I
MPLEMENTASI DIKLAT ADMINISTRASI PERKANTORAN
UNTUK MENINGKATKAN KOMPETENSI PNS BALAI DIKLAT KEAGAMAAN MANADO Oleh : Kasim A. Usman, S.Ag, M.Pd (WI BDK Manado)
Abstrak: Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih dan berwibawa merupakan salah satu visi dan misi Kementerian Agama yang harus dilaksanakan.Visi misi ini sangat berpengaruh kepada kinerja PNS.Untuk itu perlu adanya kegiatan DiklatAdministrasi Perkantoran sebagai jalan untuk mewujudkan kompetensi PNS. Adapunsasaran kompetensi pegawai pada diklat administrasi perkantoran adalah meliputikegiatan pelayanan umum, etika kerja, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian,pelayanan kearsipan, pelayanan keuangan, pelayanan surat menyurat dan pelaporan.Mengenai pentingnya peningkatan kompetensi PNS maka setiap pegawai harusmengikuti kegiatan diklat, karena diklat merupakan salah satu indikator untuk mengukursejauhmana kompetensi pegawai. Hal ini sesuai dengan PP Nomor:101 Tahun 2000yaitu: Dalam rangka mencapai tujuan nasional yang tertuang didalam Pembukaan UUD1945, PNS sebagai unsur utama sumber daya manusia aparatur negara mempunyai peranyang sangat strategis dalam mengembang tugas pemerintahan dan pembangunan.Kemudian didukung juga oleh Undang-Undang Nomor 43 tahun 1999 tentang Pokok-pokokKepegawaian dan Peraturan Pemerintah Nomor: 53 Tahun 2010 tentang disiplin pegawai negeri sipil.Kajian menggunakan metode observasi partisipan dengan cara mengamatipermasalahan yang terdapat dalam latar belakang masalah dengan melihat proseskegiatan diklat administrasi perkantoran. Adapun kajian ini bertujuan untuk melihatpengaruh diklat administrasi Perkantoran terhadap kompetensi PNS. Kata Kunci : Disiplin,kinerja,diklat
PENDAHULUAN A. Latar Belakang Mewujudkan tata kelola kepemerintahan yang bersih dan berwibawa merupakan salah satu visi dan misi Kementerian Agama maka yang harus dilaksanakan.Visi misi ini sangat berpengaruh kepada kinerja PNSKinerja Pegawai Negeri Sipil (PNS) sering mendapat sorotan dari berbagaikalangan.Media massa hampir setiap hari memberitakan tentangburuknya kinerja PNS. Alasan mendasar adalah para PNS dinilai kurang produktif,menghamburkan uang Negara, kurang disiplin serta rendahnya etos kerja. Asumsi seperti itu pada umumnya ditujukan kepada para PNS di seluruh instansi pemerintah.Tingkat kinerja pegawai pemerintah secara umum belum mencapai standarprofesionalisme. Banyak pegawai pemerintah datang ke kantor, mengisi absen, duduk sambal bercerita, membaca korandankemudian pulang tanpa
adanya kerja yang dapat memberikan masukan bagi tercapainya tujuanpelayanan publik yang ditetapkan. Berdasarkan pengamatan peneliti bahwa kinerjapegawai masih dianggap rendah, hal ini dibuktikan dengan masih rendahnya tingkatkehadiran pegawai ketika pimpinan tidak berada di tempat, sirkulasi surat keluar masukyang kurang dan pelayanan terhadap publik yang masih sering mendapat keluhan.Dalam rangka menjalankan tugas umum pemerintahan dan pembangunan,
