KELKON SDN BHD FEBRUARI 2015
MANUAL PENGGUNA SISTEM E-CUTI
HakCipta © 2015 Permodalan Kelantan Berhad.
PENGENALAN
Tujuan
Tujuan penyediaan Manual Pengguna ini adalah untuk membantu pentadbir sistem memahami proses kerja dan penggunaan bagi setiap modul di dalam sistem ini. Dokumentasi ini akan menerangkan dengan terperinci bagaimana sistem ini berfungsi dan memberi gambaran kepada pengguna bagaimana untuk menggunakan sistem tersebut. Manual ini merupakan bahan rujukan atau panduan untuk menggunakan Sistem E-Cuti.
Sistem E-Cuti
Sistem E-Cuti ini menggunakan Web-Based Architecture. Sistem ini adalah sistem dalaman dan hanya boleh dicapai oleh pengguna-pengguna yang berdaftar mengikut Unit.
Objektif
Sistem E-Cuti dibangunkan bertujuan untuk menyediakan kemudahan memohon kelulusan permohonan cuti secara atas talian (online). Semua warga perlu menggunakan sistem ini bagi memudahkan pengguna untuk memohon cuti dimana sahaja dan pada bila-bila masa, fungsi-fungsi yang terdapat dalam sistem ini telah dibangunkan dan dikategorikan mengikut peranan pengguna yang ditetapkan. Ada 3 modul yang dibangunkan di dalam sistem ini iaitu Modul Admin(HR), Pelulus dan Pengguna.
2
CARTA ALIR SISTEM 1. PENGGUNA (Unit) Mula
Staff mengisi borang permohonan secara online
Notifikasi Emel Kepada Pengganti
Notifikasi Emel Kepada Staff
Pengesahan untuk menjadi pengganti
Tidak
Setuju ?
Notifikasi Emel Kepada Pengurus Unit
Ya
Notifikasi Emel Kepada Staff
Pengesahan Pelulus
Tidak Lulus ?
Notifikasi Emel Kepada Pemohon/HR bahawa Permohonan Diluluskan *
Ya Tamat
Rajah 2: Carta Alir Sistem E-Cuti
3
Admin HR
4
ANTARAMUKA SISTEM E-CUTI (Admin HR) A. Pendaftaran Pengguna Sistem 1. Antaramuka login Sistem E-Cuti untuk HR. Nama: Admin Katalaluan: Admin
2. Antaramuka halaman utama HR
5
3. Antaramuka senarai semua kakitangan. Klik pada menu 'Kakitangan' dan HR boleh kemaskini baki cuti staff dan profil staff
4. Antaramuka daftar kakitangan. Klik pada icon ‘Kakitangan’.
6
5. Klik pada untuk kemaskini baki cuti staff. HR perlu kemaskini pada tulisan yang diboldkan sahaja.
6. Antaramuka Laporan Cuti semua kakitangan.
7
7. Antaramuka ‘Selenggara’
8. Antaramuka ‘Statistik’
8
Staff Unit/Cawangan
9
ANTARAMUKA SISTEM E-CUTI (Pengguna Unit/Cawangan) A. Perdaftaran Pengguna Sistem 1. Antaramuka login Sistem E-Cuti, HR akan mendaftar ke semua staff untuk menggunakan sistem ini. Setelah HR kemaskini cuti staff sistem akan menghantar emel kepada staff bahawa boleh mula untuk login. Alamat Emel:
Katalaluan: 123456 Klik pada pautan untuk ke Sistem Ecuti.
2. Antaramuka login Sistem E-Cuti
10
3. Jika mesej ini keluar seperti dibawah: sila hubungi HR untuk kemaskini cuti anda.
3. Antaramuka setelah login masuk untuk staff biasa.
11
3. Antaramuka borang permohonan cuti. Sila isi semua maklumat yang diperlukan. kemudian klik ‘Hantar’.Jika ingin memohon cuti backdate sila klik menu 'Mohon Cuti Backdate'.
4. Permohonan cuti sedang dihantar. Tunggu Sehingga Mesej berjaya dihantar keluar.
*jika tiada respon sila hubungi [izzati Bhg IT PKB 097414325]
12
5. Mesej permohonan berjaya akan muncul dibawah permohonan seperti dibahawa menunjukkan permohonan telah berjaya.
6. Antaramuka Untuk ke laman Utama klik pada logo Kelkon Sdn Bhd.
13
7. Jika pengguna ingin mengemaskini cuti yang telah dipohon klik pada icon ‘Edit Cuti’ manakala ingin membatalkan cuti klik pada icon ‘Padam Cuti’.
