SIAS [ Sistem Informasi Surat ] Manual Pengguna Oleh PPTI UB Januari 2013
Contents Pendahuluan ........................................................................................................................................... 2 1.Login ................................................................................................................................................. 2 1.2 Info ............................................................................................................................................ 2 2.1 Status ........................................................................................................................................ 2 2.2 Info Pengguna ........................................................................................................................... 3 2.3 Jenis Surat ................................................................................................................................. 3 2.4 Kop Surat ................................................................................................................................... 5 2. Surat Masuk .................................................................................................................................... 6 2.1. Kartu Kendali Surat Masuk ....................................................................................................... 6 2.2. Pencarian Surat Masuk ............................................................................................................ 7 2.3. Tindak Lanjut Pada Surat Masuk .............................................................................................. 7 2.4 Simpan Surat dalam Pdf .......................................................................................................... 11 3. Surat Keluar ................................................................................................................................... 12 3.1 Daftar Surat Keluar.................................................................................................................. 12 3.2 Buat Surat................................................................................................................................ 12 3.3 Draft ........................................................................................................................................ 14 3.4 Buat Kartu Kendali Surat Keluar .............................................................................................. 15 3.5 Penjelasan Beberapa Perintah pada Menu di Bagian Tengah Surat Keluar ........................... 16 4. Surat Tugas .................................................................................................................................... 18 4.1 Buat Surat Tugas ..................................................................................................................... 18 4.2 Laporan Surat Tugas................................................................................................................ 19 5. Surat Keputusan ............................................................................................................................ 20 5.1 SK Bimbingan .......................................................................................................................... 20 5.2 SK Penguji ................................................................................................................................ 21 5.3 SK Yudisium ............................................................................................................................. 21 5.4 SK Kepanitiaan ........................................................................................................................ 22 5.5 SK Pengajar.............................................................................................................................. 22 5.7 Laporan SK............................................................................................................................... 22 6. Template Surat .............................................................................................................................. 23 7. Laporan Kartu Kendali ................................................................................................................... 24 8. Unduh Panduan SIAS..................................................................................................................... 24 9. Logout ........................................................................................................................................... 25
1
Pendahuluan Sistem Informasi Surat (SIAS) merupakan layanan managemen persuratan bagi seluruh civitas Universitas Brawijaya (UB) yang diatur secara terpusat dan online. Dengan adanya SIAS, diharapkan seluruh proses persuratan di UB akan terpusat di aplikasi ini dengan harapan adanya keseragaman dan kemudahan dalam mengelola persuratan di UB secara internal maupun eksternal. SIAS mengatur beberapa jenis surat, misalnya: pengumuman, SK, surat masuk/ keluar/ maupun surat tugas, dsb. SIAS juga menyediakan kop dan template surat yang bisa langsung dipakai dan pengguna juga bisa membuat template sendiri. Berikut adalah cara penggunaan SIAS:
1.Login Untuk login ke aplikasi SIAS, buka sias.ub.ac.id kemudian masukkan username dan passwordnya dan klik Login (Gambar 1).
Gambar 1. Halaman login
1.2 Info Pada menu awal, pada info terdapat informasi status, info pengguna, jenis surat, dan kop surat.
2.1 Status Pada status berisi grafik yang menunjukkan total jumlah surat masuk yang meliputi surat tugas, kartu kendali dan surat selain surat tugas (Gambar 2).
2
Gambar 2. Gambar total surat masuk
Dan untuk melihat tampilan data grafik terbaru silahkan klik Perbarui Data (Gambar 3).
Gambar 3. Tombol untuk memperbarui data
2.2 Info Pengguna Info pengguna berisi informasi tentang pengguna yang meliputi informasi unit kerja, jenjang, jurusan, dan program studinya (Gambar 4).
Gambar 4. Info pengguna
2.3 Jenis Surat Pada jenis surat berisi jenis-jenis surat dan singkatannya. Anda juga bisa menambah jenis surat baru atau mengedit jenis surat yang ada (Gambar 5).
3
Gambar 5. Jenis surat
Untuk menambahkan jenis surat, klik Tambah Jenis Surat. Kemudian masukkan nama jenis surat dan singkatannya,dan klik Simpan (Gambar 6).
Gambar 6. Tambah surat
Untuk mengedit/merubah isi klik Edit dan rubah isinya, jangan lupa klik Simpan (Gambar 7).
