Gemeente Bloemendaal CORSANUMMER: 2007017133 Samenvattend verslag van de openbare vergadering van de commissie MIDDELEN gehouden op 9 oktober 2007 in het gemeentehuis te Overveen Voorzitter: Aanwezige leden:
De heer ing. A.J.G. Burger De heer T. Kokke (VVD; mevrouw mr. A.M. Soeteman-Wolf (CDA), de heer drs. F. Roemers (PvdA), de heer J. Westphal, (D66) en mevrouw drs. J.M.A. Jong (GrL)
Commissiegriffier: Mede aanwezig:
De heer H.W. de Vries de heer mr. V.H. Bruins Slot (wethouder), de heer drs. R.A. Heerze (wethouder), de heer drs. S.H. van den Berg (hoofd afdeling Financiën en Facilitaire Zaken), de heren dr. P. van Wijk (interim bedrijfsbureau) en de heer M.A.J. Stuijts van ProTender Inkoop Management, de heer J. Tump (team Financiën) en mevrouw A. Schep, hoofd Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid. De heer P.G.A. Kienjet (afdeling Financiën en Facilitaire Zaken)
Notulist:
1.
Opening, mededelingen en vaststellen van de agenda
Opening De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur. Mededelingen Afwezig zijn de heren Boeijink (VVD) en Heukels (LB). Mevrouw Jeltes (D’66) wordt waargenomen door de heer Westphal (D66). Vaststellen agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2.
Vaststellen verslag (2007015357) van de openbare vergadering van de commissie Middelen van 9 september 2007 en van de actielijst (2007016040)
Verslag Op blz. 5, punt 11 wordt de zin “Bovendien ….regels” geschrapt. Hiervoor in de plaats komt de zin “De code is overbodig, omdat bestuurders al een eed of belofte hebben afgelegd. Haar fractie is geen voorstander van teveel of overbodige regels.” Met inbegrip van deze tekstuele wijziging stelt de commissie stelt het verslag vast. Actielijst Ad 1 (verkoop Veen en Duin) De griffier verwijst naar B.I.C. voor de stand van zaken. Wethouder Bruins Slot laat weten dat er nog een goede twee maanden nodig zijn om de laatste zaken te regelen. Ad 5 (evaluatie groot onderhoud schoolgebouwen) Behandeling in kwartaal 4-2007.
Ad 13 (EGEM-i rapport/informatisering/automatisering):
2 Dit onderwerp wordt (wellicht) voor de volgende commissievergadering geagendeerd. Er wordt een aparte informatie-avond belegd Ad 14 (n.a.v. jaarrekening 2006, stand van zaken inzake BHV-organisatie) Uiterlijke behandeldatum moet zijn 3 december 2007. Ad 15 (onderzoek naar rechtmatigheid) Een voortgangsrapportage is uitgedeeld bij aanvang van de vergadering. Zie overigens de Rondvraag. Ad 16 (criteria inhuur deskundigen + overzicht in Najaarsnota) Dit overzicht zit in de Najaarsnota. Kan van de lijst af. Ad 17 (notitie dorpskernenbeleid) Geen mededelingen Ad 19 (informatie afhandeling correspondentie inzake verkoop grond Bloemendaalseweg 185b) Wethouder Bruins Slot geeft aan een gesprek te hebben gehad met de heer Haije aangaande de gang van zaken. De door deze in de vorige vergadering geuite kritiek werd niet gehandhaafd, afgezien van het indertijd in openbaarheid in deze commissie behandelen van de transactie. Spreker concludeert dat de gemeente juist heeft gehandeld en de commissie onderschrijft dit. Het onderwerp kan van de lijst af. 3. Inspreken op niet-geagendeerde onderwerpen De voorzitter constateert dat er geen insprekers zijn voor dit punt. 4. Mededelingen uit diverse samenwerkingsverbanden Wethouder Bruins Slot laat weten dat door het bestuur een handtekening is geplaatst i.v.m. de aanstaande z.g. territoriale congruentie van hulpverleningsorganisaties. Binnenkort zal hieromtrent een voorstel volgen. 5. Raadsvoorstel Intergemeentelijke samenwerking inkoop De heer M. Stuijts van ProTender Inkoop Management geeft een globale uiteenzetting over het hoe en wat aangaande het voorliggende bedrijfsplan voor de oprichting van een Centraal Inkoopbureau. De commissie heeft de volgende vragen/opmerkingen: V: Wat is de rol van de heer Stuijts in dit geheel. A: De heer Stuijts geeft aan de rol van adviseur te vervullen in opdracht van de deelnemende gemeenten. V: Is er al zicht op de huisvesting van het inkoopbureau. A: Wethouder Heerze zegt dat Bloemendaal geen kandidaat is voor de huisvesting van het inkoopbureau gezien de reeds beperkt beschikbare ruimte en de aanstaande fusie met Bennebroek. V: De oprichting van het inkoopbureau is primair om de processen te verbeteren, maar toch zijn er ook besparingen becijferd. Hoeveel mensen zijn in Bloemendaal