar diensten, waaronder energiediensten zoals verwarming, verlichting, verplaatsing.... Als men deze diensten met minder energie realiseert, met minder vervuiling, dan zal de verbruiker daar geen bezwaar tegen hebben, zolang prijs en kwaliteit van de diensten hetzelfde blijven. Zo kan de behoefte aan verlichting gerealiseerd worden met een klassieke gloeilamp of met een spaarlamp. Beide apparaten leveren dezelfde kwaliteit licht, maar een spaarlamp verbruikt minder energie. Grondstoffengebruik en vervuiling is afhankelijk van drie factoren: het aantal bewoners; de diensten waarover elk van deze bewoners beschikt; de grondstoffen nodig voor elke dienst. Men kan grondstoffen besparen door in te grijpen op elk van deze drie factoren. Vermindert men het aantal diensten per bewoner, dan wijzigt men het materiële welzijn. Dat is evenwel niet nodig, want de milieukundigen zien voldoende mogelijkheden in de derde factor. Zij stellen vast dat alle gevraagde diensten met veel minder grondstoffen en vervuiling gerealiseerd kunnen worden. De belangrijkste energie-diensten in de tertiaire sector zijn: verlichting, verwarming, gebouwen-koeling en ventilatie (de laatste drie kan men samenbundelen onder klimaat). Een

deel van de diensten wordt door de natuur geleverd (zon, wind, verse lucht...). Naarmate men dit gratis aanbod beter benut heeft men minder nood aan commerciële energie (een bureau dat dicht bij het venster staat heeft minder elektrisch licht nodig). Bij nieuwbouw hoort dus een degelijk onderzoek naar de mogelijkheden van passieve zonneenergie, dit is het maximaal benutten van zonlicht voor verlichting en verwarming. Let wel: dit vereist vakkundige berekeningen -wil men niet eindigen in een broeikas- maar momenteel is er voldoende praktische ervaring en zijn er degelijke computermodellen om de mogelijkheden te onderzoeken. Ons klimaat is wel degelijk rijk aan zonne-energie. Ook aan de poolcirckel wordt in gebouwen met succes passieve zonne-energie toegepast. Let evenwel op met grote ramen. Een kantoor is niet hetzelfde als een woning. In kantoren leeft men vooral overdag - als de zon schijnt. In kantoren staan vaak veel warmteontwikkelende machines. Om te vermijden dat men veel energie moet stoppen in koeling is het allicht noodzakelijk te kiezen voor glas dat enerzijds (niet zichtbare) zonnewarmtestralen buitenhoudt, maar tegelijk (zichtbare) lichtstralen wel binnenlaat. 1.1.4. Rationeel energiegebruik De energie-analyse van een gebouw begint bij een inventaris van de menselijke activiteiten. Deze activiteiten bepalen de menselijk lichaamsbehoeften en daarmee het gewenste binnenklimaat en het gewenste verlichtingsniveau. Om zich te verplaatsen heeft men minder verlichting nodig dan om te lezen of schrijven. In lift of gang is dus minder licht nodig dan aan een bureau. Ook de warmtebehoefte zal verschillen. Zijn de behoeften gekend en dus ook de energiediensten die men moet leveren, dan kan men op zoek gaan naar de middelen die deze diensten met de kleinste hoeveelheid commerciële energie kunnen leveren. Een maatregel kan eenvoudig zijn (bijvoorbeeld de gebruikers van een gebouw de thermostaten leren bedienen) of complex (een bestaand gebouw isoleren). Met rationeel energiegebruik (REG) bedoelt men efficiënter energiegebruik, of: een verhoging van het rendement. Als een gloeilamp brandt, dan wordt er nog geen tien procent van deze elektrische energie omgezet in nuttige energie: licht. De rest wordt verspild in de vorm van warmte-energie. Het rendement is dus hooguit 10 procent. Om dezelfde hoeveelheid nuttige energie te produceren verbruikt een spaarlamp vijf keer minder energie. Een spaarlamp van 15 watt levert evenveel licht als een gloeilamp van 75 watt en is dus vijf maal efficiënter. Indien iedere Belg één lamp van 75 watt vervangt door een spaarlamp van 15 watt, dan zou het jaarlijks elektriciteitsverbruik in België kunnen dalen met 600 miljoen kilowattuur. Wat een besparing van 600 x 3 = 1.800 kilowattuur brandstoffen betekent. De uitstoot van koolstofdioxide zou dalen met 200.000 ton (4). Rendement kan toenemen door technische ingrepen, maar ook door organisatorische ingrepen (leren omgaan met thermostaat). 1.1.5. Kostprijs Weliswaar is de aankoopprijs van een spaarlamp duurder dan die van een gloeilamp, maar de kostprijs van een geleverde dienst (licht) is de som van de prijs van de apparatuur en van het elektriciteitsverbruik. Spaarlampen zijn dan veel goedkoper. Niet alleen inzake verlichting, maar ook voor koeling, verwarming, mobiliteit en alle andere diensten wordt steeds efficiciëntere technologie ontwikkeld. Merkwaardig is wel dat deze technologie slechts langzaam zijn weg vindt op de markt. Wie met kennis van de bestaande technologie woningen, kantoren en andere gebouwen bekijkt stelt vast dat er ontzettend veel energie wordt verspild. De meest genoemde knelpunten zijn gebrek aan kennis betreffende besparingsmogelijkheden en de misvatting over de prijs van betere technologie: men kijkt teveel naar de prijs van de apparatuur, te weinig naar de prijs van het gebruik van de apparatuur. Wanneer men energie-besparende maatregelen treft moet men overigens niet verder gaan dan de 'economisch verantwoorde' investeringen, t.t.z. maatregelen die minder kosten dan de leveringskosten voor energie en die de kwaliteit van de geleverde energiediensten behouden of verbeteren. De vraag die men zich moet stellen is dus: 'Wat kost mij het meest: de

kilowattuur verbruiken of ze vermijden?' Zelfs met dit economisch uitganspunt kan men nog heel wat maatregelen treffen en het energieverbruik fors reduceren. Als men dit bijvoorbeeld toepast voor een doorsnee Belgische gezinswoning dan komt men tot de vaststelling dat tot 60 % op het elektriciteitsverbruik bespaard kan worden, dus zonder meerkost en zonder comfortverlies. Belangrijkste huishoudelijke toestellen: verbruik en besparingsmogelijkheden (bron: STEM) Toestel

gemiddeld verbruik verbruik van efficiente van toestel in gezinnen toestellen op de markt (kilowattuur/jaar) (kilowattuur/jaar)

besparing (%)

Koelkast Diepvriezer Wasmachine Verlichting Pomp centrale verwarming

352-360 511-635 265-300 650-700 379-400

140 205 180 220 100

60,7 64,3 36,2 67,5 74,4

Totaal

2.276

845

62,9

In de Belgische kantoren gaat gemiddeld 48 % van de elektriciteit naar verlichting, 22 % naar ventilatie en luchtbehandeling, 1 % naar koelmeubelen, 5 % naar circulatiepompen (verwarming), 10 % naar liften, computercentra, elektrische verwarming en warmwatertoestellen en 15 % naar kantoorapparaten (2). Het brandstofverbruik gaat volledig naar verwarming van lokalen (92 %) en water (8%). Daarmee wordt direct duidelijke welke diensten meest in het oog springen als men energie wil besparen: verlichting, klimaat (verwarming en ventilatie) en kantoorapparaten. Laatste worden in een volgend hoofdstuk behandeld. 1.1.6. Klimaat Een behaaglijk binnenklimaat betekent een aangename temperatuur en luchtvochtigheid. Ook andere factoren, zoals luchtbeweging (tocht?), aanvoer van verse lucht (zuurstof) en afvoer van schadelijke gassen, geur en stof bepalen mee het comfort. Zelfs bij een aanvaardbare luchttemperatuur kan men zich nog onbehaaglijk voelen omdat bijvoorbeeld het vloeroppervlak te warm is. In grote gebouwen is de realisatie van een thermisch comfort niet eenvoudig, temeer daar alle bovengenoemde factoren mekaar beïnvloeden. Men dient dus op te letten met energiebesparingen: zelfs al houdt men de luchttemperatuur op een goed niveau, dan nog kunnen ongewenste wijzigingen in de ventilatie of vochtigheid optreden. Dit is een klus voor ingenieurs. Weliswaar moeten zij energiebesparing nastreven, maar anderzijds mag dit geen vermindering van de klimaatkwaliteit tot gevolg hebben. Tijdens bijeenkomsten met het personeel van het Vesalius-gebouw (ministerie Sociale zaken, Volksgezondeheid en Leefmilieu) werden regelmatig problemen met de regeling van de verwarming en de airconditioning gesignaleerd. Men klaagt over te droge en te stofferige lucht, chronische ademhalingsstoornissen en hoofdpijn, gebrek aan mogelijkheden om de temperatuur zelf te regelen, naar het zuiden gerichte kantoren... Het is belangrijk dat het personeel behoeften en klachten zo precies mogelijk formuleert, maar het antwoord op de problemen zal van deskundigen moeten komen. Streefdoel is een goed klimaat, met minder energiegebruik door een efficiënt kilmaatbeheer. Bij de realisatie daarvan (organisatie en beheer) zijn verschillende niveaus betrokken: het Secretariaat-Generaal van het ministerie zelf, Huishoudelijke Dienst, Dienst Arbeidsgeneeskunde, Regie der Gebouwen, Dienst voor Preventie en Bescherming ...

1.1.7. Besparingspotentieel voor verwarming en ventilatie - Men schat dat in Belgische kantoorgebouwen 20 tot 30 % bespaart kan worden op verwarming door betere isolatie. Isolatie is vaak veel goedkoper dan brandstof. - Oude stookketels dienen vervangen te worden door condensatieketels: besparingen van 15 tot 20 % brandstof zijn mogelijk, terwijl men bovendien ook geld bespaart. - Om juist te verwarmen (waar en wanneer) zijn diverse regelsystemen beschikbaar. Men moet dus niet alleen regelen in functie van tijd of weer, maar ook in functie van plaats (vergaderzalen, refters worden niet continu gebruikt). Eenvoudige schakelklokken kunnen reeds veel besparen, maar er zijn nog vernuftiger en effcienter regelsystemen (optimizers). Thermostatische kranen kunnen eveneens belangrijke energiebesparingen mogelijk maken. Volgens STEM kan met betere regelingen in 70 % van de gebouwen van de tertiaire sector 15 tot 25 % energie besparen op verwarming. Tegelijk boekt men financieel winst. -ventilatie en luchtbehandeling is te complex om hier te behandelen, maar we vermelden dat ook met maatregelen op dit terrein enorme besparingen op energiegebruik mogelijk zijn (tot 50 %): door beter gebouwenontwerp, betere dimensionering van de luchtkanalen, betere regeling. 1.1.8. Verlichting Verlichting is veruit de belangrijkste toepassing van elektriciteit in de tertiaire sector (45 % van het elektriciteitsverbruik). Verlichting is in grote delen van de tertiaire sector echter niet alleen cruciaal op vlak van energie, maar ook inzake functionaliteit en comfort - en daarmee samenhangend, inzake produktiviteit (2). Ook inzake verlichting kan op kantoren veel energie bespaard worden. Opnieuw moet men er evenwel op letten dat de behoeften gerespecteerd worden. Men moet een kwaliteitsvolle verlichting (dienst) leveren, met minder energie. Deskundige weten precies hoeveel licht men nodig heeft voor verschillende activiteiten. Maar ook het personeel kan daar interessante informatie over verschaffen. Bij het personeel van Vesalius noteerde men bijvoorbeeld klachten over vermoeidheid aan de ogen, weerkaatsing, overbelichting, het flikkeren en brommen van TL-buizen. Tegelijk met de energiebesparingen door zuiniger lampen en betere reflectoren kan ook werk gemaakt worden van een betere lichtkwaliteit. Op technisch vlak is er geen enkel probleem om kwaliteit met milieuvriendelijkheid te verzoenen. De technologie is nog rendabeler wanneer ook het gedrag wordt aangepast: de laatste moet het licht uitdoen. Te vaak stelt men vast dat kantoorbedienden of schoonmaakpersoneel onnodig licht laten branden. Hetzelfde geldt overigens voor PC's, printers en kopieermachines die 's avonds en soms zelfs in het weekend blijven draaien. Voor kantoorapparaten in gemeenschappelijke ruimten kan een timer een afdoende oplossing bieden. Dat neemt niet weg dat iedereen een knop kan omdraaien. 1.1.9. Besparingspotentieel verlichting Uit analyse blijkt dat in de Belgische tertiaire sector tot 80 % kan bespaard worden op het elektriciteitsverbruik voor verlichting, terwijl terzelfdertijd de hoeveelheid en de kwaliteit van het licht verbetert. Er wordt dus geen enkele maatregel genomen die de hoeveelheid licht vermindert en men steunt enkel op technologie die de kostprijs van verlichting niet duurder maakt.(2). In kantoren wordt naar schatting 25 % van de verlichting met gloeilampen en 75 % met TLbuizen gerealizeerd. Die branden in ons land vermoedelijk gemiddeld 3000 uur per jaar. Het maximaliseren van de hoeveelheid daglicht leidt niet alleen tot energiebesparing, maar zou ook goed zijn voor de gezondheid en dus ook voor de produktiviteit. Daglicht is aangenaam licht.Weliswaar moet men direct zonlicht vermijden (reflectie in computerscherm). Daglicht moet dus op een optimale manier binnen het gebouw gebracht worden en het is dus iets ingewikkelder dan het installeren van grote ramen. Het vraagt een subtiel samenspel van reflecterende muren, luifels, zonneblinden, planten...

De kleur van plafond, muren en vloer (hun reflectiewaarde) kan een enorme invloed hebben op de hoeveelheid nuttig daglicht. Uit computersimulaties blijk in België de kantoren ongeveer de helft van de noodzakelijke verlichting gratis van de zon kunnen bekomen (gemiddelde voor de vier seizoenen en voor de verschillende oriëntaties -noord, zuid, west, oost - van kantoorruimten). Het is dan verder noodzakelijk om het kunstlicht te laten werken in functie van het aanbod daglicht (automatisch gestuurde dimmers). Deze techniek zou al een besparing van 25 % van het elektriciteitsverbruik voor verlichting mogelijk maken. Tweede besparing haalt men uit het juiste type lampen en armaturen (heel veel armaturen reflekteren slechts de helft van het licht naar de juiste bestemming). Gloeilampen vervangt men vandaag uiteraard door spaarlampen (ook in de (nood)uitgang-signalen, waarvoor overigens nog zuiniger systemen bestaan) Relighting-projecten in kantoorgebouwen demonstreren met regelmaat van klok dat door verbetering van TL-lichtsystemen (lampen, ballasten, armaturen) de elektriciteitsbehoefte kan gehalveerd worden (zonder de hoeveelheid licht te verminderen). Het is de combinatie van relighting (betere lampen en armaturen) met een regeling (daglicht gestuurde dimming, tijdsklokken volgens werkuren die weliswaar omzeilbaar zijn door nachtwerkers) dat men in kantoren het elektriciteitsverbruik voor verlichting vaak met drie kwart kan reduceren. Inzake regeling vermelden we overigens de interessante aanwezigheidsdetectoren die vaststellen of er al dan niet iemand in de ruimte is en zoniet het licht uitschakelen. Deze kunnen enorme besparingen voortbrengen (vooral in gangen, vergaderzalen, magazijnen). 1.1.10. Energiebeheer in kantoorgebouwen 'Energiebeheer is het volgens vooropgezet plan en op systematische wijze beheersen van de energiestromen, met als doel om tegen minimale energiekosten de bedrijfs- of organisatiedoelstellingen te realiseren'. Aldus de vakliteratuur die tegelijk vier belangrijke elementen telt: de betrokkenheid van het management, de motivatie van de gebruiker, de beschikbare middelen, de gebruikte methodiek. Een computer met gespecialiseerde software kan nuttige prestaties leveren inzake het beheer van verwarming, ventilatie, zonneblinden, verlichting.... Een intelligent gebouwenbeheersysteem kan zelfs meerdere functies integreren: klimaatregeling naast brandbeveiliging, inbraak- en persoonsdetectie, sturen van liften etc. Maar het is niet omdat men over zo'n systeem beschikt, met talrijke sensoren, automatische feedback naar regelkleppen, registratie van gegevens etc., dat het ook goed werkt. De theoretische energiebesparingen worden in de praktijk vaak niet gerealiseerd. Zo'n beheersysteem moet zelf goed beheerd en onderhouden worden. Men kan niet blind vertrouwen op het 'automatisch' ideaal. Er is dus nog steeds een mens bij nodig: een energiemanager of een goed getraind operator (die er weliswaar niet constant mee bezig hoeft te zijn). Toch blijft een computergestuurd energie- of gebouwenbeheersysteem aanbevelenswaardig. De systemen zijn de laatse jaren veel goedkoper geworden, gebruiksvriendelijker, makkelijker te onderhouden en betrouwbaarder. Ze kunnen inzake energierendement klassieke regelsytemen (bv. klokthermostaten) fors overtreffen. Volgens STEM (2) zal bij een business- as-usual scenario het elektriciteitsverbruik in kantoren blijven hangen op 75 tot 150 kilowattuur per vierkante meter per jaar en het brandstofverbruik op 540 à 720 megajoule per vierkante meter. Indien men evenwel de praktisch realiseerbare en financieel verantwoorde besparingsmaatregelen doorvoert kan dit - zonder aantasting van behoeften of energiediensten en met economische rendabele maatregelen - op een termijn van tien jaar teruggebracht worden op respektievele 35 tot 55 kilowattuur elektriciteit en 150 à 300 megajoule brandstof voor verwarming. Dit is minder dan de helft.

1.1.11. Water Water is levensnoodzakelijk, maar schaars. In sommige landen vreest men voor ernstige conflicten: een strijd om drink- en irrigatiewater. Een echte watercrisis wordt bij ons nog niet aangekondigd, maar dat betekent niet dat de drinkwatervoorziening probleemloos verloopt. Bepaalde rivieren zijn ongeschikt als drinkwaterbron. Ze zijn te zout of te vervuild (onder meer door pesticiden). Vele waterputten en -bronnen bevatten teveel nitraten, tengevolge van overbemesting. Het diepe grondwater levert betere kwaliteit, maar de voorraden zijn beperkt. Over-exploitatie van grondwaterreserves kan tot verdroging leiden (aantasten van natuurgebieden). Drinkwater wordt behandeld om aan de kwaliteitsnormen te voldoen. Maar er zijn technischeconomische beperkingen aan de waterzuivering. Tussen september 1989 en juli 1992 moesten de drinkwatermaatschappijen in Vlaanderen 35 maal vragen of zij de opgelegde kwaliteitsnormen tijdelijk konden overschrijden. Onder meer voor de parameter atrazine, een pesticide voor maïs, die ervan verdacht wordt de kwaliteit van het sperma aan te tasten. Het drinkwater moet niet alleen gewonnen en behandeld worden, maar ook gedistribueerd. Tijdens het transport gaat water verloren via lekken. Na gebruik moet het vervuilde water terug worden afgevoerd. Ook dit vraagt investeringen in rioleringen en zuiveringstations. Tijdens de drinkwaterproduktie ontstaan afvalstoffen, ondermeer duizenden tonnen slib die op een stort moeten gedumpt worden. Investeringen in drinkwaterproduktie en distributie enerzijds en waterzuivering anderzijds kost vele tientallen miljarden overheidsgeld. Dit kan beperkt worden door een beheersing van de vraag. Dat laatste is overigens geen onverstandige optie want het is vaak goedkoper om te investeren in technologie die de vraag beperkt, dan in technologie die het aanbod kan vergroten of de milieu-effecten moet wegwerken. Zoals bij energie wordt ook voor drinkwater de laatste jaren steeds meer de nadruk gelegd op het beheersen van de vraag, omdat deze aanpak niet alleen de beste resultaten oplevert, maar meestal ook aan de laagste maatschappelijke kostprijs en dit met relatief eenvoudige en goed beheersbare technologie. Evenwel gaat het hier om een breed assortiment van 'kleine' ingrepen die op talrijke plaatsen moeten worden doorgevoerd. Dit veronderstelt de betrokkenheid van heel veel mensen, uiteindelijk van elke individuele consument. Als men maatregelen treft aan de vraagzijde dan heeft dit een effect op de hele energie- of waterketen: grondstofwinning, transport, produktie - en distributie. Dit leidt tot een vermindering van milieu-effecten en calamiteiten (mijn- en scheepsrampen) over heel de keten. Overigens treden in elke stap van de keten verliezen op. Als men aan het eind van de keten verspilling tegengaat, dan worden tegelijk ook verliezen in de rest van de keten ingedijkt. Het waterverbruik op kantoor mag niet onderschat worden. In het Vesaliusgebouw wordt jaarlijks 3.000 kubieke meter water verbuikt (30 liter per ambtenaar per dag). Een niet onaanzienlijk deel van het waterverbuik komt op rekening van de maandelijkse tests van de leidingen en pompen van het brandbestrijdingssyteem. In Vlaanderen werd in 1994 840 miljoen kubieke meter water verbruikt, waarvan de helft leidingwater. De ander helft wordt door de lokale gebruiker geput uit grond-, oppervlakte of regenwater. Ongeveer de helft van het leidingwater gaat naar gezinnen (die nog nauwelijks zelf grondwater oppompen). De industrie is de tweede belangrijkste verbruiker, gevolgd door de dienstensector die met 12 miljoen kubieke meter leidingwater slechts enkele procenten opeist (daarnaast ook zelf nog 22 miljoen kubieke meter grondwater oppompt). De tertiaire sector is dus slechts een bescheiden verbruiker. Toch kan elk kantoor, zoals elk gezin, een bescheiden bijdrage leveren om de groei van het waterverbruik te stoppen vooraleer we problematische limieten overschrijden. 1.1.12. Rationeel watergebruik Vermindering van het waterverbruik is mogelijk door:

