BAB III ANALISIS DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah Berdirinya PRO/MAX PRO/MAX Indonesia adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang property dengan sistem franchise. Perusahaan ini berdiri sejak 3 Maret 2013. PRO/MAX Estate didirikan oleh 3 pelaku bisnis broker property lokal yang telah menekuni dan mengembangkan bisnisnya lebih dari 15 tahun, yaitu : a. Sulihin Widjaja (Pluit Pro) b. Agatha Meydiana Febry (Indoproperty Real Estate) c. Tirta Setiawan (Etika Realty) PRO/MAX terlahir dimana pendirinya mengawali karir mereka sebagai agen, pemilik kantor, bahkan sampai akhirnya menjadi pemilik brand. Ketiga pelaku bisnis tersebut sepakat untuk melebur bersama untuk mengembangkan model bisnis baru dengan brand dan support system yang kokoh untuk menyambut kesempatan besar di dunia property, sehingga terciptalah PRO/MAX Indonesia. Dalam waktu 1 tahun sejak dimulainya revolusi di dunia broker ini, PRO/MAX Indonesia langsung menggebrak dengan 33 kantor franchise yang sudah tersebar di kota – kota besar di seluruh Indonesia: Jakarta, Tangerang, Cibubur, Bekasi, Bandung, Semarang, Surakarta,
Surabaya, Bali, Malang, Palembang, Lampung, Batam, dan Balikpapan. Suatu permulaan yang menentukan kesuksesan PRO/MAX untuk menjadi solusi bagi real estate agen di seluruh Indonesia. PRO/MAX Real Estate dengan model bisnis agent centric akan mengubah dunia real estate agent di Indonesia menjadi semakin terpercaya, professional, dan berorientasi pada agent dan pelanggan. “The Future of Real Estate Agents is PRO/MAX Real Estate, Professional Agents, Maximum Result.” Kantor Pusat PRO/MAX Indonesia terletak di: APL Tower Lt. 38-Podomoro City Jl. Let. Jend. S. Parman Kav 28, Jakarta 11470 Telp: (021) 29339300 Fax: (021) 29339303 2. Visi dan Misi PRO/MAX a. Visi PRO/MAX : To become the Market leader in real estate brokerage industry and to revolutinize the business towards agent centric approach. Untuk menjadi pemimpin pasar di Real Estate industri broker dan membuat perubahan bisnis terhadap pendekatan sentris agen. b. Misi PRO/MAX : Maximizing profits for real estate agents through sponsoring, training, mentoring,and building business.
Memaksimalkan keuntungan untuk agen melalui sponsor, pelatihan, pendampingan dan bangunan bisnis. 3. Logo PRO/MAX :
4. Manajemen PRO/MAX Solo Kota Principal: Tanty Willyawati Marketing Associate: a. Dewi Purnomo Sari b. Gunawan Hindra c. Bambang Sulistiyo d. Denny Agung Wibowo e. Natalya f. Niatsih Rahayu g. Wisnu Customer Service: Nur Hidayah Keuangan: Wahyu Herlinasari Akuntansi : Ratrie
Office Boy: Widodo Kantor PRO/MAX Solo Kota terletak di: Jl. MH Thamrin No 11,Manahan. Solo,Jawa Tengah Telp: (0271) 737343 Fax: (0271) 723399 5. Struktur Organisasi PRINCIPAL
Keuangan
Akuntansi
(KU)
(AK)
Marketing Associate
Customer Service
(MA)
(CS)
Office Boy (OB) (OB)
6. Diskripsi Jabatan a. Marketing Associate (MA) Adapun tugas dari marketing associate adalah sebagai berikut: 1) Membuat laporan yang berkaitan kegiatan yang berhubungan dengan marketing setiap hari yang ditulis pada buku laporan marketing dan diserahkan pada customer service yang nantinya akan diserahkan kepada principal; 2) Mencari customer baru dan potensial dalam 1 hari minimum 5; 3) Setiap MA target closing 300 juta selama 2 bulan;
