MANUAL PROSEDUR Study Lanjut Dosen
FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2014
i
MANUAL PROSEDUR Study Lanjut Dosen Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh
: : : :
0040006203 5 6 Juni 2011
ttd Dikendalikan oleh
:
Kepala Tata Usaha Pembantu Dekan I ttd Ir. Didik Suprayogo,MSc.PhD
Disetujui oleh
:
Dekan ttd Prof. Ir.Sumeru Ashari,M.Agr.Sc.,Ph.D
i
KATA PENGANTAR Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) untuk Pendidikan Sarjana S-1, dan Pascasarjana yang dijelaskan dalam Manual Mutu Akademik. Manual ini mengacu pada Manual Prosedur Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Brawjaya. Manual tersebut memuat kebijakan mutu akademik, sistem penjaminan mutu akademik, serta organisasi, tanggungjawab dan wewenang. Berdasarkan standar akademik, peraturan akademik, dan manual prosedur implementasi SPMI maka disusun Manual Prosedur Studi Lanjut Dosen.. Manual prosedur Studi Lanjut merupakan salah satu komponen penting di dalam meningkatkan kualitas staf di Fakultas Pertanian. Komitmen pimpinan Fakultas Pertanian yang terus berupaya untuk meningkatkan kinerja stafnya perlu didukung oleh kemampuan staf yang baik. Manual prosedur ini diharapkan dapat bermanfaat bagi staf dan pimpinan di Fakultas Pertanian untuk senantiasa terus memacu pengembangan kualitas staf terutama staf akademik. Malang, 6 Juni 2011 Dekan
Prof. Ir. Sumeru Ashari, MAgr.Sc., PhD NIP 19530328 198103 1 001
ii
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR DAFTAR ISI
i ii
Tujuan
1
Definisi
1
Ruang lingkup
1
Referensi
1
Pihak Orang Terkait
1
Uraian Prosedur
2
Tim Penyusun
4
Lampiran
5
iii
STUDI LANJUT DOSEN TUJUAN: Manual Prosedur Studi Lanjut Dosen dibuat untuk menjamin pelaksanaan studi lanjut dosen sesuai dengan kebijakan akademik dan rencana strategis Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya. DEFINISI Dosen adalah dosen tetap di Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya. RUANG LINGKUP Manual prosedur Studi Lanjut Dosen berlaku mulai dari persiapan calon dosen yang akan studi lanjut, cara melamar, cara studi lanjut dan cara setelah menyelesaikan studi lanjut. REFERENSI 1. Kebijakan Akademik FP UB 2. Peraturan Akademik FP UB PIHAK ORANG TERKAIT 1. Dekan 2. Pembantu Dekan I 3. Pembantu Dekan II 4. Ketua Jurusan 5. Dosen yang akan studi lanjut
1
URAIAN PROSEDUR: A. PERSIAPAN DOSEN YANG AKAN STUDI LANJUT 1. Setiap dosen yang akan melanjutkan studi memiliki kepangkatan minimal IIIa (Penata Muda) dengan jabatan asisten ahli, mengajukan surat ijin ke Dekan melalui Kajur. 2. Setiap dosen yang berumur dibawah 35 tahun diwajibkan untuk melanjutkan studi di luar negeri. 3. Setiap dosen yang akan melanjutkan mendapatkan ijin tertulis dari Dekan.
studi
telah
4. Setiap dosen yang ingin studi lanjut perlu mempersiapkan diri terutama dalam bahasa asing dan kemampuan di bidang studi yang akan ditekuni. 5. Persiapan lain yang perlu dilakukan bagi dosen yang ingin studi lanjut adalah menerbitkan artikel di berbagai jurnal. Pengalaman menulis di jurnal sering menjadi pertimbangan untuk diterima di universitas yang dituju. 6. Setiap dosen dapat mencari informasi studi lanjut ke bagian akademik di kantor rektorat/Universitas Brawijaya.atau sumber lain yang tersedia. 7. Pembantu Dekan I dan Ketua Jurusam menginformasikan kepada dosen berkenaan dengan tawaran studi lanjut kepada dosen yang akan studi lanjut. B. CARA MELAMAR STUDI LANJUT 1. Dosen melamar univesitas yang dituju berdasarkan bidang studinya dengan mempersiapkan persyaratan yang ditetapkan oleh universitas yang dituju. 2. Dosen yang sudah memperoleh universitas tujuan dapat melamar ke universitas yang dituju dengan mengajukan surat ke Rektor melalui Dekan. Dimana Rektor akan meneruskan ke universitas yang bersangkutan melalui Dirjen Dikti. 2. Surat lamaran studi lanjut akan disertai curriculum vitae (cv) oleh sebab itu, dosen yang bersangkutan diharapkan sudah menyiapkan cv dan berbagai sertifikat yang berkaitan dengan studi lanjut,
2
3. Dosen yang sudah diterima akan memperoleh surat ijin tugas belajar dari Rektor. Surat tugas belajar ini harus disimpan oleh dosen bersangkutan untuk dipergunakan setelah selesai studi lanjut. 4. Bagi yang studi ke luar negeri maka perlu mengurus paspor dinas dan visa yang dapat dilakukan melalui kantor di rektorat bagian akademik. 5. Setelah paspor dinas dan visa diperoleh maka dosen tersebut dapat membeli tiket pesawat. Tiket pesawat dapat di pesan (booking) di berbagai biro perjalanan sebelum paspor dan visa keluar . Hal ini penting agar mudah memperoleh tiket karena sering terjadi pada saat akan berangkat tiket sudah penuh. 6. Bagi yang akan studi ke luar negeri segera menghubungi persatuan mahasiswa Indonesia yang ada di negara dituju untuk mendapatkan informasi yang diperlukan. 7. Bawalah kamus dan buku yang mungkin diperlukan. C. PADA MASA STUDI LANJUT 1. Dosen yang telah sampai di tujuan akan lebih baik apabila segera mempersiapkan diri dengan mencari informasi jadwal kuliah, buku-buku dan dosen pembimbing. 2. Dosen dalam mengikuti studi perlu tekun dan tawakal agar studi lanjut dapat diselesaikan dengan baik. 3. Dosen yang telah memperoleh ijasah (surat selesai studi) maka dapat segera pulang D. SETELAH SELESAI MASA STUDI LANJUT 1. Setelah selesai studi lanjut maka dosen harus melaporkan ke Rektor dan Dekan bahwa dosen tersebur telah menyelesaikan studinya. 2. Karena setelah 6 (enam) bulan studi lanjut gaji dosen yang bersangkutan akan dipotong tunjangan fungsional maka setelah selesai masa studi perlu mengurus gaji tunjangan fungsional dengan menggunakan surat tugas belajar yang sebelum berangkat telah diberikan oleh Rektor.
