MEE Groningen. Zichtbaar, Sterk en Onmisbaar

MEE Groningen

Zichtbaar, Sterk en Onmisbaar Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording 2011

Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording 2011 MEE Groningen Maatschappelijk verslag

Inhoudsopgave 1. Uitgangspunten

3

2. Profiel van MEE Groningen 2.1 Algemene identificatiegegevens 2.2 Structuur van MEE Groningen Organogram 2011 2.3 Kerngegevens 2.4 Samenwerkingsrelaties

4

3. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor goed bestuur 3.2 Directeur/ bestuurder 3.3 Raad van Toezicht 3.4 Bedrijfsvoering 3.5 Cliëntenraad 3.6 Ondernemingsraad

12

4. Beleid, inspanningen en prestaties 4.1 Meerjarenbeleid 2009-2011 4.2 Algemeen beleid 2011 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid 4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten 4.5 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers 4.6 Samenleving en belanghebbenden 4.7 Financieel beleid en prestaties

19

4 4 5 7 9

12 12 13 15 16 17

19 20 22 24 26 29 30

Bijlage: organogram per 1/1/2012

Jaardocument 2011 MEE Groningen

2

1. Uitgangspunten van de verslaggeving

De stichting MEE Groningen presenteert hierbij het jaardocument over het jaar 2011. Met dit document wil MEE Groningen op een transparante wijze informatie verstrekken aan belanghebbenden en geïnteresseerden en verantwoording afleggen over de uitkomsten van het gevoerde beleid en de besteding van middelen in 2011. MEE Groningen vindt het belangrijk om te voldoen aan de governancecode, hoewel dit voor de MEE organisaties nog geen verplichting is. Daarom stelt MEE Groningen sinds 2009 een jaardocument maatschappelijke verantwoording op. Dit jaardocument verschijnt naast het jaarbeeld. Het jaarbeeld geeft op beknopte en toegankelijke wijze een beeld van de activiteiten van MEE Groningen in 2011 en is bedoeld voor cliënten, stakeholders en overige geïnteresseerden. Het hier voorliggende jaardocument verantwoordt het beleid en de besteding van middelen van MEE Groningen in 2011. De jaarrekening 2011 is een separaat document dat de financiële gegevens van de organisatie weergeeft. Goede governance is belangrijk voor het professionaliseren van het bestuur en het toezicht en levert een duidelijke bijdrage aan de transparantie. MEE Groningen onderschrijft de maatschappelijke doelstellingen zoals beschreven in de zorgbrede governancecode 2010 en streeft deze ook na. MEE Groningen ondersteunt mensen met een beperking en hun netwerk woonachtig in de provincie Groningen. Met deze dienstverlening wordt de zelfredzaamheid van mensen met een beperking bevorderd. Hiermee maakt MEE Groningen meedoen mogelijk. Door vroegtijdige, deskundige en integrale ondersteuning wordt een zwaarder en groter beroep op voorzieningen en zorg voorkomen. Naast de individuele taken verricht MEE Groningen ook maatschappelijke taken, zoals informatievoorziening en voorlichting, het signaleren van belemmeringen en activering en integratie. Ook in 2011 heeft MEE Groningen zich ingezet om Zichtbaar, Sterk en Onmisbaar te zijn. We hebben nadrukkelijk geïnvesteerd in de lokale samenwerking met de gemeenten en samenwerkingspartners. Gaandeweg 2011 heeft dit alleen maar aan prioriteit gewonnen na bekendwording van de visie op cliëntondersteuning van de staatssecretaris in juni. In deze visie staat beschrijven dat het kabinet de middelen voor de cliëntondersteuning op termijn onder wil brengen bij de gemeenten.


3

2. Profiel van MEE Groningen

2.1 Algemene identificatiegegevens Naam rechtspersoon: Adres: Postcode: Plaats: Telefoonnummer: Identificatienummer KvK: E-mailadres: Internetpagina:

Stichting MEE Groningen Koeriersterweg 26a / Postbus 1346 9727 AC / 9701 BH Groningen 050-5274500 S 41010617 [email protected] www.meegroningen.nl

2.2 Structuur van MEE Groningen MEE Groningen is een stichting, ook wel aangeduid als ‘Stichting MEE Groningen, leven met een beperking’. MEE Groningen is lid van de vereniging MEE Nederland, waar alle 22 MEE organisaties in Nederland bij aangesloten zijn. MEE Nederland fungeert als koepel, behartigt de belangen van de 22 MEE-organisaties en heeft een ondersteunend landelijk bureau voor de leden. MEE Groningen heeft als werkgebied de provincie Groningen. De organisatie heeft twee kantoorlocaties, de hoofdlocatie in de stad Groningen en een kantoorlocatie in Veendam. Medewerkers werken naast in de eigen kantoren ook op verschillende locaties in de provincie, bijvoorbeeld in de backoffices van gemeenten en op spreekuren in sociale werkvoorzieningsbedrijven en revalidatiecentra. Deze locaties zijn in 2011 fors uitgebreid. Ook beschikt MEE Groningen over een informatiebus, waarin cliënten op locatie kunnen worden aangemeld. Het hierna volgende organogram geeft een beeld van de organisatiestructuur van MEE Groningen in 2011.


4


5

In 2012 is het organogram aangepast op basis van de per 1/ 1/ 2012 gewijzigde organisatiestructuur. Dit nieuwe organogram is als bijlage bijgevoegd. Het primaire proces van MEE Groningen is ondergebracht in de basisteams, die elk een eigen regio bedienen, te weten de regio’s: NoordWest Groningen, Groningen Stad, Haren en Ten Boer en ZuidOost Groningen. MEE Groningen heeft een Raad van Toezicht. In de statuten van de stichting staan de taken en verantwoordelijkheden van de Raad van Toezicht beschreven. In het voorjaar van 2011 zijn de statuten van de stichting, het reglement van bestuur en het reglement van de Raad van Toezicht geactualiseerd . Hiermee wordt voldaan aan de uitgangspunten van goede governance conform de zorgbrede governance code 2010. De Raad van Toezicht van MEE Groningen heeft tot taak toezicht te houden op het besturen door de directeur/ bestuurder en op de algemene gang van zaken binnen de organisatie als maatschappelijke onderneming. Daarnaast staat de Raad van Toezicht de directeur/ bestuurder met raad terzijde en vervult de Raad de werkgeversrol voor de directeur/ bestuurder. De Raad van Toezicht van MEE Groningen houdt toezicht op ten minste: • de realisatie van de statutaire en andere doelstellingen van de organisatie; • de strategie en de risico’s verbonden aan de activiteiten van MEE Groningen; • de opzet en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen; • de financiële verslaglegging; • de kwaliteit en veiligheid van dienstverlening; • de naleving van weten regelgeving; • de verhouding met belanghebbenden; • het op passende wijze uitvoering geven aan de maatschappelijke doelstelling en verantwoordelijkheid van MEE Groningen. Bij de vervulling van zijn taak richt de Raad van Toezicht zich naar het belang van MEE Groningen als maatschappelijke onderneming en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van de belanghebbenden af. MEE Groningen past geen segmentering in de jaarrekening toe en aangezien de financiering vanuit het fonds AWBZ plaatsvindt, beschikt MEE Groningen niet over specifieke toelatingen. Via een Cliëntenraad en een Ondernemingsraad geeft MEE Groningen invulling aan het medezeggenschap binnen de organisatie. Beide raden hebben een eigen reglement. De Ondernemingsraad is ingesteld conform de Wet op de Ondernemingsraden en de Cliëntenraad conform de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (WMCZ).