4) Mencapai target 2 listing exclusive dalam 1 bulan; 5) Saling tukar-menukar informasi dan bekerja sama antar MA; 6) Untuk yang tugas floor time selama jam kerja sehari, jam 8.3016.00; 7) Setiap MA bertanggungjawab membantu atas proses KPR konsumen dan dokumen masing – masing konsumennya; 8) Di kantor minimal selama 1 jam sehari. b. Keuangan (KU) Adapun tugas dari keuangan adalah sebagai berikut : 1) Menerima Kas Masuk dan mencatatkan dalam buku kas; 2) Mencatat kas keluar dalam buku kas; 3) Membayar tagihan telepon dan listrik; 4) Mengurus biaya kebutuhan kantor; 5) Membuat surat penawaran untuk MA; 6) Membuat surat keluar ke pihak lain; 7) Membuat surat pengantar KPR ke bank; 8) Membuat buku listing manual; 9) Membuat surat-surat lain sesuai order; 10) Membuat proposal pada acara tertentu; 11) Mengurus surat penawaran yang masuk; 12) Listing. a) Exclusive listing : (1) Memasukkan data listing secara komputer dan manual.
(2) Membuat display. (3) Mengingatkan MA harga expire date. b) Open listing (1) Menyusun file open listing. (2) Merancang open listing untuk di-display. (3) Mengisi data listing untuk buku info property guide di koran Radar Solo c. Akuntansi (AK) : 1) Kas besar; 2) Kas kecil; 3) Kas pajak; 4) Membuat transactions track report; 5) Menghitung komisi dan pajak; 6) Hal-hal lain yang berhubungan dengan keuangan. d. Customer Service Adapun tugas dari customer service adalah : 1) Menerima dan menjawab telpon masuk dengan ramah dan jelas, serta harus menyampaikan kepada yang bersangkutan; 2) Bertanggungjawab untuk mengisi buku tamu dan dilaporkan tiap 1 minggu sekali. 3) Menyusun clipping property dari koran Radar Solo; 4) Mengerti dan paham daftar listing property; 5) Mengisi buku aktivitas marketing, kemudian dilaporkan tiap 1 minggu sekali;
6) Menerima dan memasukkan order iklan dari MA; 7) Membuat jadwal floor time. e. Office Boy (OB) Adapun tugas dari office boy adalah sebagai berikut : 1) Membersihkan kantor lantai bawah dan atas, dapur, ruang kerja, dan kamar mandi; 2) Menjaga kebersihan kantor selama jam kerja; 3) Jika diperlukan, membantu marketing memasang spanduk; 4) Mobilitas.
B. Sistem Penjualan Tunai pada Pro/ Max Solo Kota 1. Fungsi yang terkait a. Fungsi Penjualan Marketing
yang
berperan
dalam
fungsi
penjualan
bertanggungjawab untuk memasarkan property yang menjadi proyek perusahaan ini, dan juga membantu konsumen untuk pemberkasan yang diperlukan. Membuatkan PPJB (Perjanjian Pengikatan Jual Beli) untuk ditandatangani oleh konsumen dan principal. b. Fungsi Keuangan Bertanggungjawab untuk menerima kas masuk (booking fee) dari konsumen yang membayar lalu membuatkan sales order dan mencatatnya di buku kas. Juga bertanggungjawab untuk menerima uang muka dari konsumen yang kemudian membuatkan tanda
terimanya. c. Fungsi Akuntansi Bertanggungjawab untuk mencatatkan transaksi ke dalam jurnal dan buku besar. d. Notaris (pihak luar) Bertanggungjawab untuk membuatkan AJB (Akta Jual Beli) dan mengurus BBN (Biaya Balik Nama), serta mengurus peningkatan hak milik untuk konsumen. 2. Dokumen yang digunakan a.
