BERDASAR KURIKULUM 2013
MODUL :
MENJELASKAN PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN
UNTUK SMK dan MAK KELAS X SEMESTER I
MODUL MENJELASKAN PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN Bidang Studi Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Studi Keahlian Administrasi Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran Untuk SMK dan MAK
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan Rahmat-nya penulis dapat menyelesaikan modul ini dan dapat di up-load tepat pada waktunya. Modul ini disusun berdasarkan kurikulum 2013 yang telah ditetapkan pemerintah. Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah. Materi yang terdapat pada modul ini dititik beratkan pada penjabaran materi berdasarkan SKKNI (Standart Kompetensi Kerja Nasional Indonesia) sektor jasa perusahaan di bidang administrasi perkantoran yang dikeluarkan mentri tenaga kerja dan transmigrasi Republik Indonesia dan Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP), sebagai buku modul tidak menutup kemungkinan untuk memanfaatkan buku-buku penunjang lainnya. Melalui modul ini penulis berusaha menyajikan materi dengan berbagai model evaluasi dan penugasan dalam bentuk praktik langsung dengan teknik bervariasi untuk mempermudaha peserta didik dalam mencapai target-target belajar atau kompetensi yang diharapkan. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan belajar mendengarkan materi yang disampaikan guru dan kegiatan membaca buku-buku sumber lainnya secara mandiri,. Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh. Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu hingga dapat terselesaikannya modul ini dan tak lupa terimakasih kepada bapak dosen yang telah menguskan untuk membuat modul ini. Semoga modul ini dapat memberikan manfaat dalam materi menjelaskan paradigm dan filosofi administrasi perkantoran.
Malang, Desember 2014 Penulis
Daftar Isi Halaman Sampul Halaman Franci .......................................................................................................i Kata Pengantar ........................................................................................................ii Daftar Isi.................................................................................................................iii Peta Kedudukan Modul..........................................................................................iv Glosary ....................................................................................................................v
I.
PENDAHULUAN
A. Deskripsi......................................................................................................6 B. Prasarat ......................................................................................................6 C. Petunjuk Penggunaan Modul....................................................................6 1. Penjelasan Bagi Peserta diklat atau Peserta Didik 2. Peran Guru Antara Lain D. Tujuan Akhir .............................................................................................3 E. Kompetensi .................................................................................................4 F. Cek Kemampuan........................................................................................5 II.
PEMBELAJARAN Kegiatan Belajar 1 : Mendiskripsikan Adminidtrasi Perkantoran A. Tentang Adminstrasi Perkantoran B. Tentang Kantor C. Pengertian Administrasi Perkantoran D. Ruang Lingkup Administrasi perkantoran Test Formatif Skala Sikap
Kegiatan Belajar 2 : Mendiskripsikan Fungsi Pekerjaan Kantor dalam Organisasi A. Pengetian Organisasi B. Prisnip-Prinsip Organisasi C. Bentuk-bentuk Organisasi D. Pengertian Pekerjaan Kantor
E. Fungsi Pekerjaan Kantor Test Formatif Skala Sikap
Kegiatan Belajar 3 : Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor A. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor B. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor C. Hasil Jasa Atau Pekerjaan Kantor Test Formatif Aktivitas Portofolio Skala Sikap
III. EVALUASI A. Uji Kompetensi Teori B. Uji Kompetensi Ketrampilan Portofolio DAFTAR PUSTAKA INDEKS
PETA KEDUDUKAN MODUL Menjelaskan Paradigma
Menerapkan Keselamatan
Mengaplikasikan
dan Filosofi ADP
kesehatan kerja dan
Ketrampilan Dasar
Kerjasama dg Kolega dan
lingkungan (K3LH)
Komunikasi
Pelanggan
Menerapkan Prinsip”
Melakukan Prosedur
Membuat
Mengoprasikan Aplikasi
Administrasi
Dokumen
Perangkat Lunak
Mengoprasikan
Mengoprasikan Perjalanan
Aplikasi Presentasi
Bisnis
Mengelola Peralatan
Menangani
Kantor
Surat/Dokumen Kantor
Mengelola Pertemuan Rapat
Menangani Penggandaan
Mengelola Dana KAS Kecil
Dokumen
Mengelola Sistem Kearsipan
Mengelola Data/ Informasi di Tempat Kerja Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran di Tempat Kerja
GLOSARIUM
Memberikan pelayanan Kepada Pelanggan
Aset
Objektivitas
Harta
Sikap jujur, tidak dipengaruhi pendapat
Clerical work
Office Work
Pekerjaan tulis
Pekerjaan kantor
Duplikasi
Otentik
Penggandaan
Asli
E-mail
Paperless office
Sarana yang digunakan untuk mengirim
Kantor tanpa kertas
Data melalui internet Job Analysis
Paper work
Analisis jabatan
Pekerjaan Kertas
Job Description
Record
Uraian Pekerjaan
Rekaman
Job Specification
Risograph
Spesifikasi Pekerjaan
Mesin FC
Job Evaluasi
Sense of beloging
Evaluasi pekerjaan
Rasa memiliki, saling menjaga
Lugas Bersifat apa adanya Nepotisme Kecenderungan untuk mengutamakan sanak Saodara sendiri,terutama dlm jabatan Notulen Catatan mengenai jalannya persidangan (rapat) Serta hal yang dibicarakan dan diputuskan
A. DISKRIPSI UMUM
Kompetensi menjelaskan paradigma dan filosofi ADP ini merupakan kompetensi awal yang diisyaratkan untuk mempelajari modul selanjutnya. Dalam kompetensi ini siswa akan mempelajari tentang tentang admininstrasi kantor, fungsi kantor, fungsi pekerjaan kantor, penanganan sarana dan prasarana, serta mengidentikasi persyaratan personil kantor. Kompetensi ini penting dipelajari, bahkan kompetensi ini merupakan ujung tombak pada kegiatan administrasi perkantoran. Karena kompetensi iniberkaitan dengan hubungan antar pribadi dan pelayanan terhadap kolega yang dibutuhkan oleh setiap orang yang bekerja di suatu organisasi. B. PRASYARAT Kemampuan di awal yang diisyaratkan sebelum mempelajari modul ini adalah siswa harus mampu berkomunikasi dengan baik secara lisan atau tulis dan menguasai norma yang berlaku di lingkungan sekitar. C. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL 1.
Bagi peserta diklat / siswa
•
Bacalah setiap bagian modul ini secara cermat.
•
Kerjakan tugas baik tugas individu atau kelompok dengan baik dan benar
•
Ajukan pertanyaan kepada guru / fasilitator jika ada hal-hal yang Anda kurang jelas atau kurang mengerti.
•
Apabila Anda sudah menguasai modul ini, Anda dapat meminta kepada guru / fasilitator Anda untuk memberikan test akhir untuk mengukur kompetensi Anda.
2.
