ORAN
PUTRI DESI LESTARI
PUTRI DESI LESTARI
PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN
PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN
PROSEDUR OPERASI STANDART (POS) XI / SEMESTER I SMK / MAK
SMK / MAK
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN DIREKTORAT PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN 2013
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat dan rahmatNya penulis dapat menyelesaikan modul ini tepat pada waktunya. Modul ini disusun berdasarkan kurikulum 2013 yang sudah diterapkan oleh Pemerintah. Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah. Sebagai buku pegangan, modul ini juga tidak menutup kemungkinan untuk memanfaatkan buku-buku penunjang yang lainnya. Melalui modul ini, penulis berusaha meyajikan materi dengan berbagai model evaluasi dan penugasan untuk mempermudah peserta didik dalam mencapai target-target belajar atau kompetensi yang diharapkan. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan mendengarkan materi yang disampaikan oleh guru dan kegiatan membaca buku-buku sumber lainnya secara mandiri. Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh. Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya modul ini. Semoga modul ini dapat memberikan pencerahan dalam pembelajaran materi Prosedur Operasi Standart (POS) dalam mata pelajaran Pengantar Administrasi Perkantoran.
Malang, November 2014
Penulis
i
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ................................................................................................... i DAFTAR ISI ................................................................................................................. ii BAB I PENDAHULUAN .............................................................................................. 1 Kompetensi Inti ................................................................................................... 2 Kompetensi Dasar dan Indikator ........................................................................ 2 Petunjuk Penggunaan Modul .............................................................................. 3 Informasi Pendukung .......................................................................................... 4 BAB II PEMBELAJARAN .......................................................................................... 5 Mendeskripsikan Prosedur Operasi Standar (Pos) ..................................... 6 A. B. C. D. E. F.
Pengertian Prosedur dan Prosedur Operasi Standar .................................... 6 Tujuan dan Manfaat POS ............................................................................ 7 Simbol-simbol Prosedur Operasi Standar ................................................... 7 Jenis-jenis POS dalam Administrasi Perkantoran ..................................... 10 Prinsip-prinsip Penyusunan POS............................................................... 13 Teknik Penyusunan POS .......................................................................... 15
Rangkuman ...................................................................................................... 16 BAB III EVALUASI ................................................................................................... 17 Tugas .............................................................................................................. 18 Latihan ........................................................................................................... 18 DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................. 22 GLOSARIUM ............................................................................................................. 23 PENILAIAN/ KUNCI JAWABAN ........................................................................... 24
ii
PENDAHULUAN
I
Kompetensi Inti Kompetensi Dasar dan Indikator Petunjuk Penggunaan Modul Informasi Pendukung
1
Kompetensi Inti KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. KI 2: Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3: Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah. KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
Kompetensi Dasar Dan Indikator Kompetensi Dasar : Menjelaskan Pengertian dan Simbol-simbol Prosedur Operasi Standar (POS)
2
Indikator: 1. Peserta didik dapat menjelaskan pengertian dari prosedur operasi standart (POS) 2. Peserta didik dapat menyebutkan tujuan dan manfaat prosedur operasi standart (POS) 3. Peserta didik dapat menyebutkan simbol-simbol prosedur operasi standart (POS) 4. Peserta didik dapat menjelaskan pengertian simbol-simbol prosedur operasi standart (POS) 5. Peserta didik dapat menjelaskan jenis-jenis prosedur operasi standart (POS) 6. Peserta didik dapat menjelaskan prinsip-prinsip prosedur operasi standart (POS) 7. Peserta didik dapat menyebutkan tahapan penyusunan prosedur operasi standart (POS)
Petunjuk Penggunaan Modul Untuk Peserta Didik: a. Bacalah dengan cermat modul b. Baca dan pahami kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, tanyakan pada guru. c. Bila dalam proses memahami materi mendapat kesulitan, diskusikan dengan teman-teman anda dan konsultasikan dengan guru. d. Kerjakan tugas dengan jujur dan teliti serta bertanggung jawab. e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar selanjutnya bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya. f. Setelah semua modul tuntas dipelajari, ajukan uji kompetensi. Untuk Guru: a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pembelajaran, cara penilaian dan waktu yang dibutuhkan. b. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapatkan kesulitan. c. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas pencapaian belajar peserta didik. d. Selama Kegiatan Belajar Mengajar (KBM), tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar. 3
Informasi Pendukung
Prosedur Operasi Standart (POS) merupakan suatu rangkaian tertulis mengenai suatu proses bisnis dari suatu aktivitas bisnis pada perusahaan. Dengan melakukan POS perusahaan dapat memastikan suatu aktivitas bisnis bias berjalan sesuai dengan standart yang diharapkan. Pendokumentasian POS diperlukan untuk menghasilkan system kualitas dan teknis yang konsisten dan mempertahankan kualitas control serta menjaga proses bisnis tetap berjalan. Desain POS yang salah atau tidak tepat bias menyebabkan proses bisnis di internal perusahaan menjadi kacau dan tidak berkembang. Oleh karena itu desain POS harus bias dijalankan sedemikian rupa dan jelas serta detail sehingga individu yang bekerja di dalamnya juga bisa mengetahui bagaimana menjalankan suatu prosedur kerja.