Sales Order (SO) Untuk mencatat pemesanan setelah mendapat order dari konsumen. Berfungsi juga sebagai kuitansi setelah menerima pembayaran booking fee.
b.
Bukti Tanda Terima Berfungsi sebagai kuitansi setelah menerima pembayaran uang muka dari konsumen.
c.
Perjanjian Pengikatan Jual Beli (PPJP) Merupakan bukti bahwa konsumen benar-benar berminat untuk membeli property dan akan segera menyelesaian pembayaranpembayaran yang diperlukan.
d.
Akta Jual Beli (AJB) Sebagai bukti bahwa konsumen telah melakukan proses jualbeli dengan perusahaan.
e.
Biaya Balik Nama (BBN) Berfungsi sebagai alat bukti yang sah bahwa property yang dibeli telah menjadi milik konsumen (atas nama konsumen).
3. Catatan akuntansi yang dipakai a. Jurnal Untuk mencatat transaksi yang telah dilakukan dengan konsumen. b. Buku besar Untuk me-posting transaksi yang sudah terjadi. 4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem a. Prosedur Order Penjualan Marketing Associate (MA)-lah yang bertugas untuk memasarkan property dan berperan dalam menerima order dari konsumen. b. Prosedur Penerimaan Kas Penerimaan kas dilakukan oleh bagian keuangan setelah menerima pesan dari MA bahwa konsumen setuju untuk membeli property. Kas yang pertama berupa booking fee lalu dicatatkan pada Sales Order. Pada bagian kas berikutnya berupa uang muka yang diterima ataupun biaya kekurangan kemudian dicatatkan pada Bukti Tanda Terima. c. Prosedur Pencatatan Kas Pencatatan kas ditangani oleh bagian akuntansi dalam jurnal penjualan dan pencatatan kas yang berupa booking fee dan uang muka, yang kemudian di-posting dalam buku besar.
d. Prosedur Pemberkasan Konsumen MA-lah yang berperan dalam membantu konsumen untuk mengurus dan menyiapkan dokumen – dokumen yang diperlukan, antara lain fotocopy KTP, Surat nikah, dan KK konsumen. e. Prosedur Penandatangan PPJB Principal yang membuatkan Perjanjian Pengikatan Jual Beli (PPJB) lalu ditandatangani oleh principal dan konsumen. f. Prosedur Pengurusan ke Notaris MA-lah yang berperan dan membantu konsumen mengurus dan menyiapkan dokumen – dokumen yang dibutuhkan untuk membuat AJB dan BBN ke Notaris yang sudah menjadi langganan perusahaan atau bisa juga dengan menggunakan Notaris kepercayaan dari pilihan konsumen sendiri. g. Sistem Pengendalian Intern Unsur – unsur pengendalian intern dalam sistem penjualan tunai yang diterapkan oleh PRO/MAX Solo Kota adalah sebagai berikut : 1) Organisasi a) Bagian penjualan terpisah dari fungsi akuntansi; b) Bagian penjualan tidak terpisah dari fungsi keuangan; c) Bagian akuntansi tidak terpisah dari fungsi keuangan; d) Bagian akuntansi terpisah dari fungsi penjualan. 2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a)
Penerimaan order dari konsumen diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan Sales Order (SO).
b) Penetapan harga jual, syarat penjualan berada di tangan vendor. c)
Pencatatan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara member tanda tangan pada SO dan Bukti Setor Kas Masuk.
3) Praktek yang sehat a)
Sales Order dan Bukti Tanda Terima bernomor urut tercetak serta pemakaiannya telah dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang terkait.
b)
Semua dokumen diarsipkan, sehingga sudah siap jika sewaktu – waktu diperlukan untuk pengecekan.
c)
Tidak melakukan rekonsiliasi kartu piutang, hal ini disebabkan proses penjualan ini menggunakan sistem tunai, sehingga tidak diperlukan adanya kartu piutang, jadi cukup dengan kartu rekap data konsumen.