Bagi guru atau instruktur • Informasikan kepada peserta diklat / siswa bagaimana cara menggunakan modul, metode pemelajaran, cara penilaian, bahan /
alat yang digunakan dalam
pemelajaran dan durasi waktu pemelajaran serta metode penilaiannya • Mencatat pencapaian kemajuan siswa, menindaklanjuti dan memberikan umpan balik atas pencapaian belajar siswa.
• Memberikan test akhir apabila peserta diklat sudah kompeten dalam penguasaan modul ini 3.
Perlengkapan yang disediakan Alat : -
LCD
-
Komputer
-
Printer
-
Scanner
Bahan : a. Buku yang berhubungan dengan Manajemen dan Administrasi perkantoran b. Buku yang berkaitan dengan internet c. Buku-buku tentang Manajemen Perbekalan D. TUJUAN AKHIR PEMBELAJARAN Kompetensi Dasar 1 : Mendiskripsikan Administrasi Perkanotaran 1. Peserta didik dapat menyebutkan pengertian adminisrasi, kantor, dan administrasi perkantoran. 2. Peserta didik dapat meyebutkan unsur-unsur dan fungsi administrasi 3. Peserta didik dapat menjelaskan ruang lingkup administrasi perkantoran Kompetensi Dasar 2 : Mendiskripsikan Fungsi Pekerjaan Kantor dalam Organisasi 1. Peserta didik dapat menyebutkan pengertian organisasi 2. Peserta didik dapat menjelaskan prinsip-prinsip organisasi 3. Peserta didik dapat menjelaskan bentuk-bentuk organisasi 4. Peserta didik dapat menyebutkan pengertian pekerjaan kantor 5. Peserta didik dapat menjelaskan fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi Kompetensi Dasar 3 : Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor 1. Peserta didik dapat mengidentifikasi jenis-jenis pekerjaan kantor 2. Peserta didik dapat menjelaskan tentang ciri-ciri pekerjaan kantor 3. Peserta didik dapat menjelaskan hasil jasa pekerjaan kantor 4. Peserta didik dapat mempraktikkan pekerjaan kantor E. STANDAR KOMPETENSI dan CEK KEMAMPUAN
Satandar Kompetensi :Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran Kompetensi Dasar 1 : Mendiskripsikan Administrasi Perkantoran Apakah anda sudah mengetahui tentang 1
Sudah
Belum
Pengertian administrasi, kantor, dan administrasi perkantoran?
2
Unsur-unsur dan fungsi administrasi?
3
Ruang lingkup administrasi perkantoran?
Apakah anda telah mampu dan terampil dalam : 1
Mengaplikasikan kegiatan administrasi
2
Mengaplikasikan ruang lingkup administrasi perkantoran ?
Apakah anda memiliki sikap : 1
Teliti dan rapi dalam melaksanakan administrasi?
Tindak Lanjut Jika Sudah : Anda harus dapat menunjukan bukti belajar dan anda dapat melanjutkan ke materi beriktnya Jika Belum : Anda harus untuk mengulang dan berlatih kembali secara intensif di bawah bimbingan gur/instruktur anda. Kompetensi Dasar 2 : Mendiskripsikan Fungsi Pekerjaan Kantor dalam Organisasi Apakah anda sudah mengetahui tentang 1
Pengertian organisasi dan pekerjaan kantor?
2
Prinsip-prinsip dan bentuk-bentuk organisasi?
3
Fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi?
Sudah
Belum
Sudah
Belum
Apakah anda telah mampu dan trampil dalam 1
Membuat struktur organisasi sesuai dengan bentuk organisasinya?
Apakah anda telah memiliki sikap : 1
Teliti
dan
organisasi?
rapi
dalam
membuat
struktur
2
Teliti dan rapi dalam melaksanakan pekerjaan administrasi?
Tindak Lanjut Jika Sudah : Anda harus dapat menunjukan bukti belajar dan anda dapat melanjutkan ke materi beriktnya Jika Belum : Anda harus untuk mengulang dan berlatih kembali secara intensif di bawah bimbingan gur/instruktur anda. Kompetensi Dasar 3 : Mengidentifikasi pekerjaan kantor Apakah anda sudah mengetahui tentang 1
Jenis-jenis pekerjaan kantor ?
2
Ciri-ciri pekerjaan kantor?
3
Perincian Pekerjaan Kantor?
4
Hasil jasa pekerjaan Kantor ?
Sudah
Belum
Apakah anda telah mampu dan terampil dalam : 1
Melakukan pekerjaan kantor
Apakah anda telah memiliki sikap : 1
Teliti dan rapi dalam melaksanakan pekerjaan kantor?
Tindak Lanjut Jika Sudah : Anda harus dapat menunjukan bukti belajar dan anda dapat melanjutkan ke materi beriktnya Jika Belum : Anda harus untuk mengulang dan berlatih kembali secara intensif di bawah bimbingan gur/instruktur anda.
PEMBELAJARAN II Mendiskripsikan Administrasi Perkantoran Mendiskripsikan Fungsi Pekerjaan Kantor dalam Organisasi Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Administrasi Perkantoran Mengidentifikasi Persyaratan Personil Administrasi Perkantoran
KEGITAN BELAJAR
1
MENDISKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. Tentang Administrasi 1. Pengertian Administrasi
Jika menarik sebuah pengertian administrasi secara teori, banyak definisi administrasi yang di
kemukakan oleh beberapa orang seperti berikut, Menurut Ulbert, “Administrasi secara sempit didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagaian atau menyeluruh. Pengertian administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah Tata Usaha” Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, “Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan.”sedangkan, menurut WH Evans “Administrasi adalah fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.” Menurut George Terry, “Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.” Pada pengertian tersebut, terdapat dua perbedaan pengertian administrasi yaitu :
Administrasi dalam arti sempit
Menurut Soewarno Handayaningrat mengatakan “Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketki-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan”(1988:2). Administrasi dalam arti yang lebih luas Menurut The Liang Gie mengatakan “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”(1980:9). 2. Unsur-Unsur Administrasi Organizing Organizing yaitu mengelompokan kegiatan yang diperlukan, yakni menetapkan susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam oraganisasi, serta menetapkan kedudukan dan sifat hubungan antara masing-masing unit tersebut. Management Manajement berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Pengertian Record Recording adalah kumpulan elemen-elemen data yang digabungkan menjadi satu kesatuan, masing-nasing elemen data tersebut dikenal dengan sebutan field. Field data tersebut dapat memiliki tipe data yang sama ataupun berbeda, walaupun field-field tersebut berada dalam satu kesatuan namun masing-masing field dapat diakses secara individual. Relationship Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (public) untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini public di antara mereka. Communication Komunikasi memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna. Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia Personality kepribadian merupakan suatu susunan sistem psikofisik (psikis dan fisik yang berpadu dan saling berinteraksi dalam mengarahkan tingkah laku) yang kompleks dan dinamis dalam diri seorang individu, yang menentukan penyesuaian diri individu tersebut terhadap lingkungannya, sehingga akan tampak dalam tingkah lakunya yang unik dan berbeda dengan orang lain.
