Jaarvergadering 2013 NKBV Haaglanden 08-03-2012 Aanwezige leden:
Aanwezig bestuur:
Andreas Dijk, Paul Witte, Tony Fengler, Paul van der Vossen, Dita Heikens, Peter Veelo, Rolf van den Brink, Jet Nieuwerkerk, Bep Maltha, Jan Belt, Peter Verburgh Joost Beckers (voorzitter), Ivo Wenneker (penningmeester), Harmen de Boer, Vincent van Beek, Sabine Wenneker, Remy Klaasse, Pim Stehouwer (secretaris, verslag)
1. Opening De voorzitter heet de aanwezigen van harte welkom. 2. Vaststelling agenda De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld. 3. Mededelingen en ingekomen stukken Er is één stuk binnengekomen, van Tony Fengler, waarin hij zijn visie geeft op een zestal aspecten m.b.t. de regio. Op de vraag hoe hij dit stuk ingepast zou willen hebben in de vergadering geeft hij aan dit stuk allereerst is bedoeld ten behoeve van bewustwording. Tenminste zijn punt over hoe de regio omgaat met de regionale klimwedstrijden ziet hij graag in de vergadering besproken. Besloten wordt dit te behandelen onder agendapunt 13: ‘wat verder ter tafel komt’. 4. Notulen regiojaarvergadering 16 maart 2012 Jan Belt vraagt wat er is gebeurt met de suggesties onder punt 13 van het verslag. Jan geeft een toelichting op het idee van de alpiene week. Dit idee is in 2012 geëxploreerd. Dit leidde tot de conclusie dat een dergelijke week vanaf een camping zou moeten worden georganiseerd. Hoewel gedacht wordt dat er wel animo zal zijn voor zo’n activiteit, is het nog niet gekomen tot de organisatie ervan. Dit komt mede doordat iemand de organisatie op zich moet willen nemen. Dit geldt ook voor het idee van de (tour)skiactiviteit. Dita geeft aan dat Harry de Jongh overweegt in de periode februari 2014 een dergelijke activiteit te organiseren. M.b.t. van de ledendagen bij Monte Cervino ter promotie van de regio geeft Joost aan dat er niet zulke dagen zijn georganiseerd, maar dat er wel diverse nieuwe activiteiten zijn en worden georganiseerd om regioleden te activeren, zoals het eerste introductie klimweekend voor jongvolwassenen, en recent het eerste bivakweekend. Hoewel Aad Koster volgens de notulen wel heeft gesproken, is hij niet opgenomen in de lijst van aanwezige leden. De notulen worden gecorrigeerd. 1
Na genoemde wijziging worden de notulen goedgekeurd.
5. Jaarverslag 2012 Joost licht het jaarverslag toe. Het verslag geeft niet alleen een terugblik op 2012, maar tevens de keuzes die op basis daarvan zijn gemaakt voor 2013. Strict genomen is dit wellicht niet helemaal correct. Desondanks wordt er geen bezwaar gemaakt, en Jan geeft aan het een prettig leesbaar stuk te vinden, waarin hij juist de samenhang van de twee jaren waardeert. Het verslag van de wandelaars heeft niet zijn weerslag gekregen in het jaarverslag. Joost geeft aan dit alsnog te willen invoegen. Mies Eveleens en Jet Nieuwerkerk organiseren de donderdagwandelingen, de zondagwandelingen worden georganiseerd door de familie Bos uit Zoetermeer, door Wil en Rieke en Wim de Kool. Peter Veelo is sinds kort de contactpersoon tussen bestuur en wandelaars. Dit contact moet geïntensiveerd worden. Peter Veelo vertelt dat de maandagtrainingen, die hij coördineert en die meestal door 5 personen worden bezocht, onder druk komen te staan door zijn blessure. Hij zal onderzoeken of één van de anderen de coördinatie op zich wil nemen en of er nog toekomst is voor het verband van deze kleine groep sporters, en dat terugkoppelen. De dinsdagtrainingen lopen goed, de nieuwe trainer bevalt goed. Sabine doet kort verslag van de lezingen die hebben plaatsgevonden. Lily Bruns kampt nog steeds met gezondheidsklachten. Haar bijdrage is cruciaal voor het Alpenkoor. Desondanks hoopt men dat het koor nog enige tijd zal kunnen blijven bestaan. Enkele andere activiteiten passeren de revue. 