6

2.3 Kerngegevens MEE Groningen verleent diensten aan mensen met een beperking en hun naasten, levensbreed en levenslang. Hierbij gaat het, conform de landelijke subsidievoorwaarden, om de volgende doelgroepen: mensen met een verstandelijke, lichamelijke, zintuiglijke of een psychische beperking, mensen met een stoornis in het autistisch spectrum, niet aangeboren hersenletsel en met een chronische ziekte. Iedereen kan bij MEE Groningen terecht met alle vragen met betrekking tot een beperking rondom vier vraagprofielen: Opvoeding & Ontwikkeling, Leren & Werken, Samenleven & Wonen en Regelgeving & Geldzaken. Individuele dienstverlening (cliëntondersteuning) MEE Groningen biedt dienstverlening aan mensen met een beperking. De volgende cliëntgebonden diensten worden verleend conform de subsidieregeling voor de MEE-organisaties:  informatieverstrekking en advisering,  vraagverduidelijking,  aanvragen en realiseren van externe dienstverlening en zorg,  klacht (en voorkomen van) bezwaar en beroep,  monitoring en evaluatie van externe dienstverlening en zorg,  ondersteuning in crisissituatie,  volledige beeldvorming,  kortdurende en kortcyclische ondersteuning,  cursussen in kleine of grote groepen. In 2011 is er binnen MEE Nederland een nieuw dienstenboek vastgesteld om de activiteiten van de MEE organisaties inzichtelijker en resultaatgerichter te beschrijven (implementatie 2012). De diensten worden dan ingedeeld in: entree, de vraag (ondersteuningsplan) en dan de vier levensgebieden Opvoeding & Ontwikkeling, Leren & Werken, Samenleven & Wonen, Regelgeving & Geldzaken. Bij de levensgebieden gaat het dan om het versterken van vaardigheden, netwerkondersteuning, ondersteuning bij het vergroten en behouden van het netwerk, ondersteuning bij keuzes en vinden van opvang/ school/ werk/ dagbesteding. Kortom: ondersteuning bij het meedoen. De nieuwe accenten hierbij zijn: een belangrijke rol voor het integrale ondersteuningsplan, resultaatgericht werken, trajectondersteuning en casemanagement. De MEE-organisaties zullen naar verwachting medio 2012 met de nieuwe diensten gaan werken. Tot die tijd bieden de MEE-organisaties bovenstaande negen cliëntgebonden diensten aan. De cliëntgebonden dienstverlening van MEE Groningen werkt regieversterkend en is laagdrempelig (voorliggend), onafhankelijk en kosteloos. De vraag van de cliënt staat hierbij centraal.


7

Voor de cliëntondersteuning van de MEE organisaties gelden de volgende kernwaarden: Vraaggericht; Laagdrempelig; Empowerend; Stelseloverstijgend; Professioneel; Landelijk dekkend. Aantal en verdeling cliënten in 2011 In 2011 had MEE Groningen 2649 actieve cliënten en zijn er 1196 nieuwe cliënten ingeschreven. Het totaal aantal ingeschreven cliënten komt daarmee op 10408. De cliënten waren in 2011 als volgt verdeeld over de verschillende doelgroepen: Autisme spectrum stoornis 9,1% Zintuiglijke beperking 1,1% Psychiatrische beperking 8,4 % Lichamelijke beperking 32,0% Verstandelijke beperking 46,4 % Overig 2,9 % MEE Groningen verrichtte in 2011 meer diensten dan begroot en dan overeengekomen met het CvZ (6327 gerealiseerd en 6013 begroot zijnde 5% overproductie). De meeste diensten werden verricht op het gebied van informatieverstrekking en advisering (3607 x), aanvragen en realiseren externe dienstverlening en zorg (1089 x) en vraagverduidelijking (920 x). De integrale vraagverduidelijking is de start voor veel van de overige cliëntgebonden dienstverlening. Maatschappelijke taken MEE Groningen verricht ook maatschappelijke taken. Het gaat dan om:  Informatievoorziening en voorlichting;  Signalering van relevante ontwikkelingen en belemmeringen;  Maatschappelijke activering en integratie. Deze taken zijn gericht op het bijdragen aan een inclusieve samenleving, waar mensen met een beperking volwaardig onderdeel van uitmaken. MEE Groningen verleent deze diensten in de gehele provincie Groningen. In het nieuwe dienstenboek worden deze taken als volgt omschreven: Signaleren en activeren, Herkennen en omgaan met mensen met een beperking, Vergroten van de toegankelijkheid en Verhogen integratie en participatie. Binnen MEE Nederland is afgesproken dat elke MEE-organisatie in het voorjaar van 2012 een inventarisatie van haar maatschappelijke taken opstelt, wat vervolgens een onderdeel zal gaan uitmaken van het jaarplan.


8

2.4 Samenwerkingsrelaties MEE Groningen heeft vanwege haar stelseloverstijgende werkterrein zeer veel samenwerkingsrelaties, onder meer op de gebieden zorg, welzijn, arbeid en onderwijs. Met het strategisch meerjarenbeleid 2009-2011 ‘Zichtbaar, sterk en onmisbaar’ en het invoeren van het regionaal werken is de prioriteit bij het samenwerken gelegd, op lokaal en regionaal niveau. Voor de resultaten van onze dienstverlening en voor onze cliënten is deze samenwerking van groot belang. Maar ook voor de continuïteit van de onafhankelijke cliëntondersteuning is de samenwerking cruciaal. De diverse vormen van samenwerking van MEE Groningen hebben geleid tot vele convenanten, samenwerkingsafspraken en gerichte samenwerkingsresultaten. Om een actueel inzicht te hebben in alle contacten en samenwerkingen van MEE Groningen en deze ook voor alle medewerkers toegankelijk te maken, is in 2011 een relatiebeheersysteem (het Samenwerkingen en Contact Informatie Programma, SCIP) in gebruik genomen. Dit programma maakt het relatiebeheer door middel van een workflow actief en medewerkers kunnen automatisch betrokken worden bij en geïnformeerd worden over samenwerkingen en contacten. Uit de eerste evaluatie is gebleken dat het programma vooral veel inzicht geeft over de contactmomenten die er op verschillende niveaus in de organisatie zijn met de diverse relaties. De dialoog met stakeholders is vastgelegd in het kwaliteitssysteem van MEE Groningen. Ieder jaar worden de gemaakte afspraken met samenwerkingspartners / stakeholders geëvalueerd en worden de komende ontwikkelingen besproken. Een rapportage hierover is één van de aandachtspunten bij de jaarlijkse directiebeoordeling. In 2011 is een beleid belanghebbenden, conform de zorgbrede governancecode 2010, vastgesteld. Hier wordt in paragraaf 4.6 nader op in gegaan. In de voorbereiding voor het jaarplan 2011 zijn de verschillende stakeholders gecategoriseerd. De belangrijkste categorieën zijn: a) Gemeenten. Met bijna alle gemeenten in de provincie heeft MEE Groningen samenwerkingsafspraken gemaakt met betrekking tot haar inzet op het gebied van de WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning). Eind 2011 heeft MEE Groningen een aanvang gemaakt met de evaluatiegesprekken met de Groninger gemeenten ten behoeve van de verantwoording aan het CvZ in het voorjaar van 2012. Naast het evalueren van de samenwerking is in deze gesprekken ook nadrukkelijk vooruit gekeken naar de komende ontwikkelingen, zoals de decentralisaties en zijn de mogelijkheden die dienstverlening van MEE Groningen hierbij kan bieden besproken.


9

MEE Groningen signaleert, denkt mee en biedt haar expertise aan, zowel aan de gemeenten als ook aan de lokale netwerken. Dit betreft dan niet alleen de WMO, maar ook WMO brede en WMO overstijgende, aanpalende onderwerpen, zoals:  De komende decentralisaties: AWBZ, Jeugdzorg, Werken naar vermogen en passend onderwijs;  Mantelzorg en vrijwilligers;  Participatie van mensen met een beperking;  Maatschappelijke opvang, openbare geestelijke gezondheidszorg ; b) Zorgaanbieders / ketenpartners. MEE Groningen werkt met veel aanbieders en organisaties samen om door goede hulpverlening zo optimaal mogelijke participatie van de cliënt te realiseren. Vanwege het integrale werkveld van MEE Groningen betreft het hier organisaties op zeer diverse terreinen van de vraagprofielen: Opvoeding & Ontwikkeling, Leren & Werken, Samenleven & Wonen en Regelgeving & Geldzaken. Voorbeelden van dergelijke zorgaanbieders en ketenpartners zijn: aanbieders van gehandicaptenzorg, jeugdzorg, thuiszorg, ziekenhuizen, revalidatiecentra, welzijnsorganisaties, woningbouwverenigingen, sociale werkplaatsen, scholen en vrijwilligers- en cliëntorganisaties. Binnen deze categorie wil MEE Groningen specifiek haar deelneming binnen het Consultatieteam Seksueel Misbruik, het Advies en Informatieteam Hersenletsel, het Autismenetwerk Groningen en het Platform GehandicaptenZorg Groningen en de coördinatie van Integrale Vroeghulp, noemen. c) Zorgkantoor. Het zorgkantoor van Menzis heeft een verantwoordelijkheid bij de aanvraag van de subsidie van MEE Groningen. Daarnaast signaleert MEE Groningen ontwikkelingen met betrekking tot zorginkoop aan het zorgkantoor en vindt er beleidsmatige afstemming en samenwerking plaats. Het zorgkantoor van Menzis heeft een Early Warning System (EWS) ingesteld voor hun contractanten, waaronder MEE Groningen. Het EWS betreft onder andere de kritische bedrijfsvoeringprocessen binnen de organisatie, zoals de inzet van interim management, het personeelsverloop, openstaande vacatures, de liquiditeit van de organisatie en het ziekteverzuim. d) Cliëntenorganisaties. MEE Groningen werkt samen met de diverse cliëntenorganisaties in de provincie en heeft een samenwerkingsovereenkomst met Zorgbelang Groningen. MEE Groningen signaleert ontwikkelingen en trends ten behoeve van de collectieve belangenbehartiging aan de cliëntenorganisaties. Deze organisaties leveren op hun beurt weer input voor de beleidsontwikkeling en productinnovatie van MEE Groningen.


