MANUAL PENGGUNA Sistem Pengurusan Maklumat Bersepadu

Modul Khas Terimaan, Pembayaran dan Pelarasan Operasi Untuk KakitanganMAIS

MANUAL PENGGUNA Sistem Pengurusan Maklumat Bersepadu

Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal)|

1


LOGIN PENGGUNA Berikut adalah langkah-langkahnya.. LANGKAH 1 : Masuk ke laman sesawang Sistem Pengurusan Maklumat Bersepadu (SPMB) iaitu di : www.espmb.com

LANGKAH 2 : Masukkan ID Pengguna dan Katalaluan.

Klik butang Masuk

Gambarajah 1.1 : Ruang Login

LANGKAH 3 : Paparan Skrin Utama akan muncul seperti berikut.

Nama ID Anda

Menu Utama

Gambarajah 1.2 : Paparan Skrin Utama Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal)|

2


MODUL TERIMAAN LANGKAH 1 : Klik pada Butang ‘Operasi’ pada Menu, pilih sub menu ‘Penerimaan’ dan kemudian pilih sub menu ‘Terimaan’

Menu Utama

Sub Menu

Gambarajah 2.1 : Sub Menu Penerimaan

LANGKAH 2 : Paparan halaman Terimaan akan muncul sebagaimana berikut :

Gambarajah 2.2 : Sub Menu Penerimaan

LANGKAH 3 : Berdasarkan Gambarajah 2.2 diatas, klik butang ‘Tambah’ untuk mula merekodkan terimaan ke dalam SPMB. Paparan borang ‘Terimaan’ akan muncul seperti dibawah :


3


Maklumat Terimaan

Cara, Jenis dan Jumlah Terimaan

Ruang Akaun : Untuk rekod kod belanja

Ruang Urusniaga

Ruang Sewaan : Untuk rekod terimaan sewaan

Gambarajah 2.3 : Paparan Borang Terimaan

LANGKAH 4 : Berikut adalah contoh bagi resit 141970 yang perlu di rekodkan di dalam Borang Terimaan.

1

2

3

Klik pada butang PENYEWA sekiranya terdapat Penyewa yang membayar deposit, utiliti, hasil sewaan dan duti setem.

4

5 6 Gambarajah 2.4 : Maklumat Terimaan

Klik untuk pilih Kumpulan Wang


4

Modul Khas Terimaan, Pembayaran dan Pelarasan Operasi Untuk KakitanganMAIS 1. No. Resit : Masukkan nombor resit (rujuk buku resit) mengikut kumpulan wang. 2. Tarikh : Tarikh adalah mengikut tarikh resit. 3. Nama : Masukkan nama pembayar. 4. Alamat : Masukkan alamat pembayar (jika perlu). 5. Atas Sebab-sebab : Nyatakan sebab-sebab pembayaran tersebut dilakukan. 6. Kumpulan Wang : Pilih kumpulan wang yang berkaitan. (Klik pada butang tanda soal)

Klik pada mana-mana Kumpulan Wang yang dikehendaki.

Gambarajah 2.5 : Paparan Bantuan Kod (Kumpulan Wang)

NOTA : Sekiranya terimaan pembayaran adalah daripada Penyewa, maka anda perlu klik pada butang “Penyewa” seperti yang ditunjukkan dalam bulatan berwarna merah dalam Gambarajah 2.4. Satu popup menu akan terpapar seperti dibawah :


5


Gunakan ‘Carian : Perihal’ untuk mencari kod Penyewa berdasarkan nama dan taip nama Penyewa di ruangan yang disediakan atau jika anda tahu Kod Penyewa, gunakan ‘Carian : Kod’.

Klik pada mana-mana nama Penyewa yang dikehendaki.

Gambarajah 2.6 : Paparan Bantuan Kod (Penyewa)

Anda boleh gunakan carian melalui ‘Kod’ ataupun ‘Perihal’. Contoh di atas adalah berdasarkan ‘Perihal’. Setelah itu, anda pilih nama Penyewa tersebut, maka secara automatik, maklumat Penyewa ia akan terpapar di dalam ruangan Maklumat Terimaan seperti Gambarajah 2.4.

LANGKAH 5 : Setelah selesai, rujuk Gambarajah 2.3 dan cari ruangan ‘Cara Bayaran’ seperti Gambarajah 2.7 sebagaimana dibawah :

1 2 Pilih yang berkaitan.

