MERANCANG INPUTSISTEM

MERANCANG INPUTSISTEM APA YANG AKAN ANDA PELAJARIDALAM BAB INn Setelahmempelajaribabini, andadiharapkandapat: I{I

Menjeloskon bogoimono meroncong formulirkerfosdonloyorentri-doto berdosorkon dokumen-sumber.

I{I I{I

Menggomborkon formulirelektronik, donmenerongkon keunlungon mereko dibondingkon dengon formulirkerfos. Membuoldoftorperongkot entrHongsung.

I{I

Menjeloskon kegunoon kodeuntukroncongon input.

I{I

Membohos ontormuko menu,donmenjeloskon bogoimono menudironcong untukmenomboh inleraksipemokoi dengon sistem.

I{I

Menggomborkon ontormuko bohoso notural.

53

54

PENGANTAR PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI

PENDAHULUAN Tujuandaribab iniadalahuntukmembicarakanRANCANGANINPUTdan membahas kegunaan perangkat inpUt.(Uhat Gambar 2.1). Input memulai arus data melaluisebuah sistem. Seperti komponen perancangan sistem lainnya, rancangan input harus direncanakan dan dilaksanakandengan hatihati untuk mengkonversikandata mentah (input)ke dalam informasiyang dapat-digunakan (output). Kegiatan berikut ini berlaku untuk data mentah atau data input:

. . .

. .

Menyisipkan ke dalam, menghapus dari, atau memperbarui database, yang

nanti digunakan untuk menghasilkan output. Menggabungkan data dengan data lain dari database untuk menghasilkan output. Memasukkan dan mengolah data secara langsung ke output tanpa menggabungkannya dengan data lain. Memulai sebuah tindakan atau melaksanakan sebuah tugas.

Mengadakan dialogdengan sistem.

Bermacam-macam media dan metode dapat dipakai untuk menangkap dan memasukkan data sehingga mereka dapat digunakan secara tepat, termasuk berikut ini: . Formulirkertas dikombinasikandengan layar entri-data . Formulirelektronik .

Perangkat entri-Iangsung.

.

Bahasanatural

. Kode . Menu

Tiap media atau metode akan dibahas pada bagian berikut.

MERAMCAMCiFORMULIRKERTAS Seperti kematian Mark Twain yang diumumkan secara prematur, kematian dari formulir kertas yang telah diramalkan bertahun-tahun, tampaknya terlalu dibesar-besarkan. Pabrik kertas tetap dibuat, dan jutaan pohon dipanen tiap tahun di seluruh

MERANCANGINPUTSISTEM

55

Perencanaan sistem AhGIiSis iiStem

'..n.ca~g

E -= ~ ... a.... ... a ..a

-

sistttntg"nitral

Evaluasi dan seleksi sistem

8.......

Rancangan sistem terinci

Pengembangan perangkat lunak danimplementasi

Pemeliharaan sistem

8.-,-

E ... .... ... ... .... --a::0

-::0

5C

::;;

'"

sistem Operasi

Gambar 2.1 Tahap SDlC dan bab-bab yang berhubungan dalam buku ini. Pada Bab 2 kita memeriksa rancangan input data (mentah) secara rinci.

dunia untuk menghasilkan kuantitas kertas yang seialu meningkat. Porsi yang penting dari kertas ini dipakai untuk berbagai formulir bisnis untuk menangkap dan memasukkan data ke dalam sistem untuk diproses. Lain kali, jika anda berada dalam suatu organisasi, apapun jenisnya, bahkan yang terotomatisasi tinggi, coba amati arus dari formulir kertas. Arus tersebut mungkin lebih besar dari yang anda bayangkan. Cukup mengejutkan bila ada semacam sistem, khususnya sistem yang berbasis-global atau berbasis-kelompok, yang belum menciptakan kebutuhan untuk merancang sebuah formulir kertas. FORMUURKERTAS(paper form) adalah pembawa fisik data. Kejadian berlangsung, transaksi terjadi, dan tindakan diambil. Kegiatan-kegiatan ini menghasilkan data yang harus ditangkap dan dimasukkan kedalam sistem untuk diproses. Banyak kegiatan entri-data ini dapat dilakukan dengan keying atau scanning, tetapi beberapa perusahaan memilih untuk mengisi formulir kertas untuk membuat output-tercetak dari pemeriksaan-jejak (hard-copy audit trail) - atau untuk menyelesaikan beberapa tujuan lain, sering disalah-artikan atau disembunyikan. Akan tetapi, pada beberapa firma, formulir adalah bisnis; sebagai contoh, polis asuransi, sertifikat saham, dokumen kematian, atau persetujuan pinjaman. Formulir

56


SISTEM INFORMASI

yang mendukung sebuah bisnis tennasuk pesanan kerja, daftar pennintaan material, fonnulir pennohonan, pesanan pembelian, pesanan penj1;1alan, faktur, kartu waktu, dan lain-lain.Perhatian utama pada bab ini adalah fonnulir pendukung. Pembahasan diatas berarti bahwa, sebagai seorang profesional sistem, anda mungkin terlibat dalam perancangan fonnulir kertas, baik sebagai perancang atau sebagai seorang yang menetapkan dan menyetujuirancangan tersebut. Pemilihan Kerlas Fonnulir dapat dicetak pada kertas dengan wama, kelas, dan berat yang berbeda. Kertas berwama atau pencetakan berwama pada kertas putih digunakan untuk membedakannya dengan hasil salinan (copy)sehingga memudahkan penyortiran dan rute-pengiriman salinan. Pemilihan wama konvensionaladalah: Urutan salinan

Warna

Pertama

Putih

Kedua

Kuning

Ketiga

Merah muda

Keempat

Biru

Kelima

Buff(kekuning-kuningan)

Sejumlah faktor harus dipertimbangkan ketika memilih kertas untuk mendukung fonnulir anda: . . .

. . .

Lama waktu penyimpanan fonnulir Penampilan fonnulir Jumlah waktu penanganan fonnulir (mis., rata-rata enam kaliper hari dalam satu bulan). Bagaimana cara menangani fonnulir (mis., secara hati-hati, kasar, kejam; dilipat dan dibawa oleh pemakai)

Kemudahanpenggunaandan kenyamananyang diberikankepada pemakai (mis.,kertasyangdiberilapisanmungkinsulituntukditulis). Dayatahan kertasjikadibutuhkanpenyimpananjangkapanjang

MERANCANG INPUTSISTEM

. . .

57

Daya tahal1terhadap pengaruh lingkungan(mis., lemak, kotoran, panas, dingin,udaralembab,asam) Metodeyang digunakanuntuk pengisianformulirkosong (mis.,disiapkan untuktulisan-tanganatau mesin) Keamanannyaterhadappenghapusan

Semakin lama formulirakan disimpqn, penampilan formulirharus dibuat lebih baik. Semakin kejam perlakuanterhadap formulir,harus dipakaikertasyang lebihbermutu. Menentukan Ukuran Ukuran formulir yang paling lazim yaitu yang sesuai dengan perlengkapan standar, formulir file, lemari file, mesin tik, dan lain-lain, adalah 8 x 11 indo Cobalah membuat kertas formulir anda berukuran ini. Jika anda menginginkan kertas formulir yang lebih kedl, tetapkan satu-setengah dari panjang standar, atau 8 x 5 indo Untuk formulir kartu, standamya dimulai dengan 8 x 10 indo Formulir setengah kartu adalah 8 x 5 indo Ukuran yang bukan standar dapat menimbulkan sejumlah masalah dalam persiapan, penanganan, dan pengarsipan formulir. Selain itu, karena pemasok menyalurkan ukuran standar, menggunakan sebuah ukuran di luar standar dapat menambah biaya kertas dan kartu. Membuat Formulir yang Menghasilkan Banyak Salinan Oalam perancangan formulir, MANIFOLDING mempunyai arti yaitu membuat banyak salinan dengan satu kali penulisan. Kebanyakan formulir manifold adalah formulir tindakan, seperti pesanan penjualan, faktur, laporan, surat muatan (bill of lading), pesanan pembelian, pesanan pengiriman, dan laporan penerimaan. Biasanya, tindakan yang diprakarsai akan melibatkan sejumlah orang dan fungsi, seperti pengiriman barang ke pelanggan. Karena itu, tindakan ini harus dimulai di beberapa tempat sekaligus dan harus dikoordinasikan melalui sebuah proses. Untuk formulir berganda, dibutuhkan zoning (dibahas pada bagian berikutnya) sehingga pemakai cukup mengisi halaman pertama dari formulir dan data yang sarna akan muncul pada seluruh salinan atau salinan tertentu dari kumpulan formulir tersebut. Juga, pada laporan penerimaan, misalnya, anda ingin menampilkan kuantitas pada salinan untuk departemen akunting dan pengendalian persediaan, tetapi anda tidak ingin kuantitas tersebut muncul pada salinan untuk departemen penerimaan, karena anda ingin membuat pegawai penerimaan untuk menghitung item-

58

PENGANTAR PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

item yang diterima. (Jika anda memperlihatkan kuantitasnya, mungkin pegawai penerimaan hanya berusaha menandai item tersebut tanpa benar-benar menghitungnya.) Sebagai contoh lain, kumpulan formulir manifold untuk mengirim pesanan ke pelanggan terdiri dari salinan faktur, pesanan pengiriman, salinan surat muatan, surat tanda terima, slip pengepakan, dan label pengiriman. Meskipun beberapa data akan tercetak pada seluruh salinan, data yang lain hanya akan tercetak pada beberapa salinan. Sebagai contoh, hanya nama dan alamat pelanggan yang tercetak pada label pengiriman, bukan harga dan kuantitas. Dengan zoning dan penggunaan karbon, anda dapat membuat data tercetak atau tidak tercetak pada bagian terpilih dari kumpulan manifold. Jika satu dari salinan harus berkertas tebal, maka salinan terse but harus diletakkan paling bawah (terakhir) karena tiap karbon mempunyai efek bantalan, sehingga hasil pengetikan atau penulisan menjadi lebih tipis dan lebih sulit dibaca pada tiap salinan berikutnya. Gunakan kertas yang ringan untuk salinan yang berada di bawah formulir yang asli, kecuali salinan terakhir. Membagi Formulir ke Dalam Zone Data Zone membagi formulir ke dalam blok-blok logikal yang mengandung data yang berhubungan, seperti yang disajikan pada Gambar 2.2. Konsep ZONINGjuga dapat digunakan untuk merancang formulir elektronik, yang akan dibahas kemudian dalam bab ini. Formulir harus mengandung sebuah nama yang memberitahu apa dan untuk apa formulir itu. Buat judul tersebut sepanjang diperlukan untuk menggambarkan bagaimana formulir itu digunakan. Jika formulir dipakai oleh orang yang berada di luar organisasi, masukkan juga nama dan alamat organisasi mereka.. Membuat Judul yang Bermakna Judul yang baik sering tidak lebih dari dua atau tiga kata. Pertimbangkan judul berikut ini: judul Formulir

Keterangan

PENjUALAN

Terlalu umum

PESANAN PENjUALAN

Lebih baik

FORMULIR KLAIM UNTUK KECELAKAAN KENDARAAN

Terlalu panjang

FORMULIR KLAIM KENDARAAN

Lebih baik

MERANCANG INPUT SISTEM

.

,

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0:

59

I

Identifierorpagination zone I

Titlezone Control zone

Organizationzone

. Date

. Organizationnameandaddress

. Serialnumber

.

Objectzone . .

Name of object (customer, equipment, employer voucher, etc.) Address or location

Instruction zone Body zone Item details, quantity, units, identifiers, descriptions, models, prices, costs, extensions, codes, etc.

Message zone

Authorization zone

Total zone

. Instructions

. Messages

. Handling

. Routing

.

. Taxes

0' , 0'

0:

0' , 0' , Gambar 2.2 Zone formulir

Signatures

. Discounts

. Totals

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0

0 0 0 0 0 0 0

60


SISTEM INFORMASI

Melekatkan Instruksi Formulir pad a Rancangan Buat instruksi yang jelas pada fonnulir anda; jangan memberikan rincian instruksi tentang bagaimana mengisi fonnulir pada dokumen yang terpisah atau pada manual prosedur. Hanya pada beberapa hal kecil suatu instruksi perlu dirinci. Kunci untuk membuat suatu formulir mempunyai instruksi yang jelas adalah kapsion (captions) yang definitif. Tetapi jika anda membutuhkan instruksi lebih lanjut, tempatkan instruksi seperti itu pada bagian atas dan dalam zone yang bersangkutan. Jika instruksi dipakai untuk seluruh fonnulir, tempatkan instruksi tersebut pada bagian atas fonnulir sehingga pemakai akan melihat instruksi tersebut sebelum mengisi fonnulir. Akan tetapi, instruksi rute-pengiriman (misalnya "Kirimkan salinan berwama buff ke departemen akunting"), harus ditempatkan pada bagian bawah dari fonnulir.

Penggunaan Baris, Kotak, dan Kapsion

Tiap zone dibuat dengan satu atau lebih baris atau kotak dan KAPSION(captions). Baris, juga disebut garis, digunakan untuk mengarahkan mata pemakai dalam membaca dan menulis data ke dalam tiap DATAFIElD. Kotak digunakan untuk tujuan yang sarna. Garis dan kotak disajikan sebagai pembatas untuk data field di mana data dimasukkan. Kapsion mengidentifikasi field data tersebut. Kombinasi umum dari garis, kotak, dan kapsion diperlihatkan pada Gambar 2.3. Jika fonnulir tidak digunakan sebagai DOKUMENSUMBER(source document; yaitu, kertas fonnulir asli di mana data disimpan) akan dimasukkan sebagai entri komputer, rancanglah fonnulir kertas menggunakan kotak dengan kapsion di sudut kiri atas bagian dalam. Rancangan kotak membuat kapsion tidak menghalangi/mempersempit pengisian. Ini dapat mengurangi ukuran keseluruhan fonnulir sekitar 30 sampai 50 persen, juga membuat entri data tidak terinterupsi dari kiri ke kanan. Penggunaan garis juga dapat menimbulkan masalah penempatan posisi untuk data yang ditulis mesin-tik. Pendekatan yang disarankan untuk fonnulir dokumen-sumber adalah meletakkan kapsion di atas kotak. Kotak Il)emaksimalkan jarak penglihatan dan mengurangi gerakan mata. la juga memberikan pencocokan kognitif terbaik antara dokumen sumber dan layar entri-data. (lAYAHENTRI-DATA (data-entry screen) adalah layar video pada workstations yang menampilkan elemen dari dokumen sumber). Entri data dan perekaman data (data transcription) data adalah proses yang mudah-salah. Semakin besar jumlah dokumen dan layar yang berbeda yang harus


Gambar2.3 Rancangan umum baris, kotak,dan kapsion

61

62


SISTEM INFORMASI

--

Nomor Jaminan Sosial ~ . '. .. '

atau Tanggallahir

...'. -. ~

"'

'

.

atau

Nomor produk

>'

~

'.-'

. atau

:

.

'.

'

'~

..

..

.

Amount

$

atau Harga

~ ".

'" -'.

.

,

.

",

.~"

Gambar2.4 Metode penandaan ukuran field, nilai dollar, dan penempatan titikdesimal

diproses, akan serna kin lambat laju entri data keseluruhan dan serna kin besar jumlah kesalahan input. Karena itu, rancangan kapsion yang tepat untuk dokumen sumber adalah penting sekali.

Indikator Field Data Gambar 2.4 mengilustrasikan metode pengidentifikasian ukuran field, nilai dollar, dan penempatan titik desimal.

Seleksi Alternatif

Cara yang paling umum untuk mengindikasiseleksialtematif adalah membuat ballot box checking dan circling.


63

Jenis kelamin

~ '-~'

,-,~

atau Statusperkawinan

~[~~ij~B :, :..~_,-'_. ", '!!'_' '_'.

""';N..."..;..._.';..

