MANUAL PROSEDUR Tracer Study
FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011 i
MANUAL PROSEDUR Tracer Study Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh
Dikendalikan oleh
: : : :
0040006102 4 6 Juni 2001 Kepala Tata Usaha
:
ttd Mahmudah, SAB Pembantu Dekan I ttd Ir. Didik Suprayogo,MSc.PhD
Disetujui oleh
:
Dekan ttd Prof. Ir.Sumeru Ashari,M.Agr.Sc.,Ph.D
i
KATA PENGANTAR Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) untuk Pendidikan Diploma, Sarjana S-1, dan Pascasarjana yang dijelaskan dalam Manual Mutu Akademik. Manual ini mengacu pada Manual Prosedur Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Brawjaya. Manual tersebut memuat kebijakan mutu akademik, sistem penjaminan mutu akademik, serta organisasi, tanggungjawab dan wewenang. Berdasarkan standar akademik, peraturan akademik, dan manual prosedur implementasi SPMI maka disusun Manual Prosedur Tracer Studi Lulusan untuk menggali informasi eksternal. Fakultas Pertanian senantiasa meningkatkan kualitas pendidikan, salah satunya melalui perbaikan kurikulum yang senantiasa mengikuti perkembangan IPTEK maupun pasar kerja. Sebagai masukan untuk meningkatkan kompetensi lulusan terhadap kebutuhan pasar kerja, maka Fakultas Pertanian mengadakan survei penelusuran alumni. Dengan tersusunnya manual prosedur tracer studi lulusan, akan mempermudah pelaksanaan tracer studi lulusan. Malang, 6 Juni 2011 Dekan
Prof. Ir. Sumeru Ashari, MAgr.Sc., PhD NIP 19530328 198103 1 001
ii
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR
i
DAFTAR ISI
ii
Tujuan
1
Definisi
1
Ruang lingkup
2
Referensi
2
Pihak Orang Terkait
2
Uraian Prosedur
2
Tim Penyusun
4
Lampiran
4
Bagan alir
7
iii
Tracer Study Lulusan TUJUAN 1. Menggali informasi dari pada alumni mengenai perkembangan kompetensi yang dibutuhkan pasar kerja untuk bahan perbaikan kurikulum; 2. Menginventarisir manfaat yang diperoleh alumni selama menempuh pendidikan di Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya; 3. Melakukan penelusuran tempat kerja, bidang kerja, waktu tunggu memperoleh pekerjaan, gaji pertama, dll dari alumni Fakultas Pertanian; DEFINISI 1. Tracer studi alumni ialah penelusuran alumni untuk menggali informasi melalui pengisian kuesioner yang disusun sedemikian rupa untuk tujuan perbaikan kurikulum dan proses pendidikan di Fakultas Pertanian. 2. Kuesioner ialah form isian yang berisi pertanyaanpertanyaan yang sudah disusun sedemikian rupa untuk suatu tujuan tertentu. 3. Pembantu Dekan I ialah Pembantu Dekan Bidang Akademik yang tugasnya membantu Dekan dalam pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
1
RUANG LINGKUP Manual prosedur Tracer studi alumni dijalankan melalui 2 mekanisme yaitu rutin (melalui biaya Universitas) dan insidentil (melalui acara-acara yang diselenggarakan di Fakultas Pertanian maupun alumni sendiri). Manual prosedur Tracer studi alumni berlaku mulai turunnya informasi dari Universitas ke Fakultas, Pembentukan tim Tracer studi Fakultas hingga penyerahan laporan Tracer studi ke Universitas. Manual prosedur tracer studi alumni masih terbatas dilakukan pada alumni Strata 1. REFERENSI Standart akademik Fakultas Pertanian
Peraturan akademik Fakultas Pertanian
PIHAK ORANG TERKAIT 1. Dekan ex-officio 2. Pembantu Dekan I 3. Tim Tracer Studi 4. Bagian akademik 5. Bagian Kemahasiswaan URAIAN PROSEDUR 1. BAAK Universitas memberikan surat pemberitahuan untuk pelaksanaan Tracer study alumni kepada Fakultas;
2. Surat pemberitahuan ditindaklanjuti oleh Pembantu Dekan
I dengan menyusun tim tracer studi. Tim tracer studi terdiri dari staf bagian akademik, kemahasiswaan dan alumni, serta perwakilan Jurusan (masing-masing 1 orang). Tim tracer studi terbentuk paling lambat 7 hari setelah penerimaan surat dari BAAK;
3. Pembantu Dekan I melakukan koordinasi dengan seluruh
anggota tim tracer studi untuk membicarakan rencana pelaksanaan kegiatan, pembagian tugas, dan kebutuhan. Pertemuan dilakukan paling lambat 7 hari setelah terbentuk tim tracer studi.;
2
4. Bagian akademik mempersiapkan data daftar alumni berdasarkan tahun lulus, IPK, dan lama kelulusan / waktu studi. Data diserahkan kepada tim tracer studi paling lambat 3 hari setelah pertemuan.;
5. Ketua tim tracer studi menyerahkan daftar alumni kepada
bagian kemahasiswaan dan alumni untuk segera memproses daftar alamat yang bisa dihubungi. Bagian alumni menyerahkan daftar alamat alumni kepada ketua tim tracer studi paling lambat 3 hari sesudahnya.;