4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya a)
Selalu ada seleksi yang memberikan beberapa syarat tertentu yang diperlukan dalam suatu pekerjaan, saat perusahaan membutuhkan karyawan baru.
b)
Tidak perlu khawatir ketika menjadi karyawan baru ataupun marketing baru, karena perusahaan sudah menyediakan paket training khusus guna melatih para karyawan barunya, sehingga perusahaan dapat menunjukkan komitmennya pada masyarakat
untuk memberikan pelayanan terbaik dengan mengutamakan profesionalisme. c. Flowchart
Gambar III.1. Prosedur Pelaksanaan Penjualan Tunai
Gambar III.2. Prosedur Pelaksanaan Penjualan Tunai (lanjutan).
C. Sistem Penjualan Kredit pada Pro/Max Solo Kota 1. Fungsi yang terkait a. Fungsi Penjualan MA-lah yang berperan dalam fungsi penjualan sehingga bertanggungjawab untuk memasarkan property ini, juga yang membantu pemberkasan konsumen yang diperlukan dalam proses jual-beli. b. Fungsi Keuangan Bertanggungjawab untuk menerima kas masuk (booking fee) dari konsumen yang membayar lalu membuatkan sales order dan mencatatnya di buku kas. Juga bertanggungjawab untuk menerima uang muka lunas dari konsumen yang kemudian membuatkan bukti tanda terimanya. Serta bertanggungjawab pula untuk menerima biaya AJB dan BBN, setelah itu membuatkan bukti tanda terimanya. c. Fungsi Akuntansi Bertanggungjawab untuk mencatatkan transaksi ke dalam jurnal dan buku besar. d. Bank Berperan untuk mengadakan wawancara dengan konsumen. Setelah melewati proses selama 1 bulan, apabila pengajuan kredit mendapat ACC, maka bank memberikan SP3 (Surat Persetujuan Pemberian Pembiayaan) kepada konsumen. Bank pula yang bertanggungjawab untuk melakukan proses akad kredit dan membayar biaya akad kredit konsumen.
2. Dokumen yang digunakan a. Sales Order (SO) dan Bukti Setor Kas Masuk Untuk mencatat pemesanan setelah mendapat order dari konsumen. Berfungsi juga sebagai kuitansi setelah menerima pembayaran booking fee. b. Bukti Tanda Terima Berfungsi sebagai kuitansi setelah menerima pembayaran uang muka (langsung lunas) dari konsumen, serta pembayaran biaya AJB dan BBN. c. Akta Jual Beli (AJB) Sebagai bukti bahwa konsumen telah melakukan proses jualbeli dengan perusahaan. d. Biaya Balik Nama (BBN) Berfungsi sebagai alat bukti yang sah bahwa property yang dibeli telah menjadi milik konsumen (atas nama konsumen). e. Surat Persetujuan Pemberian Pembiayaan (SP3) Untuk menyatakan bahwa pihak bank telah menyetujui pengajuan KPR oleh konsumen. 3. Catatan akuntansi yang dipakai a. Jurnal Untuk mencatat transaksi yang telah dilakukan dengan konsumen. b. Buku Besar Untuk mem-posting transaksi yang sudah terjadi.
4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem a. Prosedur Order Penjualan Marketing Associate (MA)-lah yang bertugas untuk memasarkan property dan berperan dalam menerima order dari konsumen. b.
