MASARYKOVA UNIVERZITA V BRNĚ FILOZOFICKÁ FAKULTA Ústav české literatury a knihovnictví Kabinet informačních studií a knihovnictví
Informační systém společnosti Veletrhy Brno, a.s. Bakalářská diplomová práce
Autor práce: Simona Stolařová Vedoucí práce: RNDr. JUDr. Vladimír Šmíd, CSc.
Brno 2009
Bibliografický záznam STOLAŘOVÁ, Simona. Informační systém společnosti Veletrhy Brno, a.s. Brno: Masarykova univerzita, Fakulta filozofická, Kabinet informačních studií a knihovnictví, 2009. 72s. Vedoucí diplomové práce RNDr. JUDr. Vladimír Šmíd, CSc.
2
Anotace Cílem této bakalářské práce je popsat a zhodnotit informační systém společnosti Veletrhy Brno, a.s. Tato společnost potřebuje ke své činnosti spravovat a pouţívat velké mnoţství různých údajů. K jejich sběru, uloţení, třídění, vyhledávání a publikaci slouţí společnosti celá řada systémů (softwarových i jiných) a procesů. V této práci jsou popsány informační systémy aktuálně pouţívané (k 1.7. 2009), postup práce s daty v nich uloţenými i kanály, kudy se tyto informace dostávají k jejich příjemcům. Následně jsou analyzovány výhody i nedostatky stávajícího řešení.
Klíčová slova Veletrhy Brno, a.s.; informační systémy; podnikový informační systém, ERP
Annotation The aim of this thesis is to describe and evaluate the information system of Veletrhy Brno, a.s. In its business, this company needs to manage and use a huge amount of various data. There are many systems (both software and other) and processes for the collecting, storing, sorting, searching and publishing of this data. In this work, the currently used information systems (as of Juny 2009) are described as well as the their usage and the channels for distributing the information to the addressee. The analysis of advantages and disadvantages of the current solution is given.
Keywords BVV Trade Fairs Brno; Information system; Business information system, ERP
3
Prohlášení Prohlašuji, ţe jsem svou práci zpracovala samostatně, pouze s pouţitím uvedených pramenů a literatury. Současně dávám svolení k tomu, aby tato diplomová práce byla umístěna v Ústřední knihovně FF MU a pouţívána ke studijním účelům. V Brně dne 4. srpna 2009 __________________ Simona Stolařová
4
Poděkování Na tomto místě bych ráda poděkovala RNDr. JUDr. Vladimíru Šmídovi, CSc. za odborné vedení, PhDr. Michalu Lorenzovi za cennou pomoc a zaměstnancům společnosti Veletrhy Brno, a.s. za trpělivost a poskytnuté informace.
5
Obsah: Obsah: ....................................................................................................................................... 6 Úvod ........................................................................................................................................... 8 Historie trhů v Brně ................................................................................................................. 9 Současná podoba veletrhů .................................................................................................... 10 Dnešní podoba společnosti ................................................................................................... 10 Statutární orgány společnosti .............................................................................................. 11 Areál ..................................................................................................................................... 12 Zhodnocení ........................................................................................................................... 12 Teoretický úvod ...................................................................................................................... 13 Informační systém ................................................................................................................ 13 ERP - Podnikový informační systém ................................................................................... 13 Historie a vývoj podnikových informačních systémů .......................................................... 14 Moţnosti ERP ...................................................................................................................... 17 Principy řešení ERP ............................................................................................................. 18 Architektura a modulárnost ERP.......................................................................................... 19 Projektování ERP ................................................................................................................. 21 Kategorie ERP ...................................................................................................................... 21 Zavádění ERP v podniku...................................................................................................... 22 Vlastnosti podstatné pro posuzování kvality ERP produktů ................................................ 23 Podnikový informační systém společnosti BVV, a.s............................................................ 24 GOP ...................................................................................................................................... 24 Vstupy informací do systému GOP .................................................................................. 26 Zpracování informací v systému GOP ............................................................................. 27 Výstupy ze systému GOP ................................................................................................. 28 Gradys .................................................................................................................................. 29 Vstupy informací do systému Gradys .............................................................................. 29 Zpracování informací v systému Gradys ......................................................................... 30 Výstupy ze systému Gradys ............................................................................................. 32 SAP....................................................................................................................................... 33 Příprava implementace systému SAP .............................................................................. 34 Provoz a podpora .............................................................................................................. 35 Systém oprávnění ............................................................................................................. 35 SAP a zaměstnanci ........................................................................................................... 36 Vstupy do systému SAP ................................................................................................... 36 Zpracování informací v systému SAP .............................................................................. 37 Výstupy ze systému SAP ................................................................................................. 38 Lotus Notes .......................................................................................................................... 38 Vstupy do systému Lotus Notes ....................................................................................... 39 Zpracování informací v systému Lotus Notes.................................................................. 40 Výstupy ze systému Lotus Notes ..................................................................................... 41 Úloţiště dat, helpdesk systémů ............................................................................................ 41 Další informační kanály ......................................................................................................... 42 Internet ................................................................................................................................. 42 Veletrţní rádio ...................................................................................................................... 43
6
Elis ........................................................................................................................................ 43 Press Centrum ...................................................................................................................... 44 Business Centrum ................................................................................................................. 45 Další zpracovávané informace .............................................................................................. 46 Databáze fotografií ............................................................................................................... 46 Archiv ................................................................................................................................... 46 Monitoring médií.................................................................................................................. 47 Průzkum spokojenosti .......................................................................................................... 47 Informační systém v praxi ..................................................................................................... 48 X – tvorba potencionálních informací .................................................................................. 49 A – akvizice .......................................................................................................................... 49 B – pořádání informací ......................................................................................................... 49 C – vytváření fondu potencionálních informací ................................................................... 49 D – vyhledávání potencionálních informací ........................................................................ 50 E – šíření potencionálních informací ................................................................................... 50 Y – Vyuţívání informací uţivateli informací ...................................................................... 50 Firemní literatura ................................................................................................................... 51 Firemní periodika ................................................................................................................. 51 Čtvereček .......................................................................................................................... 52 Veletrţní noviny ............................................................................................................... 52 BVV magazín ................................................................................................................... 53 A-Z magazín ..................................................................................................................... 53 Fair & Square ................................................................................................................... 54 Kdo nahradí nevycházející periodika? ............................................................................. 54 E-letter .............................................................................................................................. 55 Intranet ............................................................................................................................. 55 Zhodnocení ....................................................................................................................... 55 Firemní materiály: Letáky, prospekty, broţury .................................................................... 56 Corporate design .............................................................................................................. 56 Konsolidovaná výroční zpráva ......................................................................................... 56 Základní „pětka“ .............................................................................................................. 57 Menší prezentační materiály ............................................................................................ 60 Materiály k veletrhu ......................................................................................................... 60 Zhodnocení ........................................................................................................................... 63 Závěr ........................................................................................................................................ 65 POUŢITÉ ZDROJE ............................................................................................................... 67 Tištěné dokumenty ............................................................................................................... 67 Kniţní publikace .............................................................................................................. 67 Diplomové práce .............................................................................................................. 67 Firemní materiály ............................................................................................................. 67 Interní materiály ............................................................................................................... 68 Lidé....................................................................................................................................... 68 Elektronické zdroje .............................................................................................................. 68 Příloha č. 1 - Firemní periodika ............................................................................................ 70 Příloha č.2 – Firemní materiály ............................................................................................ 71 Příloha č. 3 – Materiály k veletrhu ....................................................................................... 72
7
Úvod
Pro svou bakalářskou práci jsem si vybrala společnost Veletrhy Brno, a.s. a její informační systém. Jejím obsahem bude tedy hlavně správa dat ve společnosti. Se společností Veletrhy Brno, a.s. se setkávám vlastně po celý můj ţivot – stejně jako asi kaţdý „Brňák“. Veletrhy a konané výstavy vnímám jako velmi důleţitou součást ţivota města. Brno se veletrhům přizpůsobilo, přijalo je a podporuje je. Veletrhy na oplátku budují dobré jméno a pověst města. Také sem přivádějí mnoho zahraničních i tuzemských návštěvníků a přispívají tak k dobrému povědomí o České republice v zahraničí. V takto velké společnosti s bohatým a různorodým portfoliem sluţeb je zpracováváno obrovské mnoţství informací. Zajímalo mě proto, jaké informační procesy zde fungují a jak se s daty nakládá. Informační systém jsem proto uchopila spíše v jeho širším významu. Důleţitá část této práce se věnuje podnikovým informačním systémům. Ty spravují největší část dat. Veletrhy mají k dispozici specializovaný přizpůsobený software, který umoţňuje data sdílet, zpracovávat a různě vyuţívat. Bohuţel získat materiály o těchto systémech a softwaru bylo velmi obtíţné. Společnost má velmi málo aktuální dokumentace a ne vţdy souhlasí s jejím uveřejněním. Většina mých informací proto pochází z rozhovorů se zaměstnanci. Hlavním cílem mojí práce se stalo zmapování rozsáhlé komunikační a informační sítě společnosti. Podrobný popis firemních procesů mě přivede k jejich zpřehlednění a zařazení. To mi umoţní tento systém lépe prozkoumat a posoudit jeho efektivitu. Věřím, ţe takto zpracovaná práce najde vyuţití jako návod pro podobné společnosti, jak a co vylepšit ve své praxi. Doufám, ţe svému čtenáři práce pomůţe pochopit sloţitost informačních procesů ve velkých společnostech.
8
Historie trhů v Brně
Brněnská kotlina je osídlena jiţ od pravěku. První osada vznikla u brodu přes řeku Svratku (na území dnešního Starého Brna). Další osady a přidruţující se trhové obce se v roce 1243 zformovaly v město Brno. To získalo právo pořádání výročních trhů, díky čemuţ rostl příměstský i mezinárodní obchod a město se začalo rychle rozvíjet. Pro potřeby obchodníků z celé Evropy vzniklo 6 specializovaných trţišť s přilehlými sklady. Ty uţ neslouţili jen pro směňování zahraničního zboţí – Brňané zde kupcům nabízeli kromě sluţeb i své cínové zboţí, sukno a především kvalitní zbraně. Ve 13. století si město Brno dokonce mohlo zaloţit vlastní mincovnu. Za husitských válek následovalo období útlumu, které pokračovalo i v období protireformace. Z hospodářského úpadku se město vzpamatovalo aţ v polovině 18. století. Pokračování obchodnické tradice městu zajistilo privilegium císaře Fridricha. Pro směnu zboţí byly v centru města vybudovány trţní domy. Město hostilo i výroční trh národního charakteru (tehdy Rakousko-Uhersko), pro který byl vybudován provizorní výstavní areál. Roku 1922 se ukazuje, ţe nově vzniklé Československo potřebuje stálé reprezentativní výstavní prostory. K desátému výročí jeho vzniku byla totiţ plánována velká výstava soudobé kultury, kde chce nový stát ukázat svému národu, jak se jeho osamostatnění daří. Menší Výstaviště v Praze je pro tuto příleţitost nevhodné a tak je v roce 1923 Moravským zemským výborem rozhodnuto o pořádání výstavy v Brně. Město přesvědčilo svou historií, vztahem k trhům, rozsáhlým průmyslem i lákavou nabídkou – vybudování zcela nového rozlehlého areálu, umístěného na okraji města s napojením na hlavní dopravní tahy. Důleţitá je také jeho symbolická poloha – přímo uprostřed bývalého Československa. Výborem byl vybrán pozemek údolní nivy řeky Svratky navazující přímo na městské centrum. V roce 1923 byla také zemským výborem vypsána soutěţ na projekt areálu s ústřední budovou Obchodně-průmyslového paláce. Z třiceti jedna projektů byl vybrán funkcionalistický návrh praţského architekta Josefa Kalouse. Dne 10. listopadu 1927 byla zaloţena Výstavní akciová společnost. S úpravou areálu se započalo uţ v roce 1926. Pro celou výstavu nakonec vzniklo 69 pavilonů – všechny spojeny v jednotném rázu i stylu. Přirozenou dominantou areálu se staly vysoké oblouky Obchodně-průmyslového paláce, které zůstali symbolem veletrhů ve světě dodnes.
9
Výstava soudobé kultury byla zahájena 26. května 1928. Mezi její příznivce patřil prezident Tomáš Garrigue Masaryk i třeba Karel Čapek. Exponáty byly setříděny do 8 výstavních částí s 26 obory zahrnující všechny odvětví lidské činnosti. Velkým výstavním artiklem byly i samotné výstavní prostory. Výstavu navštívilo celkem 2 600 000 návštěvníků. Další vyuţití areálu bylo problematické, následovala totiţ Velká hospodářská krize, menší konflikty v Evropě a společenská nervozita. Úpadek završila německá okupace, kdy byl areál zabrán pro vojenské účely a byly na něj směřovány spojenecké nálety. Areál byl velmi poničen a po válce rozkrádán na stavební suroviny. Město Brno se ale bránilo návrhu na demolici areálu a jeho obyvatelé dokonce uspořádali několik dobrovolných brigád. Obnova byla však nákladná a sloţitá, přitom vyuţití areálu nejisté. Prudce se rozvíjející průmysl města i celého státu nakonec dal výstavišti nový smysl – vznikne první strojírenská výstava. Přípravy na tuto výstavu byli náročné, ale vyplatili se. Výstava měla obrovský úspěch. Navštívili ji i vládní delegace a díky jejímu „proexportnímu“ charakteru jiţ byla její důleţitost nezpochybnitelná.
Současná podoba veletrhů Veletrhy Brno se rozvinuly ve stabilní společnost působící v mezinárodním měřítku. Dnešní výstaviště nabízí zázemí silné společnosti a zkušenostmi prověřené sluţby. Významnou výhodou firmy je areál společnosti, který jiţ dnes nehodnotíme pouze jako funkční prostor pro pořádání výstav, ale jako architektonický skvost. Kromě pořádání veletrhů se firma zaměřuje i na kongresovou turistiku.
Dnešní podoba společnosti Veletrhy Brno jsou v současné době akciovou společností. Většinu (60,39%) akcií vlastní německá veletrţní společnost Messe Düsseldorf1, dalším akcionářem s blokační minoritou (33,79%) je Statutární město Brno. Drobní akcionáři ovládají 5,82% akcií. Firma vlastní a provozuje rozsáhlý veletrţní areál (667 000 m²). Také disponuje vlastnickými podíly ve svých dceřiných společnostech (Brno Inn a.s., Expo Restaurace a.s., BVV Fair 1
Messe Düsseldorf GmbH, Postfach 10 10 06, D - 40001, Düsseldorf, www.messe-duesseldorf.de
10
Travel s.r.o., BVV s.r.o., Vlečka BVV s.r.o., Vystavki Brno o.o.o., BD-EXPO s.r.o., Kongresové centrum Brno a.s., BVV Hotel Service, Centrex mezinárodní sdruţení).2
Statutární orgány společnosti 3 Představenstvo -
předseda Herbert Vogt
-
místopředseda Jiří Škrla
Členové představenstva -
Werner Matthias Dronscheidt
-
Manfréd Kotschedoff
-
Egbert F. Zündorf
-
Helmut Winkler
-
Daniel Rychnovský
-
Jiří Zlatuška
-
Miloslav Humpolíček
Dozorčí rada -
předseda Roman Onderka
-
místopředseda Joachim Erwin
-
člen Petr Mayer
Vedení společnosti -
generální ředitel Jiří Škrla
-
ekonomický náměstek generálního ředitele Egbert Franz Zündorf
-
obchodní náměstek generálního ředitele Aleš Pohl
-
technický náměstek generálního ředitele Kamil Trávníček
-
finanční ředitel Jaroslav Rubeš
-
2
Konsolidovaná výroční zpráva 2007. Brno: Veletrhy Brno, 2008. Veletrhy Brno : Management [online]. c2001-2009 [cit. 2008-05-09]. Dostupné z WWW:
. 3
11
Areál Areál patří k hlavním devizám společnosti. Má nenahraditelnou historickou hodnotu, estetické, technické a provozní kvality. Na veletrţní ploše v průběhu let vznikaly výstavní pavilony (v současné době je jich 16) , technické a administrativní budovy, venkovní výstavní plochy i rozsáhlá parkoviště. Do areálu je umoţněn přístup 10 branami, část z nich je určena pěším, některé motoristům a část je veřejnosti uzavřena a slouţí pouze zaměstnancům. V současné době společnost pořádá desítky mezinárodních veletrhů a výstav (s jednoletou či dvouletou periodicitou). Zastoupeny jsou základní průmyslová odvětví od strojírenství, přes módu aţ po zdravotnictví. Seznam veletrhů pořádaných v roce 2009: GO, REGIONTOUR, STYL I., KABO I., S 1., COSMETICS, OPTA, G+H, VINEX, MOBITEX, ProDítě, RYBAŘENÍ, Stainless 2009, IBF, SHK BRNO, URBIS INVEST, IDET, Embax Print, VODOVODY-KANALIZACE, ENVIBRNO, AUTOSALON BRNO 2009, STYL II., KABO II., MSV 2009, Transport a Logistika, INVEX, DIGITEX, INTERKAMERA 2009, FRANCHISE Meeting Point, MEDICAL FAIR BRNO/CENTRAL EUROPE, WOOD-TEC, Job Fair, SPORT Life, Bike Brno, boat Brno, Caravaning Brno, VÁNOČNÍ TRHY4. Společnost kromě výstav areál pronajímá i pro různé konference, kongresy, sympozia a firemní programy. Pro tyto účely zajišťuje veškerý související servis a nabízí mnoţství vybavených sálů.