- sneller ingrijpen bij lekkende leidingen, waterspoelingen (WC) of kraantjes. Een kraan die tien druppeltjes per minuut laat vallen, verspilt zo'n vijf tot zes liter per dag (2000 liter per jaar). Vaak is dit een kwestie van herorganisatie van het beheer, met als basisprincipe: preventief onderhoud en snellere herstellingen. - vervangen van waterspoelingen (WC) door waterbesparende systemen. Evenwel kan men het volume spoelwater snel verkleinen door een volle fles water in de bakken te leggen of door de vlotter te verbuigen. - wasmachines draaien best met een volle lading - terwijl men de handen wast, houdt men de kraan vanzelfsprekend dicht (kranen met druktoesten dwingen deze gewoonte af). Plaats doorstroombegrenzers op de kranen van lavabo's. - Wanneer water niet drinkbaar moet zijn, dan kan regenwater gebruikt worden: wassen, reinigen van vloeren of auto's, WC-spoeling, planten...Dit vraagt evenwel een aparte infrastructuur die volledig gescheiden moet zijn van de drinkwatercircuits. - Drinkwaterfonteinen kunnen de dorst van het personeel lessen. Kies fonteinen met een pedaal, want die zijn het zuinigst. Flessenwater is duur en niet gezonder (7), vereist verpakkingen (in het ergste geval wegwerp-plastic) en wordt vaak van honderden kilometers ver aangevoerd (kies een Belgisch merk in glazen herbruikbare fles). 1.1.13. Schoonmaak Voor de schoonmaak van sanitair, vloeren, tapijten, ramen en meubelen worden in kantoren vaak tientallen verschillende produkten gebruikt. De keuze van de produkten wordt bepaald door de technische kwaliteit of de voorkeur van het personeel en de prijs. Bij de introductie van nieuwe machines of produkten wordt het personeel trouwens dikwijls uitsluitend ingelicht over de technische aspecten. In mindere mate komen ook veiligheid en gezondheid aan bod. Er zijn er doorgaans weinig gegevens beschikbaar over samenstelling, toxiciteit en de weerslag op het milieu van deze produkten. Zo werd in het Vesaliusgebouw het gebruik van aanzienlijke hoeveelheden javel (chloorbleekloog) vastgesteld (5). Dit chloorhoudend produkt is niet alleen schadelijk voor het milieu; bij menging met een zuur produkt kan chloorgas gevormd worden. Voor de ramen gebruikt men ammoniak wat de slijmvliezen en ademhaling aantast, de ogen irriteert en schade toebrengt aan het milieu. In reinigingsmiddelen vindt men verschillende ingrediënten: zepen, tensiden, waterontharders, zuren, alkaliën, oplosmiddelen, bleekmiddelen, conserveermiddelen, kleurstoffen, parfums, ...Milieuschade treedt op voornamelijk na gebruik, door lozingen in riool en rivier. Sommige van deze componenten vormen immers toxische verbindingen of afbraakprodukten, zijn schadelijk voor waterorganismen of planten, of dragen bij tot vermesting of verzuring van waterlopen, hechten zich vast aan waterbodem of komen terecht in het slib van zuiveringsstations waar ze mogelijks de zware metalen oplossen. Sinds een aantal jaren produceren verschillende bedrijven reinigingsprodukten die veel minder schadelijk zijn voor het milieu. Inzake kwaliteit moeten hun produkten zeker niet onderdoen voor het klassieke gamma. Soms kan men zich afvragen of bepaalde produkten of schoonmaakactiviteiten wel echt nut hebben. Desinfectie met chloor is zinloos, zolang men geen besmettelijke epidemies moet bestrijden. De micro-organismen in een toilet kan men onmogelijk preventief bestrijden. Na een paar bezoekers zijn ze er weer en ze zijn -zolang men de handen wast - ook niet gevaarlijk. Ventilatie maakt luchtverfrissers overbodig. Overdosering levert geen enkel nuttig effect en verhoogt enkel de milieuschade en kostprijs. Ook het verpakkingsafval van deze produkten kan soms fors gereduceerd worden. De gangbare kleinverpakkingen kunnen vaak vervangen word door hervulbare verpakkingen of grootverpakkingen die men dan zelf verdeelt over herbruikbare flacons.

1.2 Kantoorbenodigdheden 1.2.1. De levenscyclus van produkten: van wieg tot graf

Een kantoor lijkt op het eerste zicht netjes omdat de talrijke produkten die men er gebruikt nauwelijks of geen problemen veroorzaken tijdens het gebruik zelf. Maar al deze produkten worden geproduceerd en elk produkt wordt ooit tot afval gedegradeerd. De milieubelasting die ontstaat tijdens produktie en in de afvalfase ziet men op het kantoor niet. Balpennen, ringmappen, correctievloeistoffen, stiften...het zijn onschuldig klinkende namen. Maar als we bekijken waaruit ze zijn samengesteld duiken al verdachter termen op: polyoxymethyleen, acrilonitril-butadieen-styreen, polyvinylchloride, trichloorethaan, benzeen, cadmium, ...Er duiken dan ondermeer schadelijke solventen en zware metalen op. Tevens wordt ook duidelijk dat het ingewikkelde chemische technologie komt bij kijken. Men kan niet in veralgemeende termen spreken, zoals: 'kunststoffen moeten we vermijden'. Een kunststof als polypropyleen is beduidend minder milieubelastend dan bijvoorbeeld polyvinylchloride. 'Natuurlijk' is ook een relatief begrip. Een mahoniehouten bureau is weliswaar natuurlijk, maar het heeft mogelijks wel bijgedragen aan de aantasting van een stuk regenwoud. Daarnaast kan vaak eenzelfde produkt op verschillende manieren geproduceerd worden, waarbij de ene produktiemethode minder schadelijk is dan de andere. De levensduur van een produkt speelt ook een rol: als men een stoel dubbel zo lang gebruikt, dan worden de milieueffecten van het 'zitten' gehalveerd. Elk produkt kent verschillende levensfasen. Alles begint met de grondstofwinning waarmee de materialen worden geproduceerd waaruit een produkt wordt samengesteld. Het produkt wordt verpakt, verhandeld en komt zo bij de gebruiker terecht - de gebruiksfase. Nadien volgt eventueel na een lange slijtageslag - de afvalfase (verbranden, storten of recycleren). In elk van deze fasen kunnen milieu-effecten optreden: aantasting van natuur en landschap; energiegebruik; uitputting van grondstoffen; emissies naar lucht, water en bodem; onstaan van afval; veiligheidsproblemen; risico's voor de gezondheid van mensen, dieren en planten. Bij een correkte beoordeling van een produkt dient men al deze effecten in rekening te brengen en men moet de optelsom maken van de effecten in alle levensfasen. Dat noemt men de van-wieg-tot-graf benadering, of in vaktermen de levenscyclusevaluatie (life cycle analysis, LCA) Zo'n evaluatie bestaat nog niet voor elk produkt. Soms moet men zich tevreden stellen met deelaspecten, maar meestal gaat het dan wel om de specifieke knelpunten (nadelen) die aan bepaalde produkten verbonden zijn: bijvoorbeeld opmerkelijk toxische eigenschappen, of een relatief groot energiegebruik. Men moet evenwel steeds goed opletten of het knelpunt wel doorslaggevend is. Zo durven bedrijven nogal eens de nadruk leggen op hun milieuvriendelijke verpakking ('recycleerbaar') terwijl hun produkt zelf op vele punten tekort schiet. 1.2.2. Een voorbeeld: papier De papiersector stelt dat de bossen voor papierpulpproduktie steeds beter beheerd worden. Van kaalkap is nog zelden sprake, men plant nieuwe bomen. Evenwel moeten nog steeds oerbossen wijken voor monokulturen van naald- en eucalyptusbomen die niet alleen de biodiversiteit (fauna- en florarijkdom) aantasten, maar ook de bodem uitputten (erosie) en verontreinigen (pesticiden en meststoffen). De papierproduktie verbruikt veel energie en leidt tot verontreiniging van water, bodem en lucht. Men vizeert dan vooral het zogenaamde bleekproces. Er worden in papier ook schadelijke en moeilijk afbreekbare additieven gebruikt. Andere - organische- vervuiling wordt steeds meer onderschept met waterzuiveringsstations. De belangrijkste bron van toxische stoffen in het milieu is de chemische nijverheid: wereldwijd verantwoordelijk voor 37 procent van de giftige emissies. Niet echt verbazend als men weet dat zo'n 100.000 verschillende chemische fabrikaten op de markt circuleren. Opmerkelijker is wellicht de vaststelling dat een sector met een veel eenvoudiger aanbod - de papierijverheid verantwoordelijk is voor meer dan 7 procent van de toxische emissies. Gerecycleerd papier blijft in alle opzichten de milieuvriendelijskte keuze: minder houtverbruik, maar ook 70 tot 80 % minder waterverbruik en -vervuiling, 50 % minder luchtvervuiling en 60 % minder energie. Tenslotte moet er minder afval verbrand worden.

Tijdens het gebruik wordt het papier vervuild met inkt en die moet bij recyclage deels verwijderd worden. Voor drukwerken gebruikt men best afbreekbare organische inkt. In noordelijke landen komt ongeveer 1 % van de bosarbeiders om het leven tijdens het vellen of vertransporteren van bomen. Op het ruwe terrein doen zich regelmatig zware ongevallen voor, ook met de kettingzagen die met hun honderd decibels vaak doofheid veroorzaken. Typische beroepsziekte is de witte vinger - bloedvaten in de handen die te lang en te strak geklemd zitten. In de pulp- en papierindustrie kampt men met ademhalingsstoornissen, neusen keelontstekingen (stof, additieven) en reuma (hoge luchtvochtigheid) Al het bovenstaande wordt door middel van een levencyclusevaluatie verenigd in een tabel Ter illustratie geven we een vereenvoudigde tabel die een aantal jaren geleden toepasbaar was op de Nederlandse markt. De technologie wijzigt voortdurend en niet elke markt levert dezelfde produkten. Het is dus mogelijk dat men onderstaande tabel voor België moet bijsturen en/of actualiseren. (1) papier uit chemische pulpbereiding (2) papier uit mechanische pulpbereiding (3) kringlooppapier (1)

(2)

(3)

aantasting natuur en landschap

+/-

+/-

+

energieverbruik

---

--

--

waterverbruik

---

-

-

uitstoot verzurende stoffen

---

-

+

emissies chloorverbindingen

---

+

+

zuurstofverbuik door afvalwater

---

-

+

finaal afval

--

-

+

beroepsziekten

--

--

-

Zet men de sociale en ecologische aspecten van papier op een rijtje dan staat duurzame ontwikkeling gelijk met meer recyclage, maar ook met rationeler (minder) papiergebruik. Ook gerecycleerd papier is niet honderd procent onschuldig. 1.2.3. Groene lijsten en milieukeuren Indien men het milieuvriendelijkste produkt zoekt, moet men 'ruim' denken, dit wil zeggen men moet alle produkten bekijken die dezelfde funktie kunnen verrichten. Een balpen kan vergeleken worden met een andere balpen, maar evengoed met een vulpen of een (vul)potlood. Men onderzoekt dus hoe men kan 'schrijven' met een minimum aan milieubelasting. Wanneer produkt A aanleiding geeft tot bodemerosie bij de grondstofwinning en produkt B tot uitputting van aardolie, hoe weegt ment dan die uiteenlopende zaken tegen mekaar af. Is watervervuiling erger dan luchtvervuiling? Dit wikken en wegen vereist inzicht in de milieuproblemen en de relatieve rol die verschillende produkten daarin spelen. Voor de elektrische kantoorapparaten is het bijvoorbeeld meestal aangewezen om naar het elektriciteitsverbruik te kijken, want ze nemen daar een steeds belangrijker aandeel in. Kantoorbenodigdheden als stiften, lijm, correctievloeistoffen, kleurpotloden, enveloppen e.d.

worden daarentegen beter beoordeeld op basis van de chemicaliën die ze bevatten (klein gevaarlijk afval?). Het is vanzelfspekend niet onbelangrijk om na te gaan of een produkt recycleerbaar is, maar even belangrijk is de vraag: hoe lang gaat het produkt mee ? De keuze blijft vaak moeilijk. Daarom ook hebben expertenbureaus handboeken gepubliceerd waarin zij voor de meest uiteenlopende kantoorbenodigdheden de knoop doorhakken en op deskundige wijze een 'groene lijst', met de ecologisch beste aankopen, samenstellen (8). Daarnaast zal men ook steeds vaker kunnen kiezen op basis van een zogenaamde milieukeur. Deze 'ecolabels' worden door onafhankelijke organismen toegekend aan die produkten welke na grondige levenscyclusevaluatie blijken te voldoen aan een reeks vooropgestelde normen. Let evenwel op voor 'pseudolabels'. Hoewel de handelswetgeving misleidende reclame bestrijdt kan men moeilijk verhinderen dat producenten logo's of boodschappen hanteren die een groene schijn ophouden (9). 1.2.4. Aankoopcriteria Milieuzorg betekent ondermeer dat men kritisch is op de produkten die men gebruikt. Dit is essentieel bij een brongerichte aanpak, waarin men de milieuproblemen liever voorkomt dan geneest. De aankoop van kantoorbenodigdheden, machines en meubilair dient te gebeuren op basis van kwaliteits- en milieucriteria, die kunnen opgenomen worden in de procedures voor aankopen en aanbestedingen. Milieucriteria komen tot stand op basis van de hierboven genoemde levenscyclusevaluaties en knelpuntanalyses. De milieucriteria moeten evenwel gecombineerd worden met kwaliteit. Feitelijk vertrekt men steeds van de activiteit die men moet verrichten en dan is de vraag met welke produkten men deze activiteit op een degelijke manier kan uitvoeren. Uit de alternatieven maakt men dan een keuze op basis van de milieu-effecten (en prijs). Gezien er steeds nieuwe, betere produkten op de markt komen en morgen misschien milieuproblemen opduiken die men vandaag niet onderkent, of andere mogen gerelativeerd worden, moet men zich blijven informeren over de milieuscores van nieuwe produkten. Momenteel zijn er op de ministeries vaak verschillende diensten die artikelen aankopen. Bij gebrek aan onderlinge coördinatie bemoeilijkt dit de efficiëntie. Indien men in de toekomst ook milieugerichte criteria wil hanteren, zal -omwille van de complexiteit- een centralisering van de kennis terzake aangewezen zijn. Er wordt gedacht aan de invoering van een centrale gegevensbank met gegevens over milieuvriendelijke kantoorprodukten en de leveranciers ervan. Een website op Internet zou een goed middel zijn om die massa aan geactualiseerde gegevens ter beschikking te stellen van verantwoordelijken voor aankopen. Op het ministerie van Sociale zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu wil men prioritair aandacht besteden aan de kwaliteits- en milieucriteria voor papier. Bij aankopen dient men sceptisch te staan tegenover verpakkingen. Overbodige verpakking benadeelt het aangeboden produkt bij de beoordeling.... Indien verantwoord zal zoveel mogelijk aangekocht worden in (in volgorde van voorkeur): grootverpakking, herbruikbare verpakking, verpakking op basis van gerecycleerd materiaal, recycleerbare verpakking. De aankoper geeft opmerkingen aan de leverancier indien de verpakking onverantwoord is. Hij zal tevens proberen gedaan te krijgen dat de leverancier zijn verpakking terugneemt... Als steeds meer bedrijven dergelijke politiek gaan voeren zullen de leveranciers zich wel aanpassen.

1.3. PC's, printers en kopieerapparaten 1.3.1. Energieverbruik van kantoorapparaten Een kantoorbediende voorzien van hedendaagse burotica verbruikt per jaar met deze apparaten naar schatting 325 kilowattuur elektriciteit (2).

apparaat

aantal apparaten per werknemer

PC 1 matrix printer 1 laser printer 1/10 kopieermachine 1/15 fax 1/10 telefooncentrale1/25 koffiezet-app. 1 liter / dag totaal

jaarlijkse werkingsduur (uur/jaar)

verbruik per werknemer kilowattuur/jaar

1.450 1.450 5.500 5.500 8.760 8.760

110 15 45 90 13 10 45 325

In de veronderstelling dat de gemiddelde werkoppervlakte per werknemer gelijk is aan 27 vierkante meter, komt men aan gemiddeld verbruik van 12 kilowattuur per vierkante meter kantooroppervlak. Volgens sommige bronnen melden dat PC's gemiddeld 2500 uur aanstaan en er zijn waarnemers die zelfs het cijfer 4.150 uur naar voor schuiven. Laatste stellen blijkbaar vast dat het grootse deel van de PC's continu draait, of ze nu gebruikt worden of niet. Veralgemeend mag men aannemen dat de kantoorapparaten jaarlijks 10 tot 20 kilowattuur per vierkante meter kantoorruimte verbruiken. In een groot kantoor met prestigieuze airconditioning waar jaarlijks per vierkante meter 150 kilowattuur elektriciteit wordt verbruikt spelen de kantoorapparaten slechts een relatief bescheiden rol (mogelijks minder dan 7 % van het electrciteitsverbruik). Maar in een klein kantoor met natuurlijke ventilatie waar het totaal elektriciteitsverbruik 75 kilowattuur per vierkante meter bedraagt, nemen de apparaten mogelijks een kwart van het verbruik voor hun rekening. 1.3.2. Fotokopiëren Op onze markt vindt men kopieerapparaten met het 'Blaue Engel' certificaat. Dit Duitse keurmerk -een milieuwegwijzer voor de consument, toegekend door een onafhankelijk organisme- bevestigt dat het hier gaat om toestellen die inzake milieu aan een reeks vooropgestelde normen voldoen. Fotokopieerapparaten worden ondermeer beoordeeld op de emissie van schadelijke stoffen (ozon, stof,...), de geluidsemissie, het energiegebruik, de mogelijkheid om goed te functioneren met kringlooppapier, de toners (inkt) die geen gevaarlijke (bv. kankerverwekkende) stoffen bevatten...(5, 8) Men kan bij aankoop of huur van kopieerapparaten deze criteria opnemen in het bestek. Papieruitval en daarmee samenhangend defecten aan de machines, zijn een regelmatig gehoorde klacht. Dat gerecycleerd papier automatisch tot problemen leidt is een misvatting. Weliswaar moet het kopieerapparaat wat dat betreft over de nodige kwaliteiten beschikken en moet men gerecycleerd papier gebruiken dat aan de normen van het apparaat voldoet. Bovendien kan de opslag van het papier de oorzaak zijn van problemen (te vochtig) en niet het papier als dusdanig. Tevens moet een degelijk onderhoud van de machines worden voorzien. Men moet preventief handelen. Daarbij kan ook nadruk gelegd worden op de terugname van de inktpatronen door de leverancier. Men kopieert vaak enkelzijdig i.p.v. recto/verso omdat men vreest voor technische complicaties en dus tijdverlies. Dit gedrag is eigenlijk gevolg van het feit dat men onvoldoende vertrouwd is met de machine. Zo kent men vaak ook niet de mogelijkheden om verkleind af te drukken, of weet men niet hoe kladpapier (oud enkelzijdig bedrukt) te gebruiken voor een proefdruk. Het is dus niet overbodig om werknemers een minium opleiding of een kleine handleiding inzake fotokopiëren te geven. Zo kan men op termijn karrevrachten papier besparen. 1.3.3. PC en printer

Criteria bij aankoop van PC en printer: - energiebruik: het vermogen van computers loopt nogal sterk uiteen. De aanwezigheid van een 'slaapstand' kan het verbruik fors reduceren; Inzake energiegebruik bestaan er betrouwbare labels zoals 'Energy Star' (VS) en 'Blaue Engel' (Duitsland). - Blauwe Engel staat trouwens ook garant voor aanvaardbare stralingsemissies, terugname van fabrikant met als doel onderdelengebruik en recycling, beperkingen op geluidsemissies, diverse veiligheidseisen, enz. - beeldschermen moeten van goede kwaliteit zijn (belasting ogen) Ook voor printers bestaan er op ecologisch vlak betere keuzen. Een matrixprinter verbruikt veel minder energie dan een laserprinter. Er bestaan ook printers die dubbelzijdig kunnen drukken. Kies voor hervulbare inktpatronen. Indien dat niet kan of kon, behandel de patronen dan als klein chemisch afval. Computers hoeven niet altijd volledig vervangen te worden om moderne software te draaien. Vaak volstaat de vervanging van één of meerdere componenten. Software en gedrag van de gebruiker: Als 10 PC's en 1 printer 2500 bedrijfsuren aanstaan wordt evenveel elektrciteit verbruik als door een gemiddeld gezin (2500 kilowattuur). Indien computers worden uitgeschakeld als er niet mee gewerkt wordt daalt het aantal bedrijfsuren tot 1500, een besparing van 700 kWh. Het gedrag van de gebruiker is dus even belangrijk dan de prestaties van het toestel zelf. UItschakelen wordt bevorderd als de start- en afsluitprocedures eenvoudig zijn. Vaak wordt er overbodig geprint: voor een zogenaamde proefuitdraai. Dit heeft allicht te maken met onvoldoende kennis van de software. Moderne tekstverwerkers bevatten mogelijkheden om te 'viewen' (kijken naar de bladspiegel). Zo kan men voorkomen dar er nog net één regel op een nieuw blad komt te staan. Heel veel spelling- of tikfouten kunnen opgespoord worden met een programma voor spellingscontrole. De printer is niet het ideale instrument voor grotere oplagen: met een fotokopieermachine kan men gemakkelijker dubbelzijdig kopiëren (dit kan overigens ook manueel op een printer). Bij de aankoop van nieuwe printers kan men opteren voor apparaten die dubbelzijdig kunnen printen (software van computers moet wel aangepast zijn). Als een printer weigert, dan heeft het geen zin om de opdracht vele malen te herhalen. Men moet eerst het probleem oplossen. Anders riskeert men dat de printer, wanneer die start, een hele reeks overbodige opdrachten uitvoert, met een zinloze papierstroom tot gevolg. In handleidingen over Desk-Top-Publishing (DTP) vindt men vaak goede ideeën voor een efficiënte lay-out, waarbij toch nog veel op een papier staat, terwijl de leesbaarheid behouden blijft. Screensavers zijn programma's die het scherm op zwart zetten (eventeel met een speelse tekening), wanneer er tijdelijk geen toesten werden aangeslagen. Dit verlengt de levensduur van het scherm. Met de PC beschikt men op het kantoor niet alleen over een geavanceerde typemachine, maar ook over een communicatiemiddel waarmee via een intern netwerk boodschappen kunnen worden uitgewisseld: dienstnota's bijvoorbeeld. Dit kan een aanzienlijke besparing aan papier opleveren.Man kan een standaard lay-out maken voor rapporten, memo's, brieven, enz...en deze ter beschikking stellen van alle ambtenaren, zodat die met een minimum aan toetsaanslagen de beste lettertypes, marges e.d. bekomen. Sommige klanten kan men bedienen met informatie op diskette.

Efficiënt gebruik van de PC, met daaraan gekoppeld efficiënt gebruik van de printer en papier, vereist vooral gedegen kennis van de software. Derhalve is de nodige vorming en mogelijkheden om vragen te stellen noodzakelijk.