dituntutadanya
kemampuan
dan
kemahiran
manajerial
yang
dapat
mengintegrasikan danmengarahkan seluruh sumberdaya kepada pencapaian tugas pokok, sasaran dan misiorganisasi, disamping itu dituntut pula pengetahuan dan keterampilan teknis yangmemungkinkan mutu hasil pelaksanaan organisasi sesuai dengan yang diharapkan.Hal demikian juga terjadi ketika berlangsung proses diklat administrasi perkantorandi Kementerian Agama. Permasalahan muncul ketika peserta diklat mengikuti kegiatandiklat sebagian tidak sesuai dengan kompetensi pegawai berdasarkan uraian tugas. Danmasih ada sebagian peserta setelah mengikuti diklat tidak membawa pengaruh besarterhadap uraian tugas sehingga output yang dihasilkan kurang memiliki kompetensidibidang administrasi perkantoran. Dengan
terbitnya
Undang-undang
Nomor
43
tahun
1999
tentang
Pokok-
pokokKepegawaian, Keputusan Presiden Nomor: 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas,Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah NonDepartemen, sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Keputusan PresidenNomor:
9
Tahun
2004;
Keputusan
Menteri
PAN
RI
Nomor:
25/KEPM.PAN/4/2002tanggal 25 April 2002 tentang Pedoman Pengembangan Budaya Kerja Aparatur Negara,pembinaan karir menjadi tolok ukur kompetensi Pegawai Negeri Sipil.Berdasarkan peraturan diatas maka pegawai yang mengikuti kegiatan diklatadministrasi perkantoran merupakan salah satu indikator untuk mewujudkan kompetensipegawai dan nantinya diharapkan akan mendapat perhatian dari pimpinan sesuai denganUU Nomor: 43 Tahun 1999 dan PP Nomor : 53 Tahun 2010 yang membahas tentangdisiplin pegawai negeri sipil yang berdampak kepada pembinaan karir pegawai negerisipil.
B. Identifikasi Masalah Hal yang dapat diidentifikasi pada permasalahan ini adalah.
1. Minimnya penerapan diklat administrasi perkantoran untuk meningkatkan kompetensi PNS pegawai Balai Diklat Keagamaan Manado. 2. Adanya faktor yang menjadi pendukung dan penghambat penerapan diklat administrasi perkantoran untuk meningkatkan kompetensi PNS pegawai Balai Diklat Keagamaan Manado. C. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas, maka yang menjadi rumusan masalahnya adalah : 1. Bagaimanakah penerapan diklat administrasi perkantoran
untuk meningkatkan
kompetensi PNS pegawai Balai Diklat Keagamaan Manado? 2. Faktor-faktor apakah yang menjadi pendukung dan penghambat penerapan diklat administrasi perkantoran untuk meningkatkan kompetensi PNS pegawai Balai Diklat Keagamaan Manado? D. Tujuan Penelitian 1. Memaparkan penerapan diklat administrasi perkantoran
untuk meningkatkan
kompetensi PNS pegawai Balai Diklat Keagamaan Manado. 2. Mendeskripsikan Faktor-faktor yang menjadi pendukung dan penghambat penerapan diklat administrasi perkantoran untuk meningkatkan kompetensi PNS pegawai Balai Diklat Keagamaan Manado.