Zhodnocení Společnost podle mého názoru velice dobře reaguje na aktuální dění. Areál společnosti je sice pronajímán vystavovatelům, přesto vyuţití pavilonů není stoprocentní. Při hledání dalšího eventuálního vyuţití společnost včas podchytila nastupující moţnosti kongresové turistiky a vhodně přizpůsobila svou nabídku i pro toto vyuţití. Stejně pruţně reaguje vedení i při vývoji nabídky veletrţních projektů. V poslední době je na vzestupu ekologie, takţe společnost mezi své stálé veletrhy zařadila tématické ENVIBRNO. Přizpůsobují se však i ostatní projekty. Například veletrh ProDítě věnoval velkou část svého doprovodného programu osvětě o bezpečnosti cestování s dětmi. 4
Veletržní data a fakta. Brno: Veletrhy Brno, 2007.
12
Teoretický úvod
Informační systém „V nejširším slova smyslu systém, jehož vazby se definují jako potenciální informace (fyzikální, biologické, sociální) a prvky jako místa transformace těchto informací. Soubor těchto prvků spolu s jejich vlastnostmi tvoří celek, který plní informačně-komunikační úlohu. V užším slova smyslu jde o systémy umožňující shromažďování, zpracování, a transformaci informací a jejich zprostředkování uživateli nezávisle na jejich časovém a prostorovém rozptylu.“5
ERP - Podnikový informační systém „ERP (Enterprise Ressource Planning) chápeme v překladu jako plánování podnikových zdrojů. Hlavní myšlenkou těchto aplikací je především sjednotit dílčí podnikové funkce na úrovni celého podniku, což se zdůrazňuje slovem Enterprise.“6 Takovéto aplikace se mnohdy také nazývají celopodnikové. Tento termín vyjadřuje vysokou snahu o integritu dat. Cílem je propojení jednotlivých programů (které slouţí potřebám různých oddělení či zaměstnanců) tak, aby vznikla pouze jedna aplikace s jednotnou společnou datovou základnou. To je důleţité hlavně z hlediska kontroly a sledování informací. V mnoha dílčích aplikacích bychom byli nuceni stejné informace zadávat opakovaně a ukládat i spravovat je vícenásobně. Díky jednotné aplikaci mohou např. zákaznický poţadavek sledovat různá oddělení (marketing, obchodní oddělení, výroba, sklad) zaráz a přidávat jednoduše informace o stavu objednávky. Odpadá tak velký problém s nekonzistentností a chybovostí informací. Jednotné informace můţeme snáze spravovat a stoupá také moţnost jejich efektivního vyuţití. Vzniká tak funkční a kvalitní podniková informační podpora. 7 5
KTD - Úplné zobrazení záznamu : informační systém [online]. c2005 [cit. 2009-04-22]. Dostupný z WWW: . 6 GÁLA, L., POUR, J., TOMAN, P. Podniková informatika. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006, s. 63. 7 GÁLA, L., POUR, J., TOMAN, P. Podniková informatika. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006.
13
Takto také ERP vystihuje další definice: „ERP je charakterizován jako typ aplikačního software, který umožňuje řízení a koordinaci všech disponibilních podnikových zdrojů a aktivit. Mezi hlavní vlastnosti ERP patří schopnost automatizovat a integrovat klíčové podnikové procesy, funkce a data v rámci celé firmy.“8 Jednotlivé prvky takovéhoto informačního systému pro oblast managementu podniku ve své knize přímo vymezuje M. Tvrdíková: „Informační systém lze definovat jako soubor lidí, metod a technických prostředků zajišťujících sběr, přenos, uchování, zpracování a prezentaci dat s cílem tvorby a poskytování informací dle potřeb příjemců informací činných v systémech řízení.“9 Samotný pojem ERP byl poprvé pouţit v roce 1990 poradenskou firmou Gartner.10
Historie a vývoj podnikových informačních systémů Podnikové informační systémy se postupně vyvíjejí jiţ od poloviny 20. století. Jejich rozvoj je silně vázán na rozvoj výpočetní techniky a informačních a komunikačních technologií. První předchůdci podnikových informačních systémů vznikali jako informační podpora aktivit podniků – jejich jednotlivých samostatných činností. Tyto menší podnikové aplikace se postupně vyvíjeli a rozšiřovala se také jejich funkcionalita a díky novým technologiím i moţnosti. Docházelo k postupnému sjednocování dílčích aplikací a k jejich dalšímu funkčnímu propojování. Tyto základy mohou být nazývány jako automatizované systémy řízení (ASŘ – tento název je však pouţíván i jako jiné pojmenování klasických ERP). Systémy podnikového řízení a předcházející podnikové aplikace prošly několika vývojovými stupni. Vývoj směřoval hlavně ke konzistenci informací, jejich silnější integraci a funkcionalitě. Kaţdá fáze vývoje ERP se zaměřila na určitou oblast řízení podniku. Přehled nejdůleţitějších aplikací: -
„MRP (Materiál Requirements Planning) – bylo orientované zejména na plánování materiálových potřeb pro výrobu. K tomuto účelu byla vybudována struktura kusovníků (potřebných komponentů) ze kterých se vycházelo při návrzích nákupů
8
GÁLA, L., POUR, J., TOMAN, P. Podniková informatika. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006, s. 64. TVRDÍKOVÁ, Milena. Zavádění a inovace informačních systémů ve firmách. 1. vyd. Praha: Grada, 2000, s. 10. 10 BASL, J., BLAŢÍČEK, R. Podnikové informační systémy : podnik v informační společnosti. 2. vyd. Praha: Grada Publishing, 2008, s. 58. 99
14
(termínů i mnoţství) vzhledem k plánované výrobě. Tento přístup převládal v 60-70. letech dvacátého století a vyuţíval i dostupné počítačové technologie. -
MRP II (Manufacturing Ressource Planning) – díky pokročilejším počítačovým technologiím se mohlo skladové hospodářství rozšířit i na navazující důleţitý proces – plánování kapacit výrobních zdrojů (CRP – Kapacity Requirements Planning). Tyto aplikace se pouţívali hlavně v 80. a na počátku 90. let. 11 V dnešní době pouţívaný aplikační software na úrovni ERP se zaměřuje hlavně
na integraci nejdůleţitějších podnikových procesů. To zahrnuje zejména správu výrobních a finančních činností, pro něţ vznikly samostatné moduly. Systém tak umoţňuje „lépe posuzovat a řídit ekonomické efekty a případně rizika jednotlivých zakázek, zajišťovat lepší provázanost výrobního a finančního plánování, včetně vazeb na řízení prodeje, nákupu, řízení personálních zdrojů a řízení majetku.“ 12 ERP je ve společnostech pouţíván pro nejdůleţitější součásti podnikového řízení – usnadňuje rozhodování na taktické a operativní úrovni řízení. Tyto pokročilé ERP aplikace jsou vyuţívány od začátku 90. let a mezi společnostmi se stávají čím dál více rozšířenými a dnes uţ v podstatě nepostradatelnými. Období
Vývoj počítačů
1970-1985
Období velkých sálových počítačů (mainframů)
1985-1995
Client-server architektura
1995-2005
Období internetu
Po roce 2005
Architektura orientovaná na sluţby (SOA)
Tab. 1 Morganovo členění období podle vývoje technologické platformy (hlavní zdroj progrese), na které ERP 13 působí
Nejnovější vývoj podnikových informačních systému směřuje k propojování aplikací ERP s dalšími pouţívanými nástroji podnikové informatiky. K systémům řízení se tak integrují například aplikace: -
„Business Intelligence - aplikace a technologie zaměřené pouze na analýzu a plánování činnosti podniku,
-
CRM (Customer Relations Management) – řízení vztahů se zákazníky,
11
GÁLA, L., POUR, J., TOMAN, P. Podniková informatika. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006, s. 63. GÁLA, L., POUR, J., TOMAN, P. Podniková informatika. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006, s. 63. 13 BASL, J., BLAŢÍČEK, R. Podnikové informační systémy : podnik v informační společnosti. 2. vyd. Praha: Grada Publishing, 2008, s. 61-62. 12
15
-
SCM (Supply Chain Management) – řízení dodavatelského řetězce (interakce mezi podniky za účelem zvýšení dodavatelského řetězce jako celku).“14
Různí dodavatelé však dodávají i rozličné komponenty, takţe se můţeme setkat třeba i s těmito aplikacemi: -
PDM (Product Data Management) – správa dat vztahujících se k výrobku,
-
PLM (Product Lifecycle Management) – řízení průběhu celého ţivotního cyklu výrobku,
-
SRM (Supplier Relationship Management) – řízení vztahu s dodavateli, které představuje analogii přístupu aplikovaného v řízení vztahu se zákazníkem,
-
ERM (Employee Relationship Management) – řízení vztahu se zaměstnanci.15
Takovéto propojování pouţívaných aplikací se souborně nazývá ERP II. Dále se aplikace rozrůstají směrem k podpoře činností obchodních, obecné péči o zákazníka a komunikaci s okolím podniku. Proto je dnes ERP chápáno ve dvou rovinách podle pouţívaných aplikací a rozšíření funkcí: -
Uţší smysl – zahrnuje integraci vnitropodnikových oblastí (výroba, data o výrobku, logistika, finance, lidské zdroje).
-
Širší smysl (extended ERP) - zahrnuje další aplikace, například manaţerské nástavby typu BI, SCM, CRM, B2B (Business To Business), zásobování, …16
Vývoj ERP je dnes v takové fázi, ţe pro firmy nabízí nespočet moţností. Pro zjednodušení jejich nabídky implementační společnosti poskytují dva základní typy systémů: -
All-in-one – Soubor aplikací zajišťující všechny klíčové procesy podniku. Charakterizuje je vysoká úroveň integrace, ale mohou nabízet niţší detailní funkcionalitu.
14
PELIKÁN, V. Analýza využití ERP systémů na českém trhu. Brno, Masarykova univerzita, EkonomickoSprávní fakulta, 2009. 66 s. 15 BASL, J., BLAŢÍČEK, R. Podnikové informační systémy : podnik v informační společnosti. 2. vyd. Praha: Grada Publishing, 2008, s. 89. 16 BASL, J., BLAŢÍČEK, R. Podnikové informační systémy : podnik v informační společnosti. 2. vyd. Praha: Grada Publishing, 2008, s. 59.
16
-
Best-of-Breed – Aplikace zaměřené na zajištění jen několika vybraných procesů. Specializace umoţňuje vysokou detailní funkcionalitu, naopak není moţná sloţitější integrace.
Dalším novým trendem je i rozšiřování podnikových informačních systémů do neziskových sektorů, veřejné správy, školství a zdravotnictví.17 Vývoj podnikových informačních systémů probíhá neustále, stejně jako ustalování terminologie v tomto oboru. Ta je zatím řešena ne zcela komplexně, takţe například fáze vývoje či názvy jednotlivých typů aplikací jsou u různých autorů nekonzistentní a mohou čtenáře mást. To je však úskalí všech vědeckých disciplín a jistě se ve vědeckých kruzích na dořešení terminologie jiţ pracuje.
Moţnosti ERP Podnikový informační systém má pro své uţivatele řadu výhod a umoţňuje jim například: -
Vytvářet spravovat a aktualizovat rozsáhlé databáze – majetku, zboţí, dodavatelů, uţivatelů, zaměstnanců, účtů apod.,
-
provádět procedury operačního charakteru (zpracování obchodních případů) – nákupu materiálů, prodeje zboţí, … k tomu se váţe i zpracování souvisejících obchodních dokumentů (dodacích listů, smluv, objednávek, faktur, …),
-
zpřehledňovat výsledky – tvořit jejich prezentace, přehledy, grafy, statistiky, analýzy (přehledy zákazníků, cen a mnoţství zboţí, dodavatelů, mnoţství materiálu apod.). 18 ERP tvoří jádro informačního systému společnosti (všech pouţívaných software,
hardware …). V této souvislosti se stává zdrojem dat i pro tyto ostatní typy aplikací. Tomu se přizpůsobují pouţívané moduly a mnohdy i vznikají pro tyto účely moduly zcela nové. V nich je pak moţné tvořit a udrţovat základní databáze produktů (katalogy zboţí) na webových prezentacích společností, které pak pouţívají aplikace e-Businessu, SCM, a další. „Ve vazbě na aplikace Business Intelligence (BI) je ERP obvykle hlavním zdrojem dat, 17
BASL, J., BLAŢÍČEK, R. Podnikové informační systémy : podnik v informační společnosti. 2. vyd. Praha: Grada Publishing, 2008, s. 59.
17
na nichž se pak v rámci BI aplikací realizují nejrůznější obchodní, marketingové, personální, kapacitní a další analýzy.“19 Data pak ve společnosti silně proudí od ERP k ostatním aplikacím, které je vyuţívají pro svůj provoz. Naopak také systém ERP data z těchto aplikací čerpá a dále je zpracovává. Z aplikace e-Businessu ERP například získává data o objednávkách, fakturační údaje objednavatelů, informace o zákaznících i dodavatelích a tak dále. Tyto informace získá systém společnosti například z on-line objednávkových aplikací na svých webových stránkách.
Principy řešení ERP Obecně se podnikový informační systém „skládá z několika složek. Jedná se o data, technické, technologické a organizační prostředky, lidský prvek a reálný svět, tvořící okolí systému.“20 Tyto prostředky pak podle R. Vlasáka chápeme v tomto smyslu: -
Technické prostředky – zahrnují především informační, komunikační a počítačové technologie. Mluvíme však pouze o hardwaru - PC a další počítačové komponenty (reprografické a jiné vybavení). Tyto části či celé stanice mohou být propojeny do sítí.
-
Technologické prostředky chápeme především jako software – programové vybavení skládající se
z operačního systému a
aplikačních programů
(různé
podle
vyţadovaných úkonů). -
Organizační prostředky, tzv. orgaware, představuje zejména legislativní rámec a další závazná pravidla a předpisy. Patří sem i vnitřní regule společnosti, pravidla provozu systémů či strojů. Dále normy, návody, metodiky, ….
-
Lidská sloţka, tzv. peopleware, rozhoduje o uplatnění a činnostech člověka v rámci celého informačního systému.
-
Okolí systému je celkové prostředí ve kterém se systém nachází a ve kterém pracuje. Ze svého okolí systém čerpá informace (vstupy) a jemu také poskytuje své výsledky (výstupy).21
18
GÁLA, L., POUR, J., TOMAN, P. Podniková informatika. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006, s. 64. GÁLA, L., POUR, J., TOMAN, P. Podniková informatika. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006, s. 64. 20 VLASÁK, R., BULÍČKOVÁ, S. Základy projektování informačních systémů. 1. vyd. Praha: Karolinum, 2003, s. 13. 19
18
Architektura a modulárnost ERP Základem většiny ERP systémů jsou relační databáze. Takováto databázová platforma tvoří jádro pro ostatní moduly a ERP aplikace, které na ní závisí. Pro platformu je nutné pouţít jedině dosti kvalitní a silné databázové systémy koncipované tak, aby mohly fungovat i jako střední a větší organizace dat. Přímá stavba podnikového informačního systému vychází z jeho koncepčního řešení. To je v kategorii ERP specifikováno hlavně jeho vnitřní programovou (softwarovou) architekturou. Tato architektura mapuje jakými jednotlivými moduly a aplikacemi je ERP systém tvořen, jak na sebe navazují, jakým způsobem spolupracují a znázorňuje i jednotlivé vazby mezi aplikacemi. V architektuře ERP můţeme v poslední době vidět silný vliv na integraci dalších typů aplikací – k ERP se tak postupně přidruţuje například e-Business a další (viz výše) a vznikají tak kompatibilní systémy nazývané ERP II. 22 Architektura celého firemního informačního softwaru tedy předpokládá databázovou platformu a na ni navazující moduly a další ERP aplikace. K tomu se přidruţuje informační a komunikační software a další pouţívaný software podniku. Z toho jasně vyplývá, ţe právě jádro celého systému (tedy aplikační software) musí být schopno propojovat všechny tyto aplikace. K tomu sloţí interface, který data mezi aplikacemi předává a synchronizuje. Díky tomu jsou schopné fungovat vazby mezi různými technologiemi a aplikacemi včetně třeba specializovaných softwarů (konstrukční a grafické systémy CAD).23 Modulárnost ERP systémů je velmi důleţitá z několika důvodů. Samostatnost modulů zaručuje jejich nezávislost a silnou přizpůsobivost celého systému na poţadavky uţivatelů. Výrobní společnost má totiţ samozřejmě jiné procesní postupy a poţadavky neţ společnost distribuční. Podle toho se dá celý systém přizpůsobit a nakoupit jen ty moduly, které jsou pro podnik potřebné. Zároveň však provázanost modulů a jejich jednotná platforma umoţňuje bezproblémovou výměnu dat,
jednotnost ovládání, spolupráci a návaznost jednotlivých
modulů. 21
VLASÁK, R., BULÍČKOVÁ, S. Základy projektování informačních systémů. 1. vyd. Praha: Karolinum, 2003, s. 13-14. 22 GÁLA, L., POUR, J., TOMAN, P. Podniková informatika. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006, s. 64-65. 23 GÁLA, L., POUR, J., TOMAN, P. Podniková informatika. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006, s. 67.
