Mastersessies Sessie 5 9 september 2014 Transitie en Transformatie. Locatie: De Brauw Blackstone Westbroek

Mastersessies 2014 Sessie 5 9 september 2014 Transitie en Transformatie Locatie: De Brauw Blackstone Westbroek

Raymond van Gils Quint Wellington Redwood • Adviseur en projectmanager • Voorzitter PON werkgroep Transitie • Expertisegebieden: Transitie, governance en sourcing

Geert Heling Médoc MC • Management consultant • Professor of Organizational Behavior Maastricht School of Management • Gedrag, Mindset, Cultuur • Advisering en begeleiding in: change management, governance, performance improvement

Agenda 1.

Introductie

2.

Doelstellingen Masterclass

3.

Definitie Transitie

4.

Visie en strategie

5.

Kritische succesfactoren

6.

Aanbevelingen

7.

Vragen

25-9-2014

Masterclass Transitie en Transformatie

4

Introductie • Bij deze 5e Mastersessie van Platform Outsourcing Nederland http://platformoutsourcing.nl/ • Voor en door outsourcing practitioners • Mix van theorie, kennis en praktijkervaring • Exclusief voor uitbesteders – Wie zijn de docenten? – Wie zijn de deelnemers?


De sourcing cyclus


Quint’s Sourcing Framework – The Snake ©


Agenda 1.

Introductie

2.


3.

Definitie Transitie

4.

Visie en strategie

5.


6.

Aanbevelingen

7.

Vragen

25-9-2014


8

Doelstellingen Masterclass Enkele kernvragen die om beantwoording vragen…  Hoe bereid je je als Uitbesteder voor?  Hoe krijg je een beeld van de complexiteit?  Hoe borg je de continuïteit van de bedrijfsvoering?  Hoe borg je het draagvlak van de organisatie voor de verandering?  Hoe borg je de verschillende soorten dienstverlening?  Hoe borg je een optimale samenwerking tussen de partijen?  Hoe kan de kans van slagen worden vergroot?  Hoe krijg je een latende leverancier uit zijn loopgraaf? …

Doelstellingen Masterclass      

Strategy Structure Systems Processes Procedures …

Hard variables Soft variables

The 7-S model (Peters & Waterman, 1982)

      

People Behaviour Attitudes Mind-set Leadership Culture …

Doelstellingen Masterclass • Inzicht krijgen in de diverse facetten van de harde en zachte verandering die een Uitbesteder bij een nieuw contract (ne generatie) ondergaat • Inzicht krijgen in de wijze van organiseren • Inzicht krijgen in cultuur- en gedragsaspecten • Inzicht krijgen in kritische succesfactoren en valkuilen

25-9-2014


11

Agenda 1.

Introductie

2.


3.

Definitie Transitie

4.

Visie en strategie

5.


6.

Aanbevelingen

7.

Vragen

25-9-2014


12

Definitie Transitie

Outsourcing Transition Management …is the management of change to deliver everything that the provider promised to deliver during the bid process and formalized in the contract.

It is important to make a distinction between two sets of activities:

1 MODULE 9

Transfer is the transfer of people, assets, contracts and services into the provider and the establishment of business controls.

2

Transformation is the management of all discrete projects necessary to move the client’s services from ‘Present Mode of Operation’ to the agreed ‘Future Mode of Operation’ to deliver the agreed business benefits of the contract to both the client business and the Provider. 13

Wat zijn de archetypes en uitdagingen? Type 1 = Pure Transfer

Transfer

Transitie in zijn pure en eenvoudige vorm. De overdracht vindt “as is” plaats en heeft betrekking op medewerkers, middelen, contracten van derden, procedures en technologie Uitdagingen zijn…

Type 2 = Eerst Transfer, dan Transformatie

Transfer

Transformatie

Meest voorkomende Transitie, waar de juridische verantwoordelijkheid over de dienstverlening is overgedragen aan een nieuwe leverancier. De nieuwe dienstverlener organiseert de Transformatie. Uitdagingen zijn…

14

Wat zijn de archetypes en uitdagingen? Type 3 = Eerst Transformatie, dan Transfer

Transfer

Dienstverlening wordt eerst onder de verantwoordelijkheid huidige dienstverlener getransformeerd. Nadien wordt de dienstverlening overgebracht naar de nieuwe dienstverlener.

Transformatie

Uitdagingen zijn… Type 4 = Transfer & Transformatie gelijktijdig

MODULE 9

Transfer & Transformatie

Transitie met een grote sprong voorwaarts in geplande technologie en werkwijze. Veelal bekend als “Greenfield” en typisch voor bijvoorbeeld Cloud services.

Uitdagingen zijn…

15

Agenda 1.

Introductie

2.


3.

Definitie Transitie

4.

