RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARA (RPP) Nama Sekolah
: SMK NEGERI 3 JOMBANG
Mata Pelajaran
: Pengantar Administrasi Perkantoran
Materi/Topik
: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran
Kelas/Semester
:X/I
Alokasi Waktu
: 1 JP X 35 Menit
A. KOMPETENSI INTI 1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. 2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan proaktif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. 3. Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, dan procedural dalam pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab phenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah. 4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
B. KOMPETENSI DASAR 1.1 Bertambahnya keimanan dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas alam dan jagat raya terhadap kebesaran Tuhan Yang Maha Esa 1.2 Penerapan penggunaan panca indera sebagai alat komunikasi secara efektif dan efisien berdasrkan nilai-nilai agama yang dianut 1.3 Meyakini bahwa bekerja adalah salah satu bentuk pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-sungguh 2.1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam pembelajaran menyiapkan, menggunakan peralatan kantor
2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur, disiplin, tangung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajran sebagai bagian dari sikap ilmiah 2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari sebagai wujud implementasi sikap kerja 2.4 Memiliki sikap pro aktif dalam melakukan kegiatan perkantoran 3.1 Menjelaskan paradigm dan filosofi administrasi perkantoran 4.1 Mengevaluasi paradigm dan f ilosofi administrasi perkantoran untuk memecahkan masalah yang terjadi sehari-hari
C. INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI 1. Terlibat aktif dalam pembelajaran hakikat administrasi perkantoran 2. Bekerjasama dalam kelompok 3. Toleran terhadap proses pemecahan masalah yang berbeda dan kreatif 4. Menjelaskan pengertian kantor dan administrasi perkantoran 5. Menjelaskan unsur-unsur administrasi perkantoran 6. Menguasai pemahaman tentang ruang lingkup administrasi perkantoran 7. Memahami tujuan administrasi perkantoran
D. TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah melalui proses mendengar penjelasan guru, mencari contoh-contoh surat niaga, diskusi, dan mengamati proses pembuatan surat niaga di perusahaan terdekat diharapkan siswa terlibat aktif, bertanggung jawab, jujur, peduli, dan proaktif , serta siswa dapat : 1. Mengaplikasikan sikap disiplin, rasa ingin tahu, bertanggung jawab dalam proses pembelajaran. 2. Mengamati aktivitas administrasi di sekolah/kantor terdekat sebagai bentuk keteraturan atas kebesaran Tuhan yang menciptakannya. 3. Menjelaskan pengertian dari kantor dan administrasi perkantoran. 4. Menjelaskan unsure-unsur administrasi perkantoran. 5. Memahami ruang lingkup administrasi perkantoran. 6. Memahami hal yang berkaitan dengan kegiatan administrasi perkantoran.
7. Mencari informasi mengenai paradigma dan filosofis administrasi perkantoran melalui berbagai macam sumber belajar di sekolah maupun di luar sekolah. 8. Memahami tujuan dari administrasi perkantoran. 9. Menghubungkan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran dengan perilaku yang efektif dan efisien dalam kehidupan sehari-hari. 10. Mempresentasikan bahan presentasi tentang paradigma dan filosofi administrasi perkantoran yang telah dibuat.
E. MATERI POKOK PEMBELAJARAN a) Hakikat Administrasi Perkantoran b) Pengertian kantor dan administrasi perkantoran c) Unsur-unsur administrasi perkantoran d) Ruang lingkup administrasi perkantoran e) Tujuan administrasi perkantoran
F. METODE PEMBELAJARAN Pendekatan
: Scientific Approach
Metode
: Ceramah, Tanya Jawab, Pemberian Tugas, Diskusi
Model
: Problem Based Learning (PBL)
G. MEDIA, ALAT, DAN SUMBER BELAJAR 1. Media Pembelajaran 1) Power point paradigma dan filosofi administrasi perkantoran. 2) Memberikan contoh kegiatan administrasi perkantoran menggunakan media movie maker. 2. Alat Pembelajaran 1) LCD Proyektor 2) Laptop 3) White Board 4) Spidol 5) Penghapus 6) Flash Disk
3. Sumber Belajar 1) Mulyani, ending R. 2010. Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Adminstrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga. 2) Sukoco, Badri Munir. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga. 3) Yulianti, Sari. 2015. AKSI (Akselerasi Kemampuan Siswa), Pengantar Administrasi Perkantoran untuk SMA Kelas X. Bandung: Yrama Widya. 4) Penulis
:
Prasetyo,
R.