1.4 Afval 1.4.1. Schoonmaaktechnologie of schone technologie Vaak reageert men op de milieuproblemen met effectgerichte maatregelen, zogenaamde 'endof-the-pipe'-technologie, die de gevolgen van milieuverontreiniging moeten indijken. De lozingen van fabrieken worden bestreden met zuiveringsstations en op schoorstenen worden filters geplaatst...De normen worden steeds strenger, want de ingrepen blijken steeds weer ontoereikend. Dus nog meer zuiveringsinstallaties. Dit stelt men ook vast bij de afvalverwerking. Bij het storten en verbranden van huishoudelijken kantoorafval onstaan vooral problemen door de aanwezigheid van zware metalen (cadmium, kwik,..), organische oplosmiddelen en chloorverbindingen. Uit het chloor dat in etensresten (keukenzout), papier en PVC zit kunnen tijdens de verbranding dioxines onstaan. In België worden hoge concentraties dioxines in de moedermelk gemeten. Die zijn schadelijk, ondermeer voor de ontwikkeling van het kind. De afvalovens moeten steeds meer investeren in filters om binnen de steeds strengere normen te blijven. Op storten wordt steeds meer geïnvesteerd in een goede afscheiding tussen afval en grondwaterlagen. 1.4.2. Klein gevaarlijk afval Daarnaast probeert men het probleem beter te beheersen door selectie en aparte inzameling van het zogenaamde klein gevaarlijk afval. Verschillende produkten die men op een kantoor gebruikt bevatten hoge concentraties schadelijke stoffen: produkten met inktresten (patronen van printers en kopieermachines, stiften, ...), schoonmaakmiddelen, lijm, correctielak, batterijen, buislampen, ....Het is niet moeilijk om dit probleemafval selectief in te zamelen. Er bestaan gespecialiseerde bedrijven om dit te verwerken. Deze effectgerichte maatregelen betekenen evenwel een verplaatsing van het probleem: de verontreinigende stoffen worden uit de lucht of het water geplukt, maar ze zijn niet weg. Men heeft ze beter onder controle. 1.4.3. Recycling Het afval van een kantoor bestaat voornamelijk uit papier en karton (80 %). Daarnaast vindt men nog organische stoffen (8 %), plastic (6 %), metaal (3 %), glas (2 %), en gevaarlijke afvalstoffen (1%). Het grootste deel van dit afval kan gemakkelijk gerecycleerd worden. Voor papier, glas en metaal is er geen gebrek aan bedrijven die deze frakties als grondstof kunnen gebruiken. Organisch afval kan men komposteren. In België werd anno 1993 ongeveer 2 miljoen ton papier en karton verbruikt, waarvan een derde selectief werd ingezameld voor recyclage. De rest werd gestort of verbrand. Aangezien papier veruit de grootste fractie van kantoorafval vormt (80 %) kan men door selectief inzamelen en verwijderen een belangrijke vermindering van de hoeveelheid te storten of te verbranden afval realiseren. Papier is recyleerbaar als het niet 'vervuild' is of vermengd met andere materialen. Sigarettenpakjes, geplastificeerd papier, kartonnen bordjes en bekertjes, mappen met metalen ringen, keukenrol, papieren zakdoeken en servetten, carbonpapier, zelfklevend papier, drankverpakkingen, voedingsverpakkingen, en speciaal faxpapier zijn ongeschikt voor recyclage en blijven bij de restfraktie (voor storten of verbranden). Wel recyclaarbaar zijn: briefpapier, kopieerpapier, verpakkingskarton, steekkaarten in papier of karton, notablokken, omslagen met venster in cellofaan, listingpapier, kartonnen mappen, kranten en tijdschriften, telefoongidsen. Voor drukinkt en nietjes heeft men in het recyclageproces afdoende oplossingen.

Dit papier kan men gescheiden inzamelen in dozen, waarvan er voldoende worden opgesteld in de kantoorruimte. Deze dozen worden dan geledigd in aparte papiercontainers. Recycling levert een besparing aan grondstoffen, maar kompleet gesloten kringlopen bekomt men niet. Papiervezels verliezen bij elke kringloop aan kwaliteit en men moet dus steeds nieuw hout aanvoeren om alle gewenste soorten papier te kunnen maken. 1.4.4. Hergebruik en preventie Door hergebruik en preventie wordt afval voorkomen en dat is vaak beter dan genezen. Herbruikbaar is bijvoorbeeld een glazen fles die na spoeling opnieuw gevuld kan worden. Preventie betekent effectief afval voorkomen: men gebruikt bijvoorbeeld een stevige draagtas, in plaats van de weggooi plastiekzakjes van winkelier of grootwarenhuis. Op kantoor wordt papierafval vermeden door maatregelen als: dubbelzijdig kopieren i.p.v enkelzijdig; de mislukte of oude printerafdrukken te verwerken tot notablokken. Men kan ook preventief optreden tegen het klein gevaarlijk afval. Bij aankopen kan men produkten met zware metalen vermijden. Een vulpen vervangt talloze balpennen (inkt bevat schadelijke stoffen). Ook (hervulbare) potloden schrijven prima. Preventieve maatregelen worden door alle milieukundigen sterk aanbevolen. Pas op de tweede plaats kiest men voor recycling. Preventie betekent dat men de problemen bij de bron aanpakt. Een brongerichte aanpak (schone technologie) wint het immers steeds vaker van een effectgerichte aanpak (schoonmaaktechnologie). Herhaaldelijk werd naast de ecologische winst ook financiële winst vastgesteld, wat door economen het PPPprincipe werd gedoopt: Pollution Prevention Pays. Inzake afval komt men tot een hiërarchie van vragen: 1. Kan afval vermeden worden: is preventie mogelijk (wijziging van activiteiten of aankopen) 2. Indien het afval niet vermeden kan worden is het dan recycleerbaar (opnieuw kan deze vraag het aankoopgedrag beïnvloeden) 3. Indien niet recycleerbaar, hoe minimaliseert men dan de effecten bij verbranding of storten (reductie van schadelijke stoffen zoals solventen en zware metalen) in produkten Voorbeelden van preventieve maatregelen: een vulpen i.p.v. wegwerpbalpennen; een broodtrommel i.p.v. aluminiumfolie; frisdrank in hervulbare glas- of PET-fles i.p.v. (recycleerbaar) wegwerpverpakking (PVC, aluminium); melk uit fles i.p.v. aluminiumcupje (kies in het algemeen voor grootverpakkingen) Efficiënter papiergebruik: - Kopiëren kan dubbelzijdig, en in sommige gevallen is een verkleining mogelijk. - Afvalpapier kan vaak nog een tweede leven leiden als kladpapier (versnijden tot blocnotes) - Let op grootte van logo's, breedte van kantlijnen, lettertype en bladschikking. - Kies een aangepaste papierdikte - Dienstnota's kunnen verspreid worden via mededelingenborden of een doorgeefsysteem (wie het gelezen heeft zet een paragraaf en geeft de nota door aan de volgende). - Een elektronisch intern communicatienet kan het papierverbruik fors indijken

1.5 Verplaatsingen 1.5.1. Verkeer: meerdere ecologische en sociale effecten In ons land heeft ruim dertig procent van alle verplaatsingen te maken met woon-werkverkeer. Daarvan neemt de auto circa 70 % voor zijn rekening. De auto is een bekende luchtvervuiler: koolstofdioxide versterkt het broeikaseffekt; zwavel- en stikstofoxiden dragen bij tot verzuring van de regen; lood, roet en vluchtige organische stoffen bedreigen de gezondheid. De uitlaatgassen dragen ook bij tot de vorming van ozon dat problemen veroorzaakt bij mensen met astma en andere longaandoeningen (een niet onbelangrijk deel van de bevolking). De auto is een bron van lawaai- en trillingshinder. De

wegen nemen ruimte in beslag. Het drukke verkeer eist ieder jaar weer duizenden slachtoffers en samen met de files (tijdverlies) levert dit een economische schade van meerdere miljarden. Tenslotte is de auto een groot olieverbruiker, een schaarse brandstof. Er zijn dus voldoende redenen om het steeds groeiende autoverkeer te bestrijden. Maar er bestaat geen eenvoudige oplossing. Verhoging van de brandstof-accijnzen, verbetering van het openbaar vervoer en betere infrastructuur voor fietsers liggen voor de hand. 1.5.2. Drie vragen: Kan het zonder auto? Hoe gebruik ik de auto? Welke auto? De grote milieuwinst is te halen uit het verminderen van het 'onnodig' gebruik van de auto. In Nederland werd berekend dat veertig procent van alle autoritten korter zijn dan vijf kilometer en dus evengoed met een fiets kunnen gemaakt worden. Juist bij korte ritten verbruikt een auto meer (koude motor). Daarom wordt het combineren van verschillende verplaatsingen in één rit aanbevolen (boodschappen tussen woning en werk). Met carpooling - gezamelijk kostendelend autorijden met collega's - kan men heel wat autokilometers besparen. Het loont de moeite om na te gaan of men de auto niet aan de rand van Brussel kan parkeren, om dan met tram of metro verder te rijden. Bij de keuze van een woning kan men kijken naar de beschikbare openbare vervoersmiddelen. De ligging van het kantoor ten opzichte van openbare vervoervoorzieningen kan een enorm effect hebben op de mobiliteit van de werknemers. Zo blijkt dat tachtig procent van de ambtenaren uit het Vesaliusgebouw met openbaar vervoer (trein-tram-bus) naar het werk gaan. Enkele individuen komen zelfs met de fiets. De overige maken gebruik van hun wagen. Dit positieve resultaat is mede te danken aan de gunstige ligging van het Rijksadministratief Centrum, in de nabijheid van twee grote stations (Brussel-Centraal en Brussel-Noord) en de uitstekende metro-, tram- en busverbindingen. De ambtenaren die zich met de wagen tussen thuis en het werk verplaatsen wonen blijkbaar meestal in de omgeving van Brussel. Voor hen is de auto sneller dan het openbaar vervoer. Velen van hen pleiten voor snelle spoorverbindingen naar de rand. Te vaak laat men zich verleiden tot de aankoop van te grote wagens met te krachtige motoren, met een laag rendement als gevolg. Het verbuik wordt ook beïnvloed door onderhoud (goede afstelling van motor, tijdige olieverversing en,juiste bandenspanning) en rijgedrag (rustig rijden, 'sportief' optrekken achterwege laten). 90 km/uur rijden in plaats van 120 scheelt veertig procent stikstofoxiden en dertig procent koolstofdioxide). 1.5.3. Bedrijfsvervoerplan Een systematische aanpak van de mobiliteit tussen woning en werk kan door het opstellen van een bedrijfsvervoerplan. Hierbij wordt bevoorbeeld onderzocht in hoeverre carpooling, een bedrijfsbus(je) of betere voorzieningen voor fietsers (stallingen, douche, kast voor regenkledij...) oplossingen kunnen bieden. Men kan thuiswerk promoten, bijvoorbeeld voor vertalers en ander administratief werk. In het kader van arbeidsherverdeling kan men komen tot een 32-urenweek, t.t.z. vier maal acht uur en dus 20 % minder woon-werkverkeer.

Hoofdstuk 2 - Elementen van een preventief milieuzorgsysteem 2.1. Milieuzorg 2.1.1. Bedrijfsinterne milieumaatregelen Aan vele activiteiten - ook die van een kantoor - zijn negatieve gevolgen voor het milieu verbonden: - verbruik van schaarse grondstoffen

- verontreiniging en aantasting van het leefmilieu. Deze gevolgen kunnen deels vermeden kunnen worden. Iedereen kent gerecycleerd papier en spaarlampen. Op vele kantoren hebben deze milieuvriendelijker produkten een plaats veroverd. Maar daar houdt het vaak bij op. Tegenover deze losse milieugerichte initiatieven staat het zogenaamde milieuzorgsysteem waarmee een bedrijf in al zijn geledingen - op structurele en systematische wijze- het bedrijfsbeleid op milieugebied bijstuurt. Alle activiteiten die binnen het kantoor plaatsvinden worden doorgelicht. De milieu-effecten worden in kaart gebracht. Men onderzoekt of het anders - milieuvriendelijker - kan. Indien dat het geval is worden ter zake plannen opgesteld, uitgevoerd en geëvalueerd. 'Alle' activiteiten, dit wil zeggen niet alleen de specifieke kantooractiviteiten zoals werken met PC of fotokopiëren, maar ook de schoonmaak, het koffiezetten en dergelijke. Verwarming en verlichting van kantoor worden eveneens onder de loep genomen, evenals de verplaatsing van de werknemers van en naar het werk. Konkreet streeft men naar: - het respecteren van de milieureglementering - het beperken van het verbruik van goederen, benodigdheden, energie en water - een milieugerichte selectie bij aankopen en milieuvriendelijk gebruik van produkten - het beperken van afval en het optimaliseren van de verwijdering van afval Milieuzorg mag de uitoefening van de gangbare taken en opdrachten niet in het gedrang te brengen of de kwaliteit ervan aantasten. Trouwens, milieugericht beleid betekent in grote lijnen betekent dat men: - effectiever tegemoet komt aan de behoeften - taken efficiënter worden uitgevoerd Bedoeling is dus dat men dezelfde produkten of diensten realiseert, terwijl men zo min mogelijk het milieu belast. Men vergroot de milieu-efficiëntie door interne maatregelen, dit zijn maatregelen die niet extern werden opgelegd door de overheid. Vandaar de gebruikelijke termen 'bedrijfsinterne milieuzorg' of 'interne milieuzorg'. Weliswaar ziet men in steeds meer landen wetgevende initiatieven die met zachte hand aansporen tot milieuzorg. Als middelen om die interne milieucreativiteit te bevorderen denkt men bijvoorbeeld aan de verplichte periodieke milieudoorlichting (milieu-audit) of het opstellen van een milieujaarverslag. Een regelmatige doorlichting van het bedrijf vanuit milieuoogpunt, zou dan automatisch tot het inzicht lijden dat men er ook wat kan aan doen, zo luidt de redenering. Een andere aansporing is de verplichte aanwerving van een milieucoördinator (zie 2.2). Milieuzorg gebeurt dus op vrijwillige basis, hoewel er tegelijk belangrijke motieven een rol kunnen spelen (10): - er kan een relatie bestaan tussen milieubelasting en interne arbeidsomstandigheden (belangen van milieu en werknemers kunnen dus samenvallen) - het imago van het bedrijf bij eigen personeel en bij het grote publiek kan door een effectief milieubeleid bevorderd worden - milieumaatregelen kunnen vernieuwingen stimuleren die ook om andere redenen wenselijk zijn - het is niet ondenkbaar dat milieumaatregelen geld opleveren in plaats van geld kosten. Herhaaldelijk is aangetoond dat preventiemaatregelen kostenbesparend of kostenneutraal zijn (11). De 'vrijwillige' interne milieuzorg is complementair aan dwangmatige externe milieureglementering, maar ze is er daarom nog niet ondergeschikt aan. Men kan zelfs de stelling verdedigen dat milieuzorg effectiever is dan reglementering, in feite de basis moet vormen van milieugerichte bedrijfsvoering, en dat de reglementering een laatste hulpmiddel moet zijn om

diegenen aan te pakken die er niet uit eigen beweging toe komen om zorg te dragen voor het milieu. 2.1.2. Brongericht, preventief Tegenover de effectgerichte milieu- en saneringsmaatregelen van de overheid staat milieuzorg met als voordeel dat het bijna automatisch leidt tot een brongerichte, preventieve aanpak. Reglementen beogen voornamelijk de bestrijding van emissies (door middel van lozingsnormen, exploitatievergunningen e.d.). Een zuinig gebruik van grondstoffen kan een wetgever binnen een vrije marktsysteem moeilijk afdwingen, tenzij met fiscale maatrelen zoals accijnzen op brandstoffen. Vastgesteld wordt hoe dan ook dat normen vaak beantwoord worden met 'end-of-the-pipe' oplossingen. Het bedrijf tracht emissies binnen de limiet houden door middel van filters, waterzuiveringssytemen aan het einde van het produktieproces. Zolang dat lukt komt men echter niet tot het zoeken naar alternatieve produktieprocessen die de emissies voorkomen. De omschakeling van 'schoonmaaktechnologie' naar 'schone technologie' (zie 1.4) blijft uit, terwijl -zo blijkt uit talrijke milieurapporten - schoonmaaktechnologie veelal neerkomt op dwijlen met de kraan open. Per eenheid produkt wordt wel minder vervuild, maar de produktie neemt toe. Een doorsnee auto is vandaag minder vervuilend dan tien jaar geleden, maar er rijden wel veel meer auto's. Schoonmaaktechnologie is een antwoord op vragen als: 'wat doen we met dit afval?' Men stelt zich daarbij niet de vraag waar het afval vandaan komt, en of het niet vermeden kon worden. Dat laatste veronderstelt immers dat men de produktie-activiteiten grondig doorlicht en toetst aan mogelijke alternatieven. En dat is wat men bij milieuzorg doet. Toch blijft het volgens sommigen noodzakelijk de preventieve benadering te beklemtonen. Milieuzorg kan er toe leiden dat men niet langer de problemen zoals afval aanpakt, maar de oorzaken van de problemen -het ontstaan van het afval. Maar ondanks de doorlichting van de activiteiten die het oorzakelijk verband in beeld brengen, kan men niet uitsluiten dat men zich finaal beperkt tot enkele effectgerichte maatregelen (afval wordt niet vermeden, maar enkel wat gedisciplineerder afgevoerd). En dat is dan jammer. Vandaar dat sommigen steeds het begrip 'preventieve milieuzorg' hanteren om betrokkenen eraan te herinneren dat milieuzorg pas geslaagd is als het preventief werkt (5). 2.1.3. Technologie, organisatie, educatie Milieuzorg is meer dan een samenraapsel van technische ingrepen. Weliswaar is technische kennis belangrijk, niet alleen inzake de milieuproblematiek, maar ook inzake technologische ontwikkelingen van produkten en diensten die onze behoeften kunnen invullen. Dit is nodig voor een vakkundige doorlichting van de activiteiten en milieu-effecten en het opsporen van de beste alternatieven of maatregelen. Vakkundigheid bestaat ook in de methode van aanpakken. Hoe verloopt een doorlichting? Hoe introduceert men de actieplannen? Hoe organiseert men een evaluatieprocedure? Hierbij kan men terugvallen op systemen die reeds herhaaldelijk zijn getest en verbeterd in de praktijk. Een milieugerichte wijziging van de technologie, betekent overigens ook 'anders werken'. Innovatie is verandering, een breuk met oude gewoonten, het invoeren van nieuwe eisen, nieuwe verantwoordelijkheden. Om bijvoorbeeld het fotokopiëren milieuvriendelijker te organiseren moet de verantwoordelijke voor de aankoop van papier de nodige stappen zetten, moet waarschijnlijk het onderhoud van de machines worden bijgestuurd en dient het personeel beter ingelicht te worden over het efficiënt gebruik van de machines. Naast technische voorzieningen, zijn dus ook organisatorische ingrepen vereist (structuur, vaststelling verantwoordelijkheden) en mogelijks ook nieuwe administratieve procedures. Daarnaast is er het educatieve aspect.Waarom zou men de vertrouwde werkmethode veranderen als men er het nut niet van inziet? Innovatie moet voldoende begeleid worden

door informatie omtrent de bedoelingen. Dit is de beste motivatie. Tegelijk moet men ook duidelijkheid scheppen. De instructies mogen geen verwarring veroorzaken: wie doet wat, waar en wanneer? 2.1.4. Dynamisch proces Zo ziet men in sommige definities van milieuzorgsystemen het technische aspect zelfs op de achtergrond verdwijnen. Bijvoorbeeld bij OVAM: 'Een milieuzorgsysteem is het samenhangend geheel van de beleidsmatige, organisatorische en administratieve maatregelen, gericht op het inzicht krijgen in, het beheersen van en waar mogelijk verminderen van de effecten van de activiteiten op het leefmilieu' (12) Deze definitie legt de klemtoon op het organisatorische en is daarin trouwens niet uniek. Men vindt analoge definities in Nederland (13, 14) Mazijn spreekt van een "systematisch, samenhangend en voortdurend terugkoppelend geheel van inspanningen" (15). De klemtoon ligt hier op de systematiek van milieuzorg. Met systematisch wordt bedoeld dat men alle bedrijfsactiviteiten moet analyseren: men inventariseert de activiteiten zelf, het gebruik van grondstoffen en produkten, de emissies én hun impact op het milieu. Op basis daarvan worden dan aanbevelingen geformuleerd om de gevolgen voor milieu te beheersen, te verminderen en te voorkomen. Er is evenwel ook nood aan samenhang: een milieumaatregel in de ene bedrijfsactiviteit mag geen nadelige gevolgen hebben voor het milieu bij andere activiteiten of buiten het bedrijf (een maatregel mag geen verplaasting van het probleem zijn). Ten slotte moet er terugkoppeling plaatsvinden: dit wil zeggen dat er een systeem moet zijn dat erover waakt dat bij afwijkingen de situatie zo snel mogelijk in beoogde toestand wordt hersteld. Men blijft dus controleren, registeren. Zo'n terugkoppelingsmechanisme (feedback) kan trouwens ook nuttig zijn om de samenhang en de werkbaarheid te bevorderen: een milieu-maatregel kan voor sommige werknemers tot praktische problemen leiden (tijdsgebrek bijvoorbeeld). Het milieuzorgsysteem moet ervoor zorgen dat dit soort knelpunten zo snel mogelijk worden gedetecteerd en gecorrigeerd. Ook in deze handleiding wordt 'terugkoppeling' in deze brede interpretatie gebruikt. Terugkoppeling wijst trouwens op het dynamische aspekt van milieuzorg. Men kan bijvoorbeeld eenmalig een afval- en emissieprentieplan (AEP) opstellen waarbij men de afvalstromen in kaart brengt en een reeks maatregelen treft om deze in te dijken. Deze gebeurtenis is statisch, men maakt een 'foto' van de afvalstromen op een bepaald moment en men formuleert een plan dat na een bepaalde periode uitgevoerd is. Milieuzorg echter wil een dynamisch proces op gang brengen: men wil voortdurend zicht hebben op de stand van zaken, en men blijft ook voordurend maatregelen treffen. Het is een eindeloze cyclus van registraties en maatregelen.

