MEMO Aan Afdeling
: Gemeenteraad :
Van Afdeling
: College :
Datum Onderwerp
: 24 november 2009 : Exploitatie Cultureel Educatief Centrum de Binding en Raamovereenkomst SSL
Inleiding Tijdens de raadsinformatieavond van 8 september 2009 heeft het college uw raad geïnformeerd over de stand van zaken met betrekking tot het Cultureel Educatief Centrum de Binding (verder CEC de Binding). Tijdens deze avond is onder andere afgesproken dat het college uw raad op de hoogte zal houden van het proces van het project CEC de Binding en de nieuwe overeenkomst met de stichting Sportservicepunt Langedijk (SSL). Deze twee zaken lijken in eerste instantie niets met elkaar te maken maar de praktijk leert ons anders. Ten eerste berichten wij u dat het college en het bestuur van SSL overeenstemming hebben bereikt over een nieuwe raamovereenkomst SSL, zie bijlage. Het feit dat de raamovereenkomst SSL in beginsel geen ingrijpende gevolgen voor de gemeente heeft, informeren wij u op grond van artikel 169, tweede lid van de Gemeentewet. Bij besluit van d.d. 1 december 2009 is ons college akkoord gegaan met de tekstuele inhoud. Ondertekening vindt plaats in december 2009. Voor wat betreft de uitvoering van de kerntaken die in deze raamovereenkomst benoemd worden (zie de bijlage ‘raamovereenkomst SSL’, artikel 6 ‘verantwoordelijkheden partijen’) zullen op grond van de Algemene wet bestuursrecht uitvoeringsovereenkomsten ter uitvoering van een publiekrechtelijk besluit opgesteld worden. Momenteel is het college en SSL bezig om de huidige instandhoudingbijdrage te ontvlechten en te verzakelijken. In de uitvoeringsovereenkomsten ter uitvoering van de subsidiebeschikkingen wordt ook aandacht besteedt aan een zuivere en goede taakverdeling tussen gemeente en SSL. Indien deze operatie tot gevolg heeft dat het huidige budget overschreden wordt, zal ons college voor de kerntaken ‘sportstimulering’ en ‘beheer binnensportaccommodaties’ een voorstel ter besluitvorming aan u voorleggen. Is dit niet het geval zullen wij u informeren over deze kerntaken van SSL. Voor wat betreft de drie nieuwe kerntaken functioneel beheer CEC de Binding, programmering theaterzaal de Binding en het project Samenwerking gebruikers zal het college aan uw raad voorstellen doen toekomen. Voor deze kerntaken heeft u nog geen middelen beschikbaar gesteld. Wat betreft de kosten van de exploitatie van CEC de Binding u hieronder een analyse van het eerste jaar dat het gebouw operationeel is en voorstellen voor een verbeterde begroting van de kosten die daarmee gemoeid zijn. Conclusie is dat de werkelijke kostenontwikkeling op basis van 2008 en (deels) 2009 redelijk in de pas loopt met de bij aanvang begrote bedragen. W el dient er in de administratieve processen nog het een en ander gestroomlijnd te worden om te komen tot een soepel beheer. De aangepaste cijfers zijn van belang om met de gebruikers de huurovereenkomsten af te sluiten en om de huisvestingscomponent in de subsidie aan de gebruikers vast te stellen.
1
MEMO Hier haakt dit proces in, in de raamovereenkomst van de SSL. In de raamovereenkomst betreft immers een drietal kerntaken omschreven die met het CEC de Binding te maken hebben en waarbij een degelijk begrote exploitatie van groot belang is.
I Exploitatie CEC de Binding 1.