10

e) VWS / CvZ. MEE Groningen ontvangt rijkssubsidie uit het fonds AWBZ, waarover inhoudelijke en financiële verantwoording wordt afgelegd door middel van indiening van de jaarstukken (waaronder de jaarrekening). Voorafgaande aan het subsidiejaar vraagt MEE Groningen op basis van de begroting een voorlopige subsidie aan. In juli van het volgende jaar wordt op basis van de jaarrekening een definitieve subsidievaststelling van het voorgaande jaar ingediend bij het CvZ. Op basis van deze verantwoording stelt het CvZ de subsidie van MEE Groningen vast. De minister van VWS draagt hiervoor de verantwoordelijkheid. f) Andere MEE-organisaties. Binnen MEE Nederland verband werkt MEE Groningen nauw samen met MEE Drenthe en MEE Friesland. Deze samenwerking vindt zowel op inhoud elijk (bijv bij de samenwerking rondom NAH en cursussen) als op bestuurlijk niveau plaats. In 2011 is de samenwerking tussen de drie organisaties geïntensiveerd, oa op het gebied van projectmatige samenwerking, inzet van expertise, kennisuitwisseling, innovatie van dienstverlening, marketing en de con tinuïteit van de organisaties.


11

3. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap

3.1 Normen voor goed bestuur MEE Groningen hanteert de zorgbrede governancecode 2010. Dit betekent dat:  De cliënt en diens wensen en behoeften centraal staat bij de dienstverlening;  De dienstverlening zo effectief en doelmatig mogelijk geschiedt;  De dienstverlening aan de eigentijdse kwaliteitseisen voldoet; MEE Groningen is HKZ (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector) gecertificeerd.  Uitkeringen van financiële middelen uitsluitend plaatsvinden binnen de maatschappelijke doelstelling en verantwoordelijkheid van MEE Groningen.  Belanghebbenden betrokken zijn bij het beleid van de organisatie en de uitvoering er van. Een expliciet beleid met betrekking tot de belanghebbenden is in 2011 ontwikkeld en vastgelegd. MEE Groningen voldoet aan de MEECode en het daarbij behorend reglement. In de MEECode zijn de kwaliteitsvoorwaarden en verantwoordelijkheden opgenomen die aan de naam MEE zijn gekoppeld. Het voeren van de naam MEE en het lidmaatschap van de vereniging MEE Nederland is alleen mogelijk voor organisaties die zich aan deze code houden. Belangrijk is dat de MEECode moet waarborgen dat de leden zich maatschappelijk verantwoorden en de beoogde kwaliteitseisen realiseren. Er vindt visitatie plaats door een MEECode commissie met een onafhankelijke voorzitter. De MEECode is een actief instrument voor aangesloten organisaties: om elkaar aan te spreken, om aangesproken te worden en voor zelfreflectie. Conform de code:  biedt MEE Groningen cliëntondersteuning aan mensen met een beperking,  bestuurt MEE Groningen transparant en efficiënt,  treedt MEE Groningen in samenwerking of dialoog met partijen,  participeert MEE Groningen in de landelijke monitoringsactiviteiten met betrekking tot de code (oa branchebrede metingen en visitaties).  voldoet MEE Groningen aan de zorgbrede governancecode 2010.

3.2 Directeur/ bestuurder Het bestuur van MEE Groningen wordt gevormd door één directeur/ bestuurder. Deze directeur/ bestuurder is belast met de dagelijkse leiding van de organisatie, het realiseren van de doelstelling van de stichting en het vaststellen van het algemeen beleid. De directeur/ bestuurder en de Raad van Toezicht hanteren een directiereglement, vastgesteld in september 2003.


12

Dit reglement regelt op hoofdlijnen:  de samenstelling van het bestuur,  de taakomschrijving van de directeur/ bestuurder,  de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de directeur/ bestuurder,  de communicatie en informatievoorziening van de directeur/ bestuurder met de Raad van Toezicht,  de werkwijze van het managementteam en  de waarneming van de directeur/ bestuurder. Het directiereglement is begin 2011 op een aantal punten aangepast zodat het formeel voldoet aan de zorgbrede governancecode 2010. Zo zal er met ingang van 2011 jaarlijks getoetst worden of er sprake zou kunnen zijn van belangenverstrengeling vanwege nevenfuncties. Ook zullen de afspraken tussen de directeur/ bestuurder en de Raad van Toezicht over het informatieprotocol, nader worden uitgewerkt en is er in 2011 een klokkenluidersregeling vastgesteld. De bezoldiging van de directeur/ bestuurder wordt vastgesteld door de Raad van Toezicht en vindt plaats conform de CAO Gehandicaptenzorg.

Tabel 3.2.1: Persoonlijke gegevens directeur / bestuurder: Naam

Functie

Leeftijd

Nevenfunctie

Mw. drs G.A. Dolstra

Directeur/ bestuurder

56

Geen

Werkzaam in huidige functie sinds 2009

Werkzaam bij de organisatie sinds 2009

3.3 Raad van Toezicht In de statuten van de stichting MEE Groningen staan de taken en verantwoordelijkheden van de Raad van Toezicht beschreven. Deze statuten zijn in het voorjaar van 2011 aangepast conform de zorgbrede governancecode. De Raad van Toezicht houdt toezicht op de strategie en prestaties van de organisatie door:  het jaarlijks overleg met de Cliëntenraad,  het jaarlijks overleg met de Ondernemingsraad,  het jaarlijks overleg met de managers,  het overleg met de externe accountant over de jaarrekening,  het klankborden met de directeur/ bestuurder met betrekking tot de strategische ontwikkelingen,  het bespreken van het jaarplan,  het goedkeuren van het strategisch meerjaren beleidsplan, de jaarlijkse begroting en de jaarrekening.


13

Jaarlijks ontvangt de Raad van Toezicht een jaarrekening en een risicoanalyse/ kostprijsberekening en elk kwartaal een exploitatierekening en tussentijdse balans. Met ingang van 2011 krijgt de Raad van Toezicht ook kwartaalrapportages, waar in onder meer de productiecijfers en de voortgang met betrekking tot organisatiedoelen aan bod komen. In 2012 wordt dit verder ontwikkeld om de rapportages naast een verantwoordingsinstrument ook een meer vooruitkijkende functie te laten vervullen. In 2011 zijn er vier nieuwe leden toegetreden tot de Raad van Toezicht en is één lid afgetreden. Bij het samenstellen van de nieuwe raad is met behulp van een profielschets rekening gehouden met de diverse benodigde deskundigheden. De leden zijn in 2011 werkzaam in de zorgsector, openbaar bestuur, bedrijfsleven en de financiële sector. De Raad van Toezicht heeft in 2011 acht keer vergaderd, alle keren in aanwezigheid van de directeur/ bestuurder. De Raad van Toezicht heeft in april 2011 deelgenomen aan een landelijke bijeenkomst voor alle Raden van Toezicht met alle bestuurders over Toekomst MEE en governancezaken. De Raad ontvangt de verslagen van het Management Team (MT). In het kader van de jaarrekening heeft overleg plaatsgevonden met de externe accountant. De Raad van Toezicht heeft in 2011 goedkeuring verleend aan:  De jaarrekening 2010  De begroting 2011  Nieuwe statuten  Reglement Raad van Bestuur  Reglement Raad van Toezicht  Mission statement van de MEE-organisaties  Dienstenboek  Notitie ‘Doorontwikkeling organisatie- en managementstructuur’ De Raad van Toezicht heeft intern de volgende aandachtsgebieden afgesproken: Financiën (audit commitee): mw. Elgersma en dhr. Poortman, Externe omgeving: dhr. Everts, dhr. Poortman en dhr. Kremer, Organisatieontwikkeling: dhr. Rutkens en dhr. Hamming, Zorginhoudelijk: dhr. Hamming en dhr. Kremer, ICT: mw. Elgersma en dhr. Rutkens. De Raad ziet er op toe dat de functies en nevenfuncties van de leden de onafhankelijke positie van de Raad niet in gevaar kunnen brengen. Ook evalueert de Raad jaarlijks zijn eigen functioneren. De Raad beoordeelt het functioneren van de directeur/ bestuurder jaarlijks in het functioneringsgesprek. Daarbij wordt ook de samenwerking tussen de Raad en de directeur/ bestuurder geëvalueerd. De Raad evalueert jaarlijks de externe accountancy. De Raad van Toezicht heeft in de nieuwe samenstelling gekeken naar zijn verantwoordelijkheden en werkwijze ook in relatie tot ‘good governance’ en is hier bij door de NVTZ ondersteund. Dit heeft ook een vertaling gekregen in de wijze van informatievoorziening naar de raad. De leden van de Raad van Toezicht ontvangen per vergadering vacatie (€ 115,-) en een reiskostenvergoeding conform de CAO gehandicaptenzorg. Jaardocument 2011 MEE Groningen

14

Tabel 3.3.1: Persoonlijke gegevens toezichthouders Naam

Functie

Hoofdfunctie

(relevante)

Benoemd

Aftredend

Her-

Neven-

sinds

per

benoeming

functies

Dhr. mr. drs.