2.2 Actoren Een milieuzorgsysteem is een 'management-tool' voor de beheersing en verbetering van de gang van zaken op milieugebied in bedrijven (16). Dit wil zeggen dat de regels van goed management ook gelden voor milieuzorg. Management wordt omschreven als het sturen van activiteiten, mensen en middelen op zodanige wijze dat de geformuleerde doelen zo goed mogelijk worden bereikt. De managers plannen, organiseren, geven leiding, controleren en lossen problemen op. Ze bepalen de strategie van het bedrijf, zorgen voor een aangepaste organisatiestructuur en geven leiding aan het proces dat de strategische beslissingen waar moet maken. Onder strategie verstaat men bijvoorbeeld de beslissing van een bedrijf om te diversifiëren (een reactie op de externe omgeving, de markt). Zo is ook de beslissing om de bedrijfsactiviteiten milieugericht bij te sturen een strategische zet waarmee men reageert op de externe omgeving (de algemeen toenemende bekommernis om het milieu, druk van de overheid,...) Strategische beslissingen betekenen een wijziging van de doelstellingen. Dat is ook zo bij de beslissing om milieuzorg in het bedrijf te integreren. Naast de bestaande opdrachten wordt de zorg om het milieu een nieuwe opdracht, een nieuwe doelstelling.

Nieuwe doelstellingen vragen het ontwerpen van een raamwerk waarbinnen middelen kunnen worden afgestemd op de te bereiken doelstelling. Dit is een aanpassing van de organisatiestructuur. Algemeen mag men stellen dat voor milieuzorg op kantoor geen verregaande wijzigingen van de organisatiestructuur nodig zijn. Weliswaar is er nood aan interne taakverdeling, toewijzing van beslissingsbevoegdheden en het inbouwen van coördinatievoorzieningen, maar het valt niet te verwachten dat dit de bestaande organisatie verregaand door mekaar zal schudden. Toch meldt men vanuit de praktijk herhaaldelijk problemen bij de omzetting van de plannen in dagelijkse actie. Het valt blijkbaar niet altijd mee om het proces dat naar de doelstellingen moet leiden steeds in goede banen te houden. Men stelt vast dat zelfs degelijke structurele aanpassingen nog geen garantie zijn voor het welslagen van het milieuzorgsysteem. Deze ervaring is niet uniek voor milieuzorg. Het management in het algemeen heeft reeds eerder ervaren dat een wijziging van de structuur niet automatisch leidt tot een aangepast functioneren van de de personeelsleden. De conclusie is dan vaak dat een veranderingsproces blijkbaar ook een mentaal veranderingsproces vraagt, een verandering van cultuur, opinie, attitude.... Recente denkbeelden gaan ervan uit dat het belangrijker is om aandacht te besteden aan de verandering van de cultuur en dat uit de wijzigingen van de cultuur wijzigingen in het functioneren zullen volgen die dan kunnen leiden tot structuuraanpassingen vanuit de organisatieleden zelf. De onderliggende gedachte is dan dat cultuurveranderingen minder weerstand oproepen dan structuurveranderingen. (16). Dit is een complete omkering van het schema dat men momenteel niet terugvindt in de praktijk van milieuzorg. In de gangbare milieuzorgsystemen komen structuur- en cultuurwijzigingen wel naast elkaar voor. De cultuurverandering schuilt in milieuzorg onder het hoofdstuk 'educatie'. Een van de doelstellingen van educatie is inderdaad om de weerstand tegen veranderingen op te heffen. Milieuzorg is dus een kwestie van management. Een milieuzorgsysteem dient verankerd te worden in het gangbare management, zoals dat ook het geval is met kwaliteitszorg of met de bekommernis over de veiligheid en gezondheid. De verantwoordelijkheid voor het milieubeleid als geheel ligt dan ook bij de directie, de uitvoering ervan bij de diverse lijnfunctionarissen. De specifieke milieudeskundigheid wordt ingebracht door een milieucoördinator 2.2.1. De directie Een integraal milieuzorgsysteem bevat de volgende elementen (13): - een milieubeleidsverklaring - een milieuprogramma - integratie van milieuzorg in de bedrijfsvoering - interne voorlichting en opleiding (educatie) - metingen en registraties - interne controles - doorlichting van het totale milieuzorgsysteem Deze elementen worden verder uiteengezet. Hier worden ze kort beschreven met de nadruk op de rol van een aantal actoren. In een milieubeleidsverklaring worden het beleid en de doelstellingen van het bedrijf op milieugebied aangegeven. Tevens kan de direktie hierin aangeven met welke beleidsinstrumenten ze deze doelstellingen wil realiseren. De milieubeleidsverklaring is het startpunt waarmee de leiding binnen de eigen organisatie en naar buiten toe duidelijk maakt welk belang zij hecht aan milieuzaken. De waarde van deze verklaring is natuurlijk afhankelijk van de wijze waarop er nadien invulling wordt aan gegeven. Maar de verklaring blijft belangrijk omdat ze van bij de aanvang duidelijkheid schept omtrent de bedoelingen van de directie. Ook voor derden (bijvoorbeeld leveranciers van kantoorbenodigdheden) kan deze verklaring duidelijkheid scheppen. Misschien vragen zij zich af waarom de aankoopdienst plots strenge milieucriteria gaat hanteren.

Een milieuprogramma dat jaarlijks wordt opgesteld bevat de voorgenomen activiteiten op milieugebied (technische voorzieningen, organisatorische maatregelen, taakverdelingen, procedures..) Hoewel het programma opgesteld wordt in stuurgroepen en/of werkgroepen met hulp van een milieucoördinator (zie verder) wordt het finaal goedgekeurd door de directie. Er wordt dus beslist op centraal niveau over de milieuzaken die moeten worden aangepakt, over fasering en prioriteitenstelling. Daarbij moet dus goed worden nagedacht over de noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen die het plan tot een goed einde moeten brengen. Daarbij moet men niet alleen denken aan de uitvoering zelf, maar ook aan de controle. Zo'n programma is trouwens een goed aanknopingspunt voor interne communicatie over milieuzaken. De directie moet er dus niet alleen voor zorgen dat zo'n plan er komt, maar ook dat het uitvoerbaar is en dat het bekend raakt bij de personeelsleden. Met de opsomming van de elementen van een milieuzorgsysteem zal allicht voldoende duidelijk worden dat de directie geen onbelangrijke rol speelt bij het op gang trekken en in stand houden van een goed milieuzorgsysteem. Hoewel men nogal wat taken kan delegeren naar staf- en lijnfunctionarissen en naar de milieucoördinator, blijft het volgens menig deskundige aangewezen om een directielid aan te wijzen, die op centraal niveau, met de milieuzaken wordt belast. 2.2.2 De milieucoördinator Milieuzorg moet geïntegreerd worden in de bedrijfsvoering. Dit wil zeggen dat men de milieutaken niet mag onderbrengen in een aparte organisatie binnen het bedrijf. Milieuzorg eist zijn plaats op in de algemene organisatiestructuur: de taken en verantwoordelijkheden van staf- en lijnfunctionarissen die direct of indirect milieuconsequenties hebben, de communicatie en informatievoorziening, de bedrijfsvoorschriften en procedures... Weliswaar kan men een aparte milieufunctionaris (coördinator) of milieudienst installeren, maar deze mag niet belast worden met de uitvoering van alle milieutaken. Evenmin mag men de verantwoordelijkheid niet naar daar doorspelen. Zo zouden de milieuzaken geïsoleerd raken en gaat de rest van het personeel zich minder verantwoordelijk voelen voor het milieubeleid. En dat is juist wat men moet bestrijden. De coördinatie van de milieuzorg (zowel tijdens de voorbereidende faze, als tijdens de operationele faze) wordt toevertrouwd aan een milieucoördinator. In de vakliteratuur worden de milieucoördinator volgende taken toebedeeld: - bijdragen tot de ontwikkeling en invoering van milieuvriendelijke werkmethoden en produkten - toezicht houden op de naleving van de milieuwetgeving, tekortkomingen rapporteren aan de bedrijfsleiding - oplossingen voorstellen - de leiding en medewerkers voorlichten over de gevolgen voor mens en milieu van de activiteiten, over mogelijke maatregelen etc. De milieucoördinator rapporteert dus niet alleen bij de leiding, maar evengoed bij de werknemers. Deze persoon - het aanspreekpunt inzake milieuzorg - heeft geen beslissingbevoegdheid. Hij/zij adviseert, signaleert, coördineert en evalueert, maar is -zoals reeds eerder gemeld - zelf niet belast met de uitvoerding van het milieuprogramma en evenmin geheel verantwoordelijk voor de uitvoering. 2.2.3 Stuurgroepen en werkgroepen Zodra duidelijk is wat er moet gebeuren om binnen het bedrijf een milieuzorgsysteem uit te bouwen, kan ter zake een aangepaste structuur uitgebouwd worden. De specifieke constructie of taakverdeling kan daarbij per bedrijf verschillen (omvang, complexiteit van bedrijfsactiviteiten).

De structuur moet ervoor zorgen dat de plannen worden uitgevoerd (onder eindverantwoordelijkheid van de directie). Uitvoerende taken kan men daarbij toevertrouwen aan werkgroepen, terwijl een 'overkoepelende' stuurgroep de sturende, coördinerende taken op zich neemt. Het is van groot belang dat in de vorming van stuur- en werkgroepen een sterk draagvlak wordt gecreëerd: draagvlak bij en betrokkenheid van de top, draagvlak ook bij alle geledingen van de organisatie. Zo wordt nogmaals onderstreept dat de directie wel degelijk belang hecht aan milieuzorg, en wordt er tevens over gewaakt dat de beslissingen in deze groepen afgestemd zijn op het algemeen bedrijfsbeleid. Anderzijds zorgt de betrokkenheid van het personeel voor het nodige vertrouwen bij de mensen die uiteindelijk met het syteem moetenwerken er er dus moeten in geloven. Een alternatief: intern coördinatie- en informatienetwerk: de milieucontactpersonen Om de belangstelling en de actieve deelname van de ambtenaren gaande te houden, wordt er binnen het ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu geleidelijk een intern coördinatie- en informatienetwerk op poten worden gezet. In elke afdeling zal een milieucontactpersoon worden gekozen (naar het voorbeeld van de veiligheidsafgevaardigde). Zijn of haar rol zal erin bestaan de door het personeel gedane suggesties en voorgestelde verbeteringen voor te leggen aan de milieucoördinator en vice versa. Periodieke vergaderingen moeten die informatieuitwisseling mogelijk maken. De milieu-contactpersonen kunnen een opleiding krijgen, zodat ze milieuzorg deskundiger kunnen begeleiden (daarbij kunnen werkbezoeken buiten het ministerie behoren, bijvoorbeeld bij een bedrijf dat kringlooppapier produceert). Met deze milieufunctionarissen kan men op termijn werkgroepen en een stuurgroep vormen. Als voorzitter van de stuurgroep kan bijvoorbeeld een directielid optreden. 2.2.4. Samenhang met kwaliteitszorg en 'Preventie en Bescherming' Milieuzorg sluit aan bij de visie dat milieubeleid geïntegreerd moet zijn - verweven met - het andere beleid (landbouw, economie, transport,...) en geen autonoom aanhangsel daarvan. Zo moet de zorg om het milieu ook ingebakken worden in het gangbare management van een bedrijf. Organisatorisch wordt milieuzorg daarom wel eens vergeleken met kwaliteitszorg of de zorg om preventie en bescherming binnen het bedrijf. Kwaliteitszorg, gezondheidszorg en milieuzorg kunnen trouwens in samenhang worden ingevoerd. De samenhang tussen milieuzorg energzijds en kwaliteitszorg werd reeds lang vastgesteld en onderzocht (17,18). Men bekijkt dan de overeenkomsten tussen beide systemen en onderzoekt hoe deze gekoppeld kunnen worden. Zo kan men milieuzorg bekijken als een uitbreiding van kwaliteitszorg. Aan de klassieke criteria van een goed produkt (tegemoet komen aan de wensen van een klant) worden nieuwe milieugerichte criteria toegevoegd. Aan de functionele gebruikerseisen worden eisen van overheid of milieu-organisaties toegevoegd. Belangrijker in het onderzoek naar de samenhang is allicht het organisatorische aspect dat milieuzorg- en kwaliteitszorgsytemen met mekaar delen. In de eisen die men doorgaans stelt aan de organisatie van een kwaliteitszorgsysteem komen voor een belangrijk deel dezelfde elementen naar voor als in een milieuzorgsysteem (inzake beleid, taken, verantwoordelijkheden, procedures, opleiding, controle, enz.) Kwaliteitszorg is evenals milieuzorg een kwestie van goed management en de ervaring leert dat bedrijven die reeds een goed kwaliteitszorgsysteem hebben, gemakkelijker milieuzorg kunnen organiseren. Tal van instrumenten uit de kwaliteitszorg zijn bruikbaar in de milieuzorg. Ook tussen preventie en bescherming enerzijds en milieuzorg anderzijds vindt men verschillende organisatorische raakvlakken (beleid, overleg, aanwezigheid van deskundigen, voorlichting en opleiding, controle,...)

Vanzelfsprekend zijn er ook inhoudelijke raakvlakken: wat goed is voor het milieu is immers ook goed voor de gezondheid. Hoewel er heel wat raakvlakken zijn tussen de verschillende zorgsystemen en ze in het algemeen als complementair worden ervaren, mag men niet geheel uitsluiten dat er tegenstrijdige belangen kunnen optreden. Hoewel men dergelijke spanningen ook kan ervaren als men enkel met milieuzorg bezig is. Als men de verschillende zorgsystemen goed integreert heeft men als belangrijk voordeel dat de instructies niet vanuit verschillende hoeken komen met mogelijke inconsequenties en verwarring tot gevolg. Anderzijds waarschuwt men ervoor dat de opzet om de drie systemen synchroon te laten verlopen tot overbelasting van de organisatie kan leiden, waardoor de realisatie van milieuzorg wordt uitgesteld. Daarom pleit men ervoor om zich bij voorbaat aan de vooropgestelde doelstellingen betreffende milieuzorg te houden (ook inzake timing) en de integratie met andere zorgsystemen daaraan ondergeschikt te maken. Weliswaar kan men bij de organisatie van het milieuzorgsysteem van bij het begin rekening houden met een toekomstige integratie met de andere zorgsystemen. Zo heeft de milieucoördinatrice van het ministerie van Sociale zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu voorgesteld om, in samenwerking met de verantwoordelijke voor Preventie en Bescherming de bestaande veiligheidsfiches aan te vullen, hierbij rekening houdend, niet alleen met veiligheidsaspecten, maar ook met de mogelijke milieu-effecten van produkten of activiteiten (bv. produkten die gebruikt worden in wasserij, drukkerij, bij onderhoud lokalen...). Deze fiches zouden beschikbaar moeten zijn bij de verantwoordelijke Preventie en Bescherming, de milieucoördinatrice en in de lokalen waar produkten of materiaal worden gebruikt. Dit is een eerste bescheiden stap naar verdere integratie tussen het milieuzorgsyteem en de Preventie en Bescherming. Belangrijker dan de fiches is het feit dat de verantwoordelijken voor Preventie en Beschering van bij het begin bij het milieuzorgsysteem worden betrokken.

2.3 Metingen en registraties 2.3.1. Activiteiten Bij de eerste stappen van het milieuzorgsysteem hoort inventariseren, meten en registreren. Zo wil men een juist beeld krijgen van de bestaande toestand op het gebied van energie-, water-, materialengebruik, van afval en van emissies veroorzaakt door het bedrijf. Belangrijke meetpunten op een kantoor zijn bijvoorbeeld: water-, gas- en elektriciteitsverbruik, het verbruik van produkten (papier, mappen, balpennen...), de hoeveelheid gescheiden en ongescheiden afval, het aantal gereden autokilometers van de werknemers....Vele van deze gegevens kan men uit administratieve dokumenten halen (facturen, onkostenvergoedingen,...). Een milieukundige analyse van een bedrijf staat gelijk met de inventarisatie van alle activiteiten binnen dat bedrijf en de daaraan verbonden stofstromen. Bij elke activiteit worden materialen en/of energie verbruikt (de input) en naast het 'nuttige' resultaat van de activiteit heb je steevast een output van afval en/of emissies in lucht of water. De actviteiten van een kantoor kan men bijvoorbeeld als volgt indelen: - verwarming - verlichting - watergebruik - schoonmaak - kopiëren - gebruik van PC en printer - gebruik van andere kantoorbenodigdheden (mappen, balpennen, plakband,...) - het archief - de drukkerij

- koffiebedeling - interne communicatie (nota's, vergaderen...) - verplaatsing van en naar het werk ... 2.3.2. Stofstroom Zijn de activiteiten op een rijtje gezet, dan kan men aan elk van deze activiteiten een stofstroom verbinden. Dit is de inventaris van wat er tijdens deze activiteiten gebeurt. Zij wordt weergegeven door middel van stofstroomschema's met ingaande stromen (input) en uitgaande stromen (output). Voor het schoonmaken gebruikt men wasmiddelen en water. Resultaat van de activiteit is een schoon kantoor, maar daarnaast ook de emissie van vervuild water en verpakkingsafval. IN

Technologie/organisatie

UIT

leiding-, put of regenwater ---> schoonmaak ----> vervuild water schoonmaakmiddelen ---> ----> verpakkingsafval Vanzelfsprekend wordt dit schema nu ingevuld met cijfers. Hoeveel water (leiding-, put- en regenwater). Hoeveel schoonmaakprodukten en welke. Men kan de schema's verfijnen: een schema voor de schoonmaak van toiletten, voor de schoonmaak van de vloer, tapijten, ramen... Dit resulteert in gedetailleerde lijsten, waarvan in het laatste hoofdstuk een voorbeeld staat. Bij de input kan men ook de personele bezetting en de opleiding opnemen (werkuren die aan activiteit worden besteed) . Deze gegevens kunnen later nuttig zijn als men actieplannen wil opstellen. Ook het kostenoverzicht is van belang om later de financiële haalbaarheid van de mogelijke opties te bepalen. Het spreekt vanzelf dat input en output van activiteiten milieukundig moeten beschreven worden. Het volstaat dus niet te melden welke merken van schoonmaakmiddelen men gebruikt wanneer daaraan geen technische fiche is gekoppeld met de samenstelling van dit produkt. Dit vereist dus informatie-inwinning bij de leveranciers waarbij men evenwel zich kan beperken tot de meest relevante gegevens. De relevantie wordt dan weer bepaald door de milieu-effecten. 2.3.3. Milieu-effecten (sociale effecten) Zijn de stofstromen bekend dan kan men de milieubelasting van het bedrijf in beeld brengen. Zo staat het gebruik van een kilowattuur elektriciteit gelijk met een bepaalde hoeveelheid nucleair afval, een emissie van stikstof-, zwavel en koolstofdioxiden, enz. Deze effecten worden dikwijls pas duidelijk als men de levenscyclus van de produkten breder bekijkt dan alleen maar in de gebruikersfase. De effecten van schoonmaakmiddelen kunnen deels binnen het kantoor optreden (irritatie), maar ook daarbuiten, nadat ze via de riolering zijn afgevoerd. Zo kan aan bepaalde produkten op het kantoor zelf geen milieu-effect gekoppeld worden, maar wel als men teruggaat naar de produktie van dat produkt (papier bijvoorbeeld). Finaal zou men de stofstromen kunnen vertalen in gekwantificeerde milieu-effecten. Papierverbuik zou dan weergegeven worden in termen van waterverbruik, verzurende emissies e.d. (zie 1.2.2). Maar dit is te ambitieus en ook niet noodzakelijk. Het volstaat in vele gevallen een goed kwalitatief overzicht te hebben van de milieu-effecten. Uiteindelijk is het doel om de milieubelasting te verminderen, dit wil zeggen de activiteiten bijsturen en dan is de eerste vraag wat en waarom men moet bijsturen. Daarom is een kwalitatief beeld van de milieu-effecten noodzakelijk, evenals het inzicht welke activiteiten de belangrijkste milieuschade toebrengen (zodat men prioriteiten kan stellen). Meestal is het ook niet nodig om exacte cijfers te hebben over welke emissies door elk produkt veroorzaak worden. Als men de relatieve verhoudingen kent tussen een produkt en zijn alternatieven (of de organisatie van een activiteit en de alternatieven) is dat voldoende om de juiste keuze te maken.

Hoewel dit nog niet traditioneel in milieuzorgsystemen wordt toegepast kan men naast de milieu-effecten ook de sociale effecten van de activiteiten in kaart brengen. Bijvoorbeeld de beroepsziekten die optreden bij grondstofwinning, kinderarbeid. De vraag of deze effecten belangrijker zijn dan andere kan tot een etische discussie leiden en wellicht blijft het een vergelijking tussen appelen en peren. Dit neemt niet weg dat de sociale effecten uiteindelijk doorslaggevend kunnen zijn, bijvoorbeeld wanneer twee produkten op milieuvlak gelijk scoren, maar het ene produkt sociaal aanvaardbaarder is ('mensvriendelijker'). 2.3.4 Bron/oorzaak analyse Het meet- en registratieprogramma is erop gericht een kwantitatief en kwalitatief inzicht te krijgen in de milieubelasting van het bedrijf. De metingen en registraties leiden tot een databank die een overzicht geeft van alle energie- en materiaalstromen door het bedrijf. De stofstroom elektriciteit splitst zich uit over de verschillende activiteiten. Men ziet waar de afvalstromen vandaan komen, welke activiteiten en welke input de grootste hoeveelheden afval veroorzaken. Het is immers niet alleen van belang dat men weet welke milieu-effecten men veroorzaakt, maar ook hoe. Wat zijn de bronnen van de kwalen? Wat zijn de belangrijkste oorzaken van het energiegebruik, van de afvalberg...Welke activiteiten zijn verantwoordelijk? Zo wordt het bijkomstige van het belangrijke onderscheiden en wordt de aandacht naar de echte knelpunten gekanaliseerd. Deze kennis is overigens noodzakelijk als men preventief -brongericht- wil optreden. De stofstromen tonen de oorzaken. Zo kan men door selectieve inzameling de behandeling van het afval milieuvriendelijker laten verlopen. Maar als men bovendien weet hoe het afval ontstaat, dan ziet men ook de meest effectieve mogelijkheden om afval te voorkomen. . 2.3.5 Toets: Duurzaam of niet? Finaal kan aan de inventaris een onderzoek koppelen naar de vraag waar men de grenzen van het aanvaardbare overschrijdt en welke inspanningen men moet leveren om binnen deze grenzen terug te keren. In vaktermen: 'zijn onze activiteiten duurzaam, wat betekent duurzame ontwikkeling voor ons bedrijf?'. Het concept 'duurzaam' wordt aan het eind van dit hoofdstuk uiteengezet. We houden het hier bij een praktisch voorbeeld. Nadat het papierverbruik geregistreerd is kan men zich afvragen wat de gevolgen zouden zijn indien alle landen van de wereld eenzelfde welvaartsniveau zouden bereiken en derhalve ook hetzelfde papierverbruik. Kan de planeet deze druk aan en voor hoelang (we moeten immers ook aan de toekomstige generaties denken)? Dit soort berekeningen leiden vaak tot verrassende confrontaties met de feiten. Zij tonen herhaaldelijk aan hoe zwaar de druk van onze economie op de natuur wel is. De vertaling van het papierverbuik van één kantoor in het aantal hektaren bos dat daarvoor jaarlijks moet sneuvelen en de vermenigvuldiging van dit gegeven met het aantal kantoren dat in een wereld met rechtvaardige welvaartsdeling zou voorkomen, leidt steevast tot de vaststelling dat dit niet houdbaar is. En dat bewijst dat men er iets moet aan doen, dat elk kantoor er iets moet aan doen. De economie 'gebruikt' het milieu. Wanneer de kwaliteit van het milieu wordt aangetast, grondstoffen worden uitgeput, dan ondermijnt men de basis van de economie. De planeet aarde is een 'ruimtecapsule' van beperkte omvang. Haar draagkracht is begrensd. Dit draagvlak wordt in vaktmermen 'milieugebruiksruimte' genoemd: de totale hoeveelheid energie, metalen, mineralen, hout, landbouwgewassen, grond...die op een duurzame manier kan ge- of verbuikt worden. Milieugebruiksruimte is een cijfer, een hard cijfer dat ons confronteert met de beperkingen van de planeet en de noodzaak om er zuinig mee om te springen. Als 'bewustmaking' is het interessant om de activiteiten te toetsen aan dit cijfer. Deze toets heeft het voordeel van de rationaliteit en dat werkt vaak overtuigender dan ingewikkelde

uiteenzettingen over het behoud van de natuur, die door velen -onterecht misschien- als emotionele standpunten worden ervaren. Het onderzoek naar de duurzaamheid van onze activiteiten levert een richtingaanwijzer. Het zegt hoeveer onze inspanningen zouden moeten gaan om binnen de grenzen van het ecologisch verantwoorde te komen. In de praktijk is dat niet altijd direkt realiseerbaar, maar men kan wel zoeken naar de meest effectieve haalbare stappen in de goeie richting. Dit betekent een toets van de huidige activiteiten (technologie/organisatie) aan de best beschikbare alternatieven. Het gebruikelijke papierverbruik wordt getoetst aan papierverbruik in een andere organisatie (i.p.v nota's op papier kan men overschakelen op nota's via elektronisch netwerk). Het gebruikelijke papier wordt getoetst aan ander papier (bijvoorbeeld gerecycleerd papier). Daarbij zal men gelukkig kunnen vaststellen dat het haalbare vaak reeds dicht in de buurt komt van het noodzakelijke.