3 Gambarajah 2.7 : Cara Bayaran

1. Jenis Terimaan : Pilih jenis terimaan sama ada, ‘Terimaan Kaunter’, ‘Lain-Lain’ atau ‘Terimaan Kaunter - Lewat’. 2. Daerah : Senarai ini adalah khas untuk pegawai dan kakitangan Wakaf yang bertugas di daerah. Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal)|

6

Modul Khas Terimaan, Pembayaran dan Pelarasan Operasi Untuk KakitanganMAIS 3. Agen : Senarai ini adalah khas untuk pegawai dan kakitangan Wakaf yang bertugas di daerah. LANGKAH 6 : Semak semula data-data yang dimasukkan ke dalam ‘Maklumat Terimaan’ dan ‘Cara Bayaran’ seperti Gambarajah 2.4 dan 2.7. Setelah itu, klik butang ‘Simpan’ seperti Gambarajah 2.8.

Biarkan sahaja ruangan ini.

Klik butang Simpan

Gambarajah 2.8 : Butang Simpan

LANGKAH 7 : Seterusnya adalah proses merekodkan butir-butir perakaunan di ruangan ‘Akaun’, ‘Urusniaga’ dan ‘Sewaan’ seperti Gambarajah 2.9 dibawah :

Gambarajah 2.9 : Ruangan Perakaunan (Akaun, Urusniaga dan Sewaan)

LANGKAH 8 : Cara-cara untuk merekodkan butir-butir perakaunan di ruangan Akaun adalah seperti berikut :

1

2

3

Gambarajah 2.10 : Kod-Kod Ruang Akaun Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal)|

7

Modul Khas Terimaan, Pembayaran dan Pelarasan Operasi Untuk KakitanganMAIS 1. PTJ : Klik pada tanda soal dan pilih PTJ yang berkenaan. Di dalam tutorial ini, PTJ yang dipilih ialah 107 – BAHAGIAN MAL.

Pilih mana-mana PTJ yang berkaitan. Contohnya : 107 – BAHAGIAN MAL

Gambarajah 2.11 : Kod PTJ

2. Program : Klik pada tanda soal. Rujuk Gambarajah 2.10. Pilih Program yang berkenaan. Di dalam tutorial ini, Program yang dipilih ialah 107001 - PROGRAM BAHAGIAN MAL.


8


Pilih mana-mana PROGRAM yang berkaitan. Contohnya : 107001 – PROGRAM BAHAGIAN MAL

Gambarajah 2.12 : Kod Pogram

3. Akaun : Klik pada tanda soal dan pilih Akaun yang berkenaan. Dalam tutorial ini, kod Akaun yang dipilih ialah KUTIPAN PUNGUTAN KHAIRAT.


9


Pilih mana-mana AKAUN yang berkaitan. Contohnya : 107001 – PROGRAM BAHAGIAN MAL

Gambarajah 2.13 : Kod Akaun

LANGKAH 9 : Seterusnya, masukkan nama pembayar di ruangan Nama dan jumlah bayaran di ruangan Amaun (RM).

Gambarajah 2.14 : Ruangan Nama dan Amaun (RM)

LANGKAH 10 : Hasilnya adalah sebagaimana berikut :

Gambarajah 2.15 : Ruangan Akaun

LANGKAH 11 : Klik butang ‘Terima’ dan anda akan mendapat mesej “Proses berjaya”.


10


Gambarajah 2.16 : Butang Terima dan Menu Popup ‘Proses berjaya!’

LANGKAH 12 : Seterusnya, cara-cara merekodkan butir-butir di ruangan Urusniaga.

1

2

3

4

5

6

7

8

Gambarajah: 2.17 : Ruangan Urusniaga

1. Akaun : Klik pada tanda soal. Pilih akaun yang berkenaan. Dalam tutorial ini, kod Akaun yang dipilih ialah 31102 : BIMB – AKAUN BAITULMAL.

Pilih mana-mana AKAUN yang berkaitan. Contohnya : 31102 – BIMB AKAUN BAITULMAL

Gambarajah 2.18 : Kod Akaun Bank

2. Bank : Ruangan ini akan diisi secara automatik setelah anda pilih kod Akaun sebelum ini. 3. Cara Bayar : Pilh cara bayaran dengan klik pada tanda soal. Pilih sama ada Cek ataupun Tunai.