Financial Keuangan mempelajari bagaimana individu, bisnis, dan organisasi meningkatkan, mengalokasi, dan menggunakan sumber daya moneter sejalan dengan waktu, dan juga menghitung resiko dalam menjalankan proyek mereka. Istilah keuangan dapat berarti: • Ilmu keuangan dan asset lainnya • Manajemen asset tersebut • Menghitung dan mengatur resiko proyek Logistic logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan atau seni serta proses mengenai perencaanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan,penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material-material / alat-alat. Public reaction Definisi public relation adalah usaha yang direncanakan secara terus-menerus dengan sengaja, guna membangun dan mempertahankan pengertian timbal balik antara organisasi dan masyarakatnya. 3. Fungsi Administrasi Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial. Untuk lebih jelasnya simak uraian di bawah ini · Fungsi rutin Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. · Fungsi teknis Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai. · Fungsi analisis Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif desertai kemampuan mengambil keputusan, seperti memuat keputusan pembelian barang. · Fungsi interpersonal Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasi tim. · Fungsi manajerial Fungsi manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian. B. Tentang Kantor 1. Pengertian Kantor Menurut kamus besar bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan: tempat bekerja. Pengertian lainnya adalah kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personil, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan organisasi. Tempat adalah ruang, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin dan perlenngkapan lainnya. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.
2. Tujuan Kantor Tujuan kantor adalah memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman. 3. Fungsi Kantor 1.Menerima Informasi salah satu fungsi kantor yang pertama adalah untuk menerima segala macam bentuk nformasi,seperti surat,panggilan telepon,pesanan,faktur,dan juga semua laporan tentang segala macam kegiatan bisnis. Selain menerima informasi yang masuk,kantor juga memiliki fungsi untuk memperoleh informasi secara lebih lanjut yang nantinya mungkin akan diminta oleh manajemen. 2.Merekam Informasi fungsi kantor yang kedua yaitu untuk merekam/menyimpan informasi agar informasi tersebut dapat sesegera mungkin disiapkan apabila pihak manajemen memintanya. Rekaman atua record semua informasi harus disimpan untuk kepentingan hukum atau sebagai sebuah alat bukti. Disamping itu,rekaman/record juga disimpan untuk memenuhi kebutuhan sebuah manajemen dalam melakukan perencanaan dan pengendalian pada perusahaan.
3.Mengatur Informasi Kantor berfungsi untuk mengatur segala macam bentuk dari sebuah informasi dengan cara yang sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan/digunakan oleh pihak yang membutuhkan secara maksimal. Sebagai Contoh, laporan dari sebuah kegiatan promosi yang dilakukan oleh pihak perusahaan dengan cara menyajikan informasi dengan jelas dan dapat dibaca dengan baik. Laporan tersebut dibuat oleh pihak yang menggunakan informasi atau data yang sudah diatur secara sistematis didalam kantor. 4.Memberi Informasi Kantor berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabula pihak manajemen meminta informasi,kantor memberikan informasi yang dibutuhkan berdasarkan data yang telah diterima,dihimpun,diatur dan disimpan. Sebagian informasi yang disajikan dapat bersifat rutin dan sebagian yang lain dapat bersifat khusus atau insidental. Informasi juga dapat diberikan secara lisan atau tertulis. 5.Melindungi Aset/Harta Disamping yang fungsi yang lainnya, Kantor juga memiliki fungsi untuk melindungi aset atau harta. Segala macam bentuk informasi/data yang diterima oleh kantor adalah sebuah aset atau harta dari kantor tersebut. Kantor tidak akan berfungsi sepenuhnya jika dibatasi pada fungsi menerima,merekam,mengatur dan memberi informasi saja. Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta (informasi atau data),baik tepat penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut sehingga benar benar digunakan untuk kepentingan perusahaan dan informasi tidak jatuh kepada pihak pihak yang tidak bertanggung jawab.
C. Pengertian Administrasi Perkantoran 1. William Spriegel dan Ernest Davies Dalam buku “Principles of Business Organization and Operation”, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan 2. George R. Terry Dalam buku”Office Management and Control”, manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan 3. Arthur Granger Dalam buku “National Office Management Association Report”, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi. 4. William Leffingwell dan Edwin Robinson Dalam buku”Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan. 5. W. H Evans Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi. Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran atau manajemen perkantoran adalah rangkaian kegiatan merencanakan,mengorganisasi (mengatur dan menyusun),mengarahkan,mengawasi (melakukan control),serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan. D. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
1. Kegiatan Kantor a. Perencanaan perkantoran (office planning) 1) Perencanaan gedung
2) Tata ruang kantor 3) Penerangan/cahaya 4) Ventilasi 5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor 6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor 7) Anggaran (budgeting) perkantoran 8) Standar kualitas kerja 9) Sistem informasi dan telekomunikasi b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing) 1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan 2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan 3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan c. Pengarahan perkantoran (office actuating) 1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan 2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan 3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan 4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi 5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar 6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan d. Pengawasan perkantoran (office controlling) 1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor 2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor 3) Kualitas pekerjaan kantor 4) Pelayanan kantor 5) Waktu 6) Biaya perkantoran 2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran a. Lokasi kantor Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor: 1) Faktor keamanan 2) Faktor lingkungan 3) Faktor harga b. Gedung Faktor yang perlu diperhatikan: 1) Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan 2) Memiliki fasilitas yang memadai
3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan) c. Peralatan 1) Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll 2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya d. Interior Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor e. Mesin-mesin kantor Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor
TES FORMATIF A. Pilihan Ganda Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar, 1. Secara etimologi, kata administrasi berasal dari kata Ad dan Ministrae, Ad yang berarti intensif, dan Ministrae yang berarti, membantu, melayani, atau memenuhi, istilah ini berasal dari bahasa ….. a. Latin d. Inggris b. Yunani e. Perancis c. Italia 2. Berikut ini yang termasuk unsure administrasi adalah…… a. Analisis d. Manajerial b. Teknis e. manajemen c. rutin 3. Rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengarahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama dapat tercapai, merupakan unsur administrasi bidang…. a. pengorganisasian d. manajemen b. kepegawaian e. tata usaha c. perwakilan 4. Salah satu fungsi administrasi adalah sebagai…. a. Tata usaha d. perbekalan b. manajerial e. keuangan c. perwakilan 5. Fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain, disebut fungsi…. a. interpersonal d. analisis b. rutin e. manajerial c. teknis 6. Kantor sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman. Hal ini merupakan…. a. Fungsi tata usaha kantor d. fungsi kantor b. unsure kantor e. tujuan kantor c. pengertian administrasi
7. Kantor mempunyai beberapa fungsi. Berikut ini merupakan fungsi kantor adalah…. a. tata hubungan d. perwakilan b. memberi iniformasi c. manajerial c. analisis 8. Iatilah administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut….. a. office plaining d. office organizing b. office management e. office work c. office administrative 9. Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufacturing, pergudangan, dan penjualan. Hal ini merupakan pengertian manajeman kantor menurut…. a. Goerge R. Terry d. Arthur Granger b. William Spriegel & Ernest e. Edwin Work c. William Leffingwell 10. Ruang lingkup administrasi yang meliputi kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Berikut ini yang termasuk salah satu kegiatan kantor adalah…. a. tata usaha d. perencanaan kantor b. tata hubungan e. analisis c. Kepegawaian 11. Administrasi mempunyai 5 fungsi pendukung. Fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsiapan dan penggandaan, merupakan fungsi…. a. rutin d. teknis b. analisis e. interpersonal c. manajerial 12. Rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka yang menjadi wadah bagi setiap kegiatan dari usaha kerja sama yang bersangkutan, merupakan unsure administrasi bidang…. a. pengorganisasian d. Manajemen b. Kepegawaian e. tata usaha c. perwakilan 13. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan gedung adalah… a. Memiliki fasilitas seadanya b. Menjamin Keamanan dan kesehatan karyawan c. harga mahal menjamin kualitas d. gedung yang baru dibangun e. dekat dengan pusat kota 14. Salah satu sarana fasilitas kerja perkantoran adalah…. a. waktu d. Pengorganisasian kantor b. Pelayanan kantor e. kualitas pekerjaan kantor c. biaya perkantoran 15. Berikut ini termasuk dalam perencanaan perkantoran (office planning), yaitu…. a. waktu d. pengorganisasian perkantoran b. pelayanan kantor e. anggaran c. biaya perkantoran
b. Esay Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas serta benar. 1. Jelaskan perbedaan pengertian administrasi dalam arti sempit dan dalam arti luas.