19
Moderní ERP systémy však nezahrnují pouze tzv. aplikační moduly (finance, prodej, výroba, …), ale velké mnoţství dalších provozních a podpůrných modulů. Z toho následující obecně přijímané členění modulů podle jejich funkcí: -
Aplikační moduly – samotná funkcionalita řízení podniku – prodej, nákup, výroba, …,
-
dokumentační moduly – jsou určené uţivatelům, cílem je usnadnění orientace v modulech a funkcích – tzv. „on-line help“,
-
technologické a správní moduly – slouţí k nastavení přístupů a přístupových práv uţivatelů systému. Tyto moduly vyuţívají hlavně administrátoři systémů, tvoří se v nich evidence a analýzy přístupů i prováděných operací. Specifikují se zde pravidla provozu celého systému včetně jeho struktury a návazností,
-
implementační moduly – jsou pouţívány při zavádění ERP v podnicích. Umoţňuji definovat a optimalizovat software i jeho funkce. Přiřazují uţivatelům role a související oprávnění. Součástí jsou obvykle i příručky a metodiky implementace softwaru podle konkrétních poţadavků a moţností podniku,
-
moduly umoţňující úpravy softwaru přímo podle specifických potřeb podniku, resp. slouţící pro tzv. customizaci24 software
-
vlastní vývojové prostředí – některé ERP systémy zahrnují i moţnost vlastní tvorby modulů a mají k tomuto účelu integrovány vlastní programovací prostředky nebo jazyky,
-
moduly zajišťující rozhraní (interface) pro další pouţívaný software, tedy k propojení s dalšími databázovými či operačními systémy, případně i pro specifičtější typy aplikací a technologií.25 „Moduly ERP jsou schopny sdílet data buď na základě sdílených, společných databází
a nebo vzájemně předávaných datových vstupů a výstupů.“ 26 Výsledkem přístupu je, ţe: -
Změny provedené v jednom modulu se automaticky promítnou do modulů ostatních. Zároveň se upravují data podle zadané reakce v dalších navazujících modulech. Příklad vidíme třeba na práci s objednávkou – ta se automaticky projeví ve financích podniku, kde se započítá.
24
Customizací (customizací, kastemizací) rozumíme úpravu a přizpůsobení jednotlivých funkčních nástrojů a prostředků, potřebám a poţadavkům zákazníka, tak aby vyhovovaly jeho specifickým potřebám. [VLASÁK, R., BULÍČKOVÁ, S. Základy projektování informačních systémů. 1. vyd. Praha: Karolinum, 2003.] 25 GÁLA, L., POUR, J., TOMAN, P. Podniková informatika. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006, s. 64-65. 26 GÁLA, L., POUR, J., TOMAN, P. Podniková informatika. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006, s. 65.
20
-
Data v systému pracují na bázi naprosté konzistence a vzájemné kontroly. Velká část kontrolních a ověřovacích procesů probíhá automaticky. Ale je také moţné náhodně kontrolovat například přijatou fakturu oproti skladovým datům o zásobách.
-
Také lze všechna data kontrolovat zpět aţ k jejich vzniku a rozpoznávat důvody jejich změn a úprav. Různé transakce a jejich důsledky jsou snáze dohledatelné, coţ prospívá hlavně účetnictví (např. v účetní hlavní knize lze prohlíţet konkrétní faktury, které vedly k příslušnému stavu účtu).27
Projektování ERP Projektování informačního systému můţeme s L. Tondlem charakterizovat jako: „komplex činností, který vede k tvorbě informačního modelu žádoucího technologického procesu nebo technologického artefaktu, tj. soubor návrhových, rozhodovacích, poznávacích, organizačních a některých dalších intelektuálních činností.“28 Při projektování informačního systému musíme mít podle V. Horného na paměti, ţe se jedná o „činnost, kterou se vymezuje a dokumentuje vzájemný vztah činitelů (lidského, technického a metodického) vstupujících do daného procesu a jejich působení směřující k dosažení zadaných cílů. Vzájemný vztah a působení těchto činitelů se realizuje ve třech rovinách: v čase, tj. v určité posloupnosti, v prostoru (dispozičně) a strukturálně (odpovědnostně, kompetentně).“ 29
Kategorie ERP Dělení ERP podle velikosti zákazníka: -
Velké celopodnikové systémy (pro zákazníky s obratem vyšším neţ 1 mld. USD),
-
střední celopodnikové systémy (250 mil.-1 mld. USD),
-
menší celopodnikové systémy (20-250 mil. USD),
-
malé a menší obchodní systémy (5-20 mil. USD),
-
malé a domácí systémy (menší neţ 5 mil. USD).
27
GÁLA, L., POUR, J., TOMAN, P. Podniková informatika. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006, s. 65. TONDL, Ladislav. Hodnocení a posuzování ve vědě a výzkumu. 1. vyd. Praha: Grantová agentura České republiky, 2000, s. 30. 29 HORNÝ, Vladislav. Analýza a návrh systémů. 1. vyd. Praha: Vysoká škola ekonomická, 1999, s. 27. 28
21
Pro tyto úrovně se také vţilo označení High-end Market (první dvě úrovně), Mid-end Market (dvě prostřední úrovně) a Low-end Market (poslední úroveň pro nejmenší společnosti). Pro náš menší trh se však obvykle pouţívá zúţená verze tohoto členění: 1. velké systémy – pro zákazníky s více neţ 500 zaměstnanci a obratem nad 800 mil. Kč, 2. střední systémy – pro zákazníky s 25 aţ 500 zaměstnanci a obratem od 100 mil. do 800 mil. Kč, 3. malé systémy pro zákazníky do 25 zaměstnanců a obratem do 100 mil. Kč.30
Zavádění ERP v podniku Pro zavádění informačních systémů ve společnosti existuje ustálený postup. Jeho základní prvky můţeme vidět na schématu. Vytvoření správného týmu, rozdělení rolí v systému a spolupráce zaměstnanců, je pro celý projekt velice důleţitá. Právě na jejich práci totiţ systém stojí. Rozhodnutí pro určitý ERP
Instalace ERP Analýza specifických podmínek uţivatele
Výběr vhodného ERP Řešení a jeho dodavatele
Vytvoření řešitelského týmu
Určení individuálních parametrů uţivatele
Naplnění dat a číselníků
Testování
Uzavření smlouvy o zavedení ERP
Zahájení rutinního provozu ERP
Školení pracovníků
31
Obr. 1 Hlavní činnosti při výběru a implementaci na příkladu ERP
30
GÁLA, L., POUR, J., TOMAN, P. Podniková informatika. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006, s. 86-87. BASL, J., BLAŢÍČEK, R. Podnikové informační systémy : podnik v informační společnosti. 2. vyd. Praha: Grada Publishing, 2008, s. 194. 31
22
Zavádění systému se také často člení na tyto fáze: -
Příprava projektu,
-
cílový koncept,
-
realizace,
-
příprava produktivního provozu,
-
produktivní provoz a podpora.
Vlastnosti podstatné pro posuzování kvality ERP produktů -
Dobrá pověst a kvalitní výsledky dodavatele systému,
-
cena a reference o vybraném produktu,
-
funkcionalita – rozsah a kvalita funkcí vybraného produktu,
-
úroveň integrace – míra provázanosti dat, předávání dat mezi moduly, samostatnost modulů,
-
úroveň lokalizace – přizpůsobení zahraničního softwaru národním specifikům (jazyk, legislativa, účetnictví, výkazy),
-
architektura ERP,
-
provozní prostředí – pro jaký typ společnosti je ERP určeno,
-
míra customizace,
-
míra úprav softwaru, moţnost vlastních návrhů nových modulů,
-
jazykové prostředí – automatické přepínání jazykových mutací,
-
dokumentace softwaru – zda je k systému připraven a předáván dostatek kvalitní dokumentace (existuje dokumentace uţivatelská, provozní, projekční, vývojářská, dokumentace pouţitých implementačních metodik, technik a nástrojů při nasazování ERP do provozu),
32
-
podpora standardů a norem (přizpůsobená národnímu prostředí),
-
podpora kontrolních činností, vyhodnocování testů zboţí,
-
dokumentace obchodních procesů,
-
kvalita a provedení informačních auditů.32
GÁLA, L., POUR, J., TOMAN, P. Podniková informatika. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006, s. 87-88.
23
Podnikový informační systém společnosti BVV, a.s.
Společnost Veletrhy Brno, a.s. je jednou z nejvýznamnějších veletrţních správ střední Evropy. Kromě výstavnictví se věnuje mnoha přidruţeným aktivitám – výstavbě veletrţních expozic, pronájmu prostor, pořádání doprovodných zábavních programů a hlavně zajištění veškerých sluţeb, které s veletrhy souvisejí.33 Samotné výstavnictví má mnoho specifik. Velice důleţité je časové plánování, péče o zákazníka, kvalita a rozmanitost sluţeb, … vzniká rozsáhlý systém procesů a sluţeb, který je třeba nějakým způsobem organizovat, spravovat a kontrolovat. Pro správu veškerých informací a dat má společnost zavedeno několik softwarových systémů: -
Pro správu obchodních případů slouţí systém GOP,
-
pro správu výstavní plochy slouţí systém GRADYS,
-
pro správu ekonomických dat slouţí systém SAP,
-
pro správu komunikace a informačních databází slouţí systém Lotus Notes.
Tyto systémy dohromady tvoří Podnikový informační systém společnosti BVV, a.s.
GOP Systém GOP vznikl na objednávku. Jeho dodavatelem je společnost ORAX s.r.o.34, sídlící přímo v areálu veletrhů. Hlavní rozvoj systému je počítán od roku 2001. Systém slouţí jako platforma pro ekonomické, dokumentové, personální a organizační databáze a jeho hlavním účelem je komplexně zpracovávat objednávky od vystavovatelů. Tento systém je velice důleţitý pro správné plánování budování expozic, jejich vybavení a sluţby, které se budou k jednotlivým stánkům vztahovat v průběhu výstavy.
33
Veletrhy Brno : O společnosti Veletrhy Brno [online]. c2001-2009 [cit. 2009-29-07]. Dostupné z WWW: . 34 ORAX, s.r.o., Výstaviště 405/1, 603 00 Brno, www.orax.cz
24
Obr. 2 Moduly systému GOP35 35
Interní materiály společnosti Veletrhy Brno, a.s. Zpřístupnil Odbor informatiky: Ing. Radoslav Trněný, 24.3.2009.
25
Vstupy informací do systému GOP Provázanost podnikových informačních systémů je jednou z jejich velice důleţitých vlastností. Díky tomu je mnoho vstupů do systému také výstupy z něj. To je však samozřejmé, protoţe různé podnikové systémy spolu potřebují komunikovat a veškeré pouţívané informace provázat. Pokud by tato komunikace fungovala pouze jednosměrně, mohlo by docházet k nejednotnosti údajů a jejich neaktuálnosti. Také by práce pro zaměstnance byla mnohem sloţitější a nepřehlednější. -
Začátek – definice akce - V tomto modulu se zadávají základní informace o výstavních akcích. Definuje se název akce, rok konání, kód akce, atd. Po vloţení těchto informací vytvoří systém další pod-databáze, ve kterých shromaţďuje a spravuje informace k zadané akci.
-
Katalog web - Katalog je umístěný na internetových stránkách společnosti. Obsahuje stejné údaje jako katalog tištěný, jen více usnadňuje vyhledávání. Je vstupem informací o vystavovatelích (technologie a produkty, které přijíţdějí představit), v současnosti však funguje spíše jako výstup těchto informací.
-
DATACENTER Expodata - Expo Data36, spol. s.r.o. spravuje pro Veletrhy Brno, a.s. část dat vkládaných na internet. Ve spolupráci s Veletrhy Brno, a.s. také vytváří podle přihlášek vystavovatelů nomenklaturu jednotlivých veletrhů a katalogy těchto výstav.
-
Pošta - V systému je zaznamenávána veškerá komunikace s vystavovateli. Vstup z pošty zahrnuje elektronickou korespondenci formou e-mailů, e-letterů a directmailů. Tento modul mapuje péči o zákazníky a odběratele a přináší do systému moţnost kontroly plánování těchto procesů.
-
Gradys - Je samostatný softwarový systém, který zpracovává objednávky vystavovatelů - znázorňuje rezervace ploch včetně přesných časů. Plánuje se v něm rozmístění stánků na ploše podle poţadavků zadavatelů. Je moţné zde zakreslit i objednané vybavení stánku a poţadované doplňkové sluţby.
-
SAP - Je systém spravující ekonomická data společnosti. Je samozřejmé, ţe je propojen s ostatními systémy společnosti, tedy i GOP. GOP spravuje objednávky vystavovatelů – jejich poţadavky na plochu, vybavení a sluţby. Tyto data jsou pak zohledněny v systému SAP, kde jsou vedeny objednávky a vystaveny faktury.
36
EXPO DATA spol. s r.o., Výstaviště 1, 648 00 Brno, www.expodata.cz
26
V systému SAP se potom s daty dále pracuje a to se zpětně odráţí i v systému GOP. Ekonomická data SAPu, například přehled plateb, pohledávek a další data jsou připojena k obchodnímu případu systému GOP. -
Objednávkový blok, WEB, LN, odběratelé, subdodavatelé - Objednávkový blok je on-line dostupná aplikace pro objednávku sluţeb. Vystavovatel si zde vybere vybavení, které si chce na stánek pronajmout a svůj poţadavek odešle. Ten se automaticky zobrazí v systému GOP a všech potřebných modulech. Zde si tyto poţadavky mohou automaticky rozebírat lidé, kteří je mají na starost.
-
Vnější zdroje, média, konkurenční akce - Vstup informací z vnějších zdrojů. Pro společnost je důleţité sledovat svůj mediální obraz a kontrolovat práci konkurence. Tyto informace se získávají několika různými způsoby (například konkurenční zpravodajství, monitoring médií, …).
Zpracování informací v systému GOP Všechny přijímané informace jsou v systému automaticky distribuovány do modulů, ve kterých je třeba je zohlednit. Mnoho výsledků z těchto informací vzniká automaticky například přehledy a statistiky. Informace týkající se například firem, které se chystají vystavovat, se automaticky „spárují“. To znamená, ţe přijatá objednávka na občerstvení a květiny, kterou vystavovatel vytvoří přes on-line objednávkový blok, se automaticky přiřadí k údajům o vystavovateli. Také se zohlední ve sloţce sluţeb, v pohledávkách a tím pádem se tyto data i exportují do systému SAP, kde se zohlední ve vyúčtování sluţeb pro daného klienta. Příklady zpracování dat v modulech: -
Modul rezervace ploch Systém GOP má velice přehledný modul plánování vyuţití ploch. Všechny zadané informace nárokující si prostor na ploše, se zohlední v tomto modulu a zobrazí se na časové liště. Na schématu je v nastavitelných časových etapách barevně znázorněno vyuţití plochy i s časem pro výstavbu stánků. Tato časová lišta se dá znázornit v ročním měřítku, ale i jako rozpis dne po hodinách. Systém díky tomu vyhovuje vysokým nárokům při plánování pronájmu kongresových hal a pořádání konferencí.
27
-
Modul GOP REGINA Modul systému GOP REGINA je rozsáhlá databáze registrovaných návštěvníků – v současné době obsahuje zhruba 600 000 záznamů. Informace do databáze proudí z registračních pokladen a on-line systému registrace. Registrační pokladny pouţívají systém čárových kódů, takţe záznamy se vţdy propojí a informace jsou pravidelně aktualizovány. Zadávané informace: -
Jméno,
-
firma,
-
kontaktní údaje,
-
postavení ve firmě, velikost firmy,
-
o kterou část oboru má návštěvník zájem.
Informace o registrovaných návštěvnících jsou kaţdý veletrh vyhodnocovány. Tvoří se z nich statistika o mezinárodní účasti, o hlavním cíli návštěvníků a další. V této databázi je moţné vyhledávat pomocí různých kritérií, vyhledané záznamy exportovat a vytisknout například jako štítky. Kontakty z GOP REGINA se pouţívají hlavně pro nábory vystavovatelů a rozesílání aktuálních informací.
Výstupy ze systému GOP Výstupů ze systému je velké mnoţství. Hlavním a výsledným výstupem je kvalitní a bezproblémová výstavní akce. Různé menší či větší výstupy má však kaţdý modul systému GOP. Příklad modulů exportujících informace ze systému: -
SAP
-
Gradys
-
Produkty
-
Ceníky
-
Pošta
-
Novináři
-
Rezervace ubytování
-
Statistiky 28
-
Provize ZZ
-
Vystavovatelské průkazy
-
Vyuţití pozvánek Nejvíce informací je exportováno do dalších informačních systémů společnosti.