2.4 Milieu-actieplanning De gegevens van de inventarisatie en stofstroomanalyse worden tot een rapport verwerkt: het meetrapport. Dit meetrapport lijkt is het begin op een statisch gegeven, een foto van de startsituatie. Maar het is wel de bedoeling dat men blijft meten en registreren wanneer activiteiten worden bijgestuurd (zie controle in 2.5). Feitelijk wordt het dus een dynamische databank die tendenzen (evoluties) moeten kunnen aantonen. Dit meetrapport is onderdeel van het zogenaamde milieuhandboek. Dit is een soort losbladig werk dat gemakkelijk kan worden aangepast naarmate de toestand evolueert. Het is een beschrijving van de bedrijfsfilosofie, de organisatiestructuur, het bedrijf (de activiteiten en de daaraan verbonde stofstromen), de milieuprogramma's. Alle gegevens van belang om de goede werking van het milieuzorgsysteem te verzekeren worden in het handboek bijgehouden: grondstof- en energiestromen, instructies, verantwoordelijkheden,...Dit handboek is dus een naslagwerk. Vanzelfspekend bevat het ook de plannen die men ontwikkelt om de milieudoelstellingen te realiseren. Men kan een onderscheid maken tussen een meerjarenprogramma en het jaarlijks milieuprogramma of het actie-plan. Het milieuprogramma geeft de voortschrijdende doelstellingen aan die in de loop van de komende jaren moeten bereikt worden. Op basis van het meetrapport formuleert men prioriteiten: een selectie van aandachtspunten waar men eerst wil ingrijpen. Het meerjarenprogramma beschrijft de doelstellingen en prioriteiten voor een termijn van drie tot vijf jaar. Weliswaar kan dit programma ieder jaar worden aangepast, naar aanleiding van de evaluatie van de resultaten van het jaarlijkse actieplan. Dat actieplan geeft planmatig de actiepunten en activiteiten weer die het komende jaar moeten uitgevoerd worden met vermelding van de te verwachten kosten en baten, taakverdeling, organisatorische ingrepen e.d. Bij deze selectie van prioriteiten is het best alle werknemers te betrekken die een centrale rol kunnen of moeten spelen bij de uitvoering van het milieuzorgsysteem. Zij kiezen de wenselijke, zinvolle en haalbare aktiepunten. Weliswaar moeten zij dit kunnen doen, vertrekkende van een degelijk inzicht van de activiteiten, stofstromen, milieu-effecten (de inventaris). De milieucoördinator kan hier een belangrijke advizerende functie verrichten. De betrokkenheid van de werknemers is echter belangrijk als men wil anticiperen op knelpunten inzake werkdruk, verantwoordelijkheden en andere organisatorische aspecten die veranderingen met zich meebrengen. Om prioriteiten te kiezen hoeft men niet te wachten tot alle activiteiten volledig in kaart zijn gebracht. Sommige stofstromen zijn niet eenvoudig te registreren en andere weer wel. Vaak heeft dat te maken met de praktische gang van zaken die niet altijd overzichtelijk is (bijvoorbeeld wanneer de aankoop van bepaalde produkten niet gecentraliseerd is).

Men kan zich daarom van bij de aanvang concentreren op stofstromen die in een kantoor vrijwel steeds belangrijk zijn, en meestal ook snel registreerbaar (bijvoorbeeld de papierstroom). Papier is tevens een produkt waarvan milieu-effecten en best beschikbare alternatieven gemakkelijk te achterhalen zijn, dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld schoonmaakprodukten die al wat meer zoekwerk vereisen (hoewel ook hierover steeds vaker goede handleidingen worden gepubliceerd). Een ander motief om papier bij de prioriteiten te plaatsen is het feit dat zowat alle werknemers op een kantoor met dit produkt (of de daaraan verbonde activiteiten: kopiêren, printen) te maken hebben. Een actieprogramma dat de papierstromen in goede banen moet leiden heeft dan ook tot gevolg dat zowat heel het kantoor kennis maakt met de praktische uitvoering van milieuzorg. Bij de keuze van acties is het niet onbelangrijk om te waken over de organisatorische belasting. Men moet vermijden dat alle verantwoordelijkheden voor de akties van een bepaald jaar bij slechts enkele individuen vallen en dat de rest een jaartje mag wachten. Overigens heeft men beter een bescheiden maar uitvoerbaar programma, dan een ambitieus maar onhaalbaar programma. De ambities mogen of moeten er zijn, maar die stopt men best in het meerjarenprogramma, terwijl men in het jaarlijkse actieprogramma nauwer toeziet op de haalbaarheid. Het is immers niet onbelangrijk dat men zich houdt aan de vooropgestelde doelstellingen en tijdschema's, omdat anders het milieuzorgsyteem snel kan verwateren. Het feit dat men de gewenste resultaten boekt is immers een van de belangrijkste motieven om er mee door te gaan (vandaar ook het belang om het personeel te informeren over de resulaten). In het eerste actiejaar moet men ook ruimte geven aan de zoektocht naar de beste structuur om binnen het bedrijf milieuzorg te organiseren (welke werkgroepen vormt men, wie zit in de stuurgroep?). Het resultaat van de selectie leidt mogelijks tot een actieplan dat er uitziet als een opsomming van losse elementen, waarvan de samenhang en het doel pas duidelijk wordt als men het meerjarenprogramma bekijkt. Zo bevat het eerste actieplan (1997) van het ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu volgende punten: - de organisatie van een intern net voor milieucoördinatie en informatie - de organisatie van selectieve inzameling van papier en klein gevaarlijk afval - het opstellen van een procedure waarbij rekening gehouden wordt met kwaliteits- en milieucriteria bij de aankoop van materieel; in eerste instantie papier - starten van aanvraagprocedure milieuvergunning - publicatie van een brochure 'milieuzorg' voor het personeel - affichecampagne - verder afwerken van de inventaris en uitbreiding naar andere gebouwen van het Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu - organisatie van een milieugerichte koffiebedeling Uit deze en andere informatie (beleidslijnen e.d) kan men opmaken dat er prioritaire aandacht gaat naar papier en dat men bij de aanvang veel investeert in het aanzwengelen van de communicate met het personeel over milieuzorg (educatie, terugkoppeling...). Merk op dat de organisatorische structuur van het milieuzorgsysteem ook niet volledig af was, vooraleer men de actieplannen startte. De vorming van de structuur wordt bekeken als een proces dat aanvangt bij de installatie van een milieucoördinator en de organisatie van een intern net van milieucontactpersonen (2.2.3). Aan de totstandkoming van dit actieplan ging naast het uitwerken van een inventaris- veel overleg met personeel (educatie, brainstorming) vooraf, waaruit blijkt dat men evenveel belang hecht aan culturele veranderingen dan aan structurele veranderingen. Inventaris en de organisatie van educatie en brainstorming zijn bij

aanvang uitbesteed aan externe specialisten (Centrum voor Duurzame OntwikkelingUniversiteit Gent). De actieplannen moeten door de directie worden goedgekeurd en dan kan het actiejaar van start gaan. Regelmatig vergaderen de direct betrokkenen. Nagekeken wordt of de uitvoering overeenkomstig de planning verloopt.

2.5 Uitvoering en bijsturing 2.5.1. Controle Belangrijk element van een milieuzorgsysteem is de interne controle, waarbij niet alleen gewaakt wordt over de resultaten van de acties, maar ook over de kwaliteit van de organisatorische voorzieningen en de naleving van voorschriften. De controles op zich volstaan niet, er moet ook op de juiste wijze gevolg gegeven worden aan de resultaten hiervan. (meer hierover in 2.6.2: terugkoppeling). Periodieke rapportages over het functioneren van het milieuzorgsysteem zijn zeer belangrijk om de effectiviteit van de maatregelen te kunnen evalueren. Deze rapportages kunnen ook verzameld worden in een milieujaarverslag. Genoemde rapportages die allerlei kleine onderdelen van het milieuzorgsysteem beschrijven kunnen ook aangevuld worden met een zogenaamde milieu-audit, een doorlichting van het functioneren van het gehele milieuzorgsysteem. Best laat men dit uitvoeren door een onafhankelijke - niet betrokken - functionaris of buitenstaander die met de nodige objectiviteit resultaten, plannen en organisatie kan -durft- beoordelen. Het is dus niet alleen noodzakelijk te kijken of de praktische doelstellingen worden gehaald, maar vooral of het systeem goed functioneert. Mogelijks wordt een vooropgestelde reductie van het papiergebruik gerealiseard, maar is dit te danken aan een beperkte groep die zich uitmuntend gedroeg, terwijl anderen er niets hebben toe bijgedragen. Men moet dus ook nagaan wie de instructies volgt of niet (en waarom niet), waar knelpunten zitten. In het algemeen is de milieucoördinator verantwoordelijk voor de uitvoering van de interne controle door middel van inspecties, metingen en registraties. Een vergelijking van de resultaten met de doelstellingen en een verslag over de organisatorische knelpunten moet aanleiding geven tot aanbevelingen, bijsturingen of nieuwe actiepunten. Men moet aan de controle-gegevens dus effectief een gevolg geven (terugkoppelen).

2.5.2. Instructies Indien activiteiten worden bijgestuurd, dan gaat het zowel om technische als organisatorische ingrepen, beide gericht op 'efficiëntie' in zijn meest brede betekenis: een zo groot mogelijk sociaal en ecologisch rendement. Er moet duidelijkheid zijn omtrent de taken die elk moet verrichten. Dit wil zeggen dat de beleidsverantwoordelijken moeten zorgen voor ondubbelzinnige instructies, die bij de juiste personen moeten terecht komen. Vanzelfsprekend moeten die instructies verenigbaar zijn met de andere taken die het personeel vroeger reeds werden opgelegd. Indien nodig moeten taken herverdeeld worden, bijkomende middelen en/of vorming worden voorzien, of nieuw personeel aangeworven. Bijsturingen van de acties of tijdsplanning zijn mogelijk. Overigens wordt er ruimte gelaten voor kritiek of suggesties van alle personeelsleden. Best wordt een procedure voorzien om geschillen of weigeringen te behandelen. 2.5.3. Educatie: voorlichting en opleiding

Geregelde opleiding en bijscholing van het personeel op milieugebied is noodzakelijk. Degelijke kennis van zaken ook de beste motivatie. Zowat elk personeel moet op zijn niveau zijn verantwoordelijkheid opnemen, attitudes wijzigen. Dit lukt niet wanneer men er het nut niet van inziet. Het juiste gedrag -betrokkenheid- volgt uit de juiste opinie. Overigens moet er ook duidelijkheid zijn omtrent de mandaten, de procedures en instructies die opgenomen zijn in de milieu-actieplannen. Er moet dan ook ruimte zijn voor vragen en bemerkingen hieromtrent. Vanzelfspekend kan een milieuzorgsysteem pas slagen wanneer het personeel in voldoende mate participeert. Milieuzorg betekent evenwel verandering en verandering kan op weerstand stuiten. Een verklaring wordt dan steeds gezocht in de bedrijfscultuur: de opinie van het personeel sluit niet aan bij de nieuwe manier van werken die van hen wordt verwacht (zie 2.2). Indien men het gedrag wil wijzigen moet men dus ook de opvattingen wijzigen (de juiste motieven aanbrengen). Men moet er zich evenwel voor hoeden om 'ex cathedra' -dus zonder kans op tegenspraak- een aantal motieven op te sommen. Het effect is allicht verwaarloosbaar. Indien men engagement vraagt in de uitvoering, begint men best bij engagement in de besluitvorming. Overigens hoeft men er inzake milieubeleid niet bang voor te zijn dat dit tot besluiteloosheid zou leiden. Uit vele enquêtes blijkt dat de publieke opinie zich uitspreekt voor een beter milieu en dat 'men' er iets moet aan doen. Het knelpunt is dan wel dat 'men' vergeet er zelf iets aan te doen. Dat laatste is evenwel grotendeels gevolg van gebrek aan kennis. Men zou wel willen, maar men weet niet goed hoe eraan te beginnen. De ervaring leert dat kennis inzake milieuproblematiek en mogelijke oplossingen snel tot actie kan leiden, zeker wanneer men er resulaten van ziet. Daarom is geregelde opleiding en bijscholing van het personeel op milieugebied noodzakelijk om het kennisniveau op peil te houden dan wel te verhogen. Daarnaast is het van belang regelmatig voorlichting te geven bij de ontwikkeling van plannen, procedures of voorschriften, liefst met de mogelijkheid tot inspraak. Bij milieugerichte veranderingen zijn er vaak keuzemogelijkheden. Bij de selectie van de beste maatregelen is 'haalbaarheid' vanzelfsprekend een belangrijk criterium. Ook binnen de organisatie kan men ter zake vaak interessante ideeën vinden. De ervaring leert dat er bij elke verandering zowel technische als organisatorische knelpunten kunnen optreden. De knelpunten komen sneller in beeld als men de betrokkenen reeds consulteert tijdens het tot stand komen van de actieplannen. Het zijn meestal de uitvoerders die het snelst kunnen vaststellen of de wijzigingen geen budgettaire problemen zullen veroorzaken, of beslag zullen leggen op onbeschikbare tijd en personeel, of mogelijks de kwaliteit van het werk zullen aantasten (niet tegemoet komen aan de behoeften). De participatie van betrokken ambtenaren, diensten en besturen wordt dus bevorderd door aandacht te besteden aan de informatiedoorstroming naar deze doelgroepen en door terugkoppeling (feedback) van de opmerkingen van deze doelgroepen. Tijdens vormingssessies in het ministerie van Sociale zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu werden betrokkenen ingelicht over: - de resultaten van de doorlichting van de activiteiten (registratie en stofstroom-analyse) - de sociale en ecologische effecten die verbonden zijn aan deze activiteiten (produkten worden bekeken van wieg tot graf) - de mogelijke alternatieven die duurzame ontwikkeling mogelijk maken Voor het personeel werd een brochure geschreven waarin -weliswaar bondig - werd uiteengezet wat het milieuzorgsysteem binnen dit ministerie zoal inhoudt.

2.6 Evaluatie en terugkoppeling 2.6.1. Evaluatie

Op het einde van de uitvoeringsperiode wordt gerapporteerd wat de resultaten zijn van de geplande acties. Er wordt een evaluatierapport opgesteld en de conclusies van dat rapport worden dan meegenomen bij het opstellen van het actieplan voor het volgende jaar. Het evaluatierapport geeft dus een duidelijk overzicht van de milieutoestand van het bedrijf en de ontwikkelingen van het milieuzorgsysteem. Uit dit interne rapport kan men overigens een samenvatting (de krachtlijnen) overnemen voor een milieujaarverslag dat ook extern mag gelezen worden. Het spreekt vanzelf dat men het jaarlijkse evaluatierapport kan laten vooraf gaan door tussentijdse rapportages. 2.6.2. Terugkoppeling Terugkoppeling of feedback is een begrip uit de cybernetica. Het is het mechanisme dat zelfsturende systemen leidt. Wanneer de centrale verwarming wordt gestuurd door een thermostaat dan heeft men een feedback-systeem. De thermostaat vergelijkt voortdurend de actuele temperatuur in een kamer met de gewenste temperatuur en afhankelijk van het verschil wordt een signaal gestuurd naar de verwarmingsinstallatie. Zo krijgt een zogenaamde 'closed-loop control': de vergelijking tussen actuele en gewenste situatie resulteert in een signaal dat wordt teruggestuurd (teruggekoppeld, feedback) naar het apparaat dat de gewenste situatie moet realiseren. In en milieuzorg-systeem speelt de inventaris de rol van 'thermostaat' . Door middel van metingen en controles wordt de actuele situatie voortdurend getoetst aan de de gewenste gang van zaken. Bij afwijkingen moet ook hier een belletje gaan rinkelen en dit signaal moet ook arriveren bij het 'apparaat' dat de situatie veroorzaakt. Dit 'apparaat' is nu vaak 'een groep betrokkenen'. Bijvoorbeeld: stel dat het papierverbruik opmerkelijk gaat stijgen, dan moet er een signaal gaan naar allen die daarvoor verantwoordelijk kunnen zijn (wellicht het ganse personeelsbestand). Het terugkoppelingsmechanisme confronteert de werknemers met de resultaten van hun gedrag. Dit is niet alleen nuttig bij negatieve afwijkingen, maar evenzeer bij positieve 'afwijkingen', waar het signaal -in dit geval een schouderklopje - motiveert om verder te gaan. Terugkoppeling kan plaatsvinden in alle stadia van het milieuzorgsysteem. Men hoeft overigens niet alleen het finaal beoogde eindresultaat te toetsen aan de actuele toestand. Men kan evengoed kijken naar de noodzakelijke voorwaarden om de doelstellingen te realiseren, bijvoorbeeld naar de praktische haalbaarheid van de milieugerichte instructies, naar de organisatorische, personele of materiële voorzieningen die nodig zijn om de veranderingen te realiseren. Ook op dit vlak kunnen 'sensoren' nuttige signalen geven. Inzake werkdruk, organisatorische of materiële voorzieningen kunnen betrokkenen uit alle geledingen van het bedrijf tekortkomingen vaststellen. Allicht zullen zij dit signaleren, maar het signaal heeft geen effect wanneer het niet verder raakt dan de naaste collega. Men moet dit signaal terugkoppelen, bijvoorbeeld via een formele inspraaksessie. De werknemer zal overigens zijn rol van thermometer ook slechts blijven spelen, zolang blijkt dat zijn signalen effectief tot bijsturingen leiden. Terugkoppeling dient met voldoende snelheid te gebeuren. De resulaten van interne controles moeten ook zorgvuldig worden vastgelegd (rapportage), zodat men ze op langere termijn kan evalueren. Het dient aanbeveling de gegevens te verwerken tot bestuurlijke informatie die het management moet ondersteunen. Bij al deze stappen houdt men zich strikt aan een vooropgesteld tijdsschema. Bij de selectie van aandachtspunten, het formuleren van acties, educatieve sessies, evaluaties mag men zich niet laten immobiliseren door ingewikkelde zaken. Men mag veronderstellen dat de kennis gaandeweg zal toenemen en dat de problemen die men nu niet onderkent of kan oplossen, in een volgende cyclus wel aan bod zullen komen.

Milieuzorg is immers een 'never ending story'. Het is nooit af. Er valt altijd weer iets te verbeteren. Er komen trouwens steeds nieuwe produkten op de markt: kantoorapparaten met lager energieverbuik, betere schoonmaakprodukten.... Men dient zijn activiteiten steeds opnieuw te toetsen aan de 'best available technologie', de best beschikbare technologie. Zo kunnen ook op organisatorisch vlak steeds nieuwe ideeën opduiken.