2. Jelaskan pengertian : a. Administrasi b. Kantor c. Administrasi perkantoran 3. Sebutkan dan jelaskan unsur-unsur administrasi menurut pendapat The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Moderen. 4. Sebut dan jelaskan fungsi administrasi dalam perkantoran. 5. Jelaskan tujuan kantor 6. Sebut dan jelaskan Fungsi kantor 7. Sebutkan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan pekerjaan kantor. 8. Sebutkan apa saja yang termasuk dalam sarana fasilitas kerja perkantoran. 9. Sebutkan faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan : a. Lokasi Kantor b. Gedung c. Peralatan d. Interior e. Mesin-mesin kantor
10. Sebutkan dan jelaskan ruang lingkup administrasi perkantoran.
Skala Sikap Berilah tanda centang ( √ ) pada kolom skala sikap berikut ini. No. Pernyataan S 1 2 3 4 5
Sikap AS
TB
Alasan KS
TS
Unsur administrasi bidang keuangan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama. Administrasi perkantoran sering disebut dengan istilah office work Salah satu fungsi kantor adalah mengatur informasi. Kantor bertujuan untuk memberikan pelayanan komunikasi. Unsur waktu bukan merupakan objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran.
Keterangan S = Setuju, AS = Agak Setuju, TB= Tidak Berpendapat, KS = Kurang Setuju, TS= Tidak Setuju Bandingkan jawaban anda dengan jawaban teman-teman. Diskusikan apabila ada perbedaan jawaban untuk pernyataan tertentu. Mintalah bantuan guru/ instruktur jika menemukan kesulitan.
KEGITAN BELAJAR
2
MENDISKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR DALAM ORGANISASI
A. Pengertian Organisasi Dalam kamus besar Indonesia (KBI) pengertian organisasi adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian bagian orang dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan bersama. Sama seperti pengertian ekonomi, definisi organisasi juga merujuk pada beberapa pendapat ahli yang kompeten seperti berikut :
Menurut Chester I.Barnard mengemukakan dalam buku beliau yang berjudul The Function Of The Executive, “organisasi adalah suatu sistem mengenai usaha usaha kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.” Sedangkan Stephen P.Robbins mengatakan bahwa “Organisasi ialah kesatuan aspek sosial yang terkordinasi secara sadar, dengan satu batasan yang cukup relatif dan bisa diidentifikasi, yang bekerja secara relatif dan terus menerus untuk mencapai tujuan kelompok atau tujuan bersama.” Menurut J.William Schulze memberikan pendapat, “organisasi adalah suatu penggabungan dari orang orang,benda benda,alat alat perlengkapan,ruang lingkup kerja dan segala hal yang berhubungan dengannya,yang disatukan dalam sebuah hubungan yang teratur dan sangat efektif untuk mencapai segala tujuan yang diinginkan.”
Berbeda dengan Sir Stoner mengemukakan, “Organisasi adalah sebuah pola yang menghubungkan orang orang di bawah arahan pimpinan (manager) untuk mencapai atau mengejar tujuan bersama.” Dari beberapa definisi yang dikemukakan di atas, bisa kita tarik kesimpulan tentang pengertian organisasi yaitu merupakan sekelompok orang yang terdiri dua orang atau lebih, secara formal dan dipersatukan dalam sebuah kerjasama dalam untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.Organisasi dibutuhkan oleh setiap manusia yang memiliki kepentingan dan juga tujuan yang sama, sebagai tempat atau badan dimana mereka saling berusaha untuk mewujudkan tujuan tersebut. Hal tersebut yang menjadi sebab adanya tujuan dari diadakannya sebuah organisasi yang kemudian bisa dikembangkan menjadi struktur organisasi. Tujuan organisasi bisa terlihat dari sasaran yang harus dilakukan baik dalam tujuan jangka pendek maupun jangka panjang . Berikut ini pengelompokan dari tujuan organisasi dari definisi prioritas tujuan tersebut : •
•
Tujuan umum, mengandung pernyataan yang luas atau tujuan dalam skala umum yang menggambarkan bagaimana terciptanya sebuah organisasi tersebut, dan tidak berubah dari waktu ke waktu dan menjadi landasan pertama dalam konstitusi sebuah organisasi. Tujuan merupakan gambaran dari apa yang harus dilakukan dengan spesifikasi yang jelas. Laporan setiap tugas terukur untuk mencapai tujuan yang diharapkan dari sebuah kelompok, biasanya memiliki jangka pendek dan batas waktu tertentu.
B. Prinsip-prinsip Organisasi
1. Prinsip Perumusan Tujuan Sebelum suatu organisasi/badan/lembaga,langkah hal pertama yang harus dilakukan adalah membuat tujuan dibentuknya organisasi/badan.lembaga tersebut. Tujuan yang dibuat haruslah sangat jelas karena tujuan tersebut yang akan menentukan hal-hal yang harus diperbuat atau dilakukan oleh organisasi yang telah terbentuk tersebut.
