MANUAL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN SUB BAGIAN TENAGA ADMINISTRASI
MANAJEMEN INFORMASI TERPADU INSTITUT PERTANiAN EIOGOR TAHUN 2000
,
Cara Pengoperasian SIMPEG: Untuk menjalankan sistem ini dapat dilakukan dengan beberapa cara , yaitu : Jika program aplikasi ini dijalankan pada sistem operasi DOS, maka masuk ke directory simpeg lalu pilih file yang berekstensi .EXE , seperti berikut ini : c:\cd simpeg simpeg Setelah itu akan muncul tampilan awal dari SIMPEG sub bagian tenaga administrasi seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini : 3
..:-\.••'··
el-'i'-
- *-'·A
r::i l 'r· l~ l §
i.i.IJ-1.
w l GT" I B
.AI
iJA.i;tMIAII£1.
JM ,r,st:e.•:a#il:u
~
--=:::::
........ 'F1ffllfll.l
Selanjutnya masukan User Name dan Password untuk dar.1at masuk ke Simpeg Tenaga Administrasi. Jika anda pertama kali masuk ke dalam siste•n aplikasi, tuliskan User1 dan U1 pada User Name dan Password selanjutnya lihat hala.man untuk menambah atau menghapus user. Cara memilih menu dan menjalankannya : Menu yang ada di dalam SIMPEG tenaga administrasi terdiri dari 6 (enam) buah menu utama, yaitu Tabel , Data, Laporan , Penelusuran, Admin , dan Keluar. Tiap-tiap menu utama terdiri atas beberapa sub menu. Untuk berpindah dari satu menu utama ke menu utama yang lain , kita dapat menggunakan tombol panah kanan (~ ) atau tombol panah kiri (+---)._Sedangkan untuk berpindah dari satu sub menu ke sub menu yang lain, kita gunakan tombol panah bawah ( ..!-) atau tombol panah atas (t). Jika kita perhatikan pada setiap deretan sub menu yang ada di salah satu menu utama, sub menu paling atas tersorot oleh sebuah warna . Sorotan warna tersebut dinamakan dengan sorotan menu. Kita dapat mengerakkan sorotan menu tersebut dengan menggunakan tombol panah bawah atau atas. Sub menu yang tersorot akan dapat kita jalankan dengan menekan tombol Enter. Selain itu untuk menjalankan sebuah sub menu, dapat juga dilakukan dengan menekan huruf berwarna (hot key) pada deretan sub menu tersebut. /"" •'·-·
3
B"1dano Xlrnu L.a.t:::1h.an :Jab.a~an Kursus/Pelat1han 3abatan ~abatar,
- - ---- - - - - -
•
st:::ruktural
FunQ~'or,al
-- -
.• , .. . . : . . . •#It'll
-
2
Cara pengoperasian pada setiap menu : 1. Menu Utama Tabel Menu ini terdiri dari 6 (enam) buah sub menu, yaitu : Unit Kerja, Bidang llmu, Latihan Jabatan, Kursus/Pelatihan , Jabatan Struktural, dan Jabatan Fungsional , seperti pada gambar beri kut ini :
1.1. Unit Kerja Sub menu ini digunakan untuk mendefinisikan data unit kerja yang ada di IPB. Data ini selanjutnya akan digunakan sebagai acuan dalam pemasukan data unit kerja pada modul biodata pegawai. · Cara memasukan data unit kerja : 1. Jalankan sub menu Unit Kerja yang berada pada menu Tabel. 2. Komponen data yang pertama yang harus kita isikan adalah Sub Unit Pegawai (NIP). (NIP di dalam modul ini berfungsi sebagai kunci pencatian data. Pengisian data hanya dapat dilakukan jika data belum terekam di dalam file database. Jika data sudah terekam, program aplikasi ini akan secara otomatis menampilkan data berdasarkan NIP tersebut) , seperti pada gambar dibawah ini :
3. Selanjutnya lakukan pengisian terhadap komponen data lainnya. Setelah data tersebut ditampilkan, tekan huruf E untuk masuk ke dalam modul pengeditan data. 4. Selanjutnya lakukan pengeditan data terhadap komponen data yang ingin kita ubah, misalnya kita ingin mengubah data tempat lahir 'Bogor' menjadi 'Jakarta'. Langkah pertama yang kita lakukan, pindahkan posisi kursor dati posisi awal ke isian tempat lahir. Setelah posisi kursor berada pada isian tern pat lahir, ganti kata 'Bogar' menjadi 'Jakarta'. Lakukan penekan tombol Enter sampai posisi kursor berada pada komponen data terakhir, dan akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam perubahan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengeditan data yang telah kita lakukan. 5. Lihat kembali data yang telah kita masukkan. Cara mengedit data unit kerja : 1. Jalankan sub menu Unit Kerja yang berada pada menu Tabel. 2. Tampilkan data unit kerja yang akan kita edit dengan memasukkan kode sub unit atau gunakan bantuan tabel (dengan menekan tombol F1) untuk melakukan pencatian datanya. 3. Setelah data tersebut ditampilkan, tekan huruf E untuk masuk ke dalam modul pengeditan data.
3
4. Selanjutnya lakukan pengeditan data terhadap komponen data yang ingin kita ubah, misalnya kita ingin mengubah data tempat lahir 'Bogor' menjadi 'Jakarta'. Langkah pertama yang kita lakukan, pindahkan posisi kursor dari posisi awal ke isian tempat lahir. Setelah posisi kursor berada pada isian tempat lahir, ganti kata 'Bogor' menjadi 'Jakarta'. Lakukan penekan tombol Enter sampai posisi kursor berada pada komponen data terakhir, dan akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam perubahan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengeditan data yang telah kita lakukan. 5. Lihat hasil pengeditan data yang telah dilakukan. Cara menghapus data unit kerja : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data. 2. T ekan huruf D untuk melakukan penghapusan data. 3. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data. 4 . Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan.
1.2. Bidang llmu Sub menu ini digunakan untuk mendefinisikan data bidang ilmu dalam pendidikan. Data ini selanjutnya akan dijadikan sebagai acuan dalam penggunaan data bidang ilmu pada modullain, seperti pendidikan terakhir dan melanjutkan studi. Cara memasukan data bidang ilmu : 1. Jalankan sub menu Bidang llmu yang berada pada menu Tabel. 2. Setelah itu akan muncul form isian bidang ilmu seperti yang telihat pada gambar di bawah ini. Ko •je Nama
Bidan cJ Bldang
Ilmu Ilmu
:
-
-
Pad a form tersebut, isikan kode bidang ilmu tertebih dahulu, kemudian isikan nama bidang ilmunya. Setelah itu akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam data tersebut dan 'N' untuk kembali ke pengisian semula. 3. Lihat hasil pemasukan data yang telah dilakukan. Cara mengedit data bidang ilmu : 1. Jalankan sub menu Bidang llmu yang berada pada menu Tabel. 2. Tampilkan data bidang ilmu yang akan kita edit dengan memasukkan kode bidang ilmu atau gunakan bantuan tabel (dengan menekan tombol F1) untuk melakukan pencarian datanya. 3. Setelah data tersebut ditampilkan, tekan huruf E untuk masuk ke dalam modul pengeditan data. 4. Kemudian ubah data yang ada pada isian nama bidang ilmu tersebut Akhiri dengan menekan tombol enter. Selanjutnya akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan ter-sebut dengan 'Y' jika kita akan merekam perubahan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengeditan data yang telah kita lakukan. 5. Lihat hasil pengeditan data yang telah dilakukan.
4
Cara menghapus data bidang ilmu : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data. 2. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data. 3. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data. 4. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan. 1.3. Latihan Jabatan Sub menu ini digunakan untuk mendefinisikan data latihan jabatan dalam jabatan struktural. Data ini selanjutnya akan dijadikan sebagai acuan dalam penggunaan data latihan jabatan di modul lain.
Cara memasukan data latihan jabatan : 1. Jalankan sub menu Latihan Jabatan yang berada pada menu Tabel. 2. Setelah itu akan muncul form isian latihan jabatan seperti yang telihat pada gambar di bawah ini. Kode N~na
3.
Lacihan Latihan
3abatan 3abatan
:
..
Fada form tersebut, isikan kode latihan jabatan terlebih ifikan nama latihan jabatannya. Setelah itu akan muncul sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan merekam data tersebut dan 'N' untuk kembali ke pengisian Uhat hasil pemasukan data yang telah dilakukan.
dahulu, kemudian pertanyaan "Data 'Y' jika kita akan semula.
Cara mengedit data latihan jabatan : 1. Jalankan sub menu Latihan Jabatan yang berada pada menu Tabel. 2. Tampilkan data latihan jabatan yang akan kita edit dengan memasukkan kode latihan jabatan atau gunakan bantuan tabel (dengan menekan tombol F 1) untuk melakukan pencarian datanya. 3. Setelah data tersebut ditampilkan, tekan huruf E untuk masuk ke dalam modul pengeditan data. 4. Kemudian ubah data yang ada pada isian nama latihan jabatan tersebut. Akhiri dengan menekan tombol enter. Selanjutnya akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam perubahan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengeditan data yang telah kita lakukan. 5. Lihat hasil pengeditan data yang telah dilakukan. Cara menghapus data latihan jabatan : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data. 2. T ekan huruf D untuk melakukan penghapusan data. 3. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untui<: membatalkan penghapusan data. 4. Uhat hasil penghapusan yang telah dilakukan.
5
1.4. Kursus Pelatihan Sub menu ini digunakan untuk mendefinisikan data kursus/pelatihan . Data ini selanjutnya akan dijadikan sebagai acuan dalam penggunaan data kursus/pelatihan modul lain. Cara memasukan data kursus/pelatihan : 1. Jalankan sub menu Kursus/Pelatihan yang berada pada menu Tabel. 2. Setelah itu akan muncul form isian kursus pelatihan seperti yang telihat pada gambar di bawah ini.
1
Ko de Nama
K ursus Kurs u s
: :
..
~-
Pada form tersebut, isikan kode kursus ter1ebih dahulu, kemudian isikan nama kursusnya. Setelah itu akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ? ". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam data te. sebut dan 'N' untuk kembali ke pengisian semula. 3. Lihat hasil pemasukan data yang telah dilakukan. Cara n tengedit data kursus/pelatihan : 1. Ja!ankan sub menu Kursus/Pelatihan yang berada pada menu Tabel. 2. Tc-mpilkan data kursus/pelatihan yang akan kita edit dengan memasukkan kode kursus atau gunakan bantuan tabel (dengan menekan tombol F 1) untuk melakukan pencarian datanya. 3. Setelah data tersebut ditampilkan, tekan huruf E untuk masuk ke dalam modul pengeditan data. 4. Kemudian ubah data yang ada pada isian nama kursus tersebut. Akhiri dengan menekan tombol enter. Selanjutnya akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan ter-sebut dengan •y• jika kita akan merekam perubahan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengeditan data yang telah kita lakukan. 5. Lihat hasil pengeditan data yang telah dilakukan. Cara menghapus data kursus/pelatihan : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data. 2. T ekan huruf D untuk melakukan penghapusan data. 3. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan •y• jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data. 4 . Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan.
1.5. Jabatan Struktural Sub rr.enu ini digunakan untuk mendefinisikan data jabatan struktural untuk pegawai administrasi IPB. Data ini selanjutnya akan dijadikan sebagai acuan dalam penggunaan data jabatan struktural pada modul lain, seperti SK jabatan struktural.
6
Cara memasukan data jabatan struktural : 1. Jalankan sub menu Jabatan Struktural yang berada pada menu Tabel. 2. Setelah itu akan muncul form isian jabatan struktural seperti yang telihat pada gambar di bawah ini.
1
vode N- na -- . - .
~~baca n
:
~abacan
:
-
. -
- - -- -
•
-
··-·--~ ~ ~
-- ·- -··
Pada form tersebut, isikan kode jabatan struktural terlebih dahulu, kemudian isikan nama jabatan strukturalnya. Setelah itu akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam data tersebut dan 'N' untuk kembali ke pengisian semula. 3. Lihat hasil pemasukan data yang telah dilakukan. Cara mengedit data jabatan struktural : 1. Jalankan sub menu Jabatan Struktural yang berada pada menu Tabel. 2. T ampilkan data jabatan struktural yang akan kita edit dengan memasukkan kode jabatan struktural atau gunakan bafltuan tabel (dengan menekan tombol F1) untuk melakukan pencarian datanya. 3. Setelah data tersebut ditampilkan, tekan huruf E untuk masuk ke dalam modul peng-editan data. 4. Kemudian ubah data yang ada pada i~ ;ian nama jabatan tersebut. Akhiri dengan menekan tombol enter. Selanjut~1ya akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan :er-sebut dengan 'Y' jika kita akan merekam perubahan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengeditan data yang telah kita lakukan. 5. Lihat hasil pengeditan data yang telah dilakukan. Cara menghapus data jabatan struktural : 1. Lakukan langkah 1-2 sepe.rti pada langkah pengeditan data. 2. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data. 3. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan •y• jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data. 4. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan. 1.6. Jabatan Fungsional Sub menu ini digunakan untuk mendefinisikan data jabatan fungsional untuk pegawai administrasi IPS. Data ini selanjutnya akan dijadikan sebagai acuan dalam penggunaan data jabatan fungsional pada modul lain, seperti SK jabatan fungsional. Cara memasukan data jabatan fungsional : 1. Jalankan sub menu Jabatan Fungsional yang berada pada menu Tabel. 2. Setelah itu akan muncul form isian jabatan fungsional seperti yang telihat pada gambar di bawah ini. f .-::ode :Ja..ba.t:.an : N Oina .J aba.-c on : Pada form tersebut, isikan kode jabatan fungsional terlebih dahulu, kemudian isikan nama jabatan fungsionalnya. Setelah itu akan muncul pertanyaan
7
"Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan ' Y' jika kita akan merekam data tersebut dan 'N' untuk kembali ke pengisian semula . 3. Lihat hasil pemasukan data yang telah dilakukan. Cara mengedit data jabatan fungsional : 1. Jalankan sub menu Jabatan Fungsional yang berada pada menu Tabel. 2. Tampilkan data jabatan struktural yang akan kita edit dengan memasukkan kode jabatan struktural atau gunakan bantuan tabel (dengan menekan tombol F1) untuk mel_ akukan pencarian datanya. 3. Setelah data tersebut ditampilkan, tekan huruf E untuk masuk ke dalam modul peng-editan data. 4. Kemudian ubah data yang ada pada isian nama jabatan tersebut. Akhiri dengan menekan tombol enter. Selanjutnya akan muncul pertanyaan " Data sudah benar (YIN) ? ". lsi pertanyaan ter-sebut dengan 'Y' jika kita akan merekam perubahan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengeditan data yang telah kita lakukan . 5. Lihat hasil pengeditan data yang telah dilakukan. Cara menghapus data jabatan fungsional : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pen~1editan data . 2. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan c,1ata. 3. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data im. akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapu~an data. 4. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan.