11


Pilih mana-mana yang berkaitan.

Gambarajah 2.19 : Cara Bayaran 4. Bank Pembayar : Ruangan ini khas untuk pembayaran menggunakan Cek. Contohnya, jika cek yang diterima itu adalah cek Maybank, maka taip MBB sahaja. 5. No. Cek : Masukkan nombor cek bagi terimaan tersebut. 6. Tarikh Slip : Tarikh yang perlu dipilih ialah tarikh bila wang/cek tersebut dimasukkan ke dalam bank.

Pilih tarikh terimaan semasa.

Gambarajah 2.20 : Ruangan Tarikh

7. No. Slip : Ini adalah nombor rujukan slip bank. Masukkan nombor rujukan tersebut. 8. Amaun (RM) : Masukkan jumlah bayaran (terimaan).

LANGKAH 13 : Hasilnya adalah sebagaimana berikut :

Gambarajah 2.21 : Ruangan Urusniaga

LANGKAH 14 : Klik butang ‘Terima’ dan anda akan mendapat mesej “Proses berjaya”. Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal)|

12


Gambarajah 2.22 : Butang Terima dan Menu Popup ‘Proses berjaya!’

LANGKAH 15 : secara keseluruhannya, hasilnya adalah sebagaimana berikut :

Gambarajah 2.23 : Paparan Borang Terimaan

NOTA : Ruangan sewaan ini hanya digunakan ketika ada transaksi penerimaan a) pembayaran hasil sewaan, b) utiliti, c) deposit sewaan, d) deposit utiliti dan e) duti setem.

1

2

3

4

5

6

Gambarajah 2.24 : Ruangan Sewaan

LANGKAH 16 : Berikut ditunjukkan cara-cara bagaimana memasukkan maklumat di ruangan Sewaan seperti dibawah :


13

Modul Khas Terimaan, Pembayaran dan Pelarasan Operasi Untuk KakitanganMAIS 1. Premis : Klik pada tanda soal dan pilih jenis yang berkenaan. 2. Perihal Premis : Ruangan ini akan diisi secara automatik apabila kod Premis telah dipilih. 3. No Surat : Ruangan ini juga akan diisi secara automatik apabila kod Premis telah dipilih. 4. Tujuan : Klik pada tanda soal dan pilih mana-mana perkara yang berkaitan sebagaimana Gambarajah 2.25 dibawah :


Gambarajah 2.25 : Kod Tujuan Sewaan

5. No Bil : Masukkan nombor bil sewaan di ruangan ini. 6. Amaun (RM) : Masukkan jumlah bayaran sewaan/deposit. 7. Selesai.

Itu adalah beberapa langkah dan proses yang perlu dilakukan ketika merekodkan pembayaran terimaan di dalam ‘Modul Terimaan’.


14


PESANAN TEMPATAN (LOCAL ORDER) LANGKAH 1 : Pada Menu Utama, klik butang ‘Operasi’, pilih Sub Menu ’Tanggungan’ dan pilih ‘Pesanan Tempatan’. Menu Utama

Sub Menu

Gambarajah 3.1 : Sub Menu Pesanan Tempatan

LANGKAH 2 : Di bawah ini adalah paparan halaman ‘Pesanan Tempatan’. Klik butang ‘Tambah’ untuk mula menyediakan dan merekodkan butir-butir pesanan tempatan di dalam sistem.

Klik butang “TAMBAH”

Gambarajah 3.2 : Paparan Halaman “Pesanan Tempatan”

LANGKAH 3 : Setelah anda klik pada butang ‘Tambah’, akan terpapar borang ‘Pesanan Tempatan’ sebagaimana gambarah yang ditunjukkan di bawah :


15


Maklumat Pesanan Tempatan

Ruang ‘Akaun’ dan ‘Perihalan’

Gambarajah 3.3 : Paparan borang “Pesanan Tempatan”

LANGKAH 4 : D ruangan ‘Maklumat Pesanan Tempatan’, isikan maklumat sebagaimana contoh berikut :

1

2

3 4 5

Gambarajah 3.4 : Maklumat Pesanan Tempatan

1. No. PO : Ruangan ini perlu diisi dengan nombor Pesanan Tempatan (Local Order) berdasarkan buku LO. 2. Tarikh : Masukkan tarikh semasa iaitu tarikh Pesanan Tempatan disediakan. 3. Kumpulan Wang : Pilih kumpulan wang yang berkaitan dengan klik pada tanda soal (?). Rujuk pada Gambarajah 3.4 di atas. 4. Pembekal : Klik pada butang ‘tanda soal’ (?), buat carian nama pembekal dan pilih atau klik pada nama pembekal tersebut.