2.7 Milieuzorg en duurzame ontwikkeling 2.7.1. Mondiale problematiek In alle landen van de wereld wordt men geconfronteerd met vervuiling van water, lucht en bodem, met erosie of met verlies van fauna en flora (biodiversiteit). De verdunning van de ozonlaag en de dreigende klimaatsverandering zijn 'mondiale' problemen: emissies aan de ene kant van de planeet kunnen de andere kant van de planeet bedreigen. Daarnaast zijn er de sociale en economische problemen die eveneens wereldwijd bekend zijn: werkloosheid, schuldenlast, armoede, woningnood, corruptie, analfabetisme, gebrekkige toegang tot gezondheidszorg, criminaliteit, schending van mensenrechten... Beide, de ecologische en sociaal-economische problematieken, hebben dus een mondiale dimensie en dat heeft de mensheid er ook toe aangezet om deze problemen mondiaal aan te pakken. Bovendien - zo luidt het eensgezind - kan men de ecologische problemen niet loskoppelen van de sociaal-economische problemen. Men kan geen ecologisch paradijs creëren op een sociaal-economisch kerkhof en het omgekeerde geldt evenzeer. Dit was ook het uitganspunt van de grootste internationale milieuconferentie van de Verenigde Naties (Rio '92) die zowel het milieu als (onder)ontwikkeling behandelde. De noodzaak om beide problemen tegelijk aan te pakken was reeds een aantal jaren eerder op de internationale agenda gezet, met name door de beroemde Brundtlandcommissie die in 1987 met haar VN-rapport 'Our Common Future' grote bekendheid gaf aan het concept 'duurzame ontwikkeling' . Deze commisie definieerde 'duurzame ontwikkeling' als volgt: "Duurzame ontwikkeling is een ontwikkeling die voorziet in de behoeften van de huidige generatie zonder voor de toekomstige generaties de mogelijkheden in gevaar te brengen om in hun behoeften te voorzien" (19) Een 'duurzame' maatschappij moet dus vele generaties lang standhouden. Het is een maatschappij waarin milieukwaliteit, sociale rechtvaardigheid en economische welvaart niet achteruit gaan, maar minstens stabiel blijven en liefst nog verbeteren. Onze behoeften zijn complex: we willen niet alleen overleven (eten, drinken, een dak boven het hoofd), we willen ook bescherming (tegen ziekte, tegen misdaad), we zoeken affectie, kennis, we willen partciperen in de besluitvorming die ons leven beïnvloedt, we hebben behoeft aan plezier, creativiteit, vrijheid... Om deze behoeften te kunnen voldoen moet onze leefomgeving (milieu, maatschappij) de nodige kwaliteiten hebben. Duurzaam verwijst dus niet alleen naar de ecologische kwaliteiten van onze samenleving, maar evengoed naar de vitaliteit op sociaal-cultureel en economisch vlak. Duurzame ontwikkeling betekent dat men de leefomgeving zowel ecologisch, cultureel als economisch verbetert. 2.7.2 Participatie Hoewel de definitie van 'duurzame ontwikkeling' zoals geformuleerd door de Brundtlandcommissie in essentie door iedereen wordt onderschreven, zijn er wel tientallen varianten op papier gezet, allen met de bedoeling om een of ander aspect duidelijker in de verf te zetten. Eén variante stelt: "Duurzame ontwikkeling is een veranderingsproces waarin het gebruik van de hulpbronnen, de bestemming van investeringen, de gerichtheid van technologische ontwikkelingen en institutionele veranderingen worden afgestemd op zowel toekomstige als huidige behoeften". Deze defenitie wijst expliciet naar het belang van het institutionele, naast het economische. Het gaat dus zowel om ecologische, sociaal economische als politieke veranderingen.

Over het begrip ontwikkeling is trouwens al langer nagedacht. Zo geeft professor Rudy Doom van de Universiteit Gent als definitie: "Ontwikkeling is het totaalproces van materiële en nietmateriële factoren die de mens in staat stellen de natuur te beheersen en de mogelijkheid openen tot emancipatie. Emancipatie impliceert dat groepen en individuen in toenemende mate greep op en dominatie over hun eigen levensomstandigheden verwerven" (20). De ontwikkeling van van het sociaal-econimisch weefsel staat hier in functie van de ontwikkeling van de mens. Ontwikkeling heeft dus ook als streefdoel de emancipatie van alle groepen en individuen. Elk moet in toenemende mate greep krijgen op zijn levensomstandigheden. In de praktijk impliceert dit dus ook de participatie in de besluitvorming omtrent die (duurzame) ontwikkeling. Inzake milieuzorg wordt participatie van alle werknemers vaak vernoemd als essentiële voorwaarde om te slagen. Milieuzorg breidt zich immers uit over alle activiteiten, dus ook over alle geledingen van de organisatie. Vaak bedoelt men hier participatie in de uitvoering van de actieplannen. Zelden wordt benadrukt dat elke werknemer tevens kan of moet participeren in het ontwikkelen van die plannen. Deze benadering is overigens niet alleen ingegegen door 'demokratische' principes, maar ook door het inzicht dat de betrokkenheid bij de besluitvorming tot betere plannen leidt. De geplande acties zijn zo bij voorbaat getoetst aan hun aanvaardbaarheid of praktische haalbaarheid. Knelpunten worden sneller gedetecteerd en men riskeert minder onduidelijkheden in de instructies. Tenslotte kan participatie in de besluitvorming de motivatie bij de uitvoering alleen maar versterken. 2.7.3. Sociale effecten Vandaag is er een ongelijke verdeling tussen Noord en Zuid. De inwoners van de geïndustrialiseerde landen (25 % van de wereldbevolking) gebruiken ruim tien keer meer energie dan de burgers van de ontwikkelingslanden. Duurzame ontwikkeling impliceert het bijsturen van produktie en consumptie in die richting dat enerzijds de ontwikkelingslanden een groter deel van de milieugoederen kunnen verbruiken en anderzijds de toekomstige generaties ook nog gebruik kunnen maken van deze milieugoederen. Rechtvaardigheid is het etische uitganspunt van duurzame ontwikkeling, rechtvaardigheid ten aanzien van andere wereldburgers, maar ook ten aanzien van toekomstige generaties. Duurzame ontwikkeling overstijgt dus het puur ecologische. Milieuvriendelijker, maar vanzelfsprekend ook mensvriendelijker. De sociale dimensie verdient evenveel aandacht als de ecologische. Duurzame ontwikkeling impliceert de bestrijding van armoede en uitbuiting tijdens het arbeidsproces. De manier waarop een produkt of een activiteit tot stand komt kan men tegelijk ecologisch en sociaal evalueren. Naast het verminderen of voorkomen van schadelijke milieu-effecten kan men ook het verminderen of voorkomen van ongewenste sociale beogen. Effecten op sociaal vlak zijn bijvoorbeeld: arbeidsongevallen, beroepsziekten, arbeidsomstandigheden, rechten van omwonenenden en inheemse volkeren. Opnieuw gaat het hier niet alleen om sociale effecten die zich voordoen op de werkplek zelf. Als men een produkt gebruikt dan ging daar grondstofwinning en produktie aan vooraf en wanneer het produkt versleten is komt het in een afvalfase terecht. Men bekijkt dus - zoals bij de milieu-effecten- de sociale effecten die optreden tijdens de ganse levenscyclus van het produkt (zie 1.2.1.). Ondanks het feit dat duurzame ontwikkeling in zijn juiste interpretatie zowel het ecologisch als sociale algemene belang moet vrijwaren, wordt in de praktische uitvoering vaak uitsluitend het ecologische aspect belicht. Dat geldt ook voor milieuzorg waar men nog maar zelden sociale criteria hanteert om de activiteiten bij te sturen. Bij uitzondering gebeurt dit wel zoals bijvoorbeeld in het milieuzorgsysteem dat wordt ontwikkeld op het ministerie van Sociale zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu (5).

Hoofdstuk 3 - Voorbereiding preventief milieuzorgsysteem In hoofdstuk 2 zijn de elementen van een preventief milieuzorgsysteem vrij uitvoerig beschreven. Men kan hierover nog meer vinden in de vakliteratuur (21,22,23). Er is de laatste tien jaar reeds heel wat ervaring opgedaan met milieumanagement in het algemeen en bedrijfsinterne milieuzorg in het bijzonder. Het Nederlandse bedrijfsleven mag men hierbij de voortrekkersrol toebedelen en dat verklaart ook waarom heel wat vakliteratuur hierover bij onze noorderburen te vinden is. Anderzijds is het reeds vandaag een feit dat milieuzorg internationaal is doorgedrongen en er treedt reeds een sterke vorm van standaardisatie of normalisatie op (vergelijkbaar met de normalisering in kwaliteitszorgsystemen). Zo vindt men inzake milieuzorg steeds dezelfde algemene schema's terug. Het verschil in de handboeken ligt dan in de deelaspecten die al dan niet diepgaander zijn behandeld. In dit en volgend hoofdstuk worden de voorbereiding en uitvoering van het milieuzorgsysteem beschreven. Bedoeling is na de kennismaking met de verschillende deelaspecten een praktisch beeld te geven van het systeem, waarbij inhoudelijk de krachtlijnen worden opgesomd.

fase 0: beslissing van het directiecomité * Actoren: Directie * Voorwerp De directie beslist dat zij: - inzicht wil verwerven in de effecten van de bedrijfsactiviteiten op het leefmilieu - deze effecten wil beheersen - deze effecten waar mogelijk wil verminderen De directie introduceert dus nieuwe doelstellingen die moeten aansluiten bij de uitvoering van de gangbare taken en opdrachten. Men creëert evenwel geen 'nevenactiviteiten'. Milieuzorg is een praktische toepassing van wat 'duurzame ontwikkeling' wordt genoemd. Duurzame ontwikkeling komt in grote lijnen neer op het bijsturen van bestaande maatschappelijke activiteiten zodat ze: - effectiever tegemoet komen aan de behoeften - efficiënter worden uitgevoerd - de doelgroepen en betrokkenen eraan kunnen participeren (5) * Werkwijze: Men beslist om dit te realiseren door middel van een intern milieuzorgsysteem. In al onze activiteiten gebruiken we het milieu: als bron van doorgaans schaarse grondstoffen en als put voor afval en emissies. Bron en put zijn begrensd en we moeten deze limieten respecteren. We proberen het milieugebruik dus te beperken, niet door het schrappen van activiteiten, maar wel door het bijsturen ervan. We willen hetzelfde doen, met minder milieugebruik. We willen dezelfde diensten of produkten realiseren, terwijl we zo min mogelijk het milieu belasten. Konkreet komt milieuzorg neer op een zoektocht naar de best beschikbare techniek om diensten of produkten te realiseren. Met techniek wordt dan niet alleen fysisch tastbare hardware ('het milieuvriendelijkste papier') bedoeld maar evenzeer en misschien in nog sterkere mate organisatie en vorming. * Opmerkingen: - De directie kan zich bij aanvang de vraag stellen of zij milieuzorg koppelt aan kwaliteitszorg (zie 2.2.4.). Deze koppeling is aanbevelenswaardig maar daarom nog niet gemakkelijk en dat kan leiden tot uitstel van het opstarten van het milieuzorgsysteem. Dat

laatste mag men niet laten gebeuren. Het milieuzorgsysteem moet doorgaan en men stelt beter de koppeling uit. - Hoewel een vakkundig toegepast milieuzorgsysteem vrijwel automatisch tot een brongerichte, preventieve aanpak moet leiden is dit in de praktijk niet steeds vanzelfsprekend. Schone technologie (preventief) is moeilijker te introduceren dan schoonmaaktechnologie (curatief). Het laatste betekent meestal niet meer dan het toevoegen van een opkuisoperatie aan de bestaande activiteit, terwijl het eerste wel degelijk een wijziging van de gebruikelijke technologie/produkten of reorganisatie vereist. Hierbij stuit men op de moeilijkheden die kunnen optreden bij iedere innovatie: gebrek aan expertise en know-how; beperkte innovatiebereidheid (onzekerheid over de risico's bij het management en sociaalorganisatorische aanpassingsproblemen bij het personeel) (16). Deze problemen kunnen er toe leiden dat men zich uiteindelijk tevreden stelt met enkele curatieve ingrepen. Daarom is het niet overbodig om 'preventie' expliciet in de doelstellingen op te nemen.

fase 1: projectmanagement * Actoren: Het volstaat niet om technische milieukundige expertise in huis te halen. Er is evenzeer behoefte aan organisatorisch en communicatief talent. Het is dus een kwestie van management. De directie heeft als bijzondere taak dat zij moet waken over de integratie van de milieuzorg in alle geledingen (activiteiten) van het bedrijf. Milieuzorg wordt niet ondergebracht in een aparte organisatie. De taken worden verdeeld onder de mensen die zich bezighouden met beleid, communicatie, aankopen,...Men zoekt zoveel mogelijk aansluiting bij bestaande structuren en procedures waarin dan milieuaspecten worden ondergebracht. Zo wordt het minste inbreuk gedaan op de organisatie. Vanzelfsprekend zijn nieuwe procedures of organisaties niet geheel onvermijdelijk. Meestal komt men tot de organisatie van een overleg-groepen (stuurgroep, werkgroepen) * Voorwerp: We herinneren hier aan het feit dat men met een milieuzorgsysteem een dynamisch proces opstart. Men wil voortdurend zicht hebben op alle milieu-aspecten van het bedrijf en men blijft ook voortdurend maatregelen treffen. Het is een continu verbeteren van de milieuprestaties. Het Britisch Standard Institute beschrijft in zijn 'BS 7750: Environmental management systems' deze 'continous cycle of improvement' als volgt: 1. zet op papier wat je doet 2. verantwoord wat je doet 3. doe wat je op papier hebt gezet 4. stel vast wat je gedaan hebt 5. evalueer wat je gedaan hebt 6. herzie wat je gaat doen terug naar 1 Deze voortdurende cyclus moet geconcretiseerd worden in een milieuzorgsysteem. Feitelijk maakt men eerst een aanloop (voorbereiding milieuzorgsysteem) die dan eindigt in een cirkelbeweging (milieuzorgsysteem zelf). De aanloop bestaat uit fasen die in dit hoofdstuk worden beschreven. Nadat men beslist heeft een milieuzorgsysteem op te starten is het in eerste instantie van belang om daarvoor voldoende organisatorische draagkracht te voorzien (tijd en personeel). Er moet een meet- en registratiesyteem georganiseerd worden (rapportages)

Er moeten actieplannen (en meerjarenprogramma's) ontwikkeld worden Deze plannen moeten worden uitgevoerd Er moet gecontroleerd en geëvalueerd worden, waarbij gelet wordt op een snelle en effectieve terugkoppeling Er moet interne voorlichting en opleiding georganiseerd worden * Werkwijze: Integratie veronderstelt: - een goede taakverdeling - heldere instructies, georganiseerd overleg - betrokkenheid van het personeel niet alleen bij de uitvoering maar ook bij het tot stand komen van de actieplannen (zo kan men best anticiperen op organistorische of praktische knelpunten). De structurele ingrepen moeten vergezeld worden van culturele ingrepen (educatie). Laatste is zeker niet ondergeschikt, maar zelfs noodzakelijk om te slagen. * Opmerkingen: - Reeds in de beginfase moet iemand op het hoogste leidinggevende niveau worden aangewezen, die eindverantwoordelijke is voor het milieuzorgsysteem. Hiermee wordt niet alleen duidelijk dat milieuzorg voor het bedrijf 'belangrijk en noodzakelijk' is en op het hoogste niveau wordt ondersteund, maar worden tevens garanties ingebouwd ten aanzien van de voortgang van het proces. - Tenslotte moet direct na de beslissing van de directie het personeel hiervan op de hoogte worden gesteld. Bijvoorbeeld via een rondschrijven waarin de medewerking van alle betrokkenen wordt gevraagd of op een voorlichtingsbijeenkomst waarin de plannen worden uiteengezet. Men kan dit evenement koppelen aan de publicatie van de milieubeleidsverklaring (zie verder).

fase 2: inventaris * Actoren: Het beheer van de inventaris ligt bij de milieucoördinator. De inventaris kan tot stand komen door rapportage vanuit verschillende afdelingen van het bedrijf, maar de uiteindelijke samenstelling moet ‘milieukundig’ verlopen. Bij aanvang van het milieuzorgsysteem (en zelfs voor de aanwerving van een milieucoördinator) kan men de ervaring inhuren: externe ondersteuning dus. Evenwel vereist een degelijke inventaris dat men goed op de hoogte is van de gang van zaken in het bedrijf. De externe deskundige zal dus beroep moeten doen op ingewijden en moet kunnen rekenen op de betrokkenheid van het management. Overigens mag men de omvang van dergelijk vooronderzoek en de tijd die het in beslag neemt niet onderschatten. Ook dit aspect kan voldoende reden zijn om deze opdracht aan derden over te laten. * Voorwerp: De inventaris is een doorlichting van alle activiteiten binnen het bedrijf. De activiteiten die op een kantoor plaatsvinden zijn in het eerste hoofdstuk beschreven. - huisvesting: verlichting, klimaat - waterverbruik - schoonmaak - kopiëren en printen, drukken - verplaatsing van en naar het werk - archief

- koffiebedeling, kantine - interne en externe communicatie De inventaris moet tegemoet komen aan de uiteindelijke doelstelling, met name de introductie van een preventief milieuzorgsysteem. Dit wil zeggen dat men niet mag stoppen bij een kwantitatieve en kwalitatieve opsomming van activiteiten, verbruiken, afval- en emissiestromen. Activiteiten, verbruik, afval- en emissiestromen moeten in oorzaak-gevolg schema's gegoten worden. Konkreet: men moet niet alleen weten hoeveel en welk afval ontstaat, maar ook hoe het ontstaat en tot welke milieugevolgen dit leidt. * Werkwijze: De volledigste weergave bieden de zogenaamde stofstroomschema's, waarbij van elke activiteit de input en output wordt geinventariseerd (zie 2.3.2.) Stofstromen brengen de bronnen en oorzaken van verbruiken, afval en emissies in beeld en dat vergemakkelijkt een brongerichte aanpak. Een activiteit moet men overigens niet alleen technisch omschrijven (Wat doet men?), maar ook organisatorisch (Hoe doet men het? Waarom doet men het zo? Wie doet wat?). Milieuzorg komt immers even vaak tot stand door organisatorische ingrepen als door technische wijzigingen. Met de stofstroomschema's beschikt men over een gedetailleerde weergave van energie- en materiaalstromen door het kantoorgebouw. Met dit model kan men simuleren. Stel dat men een konkrete doelstelling inzake afvalpreventie wil formuleren, dan kan men op de schema's de belangrijkste afvalbronnen gemakkelijk opsporen wat de keuze van prioriteiten vereenvoudigd. Tegelijk komen ook alle technische en organisatorische knelpunten in beeld. Men kan op papier onderzoeken (simuleren) wat het mogelijke effect is van bepaalde ingrepen, welk personeel daarbij betrokken wordt... De inventaris is dus geen statisch document dat snel in het archief zal verdwijnen, maar het is een belangrijk werkinstrument dat de basis vormt van het meet- en registratieprogramma en van de interne controle. Het is de leidraad bij het formuleren van praktische doelstellingen en het opstellen van actieplannen. Aangezien bij de besluitvorming vanzelfsprekend financiële criteria spelen is het handig wanneer aan de stofstromen (verbruiken, afvalverwerking) ook kostprijzen worden gekoppeld. * Opmerkingen: - Moet men nu alle verbruiken en emissies meten? Wat is relevant en wat niet? Die vraag kan enkel beantwoord worden door ervaring. Iemand die vertrouwd is met milieuzorg op kantoor zal weten dat het niet alleen volstaat om te weten hoeveel papier er verbruikt wordt bij het kopiëren, maar ook hoeveel er enkelzijdig en dubbelzijdig gekopieerd wordt, aangezien dit laatste een enorm effect kan hebben op het verbruik. Relevantie wordt eigenlijk pas duidelijk als men actieplannen wil opstellen. Het is trouwens ook jammer dat men op dat moment moet vaststellen dat er gegevens ontbreken. Het is daarom niet onverstandig om bij het opstellen van de inventaris eerst kennis te maken met de praktijk van milieuzorg in andere kantoren: Waaraan wordt doorgaans veel aandacht besteed? Op welke punten kan men op een kantoor milieugrichte verbeteringen doorvoeren? Evenwel kunnen we stellen dat uit de kennismaking met actieplannen van andere kantoren zal blijken dat er slechts weinig is wat niet relevant is.

fase 3: toets op factor duurzaamheid

* Actoren: Milieucoördinator, externe milieu-experten. Het onderzoek naar die criteria moet men niet zelf verrichten. Dit gebeurt grotendeels op academisch niveau: onderzoek naar milieugebruiksruimte, levenscyclusevaluatie (zie 1.2.1)...Dit onderzoek leidt herhaaldelijk tot nieuwe inzichten: soms worden bepaalde aspecten onderschat en andere weer overschat. De sociale aspecten zijn tot vandaag nog vaak afwezig. Bij gebrek aan middelen wordt het onderzoek vaak strikt ecologisch gevoerd, hoewel er theoretische eensgezindheid bestaat over de noodzaak om evengoed sociale criteria te hanteren. * Voorwerp: Milieuzorg is een praktische toepassing van wat 'duurzame ontwikkeling' wordt genoemd. De inspanningen van het bedrijf kaderen binnen een breder geheel waarin verschillende actoren hun rol (zouden moeten) spelen: overheid, bedrijven, gezinnen, maatschappelijk middenveld... Er is een gemeenschappelijke doelstelling, met name de zorg om het milieu, t.t.z. het milieugebruik beperken tot de grenzen die het milieu stelt als men het kwalitatief niet wil aantasten. In het tweede hoodstuk (2.7) is kort samengevat wat men vandaag onder duurzame ontwikkeling verstaat. Duurzaam verwijst niet alleen naar de ecologische kwaliteiten van onze samenleving, maar evengoed naar de vitaliteit op sociaal-cultureel en economisch vlak. Duurzame ontwikkeling veronderstelt rechtvaardigheid: ons gedrag moet rechtvaardig zijn ten opzichte van de andere. Het volstaat niet ons milieu te sparen. We moeten ook het milieu in de derde wereld sparen. Onze sociaal-culturele ontwikkeling mag niet ten koste gaan van die in andere landen. Dit rechtvaardigheidsprincipe wordt bovendien doorgetrokken naar toekomstige generaties. Duurzaamheid veronderstelt dus een visie op heel lange termijn. Concreet komt het hierop neer dat we onze activiteiten bijsturen in de richting dat enerzijds de ontwikkelingslanden een groter deel van de milieugoederen kunnen verbruiken en anderzijds de toekomstige generaties ook nog gebruik kunnen maken van deze milieugoederen. Tevens impliceert duurzame ontwikkeling het bestrijden van uitbuiting en armoede tijdens het arbeidsproces. Dat is het criterium waaraan wij onze activiteiten en alternatieven toetsen. * Werkwijze: We moeten het verband leggen tussen onze activiteiten - het verbruik van grondstoffen, en de productie van afval- en andere emissies- en de ecologische en sociaal-culturele kwaliteit van onze leefomgeving: lokaal en internationaal. We moeten de ecologische en sociale effecten van onze activiteiten in kaart brengen, hoe ver deze effecten ook van ons bed liggen. Deze kennis is noodzakelijk om te weten waar men moet bijsturen en in welke richting men moet gaan. Deze kennis levert trouwens ook de beste motieven om iets te ondernemen. Wie zich verdiept in de ecologische en sociaal-culturele gevolgen van onze activiteiten wordt geconfronteerd met verontrustende cijfers. Hoewel een emotionele band met de natuur nooit kwaad kan, is een nuchtere kijk vandaag voldoende om zich met volle overgave in milieuzorg te storten. De huidige situatie is simpelweg onhoudbaar, zeker op mondiaal vlak. De toets op de factor duurzaamheid verloopt in drie stappen: -beschrijving van elke levensfase van het product -identificatie van de effecten in elke fase op ecologisch en sociaal vlak -knelpunten in elke fase van de levensloop en aanpak en/of maatregelen om ze te overwinnen