KERANGKA TEORITIK, METODOLOGI, TEMUAN DAN PEMBAHASAN A. Kajian Teori. 1.Pengertian Diklat Diklat
adalah
merupakan
salah
satu
cara
dalam
mengukur
kompetensi
aparaturpemerintah. Adapun istilah diklat adalah proses penyelenggaraan belajar mengajar dalamrangka meningkatkan kemampuan Pegawai Negeri Sipil. Pendidikan dan pelatihan yangselanjutnya
disebut
diklat
adalah
proses
penyelenggaraan
belajar
mengajar
gunameningkatkan kompetensi bagi calon pegawai negeri sipil dan pegawai negeri sipil. Berdasarkan
Impres
Nomor:15
Tahun
1974
tentang
pokok-pokok
pelaksanaanpembinaan diklat dikatakan bahwa diklat PNS adalah : Pendidikan yang dilakukan PNSuntuk meningkatkan kepribadian pengetahuan dan kemampuannya sesuai
dengan tuntutanpersyaratan jabatan dan pekerjaannya sebagai PNS. Sedangkan pelatihan adalah prosesbelajar yang dimaksudkan untuk mengubah kopetensi kerja seseorang sehingga ia dapatberprestasi lebih baik dalam jabatannya (Modul TOT LAN). Untuk membentuk sosok PNSseperti tersebut di atas, diperlukan adanya pendidikan dan pelatihan bagi pegawai sesuaiPeraturan Pemerintah Nomor:101 Tahun 2000 bahwa pegawai negeri sipil perlu mengikuti diklatyang mengarah pada:
a. peningkatan
sikap
dan
semangat
pengabdian
yang
berorientasi
padakepentinganmasyarakat, bangsa, negara, dan tanah air; b. peningkatan kompetensi teknis, manajerial, dan/atau kepemimpinannya; c. peningkatan dengan semangat kerja sama dan tanggung jawab sesuai denganlingkungan kerja dan organisasinya. Dasar pemikiran kebijaksanaan Diklat yang ditetapkan dalam Peraturan Pemerintahini adalah sebagai berikut: 1. diklat merupakan bagian integral dari sistem pembinaan PNS; 2. diklat mempunyai keterkaitan dengan pengembangan karier PNS; 3. sistem Diklat meliputi proses identifikasi kebutuhan, perencanaan,penyelenggaraan, danevaluasi Diklat; 4. diklat diarahkan untuk mempersiapkan PNS agar memenuhi persyaratan jabatanyang ditentukan dan kebutuhan organisasi, termasuk pengadaan kader pimpinandan staf.Diklat meliputi dua fungsi sekaligus, yaitu fungsi pendidikan dan fungsi pelatihan yangmerupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan.Alasan kedua bahwa dalam pembinaan karir bagi pegawai perlu meningkatkompetensinya dengan mengikuti diklat berdasarkan rujukan dari Peraturan PemerintahNomor 10 Tahun 1979 pada pasal 2 yaitu tentang penilaian pelaksanaan pekerjaanpegawai negeri sipil DP3). Tujuan dari Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerja, adalah untukrnemperoleh bahan-bahan pertimbangan yang obyektif dalam pembinaan pegawai NegeriSipil., seperti yang terdapat pada Pasal 4 yaitu : 1.
Hasil
penilaian
pelaksanaan
pekerjaan
Pegawai
Negeri
Sipil
dituangkan
DaftarPenilaian Pelaksanaan Pekerjaan. 2. Dalam daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan unsur-unsur yang dinilai adalah: a. Kesetiaan;
b. prestasi kerja; c. tanggung jawab; d. ketaatan; e. kejujuran; f. kerja sama; g. prakarsa; dan h. kepemimpinan. 2.Pengertian Administrasi Perkantoran Administrasi perkantoran ialah usaha penyelenggaraan perkantoran gunamembantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaiantujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office management.Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karenaitu dalam administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuai dengan makna dan tujuanadministrasi itu sendiri, sebagaimana teori administrasi yang telah diuraikan dalam bagianpendahuluan dari makalah singkat ini.Administrasi yang baik membutuhkan officemanagement yang baik pula, dan office management yang baik membutuhkan seorangoffice manager yang baik.Office manager yang baik harus pula memiliki seorangadministrator yang baik, yang mampu memberdayakan semua potensi yang ada dalamorganisasi yang dipimpinnya secara harmonis dan berkesinambungan.Menurut Undang-Undang Pokok Kepegawaian No.43 Tahun 1999 TentangPerubahan
UU
No.8
Tahun1974
Tentang
Pokok-Pokok
