Mijn NKBV Verenigingsdossier 1.0 Voor regio’s, sectie en klimvereniging TEKST
Handleiding 2014
HANDLEIDING VERENIGINGSDOSSIER 1.0 1 Opstarten Om te zorgen dat het verenigingsdossier zo optimaal mogelijk functioneert, volgen hier de specificaties waarmee het dossier het beste functioneert: Internet Explorer, Chrome, Safari (Apple) en Firefox; actuele versie en versie eronder Office 2010, 2013 (Ook Numbers (Apple) is getest en werkt) 2 Privacy Middels het verenigingsdossier heb je inzage in privacy gevoelige informatie. We verwachten dan ook dat je hier als zodanig mee omgaat. Het is op geen enkele wijze toegestaan om deze gegevens aan derden te verstrekken in welke vorm dan ook. 3 Beveiliging Office instellen Zorg dat voordat je aan de slag gaat, je het volgende regelt in Office-Excel, dit i.v.m. het goed functioneren van het dossier en exporteer-functie:
Wanneer je Internet Explorer gebruikt voor het openen van een Office-document, wordt het document geopend in de beveiligde weergave omdat het document dat je wilt openen mogelijk onveilig is. Open je een bestand dat je van internet gedownload hebt, of een bestand met macro’s, dan krijg je steeds een melding dat het bestand mogelijk onveilig is (Beveiligde weergave). Je kan het bestand dan wel bekijken maar niet bewerken, en moet je eerst op de knop ‘Bewerken inschakelen’ drukken. Wil je deze waarschuwing niet meer? Klik dan op o Bestand, o Opties o Vertrouwenscentrum en ga naar o Instellingen voor het Vertrouwenscentrum. o Selecteer Beveiligde weergave. o Doe de drie vinkjes weg en klik tot slot tweemaal op OK.
4 Inloggen op mijnNKBV.nl Log in op mijnNKBV.nl met je lidnummer en wachtwoord (heb je dat niet meer vraag dat dan aan via mijnNKBV.nl. Is je emailadres onjuist stuur dan een mailtje aan
[email protected] dan mailen wij je een nieuw wachtwoord) Ga naar ‘Vereniging’, hieronder staan 4 kopjes 1. Details 2. Leden 3. Commissies 4. Rapporten 4.1 Details Hier vind je de gegevens van je regio/sectie of klimvereniging zoals deze bekend zijn bij de NKBV, wanneer je hier iets wijzigt verandert dit ook in de NKBV database!! Hier staan de post gegevens van de secretaris! En het emailadres van de penningmeester omdat hier de e-facturen heen gaan!
Koninklijke Nederlandse Klim en Bergsport Vereniging
4.2 Leden Hier vind je alle leden van je regio/sectie of klimvereniging.
Je kunt door op ‘details’ te klikken, de gegevens van individuele leden zien. Wanneer je doorscrollt naar beneden kun je eigen notities toevoegen (bijvoorbeeld, ziektes of interesses in bepaalde functies, etc) of opslaan of annuleren.
Koninklijke Nederlandse Klim en Bergsport Vereniging
Je kunt deze lijst exporteren (dan krijg je niet alle gegevens, die krijg je bij het rapport), klik dan op de knop ‘Export naar excel’. Bij Chrome zul je dan onderin de gedownloade sheet terugzien. Bij Internet Explorer krijg je onder andere het onderstaande schermpje te zien (of iets soortgelijks). Wanneer je de instellingen van de onder ‘3- Beveiliging office instellen’ goed hebt ingesteld kun je op ‘openen’ klikken.
Heb je de bij 3 opgegeven instellingen niet gewijzigd, klik dan op ‘Opslaan’. Vervolgens krijg je weer onderstaand schermpje:
Klik dan op ‘Openen’.
Koninklijke Nederlandse Klim en Bergsport Vereniging
4.3 Commissies Hier kun je alle commissies van je regio/sectie of vereniging gaan registeren. Op basis van de pilot zijn een aantal commissies aangemaakt. Hieruit kun je kiezen. Het is niet mogelijk zelf commissies aan te maken.
Vanuit de landelijke NKBV is uiteraard je bestuur inzichtelijk en staan (alleen voor de regio’s en sectie) bij ‘Functies buiten commissies’ alle VVA-afgevaardigde, -reserve afgevaardigde en –belangstellende er al in. Gaarne als klimvereniging de functies VVA-afgevaardigde en VVA-reserve afgevaardigde NIET gebruiken. Je kunt een keus maken voor verschillende commissies: Selecteer de commissie van je keuze (zit die er niet bij kies dan voor ‘Functies buiten commissies’ of ‘Vrijwilligers’). Klik dan op ‘toevoegen’. Selecteer het lid wat je wilt toevoegen, bij ‘relatie’ (je moet geduld hebben en even wachten want het duurt even totdat je computer de dropdown lijst laat zien!! Dit geldt alleen voor Chrome (in de volgende verzie zou dit opgelost worden)) Maak bij ‘Functie’ je keuze, zit de functie er niet bij; a. kies dan voor ‘overige functie’, je krijgt dan een vrij veld wat je kunt invullen. Kies bij ‘Ingangsdatum’ de datum waarop iemand aan zijn functie begint en bij ‘Einddatum’ wanneer deze persoon stopt met de functie. Functies die beëindigd zijn, zijn alleen in het lopende jaar zichtbaar in het overzicht. Je kunt geen functies wijzigen, alleen beëindigen en nieuwe functies aanmaken. Dit vanwege het opbouwen van historie in ons administratiesysteem.
Koninklijke Nederlandse Klim en Bergsport Vereniging
4.4 Rapporten Je hebt hier de keuze uit een aantal rapporten. Je kunt deze online inzien of exporteren naar Excel.
Export voor etiketten, alleen inzichtelijk wanneer je exporteert naar Excel, hierbij krijg je in Excel onderstaande melding:
Klik op ‘Ja’ en Excellijst wordt geopend. Overzicht leden per commissie Overzicht interesses van leden Overzicht leden met reisverzekering en klimjaarkaart Overzicht leden met Klimvaardigheidsbewijs Overzicht sporttechnisch kader, je kunt een keus maken voor al je kader of kiezen voor discipline Overzicht verenigingsleden compleet, om je nieuwe leden in te zien doe je het volgende:
Koninklijke Nederlandse Klim en Bergsport Vereniging
o
Bij ‘Nieuwe leden’ hoef je niets te veranderen, de datum van vandaag laat je hele ledenlijst zien met ingangsdata.
Wanneer je exporteert naar Excel, dan zal de titel van het rapport bovenaan als samengevoegde cel in rij 1 verschijnen. Wanneer je wilt sorteren doe je het volgende Klik met je muis op één van de koppen, bijvb. ‘NKBV nummer Klik op ‘sorteren en filteren’ Klik dan op ‘aangepast sorteren’
Vink dan bij sorteren het vakje ‘de gegevens bevatten kopteksten’ aan; Nu kun je sorteren op welke kolom je maar wilt.
Succes en veel plezier bij het gebruik!
Koninklijke Nederlandse Klim en Bergsport Vereniging