_,_,"",

,'____

atau

Aplikasi (tandai satu)

Gambar 2.5 Contoh ballot box checking

Ballot box checking biasanya digunakan jika tanggapan dipisahkan ke dalam kategori (lihat Gambar 2.5). Tiap altematif ditempatkan di sebelah kanan dari ballot box-nya. Tanda x atau check dipakai untuk memilih altematif yang tepat. Circling dipakai jika formulir diselesaikan dengan tangan (lihat Gambar 2.6). Ballot box checking dan circling lebih bergantung pada kekuatan pengenalan pemakai, dibandingkan dengan ingatan; pengenalan biasanya lebih kuat dari ingatan. Sifat mudah dibaca juga ditingkatkan karena metode ini banyak mengurangi jumlah penulisan yang dibutuhkan. Semakin sedikit ketergantungan formulir terhadap karakter tulisan-tangan, semakin baik.

Pemberian-Spasi Standar pemberian-spasi yang sering digunakan diberi istilah 3/5 spasi. 3 berarti jumlah baris per inci vertikal; 5 berarti jumlah paling-sedikitdari karakter tulisan-ta-

Disetujui

Qingkari satu)

~

.

< .. ..

..

.

.

.

atau

Status perkawinan Qingkari satu)

Gambar 2.6 Contoh ballot box circling

64


SISTEM INFORMASI

1 inci vertikal

=3 baris

1 inci horizontal

= 12 karakter elite 10 karakter pica 8 karakter tulisa"n-tangan juru-tulis 5 karakter tulisan-tangan bukan juru-tulis

Gambar 2.7 Pemberian-spasiserba-guna 3/5 konvensional

ngan yang muat dalam satu inci horizontal. Dimensi pemberian-spasi ini diperlihatkan pada Gambar 2.7. Sebagai contoh, asumsikan kotak kapsion membutuhkan 20 karakter, dan perancang tidak tahu bagaimana kotak tersebut akan diisi nanti, mungkin di ketik dengan karakter elite atau pica, atau mungkin diisi oleh pegawai, atau dalam beberapa kasus, mungkin diisi oleh pekerja lapangan. Pemberian-spasi apa yang tepat untuk kotak kapsion ini? Yaitu dengan tinggi 1/3 inci dan panjang 4 inci. Dimensi ini akan memberikan cukup ruang pada kotak untuk diisi dengan sembarang metoda.

Pemberian-Sekuens Susunan dari kapsion dan field data harus mengikuti sebuah urutan logikal (atas ke bawah, kiri ke kanan) sehingga dapat diikuti dengan mudah oleh pemakai (lihat Gambar 2.8). Merancang Layar Entri-Data untuk Dokumen Sumber Ketika pengetikan-data dilaksanakan dari dokumen sumber yang ditujukan untuk IAYAR ENTRI-DATA,orang yang memasukkan data akan memusatkan perhatian


65

... PAPA'" Personal Automobile Parking Application

Applicant infonnation Policy number

Applicant name .

~..

.~

.1

..I

I

ip 1

o Driver infonnation Sex:

Driver name

.

]

8 Marital status

8

IOMIOR'1

Occupation

~

[

~O Driver'

.,

State

~o

Gambar 2.8 Pemberian-sekuens yang tepat pada dokumen sumber untuk entri-data

pada dokumen sumber, dan rancangan dari layar entri-data harus bersesuaian dengan rancangan dari dokumen sumber. Jika dua rancangan tersebut dikoordinasikan, pemakai dapat menyelesaikan entri data dengan waktu 20 sampai 40 persen lebih cepat, dan dengan mengurangi kesalahan sebesar 20 sampai 50 persen dibandingkan yang seharusnya terjadi jika rancangan tidak terkoordinasi. Selain itu, mengurangi pergerakan mata antara dokumen sumber dan layar entri-data berarti mengurangi kelelahan.

66


SISTEM INFORMASI

Membuat Layar Entri-Data yang Merefleksikan Dokumen Sumber Sistem CASE memasukkan sebuah perkakas perancangan-Iayar yang digunakan untuk mendefinisikan antarmuka layar. Sebuah pewama layar yang fleksibel memungkinkan pembuatan-prototipe dari rancangan layar entri-data. Melalui pembuatan-prototipe, pemakai dapat meninjau presentasi dan arus antara layar dengan dokumen sumber sebelum pengolahan rancangan logik dan database dikembangkan. Aspek kunci dari perancangan layar entri-data berbasis-dokumen-sumber dalah menciptakan citra layar dari dokumen sumber yang bersesuaian. Kapsion dan field data pada layar harus ditempatkan pada baris yang sarna dan pada urutan yang sarna seperti kapsion dan fields pada dokumen sumber. Dengan cara ini, pemakai entridata mengikuti urutan dari dokumen sumber. Idealnya, pengetikan-data harus tidak memerlukan pergerakan mata dari dokumen sumber ke layar, kecuali untuk mengedit dan mengkoreksi kesalahan.

Menggunakan Singkatandalam Kapsionpada LayarEntri-Data Singkatan (lihat Gambar 2.9) adalah bentuk yang dipendekkan dari penulisan kata atau frase yang digunakan sebagai pengganti keseluruh kata. Untuk layar output, formulir elektronik (dibahas nanti), dan formulir kertas, disarankan untuk tidak menggunakan singkatan, tetapi untuk layar entri-data yang berdasarkan pada sebuah dokumen sumber, singkatan untuk kapsion, data, dan perintah dapat mengarahkan pada efisiensi. Kapsion pada layar entri-data lebih berperan sebagai pendukung dibandingkan sebagai pemeran utama dalam proses entri-data. Karena itu, buat singkatan kapsion dan tampilan dengan intensitas normal. Singkatan tidak boleh lebih dari lima karakter. Pisahkan dua atau lebih singkatan dengan tanda penghubung ('-'; hyphen). Ukuran total dari sebuah kapsion tidak boleh lebih dari delapan karakter. Metode Penyingkatan yang paling umum adalah:

.

Suat penilaian subyektif untuk menentukan representasi logikal dari kata penuhnya.

.

Tetap gunakan huruf pertama dan terakhir dari kata dan hapus semua atau beberapa huruf di antaranya.

.

Hapus semua huruf vokaldari kata.

.

Tetap gunakan beberapa huruf pertama dari kata dan potong sisanya.


Kaps.on

Sil1gkatan

Kapsiotl

Singkatan

Account

acct

Hours

Hrs

Amount

Amt

Male

M

Average

Avg

Manager

Mgr

Balance

Bal

Merchandise

Mchse

Care of

c/o

No

N

Check

Ck

Paid

Pd

Credit

Cr

Quantity

Qty

Debit

Dr

Received

Rec'd

Department

Dept

Signature

Sig

Disount

Disc

State

St

Each

Ea

Weight

Wt

Female

F

Yes

Y

Freight

Frt

Zip Code

Zip

67

Gambar 2.9 Contoh kapsion dan singkatannya.

Metoda terakhir (pemotongan) umumnya memberikan hasHyang paling konsisten, tetapi belum ditemukan metode yang lebih baik dari yang lain. Melatihpemakai untuk mengenal singkatan akan memberikan hasHyang terbaik. Untuk mengurangi masalah dalam membuat dan mengingat singkatan, sebuah kamus standar mengenai singkatan akan merupakan bantuan yang sangat berharga untuk para perancang dalam berbagai kegiatan perancangan layar. FormatKapslon dan Field Data Ada dua cara yang praktis untuk menghubungkan sebuah kapsion dengan Held datanya. Pertimbangkan Gambar 2.10. Dalam Format 1, kapsion berada tepa!:

68


SISTEM INFORMASI

AGE: 99

(2)

Gambar 2.10

tlAMB: .AAAAAAAAA

AGE: 99

JOB: AAA

SEX:

JOB: AAA

Format kapsion dan field data

sebelum field data. Pada Fonnat 2, kapsion berada di atas field data. Fonnat 1 disarankan untuk field data tunggal dengan alasan berikut: .

.

.

. .

Lebih sesuai dengan urutan pembacaan npnnal dari kiri-ke-kanan. Memungkinkan pengaturan, ning) dari field.

penempatan,

dan pembacaan-sepintas

(scan-

Memberikan kompromi terbaik antara kejelasan kapsion dan penggunaan dari ruang layar. Oalam gambar, sebagai contoh, Fonnat 1 menggunakan satu baris lay~r,tetapi Fonnat 2 menggunakan dua baris layar. Memberikan sebuah pencocokan yang baik dengan dokumen sumber, yang biasanya dalam fonnat baris-tunggal. Pada layar yang ramai/penuh, fonnat horizontal memberikan perbedaan visual yang lebih baik antara kapsion dan data dibandingkan dengan fonnat

MERAN0\NG INPUTSISTEM

69

vertikal. Format kapsion-di-atasdapat mengakibatkan kapsion dan data tergabung secara visual. Untuk field yang terjadi-ganda, tempatkan kapsion ke sebelah kiri dari field data

dan pisahkan dengan tanda titik-dua (':'; colon) atau tanda unik lainnya, dan sebuah spasi. Pisahkan tiap field data dengan tanda titik-dua (atau tanda unik lainnya) dengan satu spasi pada tiap sisinya, seperti: STU-CLS:x

x:x

x:x

x:x

Putuskan field yang panjang melalui penggunaan tanda garis miring, garis putus, spasi, atau pembatas umum lainnya, seperti: DT:

_ _/_ _/_ _ <__) _ _ _

TEL-NO:

- - --

Untuk pemberian-spasi horizontal, sisakan minimum tiga spasi antara satu field data dengan kapsion dari field berikutnya. Satu spasi dapat diterima jika ada keterbatasan spasi. Sebagai contoh, lihat berikut ini: REQ-NO:_ _ _ _xxxITEM-NO: -----

Untuk pemberian-spasi vertikal antara baris field pada layar, konvensi pemberianspasi mengikuti dokumen sumber. Jika baris-baris dokumen sumber berspasi tunggal, baris layar juga berspasi tunggal. Jika ada celah pada dokumen sumber, gunakan paling sedikit satu garis spasi untuk menunjukkan tiap celah dan pemberian-spasi relatif pada layar. Untuk judul-pasal, tempatkan judul langsung di atas field data yang bersesuaian dan eja penuh. Masukkan kapsion dari field yang berhubungan atau judul-baris minimum tiga spasi dari awal judul-pasal nya, seperti: STUDENT

INFORMATION

NAME: ----------

xxxBTH-DT:__/_ _/ _ _ MJR:_ _ _ _ Untuk judul-baris, tempatkan ke sebelah kiri dari baris pertama dari field data yang berhubungan dan singkat atau eja penuh. Konvensi pemberian arti yang digunakan

70


SISTEM INFORMASI

untuk menunjukkan judul-barisadalah penggunaan dua simbollebih-besar-dari.Simbol-simbolini mengarahkan langsung perhatian ke sebelah kanan dan menunjukkan bahwa semua yang mengikutinyamenunjuk ke kategori ini.

----

FIXED ASSETSx»xxxLAND:x

xxxBLDG:x

Untuk judul kelompok-field,ke tengahkan judul di atas kapsion yang bersesuaian dengannya dan eja penuh. Hubungkan ke kapsion dengan garis strip putus-putus yang diakhiridengan simbollebih-kecil-daridan lebih-besar-dari: < CONV:

LEASED TRUCKS xxxCAB -OVR :

----

atau TYPE -

LEASED TRUCKS EFF-DT

EXP-DT

-----------

- --

----

Untuk transaksi layar-ganda, tempatkan sebuah nomor halaman, atau pengenallayar pada sudut tangan-kanan atas. Nomor ini mungkin hanya berupa halaman n dari x, seperti

...

PAGE 1 of 3"., atau mungkin tergabung dengan sebuah kode

mnemonik yang merupakan sebuah pemadatan judullayar. Sebagai contoh, sebuah judullayar, TRUCK LEASINGFORM,dapat digabungkanmenjadi." TRKLS02 ..., yang memberi pengenal tipe layar dan layar kedua dari deretan layar. Untuk membantu anda memahami materi yang terdahulu, kami sertakan anda dengan sebuah formulir kertas untuk klaim medis dan layar entri-data pelengkapnya (Gambar 2.11). Layar entri-data digunakan oleh orang yang memasukkan data dari sumber ke dalam sistem komputer untuk diproses.

APAKAHFORMULIRELEKTRONIK ITU7 Jika tidak ada formulir dokumen sumber yang-terdedikasi (dedicated source document) dalam melakukan pengetikan-data, fokus visual utama dari pemakai akan tertuju pada layar itu sendiri. Pada situasi demikian, rancangan layar mengambil peranan yang lebih penting.


Employee name LAST ~

Medical Claim Form Employee Statement FIRST

MIDDLE

!

I .

Employee infonnation Date of birth Sex

f~,daY"~I

Occupation

I,?M?P I

Social security number

I,

, I , I , , ,

2-_

j

_ Policy code

, I , , I , ,

Dependent Statement

MIDDLE

FIRST

[

I

!

Dependent infonnation Relationship (circle one) I-Spouse

2-ailld

3-O
I , I , ..

Date of birth

Sex

Imootb,daY,""1

IOMOP I

Marital status (circle one)


I ..

Control number

Telephone number

I I,

3-Divorced

Dependent name LAST

I

I

Policy number I , , , , ,I

Marital status (circle one)

~I-S

.I

I

I l-Single2-_

I

3-Divorced

(a) Source Document

Medical Claim Fonn

+-- -

- - -"- "- "- - - "- EmployeeStaternent- "--

- -

- - -."->

Employee name

LST:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ FST:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ M:_ Employee infonnation

BTH-DATE: _ _ 1_ _ 1_ _ Sex:_ Occ:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ SSN:_ _ _ - _ _ - _ _ _ _ PI-No:_ _ _ _ _ _ MS:_ Tel-No:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _

+- - - - - - - - - - - - Dependent Statement - - - - - - - - - - - -> Dependent name

LST:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ FST:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ M:_ Dependent infonnation

REL:_BTH-DA TE:_ _ 1_ _ 1_ _ Sex:_ SSN:_ _ _ - _ _ - _ _ _ _ MS:_

(b) Data Entry Screen

Gambar 2.11

Dokumen sumber dan layar entri-data yang bersesuaian

71

72


SISTEM INFORMASI

(electronic form) adalah adalah rancangan layar entridata yang digunakan tanpa memakai sebuah dokumen sumber. Formulir elektronik dapat menggantikan semua formulir kertas dalam perusahaan. Formulir elektronik dirancang pada sebuah digitizeratau layar video display terminal (VDT)dari sebuah sistem CASE, menggunakan komponen yang sarna dengan yang digunakan oleh perancang formulirkertas: FORMUUR ELEKTRONIK

.

Zoning

. Instruksi . .

Garis,kotak,dan kapsion Indikatorfielddata

.

Urutanpedomanperancangan

PEMGELOLAAN FORMULIRELEKTROMIK Setelah sebuah formulir dirancang dan disetujui, formulir tersebut disimpan pada media magnetik atau optikal dan dikirimkan ke workstation. Umumnya, formulir elektronik ditampilkan pada layar workstation dan diisi oleh operasi papan-ketik pemakai. Jika output-tercetak (hard-copy)dari sebuah formulirelektronikdiperlukan, itu dapat diakses dari database dan dihasilkandengan printer. Sistem formulirelektronik diperlihatkandalam Gambar 2.12. Perancang formulir membuat sebuah formulirelektronik,mengikutiprinsip-prinsipperancangan-formulir yang baik. Sebuah formulir pengembangan dapat ditampilkan secara simultan melaluijaringan untuk usulan dan persetujuan akhir. Pemakai meninjau formulirpada basis what-you-see-is-what-you-get(WYSIWIG).Jika formulir disetujuidan diselesaikan, formulir tersebut ditransmisikan ke mainframe untuk penyimpanan, kontrol, transmisi, dan pemrosesan. Mainframe dan kontrol perangkat lunak yang tepat memberikan keamanan (sekuritas)dan manajemen untuk semua formulir dan elemen pemrosesan formulir. Sistem manajemen formulir elektronik ini melacak dan menyimpan statistik dari penggunaan formulir dan melakukan proteksi terhadap library formulir melalui sebuah password hierarkikal. Proteksi password ini menjamin bahwa pekerja hanya akan menggunakan formulir yang dimaksudkan. Password juga melakukan proteksi terhadap elemen khusus dari formulir, seperti pengesahan tandatangan check, dari pemakai yang tidak layak.


/'

73

Fonn....