Voorzitter

W.H. Everts

Zelfstandig

Lid bezwaar-

ondernemer

schriften

Everts Bestuur

commissie

&

Eemsmond

mogelijk

01 2011

01-2015

Ja

Geen

03 2006

03 2014

Nee

Geen

12 2007

12 2015

Nee

Partner

Lid Raad van

01 2011

01 2015

ja

Proficura

Toezicht

Geen

01 2011

01 2015

ja

Directeur

Functie

01 2011

01 2015

ja

Insite advies

Brede school

BV

Niebert

Raadslid

Geen

01 2006

02 2011

Nee

Advies Dhr. F.

Vice

Manager Zorg

Kremer

voorzitter

Ommelander Ziekenhuisgroep

Mw. Drs. H.

Lid

Elgersma RA

RegisterAccountant Ernst & Young Accountants LLP

Dhr. J.M.V.

Lid

Hamming

Dokterdienst Groningen Dhr. drs.

Lid

Manager

H.G.

concern

Poortman

control Espria

RA/RE Dhr. drs. E.P.

Lid

Rutkens RE Afgetreden in 2011 Mw. M.

Lid

Lantinga

gemeente Aa en Hunze (tot 03 2010)

3.4 Bedrijfsvoering MEE Groningen werkt met een planning & control cyclus. Managementsturing vindt plaats met behulp van maanden kwartaalrapportages over de productie, resultaten en dienstverlening. Daarnaast wordt er jaarlijks een risicoanalyse uitgevoerd die gekoppeld is aan de kostprijsberekening.


15

Naar aanleiding van de eind 2010 verschenen resultaten van de benchmark doelmatigheid over het jaar 2009, is in 2011 hard gewerkt aan het vergroten van de doelmatigheid van MEE Groningen. De aandacht voor de productiviteit is in alle lagen van de organisatie toegenomen en er is een projectgroep doelmatigheid ingesteld. Deze projectgroep heeft de opdracht om adviezen te formuleren over onder andere zaken als reductie van de wachttijd voor cliënten tot binnen de norm, terugdringen van niet cliëntgebondentijd door consulenten en effectievere management- en sturingsinformatie. Risico’s en onzekerheid zijn er met betrekking tot het belei d en financiering van de MEE-organisaties op landelijk niveau. In juni 2011 is de visie van de staatssecretaris op de cliëntondersteuning bekend geworden. Hieruit blijkt dat het kabinet inzet op het op termijn overgaan van de middelen voor cliëntondersteuning naar de gemeenten (WMO). De wijze waarop en de nadere voorwaarden (waarborgen met betrekking tot de kwaliteit en onafhankelijkheid) worden in landelijk overleg met VWS, VNG, MEE Nederland en de cliëntorganisaties nader uitgewerkt. Als mogelijke overgangsdatum is 2015 genoemd. De rol die de MEE-organisaties kunnen spelen bij de transities van begeleiding, jeugdzorg en Werk Werken naar Vermogen is hierbij ook een gespreksonderwerp. Om zoveel mogelijk te anticiperen op de eventuele wijzigingen in de financieringsstructuur, heeft MEE Groningen 2011 ingezet op het zichtbaar, sterk en onmisbaar zijn. MEE Groningen werkt cliënt- en klantgericht, verbindt zich regionaal en lokaal, ontwikkelt het eigen maatschappelijk ondernemerschap en staat open voor alle stakeholders op het gebied van mensen met een beperking. De bedrijfsvoering van de organisatie is hier in 2011 verder op ingericht. Na de digitalisering van de cliëntdossiers in 2009 en het overgaan op mobiele telefoons in 2010, is in 2011 een proef gestart met Ipads. In 2012 krijgen alle medewerkers van het primair proces een Ipad, ter ondersteuning van het lokaal werken. Het fors inzetten op het regionaal en lokaal werken resulteerde onder meer in een uitbreiding van het aantal (flex) werkplekken en spreekuren op locatie in 2011.

3.5 Cliëntenraad MEE Groningen heeft een reglement voor de Cliëntenraad. Hierin staan de doelstelling, taken, samenstelling, rechten en bevoegdheden van deze raad omschreven. De Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) is op de Cliëntenraad van toepassing. De Cliëntenraad van MEE Groningen best ond in 2011 uit zes personen. Begin 2011 zijn er drie nieuwe leden geïnstalleerd en is één lid afgetreden. De leden namen in 2011 deel vanuit de achtergrond van cliënten met verstandelijke, lichamelijke en psychische beperkingen. Er wordt nog een zevende lid gezocht vanuit de doelgroep cognitieve beperkingen.


16

De leden van de Cliëntenraad ontvangen een reiskostenvergoeding conform de CAO Gehandicaptenzorg. De Cliëntenraad is lid van het Landelijk Platform Cliëntenraden MEE (Stichting Raad op Maat). Het jaarlijkse lidmaatschapsgeld wordt door MEE Groningen voldaan. Voorafgaand aan de overlegvergadering met de directeur/ bestuurder vergadert de Cliëntenraad zelf. MEE Groningen faciliteert de raad door middel van het beschikbaar stellen van vergaderfaciliteiten en secretariële ondersteuning en door het verstrekken van informatie. De raad ontvangt de notities die voor het functioneren en de taken relevant zijn. Daarnaast wordt de Cliëntenraad uitgenodigd voor de eindejaarslunch van de organisatie, om daarmee de binding met de organisatie en haar medewerkers te versterken. De Cliëntenraad kan, in geval van meningsverschillen met MEE Groningen, conform de WMCZ, een beroep doen op de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden. Deze commissie bemiddelt tussen zorgaanbieder en cliëntenraad of doet een bindende uitspraak over meningsverschillen. De Cliëntenraad heeft in 2011 zes keer vergaderd met de directeur/ bestuurder. Daarnaast hebben de jaarlijkse overleggen met de Raad van Toezicht en de Ondernemingsraad plaatsgevonden. De Cliëntenraad is om advies gevraagd over: het concept Dienstenboek en mission statement van de MEE-organisaties, het Jaarplan 2011, de notitie ‘Doorontwikkeling organisatie- en managementstructuur’, nieuwe statuten, beleid belanghebbenden en de aansluiting interprovinciale klachtencommissie. De Cliëntenraad is meegenomen in de landelijke ontwikkelingen met betrekking tot de AWBZ en de mogelijke consequenties voor MEE Groningen en het Toekomst MEE traject. Verder is er onder meer gesproken over: het projectplan autismenetwerk Groningen, het jaardocument 2010, ontwikkelingen in het budget/ begroting, regionale ontwikkelingen in relatie tot het cliëntperspectief, ontwikkelingen MEEbus, het beleid cliënttevredenheid, concept kadernotitie 2012 en het convenant Per Saldo - MEE Nederland.