Do systému SAP jsou exportována ekonomická data, do systému GRADYS jsou exportovány poţadavky vystavovatelů. Podle údajů v GOP jsou tištěny a vydávány vystavovatelské průkazy a rozdělovány vouchery na sluţby a akce. 37
Gradys Gradys je interaktivní systém slouţící pro správu výstavní plochy. Upřesňují a zaznamenávají se zde data z objednávek vystavovatelů. Tento systém nejvíce vyuţívají obchodníci společnosti, kteří díky němu mají perfektní přehled o obsazenosti plochy, typech volných ploch a aktuální nabídce. Systém má naprogramovány detailní půdorysy jednotlivých pavilonů (včetně omezení – sloupů schodišť, …). Velkou výhodou systému je, ţe naprogramovaným specifikům prostoru je schopen automaticky přizpůsobovat nabídku prostor. Software Gradys pracuje v operačním systému Windows 3.2. Jeho hlavním principem je současné zobrazení plánu pavilonu a fronty zákazníků. Informace těchto dvou modulů jsou vzájemně automaticky srovnávány a aktualizovány. Systém má silnou vazbu na systém GOP. Objednávky, které jsou k výstavní akci přijaty systémem GOP, se na plochu zakreslují právě pomocí Gradysu.
Vstupy informací do systému Gradys -
Data o akci - Data o výstavní akci, přidělených pavilonech a dalších omezeních do systému zadává obchodník náboru ve spolupráci s týmem výstavní akce. Obchodník si při vstupu do systému volí, se kterou akcí bude pracovat, a podle toho se zobrazí pavilony a další informace.
37
Rozhovor: Dušan Skřivánek, 30.7.2009.
29
-
Data o expozici - Informace o velikosti a umístění výstavního stánku získává systém z objednávek vystavovatelů. Ty jsou importovány ze systému GOP – přesněji z modulu přihlášek. Zde jsou poţadavky objednavatelů – velikost a umístění (Ostrovní, Hlavový, Rohový, Běţný) stánku.
-
Fronta zákazníků Tento název označuje soubor objednávek na určenou akci. Zobrazují se tyto informace: 1. Zkrácený název firmy, 2. počet poţadovaných metrů čtverečných, 3. poţadovaný typ stánku (O-ostrovní, H-hlavový, R-rohový, B-běţný), 4. přidělený počet metrů čtverečných, 5. přidělený typ stánku (členění stejné, jako u poţadovaného typu), 6. pomocná pole TRID1 a TRID2 (lze je pouţít jako třídící kriteria), 7. matice dělitelů plochy. Je-li poţadovaná velikost plochy dělitelná některým z dělitelů 2 aţ 9, je příslušný dělitel zvýrazněn značkou X, 8. příslušnost k figuře (nemusí být definováno) , 9. poţadavek na patrový stánek (1=patrový, 0=běţný), 10. přidělen patrový stánek=1, přidělen běţný stánek=0, 11. čísla stánků, 12. zkratka dle EFAS, 13. poznámka, 14. akce, 15. interní poznámka Gradys. Tyto data jsou exportovány ze systému GOP.
Obr. 3 Fronta zákazníků
38
Zpracování informací v systému Gradys Systém Gradys velmi ulehčuje práci obchodníků jednotlivých akcí. Při vybrání akce se zobrazí pronajímané plochy a fronta zákazníků. Fronta zákazníků je systémem neustále automaticky aktualizována podle práce s objednávkou a přidělování plochy. 38
Uživatelský manuál Gradys. Brno: Veletrhy Brno, [2000].
30
-
Práce s frontou - Z fronty lze vybrat vystavovatele, se kterým se chystám na ploše pracovat, frontu zákazníků lze také různě třídit a vyhledávat v ní. Lze zobrazit aktuální stav objednávky z fronty, dále tuto objednávku zpracovávat a upravovat.
-
Přidělování plochy - V systému se uţívá toto barevné rozlišení ploch: Černá
Sloupy
Červená
Přidělená plocha
Zelená
Plocha, přidělená právě vybranému zákazníkovi
Modrá
Stánek
Světle modrá Stánek právě vybraného zákazníka Tab. 2 Plochy v systému Gradys
39
Po výběru zákazníka začne obchodník zakreslovat poţadavky do interaktivní mapy pavilonu. -
Funkce stánek - Zde se zohledňují nároky zadavatelů na velikost, typ a náleţitosti stánku. Při tvorbě stánku se zadávají kóty, které umoţňují lepší orientaci v rozměrech stánků. Tato funkce je poloautomatická. Moţnosti stánků: - Volba typ stánku (Běţný stánek s přístupem z jedné strany, Rohový stánek s přístupem ze dvou stran, Hlavový stánek s přístupem ze tří stran, Ostrovní stánek s přístupem ze čtyř stran), - volba, zda se bude jednat o patrový stánek, - volba atributu „jako minule“, - umístění čísla stánku
-
… a další.
Projektování stánků Systém Gradys je moţno vyuţít i pro projektování jednoduchých stánků. Má mnoho funkcí ulehčujících tuto práci – automatické udrţování pravých úhlů, kótování, automatické umisťování panelů, … Pro sloţitější stánky je samozřejmě pouţíván příhodný specializovaný software (CAD).
39
Gradys: uživatelský manuál. Brno: Veletrhy Brno, [2000].
31
Obr. 4 Práce v systému Gradys
-
40
Statistika - Tato funkce je umístěna v základním menu systému a je schopna automaticky zobrazit celkovou plochu pavilonu, vyuţitou plochu i její procentuální vyjádření. Stejně tak podá informaci o ploše neobsazené.
-
Databáze - Databáze je v podstatě fronta zákazníků přidělených k určitému pavilonu. V této databázi se například převádějí zákazníci z jednoho pavilonu do jiného při nedostatku
prostoru
a podobně.
Také
se
dají
v databázi
editovat
údaje
o vystavovatelích, třídit je podle figur a vybírat údaje pro statistiky.
Výstupy ze systému Gradys Data ze systému se pouţívají jako výchozí při tvorbě plánkové části katalogů výstav. Dále se s nimi pracuje při plánování doprovodného programu akcí a dalším pronájmu ploch. Je důleţité zdůraznit, ţe data týkající se zákazníků (zpřístupněna v aplikaci Fronta) nejsou automaticky aktualizována v systému GOP. Pokud jsou při práci obchodníků tato data nějakým způsobem modifikována, je nutné je ustáleným postupem převést do systému GOP. 40
Gradys: uživatelský manuál. Brno: Veletrhy Brno, [2000].
32
K tomuto procesu se pouţívá systém zvaný „Přepravka“. Stejně tak pokud začínáme pracovat v systému Gradys, je důleţité zkontrolovat si identičnost dat a popřípadě je pomocí „Přepravky“ aktualizovat. Tento postup se můţe zdát poněkud sloţitější, ale není příliš častý. Systém Gradys neslouţí primárně pro úpravu dat o vystavovatelích. Další výstupy ze systému jsou statistiky vyuţití výstavní plochy, databáze návrhů stánků, plány a mapy umístění stánků jednotlivých výstav. Podle těchto plánů pracují týmy, které stánky staví a připravují, také se podle nich rozvádějí inţenýrské sítě, řídí se jimi týmy nábytkářů atd.41
Obr. 5 Schéma přenosu dat
42
SAP (Systeme, Anwendungen und Produkte) V roce 2007 se společnost rozhodla pro inovaci informačního systému. Cílem bylo nahradit stávající skupinu aplikací (AREAL, TPV, FUNDUS, P + S, MaP, MIS), pracujících nad externími databázemi INFORMIX (ALB, ECO, ASPI, NEW), a systém EFAS (postavený nad databází PROGRESS). Původní systémy byly pro svou procesní roztříštěnost a nejednotné aplikační prostředí neefektivní. Ze své podstaty se totiţ chovaly procesně a na úrovni liniového řízení tak sniţovali svou účinnost, čímţ zamezovaly moţnosti rozvoje do budoucna. Jako nový software byl vybrán SAP ECC 6.0 od firmy SAP ČR. Výběrovým řízením byla pro implementaci vybrána společnost IDS Scheer ČR, s.r.o43. Systém SAP se začal vyvíjet jiţ v roce 1972 pro sálové počítače IBM Mainframe, pro ty byla pouţívána verze SAP R1 a později SAP R2. Následující verze R3 jiţ vyuţívala 41
Gradys: uživatelský manuál. Brno: Veletrhy Brno, [2000]. Gradys: uživatelský manuál. Brno: Veletrhy Brno, [2000]. 43 IDS Scheer ČR, s.r.o., Vídeňská 546/55, 639 00 Brno, www.ids-scheer.cz 42
33
architekturu client-server a pracovala s osobními počítači. Jádrem je ERP systém. Systém je modulární, je schopen vymezit moţnosti přístupů a oprávnění. Nabízí i připravená řešení pro určité obory, ale také je schopen své funkce přizpůsobit na míru specifickým poţadavkům podniku. Systém SAP je známý svým silným marketingem, díky kterému je na trhu velmi populární. Společnosti si často zavádějí SAP jako známku své úspěšnosti – je to prestiţní záleţitost. Systém SAP je ve společnosti naposledy zavedenou součástí ERP. Díky tomu můţeme ještě v podniku vysledovat důvody jeho zavedení, informace o systémech které nahradil a další informace.
Příprava implementace systému SAP Právě tato fáze je nejdůleţitější. Společnost, která vyhrála výběrové řízení na implementaci programu, musí udělat pečlivou analýzu procesů ve firmě. Mapuje se doposud pouţívaný software, zjistí se potřeby zaměstnanců, obchodní a provozní procesy a pod. Po pečlivé procesní analýze společnosti bylo rozhodnuto v systému implementovat podporu těchto hlavních firemních procesů: -
Systém EFAS (Dřívější systém zpracovávající účetnictví a controlling)
-
Podpora projektového řízení
-
Task management
-
Workflow
-
Fundus
-
Mzdy
-
Řízení lidských zdrojů
-
Správa areálu
-
Rozpočty expozic
… a další
Tyto procesy bylo třeba adekvátně nahradit a rozšířit jejich moţnosti podle aktuálních poţadavků. Důleţité bylo také přebudovat dosavadní neorganizovaný systém ukládání dat. Pro správu dat byl pouţit objektový přístup, coţ znamená, ţe informace jsou uloţeny pouze jednou a jsou pak sdíleny a zpracovávány různými moduly.44
44
Inovace informačního systému BVV: základní dokument. Brno: Veletrhy Brno, [2006].
34
Provoz a podpora Celý tento proces trval zhruba 9 měsíců (od března 2007), k finálnímu spuštění došlo 1.1. 2008. Dnes uţ probíhá pouze závěrečná fáze podpory. Ta je dlouhodobá a podílejí se na ní zaměstnanci dodavatele i někteří vyškolenější pracovníci BVV. Poimplementační servis zahrnuje: aktualizace systému, menší změny a přidávání nových produktů (pokud firma zjistí, ţe se na něco zapomnělo, nebo vzejde nový poţadavek). Servis zajišťují: -
Vyškolenější zaměstnanci BVV (tzv. klíčový uţivatelé),
-
tým správy systémů – zajišťuje technický chod,
-
dodavatel řešení.
Dodavatel řešení se stará hlavně o sloţitější úpravy. Přenastavuje organizační struktury a také na vyţádání povyšuje systém na vyšší verzi. SAP ČR také zajišťuje legislativní úpravy – v menších případech jsou dodávány na CD, ve sloţitějších případech změny provedou pracovníci dodavatele.
Systém oprávnění Při implementaci programu byla vytvořena mnoţina rolí s nadstandardními oprávněními a funkcemi. Jejich úloha v projektu je velmi důleţitá. Tito pracovníci mají buď v důsledku svého postavení ve společnosti nadstandardní schvalovací funkce, nebo třeba moţnost úpravy tohoto systému. Jedná se o role: -
Sponzor projektu za BVV a za IDS
-
IT Supervizor (project manager, senior konsultant, service manager)
-
Vedoucí projektu
-
Administrátor projektu
-
Architekt projektu
-
Vedoucí pracovních týmů
-
Vlastníci klíčových procesů
-
Tým zajišťování kontroly a kvality
-
Komise pro změny 35
Díky tomuto rozdělení rolí jsou jasně rozděleny i rozhodovací a schvalovací pravomoci. Řízení přístupu se však týká i řadových pracovníků. Kaţdý má přístup pouze k těm modulům, které projektová analýza vyhodnotila jako potřebné pro práci tohoto pracovníka. I v těchto modulech dále funguje systém oprávnění a přístupů. Zaměstnanec můţe schvalovat pouze transakce, které náleţí do jeho pravomoci. Stejně tak pro přístup k informacím má různé stupně oprávnění.
SAP a zaměstnanci Pro zaměstnance bylo připraveno školení k ovládání nového systému, které musel kaţdý absolvovat. Vzhledem k různým individuálním moţnostem systému byli zaměstnanci vţdy rozděleni do skupin podle modulů, které jsou oprávněni vyuţívat. Ze školení si odnášeli také manuál pro uţivatele systému SAP. I ten měl individuální úpravy, podle pracovní pozice zaměstnance. Mnoho zaměstnanců, nejen ve společnosti BVV, si na zavedení tohoto systému z počátku stěţuje. Styl práce v tomto programu je totiţ dosti odlišný od ostatních. Navíc je celý systém zpracován s pověstnou německou přesností – je velice důleţité dodrţovat pravidla, neexistuje ţádná volnost, vše musí být naprosto přesné. Není náhodou, ţe si mnoho firem při implementaci tohoto programu přeje vypnout některé části kontroly. Zaměstnanci si na program těţko zvykají také proto, ţe přímo nekopíruje předešlý systém. Procesní analýza mnohdy odhalí některé chyby či zbytečnosti v zavedeném chodu firmy. Tento řád je pak narušen, protoţe systém tyto procesy pozmění a zefektivní. Pro zaměstnance je toto „období přivykání“ velmi obtíţné.
Vstupy do systému SAP Do systému vstupují veškerá ekonomická data a další data potřebná pro práci ekonomů. Systém SAP získává data od ostatních firemních systémů. Například pro výpočet mezd získává systém informace z docházkového a stravovacího systému (menší externí software). Z Lotus Notes si zase systém přebírá data o zaměstnancích a jimi absolvovaných
36
kurzech. Ze systému GOP přicházejí do systému data o objednávkách vystavovatelů (plochy, sluţby, vybavení). Systém slouţí pro správu základních procesů společnosti: -
Realizace areálové akce
-
Realizace mimoareálové akce
-
Realizace meziveletrţní akce
a ostatních podpůrných procesů. Do systému jsou tedy například vkládány informace pro: -
Zpracování účetnictví, mezd,
-
daňovou evidenci,
-
fakturaci sluţeb, pronájmů,
-
výběrová řízení,
-
skladové hospodářství,
-
účtování o dlouhodobém majetku,
-
zúčtování nákladů, výnosů, hospodářských výsledků,
-
sledování finančních účtů, dlouhodobých závazků
… a další.
Zpracování informací v systému SAP Systém pracuje s kmenovými daty, coţ znamená, ţe jsou data uloţena jednou centrálně, nikoliv redundantně u kaţdého pracovníka. Informace jsou v systému zpracovávány téměř automaticky. Jednotlivé funkce kontrolují správnost dat, jejich časový management, automaticky dodrţují směr postupu dat po společnosti. Pracovní postupy jsou tím velmi zjednodušeny a samotná práce zpřehledněna. Systém SAP slouţí ke zpracování těchto procesů: -
Nákupní procesy,
-
Řřízení projektů,
-
finanční účetnictví,
-
řízení údrţby,
-
treasury Management,
-
personální administrace, mzdy,
-
Eevidence majetku,
-
personální rozvoj,
-
controlling (nákladové účetnictví),
-
business Intelligence,
-
materiálové hospodářství,
-
data Warehouse,
-
odbyt a distribuce,
-
workflow
37
-
investiční majetek,
-
fundus,
-
rozpočty expozic.
Výsledkem je jednotná databáze vstupů všech ekonomických dat (dříve tato data zpracovávali dva systémy EFAS a GOP).
Výstupy ze systému SAP Výstupem ze systému SAP jsou zpracovaná ekonomická data. Důleţité je, ţe výstupy z jednotlivých modulů jsou prezentovány jednotně. Místo dřívějších tabulek v MS Excel je nyní například k dispozici strukturovaný reporting (př. platí pro modul Controlling). Příklad výstupů dat: -
Zpracované účetnictví společnosti,
-
ceníky sluţeb,
-
vystavená objednávka sluţeb,
-
zaplacená faktura,
-
roční uzávěrka hospodaření společnosti
… a další.