Op ecologisch vlak moeten de activiteiten beoordeeld worden in het kader van milieugebruiksruimte van grond- en brandstoffen (2.3.5). Dit houdt in dat effecten moeten worden aangeduid op het vlak van: - uitputting van schaarse natuurlijke rijkdom - verontreiniging van lucht, bodem en water - aantasting van ecosystemen Op het sociaal vlak wordt bijvoorbeeld rekening gehouden met: - gezondheid en veiligheid -arbeidsomstandigheden -rechten van inheemse volkeren en omwonenden Zo komt men tot criteria (sociale en ecologische richtlijnen of normen) waarop men de bijsturing van de activiteiten kan baseren. * Opmerkingen: - Het spreekt vanzelf dat een kantoor geen gedetailleerde kennis van deze zaken moet hebben. Belangrijk is evenwel dat men op de hoogte blijft van de ontwikkelingen terzake. Zo wordt de laatste jaren steeds vaker een verband gelegd tussen de verontrustende daling van de fertiliteit bij mannen en milieuvervuiling. Er worden terzake reeds een aantal chemische stoffen gevizeerd. Als men zich daarover informeert kan men onderzoeken of deze stoffen ook gebruikt worden op kantoor of in produkten die we op kantoor gebruiken en of deze vermeden kunnen worden. - Kennis van de milieu- en sociale problematiek leidt de aandacht naar de juiste prioriteiten. Papier lijkt mischien onschuldig, maar op wereldniveau neemt papier wel 7,3 procent van alle toxische emissies voor haar rekening (24). - Kennis van de ecologische en sociale effecten van de bedrijfsactiviteiten is een basiselement voor de vorming en motivatie van het personeel in het kader van een milieuzorgsysteem.

fase 4: Informatiedoorstroming, terugkoppeling * Actoren: Directie, milieucoördinator, verantwoordelijke interne communicatie * Voorwerp: Milieuzorg is een veranderingsproces. Om dit proces te laten functioneren levert men de medewerkers de nodige technische en organisatorische voorzieningen en informatie. De informatiebehoefte kan bestaan uit: -procesinformatie: enerzijds taakinformatie die een werknemer nodig heeft om zijn taak uit te voeren (bediening van apparatuur, afvoer van afval) en anderzijds beheersinformatie die het management nodig heeft om de uitvoering van de taken te kunnen beheersen (werkschema's, voortgangrapportages, probleemrapportages). -beleidsinformatie: is informatie over het 'waarom' van besluiten. Uit onderzoek blijkt dat er ook bij de lagere echelons behoefte is aan deze informatie. Zij is belangrijk voor de motivatie. Bovendien blijkt dat de men vooral mondeling wil geïnformeerd worden (21). - motiverende informatie: proces- en beleidsinformatie kunnen op zich reeds motiverend zijn (bijvoorbeeld wanneer men positieve resultaten van het milieuzorgsysteem bekend maakt), maar daar bovenop is nog puur motiverende informatie mogelijk; men kan bijvoorbeeld een postercampagne organiseren, hoewel men moet opletten voor betuttelende slogans of

boodschappen die niet corresponderen met de echte opvattingen en waarden van de organisatie. Dat laatste wekt enkel negatieve reakties op. * Werkwijze: Het milieuzorgsysteem impliceert volgende informatiestromen: - Uit de actieplannen volgen instructies naar de verschillende betrokkenen - Interne rapportage zorgt voor de terugkoppeling in het systeem Het element 'terugkoppeling' werd behandeld in 2.1.4 en 2.6.2. Samengevat beoogt men met terugkoppeling een controlemechanisme dat signaliseert waar en wanneer de praktijk afwijkt van de doelstellingen. - Vorming en voorlichting zijn de derde belangrijke informatiestroom - Het tot stand komen van actieplannen en de coördinatie daarvan vereist vanzelfsprekend degelijk overleg - Het personeel dient op de hoogte te blijven van de resultaten van het milieuzorgsysteem * Opmerkingen: Omtrent de kwaliteit van de informatie moet men vooral op twee dingen letten: - Duidelijkheid: de instructies bijvoorbeeld moeten anticiperen op mogelijke praktische knelpunten. Er moet duidelijkheid zijn over de taakverdeling. Via terugkoppeling verneemt men of de instructies goed begrepen zijn. - De informatie moet zijn eindbestemming bereiken: de juiste persoon of doelgroep. Vooral bij terugkoppeling kunnen de 'signalen' vaak halverwege blijven hangen, in de kantine bijvoorbeeld. - De informatiestromen moeten zo snel mogelijk verlopen

fase 5: aanduiding milieucoördinator * Actoren: Directie * Voorwerp: De taak van een milieucoördinator werd reeds kort beschreven in het vorige hoofdstuk (2.2.2). Hoewel deze een uitermate belangrijke rol speelt in het milieuzorgsysteem (als expert, toezichthouder, voorlichter), moet herhaald worden dat de milieucoördinator niet de uitvoerder is: de uitvoerende taken worden verdeeld onder het personeel. Evenmin is de milieucoördinator eindverantwoordelijke (heeft geen beslissingsbevoegdheid). De directie is verantwoordelijk. Dit wil evenwel niet zeggen dat de taak van de coördinator onderschat mag worden. Tenslotte moet hij/zij nog steeds coördineren, evalueren en advizeren.Daarbij speelt de coördinator ook de rol van aanspreekpunt inzake milieuzorg en begeleidt hij/zij de rapportage, zowel bij de leiding als bij het personeel. Het Vlaams decreet 'Bedrijfsinterne Milieuzorg' legt de verplichting op in alle industriële installaties van Klasse I, de functie van milieucoördinator te creëren. Zijn/haar rol wordt in dat decreet in grote trekken vastgelegd, maar de wetgever laat voldoende ruimte over aan de bedrijven om de functie aan te passen aan hun eigen specifieke toestand. Zo heeft de Federale Ministerraad, op grond van een voorstel van Staatssecretaris Jan Peeters, ook beslist dat in elk federaal ministerie een vertegenwoordiger wordt aangeduid voor de interdepartementele commissie Duurzame Ontwikkeling. Binnen de administratie van het Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu is reeds een milieucoördinatrice geïnstalleerd. Zij coördineert zowel de voorbereidende als

operationele fase van het milieuzorgsysteem. In de praktijk komt het erop neer dat zij, in overleg met de directie, de toestand analyseert, doelstellingen formuleert, een actieplan voorstelt, het personeel sensibiliseert, een equipe coördineert, evalueert, controleert... * Werkwijze: Bij de aanwerving van een milieucoördinator is het niet onbelangrijk om naast de technischjuridische expertise ook rekening te houden met organisatorische en communicatieve vaardigheden. Minder belangrijk is specifieke expertise inzake kantoren aangzien deze gemakkelijk te vinden is in een ruim aanbod van goed onderbouwde vakliteratuur. Het gaat erom dat de coördinator alle elementen van het milieuzorgsysteem beheerst, een systeem dat toepasbaar is op de meest uiteenlopende activiteiten. De milieucoördinator functioneert ook als aanspreekpunt voor milieuzaken binnen het bedrijf. Een vertrouwensrelatie met het personeel is wenselijk. Aangezien de milieucoördinator niet de eindverantwoordelijke is, kan hij of zij zich ook gemakkelijker naast in plaats van boven het personeel plaatsen. Daarom ook kan men bijvoorbeeld vakbondsvertegenwoordigers betrekken bij de keuze. * Opmerkingen: - Het dekreet van 19 april 1995 (staatsblad 4 juli 1995) betreffende bedrijfsinterne milieuzorg stelt dat vanaf 4 juli 1997 nadere eisen van toepassing zijn, o.a. met betrekking tot de opleiding en beroepservaring van de milieucoördinator. Vanaf 1 januari 2000 is ook een aanvullende vorming verplicht. Het betreffende uitvoeringsbesluit (verschenen als wijziging en/of aanvulling van Vlarem I en Vlarem II) bepaalt dat de betrokkenen een bijkomend opleidingsprogramma moeten volgen dat beantwoord aan de in het besluit opgegeven inhoud. Er worden in de praktijk reeds aangepaste opleidingsprogramma's georganiseerd. Daarbij gaat men er dan soms wel van uit dat de cursist reeds de basiskennis van milieuwetgeving en milieutechnieken beheerst. Naast milieuwetenschappen, milieubeleid en milieurecht komt in deze cursussen vanzelfsprekend ook het milieuzorgsysteem en de integratie daarvan in het bedrijfsbeheer aan bod (milieubeleidsverklaring, uitvoeren van milieu-analyse, opstellen van een milieuprogramma, opleiding en vorming, rapportages, controle-instrumenten met indicatoren en criteria...) - Vanzelfsprekend zijn deze cursussen sterk industrieel georiënteerd (het decreet richt zich ook tot dat type bedrijven). Milieucoördinatoren zullen dan ook vaak gespecialieerde ingenieurs zijn. Dit wil evenwel nog niet zeggen dat ze alleen maar technisch onderlegd zijn. In de betere opleiding van milieucoördinator wordt naast de organisatorische aspecten ook aandacht besteed aan de sociale en communicatieve facetten. - Indien een milieucoördinator werd aangeworven moet deze aan het personeel worden voorgesteld met een duidelijke uitleg omtrent zijn/haar taken en bevoegdheden.

fase 6: ontwerp actieplanning * Actoren: Directie, milieucoördinator, (stuurgroep) * Voorwerp:

De inventaris levert de grondstof voor een eerste actieplanning. De stofstromen zijn in beeld gebracht, men kent input en output van de verschillende activiteiten. De gang van zaken werd getoetst op de factor duurzaamheid: wat is verantwoord, wat niet? Misschien is tijdens de inventarisatie gebleken dat het niet eenvoudig is te achterhalen wat er verbruikt wordt, hoeveel afval en emissies er ontstaan. Mogelijks is de inventaris pas na heel veel gepuzzel tot stand gekomen en blijven er nog veel 'gaten' over (men kan bijvoorbeeld het papierverbruik niet precies toeschrijven aan verschillende activiteiten). Dit betekent dat er werk moet gemaakt worden van een betere registratie van de stofstromen binnen het bedrijf. Het ontwikkelen van een goed meetsysteem behoort vaak tot de eerste punten van het eerste actieprogramma. De inventaris was een eerste ervaring die de lacunes heeft blootgelegd. Met deze ervaring fris in het geheugen, kan men ook best een meetsysteem ontwikkelen. Dit meetsysteem moet er voor zorgen dat men inzicht krijgt in de milieu-effecten van de activiteiten, dat men ze kan beheersen, maar vooral dat men kan controleren of de bijsturingen tot het beoogde resultaat leiden. Het eerste actieplan zal vanzelfsprekend ook aandacht besteden aan de organisatorische aspecten van het milieuzorgsysteem. De directie heeft in fase 2 in eigen rangen een eindverantwoordelijke aangeduid. Er is gekeken naar de bestaande overlegstructuren en procedures. In hoevere kunnen deze ingezet worden om milieugerichte veranderingen te realiseren. Moeten nieuwe structuren en procedures in het leven worden geroepen? Het eerste actieplan zal ook werk moeten maken van de introductie van het milieuzorgsysteem (als geheel) bij het personeel. Het systeem kan geprezenteerd worden door middel van mondelinge voorlichting en/of een brochure, eventueel begeleid door een motiverende affichecampagne. Het eerste actieplan moet evenwel ook zo snel mogelijk praktische resultaten beogen en dan liefst op een gebied waar een zo groot mogelijk deel van het personeel mee te maken heeft: selectieve afvalinzameling en reductie van papierverbruik zijn twee onderwerpen die toelaten op om praktische wijze het milieuzorgsysteem te demonstereren. * Werkwijze: Algemene doelstelling is het milieugericht bijsturen (duurzaam ontwikkelen) van alle activiteiten in het kantoorgebouw. Deze algemene doelstelling wordt opgesplitst in subdoelstellingen waaraan telkens een actie wordt gekoppeld die het beoogde subdoel moet waarmaken. Het doel van elke actie moet duidelijk omschreven zijn. De resultaten van de actie zijn bij voorkeur meetbaar, dit wil zeggen dat men aan het doel indicatoren moet koppelen, waaraan men kan vaststellen of alles volgens plan verloopt. Mogelijks kent men vooraf enkele belangrijke voorwaarden voor het welslagen van de actie. Zo kan bijvoorbeeld het dubbelzijdig kopiëren afhankelijk zijn van de mate waarin men vertrouwd is met de werking van de fotokopieermachines. Deze kennis kan eveneens gemeten worden. Niet alleen de actie zelf, maar ook de controle over het verloop van de actie moet georganiseerd worden. Men moet de actie kunnen evalueren. Naast de doelstellingen formuleert men ook de doelgroep en de middelen: - doelgroep: wie is betrokken bij de actie , taakverdeling inzake organisatie, uitvoering en controle (terugkoppeling)

De doelgroep kan betrokken worden bij de actieplanning. Zo kan men tijdens een brainstormingssessie de plannen die op papier zijn gezet laten bekritiseren. Betrokkenen kunnen bij voorbaat praktische knelpunten signaleren. Brainstorming wordt evenwel best ingeleid met vorming waarbij de betrokkenen ingelicht worden over het beleid dat aanleiding geeft tot de actie. - middelen: welke technische, organisatorische en educatieve middelen moeten ingezet worden? De directie keurt de actieplannen goed. Dit wil zeggen dat ze borg staat voor de nodige middelen. De directie stelt vast dat de acties toereikend zijn om vooropgestelde doelstellingen te halen. De directie stelt vats dat de acties geen moeilijkheden veroorzaken bij de gangbare taken (dat men blijft tegemoet komen aan de behoeften, weliswaar op efficiënte wijze). De directie maakt bij voorkeur ook een kosten/baten-analyse.

fase 7: communicatieplanning * Actoren: Directie, milieucoördinator, verantwoordelijken interne communicatie * Voorwerp: Mogelijks verloopt de gangbare bedrijfsinterne communicatie vooral top-down: de directie beslist, deelt instructies uit via de hiërarchie en het personeel voert uit. Bij dit meestal strikt formele systeem zijn denken en doen gescheiden. Het management situeert de problemen, zoekt oplossingen (eventueel met behulp van expert), formuleert de veranderingen en deelt instructies uit. Het personeel voert de opdrachten uit. Bij deze benadering gaat men ervan uit dat het management en de experten de oorzaken van de problemen kennen. Bij de invoering van milieuzorg is de opvatting dat het management of experten de problemen kennen gevaarlijk. Weliswaar kan men weten dat er relatief veel papier wordt verbruikt, dat het afval niet gescheiden wordt ingezameld en experten kunnen oplossingen aandragen. Maar daarom weet men nog niet hoe dit in de praktijk gerealiseerd moet worden, welke praktische knelpunten daarbij kunnen optreden en of men op de medewerking van het personeel kan rekenen. Het zou best kunnen dat het probleem van gescheiden inzameling niet alleen technisch is (gebrek aan voorzieningen) maar evenzeer een kwestie van perceptie bij het personeel (zij zien er het nut niet van in). Overleg met personeel kan tot een heel andere probleemdefinitie leiden. Dit veronderstelt dan wel dat de uitvoerders 'meedenken', zeggenschap hebben in het veranderingsproces. Naast top-down communicatie is er dus ook bottom up-communicatie. Denken en doen worden één. In het vorige hoofdstuk is het element 'participatie' reeds behandeld (2.7.2). Het spreekt vanzelf dat een communicatiesysteem dat informatiestromen in beide richtingen toelaat beter inspeelt op dit concept. Overigens is dit de beste basis voor een goed terugkoppelingsmechanisme. Bovendien willen we hier nog eens herhalen dat vele deskundigen hebben ervaren dat milieuzorg niet tot stand komt met louter structurele maatregelen, maar dat vaak een 'culturele' verandering (mentaliteitswijziging) noodzakelijk is. Als doen en denken mogen samenvallen, zijn culturele veranderingen gemakkelijker realiseerbaar. Dit laatste betekent niet dat top-down communicatie volledig uitgesloten moet worden. Het gaat om een mix, want er zijn nog steeds problemen die directie en expert wel kennen en waar medezeggenschap geen nut kan bewijzen. Inspraak moet rationeel verlopen, anders wordt ze contraproductief.

* Werkwijze: Bij communicatieplanning moet men duidelijk de doelstellingen van de communicatie formuleren, en deze doelstellingen moet meetbaar zijn. Men moet kunnen vaststellen -metenof de communicatie haar doel bereikt. Zo is de doelstelling als 'de medewerkers milieubewuster maken' te vaag. Men moet dit concreter vertalen in aspecten van kennis, houding en gedrag. Indien men bijvoorbeeld het kleine gevaarlijk afval apart wil inzamelen of preventief wil vermijden dan moeten de werknemers weten wat klein gevaarlijk afval is, zich bewust zijn van de schadelijkheid en hun gedrag aanpassen door spaarzaam gebruik te maken van schadelijke produkten of het deponeren in de daarvoor bestemde vuilnisbakken. Communicatieplaning omvat ook duidelijke bepaling van de doelgroepen. Niet iedereen heeft behoefte aan dezelfde informatie. In de communicatiestrategie worden dan ook best verschillende doelgroepen onderscheiden: directie, afdelingshoofden, medewerkers, nieuwe medewerkers, tijdelijken. Men kan communiceren via verschillende media: -mondeling: voorlichting- of brainstormsessies, werkvergaderingen -schriftelijk (via papier of computer-netwerk): nota's, beleidsverklaringen, nieuwsbrief, handboek, brochure... Bij dat laatse bepleit men in het algemeen beknoptheid (maar tegelijk voldoende gedetailleerd en nauwkeurig) en doelgerichtheid. De informatie moet relevant zijn (voorzien in de behoefte), betrouwbaar (overeenkomen met de werkelijkheid), toegankelijk (verstaanbaar) en doelmatig (kosten/baten). De effectiviteit wordt ook bepaald door de snelheid, frequentie en het moment waarop informatie wordt verstrekt. * Opmerkingen: - Communicatiespecialisten stellen vast dat men te weinig beroep doet op audiovisuele media. Gemiddeld onthoudt men 10 % van wat men leest, 20 % van wat men hoort (mondeling of cassette), 30 % van wat men ziet, 70 % van wat men zelf vertelt en 90 % van wat men zelf doet. Audiovisuele communicatie is dus drie maal effectiever dan schriftelijke. - Hiermee is over interne communicatie niet alles gezegd. Deze materie kent trouwens haar eigen vakliteratuur die zeker inspirerend kan werken. In deze literatuur wordt trouwens ook gewezen op de rol van informele communicatie (gesprekken in de wandelgangen of kantine). Leken denken vaak dat deze wijst op tekortkomingen in de formele communicatiestructuur. Dat kan, maar daarom moet informele communicatie nog niet bestreden worden. Zij is puur menselijk en onvermijdbaar (ook als de formele communicatie adequaat is) en volgens sommigen zelfs een positief teken van vitaliteit binnen het bedrijf. Ondanks het feit dat informele communicatie spontaan is, ongecontroleerd en vaak ontstaat uit eigenbelang, blijft ze functioneel en het is dus niet onbelangrijk om er naar te luisteren.

fase 8: ontwerp stuurgroep * Actoren: Directie, milieucoördinator, (vertegenwoordigers personeel) * Voorwerp:

De praktische organisatie van een milieuzorgsysteem kan vele verschillende vormen aannemen. Reeds eerder werd vermeld dat men bij de invoering van een milieuzorgsysteem best zoveel mogelijk gebruikt maakt van bestaande overlegstructuren en procedures (om overbelasting te vermijden). Dat neemt niet weg dat gespecialiseerde stuur- of werkgroepen vaak noodzakelijk blijven. De stuurgroep is een overlegorgaaan dat een coördinerende functie draagt. Werkgroepen buigen zich vooral over praktische deelaspecten. * Werkwijze: Deze groepen moeten over voldoende draagvlak beschikken, zowel bij de directie als op de werkvloer. Het is dus raadzaam om in een stuurgroep die het gehele milieuzorgsysteem coördineert een verantwoordelijke van de directie te plaatsen. Met als uitgangspunt de integratie moet men stuurgroep en werkgroepen dus vooral bekijken als communicatiekanalen waarbij de verschillende taken binnen het milieuzorgsysteem onderling op mekaar worden afgestemd en daarnaast ook worden afgestemd op de gangbare taken en doelstellingen van het bedrijf. Finaal zijn het niet de leden van deze groepen die de programma's uitvoeren. Elk personeelslid voert zijn taken uit.

Hoofdstuk 4 - Uitvoering preventief milieuzorgsysteem Stap 1: directie brengt milieubeleidsverklaring uit * Actoren: Directie

* Voorwerp: De milieubeleidsverklaring is het startsein van het milieuzorgsysteem. De directie verklaart dat het bedrijf naast de gangbare taken en doelstellingen ook de bescherming of verbetering van het leefmilieu nastreeft en daarom milieuzorg structureel integreert in haar beleid. Deze publieke verklaring richt zich niet alleen tot het personeel, maar ook tot klanten, leveranciers, buurtbewoners, overheid... De milieuverklaring vermeldt: - dat de zorg voor het milieu deel uitmaakt van de bedrijfsdoelstellingen - dat men kiest voor een systematische, samenhangend en terugkoppelende aanpak: een milieuzorgsysteem gericht op preventie. - dat van elk personeel de volle medewerking wordt verwacht en dat derhalve ook de nodige vorming wordt georganiseerd. - de aanstelling van een milieucoördinator - de installatie van een milieuwerkgroep - het opstellen van actieprogramma's voor korte en middellange termijn * Werkwijze: Bij de publicatie van de milieubeleidsverklaring kan gedacht worden een het houden van een voorlichtingsbijeenkomst voor het personeel waarbij de plannen worden uiteengezet. Hier kan men ingaan op het belang en de noodzakelijkheid van milieuzorg (kaderen binnen duurzame ontwikkeling in het algemeen). Men kan wijzen op de noodzakelijke betrokkenheid van het ganse personeelsbestand. Kortom, men zet de eerste stappen naar bewustwording en motivatie. * Opmerkingen: - Een milieubeleidsverklaring kan regelmatig herzien worden (bijvoorbeeld om de vijf jaar). - Deze verklaring lijkt slechts 'papier': woorden en nog geen daden. Maar ze schept tenminste duidelijkheid. Het gaat niet om een milieubewuste bevlieging, maar een wijziging van het beleid, een uitbreiding van de doelstellingen van het bedrijf. Enerzijds dwingt dit de medewerking van het personeel af, anderzijds ook de verantwoordelijkheid van de directie die beleidsmatig en organisatorisch de ruimte moet scheppen om deze doelstelling te verwezenlijken. - In het volgende hoofdstuk staat een voorbeeld van een milieubeleidsverklaring

Stap 2: goedkeuring een van milieu-actieplan * Actoren: Milieu-actieplannen komen tot stand in de daartoe bevoegde overlegorganen (mogelijks een stuurgroep milieuzorg), onder begeleiding van een directielid en de milieucoördinator. Het is evenwel niet de stuurgroep die het startsein geeft voor het actieplan. De directie moet het plan goedkeuren en het startsein geven.

