Nummer 1 - uitgave februari 2014. In deze tweemaandelijkse publicatie worden spraakmakende In voor zorg-trajecten uitgelicht.
Meer met minder, het kan!
Succesvol veranderen in de langdurige zorg De langdurige zorg bevindt zich in een stroomversnelling van veranderingen: • de omgeving verandert snel en stelt andere eisen aan organisaties; • de financiering en de daaraan verbonden eisen wijzigen; • verantwoordelijkheid komt meer bij de cliënt en diens omgeving voordat professionele zorg in beeld komt. In deze uitgave lichten we vier organisaties uit die samen met In voor zorg! concrete stappen gezet hebben om de zorg (opnieuw) in te richten. We staan in vogelvlucht stil bij hun veranderopgave en de resultaten. Alle vier de organisaties zijn beter toegerust om toekomstige vragen van de samenleving te faciliteren. Medewerkers, managers en bestuurders willen niet meer terug.
Stichting Het Spectrum: Lagere arbeidskosten, meer tevreden bewoners door Domotica Novadic-Kentron: Beslisboom leidt tot efficiëntere en effectievere zorg Stichting De Waalboog: Slim organiseren (lean & mean) Boogh: Gericht aandacht besteden aan omgeving en reputatie levert meerwaarde op
Kijk voor meer informatie op www.invoorzorg.nl
In voor zorg! is een programma voor de langdurige zorg van Vilans en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Dit programma helpt zorgorganisaties om de langdurige zorg klaar te maken voor de toekomst. Met het motto meer met minder: met minder mensen en middelen meer cliënten helpen, mét behoud van kwaliteit.
Stichting Het Spectrum
Lagere arbeidskosten, meer tevreden bewoners door domotica Beleving van cliënten en medewerkers
Profiel Het Spectrum biedt huisvesting, zorg- en dienstverlening aan ouderen die zorg en ondersteuning nodig hebben. De stichting bestaat uit verpleeghuis De Sterrenlanden en zorgcentra Thureborgh, Vreedonk en De Prinsemarij. In zorgcentrum Thureborgh krijgen cliënten verpleegzorg op de afdeling Kleinschalig Wonen. In hospice De Patio verzorgen vrijwilligers mensen in een terminale levensfase. Verpleeghuis De Sterrenlanden heeft een afdeling voor langdurige psychogeriatrische en somatische zorg, een revalidatieafdeling, een palliatieve unit en een afdeling dagbehandeling voor nog thuiswonende ouderen.
Veranderopgave Het Spectrum wil met technologie aantoonbaar zinvol en kostendekkend werken. Dit is omgeven door een geheel nieuwe werkwijze met bijbehorende gedragsverandering. De basis hiervoor is een nieuwe zorgvisie die zelfredzaamheid en vitaliteit van cliënten zoveel mogelijk stimuleert. De technologie is een middel om dit mogelijk te maken. Tijdens het In voor zorg-project nam Het Spectrum de nieuwbouwlocatie De Prinsemarij in gebruik en benutte dit als pilot voor de nieuwe manier van werken met technologie. Zo bereidt Het Spectrum zich voor op het scheiden van wonen en zorg.
Resultaten 26% besparing op zorg- en ondersteuningskosten in dag- en avonduren in De Prinsemarij 90% besparing op arbeidskosten van nachtzorg in De Prinsemarij
78% besparing op arbeidskosten van receptie in De Prinsemarij
90 tot 95% van de cliënten zijn zelfredzamer dan daarvoor 86% van de cliënten vindt het leven in de nieuwe situatie, ondersteund met techniek, even aangenaam of aangenamer dan daarvoor * 70% van de cliënten beveelt het leven in de Prinsemarij aan, 30% is neutraal of minder positief
26% 90% 78% 95% 86% 70% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
* Het Spectrum meet de kwaliteit van leven op privacy, waardigheid, gezondheid, lichamelijk comfort, fysieke mogelijkheden voor dagelijkse activiteiten, autonomie, eigen regie, zinvolle dagbesteding, relaties, religie en veiligheid.