Aghatha
C.
2014,
(online)
dapat
diakses
https://www.academia.edu/9910288/Pengantar_Administrasi_Perkantoran_SMK_Kelas_X
H. LANGKAH-LANGKAH PEMBELAJARAN PERTEMUAN PERTAMA No.
Langkah-Langka Pembelajaran
Keterangan
A.
Pendahuluan
5’
1.
Pendidik membuka pelajaran dengan mengucapkan Sikap religius salam.
2.
Salah seorang peserta didik memimpin berdo’a sesuai Sikap religius dengan agama dan kepercayaan masing-masing.
3.
Pendidik menanyakan siapa yang tidak masuk pada hari Sikap sosial itu beserta penyebabnya kemudian memeriksa presensi peserta didik.
4.
Pendidik mengkondisikan kelas sampai keadaan kelas kondusif dan siap mengikuti kegiatan belajar mengajar.
5.
Pendidik menyampaikan kompetensi dasar dan tujuan pembelajaran yang akan dicapai hari ini, yaitu tentang hakikat administrasi perkantoran, pengertian kantor dan administrasi
perkantoran,
unsur-unsur
administrasi
perkantoran, ruang lingkup administrasi perkantoran dan tujuan administrasi perkantoran. B. 1.
Kegiatan Inti
25’
Pendidik menjelaskan tentang hakikat administrasi Mengamati/pemberian perkantoran,
pengertian
kantor
dan
administrasi rangsangan
di
perkantoran, unsur-unsur administrasi perkantoran, ruang
lingkup
administrasi
perkantoran,
tujuan
administrasi perkantoran dan peserta didik menyimak penjelasan yang diberikan oleh pendidik. 2.
Peserta didik diberi kesempatan untuk mengajukan Menanya pertanyaan yang sesuai dengann topik yang dibicarakan dan peserta didik lain
juga boleh menanggapi
pertanyaan dari peserta didik tersebut. 3.
Pendidik membagi kelas dalam 4 kelompok yang terdiri dari 4-5 peserta didik.
4.
Pendidik memanggil ketua kelompok dan setiap Mencoba kelompok mendapatkan tugas satu materi atau tugas yang berbeda dari kelompok lain. Untuk kelompok I mendiskusikan tentang unsur-unsur administrasi perkantoran. Untuk kelompok II mendiskusikan ruang lingkup administrasi perkantoran. Untuk kelompok III mendiskusikan tentang tujuan administrasi perkantoran . Untuk kelompok IV mendiskusikan tentang kegiatan administrasi perkantoran dalam kehidupan sehari-hari.
5.
Pendidik menjelaskan tugas yang harus dikerjakan oleh Mengamati setiap kelompok. Melalui diskusi kelompok, peserta didik mendiskusikan tentang materi yang menjadi bahan diskusi pada hari itu.
6.
Masing-masing kelopok membahas materi yang sudah Menalar ada secara kooperatif.
7.
Setelah diskusi,
masing-masing
kelompok
secara Menanya
bergantian menyampaikan hasil pembahasan kelompok dan kelompok lain menanggapi. 8.
Pendidik memberikan apresiasi terhadap setiap jawaban Mengomunikasikan
atau tanggapan peserta didik agar termotivasi dan tidak takut salah untuk berbicara didepan kelas. 9.
Pendidik memberikan tes pilihan ganda kepada peserta Menalar didik secara individu mengenai materi yang telah didiskusikan tadi.
10.