2. Prinsip Pembagian Kinerja Dalam penata laksanaan kegiatan oragnisasi kita harus melakukan pembagian tugas/kerja/unit untuk menghindari kemungkinan adanya pekerjaan yang tertumpuk dan terjadinya kelalai dalam pekerjaan pada sebuah unit kerja organisasi. 3. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/ Wewenang Dalam menjalankan kegiatan,suatu unit harus diberi kekuasaan/ untuk melaksanakan tugas tugasnya agar dapat dimintai pertanggung jawabannya 4. Prinsip Tingkat Pengawasan Berjalannya suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan,harus kita pastikan untuk selalu menjalankan dan melaksanakan sistem pengawasan, karena jika sistem pengawasan tidak ada maka tidak mungkin sebuah organisasi dapat mencapai tujuannya dengan maksimal. Maka karena itu,pembuatan organisasi harus memperhatikan aspek dari kemudahan sistem pengawasan 5. Prinsip Rentang Manajemen Dalam suatu organisasi perlu kita perhatikan suatu efektivitas dan sebuah efisiensi dari seorang pemimpin yang dapat membawahi beberapa orang yang dibawahinya sehingga seorang pemimpin dapat melakukan tugas kepemimpinannya secara efektif,efisien dan maksimal serta dapat melakukan tugas pengawasan secara optimal. 6. Prinsip Kesatuan Pemerintah Dalam menjalankan sebuah organisasi,seseorang bawahan biasanya mempunyai seorang bos atau atasan. Dari bos tersebutlah kita menerima perintah dan kepada bos tersebutlah kita memberikan laporan pertanggung jawaban atas pelaksanaan pekerjaan kita. 7. Prinsip Koordinasi Prinsip kordinasi ada usaha untuk mengarahkan seluruh kegiatan unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas kepada unit unit kerja tersebut terkadang tanpa kita sadari menimbulkan kecenderungan untuk memisahkan diri dari tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar kita terhindar dari sebuah konflik, dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerjasama. C. Bentuk-Bentuk Organisasi Berdasarkan pola hubungan kerja setara alur wewenang dan tanggung jawab, bentuk organusasi dapat dibedakan menjadi organisasi lini/garis, organisasi garis dan staf. Dan organisasi fungsional. Untuk lebih jelasnya simak pembahsan berikut 1. Organisasi garis Organisasi garis merupakan bentuk organisasi tertua, dan paling sederhana. Organisasi dengan jumlah karyawan sedikit dan pemiliknya merupakan pimpinan tertinggi didalam perusahaan/organisasi yang mempunyai hubungan langsungdengan bawahannya. Di sini setiap bagian-bagian utama langsung berada dibawah seorang pemimipin serta pemberian wewenang
dan tanggung jawab bergerak vertical ke bawah dengan pendelegasian yang tegas, melalui jenjang hirarki yang ada. Kebaikan-kebaikan organisasi garis : a. Bentuk organisasi sederhana sehingga mudah dipahami dan dilaksanakan, b. Pembagian tugas serta tanggung jawab dan kekuasaan cukup jelas c. Adanya kesatuan dalam perintah dan pelaksanaan sehingga mempermudah pemeliharaan disiplin dan bertanggung jawab, d. Pengambilan keputusan dapat dilaksanakan secara cepat karena komunikasi cukup mudah. Sedangkan kekurangan-kekurangannya adalah : a. Bentuk organisasi tidak fleksibel, b. Kemungkinan pemimpin untuk bertindak otokratis besar, c. Ketergantungan pada seseorang cukup besar sehingga mudah terjadi kekacauan bila seseorang didalam garis organisasi “hilang”. 2. Organisasi garis dan staf Dalam organisasi ini ada dua kelompok orang-orang yang berpengaruh dalam menjalankan organisasi itu, yaitu : a. Orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka pencapaian tujuan, yang digambarkan dengan garis atau lini. b. Orang yang melakukan tugasnya berdasarkan keahlian yang dimilikinya, orang ini berfungsi hanya untuk memberikan saran-saran kepada unit operasional. Orang-orang tersebut disebut staf. Di dalam organisasi garis dan staf : – Terdapat spesialisasi yang beraneka ragam yang dipergunakan secara maksimal. – Dalam melaksakan pekerjaannya, anggota atau lini dapat menerima pengarahan serta informasi dari staf. – Pengarahan yang diberikan staf dapat dijadikan pedoman bagi pelaksana. – Staf mempunyai pengaruh yang besar dalam pelaksanaan pekerjaan. Organisasi ini mempunyai kebaikan, seperti : – Adanya pembagian tugas yang jelas antara orang-orang yang melaksanakan tugas pokok dan penunjang. – Keputusan yang diambil biasanya telah dipertimbangkan secara matang oleh segenap orang yang terdapat dalam organisasi, termasuk staf. – Adanya kemampuan dan bakat yang berbeda-beda dari anggota organisasi memungkinkan dikembangkannya spesialisasi keahlian. – Adanya ahli-ahli dalam staf akan menghasilkan mutu pekerjaan yang lebih baik. – Disiplin para anggota tinggi karena tugas yang dilaksanakan oleh seseorang sesuai dengan bakat kealian, pendidikan dan pengalamannya.. Sedangkan kekurangan dari organisasi ini adalah : – Bagi para pelaksana operasional perbedaan antara perintah dan saran tidak selalu jelas. Maksudnya dalam pelaksana tugas – tugas operasional, orang-orang lini atua garis dihadapkan pada dua macam atasan.yaitu atasan yang terdapat dalam komando yang mempunyai hak memerintah dan pinpinan staf yang meskipun hanya berhak memberikan saran, namun perlu pula ditaati karna sarannya berdasarkan pada keahlian dan wewenang fungsional. – Saran serta nasehat dari staf mungkin kurang tepat atau sulit dilaksanakan, karna kurang adanya tanggung jawab terhadap perkerjaan.