Kijk voor meer informatie op: www.invoorzorg.nl of
Werken met domotica vinden cliënten moeilijk, maar er is een grote sprong in hun zelfredzaamheid. Na invoering van technologie ervaren zij een gelijke kwaliteit van leven. Onderzoek onder cliënten laat zien dat ze: • minder passief zijn, • minder verveeld zijn, • meer in hun eigen kracht staan, • trots zijn op dingen die ze zelf kunnen. Driekwart van de medewerkers is positief over domotica. Niemand is negatief. Vooral herinneringen over medicijninname en activiteitendeelname zorgen ervoor dat bewoners meer zelf nadenken en initiatief nemen. Werken met domotica vinden zorgmedewerkers handig. Vooral in de drukke ochtenduren neemt de zorgpost werk uit handen.
Omvang verandering De verandering manifesteert zich in nieuwbouwlocatie De Prinsemarij. In deze zorgwoningen wonen 54 cliënten. Hiervan ontvangen 48 bewoners verzorgingshuiszorg op basis van ZZP 1 t/m 4. De rest woont gescheiden van zorg: zij gebruiken nog geen zorg of hebben alleen een thuiszorgindicatie.
Achtergrondinformatie • Wilt u weten hoe er op arbeidskosten bespaard kan worden door de inzet van domotica? www.invoorzorg.nl/De-Vitaliserende-Zorginnovatie-Methode. • Het Spectrum heeft gebruik gemaakt van de Zorginnovatienavigator. Zorginstellingen, ketens en regio-initiatieven kunnen hiermee een significante versnelling en kostenreductie realiseren in innovatie en implementatie: www.zorginnovatieboek.nl. • Website Stichting Het Spectrum: www.hetspectrum.nl.
Novadic-Kentron
Beslisboom leidt tot efficiëntere en effectievere zorg Profiel Novadic-Kentron is een gespecialiseerde instelling voor verslavingszorg in Noord-Brabant. Er werken ruim 1.100 medewerkers die zorg bieden aan ongeveer 10.000 cliënten. Afhankelijk van de ernst en de aard van de problematiek biedt Novadic-Kentron ambulante zorg, deeltijdzorg en klinische zorg. Daarnaast verleent de instelling bemoei- en forensische verslavingszorg.
Veranderopgave Bij de centrale bureaudienst melden mensen zich aan en/of stellen zij hun vragen over gezondheid en middelengebruik. Door deze dienst verder te ontwikkelen en te professionaliseren wil Novadic-Kentron: • kortere wachttijden aan de telefoon; • huidige no show van 18% omlaag brengen: mensen komen niet in contact met de zorgaanbieder omdat er lange wachttijden zijn aan de telefoon. Gevolg: men hangt op voordat er telefonisch een intake is gepland; • intakes sneller inplannen om afglijden naar zwaardere zorg te voorkomen; • preventief werken: 20 tot 30% van de cliënten naar de eerstelijnszorg begeleiden; • kortere behandelingen en doorlooptijden in de zorg. Deze doelen bereikt de instelling door: • afhandelingprocedures van cliëntvragen aan te scherpen; • sneller en gerichter in te grijpen; • belscripts volgens de LEAN-methode te hanteren; • te werken aan veranderend gedrag van medewerkers. Aan deze veranderopgave liggen drie externe ontwikkelingen ten grondslag: 1. veranderend zoekgedrag van de cliënt meer online en telefonisch dan inlopen op locaties. 2. onder druk staande financiering van inloopspreekuren en centrale bureaudienst gemeenten voelen zich niet verantwoordelijk om hiervoor te betalen. 3. keuze voor schaarste van de tweedelijns zorgverzekering gefinancierde zorg vraagt om een betere selectie aan de poort, dus minder schaarse zorg zoals eerstelijnszorg (basis GGZ), online zorg, AWBZ-zorg, forensische en private zorg.
Kijk voor meer informatie op: www.invoorzorg.nl of
Resultaten 84% van de telefoontjes wordt beantwoord binnen 30 seconden (voorheen 40%)
84%
83% van de medewerkers werkt met het nieuwe belscript: cliënten komen direct in het juiste behandeltraject
83%
70% besparing: van 45 naar 12 medewerkers centrale bureaudienst: hogere efficiëntie; minder geldverspilling
70% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
• beter bereik nieuwe doelgroepen door vermindering van het no show-percentage • 10% meer cliënten zijn behandeld in de eerstelijnszorg en niet in schaarse zorg
Beleving van cliënten en medewerkers Cliënten vinden de aanmelding prettig en vlot verlopen. Ze voelen zich gesteund en serieus genomen. Hun mening over de medewerkers? Ze zijn kundig, geven heldere uitleg, denken goed mee en zijn eerlijk en oprecht. 92% van de cliënten beveelt Novadic-Kentron aan. Het rapportcijfer steeg: in mei 2013 gaf 43% van de cliënten de instelling een 8 en 30% een 9. En in november gaf 18% een 8 en 60% een 9. Medewerkers ervaren een verschuiving in mindset bij zichzelf. Dit komt door een betere agendadiscipline en meer eigen verantwoordelijkheid bij hulp aan de cliënt.