2. Menu Utama Data Menu ini terdiri dari 10 (sepuluh) buah sub menu, yaitu : Biodata Pegawai , Biodata Suami lsteri, Biodata Anak, Pendidikan Terakhir, Melanjutkan Studi, Latihan Jabatan, Kursus/Pelatihan , SK Kepegawaian , Penyesuaian Masa Kerja , dan Penilaian DP3. 2.1. Biodata Pegawai Sub menu ini digunakan untuk mencatat biodata pegawai , seperti : NIP , nama pegawai , tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin , agama , status kepegawaian , golongan/ruang , jabatan struktural, jabatan fungsional , unit kerja , alamat rumah , dan lain-lain. Cara memasukan biodata pegawai : 1. Jalankan sub menu Biodata Pegawai yang berada pada menu Data. 2. Komponen data yang pertama yang harus kita isikan adalah Nomor lnduk Pegawai {NIP) . (NIP di dalam modul ini berfungsi sebagai kunci pencarian data . Pengisian data hanya dapat dilakukan jika data belum terekam di dalam file database. Jika data sudah terekam , program aplikasi ini akan secara otomatis menampilkan biodata berdasarkan NIP tersebut) . 3. Selanjutnya lakukan pengisian terhadap kornponen data lainnya' secara berurutan , yaitu nama pegawai , gelar, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin , dan seterusnya. Pada akhir pengisian akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengisian data. 4. Lihat hasil pemasukan data yang telah dilakukan .
8
Cara mengedit biodata pegawai : 1. Jalankan sub menu Biodata Pegawai yang berada pada menu Data. 2. Kemudian tampilkan biodata pegawai yang akan kita edit dengan memasukkan NIP pegawai yang bersangkutan atau gunakan bantuan tabel (dengan menekan tombol F1) untuk melakukan pencarian datanya . 3. Setelah data tersebut ditampilkan , tekan huruf E untuk masuk ke dalam modul pengeditan data. 4. Selanjutnya lakukan pengeditan data terhadap kornponen data yang ingin kita ubah , misalnya kita ingin mengubah data tempat lahir 'Bogar' menjadi 'Jakarta'. Langkah pertama yang kita lakukan , pindahkan posisi kursor dari posisi awal ke isian tempat lahir. Setelah posisi kursor berada pada isian tempat lahir, ganti kata 'Bog or' menjadi 'Jakarta'. Lakukan penekan tombol Enter sampai posisi kursor berada pada komponen data terakhir, dan akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam perubahan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengeditan data yang telah kita lakukan. 5. Lihat hasil pengeditan data yang telah dilakukan . Cara menghapus biodata pegawai : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data. 2. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data. 3. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi . pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data . 4. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan. 2.2. Biodata Suamillsteri Sub menu ini digunakan untuk mencatat biodata suamilisteri yang meliputi nama, tempat dan tanggal lahir, tanggal pernikahan , nomor karis/karsu , peke~aan , dan lain-lain. Cara memasukan biodata suami/isteri : 1. Jalankan sub menu Biodata Suamillsteri yang berada pada menu Data. 2. lsilah NIP pegawai yang dimaksud atau lakukan pencarian data pegawai tersebut dengan mengunakan bantuan tabel, seperti pada gambar dibawah In I:
9
3. Setelah data yang dimaksud ditemukan , maka data pegawai berdasarkan NIP tersebut akan ditampilkan . Selanjutnya kita tinggal mengisikan biodata suami/isteri yang terdiri dari nama , tempat lahir, tanggal lahir, tanggal pernikahan , dan sebagainya. 4. Setelah semua komponen data diisikan akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?"- lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengisian data. 5. Lihat kembali data yang telah kita masukkan. Cara mengedit biodata suami/isteri : 1. Jalankan sub menu Biodata Pegawai yang berada pada menu Data. 2. Tampilkan biodata pegawai yang akan kita edit dengan memasukkan NIP pegawai yang bersangkutan atau gunakan bantuan tabel untuk melakukan pencarian datanya. 3. Setelah data tersebut ditampilkan , tekan huruf E untuk masuk ke dalam modul pengeditan data. 4. Selanjutnya lakukan pengeditan data terhadap komponen data yang ingin kita ubah , misalnya kita ingin mengubah data tanggal pernikahan '0110111986' menjadi '0111011986'. Langkah pertama yang kita lakukan , pindahkan posisi kursor dari posisi awal ke isian tanggal pernikahan. Setelah posisi kursor berada pada isian tanggal pernikahan , ganti tanggal '01/01/1986' menjadi '01/10/1986'. Lakukan penekan tombol Enter sampai posisi kursor berada pada komponen data terakhir, dan akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam perubahan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengeditan data yang telah kita lakukan . 5. Lihat hasil pengeditan data yang telah dilakukan. Cara menghapus biodata suami/isteri : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data. 2. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data. 3. Setelah itu akan muncul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakukan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data. 4. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan .
2.3. Biodata Anak Sub menu ini digunakan untuk mencatat biodata anak yang meliputi nama, jenis kelamin , tempat dan tanggal lahir, pendidikan , status tunjangan anak, dan lainlain . Pada modul ini pemasukan , pengeditan , dan penghapusan datanya agak berbeda dengan pengisian pada modul sebelumnya (seperti pada biodata pegawai atau biodata suami/isteri) .
10
Cara memasukkan biodata anak : 1. Jalankan sub menu Biodata Anak yang berada pada menu Data . 2. lsilah NIP pegawai yang dimaksud atau lakukan pencarian data pegawai tersebut dengan mengunakan batuan tabel (tombol F1 ), seperti gam bar dibawah ini :
3. Setelah data berdasarkan NIP tersebut ditemukan, maka data pegawai yang terdiri dari nama pegawai , pangkat/golongan , unit kerja , bagian , dan sub unit kerja akan ditampilkan. 4. Pengisian selanjutnya adalah pengisian data anak. Pada bagian ini dimungkinkan untuk mengisi data anak lebih dari satu data. Pengisian data dimulai dari nama anak, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin , nomor kartu askes , agama , pendidikan, status anak, dan jenis tunjangan anak. Di akhir pengisian data pada baris itu akan ditanyakan apakah pengisian data pada baris tersebut sudah benar. Seperti biasa kita isikan pertanyaan tersebut dengan Y atau N. Setelah itu pengisian akan berpindah ke baris berikutnya. Pengisian data selanjutnya akan berulang seperti sampai kita selesai memasukkan seluruh data anak. Untuk mengakhiri pengisian data, tekan tombol ESC . Setelah itu akan muncul pertanyaan "Pengisian data telah selasai (Y/N) ?".
2.4. Pendidikan Terakhir Sub menu ini digunakan untuk mencatat pendidikan terakhir yang meliputi NIP, nama pegawai , pangkat/golongan, unit kerja , bagian , sub unit kerja, pendidikan, status SLTA, bidang ilmu, tempat gelar, tahun, keterangan . Cara memasukan pendidikan terakhir : 1. Jalankan sub menu Pendidikan Terakhir yang berada pada menu Data 2. lsilah NIP pegawai yang dimaksud atau lakukan pencarian data pegawai tersebut dengan mengunakan bantuan tabel (tombol F1 ), seperti pada gambar dibawah ini :
II
3. Setelah data berdasarkan NIP tersebut ditemukan , maka data pegawai yang terdiri dari nama pegawai , pangkaUgolongan , unit kerja , bagian , dan sub unit kerja akan ditampilkan . 4. Setelah semua komponen data diisikan akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?"- lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengisian data. 5. Lihat kembali data yang telah kita masukkan . Cara mengedit pendidikan terakhir : 1. Jalankan sub menu Pendidikan Terakhir yang berada pada menu Data. 2. Tampilkan biodata pegawai yang akan kita edit dengan memasukkan NIP pegawai yang bersangkutan atau gunakan bantuan tabel untuk melakukan pencarian datanya. Setelah data pegawai yang bersangkutan tampil. 3. Tekan huruf E untuk masuk ke dalam modul pengeditan data . 4. Selanjutnya lakukan pengeditan data terhadap komponen data yang ingin kita ubah , misalnya kita ingin mengubah data tahun '1986' menjadi '1996'. Langkah pertama yang kita lakukan, pindahkan posisi kursor dari posisi awal ke isian tahun. Setelah posisi kursor berada pada isian tahun , ganti '1986' menjadi '1996'. Lakukan penekan tombol Enter sampai posisi kursor berada pada komponen data terakhir, dan akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam perubahan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengeditan data yang telah kita lakukan. 5. Lihat hasil pengeditan data yang telah dilakukan. Cara menghapus pendidikan terakhir : Penghapusan data pada modul ini terdiri dari dua macam , yaitu : a. Penghapusan data secara sebagian Cara ini dilakukan jika kita ingin menghapus satu komponen data pendidikan yang terdapat di dalam deretan data. Untuk melakukan penghapusan datanya dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data. 2. Sebelum kita melakukan penghapusan data, kita harus masuk terlebih dahulu ke dalam area detail data yaitu dengan menekan tombol huruf E. Setelah kita berada pada area detail akan terlihat sebuah sorotan data yang terletak pada baris pertama dari deretan data pendidikan 3. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data.
12
4. Setelah itu akan muncul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan mela kuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data . 5. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan. b. Penghapusan data secara keseluruhan Cara ini dilakukan untuk menghapus semua data pendidikan terakhir yang ada di dalam deretan data. Untuk melakukan penghapusan datanya dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data . 2. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data . 3. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data . 4. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan . 2.5. Melanjutkan Studi Sub menu ini digunakan untuk mencatat melanjutkan studi yang me li puti NIP , nama pegawai , pangkatlgolongan , unit kerja, bagian , sub unit kerja , pendidikan , kode bidang ilmu, nama perguruan tinggi , tahun , jenis biaya , keterangan . Cara memasukan melanjutkan studi : 1. Jalankan sub menu Melanjutkan Studi yang berada pada menu Data 2. lsilah NIP pegawai yang dimaksud atau lakukan pencarian data pegawai tersebut dengan mengunakan batuan tabel (tombol F1 ), seperti pada gambar dibawah ini :
3. Setelah data berdasarkan NIP tersebut ditemukan, maka data pegawai yang terdiri dari nama pegawai , pangkatlgolongan , unit kerja , bagian , dan sub unit kerja akan ditampilkan . 4. Setelah semua komponen data diisikan akan muncul pertanyaan " Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengisian data . 5. Lihat kembali data yang telah kita masukkan .
13
Cara mengedit melanjutkan studi : 1. Jalankan sub menu Melanjutkan Studi yang berada pada menu Data. 2. Tampilkan biodata pegawai yang akan kita edit dengan memasukkan NIP pegawai yang bersangkutan atau gunakan bantuan tabel untuk melakukan pencarian datanya . Setelah data pegawai yang bersangkutan tampil, 3. Tekan huruf E untuk masuk ke dalam modul pengeditan data . 4. Selanjutnya lakukan pengeditan data terhadap komponen data yang ing in kita ubah, misalnya kita ingin mengubah data jenis biaya 'sendiri' menjadi 'beasiswa'. Langkah pertama yang kita lakukan , pindahkan posisi kursor dari posisi awal ke isian jenis biaya. Setelah posisi kursor berada pada isian jenis biaya , ganti 'sendiri ' menjadi 'beasiswa'. Lakukan penekan tombol Enter sampai posisi kursor berada pada komponen data terakhir, dan akan muncul pertanyaan " Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam perubahan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengeditan data yang telah kita lakukan . 5. Lihat hasil pengeditan data yang telah dilakukan . Cara menghapus melanjutkan studi : Penghapusan data pada modul ini terdiri dari dua macam , yaitu : a. Penghapusan data secara sebagian Cara ini dilakukan jika kita ingin menghapus satu komponen data pendidikan yang terdapat di dalam deretan data . Untuk melakukan penghapusan datanya dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data. 2. Sebelum kita melakukan penghapusan data, kita harus masuk terlebih dahulu ke dalam area detail data yaitu dengan menekan tombol huruf E. Setelah kita berada pada area detail akan terlihat sebuah sorotan data yang terletak pada baris pertama dari deretan data pendidikan 3. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data. 4. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data. 5. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan. b. Penghapusan data secara keseluruhan Cara ini dilakukan untuk menghapus semua data pendidikan terakhir yang ada di dalam deretan data. Untuk melakukan penghapusan datanya dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data. 2. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data. 3. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data. 4. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan. 2.6. Latihan Jabatan
Sub menu ini digunakan untuk mencatat latihan jabatan yang meliputi NIP, nama pegawai , golongan ruang CPNS, golongan ruang terakhir, pendidikan , unit kerja , bagian , sub unit kerja , kode latihan jabatan , angkatan , tahun , nomor sertifikat, tanggal , predikat lulus.
14
Cara memasukan latihan jabatan : 1. Jalankan sub menu Latihan Jabatan yang berada pada menu Data 2. lsilah NIP pegawai yang dimaksud atau lakukan pencarian data pegawa1 tersebut dengan mengunakan batuan tabel (tombol F1). seperti pada gam bar dibawah ini :
3. Setelah d<.ta berdasarkan NIP tersebut ditemukan, maka data pegawai yang terdiri dari nama pegawai , golongan ruang CPNS , golongan ruang terakhir, pendidikan , unit kerja , bagian , sub unit kerja , kode latihan jabatan , angkatan , tahun , nor.10r sertifikat, tanggal , predikat lulus. 4. Setelah s _:! mua komponen data diisikan akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan ' Y' jika kita akan merekam data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengisian data. 5. Lihat kembali data yang telah kita masukkan . Cara mengedit latihan jabatan : 1. Jalankan sub menu Latihan Jabatan yang berada pada menu Data. 2. Tampilkan biodata pegawai yang akan kita edit dengan memasukkan NIP pegawai yang bersangkutan atau gunakan bantuan tabel (F1) untuk melakukan pencarian datanya. Setelah data pegawai yang bersangkutan tampil ,
3. Tekan huruf E untuk masuk ke dalam modul pengeditan data. 4. Selanjutnya lakukan pengeditan data terhadap komponen data yang ingin kita ubah , misalnya kita ingin mengubah data tahun '1990' menjadi '1995'. Langkah pertama yang kita lakukan , pindahkan posisi kursor dari posisi awal ke isian tahun. Setelah posisi kursor berada pada isian tahun , ganti '1990' menjadi '1995'. Lakukan penekan tombol Enter sampai posisi kursor berada pada komponen data terakhir, dan akan muncul pertanyaa1.1 "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam perubahan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengeditan data yang telah kita lakukan . 5. Lihat hasil pengeditan data yang telah dilakukan . Cara menghapus latihan jabatan : Penghapusan data pada modul ini terdiri dari dua macam , yaitu : a. Penghapusan data secara sebagian Cara ini c1ilakukan jika kita ingin menghapus satu komponen data latihan jabatan yang terdapat di dalam deretan data. Untuk melakukan penghapusan datanya dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data. 2. Sebelum kita melakukan penghapusan data, kita harus masuk terlebih dahulu ke dalam area detail data yaitu dengan menekan tombol huruf E.