/

development

Mainframe Database

II~

I." .dl

IIII!!! 11111

111111111111

~'=i'

~ 7'~; '"'fo.-. .!,

~

. '~:,;

'-.t:;-_~_.

_".. - .'-~"."

_.

-.

,'"..".,..."".

~

Fonn library

,,,......

'

~

1.11111111111

r._~

~.

~

~

{Q~

.

,

'

''

Ld .

,

...

. .

=.

Requisition fonn

Customer order

Insurance policy

Medical claim

Laser printer

Laser printer

Laser primer

Laser printer

Gambar 2.12

Sistem formulir elektronik

Elemen pemrosesan~formulirdidistribusikanmelalui jaringan telekomunikasi ke kantor yang berjauhan letaknya (remote offices).Perubahan pada formulirdikendalikan dari pusat dan diperbaiki melaluisistem secara otomatis. Dengan sistem seperti

74


SISTEM INFORMASI

ini, perusahaan tidak perlu menghancurkan bergudang-gudang kertas formulir yang belum diisi jika terjadi suatu perubahan.

FormulirElektronikPintar FORMUURELEKTRONIK PINTAR(smart electronic forms) memperlihatkan pemakai bagaimana cara pengisian formulir, memberikan pesan dan instruksi online, melakukan perhitungan, dan mengirimkan data untuk pemrosesan tambahan. Berikut ini adalah beberapa contohnya: Mengarahkan Pemakai Formulir pintar mengarahkan pemakai dari kotak ke kotak dalam formulir, untuk menjamin bahwa tidak ada data yang tertinggal, dan pada waktu yang sarna mengisi field data tertentu secara otomatis. Ia juga mendefinisikan mode dan panjang dari tiap field data dan menolak data yang tidak valid. Pesan kesalahan muncul pada layar untuk memberitahu pemakai apa yang salah dan bagaimana memperbaiki kesalahan tersebut. Jika pemakai terbentur masalah, sebuah tombol-bantu memunculkan jendela-pesan dengan instruksi yang rind tentang apa yang dibutuhkan pada field data tersebut. Melaksanakan Perhitungan Formulir elektronik dapat diinstruksikan untuk menambah biaya total- pada daftar permohonan pesanan, misalnya. Pada pesanan penjualan, ia dapat menambahkan penjualan perorangan untuk total penjualan kator, menghitung pajak, mendapatkan potongan yang tepat, menghitung pembayaran penjualan bersih, dan menempatkan tiap item pada ruang yang tepat. Pada beberapa aplikasi, yang harus dilakukan pemakai hanyalah memasukkan kode pelanggan, banyak produk dan tipe produk yang dipesan. Formulir lalu memasukkan nama dan alamat pemakai, deskripsi produk, harga, perpanjangan, ongkos penanganan, pajak, dan total. Pengecekan Batas Perancang formulir dapat menetapkan batas pada sebuah field. Jika berat bersih dari sebuah van tidak boleh melebihi 48,000 pon, misalnya, setiap nilai yang lebih tinggi akan ditolak, dan sebuah jendela akan menampilkan pesan pembatasan secara otomatis.

MengkoordinasikanTugas Pemrosesan Formulir elektranik dapat mengimpor data ke dan mengekspor data dari aplikasi dan database lain. Ia dapat memicu kerja dari formulir lain. Sebagai contoh, mengisi sebuah pesanan pelanggan akan


75

memicu penyiapan fonnulir lain, seperti fonnulir pengiriman dan fonnulir tandaterima. Sistem juga dapat mengumpulkan elemen dari fonnulir lain. Sebagai contoh, untuk merangkai sebuah polis asuransi, data tertentu yang diasuransikan akan dimasukkan. Input ini secara otomatis mengakses semua elemen fonnulir yang dibutuhkan untuk menyelesaikan polis asuransi, dengan memanggilnya dari database.

Membandingkan Biaya Formulir Elektronik dan Formulir Kertas Membandingkan fonnulir elektronik dengan fonnulir kertas ada hubungannya dengan biaya terlihat dan biaya tersembunyi. Biaya terlihat dari fonnulir kertas adalah biaya keluar-dari-saku (out-of-pocket) untuk kertas, typesetting, artwork, dan pencetakan. Biaya juga diadakan jika fonnulir kertas membutuhkan tempat penyimpanan seluas ribuan kaki-persegi di gudang. Lebih jauh lagi, uang terikat pada persediaan besar yang berbentuk fonnulir kertas. (Pada fonnulir elektronik, hanya satu pola atau template fonnulir yang diperlu disimpan). Pada akhimya, biaya tersembunyi juga mempengaruhi bottom lines dari perusahaan. Beberapa biaya tersembunyi yang dapat dikurangi dengan menggunakan fonnulir elektronik adalah: Biaya Kehabisan Jika perusahaan kehabisan fonnulir kertas yang belum dipakai, operasi mungkin terhenti. Fonnulir elektronik tidak pemah habis. Pemasokan selalu sarna dengan pennintaan. Biaya Keusangan Formulir Kebutuhan berubah, hukum berubah, dan sekonyong-konyong banyak fonnulir kertas yang belum terpakai menjadi tidak berharga lagi. Fonnulir elektronik banyak mengurangi pemborosan seperti ini. Biaya Formulir yang Tidak Efisien Tekanan selalu timbul dalam menjaga sebuah fonnulir kertas seperti apa adanya, walaupun jika manfaat fonnulir tersebut tidak seperti yang diharapkan. Untuk membuat fonnulir baru membutuhkan uang, sehingga lebih baik membiarkannya seperti itu. Sebaliknya, fonnulir elektronik mudah direvisi untuk memenuhi perubahan kondisi, sehingga fonnulir yang dibutuhkan pemakai dapat diberikan secara tepat.

Biaya Penggunaan Formulir yang Salah Hukum Murphy untuk fonnulir adalah: Jika fonnulir yang salah dapat digunakan, maka (halitu)akan terjadi. Dengan fonnulir elektronik, kontrol akan menentukan: pemakai yang bagaimana yang meng-

76

PENGANTARPERANCANGANSISTEMINFORMASI

gunakan formulir, formulir yang mana yang mereka gunakan, dan digunakan untuk apa. Jika suatu formulir direvisi, formulir yang baru itulah yang harus digunakan oleh pekerja, karena yang lama tidak lagi tersedia. Penggunaan formulir dapat dibatasi untuk orang-orang atau departemen tertentu dengan kontrol password. Biaya Manajemen dan Penyelenggaraan Formulir Jika sebuah perusahaan menggunakan ribuan formulir yang berbeda, pengelolaannya adalah suatu tugas yang besar dan mahal. Dengan formulir elektronik, pembuatan, pengelolaan, pemrosesan dari tiap formulir dapat dibawa ke dalam sebuah sistem tunggal dan terpadu.

Biaya yang Disebabkan Batas Kecepatan Kertas Tiap proses dalam sebuah perusahaan berpokok pada batas kecepatan formulir kertas. Mengisi formulir elektronik memakan waktu yang lebih pendek. Biaya yang Berkaitan dengan Penanganan Data Dua-kali Dengan formulir kertas dokumen-sumber, satu orang mengisi formulir, lalu seorang lagi membaca data dari formulir tersebut dan memasukkannya ke dalam komputer. Formulir elektronik menghentikan langkah pemindahan ini, karena penangkapan data untuk formulir elektronik dan penangkapan data untuk pemrosesan komputer adalah langkah yang sarna.

Biaya yang Disebabkan oleh Float Data Float data adalah sebuah fungsi dari waktu. Merupakan hasil dari float kertas, waktu yang dipakai sebuah formulir kertas untuk berjalan dari titik A ke titik B. Formulir elektronik secara virtual mengeliminasifloat data, karena data dimasukkandan dikirimkansecara elektronik.

PERANCANCiAN FORMULIRELEKTRONIK Untuk merancang sebuah formulir yang akan mengambil data dari sebuah dokumen sumber, anda harus mengikuti format dari dokumen sumber. Dengan formulir elektronik, tidak diperlukan lagi dokumen sumber. Tetapi, beberapa petunjuk rancangan untuk formulir kertas dan pelengkap layar entri-datanya dapat juga diterapkan dalam perancangan formulir elektronik, kecuali bahwa anda tidak membuat singkatan untuk kapsion pada formulir elektronik. Pada bagian ini kami sajikan


77

petunjuk perancangan dapat digunakan secara khusus untuk formulir elektronik, walaupun subbagian dari rancangan fielddata dan rancangan pesan untuk formulir elektronik dapat juga digunakan untuk layar entri-data berbasis-dokumen-sumber.

Merancang field Data Field adalah komponen dasar dalam perancangan layar. Sebuah layar dapat terkomposisi dari hanya satu field atau diatas beberapa ratus field. Kapsion mengidentifikasi data yang terkandung dalam field data. field khusus tertentu, seperti judul, prompt, atau instruksi-instruksi, tidak membutuhkan kapsion; mereka kadang-kadang disebut label atau literal. Kondisi altematif yang umum dari field data adalah:

. {

. .

.

.

Fieldterproteksi tidak akan memperbolehkan pengetikan-data ke dalam field. Isi fieldhanya untuk pembacaan saja. Fieldyang tidak diproteksi memperbolehkan pengetikan-data kedalam field. Fieldnumerik hanya memperbolehkan pengetikan-data numerik (0 sampai 9, titik desimal, dan tanda minus) pada sebuah field yang tidak diproteksi. Jika digunakan dengan kondisi terproteksi, "auto skip" diaktifkan untuk menggerakan kursor melewatifield. Field alfanumerik memperbolehkan pemasukkan data alfanumerikke dalam fieldyang tidak diproteksi. Jika digunakan pada kondisiterproteksi, ia membutuhkan tabbing manual untuk memindahkan kursor melewatisebuah field. Intensitas normal menampilkan data pada intensitas normal.

.

Intensitas tinggi menampilkan data pada intesitas yang lebih-terang-darinormal.

.

Nondisplay berarti bahwa data seperti: nomor dan password pemakai dalam field, tidak terlihat pada layar.

Kondisi umum dari field data adalah sebagai berikut:

.

Data numerik tidak diproteksi, numerik, dan berintensitas tinggi

. .

Data alfanumeriktidak diproteksi, alfanumerikdan berintensitas normal. Data deskriptifdan tidak-dapat-diubahdiproteksi, alfanumerikdan berintensitas normal.

78


SISTEM INFORMASI

Mengatur Kapsion dan Field Data Ada dua pendekatan yang disarankan dalam pengaturan kapsion dan field data, seperti yang disajikan pada Gambar 2.13. Dengan Pendekatan 1, kapsion dan filed data, keduanya dibuat rata-kiri, dan sisakan satu buah spasi antara kapsion terpanjang dengan kolom field data. Dengan Pendekatan 2, field data dibuat rata-kiri dan kapsion dibuat rata-kanan terhadap field, dan sisakan satu spasi di antara tiap pasang field data dan kapsion. Kerugian dari Pendekatan 1 adalah titik awal kapsion biasanya terletak lebih jauh dari field data, dibandingkan dengan Pendekatan 2. Pencampuran beragam-panjang kapsion dapat menyebabkan beberapa kapsion dipindahkan jauh dari field data yang berkaitan, sehingga memperbesar pergerakan mata dan mungkin mempersulit pencocokan kapsion dengan field datanya secara akurat. Keuntungan dari Pendekatan 1 ialah kapsion rata-kiri umumnya memuaskan mata.

(1) Name:

(2)

Gambar 2.13

----

------

Age:

- __- ____

Department:

_ _ ___

Social Security number:

_ _

--

Name:_ _ _ SocialSecuritynum~ _ _ _ -- _ - -- -- - - Age:_ Department: _ _ _ _____ _ _

Pengaturan kapsion dan field dat;,t.


79

Kerugian dari Pendekatan 2 ialah kapsion tidak terlalu mudah dibaea seperti pada Pendekatan 1, karena sisi kiri dari kapsion tidak rata. Keuntungannya adalah kapsion selalu ditempatkan dekat dengan field data yang berkaitan, sehingga meminimisasi gerakan mata antara kapsion dan field data. Selain itu, layar dengan banyak kapsion biasanya mempunyai penampilan seimbang jika menggunakan Pendekatan 2. Karena fonnulir elektronik digunakan untuk menangkap data dan memasukkannya langsung ke dalam sistem, pembantu dan prompt penulisan sering diperlukan. Sebagai eontoh, lihat pembantu penulisan berikut: RATE (99.99): ENTRY (DR, CR) : DATE

(MMDDYY):

-----

_ _/_ _/_ _

Prompt adalah instruksi kepada pemakai tentang bagaimana bekerja dengan layar yang tersaji. Mereka serupa dengan instruksi pada fonnulir kertas. Prompting message harus ditulis dalam huruf keeil dan ditempatkan tepat sebelum bagian layar yang diberi pesan. Sebagai eontoh, lihat prompt berikut ini: (Fill in the following if the lessee is an owner-operator) TRUCK NUMBER: - - -MODEL: LEASE

DATE:

_ _/_ _/_ _

Untuk judullayar entri-clata berbasis-dokumen-sumber, gunakan tiga spasi untuk indentasi/masukan. Untuk judullayar entri-clata fonnulir elektronik, tempatkan judulpasal pada sebuah baris di atas field layar yang berkaitan, dan beri indentasi pada kapsion minimum lima spasi dari awal tiap judul. Dan juga, eja sepenuhnya dalam huruf besar, dan tampilkan dalam intensitas nonnal. Sebagai eontoh, lihat berikut ini: CLASSIFICATION xxxxxFRESHMAN: - - -SOPHOMORE: - - -JUNIOR: - - -SENIOR: - - --

atau CLASSIFICATION FRESHMAN:

- - --

80


xxxxxSOPHOMORE:

- - --

JUNIOR: SENIOR: -

- --

- --

Untuk judul-subpasaldan judul-baris,lihat contoh berikut ini: TRUCKSx»xxxCABOVER:

xxxCONVENTIONAL:

atau CARSx»xxxFOUR-DOOR: CONVERTIBLE:

xxxTWO-DOOR:

_ _ SPORTS:

atau COMPUTER PERIPHERALS PRINTERSx»xxxLASER: DOT-MATRIX: xxxxxSECONDARY STORAGEx»xxxMAG TAPE: MAG DISK:

DAISYWHEEL: LINE: CD-ROM: DAT:

Dua contoh pada petunjuk perancangan terdahulu diberikan pada Gambar 2.14. Contoh yang atas adalah bagian dari sebuah formulir permohonan kerja. Contoh yang bawah adalah sebuah formulir pesanan. Pada kedua contoh tersebut, kapsion dan field data adalah rata-kiri. Pendekatan altematif adalah membuat kapsion ratakanan terhadap fielddata rata-kiri. Merancang Pesan pada-Layar Sebuah sistem berkomunikasi dengan pemakai melalui berbagai jenis pesan, yang terdiri dari:

. .

Prompt

.

Pesan Diagnosa Pesan Informasi

.

Pesan Status


-JB~ Job Applicati<m

Applicant Name:

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Birthdatedate:_ _ _ _ _ _ _ MaritalstabJs: _ Teleph<me:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Sex:

Address:______________ !:II Position appl if!ed for;

Cobol: _ Analysis: _

Programming» Systems »

Fortran:_ ~ign._

Basic:

-ORFM ...

Order Fonn

Customer Nam~ Address:

City:

__ _ _

TcieplAone:__

_

______________-------

_._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

___ _ _ _ _

Quantll)

---..-

_ - - - - - - ~

_ _ _

<- - - - - - - - - ItemItem No

_ _ _ _ _ _ State:_ _

Size

---....

----

_

_

Description

--------

PO Number:

ZIP:_ _ _ _ _ _- _ _ __

1:1

<- - Pricing- ~ Price

---------------

mal

----

------Handling; _ _ _ _ Tax: _ _ _ _ Grandtotal:_ _ _ _

Creditcard Type: Number: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Expirati<m date:_ _ 1_ _ I _ _

Gambar 2.14

Contoh formulir elektronik.