Prosedur Penerimaan Kas Penerimaan kas dilakukan oleh bagian keuangan setelah menerima pesan dari MA bahwa konsumen setuju untuk membeli property. Kas yang pertama berupa booking fee lalu dicatatkan pada Sales Order. Pada bagian kas berikutnya berupa uang muka, kemudian dicatatkan pada Bukti Tanda Terima. Bagian keuangan juga menerima biaya AJB dan BBN untuk kemudian dicatatkan pada Bukti Tanda Terima pula.
c. Prosedur Pencatatan Kas Pencatatan kas ditangani oleh bagian akuntansi dalam jurnal penjualan dan pencatatan kas yang berupa booking fee dan uang muka lunas serta biaya AJB dan BBN, yang kemudian di-posting dalam buku besar. d. Prosedur Pemberkasan Konsumen MA-lah yang berperan dalam membantu konsumen untuk mengurus dan menyiapkan dokumen – dokumen yang diperlukan, antara lain fotocopy KTP suami-istri, surat nikah, KK, slip gaji, surat keterangan kerja, NPWP, rekening tabungan, SKBR untuk subsidi, dan Form aplikasi bank konsumen.
e. Prosedur Wawancara Pihak bank-lah yang akan melakukan wawancara terhadap konsumen. Jika setelah melewati proses >1 bulan, ternyata di-ACC, maka bank akan menyerahkan SP3 kepada konsumen. f. Prosedur Pelunasan Uang Muka Konsumen diharuskan membayar uang muka yang sudah ditentukan perusahaan dan disetujui oleh konsumen. g. Prosedur Pembuatan AJB dan BBN Setelah sudah dilakukan appraisal bank, maka konsumen segera mengurus untuk membuat AJB dan BBN ke perusahaan, yang kemudian akan diberikan Bukti Tanda Terima atas pembayaran AJB dan BBN oleh konsumen tersebut. h. Prosedur Akad Kredit Pihak bank-lah yang akan mengurus proses akad kredit ini dan membayar biayanya. 5. Sistem Pengendalian Intern Unsur – unsur pengendalian intern dalam sistem penjualan kredit (KPR) yang diterapkan oleh PRO/MAX Solo Kota adalah sebagai berikut: a.
Organisasi Semuanya masih sama dengan sistem penjualan tunai.
b.
Sistem Otorisasi Dan Prosedur Pencatatan Semuanya masih sama dengan sistem tunai, namun yang membedakan adalah adanya Bukti Setor Kas Masuk (setelah sebelumnya dicatat pada Sales Order).
c.
Praktek yang sehat 1) Sales Order, Bukti Tanda Terima, dan Bukti Setor Kas Masuk bernomor
urut
tercetak
serta
pemakaiannya
telah
dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang terkait; 2) Semua dokumen diarsipkan, sehingga sudah siap jika suatu saat diperlukan untuk pengecekan; 3) Tidak melakukan rekonsiliasi kartu piutang, hal ini terjadi dikarenakan semua pengurusan kredit (KPR) sudah diserahkan seluruhnya kepada pihak bank, sehingga perusahaan tidak perlu memiliki kartu piutang (perusahaan cukup menerima lunas uang mukanya saja). d.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya. Karyawan yang jujur, punya semangat dan niat yang besar untuk mencapai tujuan, kemampuan dan niat untuk mempelajari hal baru, loyal terhadap perusahaan, dan mau untuk mengikuti aturan perusahaan maka akan langsung diterima di perusahaan ini. Karena perusahaan ini tidak memandang dan membutuhkan karyawannya berdasarkan status, agama, pendidikan, maupun latar belakang
seseorang. Pekerjaan ini 100% freelance dan waktu kerja semuanya anda yang mengatur sendiri (kantor buka setiap hari Senin-Sabtu, dari jam 08.30-16.00, setiap hari tetap wajib masuk kantor dalam seminggu, meskipun hanya 1 jam saja lalu keluar lagi. Oleh karena freelance, pekerjaan ini bisa dijadikan sebagai pekerjaan sampingan, bisa dilakukan meskipun ada pekerjaan lain atau yang sedang kuliah.
c. Flowchart
Gambar III. 3. Prosedur Pelaksanaan Penjualan Kredit
Gambar III. 4. Prosedur Pelaksanaan Penjualan Kredit (lanjutan).
Gambar III.5. Prosedur Pelaksanaan Penjualan Kredit (lanjutan).