– Pejabat garis cendrung untuk mengabaikan gagasan dari staf sehingga gagasan tersebut dapat tidak berguna. – Timbulnya kekacauan bila tugas-tugas tidak dirumuskan dengan jelas. 3. Organisasi fungsional Organisasi dengan bentuk ini merupakan suatu organisasi yang berdasarkan pembagian tugasnya serta kegiatannya pada spesialisasi yang dimiliki oleh pejabat-pejabatnya. Organisasi ini tidak terlalu menekan hilarki sturtural, tetepai lebih pada sifat dan pungsi yang perlu dijalankan. Dalam organisasi ini seorang bawahan dapat menerima beberapa instruksi dari beberapa pejabat serta harus mempertanggung jawabkannya pada masing-masing pejabat yang bersangkutan. Kebaikan-kebaikan dari pungsional organisasi fungsional : a. Adanya spesialisasi menyebabkan perencanaan tugas dapat dengan baik. b. Spesialisasi karyawan dapat dilakukan secara maksimal. c. Koordinasi antara orang-orang dalam satu funsi mudah dilaksanakan atau dijalankan. d. Pekerjaan mental dapat dipisahkan dari pekerjaan pisik. Kekurangan – kekurangan orgganisasi fungsional antara lain adalah sebagai berikut : a. Tanggung jawab terbagi-bagi, sehingga jika terjadi satu masalah tidak jelas siapa yang harus bertanggung jawab penuh. b. Ditinjau dari segi karyawan, banyaknya atasan yang membingungkan, c. Terjadi saling mementinngkan fungsi masing-masing menyebabkan koordinasi yang bersifat menyeluruh sukar dijalankan. d. Pertukaran (mutasi) pekerjaan sukar dilakukan, karna anggota organisasi terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang keahliannya saja, sehingga untuk mengadakan pertukaran jabatan harus dilakukan suatu pendidikan yang intensif terlebih dahulu. 4. Organisasi komite/panitia : pendapat dari sekumpulan orang biasanya akan lebih baik dari pada hasil pemikiran satu orang. Cara yang terbaik untuk menimbulkan kerja sama dari kelompok orang adalah dengan membentuk satu kelompok tetap yang disebut komite. Komite adalah suatu badan yang terdiri dari sekumpulan orang yang diberi kekuasaan tertentu dan dengan berunding mereka dapat membuat keputusan bersama-sama. Dengan adanya komite, diharapkan dapat menghilangkan iri hati atau pertentangan diantara anggota kelompok dan dapat dihindari hambatan-hambatan yang timbul akibat adanya perintah perintah yang simpang siur antara pimpinan yang sesingkat D. Pengertian Pekerjaan Kantor Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka
penyelesaian sesuatu bidang tugas. Melakukan bidang pekerjaan tersebut dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan. Bagi seseorang pegaai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan/ tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada prosedur kerja. Pekerjaan perkantoran atau office work dalam bahasa Inggris disebut juga clerical work (pekerjaan tulis) dan paper work (pekerjaan kertas). George Terry merumuskan pengertian pekerjan perkantoran itu sebagai berikut Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat– warkat tertulis dan laporan–laporan sebagai cara untuk meringkas warkat tertulis dan laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan. Sebuah pendapat lain dari 2 ahli bernama William Leffingwell dan Edwin Robinson menerangkan bahwa pekerjaan perkantoran berkenaan pertama-tama dengan warkat dari badan usaha pembuat warkat–warkat, pemakaian warkat warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat–warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar perhitungan, surat menyurat, surat perjanjian, surat pesanan, laporan–laporan dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.
E. Fungsi Pekerjaan Kantor Fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi, antara lain sebagai berikut : 1. Memberi pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi 2. Menyediakan informasi/ keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan 3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan
Tes Formatif a. Pilihan Ganda Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar. 1. Secara etimologi organisasi berasal dari kata organum yang berarti alat, bagian, anggota atau badan, berasal dari bahasa.... a. yunani
d. Sansekerta
b. latin
e. Belanda
c. inggris 2. Setiap oragnisasi selalu mempunyai ciri, berikut ini yang termasuk ciri organisasi adalah.... a. rentang organisasi
d. Tujuan individu
b. koordinasi
e. Kesatuan pemerintah
c. kerja sama 3. Berikut ini yang merupakan salah satu prinsip organisasi adalah.... a. tujuan bersama
d. Tujuan individu
b. pendelegasian wewenang
e. Sekelompok orang
c. Kerja sama 4. Jika dalam sebuah organisasi, seorang bawahan hanya mempunyai satu orang atasan, bararti organisasi gtersebut menerapkan prinsip.... a. kesatuan pemerintah
d. Pendelagaisan wewenang
b. koordinasi
e. Rentang organisasi
c. pembagian tugas 5. Karyawan lebih sulit untuk mengembangkan diri, merupakan kekerangan dari bentuk organisasi...... a. Staf
d. Fungsional dan garis
b. fungsional
e. Garis/lini
c. garis dan staf 6. Spesialisasi karyawan dapat dimanfaatkan lebih maksimak, merupakan kelebihan dari bentuk organisasi..... a. staf
d. Fungsional dan garis
b. fungsional
e. Garis/ lini
c. garis dan staf
7. Clerical work disebut juga ..... a. pekerjaan tulis
d. Pekerjaan kertas
b. manajemen
e. Pekerjaan melayani
c. organisasi 8. Salah satu fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi adalah.... a. menyediakan informasi bagi karyawan b. membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan c. mempercepat perkembangan organisasi d. memberikan pelayanan terhadap karyawan e. menyediakan staf 9. Organisasi adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih, merupakan definisi organisasi menurut...... a. James E. Mooney
d. Chester I. Barnad
b. J. William Schulze
e. Kamus administrasi
c. William Leffingwell 10. Menyediakan informasi bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan, merupakan salah satu..... a. fungsi pekerjaan kantor
d. Prinsip administrasi
b. unsur administrasi
e. Prinsip organisasi
c. kelebihan bentuk organisasi garis/lini
b. Esai 1. Jelaskan pengertian orgasnisasi menurut J. William Schulze. 2. Sebutkan tiga ciri-ciri organisasi. 3. Sebutkan dan jelaskan prinsip-prinsip organisasi. 4. Sebutkan dan jelaskan bentu-bentuk organisasi 5. Jelaskan kelebihan dan kelemahan bentuk-bentuk organisasi.
Skala Sikap Berilah tanda centang (√) pada kolom skala sikap berikut ini. No.
Pernyataan
1
Organisasi yang besar cocok menggunakan struktur bentuk garis Penerapan prinsip “the right man on the right place” sangat cocok untuk bentuk organisasi garis dan staf Pada bentuk organisasi fungsional, lebih sulit dilakukan tour of duty Istilah pekerjaan kantor sering disebut dengan tata usaha Pimpinan organisasi sangat bergantung pada informasi yang disediakan pekerjaan kantor dalam pengambilan keputusan
Sikap S
2 3 4 5
AS
TB
Alasan KS
TS
Keterangan S = Setuju, AS = Agak Setuju, TB= Tidak Berpendapat, KS = Kurang Setuju, TS= Tidak Setuju Bandingkan jawaban anda dengan jawaban teman-teman. Diskusikan apabila ada perbedaan jawaban untuk pernyataan tertentu. Mintalah bantuan guru/ instruktur jika menemukan kesulitan.