Lotus Notes Společnost Veletrhy Brno, a.s. pouţívá software Lotus Notes/Domino, nově verzi 8 od společnosti IBM. Systém je schopen pracovat pod systémy Windows a Linux. Zaměstnancům umoţňuje trvalý přístup ke všem důleţitým informacím. Pomocí tohoto programu mohou odesílat a přijímat elektronickou poštu sítě Internet, plánovat schůzky, prohlíţet internet, odesílat příspěvky do diskusních skupin a pomocí úvodní stránky sledovat důleţité denní informace. Funguje tedy jako platforma pro groupwarové aplikace, podnikovou komunikaci i různé databáze. Tento podnikový systém je u společností velmi oblíbený. Mezi jeho hlavní výhody patří vysoké zabezpečení dat (program byl původně určen pro americkou armádu), stabilita a funkčnost na různých platformách. Jeho výhodou je také upřednostňování práce v síti. Software má definovány základní funkce, ty se spouštějí pomocí jednotlivých modulů na pracovní ploše. Se zakoupením programu má společnost k dispozici aplikaci pouze se základními typy modulů - například modulem elektronické pošty, adresářem, kalendářem
38
a tak dále. Mnoho společností má však na systém specifické poţadavky. Pokud pro své zaměstnance potřebuje nějaké moduly navíc, můţe si jejich naprogramování objednat u dodávající firmy, nebo si je vytvořit sama. Společnost Veletrhy Brno, a.s. má pro správu a programování modulů v systému Lotus Notes vlastní tým programátorů. Ti dohlíţejí na funkčnost a spolupráci programů, upravují pouţívané moduly a také programují moduly nové. Do programu Lotus Notes/Domino se pracovník přihlásí pomocí přihlašovacího jména a hesla. Po načtení programu se zobrazí pracovní plocha s moduly. Lze spustit několik modulů zároveň, volíme si je pak v záloţkových kartách. Kaţdý uţivatel má podle své pracovní pozice a náplně práce v počítači nainstalovány pouze ty moduly, které potřebuje. Zpřehlední se tak pracovní plocha a zároveň je tím řešen systém přístupů (uţivatel se dostane pouze k modulům, ve kterých smí pracovat). I v jednotlivých modulech je moţné nastavovat míru přístupu individuálně. Zaměstnanec si například můţe v některých modulech informace přečíst, ale ze své pozice není oprávněn je vkládat, nebo například dokumenty schvalovat. Veletrhy Brno, a.s. vyuţívají tento databázový systém pro tři hlavní úkoly – komunikaci, sdílení dat a svou prezentaci. V současné době zahrnuje okolo 2000 databází (modulů). A které z modulů jsou ve firmě nejpouţívanější? Naprosto základní a jednoduché – pošta, telefonní seznam, portál zápisů z porad a jídelní lístek.
Vstupy do systému Lotus Notes Typy informací: -
komunikace
-
kalendář a plánování
-
archiv dokumentů
-
manuály
-
sluţební cesty a ţádanky, docházka
-
data z monitoringu médií
-
odborné informace
-
informace o týmech, výstavách, práci
-
číselníky
39
Větší část dat do systému zadávají zaměstnanci (zaměstnanci) a jedná se například o zápisy z porad, informace o týmech a další dokumenty. Druhá část dat přichází do systému automaticky – například data o docházce zaměstnanců. Ty jsou importovány ze systému elektronických docházkových karet. Importují se také data z objednávkového bloku ESO a třeba systému SAP.
Zpracování informací v systému Lotus Notes Příklad vyuţití modulů: -
Komunikace - Je jednou ze základních funkcí systému. Email (v Lotus Notes) slouţí vnitropodnikové poště i komunikaci přes internet. Dalším typem komunikace, kterou systém umoţňuje je například propojení členů pracovních týmů – pomocí příslušného softwaru mohou sdílet své návrhy, komentovat je a dále na nich pracovat. Velmi vyuţívaný je také portál diskuzí.
-
Práce s daty - Data a práce s nimi je nejrozsáhlejší úkol systému. Příchozí data jsou v systému strukturovány a ukládány do databází (modulů), které se obecně dělí na: -
obecné databáze
-
speciální databáze
-
databáze na povolení vedení (citlivá data)
Tyto informace je pak moţné strukturovat, pracovat s nimi a sdílet je. Jsou řazeny v přehledných databázích s různými moţnostmi úprav a vyuţití. Díky těmto specializovaným databázím má společnost své informace pečlivě setříděné a připravené k pouţití. Usnadňuje se vyhledávání dat, zajištěna je jejich bezpečnost a zálohování. -
Modul Publicity - Příkladem zpracování informací je Modul Publicity, kam se nově vkládají skenované články z odborných periodik a výsledky monitoringu médií (zajišťuje Newton media a.s.). Informace, které byly dříve pouze v papírové podobě v kanceláři PR manaţera daného veletrhu, jsou nyní chronologicky a oborově řazeny v elektronické podobě. Jejich vyuţitelnost tak nesrovnatelně stoupá. Zároveň jsou tyto články doplněny o systém hodnocení. Hodnocení důleţitosti článku se vyjadřuje podle číselné stupnice. Niţší hodnotu má samozřejmě zmínka o chystaném veletrhu v kalendáři kulturních akcí, neţ například článek na první straně deníku věnovaný úspěchu Mezinárodního strojírenského veletrhu. Pro posouzení práce PR manaţera se určuje i imaginární finanční hodnota článku. Tyto informace jsou pak 40
vyuţity při kontrolním dni PR manaţerů, kdy se zkoumá kvalita jejich práce. I sám PR manaţer můţe tento portál vyuţít pro svou vlastní kontrolu. Jednoduše získá přehled o publicitě veletrhu v průběhu roku a lépe rozpozná, kterým médiím se má třeba více věnovat. Další přidanou hodnotou portálu je popis článků. Pokud se v článku objeví zmínka o některém z vystavovatelů, uvede se i v záznamu. BVV pak můţe jednoduše vystavovatelům prokázat publicitu, kterou jim veletrh přinesl. Opět se tím usnadňuje práce nejen PR manaţera, ale i obchodníků.45 -
Prezentace - Prostřednictvím systému Lotus Notes/Domino je tvořena i internetová stránka společnosti BVV. Díky příslušnému modulu a udělenému přístupu ji mohou spravovat pověřené osoby, které k tomu absolvovaly školení. Mohou pak na internet přes redakční systém vkládat nové informace, články i fotografie. Tuto funkci vyuţívají hlavně PR manaţeři společnosti, kteří zde umisťují aktuality o veletrzích. S touto prezentací manaţerům dále pomáhají společnosti Expocomp46 spol. s r.o. a Expo Data47 spol. s.r.o.
Výstupy ze systému Lotus Notes Výstupem jsou kvalitní databáze firemních informací, které jsou zaměstnanci jednoduše vyuţitelné. Vzniká mnoţství faktografických databází. Zvláště číselníky, které se zde tvoří vyuţívá například i systém SAP. Systém také z dat vytváří statistiky, přehledy a schémata. Výstupem tedy můţe být vytištěný seznam kontaktních adres novinářů, nebo třeba docházka vybraného zaměstnance. Dalším důleţitým výstupem jsou webové stránky společnosti, které jsou také zpracovávány prostřednictvím Lotus Notes.48
Úloţiště dat, helpdesk systémů Data pouţívaná ve společnosti je nutné bezpečně zálohovat. Pro ukládání dat je pouţíván software IBM FileNet Panagon P8, který je řadí do centralizovaného úloţiště. Ten 45
Rozhovor: Mgr. Jiří Palupa, 2.2.2009. EXPOCOMP, spol. s r.o., Výstaviště 1, 648 17 Brno, www.expocomp.cz 47 EXPO DATA spol. s r.o., Výstaviště 1, 648 00 Brno, www.expodata.cz 48 Rozhovor: Jiří Vymyslický, 16.1. 2009. 46
41
výrazně ulehčuje správu dokumentů a workflow. Společnost BVV, a.s. pomocí této aplikace spravuje i helpdesk svého webového portálu. Helpdesk funguje jako podpora uţivatelů při práci se softwarem vyuţívaným ve společnosti. Pokud měli dříve zaměstnanci problém s nějakou
funkcí,
telefonovali
na
Odbor
informatiky.
Tento
systém
byl
však
neorganizovatelný. Vše se vyřešilo právě formou helpdesk, kdy zaměstnanec problém popíše. Pomocí portálu si jej pak převezme informatik, který na to má odpovídající zaměření. Centralizací a sledováním všech dotazů je také moţné lépe sledovat problémy uţivatelů, vyhodnocovat je, a také podle toho upravovat jednotlivé systémy. Mnohdy také stačí tomuto tématu věnovat více času při zaškolování zaměstnanců.49
Další informační kanály
Internet Webová prezentace společnosti zpřístupňuje veškeré důleţité informace o aktivitách společnosti Veletrhy Brno, a.s. Informace na tyto stránky připravují jednotlivá oddělení a vkládá je převáţně společnost Expocomp. Jsou zde umístěny informace o: -
Společnosti BVV, a.s. (informace zpracovává marketingového oddělení),
-
probíhajících výstavách (informace pocházejí od obchodních týmů, PR manaţerů, novinářů a fotografů tiskového střediska),
-
dostupných sluţbách (obchodní týmy).
Prezentace také obsahuje on-line formuláře pro akreditaci novinářů (po uloţení se automaticky promítne v příslušném modulu Lotus Notes) a registraci návštěvníků (dále zpracovává systém GOP. Na této webové prezentaci je také dostupný Elektronický objednávkový blok ESO. Zde mohou vystavovatelé po přihlášení on-line objednávat sluţby a vybavení pro své expozice. Tyto informace jsou automaticky zpracovány systémem GOP.50
49 50
Rozhovor: Jiří Vymyslický, 22.7. 2009. Veletrhy Brno [online]. c2001-2009 [cit. 2008-05-13]. Dostupné z WWW: .
42
Veletrţní rádio Veletrhy informují všechny návštěvníky a vystavovatele v areálu formou veletrţního rádia. Uváděné informace jsou pečlivě vybírány, tak aby napomáhaly orientaci návštěvníků a upozorňovaly na zajímavé moţnosti. Na výběru se podílejí PR manaţeři akcí (doprovodný program), obchodní manaţeři (pokyny pro vystavovatele). Uvádí informace: -
Z katalogu výstavy (kdy a ve kterých pavilonech probíhá výstava, doprovodný program, zajímavosti),
-
ze základních pokynů pro vystavovatele (informační servis pro vystavovatele),
-
reklamní prezentace vystavovatelů – ty si mohou vystavovatelé objednat předem pomocí systému GOP, nebo v průběhu veletrhu osobně.
Elis Elis je systém informačních stánků, které poskytují základní informační sluţby vystavovatelům i návštěvníkům. Sluţby Obsluha stánku má k dispozici počítač s jednoduchým softwarem. Ten spravuje databázi vystavovatelů a umoţňuje v ní vyhledávat podle různých kategorií. Tento software je na akci vţdy připravován – vkládají se aktuální data (stejná jako jsou dostupná v katalogu), která vznikají pomocí systému GOP a společnosti Expodata. V programu je moţné vyhledávat vystavovatele podle oborů, názvu, státu, skupiny (nomenklatura pouţívaná na daném veletrhu). Databáze také obsahuje informace o doprovodném programu. Dotazy je moţné dále kombinovat. Výsledkem je vytisknutý seznam poloţek – název vystavovatele, obor, stát, pavilon, číslo stánku. Software v samoobsluţných stanicích je poněkud zjednodušen – hlavně v oblasti vyhledávání. Uţivatelé s touto stanicí pracují samostatně, výsledkem je vyhledaná informace zobrazená na obrazovce stanice. Samoobsluţné stanice mají jednu velkou výhodu, ty které jsou dostupné nepřetrţitě obsahují v období mezi veletrhy celkovou databázi vystavovatelů, ze všech konaných veletrhů. Personál stánku (zaškolení, vedení) a samoobsluţné stanice spravuje společnost Expocomp, spol. s.r.o.
43
Stánky poskytují informace: -
Zaměstnancům při montáţi stánků (plány pavilonu, interní telefonní seznamy),
-
vystavovatelům (předávají katalogy, pomáhají při nesrovnalostech, prodávají wifi kupony),
-
návštěvníkům (reagují na informační dotazy, zpřístupňují informační materiály o veletrhu),
-
všem uţivatelům (základní informace o okolí areálu, dostupnosti do centra, finančních sluţbách v okolí).51
Stánky Elis jsou k dispozici u vstupu do areálu a v pavilonech (u volných ploch), kde právě probíhá výstava.
Press Centrum Tiskové středisko je rozsáhlý reprezentativní prostor, který slouţí jako zázemí pro novináře navštěvující veletrh. Probíhají zde tiskové konference Veletrhů Brno, a.s. k nadcházejícímu veletrhu, ale také prezentace různých firem a svazů. Na dobu konání veletrhu se sem ze své kanceláře v administrativní budově „stěhuje“ marketingový a PR manaţer probíhající akce, který je tak neustále k dispozici pro dotazy novinářů, stejně tak jako vedoucí tiskového střediska. Kompletní informační servis je umoţněn také díky najatým redaktorům a fotografům, kteří po celou dobu veletrhu shromaţďují informace a píší články. Ty jsou ve spolupráci se společností Expocomp umisťovány na internet a ty nejdůleţitější se otisknou ve veletrţním bulletinu. Vybrané fotografie expozic, dění na veletrhu, důleţitých tiskových konferencí, společenských večerů a udílení cen jsou také umístěny na internet – samozřejmě v tiskové kvalitě. Akreditace Vstup do tiskového střediska je povolen pouze novinářům, kteří mají vyřízenou akreditaci. Pracovníci akreditace mají k dispozici počítače se softwarem Lotus Notes/Domino, při akreditaci je pouţíván modul Akreditace novinářů. Informace v této databázi jsou bezprostředně aktualizovány při akreditaci jednotlivých novinářů. Do systému se zadávají tyto základní údaje: Jméno osoby, název redakce, adresa redakce a email osoby. Poté se novináři vytiskne jmenovka slouţící k bezplatnému vstupu na veletrh. Fotografům a dalším pracovníkům médií je vydáván servisní vstup – také bezplatný. 51
Rozhovor: Hana Kohutková, 7.4. 2009.
44
Seznam novinářů v databázi lze řadit abecedně podle příjmení, dále podle redakce, země, akce… Všechny tyto informace jsou vyuţívány pro zefektivnění práce a počty akreditovaných novinářů jsou také uvedeny v závěrečné zprávě veletrhu. Sluţby tiskového střediska: - Technické zázemí, -
denní tisk,
-
materiály o veletrhu (katalogy, letáky, broţury),
-
odborné časopisy (tématicky podle probíhajícího veletrhy),
-
materiály od vystavovatelů,
-
informace o plánovaných akcích na BVV, a.s.,
-
informace o městě Brně.52
Business Centrum I zde je vstup omezen – pouze pro vystavovatele a jejich partnery. Hlavním cílem tohoto centra je poskytnout nadstandardní péči vystavovatelům a odborníkům. Vstup do Business Centra je umoţněn registrovaným odborným návštěvníkům, vystavovatelům a jejich partnerům. Při vstupu do centra je recepce, kde se návštěvníci registrují a uvádějí kontaktní údaje. Nepřetrţitě se tak dotváří a aktualizuje databáze (modul v systému Lotus Notes) odborníků a managerů, která pak slouţí k lepší adresnosti sluţeb střediska. Sluţby: - Technické vybavení, -
mezinárodní tisk,
-
informace o dění na veletrzích,
-
matchmaking (cílená setkání),
-
hospitality services,
-
odborné semináře, doprovodné akce, workshopy, konference. Business centrum také zajišťuje zázemí pro vládní návštěvy na veletrhu, spolupracuje
na organizaci „trasy“ těchto návštěv při prohlídce veletrhu, včetně prohlídek jednotlivých expozic.53
52
Rozhovor: Mgr. Dita Brančíková, 17.4. 2009.
45
Další zpracovávané informace
Databáze fotografií Tato databáze je nově schválená ke zpracování. Zatím probíhají pouze přípravy (shromaţďování a popisování fotografií jednotlivých týmů a úseků). Vzniknout má souborná databáze fotografií z veletrţních výstav, akcí i pronájmů. Snímky budou vkládány průběţně i retrospektivně, tak aby byl fond dostatečně doplněn. Fotografie budou členěny podle akcí a ročníků. Zatím není jisté, jak podrobný jejich popis bude, jedná se totiţ o desetitisíce snímků. Databáze bude pravděpodobně vytvořena v nějakém samostatném software. Hlavním cílem je organizovaná sbírka všech fotografií, tak aby je kterýkoliv zaměstnanec dokázal v případě potřeby jednoduše vyhledat a pouţít.54
Archiv Společnost Veletrhy Brno, a.s. provozuje také interní archiv. Ten je umístěn v provozní části areálu. Dosavadní prostory začínají být nedostatečné, archiv je proto právě rozšiřován i do dalšího patra budovy. Ukládají se zde tištěné interní materiály – smlouvy, plány, dohody, faktury a další. Archiv se řídí Spisovým a skartačním řádem, který je vytvořen ve spolupráci s Moravským zemským archivem Brno. Archivář má k dispozici pro evidenci fondu modul Systému Lotus/Notes. Ten však není plně vyuţíván, zaměstnanci dávají přednost ručně psanému přírůstkovému seznamu. Materiály jsou sem přiváţeny s označením Předávacího protokolu typu „A“ nebo „S“. Ten určuje dobu jejich uskladnění. Materiály typu „A“ jsou archiválie a jsou zde umístěny trvale. Materiály typu S jsou uskladněny na dobu určitou a poté jsou skartovány. Skartace všech vyřazených materiálů probíhá najednou, vţdy jeden týden v roce. Lhůty uskladnění jednotlivých materiálu stanoví Typový skartační rejstřík. Například S/10 je uskladněn na 10 let (+1 rezervní). Materiály týkající se personálu jsou uskladněny na 45 let. 53 54
Rozhovor: Zdeněk Polák, 17.4. 2009. Rozhovor: Jiří Vymyslický, 11.3. 2009.