81

82


SISTEM INFORMASI

Seluruh pesan harus sederhana dan jelas dan dapat-digunakan segera. Mereka harus aktif, tidak menakut-nakuti, tidak merendahkan, dan tidak menghukum. Petunjuk berikut ini akan mengarahkan pada perancangan pesan yang tepat: 1 Gunakan kata-kata yang sederhana, mudah dimengerti dan pemyataan singkat yang memperjelas komunikasi. Tidak dapat diterima, jika pemakai harus selalu membuka referensi manual untuk menterjemahkan suatu pesan. 2 Gunakan pemyataan positif. Sebagai contoh, "Masukkan kode debet atau kredit sebelum memperbarui piutang" lebih memberikan arti daripada "Jangan mencoba untuk memperbarui piutang sebelum memasukkan kode debet atau kredit." 3

4

Gunakan kalimat aktif, karena lebih mudah dimengerti daripada kalimat pasif. Sebagai contoh, "Gambar sebuah blok proses dengan memilih PROCESS" lebih mudah dimengerti daripada "Blok proses digambar dengan memilih PROCESS. " Gunakan teknik pengambilan-perhatian seperti berikut ini:

. . . . . .

Menambahkanpenekananpada beberapatingkat Memberi-tandadengan menggarisbawahi,melingkupinyadengan sebuahkotak,atau menggunakanbulletsdan asterisks. Memasukkanbeberapaukurandan hurufkarakter. Membuatberkedip(dengankursonatau penanda) Menerapkankodewama Menginstalnada atau suarauntukumpan-baliktertentu

Akan tetapi, menggunakan terlalu banyak teknik pengambilan-perhatian ini, dapat mengurangi keefektifan mereka dan menciptakan layar yang membingungkan. Pemula membutuhkan instruksi-instruksi sederhana, yang terorganisir secara logik, yang memberi petunjuk bagi tindakan mereka. Dengan pemakai ahli, pemberian penekanan yang halus dan penempatan logikal biasanya sudah mencukupi. Cara lain untuk mendapatkan perhatian adalah menggunakan tampilan pesan kesalahan. Pertama, pesan kesalahan harus menarik perhatian pemakai. Kedua, pesan tersebut harus memberikan instruksi untuk memperbaiki kesalahan. Jangan hanya melaporkan masalah dengan sebuah pesan negatif COBA LAGI, KESALAHAN SINTAKS, atau TIDAK SAH. Tetapi, rancanglah pesan yang informatif dan positif, seperti

MERANCANGINPUT SISTEM

5

6

7

8

9

83

RENTANGPIUHAN ANDAADAlAH 1 SAMPAI5, GUNAKANFORMAT MMIDDIVY, atau DITEMUKANTANDA KURUNG KIRIYANG TIDAK COCOK. Pesan dari sistem kepada pemakai harus menunjukkan bahwa pemakailah yang berkuasa. Pesan harus sopan, positif dalam nada, dan tidak menakutnakuti. Jangan gunakan peringatan atau bentuk-perintah, seperti SALAH, TIDAK BERLAKU,MASUKKANDATA, TIDAKSAH, dan GAGALKAN. Tetapi, gunakan pesan yang membantu seperti SlAP UNTUK PERINTAH ANDA. Kesan bahwa komputer dapat berpikir, mengetahui, merasa, atau mengerti harus dikurangi, jika tidak ditinggalkan seluruhnya. Semua orang tahu itu adalah penipuan, dan setelah mengalaminya beberapa kali, kesan itu akan menipis. Rancang pesan yang tidak banyak obrolan, dan hindari penilaian yang dangkallbasa-basi, seperti "Anda bekerja sangat baik. Pertahankan prestasi kerja anda." Urutkan kata secara kronologis atau sesuai dengan urutan kejadian yang tepat. Sebuah prompt harus menyatakan, "Tunjukkan bill of material dan masukkan nomor item," daripada "Masukkannomor item setelah menunjukkan billof material." Hindari kata yang sedikitberdialektertentu atau istilahyang terlalu-komputer. Walaupun tidak selalu buruk, beberapa kata dapat membangkitkan frustrasi pemakai dan harus dihindarkan. Beberapa anjuran adalah: Hindari

Gunakan

Abend

Cancel, End, Stop -

Abort

Cancel, End, Stop

Boot

Start, Run

Execute

Complete

Hit

-Depress, Press

Key

Enter, Type

Return Key

Enter, Transmit

Terminate

End, Exit, Quit

-

84


SISTEM INFORMASI

MEMASUKKAN DATASECARALANCiSUNCi Komponan perangkat keras yang biasanya digunakan untuk memasukkan data kedalam formuliradalah papan-ketik (keyboard)Papan-ketik mudah menyebar dalam sistem informasi. Akan tetapi, entri dari papan-ketik bergantung pada kemampuan dan usaha manusia, sehingga bukan selalu cara yang paling efisien dan akurat untuk memasukkan data. ENTRIlANGSUNG (direct entry), kadang-kadangditunjukkansebagai otomatisasi sumber data, adalah sebuah cara memasukkan data, di mana tidak dibutuhkan orang untuk membaca dokumen sumber atau mengisi formulir elektronik. Entri-langsung menciptakan data yang dapat-diproses-komputer langsung dari kertas atau media komputer atau memasukkannya langsung ke dalam central prosesing unit (CPU), sehingga menambah efisiensiinput dan mengurangi kemungkinan pembuatan kesalahan, seperti yang mungkin terjadi dalam proses pengetikan-data. Perangkat Entri-Langsung Beberapa perangkat entri-langsung yang sudah populer akan disajikan berikut. Karakteristik utama dari perangkat ini adalah mereka dapat memasukkan data secara langsung ke komputer. Magnetic Ink Character Recognition (MICR) Perangkat ini membaca karakter yang dibuat dengan menggunakan tinta yang mengandung partikel magnetik. Karakter ini dicetak pada bagian bawah dari sebuah cek atau dokumen. MICR memudahkan pemrosesan trilyunan cek pada industri perbankan.

Optical Character Recognition Beberapa perangkat OCR dapat membaca baik karakter cetakan maupun tulisantangan. Mereka menggunakan sel-selfotoelektris untuk mengenali karakter. Sekali saja karakter dijejakkanpada sebuah dokumen, seperti label harga eceran, tanda terima kas register, tagihan keperluan, tagihan telepon, dan berbagai dokumen teks, mereka tidak perlu diketik lagi untuk dientri ke dalam komputer. Perangkat lunak OCR saat ini dapat mengenali berbagai ukuran dan jenis huruf, menangani penyusunan teks, dan memberi tanda pada karakter yang tidak dikenal. Tetapi, perangkat lunak OCR tidak 100 persen akurat, serta mungkin ada kesalahan konversi dan karakter yang tidak dikenal OCR. Walaupun mempunyai keterbatasan,


85

perangkat OCR sering lebih efektif-biayadibandingkan pegetikan-kembalidata secara manual, khususnya teks dalam jumlah besar, unij..tkpemrosesan komputer. Optical Mark Recognition (OMR) Kadang-kadang disebut "penginderaan tanda," Perangkat OMR mengindera kehadiran atau ketidakhadiran sebuah tanda. Beraneka-ragam tanda dapat dibaca, termasuk tanda yang dibuat oleh printer komputer, pensil keras atau lembut, dan mesin-ketikkhusus. Kegunaan yang khas dari perangkat OMR adalah memberi penilaian pada lembar jawaban untuk pertanyaan pilihan-ganda. Digitizer Perangkat ini mengkonversikan sebuah citra seperti fotograf, peta, atau bagan ke dalam data digital. Data digitallalu dapat disimpan dalam sebuah komputer, diproses, dan ditampilkan di layar, atau dicetak di kertas. Beberapa perusahaan perkayuan yang besar mengambil foto udara dari tanah perkayuan mereka dan men-digitasi data tersebut ke dalam media penyimpanan komputer yang membantu mendukung aplikasi pengendalian persediaan. Image Scanners Perangkat ini mengenali karakter yang diketik atau citra secara otomatis dan mengkonversikan mereka ke dalam sinyal elektronik yang dapat disimpan dan diproses oleh komputer. Proses image scanning, kadang-kadang disebut pemetaan bit (bit mapping), dapat mengenali huruf-huruf yang berbeda dengan melakukan scanning tiap karakter menggunakan cahaya dan memisahkannya ke dalam dot-dot (titik-titik) yang terang dan gelap, yang lalu dikonversikan ke dalam data digital. Banyak £irma, seperti perusahaan akunting, hukum, dan asuransi, menggunakan image scanner untuk menyimpan ribuan dokumen. Point-oj-Sale (POS) Devices Kadang-kadang disebut terminal P~S, perangkat ini menangkap data ketika transaksi penjualan berlangsung. Terminal P~S pada beberapa toko menggunakan tongkat pembaca dan holographic scanners untuk membaca dan merekam kode produk. Terminal ini biasanya dihubungkan ke pusat komputer yang melaksanakan pengolahan untuk keseluruhan jaringan toko. Komputer secara otomatis memberitahukan terminal P~S berapa harga barang; terminal lalu mencetak harga dan nama produk pada kwitansi pelanggan. Dua kode dasar (kadang-kadang disebut kode bar) yang dibaca oleh terminal P~S adalah Universal

Product Code dan Code 39.

86


Automatic Teller Machines (ATMs) Ini adalah bentuk khusus dari perangkat POS; "point of action" (POA)mungkin merupakan kata yang lebih deskriptif. ATM memperbolehkan pemakai, kapan saja ia sempat, untuk membuat deposit, membayar pinjaman, meminjam uang, dan menarik dana terhadap kartu kredit bank. Beberapa bank menggunakan kartu pintar, yang terlihat seperti kartu kredit biasa tetapi mengandung mikroprosesor kecil. Ketika kartu diletakkan pada alat pembaca kartu ATM, pemakai memasukkan nomor identifikasi pribadi (PIN - personal identificationnumbers). Jika PINyang salah dimasukkantiga kaliberturut-turut,kartu secara otomatis dihancurkan. ATM menghapus program dan data yang menyertainya. Keistimewaan sekuritas ini membuat kartu pintar menjadi lebih aman untuk dibawa dibandingkan kartu kredit biasa.

Mouse Ini adalah perangkat digerakkan-tangan yang mengendalikan posisi kursor pada layar video. Mouse dapat digambarkan sebagai sebuah kotak dengan tomboltombol pada bagian atas dan sebuah bola pada bagian bawah. Mouse diletakkan pada permukaan datar dengan tangan pemakai di atasnya. Jika pemakai menggerakkan kotak tersebut, bola juga bergerak, mengakibatkan kursor bergerak dengan kelakuan yang bersesuaian dilayar. Jika kursor telah digerakkan ke opsi atau instruksi yang diinginkan, satu dari tombol kendali di-klik, menyebabkan sistem memasukkan sebuah nilai atau melaksanakan tugas tertentu. Entri semacam ini kadang-kadang disebut dengan point-and-click.

Voice Recognition Perangkat ini menciptakan sebuah antarmuka natural antara pemakai dengan sistem, sehingga mewakili kecanggihan dalam entri-data untuk aplikasi di mana tangan pemakai sedang dipergunakan. Kebanyakan perangkat pengenalan suara (voice recognition) adalah tergantung pada pembicara, yang berarti, tiap pemakai harus melatih sistem untuk mengenali pola suara mereka. Katakata, ucapan, dan angka-angka diulangi tiga kali atau lebih, di-digitasi, dan disimpan sebagai data di disk. Perangkat tergantung-pada-pembicara biasanya digunakan oleh pedagang komoditi, inspektur pengawasan kualitas di pabrik, dan petugas bagasi di bandar udara. Perangkat pengenalan suara yang tidak-tergantung-pembicara yaitu, perangkat yang dapat mengenali kata-kata yang sarna, yang diucapkan oleh orang-orang yang berbeda - adalah sangat langka. Sulit untuk mengembangkan perangkat pengenalan suara untuk mengenali perkataan yang bersahutan, karena kebanyakan orang mengucapkan kata-kata secara bersamaan.


87

Document Image Processing Dari bisnis orang Amerika saja, dihasilkan hampir 1 bilyun halaman kertas pertahun, cukup untuk menyelimuti bumi dengan banyak halaman tak terpakai. Untuk mengisi lemari file empat-Iaci dibutuhkan biaya sekitar $25.000 dan $2160 lagi untuk memelihara lemari tersebut selama satu tahun. Sekitar 3 persen dari seluruh dokumen tersebut tidak disimpan dengan benar atau hilang, dan biaya rata-rata untuk menyelamatkan sebuah dokumen sekitar $120. Akhimya, waktu yang dihabiskan pemakai untuk menunggu sebuah dokumen ditemukan, rata-rata empat minggu per tahun. Teknologi"yang digunakan untuk mengelola dokumen secara lebih efisien dan mencapai kantor yang hampir tanpa-kertas disebut sebagai DOCUMENTIMAGE PROCESSING(DIP). Komponen dari sistem DIP adalah:

.

Scanners

.

Penyimpananpada Mediaoptik

.

Server

.

Output melaluisebuah video displayterminal, printer, atau faks.

Sistem DIP mungkin untuk pemakai tunggal atau bagian dari sebuah jaringan. Pada sebuah jaringan, tiap pemakai boleh mempunyai tujuan yang berbeda untuk mengakses sebuah dokumen. Lebih jauh lagi, tidak seperti sistem berbasis-kertas, sistem DIP memungkinkan sebuah dokumen diakses oleh lebih dari satu orang pada tiap saat. Untuk memperoleh pengertian tentang bagaimana pengolahan citra dokumen (DIP) bekerja dan apa keuntungan yang diperoleh, tinjau kasus berikut:

DIP pada Worldwide

Airlines

Worldwide adalah sebuah perusahaan penerbangan yang menghadapi krisis kertas. Setiap pesanan pembelian dan perbaikan, yang jumlahnya 80,000 pesanan tiap tahun, membutuhkan sepuluh dokumen pendukung. Sebagai tambahan, seluruh dokumen ini harus disimpan selama dua tahun sebelum ditranser ke mikrofilm pada arsip umum perusahaan. Jutaan dokumen kertas disimpan dalam lemari file otomatis yang besar. Pada hari rata-rata, 3000 dokumen harus ditemukan dan didapatkan kembali, men-

gakibatkan kerugian banyak jam kerja pegawai.

88


SISTEM INFORMASI

Manajemen menjadi frustasi terhadap ketidakmampuan untuk memadukan informasi yang disimpan secara elektronik dengan kertas-kerja dan terhadap kenyataan bahwa dokumen kertas hanya dapat diakses oleh satu orang pada satu waktu. Setelah mengadakan analisis yang cukup besar, sebuah regu sistem menginstalasi sebuah sistem DIP, seperti yang diperlihatkan pada Gambar 2.15. Tiap dokumen di-scan oleh seorang operator, yang nantinya memasukkan indeks yang tepat untuk tipe dokumen tersebut, menyediakan nomor pesanan, nomor item, dan nomor file. Perangkat lunak DIP juga memberi stempel hari dan tanggal pada tiap dokumen. Setelah tugas input ini diselesaikan, citra dokumen ditransfer ke optical disks yang terletak dalam sebuah optical jukebox. Pemakai di seluruh jaringan memiliki akses real-time ke dokumen, Dokumen berganda dapat ditampilkan pada layar, diskala, diputar (perlu jika dokumen di-scan terbalik), di-zoom terhadap bagian tertentu, dan dicetak jika diinginkan.

Server

Paper document Dedicated document input workstation

Optical jukebox

om om I

DID Scanner for document input

~

---Printer

Gambar 2.15

Sistem document image processing (DIP).


89

MERANCANCi .KODEYANCiMEWAKILIDATA KODE,juga disebut nomor akun, identifier,dan kund, biasanya mewakilisebuah item yang dimasukkan ke dalam sebuah formuliruntuk mengidentifikasiitem tertentu atau untuk menandakan semacam pemrosesan. Sebagai contoh, sebuah bilangan seperti 45761 secara unik mengidentifikasipelanggan tertentu. Kode potongan A berarti bahwa pesanan pelanggan dikena~potongan 10 persen. Atau kode pegawai 32 berarti orang tersebut adalah tukang las pada departemen perakitan (yaitu, 3 = tukang las dan 2 = departemen perakitan). Kode mewakilisebuah elemen yang sangat penting yang digunakan untuk mengklasifikasidan mengidentifikasiorang, sumberdaya, dokumen, akun, formulir, kejadian, dan transaksi ke dalam kelompok tertentu dan untuk membedakan item ini dalam kelompok. Kode terdiri dari berikut ini:

.