Setelah mengerjakan tes pilihan ganda tersebut, Mengkomunikasikan pendidik memberikan instruksi kepada peserta didik untuk mengumpulkan lembar jawaban ke pendidik.
11.
Setelah semua peserta didik megumpulkan tugas, pendidik memberikan tugas praktik menjadi seorang administrasi perkantoran kepada peserta didik.
C.
Kegiatan Penutup
1.
Peserta didik dibantu oleh guru untuk menyimpulkan
5’
materi. 2.
Pendidik menyampaikan rencana tindak lanjut dengan meminta siswa mempelajari materi yang akan dipelajari menggu
depan
tentang
karakteristik-karakteristik
administrasi perkantoran dan asas-asas administrasi perkantoran. 3.
Guru mengakhiri kegiatan pembelajaran dengan berdo’a
Sikap religius
yang dipimpin seorang peserta didik dan mengucapkan salam.
A. PENILAIAN 1.
Observasi (disiplin, tanggung jawab, santun) untuk menilai non akademik (pedoman penilaian terlampir).
2.
Tugas bentuk soal multiple choise (soal terlampir).
3.
Kegiatan diskusi dan hasil persentasi kegiatan kelompok (pedoman penilaian terlampir).
Jombang, 05 Mei 2016 Mengetahui, Kepala UPTD SMK Negeri 3 Jombang
Guru Mata Pelajaran
____________________________
Rahmawati Dwi Andini, S.Pd.
Pembina Tk. I NIP.
LAMPIRAN 1 1. Penilaian Sikap
Instrumen dan Rubrik Penilaian Sikap
Aspek Perilaku yang Dinilai No
Nama Peserta
.
Didik
Disiplin 1
2
3 4
Tanggungjawab 1
2
3
4
1
2 3 4 5 6 N Bubuhkan tanda pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan.
4 = jika 4 indikator terlihat 3 = jika 3 indikator terlihat
Skor
Santun
1
Keterangan:
Jumlah
2
3
4
Rata-Rata
2 = jika 2 indikator terlihat 1 = jika 1 indikator terlihat
Indikator Penilaian Sikap: Disiplin a.
Tertib mengikuti instruksi
b.
Mengerjakan tugas tepat waktu
c.
Tidak melakukan kegiatan yang tidak diminta
d.
Tidak membuat kondisi kelas menjadi tidak kondusif
Tanggung Jawab a
Pelaksanaan tugas piket secara teratur
b
Peran serta aktif dalam kegiatan diskusi kelompok
c
Mengajukan usul pemecahan masalah
d
Mengerjakan tugas sesuai yang ditugaskan
Santun a.
Berinteraksi dengan teman secara ramah
b.
Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak menyinggung perasaan
c.
Menggunakan bahasa tubuh yang bersahabat
d.
Berperilaku sopan
Nilai akhir sikap diperoleh dari modus (skor yang sering muncul) dari keempat aspek sikap di atas. Kategori nilai sikap: Sangat baik
: apabila memperoleh nilai akhir 4
Baik
: apabila memperoleh nilai akhir 3
Cukup
: apabila memperoleh nilai akhir 2
Kurang
: apabila memperoleh nilai akhir 1
2. Penilaian Pengetahuan Bentuk Penilaian
: Tes Tertulis
Jenis
: Multiple Choise
I. Jawablah pertanyaan berikut dengan benar 1. Secara etimologis administrasi berasal dari bahasa latin “ad” dan “ministore” yang artinya… (A) Membagi Pekerjaan (B) Membagi Kerjasama (C) Melayani secara Intensif (D) Berkelompok 2. Administrasi dalam arti sempit, yaitu dari kata “administratie” (bahasa belanda), yang tidak termasuk dalam kegiatan administrasi adalah (A) Catat mencatat dan surat menyurat (B) Membimbing / memimpin (C) Kegiatan teknis ketata usaha (D) Ketik mengetik agenda dan sebagainya
3. Elemen dasar dalam manajemen ada 6, yaitu Man, Material,Machines, Menthods, Money dan … (A) Managerial (B) Manajemen (C) Mode (D) Market 4. Fungsi manajemen menurut H. Koontz dan O’Donnell yaitu (A) Planning, Directing, Organizing work (B) Planning, Organizing, Controling (C) Planning, Organizing, Assembling Recources, Supervising Controling (D) Planning, Organizing, Staffing, Directing, and Leading Controling