3.6 Ondernemingsraad De Ondernemingsraad (OR) van MEE Groningen telt vijf leden. De Wet op de Ondernemingsraden (WOR) is van toepassing. De OR heeft in 2011 zes keer vergaderd in aanwezigheid van de directeur/ bestuurder. Daarnaast zijn er jaarlijkse bijeenkomsten met het MT, de Raad van Toezicht en de Cliëntenraad geweest. De OR organiseert achterbanvergaderingen en publiceert nieuwsbrieven. In de overlegvergaderingen met de directeur/ bestuurder is de OR conform de WOR om advies of instemming gevraagd over o.a. de volgende onderwerpen. Positionering staf Beleidsvoorstel flexibele formatie Dienstenboek en mission statement van de MEE-organisaties Beleidsnotitie cursusbureau Statuten Dienstverleningsovereenkomst Ardyn Jaardocument 2011 MEE Groningen

17

-

Overlegvormen Intervisieafspraken Notitie ‘Doorontwikkeling organisatie- en managementstructuur’ en de beleidsnotitie ‘Overlegvormen’ Beleid belanghebbenden Autoleaseplan voor medewerkers Notitie ‘Administratieve ondersteuning in relatie tot regiogericht werken’ Verplichte vrije dagen 2012 Vanuit MEE Nederland is advies gevraagd over afspraken tot het in dienst nemen van boventallig personeel in kader van de herverdeling Bloemenpot

De adviezen van de OR zijn merendeels overgenomen en/ of verwerkt in het beleid. Naast deze formele positionering met betrekking tot advies- en instemmingsrecht conform de WOR, wordt de OR door de directeur/ bestuurder ook veelvuldig vooraf geïnformeerd over ontwikkelingen en wordt meedenken en proactief anticiperen gevraagd, (bijvoorbeeld middels deelname aan werkgroepen), zonder de formele positie als OR daarbij aan te tasten . Zo is de OR is geïnformeerd over onder meer de voortgang van interne ontwikkelingen, beleid mantelzorg, meerjarenopleidingsbeleid, ontwikkelingen Toekomst MEE, werkkostenregeling en is van gedachten gewisseld over een wijziging van het reglement van de Ondernemingsraad. De OR heeft op eigen initiatief het vrijwilligersbeleid onder de aandacht van de directeur/ bestuurder gebracht. Daarnaast heeft de OR gebruik gemaakt van de mogelijkheid signalen en initiatieven in te brengen bij de directeur/ bestuurder. De OR neemt deel aan de ARBO-VGWM commissie.


18

4. Beleid, inspanningen en prestaties

4.1

Meerjarenbeleid 2009-2011

Het meerjarenbeleid van MEE Groningen is verwoord in het strategisch beleidsplan 2009-2011 ‘Zichtbaar, sterk en onmisbaar’. Hierin staat de volgende organisatiemissie: ”Het versterken van de individuele positie van mensen met een blijvende beperking in de samenleving en de verbetering van de maatschappelijke positie van mensen met beperkingen als zodanig, met als doel een volwaardig burgerschap door: het bieden van goed bereikbare (fysiek en virtueel), laagdrempelige, onafhankelijke, vraaggestuurde, professionele diens tverlening, op basis van een heldere en eenduidige omschrijving van diensten voor mensen met een beperking en hun netwerk. Het signaleren van problemen in de dienstverlenings- en zorgketen, meewerken aan het oplossen daarvan middels netwerkcontacten (preventie) en collectieve taken vanuit het besef dat ook MEE Groningen een onderdeel is van dat netwerk en andere (cliënt)organisaties nodig heeft om doelen voor onze cliënten te realiseren (samenwerking en maatschappelijke activering). Het pro-actief omgaan met maatschappelijke tendensen die van invloed zijn op onze doelgroepen door anticipatie middels pluspakketten op veranderende of nieuwe behoeften (lerende organisatie / bereid zijn tot innovatie en verdere maatschappelijke activering)”. MEE Groningen heeft de volgende besturingsfilosofie vastgesteld:  de cliënt centraal;  lerende organisatie;  resultaatgericht werken en organiseren;  transparantie over effectiviteit;  het benutten van de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers. Diverse maatschappelijke ontwikkelingen, zoals de herstructurering van de AWBZ, leveren voor MEE Groningen onzekerheden op met betrekking tot de taken en financiering. Daarom streeft MEE Groningen er naar uit te gaan van de kracht van de organisatie, te weten de expertise over het ondersteunen van mensen met een beperking. MEE Groningen wil laten zien dat haar expertise onmisbaar is en werkt samen in lokale en regionale ketens en netwerken.


19

In het strategische beleid zijn de volgende tien resultaatgebieden benoemd: 1. Productieresultaten en productiviteitsnormen, kengetallen behalen 2. HKZ-certificering 3. Speerpunt doelgroepen: AWBZ pakketmaatregel, NAH-doelgroep 4. WMO/samenwerking met de gemeenten 5. Kennismanagement 6. Marketingplan en innovatie (brede doelgroepen) 7. Professioneel leidinggeven 8. Cultuurverandering 9. Samenwerking in MEE (Friesland, Drenthe) en MEE Nederland 10. Facilitaire ondersteuning voor de negen (9) resultaatgebieden. Het strategisch beleidsplan wordt elk jaar uitgewerkt in een jaarplan en geconcretiseerd in een Balanced Score Card. Aansluitend bij het jaarplan wordt er door de drie regioteams een eigen teamplan opgesteld. MEE Groningen legt verantwoording af middels een jaarverslag/ jaardocument. Over het verslagjaar 2011 zal dat net als in de twee voorgaande jaren plaatsvinden in twee delen, een populair jaarbeeld en een jaardocument maatschappelijke verantwoording. Verdere formele verantwoording vindt plaats door middel van het verzoek tot subsidievaststelling met de daarbij behorende (financiële) verantwoording aan het CvZ. Op diverse onderdelen vindt er binnen MEE Nederland een onderlinge vergelijking, of te wel benchmark, tussen de verschillende MEE-organisaties plaats, te weten de benchmarks: medewerkertevredenheid, doelmatigheid, cliënttevredenheid en maatschappelijke waardering. In 2011 heeft de benchmark cliëntwaardering plaatsgevonden. De uitkomsten kwamen veelal overeen met het landelijke beeld. MEE Groningen kreeg een gemiddeld rapportcijfer van 7,8. Aandachtspunten zijn de bekendheid van de website en de Cliëntenraad. Cliënten melden ontevredenheid over communicatie ten aanzien van de vervanging van een consulent . Naar aanleiding van deze uitkomsten zal er in 2012 aandacht besteed worden aan het bekender maken van de website en de Cliëntenraad en aan heldere communicatie ten aanzien van de vervanging van de consulenten.

4.2 Algemeen beleid 2011 In 2011 heeft MEE Groningen de resultaatgebieden uit het meerjarenbeleid geherprioriteerd en anders ingedeeld. Dit heeft geleid tot negen resultaatgebieden. Voor elk resultaatgebied uit het jaarplan zijn in de Balanced Score Card kritische succesfactoren (KSF) en SMART doelen benoemd. Hieronder zijn de doelen en resultaten in grote lijnen weergegeven. Ad 1) Productieresultaten en kengetallen Doelen: Een effectieve en efficiënte dienstverlening, onder andere door middel van: een laag ziekteverzuim en lage verzuimfrequentie, wachttijd van maximaal 2 werkweken, toename van het aantal cliënten en diensten (t.o.v. 2010). Jaardocument 2011 MEE Groningen

20

Realisatie: De doelen met betrekking tot het aantal diensten en het ziekteverzuim (nulverzuim) zijn gerealiseerd. De wachttijd van maximaal 2 weken is niet gehaald. Hier zal in 2012 extra aandacht aan besteed worden (zie bedrijfsvoering, projectgroep doelmatigheid). Ad 2) Kwaliteit Doelen: Borging en verbreding van de kwaliteit van dienstverlening door middel van de PDCA cyclus (deming) en het kwaliteitsmanagementsysteem. Realisatie: De resultaten zijn behaald. Ad 3) Innovatie van dienstverlening Doelen: Specifieke dienstverlening voor LVG en doelgroep IQ > 70, CJG, IV en Arbeid. Implementatie van de landelijke missie en het nieuwe dienstenboek. Het verder ontwikkelen van methodieken (onder andere langerdurende dienstverlening, sociaal netwerk, mantelzorgers en vriendenkring). Realisatie: De doelen zijn voor een groot deel gerealiseerd. Deels zijn zaken geherprioriteerd vanwege externe landelijke ontwikkelingen en interne ontwikkelingen (wijziging organisatiestructuur). Ad 4) Samenwerking met stakeholders Doelen: Het in kaart brengen en differentiëren naar regio van onze stakeholders. Prioriteit in 2011: gemeenten, CJG’s, partners met betrekking tot LVG doelgroep en arbeidstoeleiding- en activering. Realisatie: De samenwerking met stakeholders en het regionaal werken is fors toegenomen in 2011. Het categoriseren van stakeholders vindt in de regioplannen van 2012 plaats (na implementatie nieuwe organisatiestructuur). Ad 5) Kennismanagement Doelen: Faciliteren expertisegroepen, evaluatie kennismanagement, implementatie van WIKIMEE en Peoplefinder en borging van het kennismanagement. Realisatie: De doelen met betrekking tot het kennismanagement in 2011 zijn gerealiseerd. Ad 6) Marketing en Communicatie Doelen: Ontwikkelen van een markt- en stakeholdersanalyse en marketingplan ten behoeve van vergroting van het aantal cliënten, diensten en pluspakketten. Ontwikkelen van een productenportfolio voor gemeenten, aangevuld met signaleringsgegevens en factsheets. Ondersteunen van medewerkers bij het samenwerken in netwerken en het maatschappelijk ondernemen.