6. Financieel verslag 2012 Ivo geeft een toelichting bij het financieel verslag. Er is een spaarrekening geopend om ontwaarding tegen te gaan. In 2012 zou de regio meedoen aan een pilot m.b.t. het gebruik van een nieuw boekhoudprogramma, maar vanuit het Bureau is op dit gebied vrij weinig geïnitieerd. Mogelijk zal in 2013 alsnog de pilot plaatsvinden. Enkele meer opvallende zaken uit de jaarrekening worden aangestipt. Aan PR is in 2012 minder uitgegeven dan begroot. Belangrijke oorzaak hiervoor was dat de kosten voor de kalender lager uitvielen dan verwacht. Aan lezingen is eveneens minder uitgegeven. Daarbij was een ruim bedrag begroot om een bijzondere lezing te kunnen organiseren, maar deze heeft niet plaatsgevonden. Het klimmen heeft in 2012 iets meer gekost, vanwege aanschaf vanwege diverse materialen (o.a. touwen, topo’s, OV-cursusboekjes, touwzakken, klettersteigboekjes). 7. Verslag kascommissie Andreas geeft namens de kascommissie (Andreas en Dita) aan dat de penningmeester inkomsten en uitgaven ‘keurig heeft verantwoord’. De 2
kascommissie heeft lof voor de analyse die de penningmeester op advies van de kascommissie van 2011 heeft gemaakt van de kosten per begrotingspost over de afgelopen vijf jaren. Deze vormt een basis voor verdere verbetering in het maken van goede begrotingen. De kascommissie geeft de Vergadering het advies om decharge te verlenen voor het in 2012 gevoerde financiële bestuur. Er wordt decharge verleent door de Vergadering.
8. Bestuurssamenstelling Nog geen van de bestuursleden is aan het eind van zijn of haar driejarige benoemingsperiode en allen blijven zich graag inzetten. Het bestuur zal in 2013 dan ook gelijk zijn als in 2012. 9. Beleidsplan 2013 Joost licht het voor beleidsplan 2013 toe. Het regioweekend was in 2012 opnieuw een succes en wordt ook in 2013 georganiseerd. Andreas geeft aan dat we in 2013 het derde lustrum van de fusie tussen KNAV en NBV te vieren hebben. Op het gebied van klimmen wordt het aantal gevorderdenactiviteiten terug gebracht vanwege de beperkte deelname aan deze activiteiten. De nadruk komt dit jaar op (nieuwe) interessante gebieden zoals Grands Malades en Landelies in België, de Pfalz (Duitsland), de Verdon (Frankrijk) en mogelijk zelfs de Verenigde Staten. Er worden dit jaar twee instructieweekenden Adventure Klimmen georganiseerd omdat hier veel animo voor is. Net als vorig jaar wordt een introductieweekend voor jongvolwassenen georganiseerd. Door Matthijs Al zal in de zomer voor het eerst namens de Regio een canyoning-activiteit worden georganiseerd in Zwitserland. Op het gebied van wandelen wordt met nieuwe activiteiten gekeken of een nieuwe groep mensen kan worden geactiveerd. Het bivakweekend en de geocaching dag zijn hiervoor de eerste activiteiten. Vincent geeft een toelichting op de stand van zaken m.b.t. de ontwikkeling van regiowebsites in samenwerking met het Bureau. Als alles zo verloopt zoals het er nu uitziet, zullen de regiosites duidelijk herkenbaar zijn als losstaand van het Bureau. De functionaliteit wordt vergelijkbaar met onze huidige site, maar uitgebreider (voor de regio’s die dat willen gebruiken), beter geïntegreerd en moderner. In 2013 zullen posters worden gemaakt voor in klimhallen, flyertjes voor in winkels e.d., en er is een voornemen pakketjes met informatie over outdoor voorklimmen aan te laten bieden aan klimmers die een introductiecursus afronden. De digitale nieuwsbrief werkt goed en de timing van promotie van activiteiten is goed. 3