Omvang verandering De bureaudienst van Novadic-Kentron: van 45 naar 12 medewerkers.
Achtergrondinformatie • Interesse in het belscript?: www.invoorzorg.nl/Beslisboom-Novadic-Kentron • Website Novadic-Kentron: www.novadic-kentron.nl
Stichting De Waalboog Slim organiseren (lean & mean) Profiel De Waalboog is een organisatie voor zorg, welzijn en wonen. Zij is er voor: • senioren met verlies van lichamelijke en geestelijke mogelijkheden; • jongere mensen met dementeringsproblemen; • mensen in de terminale fase van hun leven. De Waalboog zet zich in voor bijna 600 cliënten. Dit doet zij met ruim 1.000 medewerkers en 400 vrijwilligers, vanuit 5 locaties in Nijmegen en één vestiging in Asten. De Waalboog biedt zowel intramuraal als extramuraal, hoogwaardige en belevingsgerichte zorg aan.
Veranderopgave De situatie bij De Waalboog vóór de verandering? Een dienstenstructuur, managementfilosofie en organisatie-inrichting die in het huidige maatschappelijke en politieke klimaat niet efficiënt, noch effectief is. De cultuur in de organisatie was controlerend en topdown. Er moest een nieuwe balans komen tussen controle en vertrouwen. De stichting wil dit bereiken door zorgprofessionals meer eigen verantwoordelijkheid te geven: samen met de cliënt bepalen wat nodig is. De Waalboog moet klaar zijn voor de toekomst door: • aanmoediging van regie bij cliënten, • vormgeving van samenredzaamheid. Dit bereikt de instelling door de hele organisatie opnieuw in te richten. En daarbij overbodige protocollen, processen en overlegvormen te schrappen. Werkwijzen en processen moeten zorgprofessionals ondersteunen. Hiervoor volgde De Waalboog vijf stappen: 1. Opruimen: van verspilling en onnodige handelingen. 2. Visiecirkel en kompas: geven richting en een toetsingskader voor het handelen. 3. Leiderschap: gericht op coaching, ontwikkeling en resultaat. 4. Samenhang: tussen strategie en uitvoering, organisatiedoelen en teamdoelen. 5. Leren en ontwikkelen: continu samen, praktijkgericht leren.
Resultaten de rol van familie en het sociale netwerk van de cliënt is vergroot van 69% naar 88% daling overhead van management en ondersteuning binnen de dienst Wonen en Zorg met 15% (van 5,5% naar 4,9%) daling verzuimcijfer met 46% (8,24% in februari 2013 en 4,44% in augustus 2013)
88%
15%
46% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
• 50% minder diensten waarin Zorg en Welzijn deelneemt • 50% minder protocollen, richtlijnen en werkwijzen binnen de dienst Zorg en Welzijn • 50% minder projecten, commissies en werkgroepen met als resultaat vermindering bureaucratie en vergroting flexibiliteit
Beleving van cliënten en medewerkers Cliënten merken dat zorgprofessionals hen anders behandelen. Er is ruimte om écht stil te staan bij hun behoeften. Niet alleen hebben medewerkers meer rust en aandacht voor familie en vrijwilligers, de familie is actiever betrokken bij de zorg. Medewerkers ervaren een bewustwordingsproces. Zij vragen zich steeds vaker af: dient dit de cliënt en de familie? De zorgprofessionals maken belangrijke dingen ook echt belangrijk. De zorg komt terug bij de zorgmedewerkers en zij claimen en organiseren deze dan ook steeds meer. Er ontstaan steeds nieuwe initiatieven die inspelen op eigen regie van de cliënt en de familie. Er heerst nu een lerende cultuur waarbij waardering en verbetering leidend zijn. De veranderingsbereidheid onder werknemers is groot.