betrokken bij het proces inkoop. A: De heer Van Wijk verduidelijkt dat Bloemendaal officieel een inkoopfunctie voor 0,4 fte heeft. In de praktijk heeft nagenoeg iedere budgethouder een stukje inkoopwerkzaamheden. V: Valt de 0,4 fte voor inkoop bij Bloemendaal nu vrij. A: De heer Stuijts antwoordt dat dit op termijn het geval zal zijn. Over circa twee jaar moet er efficiëncywinst geboekt kunnen worden. Wel zal er altijd 0,2 tot 0,3 fte voor een contactfunctionaris nodig zijn. Het werk zal bij de budgethouders ook niet volledig verdwijnen, maar wel grotendeels. V: In hoeverre vallen de diensten van bijvoorbeeld een Europese aanbestedingsjurist binnen de kosten van het inkoopbureau. A: Indien nodig komt dit voor rekening voor het inkoopbureau of de gemeente. Dat hangt geheel af van de keuze van de gemeente zelf.
3 V: Met verwijzing naar de eerdere Bloemendaalse inkoopnota wordt gevraagd in hoeverre het duurzaam inkopen in het planis meegenomen. A: Wethouder Heerze geeft aan dat dat niet primair een doelstelling van de gezamenlijke inkoop is. Dit neemt niet weg dat met dit aspect rekening gehouden kan worden. Aanvullend geeft de heer Stuijts aan dat hierin onderscheid tussen de deelnemende gemeenten mogelijk is. Daarnaast is het duurzaam inkopen m.i.v. 2010 voor 80% verplicht. V: Valkuilen: als iets mis gaat, wie is dan verantwoordelijk. A: De gemeenten zijn ten allen tijden eindverantwoordelijke, aldus de heer Stuijts. V: Is met betrekking tot inkopen een afwijkend besluit mogelijk. Bijvoorbeeld een opdracht rechtsreeks naar Paswerk in plaats van via het inkoopbureau. A: De heer Van Wijk verduidelijkt dat een inkoopbesluit altijd een B & W-besluit is. Een afwijkend inkoopbesluit is dus altijd mogelijk. De heer Stuijts spreekt de verwachting uit dat het inkoopbureau in het eerste kwartaal 2008 operationeel zal kunnen zijn. De commissie gaat akkoord (hamerpunt) op voorwaarde dat systematisch en gestructureerd rapportages richting raad volgen aangaande de behaalde voordelen. In antwoord daarop laat wethouders Heerze weten dat het bedrijfsplan vastgestelde rapportagemomenten kent in maart en oktober. Dit onderwerp zal op de actielijst geplaatst worden voor maart 2008 met als omschrijving: stand van zaken ontwikkeling regionale inkoop. Een evaluatie is op dat moment echter nog niet beschikbaar. Raadvoorstel Najaarsnota 2007-10-04 De commissie heeft de volgende vragen/opmerkingen: V: Is er een trend over de laatste jaren waarneembaar aangaande de inhuur van extern personeel. A: Wethouder Heerze geeft aan dat er tegenwoordig zaken op ons af komen waar vroeger geen rekening mee gehouden behoefde te worden. De organisatie is te klein om alle expertise in huis te halen en te houden. De trend is dus volgens hem stijgend zijn en dat zal zo blijven. e
V: Blz. 6. De 3 kolom is fout, hier staan bedragen per 1-1-2007, terwijl hier het saldo van de eerste e kolom minus de 2 kolom moet zijn. A: Het overzicht wordt aangepast en is raadpleegbaar in BIC. V: Blz.: 6. Is de renovatie van het Kennemerlyceum voorgefinancierd? A: De gemeente financiert dergelijke zaken altijd voor. De betreffende partij kan veel moeilijker op de markt geld lenen en veelal tegen een hoger percentage dan de gemeente. Bovendien is wettelijk geregeld dat een gemeente deze voorfinanciering op zich neemt. V: Hoe groot is nu eigenlijk het budget tijdelijk personeel. A: Het budget tijdelijk personeel is standaard € 190.000,00. Dit wordt nu verhoogd met € 110.000,00. (door krapte op de arbeidsmarkt en de fusiewerkzaamheden) en daar bovenop komt nog de vacatureruimte die vrij valt bij onvervulde vacatures. V: Airconditioninginstallatie trouwzaal. Is er een apart onderhoudsfonds gemeentehuis waaruit dit betaald kan worden. A: Nee, er is een MJOP (meerjarenonderhoudsplan), maar in deze kosten was niet voorzien. V: Tijdelijke medewerker BIC. Er wordt aangegeven dat deze functie € 5.000,00 meer gaat kosten. Waarom wordt er dan nu € 50.000,00 gevraagd. A: De oorspronkelijke raming was € 45.000,00. Hierbij was uitgegaan van een vaste kracht. Dit lukt niet en nu wordt extern bijgesprongen. Dit kost € 5.000,00 meer. Derhalve wordt € 50.000,00 gevraagd aangezien voor de BIC-functie nog in het geheel geen budget beschikbaar was gesteld. V: Worden de in 2007 geraamde GDU-subsidies ook in 2007 door de provincie uitbetaald.