KEGITAN BELAJAR
3
MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR
A. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor Pekerjaan kantor penting dilakukan untuk mendukung tugas-tugas utama/ pokok perusahaan agar diperoleh keuntungan yang maksimal. Berikut ini beberapa pekerjaan kantor banyak dilakukan di perusahaan-perusahaan, yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, menghitung, dan pekerjaan lainnya. Simak uraian di bawah ini.
a. Menghimpun Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya. b. Mencatat Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media c. Menggandakan Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph d. Mengirim Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi e. Menyimpan Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di perpustakaan f. Melakukan komunikasi Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference g. Menghitung Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan prasarana h. Pekerjaan lainnya
Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor B. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor Pekerjaan kantor mempunya 3 ciri utama yang bersifat pelyanan, terbuka, dan luas dan dilaksanakan oleh semua fihak dalam organisasi. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut. 1. Bersifat Pelayanan Pekerjaan administrasi perkantoran memiliki ciri mendasar yakni bersifat melayani pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam mencapai tujuan organisasi. G.R. Terry menuebutkan bahwa pekerjaan kantor merupakan pekerjaan melayani (service work) yang berfungsi memudahkan dan meringankan, serta membantu pekerjaan menjadi lebih cepat dan berdaya guna. 2. Bersifat terbuka dan luas Bagi Organisasi Pekerjaan kantor yang bersifat melayani menjadikannya merembes pada seluruh bagian di organisasi/perusahaan. Sifatnya yang melayani dapat merambah ke semua pekerjaan operatif dalam perusahaan, seperti bagian produksi dan penjualan. Jadi pekerjaan perkantoran menjadi lebih bersifat terbuka dan luas sehingga pekerjaan perkantoran juga dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor namun dapat pula diluar kantor itu sendiri.
sumber: https://www.dkit.ie 3. Dilakukan Semua fihak Karena pekerjaan perkantoran merembes pada semua lini perkantoran, mau tidak mau semua pihak baik dari pimpinan hinggan karyawan paling bawah ikut mengerjakan pekerjaan perkantoran. Misalnya, seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau pekerja yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai seorang mandor. Berdasarkan ciri-ciri pekerjaan kantor tersebut, kita dapat menarik kesimpulan bahwa pekerjaan
kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan dan merupakan tulang punggung bagi organisasi modern. C. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor Seperti telah disampaikan sebelumnya bahwa pekerjaan kantor banyak sekali ragamnya, seperti typing (mengetik), calculating (menghitung), checking(memeriksa), filling( menyimpan), telephoning(menelpon), duplicating(menggandakana), mailing(persuratan), dsb. Dari adanya kegiatan tersebut maka menghasilkan baerbagai macam hasil atau produk. Hasil jasa atau produk pekerjaan kantor tersebut antara lain adalah surat, laporan, formulir, dan berbagai macam dokumen tertulis. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut. 1. Surat Yaitu media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.
2.
Laporan
Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Laporan merupakan produk pekerjaan kantor, karena di dalamnya terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan, dan pengolahan data.
A
Fungsi laporan :
1.
sebagai bahan pertanggungjawaban
2.
sebagai alat untuk menyampaikan informasi
3.
sebagai alat pengawasan
4.
sebagai bahan penilaian
5.
sebagai bahan pengambilan keputusan
B.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:
1.
laporan yang dibuat harus jelas dan cermat
2.
harus mengandung kebenaran dan objektivitas
3.
laporan harus lengkap
4.
laporan harus tegas dan konsisten
5.
laporan harus langsung mengenai sasaran
6.
harus disampaikan kepada orang dan alamat yang tepat
7.
laporan sebaiknya disertai saran-saran
8.
harus dibuat tepat waktu
C Jenis‐jenis laporan : 1. Laporan berdasarkan waktu 2. Lporan berdasarkan bentuk 3. Laporan berdasarkan penyampaian 4. Laporan berdasarkan sifat 5. Laporan berdasarkan isinya d. Langkah‐langkah membuat laporan (baca dimateri komunikasi) 3. Formulir Adalah lembaran kartu aatau kertas dengan ukuran tertentu yang didalmnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap. a. Keuntungan membuat formulir : 1. Menghemat waktu, tenaga dalam hal penulisan serta hemat dalam penggunaan kertas 2. Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan 3. Mdanya keseragaman sehingga mengurangi terjadinya penyimpangan b. Fungsi formulir : 1. Mencari suatu keterangan tertentu 2. Menghimpun data yang sama 3. Menyampaikan informasi yang sama kepada beberapa bagian yang berbeda 4. Sebagai bukti fisik 5. Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja c. Hal‐hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir :
1. Setiap formulir yang dibuat haruis mempunyai kegunaan yang jelas 2. perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir, karena tidak semua informasi harus dibuatkan formulir 3. Ada standarisasi dalam pembuatan formulir 4. Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis 5. Formulir dibuat secara sederhana 6. Untuk bagian yang akan diisi informasi, perlu disediakan ruang kososng yang cukjup 7. Harus ada judul nama formulir 8. Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuihan 9. Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor 10. Perancangan desain formulir harus dilakukan dengan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang. 4. Berbagai macam dokumen tertulis Selain formulir, masih banyak catatan tertulis/ dokumen lain yang merupakan hasil kegiatan pekerjaan kantor. Contoh : tabel, peta, grafik, gambar, buku, atau paper. Di samping itu terdapat pula produk atau hasil dari pekerjaan kantor lainnya yang tidak kalah penting yaitu Jasa. Contoh : kegiatan melayani tamu, memberikan informasi secara langsung. 5. Arsip Asrip merupakan prosuk dari kegiatan penyimpanan. Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau tereka berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga sewaktu‐waktu dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
Tes Formatif a. Pilihan Ganda Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar ! 1. Pekerjaan kantor disebut juga …… a. pokok b. kertas c. sampingan
d. objective e. penunjang
2. Berikut ini yang merupakan ciri-ciri pekerjaan kantor, yaitu… d. mencatat data pembayaran a. bersifat pelayanan e. mencatat pesan pelanggan b. sebagai duta organisasi c. alat bukti otentik
3. Pekerjaan kantor diperlukan dimana-mana dan dapat dilkukan oleh semua bagian dalam organisasi, tidak terbatas di ruang kantor saja tetapi bisa dilkukan diluar ruangan sekalipun, ini merupakan cirri pekerjaan kantor bersifat….. a. pelayanan d. dilaksanakan oleh semua fihak b. sebagai duta organisasi e. bernilai historis c. terbuka dan luas 4. Salah satu contoh pekerjaan kantor, yaitu…. a. hiking d. duta organisasi b. mailing e. penunjang c. diving 5. Kegiatan berkomunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara, salah satunya adalah kegitan komunikasi dalam bentuk…. a. risogrph d. mengirm e-mail b. fotokopi e. filling c. diving 6. Berikut ini merupakan hasil dari pekerjaan kantor adalah…. a. uang pembayaran d. laporan penjualan b. calculating e. duplicating 7. Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleg Goerge R. Terry, pekerjaan kantor yang paling sedikit dilakukan adalah….. a. filling d. calculating b. mailing e. duplicating c. typing 8. Berikut ini yang merupakan keuntungan membuat formulir, yaitu…. a. menghimpun data yang sama d. sebagai dasar petunjuk b. mengurangi kegiatan fotokopi e. mencari keterangan tertentu c. sebagai bukti fisik 9. Berikut ini jenis laporan berdasarkan penyampainnya adalah….. a. laporan biasa d laporan penting b. Laporan tertulis e. Laporan informative c. laporan analisa 10. Kegiatan melakukan pencatatn data yang berkaitan dengan angka, merupakan jenis pekerjaan kantor…. a. mengolah d. menggandakan b. menghitung e. Menyimpan c. Mencatat
b. Esai Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas, dan benar. 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan pekerjaan kantor. 2. Jelaskan tentang pekerjaan kantor yang bersifat pelayanan. 3. Sebut dan jelaskan jenis-jenis pekerjaan kantor. 4. Sebut dan jelaskan hasil dari jasa pekerjaan kantor. 5. Sebutkan langkah-langkah membuat laporan. Aktivitas 1. Buatlah contoh formulir (format dapat dicari dari berbagai sumber internet) 2. Buatlah contoh konsep surat niaga dengan tulisan tangan, kemudian lakukanlah hal berikut : a. ketiklah konsep surat tersebut dengan menggunakan computer b. Gandakanlah hasil ketikan tersebut dengan menggunakan mesin fotokopi c. Kirimkanlah surat tersebut ke e-mail bapak/ibu gurumu atau melalui facsimile 3. Kumpulkan bakti hasil pekerjaan no 1-2 kapada bapak/ibu gurumu
Portofolio Buatlah kelompok kerja yang terdiri dari 5 orang.carilah contoh hasil-hasil pekerjaan kantor yang di lakukan beberapa kantor atau perusahaan seperti surat, formulir, laporan, dan sebagainya. Kemudian susunlah acara secara rapi bukti-bukti tersebut dengan cara ditempel di kertas HVS A4 dan dijilid. Beri ulasan, tnggapan, atau kesimpulan dari hasil pekerjaanmu. Kumpulkanlah tugasmu kepada bapak/ibu dengan rapid an tepat waktu.