5. Ruang lingkup perkantoran menurut THE LIANG GIE, yaitu….. (A) Material Perlengkapan
(C) Sistem Perkantoran
(B) Kebijakan Perkantoran
(D) Penjatahan Ruang
6. Menurut quibble administrasi memiliki lima fungsi, salah satunya yaitu… (A) Fungsi dokumentasi (B) Fungsi intrapersonal (C) Fungsi administrative (D) Fungsi teknis 7. Ada beberapa unsur-unsur administrasi perkantoran diantara adalah …. (A) Tata usaha ,manajemen, pengorganisasian (B) Pengorganisasian, penggerakan, tata usaha (C) Manajemen, keuangan, penyimpanan (D) Korespondensi, penggerakan, manajemen 8. Beberapa unsur-unsur dalam suatu kantor meliputi…. (A) Bangunan, ruangan, personil (B) Gedung,perabotan kantor, equipment (C) Equipment, gedung, personil (D) Gedung, personil, peralatan kantor 9. Berikut ini yang bukan merupakan fungsi kerja kantor adalah … (A) Menerima informasi (B) Memberikan informasi (C) Menyiapkan kegiatan (D) Merekam dan menyimpan data 10. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi merupakan bagian dari … (A) Pengamanan
(C) Pengorganisasian
(B) Pengawasan
(D) Pengarahan
Kunci Jawaban Soal Multiple choise!!! 1. C
9.
C
2. B
10. C
3. D 4. D 5. C 6. D 7. A 8. C
Pedoman Penilaian Pengetahuan Skor Maksimal untuk: Skor No. 1
: 10
Skor No. 2
: 10
Skor No. 3
: 10
Skor No. 4
: 10
Skor No. 5
: 10
Skor No. 6
: 10
Skor No. 7
: 10
Skor No. 8
: 10
Skor No. 9
: 10
Skor No. 10
: 10
Total skor maksimal : 100
Rincian Skor 4 Skor 10
: untuk jawaban benar
Skor 0
: untuk jawaban salah
Rumus Konservasi Nilai Nilai = Jumlah skor yang diperoleh x 100 100
Rubrik Penilaian: No Nama Siswa
Skor
Nilai
1 2 3 4 5 N
3. Penilaian Keterampilan Aspek Penilaian Praktek Menjadi Seorang Administrator Format Penilaian: No
Jawaban
Skor
1
- Kesiapan mental dalam praktek
20
2
- Bahasa yang digunakan formal
20
3
- Komunikatif
20
4
- Terampil dalam hal korespondensi
20
5
- Penguasaan hal-hal yang berhubungan dengan administrasi 20 perkantoran.
SKOR MAKSIMAL
Rincian Skor 20 Skor 0-5
: Kurang
Skor 6-10
: Cukup
Skor 11-15
: Baik
Skor 16-20
: Sangat Baik
100
Rubrik Penilaian: No Nama Siswa 1 2 3 4 5 N
Skor
Nilai
LAMPIRAN MATERI PEMBELAJARAN:
MATERI POKOK PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. 1.
Pengertian Administrasi, Kantor Dan Administrasi Perkantoran Pengertian Administrasi
a. Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. “Ad” artinya intensif dan “ministrare” artinya melayani, membantu, atau memenuhi. b.
KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara
penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha. c. Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha. d. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. 2.
Kantor
Seperti yang disebutkan di awal bahwa kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi, lebih lanjut lagi dapat disebutkan bahwa kantor adalah pusat pengolaan data dan keterangan serta tempat konsentrasi pimpinan dan para staf personil (pegawai) melakukan aktivitas manajemen. a. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja b. pengertian kantor dapat juga ditinjau dari dua segi, yaitu: Dari segi fisik : Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang bersifat statis, yaitu suatu tempat penyelenggaraan kegiatan-kegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan warkat (records keeping) dan pengurus informasi (information handling).