16


Kod Pembekal yang dipilih

Gambarajah 3.5 : Kod Pembekal

5. Alamat : Alamat pembekal akan diisi secara automatik apabila anda telah memilih pembekal.

LANGKAH 5 : Di ruang sebelah kanan sebagaimana yang ditunjukkan di gambarajah di bawah, anda hanya perlu pastikan ‘Tahun Belanjawan’ mestilah pada tahun semasa dan di ruangan ‘Jumlah’ di biarkan ‘kosongh’ kerana ia akan diisi secara automatik. Mestilah pada tahun semasa Diisi secara automatik

Gambarajah 3.6 : Maklumat Pesanan Tempatan (Ruang Kanan)

LANGKAH 6 : Langkah seterusnya ialah anda perlu rekodkan butir-butir perakaunan di ruangan ‘Akaun’ seperti di bawah :

1

2

3

4

5

Gambarajah 3.7 : Ruangan Akaun - Pesanan Tempatan

Langkah-langkahnya adalah seperti berikut :


17

Modul Khas Terimaan, Pembayaran dan Pelarasan Operasi Untuk KakitanganMAIS 1. PTJ : Klik pada tanda soal (?) dan pilih kod PTJ yang berkaitan.

Contoh kod yang dipilih

Gambarajah 3.8 : Kod PTJ - Pesanan Tempatan

2. Program : Klik pada tanda soal (?) dan pilih kod Program yang berkaitan.


3.8 : Kod Program - Pesanan Tempatan


18

Modul Khas Terimaan, Pembayaran dan Pelarasan Operasi Untuk KakitanganMAIS 3. Akaun : Klik pada tanda soal (?, masukkan nombor kod akaun (jika tahu) atau gunakan fungsi Caerian : Perihal dan masukkan kata kunci bagi nama kod akaun tersebut. Setelah itu klik pada kod Akaun yang berkaitan.


3.8 : Kod Akaun - Pesanan Tempatan

4. Perihalan : Ruangan ini akan diisi secara automatik apabila anda telah memilih kod Akaun. 5. Amaun (RM) : Masukkan amaun bagi ‘Pesanan Tempatan’ tersebut. Hasilnya anda akan perolehi sebagaimana dibawah. Jangan lupa klik pada butang ‘Terima’ untuk menyimpan butir-butir di ruangan Akaun sebentar tadi.

3.9 : Paparan Borang Pesanan Tempatan – Sebahagian Maklumat Yang Telah Direkod


19

Modul Khas Terimaan, Pembayaran dan Pelarasan Operasi Untuk KakitanganMAIS LANGKAH 7 : Seterusnya, diruangan ‘Perihalan’, masukkan butir-butir yang diperlukan sebagaimana berikut :

1

2

3

4

5

6

3.10 : Ruangan Perihalan - Pesanan Tempatan

Langkah-langkahnya adalah seperti berikut : 1. Bil : Masukkan nombor bilangan secara berturutan bermula 1, 2, 3 dan seterusnya mengikut berapa banyak atau jenis perkara (item) yang dipesan. 2. Perihalan : Masukan butir-butir atau perkara bagi pesanan tersebut. 3. Kuantiti : Jumlah yang ditempah atau pesan. 4. Unit : Jenis unit sama ada unit, naskah, butir, sebuah atau sebagainya. 5. Harga/Unit : Masukkan nilai harga bagui seunit. 6. Amaun (RM) : Masukkan jumlah harga keseluruhan bagi pesanan tersebut. Setelah itu, klik pada butang ‘Terima’ untuk menyimpan rekod tersebut ke dalam sistem. Bersambung….


20


PEMBAYARAN LANGKAH 1 : Pada Menu Utama, klik butang ‘Operasi’, pilih Sub Menu ’Baucer’ dan pilih ‘Baucer Pembayaran’.