4
PEMBELAJARAN
II
Mendeskripsikan Prosedur Operasi Standar (POS)
5
MENDESKRIPSIKAN PROSEDUR OPERASI STANDAR (POS)
A. PENGERTIAN PROSEDUR OPERASI STANDART (POS) Pengertian Prosedur Pengertian Prosedur menurut:
Muhammad Ahli Prosedur adalah tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan.
Kamus Besar Bahasa Indonesia Prosedur adalah metode langkah demi langkah secara pasti dalam menyelesaikan suatu aktivitas. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan “Prosedur adalah tata cara kerja yang saling
berhubungan
dalam
melaksanakan
suatu
pekerjaan.”
Prosedur
berisi
cara
yang
dispesifikasikan untuk melaksanakan suatu aktivitas atau pekerjaan. Prosedur dapat didokumentasikan atau tidak. Apabila prosedur tersebut didokumentasikan biasanya disebut prosedur tertulis. Pengertian Operasi Operasi adalah mengontrol fungsi. Pengertian Standart Standart adalah sesuatu yang digunakan sebagai ukuran, norma atau model dalam evaluasi komparatif. Pengertian Prosedur Operasi Standart Dari pengertian prosedur, operasi dan standart diatas maka dapat disimpulkan bahwa Prosedur Operasi Standart yaitu dokumen yang berisi tata cara kerja yang terperinci dan harus
6
diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu aktivitas atau pekerjaan dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.
B. TUJUAN DAN MANFAAT PROSEDUR OPERASI STANDART Prosedur Operasi Standar (POS) merupakan dokumen yang berisi tata cara kerja dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Tujuan dari penyusunan POS adalah untuk mempermudah setiap proses kerja dan meminimalisir adanya kesalahan di dalam proses pengerjaannya. Tujuan dari penyusunan POS diantaranya:
Agar petugas atau pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas atau pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi atau perusahaan.
Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab.
Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan, keraguan, duplikasi.
Adapun manfaat dari prosedur operasi standart yaitu:
Efisiensi waktu, pekerjaan akan cepat diselesaikan ketika pekerjaan sudah terstruktur.
Dapat digunakan sebagai acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses layanan.
Dapat digunakan sebagai sarana pengendalian dan mengantisipasi apabila terdapat perubahan sistem.
Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung.
Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh pegawai.
C. SIMBOL-SIMBOL PROSEDUR OPERASI STANDART Berikut simbol-simbol yang digunakan dalam prosedur operasi standart yaitu:
7
Flow Direction Symbol Yaitu simbol yang digunakan untuk menghubungkan antara simbol yang satu dengan simbol yang lain.
Terminator Symbol Yaitu simbol untuk permulaan (Start) atau akhir (Stop) dari suatu kegiatan.
Connector Symbol Yaitu simbol untuk keluar-masuk atau penyambungan proses dalam lembar atau halaman yang sama.
Connector Symbol Yaitu simbol keluar-masuk atau penyambungan proses pada lembar atau halaman yang berbeda.