Omvang verandering De dienst Zorg en Welzijn van De Waalboog, getrokken door ruim 60 ambassadeurs vanuit alle hoeken van de organisatie. De beweging bij andere diensten komt nu ook duidelijk op gang.
Achtergrondinformatie • Ook aan de slag met ‘opruimen’ zoals De Waalboog dit gedaan heeft? www.invoorzorg.nl/Toolkit-De-Opruimdienst • Website Stichting De Waalboog: www.waalboog.nl
Kijk voor meer informatie op: www.invoorzorg.nl of
Boogh
Gericht aandacht besteden aan omgeving en reputatie levert meerwaarde op Profiel Boogh is de specialist in begeleiding, behandeling, training en re-integratie van mensen met hersenletsel, een lichamelijke beperking of chronische ziekte. Doel van de instelling? Samen met mensen de beste vorm van participatie in de samenleving (terug) te vinden. Onder het motto: terug in je kracht. Bij Boogh werken 160 medewerkers en 250 vrijwilligers die samen 1.000 cliënten ondersteunen.
Veranderopgave Medewerkers en cliënten van Boogh zijn altijd al erg tevreden. Ook financieel was er geen directe noodzaak, maar Boogh moet een andere strategische koers varen door: • veranderende marktomstandigheden, • veranderende financiering: van 1 zorgkantoor naar meerdere gemeenten, • toenemende concurrentie.
In voor zorg! ondersteunde Boogh bij de verandering van een interngerichte organisatie naar een cliënt- en marktgerichte organisatie met: • een marktgerichte positionering, • duurzame relaties met partners, • verbreding van het dienstenaanbod, • grote naamsbekendheid. Boogh heeft hiertoe een cultuurverandering ingezet vanuit een andere manier van werken. De verandering vraagt veel van medewerkers in de dagelijkse dienstverlening, maar wordt gedragen.
Resultaten • heeft een sterkere marktpositie door beter aan te sluiten op de participatievraag • is doelmatiger, opbrengst bewuster en werkt efficiënter. • meer omzet • biedt meer en verbeterde diensten waarmee clienten een trede hoger op de participatieladder komen • werkt nauwer samen met gemeenten en collega-aanbieders in de wijk: drie nieuwe locaties in de wijk met andere aanbieders • groei naambekendheid tot 75% bij verwijzers
Kijk voor meer informatie op: www.invoorzorg.nl of
Beleving van de cliënten en medewerkers Cliënten merken dat de nieuwe manier van werken gericht is op participatie. Dit draagt bij aan: • stimulering van cliënten om binnen hun mogelijkheden mee te doen in de samenleving; • ervaren meerwaarde in hun functioneren: cliënten leveren een bijdrage aan producten die verkocht worden; • het gevoel ‘er weer toe te doen’, wat leidt tot een groeiend gevoel van eigenwaarde. Zonder Boogh zijn cliënten veel vaker aangewezen op intramurale zorgorganisaties. Het kernproces van deze organisaties is niet primair gericht op begeleiding op behoud van zelfredzaamheid en ontplooiing in de thuissituatie en in de samenleving. Intramurale organisaties vormen een relatief dure oplossing. Medewerkers zijn zich bewust van de noodzaak tot verandering. Er is breed draagvlak intern binnen Boogh, maar ook extern wordt de boodschap uitgedragen. Medewerkers beseffen dat zij het visitekaartje zijn van Boogh. Wat doen medewerkers anders? • Er wordt sterker ingezet op relatiebeheer: zorgprofessionals netwerken om in het vizier te komen bij gemeenten en verwijzers. • Er wordt doelgericht gewerkt aan een groeiende participatie van cliënten. • De betrokkenheid van medewerkers is groot: er is een breed aanbod van diensten. • 80% van de medewerkers kent het Boogh-profiel en kan minimaal één praktijksituatie benoemen waarin de nieuwe houding is toegepast.
Omvang verandering Ruim 80% van de medewerkers was betrokken bij de verandering. Cliënten kregen tijdens het traject voortdurend informatie over alle veranderingen die ze doormaken door externe ontwikkelingen.
Achtergrondinformatie • Ook werken aan een toekomstbestendige markpositie? Hier ziet u hoe Boogh de transitie heeft gemaakt: www.invoorzorg.nl/Route-naar-een-betere-marktpositie • Hoe ervaren clienten productmatig werken? www.invoorzorg.nl/boogh-productmatig-werken • Website Boogh: www.boogh.nl