Kepegawaian
bahwa:“Pegawai negeri adalah unsur aparatur negara, abdi negara, dan abdi masyarakatyang dengan kesetiaan dan ketaatan kepada Pancasila dan Undang-Undang Dasar1945, negara dan pemerintah, menyelenggarakan tugas pemerintahan danpembangunan.” Menurut Handayaningrat (1999) bahwa Pegawai Negeri adalah mereka yang telahmemenuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan yangberlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam sesuatu jabatannegeri atau diserahi tugas negara lainnya yang ditetapkan berdasarkan sesuatu peraturanperundang-undangan dan digaji menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Kelancaran
pelaksanaan
pemerintahan
dan
pembangunan
nasional
terutama
tergantungdari kesempurnaan aparatur negara dan kesempurnaan aparatur negara pada pokoknyatergantung dari kesempurnaan pegawai negeri, (Nainggolan:1987). Pegawai negeri yang sempurna menurut Marsono adalah Pegawai negeri yangsempurna adalah pegawai negeri yang penuh kesetiaan pada Pancasila, Undang – UndangDasar 1945 dan pemerintah serta bersatu padu, bermental baik, berdisiplin tinggi,berwibawa, berdaya guna, berkualitas tinggi dan sadar akan tanggung jawab sebagai unsurpertama aparatur negara.Pegawai Negeri Sipil berkumpul di dalam organisasi Pegawai Negeri Sipil atauKorps Pegawai Republik Indonesia (KORPRI).Tujuan organisasi ini adalahmemperjuangkan kesejahteraan dan kemandirian Pegawai Negeri Sipil.Terwujudnyakorpri sebagai organisasi yang kuat, netral, mandiri, profesional dan terdepan dalammenjaga persatuan dan kesatuan bangsa, mensejahterakan anggota, masyarakat, danmelindungi kepentingan para anggota agar lebih profesional di dalam membangunpemerintahan yang baik. B. Metodologi Penelitian Pada penelitian ini metode yang digunakan adalah metode penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif menurut Moleong( 2007: 11) menekankan data yang terkumpul berbentuk kata-kata, gambar, dan bukan angka. Angka-angka yang mungkin muncul, sifatnya hanya sebagai penunjang.Tujuan penelitian kualitatif tidak selalu mencari sebab-akibat sesuatu, tetapi lebih berupaya memahami situasi tertentu, mencoba menerobos dan mendalami gejalanya dengan menginterpretasikan masalahnya atau menyimpulkan kombinasi dari berbagai arti permasalahan sebagaimana disajikan oleh situasinya (BDK Manado). Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif kualitatif. Penelitian deskriptif kualitatif ini dimaksudkan untuk menggambarkan latar dan interaksi yang kompleks dari partisipan serta variabel-variabel menurut pandangan dan definisi partisipan. Penelitian kualitatif deskriptif merupakan penelitian yang dimaksudkan untuk mengumpulkan informasi mengenai status variabel, gejala, atau keadaan yang ada, yaitu keadaan gejala menurut apa adanya pada saat penelitian dilakukan. C. Temuan dan Pembahasan a. Penerapan Diklat Administrasi Perkantoran untuk Meningkatkan Kompetensi PNS Pegawai Balai Diklat Keagamaan Manado
Upaya menciptakan PNS profesional dan berkualitas selain proses rekruitmen yang baik dan benar juga diperlukan Diklat meningkatkan kepribadian pengetahuan dan kemampuannya sesuai dengan tuntutan persyaratan jabatan dan pekerjaannya sebagai PNS. Pendidikan dan pelatihan yang dimaksud adalah diklat administrasi perkantoran yang tujuan utamanaya adalah untuk meningkatkan kompetensi PNS khususnya di Balai Diklat Keagamaan Manado. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi terhadap 6 (enam) orang alumni diklat administrasi perkantoran (pegawai Balai Diklat Keagamaan Manado) di temukan bahwa : a. Penerapan hasil diklat terhadap ruang lingkup pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan harapan yang diinginkan oleh
stakeholders. Walaupun dapat dipahami bahwa
Stakeholders dari organisasi publik seringkali memiliki kepentingan yang berbenturan satusama lain. Akibatnya, ukuran kinerja organisasi publik di mata para stakeholdersjugaberbeda-beda.