Menu Utama

Sub Menu

Gambarajah 3.1 : Menu Utama ‘Operasi’ dan Sub Menu ‘Baucer Pembayaran’

LANGKAH 2 : Anda akan dapati paparan halaman ‘Baucer Pembayaran’ akan muncul sebagaimana berikut :

Klik butang TAMBAH

Gambarajah 3.2 : Menu Utama ‘Operasi’ dan Sub Menu ‘Baucer Pembayaran’


21

Modul Khas Terimaan, Pembayaran dan Pelarasan Operasi Untuk KakitanganMAIS LANGKAH 3 : Seterusnya klik butang ‘Tambah’ sebagaimana yang ditunjukkan di dalam Gambarajah 3.2 diatas. Halaman ‘Baucer Pembayaran’ akan terpapar seperti dibawah :

Maklumat BAUCER

Maklumat Pembayaran

Gambarajah 3.3 : Paparan Borang ‘Baucer Bayaran – Tambah’

LANGKAH 4 : Di ruangan ‘Kategori Baucer’ dan ‘Kumpulan Wang’, pilih mana-mana yang berkaitan berdasarkan baucer bayaran yang hendak dibuat.

Pilih mana-mana yang berkenaan di dalam kedua-dua bahagian.

Gambarajah 3.4 : Kategori Baucer dan Kumpulan Wang


22

Modul Khas Terimaan, Pembayaran dan Pelarasan Operasi Untuk KakitanganMAIS NOTA : ‘Dengan Tanggungan’ hanya boleh dipilih sekiranya terdapat pembayaran melibatkan Pesanan Tempatan dan Inden. Manakala ‘Tanpa Tanggungan’ pula selain daripada dua (2) perkara tersebut. LANGKAH 5 : Seterusnya anda perlu masukkan butir-butir seperti ‘Tarikh Hijrah’ dan ‘Tarikh Tuntutan Dari Kewangan’.

1 2 3 Maklumat ini perlu diisi

Maklumat ini diisi secara automatik

4 5 6 Gambarajah 3.5 : Maklumat Baucer

Berdasarkan Gambarajah 3.5 diatas, anda hanya perlu isi maklumat no.3 dan no.6 sahaja, manakala maklumat lain akan diisi secara automatik. LANGKAH 6 : Setelah itu, di ruang ‘Maklumat Baucer’ sebelah kanan, sila klik pada mana-mana butang sama ada ‘Pembekal’, ‘Kakitangan’ ataupun ‘Penyewa’.

Klik butang ‘?’ ini untuk pilih akaun Bank yang berkaitan

Gambarajah 3.6 : Maklumat Baucer

NOTA : Klik pada butang ‘Pembekal’ sekiranya melibatkan pembayaran untuk perbekalan dan perkhidmatan. Manakala, untuk butang ‘Kakitangan’ ianya khusus untuk pembayaran pemberian pinjaman peribadi kepada kakitangan. Bagi butang ‘Penyewa’ pula, ianya adalah untuk bayaran pulangan balik deposit sewa dan utiliti. Untuk pembayaran selain tiga (3) perkara diatas, ia perlu dilakukan secara manual dengan memasukkan nama Penerima.


23


Fungsi Carian : Perihal Hasil carian

Gambarajah 3.7 : Contoh Bagi Bantuan Kod Pembekal

Berdasarkan Gambarajah 3.7 diatas, anda boleh gunakan fungsi Carian : Perihal untuk mencari nama pembekal dengan menggunakan kata kunci. Hasilnya anda akan dapati maklumat akan diisi sebagaimana contoh di bawah :

Masukkan butir-butir pembayaran dan No. Fail yang berkaitan

Klik ‘?’ untuk pilih Kumpulan Wang

Klik butang ‘SIMPAN’

Gambarajah 3.8 : Contoh Maklumat Baucer Yang Telah Diisi

LANGKAH 7 : Setelah selesai, klik butang ‘Simpan’ untuk simpan Maklumat Baucer tersebut sebagaimana yang ditunjukkan di dalam Gambarajah 3.8 diatas. LANGKAH 8 : Seterusnya adalah proses untuk merekodkan butir-butir perakaunan di ruangan ‘Perihalan Cek’, ‘Akaun’, ‘Invois/Pesanan Tempatan’ dan ‘Sewaan’.


24


Gambarajah 3.9 : Ruang ‘Perihalan Cek’, ‘Akaun’, ‘Invois/Pesanan Tempatan’ dan ‘Sewaan’

LANGKAH 9 : Sekiranya pembayaran melibatkan Invois (Bil)/Pesanan Tempatan, maka anda perlu memasukkan maklumat terlebih dahulu di dalam ruang Invois/Pesanan Tempatan dengan cara sebagaimana berikut : Klik butang ‘?’