21

Realisatie: De doelen met betrekking tot het marketingplan en de factsheets zijn gerealiseerd. Onderdelen hebben vanwege externe ontwikkelingen minder prioriteit gekregen (portfolio) of zijn uitgesteld ten behoeve van het regionaal werken door de (nieuwe) regiomanagers in 2012 (stakeholdersanalyse). Ad 7) Organisatiecultuur en stijl van leidinggeven Doelen: Implementatie stijl van leidinggeven. Kernwoorden: sturen op kaders en resultaat, ruimte en verantwoordelijkheid voor medewerkers, stimulerend en ontwikkelingsgericht. Realisatie: De doelen zijn grotendeels gerealiseerd. De medewerkers hebben de training met betrekking tot maatschappelijk ondernemen gevolgd en er is gewerkt aan de werkstijl. Ad 8) Samenwerking met MEE Friesland en MEE Drenthe en in MEE Nede rland verband Doelen: Afspraken met betrekking tot samenwerking Realisatie: De doelen zijn gerealiseerd. Er zijn nadere samenwerkingsafspraken met MEE Drenthe en MEE Friesland gemaakt en de samenwerking zal vooral projectmatig verder vorm krijgen. Ad 9) Facilitaire ondersteuning voor de acht resultaatgebieden. Doelen : Bereikbaarheid, implementatie relatiebeheersysteem, governance, MARAP betrouwbare registratie, bedrijfsinformatiesysteem Realisatie: De doelen zijn voor een groot deel gehaald. Vooral de MARAP/ planning & control zal in 2012 nog nadere aandacht vragen.

4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid In deze paragraaf komt onder andere het kwaliteitsmanagementsysteem, de kwaliteit van de informatie en registratie en de fysieke kwaliteit en veiligheid aan bod. Kwaliteitsmanagement In 2011 heeft MEE Groningen het in 2009 verkregen HKZ keurmerk (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector) behouden. In 2011 is wederom geïnvesteerd in het borgen van het kwaliteitsmanagementsysteem. Naast deze borging is er aandacht besteed aan een (inhoudelijke) verdieping van het kwaliteitsmanagement en gekeken naar het niveau van procesmatige kwaliteitsbeheersing. In het voorjaar vond de interne audit plaats, waarin de processen op organisatieniveau centraal stonden.


22

Na de interne audit heeft de directiebeoordeling plaats gevonden. De directiebeoordeling evalueerde en gaf voeding voor het kwaliteitsmanagementsysteem en voor het jaarplan 2012. In september 2011 was de controle-audit, waarbij de externe auditors op één dag zowel de documentatie als de implementatie ervan onderzochten, met name op de punten die bij de audits in 2010 kritiek waren gebleken. De uitkomst van de controle-audit leverde een nieuw kritisch punt op, namelijk dat het voorgenomen strategisch meerjarenopleidingsbeleid nog niet was vastgesteld. Dit beleid is binnen de daarvoor geldende norm van drie maanden alsnog vastgesteld, waardoor MEE Groningen in december 2011 een positieve beoordeling van het Keurmerkinstituut heeft ontvangen. Het interne auditteam heeft in november een training gevolgd. Hieraan namen drie nieuwe leden deel, waarmee het auditteam weer op sterkte is. Eind 2011 heeft een auditor afscheid genomen. De interne stuurgroep Kwaliteit is in 2011 tweemaandelijks bij elkaar gekomen. Informatie veiligheid en risico’s MEE Groningen werkt met digitale cliëntdossiers en met een uitgebreid registratie systeem voor de cliëntgegevens, registratie van individuele diensten, maatschappelijke taken en projecten (zie ook paragraaf 3.4) MEE Groningen werkt met een beschreven planning & control cyclus. Een heldere planning & control functie biedt op alle niveaus binnen de organisatie houvast om op een juiste wijze (bij)sturing te kunnen geven aan de (financiële) processen. In 2011 is flink ingezet op het vergroten van de effectiviteit van de sturingsinformatie. Een adequate registratie maakt hier onderdeel van uit. Vertrekpunt voor de financiële planning & control vormen de beleidsvoornemens zoals vastgelegd in het jaarplan waaronder ook de teamplannen. De beleidsvoornemens plus de going-concern activiteiten worden vertaald in een meerjarige planning van activiteiten. Dit resulteert in een (financiële) begroting voor het eerstvolgende jaar, alsmede in een financiële meerjarenraming. Het bewaken van de uitvoering van activiteiten middels voortgangsrapportages zorgt ervoor dat de bedrijfsvoering beheersbaar blijft. Dit kan leiden tot bijstelling van activiteiten en/ of processen dan wel het heroverwegen en zo nodig aanpassen van voorgenomen beleid. De hoofdproducten van de begroting staan beschreven in paragraaf 4.7. Fysieke veiligheid MEE Groningen beschikt voor beide kantoorlocaties (Groningen en Veendam) over de benodigde gebruiksvergunningen. Jaarlijks wordt de BHV getraind en vinden er oefeningen plaats voor de BHV leden. Tevens worden er organisatiebrede oefeningen in beide kantoren gehouden en wordt op basis van de evaluaties van de oefeningen het ontruimingsplan geactualiseerd. Alle installaties op het gebied van brandveiligheid, vluchtwegaanduiding, ontruimingsalarm en noodverlichting worden via maandelijkse controles door een extern bedrijf (zogenaamde OP rondes) gecontroleerd en zo nodig hersteld. MEE Groningen beschikt over een Lange Termijn Huisvestingsplan (LTHP) en een Meerjaren Onderhoudsplan (MOP) (zie ook paragraaf 4.5).


23

4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten In deze paragraaf wordt eerst ingegaan op de kwaliteit van zorg, waarna het beleid met betrekking tot klachten aan bod komt.

4.4.1 Kwaliteit van zorg MEE Groningen biedt kwalitatief goede dienstverlening. Dit wordt op verschillende manieren geborgd en verder ontwikkeld. MEE Groningen werkt op basis van kwaliteitsindicatoren. Voor alle diensten die de stichting biedt zijn kwalitatieve beschrijvingen geformuleerd in een landelijke dienstenklapper. Hierin staan een uitgebreide omschrijving van de betreffende dienst, de meerwaarde en afgrenzing van de dienst. Ook is de dienst vanuit vier C’s beschreven: Cliënt: voor wie de dienst is en hoe hij wordt uitgevoerd (bijv. het aantal face to face contacten) en de dossiervorming. Collega: voor de hand liggende consultatie mogelijkheden. Competenties: welke vaardigheden en kennis de betreffende consulent moet hebben voor de dienst. Condities: beschikbare tijd en beschikbare looptijd van de dienst. Deze landelijke dienstenklapper zal met ingang van 2013 vervangen worden door een nieuw dienstenboek. In 2012 zullen de voorbereidingen hiervoor en implementatie hiervan een forse investering vragen. Het nieuwe dienstenboek gaat uit van de vragen van cliënten op de verschillende levensgebieden, is meer op prestaties en outcome gericht en maakt inzichtelijker wat de MEEorganisaties voor activiteiten ondernemen en kunnen betekenen voor cliënten en stakeholders. In 2011 is het handboek prestatie en gegevens ontwikkeld. Zowel deze indicatoren als ook de dienstenportfolio dragen bij aan transparantie over de dienstverlening van MEE Groningen, de kwaliteit en de resultaten er van. Vanaf 2012 zal MEE Nederland gaan werken met prestatie indicatoren. Met betrekking tot ‘cliënten’, ‘dienstverlening’ en ‘resultaten’ worden er succesfactoren genoemd, te weten bereik, bekendheid, bereikbaarheid, wachttijden, waardering en doelmatigheid. MEE Groningen hanteert een norm voor de maximale wachttijd en stuurt hierop. De projectgroep doelmatigheid heeft hier vanuit haar opdracht in 2011 naar gekeken. Verbetervoorstellen zullen in 2012 geïmplementeerd worden. Binnen het kennismanagement zullen de vaardigheden, kennis en expertise van de medewerkers beschreven en geborgd worden in de organisatie. De expertisegroepen spelen hierbij een belangrijke rol. Deze groepen hebben in 2011 hun eerste jaarplannen geformuleerd. In 2012 zullen de mogelijkheden van het houden van cliëntraadplegingen geformuleerd worden.