Kosten eigenaar en kosten gebruiker in CEC de Binding
Bij het opstellen van de kostenposten voor het gebruik van een gebouw dient een onderscheid gemaakt te worden tussen kosten voor een gebruiker en kosten voor een eigenaar. Bij CEC de Binding bestaan de kosten voor de eigenaar uit de kapitaalslasten, gas, licht, water, belasting, verzekering, schoonmaak, onderhoud en beheer. Door huur of een gebruiksvergoeding moeten deze kosten afgedekt worden. Gebruikers maken voor het uitvoeren van hun activiteiten ook gebouwgebonden kosten op het gebied van belasting, verzekering, heffingen en afschrijving op inventaris en inrichting. Voor de gemeente is dit onderscheid van belang omdat zij twee rollen heeft: eigenaar van het gebouw en subsidieverlener van de gebruikers van het gebouw. De gemeente als eigenaar streeft naar een kostendekkende exploitatie van het gebouw. Met andere woorden. De huuropbrengst dekt alle eigenaarkosten af. In haar rol als subsidieverlener stelt de gemeente de gebruikers in staat hun activiteiten uit te voeren vanuit de wettelijke plicht (onderwijs) of gemeentelijke beleid (cultuur). In de subsidie aan de instellingen zit daarom een huisvestingscomponent. Deze wordt bepaald door de gebruikerskosten van het gebouw. Deze kosten zijn onderdeel van de subsidies van uit de gemeentelijke begrotingsposten voor cultuur en onderwijs. In de bijlage ‘ Exploitatiebegroting CEC de Binding’ wordt om dit verschil aan te geven daarom de kosten gegroepeerd in eigenaren kosten en gebruikerskosten. Gemeentelijke belastingen (OZB) worden hier als kostenpost opgevoerd. Dit zijn inkomsten voor de gemeente die door middel van de begroting bestemd worden. Vooraf wegstrepen als “vestzak, broekzak” zou een vertekend beeld geven van de werkelijke kosten en de gemeenteraad het recht ontzeggen deze inkomsten te bestemmen. 2.
Cijfers jaar 2008
In januari 2008 is De Binding officieel in gebruik genomen. Voor de begroting van de exploitatiekosten is er een schema van kostenposten gehanteerd dat uitging van kosten op basis van algemeen geldende kengetallen. In Bijlage ‘ Exploitatiebegroting CEC de Binding’ is treft u een overzicht aan van deze kostenposten, de begrote uitgaven en de uitgaven die in 2008 werkelijk zijn gemaakt. Voor 2008 werd in totaal € 1.185.030 aan kosten begroot. In werkelijkheid bedroegen deze kosten € 1.330.658. Dit is een verschil van € 145.628 ofwel 12% van het in 2008 begrote bedrag. Dit verschil valt voor een deel toe te schrijven aan overschrijdingen van kostenposten en voor deel aan een ander begrotingsuitgangspunt. Bij de begroting 2008 is uitgegaan van voor de gemeente nieuwe kosten. In deze verantwoording is uitgegaan van alle kosten die toe te schrijven zijn aan de exploitatie en gebruik van het gebouw. Bij de uitleg over personeelslasten wordt hier nader op ingegaan. Hieronder wordt kort op de verschillen ingegaan.
2
MEMO
Betonkernactivering (BKA, warmte koude opslag). De kosten voor dit onderdeel vallen hoger uit doordat dit systeem apart is aangeslagen voor Verontreinigingsheffing door het Hoogheemraadschap en de onderhoudskosten direct onder deze post zijn gebracht. Elektriciteit Deze post is hoger uitgevallen omdat er meer elektriciteit is afgenomen. Water. Deze post is aanzienlijk lager uitgevallen dan begroot. OZB-eigenaren. Deze post is nu wel opgenomen. Opstalverzekering. Deze post is nu wel opgenomen. Schoonmaakkosten. Deze post is fors overschreden als gevolg van extra schoonmaak na de oplevering om gebouwdelen gebruiksklaar te krijgen, onder andere ten behoeve van de Bibliotheek. Beheer personeel. Dit betreft zowel direct beheer (huismeesters) als indirect beheer (administratieve en organisatorische werkzaamheden door het team huisvesting). In de begroting is er vanuit gegaan dat deze uren al onderdeel uitmaken van de gemeentelijke formatie en niet als extra kosten voor de gemeente opgevoerd hoeven te worden. Nu is er vanuit gegaan dat dit specifieke werkzaamheden zijn ten behoeve van de exploitatie van het gebouw en daarom drukken op de exploitatie. Voorziening MOP. Ten behoeve van al het onderhoud (regulier en meerjarig) is een Meerjarig Onderhoudsplan opgesteld. Ten tijde van het opstellen van de begroting werd het gemiddelde van de kosten over de eerste 10 jaar op het vermelde bedrag geschat. OZB-gebruikers. Deze post is nu wel opgenomen. Rente & afschrijving. De bedragen zijn conform de berekende lasten. Verschil tussen begroot en werkelijk is toe te schrijven aan het feit dat een deel van investeringen pas in de loop van het jaar (na definitieve oplevering) zijn betaald en geactiveerd in de begroting. Inboedelverzekering. Het werkelijke bedrag is lager omdat hier alleen de verzekering van de gebouwdelen waarvoor de gemeente verantwoordelijk is (aula, Leescafé en onderwijs), is opgevoerd. De hoogte van de inboedelverzekering voor de overige gebruikers is nog niet inzichtelijk. Heffingen. De hoogte van de reinigingsrechten door het Hoogheemraadschap aanzienlijk lager ut vallen.