15
Setelah kita berada pada area detail akan terlihat sebuah sorotan data yang terletak pada baris pertama dari deretan data latihan jabatan 3. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data . 4. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data. 5. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan . b. Penghapusan data secara keseluruhan Cara ini dilakukan untuk menghapus semua data latihan jabatan yang ada di dalam deretan data. Untuk melakukan penghapusan datanya dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data . 2. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data. 3. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data . 4. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan . 2.7. Kursus/Pelatihan Sub menu ini digur 1akan untuk mencatat latihan jabatan yang meliputi NIP, nama pegawai , golongan· ruang CPNS , golongan ruang terakhir, pendidikan , unit kerja , bagian , sub unit kerja, kode kursus .pelatihan , nama kursus/pelatihan , tahun , bulan , tingkat, lama, satuan waktu , nomor sertifikat. Cara memasukan kursus/pelatihan : 1. Jalankan sub menu Kursus/Pelatihan yang berada pada menu Data 2. lsilah NIP pegawai yang dimaksud atau lakukan pencarian data pegawai tersebut dengan mengunakan batuan tabel (tombol F1 ), seperti pada gambar ·dibawah ini :
3. Setelah data berdasarkan NIP tersebut ditemukan , maka data pegawai yang
terdiri dari nama pegawai , golongan ruang CPNS , golongan ruang terakhir, pendidikan , unit kerja , bagian , sub unit kerja , kode kursus/pelatihan , nama kursus/pelatihan , tahun , bulan , tingkat, lama, satuan waktu, nomor sertifikat. 4. Setelah semu.3 komponen data diisikan akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengisian data. 5. Lihat kembali data yang telah kita masukkan .
16
Cara mengedit kursus/pelatihan : 1. Jalankan sub menu Kursus/Pelatihan yang berada pada menu Data. 2. Tampilkan biodata pegawai yang akan kita edit dengan memasukkan NIP pegawai yang bersangkutan atau gunakan bantuan tabel (F1) untuk melakukan pencarian datanya. Setelah data pegawai yang bersangkutan tam pi I, 3. Tekan huruf E untuk masuk ke dalam modul pengeditan data . 4. Selanjutnya lakukan pengeditan data terhadap komponen data yang ingin kita ubah , misalnya kita ingin mengubah data tahun '1990' menjadi '1995'. Langkah pertama yang kita lakukan, pindahkan posisi kursor dari posisi awal ke isian tahun. Setelah posisi kursor berada pad a isian tahun , ganti '1990' menjadi '1995'. Lakukan penekan tombol Enter sampai posisi kursor berada pada komponen data terakhir, dan akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam perubahan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengeditan data yang telah kita lakukan. 5. Lihat hasil pengeditan data yang telah dilakukan . Cara menghapus kursus/pelatihan : Penghapusan data pada modul ini terdiri dari dua macam , yaitu : a. Penghapusan data secara sebagian Cara ini dilakukan jika kita ingin menghapus ;atu komponen data kursus/pelatihan yang terdapat di dalam deretan d;Jta . Untuk melakukan penghapusan datanya dapat dilakukan dengan men~ikuti langkah-langkah sebagai berikut : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data . 2. Sebelum kita melakukan penghapusan data, kita harus masuk terlebih dahulu ke dalam area detail data yaitu dengan menekan tombol huruf E. Setelah kita berada pada area detail akan terlihat sebuah sorotan data yang terletak pada baris pertama dari deretan data kursus/pelatihan. 3. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data. 4. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data. 5. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan. b. Penghapusan data secara keseluruhan Cara ini dilakukan untuk menghapus semua data kursus/pelatihan yang ada di dalam deretan data. Untuk melakukan penghapusan datanya dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data. 2. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data. 3. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data. 4. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan .
17
2.8. SK Kepegawaian Menu ini terdiri dari 7 (tujuh) buah sub menu, yaitu : SK CPNS , SK PNS , SK Kenaikan Pangkat, SK Jabatan Struktural, SK Jabatan Fungsional , SK Pensiun , SK Gaji Berkala, seperti pada gambar dibawah ini : A. ut o
Biodata Peoawai B1odata suam1/Istr1 Biodata Anak
o
Pendi~ikan Terakh1r Me1anJutkan studi
Latihan Jabatan Kursus:/Pelat1han
SK SK SK SK SK SK
Pegawa1 Neger1 s1p1l Kenaikan Pangkat Jabatan Struktural Jabatan Fungs1onal Pens1un · Gaji eerkala
~-.'JI:::t:'
2.8.a. SK CPNS Sub menu ini digunakan untuk mencatat SK CPNS secara lengkap, seperti : NIP, nama pegawai, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin , pendidikan , unit kerja , bagian, sub bagian , persetujuan BAKN , tanggal BAKN , SK Mendiknas, tanggak (SK) , golongan/ruang CPNS, tanggal TMT. Cara memasukan SK CPNS : 1. Jalankan sub menu SK CPNS yang berada pada menu SK Kepegawaian. 2. Komponen data yang pertama yang harus kita isikan adalah Nomor lnduk Pegawai (NIP). (NIP di dalam modul ini berfungsi sebagai kunci pencarian data. Pengisian data hanya dapat dilakukan jika data belum terekam di dalam file database. Jika data sudah terekam , program aplikasi ini akan secara otomatis menampilkan biodata berdasarkan NIP tersebut) , seperti pada gambar dibawah ini:
18
3. Selanjutnya lakukan pengisian terhadap komponen data lainnya
secara berurutan , yaitu nama pegawai, gelar, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin , dan seterusnya. Pada akhir pengisian akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengisian data . 4. Lihat hasil pemasukan data yang telah dilakukan . Cara mengedit SK CPNS : 1. Jalankan sub menu SK CPNS yang berada pada menu SK Kepegawaian. 2. Kemudian tampilkan biodata pegawai yang akan kita edit dengan memasukkan NIP pegawai yang bersangkutan atau gunakan bantuan tabel (dengan menekan tombol F1) untuk melakukan pencarian datanya . 3. Setelah data tersebut ditampilkan , tekan huruf E untuk masuk ke dalam modul pengeditan data. 4. Selanjutnya lakukan pengeditan data terhadap komponen data yang ingin kita ubah , misalnya kita ingin mengubah data tempat lahir 'Bogor' menjadi 'Jakarta'. Langkah pertama yang kita lakukan , pindahkan posisi kursor dari posisi awal ke isian tempat lahir. Setelah posisi kursor berada pada isian tempat lahir, ganti kata 'Boger' menjad i 'Jakarta'. Lakukan penekan tombol Enter sampai posisi kursor berad3 pada komponen data terakhir, dan akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut derigan 'Y' jika kita akan merekam perubahan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengeditan data yang telah kita lakukan. 5. Lihat hasil pengeditan data yang telah dilakukan . Cara menghapus SK CPNS : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data . 2. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data. 3. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data. 4. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan. 2.8.b SK PNS Cara memasukan SK PNS : 1. Jalankan sub menu SK PNS yang berada pada menu SK Kepegawaian 2. lsilah NIP pegawai yang dimaksud atau lakukan pencarian data pegawai tersebut dengan mengunakan batuan tabel (tombol F1 ), seperti pada gambar dibawah ini :
19
3. Setelah data berdasarkan NIP tersebut ditemukan, maka data pegawai yang terdiri dari nama pegawai , tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin , pendidikan , unit kerja , bagian , sub bagian , persetujuan BAKN , tanggal BAKN , SK Rektor, tanggal SK, golongan/ruang PNS, tanggal (TMT). 4. Setelah semua komponen data diisikan akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengisian data . 5. Lihat kembal i data yang telah kita masukkan . Cara mengedit SK PNS : yang berada pada menu SK 1. Jalankan sub menu SK PNS Kepegawaian . 2. Tampilkan biodata pegawai yang akan kita edit dengan memasukkan NIP pegawai yang bersangkutan atau gunakan bantuan tabel (F1) untuk melakukan pencarian datanya. Setelah data pegawai yang bersangkutan tampil. 3. Tekan huruf E untuk masuk ke dalam modul pengeditan data. 4. Selanjutnya lakukan pengeditan data terhadap komponen data yang ingin kita ubah , misalnya kita ingin mengubah data tempat lahir 'Jakarta' menjadi 'Bogor'. Langkah pertama yang kita lakukan , pindahkan posisi kursor dari posisi awal ke isian tempat lahir. Setelah posisi kursor berada pada isian tempat lahir, ganti 'Jakarta' menjadi 'Bog or'. Lakukan penekan tombol Enter sampai posisi kursor berada pada komponen data terakhir, dan akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam perubahan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengeditan data yang telah kita lakukan . 5. Lihat hasil pengeditan data yang telah dilakukan. Cara menghapus SK PNS : Penghapusan data pada modul ini terdiri dari dua macam , yaitu : a. Penghapusan data secara sebagian Cara ini dilakukan jika kita ingin menghapus satu komponen data kursus/pelatihan yang terdapat di dalam deretan data. Untuk melakukan penghapusan datanya dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data. 2. Sebelum kita melakukan penghapusan data, kita harus masuk terlebih dahulu ke dalam area detail data yaitu dengan menekan tombol huruf
20 E. Setelah kita berada pada area detail akan terlihat sebuah sorotan data yang "lerletak pada baris pertama dari deretan data kursus/pelatihan. 3. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data. 4 . Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data. 5. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan . b.
1. 2. 3.
4.
Penghapusan data secara keseluruhan Cara ini dilakukan untuk menghapus semua data kursus/pelatihan yang ada di dalam deretan data . Untuk melakukan penghapusan datanya dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data . Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan .
2.8.c. SK Kenaikan Pangkat Cara memasukan SK PNS : 1. Jalankan sub menu SK Kenaikan Pangkat yang berada pada menu SK Kepegawaian. 2. lsilah NIP pegawai yang dimaksud atau lakukan pencarian data pegawai tersebut dengan mengunakan batuan tabel (tombol F1 ), seperti pada gambar dibawah ini :
3. Setelah data berdasarkan NIP tersebut ditemukan , maka data pegawai yang terdiri dari nama pegawai , golongan/ruang CPNS , golongan/ruang terakhir, pendidikan , unit kerja , bagian , sub bagian, persetujuan BAKN , tanggal BAKN , jenis SK, tanggal SK, tanggal (TMT) . 4. Setelah semua komponen data diisikan akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika
21
kita akan merekam da1£1 tersebut dan 'N ' untuk membatalkan pengisian data . 5. Lihat kembali data yang telah kita masukkan . Cara mengedit SK Kenaikan Pangkat : 1. Jalankan sub menu SK Kenaikan Pangkat yang berada pada menu SK Kepegawaian . 2. Tampilkan biodata pegawai yang akan kita edit dengan memasukkan NIP pegawai yang bersangkutan atau gunakan bantuan tabel (F1) untuk melakukan pencarian datanya . Setelah data pegawai yang bersangkutan tampil. 3. Tekan huruf E untuk masuk ke dalam modul pengeditan data . 4. Selanjutnya lakukan pengeditan data terhadap komponen data yang ingin kita ubah , misalnya kita ingin mengubah data jenis SK 'Rektor' menjadi 'Menteri'. Langkah pertama yang kita lakukan , pindahkan posisi kursor dari posisi awal ke isian jenis SK. Setelah posisi kursor berada pada isian tempat lahir, ganti 'Rektor' menjadi 'Menteri'. Lakukan penekan tombol Enter sampai posisi kursor berada pada komponen data terakhir, dan akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam perubahan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengeditan data yang telah kita lakukan . 5. Lihat hasil pengeditan data yang telah dilakukan . Cara menghapus SK Kenaikan Pangkat : Penghapusan data pada modul ini terdiri dari dua macam , yaitu : a. Penghapusan data secara sebagian Cara ini dilakukan jika kita ingin menghapus satu komponen data kenaikan pangkat yang terdapat di dalam deretan data. Untuk melakukan penghapusan datanya dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data. 2. Sebelum kita melakukan penghapus.an data , kita harus masuk terlebih dahulu ke dalam area detail data yaitu dengan menekan tombol huruf E. Setelah kita berada pada area detail akan terlihat sebuah sorotan data yang terletak pada baris pertama dari deretan data kursus/pelatihan . 3. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data . 4 . Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data. 5. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan . b. Penghapusan data secara keseluruhan Cara ini dilakukan untuk menghapus semua data SK kenaikan pangkat yang ada di dalam deretan data . Untuk melakukan penghapusan datanya dapat dilakukan dengan mengikuti langkahlangkah sebagai berikut : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data. 2. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data .
n 3. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?" lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data. 4. Lihat hasil penghapusan yang telah dilaku kan.
2.8.d. SK Jabatan Struktural Cara memasukan SK Jabatan Struktural : 1. Jalankan sub menu SK Jabatan Struktural yang berada pada menu SK Kepegawaian. 2. lsilah NIP pegawai yang dimaksud atau lakukan pencarian data pegawai tersebut dengan mengunakan batuan tabel (tombol F1 ), seperti gambar dibawah ini :
3. Setelah data berdasarkan NIP tersebut ditemukan, maka data pegawai yang terdiri dari nama pegawai, golongan/ruang CPNS, golongan/ruang terakhir, pendidikan , unit kerja, kode jabatan, nama jabatan , jenis SK, nomor SK, tanggal SK, TMT, masa akhir, eselon. 4. Setelah semua komponen data diisikan akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengisian data. 5. Lihat kembali data yang telah kita masukkan. Cara mengedit SK Jabatan Struktural : 1. Jalankan sub menu SK Jabatan Struktural yang berada pada menu SK Kepegawaian. 2. Tampilkan biodata pegawai yang akan kita edit dengan memasukkan NIP pegawai yang bersangkutan atau gunakan bantuan tabel (F1) untuk melakukan pencarian datanya. Setelah data pegawai yang bersangkutan tampil , · 3. Tekan huruf E untuk masuk ke dalam modul pengeditan data . 4. Selanjutnya lakukan pengeditan data terhadap komponen data yang ingin kita ubah , misalnya kita ingin mengubah data pendidikan 'SLTA' menjadi 'Sarjana'. Langkah pertama yang kita lakukan, pindahkan posisi kursor dari posisi awal ke isian pendidikan. Setelah posisi kursor berada pada isian pendidikan , ganti 'SLTA' menjadi 'Sarjana'. Lakukan penekan tombol Enter sampai posisi kursor berada pada komponen data terakhir, dan akan muncul pertanyaan "Data sudah
5.
23 benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan ' Y' jika kita akan merekam perubahan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengeditan data yang telah kita lakukan. Lihat hasil pengeditan data yang telah dilakukan .
Cara menghapus SK Jabatan Struktural : Penghapusan data pada modul ini terdiri dari dua macam , yaitu : a. Penghapusan data secara sebagian Cara ini dilakukan jika kita ingin menghapus satu komponen data SK Jabatan Struktural yang terdapat di dalam deretan data. Untuk melakukan penghapusan datanya dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data . 2. Sebelum kita melakukan penghapusan data, kita harus masuk terlebih dahulu ke dalam area detail data yaitu dengan menekan tombol huruf E. Setelah kita berada pada area detail akan terlihat sebuah sorotan data yang terletak pada baris pertama dari deretan data SK Jabatan Struktural. 3. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data . 4. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data . 5. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan. b. Penghapusan data secara keseluruhan Cara ini dilakukan untuk menghapus semua data kursus/pelatihan yang ada di dalam deretan data. Untuk melakukan penghapusan datanya dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data. 2. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data. 3. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data . 4. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan.
