ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN (Manajemen Persuratan dan Kearsipan) Oleh : Iswan, S.Sos., MM Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Teknik Universitas Mataram 12 Nopember 2016 1
“BAGAIMANA CARA MENULIS SURAT DINAS/RESMI”
2
PENGERTIAN Surat dinas adalah surat resmi yang ditulis/dikirim oleh sebuah instansi/kantor untuk keperluan dinas. Surat dinas harus ditulis dengan bahasa yang baku serta memperhatikan kaidah kebahasaan yang benar. 3
Lanjutan Menurut; J.A. Marolly Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi ini dapat berupa : -
-
Pemberitahuan Pernyataan Permintaan Laporan Pemikiran Dan lain-lain 4
Lanjutan Pengertian surat :
Surat adalah alat komunikasi tertulis dari satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. Fungsi Surat :
1. Wakil dari pengirim/penulis 2. Alat pengingat 3. Pedoman kerja 4. Bukti tertulis hitam di atas putih
Syarat-syarat surat yang baik : 1. Sistematis susunan isi surat 2. Singkat, tidak bertele-tele 3. Jelas 4. Format menarik (wujud fisik yang menarik)
SISMATIKA SURAT DINAS/RESMI
6
1. KOP SURAT Memuat informasi tentang : - Nama lembaga/instansi - Alamat lengkap - Logo/lambang (jika ada & diperlukan) CONTOH : UNIVERSITAS MATARAM FAKULTAS TEKNIK HIMPUNAN MAHASISWA SIPIL PANITIA CIVIL ZONE 2015 Sekretariat: Jln. Majapahit No. 62 Mataram Telp. 087765413331 email :
[email protected] | Website : www.unramcivilzone.com
7
2. TANGGAL SURAT Pada bagian ini tidak perlu menuliskan nama kota karena di bagian kop surat sudah tertera nama kota CONTOH :
28 Oktober 2016 8
3. Nomor, Lampiran, Perihal Penulisan tanda titik dua [ : ] setelah Nomor, Lampiran, dan Perihal diusahakan sejajar.
Nomor Lampiran Perihal
CONTOH : : 001/OM-FT/2016 : Satu eksemplar : Permohonan bantuan dana 9
4. ALAMAT TUJUAN SURAT Aturan penulisan alamat tujuan surat : 1. Diperlukan menggunakan kata ‘Kepada’ dan kata ‘Yang Terhormat’ (penulisannya boleh disingkat “Yth”) 2. Tidak perlu menggunakan kata sapaan ‘Bapak atau Ibu’ jika yang dituju adalah nama jabatan seperti Wali Kota, Bupati, Camat, Direktur, Kepala Desa, dsb. 3. Tetapi jika yang dituju adalah nama individunya maka boleh ditambahi dengan kata sapaan “Bapak” atau “Ibu” atau “Saudara” 4. Kata jalan tidak boleh disingkat. Jika setelah nama jalan ada nomor maka tidak perlu diberi tulisan ‘nomor’. 5. Sebelum nama kota tidak perlu diberi kata ‘di’. 10
CONTOH : 1 Kepada Yth : Wali Kota Mataram Jalan Pejanggik I No.00 Mataram 11
CONTOH : 2 Kepada Yth
: Wali Kota Mataram Mataram
12
5. SALAM PEMBUKA Gunakan salam pembuka yang netral. Penulisan salam pembuka diakhir dengan tanda koma
CONTOH :
Dengan hormat, 13
6. ISI SURAT Isi surat tergantung dari keperluan surat tersebut dibuat bisa berupa surat undangan, surat pemberitahuan, surat permohonan bantuan, surat izin, dsb. Tetapi secara umum, isi surat dinas adalah bagian pembukaan, bagian inti, & bagian penutup.
Contoh surat undangan : Dengan hormat, mengharap kehadiran Bapak/Ibu/Saudara pada rapat yang diselenggarakan pada, Hari/tgl : Kamis, 10 Nopember 2016 Pukul : 09.30 wita - selesai Acara : Pembahasan Lomba Rancang Bendungan Tempat : Aula Prodi Teknik Sipil Fakultas Teknik Unram, Lt.II Jalan Majapahit No.62 Mataram. Demikian, atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara kami sampaikan terima kasih.
14
7. SALAM PENUTUP Dalam menggunakan salam penutup diharuskan salam penutup yang netral. Penulisan salam penutup diakhiri dengan tanda koma. Namun, salam penutup tidak wajib ada dalam surat dinas.
CONTOH :
Hormat kami, 15
8. JABATAN, NAMA, NIP & TANDA TANGAN PENGIRIM SURAT CONTOH : Dekan, ttd Yusron Saadi, ST., M.Sc., Ph.D NIP. 196610201994031003 16
9. TEMBUSAN Tembusan adalah seseorang yang dianggap perlu mengetahui tentang isi surat tersebut.
CONTOH : Tembusan : 1. Yth. Ketua DPRD Kota Mataram 2. Yth. Kepala Dinas Pendapatan Kota Mataram
17
PERTANYAAN & DISKUSI
18
TUGAS & LATIHAN Peserta pelatihan keterampilan manajemen mahasiswa, adalah Mahasiswa selaku pengurus OMFT UNRAM 2016. Dalam rangka pelaksanaan program kegiatannya di tahun anggaran 2016 ini, sangat membutuhkan biaya besar guna menunjang pelaksanaan program kegiatan tersebut. BUATLAH SURAT PERMOHONAN BANTUAN DANA/BIAYA DITUJUKAN KEPADA REKTOR ATAU DEKAN. 19
20