3.
Kostenopstelling voor de komende jaren
In de twee laatste kolommen van bijlage ‘ Exploitatiebegroting CEC de Binding’ treft u het voorstel aan van de kostenopstelling die de komende jaren gehanteerd zou moeten worden voor de exploitatie van CEC de Binding. Het totaal bedrag is € 1.292.699. Dit is € 106.699 ofwel 9% van het in 2008 begrote bedrag.
3
MEMO
Hieronder een korte toelichting per kostenpost. Betonkernactivering (BKA, warmte koude opslag). Hoogte is conform werkelijke niveau 2008. Elektriciteit. Hoogte is conform werkelijke niveau 2008. Water. Hoogte is conform werkelijke niveau 2008. OZB-eigenaren. Hoogte is conform werkelijke niveau 2009. Opstalverzekering. Hoogte is conform werkelijke niveau 2009. Schoonmaakkosten. Deze post is begroot op het niveau dat in 2008 begroot werd. De extra kosten in 2008 zijn incidenteel a.g.v. de oplevering. Het kostenverloop voor 2009 bevestigt dit beeld. De aanbesteding van de schoonmaak zal voor het einde van het jaar afgerond worden. Beheer personeel. Hoogte is conform werkelijke niveau 2008, onder aftrek van de vergoeding voor de theatervrijwilligers. Aangetekend wordt dat door intensivering van het gebruik, bijvoorbeeld door meer theatervoorstellingen, de uren voor het huismeesterschap ook zullen toenemen. Voorziening MOP. Verfijning van het MOP levert een toename van de gemiddelde onderhoudskosten over 10 jaar. Het opgevoerde bedrag zal in de volgende periode onderdeel uitmaken van besluitvorming rond de nieuwe notitie Reserves en Voorzieningen (2010-2014). Rente & afschrijving. De bedragen zijn conform de berekende lasten. OZB-gebruikers. Hoogte is conform werkelijke niveau 2009. Inboedelverzekering. Het werkelijke bedrag zal waarschijnlijk hoger uitvallen als de kosten van alle gebruikers bekend zijn. Dit vooral van belang voor de huisvestingscomponent in de subsidies. Heffingen. Hoogte is conform werkelijke niveau 2009.
4.
Huren
Aan de hand van de concept- gebruiksovereenkomsten en deze kostenopstellingen worden de eigenaarkosten verdeeld over de diverse gebouwdelen. Deze verdeling is voornamelijk gebaseerd op het vloeroppervlak. Waar kosten direct zijn toe te schrijven aan gescheiden gebouwdelen is dit gedaan. Per gebruiker zal bezien worden of de gebruiksovereenkomst onder de BTW gebracht kan worden. Op grond van deze kostenopstelling zal met de gebruikers opnieuw overlegd worden over de gebruiksovereenkomst. Voorzien is dat eind dit jaar en/of begin volgend jaar de individuele overeenkomsten afgesloten kunnen worden.
4
MEMO 5.
Subsidies
Op grond van de voorgestelde kostenopstelling kunnen gebruikers die voor een deel van hun activiteiten een subsidie van de gemeente ontvangen hun jaarlijkse subsidieaanvraag opstellen. Dit is medebepalend voor de hoogte van de gemeentelijke begroting voor Cultuur. 6.