3
3. Pembantu Dekan II akan mengurus tambahan gaji tunjangan fungsional apabila surat tugas belajar dan surat selesai tugas belajar tersedia. 4. Ijasah dari luar negeri perlu diurus untuk penyetaraan/akreditasi ijasah di Depdiknas. Akreditasi ijasah ini penting untuk kenaikan pangkat. TIM PENYUSUN : 1. PD II. 2. Ir. Ratya Anindita, PhD 3. Ir. Sri Rahayu Utami, MSc. PhD.
4
1. Studi Lanjut Dalam Negeri Wakt u
Tempat proses
3 hari
Jurusan atau Program Studi
3 hari
Dekanat
1 mingg u
Bagian Akademik UB
Proses
Keterangan
Surat Rekomendasi dari Ketua Jurusan
Pemrosesan Surat Rekomendasi Dekan
Surat Rekomendasi dibawa ybs ke Bagian Akademik Kantor Pusat (UB) untuk diproses Surat Ijin Rektor
Pemrosesan Surat Ijin/ Tugas Belajar ke Rektor
Surat Ijin Rektor diterima oleh Ybs
3–6 bulan
Kelengkapan diserahkan oleh ybs di Sub Bagian Kepegawaian FP kemudian diteruskan ke Bagian Kepegawaian UB untuk diproses ke Kemendiknas
Ybs Berangkat Studi setelah melengkapi berkas yang dibutuhkan
Pengusulan SK Tugas Belajar dan Pengalihan Tunjangan Fungsional ke Tunjangan Tugas Belajar serta Pembebasan Sementara dari Tugas Jabatannya ke Kemendiknas
SK diterima oleh Ybs
5
Kelengkapan masingmasing rangkap 4 : 1. 2. 3. 4. 5.
FC Karpeg FC SK NIP Baru FC SK CPNS FC SK PNS FC SK Pangkat & Jabatan Terakhir 6. FC DP3 2 tahun terakhir 7. Surat Ijin Rektor 8. Surat Perjanjian Tugas Belajar 9. Surat Keterangan diterima di PPS tujuan 10. Surat Sponsor Studi
2. Studi Lanjut Luar Negeri Waktu
Tempat proses
3 hari
Jurusan atau Program Studi
3 hari
Dekanat
1 minggu
Bagian Akademik UB
1 minggu
Bagian Kerjasama Luar Negeri UB
Proses
Surat Rekomendasi dari Ketua Jurusan
Pemrosesan Surat Ijin Tugas Belajar/ Post Doc ke Rektor
Surat Ijin Rektor diterima oleh Ybs
SEKAB, Paspor dan Visa
Kelengkapan diserahkan oleh ybs di Sub Bagian Kepegawaia n FP
Surat Rekomendasi dibawa ybs ke Bagian Akademik Kantor Pusat (UB) untuk diproses Surat Ijin Rektor
Pemrosesan Surat Rekomendasi Dekan
Pemrosesan Surat Ijin Persetujuan dan Dokumen Keberangkatan oleh Biro PKLN
3–6 bulan
Keterangan
Ybs Berangkat Studi/ Post Doc setelah melengkapi berkas yang dibutuhkan
6
Kelengkapan masing-masing rangkap 4 : 1. FC Karpeg FC SK NIP Baru FC SK CPNS FC SK PNS FC SK Pangkat & Jabatan Terakhir 6. FC DP3 2 tahun terakhir 7. SEKAB 8. Surat Ijin Tugas Belajar/ Post Doc dari Rektor 9. Surat Perjanjian Tugas Belajar/ Post Doc 10. Surat Keterangan diterima di Universitas tempat studi 11. Surat Sponsor Studi (optional) 2. 3. 4. 5.
kemudian diteruskan ke Bagian Kepegawaia n UB untuk diproses ke Kemendikna s
Pengusulan SK Tugas Belajar/ Post Doc dan Pembebasan Sementara dari Tugas Jabatannya ke Kemendiknas
SK diterima oleh Ybs
7
8
9
Pengaktifan Kembali Studi Lanjut Dalam Negeri
Mulai
Dosen
Staf Kepegawaian
Kepegawaian UB
Kepegawaian UB
Melaporkan Selesai Studi ke Jurusan dan Fakultas
Pemrosesan Surat Rekomendasi Dekan
Pemrosesan Surat Laporan Selesai Studi dan Permohonan diaktifkan kembali
Menyerahkan berkas
Selesai
10
Kelengkapan masing-masing rangkap 2 : 1. Ijazah 2. Transkrip 3. Surat Keterangan Selesai Studi 4. Laporan Selesai Studi yang dibuat oleh Ybs
11