Processing Symbol Yaitu simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh komputer.
Symbol Manual Operation Yaitu simbol yang menunjukkan pengolahan yang tidak dilakukan oleh komputer.
Symbol Decision Yaitu simbol pemilihan proses berdasarkan kondisi yang ada.
Symbol Input-Output Yaitu simbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya.
Symbol Manual Input Yaitu simbol untuk pemasukan data secara manual atau online keyboard.
8
Symbol Preparation Yaitu simbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan digunakan sebagai tempat pengolahan di dalam storage.
Symbol Predefine Process Yaitu simbol untuk pelaksanaan suatu bagian (sub-program) atau prosedur.
Symbol Display Yaitu simbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layar, printer dan sebagainya.
Symbol Disk and Online Storage Yaitu simbol yang menyatakan input yang berasal dari disk atau disimpan dalam disk.
Symbol Magnetic Tape Unit Yaitu simbol yang menyatakan input berasal dari pita magnetik atau output disimpan ke pita magnetik.
Symbol Punch Card Yaitu simbol yang menyatakan bahwa input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu.
Symbol Document Yaitu simbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas.
Berikut simbol-simbol Prosedur Operasi Standart
Flow Direction Symbol
Symbol Manual Input
Terminator Symbol
Symbol Preparation
9
Connector Symbol
Connector Symbol
Processing Symbol
Symbol Predefine Process Symbol Display Symbol disk dan Online Storage
Symbol Manual
Symbol Magnetic Tape
Operation
Unit
Symbol Decision
Symbol Punch Card
Symbol Input-Output
Symbol Dokumen
D. JENIS-JENIS PROSEDUR OPERASI STANDART Jenis-jenis prosedur operasi standart a. Prosedur Operasi Standart secara umum ada 3, yaitu: Prosedur Operasi Standart Profesi (Keilmuan/Teknis) Merupakan prosedur operasi standart keilmuan / teknis untuk profesi Medis , Keperawatan, dan profesi lainnya. POS memuat proses kerja untuk Diagnostik, Terapi. Tindakan, Asuhan. Prosedur Operasi Standart Pelayanan (Manajerial) Merupakan prosedur operasi standart pelayanan medik, keperawatan, penunjang medik yang bersifat manajerial / administrasi atau berhubungan dengan pelayanan pasien.
10
Prosedur Operasi Standart Administrasi Mengatur tata cara kegiatan dalam organisasi termasuk hubungan antar unit kerja dan kegiatan-kegiatan non-medis. b. Prosedur Operasi Standart berdasarkan sifat kegiatan Berdasarkan sifat kegiatannya, prosedur operasi standart dapat dikategorikan ke dalam dua jenis yaitu: Prosedur Operasi Standart Teknis Yaitu prosedur standart yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan variasi lain. POS teknis ini biasanya dilaksanakan oleh satu orang atau satu kesatuan tim kerja. POS teknis berisi langkah-langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah detail melaksanakan pekerjaan. Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan POS teknis diterapkan pada bidang-bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana tunggal seperti pemeliharaan sarana dan prasarana, pemeriksaan keuangan, kearsipan, korespondensi, dokumentasi dll. Prosedur Operasi Standart Administrasi Yaitu prosedur standart yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan. Ciri-ciri prosedur operasi standart administrasi adalah sebagai berikut: a. Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan tunggal. b. Berisi tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan. Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro, POS administrasi dapat digunakan untuk proses-proses perencanaan, penganggaran, prosesproses dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan. POS administrasi 11
dalam ligkup mikro, disusun untuk proses-proses administrasi dalam operasional seluruh instansi pemerintah dari tingkatan unit organisasi yang paling kecil sampai tingkatan organisasi yang tertinggi dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya. c. Prosedur Operasi Standart menurut cakupan dan besaran kegiatan Menurut cakupan dan besaran kegiatannya, POS dikategorikan dalam dua jenis yaitu: Prosedur Operasi Standart Makro POS makro mencakup beberpa POS mikro yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau POS merupakan integrasi dari beberapa POS mikro yang membentuk serangkaian kegiatan dalam POS tersebut. POS makro tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan oleh pelaksana kegiatan. Contoh POS pengelolaan surat yang merupakan POS makro dari POS penanganan surat masuk, POS pemberian tanggapan terhadap surat masuk dan POS pengiriman surat. Prosedur Operasi Standart Mikro Yaitu bagian dari sebuah POS makro atau POS yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan POS makro yang lebih besar cakupannya. d. Prosedur Operasi Standart menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan Prosedur Operasi Standart menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan dikategorikan dalam dua jenis yaitu: Prosedur Operasi Standart Final Yaitu POS yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. Contoh POS penyusunan pedoman merupakan POS final dari POS penyiapan bahan penyusunan pedoman. POS penyelenggaraan bimbingan teknis merupakan POS final dari POS penyiapan penyelenggaraan bimbingan teknis. Prosedur Operasi Standart Parsial Yaitu POS yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama.