2.8.e. SK Jabatan Fungsional Cara memasukan SK Jabatan Fungsional : 1. Jalankan sub menu SK Jabatan Fungsional yang berada pada menu SK Kepegawaian 2. lsilah NIP pegawai yang dimaksud atau lakukan pencarian data pegawai tersebut dengan mengunakan batuan tabel (tombol F1 ).
24
3. Setelah data berdasarkan NIP tersebut ditemukan, maka data pegawai yang terdiri dari nama pegawai , golongan/ruang CPNS , golongan/ruang terakhir, pendidikan , unit kerja, kode jabatan , nama jabatan , jenis SK, nomor SK, tanggal SK, TMT, masa akhir, kredit. 4. Setelah semua komponen data diisikan akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengisian data. 5. Lihat kembali data yang telah kita masukkan . Cara mengedit SK Jabatan Struktural : 1. Jalankan sub menu SK Jabatan Fungsional yang berada pada menu SK Kepegawaian. 2.
Tampilkan biodata pegawai yang akan kita edit dengan memasukkan NIP pegawai yang bersangkutan atau gunakan bantuan tabel (F1) untuk melakukan pencarian datanya. Setelah data pegawai yang bersangkutan tampil, 3. Tekan huruf E untuk masuk ke dalam modul pengeditan data .
4. Selanjutnya lakukan pengeditan data terhadap komponen data yang ingin kita ubah, misalnya kita ingin mengubah data pendidikan 'S1' menjadi 'S2'. Langkah pertama yang kita lakukan, pindahkan posisi kursor dari posisi awal ke isian pendidikan. Setelah posisi kursor berada pada isian pendidikan , ganti '51' menjadi '52' . Lakukan penekan tombol Enter sampai posisi kursor berada pada komponen data terakhir, dan akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan_ merekam perubahan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengeditan data yang telah kita lakukan . 5. Lihat hasil pengeditan data yang telah dilakukan . Cara menghapus SK Jabatan Fungsional : Penghapusan data pada modul ini terdiri dari dua macam , yaitu : a. Penghapusan data secara sebagian Cara ini dilakukan jika kita ingin menghapus satu komponen data SK Jabatan Fungsional yang terdapat di dalam deretan data . Untuk melakukan penghapusan datanya dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data. 2. Sebelum kita melakukan penghapusan data, kita harus masuk terlebih dahulu ke dalam area detail data yaitu dengan menekan tombol huruf E. Setelah kita berada pada area detail akan terlihat sebuah sorotan data yang terletak pada baris pertama dari deretan data SK Jabatan Fungsional. 3. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data.
25
4. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data . 5. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan . b. Penghapusan data secara keseluruhan Cara ini dilakukan untuk menghapus semua data kursus/pelatihan yang ada di dalam deretan data . Untuk melakukan penghapusan datanya dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pad a langkah pengeditan data . 2. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data . 3. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data. 4. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan . 2.8.f. SK Pensiun
Cara memasukan SK Pensiun : 1. Jalankan sub menu SK Pensiun yang berada pada menu SK Kepegawaian 2. lsilah NIP pegawai yang dimaksud atau lakukan pencarian data pegawai tersebut dengan mengunakan batuan tabel (tombol F1 ), seperti gambar dibawah ini :
3. Setelah data berdasarkan NIP tersebut ditemukan , maka data pegawai yang terdiri dari nama pegawai, tempat/tanggallahir, golongan/ruang terakhir (TMT) , pangkat , unit kerja , bagian , sub unit kerja , tanggal SK, Nomor SK, Jenis SK, tanggal (TMT) , status pensiun. 4. Setelah semua komponen data diisikan akan muncul pertanyaan "Data sulfah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengisian data. 5. Lihat kembali data yang telah kita masukkan.
26 Cara mengedit SK Pensiun : 1. Jalankan sub menu SK Pensiun yang berada pada menu SK Kepegawaian. 2. Tampilkan biodata pegawai yang akan kita edit dengan memasukkan NIP pegawai yang bersangkutan atau gunakan bantuan tabel (F1) untuk melakukan pencarian datanya. Setelah data pegawai yang bersangkutan tampil , 3. Tekan huruf E untuk masuk ke dalam modul pengeditan data. 4. Selanjutnya lakukan pengeditan data terhadap komponen data yang ingin kita ubah, misalnya kita ingin memgubah data tempat lahir 'Surabaya' menjadi 'Semarang'. Langkah pertama yang kita lakukan, pindahkan posisi kursor dari posisi awal ke isian tempat lahir. Setelah posisi kursor berada pada isian tempat lahir, ganti 'Surabaya' menjadi 'Semarang' . Lakukan penekan tombol Enter sampai posisi kursor berada pada komponen data terakhir, dan akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam perubahan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengeditan data yang telah kita lakukan . 5. Lihat hasil pengeditan data yang telah dilakukan . Cara menghapus SK Pensiun : Penghapusan data pada modul ini terdiri dari dua macam , yaitu : a. Penghapusan data secara sebagian Cara ini dilakukan jika kita ingin menghapus satu komponen data SK Pensiun yang terdapat di dalam deretan data . Untuk melakukan penghapusan datanya dapat dilakukan dengan mengikuti langkahlangkah sebagai berikut : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data. 2. Sebelum kita melakukan penghapusan data , kita harus masuk terlebih dahulu ke dalam area detail data yaitu dengan . menekan tombol huruf E. Setelah kita berada pada area detail akan terlihat sebuah sorotan data yang terletak pada baris pertama dari deretan data SK Pensiun . 3. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data. 4. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data. 5. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan . b. Penghapusan data secara keseluruhan Cara ini dilakukan untuk menghapus semua data kursus/pelatihan yang ada di dalam deretan data. Untuk melakukan penghapusan datanya dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data. 2. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data. 3. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data. 4. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan .
27
2.8.g. SK Gaji Berkala Cara memasukan SK Gaji Berkala : 1. Jalankan sub menu SK Gaji Berka/a yang berada pada menu SK Kepegawaian 2. lsilah NIP pegawai yang dimaksud atau lakukan pencarian data pegawai tersebut dengan mengunakan batuan tabel (tombol F1 ), seperti gambar dibawah ini :
3. Setelah data berdasarkan NIP tersebut ditemukan, maka data pegawai yang terdiri dari nama pegawai , tempat/tanggallahir, golongan/ruang terakhir (TMT) , pangkat, unit kerja , bagian , sub unit kerja , tanggal SK, · SK, tanggal (TMT) , TMT berikutnya. 4. Setelah semua komponen data diisikan akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengisian data. 5. Lihat kembali data yang telah kita masukkan. Cara mengedit SK Gaji Berkala : 1. Jalankan sub menu SK Gaji Berkala yang berada pada menu SK Kepegawaian. 2. Tampilkan biodata pegawai yang akan kita edit dengan memasukkan NIP pegawai yang bersangkutan atau gunakan bantuan tabel (F1) untuk melakukan pencarian datanya. Setelah data pegawai yang bersangkutan tampil , 3. Tekan huruf E untuk masuk ke dalam modul pengeditan data. 4. Selanjutnya _ lakukan pengeditan data terhadap komponen data yang ingin kita ubah, misalnya kita ingin mengubah data tempat lahir 'Surabaya' menjadi 'Semarang'. Langkah pertama yang kita lakukan , pindahkan posisi kursor dari posisi awal ke isian tempat lahir. Setelah posisi kursor berada pada isian tempat lahir, ganti 'Surabaya' menjadi 'Serna rang' . Lakukan penekan tombol Enter sampai posisi kursor berada pada komponen data terakhir, dan akan muncur pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam perubahan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengeditan data yang telah kita lakukan . 5. Lihat hasil pengeditan data yang telah dilakukan .
2X Cara menghapus SK Gaji Berkala : Penghapusan data pada modul ini terdiri dari dua macam , yaitu : a. Penghapusan data secara sebagian Cara ini dilakukan jika kita ingin menghapus satu komponen data SK Gaji Berkala yang terdapat di dalam deretan data . Untuk melakukan penghapusan datanya dapat dilakukan dengan mengikuti langkahlangkah sebagai berikut : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data . 2. Sebelum kita melakukan penghapusan data, kita harus masuk terlebih dahulu ke dalam area detail data yaitu dengan menekan tombol huruf E. Setelah kita berada pada area detail akan terlihat sebuah sorotan data yang terletak pada baris pertama dari deretan data SK Gaji Berkala. 3. Tekan huruf 0 untuk melakukan penghapusan data. 4. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data. 5. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan . b. Penghapusan data secara keseluruhan Cara ini dilakukan untuk menghapus semua data SK Gaji Berkala yang ada di dalam deretan data . Untuk melakukan penghapusan datanya dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data . 2. Tekan huruf 0 untuk melakukan penghapusan data. 3. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data. 4. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan .
2.9. Penyesuaian Masa Kerja Sub menu ini digunakan untuk mencatat penambahan dan pengurangan masa kerja yang meliputi NIP, nama pegawai , golongan ruang CPNS , golongan ruang terakhir, pendidikan , unit kerja , bagian , sub unit kerja , masa ke~a ditambah , masa kerja dikurang . Cara memasukan penyesuaian masa kerja : 1. Jalankan sub menu Penyesuaian Masa Kerja yang berada pada menu Data 2. lsilah NIP pegawai yang dimaksud atau lakukan pencarian data pegawai tersebut dengan mengunakan batuan tabel (tombol F1 ), seperti gam bar dibawah ini :
29
3. Setelah data berdasarkan NIP tersebut ditemukan , maka data pegawai yang terdiri dari nama pegawai , golongan ruang CPNS , golongan ruang terakhir. 4. Setelah semua komponen data diisikan akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengisian data . 5. Lihat kembali data yang telah kita masukkan. Cara mengedit penyesuaian masa kerja : 1, Jalankan sub menu Penyesuaian Masa Kerja yang berada pad a ment ' Data. 2. Tampilkan biodata pegawai yang akan kita edit dengan memasukkan NIP pegawai yang bersangkutan atau gunakan bantuan tabel (F1) untuk melakukan pencarian datanya. Setelah data pegawai yang bersangkutan tampil , 3. Tekan huruf E untuk masuk ke dalam modul pengeditan data . 4. Selanjutnya lakukan pengeditan data terhadap komponen data yang ingin kita ubah, misalnya kita ingin mengubah data tahun '5 tahun' menjadi '10 tahun'. Langkah pertama yang kita lakukan , pindahkan posisi kursor dari posisi awal ke isian tahun. Setelah posisi kursor berada pada isian tahun , ganti '5 tahun' menjadi '10 tahun '. Lakukan penekan tombol Enter sampai posisi kursor berada pada komponen data terakhir, dan akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam perubahan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengeditan data yang telah kita lakukan. 5. Lihat hasil pengeditan data yang telah dilakukan. Cara menghapus penyesuaian masa kerja : Penghapusan data pada modul ini terdiri dari dua macam , yaitu : a. Penghapusan data secara sebagian Cara ini dilakukan jika kita ingin menghapus satu komponen data penyesuaian masa kerja yang terdapat di dalam deretan data. Untuk melakukan penghapusan datanya dapat dilakukan dengan mengikuti langkahlangkah sebagai berikut : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data. 2. Sebelum kita melakukan penghapusan data , kita harus masuk terlebih dahulu ke dalam area detail data yaitu dengan menekan tombol huruf E. Setelah kita berada pada area detail akan terlihat sebuah sorotan data yang terletak pada baris pertama dari deretan data penyesuaian masa kerja.
30
3. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data . 4. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data . 5. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan. b. Penghapusan data secara keseluruhan Cara ini dilakukan untuk menghapus semua data kursus/pelatihan yang ada di dalam deretan data. · Untuk melakukan penghapusan datanya dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data. 2. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data. 3. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data . 4. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan.
2.1 0.
Penilaian DP3
Sub menu ini digunakan untuk mencatat penilaian prestasi pegc:wai yang meliputi NIP, nama pegawai , golongan ruang terakhir, TMT terakhir, unit kerja , bagian , sub unit kerja , unsur yang dinilai, pejabat penilai. Cara memasukan penilaian DP3 : 1. Jalankan sub menu Penilaian DP3 yang berada pada menu Data 2. lsilah NIP pegawai yang dimaksud atau lakukan pencarian data pegawai tersebut dengan mengunakan batuan tabel (tombol F1 ). --------
3. Setelah data berdasarkan NIP tersebut ditemukan, maka data pegawai yang terdiri dari nama pegawai , golongan ruang CPNS, golongan ruang terakhir. 4. Setelah semua komponen data diisikan akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam data tersebut dan 'N' untuk membatalkan pengisian data. 5. Lihat kembali data yang telah kita masukkan . Cara mengedit penilaian DP3 : 1. Jalankan sub menu Penilaian DP3 yang berada pada menu Data. 2. Tampilkan biodata pegawai yang akan kita edit dengan memasukkan NIP pegawai yang bersangkutan atau gunakan bantuan tabel (F1) untuk
JI
melakukan pencariaf') datanya . Setelah data pegawai yang bersangkutan tampil , 3. Tekan huruf E untuk masuk ke dalam modul pengeditan data . 4. Selanjutnya lakukan pengeditan data terhadap komponen data yang ingin kita ubah, misalnya kita ingin mengubah data penilaian '75 ' menjadi '80'. Langkah pertama yang kita lakukan, pindahkan posisi kursor dari posisi awat ke isian penilaian. Setelah posisi kursor berada pada isian penilaian, ganti '75' menjadi '80'. Lakukan penekanan tombol Enter sampai posisi kursor berada pada komponen data terakhir, dan akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam perubahan data tersebut dan 'N' untuk membatatkan pengeditan data yang telah kita takukan. 5. Lihat hasit pengeditan data yang telah dilakukan. Cara menghapus penilaian DP3 : Penghapusan data pada modul ini terdiri dari dua macam, yaitu : a. Penghapusan data secara sebagian Cara ini dilakukan jika kita ingin menghapus satu komponen data penilaian DP3 yang terdar 1at di dalam deretan data. Untuk melakukan penghapusan datanya dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : 1. Lakukan lan~tkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data. 2. Sebelum kit< l melakukan penghapusan data, kita harus masuk terlebih dahulu ke da lam area detail data yaitu dengan menekan tombol huruf E. Setelah kita berada pada area detail akan terlihat sebuah sorotan data yang terletak pada baris pertama dari deretan data penyesuaian masa kerja. 3. Tekan huruf D untuk melakukan penghapusan data. 4 . Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data. 5: Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan. b. Penghapusan data secara keseluruhan Cara ini dilakukan untuk menghapus semua data penilaian DP3 yang ada di datam deretan data_ Untuk melakukan penghapusan datanya dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : 1. Lakukan langkah 1-2 seperti pada langkah pengeditan data. 2. T ekan huruf D untuk melakukan penghapusan data. 3. Setelah itu akan mucul pertanyaan "Data ini akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data. 4. Lihat hasil penghapusan yang telah dilakukan. 3. Menu Utama Laporan Menu ini terdiri dari 3 (tiga) buah sub menu, yaitu : Data Pegawai, Keadaan Pegawai : Unit <> X, dan dan Keadaa'l Pegawai : X <> Y.