Visie en strategie

5.


6.

Aanbevelingen

7.

Vragen

25-9-2014


16

Van een visie naar een strategie en aanpak Harde variabelen De vijf (5) interactieve dimensies die minimaal van belang zijn: 1.

De sourcing strategie en key drivers;

2.

De variëteit van volume factoren;

3.

De variëteit van complexiteitsfactoren;

4.

De inkoopstrategie;

5.

Het ecosysteem aan leveranciers, oplossingen en ontwikkelingen.

De impact van volume en complexiteitsfactoren …………… …………… De variëteit van volume factoren

2.

# percelen en betrokken dienstverlening; # medewerkers in scope; # applicatie componenten; # Euro’s gebudgetteerd voor transitie; # Euro’s gecontracteerd voor service delivery; …

De variëteit van complexiteitsfactoren − − − − − −

Bedrijfskritisch karakter van de dienstverlening In scope projectactiviteiten; Variëteit van diverse arbeidsrechten en voorwaarden; Link tussen Business Case en gecontracteerde funds; Beschikbaarheid exit afspraken; …

Volume

X

Transfer

Transfer

X

Transformatie

X

MODULE 9

Transfer Transformatie

Transfer & Transformatie

Complexiteit

…………… ……………

Tender strategie

− − − − − −

Sourcing strategie

1.

Welke essentiële vaardigheden zijn van belang? Transitie Management Vaardigheden

&

&

Integrale aanpak

Project Management

Management of Change

Systematisch de A functionele systematische en holistische aspecten borgen assessment van gedurende alle de zes (6) projectfasen en sourcing aspecten integreren in de aanpak en planning

Doorlopende Doorlopende project beheersing beheersing van op tijd, geld, scope het project en de en om de producten op het doelstellingen van gebied van tijd, de aanbesteding geld,tekwaliteit borgen en scope

Borgen van de cultuuromslag en gedragsaspecten gedurende de verschillende fasen van de transitie.

&

&

19

Van een strategie naar een aanpak (per aspect)

25-9-2014


20

Het belang van projectmanagement

− − − − − − −

Stakeholder management Collectieve ambitie en doelstellingen Scope afbakening Gezamenlijke strategie en aanpak Verantwoordelijkheden afgebakend Gedeelde risico’s …

Transitie Start-up

Transitie Initiatie

CMO

− − − − −

Bewaken van de doelstellingen van de aanbesteding Vasthouden draagvlak voor de verandering Realisatie op basis van eigenaarschap en verantwoordelijkheden Conform de richtlijnen en afspraken …

−

Run & Control Transitie Transfer  Transformatie

Support Operations

TMO

− − − −

Restpunten geïdentificeerd Acceptatie op basis van SMART criteria Stokje overdragen Operationele wijzigingen door DSG …

Transitie Close

FMO 21

De projectorganisatie en de aandachtspunten Een voorbeeld

Uitbesteder

Huidige leverancier

Latende leverancier

22

Het belang van een Regieorganisatie 1.

Besturen van de werkstromen:  standaard dienstverlening conform SLA;  niet standaard wijzigingen;  projecten en controle op projectportfolio.

2.

Bewaken contractafspraken transitie en re-transitie;

3.

Bewaken van het realiseren van de gewenste situatie;

4.

Accepteren en borgen afgesproken resultaten;

5.

Bewaken beschikbaarheid dienstverlening

6.

…

25-9-2014


Van een visie naar een strategie en aanpak Zachte variabelen

B Roll-out

B

A Groei proces

A


Van een visie naar een strategie en aanpak Zachte variabelen.


Essentiële Aspecten van Change Management • Alle verandering impliceert iets verliezen en iets winnen • Veranderingen worden doorgaans als bedreigend ervaren • Elke organisatieverandering vergt verandering in werkwijze, en dus in gedrag • Gedragsverandering is ‘wicked stuff’ • CM = Managing Emotions, Expectations and Perceptions • Soms is ‘tegen-intuïtief’ handelen noodzakelijk


Change Management = Managing Emotions • De aankondiging van een verandering wordt meestal als ‘slecht nieuws’ ervaren. • Verandering impliceert altijd dat iets verloren gaat. • Wat vrezen mensen te verliezen?      

Veiligheid / geborgenheid Macht / invloed / status Territorium Relaties / netwerk Gevoel van richting en betekenis ….


Psychological Phases in Change

from Danger

to

Opportunity

1. Denial

3.

Exploration

2. Resistance

4.