Onderwijs
De kosten die toe te schrijven zijn aan de onderwijsfunctie (het CSG Jan Arentsz) zullen conform de concept-gebruikersovereenkomst en de Wet en de Verordening Onderwijshuisvesting Langedijk verdeeld worden tussen de gemeente en de CSG Jan Arentsz. Hierin wordt ook medegebruik van ruimtes door het Jan Arentsz en/of derden geregeld. 7.
Exploitatie Aula\Leescafé, Horeca
De aula/theaterzaal van CEC de Binding is bedoeld als aula/kantine van CSG Jan Arentsz en als uitvoeringszaal voor lokale verenigingen. Beheer van de zaal is in handen van de huismeester. De zaal en haar inrichting biedt de mogelijkheid voor extra gebruik. De definitieve bepaling van dit extra gebruik evenals de middelen die daarvoor van de zijde van de gemeente beschikbaar worden gesteld, is onderdeel van de nog op te stellen cultuurnota. Vooruitlopend op deze invulling is SSL gevraagd een subsidieaanvraag te ontwikkelen voor een intensiever gebruik van de theaterzaal. In deel II van deze notitie wordt hier verder op ingegaan. 8.
Jeugd en Jongerenwerk
In het gebouw is een ruimte ontwikkeld voor een huiskamerproject voor jongeren. De afgelopen jaren is nog geen overeenstemming bereikt over de invulling van deze functie. De beoogde gebruiker (Kern 8) vindt de ligging van de ruimte in het gebouw ongeschikt voor de beoogde functie. Op korte termijn wordt met Kern 8 overlegd over het doorzetten of afblazen van dit project en eventuele andere bestemmingen voor de ruimte.
II Raamovereenkomst SSL 1. Raamovereenkomst De nieuwe raamovereenkomst is de vervanging van het oude managementcontract welke sinds 1 juli 2009 verlopen is. Het is stilzwijgend verlengd met daarbij de afspraak, dat het vernieuwd zou worden per 1 januari 2010. Dit is geregeld door het ondertekenen van een intentieverklaring op 27 augustus 2009. Deze raamovereenkomst wordt uitgewerkt in uitvoeringsovereenkomsten, in deze overeenkomsten worden de financiële middelen en de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden geregeld. Daar waar het ingrijpende gevolgen heeft voor de gemeente zal het college de desbetreffende overeenkomst aan u voorleggen voor de wensen en bedenkingen procedure. Uiteraard gebiedt het budgetrecht van uw raad dat indien er aanspraak gemaakt moet worden op extra financiële middelen dit ter besluitvorming aan u wordt voorgelegd. De bedoeling is dat de raamovereenkomst in december 2009 voor een periode van 4 jaar wordt afgesloten.
5
MEMO 2. Modernisering subsidierelatie In 2007 is de gemeente Langedijk gestart met het traject van de herijking van haar subsidiebeleid. Dit heeft, in overleg met diverse maatschappelijke instellingen, geleid tot de nieuwe Algemene Subsidieverordening gemeente Langedijk 2008 (ASV 2008). Door middel van beleidsgestuurde subsidieverstrekking staan uitgevoerde activiteiten centraal, waardoor de gemeente haar beleid beter kan laten uitvoeren. Tot nu toe kreeg de SSL op basis van het managementcontract een subsidiebedrag waarbij de verdeling over de diverse activiteiten niet geregeld was. Inzicht in waar de subsidie terecht komt binnen de organisatie werd niet gevraagd en is bij deze wijze van financiering ook moeilijk te verkrijgen. Nu er per kerntaak of deelactiviteit een begroting gevraagd wordt, is voor de gemeente en de SSL door ondertekening van een uitvoeringovereenkomst per onderdeel duidelijk wat er aan prestaties verwacht wordt. Daardoor kan de raad haar kaderstellende en controlerende rol beter vorm geven. In de toekomst zal aan SSL gevraagd worden om te gaan werken met integrale kostprijzen. Dit houdt in dat de totale (directe en indirecte) kosten die gemaakt worden voor het uitvoeren van een activiteit zoals beheer van de sportzalen, beheer van de zwembaden, combinatiefuncties en sportstimulering, verwerkt zijn in de begroting van die activiteit. Op deze wijze wordt beter inzichtelijk of de geleverde prestaties voor een kerntaak en de gemaakte kosten in overeenstemming met elkaar zijn. De ontvlechting van de deeltaken zal in het komende jaar in organisatorische zin de nodige inspanningen vergen voor zowel bij de gemeente als opdrachtgever\subsidieverlener als bij SSL als opdrachtnemer\subsidieontvanger.