46
Kaţdý příchozí dokument dostává své přírůstkové číslo. Pod tímto číslem je dokument zapsán do katalogu, a zařazen do klasických kovových polic. Zaměstnanci společnosti mají moţnost si dokumenty z archivu vypůjčit. Výpůjčky jsou zapisovány do Zápůjční knihy. Archiv má také odloučenou pobočku – technický archiv, který sídlí v zámečku. Zde se uchovávají pouze mapy, plány a technické dokumentace. 55
Monitoring médií Veletrhy si nechávají zpracovávat monitoring médií od společnosti Newton Media a.s.56 Tento monitoring je placeným výběrem článků ze zpracovávaných periodik dle zadaných klíčových slov. Výpis těchto článků přichází kaţdý všední den. Zahrnuje: -
Aktuální zpravodajství (z domova, ze zahraničí, z ekonomiky),
-
články o aktivitách společnosti obsahující klíčová slova,
-
články o konkurenčních akcích.
Záznam článku obsahuje: Název článku, název periodika, datum vydání, číslo strany, zkratku nebo jméno autora, celý článek. Zpracovaný monitoring se zadává do portálu publicity a rozesílá vybraným manaţerům společnosti. Monitoring pouţívají jako kontrolu své práce například PR manaţeři, pro které je dostatečná publicita klíčová.57
Průzkum spokojenosti Průzkum spokojenosti návštěvníků a vystavovatelů probíhá na kaţdém veletrhu. Vzniká na základě objednávky PR managera daného veletrhu a zpracovává jej agentura Ipsos Tambor, s.r.o.58 Manaţer zvolí rozsah a přesná témata průzkumu. Zadání konzultuje s jednatelem agentury, vzniká návrh otázek, určuje se rozsah respondentů a probíhá předběţná kalkulace práce. První předběţné výsledky výzkumu je moţné objednat na poslední den veletrhu. Informace jsou pouţity pro předběţnou závěrečnou zprávu. Kompletní výsledky se 55
Rozhovor: Dagmar Kocí, 12.3. 2009. Newton Media, a.s., Na Pankráci 1683/127, budova Gemini, Praha 4, 140 00, www.newtonmedia.cz 57 Rozhovor: Mgr. Dita Brančíková, 17.4. 2009. 58 Ipsos Tambor, s.r.o., Národní 1435/6, 110 00 Praha, www.ipsos-tambor.cz 56
47
všemi grafy, tabulkami a srovnáními jsou PR manaţerovi k dispozici zhruba měsíc po veletrhu. Pracovníky najaté agentury můţeme potkat před pavilony s výstavou nebo v odpočinkových zónách pavilonů. Všichni jsou vybaveni mini-notebooky, do kterých zaznamenávají odpovědi respondentů. Dotazník obsahuje sérii asi 30 otázek a jeho vyplnění trvá maximálně 10 minut. Část otázek je uzavřená (věk, účast na veletrhu) a na výběr je několik moţností. Některé otázky (např. kde jste se o veletrhu dozvěděl) umoţňují vybrat více odpovědí. V dotazníku jsou ale také otázky otevřené – v těch mají návštěvníci i vystavovatelé moţnost zmínit třeba věci, co by rádi na veletrhu změnili. Existuje odlišná varianta pro návštěvníky a pro vystavovatele. Další menší typ průzkumu se týká pouze vystavovatelů. Novináři zaměstnaní na Press Centru se poslední den veletrhů ptají vystavovatelů na jejich spokojenost s počtem návštěvníků, sluţbami veletrhu, publicitou a prezentací svých novinek. Někteří vystavovatelé zmiňují i svoji úspěšnost na veletrhu, či připomínky k nedostatkům. Tyto ohlasy se pravidelně objevují v závěrečné zprávě, můţeme je najít také na internetu a v Check in.59
Informační systém v praxi
Podle J. Cejpka lze informační systém chápat v širším a uţším smyslu. „Vysvětlivky: X
-
tvorba potenciálních informací (systém tvorby potenciálních informací)
Y
-
vyuţívání informací uţivateli informací (systém uţivatelů informací)
A-E
-
zprostředkování informací (informační systém v uţším pojetí)
A
-
akvizice (vstup zdrojů potenciálních informací)
B
-
pořádání potenciálních informací (vstupní zpracování)
C
-
vytváření fondu potenciálních informací (informačního fondu)
D
-
vyhledávání potenciálních informací (výstupní zpracování)
E
-
šíření (distribuce) potenciálních informací (poskytování informačních sluţeb, výstup)“60
59
Rozhovor: Ing. Jiří Erlebach, 9.4. 2009.
48
Obr. 6 Informační systém v širším a uţším pojetí61
Z tohoto hlediska platí pro společnost Veletrhy Brno, a.s.:
X – tvorba potencionálních informací Informační systém společnosti je připraven pro práci s informacemi přicházejícími od uţivatelů.
A – akvizice Probíhá nábor vystavovatelů. Manaţeři zajišťují vystavovatele, probíhá péče o zákazníka – obvolávání, rozesílání nabídek (vše je sledováno prostřednictvím systému GOP, Lotus Notes).
B – pořádání informací Zaměstnanci zpracovávají objednávky vystavovatelů. Údaje o objednávající společnosti, ceně sluţeb a další účetní údaje jsou zpracovány systémem SAP. Přesná objednávka na typ stánku a objednané sluţby je zpracována v systému GOP a Gradys.
C – vytváření fondu potencionálních informací Nábytkáři a stavitelé stánků vyuţívají informace ze systému Gradys a GOP a budují prostory výstavy. Informace o vystavovatelích, exponátech a plánovaném doprovodném 60
CEJPEK, J. Informace, komunikace a myšlení. Praha: Karolinum, 1998, s 28.
49
programu jsou PR manaţery, týmy a společnostmi ExpoData a Expocomp zpracovány. Vzniká katalog výstavy a další přidruţené materiály. Informace o akci jsou umístěny na webové stránky společnosti. Podle údajů o výstavě ze systému GOP vzniká areálová navigace (směrovky k pavilonům s výstavami).
D – vyhledávání potencionálních informací Prvotní vyhledávání informací o výstavě obvykle uţivatelé provádějí na webových stránkách společnosti. Další informace si návštěvníci vyhledávají: -
V katalogu výstavy,
-
v informačních materiálech o veletrhu,
-
u informačního stánku Elis,
-
z areálové navigace,
-
v Business centru (odborní návštěvníci),
-
v Press centru (novináři).
E – šíření potencionálních informací Je třeba zajistit, aby uţivatelé měli k dispozici všechny potřebné informace. Proto jsou ke kaţdé vstupence distribuovány informační materiály o veletrhu. Také do stojanů v areálu jsou umisťovány informační materiály o probíhajícím veletrhu. Návštěvníci získávají a studují dostupné informace. Vznášejí dotazy u stánku Elis, kde jim zaměstnanci tisknou poţadovaná data. Stále aktuální informace nabízí i veletrţní rádio. Vystavovatelům je kaţdé ráno roznášen veletrţní bulletin s aktuálními informacemi. Registrovaným návštěvníkům Business centrum pomáhá organizovat setkání s důleţitými vystavovateli.
Y – Vyuţívání informací uţivateli informací -
Návštěvníci jsou informovaní, orientují se v areálu, shlédnou výstavu nebo bez problémů naleznou a shlédnou preferované expozice.
61
CEJPEK, J. Informace, komunikace a myšlení. Praha: Karolinum, 1998, s 28.
50
-
Vystavovatelé uzavírají dohody, obchody, výstava má také dobrý vliv na marketing vystavujících společností.
-
Odborní návštěvníci jsou informováni o významných exponátech, prostřednictvím Business centra se setkávají s důleţitými vystavovateli.
-
Novináři mají dostatek informací pro prezentaci veletrhů, výstavy i vystavovatelů. Vzniká publicita veletrhu.
Firemní literatura
Ve společnosti Veletrhy Brno, a.s. cirkuluje velké mnoţství informací, které je třeba zpracovat a následně i adekvátně vyuţít. Tyto informace se různými kanály dostávají ke svým uţivatelům
(zaměstnancům,
partnerům
společnosti,
zákazníkům,
…).
Jedna
z nejrozsáhlejších a nejvyuţívanějších metod exportu informací je právě forma firemních periodik a různých dalších firemních prezentačních materiálů. Důleţité funkce těchto materiálů: -
Iinformování o dění ve společnosti (představenstvo, plány, zájmy)
-
informování o nabídce (výstavách, vystavovatelích, zajímavostech, doprovodném programu, …),
-
teambuilding zaměstnanců společnosti,
-
navigace uţivatelů, návštěvníků, marketing,
-
zákaznická podpora.
Firemní periodika Tento pojem chápeme jako označení jakýchkoliv informačních médií, která společnost vydává pro vlastní potřebu, nebo jejich vydávání iniciuje. Jejich cílem je budování značky, posilování loajality ve společnosti, zveřejňování relevantních informací a také tmelení kolektivu. Společnost v těchto časopisech sděluje aktuální informace a dává prostor názorům a článkům od zaměstnanců.62 62
Infobase : Interní komunikace [online]. [cit. 2009-04-22]. Dostupné z WWW: < http://www.kavva.com/infobase-marketing/interni-komunikace>.
51
Čtvereček (Občasník zaměstnanců a přátel firmy Veletrhy Brno, a.s.) Tento časopis začal vycházet v roce 2004. Zpravidla vychází 4 čísla ročně a u významných událostí speciály (například Summit prezidentů). Stránky jsou pestré, barevné, obsahují hodně fotografií s vtipnými popisky. Jedná se o takový vnitřní veletrţní „bulvár“. Mezi stálé rubriky patří například oblíbený fejeton Ing. Jiřího Erlebacha (manaţer PR a reklamy veletrhu MSV), tradiční je také představování jednotlivých úseků či týmů a v závěru stručné seznamy nástupů a výstupů z firmy. Pravidelně se zde také dozvídáme některé zajímavosti ze soukromí zaměstnanců. Další rubriky jsou tvořeny podle aktuálního ročního období, pořádaného veletrhu či teambuildingové akce. Řeší se však i váţnější témata, například dotazník na úroveň stravování ve firemní jídelně, nebo výstavba infrastruktury v okolí areálu. Hlavním cílem časopisu je, aby se lidé ve firmě lépe poznali a při tom i pobavili. Můţeme tak vidět veselé fotografie ministra Langra nad hrncem s nadpisem Kuchařská pohotovost, ale také si přečíst jak se vedoucí PR manaţerů dostal aţ k Mount Everestu. U zaměstnanců je Čtvereček velmi oblíbený, určitě také proto, ţe se na něm přímo podílejí. Čtvereček v loňském roce prodělal několik vzhledových proměn a působí teď graficky seriózněji. Do letošního roku navíc vstoupil s novým průvodcem – „ukecaným čtverečkem“, který se objevuje na stránkách časopisu s doplňujícími informacemi. Čtvereček je distribuován k asistentkám jednotlivých úseků, které jej dále rozdávají všem zaměstnancům.63
Veletrţní noviny (Periodikum pro přátele a klienty společnosti Veletrhy Brno, a.s.) Tyto noviny specializující se na veletrţní dění vycházely šestkrát ročně prakticky od prvního strojírenského veletrhu. Jejich poslední číslo vyšlo v létě 2006. Vycházely v češtině a na jejich tvorbě spolupracovala společnost Economia v podobě své dceřiné společnosti R Media spol. s.r.o. Články byly věnovány probíhajícím a chystaným výstavám,
63
Čtvereček : interní občasník pro zaměstnance a přátele BVV. Brno: Veletrhy Brno, 2004-.
52
prezentovaným novinkám, důleţitým vystavovatelům (viz rubriky Co uţ jsme navštívili, Co vás čeká, Kalendář, Messe Düsseldorf). Objevovaly se také rozhovory s vedením společnosti a reportáţe ze sponzorovaných akcí. Část novin se věnovala dění v městě Brně (viz například rozhovor s brněnským primátorem). Noviny byly distribuovány v areálu veletrhů, ale také zasílány přímo vystavovatelům z databáze společnosti Veletrhy Brno, a.s. Byly proto ţádaným periodikem hlavně pro zadavatele reklamy – svou řízenou distribucí jen k vystavovatelům – tedy movitým a seriózním firmám - zaručovali efektivní PR. Vystavovatelé se navíc včas dozvěděli, které důleţité společnosti se výstav zúčastní a mohli si tak svá jednání lépe rozplánovat.64
BVV magazín Tento magazín vycházel od roku 1991 do roku 2005, vţdy čtyřikrát ročně. Vydával se i v jazykových mutacích, kromě češtiny v angličtině a němčině. Rozsah byl 36 stran, uţíván byl křídový papír s barevným potiskem. Tématem byly ekonomické informace o České republice a potom další informace orientované přímo na společnost Veletrhy Brno, a.s. a konané výstavy. Distribuce tohoto magazínu byla velmi propracovaná. Pravidelně jej dostávali zahraniční vystavovatelé, odborníci a partneři (databáze BVV). Dále byl rozesílán všem zastupitelským úřadům v cizině a zahraničním zastupitelským úřadům v České republice. Magazín byl také k dispozici na všech leteckých linkách do Brna, v hotelech, dceřiných společnostech firmy a v průběhu veletrhu samozřejmě v areálu. Jiţ ze zaměření časopisu tušíme, ţe obsahoval pouze seriózní kvalitní články a rozhovory s důleţitým manaţery nejen společnosti Veletrhy Brno, a.s. Kladl si za cíl představit Českou republiku i Brno přijíţdějícím manaţerům. Upozorňoval na důleţité firmy, nadcházející výstavy, zajímavé kulturní události a nastiňoval i plány rozvoje města.65
A-Z magazín A-Z magazín byl předchůdce BVV magazínu a Čtverečku. Vycházel v 90. letech zhruba čtyřikrát ročně. Do časopisu přispívali PR manaţeři a zaměstnanci marketingu. 64
Veletržní noviny. Brno: Veletrhy Brno, [1955]-2006.
53
Věnoval se událostem na veletrzích, novinkám a popisoval také probíhající výstavní akce. Časopis byl určen především pro interní potřeby společnosti. Jeho forma se však nedokázala přizpůsobovat náročnosti čtenářů. Pro zaměstnance přestal být zajímavý a postupně zanikl.66
Fair & Square (Společenský časopis pro přátele brněnského výstaviště) Jedná se o nejnovější veletrţní časopis, jeho první číslo vyšlo v lednu 2009. Není ani tak důleţitý faktický obsah, jako vizuální prezentace společnosti a reportáţe z akcí. Časopis je určen především pro stávající a potencionální zákazníky (vystavovatele) jako obraz dění na veletrzích. Design časopisu je silně zaměřen na fotografie. Kaţdá kapitola je uvedena krátkým textem, dále následují jen popisky pod fotografiemi nebo krátké citáty VIP osobností. V prvním čísle jsou zmíněny všechny důleţité veletrţní události poslední doby: Jubilejní 50. ročník MSV, reportáţ z kardiologického kongresu, veletrţní 80. narozeniny, foto z veletrhu Styl i průběh stavby nového pavilonu P. Dále navazují momentky z pořádání FED CUPu v pavilonu B, umístění Veletrhů na krásném místě v soutěţi TOP 100 firem v ČR a dění na dalších pořádaných veletrzích. Tento časopis můţeme povaţovat za takové veletrţní „chlubítko“. Na fotografiích se střídají známé osobnosti, členové vlády, důleţití vystavovatelé i někteří reportéři, či zaměstnanci společnosti.67
Kdo nahradí nevycházející periodika? V současné době je ukončeno vydávání mnoha informačních časopisů společnosti. Jiţ nevychází Veletrţní noviny, BVV magazín ani A-Z magazín. Jejich odchod tak trošku zapříčinila doba plná moderních technologií. Informace, které vystavovatelům a odborným návštěvníkům přinášely jsou nyní rozesílány pomocí projektových e-letterů a directmailů. Díky internetu je společnost schopna důleţité informace svým klientům sdělovat průběţně a tedy vţdy aktuálně. Zároveň díky kvalitně zpracovaným databázím se informace dostanou vţdy na správné místo – jen adresátům, kterých se skutečně týkají. Společnost tak neobtěţuje 65 66
BVV magazín. Brno: Veletrhy Brno, 1992-2005. Rozhovor: JUDr. Oldřich Zouhar, 10.3.2009.
54
všechny své klienty neustálým přívalem pozvánek a informací a zasílá klientovi vţdy jen ty, které se přímo týkají jeho oboru a zájmu.
E-letter E-letter
jsou
aktuální
zprávy
z veletrhů
v elektronické
podobě.