Angka

. Huruf

. . . .

Karakter khusus

Simbol Wama Bunyi

Petunjuk Umum

Cukup banyak pemikiran yang harus dimasukkan ke dalam rancangan kode jika ditujukan untuk memenuhi beragam pemakai. Petunjuk berikut ini harus diingat dalam merancang kode. 1 Rancangan kode harus fleksibel untuk mengakomodasi perubahan kebutuhan. Struktur kode tidak dapat selaludiubah setiap beberapa bulan, karena sangat membingungkan dan biayanya sangat mahal. Struktur kode tidak boleh terlalu luas, sehingga bagian tersebut tidak akan digunakan dalam beberapa tahun mendatang. 2 Standardisasi prosedur harus disusun untuk mengurangi kebingungan dan kesalahan interpretasi dari orang yang bekerja dengan kode tersebut. Beberapa prosedur yang dapat distandardisasi dengan mudah pada banyak sistem adalah berikut:

90


.

3

4

5

SISTEM INFORMASI

Pengeliminasian karakter yang serupa dalam penampilan. Sebagai contoh, huruf 0, Z, I, S, dan V mungkindikelirukandengan masingmasing digit 0, 2, 1, 5 dan huruf U. . Hari dan minggu harus diberi nomor. Sebagai contoh, hari diberi nomor 1 sampai 7 dan minggu diberi nomor secara berurut dimulai dari awal periode keuangan. . Penggunaan waktu 24-jam mengurangi kekeliruan mengenai AMIPM. . Tanggal harus dirancang dengan digit-digityang menggunakan bentuk "Tahun Bulan Hari" YYMMDD(misalnya18 September 1992, menjadi 920918). Bentuk MMDDYVjuga banyak disukai. Tetapi, bagian YV dari bentuk tersebut harus diperluas menjadi YYYY, seperti dijelaskannanti. Untuk 100 tahun pertama, bentuk YVMMDO, DDMMYV, atau MMODYVbekerja cukup baik. Jika kita mencapai tahun 2000, field data akan mengurut ke posisi sebelum 1901, bukan setelah 1999 yang seharusnya. Alasan untuk ini adalah kita hanya mengurutkan dua byte terakhir dari data. Tahun 2000 adalah 00 dan 1901 adalah 01. Karena itu sistem yang baru harus menggunakan empat byte penuh untuk penanggalan: YYYYMMDO,ODMMYYYY,atau MMDDYYYY.Sebaliknya sistem yang menggunakan bentuk YV akan membutuhkan usaha pemrograman-kembali yang cukup besar sebagai persiapan untuk tahun 2000. Jika mungkin, huruf yang berbunyi sarna harus dihindarkan (misalnya, B, C, 0, G, P, dan T , atau huruf-huruf M dan N). Pada kode alfabetik atau porsi kode-kode yang mempunyai tiga atau lebih karakter alfabetik yang berurutan, penggunaan huruf hidup (A, I, E, 0, dan U) harus dijauhi untuk menghindari ketidaksengajaan pembentukan kata-kata bahasa Inggris yang dapat dikenali. Susunan (layout)dari kode itu sendiri harus mempunyai bagian yang sarna panjangnya. Sebagai contoh, sebuah bagan dari kode akun harus dibaca 001-199 (untuk harta) bukan 1-199. Kode-kode yang lebih p~jang dari empat karakter alfabetikatau lima karakter numerik hams dibagike dalam segmen lebih kecU(kadang-kadangdisebut "chunking")untuk tujuan mengandalkan daya ingat dan daya rekam manusia. Bagi manusia, 702-496-1358 lebih mudah diingat dan lebih akurat direkam dibandingkan 7024961358.


91

Struktur Kode

Kode biasanya diklasifikasikanberdasarkan pengaturan simbolyang digunakan untuk mengidentifikasikelompok darimana item yang dikodekan tersebut berasal. Struktur tersebut adalah:

.

Sekuens

. Blok . Grup Kode Sekuens

Item diberi nomor secara berurutan, seperti cek, pesanan pembelian, dan faktur. Kode ini membantu mengkontrol pemberian dan penggunaan dokumen. Kode berurut dapat juga digunakan untuk mengidentifikasiitem yang unik dalam database. Nomor persedian item atau kode identifikasipegawai, misalnya, harus mengidentifikasikan satu dan hanya satu item persediaan atau pegawai. KODESEKUENS (sequence code) dapat mengidentifikasisejumlah tidak terbatas item dalam digit paling sedikit. Item yang baru diberi nomor selanjutnya dalam urutan. Kerugian utama dari kode sekuens adalah bahwa mereka hanya memberitahu urutan keberapa suatu item muncul dalam suatu rangkaian. Kode Ilok Blok nomor diberikan kepada tiap blok item, seperti kelompok akun yang diperlihatkan KODE BLOK(block code) berikut: 1000-1999Harta

2000-2299 2300-2399 3400-3415 4420-4999 5410-5999 7490-9999

1000-1049 Kas 1050-1079 Piutang 1080-1089 Persediaan 1090-1099 pra-pembayaran 1100-1149 Harta tetap 1150-1199 Investasi Kewajiban Saham modal dan Laba ditahan Penjualan pengeluaran manufaktur Pengeluaran pemasaran Pengeluaran administrasi

92


SISTEM INFORMASI

Dalam tiap blok nomor, akun diatur berdasarkan urutan penggunaan mereka dalam menyiapkan laporan keuangan. Nomor yang belum diberikan disimpan untuk kemungkinan penambahan akun baru pada masa datang. Kode Cirup Sebuah KODEGRUP(group code) diatur sedemikian sehingga interpretasi dari tiap simbol yang berurutan bergantung pada nilai dari simbol-simbol yang mendahuluinya, seperti yang diperlihatkan pada Gambar 2.16(a). Kode blok, seperti yang digambarkan pada subbagian sebelumnya, dapat diperluas untuk membentuk kode grup. Sebagai contoh, nomor akun buku-besar (general ledger) konvensional dapat dikombinasikan dengan nomor lain untuk membentuk kode grup, seperti yang diperlihatkan pada Gambar 2. 16(b). Keuntungan dari kode grup adalah: .

.

Mereka dapat menangkap informasi lebih dari tipe kode yang lain.

Pemakai dapat lebih mudah mengingatnya karena penempatan posisi yang konsisten. xxx-xxx-xx-xx-xx Tipe produk utama (mis.: valve) Subkategori (mis.: 2" check valve) Gudang di mana produk ditempatka Baris di mana produk ditempatka Rak di mana produk ditempatka

IJ

(a) Kode Grup

xxxx-xx-xx-xxx Nomor akun Divisi

T

Departemen Otorisasi transaksi (b) Kode blok

Gambar 2.16 (a) Kode grup (b) Kode blok yang diperluas untuk digunakan sebagaikode grup.


. .

93

Pengurutandan pengambilankembalidengan komputerlebihmudahdilaksanakan. Kategoridapat diperluasdenganmudah.

Kerugiannya adalah:

. .

Kodegrup menjadicukuppanjang. Pemeliharaanmenjadisulitketikadibuatcukupbanyakperubahan.

Kode-kode Spesial Jenis kode spesial yang digunakan untuk mengklasifikasikanitem dan menaikkan efisiensidalam pengolahan dan pengidentifikasianadalah:

. .

Kodebar Kodewama

KodeBar Kemampuan untuk menangkap sebuah transaksi atau kejadian pada saat terjadi adalah satu dari beberapa atribut yang paling kuat dari sebuah sistem informasi. Sebagai contoh, KODEBAR(bar code) digunakan dalam industri eceran memungkinkan penata-pajang untuk melakukantugas-tugasberikut: . Menginstalasiperangkat pOint-of-sale(POS), yang mengurangi waktu pintubayar . Menaikkan pengendalian persediaan . MenghilangkankejJerluanpenandaan harga pada item individual . Memperbaikialokasi sumberdayadan rak . Mengurangi probabilitas kesalahan manusia, pencurian, dan penipuan melalui manipulasikas register . Menghasilkan rentang informasi tepat-waktu yang luas untuk beragam pemakai. Terdapat banyak aplikasiyang efektifdari kode bar pada area yang lain. Sebagai contoh, pegawai pengendalian-material menggunakan label dan scanner kode-bar dalam sistem pengendalian penjadwalan produksi secara terpadu dan on-line. Tiap

94


SISTEM INFORMASI

wakil dari kode bar dikaitkan dengan komponen dan subperakitan tertentu. Ini diawasi pada saat mereka melalui produksi. Label kode-bar mengandung kode mnemonik dan kode wama (mis. merah berarti casis, biru berarti blok motor) untuk pembacaan dan pengidentifikasian oleh manusia. Sistem seperti itu memberikan penghitungan dan pengendalial bahan yang akurat. la juga memungkinkan pelaksanaan, penjadwalan, dan penjejakan informasiyang tepat waktu. Kode Warna Untuk pengolahan manual, KODEWARNA(color code) digunakan untuk membantu mengidentifikasi rekord kertas dengan cepat. Aplikasi memasukkan penggunaan wama ke file berdasarkan tahun, berdasarkan departemen, berdasarkan proyek, berdasarkan penggunaan akunting, dan seterusnya. Wama berdasarkan tahun (mis., 10 strip wama, satu untuk digit terakhir dalam tiap tahun) mempercepat transfer data ke file yang tidak aktif dan membantu menghindari kesalahan pengarsipan data satu-tahun dengan yang lain. Wama berdasarkan departemen membantu menghindari kesalahan arah dari informasi. Wama berdasarkan kegunaan akunting membantu untuk memisahkan informasi berdasarkan fungsi. Wama-wama juga digunakan untuk urutan pengarsipan. Pada sistem semacam ini, wama yang berbeda diberikan ke tiap digit, 0 sampai 9. Pengkodean wama untuk pengarsipan alfabetik juga sarna mudahnya. Kelompok huruf diberikan wama tertentu. Sebagai contoh, dalam kantor seorang dokter, pengarsipan alfabetik mungkin berguna untuk menghilangkan keperluan indeks referensi-silang. Beragam sistem kode-wama yang sederhana tersedia saat ini untuk pengarsipan alfabetik.

PERANCANCiANMENU UNTUKPEMASUKANDATA Antarmuka berdasar-MENU memungkinkan pemakai membuat pilihan yang diinginkan dari sekumpulan pilihan. Para pemakai sering lupa, sehingga tampilan pilihan memperbesar memori pemakai dan memungkinkan mereka memasukkan perintah atau data secara cepat melalui pemilihan. Antarmuka menu meminimisasi jumlah data yang harus dimasukkan. Mereka sangat cocok terutama untuk pemakai pemula dan pemakai tak-tetap. Akan tetapi, menu dapat menjadi sangat membosankan bagi pemakai ahli, dan dapat memperlambat keseluruhan operasi karena beberapa metoda pemilihan yang berpanjang-Iebar dan bertahap-Iambat.

.

n_..

___ _U.._


95

Jika menu akan digunakan berulang-ulang oleh pemakai ahli, opsi jalur-cepat harus disediakan. Opsi ini memperbolehkan pemakai ahli untuk memintas sebagian besar atau seluruh menu dan prompt, dan hanya memasukkan data yang diperlukan. Sistem yang mengkombinasikan opsi tutorial prompting penuh dan opsi jalur-cepat dapat memberikan pendekatan terbaik terhadap kedua jenis pemakai. Contoh prompt misalnya: Untuk mode tutorial biasa, silahkan tekan transmit.

. .

Untuk mode jalur-cepat, silahkan masukkan ID-pemakaidan nomor laporan.

Prinsip Umum Seperti kapsion pada layar lain, kapsion menu harus singkat dan penuh arti. Untuk menu berlayar penuh, pilihan harus rata-kiri, diatur ke dalam kolom, dan ditempatkan pada tengah layar. Jika menu dimasukkan juga pada layar lain, tempatkan menu pada lokasi yang sarna pada tiap layar, dan bedakan menu dengan sisa layar yang lain dengan melingkunginya dengan sebuah kotak atau menyiapkannya pada sebuah garis horizontal. Lihat Gambar 2.17. Urutkan daftar opsi altematif berdasarkan urutan natural mereka, jika itu dapat dilakukan. Untuk daftar dengan jumlah opsi yang sedikit (tujuh atau kurang), urutkan berdasarkan frekuensi terjadinya atau kepentingannya. Daftar opsi yang panjang atau pendek yang tidak mempunyai pola atau frekuensi yang jelas diurutkan secara alfabetis. Kapsion item mungkin dapat diidentifikasi dengan kode ordinal atau kode mnemonik atau tidak diidentifikasi. Lihat Gambar 2.18. Tidak disarankan untuk menggunakan kode berhuruf non-mnemonik, karena kode ordinal bemomor dapat lebih cepat dicari. Sebaliknya, kode berhuruf mnemonik dapat dicari jauh lebih cepat dibandingkan dengan kode ordinal numerik. Karena itu, disarankan untuk menggunakan kode mnemonik kapan saja memungkinkan. Metode pemilihan yang umum adalah:

. Keying(pengetikan) . Pointing(penunjukan) . Touching(sentuhan) . VoiceInput(inputsuara) Untukfieldpemilihantunggal,tempatkanfieldpemilihanlangsungdi bawahkolom kode altematif(ataukolompertamadalamlayarmenuberkolom-ganda).Identifikasi

------._------

96


SISTEM INFORMASI

ACCESS COPY DELETE DISPLAY EDIT EXIT

Menu as complete screen

or

ACCESS COPY DELETE DISPLAY EDIT EXIT

ACCESS COpy DELETE DISPLAY EDIT EXIT

Menu on other screen

Gambar 2.17

Pengaturan dan penempatan kapsion.

field terse but dengan sebuah kapsion yang unik dan deskriptif seperti SELEKSI atau PIUHAN, dan pisahkan daTi field pilihan dengan sebuah kolon (': ') dan spasi. 9xxNERACA lOxxIKHTISAR

LABA-RUGI

PILlHAN:x

Pada field seleksi berganda, pemakai layar menggerakkan kursor ke field seleksi yang bersesuaian dengan sebuah item dan nilai kunci untuk menandakan pilihannya.


1 12. 3 4 5 6

ACCESS COPY DELBTE DISPLAY BDIT PRINT

AC CO DB DI ED PR

12

BXIT

BX

97

J>ISPLA1'f BDIT PRINT

. .BXIT

Ordinal identification

Mnemonic

identification

I::;ACCBSS 2:=COPY 3=DELBTE 4=DISPLAX

a ACCBSS COPY DELBTE DISJ't,Ay' BDlT

or

I=ACCBSS 2=COPT 3=DBLBTE 4=DISPLA Y Ordinal identification

for

No identification

space conservation

Gambar 2.18

Metode identifikasi kapsion item.

xxlxxLAPORAN 2 LAPORAN 3

MATERIAL LANGSUNG PEKERJA LANGSUNG

LAPORAN BIAYA UMUM MANUFAKTUR

Untuk daftar yang sedikit(tujuhatau kurang),metode ini cukup efisien.Tetapi, ketika jumlah item pada layar menu bertambah, metode ini menjadi kurang efisien karena kursor harus digerakkan lebihjauh.

98


SISTEM INFORMASI

Menu yang dilekatkan memungkinkan pemakai untuk memilih sebuah item dalam konteks. Kapsion item dipilih dengan menggerakkan boks selektor atau kursor ke kapsion yang diterangi dan meng"klik"nya. Versi layar-sentuh memungkinkan pemilihan dengan menyentuh kapsion yang diterangi. Contoh berikut: Menu ini mendemostrasikan sebuah DIAGRAM ARUS DATA untuk analisis

sistem dan sebuah BAGAN STRUKTURdan PSEUDOKODuntuk rancangan rinci. Sebelum .... Untuk mengakses item yang diberi penebalan atau yang diterangi, pemakai menggerakkan kursor ke kata pertama, klik atau hanya dengan menunjuknya saja.