12
Contoh POS penyiapan bahan penyusunan pedoman yang merupakan bagian (parsial) dari POS penyusunan pedoman. e. Prosedur Operasi Standart menurut cakupan dan jenis kegiatan Prosedur Operasi Standart menurut cakupan dan jenis kegiatan dikategorikan dalam dua jenis yaitu: Prosedur Operasi Standart Generik Yaitu POS berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di POS kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya. Variasi POS yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi POS yang diterapkan. Contoh POS pengelolaan keuangan di satuan kerja A dan POS pengelolaan keuangan di satuan kerja B memiliki POS generic: POS pengelolaan keuangan dengan actor KPA, PPK, keuangan dst. Prosedur Operasi Standart Spesifik Yaitu POS berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relative memiliki perbedaan dari kegiatan yang di POS kan, tahapan kegiatan, actor (pelaksana) dan tempat POS tersebut diterapkan. POS ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena sifatnya yang spesifik tersebut. Contoh POS pelaksanaan publikasi hasil uji laboratorium A pada instansi B hanya berlaku pada laboratorium A di instansi B dan tidak berlaku di laboratorium lainnya.
E. PRINSIP-PRINSIP PROSEDUR OPERASI STANDART
Pada prinsip-prinsip prosedur operasi standart terdapat prinsip penyusunan dan prinsip pelaksanaan prosedur operasi standart. Prinsip Penyusunan Prosedur Operasi Standart a. Penyusunan POS harus mengacu pada alur dokumen. b. Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi.
13
c. Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkan diagram alur dari kegiatan organisasi. d. POS didasarkan atas kebijakan yang berlaku. e. POS dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan atau penyimpangan. f. POS tidak terlalu rinci. g. POS dibuat sesederhana mungkin. h. POS tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain. i. POS ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan. Prinsip Pelaksanaan Prosedur Operasi Standart Pelaksanaan POS harus memenuhi prinsip sebagai berikut: a. Konsisten POS harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun dan dalam kondisi apa pun. a. Komitmen POS harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah sampai yang tertinggi. b. Perbaikan berkelanjutan Pelaksanaan POS harus terbuka terhadap segala penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif. c. Mengikat POS harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan. d. Seluruh unsur memiliki peran penting Seluruh pegawai berperan dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika ada pegawai yang tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses pelaksanaan POS.
14
e. Didokumentasikan dengan baik Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi.
F. TEKNIK PENYUSUNAN PROSEDUR OPERASI STANDART
Berikut teknik menyusun prosedur operasi standart, yaitu: a. Selalu bayangkan siapa pengguna POS. b. Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tersebut. c. Buatlah sebuah panduan sebelum menulis POS (buat daftar topik yang harus dibicarakan, kemudian kelompokkan). d. Mulailah dengan kata kerja dan hindari kalimat pasif. e. Buat draft terlebih dahulu. f. Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa yang dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki. g. Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat POS. Jika Anda merasa bosan, maka hal yang sama akan dirasakan oleh pembaca.