4 A: Wanneer de GDU-subsidies uitbetaald worden staat niet vast. Dergelijke subsidies worden in de regel pas betaalbaar gesteld na afronding van het werk en een toetsing door de accountant. De subsidie voor het project Kop Zeeweg zal naar alle waarschijnlijkheid dus ook pas in 2009 betaald worden. De commissie blijft benadrukken dat budgetten taakstellend zijn. Wethouder Heerze geeft aan dat er altijd onverwachte zaken kunnen zijn, maar dat daarvoor het controleprotocol 2007 aangepast is (net als bij Heemstede). Begrotingsoverschrijdingen die voortvloeien uit bestaand beleid of geheel of met grotendeels gecompenseerd worden door direct gerelateerde inkomsten, worden door de raad als rechtmatig beoordeeld. Door de heer Van den Berg wordt een overzicht tijdelijk personeel toegezegd. Dit zal worden toegevoegd aan dit verslag. De voorzitter concludeert dat de commissie positief adviseert en dat de Najaarsnota een hamerpunt kan worden.. 7. Raadsvoorstel Programmabegroting 2008-2011 Wethouder Heerze laat weten dat naar aanleiding van de Septembercirculaire (welke niet verwerkt is de voorliggende stukken) de Algemene Uitkering voor de periode 2008-2011 hoger zal zijn. Hiervan is een groot gedeelte door het Rijk bestemd, (programmatisch handhaven, armoedebestrijding, elektronisch kinddossier & WMO) maar evengoed ontstaan hierdoor voor de jaren 2008, 2009, 2010 en 2011 respectievelijk € 53.000,=, € 70.000,=, € 70.000,= en 104.000,= vrij besteedbare middelen. De wethouder noemt ICT, inhuur personeel, lastenverlichting ozb, of het verkorten van afschrijvingstermijnen op activa , als voorbeelden waaraan de extra gelden besteed zouden kunnen worden. Het college zal met een voorstel komen. Diverse commissieleden laten vast weten dat hun fractie op antwoorden door het college op de (schriftelijk) ingediende vragen terug zal komen in de begrotingsvergadering van 1 november a.s. begrotingsvergadering. De volgende vragen/opmerkingen worden gesteld: A: Hoe meetbaar (SMART) zijn de gestelde doelen? Hoe staat het met het Kwaliteitshandvest? B: Wordt er ook in Bennebroek een burger- tevredenheidsonderzoek gehouden om zodoende straks een 0-meting te hebben voor de nieuwe gemeente? C: Zijn de toekomstvisie Bloemendaal-Nieuw! en het dorpskernenbeleid hetzelfde? D: Hoe ziet het college de risicoanalyse met een ratio van iets meer dan 3,0? E: Blz. 132, urenverdeling: waarom geen constante gegevens tonen, kolommen 2009, 2010 en 2011. F: Blz. 77, bedrijfsmatige exploitaties: waarom drie exploitaties bij elkaar. Waarom geen onderscheid tussen de exploitaties, exclusief btw en op € 0,= uitkomend. F: onbenutte belastingcapaciteit,: waarom is hierover geen stukje opgenomen in de begroting. Met name zou zichtbaar gemaakt moeten worden wat het verschil tussen het tarief in Bloemendaal en landelijke cijfers. G: Komt er een aangepast raadsvoorstel naar aanleiding van de Septembercirculaire. H: Blz. 138: in hoeverre is er beleid op basis waarvan deze reserveringen gedaan worden. I: Gemist wordt nog steeds een uitgewerkt ICT-plan J: Vraaggestuurde organisatie:aangedrongen wordt op het werk maken van een projectvoorstel en een plan van aanpak in het kader van de fusie met Bennebroek. K: Voor 2008 verder invulling geven aan prestatie-indicatoren. L: Graag worden de resultaten opschonen begroting tegemoet gezien met afronding in 2007. Bovendien dient een werkgroep zich te focussen op de opgelegde taak en niet extra belast te worden. M: De Fusiecommissie heeft uitgesproken dat de fusiekosten niet hoger mogen zijn dan de Rijksvergoeding. Gevraagd wordt of de commissie Middelen dit standpunt ook steunt. N: Wat is het effect van de fusiewerkzaamheden t.o.v. de reguliere begroting. Antwoorden: A: Via benchmarks doet Bloemendaal nu mee met “de staat van de gemeente”.