10. Begroting 2013 Ivo licht de begroting toe. Hoewel de insteek van de meeste activiteiten is dat deze kostenneutraal worden georganiseerd blijft ieder jaar iets over. In de begroting is rekening gehouden met enkele subsidies. Toekenning hiervan is niet zeker, maar wel verwacht, en daarom zijn ze opgenomen. Kosten voor de website zullen hoger worden als we aan het traject via het Bureau deelnemen, omdat de hosting nu zeer goedkoop is. Jan geeft aan dat de begroting te krap zou kunnen zijn op het gebied van opleiding, in verband met het hoge aantal instructeurs in opleiding. De penningmeester geeft aan deze terechte notie door te voeren door de verwachte lasten op € 800 en verwachte inkomsten op € 400 te zetten. Geconstateerd wordt dat de eerder genoemde canyoning-activiteit niet in de begroting is terug te vinden. De penningmeester geeft aan dat deze activiteit grote onzekerheid kent m.b.t. de hoogte van de baten en lasten, maar de activiteit op te willen nemen met beiden gewaardeerd op € 3000. De Vergadering stelt de begroting vast met genoemde aanpassingen. 11. Verkiezingen afgevaardigden Regio Haaglanden mag zeven personen afvaardigen naar bijeenkomsten van de Vereniging van Afgevaardigden. De volgende leden zijn hiertoe bereid in 2013: Tony Fengler 2e jaar (2012, 2013) Rolf van den Brink 3e jaar (2011, 2012, 2013) Peter Veelo 2e jaar (2012, 2013) Paul van der Vossen 1e jaar (2013) Joost Beckers 2e jaar (2012, 2013) Karin Vreeken 1e jaar (2013) Melchior Aelmans 1e jaar (2013) Vincent van Beek (reserve) Ivo Wenneker (reserve) De Vergadering stelt deze mensen vast als afgevaardigden voor de regio Haaglanden. De afgevaardigden van 2012 worden hartelijk bedankt voor hun inzet. 12. Verkiezing kascommissie Voor 2013 stellen Tony Fengler en Jan Belt zich beschikbaar. Dita Heikens zich stelt zich beschikbaar als reserve. De Vergadering stelt aldus de kascommissie vast. 13. Wat verder ter tafel komt en rondvraag Tony voorziet dat de regionale klimwedstrijden erg succesvol zouden kunnen worden, naar analogie met de wedstrijden in de jaren ’90. Tony vindt dat de regio deze wedstrijden moet ondersteunen, en haar invloed moet doen gelden. Vincent legt uit dat er nauwe banden zijn met de initiatiefnemer, en dat de Stichting Sportklimmen 4
Nederland wordt gesteund vanuit de regio door promotie via de nieuwsbrief. De regio zal daarnaast namens de stichting nog kijken of er mensen zijn die zich voor de stichting willen inzetten. Peter Veelo vraagt zich af of gebruik gemaakt kan worden van gerichte promotie (‘direct mailing’). Vincent vertelt dat er begonnen wordt met dergelijke zaken bij het Bureau (profiling, interesses e.d.), maar dat dit nog in de kinderschoenen staat en dat er veel haken en ogen zitten, waardoor dergelijke communicatie minder effectief is dan het lijkt. Jan stelt vast dat beide Rocksports dit jaar waarschijnlijk een fors klimniveau vereisen. Tony geeft aan dat dit vorig najaar anders was, maar dat de deelname toen beperkt was. Besproken wordt dat er net als vorig jaar een derde Rocksport aan het programma kan worden toegevoegd als zich daarvoor een organisator opwerpt. Jan adviseert in verband met het oplopen van kosten in de tijd, tijdig te beginnen met de vaststelling, promotie en eventuele boeking voor de Rocksports. Rolf vraagt zich af of mensen zich kunnen aanmelden als een activiteit op de site als ‘vol’ wordt bestempeld. Vincent antwoord dat dit mogelijk is, maar dat niet goed bekend is of mensen zich laten afschrikken. In de nieuwe website zal hier anders mee worden omgegaan. De bedoeling is dat een deelnemer dan slechts na aanmelding zal zien dat de activiteit ‘vol’ is. Hierna kunnen passende stappen genomen worden (reservelijst, opsplitsen, extra klimgebied). 14. Sluiting Joost dankt alle aanwezigen voor hun komst en inbreng en sluit de vergadering.
5