24

MEE Groningen heeft een cliëntvertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon werkt zelfstandig en onafhankelijk en is er specifiek voor cliënten die zich onheus bejegend voelen bij MEE Groningen of in de persoonlijke sfeer. Daarnaast kan zij ook ingeschakeld worden in het geval van (vermoedens van) seksueel misbruik, conform het protocol seksueel misbruik bij cliënten. De vertrouwenspersoon voor cliënten is Mw Stok. Zij is wekelijks twee uur telefonisch bereikbaar en te bereiken via een e-mailadres van MEE Groningen. In 2011 is er geen contact gezocht met de cliëntvertrouwenspersoon door cliënten.

4.4.2 Klachten MEE Groningen heeft een klachtenreglement voor cliënten. Het klachtenreglement is opgenomen in het kwaliteitshandboek en staat onder de protocollen met betrekking tot het primaire proces. Conform dit reglement heeft MEE Groningen een externe klachtencommissie. De klachtencommissie heeft één keer vergaderd in 2011 met de directeur/ bestuurder. In dit overleg is informatie uitgewisseld en is gesproken over de rol en de positie van de klachtencommissie. Tevens is er zorg uitgesproken over de opvulling van de vacature(s) van de klachtencommissie. De klachtencommissie heeft onderzocht of aansluiting bij de Interprovinciale Klachtencommissie Groningen/ Drenthe tot de mogelijkheden behoort. Er is een gesprek geweest met de voorzitter en de ambtelijke secretaris van de Interprovinciale klachtencommissie. De klachtencommissie heeft de bestuurder positief geadviseerd aansluiting te zoeken bij deze interprovinciale klachtencommissie. De gevolgde werkwijze en procedures garanderen een zorgvuldige en deskundige klachtenbehandeling. Naast MEE Drenthe zijn er diverse (zorg)instellingen aangesloten en er is veel expertise ontwikkeld met betrekking tot de behandeling van klachten in de loop der jaren. De directeur/ bestuurder heeft deze uitkomst ter advisering eind 2011 voorgelegd aan de Cliëntenraad. Eind 2011 is er een klacht binnengekomen die begin 2012 is behandeld. Samenstelling van de klachtencommissie in 2011: Dhr. drs. E. Woortman (Voorzitter) Dhr. mr. O. van de Klok (Secretaris) Mw. D. Luursema


25

4.5 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Achtereenvolgens komen in deze paragraaf de volgende onderdelen aan bod: Personeelsbeleid, Personeelsbestand, vacatures en ziekteverzuim, Kwaliteit van het werk en de Klachtenprocedure.

4.5.1 Personeelsbeleid Doel van het personeelsbeleid bij MEE Groningen is het zorgdragen voor gekwalificeerd personeel dat gemotiveerd en methodisch werkt conform de visie en missie van de organisatie. De MEE medewerkers zijn HBO opgeleid (maatschappelijk werk of SPH) en hebben veelal eerdere werkervaring bij welzijns- of zorgorganisaties. Naar aanleiding van de uitkomsten van het medewerkertevredenheidsonderzoek uit 2009/ 2010 zijn de feedbacktrainingen gecontinueerd en zijn de ontplooiingsmogelijkheden van medewerkers gestimuleerd door het kennismanagement en de expertisegroepen. Het kennismanagement heeft verder vorm gekregen binnen MEE Groningen. In 2012 zullen de medewerkers vanuit het kennismanagement hun kennis in kaart brengen door te scoren op verschillende kenniscomponenten en hebben ze daarbij de mogelijkheid om hun ambities hierbij aan te geven. In 2011 is eveneens het meerjarenopleidingsbeleid geformuleerd. Jaarlijks vindt er op basis van het jaarverslag van de arbodienst een overleg plaats tussen de leidinggevenden, de OR en de arboarts. Het jaarverslag 2011 van de arbodienst ging in op de ziekteverzuimontwikkelingen en het ziekteverzuimbeleid, de door de bedrijfsarts geconstateerde zaken en de dienstverlening. Het arbojaarverslag is als basis voor de invulling van de dienstverlening van de arbodienst in 2012 gebruikt. Met ingang van 1 januari 2012 is er een nieuw contract met de arbodienst afgesloten. Naast de nieuwe stijl van leidinggeven is er in 2011 ingezet op de werkstijl van de medewerkers. Kernwoorden hierbij zijn: sturen op kaders en resultaat, ruimte en verantwoordelijkheid voor medewerkers, stimulerend en ontwikkelingsgericht. De uitwerking (o.a. maatschappelijk ondernemen) hiervan richting de medewerkers in de vorm van trainingen heeft in het jaar 2011 plaatsgevonden.

4.5.2

Personeelsbestand, vacatures en ziekteverzuim

In het kader van de verevening is het personeelsbestand enigszins gegroeid. Het aantal medewerkers dat eind 2011 bij MEE Groningen werkt is 100 Het verloop bij MEE Groningen is laag, namelijk 2,3% in 2011.


26

In 2011 werkten bij MEE Groningen 89 vrouwen en 15 mannen. Deze verhouding is ten opzichte van vorig jaar een beetje veranderd door de k omst van nieuwe vrouwelijke medewerkers Leeftijdsopbouw in het jaar 2011 Medewerkers jonger dan 23 jaar Medewerkers van 23 jaar t/m 49 jaar Medewerkers van 50 jaar t/m 54 jaar Medewerkers van 55 jaar t/m 64 jaar Medewerkers van 65 jaar en ouder

geen 70 18 16 geen

Vacatures en ziekteverzuim Het aantal cliëntgebonden vacatures in 2011 was 1 fte en het aantal nietcliëntgebonden was 0 fte. In 2009 is er in samenwerking met Ardyn (Arbo-dienst) en de ondernemingsraad een visie op ziekteverzuim geformuleerd (Ziekte overkomt je, verzuim is een keuze). Het resultaat van de nieuwe visie heeft ook voor het jaar 2011 positief uitgepakt, namelijk in een lager verzuim en een lagere ziektemeldingfrequentie. Het 0-verzuim is in 2011 achter gebleven bij de verwachting, namelijk 19%. Het ziekteverzuim (excl. zwangerschapsverlof) is voor de cliëntgebonden functies 4,2% en voor de niet-cliëntgebonden functies 5,6%. De meldingsfrequentie is voor zowel de cliëntgebonden functies als de niet cliëntgebonden functies 1,7. Voor het jaar 2012 is het streven om het ziekteverzuimpercentage nog verder omlaag te brengen (4,5%) en de meldingsfrequentie naar 1,5. Het streven is om het nul-verzuim naar 35% te krijgen.

4.5.3 Kwaliteit van het werk In de ARBO-VGWM commissie wordt periodiek de RI&E (Risico-Inventarisatie en -Evaluatie) geëvalueerd en bijgesteld. In 2010 is er (na 5 jaar) een welzijnsonderzoek door Ardyn uitgevoerd. De uitkomsten hiervan zijn begin 2011 bekend geworden. De welzijnsfactoren worden als niet of matig belastend ervaren. Alleen de onderdelen tijdsdruk en ongewenste omgangsvormen van cliënten worden, net als in 2005, als minder gunstig ervaren ten opzichte van de referentiegroep non profit. De uitkomsten zijn begin 2011 met de organisatie en de OR gecommuniceerd en besproken. Op basis van deze resultaten en de eerste ervaringen met de MEEbus in 2011 zijn er extra cursussen weerbaarheid voor de vrijwilligers en de medewerkers in gang gezet. MEE Groningen heeft een preventiemedewerker die ingeschak eld wordt voor advisering over de inrichting van de werkplekken van medewerkers. In 2011 heeft MEE Groningen het HKZ-certificaat behouden (zie paragraaf 4.3). Een juiste vastlegging en uitvoering van gegevens en wettelijke regelingen waren daarbij van groot belang. Het kwaliteitsmanagementsysteem waar MEE Groningen mee werkt vergroot de kwaliteit van dienstverlening aan de cliënt en zal zich waarschijnlijk ook vertalen in een vergroting van de cliënttevredenheid.


27

De bedrijfshulpverlening van MEE Groningen heeft op alle locaties zijn jaarlijkse aangekondigde en niet-aangekondigde ontruimingsoefeningen gehouden. De bedrijfshulpverlening is conform beleid in 2011 opnieuw geactualiseerd. MEE Groningen beschikt over een Lange Termijn Huisvestingsplan (LTHP) en een Meerjaren Onderhoudsplan (MOP).