Para
pejabat
birokrasi,
misalnya,seringkali
menempatkan pencapaian targetsebagai ukuran kinerja sementara masyarakat pengguna jasa lebih suka menggunakankualitas pelayanan sebagai ukuran kinerja. b. Peningkatan Kompetensi PNS. Alumni Diklat administrasi perkantoran (pegawai Balai Diklat Keagamaan Manado) mengalami peningkatan kompetensi. Hal ini terlihat dari kemampuan pegawai dari segi kualitas hasil pekerjaan dan profesionalitas yang tiap saat meningkat secara signifikan. Masalah kompetensi pegawai sangat penting bagi pegawai negeri sipil untukmenciptakan pegawai negeri yang profesional maka dalam rangka pembinaan karir yanglebih baik perlu adanya dilaksanakan diklat yang menunjang kompetensi pegawai dalam hal ini yang berhubungan dengan uraian tugas pegawai agar dapat mewujudkan visi danmisi organisasi dalam hal ini organisasi pemerintah merupakan wadah pegawai negerisipil. b. Faktor-faktor yang menjadi pendukung dan penghambat penerapan diklat administrasi perkantoran. a. Faktor Pendukung Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan alumni peserta diklat Administrasi Perkantoran di dapati Faktor pendukung penerapan diklat administrasi perkantoran di Balai Diklat Keagamaan Manado adalah :
o Sarana Prasarana. Sarana prasarana untuk menunjang pekarjaan pegawai sudah memadai.
o Peningkatan mutu SDM pegawai dilihat dari kinerja organisasi. Kinerja organisasi
adalah tingkat yang menunjukkan seberapa jauh pelaksanaan tugas dapat dijalankan secara aktual dan misi organisasi tercapai. Sehingga pegawai yang bersangkutan dapat menunjukan cara-cara untuk menghasilkan suatu hasil yang diperoleh dengan aktivitas yang dicapai dengan suatu unjuk kerja. Pelatihan memiliki kontribusi terhadap mutu Sumber Daya Manusia (SDM). Melalui pelatihan, suatu lembaga akan memperoleh manfaat berupa peningkatan kecakapan individual para pesertanya yang pada gilirannya nanti akan memberikan perkembangan secara lebih baik terhadap lembaga secara menyeluruh. Suatu hal yang penting dan perlu untuk diperhatikan apakah suatu pelatihan dapat memberikan pengaruh atau kontribusi baik terhadap individu ataulembaga. Apabila terdapat kontribusi yang baik terhadap individu maupun lembaga, maka pelatihan tersebut dapat dikatakan pelatihan yang efektif.
o Disiplin pegawai. Berdasarkan PP Nomor:53 Tahun 2010 pasal 1 bahwa disiplin Pegawai Negeri Sipil adalah kesanggupan Pegawai Negeri Sipil untuk menaati kewajiban dan menghindari larangan yang ditentukan dalam peraturan perundangundangan dan/atau peraturan kedinasan yang apabila tidak ditaati atau dilanggar dijatuhi hukuman disiplin. o b. Faktor Penghambat D. Faktor Internal dan eksternal.
Keberhasilan peserta yang telah mengikuti
pendidikan dan pelatihan belum tentu dapat meningkatan kinerja. Hal ini dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti faktor fisik, faktor organisasi, faktor manusia dan faktor eksternal lainnya. E.
Budaya Patriarkhy. Budaya Patriarkhy yang beranggapan laki-laki sebagai pencari
nafkah. Selain itu faktor cepat puas dengan apa yang dimiliki, budaya malas dan anggapan diklat tidak berpengaruh terhadap kenaikan pangkat / golongan. F.
Tidak adanya kebijaksanaan yang luas dan konprehensif yang bersipat lengkap.