Gambar 7. Merubah jenis surat
4
2.4 Kop Surat Pada kop surat berisi daftar kop surat yang ada. Anda bisa menambahkan kop surat (klik Tambah Kop Surat) dan Anda juga bisa melihat kop suratnya dengan klik Lihat. Untuk menghapus klik Hapus. Ketika membuat kop surat baru, masukkan nama kop suratnya, isi nama lembaga, alamat, dan data lainnya, kemudian jika sudah klik Simpan. Jangan lupa upload logo lembaga (Gambar 8).
Gambar 8. Membuat kop surat baru
Gambar 9. Contoh kop surat
5
2. Surat Masuk
Gambar 10. Halaman surat masuk
Halaman surat masuk ini (Gambar 10) berfungsi untuk mengatur dan melihat surat masuk, memasukkan kartu kendali dan disposisinya. Pada surat masuk juga terdapat beberapa informasi tentang pencarian (untuk mencari surat), dan kartu kendali surat masuk untuk mengisi kartu kendali surat masuk. Jadi tiap kali ada surat masuk maka langkah selanjutnya dicatat di kartu kendali surat masuk. 2.1. Kartu Kendali Surat Masuk Untuk mencatat surat masuk gunakan kartu kendali surat masuk, klik Kartu Kendali Surat Masuk pada sisi atas, kemudian isi formnya. Pada Indeks/Subjek masukkan subjek atau bidang yang berhubungan dengan isi surat, masukkan tanggal, perihal, dan seterusnya. Anda juga bisa upload surat atau lampirannya yang sudah di-scan pada Unduh Arsip, kemudian klik Simpan. Format file yang bisa diupload adalah xls, xlsx, doc, docx, pdf, jpg, jpeg, gif, png (Gambar 11).
6
Gambar 11. Contoh kartu kendali surat masuk
2.2. Pencarian Surat Masuk Untuk mencari surat masuk dalam tenggang waktu tertentu (Gambar 12), tentukan tanggal awal (3) dan akhir (4), kemudian pilih surat masuk sebagai flag favorit atau sebagai surat disposisi (2). Selanjutnya klik Cari (5). Maka daftar surat masuk sesuai pencarian Anda akan tampil di bagian bawah.
Gambar 12. Pencarian surat masuk
2.3. Tindak Lanjut Pada Surat Masuk Pada surat masuk Anda bisa menghapus, melihat detailnya, merubah (pada surat eksternal), melihat disposisi, membuat disposisi, dan untuk melakukan tindak lanjut sebelumnya Anda harus memilih salah satu surat terlebih dahulu.
7
Untuk menghapus surat, pilih suratnya (1), klik Hapus (2), dan klik OK (3) (Gambar 13).
Gambar 13. Menghapus surat
Untuk melihat detail surat masuk, pilih surat (1), klik Detil Surat (2), kemudian tampil detail kartu kendali masuknya (3). Jika sudah klik Tutup (Gambar 14 dan 15).
Gambar 14. Detail surat dari kartu kendali – surat warna merah
8
Gambar 15. Detail surat dari surat masuk – surat warna hijau
Untuk merubah kartu kendali, pilih suratnya (1), kemudian klik Ubah Kartu Kendali (2), masukkan perubahan datanya kemudian klik Tutup (3) (Gambar 16).
Gambar 16. Merubah kartu kendali
Untuk melihat alur disposisi, pilih suratnya dan klik Lihat Disposisi, kemudian akan muncul gambar seperti di bawah. Di situ terlihat posisi disposisi terakhir pada Job Placement Center (Gambar 17).
9
Gambar 17. Detil alur disposisi
Untuk membuat disposisi, pilih suratnya (1) dan klik Buat Disposisi (2) (Gambar 18), kemudian pada halaman baru, isi sifatnya (3) dengan mengetikkan kata, misalnya ‘penting’ kemudian klik Tambah Tujuan Disposisi (4). Kemudian pilih tujuan surat secara internal, pilih juga unit kerja dan jabatannya, isi disposisi, dan klik Simpan (5). Jika sudah klik Kirim Disposisi (6) (Gambar 19).
Gambar 18. Melihat disposisi surat
Gambar 19. Menambahkan disposisi
10
Untuk melihat atau menambah tindak lanjut, pilih suratnya (1) dan klik Tindak Lanjut (2). Kemudian klik Tambah untuk menambah isi tindak lanjut dan klik edit untuk merubah, jika menambah masukkan devisi dan namanya serta keterangan dan status, kemudian klik Simpan (3) (Gambar 20).