D. Evaluasi pada Pro/Max Solo Kota 1. Sistem Penjualan Tunai PRO/MAX Solo Kota a.
Evaluasi terhadap Fungsi yang Terkait Terdapat tiga fungsi pokok yang terkait dalam sistem penjualan tunai pada perusahaan ini, yaitu fungsi penjualan, fungsi keuangan, fungsi akuntansi.Namun dalam prakteknya, terjadi perangkapan fungsi antara fungsi keuangan, fungsi akuntansi, dan fungsi administrasi. Dalam perusahaan ini belum memiliki fungsi administrasi dan fungsi keuanganlah yang merangkap untuk fungsi ini. Perusahaan ini juga tidak mempunyai fungsi pengiriman, hal ini disebabkan karena barang yang dijual merupakan jenis barang yang tidak bisa dipindahkan dan berupa aset tetap (fixed asset), sehingga tidak membutuhkan fungsi tersebut.
b.
Evaluasi terhadap Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan oleh PRO/MAX Solo Kota sudah cukup baik. Setiap dokumen sudah dibuat rangkap dan bernomor urut tercetak sehingga terdapat internal check antar fungsi yang terkait dan sudah mendapat otorisasi dari principal.
c.
Evaluasi terhadap Catatan Akuntansi Perusahaan
ini
menggunakan
jurnal
penjualan,
jurnal
penerimaan kas, jurnal umum, dan buku besar,dan selain itu untuk dapat mengetahui secara langsung berapa piutang (cicilan uang muka)
tersisa yang masih dimiliki oleh konsumen, maka perusahaan menggunakan rekapitulasi data konsumen. d.
Evaluasi terhadap Prosedur yang Membentuk Sistem Jaringan prosedur yang ada pada PRO/MAX, yaitu prosedur order penjualan, prosedur penerimaan kas, prosedur pencatatan kas, prosedur pemberkasan konsumen, prosedur penandatanganan PPJB, dan prosedur pengurusan ke Notaris. Secara umum, prosedur yang membentuk sistem penjualan property sudah cukup baik. Oleh karena pembayaran tunai dapat dilakukan sekaligus ataupun dapat dibagi atau dicicil, maka hal ini didukung pula dengan adanya rekapitulasi data konsumen, sehingga kita dapat langsung mengetahui berapa kekurangan uang muka yang masih harus dibayarkan oleh konsumen. Perusahaan seharusnya juga mengeluarkan surat penagihan untuk mengingatkan konsumen agar segera membayar cicilan uang muka tahap berikutnya tanggal jatuh tempo yang berikutnya sudah mendekati, sehingga jika sudah selesai 100%, maka akan segera diuruskan AJB dan BBN di di Notaris.
e.
Evaluasi terhadap Sistem Pengendalian Intern Unsur – unsur pengendalian intern dalam sistem penjualan tunai yang diterapkan oleh PRO/MAX Solo Kota adalah sebagai berikut. (a) Organisasi Bagian fungsi fungsi yang tarkait secara garis besar sudah cukup
baik, namun beberapa fungsi masih terpisah. Seperti fungsi penjualan terpisah dengan fungsi akuntansi, yang seharusnya fungsi tersebut tidak terpisah agar dapat lebih maksimal dalam mengontrol dan mengatur pencocokan data keuangan dan buku besar dan juga dapat meminimalkan penyelewengan dana. (b) Sistem Otorisasi Dan Prosedur Pencatatan Prosedur pencatatan secara garis besar sudah baik dan sesuai dengan fungsi masing – masing. Order dari konsumen yang langsung diotorisasi fungsi penjualan dengan sales order yang akan di arsip oleh bagian keuangan. Penetapan harga jual sepenuhnya berada di tangan vendor. Kemudian pencatatan ke dalam jurnal diotorisasi oleh bagian akuntansi disertai tanda tangan pada dokumen terkait. (c) Praktek yang sehat Sales Order dan Bukti Tanda Terima bernomor urut tercetak serta pemakaiannya telah dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang terkait dan semua dokumen diarsipkan, sehingga sudah siap jika sewaktu – waktu diperlukan untuk pengecekan. Tidak adanya rekonsiliasi kartu piutang disebabkan proses penjualan tunai, sehingga tidak diperlukan adanya kartu piutang. (d) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya Selalu