G. Tidak adanya penilaian yang dilaksanakan yang bisa dijadikan dasar perencanaan untuk pelatihan yang berikutnya Penutup A. Kesimpulan
Untuk menciptakan PNS profesional dan berkualitas selain proses rekruitmen yangbaik dan benar juga diperlukan Diklat peningkatan kepribadian pengetahuan dankemampuannya sesuai dengan tuntutan persyaratan jabatan dan pekerjaannya sebagaiPNS selain itu perlu adanya sistem reward and punishment untuk meningkatkan disiplinSDM aparatur yang masih rendah dengan perubahan perilaku yang mendasar. Hal itu terjadimelalui
revitalisasi
pembinaan
kepegawaian
dan
proses
pembelajaran
dengan
membangunkomitmen kuat dalam mengemban tugas sebagai PNS, disertai pengembangan system rewarddan punishment yang tepat dan efektif.
Suatu hal yang penting dan perlu untuk diperhatikan apakah suatu pelatihan dapat memberikan pengaruh atau kontribusi baik terhadap individu ataulembaga. Apabila terdapat kontribusi yang baik terhadap individu maupun lembaga, maka pelatihan tersebut dapat dikatakan pelatihan yang efektif dan berhasil guna dalam peningkatan kompetensi para pegawai. B.Rekomendasi
1. Jika menginginkan pegawai yang memiliki kompetensi maka perlu ada reward (reinforcement positif) dan juga punishment (reinforcment negatif). Reward artinya ganjaran, hadiah, penghargaan atau imbalan. Dalam konsep manajemen, reward merupakan salah satu alat untuk peningkatan kompetensi para pegawai di Balai Diklat Keagamaan Manado. Sementara dalam upaya membentuk suatu perilaku disiplin pegawai maka, reward dan punishment harus dilakukan, dengan ketentuan berikanlah reward atau penghargaan bagi pegawai yang memiliki disiplin dalam melaksanakan tugas dan sebaliknya lakukan punishment / ganjaran bagi pegawai yang tidak disiplin. 2. SebaiknyaStakeholders memberi dorongan atau ikut serta menciptakan suasana yang memberikan motivasi agar mereka para alumni diklat dapat menerapkan hasil-hasil pelatihan. 3. Dukungan moral dan fasilitas. Adanya dukungan moral maupun fasilitas lainnya akandapat membangkitkan semangat mereka menjadi kreatif untuk usaha pembaharuan di Balai Diklat Keagamaan Manado, dengan kata lain, pengetahuan dan keterampilan yang didapat dari pelatihan akan sia-sia apabila tidak disertai dengan penciptaan kondisi yang kondusif bagi pengembangan kecakapan-kecakapan baru. Dengan demikian perlakuan pasca pelatihan sangat berperan dalam menunjang keberhasilan dalam suatu pekerjaan di kantor.
DAFTAR PUSTAKA Arifin E.Zainal,1996,Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas,Jakarta F.X.Buditanto (Alih Bahasa),1991,ManejemenPerkantoran ManagementOleh Geoffry Mills dkk),Jakarta Handayaningrat, Soewarno, 1999,Administrasi Nasional,Jakarta: Gunung Agung. Inpres
Modern
Pemerintahan
(Modern
Dalam
Office
Pembangunan
No. 7 Tahun 1999, Tentang Penyusunan Akuntabilitas Kinerja PemerintahKomaruddin,1981,Manejemen Kantor,Teori dan Praktek,Bandung
Instansi
Kinerja Pegawai, www.google.com, diakses pada tanggal 20 Oktober 2010. Ma’moeri,Endar,2000,Administrasi Perkantoran,LAN, Jakarta Moleong, Lexy J. 2005. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung : PT Remaja Rosdakarya. Rubrik bebas, Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 dan Pengaruhnya Terhadap Soetrisno,Brisma Renaldi,2002,Manejemen Perkantoran Modern,LAN Jakarta Surat
Keputusan Menpan No. KEP/25/M.PAN/2/2004, Tentang Pedoman PenyusunanIndeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah
Umum
The Liang Gie. 1992.Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty. Wahyudi Hari Siswanto, Membentuk SDM PNS yang Unggul dan Juara,
[email protected].