8. Antaramuka Pengesahan oleh Pengganti. Sila klik 'Klik Disini' untuk Pengesahan pengganti.
14
9. Antaramuka senarai permohonan pengganti. klik 'new' pada tindakan.
10. Antaramuka untuk pengesahan pengganti, klik Setuju atau Tidak Setuju. dan setelah dihantar notifikasi emel kepada pelulus untuk kelulusan.
15
PENGURUS UNIT
16
ANTARAMUKA SISTEM E-CUTI(Pengurus Unit) A. Perdaftaran Pengguna Sistem 1. Antaramuka login Sistem E-Cuti, Admin akan mendaftar kesemua staff untuk menggunakan sistem ini. Alamat Emel: Katalaluan: 123456 Notifikasi emel akan dihantar untuk pengesahan secara online melalui pautan dari emel.
2. Antaramuka untuk pengesahan cuti oleh Pengurus Unit. Klik ‘Hantar’ untuk buat pengesahan.
17
3. Antaramuka log masuk melalui sistem untuk pengesahan cuti.
4. Antaramuka senarai kakitangan memohon cuti.
18
5. klik pada icon ‘ Rekod Cuti’. Klik pada icon untuk membuat pengesahan cuti staff.
6. Klik ‘Hantar’.
19
7. Setelah membuat pengesahan kelulusan, sistem akan menghantar notifikasi emel kepada staff yang memohon dan CC kepada HR.
8. contoh notifikasi emel kepada staff dan CC kepada HR.
20
Antaramuka Pengurus Unit Memohon Cuti 1. Klik ‘Mohon Cuti’ untuk memohon cuti.
2. Isi Maklumat yang diperlukan dan klik ‘Hantar’. Notifikasi emel kepada pengganti untuk pengesahan pengganti.
21
3. Pengesahan oleh pengganti. Setelah pengganti membuat pengesahan, sistem akan menghantar notifikasi emel kepada Pengurus Besar untuk Kelulusan Permohonan.
3. Antaramuka Statistik.
22
PENGURUS BESAR
23
ANTARAMUKA SISTEM E-CUTI (Pengurus Besar/Pengarah Eksekutif) A. Perdaftaran Pengguna Sistem 1. Antaramuka login Sistem E-Cuti, HR akan mendaftar ke semua staff untuk menggunakan sistem ini. Alamat Emel: Katalaluan: 123456 Notifikasi emel akan dihantar untuk pengesahan secara online melalui pautan dari emel.
2. Antaramuka untuk pengesahan cuti oleh Kakitangan. Klik ‘Hantar’ untuk buat pengesahan.
24
3. Antaramuka log masuk melalui sistem untuk pengesahan cuti.
4. Antaramuka senarai kakitangan memohon cuti. klik pada icon ‘ Rekod Cuti’.
25
5. Klik pada icon pada tindakan untuk membuat pengesahan cuti staff.
6. Klik ‘Hantar’.
26
7. Senarai cuti staff yang telah diluluskan.
Antaramuka Pengurus Besar Memohon Cuti 1. Klik ‘Mohon Cuti’ untuk memohon cuti.
27
2. Isi Maklumat yang diperlukan dan klik ‘Hantar’. Sistem akan menghantar notifikasi emel kepada pengganti untuk pengesahan pengganti.
3. Setelah Pengganti membuat pengesahan, Sistem akan menghantar notifikasi emel kepada Pengarah Eksekutif untuk kelulusan permohonan.
28
4. Pengesahan Kelulusan melalui Emel.
5. Pengesahan Kelulusan melalui sistem.
29
6. Klik pada 'Rekod Cuti' untuk melihat senarai cuti staff yang memohon. Kemudian klik pada tindakan untuk membuat pengesahan kelulusan.
7. Pengesahan kelulusan permohonan oleh Pengarah Eksekutif Kelkon. Klik hantar, Notifikasi akan dihantar kepada staff dan cc kepada HR.
30
8. Senarai Cuti yang telah diluluskan.
9. Antaramuka Senarai Semua Kakitangan. Klik pada menu 'Staff'.
31
10. Antaramuka Statistik
32