4.5.4

Klachtenprocedure

MEE Groningen kent een procedure klachtrecht medewerkers. Het individueel klachtrecht kent binnen MEE Groningen twee varianten:  de individuele klachtenprocedure van algemene aard, betrekking hebbende op de arbeidssituatie, arbeidsvoorwaarden of arbeidsomstandigheden van de medewerker;  de procedure op het gebied van ongewenst gedrag, zoals seksuele intimidatie, pesten, etc. Deze procedure staat beschreven in de procedure Ongewenst Gedrag. Er is een vertrouwenspersoon voor medewerkers inzake ongewenst gedrag. In eerste instantie brengt de medewerker zijn of haar klacht naar voren bij zijn of haar direct leidinggevende. Wanneer de medewerker en de leidinggevende niet tot een oplossing komen of wanneer de oplossing van de klacht buiten de bevoegdheid van de leidinggevende ligt, dan legt de medewerker de klacht voor aan de naast hogere leidinggevende. Indien dit niet tot een voor alle partijen bevredigende oplossing leidt, kan de medewerker de klacht indienen bij de directeur/ bestuurder van MEE Groningen, welke advies vraagt bij de klachtencommissie van de stichting. Het klachtrecht waar de klachtencommissie zich op richt betreft individuele klachten van medewerkers die betrekking hebben op de arbeidsituatie waarvoor geen andere formele procedure aanwezig is om de klacht af te handelen. De klachtencommissie bestaat uit drie leden, die met uitzondering van de voorzitter werkzaam zijn bij MEE Groningen. De functie van voorzitter wordt bekleed door een extern persoon, op dit moment mw M.-J. Weitenberg. Ook zijn er plaatsvervangende leden benoemd. De leden hebben allen een geheimhoudingsplicht. In 2011 zijn er geen klachten binnen gekomen. In verband met het vertrek van een commissielid heeft er een ledenwisseling plaatsgevonden.


28

4.6 Samenleving en belanghebbenden In 2011 heeft MEE Groningen een beleid belanghebbenden vastgesteld. Hierin wordt de uitgebreide lijst met stakeholders onderverdeeld in direct en indirecte belanghebbenden. De direct belanghebbenden (oa cliënten, medewerkers, VWS en gemeenten) leveren direct input voor het beleid en worden direct betrokken en geïnformeerd. Bij de indirecte belanghebbenden (alle overige stakeholders) gebeurt dit op een indirecte wijze. De dienstverlening van MEE levert een duidelijke meerwaarde voor de samenleving, zoals in 2010 door Ernst & Young is vastgesteld in de ‘maatschappelijke businesscase, MEE als publieke waarde’. De cliëntondersteuning van MEE Groningen heeft als doel de regieversterking van de cliënt en zijn of haar netwerk. Dit helpt de cliënt weer op weg en voorkomt grotere problemen en zwaardere zorg of ondersteuning. Doordat MEE Groningen vroegtijdige, deskundige en stelseloverstijgende ondersteuning biedt, wordt voorkomen dat cliënten een (zwaarder) beroep doen op voorzieningen. De preventieve kracht van de MEE activiteiten voorkomt onder andere eenzaamheid, voortijdige schooluitval, onderbenutting van talenten, onnodige werkeloosheid, overlast, criminaliteit en schuldenproblematiek, kortom h et voorkomt onnodige maatschappelijke en financiële kosten. Door middel van haar maatschappelijke taken (informatievoorziening, signalering en activering) draagt MEE Groningen bij aan een inclusieve samenleving en daardoor aan meer participatie. Door de diensten zo effectief en efficiënt mogelijk uit te voeren, gaat MEE Groningen zo doelmatig mogelijk om met publieke middelen. MEE Groningen is actief op het gebied van fondsenwerving c.q. fondsaanvragen voor cliënten. In 2011 is MEE Groningen betrokken geweest bij de oprichting van de Stichting Urgente Noden in Groningen. Naast de dienstverlening heeft MEE Groningen ook in haar eigen bedrijfsvoering oog voor de maatschappelijke omgeving, door het streven naar een zo duurzaam mogelijke wijze van dienstverlening. Het papiergebruik wordt zoveel mogelijk gereduceerd. Het fietsgebruik wordt door middel van deelname aan het Nationale Fietsplan gestimuleerd. Voor dienstreizen van medewerkers wordt zoveel mogelijk het OV gebruik gefaciliteerd. Bij de aanschaf van dienstauto’s wordt expliciet gekeken naar de uitstoot en duurzaamheid. MEE Groningen biedt stageplaatsen bij de schoonmaak van de werkplekken aan scholieren uit het speciaal onderwijs en probeert ook als werkgever open te staan voor mensen met een beperking en andere achtergrond. Helaas is het tot op heden niet gelukt om de landelijke norm van 5% van het personeelsbestand te realiseren.


29

Bij het realiseren van een aantal activiteiten (oa de MEEbus) worden, aanvullend aan de professionele medewerkers, vrijwilligers ingezet. In 2011 heeft MEE Groningen een aantal vrijwilligers geworven voor het project Vriendenkringen. Als concrete maatschappelijke activiteit sponsort MEE Groningen het teddyberen hospitaal in het UMCG. In dit hospitaal leren studenten om te gaan met kinderen en kunnen kinderen wennen aan een ziekenhuisomgeving. Ook sponsort MEE Groningen een pagina van het UMCG kinderboek en hebben we (door middel van stages) deelgenomen aan de Prokkeldag 2011.

4.7 Financieel beleid en prestaties In de jaarrekening van de stichting MEE Groningen wordt aandacht besteed aan: • de gang van zaken tijdens het boekjaar en toestand per balansdatum; • de behaalde omzet en resultaten (jaarrekening); • de kasstromen en financieringsbehoeften; • gebeurtenissen na balansdatum; • de verwachte gang van zaken; • investeringen waartoe het bestuur heeft besloten; • de personeelsbezetting; De jaarrekening is een separaat onderdeel van de verantwoording en maakt geen onderdeel uit van dit jaardocument. De jaarrekening zal conform de subsidie- en verantwoordingsvoorwaarden aan het CVZ verstrekt worden. De begroting van MEE Groningen is opgebouwd uit een aantal hoofdproducten:  Begroting (meerjarig)  Productenraming  Beheersbegroting  Tussentijdse rapportages (MARAP)  Jaarverslag (inclusief jaarrekening)  Fiscaliteiten / verzekeringen  Administratieve organisatie  Coördinatie en afstemming  Bedrijfseconomische advisering  Procesondersteuning Zowel voor wat betreft de doelgroepen als ook voor de dienstverlening en de primaire stakeholders en financiers van MEE Groningen, bestaat er onzekerheid in verband met de al eerder genoemde politieke besluitvorming over de financiële herstructurering van de AWBZ. Concreet inspelend op de onzekerheid heeft MEE Groningen een beleid met betrekking tot flexibele formatie ontwikkeld en heeft MEE Groningen b esloten geen nieuwe lange termijn huisvestingsverplichtingen aan te gaan. Vanwege de onzekerheden met betrekking tot dienstverlening en financiering heeft MEE Groningen in 2011 ingezet op het zichtbaar, sterk en onmisbaar zijn.


30

Kort overzicht financiën.

RESULTATENREKENING OVER 2011

2011 €

2010 €

Subsidie CVZ Overige bedrijfsopbrengsten

5.103.779 410.431

4.920.190 509.276

Som der bedrijfsopbrengsten

5.514.210

5.429.466

Personeelskosten Afschrijvingen op materiële vaste activa Overige bedrijfskosten

4.397.320 119.109 959.986

4.157.201 117.268 1.020.660

Som der bedrijfslasten

5.476.415

5.295.129

BEDRIJFSRESULTAAT

37.795

134.337

Financiële baten en lasten

-4.434

-10.632

RESULTAAT BOEKJAAR

33.361

123.705

2011 €

2010 €

0

123.059

33.361 33.361

646 123.705

BEDRIJFSOPBRENGSTEN:

BEDRIJFSLASTEN:

RESULTAATBESTEMMING Het resultaat is als volgt verdeeld:

Toevoeging: Reserve niet gebonden collectieve taak Reserve aanvaardbare kosten Pluspakket

Bijlage: Organogram 2012


31

Stichting MEE GRONINGEN 18 april 2012 Raad van Toezicht

Directeur / bestuurder *

Coördinator Integrale Vroeghulp Regio manager

Regio manager

Regio manager

Regioteam

Regioteam

Regioteam

Cursus Coördinatie

Groene stippelijn = kortdurende waarneming * Adviesraden ; Ondernemingsraad, Cliëntenraad, Klachtencommissie.

Orthopedagoog

Manager Bedrijfsvoering

Staf BV

Administratie

P&O Kwaliteit Beleidsmedw .

Secretariaat Receptie Financiële administratie Cliënt administratie

MAVI / ICT

Facilitair

Communicatie

Onderhoud Inkoop Schoonmaak

PR / Communicatie Informatievoorziening

MAVI Systeem beheer Applicatie beheer

MEE Groningen. Zichtbaar, Sterk en Onmisbaar

Recommend Documents