* Voorwerp: Het actieplan omvat de acties die de activiteiten binnen het bedrijf milieugericht bijsturen. Om dit proces op gang te brengen moet men binnen het bedrijf een praktisch draagvlak creëren. Acties kunnen ook daarop gericht zijn (sensibiliseringscampagne, enquête,...) De inventaris en de toets aan de factor duurzaamheid dient als leidraad en levert de inhoudelijke prioriteiten, t.t.z. de activiteiten die moeten bijgestuurd worden. De bijsturing omvat: - nieuwe technische voorzieningen - organisatorische wijzigingen - en/of educatie Doel: Aan elk actiepunt moeten concrete doelstellingen verbonden zijn. Men moet kunnen meten of deze doelstelling gehaald wordt en de actie moet dus ook begeleid worden door rapportage (een terugkoppelingsmechanisme). Men mag ambitieus zijn, maar onhaalbare doelstellingen werken frustrerend. Doelgroep: Er moet duidelijkheid zijn over wie betrokken is bij de actie en welke taken verdeeld moeten worden om de doelstelling te bereiken. Aan elke actie is dus ook een communicatief luik verbonden: procesinformatie, beleidsinformatie en motiverende informatie (zie vorig hoofdstuk) Middelen: De goedkeuring van de directie houdt ook in dat zij de nodige middelen (personeel, tijd en budget) voorziet. De actieplannen moeten dus duidelijk de behoeften ter zake aanduiden. * Werkwijze: Een actieplan wordt opgesteld voor een termijn van één jaar. Deze planmatige opsomming van actiepunten voor het komende jaar kan men aanvullen met een milieuprogramma dat zich over meerdere jaren sterkt en waarin de fianle doelstellingen na drie of vijf jaar worden beschreven. Zo kan men bijvoorbeeld voor aankoopbeleid vooropstellen dat men na vijf jaar alle aankopen op een duurzame wijze wil organiseren, terwijl het eerste actieplan zich uitsluitend op kantoorbenodigdheden richt en de aankopen van meubilair in een volgend jaar zal worden behandeld. Het meerjarenprogramma kan elk jaar herzien worden, naar aanleiding van de resulaten van het jaarlijks actieprogramma. Het actieplan kan modulair worden opgebouwd: Zo kan men bijvoorbeeld volgende modules hebben: - energie- en waterverbruik - aankoopbeleid - afvalafvoer - papierverbruik - sensibilisering Per module geeft men: - een samenvatting van de inventarisgegevens (cijfermatige beschrijving van de situatie: verbruik, wie doet wat, waar liggen verantwoordelijkheden) - een beoordeling van de toestand: toets aan factor duurzaamheid - een lijst van knelpunten (waar en waarom loopt het volgens de huidige inzichten fout) - een lijst van actiepunten met doelstelling, doelgroep en middelen (elke module kan dus meerdere actiepunten bevatten) - timing - methode van monitoring van de effecten

- evaluatiedata (mogelijks voorziet men een tussentijdse rapportage) - te verwachten kosten en baten * Opmerkingen: - Indien men niet kan uitsluiten dat een actie aanleiding geeft tot praktische knelpunten, dan voorziet men een procedure om deze te behandelen (tussentijdse evaluatie, een meldpunt...)

Stap 3: uitvoering van de milieu-acties * Actoren: Directie, milieucoördinator, stuurgroep, personeel * Voorwerp: Men organiseert de taakverdeling en controleert of de instructies goed begrepen zijn (is de procesinformatie duidelijk, moet men bijkomende vorming organiseren). Men motiveert (beleidsinformatie, toets van de activiteit aan factor duurzaamheid) Men beoordeelt de betrokkenheid van het personeel op basis van hun kennis, perceptie (voelen ze de noodzakelijkheid van de veranderingen), gedrag. Men observeert de stand van zaken op het terrein en meet (registreert) de voortgang. Zullen de doelstellingen bereikt worden? De milieucoördinator rapporteert. Het terugkoppelingsmechanisme moet een reeks vragen beantwoorden: - Werkt het milieuzorgsysteem volgens plan? - Is het milieuzorgsysteem samenhangend? Hebben milieumaatregelen in de ene bedrijfsactiviteit geen nadelige gevolgen voor het milieu bij andere activiteiten of buiten het bedrijf ? (het afwentelingsprobleem is een klassiek fenomeen in de milieukunde) - Zijn de eisen gesteld door het milieuzorgsysteem verzoenbaar met andere eisen die aan het personeel worden opgelegd? Waar treden praktische knelpunten op? - Zijn bepaalde actieplannen voor verbetering vatbaar? Bij het betrokken personeel kunnen vaak handige ideeën ontstaan die de effectiviteit van de actieplannen kunnen verhogen. * Werkwijze: Men kan niet alle acties tegelijk opstarten en evenmin kan men overal tegelijk meten, evalueren e.d. Het is dus noodzakelijk om de uitvoering praktisch te verdelen over een kalender, daarbij rekening houdend met de drukke en minder drukke periodes van het jaar. Zo kan het eined van het jaar betekenen dat er heel wat taken afgerond moeten worden en mogelijks is dat een slecht moment om acties te lanceren. Omdat overbelasting niet steeds vooraf kan uitgesloten worden, is het handig wanneer de actiepunten beoordeeld kunnen worden op prioriteit. Zo heeft men een criterium op basis waarvan men eventueel actiepunten kan verschuiven naar een volgend jaar. Milieucoördinator en stuurgroep hebben allicht de drukste agenda inzake milieuzorg: de agenda moet aangeven wanneer een actie wordt ontwikkeld, geïmplementeerd en wanneer de resulaten worden gemeten.

Stap 4: evaluatie * Actoren: Milieucoördinator, stuurgroep * Voorwerp: Elk jaar wordt een evaluatieverslag opgesteld ten behoeve van directie en personeel. De resultaten van acties zijn belangrijke informatie die het personeel voor het volgende jaar kunnen motiveren. Uit een evaluatieverslag moet ook blijken dat rekening gehouden werd/ wordt met hun bemerkingen en ideeën. * Werkwijze: Evaluatie van elk actiepunt afzonderlijk en eindbalans per module. - welke actiepunten werden ontwikkeld, geimplimenteerd en wat zijn de resultaten. - welke actiepunten werden uitgesteld en waarom. Hoe verliep de actie inzake: - technische middelen - organisatie - educatie/motivatie - communicatie en terugkoppeling (informatiestaromen) Staat de controle (registratiesysteem) op punt. Een globale eindbeoordeling: - Zijn er structurele knelpunten? Mogelijkse komen verschillende acties niet goed van de grond omwille van een gemeenschappelijk probleem. - kan men de actieplannen intensiveren of kan men bepaalde betrokkenen onmogelijk nog meer belasten. Misschien moet men wat gas terugnemen.

Stap 5: nieuwe situatiebeschrijving * Actoren: milieucoördinator, stuurgroep, (directie) * Voorwerp: De inventaris wordt aangepast op basis van de resultaten (evaluatie) van het afgelopen actiejaar. Het meerjarenprogramma wordt desnoods herzien. * Werkwijze: Aanpassingen stofstromen Wijzigingen in de beschrijving van verantwoordelijkheden Men kan de evoluties beschrijven in diagrammen: bijvoorbeeld daling papiergebruik in de tijd. Andere mogelijkheid is het gebruik van indicatoren: dit is een selectie van de belangrijkste parameters waaraan men kan vaststellen opf het milieuzorgsysteem in zijn geheel naar wens verloopt. De milieucoördinator kan mogelijks tientallen parameters gebruiken tijdens zijn controle. Om het personeel een beeld te geven van de gang van zaken, kan het volstaan om hieruit een selectie te maken. De selectie moet wel een volledig beeld geven van het milieuzorgsysteem:

indicatoren spreiden over verschillende thema’s: energie, materiaalgebruik, verplaatsing van en naar het werk... De cijfers worden vertaald in beoordelingen die zeggen of men al dan niet het doel bereikt: Bijvoorbeeld: papierverbruik: +++ verlichting: + verplaatsingen: water: +

of

-------------> ----> <------->

De pijlen (voorwaarts of achterwaarts) of de plus/min-representatie maakt het mogelijk om in één oogopslag een beeld te krijgen van de evolutie. Iemand die meer details wil hebben kan dan nog steeds de inventaris raadplegen.

Stap 6: de cyclus herbegint * Actoren: milieucoördinator, stuurgroep, directie * Voorwerp: Op basis van de vernieuwde inventaris en het (bijgestuurde) meerjarenprogramma wordt een nieuw actieprogramma voor een jaar opgesteld. * Werkwijze zie stap 2 Vanzelfsprekend wordt rekening gehouden met de ervaringen uit vorig actiejaar.

De cyclus herbegint

Hoofdstuk 5 - Praktische resultaten van het milieuzorgsysteem 5.1. De milieubeleidsverklaring: een konkreet voorbeeld Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu Milieubeleidsverklaring

Het milieubeleid dat is opgesteld door het Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu heeft tot doel de effecten van zijn activiteiten op het leefmilieu te verminderen en geleidelijk te komen tot een intern systeem voor het milieuvriendelijk beheer van zijn werkzaamheden in de zin van een duurzame ontwikkeling. In zijn beleidsnota besliste de Staatsecretaris voor Veiligheid, Maatschappelijke Integratie en Leefmilieu, de heer Jan Peeters, tot het invoeren van het ambt van 'milieucoördinator' in elk federaal Departement. Hierover is overigens binnen de regering een overeenkomst bereikt. In ons ministerie is dit inmiddels gebeurd. Uitgaande van een stapsgewijs opgemaakte inventaris van de impact van de activiteiten van het Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu op het milieu zal de milieucoördinator, in nauw overleg met de top, een actieprogramma voor een heel jaar en een voor de middellange termijn uitwerken. Om dit te verwezenlijken zal hij worden bijgestaan door een werkgroep van vrijwilligers uit de verschillende besturen en diensten van het Ministerie die zich bijzonder door deze problemen voelen aangesproken. De doelstellingen van deze actieprogramma's kunnen enkel tot een goed einde worden gebracht als het voltallig personeel, elk op zijn eigen beperkte schaal, zich vrijwillig en actief inzet om dit systeem van bedrijfsinterne milieuzorg in de praktijk te brengen. De stand van zaken zal jaarlijks worden gepresenteerd in een rapport, dat ter beschikking van alle ambtenaren zal worden gesteld. Het personeel zal de gelegenheid krijgen deel te nemen aan evaluatievergaderingen en zal voorstellen kunnen doen om het bestaande systeem te verbeteren en zelfs om andere acties te ondernemen. Tevens willen wij goede betrekkingen onderhouden met externe instanties en met de verschillende sociale groepen die bij onze activiteiten en bij deze problematiek zijn betrokken. Verder ligt het in onze bedoeling steun te verlenen, voor zover dit binnen ons bereik ligt en wij intussen al enige ervaring hebben opgedaan, bij het uitbreiden van dit soort interne milieuzorg tot alle andere federale Departementen. De directie van het Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu verbindt er zich toe de voortgang van de invoering van dit interne milieuzorgsysteem en de daarmee verbonden activiteiten op de voet te volgen en geeft er ook haar volledige steun aan. Brussel, 13 februari 1997 E. Deloof secretaris-generaal

5.2 Vormingssessies en verslag De milieucoördinator kan op basis van de ervaringen in andere bedrijven en de vakliteratuur hierover achterhalen welke aspecten van de verschillende activiteiten wellicht aandacht verdienen. Inzake fotokopiëren bijvoorbeeld ligt het voor de hand om te kijken naar: - aankoopprocedure apparaten (milieu-criteria) - gebruik van gerecycleerd papier - gedrag van werknemers: wordt er niet teveel enkelzijdig gekopieerd i.p.v. dubbelzijdig (recto verso)? Naast deze aandachtspunten die voor vrijwel alle kantoren gelden, zijn er mogelijks ook specifieke punten die men moet opsporen door observatie binnen het eigen kantoor. De milieucoördinator kan daarbij vanzelfsprekend zijn/haar ogen gebruiken, maar het is evenzeer belangrijk te luisteren naar wat de werknemers ter zaken zelf allemaal reeds hebben ervaren en waargenomen. Tijdens vormings- en brainstormingsessies in het Vesaliusproject werden betreffende het fotokopiëren door het personeel bijvoorbeeld verschillende specifieke knelpunten gemeld: Het verslag hierover meldt ondermeer: - papieruitval en daarmee samenhangend regelmatig defecten aan de machines:

als mogelijke oorzaken vizeert men de kwaliteit van het papier, het type en de leeftijd van de machines, de bediening van de machines door teveel mensen - vooral tegen het eind van het jaar treden problemen op: er wordt meer gekopieerd (deathlines voor heel wat werkzaamheden) en het feit dat de budgetten uitgeput raken blijkt een weerslag te hebben op de papieraankopen (kwaliteit) - de ambtenaren hebben de indruk dat er teveel wordt gekopieerd: overschatting van aantallen, aantal dienstnota's neemt toe (ze bevatten ook steeds meer bladzijden en worden in steeds grotere oplage gekopieerd), heel wat dossiers worden dubbel of driedubbel aangelegd, het persoverzicht 'Compact' zou heel wat compacter kunnen. - men kopieert vaak enkelzijdig i.p.v. recto/verso omdat men vreest voor technische complicaties en dus tijdverlies Er worden dus niet alleen specifieke knelpunten gemeld, maar ook oorzaken, bijvoorbeeld het motief om recto/verso te drukken. Deze waarnemingen beïnvloeden de lijst van actiepunten: deze situeren zich voornamelijk op organisatorisch vlak -aankoopcriteria voor toestellen verscherpen, preventief onderhoud, terugname cartridges -meer gerecycleerd papier (keuze maken in functie van kwaliteit van apparaten). -systematish recto/verso kopiëren -rationeler organisatie van aankopen; centralisatie zou een beter beeld geven van de papierstromen en een efficiënte coördinatie van de aankopen mogelijk maken: systematisch opvolgen van de markt, testen van papier... -informatiseren van bepaalde berichtenstromen: dienstnota's, persberichtenblad, ... - men kan sommige 'klanten' (ziekenhuizen bv.) ook bedienen met informatie op diskette De vormingssessies die de ambtenaar bewust moeten maken van zijn verantwoordelijkheid, moeten dus opgevolgd worden door 'brainstormingsessies' waarbij elk opmerkingen, suggesties en vragen kan formuleren. Zo wordt de vaak nuttige kritiek reeds verwerkt teruggekoppeld- bij het tot stand komen van de actieplannen (bijvoorbeeld in de vorm van een knelpuntenlijst). Niet alle knelpunten zijn voorspelbaar. Het is daarom niet onbelangrijk om er voor te zorgen dat op elk moment bemerkingen kunnen geformuleerd worden en dat die via formele kanalen terecht komen bij de beleidsverantwoordelijken (bijvoorbeeld via milieu-afgevaardigden op elke dienst, of via een intern elektronisch communicatienet).

5.3 Inventaris: een stofstroom zie bijlage 1

5.4 Een toets: papier en duurzame ontwikkeling zie bijlage 2

5.5 Actieplan zie bijlage 4

5.6 Communicatie: een nota aan het personeel zie bijlage 3

6.1 - Literatuur (1) Cuijpers C., Proost S., Van Regemorter D.; Energie en Milieu in het Federaal België; CESKUL 1994 (2) De Groote W., Chys H., De Jonghe L., Verbruggen A.; De energievraag en de besparingsmogelijkheden in de tertiaire sector in België 1992-2003, STEM, Antwerpen 1994 (3) Beheerscomité der elektriciteitsondernemingen; Nationaal uitrustingsprogramma inzake de middelen voor de produktie en transport van elektrische energie 1995-2000, Brussel 1995

(4) Raquet M., Heyse T., Van Gampelaere P.; Spaar energie: spaarlampen; Greenpeace; Brussel 1992 (5) Borgo E., Van Assche J.; Doorlichting van het Vesaliusgebouw in het kader van duurzame ontwikkeling, tussentijds verslag 28/2/1997; CDO, Gent 1997. (6) Verbruggen A. (red); Milieu en natuurrapport Vlaanderen, Leren om te keren, Vlaamse Milieumaatschappij - Garant, Leuven 1996 (7) Kraantjeswater: de zuivere dorstlesser; Test-Aankoop Magazine nr 396, p 20-26, Brussel, februari 1997 (8) Hegeman H., Van Kampen M.; Praktijkboek kantoorbenodigdheden voor milieuzorg op kantoor; Bureau PMA - Bond Beter Leefmilieu, Brussel 1994. (9) Milieukeuren; Test-Aankoop Magazine nr 355, p 20-24, Brussel, mei 1993 (10)Tellegen E., Wolsink M.; Milieu en samenleving, een sociologische inleiding; Leiden/Antwerpen 1992. (11) PRISMA (Project Industriële Successen met Afvalpreventie), Kiezen voor preventie is winnen, Naar een preventief milieubeleid van bedrijf en overheid; NOTA; Den Haag 1991. (12) Milieubeleidsverklaring Openbare Afvalstoffenmaatschappij van het Vlaamse Gewest (13) Regeringsnotitie 'Bedrijfsinterne milieuzorg'; Ministerie VROM; Den Haag 1989 (14) Verbond van Nederlandse Ondernemingen, Nederlandse Christelijke Werkgeversbond; 1990 (15) Mazijn B.; Van tekentafel tot afvalberg; Stichting leefmilieu; Antwerpen 1994 (16) Dietz F., Hafkamp W., Van der Straaten J.; Basisboek Milieu-economie; Amsterdam/Boom 1994 (17) Schaap R.H.; Integratie van milieuzorg en kwaliteitszorg; Erasmus studiecentrum voor milieukunde; Rotterdam 1992. (18) Craenen J., Mazijn B.; Milieuzorgsystemen vs. kwaliteitszorgsystemen: tegenstelling of aanvulling; VITO, Mol 1992 (19) The World Commission on Environment and Development; Our Common Future; Oxford University Press 1987. (20) Doom R.; Vrijheid en gelijkheid, geschiedenis van de emancipatorische gedachte in Europa; Centrum voor politiek-wetenschappelijk onderzoek vzw; Gent 1986 (21) Braakhuis F.L.M., Gijtenbeek M., Hafkamp W.A.; Milieumanagement, van kosten naar baten; Samson H.D. Tjeenk Willink; Alphen aan den Rijn 1995 (22) Van Engelen E.W.L., Van Goor J.; Schone kansen, denkbeelden over ondernemerschap en milieumanagement; Samson Bedrijfsinformatie; Alphen aan den Rijn/Zaventem 1994 (23) Bressers J.T., De Bruijn T.J.N.M., Kuks S.M.M., Lulofs K.R.D.; Milieumanagement, een systematische aanpak voor bedrijven en andere organisaties; Samson H.D. Tjeenk Willink; Alphen aan den Rijn 1995 (24) Jackson T.; Material Concerns: Pollution, Profit and Quality of Life; Stockholm Environment Institute; Routledge; London 1996

6.2 Over de auteurs: Het Centrum voor Duurzame Ontwikkeling - Universiteit Gent Deze handleiding is een produkt van het Centrum voor Duurzame Ontwikkeling (CDO) van de Universiteit Gent. Zij kadert binnen een brede opdracht van het Ministerie van Sociale zaken, Volkgezondheid en Leefmilieu waarbij het CDO als extern expert werd ingehuurd om een pilootprojekt 'milieuzorg op kantoor' in dit ministerie op te starten. Het CDO inventariseerde de

activiteiten en stofstromen in het Vesaliusgebouw (onderdeel van het Rijksadministratief Centrum), toetste deze activiteiten aan de ecologische en sociale criteria voor duurzame ontwikkeling en confronteerde de gang van zaken met milieu- en mensvriendelijker alternatieven. Daarbij werd de nadruk gelegd op afval- en emissiepreventie (brongerichte aanpak) en de organisatorische knelpunten die Vesalius terzake moet opheffen. In overleg met de milieucoördinator werden de eerste actieplannen opgesteld. Gezien de noodzaak aan participatie van de personeelsleden, zowel bij de uitvoering van de actieplannen als bij de tot standkoming daarvan, was het CDO ook betrokken bij de informatiedoorstroming naar betrokken diensten en ambtenaren, waarna ook een brainstorming werd georganiseerd. Het CDO timmert mee aan de weg naar duurzame ontwikkeling door voorbereidend onderzoek uit te voeren voor strategische en noodzakelijke veranderingen op verschillende niveeaus en domeinen in het maatschappelijk leven. Voor het bijsturen van de consumptie- en produktiepatronenen ontwikkelt het CDO een methodiek van preventieve milieuzorg annex duurzaamheidstoets. Vanuit eenzelfde bekommernis wordt de methodiek inzake ketenbeheer verkend. Daarnaast wordt geëxperimenteerd met de ecologisch-sociale (ECOSOC) benadering van produkten om milieu en sociale aspecten in elk stadium van de levensloop van produktie te kunnen nagaan. Voor het optimaliseren van processen in beleidsvoering en besluitvorming worden instrumenten ontwikkeld die de politci en hun verantwoordelijke en leidende ambtenaren informatie moeten verschaffen over de bestaande toestand in de maatschappij waarmee zij rekening moeten houden bij het invoeren van hun beleid gericht op duurzame ontwikkeling. Deze instrumenten voor terugkoppeling of feedback zijn indicatoren voor duurzame ontwikkeling (IDO's). Het CDO is een samenwerkingsverband van 5 vakgroepen: Vakgroep Wijsbegeerte en Moraalwetenschappen, Vakgroep Studie van de Derde Wereld, Vakgroep Toegepaste Ecologie en Milieubiologie, Vakgroep Burgerlijk en Vergelijkend Recht, Vakgroep Algemene Economie. Zij werken projectmatig samen in een multidisciplinair teamverband. CDO-UG: Centrum voor Duurzame Ontwikkeling - Universiteit Gent Universiteitstraat 8, 9000 Gent 09/264.69.20 fax: 09/264.69.97