3.1. Data Pegawai Sub menu ini terbagi lagi menjadi 9 (sembilan) buah sub menu, yaitu : data pegawai keseluruhan, data pegawai per unit kerja, data pegawai per sub unit, data pegawai per golongan, data pegawai per jabatan, data pegawai per pendidikan,
32 data pegawai per status, daftar urut kepangkatan (DUK}, dan daftar konduite pegawai (DP3) .
3.1.a. Data Pegawai Keseluruhan Sub menu ini digunakan untuk menampilkan data pegawa1 secara keseluruhan . Cara menampilkan data pegawai secara keseluruhan : Setelah kita jalankan sub menu ini, maka akan ditampilkan data pegawai secara keseluruhan yang terdiri dari nama pegawai, NIP, go!ongan, dan unit kerja. Pada deretan data tersebut akan tertihat sebuah sorotan data yang apabila kita tekan tombol panah bawah ( .J.. ) sorotan tersebut akan berpindah ke data berikutnya. Selain itu kita dapat melihat data lain selain yang tertihat pada layar dengan penekanan tombol PgDn atau PgUp. Dengan penekanan tombol PgDn, data yang ada pada layar akan berganti dengan data berikutnya. Hal sebaliknya dapat dilakukan dengan penekanan tombol PgUp. Deretan data yang ada pada layar disusun berdasarkan urutan nama pegawai. Urutan data dimulai dari nama pegawai yang berawalan A,B,C,D dan seterusnya sampai dengan Z. Dari urutan itu kita dapat menuju ke suatu urutan data tertentu dengan menekan huruf awalnya saja. Seperti contoh , jika kita ingin menuju ke deretan data nama pegawai yang huruf awalnya S, tekan tombol huruf S yang ada pada papan ketik (keyboard). Maka secara otomatis data akan berpindah ke deretan data yang awalan nama pegawainya adalah S, begitu seterusnya. Untuk melakukan pencetakan data, T ekan tombol F2.
3.1.b. Data Pegawai per Unit Kerja Sub menu ini digunakan untuk menampilkan data pegawai berdasarkan unit kerja dan jabatan non struktural. Untuk menampilkan data tersebut, isikan kriteria yang ada yaitu unit kerja dan jabatan non struktural. Untuk kriteria jabatan non struktural, jika dikosongkan maka bertaku bagi semua jenis jabatan non struktutal yang ada. Jika data berdasarkan kriteria tersebut berhasil ditemukan, maka di layar akan tampil deretan data yang terdiri dari nama pegawai, NIP, golongan, dan sub unit kerja. Untuk melakukan pencetakan data ke printer, tekan tombol F2. Selanjutnya kita diminta untuk menyiapkan printer. Setelah printer siap untuk melakukan pencetakan data, tekan tombol Enter. Lihat hasil pencetakan data tersebut.
3.1.c. Data Pegawai per Sub Unit Sub menu ini digunakan untuk menampilkan data pegawai berdasarkan sub unit kerja. Untuk menampilkan data tersebut, isikan kriteria sub unit kerja. Untuk mengisi kriteria sub unit tersebut kita dapat menggunakan tabel (tekan F1 ). Jika data berdasarkan kriteria tersebut berhasil ditemukan, maka di layar akan tampil deretan data yang terdiri dari nama pegawai, NIP, golongan, TMT golongan, dan keterangan. Untuk melakukan pencetakan data ke
33
printer, tekan ..ffimbol F2. Selanjutnya kita diminta untuk menyiapkan printer. Setelah printer siap untuk melakukan pencetakan data, tekan tombol Enter. Lihat hasil pencetakan data tersebut.
3.1.d. Data Pegawai per Golongan Sub menu ini digunakan untuk menampilkan data pegawai berdasarkan golongan/ ruang , unit kerja, dan sub unit kerja . Untuk menampilkan data tersebut, isikan ketiga kriteria yang ada yaitu golongan/ruang , unit kerja, dan sub unit kerjanya. Untuk dua kriteria terakhir, dapat kita kosongkan pengisiannya jika kita akan menampilkan data untuk seluruh unit kerja dan sub unit kerja. Gunakan bantuan tabel untuk mengisikan kriteria sub unit kerja. Setelah semua kriteria diisi, maka akan dilakukan proses pencarian data berdasarkan kriteria tersebut. Jika data berdasarkan kriteria tersebut berhasil ditemukan, maka di layar akan tampil deretan data yang terdiri dari nama pegawai , NIP, TMT golongan, dan unit kerja. Untuk melakukan pencetakan data ke printer, tekan tombol F2. Selanjutnya kita diminta untuk menyiapkan printer. Setelah printer siap untuk melakukan pencetakan data, tekan tombol Enter. Lihat hasil pencetakan data tersebut.
3.1 .e. Data Pegawai per Jabatan Sub menu ini digunakan untuk menampilkan data pegawai berdasarkan jabatan struktural, unit kerja dan sub unit kerja. Untuk menampilkan data tersebut, isikan ketiga kriteria yang ada yaitu struktural, unit kerja, dan sub unit kerjanya . Untuk dua kriteria terakhir, dapat kita kosongkan pengisiannya jika kita akan menampilkan data untuk seluruh unit kerja dan sub unit kerja. Gunakan bantuan tabel untuk mengisikan kriteria jabatan struktural dan sub unit kerja. Setelah semua kriteria diisi, maka akan dilakukan proses pencarian data berdasarkan kriteria tersebut. Jika data berdasarkan kriteria tersebut berhasil ditemukan, maka di layar akan tampil deretan data yang terdiri dari nama pegawai, NIP, golongan, dan unit kerja . Untuk melakukan pencetakan data ke printer, tekan tombol F2. Selanjutnya kita diminta untuk menyiapkan printer. Setelah printer siap untuk melakukan pencetakan data, tekan tombol Enter. Lihat hasil pencetakan data tersebut.
j ~batan
3.1.f. Data Pegawai per Pendidikan Sub menu ini digunakan untuk menampilkan data pegawai berdasarkan jenjang pendidikan, unit kerja, dan sub unit kerja. Untuk menampilkan data tersebut, isikan ketiga kriteria yang ada yaitu jenjang pendidikan, unit kerja, dan sub unit kerjanya. Untuk dua kriteria terakhir, dapat kita kosongkan pengisiannya jika kita akan menampilkan data untuk seluruh unit kerja dan sub unit kerja. Gunakan bantuan tabel untuk mengisikan kriteria sub unit kerja. Setelah semua kriteria diisi, maka akan dilakukan proses pencarian data berdasarkan kriteria tersebut. Jika data berdasarkan kriteria tersebut berhasil ditemukan, maka di layar akan tampil deretan data yang terdiri dari nama pegawai, NIP, golingan, TMT golongan, dan unit kerja. Untuk melakukan pencetakan data ke printer, tekan tombol F2. Selanjutnya kita diminta untuk menyiapkan printer.
34 Setelah printer siap untuk melakukan pencetakan data, tekan tombol Enter. Lihat hasil pencetakan data tersebut
3.1.g . Data Pegawai per Status Sub menu ini digunakan untuk menampilkan data pegawai berdasarkan unit kerja dan status kepegawaian . Untuk menampilkan data tersebut, isikan kriteria yang ada yaitu unit kerja dan status kepegawaiannya. Untuk kriteria status kepegawaian, kita dapat kosongkan pengisiannya. Setelah semua kriteria diisi, maka akan dilakukan proses pencarian data berdasarkan kriteria tersebut. Jika data berdasarkan kriteria tersebut berhasil ditemukan, maka di layar akan tampil deretan data yang terdiri dari nama pegawai, NIP, golongan, dan unit kerja. Untuk melakukan pencetakan data ke printer, tekan tombol F2. Selanjutnya kita diminta untuk menyiapkan printer. Setelah printer siap untuk melakukan pencetakan data, tekan tombol Enter. Lihat hasil pencetakan data tersebut. 3.1.h. Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Sub menu ini digunakan untuk menampilkan daftar urut kepangkatan (DUK) pegawai. Cara menampilkan daftar urut kepangkatan (DUK) : Setelah kita jalankan sub menu ini, maka data akan diproses ·untuk menampilkan data DUK. 3.1.i. Daftar Konduite pegawai (DP3) Sub menu ini digunakan untuk menampilkan data pegawai berdasarkan sub unit kerja dan periode penilaian DP3. Untuk menampilkan data tersebut, isikan kriteria yang ada yaitu sub unit kerja dan periode tahun penilaianya. Gunakan bantuan tabel untuk mengisikan kriteria sub unit kerja. Setelah semua kriteria diisi, maka akan dilakukan proses pencarian data berdasarkan kriteria tersebut. Jika data berdasarkan kriteria tersebut berhasil ditemukan, maka di layar akan tampil deretan data yang terdiri dari nama pegawai, NIP, golongan, unsur-unsur kriteria penilaian*) dan rata nilai yang diperoleh. Untuk melakukan pencetakan data ke printer, tekan tombol F2. Selanjutnya kita diminta untuk menyiapkan printer. Setelah printer siap untuk melakukan pencetakan data, tekan tombol Enter. Lihat hasil pencetakan data tersebut. Keterangan : *) A=Kesetiaan B=Prestasi kerja C=Tanggung jawab D=Ketaatan E=Kejujuran F=Kerjasama G=Prakarsa H=Kepemimpinan
35
Keadaan Pegawai : Unit <> X Sub menu ini terbagi lagi menjadi 7 (tujuh) buah sub menu, yaitu : berdasarkan unit/golongan, unit/pendidikan, unit/umur, unit/masa kerja, unit/jabatan fungsional , unit/melanjutkan studi, dan unit/diktat struktural. 3.2.a. Berdasarkan unitlgolongan Sub menu ini digunakan untuk menampilkan rekapitulasi data pegawai berdasarkan unit kerja dan golongan. Untuk melakukan rekapitulasi data, jalankan sub menu ini. Selanjutnya kita diharuskan memilih kriteria data yang akan dicetak, yaitu tenaga administrasi, pustakawan, Laboran, Teknisi, Satpam, atau keseluruhan data. Setelah kita memilih pilihan data mana yang akan dicetak, selanjutnya data akan diproses untuk menampilkan hasil rekapitulasi berdasarkan kriteria tersebut. Lihat data hasil rekapitulasi . T ekan tombol F2 untuk melakukan pencetakan datanya. 3.2.b. Berdasarkan unitlpendidikan Sub menu ini diuunakan untuk menampilkan rekapitulasi data pegawai berdasarkan unit kerja dan pendidikan. Untuk melakukal'l ' rekapitulasi data, ikuti langkah 2.1 (rekapitulasi berdasarkan unit/! tolongan) 3.2.c. Berdasarkan uni t/umur Sub menu ini digunakan untuk menampilkan rekapitulasi data pegawai berdasarkan unit kerja dan umur. Untuk melakukan rekapitulasi data, ikuti langkah 2.1 (rekapitulasi berdasarkan unit/golongan) 3.2.d. Berdasarkan unitlmasa kerja Sub menu ini digunakan untuk menampilkan rekapitulasi data pegawai berdasarkan unit kerja dan masa kerja. Untuk melakukan rekapitulasi data, ikuti langkah 2. 1 (rekapitulasi berdasarkan unit/golongan) 3.2.e. Berdasarkan unitljabatan fungsional Sub menu ini digunakan untuk menampilkan rekapitulasi data pegawai berdasarkan unit kerja dan jabatan fungsional. Untuk melakukan rekapitulasi data, ikuti langkah 2.1 (rekapitulasi berdasarkan unit/golongan) 3.2.f. Berdasarkan unitlmelanjutkan studi Sub menu ini digunakan untuk menampilkan rekapitulasi data pegawai berdasarkan unit kerja dan jenjang pendidikan dalam melanjutkan studi. Untuk melakukan rekapitulasi data, jalankan sub menu ini. Selanjutnya data akan diproses untuk menampilkan hasil rekapitulasi berdasarkan kriteria tersebut. Lihat data hasil rekapitulasi. T ekan tombol F2 untuk melakukan pencetakan datanya. 3.2.g. Berdasarkan unitldiklat sbuktural Sub menu ini digunakan untuk menampilkan rekapitulasi data pegawai berdasarkan unit l<.erja dan jenis diktat struktural yang pemah diikuti. Untuk melakukan rekapitulasi data, ja1ankan sub menu ini. Selanjutnya data akan diproses untuk menampilkan hasil rekapitulasi berdasarkan kriteria tersebut. Lihat data hasil rekapitulasi. T ekan tom bot F2 untuk melakukan pencetakan datanya.
36
3.3. Keadaan Pegawai : X <> Y Sub menu ini terbagi lagi menjadi 5 (lima) buah sub menu , yaitu : berdasarkan umur/golongan, masa kerja/golongan , pendidikan/golongan , umur/pendidikan , dan masa kerja/umur. 3.3.a.
Berdasarkan umur/golongan Sub menu ini digunakan untuk menampilkan rekapitulasi data pegawai berdasarkan umur dan golongan . Untuk melakukan rekapitulasi data , jalankan sub menu ini. Selanjutnya data akan diproses untuk menampilkan hasil rekapitulasi berdasarkan kriteria tersebut. Lihat data hasil rekapitulasi . Tekan tombol F2 untuk melakukan pencetakan datanya .
3.3.b. Berdasarkan masa kerja/golongan Sub menu ini digunakan untuk menampilkan rekapitulasi data pegawai berdasarkan masa kerja dan golongan . Untuk melakukan rekapitulasi data, sama seperti langkah diatas (rekapitulasi berdasarkan umur/golongan) 3.:I.e. Berdasarkan pendidikan/golongan Sub menu ini digunakan untuk menampilkan rekapitulasi data pegawai berdasarkan pendidikan dan golongan . Untuk melakukan rekapitulasi data, sama seperti langkah diatas (rekapitulasi berdasarkan umur/golongan) 3.3.d. Berdasarkan umur/pendidikan Sub menu ini digunakan untuk menampilkan rekapitulasi data pegawai berdasarkan umur dan pendidikan. Untuk melakukan rekapitulasi data, sama seperti langkah diatas (rekapitulasi berdasarkan umur/golongan) 3.3.e.