ada
seleksi
saat
perusahaan
membutuhkan
karyawan baru.Perusahaan sudah menyediakan paket training
khusus guna melatih para karyawan barunya. Dan juga demi memajukan perusahaan, perusahaan akan terus mengadakan recruitment karyawan baru. 2. Sistem Penjualan Kredit PRO/MAX Solo Kota a. Evaluasi terhadap Fungsi yang Terkait Tiga fungsi pokok yang terlibat dalam sistem penjualan kredit masih sama dengan yang terlibat dalam sistem tunai. Dalam prakteknya, masih juga fungsi keuangan melakukan perangkapan fungsi, yaitu merangkap fungsi administrasi. Hal ini benar-benar dapat membahayakan perusahaan, jika dibiarkan terus menerus tanpa didukung adanya pengendalian intern yang kuat dan memadai. b.
Evaluasi terhadap Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam PRO/MAX Solo Kota, yaitu sales order (SO), Bukti Setor Kas Masuk, Bukti Tanda Terima, Akta Jual Beli, Biaya Balik Nama, dan Surat Persetujuan Pemberian Pembiayaan (SP3). Dokumen yang digunakan sudah bernomor urut tercetak dan dibuat rangkap, serta telah mendapat otorisasi dari principal. Fungsi – fungsi yang terkait juga turut menyimpan arsipnya (lembar tembusannya).
c. Evaluasi terhadap Catatan Akuntansi Jurnal dan buku besar, adalah catatan akuntansi yang dipakai oleh PRO/MAX Solo Kota. Meskipun proses penjualan menggunakan sistem kredit (KPR), akan tetapi karena kredit ditangani langsung oleh pihak bank dan perusahaan hanya menerima uang muka lunas, maka tidak diperlukan adanya kartu piutang. d. Evaluasi terhadap Prosedur yang Membentuk Sistem Jaringan prosedur yang ada pada PRO/MAX Solo Kota, yaitu prosedur order penjualan, prosedur penerimaan kas, prosedur pencatatan kas, prosedur pemberkasan konsumen, prosedur pelunasan uang muka, prosedur pembuatan AJB dan BBN, kemudian yang terakhir adalah prosedur akad kredit. Jika dinilai secara keseluruhan, jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit property ini sudah cukup baik. Proses sudah cukup sederhana, dan perusahaan sudah mendesain sistem sedemikian rupa hingga dapat memudahkan konsumen dalam mengajukan KPR ke bank yang sudah bekerjasama dengan perusahaan untuk menangani hal ini. e. Evaluasi terhadap Sistem Pengendalian Intern Unsur – unsur pengendalian intern dalam sistem penjualan kredit (KPR) yang diterapkan oleh PRO/MAX Solo Kota adalah sebagai berikut :
1) Organisasi Bagian fungsi fungsi yang tarkait secara garis besar sudah cukup baik, namun beberapa fungsi masih terpisah. Seperti fungsi penjualan terpisah dengan fungsi akuntansi, yang seharusnya fungsi tersebut tidak terpisah agar dapat lebih maksimal dalam mengontrol dan mengatur pencocokan data keuangan dan buku besar dan juga dapat meminimalkan penyelewengan dana. 2) Sistem Otorisasi Dan Prosedur Pencatatan Prosedur pencatatan secara garis besar sudah baik dan sesuai dengan fungsi masing – masing. Order dari konsumen yang langsung diotorisasi fungsi penjualan dengan sales order yang akan di arsip oleh bagian keuangan. Penetapan harga jual sepenuhnya berada di tangan vendor. Kemudian pencatatan ke dalam jurnal diotorisasi oleh bagian akuntansi disertai tanda tangan pada dokumen terkait, yang membedakan adalah adanya Bukti Setor Kas Masuk (setelah sebelumnya dicatat pada Sales Order). 3) Praktek yang sehat Sales Order dan Bukti Tanda Terima bernomor urut tercetak serta pemakaiannya telah dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang terkait dan semua dokumen diarsipkan, sehingga sudah siap jika sewaktu – waktu diperlukan untuk pengecekan. serta pemakaiannya telah dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang terkait.