3. Drie nieuwe kerntaken In de raamovereenkomst worden de kerntaken Sportstimulering\Combinatiefunctie, Beheer Binnensportaccommodaties en Zwembaden vastgelegd. Vastlegging van de kerntaken functioneel beheer, exploitatie theaterzaal en intensivering samenwerking in CEC de Binding geschiedt onder voorbehoud van besluitvorming door ons college en uw raad.
3.1
Kerntaak Sportstimulering\Combinatiefunctie
In de sportnota 2009 richt de gemeente, op basis van de behoeften van inwoners en verenigingen, haar sportbeleid op het aanbieden van eigentijdse accommodaties en infrastructuur en het stimuleren van sportieve activiteiten. SSL voert een groot deel van dit sportbeleid uit voor de gemeente Langedijk. Van belang is om de subsidieverlening voor sportstimulering goed te ‘oormerken’ in het totaalbedrag dat SSL ontvangt.
3.2
Kerntaak Beheer Binnensportaccommodaties en zwembaden
SSL voert het functionele beheer van de binnensportaccommodaties uit voor de gemeente Langedijk. Ook voor deze kerntaak wordt onderzocht wat het precieze budget is, in het bijzonder of er overlapping bestaat in de begroting en taken bij SSL en de gemeente. Er dient voorkomen te worden dat in de nabije toekomst er wederom bij de raad gevraagd moet worden om extra budget. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden evenals het budget worden duidelijk omschreven in een uitvoeringsovereenkomst.
6
MEMO
3.3
Kerntaak functioneel beheer, exploitatie theaterzaal en intensivering van de samenwerking in de Binding.
Voor deze drie kerntaken heeft het college op basis van een opdrachtformulering gevraagd aan SSL om een offerte uit te brengen. SSL heeft dit gedaan op 9 november jl.. Voor het functioneel beheer gaat het om uitvoering van het huismeesterschap in het gebouw. Dit is meerjarig en sluit aan bij de beheertaken die SSL nu al doet voor binnensportaccommodaties. De exploitatie van de Theaterzaal loopt vooruit op de cultuurnota en voorziet in extra voorstellingen en gebruik buiten het gebruik door de school en lokale culturele verenigingen. In principe wordt SSL hiermee de gebruiker van dit gebouwdeel gelijk de Bibliotheek, Atelier 6 en Speel-o-theek. Intensivering van de samenwerking is een tweejarig project waarbij getracht wordt de extra mogelijkheden die het gebouw biedt en de nabijheid van diverse culturele instellingen te verzilveren in extra activiteiten voor de inwoners van Langedijk en uitstraling van het CEC de Binding. Door middel van een aantal opdrachtformuleringen en subsidieaanvragen voor ieder onderdeel kunnen taken, activiteiten, bevoegdheden en verantwoordelijkheden en het daaraan gekoppelde budget duidelijk vooraf in beeld gebracht worden. Het is aan de raad om daarover te beslissen in verband met de daaraan gekoppelde extra financiële middelen.
III Proces Planning van het proces Taak Presentatie voorstel door SSL voor drie nieuwe kerntaken Ambtelijk voorstel 3 nieuwe kerntaken SSL bespreken Aanleveren ROVK SSL en memo raad bij college Overleg met SSL over voorstel drie nieuwe kerntaken Ondertekenen ROVK SSL \ College Voorstel drie nieuwe kerntaken en exploitatie de Binding in college Besluit college voorstel drie nieuwe kerntaken Bijeenkomst incidentele huurders theaterzaal de Binding Ondertekenen uitvoeringsovereenkomsten SSL \ College Voorstel drie nieuwe kerntaken en exploitatie de Binding in raad
Aandachtspunten
aanpak, proces, exploitatie.
indien niet aangehouden in de theaterzaal
Planning 9-11-09 12-11-09 24-09-09 27-11-09 4-12-09 8-12-09 15-12-09 17-12-09 18-12-09 12-01-10
7