Berdasarkan masa kerja/umur Sub menu ini digunakan untuk menampilkan rekapitulasi data pegawai berdasarkan masa kerja dan umur. Untuk melakukan rekapitulasi data, sama seperti langkah diatas (rekapitulasi berdasarkan umur/golongan)
4. Menu Utama Penelusuran Menu ini terdiri dari 7 (tujuh) buah sub menu , yaitu : Data Pegawai, Pejabat Struktural , Kenaikan Jabatan Fungsional, Pegawai Yang Akan Naik Pangkat, Pegawai Yang Akan Pensiun, Kenaikan Gaji Berkala, dan Perkiraan Kenaikan Gaji. 4.1. Dnta Pegawai Sub menu ini digunakan untuk melakukan penelusuran data pegawai berdasarkan kriteria nama pegawai , unit kerja , dan sub unit kerja . Cara penelusuran data : Untuk melakukan penelusuran data, isikan ketiga kriteria yang ada yaitu nama pegawai (pengisian kriteria ini dapat dilakukan secara lengkap atau hanya
37 penggalan katanya saja) , unit kerja , dan sub unit kerjanya . Untuk dua kriteria terakhir, dapat kita kosongkan pengisiannya jika kita akan menelusuri data untuk seluruh unit kerja dan sub unit kerja . Gunakan bantuan tabel untuk mengisikan kriteria sub unit kerja . Setelah semua kriteria diisi, maka akan dilakukan proses penelusuran data berdasarkan kriteria tersebut. Jika data berdasarkan kriteria tersebut berhasil ditemukan , maka di layar akan tampil deretan data yang terdiri dari nama pegawai, NIP, golongan , TMT golongan , dan unit kerja . Untuk melakukan pencetakan data ke printer, tekan tombol F2. Selanjutnya kita diminta untuk rnenyiapkan printer untuk mencetak datanya . Setelah printer siap untuk melakukan pencetakan data, tekan tombol Enter. Lihat hasil pencetakan data tersebut.
4.2.
Pejabat Struktural Sub menu ini digunakan untuk melakukan penelusuran data pegawai berdasarkan kriteria jabatan struktural , unit kerja , dan sub unit kerja .
Cara penelusuran data : Untuk melakukan penelusuran data , isikan ketiga kriteria yang ada yaitu jabatan struktural pegawai , unit kerja, dan sub unit kerjanya . Untuk dua kriteria terakhir, dapat kita kosongkan pengisiannya jika •
38
4.4.
Pegawai Yang Akan Naik Pangkat Sub menu ini digunakan untuk melakukan penelusuran data pegawai yang akan naik pangkat berdasarkan kriteria bulan dan tahun kenaikan pangkat, unit kerja, dan sub unit kerja . Cara penelusuran data : Untuk melakukan penelusuran data, isikan ketiga kriteria yang ada yaitu bulan dan tahun kenaikan pangkat, unit kerja , dan sub unit kerjanya. Untuk dua kriteria terakhir, dapat kita kosongkan pengisiannya jika kita akan menelusuri data untuk seluruh unit kerja dan sub unit kerja. Gunakan bantuan tabel untuk mengisikan kriteria sub unit kerja. Setelah semua kriteria diisi , maka akan dilakukan proses penelusuran data berdasarkan kriteria tersebut. Jika data berdasarkan kriteria tersebut berhasil ditemukan , maka di layar akan tampil deretan data yang terdiri dari nama pegawai, NIP, golongan, TMT golongan, pendidikan, dan unit kerja . Untuk melakukan pencetakan data ke printer, tekan tombol F2. Selanjutnya kita diminta untuk menyiapkan printer untuk mencetak datanya. Setelah printer siap untuk melakukan pencetakan data, tekan tombol Enter. Lihat hasil pencetakan data tersebut.
4.5.
Pegawai Yang Akan Pensiun Sub menu ini digunakan untuk melakukan penelusuran data pegawai yang akan pensiun berdasarkan kriteria tahun pensiun , unit kerja , dan sub unit kerja . Cara penelusuran data : Untuk melakukan penelusuran data, isikan ketiga kriteria yang ada yaitu tahun pensiun, unit kerja, dan sub unit kerjanya . Untuk dua kriteria terakhir, dapat kita kosongkan pengisiannya jika kita akan menelusuri data untuk seluruh unit kerja dan sub unit kerja . Gunakan bantuan tabel untuk mengisikan kriteria sub unit kerja . Setelah semua kriteria diisi , maka akan dilakukan proses penelusuran data berdasarkan kriteria tersebut. Jika data berdasarkan kriteria tersebut berhasil ditemukan, maka di layar akan tampil deretan data yang terdiri dari nama pegawai, NIP, golongan, tanggal lahir, dan unit kerja. Untuk melakukan pencetakan data ke printer, tekan tombol F2. Selanjutnya kita diminta untuk menyiapkan printer untuk mencetak datanya. Setelah printer siap untuk melakukan pencetakan data, tekan tombol Enter. Lihat hasil pencetakan data tersebut.
4.6. Kenaikan Gaji Berkala Sub menu ini digunakan untuk melakukan penelusuran data pegawai yang mendapatkan kenaikan gaji berkala berdasarkan kriteria bulan dan tahun kenaikan gaji berkala, unit kerja , dan sub unit kerja . Cara penelusuran data : Untuk melakukan penelusuran data, isikan ketiga kriteria yang ada yaitu bulan dan tahun kenaikan gaji berkala, unit kerja , dan sub unit kerjanya. Untuk dua kriteria terakhir, dapat kita kosongkan pengisiannya jika kita akan menelusuri data untuk seluruh unit kerja dan sub unit kerja . Gunakan bantuan tabel untuk mengisikan kriteria sub unit kerja. Setelah semua kriteria diisi , maka akan dilakukan proses penelusuran data berdasarkan kriteria tersebut. Jika data berdasarkan kriteria tersebut berhasil ditemukan, maka di layar akan tampil deretan data yang terdiri dari nama pegawai, NIP, golongan , tanggal kenaikan gaji berkala terakhir, dan
39
unit kerja-:- Untuk melakukan pencetakan data ke printer, tekan tombol F2. Selanjutnya kita diminta untuk menyiapkan printer untuk mencetak datanya. Setelah printer siap untuk melakukan pencetakan data, tekan tombol Enter. Lihat hasil pencetakan data tersebut. 4. 7.
Perkiraan Kenaikan Gaji Sub menu ini digunakan untuk melakukan penelusuran data pegawai yang akan mendapatkan kenaikan gaji berkala berdasarkan kriteria bulan dan tahun kenaikan gaji berkala, unit kerja, dan sub unit kerja. Cara penelusuran data : Untuk melakukan penelusuran data, isikan ketiga kriteria yang ada yaitu bulan dan tahun perkiraan kenaikan gaji berkala , unit kerja , dan sub unit kerjanya . Untuk dua kriteria terakhir, dapat kita kosongkan pengisiannya jika kita akan menelusuri data untuk seluruh unit kerja dan sub unit kerja . Gunakan bantuan tabel untuk mengisikan kriteria sub unit kerja . Setelah semua kriteria diisi, maka akan dilakukan proses penelusuran data berdasarkan kriteria tersebut. Jika data berdasarkan kriteria tersebut berhasil aitemukan, maka di layar akan tampil deretan data yang terdiri dari nama pegawai , NIP, golongan , tanggal kenaikan gaji berka la terakhir, dan unit kerja . Untuk melakukan pencetakan data ke printer, tekan tombol F2. Selanjutnya kita diminta untuk menyiapkan printer untuk mencetak datanya. Setelah printer siap untuk melakukan pencetakan data , tekan tombol Enter. Lihat hasil pencetakan data tersebut.
5. Menu Utama Admin r-l.enu ini terdiri dari 5 (lima) buah sub menu , yaitu : Letak Direktori Data, Index Database, Salin Data Ke Disket, Daftar Modul Program , dan Daftar User/Pengguna. 5.1. Letak Direktori Data Sub menu ini digunakan untuk menentukan lokasi tempat penyimpanan data yang ditunjuk-kan oleh suatu lintasan direktori. Form isian letak direktori data tersebut dapat kita lihat pada gambar di bawah ini :
I Letak
Data :
fMl1'11aiQ:l1:Ul:~mlf:~
Pengubahan letak direktori data dapat kita lakukan dengan cara mengetikkan lintasan direktori yang kita inginkan pada isian letak data. Hal yang harus diperhatikan dalam pengubahan letak direktori data adalah direktori tersebut harus sudah ada (sudah dibuatkan) di dalam harddisk beserta database yang diperlukan oleh program aplikasi. Apabila dalam pengubahan letak direktori yang kita lakukan tidak berhasil, maka ada beberapa faktor yang harus kita perhatikan, diantaranya direktori data tersebut belum ada di dalam media penyimpanan (harddisk) , terjadi kesalahan penulisan pada letak direktori data, atau data-base yang diperlukan oleh program aplikasi tidak ada dalam direktori yang dimaksud. 5.2. Index Database Sub menu ini digunakan untuk mengurutkan kembali semua database yang ada di dalam program aplikasi sesuai dengan kriteria tertentu . Pengurutan data dilakukan untuk atau pada saat tertentu misalnya terj adi kerusakan pada file index.
40
Cara melakukan inaex data : Setelah kita menjalankan sub menu Index Database yang ada pada menu Admin, kita diminta menekan sembarang tombol untuk melanjutkan proses pengurutan data , atau menekan tombol ESC untuk membatalkan proses pengurutan data tersebut. Setelah kita menekan sembarang tombol , maka proses pengurutan data akan berlangsung seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini:
·-- r·. (:kdll . ~.;emb.Wd!ICJ
l•lmiH~l - lln;ttk
ITH' m . IlLl i
l
I
-~ 1_.,, l _t ulft•~:_t•t ·!~~·ll_~·~~~ Hc~ll-•de~- ____ _ j
L__
Pada proses ini kita dapat melihat file database dan file index yang diurutkan , jumlah database yang diurutkan, serta jalannya proses reindex data.
5.3. Salin Data ke Disket Sub menu ini digunakan untuk menyalin data program aplikasi ke dalam disket. Hal ini dilakukan untuk keperluan data cadangan (backup data) . Backup data akan sangat berguna sekali jika terjadi permasalahan terhadap data yang ada di dalam komputer, seperti : kerusakan data, hilangnya data, dan lain-lain. Cara melakukan backup data : Setelah kita menjalankan sub menu Salin Data Admin, kita diminta untuk menentukan ke drive Masukan disket kedalam drive yang telah kita tombol Enter untuk memulai penyalinan data membatalkan penyalinan data. 5.4.
ke Disket yang ada pada menu mana data tersebut akan disalin . tentukan tadi. Setelah itu tekan atau tekan tombol ESC untuk
Daftar Modul Program Sub menu ini digunakan untuk melihat modul program yang terdapat didalam program aplikasi. Di dalam modul tersebut terdapat nama modul program dan tingkatan (level) yang digunakan untuk tiap modul. Pembagian tingkatan (level) dalam program aplikasi ditentukan oleh seorang adminstrator yang bertanggung jawab terhadap pengaksesan tiap-tiap modul program. Seorang administrator dapat menentukan modul-modul mana saja yang dapat di-akses oleh seorang pengguna (user) program berdasarkan pembagian tingkatan (level) tersebut.
Cara melakukan pengubahan level program : Setelah kita menjalankan sub menu Daftar Modul Program yang ada pada menu Admin, akan terlihat sebuah tampilan yang berisi daftar modul program dan levelnya, seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini : \'
~
,..
·~~ ~
-
--·
:;-r-~-:--~;o.<>f=-;-,..
-
..
·~.·~a:
:.
4
INDEX .DATABASE
tlETAK OIREKTORI OHTA DAFTRR MOOUL PROGRAM SALIN DAHl KE OISKET DAFTRR USER/PENGGUNR DATA KP~ BIOOATA RNAK
.. . ~~
.... .
.
:'
.'
' ''
-
.... ._ v <
~VL 8 8 1
l~
II .. ,1 l
.\
1!
Di dalam tampilan tersebut, terlihat sebuah sorotan data yang apabila kita tekan tombol panah bawah ( ..1- ) akan berpindah ke data berikutnya. Penekanan tombol
41
panah bawah ini bisa digunakan untuk melihat data selanjutnya . Sedangkan untuk melihat data sebelumnya gunakan tombol panah atas (t ). Untuk melakukan perubahan pada tingkatan (level) modul, setelah kita memlih data dengan menggunakan sorotan , tekan tombol Enter. Kemudian ubah angka pada level tersebut dengan angka level yang kita inginkan, maka angka level tersebut sudah berubah. Lakukan cara yang sama jika kita akan mengubah angka level pada data yang lain. 5.5.
Daftar User/Pengguna Sub menu ini digunakan untuk mencatat data pengguna program (user) disertai dengan password (kata kunci) dan tingkatan (level) yang diberikan oleh administrator kepada user tersebut. Modul ini hanya boleh dijalankan oleh seorang administrator, yang betugas memberikan tingkatan (level) terhadap pengguna program.
Cara memasukan data user : Setelah kita menjalankan sub menu Daftar UseriPengguna yang ada pada menu Admin, akan terlihat sebuah form isian untuk memasukan data user yang terdiri dari nama user, passsword dan tingkatan (level) . Tampilan form isian tersebut dapat kita lihat pada gambar di bawah ini :
Kr~
I'' ~ll~J~Jlllld
t"
Ktrnc
I
I~IJf~
i
I
Untuk memasukan data user, isilah nama user , password (kata kunci) , dan level secara berurutan . Setelah itu akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam data tersebut dan 'N' untuk membatalkannya. Cara mengedit data user : Masukan nama user sebagai kunci pencarian data. Jika data yang disikan terdapat dalam daftar pengguna, maka data tersebut akan ditampilkan. Tekan tombol E untuk masuk ke dalam modul pengeditan data. Kemudian lakukan perubahan data password dan level user tersebut. Setelah itu akan muncul pertanyaan "Data sudah benar (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan merekam hasil pengeditan data yang telah dilakukan dan 'N' untuk mengulang pengeditan data. Cara menghapus data user : Tampilkan data user, seperti pada langkah pengeditan data user. Setelah data tersebut ditampilkan, tekan huruf D. Selanjutnya akan muncul pertanyaan akan mucul pertanyaan "Benar data akan dihapus (YIN) ?". lsi pertanyaan tersebut dengan 'Y' jika kita akan melakuan penghapusan data tersebut dan 'N' untuk membatalkan penghapusan data.
42 6. Menu Utama Keluar
Menu ini digunakan untuk mengakhiri penggunaan program aplikasi. Jika kita jalankan , maka akan muncul form pertanyaan seperti yang terli hat di bawah ini : ~~,du,u-
Ia%
d.u- i
Pro~W•Hn.
Tid,,k
Pilih Ya jika kita akan mengahiri pemakaian program aplikasi dan Tidak jika kita akan kembali ke tampilan menu sebelumnya. Bagaimana melakukan pencarian data dengan menggunakan tabel :
Dalam melakukan pengeditan dan penghapusan data , kadang-kadang kita merasa kesulitan didalam melakukan pencarian datanya. Program ini menyediakan sebuah i asilitas berupa tabel yang berfungsi sebagai alat pembantu dalam melihat data yang sudah ada ataupun dalam Tekan tombol F1 pada saat posisi kursor berada (penekan tombol F1 dapat dilakukan pada semua isian . L. Setelah itu akan muncul sebuah tabel yang memuat data-data seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini :
3. Pencarian data di dalam tabel , dapat dilakukan dengan menggunakan cara manual berdasarkan kunci pencarian. Pencarian data secara manual dilakukan atau dengan menggerakkan sorotan data ke atas atau ke bawah. Setelah data yang dicari ditemukan pada sorotan data tersebut, tekan tombo/ Enter untuk mengambil data yang ada di dalam tabel.