Dari segi aktivitas : Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yakin adanya pembagian pekerjaan diantara mereka yang bekerja sama unutk mencapai tujuan tersebut.
Ciri-ciri Kantor a) Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan b) Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, penyederhanaan sistem management, motede kerja, mencapai efisiensi dalam pekerjaan tata usaha.
Unsur-unsur Kantor a) Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung. b) Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot-perabot kantor. c) Personil, yaitu semua orang yang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari pesuruh sampai pimpinan.
3.
Pengertian Administrasi Perkantoran
a. William Spriegel dan Ernest Davies Dalam buku Principles of Business Organization and Operation, manajemen kantor adalah pengarahan
menyeluruh
terhadap
kegiatan-kegiatan
seperti transportasi, manufakturing,
pergudangan, dan penjualan. b. George R. Terry Dalam buku Office Management and Control, manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan. c. Arthur Granger Dalam buku National Office Management Association Report, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi. d. William Leffingwell dan Edwin Robinson Dalam buku Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan. Mengartikan administrasi atau manajemen sebagai sebuah seni mengindikasikan bahwa dibutuhkan suatu keterampilan khusus untuk melakukannya, sehingga keterampilan perlu dikembangkan melalui pelatihan manajemen, seperti halnya seniman. Hal yang serupa juga dikatakan
oleh Henry M. Botinger, manajemen sebagai suatu seni membutuhkan tiga unsur, yaitu: pandangan, pengetahuan teknis, dan komunikasi. Meskipun banyak aspek manajemen telah menjadi ilmiah, akan tetapi masih banyak unsur-unsur manajemen yang tetap merupakan kiat tersendiri bagi seorang manajer, misalnya menyangkut perilaku hubungan antarmanusia atau kemampuan interpersonal. e. W. H Evans Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi. B.
Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran
Menurut The Liang Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran Modern” terdiri dari delapan unsur: 1. Pengorganisasian yaitu proses untuk menyatukan beberapa individu atau kelompok untuk mencapai tujuan bersama. 2. Manajemen yaitu
suatu
proses
yang
terdiri
dari
rangkaian
kegiatan,
seperti
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian/pengawasan, yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan secara efesien dan efektif. 3. Tata hubungan yaitu
system / kerangka
dalam
organisasi
melalui
pembagian
kewenangan dan tanggung jawab individu di dalam organisasi dan bagaimana individu saling bekomunikasi satu dengan yang lainnya. 4. Kepegawaian yang berkaitan dengan ketenagakerjaan di dalam sebuah organisasi. 5. Keuangan yaitu berkaitan dengan pengelolaan keuangan dalam organisasi. 6.
Perbekalan yaitu berhubungan dengan penyediaan barang kebutuhan.
7. Tata usaha yaitu penyelenggaraan yang tidak lepas dari kegiatan tulis menulis. 8. Perwakilan yaitu seseorang atau kelompok yg mempunyai kemampuan atau kewajiban bicara dan bertindak atas nama kelompok yg lebih besar. Menurut Quible dalam administrasi meiliki lima fungsi yaitu: a) Fungsi rutin: fungsi administrasi yan membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. b) Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai.
c) Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian. d) Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti mengoordinasikan tim. e) Fungsi manajerial: fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian. Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan serta memerlukan penanganan secara sungguh-sungguh dan professional, menurut Sedarmayanti (2009) menyebutkan fungsi kantor antara lain sebagai berikut: a. Sebagai alat penyambung panca indra bagi pimpinan. b. Membantu pimpinan dalam perumusan pekerjaan. c. Membantu pimpinan dalam penyederhanaan system manajemen, prosedur, dan metode kerja. d. Membantu pimpinan dalam pelaksanaan kegiatan mencapai tujuan dan melaksanakan kehiatan mencapai tujuan organisasi yang berdaya guna.
C. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran Sejalan dengan garis besar lingkupan tugas seorang manajer perkantoran yang dikemukakan oleh The Liang Gie (2007), maka ruang lingkup manajemen/administrasi perkantoran adalah sebagai berikut: a. Pekerjaan perkantoran pada umumnya. b. System perkantoran. c. Organisasi perkantoran. d. Komunikasi perkantoran. e. Pelaporan manajerial. f. Manajemen kearsipan. g. Control perkantoran. h. Penyederhanaan pekerjaan perkantoran. i. Tata ruang perkantoran. j. Perlengkapan perkantoran.
k. Studi perkantoran. Berikut ini akan dijelakan secara singkat tentang ruang lingkup administrasi perkantoran: 1. Kegiatan Kantor a) Perencanaan perkantoran (office planning)
Perencanaan gedung
Tata ruang kantor
Penerangan/cahaya
Ventilasi
Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
Anggaran (budgeting) perkantoran
Standar kualitas kerja
Sistem informasi dan telekomunikasi
b) Pengorganisasian perkantoran (office organizing)
Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan
Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan
c) Pengarahan perkantoran (office actuating)
Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi
Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar
Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan
d) Pengawasan perkantoran (office controlling)
Penggunaan peralatan dan perabot kantor
Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
Kualitas pekerjaan kantor
Pelayanan kantor
Waktu
Biaya perkantoran
2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran a. Lokasi kantor Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:
Faktor keamanan
Faktor lingkungan
Faktor harga
b. Gedung Faktor yang perlu diperhatikan:
Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
Memiliki fasilitas yang memadai
Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)
c. Peralatan kantor yang terdiri atas perabotan kantor (office furniture), seperti: meja, kursi, rak, laci-laci, dan perbekalan kantor (office supplies), misalnya: kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya. d. Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor. e. Mesin-mesin kantor disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor. D. Tujuan Administrasi Perkantoran Seperti termaktub dalam definisinya, tujuan administrasi perkantoran adalah tercapainya tujuan organisasi secara efektif (berhasil guna) dan efisien (berdaya guna). Efektifitas menekankan pada hasil yang dicapai, sedangkan efisiensi menekankan bagaimana cara mencapai hasil yang dicapai itu dengan membandingkan antara input dan output. Input ialah semua sumber (resources), yaitu sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses produksi barang maupun jasa. Saran atau sumber-sumber yang digunakan, misalnya tenaga kerja, biaya,
bahan-bahan pokok, peralatan atau mesin, cara kerja, pemasaran, termasuk dalam hal ini adalah waktu. Sedangkan yang termasuk dalam prasarana diantaranya adalah gedung, pabrik, gudang, alat transportasi, dan sebagainya. Output adalah hasil produksi yang berupa barang dan jasa. Setiap organisasi diharapkan menjalankan fungsi-fungsi administrative/manajemennya secara efektif. William H. Leffingwell yang dinobatkan sebagai bapak manajemen perkantoran mengembangkan 5 prinsip untuk bekerja secara efektif, yaitu sebagai berikut: 1. Perencanaan kerja 2. Penjadwalan kerja 3. Pelaksanaan kerja 4. Pengukuran kerja 5. Menggaji pekerja Dalam bukunya, Sedarmayanti (2009) memberikan tujuan manajemen antara lain adalah sebagai berikut: 1. Untuk member keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan guna pelaksanaan tugas organisasi yang efisien. 2. Untuk memberi catatan dan laporan yang bermanfaat dengan biaya yang terjangkau. 3. Untuk membantu perusahaan memelihara dan memenuhi kebutuhannya. 4. Untuk memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu member pelayanan kepada para langganan atau mitra kerja. 5. Untuk membuat catatan yang lebih baik dengan biaya yang terjangkau. Dengan demikiann, dapat disimpulkan bahwa tujuan administrasi/manajemen perkantoran adalah menyelenggarakan pelaksanaan pekerjaan kantor dengan sebaik-baiknya dengan mempergunakn seluruh sumber daya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organasasi.