Gambarajah 3.10 : Ruang ‘Invois/Pesanan Tempatan’

1. Klik pada butang tanda soal ‘?’ di ruang No Invois sebagaimana yang ditunjukkan di dalam Gambarajah 3.10 diatas. Paparan menu popup akan muncul seperti berikut :

Contoh senarai Pesanan Tempatan

Gambarajah 3.11 : Bantuan Kod ‘No. Invois’


25

Modul Khas Terimaan, Pembayaran dan Pelarasan Operasi Untuk KakitanganMAIS 2. Pilih mana-mana senarai Pesanan Tempatan atau Bil yang berkaitan seperti contoh yang ditunjukkan di dalam Gambarajah 3.11. Hasilnya, maklumat akan terisi secara automatik di ruangan ‘Invois/Pesanan Tempatan’ seperti di bawah :

Semua ruangan ini akan diisi secara automatik

Klik butang ‘TERIMA’ untuk simpan.

Gambarajah 3.12 : Ruang ‘Invois/PesananTempatan’ yang Terisi Secara Automatik NOTA : Sekiranya pembayaran TIDAK melibatkan Pesanan Tempatan dan Invois (bil), sila abaikan ruangan ini.

LANGKAH 10 : Seterusnya isi pula ruangan ‘Akaun’. Butir-butir yang perlu diisi adalah sebagaimana dibawah :

1

2

3

4

Klik pada ‘?’ untuk pilih yang berkaitan

5

Gambarajah 3.12 : Ruang ‘Akaun’ Yang Perlu Disini

1. KW - Ruang Kumpulan Wang ini akan diisi secara automatik apabila anda memilih manamana Kumpulan Wang seperti Langkah 4 dan Gambarajah 3.4. 2. PTJ - Pilih PTJ yang berkaitan. Contoh dalam kes ini ialah 304 - . 3. Program - Pilih kod Program yang berkaitan. Contohnya 304001 - . 4. Akaun - Anda perlu pilih kod untuk perbelanjaan yang berkaitan. Contohnya 81420 – PERCETAKAN. 5. Amaun - Masukkan jumlah yang perlu dibayar. 6. Setelah itu, klik pada butang ‘TERIMA’ untuk simpan maklumat tersebut. Hasilnya adalah seperti berikut :

Gambarajah 3.13 : Ruang ‘Akaun’ Yang Telah Diisi

LANGKAH 11 : Setelah selesai mengisi maklumat di ruangan ‘Akaun’, langkah seterusnya ialah mengisi maklumat di ruangan ‘Perihalan Cek’.


26


1

2

3

4

5

6

7

Gambarajah 3.14 : Ruang ‘Perihalan Cek’ 1. Kod - Abaikan ruangan ini. 2. Penerimaan - Masukkan nama penerima cek seperti nama syarikat atau nama individu. 3. No KP - Masukkan nombor kad pengenalan sekiranya penerima adalah individu. Walaubagaimanapun ruangan ini adalah ruangan pilihan. 4. No Cek - Masukkan nombor cek bermula dengan BIMBxxxxx. Mesti taip ‘BIMB’ dihadapan nombor cek. 5. Tarikh Cek - Masukkan tarikh cek dikeluarkan. 6. Amaun (RM) - Masukkan jumlah nilai yang perlu dibayar. 7. Tarikh Serah - Tarikh ini akan dikemaskini kemudian setelah cek tersebut di hantar kepada penerima. 8. Klik pada butang ‘TERIMA’ seperti biasa untuk simpan maklumat tersebut. 9. Hasilnya anda akan dapati maklumat yang telah diisi sebagaimana contoh di bawah :

Gambarajah 3.15 : Ruang ‘Perihalan Cek’

LANGKAH 12 : Sekiranya melibatkan pembayaran kepada penyewa seperti untuk pemulangan semula deposit sewa dan utiliti maka anda perlu mengisi maklumat di ruang ‘Sewaan’.