6. Ketua tim tracer studi menghimpun data-data yang sudah diperoleh dari bagian akademik dan bagian alumni untuk menentukan jumlah responden pewakil berdasarkan IPK, tahun kelulusan, dan lama studi, paling lambat 7 hari sesudahnya.;
7. Ketua
tim tracer studi mempersiapkan kuesioner (Lampiran form.GJM-FP-UB.01.02.01.01) dan melakukan penggandaan. Ketua tim tracer studi membagi kuesioner kepada enumerator berdasarkan daerah alamat alumni. Enumerator menerima kuesioner paling lambat 2 hari setelah tersusun daftar responden.;
8. Enumerator melakukan penggalian informasi (Lampiran IK.GJM-FP-UB.01.02.01) seperti yang tercantum di kuesioner kepada alumni. Penggalian informasi dilakukan selama 30 hari baik langsung ke rumah ataupun melalui telephon.;
9. Enumerator menyusun data-data yang sudah diperoleh
dan memasukkannya ke dalam database di komputer. Enumerator menyerahkan database isian kuesioner dan kuesioner asli yang diisi oleh alumni kepada ketua tim tracer studi paling lambat 7 hari setelah semua kuesioner terisi. ;
10. Ketua tim tracer studi melakukan kompilasi data-data dan menyusun laporan akhir hasil tracer paling lambat 7 hari setelah enumerator memasukkan semua data.;
3
11. Ketua tim tracer studi menyerahkan laporan hasil pelaksanaan tracer studi kepada Pembantu Dekan I bidang akademik.;
12. Pembantu Dekan I melakukan verifikasi laporan tracer
studi. Verifikasi meliputi kelengkapan data-data isian kuesioner. Apabila ada perbaikan, ketua tim tracer studi melakukan perbaikan paling lama 2 hari setelah laporan dikembalikan. Pembantu Dekan I menyerahkan laporan hasil pelaksanaan tracer studi kepada Universitas (BAAK);
13. Prosedur layanan tracer studi alumni selesai. TIM PENYUSUN 1. Ir.Didik Suprayogo, MSc., PhD. 2. Syahrul Kurniawan, SP., MP. 3. Ir. Sri Rahayu Utami, MSc., PhD. 4. KaSubbag Akademik LAMPRAN 1. Instruksi Kerja Enumerator Tracer Study.
4
INSTRUKSI KERJA ENUMERATOR TRACER STUDI 0040007002 TUJUAN Tujuan Instruksi Kerja Enumerator Tracer Studi Lulusan adalah adalah: 1. Sebagai pedoman bagi Enumerator Tracer Studi untuk melakukan penggalian informasi kepada alumni; 2. Memberikan kemudahan bagi enumerator untuk melakukan tracer studi lulusan; RUANG LINGKUP Instruksi kerja enumerator tracer studi meliputi pedoman kerja yang dilakukan oleh enumerator di dalam mengumpulkan data hingga melakukan input data kuesioner ke dalam komputer. INSTRUKSI KERJA 1. Menghubungi responden lewat telepon untuk janjian ketemu langsung. Apabila tidak bisa ketemu (karena alamat pekerjaan alumni di luar Jawa Timur) maka penggalian informasi dilakukan secara langsung lewat telepon. 2. Bertemu langsung dengan alumni, memperkenalkan diri, maksud dan tujuan tracer studi. 3. Menanyakan informasi kepada alumni sesuai form kuesioner (Lampiran Form.GJM-FP-UB.01.02.01.01) 5
seperti data diri alumni, kesan alumni selama belajar di Fakultas Pertanian, dll. 4. Menghimpun kuesioner yang sudah terisi. 5. Memasukkan kuesioner ke dalam database di komputer. 6. Menyerahkan data yang sudah diketik (dalam bentuk file) beserta kuesioner yang terisi kepada ketua Tim Tracer studi. REFERENSI Manual Prosedur Tracer Studi Lulusan TIM PENYUSUN 1. 2. 3. 4. 5.
Ir.Didik Suprayogo, MSc., PhD. Syahrul Kurniawan, SP., MP. Prof. Dr. Kuswanto Ir. Sri Rahayu Utami, MSc., PhD. (KaSubbag Akademik)
6
BAGAN ALUR TRACER STUDI LULUSAN Pemberitahuan dari BAAK
Fakultas Pertanian (Pembantu Dekan I) menerima surat pemberitahuan dari BAAK
Pembentukan Tim Tracer Studi
Pembantu Dekan I membentuk Tim Tracer Studi
Koordinasi Tim Tracer Studi
Pembantu Dekan I melakukan koordinasi dengan Tim Tracer Studi
Persiapan data daftar alumni
Bagian akademik mempersiapkan data daftar alumni (IPK, tahun kelulusan, lama studi)
Inventarisir daftar alamat alumni
Bagian kemahasiswaan menginventarisir alamat alumni sesuai data bagian akademik
Penentuan calon responden
Tim Tracer Studi menentukan calon responden
Persiapan dan penggandaan form kuesioner
Ketua Tim Tracer studi mempersiapkan dan menggandakan kuesioner tracer studi
Penggalian Informasi ke alumni
Enumerator melakukan penggalian informasi secara langsung ke responden
7
Kompilasi data
Ketua Tim Tracer Studi melakukan kompilasi data kuesioner
Penyusunan laporan akhir
Ketua Tim tracer studi menyusun laporan tracer studi dan diserahkan kepada Pembantu Dekan I
Verifikasi dan penyerahan laporan
Pembantu Dekan I verifikasi laporan, menyerahkan ke BAAK
8
melakukan kemudian