15
RANGKUMAN Prosedur Operasi Standart yaitu dokumen yang berisi tata cara kerja yang terperinci dan harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu aktivitas atau pekerjaan dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai Tujuan dari penyusunan POS adalah untuk mempermudah setiap proses kerja dan meminimalisir adanya kesalahan di dalam proses pengerjaannya Simbol-simbol POS terdiri dari Flow Direction Symbol, Terminator Symbol, Connector Symbol, Processing Symbol, Symbol Manual Operation, Symbol Decision, Symbol InputOutput, Symbol Manual Input, Symbol Preparation, Symbol Predefine Process, Symbol Display, Symbol Disk and Online Storage, Symbol Magnetic Tape Unit, Symbol Punch Card dan Symbol Document Jenis-jenis prosedur operasi standart terdiri dari prosedur operasi standart secara umum, berdasarkan sifat kegiatan, menurut cakupan dan besaran kegiatan, menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan dan menurut cakupan dan jenis kegiatan. Prinsip Pelaksanaan Prosedur Operasi Standart terdiri dari Konsisten, Komitmen, Perbaikan berkelanjutan, Mengikat, Seluruh unsur memiliki peran penting dan Didokumentasikan dengan baik Teknik menyusun prosedur operasi standart, yaitu Selalu bayangkan siapa pengguna POS, putuskan tujuan dari prosedur tersebut, Buatlah sebuah panduan sebelum menulis POS, Mulailah dengan kata kerja dan hindari kalimat pasif, Buat draft terlebih dahulu, Koreksi draft setelah 24 jam, Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat POS.
16
III
EVALUASI
Tugas Latihan n
17
TUGAS Buatlah contoh manual prosedur operasi standart dengan judul pelayanan permintaan Alat Tulis Kantor (ATK)!
LATIHAN
Pilihan Ganda Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar. 1. Apa yang dimaksud dengan Prosedur Operasi Standart? A. Dokumen yang berisi tata cara kerja yang terperinci dan harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu aktivitas atau pekerjaan dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai. B. Tata cara kerja yang saling berhubungan dalam melaksanakan suatu pekerjaan. C. Sesuatu yang digunakan sebagai ukuran, norma atau model dalam evaluasi komparatif. D. Tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan
2. Dari pernyataan berikut: A. Pekerjaan akan cepat diselesaikan ketika pekerjaan sudah terstruktur. B. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung. C. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab D. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh pegawai. Manakah pernyataan yang benar jika dilihat dari tujuan prosedur operasi standar? A. D B. C C. B D. A
18
3. Manakah yang termasuk manfaat dari prosedur operasi standart? A. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung B. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi atau perusahaan C. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab D. Untuk mempermudah setiap proses kerja
4. Simbol manakah yang menunjukkan simbol untuk permulaan (Start) atau akhir (Stop) dari suatu kegiatan? A. j
B. j
C. d
D.
5. Jenis-jenis prosedur operasi standart secara umum ada 3 yaitu? A. Prosedur Operasi Standart Teknis dan Prosedur Operasi Standart Administrasi B. Prosedur Operasi Standart Makro dan Prosedur Operasi Standart Mikro C. Prosedur Operasi Standart Final dan Prosedur Operasi Standart Parsial D. Prosedur Operasi Standart Profesi, Prosedur Operasi Standart Pelayanan dan Prosedur Operasi Standart Administrasi
6. Pernyataan: - Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkan diagram alur dari kegiatan organisasi.POS didasarkan atas kebijakan yang berlaku. 19
- POS dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan atau penyimpangan. - POS tidak terlalu rinci. - POS dibuat sesederhana mungkin Dari penyataan diatas maka penyataan tersebut termasuk dalam? A. Prinsip-prinsip prosedur operasi standart B. Prinsip-prinsip penyusunan prosedur operasi standart C. Prinsip-prinsip pelaksanaan prosedur operasi standart D. Teknik penyusunan prosedur operasi standart
7. Dibawah ini yang termasuk prinsip pelaksanaan standart operasi standart yaitu? A. POS didasarkan atas kebijakan yang berlaku B. POS tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain C. POS ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan D. POS harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan
8. Manakah yang termasuk teknik penyusunan prosedur operasi standart secara berurutan? A. Siapa pengguna POS, tujuan dari POS, Buatlah sebuah panduan sebelum menulis POS B. Buatlah sebuah panduan sebelum menulis POS, Mulailah dengan kata kerja dan hindari kalimat pasif., Buat draft terlebih dahulu. C. Buat draft terlebih dahulu, Koreksi draft setelah 24 jam, Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat POS D. Buat tujuan dari prosedur tersebut, Buatlah sebuah panduan sebelum menulis POS, Buat draft terlebih dahulu.