1

2

3

4

5

6

Gambarajah 3.16 : Ruang ‘Sewaan’

1. Premis - Klik pada tanda soal ‘?’ dan pilih kod Premis yang berkaitan. 2. Perihal Premis - Akan diisi secara automatik apabila anda telah memilih kod Premis. 3. No Surat - Juga akan diisi secara automatik. 4. Tujuan - Klik pada tanda soal ‘?’ dan pilih mana-mana kod yang berkaitan. Lihat contoh pada Gambarajah 3.17 dibawah : Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal)|

27



Gambarajah 3.17 : Bantuan Kod (Tujuan)

5. No Bil - Diisi secara automatik. 6. Amaun - Perlu diisi secara manual berdasarkan berapa jumlah sebenar yang perlu dibayar kepada penyewa setelah di tolak kos penyelenggaraan dan tunggakkan (jika ada). 7. Setelah itu, seperti biasa klik pada butang ‘TERIMA’ untuk simpan maklumat tersebut. 8. Hasilnya, maklumat yang telah direkodkan ialah seperti berikut :

Gambarajah 3.18 : Paparan Baucer Pembayaran Yang Siap Di Rekod Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal)|

28


LANGKAH 13 : Seterusnya, semak nombor siri Baucer Bayaran yang hendak di cetak dan ianya mestilah sama antara sistem SPMB dan nombor siri pada borang (kertas) Baucer Bayaran. Klik pada butang ‘Kemaskini No Siri’. Ianya terletak di bahagian atas sekali.

Gambarajah 3.19 : Butang ‘Kemaskini No Siri’

LANGKAH 14 : Paparan seperti Gambarajah 3.20 di bawah akan muncul. No Baucer mestilah betul dan No Siri mestilah sama dengan kertas Baucer Bayaran. Klik butang ‘OK’ jika betul.

Pastikan BETUL!

Gambarajah 3.20: Butang ‘Kemaskini No Siri’

LANGKAH 15 : Setelah itu klik pada butang ‘Cetak’ (rujuk Gambarajah 3.19) dan cetak Baucer Bayaran tersebut ke atas kertas Baucer Bayaran yang telah disediakan. Lihat Gambarajah 3.21 di bawah :


29


Klik CETAK untuk mencetak Baucer Pembayaran

Gambarajah 3.20 : Paparan Baucer Bayaran Yang Sedia Untuk Di Cetak

NOTA TAMBAHAN : Bagi penyediaan Baucer Pembayaran AKB (Akaun Kena Bayar), hanya perlu isikan butir-butir perakaunan di ruangan ‘Perihalan Cek’ dan ‘Akaun’ sahaja.

Hanya isikan butirbutir di dua (2) ruangan ini sahaja.

Gambarajah 3.21 : Paparan Baucer Bayaran Yang Sedia Untuk Di Cetak

Kaedah perekodan adalah seperti berikut : Dt Kod Perbelanjaan Kt Akaun Kena Bayar

RMxxxx.xx RMxxxx.xx

Tutorial bagaimana menyediakan Baucer Bayaran di dalam modul ‘Baucer Pembayaran’ pada bab ini telah pun selesai.


30


PELARASAN OPERASI LANGKAH 1 : Pada Menu Utama, klik butang ‘Operasi’, pilih Sub Menu ’Pelarasan’ dan pilih ‘Pelarasan Operasi’.

Menu Utama Sub Menu

Gambarajah 4.1 : Sub Menu ‘Pelarasan Operasi’

LANGKAH 2 : Di bawah ini merupakan paparan halaman ‘Pelarasan Operasi’. Klik butang ‘Tambah’ seperti gambarajah di bawah :

Klik butang TAMBAH

Gambarajah 4.2 : Paparan halaman ‘Pelarasan Operasi’

LANGKAH 3 : Setelah klik butang ‘Tambah’, paparan borang ‘Pelarasan Operasi’ akan muncul seperti di bawah :


31


Kumpulan Wang

Maklumat Pelarasan Operasi

Gambarajah 4.3 : Paparan borang ‘Pelarasan Operasi’

LANGKAH 4 : Di dalam ruangan Kumpulan Wang (KW), pilih kumpulan wang yang berkaitan.

Pilih yang berkaitan

Gambarajah 4.4 : Kumpulan Wang (KW)

LANGKAH 5 : Isikan ruang kosong berikut :

1

2

3 4 5 Gambarajah 4.5 : Maklumat Pelarasan Operasi


32

Modul Khas Terimaan, Pembayaran dan Pelarasan Operasi Untuk KakitanganMAIS 1. No. Transaksi : Nombor transaksi ini diisi secara automatik apabila anda memilih Kumpulan Wang. 2. Cek Dibatalkan : Perlu diisi sekiranya terdapat cek yang perlu dibatalkan dengan tujuan untuk menggantikan cek baru. 3. Tarikh : Pilih tarikh semasa iaitu tarikh ketika Pelarasan Operasi di buat. 4. Perkara : Taipkan perkara mengenai Pelarasan Operasi tersebut. 5. Catatan : Taipkan butir-butir berkaitan seperti nombor resit, baucer, bank slip, lain-lain rujukan dan nyatakan sebab Pelarasan Operasi dibuat.