Vzhled
je standardizovaný a následuje vizuál veletrhu, kterému se věnuje. Obsahuje několik článků se zajímavostmi, k nim jsou připojeny doprovodné fotografie. Na úvodní straně je vţdy fotografie, nadpis článku a jeho začátek pro představu. Pro další informace se dá článek zobrazit celý. Tyto zprávy jsou rozesílané na databázi adres vybranou PR manaţerem. Ten vţdy zvolí okruh, například – vystavovatelé Stavebního veletrhu za roky 2006-2009. Tento poţadavek se odešle na správu databází, kde připraví přesný seznam adres. Z této sluţby se dá pomocí zpětného mailu odhlásit. Naopak přihlásit se k jeho odebírání mohou odborní návštěvníci při registraci.68
Intranet Pouze na zaměstnance společnosti je zaměřen nově plánovaný Intranet společnosti. Zatím existuje jeho zkušební verze, ve finální podobě by měl fungovat do dvou měsíců. Bude slouţit komunikaci mezi zaměstnanci, kteří se na něm budou výrazně podílet. Obsahem budou příspěvky týkající se novinek ve společnosti, práce jednotlivých zaměstnanců, ale také volného času a nejrůznějších zajímavostí.69
Zhodnocení Role firemních periodik je nezastupitelná. Předávají odlehčené interní informace v jednodušší přístupnější verzi. Zábavnou a zajímavou formou dokáţí představit firmu, produkty i zaměstnance. 67
Fair & Square. Brno: Veletrhy Brno, 2008-. Rozhovor: Ing Jiří Erlebach , 9.4. 2009. 69 Rozhovor: Jiří Vymyslický, 30.7.2009. 68
55
„Veletrţní periodika“ podle mého názoru skvěle drţí krok s dobou. Běţná informativní periodika určená pro klienty přecházejí na elektronickou podobu, zatímco pro VIP klienty byla zvolena strategie odpoutávající se od popisných solidních magazínů. V dnešní době je na důleţité klienty zaměřen časopis Fair & Square, který přesně kopíruje styl moderních lákavých ţurnálů. Barevnost, heslovitost a známé tváře.
Firemní materiály: Letáky, prospekty, broţury
Firemní materiály slouţí k prezentaci firmy a jejich sluţeb. Zpravidla vycházejí ve více jazykových mutacích. Mají různé účely, různé adresáty. Některé vychází pravidelně (s kaţdoročními aktualizacemi) a některé pouze jednorázově (jako doprovod konané akce).
Corporate design Tato směrnice je dostupná v formátu pdf i jako broţura. Sjednocuje vizuál veletrţních materiálů. Zaměřuje se na standardizaci pouţívaných barev, způsoby uţití veletrţního loga, typy uţívaného písma. Zmíněny jsou i moţnosti označení společnosti v různých jazykových mutacích a zkrácených verzích.
Konsolidovaná výroční zpráva Nejnovější výroční zpráva, která je nyní k dispozici, je za rok 2007 a věnuje se i osmdesátému výročí areálu. První část knihy je na křídovém papíře s barevným tiskem. Pouţívají se „veletrţní barvy“ – oranţová a šedá. Informace dokreslují ilustrační fotografie. Kromě nich se u spodního okraje stránek střídají fotografie z nejvýznamnějších let společnosti. Kniha je členěna standardně do kapitol, na začátku nalezneme obsah. Dále tedy následuje Úvodní slovo předsedy představenstva a Zpráva představenstva o podnikatelské činnosti společnosti Veletrhy Brno a stavu jejího majetku za rok 2007. Ve druhém jmenovaném jsou shrnuty výsledky roku 2007. Zmiňují se nově vzniklé akce, nejúspěšnější veletrhy, stručně ekonomické výsledky společnosti, ale také je zde popis pozice společnosti 56
na trhu. Následující kapitola se věnuje podnikatelskému záměru společnosti a zmiňuje i směřování jednotlivých výstav, pak navazuje několik úvodních vět od primátora města Brna Romana Onderky. Další informace (v kapitolách Hlavní akcionáři, Profil společnosti a Dceřiné společnosti s majetkovou účastí Veletrhy Brno, a.s. větší neţ 20%), se dotýkají hlavně vlastnických poměrů ve firmě. Následující trojlístek kapitol (Členství a.s. Veletrhy Brno v organizacích a sdruţeních, Zahraniční seskupení, která spolupracují s projekty a.s. Veletrhy Brno a Seskupení v České republice, která spolupracují na projektech a.s. Veletrhy Brno) vyjmenovává všechny asociace a seskupení se kterými firma spolupracuje. Další informace týkající se vedení společnosti, zástupců a členů představenstva, týmu dozorčí rady a organizační struktury firmy - všechno je rozepsáno v samostatných kapitolách. Ke kaţdé funkci je uveden její představitel s krátkým ţivotopisem. Předposlední části jsou Zpráva dozorčí rady o kontrolní činnosti v roce 2007 a Zpráva o vztazích mezi ovládající a ovládanou osobou a o vztazích mezi ovládanou osobou a ostatními osobami ovládanými stejnou ovládající osobou. Poslední informací je tabulka akcí v roce 2007 obsahující: název akce, termín konání i pro rok 2008, údaje o pronajaté výstavní ploše, počty návštěvníků a vystavovatelů. Druhý velký oddíl této knihy je její Finanční část. Zde uţ není barevnost nutná a zvolen je i hrubší papír, coţ napomáhá odlišení obou částí na první pohled. Na těchto stranách uţ se dozvídáme pouze ekonomické a účetní informace určené akcionářům společnosti.70
Základní „pětka“ Do této „edice“ patří pět základních broţur představující výstaviště a jeho sluţby. Jejich vzhled i obsah je velice seriózní, profesionální – stříbrný obal, jednotný vizuální styl, velice kvalitní papír. Text je stručný, ale výstiţný. Jsou tvořeny ve čtyřech jazykových mutacích – základní je čeština, dále angličtina, němčina a ruština. Vycházejí vţdy současně, ve zhruba ročních intervalech, mění se jen potřebné aktualizace. V průběhu roku se objednávají pouze dotisky. Tyto materiály jsou rozesílány důleţitým obchodním partnerům, vystavovatelům hlavně zahraničním. K běţným návštěvníkům se nedostanou. 70
Konsolidovaná Výroční zpráva 2007. Brno: Veletrhy Brno, 2008.
57
Brněnské výstaviště Tato broţura představuje areál brněnského výstaviště. Úvodník zmiňuje historické pobídky, které měli za následek vznik areálu za první republiky. Dále je stručně zmíněna celková dnešní situace a výhled do budoucnosti, včetně vizualizací. Základem materiálu je popis všech veletrţních pavilonů. Vţdy je zmíněn název, popis plochy, rozlohy, vybavení, technické údaje, moţnosti. Dále je zde půdorys objektu a několik fotografií – interiéry budovy i její vnější vzhled. V závěru je kapitolka „Veletrţní komfort“, která pouze vyjmenovává důleţitá místa areálu (Press center, Business center, Kongresová hala, Kongresové centrum, Holiday Inn Brno, Expoparking). Přiloţeny jsou fotografie. Poslední list obsahuje mapu areálu se zvýrazněnými plány do budoucna – například je zde zakreslen půdorys (v současnosti stavěného) pavilonu P. Tato broţura je bohuţel jiţ trochu zastaralá. Některé údaje o celkové výstavní ploše a pavilonech nesouhlasí – v posledním roce totiţ došlo k výrazným změnám. V areálu byli vybourány dva pavilony a na jejich místě se staví nový moderní rozsáhlý pavilon P. Předpokládám proto, ţe o nové verzi materiálu jiţ vedení společnosti uvaţuje. Po ukončení přeměn bude jistě vydána.71 Profil společnosti Tento materiál představuje společnost a její sluţby, a to i z hlediska postavení ve světě. Hned na první straně je vyjmenováno vedení společnosti (i s funkcemi a fotografiemi). Další strany znázorňují polohu společnosti na mapě Evropy i světa. Zdůrazňuje se tím dostupnost areálu pro Evropské metropole. Na mapě světa můţeme pozorovat propojení s dalšími veletrţními společnostmi prostřednictvím koncernu Messe Düsseldorf, jehoţ jsou Veletrhy Brno, a.s. součástí. Na dalších stránkách jsou jen stručně vyjmenovány pořádané veletrhy, rozdělené podle oborů. Opět je tu uvedena mapa areálu se základními údaji. Důleţitou částí je představení veletrţního servisu v tuzemsku a v zahraničí, který je firma schopná zajistit. Dvojstrana je věnována také představení města Brna nejenom jako sídla veletrhu, ale také představení Brna jako města s bohatou kulturní historií i současností. Jsou zde hlavně fotografie světově známých událostí, budov a osob. V závěru publikace je kalendář akcí v areálu BVV.72 71 72
Brněnské výstaviště. Brno: Veletrhy Brno, 2007. Profil společnosti. Brno: Veletrhy Brno, 2007.
58
Veletrţní sluţby Tato broţura mapuje hlavně sluţby společnosti. Úvod nám představuje „Realizaci expozic a servis“ nejen jako pojem. Vysvětlena je jeho historie i hlavní přednosti. Dále je broţura členěna do dvou hlavních kapitol. První kapitola s názvem Veletrţní sluţby v tuzemsku se věnuje Výstavářským systémům a Výstavářskému servisu. Zmíněny jsou technologie, moţnosti, nabídka. Druhá kapitola je pojmenována Veletrţní sluţby v zahraničí. Na mapě světa je graficky vyznačen dosah a působnost společnosti. Státy jsou i vyjmenovány. Zmíněna jsou Stálá veletrţní zastoupení v zahraničí a veletrţní sluţby určené pro zahraničí. V materiálu se pár stran věnuje i konferenčnímu servisu, moţnostem ubytování, cateringu a dalším sluţbám. Tento materiál je určen hlavně pro vystavovatele a odborné návštěvníky. Nabízí proto další sluţby – jako je pronájem hal a sálů, organizaci zájezdů na vybrané zahraniční veletrhy. Důleţitá je podle mě také menší kapitola „Přidaná hodnota účasti na veletrzích v Brně“. Moţnosti jsou pouze nastíněné, ale i tak na sebe určitě upozorní. Zmiňuje se zde například Soutěţ o nejlepší exponáty, semináře Jak uspět na veletrhu, nabídka medializace účasti firem a další.73 Veletrţní projekty Tento materiál je ze základních pěti nejrozsáhlejší. Na začátku si můţeme přečíst krátký popis situace v Evropě. Brno je zde prezentováno jako město, které se můţe stát centrem evropského výstavnictví. Má kvalitní infrastrukturu, dobré postavení, vynikající sluţby. Jsou zde zmíněny počty zahraničních vystavovatelů, návštěvníků i novinářů. Upozorňováno je hlavně na vysokou mezinárodnost. Další důleţitá informace je Členství společnosti v organizacích a sdruţeních. Zmíněny jsou také Zahraniční zastoupení, která spolupracují s projekty a.s. Veletrhy Brno. Hlavní část materiálu se ale věnuje tzv. Veletrţnímu spektru. Veletrhy jsou rozděleny podle oborů a jeden po druhém rozepsány. Název veletrhu, jeho logo, charakteristika, periodicita, oborové členění a kontakty. Na poslední straně je opět Kalendář veletrhů a výstav, tentokrát doplněný o odpovědní lístek. Díky němu můţe vystavovatel poţádat o další informace, popsat o které akce má zájem, ale také můţe poţádat o vyškrtnutí z adresáře.74 73 74
Veletržní služby. Brno: Veletrhy Brno, 2007. Veletržní projekty. Brno: Veletrhy Brno, 2007.
59
Veletrţní data a fakta Nejtenčí z těchto materiálů. Skládá se jen z jednoho dvojlistu. Uvnitř najdeme tabulku s názvem Akce v roce 2006. Jsou zde jednotlivé veletrhy, termíny jejich konání v roce 2007 a 2008, údaje o rozměrech výstavní plochy, počty návštěvníků a vystavovatelů. Tento materiál představuje nejstručnější přehled o rozměrech a návštěvnosti jednotlivých veletrhů.75
Menší prezentační materiály Společnost Veletrhy Brno, a.s. má drobných materiálů určených k prezentaci svých sluţeb velké mnoţství. Existují materiály určené pro vystavovatelé, které nabízejí výstavbu expozic na míru, nebo třeba reklamu v areálu. Také existují materiály určené pro zaměstnance například broţura o Corporate designu.
Materiály k veletrhu Tyto materiály jsou tvořeny pro kaţdý veletrh samostatně. Jsou ale určité vzory pro všechny stejné – například vţdy je potřeba vytvořit Check in – Pozvánku pro vystavovatele a vţdy se také pouţívá stejný papír pro Veletrţní bulletin. Tyto materiály mají stejné proporce, mění se však vzhled i obsah. Přizpůsobuje se jednotlivému veletrhu. Přesto i na první pohled jednoduše poznáme, co máme v ruce za materiál. Materiály k veletrhu jsou obecně hodně barevné a vţdy následují design svého veletrhu. Kaţdý veletrh má svou reklamní strategii a k ní se vztahující reklamní kampaň. Já jsem si pro popis těchto materiálu vybrala ukázky z Mezinárodního veletrhu bydlení - Mobitex, Mezinárodního veletrhu potřeb pro dítě - Prodítě a Mezinárodní výstavy rybářských potřeb - Rybaření. Tyto veletrhy probíhají současně a můţeme si na nich ukázat celé spektrum propagačních materiálů. 75
Veletržní data a fakta. Brno: Veletrhy Brno, 2007.
60
Check in Tento materiál je určen výhradně vystavovatelům – coţ je dané i jeho podnázvem „Pozvánka pro vystavovatele“. Titulní list obsahuje název veletrhu – upraven do aktuálního loga, dále termín konání, názvy přidruţených projektů (M Kanceláře, kuchyně, Designstory) a internetovou adresu projektu. Uvnitř broţury se opakuje logo a objevují se fotografie z loňského ročníku výstavy. Pod nadpisem „Proč zde vystavovat?“ se dozvídáme počty mezinárodních vystavovatelů, návštěvníků a akreditovaných novinářů. Dozvíme se, ţe v letošním roce je veletrh zaměřen na kanceláře a kuchyně. Dále se také budou rozvíjet projekty Design4life, Inspirace pro Vaše bydlení, Technologie&Design a Garden4life. Pokračovat bude také Designstory a Mobitex grand prix. U všech těchto projektů je stručná charakteristika. Další strana je věnována zejména grafům mapujícím cíle vystavovatelů na veletrhu, spokojenost návštěvníků a jejich další přízeň. Tyto údaje pocházejí z průzkumu spokojenosti prováděného v areálu. Další důleţité informace obsahuje rubrika Názory a ohlasy Mobitex 2008. Důleţití odborníci a vystavovatelé zde krátce hodnotí svou návštěvu veletrhů. Tento materiál je pouţíván jako mezinárodní, všechny doposud uvedené informace tedy následují v angličtině. Doplní je akorát zastoupení BVV v zahraničí. Poté následuje nomenklatura veletrhu, kalendář akcí a přihláška k účasti na veletrhu. Na zadní straně Check inu je mapka areálu, kde jsou zvýrazněny pavilony obsahující výstavu.76 Letáky Různé letáky slouţí k propagaci veletrhů. Jsou snadno rozeznatelné, obsahují základní loga veletrhů a heslovité informace. Vycházejí v různých jazycích - minimálně však česky a anglicky. Podle marketingové strategie jednotlivých veletrhů jsou tvořeny různé typy letáků. Pro veletrh Mobitex, Prodítě a Rybaření tak existuje například verze pro vystavovatele, která je rozesílána podle databáze vystavovatelů. Ta potom obsahuje navíc informace o cenách výstavní plochy. Právě následkem různých podmínek pro vystavovatele má tento „trojlístek“ veletrhů vystavovatelské pozvánky pro kaţdý zvlášť. Dále existuje verze letáku pro širokou veřejnost. Ta byla podle strategie veletrhu určena například pro roznos do poštovních schránek ve městě Brně. Cílem bylo široké veřejnosti předvést veletrh a jeho zajímavosti. Prezentují se zde projekty vyuţitelné pro 76
Check in : Mobitex, mezinárodní veletrh bydlení. Brno: Veletrhy Brno, 2009.
61
„všechny“. Proto se zde objevují některé části doprovodného programu nebo moţnost architektonického poradenského servisu zdarma. Průvodce návštěvníka Průvodce je menší broţurka, která je dostupná široké veřejnosti. Návštěvníci ji mají k dispozici u pokladen, rozdává se v Tiskovém středisku, najdeme ji ve stojanech v areálu. Broţura obsahuje všechny základní potřebné informace a je tvořena dvojjazyčně – česky a anglicky. Jako první jsou zde uvedeny základní údaje o veletrhu a sluţbách. Dále je zde doprovodný program. Následuje abecední seznam vystavovatelů – samozřejmě je uveden pavilon a číslo stánku. Pro snadnější orientaci je zde vţdy plánková část – půdorys pavilonu se zakreslenými očíslovanými stánky. Na zadní straně materiálu je mapa areálu Veletrhů.77 Katalog vystavovatelů Obsahuje rozšířené informace o veletrhu, sluţbách, doprovodném programu a hlavně vystavovatelích. Vychází ke kaţdému veletrhu, vţdy v trojjazyčné verzi. Díky mnoţství informací má katalog podobu menší kníţky s broţovanou vazbou. Katalog je k dispozici zdarma v Tiskovém středisku a Business centru. Návštěvníci si jej mohou zakoupit na pokladnách a stáncích Elis. K Mobitexu vyšel samostatný katalog, menší veletrhy Prodítě a Rybaření jsou společně v oboustranném katalogu. Co tedy například katalog veletrhu Mobitex vlastně obsahuje? Jako první jsou zde veletrţní informace, základní údaje, otvírací doba i sluţby dostupné na veletrhu. Dále jsou uvedeny fakta o městě Brně (památky, restaurace, ubytování) a chronologicky řazené informace o doprovodném programu (den a čas konání, název akce, moderátor, pořadatel, místo konání). Nejdůleţitějšími informacemi v katalogu ale zůstávají seznamy vystavovatelů. Je zde abecední seznam vystavovatelů, seznam zastoupených firem a seznam obchodních značek. Tyto údaje jsou řazeny abecedně a kromě názvu obsahují například i logo společnosti, kontaktní údaje, popis exponátů a samozřejmě pavilon a číslo stánku. V další části katalogu jsou vystavovatelé řazeni podle států a regionů. Následuje rejstřík skupin výrobků tzv. Nomenklatura. Nejdříve je zde vypsán celý třídník, pak podle něj řazení vystavovatelé – tedy kapitola Vystavovatelé podle skupin výrobků. 77
Mobitex : průvodce návštěvníka. Brno: Veletrhy Brno, 2009.