STRUKTUR DATA SISTEM ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN TENAGA ADMINISTRASI
1. UNIT_KER.DBF UNIT_KER.DBF adalah struktur data yang digunakan untuk menyimpan data unit kerja dan data sub unit kerja yang ada di IPS. Struktur data tersebut berisi field-field sebagai berikut : No. 1
2 3 4 5 6 7 8 9
Nama Field
Tipe Filed
Lebar Field
FAK KET_UNIT BAG IAN KET BAGIAN KODE UNIT KERJA ALAMAT TELEPON PESAWAT
Character Character Character Character Character Character Character Character Character
1 40 1 30 3 50 50 7 4
Keterangan Field Kode unit kerja Nama unit kerja Kode bagian dalam unit kerja (lampiran I} Nama bagian dalam unit kerja Kode sub unit kerja Nama sub unit kerja Alamat unit kerja Nomor Telepon unit kerja Kode pesawat telepon
Tabe/. 1 Struktur Data Unit Keqa
2. BID_ILMU.DBF BID_ILMU.DBF adalah struktur data yang digunakan untuk menyimpan data bidang ilmu. Struktur data tersebut berisi field-field dibawah ini : No. 1
Nama Field KJR JUR
2
Tipe Field
Lebar Field
Character Character
3 20
Keterangan Field Kode bidang ilmu (lampiran II} Nama bidang ilmu
Tabel. 2 Struktur Data Bidang 1/mu
3. KODE_LAT.DBF KODE_LAT.DBF adalah struktur data yang digunakan untuk menyimpan data jenis latihan. Struktur data tersebut berisi filed-field sebagai berikut : No. 1
2
Nama Field
Tipe Field
Lebar Field
KODELAT NAMALAT
Character Character
2 15
Keterangan Field Kode Latihan Jabatan (lampiran Ill} Nama Latihan Jabatan
Tabe/ 3. Struktur Data Kode Latihan Jabatan
struktur data adm
4. KURSUS.DBF
KURSUS.DBF adalah struktur data yang digunakan untuk meyimpan data jenis kursus. Struktur da.ta tersebut terdiri dari field-field sebagai berikut :
No. I
Nama Field
I Tipe Field
Lebar Field
Character Character
2 25
KODEKURSUS NAMAKURSUS
1
2
I
Keterangan Field
Tabe/ 4. Struktur Data Kursuslpelatihan
5. JABATF.DBF
JABATF.DBF adalah struktur data yang digunakan untuk meyimpan data jabatan Fungsional. Struktur data tersebut terdiri dari field-field sebagai berikut :
No.
1 2
Nama Field
KODE JF NAMA JF
Tipe Field
Lebar Field
Character Character
2 25
I
Keterangan Field
Tabe/5. Struktur Data Jabatan Fungsional
6. JABATS.DBF
JABATS.DBF adalah struktur data yang digunakan untuk meyimpan data jabatan struktural. Struktur data tersebut terdiri dari field-field sebagai berikut :
No. I
1 2
struktur data adm
Nama Field
KODE JABAT NAMA JABAT
I
Tipe Field
Numeric Character
I
Lebar Field --
I
Keterangan Field
Nama Jabatan Struktural
7. PEG_ADM.DBF PEG_ADM.DBF adalah struktur data yang digunakan untuk menyimpan biodata pegawai administrasi. Struktur data tersebut berisi field-field sebagai berikut :
No.
Nama Field
Tipe Filed
Lebar Field
1 2 3 4 5 6
NAMA NIP TMP LAHIR TGL LAHIR JENIS KEL AGAMA
Character Character Character Date Numeric Numeric
35 9 15 8 1 1
7
ST_KAWIN
Numeric
1
8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
NO KARPEG GOL RUANG1 KET CPNS TMT CPNS UNIT KERJA BAG IAN SUB UNIT ALAMAT1 ALAMAT2 GOL RUANG2 TMT GOL KODE JABAl KODE JNS KODE JF TMT JABAl TMT JF STATUS_PEG
Character Character Character Date Character Character Character Character Character Character Date Numeric Numeric Character Date Date Numeric
9 2 6 8 1 1 3 35 35 2 8 1 1 2 8 8 1
25 26 27
TGL MNGL GELAR PENDIDIKAN
Date Character Numeric
8 15 2
28 29 30 31 32 33
KODE AREA TELEPON KETERANGAN SK CPNS TSK CPNS BAKN_CPNS
Character Character Character Character Date Character
4 8 35 25 8 20
struktur data adm
Keterangan Field Nama Pegawai Nomor lnduk Pegawai (NIP) Tem pat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin (L=Laki-laki, P=Perempuan) Agama (1=1slam, 2=Protestan, 3=Khatolik, 4=Hindu , 5=Budha) Status Pernikahan (1=Belum Nikah, 2=Sudah Nikah, 3=Janda/Duda) Nomor Kartu Pegawai Golongan ruang CPNS Keterangan untuk kode CPNS lama TMT CPNS Unit Kerja Bag ian Sub Unit Kerja Alamat Rumah 1 Alamat Rumah 2 Golongan/ruang terakhir TMT golongan/ruang terakhir Kode Jabatan Struktural Kode Jabatan Non-Struktural Kode Jabatan Fungsional TMT Jabatan Struktural TMT Jabatan Fungsional Status Kepegawaian (1=Aktif, 2=Pensiun, 3=Meninggal, 4= Berhenti, 5= Pindah} Tanggal Meninggal Gelar Pendidikan Pendidikan Terakhir (1=TTSD, 2=SD, 3=SLTP, 4=SLTA, 5=D-1, 6=D-2, 7=D-3, 8=D-4, 9=Sarmud, 1O=S-1 , 11 =S2, 12=S3) Kode Area Telepon Rumah Telepon Rumah Keterangan SK CPNS Tanggal SK CPNS Nomor Persetujuan BAKN (CPNS)
No.
Nama Field
Tipe Filed
Lebar Field
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46
TBAKN CPNS SK PNS TSK PNS BAKN PNS TBAKN PNS TMT PNS SK_KGB TSK KGB TMT KGB SK PENS TSK PENS TMT PENS ST_PENS
Date Character Date Character Date Date Character Date Date Character Date Date Character
8 25 8 20 8 8 20 8 8 38 8 8 6
47
PP_PENS
Character
8
48 49 50
GOL PENS TMTPP PENS NO FILE
Character Date Date
6 8 6
Keterangan Field
Tanggal persetujuan BAKN (CPNS} SK PNS Tanggal SK PNS Nomor Persetujuan BAKN (PNS} Tanggal Persetujuan BAKN (PNS) TMT PNS SK Kenaikan Gaji Berkala Tanggal SK Kenaikan Gaji Berkala TMT SK Kenaikan Gaji Berkala SK Pensiun Tanggal SK Pensiun TMT Pensiun Status Pensiun (1=Regular, 2=Permohonan Sendiri, 3=Meninggal} Status mendapatkan pangkat pengabdian (1=dapat, 2=tidak dapat) Golongan pangkat pengabdian TMT pangkat pengabdian Nomor File dokumen
Tabe/7. Struktur Data Pegawa1
8. IST_SUA.DBF
1ST_SUA.DBF digunakan untuk menyimpan data suami atau isteri. Struktur data tersebut berisi field-field sebagai berikut : No.
Nama Field
Tipe Field
Lebar Field
1 2 3 4 5
NIP NAMA TMP LAHIR TGL LAHIR AGAMA
Character Character Character Date Numeric
9 25 15 8 1
6 7 8 9 10 11 12
KARIS_SUA TGL KAWIN TGL CERAI TGL_WAFAT ALAMAT1 ALAMAT2 TUNJANGAN
Character Date Date Date Character Character Numeric
8 8 8 8 35 35 1
13 I PEKERJAAN I Numeric
I
1
I
Keterangan Field
Nama lstri/suami Tempat Lahir Tanggal Lahir Agama (1=1slam, 2=Protestan, 3=Khatolik, 4=Hindu , 5=Budha Tanggal Pernikahan Tanggal Perceraian Tanggal Wafat Alamat Rumah 1 Alamat Rumah 2 Status Tunjangan (1=Masuk dalam tunjangan, 2=Tidak masuk TunjanganJ I Pekerjaan lsteri/Suami (1=PNS, 2=BUMN, 3=Swasta, 4=Pensiunan, 5=Wiraswasta, 6=1bu Rumah Tangga 1 7=Lainnya
Tabe/8. Struktur Data lsterVSuami
struktur data adm
q, ANAK.DBF
ANAK.DBF adalah struktur data yang digunakan untuk menyimpan data anak. Struktur data tersebut berisi field-field dibawah ini :
No.
Nama Field
Tipe Field
Lebar Field
1 2 3 4 5 6
NIP NAMA TMP LAHIR TGL LAHIR JENIS KEL PENOIOIKAN
Character Character Character Date Numeric Numeric
9 25 15 8 1 2
7
AGAMA
Numeric
1
8 9 11
NOASKES STAT ANAK TUNJANGAN
Character Numeric Numeric
15 1 1
Keterangan Field
Nomor induk pegawai (NIP) Nama pegawai Tempat lahir Tanggallahir Jenis kelamin (L=Laki-laki , P=Perempuan) Pendidikan anak (1=SO, 2=SLTP, 3=SLTA, 4=0-1, 5=0-2, 6=0-3 ' 7=0-4 ' 8=S1 ' 9=S2) Agama (1=1slam, 2=Protestan, 3=Khatolik, 4=Hindu , 5=Budha) Nomor kartu ASKES Status anak (1 =Anak Kandung , 2=Anak Tiri, 3=Anak Angkat) Status tunjangan anak (1=Masuk dalam tunjangan, 2= Tidak masuk tunjangan) Tabe/9. Struktur Data Anak
10. DIK_ADM.DBF
OIK_AOM.OBF adalah struktur data yang digunakan untuk menyimpan data pendidikan pegawai. Struktur data tersebut berisi field-field dibawah ini :
Nama Field
Tipe Field
Lebar Field
NIP PENOIOIKAN
Character Numeric
9 2
No.
1 2
3 4 5 6 7 12
BIOANGILMU TAHUNLULUS TEMPATPENO GELAR KETERANGAN ST_SLTA
struktur data adm
Character Numeric Character Character Character Numeric
3 4 15 15 15 1
I
Keterangan Field
5=0-1 ' 11=S2, 1 Kode bidanp ilmu Tahun lulus Tempat pendidikan Gelar
11~
STUDIADM.DBF
STUDIADM.DBF adalah struktur data yang digunakan untuk menyimpan data pendidikan yang sedang ditempuh pegawai. Struktur data tersebut berisi field-field dibawah ini :
No. I
Nama Field
I Tipe Field
1 2
NIP PENDIDIKAN
Character Numeric
3
BIDAilGILMU TAHUNMASUK KIRA LULUS
Character Numeric Numeric Character Numeric
4 5 6 7
8
TEMP~TPEND
BIAY/l
I KETERANGAN
Lebar Field
Keterangan Field
1
9 2
3
4 4
I Character I
25 TTem pat pendidikan 1 I Kode biaya dalam melanjutkan 2=Beasiswa, 3=Bantuan 25 Keterangan
studi
(1=Sendiri,
I
Tabe/11 .Struktur Data Studi
12. LAT_JAB.DBF LAT_JAB.DBF adalah struktur data yang digunakan untuk menyimpan data pegawai yang mengikuti latihan jabatan seperti Spama, Spamen, Adum dan lain-lain. Struktur data tersebut berisi field-field sebagai berikut:
No.
Nama Field
1
NIP LATIHANJAB ANGKATAN TAHUN ANG BLN JAM SERTIFIKAT TGL SERTIF KETERANGAN
2 3
4 5 6 7 8 9
Tipe Field Character Character Character Numeric Numeric Numeric Character Date Character
Lebar Field
9 2 8 4 2 3
I
Keterangan Field
Nama Latihan Jabatan Angkatan Tahun lulus kursus/pelatihan Bulan lulus kursus/pelatihan Jumlah Jam kursus/pelatihan
20 8 15
Tabe/12. Struktur Data LA T_JAB
struktur data adm
13. SUS_ADM.DBF
SUS_ADM.DBF adalah struktur data yang digunakan untuk menyimpan data pegawai yang mengikuti kursuskursus lain. Struktur data tersebut berisi field-field sebagai berikut :
No.
Nama Field
Tipe Field
Lebar Field
1. 2. 3. 4. 5.
NIP KODEKURSUS NAMAKURSUS THN BLN TINGKAT JAM
Character Character Character Character Character Character
9 2 25 4 2 10
Numerik
3
SERTIFIKAT KET
Character Character
25 1
6. 7. 8.
9.
I
Keterangan Field
Kode Kursus/Pelatihan Nama Kursus/Pelatihan Tahun Kursus/Pelatihan Bulan Kursus/?elatihan Tingkat dalam Kursus/Pelatihan Jumlah waktu yang ditempuh {dalam satuan waktu kursus/pelatih Nomor sertifikJtSatuan waktu kursus (1=Jam 2=Hari 3=Bulan
Tabe/13. Struktur Data Kursus/Palatihan
14. MUT_GOL.DBF
MUT_GOL.DBF adalah struktur data yang digunakan untuk menyimpan data pegawai yang naik pangkaUgolongan . Struktur data tersebut berisi field-field sebagai berikut :
Tipe Field
Lebar Field
NIP GOLONGAN NO BAKN TGL BAKN SK GOL TSK GOL JNS_SK
Character Character Character Date Character Date Character
9 2 30 8 30 8 1
TMT AKTIF
Date Character
8 1
No.
Nama Field
1 2 3 4 5 6 7
8
9
Keterangan Field
Nomor lnduk Pegawai {NIP) Golongan/ruang Nomor persetujuan BAKN Tanggal persetujuan BAKN SK Golongan/ruang Tanggal SK Golongan/ruang Jenis SK golongan (1=SK Presiden, 2=SK Menteri, 3=SK DIKTI , 4=SK Rektor) TMT golongan (menandai golongan mana yang sedang aktif pada saat ini)
Tabe/14. Struktur Data MUT_GOL
struktur data adm
I •
15. MUT_JAB.DBF MUT_JAB.DBF adalah struktur data yang digunakan untuk menyimpan data pegawai yang naik jabatan. Struktur data tersebut berisi field-field sebagai berikut : No.