Skala Sikap No.
Pernyataan
Sikap S
1 2 3 4 5
Pekerjaan kantor merupakan pekerjaan organisasional Mailing merupakan pekerjaan kantor dengan presentase paling besar Pekerjaan kantor hanya dilakukan terbatas pada ruang kantor saja Susunan buku yang teratur merupakan hasil adanya kegiatan kantor Kegiatan kantor dapat dilkukan oleh siapa saja, kapan saja, dan dimana saja
AS
TB
Alasan KS
TS
Keterangan S = Setuju, AS = Agak Setuju, TB= Tidak Berpendapat, KS = Kurang Setuju, TS= Tidak Setuju Bandingkan jawaban anda dengan jawaban teman-teman. Diskusikan apabila ada perbedaan jawaban untuk pernyataan tertentu. Mintalah bantuan guru/ instruktur jika menemukan kesulitan.
EVALUASI
III
Uji Kompetensi Teori Uji Kompetensi Keterampilan
A. Uji Kompetensi Teori a. Pilihan Ganda Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar 1. Salah satu contoh dari kegiatan komunikasi di kantor adalah…. a. menyimpan data ke computer d. risograph b. mengirim e-mail e. membuat kliping c. filling 2. Menurut Goerge R. Terry, pekerjaan kantor yang paling banyak dilakukan di kantor-kantor adalah…. a. checking d. duplicating b. typing e. mailing c. telephoning 3. Pekerjaan Typing menurut George mencapai presentase sebesar….. a. 24,6% d. 2,3% b. 19,6% e. 30% c. 40% 4. Berikut ini yang merupakan contoh pekerjaan kantor di bengkel adalah…. a. mengganti oli d. Pasang ban b. Tune up e. cuci mobil c. mencatat transaksi penjualan 5. Berikut ini yang merupakan perlengkapan kantor yang tergolong barang habis pakai adalah…. a. amplop d. deks try b. perforator e. rak buku c. stapler 6. Campuran warna merah dan kuning akan menghasilkan warna sekunder, yaitu warna… a. biru d. ungu b. hijau e. merah muda c. oranye 7. Untuk memberikan nuansa sejuk pada ruang kantor, anda dapat memilih warna dinding yang netral yaitu…. a. biru d. kuning tua b. hitam e. cokelat c. merah 8. Tes untuk mengukur bakat pelamar disebut….
a. interest test b. personality test c. intelegensi 9. Pengertian job analysis yang tepat adalah… a. analisis tugas b. penganalisisan tugas c. analisa tugas dan pekerjaan
d. aptitude test e. tes individu d. analisis pekerjaan/ jabatan e. analisis tugas dan jabatan
10. Kenaikan jabatan seorang karyawan yang disertai dengan kekuasaan yang lebih tinggi dan tanggung jawab yang lebih besar disebut…. a. promosi d. demosi b. analisis jabatan e. rekruitmen c. seleksi
b. Esai 1. Sebutkan 5 contoh kegiatan penggandaan. 2. Jelaskan maksud dari pekerjaan kantor bersifat luas dan terbuka. 3. Sebutkan 5 contoh perlengkapan kantor dalam bentuk buku yang harus disediakan di setiap kantor dan jelaskan kegunaannya. 4. Sebut dan jelaskan macam-macam personil kantor. 5. Sebutkan 5 contoh kegiatan yang dilkukan dalam rangka memelihara merawat sarana dan prasarana kantor. 6. Jelaskan komponen pelatihan dan pengembangan. 7. Jelaskan perbedaan mutasi biasa dan mutasi promosi. 8. Jelaskan tentang demosi dan promosi. 9. Jelaskan penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja 10. Jelaskan dasar penurunan jabatan seorang karyawan.
B. Uji Kompetesni Keterampilan Buatlah kelompok yang terdiri dari lima orang anggota, kemudian ikuti instruksi berikut: 1. Carilah contoh perbedaan antara pekerjaan operatif dan pekerjaan kantor yang ada di kantor dengan bidang tugas sebagai berikut. a. Rumah Sakit b. Sekolah c. Bengkel d. Perusahaan e. Indomaret/alfamaret lengkapi contoh pekerjaan dengan bukti-bukti pendukung berupa foto atau gambar tentu dengan format pendukung/ dokumen tertulis. 2. Buatlah contoh pencatatan barang inventaris yang ada di kantor (minimal 8 contoh barang) dengan menggunakan : a. Buku Induk Barang Inventaris b. Buku Golongan Barang Inventaris
c. Buku Catatan Barang Non Inventaris
Portofolio Buatlah kelompok yang terdiri dari lima orang anggota, kemudian buatlah laporan sederhana dari beberapa contoh kegiatan berikut ini (pilih salah satu) a. Kegiatan 17 Agustus b. Kegiatan Keagamaan c. Kegiatan Rekreasi Kumpulkan hasil kerja kelompokmu kepada bapak/ibu gurumu!
DAFTAR PUSTAKA The Liang Gie. 1981. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Nurcahaya Nuraida, Ida, 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: CV. Haji Masagung http://administrasiperkantoransmkn1kebumen.blogspot.com/2012/09/iii-mengidentifikasipekerjaan-kantor.html