9. Pernyataan dibawah ini: a. Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan tunggal.
20
b. Berisi tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan Pernyataan di atas merupakan ciri-ciri dari? A. Prosedur Operasi Standart Teknis B. Prosedur Operasi Standart Makro C. Prosedur Operasi Standart Administrasi D. Prosedur Operasi Standart Final
10. Manakah yang menunjukkan symbol display dari pilihan gambar dibawah ini? A. A
C. n
B. D
D.
Esai Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas dan benar. 1. Apakah manfaat dari adanya prosedur operasi standart? 2. Prinsip-prinsip pelaksanaan apa sajakah yang harus dipenuhi oleh prosedur operasi standart? Jelaskan! 3. Gambarlah simbol dari flow direction symbol dan jelaskan pengertian dari simbol tersebut! 4. Gambarlah simbol dokumen dan jelaskan pengertiannya! 5. Gambarlah connector symbol baik pada halaman yang sama mauun berbeda dan beri penjelasannya!
21
Glosarium
GLOSARIUM
Komparatif
Mikro
Berkenaan atau berdasarkan perbandingan
Berkaitan dengan jumlah yang sedikit atau
Meminimalisir Menurunkan Konsistensi Ketetapan, kemantapan Kinerja Sesuatu yang dicapai, kemampuan kerja Efisiensi
ukuran yang kecil Final akhir Parsial Berhubungan atau bagian dari keseluruhan Generik Berhubungan dengan kekhasan sifat yang dimiliki oleh suatu kelompok
Ketepatan cara dalam menjalankan sesuatu Spesifik Acuan Khusus Rujukan, referensi Draft Makro Rancangan, konsep Berkaitan dengan jumlah yang banyak atau ukuran yang besar
22
DAFTAR PUSTAKA
Ika Widyanti. Administrasi Perkantoran. Jakarta: Yudistira Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Kamus Besar Bahasa Indonesia www.sekolahcirebon.blogspot.in/2014/08/pengertian-simbol-symbol-jenis-prinsip.html?m=1 (diakses pada tanggal 07 November 2014, 18.00 WIB)
23
PENILAIAN Pilihan Ganda 1. A
6. B
2. B
7. D
3. A
8. A
4. C
9. C
5. D
10. B
Esai No. 1
Jawaban
Efisiensi waktu, pekerjaan akan cepat diselesaikan ketika pekerjaan sudah
Skor 4
terstruktur. Dapat digunakan sebagai acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses
4
layanan. Dapat digunakan sebagai sarana pengendalian dan mengantisipasi apabila
4
terdapat perubahan sistem. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh
4 4
pegawai 2
Konsisten POS harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa
2 5
pun dan dalam kondisi apa pun. Komitmen POS harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dari seluruh jajaran
2 5
organisasi, dari level yang paling rendah sampai yang tertinggi. Perbaikan berkelanjutan
2 24
Pelaksanaan POS harus terbuka terhadap segala penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.
4
Mengikat POS harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.
2 4
Seluruh unsur memiliki peran penting Seluruh pegawai berperan dalam setiap prosedur yang distandarkan. Didokumentasikan dengan baik Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi 62 3
Flow Direction Symbol Yaitu simbol yang digunakan untuk menghubungkan
2 4 2 4 3
antara simbol yang satu dengan simbol yang lain
4
Gambar simbolnya
6
Symbol Document Yaitu simbol yang menyatakan input berasal dari dokumen
3
dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas
5
Gambar simbolnya
6
Connector Symbol
3
Yaitu simbol untuk keluar-masuk atau penyambungan proses dalam lembar atau halaman yang sama. Gambar simbolnya
Connector Symbol Yaitu simbol keluar-masuk atau penyambungan proses pada lembar atau halaman yang berbeda. Gambar simbolnya
TOTAL
7
3
7
100
25