Metode pemilihan dengan menunjukdan dengan suara menghilangkan kebutuhan pengetikan. Pemakai hanya menunjuk ke pilihan atau memberi sebuah perintah suara, seperti DELETE,PRINT, atau EXIT.Keuntungan dari pemilihan suara adalah tangan dan mata pemakai bebas untuk melakukantugas lain. Membual Menu dengan MenggunakanVisual, Senluhandan Isyaral Suara Pertimbangan yang vital dari antarmuka pemakai/sistem adalah seberapa baik pemakai dapat berinteraksi dengan sistem melalui visual, sentuhan dan isyarat suara. Beberapa teknik perancangan yang lebih menonjol pada area ini adalah:

. .

MenuPull-down MenuNested

.

MenuShingleddan Tiled

. . .

MenuIcon MenuSentuh Isyaratsuara

Menu Pull-Down MENUPULL-DOWN (pulldown menu) ditulis ke dalam layar pada sebuah lokasi yang membuatnya muncul sepe.rti ditarik ke bawah dari bagian atas layar. Menu bar utama yang terletak disepanjang bagian atas layar memberikan pilihan yang dapat mengaktifkan menu pull-down tertentu, dengan menggunakan kursor. Lihat Gambar 2.19.


r

MAIL MEMBERS

99

" MAIL BOX

ACTIVITIES

Adam Bill Debbie Earl Gale Zack

\..

Gambar 2.19

Menu pull-down.

Dengan menggerakkan sebuah penggerak-kursor sepanjang menu bar utama, pemakai dapat memilih menu pull-down mana yang akan ditampilkan. Menu pulldown biasanya ditampilkan pada layar tepat di bawah bagian menu bar yang senama. Kursor digunakan untuk memungkinkan pemakai membuat pilihan dari menu pulldown. Atau sebuah mouse dapat digunakan untuk menunjuk ke pilihan dan klik. Menu Mested Logika program yang mengelola MENUNESTED(nested menu) membuatnya perlu melewati satu menu sebelum mencapai sebuah menu sekunder, seperti diilustrasikan pada Gambar 2.20. Menu sekunder adalah satu dari beberapa pilihan yang tersedia pada pemilihan menu sebelumnya (sebagai efek dari pemilihan menu sebelumnya). Sebagai 'contoh kita ambil sebuah menu yang mungkin sudah anda kenaI, karena dapat ditemukan pada banyak sistem pengolahan-kata. Bar menu sepanjang bagian atas layar menawarkan empat pilihan kategori menu yang luas. Pemakai berkeinginan untuk menyetel gaya teks untuk dokumen yang mereka buat pada pengolahan-kata. Menggunakan mouse, atau mungkin kursor yang dikontrol papan-ketik, pemakai memilih opsi TYPE dari bar menu layar, yang menyebabkan menu TYPE

100


SISTEM INFORMASI

,.

FILE

EDIT

OPTIONS

TYPE I Text color Text size Alignment

I

Bold Italic Underline

Roman -Text style Courier

- Serif Times

Subscript Superscript J Gambar 2.20

Menu nested.

ditampilkan. Pemakai memilih TEXT STYLE dari menu ini, dan menu yang lain muncul. Menu ini menawarkan empat tipe huruf. Pemakai memilih satu dari hurufhuruf tersebut {dalam hal ini SERIA; komputer lalu menampilkan menu terakhir yang menawarkan lima efek spesial. Di sisi, pemakai memilih ITAUC sebagai pilihan mereka dari menu ini. Atribut yang penting dari menu nested adalah sHat hierarkikal mereka. Pada contoh kita, misalnya, pemakai tidak dapat memilih teks ITAUC tanpa sebelumnya membuat pilihan yang tepat dari menu sebelumnya. Menu nested adalah metode yang sangat baik untuk menyajikan hanya opsi menu yang relevan terhadap operasi yang tersedia kepada pemakai.

Menu Shingled dan Tiled MENUSHINGLED(shingled menu; kadang-kadang disebut menu bertumpuk) diilustrasikan dalam Gambar 2.21. Menu khusus ini diturunkan dari paket perangkat lunak yang populer, Microsoft Windows 3.0. Rancangan seperti ini dapat menampilkan data, teks, instruksi, icon, atau formulir, sehingga pemakai dapat melakukan tugas


101

File Options Window I!elp Non-WindowsApplications Windows WordPerfect

Applications

~

Informex Wings

8

. Write

'

1I'1liiI,......miTiII

Notepad

Soliteire

.-@ Calendar

Gambar 2.21

Clock

PIF Edor

Menu shingled dan icon penseleksian.

berganda atau menuju ke beberapa bagian dari teks atau citra pada waktu yang sarna. Biasanya, menu yang palingdepan adalah menu yang palingbaru atau menu saat ini. Menu membantu mengurangi pemuatan memori jangka-pendek, karena mereka bertindak sebagai memori eksternal yang merupakan perluasan dari memori internal pemakai. Menu shingledjuga menyediakan akses ke lebih banyak data dibandingkan yang biasanya tersedia pada layartunggalberukuran sarna, dengan menulisdata yang lebih penting pada bagian atas dari data yang kurang penting pada saat itu. Teks dari beberapa dokumen dapat ditinjau,dan porsi-porsitertentu dapat dipilih,dikombinasi-

102


Elle Qptlons Window lielp

Main

Windows Applications

Iiji

g

Informex Wings File Manager

~ ~

Print Manager

D

Clipboard

DOS Prompt

Write

Notepad

Calendar

Clock

se

8]

~ PIF Editor

Gambar 2.22

i1 Reversi

IIII

Non-Windows

WordPerfect

D

Norton

Menu tiled dan icon penseleksian.

kan, dan disalin kedalam satu menu. Lebih jauh lagi, hal yang sarna dapat dilihat dengan beberapa cara. Sebagai contoh, naskah aItematif dari sebuah manuskrip, versi yang berbeda dari sebuah layar, atau grafik yang berbeda dapat diperlihatkan untuk pemilihan. Petunjuk umum perancangan menu menyarankan bahwa tidak boleh lebih dari enam atau tujuh menu ditampilkan pada waktu yang sarna. MENUTILED(tiled menu), seperti diilustrasikanpada Gambar 2.22, hams dirancang untuk pemakai pemula dengan kegiatan tugas-tunggal. Menu shingled hams dirancang untuk pemakai ahli yang terlibat dalam tugas berganda.


103

Menu Icon Satu cara untuk merancang menu yang bermanfaat bagi pemakai yang memilih berurusan dengan citra adalah menggunakan rancangan berbasis-icon. Dua penjaja yang memberikan MENUIKON(icon menu) yang ekstensif adalah Apple dan Microsoft (mis., lingkungan Windows). Icon dihubungkan dengan aplikasi, seperti diperlihatkan dalam Gambar 2.21 dan 2.22. Icon yang menyajikan gambar atau simbol dari aplikasi yang dibutuhkan dipilih dengan kursor yang dikendalikan-tombol atau mouse, dan aplikasi tersebut siap untuk dieksekusi. Icon memberikan sebuah tingkat keakraban pemakai yang banyak disukai orang. Mereka dapat diterapkan ke semua tipe menu yang telah kita diskusikan. Menu Sentuh Akses ke pilihan menu melalui antarmuka layar-sentuh adalah cara yang sangat baik untuk merancang antarmuka pemakai/sistem untuk orang-orang sibuk. Jika pemakai menginginkan hasil dari beberapa fungsi, mereka cukup menyentuh icon atau nama dari fungsi tersebut. Sebuah contoh dari MENUSENfUH (touch menu) digambarkan dalam Gambar 2.23. Menu utama memberikan akses ke laporan penjualan untuk suatu atau seluruh divisij seseorang cukup menyentuh lokasi mereka pada peta icon. Pemakai dapat memilih cara untuk menampilkan laporan sesuai keinginan mereka, yaitu, tabular, grafik, atau keduanya. Jika mereka menginginkan layanan tambahan, mereka cukup menyentuh suatu atau seluruh pilihan pelayanan. Mereka dapat pergi ke menu penjualan-per-wilayah atau keluar dari sistem. Jika mereka masuk ke menu penjualan-per-wilayah, mereka dapat memilih suatu atau seluruh laporan penjualan regional dan menampilkannya dengan laporan tabular atau grafik, atau keduanya. Tersedia juga layanan tambahan untuk lingkup regional. Pemakai dapat keluar dari sistem atau kembali ke menu utama.

IsyaratSuara Sebuah beep (bunyi 'tit') dapat digunakan untuk mengisyaratkan kepada pemakai bahwa beberapa fungsi ilegal telah dilakukan, atau untuk menarik perhatian ke beberapa pesan di layar. Sebuah chirp (bunyikerikan)pendek dapat digunakan untuk menandakan penyelesaian yang sukses dari sebuah entri atau tugas. Dengan datangnya chip prosesor digital, instrusksi pesan suara atau ISYARATSUARA(sound

104


SISTEM INFORMASI

Oioice O' A Tabular report B OrapWcs. CBoth

Sales by Region

Gambar 2.23

Menu sentuh.

Special service: 1 ])ow Jones News Setvi<:e 2 Consumer index report 3 Putcbasing report

Big Company


105

cues) lainnya dapat digunakan untuk memberi petunjuk kepada pemakai pemuIa melewati sederetan tugas.

MERANCANGSISTEMYANGMEMBERITANGGAPANTERHADAP BAHASAMANUSIA Sebuah ANTARMUKA BAHASANATURAL(natural language interface) memungkinkan sistem komputer mengerti bahasa manusia. Yaitu, komputer dapat menerima input bahasa manusia biasa melalui suara atau papan-ketik dan lalu melaksanakan tugas yang diperlukan. Dengan cara ini, sistem mengerti pemakai, sehingga pemakai tidak perlu mengerti sistem.

Dialog Percakapan Memungkinkan pemakai melakukan percakapan dengan sistem merupakan suatu terobosan besar dalam perancangan antarmuka pemakai/ sistem yang akrab dan mudah-digunakan. Sejumlah tak hingga aplikasi menunggu untuk dirancang seperti ini. Sebuah contoh yang membantu sebuah perusahaan asuransi untuk membedakan pelayanan mereka dari para pesaingnya adalah sebuah sistem yang menyampaikan informasi kepada pelanggan. Informasi yang disampaikan berkisar dari biaya pembangunan-kembali dan kuota premi sampai ke penjelasan rincian santunan. Sistem bekerja dengan mengarahkan pelanggan melalui sebuah percakapan langsung ke arah pengumpuIan informasi yang mencukupi untuk sebuah kuota premi. Sejalan dengan itu, sistem juga menggambarkan santunan dasar, pengesahan, dan jadwal pemilikan pribadi. Pelanggan dapat menginterupsi percakapan setiap saat dengan mengajukan pertanyaan (query) dalam bahasa mereka, seperti: "Pada peristiwa kerugian, apa saya mempunyai santunan pengeluaran hidup?" "Apakah kebijakan ini memberi santunan mengenai isi, dan berapa banyak?" "Apakah kebijakan ini menyantun kerusakan air?" "Bagaimana dengan milik pribadi saya yang jauh dari tempat ini?"

Sistem akan menjawab pertanyaan-pertanyaan rincian tambahan.

ini secara spesifik dan memberi

106


Antarmuka

SISTEM INFORMASI

Database

Terdapat banyak aplikasi praktis untuk melakukan antannuka (interfacing)dengan database melalui pertanyaan (queries)atau perintah bahasa Inggris. Aplikasiseperti ini sangat berguna khususnyadalam situasidi mana pertanyaan atau perintah bersifat ad hoc atau tidak terantisipasi. Beberapa database management systems (DBMSs)mempunyai pengetahuan linguistikyang terpasang-tetap (built-in)untuk memungkinkankomputer mengerti input pemakai. Sistem yang lebih kuat dengan perbendaharaan kata yang besar, memasukan: Pertanyaan atau Perintah

Fungsi yang dilaksanakan

"Daftar ana lis dengan gaji lebih dad $75,000."

Selection retrieval

IITampilkan akuntan yang bekerja di divisi C dalam urutan alfabetik".

Sorting

"Berapa gaji rata-rata untuk insinyur di divisi B?"

Arithmetic

"Naikkan gaji anal is di divisi D sebesar 20 persen."

Selective updating

Dalam beberapa hal, sistem mungkin bertanya untuk verifikasi. Berikut ini adalah contohnya: /lBerapa boks produk x yang kita miliki di gudang 2?/I /lMaksud anda gudang 2 di divisi A atau divisi B?/I

Jika pertanyaan (query)atau perintah berisikata yang tak dikenal,sistem memperbolehkan pemakai mendefinisikanatau mengeditnya. Sistem mungkinmelakukannya dengan menu, seperti dua buah gambar pada Gambar 2.24. Menu paling atas memberitahu pemakai bahwa kata CODERtidak dikenal. Menu paling bawah memperbolehkan penambahan seperti sinonim dari PROGRAMMER.Sehingga, pada masa datang, jika kata CODERdigunakan, sistem akan mengetahui apa artinya.

TINJAUANSASARANBELAJARUNTUKBABINI Tujuan utama dari bab ini adalah untuk memungkinkan tiap mahasiswa mencapai enam sasaran pelajaran. Sekarang kita akan meringkas tanggapan terhadap sasaran pelajaran tersebut:


I don't know the word "CODER." Would you like to:

A Add the unknown word to vocabulary? B Edit the unknown word? C Go ahead, the word doesn't count. Choice A

Is there a COBOL coder in division 4?

Type the synonym you want to add to vocabulary in the left column and the word or phrase it stands for in the right column:

CODER

i

PROGRAMMER

I

(

Gambar 2.24

---

Menu untuk mendefinisikan istilah yang tak dikenal.

--

Sasaranbelaiar 1: Menjelaskan bagaimana dokumen-sumber.

merancang formulir kertas dan layar entri-data berbasis-

-

--

- ---

107

108


Pada hampir semua proyek sistem, formulir kertas harus dirancang. Biasanya, formulir kertas ini adalah dokumen sumber yang membutuhkan pengisian dengan metode tulisan-tangan atau pengetikan. Sebaliknya, dokumen sumber yang sudah diisi, ditulis oleh operator menggunakan papan-ketik untuk mengkonversikan data dari bentuk manusia (mis., dokumen sumber) ke bentuk komputer. Perancangan formulir kertas melibatkan:

. . .

Pemilihankertasyangtepat Pengukuran Manifolding

. Zoning . . . .

PenyiapanInstruksi Pembuatan-kapsiondan penggambaranfielddata Pemberian-spasi Pemberian-sekuens

Setelah dokumen sumber dirancang, layar entri-data juga dirancang untuk merefleksikan dokumen sumber tersebut dan memberikan sebuah petunjuk untuk operasi entri-data. Biasanya, pada layar entri-data digunakan singkatan untuk kapsion dan field entri-data. Untuk field data tunggal disarankan memakai format horizontal. Penggunaan judul, kolon, simbollebih-besar-dari, dan spasi membantu membentuk field dan memberi kejelasan terhadap rancangan layar entri-data.

Sasaranbelajar 2: Menggambarkan formulir elektronik, dan menyebutkan keuntungan mereka terhadap formulir kertas.

Dengan formulir elektronik, tidak dibutuhkan sebuah dokumen sumber yang terdedikasi. Rancangan layar mereka adalah formulir yang diisi dengan satu operasi pengetikan-masukan (keying); yaitu, formulir elektronik adalah sesuatu tempat data diketik-masuk. Jika data ditangkap dari catatan atau manual, rancangan harus mencerminkan organisasi dari sumber data tersebut. Jika data disediakan oleh seseorang, seperti pelanggan, formulir elektronik harus memasukkan semua kapsion,


109

field entri-data, dan instruksi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan transaksi penjualan, dan diorganisir dalam cara yang jelas, instruktif, dan legis. Formulir elektronik mempunyai potensi untuk mengurangi biaya entri-data jika dibandingkan dengan formulir kertas. Formulir elektronik lebih mudah dikontrol da!am sebuah librari formulir. Formulir dapat ditransmisikan dengan cepat ke workstation pemakai yang berwenang untuk pengolahan. Sejumlah pesan dan instruksi dapat digunakan untuk mendukung pengisian formulir. Beberapa dari "pembantu" ini dapat berjenis pop-up sehingga tidak menonjol; yaituj mereka ditampilkan pada formulir pada saat yang tepat untuk membantu pemakai jika mereka terbentur atau membuat kesalahan.