62
Poslední kapitolou věnující se vystavovatelům je kapitola Vystavovatelé podle umístění. Tady je vţdy název pavilonu a abecední seznam vystavovatelů v něm. Připojen je plánek pavilonu se zakreslenými očíslovanými stánky, který doprovází seznam vystavovatelů řazen podle čísel stánků. Poslední kapitolou specifickou přímo pro veletrh Mobitex je Designstory. Tato část katalogu je tištěna na křídovém papíře s barevným tiskem a najdeme zde podkapitoly Úvod (základními informace) a Hosté veletrhu (Důleţití designéři, kteří veletrh navštíví. Kromě krátkého ţivotopisu, ocenění a zastoupení ve sbírkách jsou připojeny i fotografie s ukázkami tvorby.). Další podkapitola nese název Školy, projekty, autoři. Obsahuje krátká představení ateliérů a umělců i s kontaktními údaji a fotografiemi tvorby.78 Veletrţní bulletin Veletrţní bulletin obsahuje aktuální zprávy z veletrhu. Píší jej oficiální novináři Press Centra, kteří mají za úkol v průběhu pořádaného veletrhu zjišťovat veškeré zajímavosti. Navštěvují prezentace firem, tiskové konference v pavilonech a také doprovodné programy. Dělají také rozhovory s důleţitými vystavovateli a VIP osobnostmi. Z těchto materiálů potom píší krátké články. Některé články jsou pouţity právě pro Veletrţní bulletin, zbylé se alespoň umístí na internet. Aktuální informace z Veletrhu jsou tak vţdy k dispozici. Bulletin se vydává na „hlavičkový“ papír s logem veletrhů a nápisem Press Release. Tento typ papíru se vţdy pouţívá pro oficiální tiskové zprávy společnosti. Bulletin je číslovaný a zpravidla vychází kaţdý den veletrhu. Podle úrovně mezinárodnosti veletrhu se bulletin překládá do různých jazykových mutací. Většinou vychází čeština, angličtina a němčina. Při velkých veletrzích je produkována třeba i ruština. Bulletin je k dispozici v Tiskovém středisku, Business centru, na stáncích Elis. Dále je vystaven v areálu ve stojanech společnosti. Všem vystavovatelům je kaţdé ráno roznášen na stánek ve všech dostupných jazykových mutacích.79
Zhodnocení Pro společnost je důleţité mít připravené dostatečné mnoţství propagačních materiálů pro své zákazníky, partnery a uţivatele. Vţdy jsou různé moţnosti, jak při tvorbě těchto materiálů postupovat. Je nutné si stanovit skupiny osob (vystavovatelé, návštěvníci, partneři), 78
Mobitex : katalog. Brno: Veletrhy Brno, 2009
63
které potřebujeme informovat. Dále je třeba rozhodnout, které sluţby propagovat a jakou zvolit formu. Počet a kvalita materiálů je otázka nejenom financí, ale mnohdy také času. Pokud je například vystavovatelům potřeba přinášet čerstvé zprávy z dění na veletrhu, nelze zvolit třeba časopis nebo podobně sloţité formy. V případě společnosti Veletrhy Brno, a.s. vedení zvolilo kaţdodenní vydávání Veletrţního bulletinu a další dodatečné informace umisťuje na webové stránky akce. Samozřejmě v případě velkého mezinárodního projektu (MSV, Autosalon atp.) se forma informování mění. V minulosti se podařilo (díky spolupráci studentů ţurnalistiky, společnosti Economia, a.s. a BVV, a.s.) vydávat speciální veletrţní přílohu Hospodářských novin, nebo také menší časopis. To znamená, ţe společnost investuje vţdy tolik snahy, práce a financí, kolik daný projekt vyţaduje. Informace o probíhajícím veletrhu jsou podle mého názoru dobře distribuovány. Zvláště pro vystavovatele je tento servis ve srovnání s jinými veletrţními areály nadstandardní. Laická veřejnost navštěvující areál získává dostatečné informace z broţury Průvodce návštěvníka. Prohlídku akce by moţná usnadnil menší leták pouze s přehledným doprovodným programem akce. Takový materiál například pro novináře existuje. Myslím, ţe by byl uţitečný i pro rodiny s dětmi, které veletrh chápou i jako kulturní akci. 79
Veletržní bulletin : Mobitex. Brno: Veletrhy Brno, 2009
64
Závěr
Tato práce vznikala na základě mého pečlivého průzkumu informačních procesů společnosti Veletrhy Brno, a.s. Sbírala jsem všechny dostupné materiály určené široké veřejnosti, návštěvníkům, vystavovatelům i samotným zaměstnancům. V mnoha případech jsem informace čerpala z rozhovorů se zaměstnanci nebo spolupracovníky společnosti. Díky tomu jsem se dostala i k materiálům neveřejným či interním. Při sbírání podkladů pro tuto práci jsem často naráţela na neuspořádanost a nepřehlednost veletrţních informačních procesů. To je dáno vysokým počtem zaměstnanců a určitě i různorodostí jejich činností. Po analýze všech těchto materiálů jsem dospěla k těmto závěrům: -
Veletrhy Brno, a.s. jsou velmi silná společnost s dlouholetou tradicí. V poslední době je její rozvoj dosti ovlivňován světovou finanční krizí. Můţeme proto v budoucnosti očekávat omezení marketingových aktivit – do čehoţ spadá část navigace, veletrţní periodika a další materiály. Tyto změny však zatím nejsou upřesněny.
-
Společnost Veletrhy Brno, a.s. pouţívá pro správu informací několik různorodých programů. To vede k nekomplexnosti a někdy i nekompatibilitě informací. Tento problém si však společnost jiţ uvědomila a vynaloţila v loňském roce mnoho energie na jeho odstranění. Byl například zaveden souborný systém pro správu ekonomických dat (SAP).
-
Pro zjednodušení práce v systémech by podle mého názoru bylo vhodné vylepšit systém předávání informací. Například systémy GOP a Gradys vyuţívají systém Přepravky, takţe s aktualizací informací čekají stále na lidský faktor.
-
Předávání informací mezi systémy SAP a Lotus Notes je sice z části automatizované, ale pro uţivatele zde chybí vhodný interface. Tedy jednoduché rozhraní, kde by byly propojeny podstatné informace z obou systémů.
-
V oblasti
informačních
systémů
společnosti
je
velký
nedostatek
jakékoliv
dokumentace. Při psaní této práce jsem často naráţela na to, ţe informace o systému má pouze přidělený programátor. Ten je navíc nemá v tištěné ani elektronické podobě, ale pouze v „hlavě“. Tento přístup je podle mého názoru pro společnost velice nebezpečný, pokud totiţ zaměstnanec ze společnosti odejde, nebude existovat ţádná komplexní dokumentace jeho práce. 65
-
U společnosti s tolika zaměstnanci je také velmi obtíţné zjistit pracovní zaměření jednotlivých zaměstnanců a podle toho například informace získávat. (I to byla jedna z komplikací při získávání materiálu k této práci.)
-
Dalším problémem můţe být rozdělení zaměstnanců na mnoho pracovních týmů a omezený
přenos
informací
mezi
nimi.
Příklad
vidíme
na
zpřístupňování
fotodokumentací veletrhů mezi týmem veletrhu a oddělením marketingu. V dnešní době jsou fotografie umístěny nekoordinovaně na různých místech. Není vedena ţádná jejich databáze, a dokonce ani soupis. Omezený přístup k fotografiím vytvářel problémy při tvorbě reklamních kampaní i firemních materiálů. I tento problém si společnost jiţ uvědomila. Vzniknout by měla komplexní databáze fotografií. Bohuţel příprava této databáze bude velmi náročná a zatím je v počátcích. -
Velkou otázkou je míra vyuţití softwaru zaměstnanci. V mnoha případech se mi zdá, ţe zvláště věkově starší zaměstnanci mají se zvykáním na novinky problém. I přes důsledné proškolování si zachovávají ke změnám odpor a nové moţnosti nevyuţívají. Energie a finance společnosti investované do zefektivnění práce se tak trošku míjí účinkem. Tím se částečně brzdí i rozvoj firmy, protoţe zůstává stále ve „starých kolejích“. Bylo by vhodné míru vyuţívání softwaru prozkoumat a se zaměstnanci více pracovat na pochopení a přijetí těchto programů.
-
Do budoucna by se společnost měla ubírat více k automatizaci jednoduchých činností – například publikování na webových stránkách.
-
Veletrţní materiály (interní i ty určené veřejnosti) jsou pečlivě zpracované. Obsahují všechny potřebné informace, působí zajímavě a kvalitně. Systém jejich výroby a distribuce je dostatečně propracovaný, takţe se kaţdá cílová skupina ke svým informacím dostane. Obecně mohu říci, ţe společnost Veletrhy Brno, a.s. vyniká svým moderním
přístupem a snahou o efektivní řešení problémů. Společnost má dostatečné finanční zázemí – není pro ni zásadní problém investovat do softwaru a dalších moţností zkvalitnění firemních postupů. Vedení si uvědomuje, ţe výdaje za tyto změny se mnohokrát vrátí. Tento přístup je pro takto významnou společnost velmi důleţitý. Umoţňuje její rozvoj a slibuje konkurenceschopnost i do budoucna.
66
POUŢITÉ ZDROJE
Tištěné dokumenty
Kniţní publikace -
BASL, J., BLAŢÍČEK, R. Podnikové informační systémy : podnik v informační společnosti. 2. vyd. Praha: Grada Publishing, 2008.
-
CEJPEK, J. Informace, komunikace a myšlení. Praha: Karolinum, 1998.
-
GÁLA, L., POUR, J., TOMAN, P. Podniková informatika. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006.
-
HORNÝ, Vladislav. Analýza a návrh systémů. 1. vyd. Praha: Vysoká škola ekonomická, 1999.
-
KUNDERA, Ludvík. Svět mezi dvěma stráněmi 1928-2008 : 80 let brněnského výstaviště. 1. vyd. Brno: Veletrhy Brno, a.s., 2008. 115 s.
-
MÜLLER, Zdeněk. Výstava soudobé kultury : Brno 1928. 1. vyd. Brno: Veletrhy Brno, a.s., 2008. 67 s.
-
MÜLLER, Zdeněk. Brněnské výstaviště : stavba století. 1. vyd. Brno: Veletrhy Brno, a.s., 2002. 240 s. ISBN 80-7293-049-4
-
TONDL, Ladislav. Hodnocení a posuzování ve vědě a výzkumu. 1. vyd. Praha: Grantová agentura České republiky, 2000.
-
TVRDÍKOVÁ, Milena. Zavádění a inovace informačních systémů ve firmách. 1. vyd. Praha: Grada, 2000.
-
VLASÁK, R., BULÍČKOVÁ, S. Základy projektování informačních systémů. 1. vyd. Praha: Karolinum, 2003, s. 13-14.
Diplomové práce -
PELIKÁN, V. Analýza využití ERP systémů na českém trhu. Brno, Masarykova univerzita, Ekonomicko-Správní fakulta, 2009. 66 s.
Firemní materiály -
Veletržní projekty. Brno: Veletrhy Brno, 2007.
-
Veletržní data a fakta. Brno: Veletrhy Brno, 2007.
-
Veletržní služby. Brno: Veletrhy Brno, 2007.
-
Profil společnosti. Brno: Veletrhy Brno, 2007.
-
Brněnské výstaviště. Brno: Veletrhy Brno, 2007.
-
Konsolidovaná Výroční zpráva 2007. Brno: Veletrhy Brno, 2008.
-
Check In : Mobitex, mezinárodní veletrh bydlení. Brno: Veletrhy Brno, 2009.
67
-
Mobitex : průvodce návštěvníka – plánková část. Brno: Veletrhy Brno, 2009.
-
Mobitex : katalog. Brno: Veletrhy Brno, 2009.
-
Mobitex: mezinárodní veletrh bydlení. Brno: Veletrhy Brno, 2009.
-
Veletržní bulletin: Mobitex. Brno: Veletrhy Brno, 2009.
-
Reklama v areálu brněnského výstaviště. Brno: Veletrhy Brno, 2008.
-
Brněnské veletrhy: cesta k jejich současnosti. Brno: Brněnské veletrhy a výstavy, 1998.
-
Veletrhy Brno: realizace expozic a servis. Brno: Veletrhy Brno, 2009.
-
Fair & Square: společenský magazín pro přátele brněnského výstaviště. Brno: Veletrhy Brno, 2008-.
-
Čtvereček: interní občasník pro zaměstnance a přátele BVV. Brno: Veletrhy Brno, 2004-.
-
Veletržní noviny. Brno: Veletrhy Brno, [1955]-2006.
-
BVV Magazín. Brno: Veletrhy Brno, 1992-2005.
Interní materiály -
Gradys : uživatelský manuál. Brno: Veletrhy Brno, [2000].
-
Inovace informačního systému BVV: základní dokument. Brno: Veletrhy Brno, [2006].
Lidé -
Mgr. Dita Brančíková (manaţer tiskového střediska, Odbor komunikací)
-
Jarmila Daňková (operátor systému Regina, Odbor rozvoje projektu)
-
Ing. Jiří Erlebach (manaţer PR a reklamy, Odbor komunikací)
-
Jiří Jezdinský (společnost IDS Scheer ČR, s.r.o.)
-
Dagmar Kocí (obchodně-technický referent, Technický úsek)
-
Hana Kohutková (Expocomp, spol s.r.o.)
-
Mgr. Jiří Palupa (PR specialista, Odbor komunikací)
-
Zdeněk Polák (vedoucí oddělení, Business Centrum)
-
Ing. Radovan Trněný (analytik, Odbor informatiky)
-
Dušan Skřivánek (Odbor informatiky)
-
Jiří Vymyslický (systémový administrátor, Odbor informatiky)
-
JUDr. Oldřich Zouhar (PR specialista, Odbor komunikací)
Elektronické zdroje -
Expocomp : úvod [online]. [cit. 2009-07-6]. Dostupné z WWW: .
-
Expo Data : kontakty [online]. [cit. 2009-07-6]. Dostupné z WWW: .
68
-
Kaiser Data : Lotus Domino Notes [online]. [cit. 2009-04-17]. Dostupné z WWW: .
-
Hansgut : Historie Lotus Notes [online]. [cit. 2009-04-12]. Dostupné z WWW: .
-
Wikipedia : IBM Lotus Notes/Domino [online]. [cit. 2009-04-21]. Dostupné z WWW: .
-
Kaiser Data : Lotus Notes z pohledu běžného uživatele [online]. [cit. 2009-04-17]. Dostupné z WWW: .
-
ORAX : úvod [online]. [cit. 2009-06-12]. Dostupné z WWW: .
-
Wikipedia : SAP [online]. [cit. 2009-04-21]. Dostupné z WWW: .
-
Infobase : Interní komunikace [online]. [cit. 2009-04-12]. Dostupné z WWW: < http://www.kavva.com/infobase-marketing/interni-komunikace>.
-
Veletrhy Brno [online]. c2001-2009 [cit. 2008-05-13]. Dostupné z WWW: .
-
Veletrhy Brno : Management [online]. c2001-2009 [cit. 2008-05-09]. Dostupné z WWW: .
-
Veletrhy Brno : O společnosti Veletrhy Brno [online]. c2001-2009 [cit. 2009-29-07]. Dostupné z WWW: .
-
KTD - Úplné zobrazení záznamu : informace [online]. c2005 [cit. 2009-04-22]. Dostupný z WWW: .
-
KTD - Úplné zobrazení záznamu : informační systém [online]. c2005 [cit. 2009-04-22]. Dostupný z WWW: .
Dále jsem při psaní této bakalářské práce pouţila interní materiály a směrnice společnosti BVV, a.s.
69
Příloha č. 1 - Firemní periodika
Obr. 1 – Čtvereček
Obr. 2 – Čtvereček uvnitř
Obr. 3 – Fair & Square
Obr. 4 – Veletrţní noviny
70
Příloha č.2 – Firemní materiály
Obr. 1 – Brněnské výstaviště
Obr. 3 – Veletrţní sluţby
Obr. 2 – Veletrţní data a fakta
Obr. 4 – Konsolidovaná výroční zpráva 2007
71
Příloha č. 3 – Materiály k veletrhu
Obr. 1 – Leták
Obr. 2 – Průvodce návštěvníka
Obr. 3 – Check in
Obr. 4 - Katalog
72