Nama Field
Tipe Field
Lebar Field
1 2 3 4
NIP KODE JABAT NAMA_JABAT JNS_SK
Character Numeric Character Character
9 1 20 1
5 6 7 8 9 10
SK JABAT TSK JABAT TMT MASA AKHIR ESELON AKTIF
Character Date Date Date Character Character
20 8 8 8 4 1
- - --
- - - - --
-
Keterangan Field Nomor lnduk Pegawai (NIP) Kode Jabatan Struktural Nama Jabatan Struktural Jenis SK Jabatan Struktural ((1=SK Presiden, 2=SK Menteri, 3=SK DIKTI, 4=SK Rektor) SK Jabatan Struktural Tanggal SK Jabatan Struktural TMT Jabatan Struktural Masa berakhirnya jabatan struktural Eselon jabatan (menandai golongan mana yang ·3edang aktif pada saat ini)
I
Tabe/15. Struktur Data MUT_JAB
16. MUT_JABF.DBF MUT_JABF.DBF adalah struktur data yang digunakan untuk menyimpan data pegawai pustakawan yang naik jabatan. Struktur data tersebut berisi field-field sebagai berikut : No. I Nama Field I Tipe Filed 1 2 3 4
NIP KODE JF JNS SK SK JABAT TSK JABAT TMT NILAI AKTIF
5 6
7 8
Character Character Character Character Date Date Numeric Character
Lebar Field
9 2 1 20 8 8 8 1
Desi mal
Keterangan Field
3
17. SESUAIMK.DBF SESUAIMK.DBF adalah struktur data yang digunakan untuk menyimpan data pegawai administrasi. Struktur data tersebut berisi field-field sebagai berikut : No. I
Nama Field NIP
2 3
I TAMBAH
I KURANG
Tipe Field Character Numeric Numeric
Lebar Field
I
9 2 2
Tabe/17. Struktur Data SesuaiMK
struktur data adm
Keterangan Field
18. DP3H.DBF DP3H.DBF adalah struktur data yang digunakan untuk menyimpan data penilai dari DP3. Struktur data tersebut berisi field-field sebagai berikut :
No. 1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13
Nama Field NIP TAHUN NIP1 NAMA1 GOL1 JABATAN1 UNIT1 NIP2 NAMA2 GOL2 JABATAN2 . UNIT2 RATAAN
Tipe Field Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Character Numeric
Lebar Field
Desi mal
9 4 9 30 6 25 30 9 30 25 30
-
6
2
6
Keterangan Field Nomor induk pegawai (NIP Periode tahun penilaian NIP pejabat penilai 1 Nama pejabat penilai 1 Golongan pejabat penilai 1 Jabatan pejabat penilai 1 Unit kerja pejabat penilai 1 NIP pejabat penilai 2 Nama pejabat penilai 2 Golongan pejabat penilai 2 Jabatan pejabat penilai 2 Unit kerja pejabat penilai 2 Rata-rata nilai DP3
!
Tabe/19. Struktur Data DP3H.DBF
19. DP3D.DBF DP3D.DBF adalah struktur data yang digunakan untuk menyimpan data unsur yang dinilai dan nilai dari DP3 (Daftar Penilaian Pekerjaan Pegawai). Struktur data tersebut berisi field-field sebagai berikut :
No. I 1 2 3
4
Nama Field NIP TAHUN UNSUR NILAI
I Tipe Field Character Character Character Numeric
Lebar Field
I
9
4 15 3
I Unsur penilaian dalam DP3 I Jumlah nilai DP3
Tabe/1 B. Struktur Data DP3D.DBF
struktur data adm
Keterangan Field
20.
DUK.DBF
DUK.DBF adalah struktur data yang digunakan untuk meyimpan data Daftar Urut Kepangkatan tersebut berisi field-field sebagai berikut :
, No.
Nama Field
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
NAMA NIP TGL LAHIR GOL RUANG1 TMT CPNS UNIT KERJA BAG IAN SUB UNIT GOL RUANG2 TMT GOL KODE JABAT TMT JABAT STATUS_PEG
14 15
GELAR PENDIDIKAN
16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
BIDANGILMU TAHUNLULUS LATIHANJAB THN BLN JAM MK THN MK BLN KETERANGAN TAM BAH KURANG
struktur data adm
Tipe Field Character Character Date Character Date Character Character Character Character Date Numeric Date Numeric
Lebar Field
Struktur data
Keterangan Field
Nama Pegawai Nomor induk pegawai (NIP) Tanggal Lahir Golongan CPNS Tanggal CPNS Unit Kerja Bag ian Sub Unit Kerja Golongan terakhir Tanggal Golongan Terakhir Kode Jabatan Tanggal Jabatan Status Kepegawaian (1=Aktif, 2=Pensiun, 3=Meninggal, 4=Berhenti, 5=Pindah) 15 Gelar Character 4 Pendidikan terakhir (1=TISD, 2=SD, Numeric 3=SLTP, 4=SLTA, 5=0-1, 6=0-2, 7=D-3, 8=0-4, 9=Sarmud, 10=S1, 11=S2, 12=S3) Numeric 3 Bidang llmu dalam pendidikan 4 Tahun Lulus dalam pendidikan Numeric Numeric 2 Latihan Jabatan Tahun Latihan Jabatan Numeric 4 -2 Bulan Latihan Jabatan Numeric Lamanya Latihan Jabatan Numeric 3 Masa kerja (tahun) Numeric 2 Numeric 2 Masa kerja (bulan) Keterangan Character 15 2 Penambahan masa kerja Numeric Numeric 2 Pengurangan masa k~-Tabe/20. Struktur Data DUK 35 9 8 2 8 1 1 3 2 8 1 8 1
!
Deskripsi File Database : No.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
struktur data adm
Nama File
Deskripsi
UNIT KER.DBF BID ILMU.DBF KODE LAT.DBF KURSUS.DBF JABATF.DBF JABATS.DBF PEG ADM.DBF 1ST SUA.DBF ANAK.DBF DIK ADM.DBF STUDIADM.DBF LAT JAB.DBF SUS ADM.DBF MUT GOL.DBF MUT JAB.DBF MUT JABF .DBF SESUAIMK.DBF DP3H.DBF DP3D.DBF DUK.DBF
File unit kerja/bagian/sub unit kerja File bidang ilmu/keahlian dalam pendidikan File latihan jabatan dalam jabatan struktural File kursus/training File jabatan fungsional File strutural File biodata pegawai administrasi File biodata suami/isteri File biodata anak File riwayat pendidikan pegawai File pegawai yang melanjutkan studi File riwayat mengikuti latihan jabatan File riwayat mengikuti kursus/training File File mutasi pangkat/golongan File mutasi jabatan struktural File mutasi jabatan fungsional File penyesuaian masa kerja File penilian DP3 File penilaian DP3 File daftar urut kepangkatan pegawai
Lampiran I
Kode
i
A01 A02 A03 A04 A05 801 802 803 804 805 C01 C02 C03 C04 C05 001 002 003 004 005 E01 E02 E03 E04 E05 F01 F02 F03 F04 F05 G01 G02 G03 G04 G05 H01 101 102 103 104 105
Sub Unit
8agian Tata Usaha Sub 8agian Pendidikan Sub 8agian Umum dan Perlengkapan Sub 8agian Keuangan dan Kepegawaian Sub 8agian Kemahasiswaan 8agian Tata Usaha Sub 8agian Pendidikan Sub 8agian Umum dan Perlengkapan Sub 8agian Keuangan dan Kepegawaian Sub 8agian Kemahasiswaan 8agian Tata Usaha Sub 8agian Pendidikan Sub Bagian Umum dan Perlengkapan Sub Bagian Keuangan dan Ke{legawaian Sub 8agian Kemahasiswaan Bag ian Tata Usaha Sub Bagian Pendidikan Sub Bagian Umum dan Perlengkapan Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian Sub 8agian Kemahasiswaan 8agian Tata Usaha Sub Bagian Pendidikan Sub 8agian Umum dan Perlengkapan Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian Sub Bagian Kemahasiswaan 8agian Tata Usaha Sub Bagian Pendidikan Sub Bagian Umum dan Perlengkapan Sub 8agian Keuangan dan Kepegawaian Sub Bagian Kemahasiswaan 8agian Tata Usaha Sub Bagian Pendidikan Sub 8agian Umum dan Perlengkapan Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian Sub Bagian Kemahasiswaan Sub 8agian Tata Usaha Lembaga 8agian Tata Usaha Sub Bagian Umum Sub 8agian Program Sub 8agian Data dan lnformasi
Unit Kerja
Pertanian Pertanian Pertanian Pertanian Pertanian Kedokteran Hewan Kedokteran Hewan Kedokteran Hewan Kedokteran Hewan Kedokteran Hewan Perikanan Perikanan Perikanan Perikanan Perikanan Peternakan Peternakan Peternakan Peternakan Peternakan Kehutanan Kehutanan Kehutanan Kehutanan Kehutanan Teknologi Pertanian Teknologi Pertanian Teknologi Pertanian Teknologi Pertanian Teknologi Pertanian Matematika dan IPA Matematika dan IPA Matematika dan IPA Matematika dan IPA Matematika dan IPA Pasca Sarjana Lembaga Penelitian Lembaga Penelitian Lembaga Penelitian Lembaga Pene!itian Lembaga Penelitian
Kode J01 J02 J03 J04 J05 K01 K02 K03 K04 K05 K06 K07 K08 K09 L01 L02 L03 L04 LOS L06 L07 LOS L09 L10 L11 L12 L13 M01 M02 M03 M04 M05 M06 M07 N01 N02 N03 N04 001 002
Sub Unit
Unit Kerja
Lembaga Bagian Tata Usaha Sub Bagian Umum Sub Baaian Program Sub Bagian Data dan lnformasi Biro Bagian Pendidikan dan Kerjasama Sub Bagian Pendidikan dan Evaluasi Sub Bagian Sarana Pendidikan Su Bagian Kerjasama Sub Bagian Registrasi dan Statistik Bagian Kemahasiswaan Sub Bagian Milafor Kemahasiswaan Sub Bagian Pelayanan Kesejahteraan Mahasiswa Biro Bagian Umum, Hukum, Tatalaksana dan Perlengkapan Sub Bagian Tata Usaha Sub Bag ian Rumah Tangga Sub Bagian Hukum dan Tatalaksana Sub Bagian Perlengkapan Bagian Kepegawaian Sub Bagian Tenaga Akademik Sub Bagian Tenaga Administrasi Bagian Keuangan Sub Bagian Anggaran Rutin dan Pembangunan Sub B~ian Dana Masyarakat Sub Bagian Monitoring dan Evaluasi Biro Bagian Perencanaan Sub Bagian Perencanaan Akademik Sub Bagian Perencanaan Fisik Bagian Sistem lnformasi Sub Bagian Data Sub Bagian Pelayanan lnformasi Unit Pelaksana Teknis Sub Bag ian Tata Usaha Lembaga Sumberdaya lnformasi UPT PMI Unit Pelaksana Teknis Sub Bagian Tata Usaha
LPM LPM LPM LPM LPM BAAK BAAK BAAK BAAK BAAK BAAK BAAK BAAK BAAK BAUK BAUK .BAUK BAUK BAUK BAUK BAUK BAUK BAUK BAUK BAUK BAUK BAUK BAPSI BAPSI BAPSI BAPSI BAPSI BAPSI BAPSI UPT Perpustakaan UPT Perpustakaan UPT Perpustakaan UPT Perpustakaan UPT Pusat Komputer UPT Pusat Komputer
'
Lampiran II
Kode
000 001 002 003 004 005 • 006 i 007 008 009 010 011 012 013 014 015 016 017 018 019 020 021 022 023 024 025 026 027 028 029 030 031 032 033 034 035 036 037 038 039 040 041
Bidang llmu
Kehutanan Akuntansi Agrometeorologi Mesin Kesuburan Tanah Chemestry Bangunan Elektro Ekonomi Fisika Grafika Perkapalan Agama SPP/SPMA Hukum Perdata IPS IPA KPA Arkeologi llmu Ekonomi dan Studi lnformatika Kimia Kimia Analisis Keuangan Psikologi Koperasi Ad min istrasi Listrik Manajemen Politeknik Potret Udara Pas pal Perkantoran Perdagangan Peternakan Perbendaharaan dan Kas Pertanian Perikanan Penkomperta Pendidikan Keguruan Publisistik
Kode
042 043 044 045 046 047 048 049 050 051 052 053 054 056 057 060 061 062 066 071 072 073 074 075 076 077 078 079 090 091 092 093 094 095 096 097 098 099 100 101 ' 102 103 104 105 106
Bidang llmu
Matematika Pendidikan Guru Kejuruan KPAA Perpustakaan Sosial Budaya Sastra Sosial SMEA Penerbangan Tata Buku Tata Boga Tata Niaga Tata Usaha Teknik Teknologi Pertanian Bagian C Biologi Mesin Teknologi Pangan llmu Pendidikan Sastra lnggris Gizi Masyarakat dan Sumberdaya GMSK Tekstil Sekretaris dan Manajemen Perbenihan Tata Susana llmu Kesejahteraan Keluarga PGKP AK. Administrasi Niag_a/Negara Manajemen Perusahaan Manajemen Pemasaran Teknologi Bangunan Tata Perusahaan Geografi Kehutanan Pulp dan Kertas Bisnis Vokasional Tatalaksana Peng. Kelestarian Reproduksi Sosial Politik Applied Nutrition Teknik Peternakan Administrasi Negara Analis
Kode
107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 301 . 302 303 304 305 306 307 308 401 402 403 404 ..405 406 407 408 409 410 411 431 432 433 434 435 436 437 438 439 440 441
Bidang llmu Sa in TUTU TUTD Mekanisasi Pertanian Log am Sastra Sosial Budaya Teknologi Hasil PIP Computer Sciences Dokter Gigi Dokter Umum STI E Perbananas ASMI Ekonomi Hutan Biologie E.P. Vetales SMP ST Listrik ST Bangunan ST Mesin ST Elektro ST Autodisel SMEP KPA SMA Bagian C SMA IPA SMA IPS SMA Paspal SMA Fisika SMA Biologi SMAKimia SMA Sosial Budaya SMA Bahasa dan Sastra SMA Persamaan SMA Sosial Politik SMEA Akuntansi SMEA Keuangan SMEA Koperasi SMEA Perkantoran SMEA Perdagangan SMEA Pemasaran SMEA Sekretaris SMEA Tata Laksana SMEA Tata Buku SMEA Tata Niaga SMEA Bisnis Perusahaan - - - - - - -- - -
!
--
Bidang llmu
Kode
442 451 452 453 454 455 456 457 458 459 460 461 471 472 473 474 481 482 483 484 485 491 492 493 494 495 496 497 498 499
SMEA Tata Usaha STM Listrik STM Bangunan STM Mesin STM Elektro STM Autodiel STM Grafika STM Pertanian STM Penerbangan STM Perkapalan STiJ1 Logam STM Kimia lndustri SPP SPMA SPf> SUPM SPf.> SNAKMA SAf\MA SMr
Lampiran Ill
Kode
01 02 03 04 05 06
Latihan Jabatan
SPALA ADUM SPADYA SPAMA SPAMEN SESPA
'
Lampiran IV
Nama Kursus
Kocle
01 02 03 04 05 06
Administrasi Bendaharawan Komputer Perlengkapan Bahasa lnggris Kepegawaian
Lampiran V
Kode 1 2 3 4
5
Jabatan Struktu-·al Kepala Biro Ketua Lembaga Kepala UPT Kepala Bagian Kepala Sub Bagian
-
Lampiran VI
Kode
21 22 23 24 25 26 27
Jabatan Fungsional Asisten Pustakawan Ajun Pustakawan Muda Ajun Pustakawan Madya Ajun Pustakawan Pustakawan Pratama Pustakawan Muda Pustakawan Madya
-