. . .

. . .

Formulirelektronikdapatjuga: Melakukanperhitungan Mengaksesdata tertentu, seperti nama pelanggan,deskripsiproduk, dan tanggal saat itu (sehinggamengurangijumlahdata yang harus dimasukkan pemakai) Melakukanpengeditansecaraotomatis Membuatbatasdan pengecekanyangberalasan Mengkoordinirtugaspengolahan.

Biaya jangka panjang formulir elektronik lebih sedikit dibandingkan dengan formulir kertas, karena formulir kertas dapat habis dan menyebabkan kerugian bisnis, sedangkan formulir elektronik hampir selalu tersedia. Formulir elektronik dapat direvisi dengan mudah; kontrol dapat dibuat kedalam sistem formulir elektronik untuk memberikan keamanan pengaksesan yang kuat dan untuk menjamin penggunaan formulir yang tepat; dan penyelesaian transaksi dengan formulir elektronik lebih cepat dibandingkan dengan formulir kertas.

Sasaranbelajar 3: Mendaftar perangkat entri-Iangsung

Beberapa perangkat yang populer digunakan untuk memasukkan data secara langsung adalah:

110

PENGANTAR PERANCANGANSISTEMINFORMASI

. .

Magneticinkcharacterrecognition(MICR) Opticalcharacterrecognition(OCR)

.

Digitizer

.

Imagescanner

. .

Perangkat pOint-ofsale (POS) Automatic teller machines (ATMs)

. Mouse .

Voicerecognition

Sasaranbelaiar4: Menjelaskan kegunaan kode-kode untuk rancangan input

Dengan semakin banyak data yang dimasukkan dari terminal dan semakin banyak pertanyaan (query) yang dibuat secara online kedalam database, membuat penggunaan kode Ouga disebut kunci, identifier, dan nomor akun) menjadi jauh lebih penting. Kode-kode digunakan untuk:

. . . .

Meringkasinputdata Mengklasifikasi dan mengidentifikasi itemdata Mengambilatau memilihitemdata tertentu Memperbolehkansatu atau lebih arah tindakanuntuk terjadimenurutnilai yangdisimpandalamfieldkode.

Struktur kode termasuk:

.

Sekuens

. Blok . Grup . Kode spesial

Kode sekuens tidak mempunyai hubungan dengan karakteristik dari data kecuali kemampuannya untuk mengidentifikasisekumpulandata spesifiksecara unik, seperti


111

pesanan atau rekord pelanggan. Pengkodean sejumlah tak terbatas item dengan nomor digit terkecil juga dimungkinkan dengan kode sekuens. Informasi kecil juga dapat dihasilkan dari kode sekuensial atau serial. Dalam sebuah kode blok, blok-blok spesifik dari angka-angka disimpan untuk klasifikasi yang berbeda. Bagan akunting tradisionaldari akun adalah contoh yang sangat baik mengenai kode blok. Kode grup digunakan untuk mengklasifikasi sebuah item berdasarkan klasifikasi mayor, intermediat, dan minor. Kode pos untuk U.S. Postal Service adalah contoh yang baik mengenai kode grup. Kode spesial termasuk:

. .

Kodebar Kodewama

Kode bar dapat digunakan untuk mengidentifikasi dan mengklasifikasi sebuah item secara virtual. Kode bar dibaca oleh sebuah alat-pembaca kode-bar, dan data yang diwakili oleh kode bar dimasukkan secara langsung ke komputer. Kode wama membantu pemakai mengidentifikasi dan mengklasifikasi item data melalui penggunaan skema kode-wama.

Sasaranbelajar 5: Memdiskusikan antarmuka menu, dan menjelaskan bagaimana menu dirancang untuk membantu pemakai berinteraksi dengan sistem.

Menu menampilkan semua kemungkinan pilihan untuk kegiatan atau proses tertentu. Pemakai cukup memilih nom or, kode mnemonik, atau icon yang mewakili pilihan tertentu. Menu adalah perangkat yang sangat baik untuk pemakai pemula dan pemakai tak-tetap, tetapi mungkin tidak praktis untuk pemakai berpengalaman kecuali menu tersebut memperbolehkan mereka untuk melakukan 'Iompat-katak' ke tugas spesifik. Menu harus diberi judul dan diidentifikasi dengan tepat. Mereka harus mengandung kapsion yang ringkas, penuh arti, dan diberi spasi dan diatur dengan tepat. Metode pemilihan yang umum adalah: .

Keying (pengetikan-masukan)

.

Pointing (penunjukan)

112


.

Touching (sentuhan)

.

Voice input (input suara)

SISTEM INFORMASI

Perancang menu dapat menggunakan tipe-tipe menu berikut untuk aplikasispesifik:

. .

Pull-down Nested

. Shingled

.

Tiled

. .

Icon Sentuh

Pesan-pesan beep, chirp, dan suara membantu menambah rancangan menu.

Sasaranbelajar 6: Menggambarkan antarmuka bahasa natural

Antarmuka bahasa natural memungkinkan pemakai pemula dan pemakai tak-tetap untuk merumuskan sebuah pertanyaan (query) untuk sistem dengan mengungkapkannya dalam sebuah bahasa konvensional, seolah-olah untuk interpretasi oleh orang lain. Sistem komputer lalu mengolah pertanyaan (query) dan menghasilkan output yang ditentukan. Jika sistem mendeteksi sebuah ambiguitas (pengertianganda) atau tidak dapat mengambil kesimpulan mengenai apa yang dimaksud pemakai, sistem dapat terlibat kedalam dialog dengan pemakai untuk mengatasi ketidakpastian. Dalam sebuah antarmuka bahasa natural yang komprehensif, sistem mengenali bahasa natural dalam bentuk teks atau pembicaraan. Output dari sistem mungkin berupa suara, citra, atau teks.


113

DAFTARPERIKSARANCANCiAN INPUT Berikutini adalah sebuah daftar periksa mengenai bagaimana merancang input untuk sistem informasi komputer. Tujuannya adalah mengingatkan anda tentang teknik perancangan input yang utama. 1 Untuk formulir kertas, pilih ukuran, berat, dan jenis kertas yang tepat untuk memenuhi kebutuhan formulir, seperti lama waktu penyimpanan, penampilan, seberapa sering ditangani, bagaimana menanganinya, bagaimana pengisiannya, dan keam;mannya. 2 Terapkan teknik-teknik perancangan formulir, seperti manifoldingdan zoning. 3 Gunakan judul, instruksi, garis, kotak, kapsion, format, pemberian-spasi dan pemberian-sekuens yang tepat. 4 Untuk entri data yang menggunakan dokumen sumber dan layar, pastikan bahwa layar mencerimkan rancangan dokumen sumber. 5 Gunakan formulirelektronik untuk aplikasi-aplikasiyang tidak membutuhkan dokumen sumber. 6 Untuk efisiensi entri-data, gunakan perangkat entri-langsung, seperti magnetic ink character recognition {MICR),optical character recognition (OCR), optical mark recognition (OMR),digitizer,image scanner, perangkat point-ofsale (paS), mouse, dan voice (suara). 7 Pada aplikasi yang menggunakan dokumen secara intensif, pertimbangkan penggunaan sistem pengolahan citra dokumen (document image proccesing

- DIP). 8 Gunakan kode-kode sekuensialuntuk mengidentifikasiitem secara unik. 9 Gunakan kode blokdan kode grup untuk mengklasifikasidan mengidentifikasi grup-grup item tertentu. 10 Gunakan kode bar untuk menangkap dan memasukkan data transaksi segera setelah terjadi. 11 Gunakan kode wama untuk mengklasifikasikandan membedakan item-item dalam sistem berbasis-manual. 12 Rancang menu yang memungkinkan pemakai untuk memasukkan pilihan mereka secara mudah. 13 Gunakan antarmuka bahasa natural untul dialogpercakapan dan pertanyaanpertanyaan database (database queries).

114


SISTEM INFORMASI

PERTANYAANTINJAUAN 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

2.6

Apakah fonnulir kertas itu? Berikan tiga buah contoh tentang bagaimana fonnulir kertas digunakan. Buat daftar dan terangkan dengan singkat sembilan aspek dalam perancangan fonnulir kertas. Apakah dokumen sumber itu? Terangkan bagaimana penggunaannya. Jelaskan mengapa layar entri-data digunakan dengan dokumen sumber? Apa perbedaan kunci antara layar entri-pesanan yang didedikasikan ke dokumen sumber dan fonnulir elektronik entri-data? Karena keduanya digunakan untuk memasukkan data, apakah benar ada perbedaan? Silahkan terangkan. Jelaskan bagaimana mengembangkan singkatan. Mengapa singkatan cocok untuk layar entri-data yang didedikasikan ke dokumen-sumber, tetapi tidak cocok untuk fonnulir kertas seperti dokumen sumber dan fonnulir elektronik, kecuali singkatan yang jelas?

2.7

Secara umum, jelaskan bagaimana layar entri-data dihubungkan ke dokumen sumber.

2.8

Jelaskan dengan singkat sebuah sistem fonnulir elektronik. Jelaskan peran dari tiap elemen yang terlibat dalam sistem ini. Apakah fonnulir elektronik pintar itu? Dapatkah layar entri-data berdedikasi ke dokumen sumber menjadi layar entri-data pintar? Bandingkan biaya fonnulir elektronik dengan biaya fonnulir kertas. Buat daftar dan beri penjelasan singkat tentang petunjuk untuk perancangan pesan-pesan yang berhubungan dengan perancangan fonnulir elektronik.

2.9 2.10 2.11

2.12 2.13 2.14

Buat daftar delapan perangkat entri-Iangsung yang populer. Definisikan pengolahan citra dokumen (document image proccesing DIP) Apakah yang disebut kode sekuens, dan digunakan untuk apa? Berikan contoh?

2.15

Apakah yang disebut kode blok, dan digunakan untuk apa? Berikan contoh?

2.16

Apakah yang disebut kode grup, dan digunakan untuk apa? Berikan contoh?


2.17

2.18 2.19 2.20 2.21 2.22 2.23 2.24 2.25 2.26 2.27

115

Apakah yang disebut kode bar? berikan tiga cara penggunaan kode bar. Mengapa sebuah alat-entri kode-bar kita sebut sebagai perangkat pointof-sale (POS)? Apakah yang disebut kode wama, dan digunakan untuk apa? Berikan contoh. Berikan definisiumum mengenai antarmuka menu untuk sistem Jelaskan menu-menu puH-downdan pop-up. Digunakan untuk apa? Definisikanmenu nested. Digunaan untuk apa? Definisikanmenu tiled dan shingled. Digunakan untuk apa? Definisikanmenu icon. Digunakan untuk apa? DefinisikanMenu touch. Digunakanuntuk apa? Jelaskan kegunaan pesan-pesan beep, chirp, dan suara dalam perancangan menu. Jelaskan nilai dari sebuah antarmuka bahasa natural. Pada sebuah antarmuka bahasa natural, jelaskan bagaimana kata-kata yang ambiguitas(berpengertian-ganda)atau tak dikenalditerima.

SOAl SPESIFIK BAB INI Soal-soal ini membutuhkan jawaban eksak yang langsung didasarkan pada konsepkonsep dan teknik-teknik yang disampaikan dalam teks. 2.28 Berikut ini adalah beberapa kapsion dan field data yang ditemukan pada dokumen sumber yang digunakan dalam latihan. (a) Daftar subyek bisnis yang telah anda pelajari

(b) Nomor Jaminan Sosial (c) Tanggal:

116


2.29

2.30

2.31

2.32

Tugas: Rancang-ulang ketiga entri ini ootuk memperlihatkan latihan rancangan yang baik. Kokomo Company mengembangkan sebuah sistem pengendalian persediaan. Suzy Wong sedang mengetjakan formulir kertas Central Stores Supply Requisition. Nomor Permintaan Toko akan dipakai sebagai identifier. Pada pasal Dikirimkan Ke, ia ingin memasukkan departemen, gedung, nomor ruangan, tanggal, dan nomor permintaan departemen. Tubuh utama dari formulir akan memasukkan Kuantitas Pesanan, Deskripsi Unit, Harga Unit, dan Perluasan. Entri-entri ini akan dihasilkan ke dalam Subtotal, Ongkos Penanganan, dan Jumlah Pembayaran. Distribusi instruksi adalah: putih ke Akooting, kooing ke Departemen, bergaris emas ke Central Stores, dan merah muda dikembalikan dengan pengiriman. Tugas:Rancang formulir kertas untuk Suzy yang memasukkan elemen terdahulu. Sebuah porsi dari aplikasi asuransi kendaraan memasukkan sebuah pasal utama mengenai informasi pengemudi yang terkomposisi dari nama pengemudi, tanggal lahir, jenis kelamin, jabatan, status perkawinan, nomor SIM, Kota, Tahun berlaku SIM, Pelatih pengemudi, Gangguan pengemudi, dan kode (kode tidak dimasukkan pada layar). Pasal utama lainnya adalah informasi kendaraan, termasuk pembuat, baru/bekas, nomor identifikasi kendaraan, tenaga kuda, sHinder, penggunaan, dan mil pemakaian. Tugas: Rancang dokumen sumber dan layar entri-data aplikasi asuransi kendaraan ootuk kapsion dan field data di atas. Marigold Company adalah bisnis pengiriman barang yang baru berdiri. Input kunci untuk pengolahan adalah sebuah faktur yang memasukkan empat judul-subpasal: pelanggan, item, ongkos, dan kartu kredit. Terkait ke subpasal pelanggan adalah nama, alamat, dan nomor telepon. Berkaitan dengan item adalah nomor katalog, kuantitas, ukuran, deskripsi, dan wama. Berhubungan dengan ongkos adalah harga, penanganan, dan total. Berhubungan dengan kartu kredit adalah jenis, nomor dan tanggal kadaluarsa. Tugas: Rancang laya~ entri-data formulir elektronik dengan judul, identifier, subbagian judul, kapsion dan field data. Steve Goldberg, manajer pengawasan mutu untuk sebuah pabrik pembuatan mobil, ingin mengembangkan sebuah kode yang akan membantunya menempatkan dan mengisolasi mobil-mobil yang cacat. Setelah


2.33

117

mewawancara Tn. Goldberg, anda menyimpulkan bahwa kode harus memasukkan pabrik di mana mobil dirakit, dua digit; pabrik di mana subrakitan dibuat seperti bodi, casis, bagian belakang, transmisi, dan motor, dua digit untuk pabrik dan satu digit untuk mengidentifikasi subperakitan; inspektur subperakitan, dua digit; nomor mandor, dua digit; nomor lini, dua digit; nomor gilir, dua digit, dan tanggal (MMDDYY). Tugas: Rancang kode grup yang memasukkan klasifikasi di atas. Gambarkan tiap klasifikasi dan perlihatkan posisinya. Sebuah menu yang berisi pilihan berikut: tagihan, pembatalan, kredit, debet, pengesahan, isi, dana bantuan, cetak, kuota, dan pengeluaran. Tugas: Menggunakan kapsion di atas: 1 Rancang sebuah menu berkolom-ganda dengan asumsi bahwa ada keterbatasan spasi dan field seleksi-tunggal. 2 Rancang sebuah menu berkolom ganda dengan asumsi bahwa tidak ada keterbatasan spasi dan seleksi-ganda. 3 Rancang sebuah menu dengan asumsi satu kolom menggunakan identifikasi mnemonik dan seleksi tunggal. 4 Rancang sebuah menu dengan pemberian-spasi horizontal dan kode ordinal.