5 Met het Kwaliteitshandvest moet nog worden begonnen, dit zal in samenspraak met Bennebroek worden gedaan. Ook het IMK-model wordt hierbij betrokken. B: De gemeente Bennebroek is nu nog autonoom. We kunnen maximaal overleggen en dit zullen we zeker doen. C: Niet hetzelfde. De toekomstvisie Bloemendaal-Nieuw! behelst de grote lijnen richting het jaar 2020. Het dorpskernenbeleid vraagt een aparte kijk en op kortere termijn. D: Bloemendaal heeft een sterke financieel gezonde basis. E & F: De begroting zal op deze punten worden aangepast. G: Aangaande de inkomsten komt er een aangepast raadsvoorstel, een concreet voorstel over de bestemming volgt in december. Eerst dient hierover nog in de commissie Middelen van 3 december 2007 te worden besproken. H: Ja, daar zit beleid achter. Zie ook bladzijde 142 e.v. waar een verdere uiteenzetting over de reserves en voorziening is weergegeven. Over de wijze van indeling van de reserves zal het college separaat antwoorden. Bovendien zal in het kader van de fusie e.e.a. verder uitgewerkt worden. I: Wethouder Heerze heeft diverse lijstjes met “zachte” bedragen zien passeren. Het blijft een zo goed mogelijke schatting. Eind november komt er concrete informatie beschikbaar. J: niet alles moet aan de fusie opgehangen worden. Er moet ook gekeken worden wat de burger nu vindt. Er wordt goed naar gekeken. K+L: Afronding van het project opschonen zal plaatsvinden in 2007. Het verder ontwikkelen van prestatie-indicatoren vergt meer tijd. De verwachting is dat het totaal af is in de zomer 2008. M: De commissie Middelen onderschrijft de uitspraak van de Fusiecommissie , echter soms zullen bepaalde (extra) uitgaven noodzakelijk blijken. In dergelijke gevallen dient dit snel gerapporteerd te worden. N: Wethouder Heerze is van mening dat geconcentreerd moet worden op standaard bedrijfsvoering en fusiewerkzaamheden. Inhuur zal nodig zijn. Afwogen zal telkens moeten worden of bepaalde plannen voortgang kunnen vinden. Tijdige rapportages zijn hiervoor nodig. De voorzitter stelt vast dat de programmabegroting (uiteraard) een bespreekpunt zijn. 8. Raadsvoorstel vaststellen diverse belastingverordeningen Wethouder Heerze deelt mede dat het college een notitie heeft opgesteld met daarin beleidsregels aangaande de vrijstelling van leges voor maatschappelijke instellingen en natuurlijke personen zonder winstoogmerk. De gevolgen daarvan zijn nog niet verwerkt in de nu voorliggende tarieven 2008. Gezien de procedures die nu gelden in verband met de fusie en het daardoor geldend preventief toezicht van de provincie zullen de nu voorliggende verordeningen in de komende raadsvergadering behandeld worden zodat tijdige inzending naar G.S. mogelijk is. Daarna zal een begrotingswijziging volgen in verband met de aangegeven notitie vrijstelling leges, welke eveneens voor goedkeuring naar G.S. moet. Goedkeuring voor het einde van dit jaar is dan haalbaar. Groenlinks laat weten de parkeertarieven aan de lage kant te vinden. De commissie adviseert dit voorstel als bespreekpunt te behandelen in de raadsvergadering. 9.
Rondvraag
Naar aanleiding van de voortgangsrapportage rechtmatigheid vraagt mevrouw Soeteman dit onderwerp als reminder op de actielijst te plaatsen voor januari 2008. De commissie gaat hiermee akkoord. 10. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 22.28 uur.