LANGKAH 6 : Hasilnya anda akan dapat sebagaimana contoh di bawah. Klik pada butang ‘Simpan’ sekiranya telah selesai dan pastikan anda semak terlebih dahulu.

Gambarajah 4.6 : Maklumat Pelarasan Operasi yang telah siap

LANGKAH 7 : Di ruangan ‘Akaun’, seperti biasa isikan maklumat di ruang kosong :

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Gambarajah 4.7 : Ruang Akaun NOTA : Di ruangan ini, anda perlu rekodkan secara “double entry” iaitu di sebelah Debit dan di sebelah Kredit (konsep asas perakaunan). 1. Index : Nombor index ini bertujuan untuk merekod data perakaunan secara tersusun. Nombor tersebut mestilah dimasukkan secara berturutan bermula dari 03, 06, 09, 12, 15 dan seterusnya. 2. KW : KW adalah kumpulan wang. Pilih kumpulan wang yang berkaitan sahaja. 3. PTJ : Pilih PTJ yang berkaitan sahaja. 4. Program : Pilih program yang berkaitan sahaja. 5. Akaun : Pilih akaun yang berkaitan (Gunakan konsep “double entry”)


33


Contoh kod akaun

Gambarajah 4.7 : Bantuan Kod (Akaun) 6. Rujukan 2 : Masukkan rujukan seperti nombor resit, slip bank, cek atau sebagainya. 7. Perihalan : Ruangan ini akan terisi secara automatik. 8. Debit (RM) : Masukkan amaun disebelah debit pada rekod yang pertama. Lihat contoh di Gambarajah 4.8 di bawah. 9. Kredit (RM) : Masukkan amaun sebelah kredit pada rekod yang kedua. Lihat contoh di Gambarajah 4.8 di bawah.

LANGKAH 8 : Anda akan dapat hasilnya seperti dibawah. Pastikan anda klik pada butang ‘Terima’ untuk simpan rekod yang telah anda masukkan.

Rekod secara “double entry”

Klik ‘TERIMA”

Gambarajah 4.8 : ‘Double Entery’

LANGKAH 9 : Secara keseluruhannya, semua data yang telah dimasukkan akan terpapar sebagai mana gambarajah dibawah. Sekiranya telah selesai, klik pada butang ‘Tutup’.


34


Klik ‘TUTUP”

Gambarajah 4.9 : Pelarasan Operasi yang telah siap

LANGKAH 10 : Seterusnya, sebagaimana contoh gambarajah di bawah, cari “Jurnal Pelarasan Operasi” yang telah anda buat sebentar tadi untuk tujuan mencetak jurnal tersebut. Berdasarkan contoh sebelum ini, No. Transaksi : ialah 2010/12/POB011.

Pilih “SEMUA”

Pilih “NO. RUJUKAN”

Klik butang “CARI”

Masukkan nombor jurnal sebagai contoh : “2010/12/POB011”

Klik Jurnal tersebut

Gambarajah 4.10 : Carian Jurnal Pelarasan Operasi Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal)|

35

Modul Khas Terimaan, Pembayaran dan Pelarasan Operasi Untuk KakitanganMAIS LANGKAH 11 : Setelah anda ikuti arahan di atas, anda akan dipaparkan ‘Jurnal Pelarasan Operasi’ yang siap sedia untuk di cetak. Hanya klik pada butang ‘Cetak’ untuk cetak jurnal tersebut.

Klik butang ‘CETAK’ Sedia untuk dicetak

Gambarajah 4.11 : Paparan Jurnal Pelarasan Operasi

Sebanyak 11 langkah di atas telah ditunjukkan kepada anda cara-cara menyediakan ‘Jurnal Pelarasan Operasi’. Selesai sudah tutorial pada bab kali ini.


36

MANUAL PENGGUNA Sistem Pengurusan Maklumat Bersepadu

Recommend Documents