SOAL UMUM Soal-soal ini lebih memerlukan suatu pendekatan yang masuk akal (feasible), daripada suatu penyelesaian yang tepat. Walaupun soal-soal tersebut didasarkan pada bahan dalam bab, bacaan ekstra dan kreativitasmungkin diperlukan untuk mengembangkan penyelesaian yang dapat dikerjakan. 2.34 Untuk usulan aplikasiberikutini, sarankan jenis perangkat entri-langsung yang anda yakinisebagaiyang palingtepat. Berikanalasandari saran anda. 1 Memungkinkan pekerja di pabrik untuk memasukkan data ketika sedang mengoperasikan permesinan. Sebuah contoh misalnyapemberian sinyal ke sistem mengenai penyelesaian dari sebuah operasi fabrikasi. 2 Sebuah bank ingin menawarkan kepada pelanggannya cara yang aman untuk berinteraksi dengan ATM bank tersebut, yang tersebar diseluruh kota.

118


3

2.35

2.36

2.37

SISTEM INFORMASI

Sebuah perusahaan konstruksi yang besar ingin mengambil foto udara gundukan besar pasir dan kerikilmereka dan mengkonversikan foto tersebut ke data yang disimpan pada magnetic disk untuk pengendalian persediaan. 4 Sebuah institusi pendidikan ingin memberi penilaian terhadap ujian pilihan-ganda secara otomatis. 5 Formulirasuransi akan disiapkandengan gaya karakter yang terpilih. Manajer dari perusahaan asuransi ingin data pada formulir ini dimasukkan secara otomatis. 6 Beranekaragam item ditampilkanpada layarvideoharus dapat ditunjuk dan dipilihdengan cepat. Anda merancang menu untuk dua jenis aplikasi.Aplikasi1 menggabungkan empat tugas tunggal yang dilaksanakanoleh pemakai pemula. Aplikasi 2 melibatkan enam kegiatan yang membutuhkan perpindahan konstan antara tugas-tugasyang dilaksanakanoleh pemakai ahli. Tugas: Sarankan jenis menu, baik shingled atau tiled, yang harus dipakai untuk tiap aplikasi.Jelaskan saran anda. Formulir pesanan yang diperlihatkan pada halaman 119, untuk bisnis pengiriman-barang rekaman dan pita-rekaman, adalah dokumen sumber dari mana operator komputer memasukkan data ke dalam sebuah sistem entri-pesanan. Sangat kritikalbahwa data ini harus dimasukkan dalam urutan yang sarna seperti dokumen sumber. Beri komentar pada rancangan dokumen sumber ini. Perbaikan apa yang anda anjurkan? Sebuah kantor dokter gigi menggunakan formulir yang diperlihatkan pada halaman 120 untuk mengumpulkan informasi pasien baru. Informasi ini akan dimasukkan kemudian, ke dalam database komputer kantor oleh seorang sekretaris, dalam urutan yang tepat sarna seperti yang muncul di formulir.Cukup baikkah rancangan dokumen sumber ini?Apa yang salah? Rancang kembali formulir dokter gigi sedemikian rupa sehingga sesuai dengan petunjuk yang diberikan pada bab ini.


The Music Trader 3170 Palm Frond Drive White Sands, NM 80657

I

Add's

[

I

State

! Ctiy

hel

I [ZC

Use ONLY complete

I

Price

I

I

Quanity

I

I

black ink to

this form!

Item

I

I

Total

I

2 I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

l

I

I

3 4

5 Note:

Use catalog number

for item description.

Indicate catalog date.

I

Name

I

I

I

Total

Cash 0 Charge 0

I

I

119

120


Dr. Edward R. Goldstein,Jr. New Patient Infonnation Fonn

Patient: I F

L

M

Spouse: I F

L

M

[


[

Telephone

[

I

Yes 0 No 0

I

Marital status

I

Yes 0 No 0

I

Employed?

Occu.

Medical insurance underwriter How were you referred to our office?

Is this your f11"st visit I

our office

[

Address

[

[

City, State

Signature

THIS FORM MUST BE TYPED

I

Date

to


121

IACAAN YANCi DISARANKAN Adams,

Lee. Supercharged

Graphics;

A Programmer

Source

Code

Toolbox.

Blue Ridge

Summit,

Pa.:

TAB Books, 1988. Awad, Elias M. SystemsAnalysis and Design. 2nd ed. Homewood, III.: Richard D. Irwin, 1985. Boer, Germain. Classifying and Coding for Accounting Operations. Montvale, N.J.: National Association of Accountants, 1987. Galitz, Wilbert O. Handbook Science, Inc., 1989.

of Screen Format Design. 3rd ed. Wellesly, Mass.: QED Information

King, Karl G., and Raymond W. Elliot. "In Plain English, Please." journal of Accountancy,

March 1990.

KASUS JOCS: Perancangan Input Setelah regu SWAT menyelesaikan sebagian besar persentasi dari rancangan output untuk JOCS, Jake Jacoby memulai langkah pertamanya mengenai rancangan input. Jake menyadari bahwa pengembangan sistem adalah sebuah proses melingkar atau iteratif, bukan sebuah proses selangkah-demi-selangkah. Dengan kata lain, analis sistem belum benar-benar menyelesaikan satu fase siklus secara komplit sebelum memulai fase yang lain. Analis sistem yang baik selalu melihat pada dan menggabungkan fase-fase lain dari siklus ketika sedang mengerjakan tugas-tugas spesifik pada fase tersebut. Ketika anggota lain dari regu SWAT sedang merancang laporan yang telah teridentifikasi dan tampilan berbasis-Iayar, Jake mulai merancang keseluruhan input untuk JOCS. Langkah pertama yang ia ambil dalam proses ini adalah membuat daftar sumber input:

.

. .

. . . ---

Materiallangsungdigunakandalamprosesmanufakturditangkapolehsistemkomputer ClM (computer-integrated manufacturing). Pekerja langsung digunakan dalam proses manufaktur juga ditangkap oleh sistem komputer ClM.

Pesanan bahan untuk hydronautical lifter yang diberikan, dikembangkan oleh departemen teknik. Mereka tersedia dari sistem komputer ClM. Nomor pesanan kerja diberikan oleh salah seorang akuntan biaya. mereka dipelihara dalam sebuah sistem kartu berkode. Data pelanggan dikumpulkan oleh departemen pemasaran pada dokumen sumber

standar berbasis-kertasmereka. Data pekerjaan keseluruhan, termasuk deskripsipekerjaan, kuantitas pesanan, dan tanggal penerimaan dikumpulkan oleh departemen pemasaran dan dikirimkan ke area akunting dari departemen keuangan.

122


SISTEM INFORMASI

--. .

--

-- - - -

Datapersediaanuntukbahanmentahdipeliharasecaramanualoleh departemen penerimaanpadasistemberbasis-karto. Standaru.ntuktiap pekerjaandikembangkanoleh pegawaiakuntingdalam departemen keuangan, bersarna dengan pegawa.i dad departemen teknik dan manufaktur. Mereka dipelihara pada dokumen sumber berbasis-kertas mereka.

.

Standar untuk tiap workstation rnanufakturingdikembangkan oleh departemen manufaktur. Saat ini mereka tidak dipelihara dengan suatu jenis sistem berreferensi historis.

Setelah mendaftarsumber~sumberinput,Jakemempunyai ide yang bagus mengenai di mana data ditempatkan, siapa yangbertanggungjawab atas item data tersebut, dan format dari input data. Karena material langsung, pekerja langsung, dan pesanan material tersedia darikomputer lain,Jakeh.an.lsmenugaskan seorang anggota dari regu SWATuntuk meneliti sebl.lahantarmuka yang potensial antara komputer JOCS dan komputer ClM.laberpiki.r tentang siapa yang paling tepat untuk tugas ini dan menugaskan dalam pikirannya ke seorang anggota regu yang mempunyai keahlian kuat dalam pemrograman,Tom Pearson,sebelum melanjutkandengan prosesrancangan input. Jake perlu cara untuk memasukkanseluruh data kedalam komputer. Data pekerjaan dan pelanggan dapat di~il')putlangsungdad dokumen sumber yang sudah ada tanpa harus mengubah banyak format saatini. Standar akunting untuk pekerjaan yang diberikan dqpat juga dimasukkan dari dokumen sumber yang sudah ada. Standar workstation, di lain pihak, saatini tidak mempunyai dokumen sumber, sehingga Jake memutuskan untuk menggunakan forrnulirelektronik. Karena tidak seorangpun yang bergantung pada dokumen sumber berbasis-kertas untuk standar workstation, Jake mempunyai kesempatan untuk menginstalformulirelektronik yang efisienuntuk input ini. Jakemengantisipasibahwa, pada waktunya,orang-orangdepartemen akuntingdan pemasaran akan menyandarkan diri ke J.oC5 dan meninggalkan dokumen sumber berbasis-kertas mereka. Jake merasa bahwa lebih baik (bagi seorang analis) untuk membantu orang mempelajari cara baru untuk melakukan sesuatu, dibandingkan dengan memaksa mereka untuk meninggalkan sistem mereka saat ini dan mulai menggunakan sistem yang baru. Tetapi, sampai orang-orang tersebut memutuskan mereka dapat tetap berjalan tanpa Jormulir mereka yang sudah ada, Jake merencanakan untuk merancang input sesuai dengan dOkumen sumber saat ini. Ini akan membuat input data menjadi sederhana dan akan dihasilkan dalam sebuah sistem dengal1kesalahan eQtri-datayang sedikit. langkab berikut dalam merancang inpUtdilakukan oleh selurub regu SWAT.Jake membuatsebuab pertemuan untuk mendiskusikan ranc:anganinput. la memulai - de- I


J()1J.;OlU>ER, COSTIN:OS'rS'nSM Main Menu 1. 2. 3. 4.

Perfonn file menagement Generate printer-based reports View online displays Terminate system ENTER CHOICE

r Date: MMlDDIYY

-JOCSMNFl-

JOB..oRDER COSTING SYSTEM File Maintenance Menu

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Update job order data Update customer data Update accounting standard data Update workstation standard data Update raw material inventory data Return to main menu ENTER CHOICE

Gambar 2.25

Sketsa

awal dari menu JOCS.

ngan ucapan selamat kepada regu atas penyelesaian yang tepat waktu dari rancangan output. Lalu ia mendiskusikan sumber~sumber input yang telah ia kenali. Jake menerangkan kepada regu, bahwa langkah berikutnya adalah merancang struktur keseluruhan dari menu on-line JOCS.

123

124


SISTEM INFORMASI

Christinetelahtneri:\ncang cukupbanyak .sistem memJyang berbeda selama pengalaman kerjanya yang lah.J.lq berkata, "Saya pikir sebuah sistem menu standar dirancang untUk sembarangmacam terminal entri-data akan bekerja dengM baik untuk JOCS. Jika kita hanya merancang sebuah pendekatan yang sederhana, kita tidak perlu khawatir mengenai macam peralatan yang sedang digunakan." la menggambarkan dua buah sketsa (Gambar 2.25) dan memperlihatkannyake seluruh anggota regu. Carla suka penampilan menu tersebut, tetapi ia berkata, "Tidak semua orang secara otomatis mengerti kata-kata seperti 'dqta update' dan 'file maintenance.' Secara jujur, saya pikir beberapa orang dalam akunting akan merasa terancam oleh kata seperti 'sistem terminal.' Kedengarannya seperti selu.fuh sistem akan dihancurkan secara otomatis jika pilihan tersebut dipiHh. Saya pikir kita dapat membagi fungsi-fungsi berdasarkan departe;men atau area fungsional, daripada membaginya berdasarkan tugas..tugas." la memodifikasi sketsa Christineuntuk menjelaskan pengelompokan yang ada dipikirannya. (c;ambil.f.2.26). <:ilrlqberkiltil: "KilrenfJ JQCSakan dipakai oleh area fungsional yang berbeda dalamperusahaan, saya pikir sistem akan lebih dapat dimengerti jika kita merancang menu dengan basis fungsi-fungsi ini. Dengan begitu, pegawai akunting dapat pergi langsungke kumpulan menumereka untuk memasukkan data, menghasilkanlaporan dan melihatlayar tampilan." Seluruh regu suka pendekatan Carla, karena membuat sistem terlihat lebih mudah digunakan untuk orangorang tanpa banyak pengalaman komputer. Tetapi, Jake merasa bahwa bentuk tersebut tidak mengambil keuntungan dari peralatan komputer yang dipakai pada saat itu dan peralatan yang akan diadakiln di masa datang. Jake menjelaskan apa yang ia ketahui tentang kegunaan peralatan entri-data komputer: "Kita. tidakakan membeH terminal entri.data yang non-intelegen lagi. Kyle Bartwell melakukan survei sumberdaya komputer di awal tahun ini, dan ia menemukan bahwa terdapat lebih banyak dollar terkait pada peralatan mikrokomputer dibandingkan dengan jenis sumberdaya komputer lain dalam perusahaan ini. la memberi Mary petunjuk untuk membuat penggunaan yang lebih baik dari seluruh komputer kecil yang terletak di meja setiap orang tersebut. Saya pikir kita harus merancang sebuah sistem menu yang akan mengambil keuntungan dari teknologi mikrokomputer yang lebih sophisticated." Cory, kagum dengan pendekatan ini, berkata: "Mari.kita ambil rancangan Carla dan Christine dan mengubahnya kedalam pendekatan menu pull-down. Di kampus, kita belajar bagaimana merancangmenu yang dapat digunakan dengan klik sederhana dari mouse. Kita juga belajar bagaimana memberikanjendela pop-up help jika pemakai memerlukan informasi tambahanmengenai pilihan menu tersebut. Dengan demikian kita dapat me'lgambil keuntungan dari layar mikrokomputer dan mouse untuk mem-

--

.. -


Date: MMIDD/YY

.. JOCSMNOO..

JOB-ORDER COSTING SYSTEM MAIN MENU 1. 2. 3. 4. 5.

Marketing functions Accounting functions Manufacturing functions Inventory control functions Quit JOCS system ENTER CHOICE

Date: MM/DD/YY

.. JOCSMNFI ..

JOB-ORDER COSTING SYSTEM ACCOUNTING FUNCTlONS MENU 1. 2. 3. 4.

Enter accounting standards View information on screen Print reports Return to main menu ENTER CHOICE

Gambar 2.26

Sketsa menu yang diperbaharui untuk JOCS.

buat JOCS sangat mudah digunakan." la dengan cepat mengubah sketsa kedalam pendekatan menu pull-down (Gambar 2.27).

125

126

PENGANTAR PERANCANGAN SISTEM INFORMASJ

Date:

*'IfJOCSMNOO *'If

MM/DDIYY Marketing

Accounting

Manufacturing

Inventory

Enter standards View information Print reports

'"'"

r **JOCSVWAl*'lf

Date: MM/DD/YY Variance Viewing

Job Cost Summary

Exception Viewing

Inventory Valuation

Cost Factoring

By process By date By job By type By class Type a specific Job-order number View labor, material, overhead variances in units and dollar

Gambar

2.27

Menu pull-down

untuk JOCS dengan kunci-fungsi yang mengaktifkan window pop-up.

Segera setelah sebuah sistem menu disetujui regu, Jake mulai memberi tugas rancangan input ke anggota regu. Tom meneliti kemungkinan antarmuka ClM ke JOCS, seperti yang dibicarakan sebelumnya. Carla dan Cory diberi tanggungjawab menerjemahkan dokumen sumber akunting dan pemasaran ke dalam layar input komputer,

MERANV\NG INPUTSISTEM

127

sedangkan Christine merancang formulir elektronik untuk pegawai manufaktur untuk memasukkan sJ:andar pekerjaan workstation.

Peacock, Eileen. 'Why Errors Occur in Accounting Systems." Management Accounting, August 1988. Rich, Elaine. "Natural-language

Interfaces." Computer, September 1984.

Rivera, Christine. "Formbase: Unique Approach to Form Design, Filleing Tasks." Infoworld, February 26, 1990. Rivera, Christine. "Perform Is Among leaders in Forms Management Field." Infoworld, February 26, 1990. Schneiderman, Ben. Designing the User Interface: Strategies for Effective Human-Computer Interaction. Reading, Mass.: Addison-Wesley, 1987. "Seven Hidden Costs of Every Form Your Company Uses." Carrolton, Texas.: Electronic Form Systems, 1987. Smith, L. Murphy, and James A. Sena. "How to Design User-Friendly Data Base Applications." Journal of Accounting and EDP, Summer 1989. "The Wonderfu IWorld of Color Makes Records Management Easier." Information and Records Management, Odober 1976.

MERANCANG INPUTSISTEM

Recommend Documents