4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya. Selalu ada seleksi saat perusahaan membutuhkan karyawan baru. Perusahaan sudah menyediakan paket training khusus guna melatih para karyawan barunya dan juga demi memajukan perusahaan, perusahaan akan terus mengadakan recruitmentt karyawan baru. Dengan sistem perusahaan freelance akan memudahkan perusahaan mengadakan recruitment karyawan baru karena jam kerja yang fleksibel.
E. Kelebihan dan Kelemahan Pro/Max Solo Kota 1. Kelebihan PRO/MAX Solo Kota Dari hasil evaluasi, terdapat beberapa kelebihan pada sistem penjualan property baik dengan tunai / kredit pada PRO/MAX Solo Kota. Kelebihan – kelebihan tersebut antara lain : a.
Dalam melaksanakan sistem penjualan, baik secara tunai maupun kredit, fungsi – fungsi yang terkait pada intinya sama. Terdapat pemisahan fungsi yang cukup jelas pada bagian penjualan (Marketing Associate). Tetapi, di bagian lain, yaitu bagian keuangan, karyawan yang mendapat peran ini, merangkap dengan fungsi admininstrasi. Namun
hal
ini
dapat
bermanfaat
bagi
perusahaan
meminimalisasi biaya operasional dilihat dari segi ekonomi.
untuk
b.
Principal yang secara langsung turut mengotorisasi dokumen beserta dengan bagian lain yang terkait.
c.
Dokumen dan formulir yang digunakan sudah dibuat rangkap dan memiliki nomor urut yang tercetak, sehingga penggunaannya dapat dipertanggungjawabkan.
d.
Dokumen dan formulir disimpan dan diarsipkan oleh masing – masing bagian yang terlibat, sehingga dapat dijadikan bukti jika suatu saat ada pengecekan atau jika terjadi komplain.
e.
Adanya sistem komputerisasi (cara cepat) untuk mencari property secondary jika ada konsumen datang mencari property ke kantor
2. Kelemahan PRO/MAX Solo Kota Dari hasil evaluasi, terdapat beberapa kelemahan pada sistem penjualan property baik dengan tunai / kredit pada PRO/MAX Solo Kota. Kelemahan – kelemahan tersebut antara lain. a. Perangkapan fungsi keuangan, dan fungsi adminintrasi 1 orang karyawan, hal ini dapat membuka peluang untuk melakukan penggelapan uang perusahaan, terlebih lagi jika tingkat kredibilitas dan loyalitas karyawan rendah. Akan tetapi, hal ini dapat diantisipasi dengan adanya otoritas langsung oleh principal sendiri dan bagian lain yang terkait. b. Tidak adanya kartu cicilan uang muka, sehingga sulit untuk mengetahui berapa jumlah uang muka yang masih harus dibayarkan konsumen, tetapi hal ini sudah bisa diatasi dengan adanya kartu rekapitulasi data
konsumen c. Tidak adanya fungsi penagihan yang terpisah untuk melakukan tugas menagih uang muka dan fee perusahaan jadi dengan melakukan perangkapan fungsi oleh bagian keuangan ataupun MA, karena tugas ini cukup dilakukan by phone saja atau dapat dilakukan sendiri oleh marketing yang terkait setalah disetujui oleh principal. d. Tidak adanya flowchart untuk memudahkan dalam pelaksanaan sistem.