Gambar 20. Tindak lanjut
2.4 Simpan Surat dalam Pdf Pada daftar surat masuk, kartu kendalinya ditunjukkan dengan ikon surat warna merah, untuk surat warna hijau berarti surat masuk, jadi yang bisa disimpan dalam pdf adalah surat masuk. Untuk menyimpan pilih suratnya (1) kemudian klik tulisan PDF (2) untuk menyimpannya (Gambar 21).
Gambar 21. Simpan surat dalam PDF
11
3. Surat Keluar Pada menu surat keluar berisi daftar surat keluar, buat surat, draft, dan buat kartu kendali surat keluar (Gambar 22).
Gambar 22. Menu utama pada surat keluar
3.1 Daftar Surat Keluar
Gambar 23. Daftar Surat Keluar
Pada bagian surat keluar , pada menu Surat Keluar berisi daftar surat yang sudah terkirim. Daftar ini berisi informasi jenis surat, no surat, dari, kepada, dst. Anda juga bisa menyimpan surat ke template (1), melihat surat (2), simpan ke MS. Word dan Pdf (3) serta buat atau ubah kartu kendali (4) (Gambar 23). 3.2 Buat Surat Pada bagian ini Anda bisa membuat surat keluar. Caranya klik Buat Surat (1), beri tanda centeng pada Buat dari template (2) jika mau kirim surat dari template atau buat baru dengan mengisi langsung (Gambar 24).
12
Gambar 24. Buat Surat
Selanjutnya isi semua termasuk tujuan dan no surat (3). Kemudian klik preview surat dalam pdf (4) untuk melihat previewnya.
Gambar 25. Memasukkan Tujuan Surat
Kemudian masukkan juga isi surat, penanda tangan dan tembusan serta upload lampiran filenya. Jika sudah terisi semua formnya dengan benar maka klik Kirim (Gambar 26).
13
Gambar 26. Memasukkan isi surat
Pada pengisian penandatangan, isi Kalimat Persetujuannya (1), tentukan urutan penanda tangannya pada posisi urutan 1, 2, 3 atau 4 (2), isi nama pejabat yang memberi tanda tangan dengan mengetikan nama kemudian klik Cari (3) untuk memilih nama lengkap yang sesuai (5) dan klik Tutup (6) jika sudah selesai (Gambar 27). Kemudian jika semua sudah diisi klik kirim.
Gambar 27. Memasukkan Penanda Tangan
3.3 Draft Untuk melihat draft surat yang meliputi daftar surat yang tersimpan dan belum terkirim. Klik draft (1), pilih surat (2), untuk lihat klik preview (3) yang hasilnya ditunjukkan dengan no 4. Anda juga bisa menghapus, unduh, dan download dalam pdf/word (5) (Gambar 28).
14
Gambar 28. Draft surat masuk
3.4 Buat Kartu Kendali Surat Keluar Untuk membuat kartu kendali surat keluar klik Buat Kartu Kendali Surat Keluar (Gambar 29). Dengan cara pengisian yang sama dengan kartu kendali surat masuk.
Gambar 29. Masuk ke kartu kendali pada surat keluar
15
Gambar 30. Isian kartu kendali keluar
Pada isin kartu kendali surat keluar (Gambar 30), beri tanda centang jika sebagai kendali untuk surat balasan (1) dan jika sudah klik Simpan (2). 3.5 Penjelasan Beberapa Perintah pada Menu di Bagian Tengah Surat Keluar
Gambar 31. Menu bagian tengah surat keluar
Pada bagian ini untuk melakukan perintah, Anda harus memilih surat terlebih dahulu kemudian bisa menghapus, ubah kartu kendali, melihat detail kartu kendali dan detail surat (Gambar 31).
16
Gambar 32. Menghapus surat keluar
Gambar 33. Ubah kartu kendali
Gambar 34. Melihat detail kartu kendali
17
4. Surat Tugas Pada bagian ini, Anda bisa melihat daftar surat tugas, membuat surat tugas, dan melihat laporan surat tugas. Pada daftar surat tugas, pilih suratnya, kemudian Anda bisa menghapusnya, merubah isinya, menyimpan dalam pdf dan simpan sebagai template (Gambar 35).
Gambar 35. Tampilan menu surat tugas
4.1 Buat Surat Tugas Untuk membuat surat tugas, klik Buat Surat Tugas (Gambar 35), kemudian Anda bisa memilih membuat dari template atau buat baru. Isi penanggung jawab, dan pilih kategori surat, jenis surat, dan kop suratnya. Pilih juga indek/subjek surat, tanggal dan masukkan nomor dan perihalnya (Anda juga bisa menyimpan nomor suratnya) (Gambar 36).