Commitment


Standaard posities bij organisatieverandering

Top-management Middle management

Werkvloer/ medewerkers


Veranderstijlen: twee uitersten

Opgelegd – – – – – – – – –

Top-down Roll-out Gemakkelijk Snel Korte termijn Weerstand Tijdelijk Verlies-minimalisatie …

Participatief – – – – – – – –

Inbreng bottom-up Zoekend Complex Duurt langer Lange termijn Commitment Duurzaam Win-maximalisatie

–…


Change Management = Managing Expectations

Buying-in is een individuele, bewuste keuze:       

‘What’s in it for me ?’ Welk risico loop ik ? Welk perspectief is er ? Is er ruimte voor bewegen ? Geleerde cultuur: beloning of bestraffing ? Sporen de agenda’s ? (‘Ja’ zeggen, ‘nee’ doen) ….


Condities voor “Changing Behaviour”


Gedragsverandering is bovenal “Leren”

Leren bij volwassenen bestaat uit: 1.

Weten wat je wilt bereiken

2.

Bestaand gedrag afleren

3.

Nieuw gedrag aanleren

4.

Het nieuwe gedrag borgen


Collectief nieuw gedrag aanleren

Leren binnen Organisaties vergt: • Vaste gedragspatronen doorbreken • Creativiteit aanspreken • Flexibiliteit verhogen • Energie aanboren • Experimenteren • etc. echter …


Mindset: Perceptie en Samenwerken • Waarnemen is iets voor ‘waar’ nemen • Waarneming kent vertekening en verstoring

• Goede samenwerking vraagt communicatie over waarneming en interpretatie • Beïnvloeden is vooral sturen van perceptie • ‘Mindset’ bepaalt de manier van kijken en denken


Change Management = Managing Perceptions

Mindset geprogrammeerde wijze van waarnemen, van denken

en daarmee leidend tot handelen.


Change Management = Managing Perceptions

Mindset - Mindset wordt bepaald door allerlei factoren en omstandigheden; o.a. door: - Cultuur - Leeftijd - Gender - Opleiding - Professie - Positie/functie -… Masterclass Transitie en Transformatie

Wat zijn de zachte elementen? Organizational Matrix Technical viewpoint

Internal Staff / Organization Personnel

Policy

Vision, Strategy Goals, etc.

1

2

Structure, Tasks, Authorities, etc.

4 Power and Influence

Stakeholders

5 Decision Taking (informal structure)

Cultural viewpoint

Internal Organiz. Climate

7

3

People, Competences, HR systems, etc.

6

Authority, Autonomy, Responsibility etc.

8

9

Co-operation, Attitude, Competition, Commitment, Ownership, etc. etc.

PROBLEM ASSESSMENT IN RELATION TO CHANGE

(after P.Camp (1996)

Agenda 1.

Introductie

2.


3.

Definitie Transitie

4.

Visie en strategie

5.


6.

Aanbevelingen

7.

Vragen

25-9-2014


39

Kritische succesfactoren Zachte variabelen 1. Visie, Leiderschap en Adequate Sturing 2. Managen van Emoties, Verwachtingen en Percepties 3. Rationeel en Emotioneel passend ‘Verhaal’ 4. Aandacht en Betrokkenheid 5. Doorzettingsvermogen en Discipline 6. Expertise in Change Management 7. …


Kritische succesfactoren Harde variabelen 1. Due Diligence op geschetste klant- als leverancierssituatie;

2. Vasthouden aan de transitieaanpak; 3. Collectieve ambitie vs. realistische verwachtingen; 4. Business betrokkenheid vanaf het 1e uur;

5. Business Case Transitie is leidend, tenzij…; 6. Re-transitie afspraken up-to-date; 7. …

25-9-2014


41

Agenda 1.

Introductie

2.


3.

Definitie Transitie

4.

Visie en strategie

5.


6.

Aanbevelingen

7.

Vragen

25-9-2014


42

Aanbevelingen Harde variabelen Zorg voor … 1. Gezamenlijke borging en evaluatie van de aanpak; 2. Duidelijke verantwoordelijkheden en …; 3. Vertrouwen in de leverancier is goed, maar …;

4. Transparante en een respectvolle samenwerking; 5. Aandacht op zichtbare en meetbare resultaten; 6. Continue borging belangen van de stakeholders;

7. …


Aanbevelingen Zachte variabelen Zorg voor … 1. Aansprekende lange termijn visie, duidelijke doelstellingen; 2. Aandacht aan de ‘trage variabelen’ (ook in due diligence);

3. Ownership op alle niveaus (betrek mensen zoveel mogelijk); 4. Adequate sturing op resultaten, mindset en gedrag; 5. Heldere, consistente communicatie, en voorbeeldgedrag;

6. Passende Leiderschapsstijl; 7. Cultuur van Vertrouwen, Perspectief, Leren, en Samenwerken; 8. …


Mastersessies Sessie 5 9 september 2014 Transitie en Transformatie. Locatie: De Brauw Blackstone Westbroek

Recommend Documents