Gambar 36. Membuat surat tugas – memasukkan data awal
Kemudian di bawahnya isi tujuan surat (klik Tujuan Surat), pilih tujuan sebagai surat internal atau eksternal. Selanjutnya masukkan data unit kerja, jenjang, jurusan, prodi, jabatan, dst. Isi juga isi suratnya dan klik Simpan Isi Surat (Gambar 37).
18
Gambar 37.
Selanjutnya, masukkan siapa saja yang menjadi pelaksana tugas, misalnya dari staf atau mahasiswa dengan memasukkan nama, pilih jenis tugas dan klik pelaksana tugas. Untuk memasukkan jenis tugas baru klik Jenis Tugas. Jangan lupa memasukkan juga penanda tangan, tembusan dan lampiran file (Gambar 38).
Gambar 38.
Kemudian klik tutup jika mau membatalkan, klik kirim untuk mengirim, dan preview surat bisa berupa pdf (Gambar 39).
Gambar 39.
4.2 Laporan Surat Tugas Untuk melihat laporan surat tugas, klik Laporan Surat Tugas, kemudian pilih kategori surat, tanggal awal dan akhirnya kemudian klik unduh laporan (Gambar 40).
19
Gambar 40.
5. Surat Keputusan Untuk surat keputusan, pada aplikasi SIAS terdapat SK Bimbingan, SK Penguji, SK Yudisium, SK Kepanitiaan, SK Pengajar, dan SK Lainnya (Gambar 41). Secara Umum pembuatan SK pada SIAS langkah-langkahnya sama dengan membuat surat keluar atau surat tugas.
Gambar 41.
5.1 SK Bimbingan Pada SK bimbingan, isi nama pembimbing utama, pembimbing pendamping, program, nama mahasiswa, dan judul skripsinya (Gambar 42). Jangan lupa pada sisi pojok kanan atas pilih program sebagai S1, S2, atau S2.
20
Gambar 42.
5.2 SK Penguji Pada SK ini, selain terdapat pemilihan program sebagai S1, S2, atau S2. Juga terdapat pemilihan jurusan, prodi, dan angkatan. Serta memasukkan nama mahasiswa dan pengujinya (Gambar 43).
Gambar 43.
5.3 SK Yudisium Pada SK Yudisium, Anda harus memilih jenjang, jurusan, prodi, dan angkatan serta nama mahasiswanya. Kemudian masukkan detail yudisium meliputi masa studi, jumlah sks, no ijazah, dst (Gambar 44).
21
Gambar 44.
5.4 SK Kepanitiaan Pada SK kepanitiaan, Anda bisa memasukkan lebih dari satu orang, caranya masukkan nama, pilih jenis tugas, kemudian klik pelaksana (Gambar 45).
Gambar 45.
5.5 SK Pengajar Pada SK pengajar, masukkan nama mata kuliah, dan nama dosen, pilih tahun akademiknya, semesternya, dst (Gambar 46).
Gambar 46.
5.7 Laporan SK Untuk mencetak laporan daftar nama, pilih jenis SK dan kategori surat, serta pilih tanggal awal dan akhir, selanjutnya klik unduh laporan (Gambar 47).
22
Gambar 47.
6. Template Surat Pada bagian ini berisi template surat keluar yang tersimpan (Gambar 48). Anda bisa melihat template dan menghapusnya (Gambar 49).
Gambar 48. Template surat
Gambar 49. Lihat template
23
7. Laporan Kartu Kendali Pada bagian ini Anda bisa men-download laporan kartu kendali untuk surat masuk dan keluar. Caranya pada Jenis Kartu Kendali (1) pilih sebagai Kendali Masuk atau Kendali Keluar, kemudian pilih tanggal awal (2) dan tanggal akhirnya (3) dan klik Unduh Laporan (4) dalam MS. Excel (Gambar 50).
Gambar 50. Donwload laporan kartu kendali
Gambar 51. Laporan hasil download dalam excel
8. Unduh Panduan SIAS Pada bagian ini Anda bisa download panduan SIAS dalam format pdf. Klik linknya untuk download manual (Gambar 52).
Gambar 52. Download manual SIAS
24
9. Logout Untuk logout atau keluar dari aplikasi ini klik Logout, di pojok kiri atas (Gambar 53).
Gambar 53. Logout
25
~ Sekian – Terima Kasih ~
26
