Manual Prosedur Sistem Informasi Manajemen
Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Malang 2013
Manual Prosedur Sistem Informasi Manajemen Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh
: : : :
01003 07401 6 3 Juni 2013 Ketua Program Studi
Arif Hidayat, STP, M.AIT
Dikendalikan oleh
: Manager Representative
Disetujui oleh
Dr. Panji Deoranto, STP, MP : Ketua Jurusan
Dr. Ir. Nur Hidayat, MP
i
Daftar Isi
Tujuan ......................................................................................................... 1 Ruang Lingkup ............................................................................................. 1 Definisi ........................................................................................................ 1 Rujukan ....................................................................................................... 1 Garis Besar Prosedur ..................................................................................... 1 Bagan Alir .................................................................................................... 3 1. Prosedur Sistem Informasi Manajemen ...................................................... 3 Lampiran ..................................................................................................... 4 1. Daftar Revisi Dokumen Sistem Informasi Manajemen ................................... 4 2. Daftar Distribusi Dokumen ......................................................................... 4
ii
Tujuan Menjamin Sistem Informasi Manajemen (SIM) jurusan terlaksana dengan efektif dan efisien.
Ruang Lingkup Program S1 Jurusan Teknologi Industri Pertanian Universitas Brawijaya Malang.
Definisi 1. Sistem Informasi adalah perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan dengan tujuan untuk mengelola data sehingga menghasilkan informasi yang berguna. 2. Manajemen adalah kegiatan pengelolaan segala yang berhubungan dengan penyelenggaraan pendidikan dan administrasi terkait di tingkat jurusan. 3. Sistem Informasi Manajemen di jurusan adalah sistem informasi internal jurusan yang mengelola data dan informasi diluar yang telah diatur dalam sistem informasi yang ada di sistem informasi Universitas Brawijaya. Sistem ini terdiri dari modul administrasi surat-menyurat, modul administrasi PKL, modul administrasi Tugas Akhir, modul administrasi laboratorium, modul administrasi Dosen, dan modul website Jurusan TIP. 4. Sistem Informasi Manajemen di jurusan adalah sistem informasi berbasis internet yang dapat diakses sivitas jurusan melalui alamat www.tip.ub.ac.id 5. Sistem Informasi Manajemen www.tip.ub.ac.id adalah sistem informasi berbasis internet yang memuat segala informasi mengenai jurusan TIP (profil, laboratorium, dan sebagainya) dengan pranala luar www.etp.ub.ac.id yang spesifik ke dalam hal akademik (modul administrasi PKL, modul administrasi Tugas Akhir, dan sebagainya).
Rujukan 1. Peraturan Akademik FTP-UB tahun 2007-2008 2. Pedoman Pelaksanaan PKL FTP-UB tahun 2007-2008 3. Pedoman Pelaksanaan Tugas Akhir FTP-UB tahun 2007-2008
Garis Besar Prosedur 1. Jurusan membentuk Tim Pelaksana Sistem Informasi Manajemen jurusan berdasarkan Surat Tugas Ketua Jurusan. Komposisi Tim Pelaksana terdiri dari Sekretaris Jurusan sebagai penanggung jawab, dan satu orang wakil laboran yang ditunjuk sebagai anggota pelaksana.
1
2. Koordinator Administrasi Jurusan bertanggung jawab pada pelaksanaan modul administrasi surat-menyurat, modul administrasi PKL, modul administrasi Tugas Akhir, dan modul administrasi Dosen. Sedangkan satu wakil laboran bertanggung jawab pada pelaksanaan modul administrasi laboratorium. 3. Seluruh civitas akademik jurusan, harus mendaftarkan diri terlebih dahulu pada Tim Pelaksana Sistem Informasi untuk mendapatkan hak penggunaan modul-modul sistem informasi 4. Tim Pelaksana Sistem Informasi akan memberikan hak penggunaan apabila form pendaftaran telah lolos dari verifikasi. 5. Civitas akademik yang telah memperoleh hak penggunaan diperbolehkan menggunakan modul-modul yang ditetapkan oleh Tim Pelaksana Sistem Informasi, dengan Instruksi Kerja mengenai update data SIA 6. Tata cara penggunaan modul-modul yang ada dalam sistem informasi jurusan disampaikan dalam bentuk Instruksi Kerja 7. Pada akhir semester Tim Pelaksana Sistem Informasi melakukan evaluasi kinerja pelaksanaan sistem informasi. Metode yang digunakan adalah survei dengan menggunakan alat bantu kuesioner. 8. Responden yang dituju meliputi Dosen, Karyawan, dan Mahasiswa. 9. Tim Pelaksana Sistem Informasi melakukan analisis dan membuat laporan hasil yang diserahkan kepada Jurusan sebagai bahan untuk perbaikan sistem informasi.
2
Bagan Alir 1. Prosedur Kegiatan Sistem Informasi Manajemen Mulai
Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan
Koordinator Administrasi Jurusan
Membentuk Tim Pelaksana Sistem Informasi Manajemen (1 hari)
Dokumen Pendukung Surat Tugas Tim Pelaksana Sistem Informasi 01003 09037
Mengawasi pelaksanaan modul administrasi terkait (kontinyu)
Tim Pelaksana Sistem Informasi
Mendaftarkan diri untuk hak penggunaan modul (1 bulan)
Tim Pelaksana Sistem Informasi
Memberikan hak penggunaan bagi pendaftar lolos verifikasi (1 bulan)
Tim Pelaksana Sistem Informasi
Mengoperasikan modul dalam Sistem Informasi Manajemen (kontinyu)
Tim Pelaksana Sistem Informasi
Menyampaikan tata cara penggunaan modul (1 minggu)
Instruksi Kerja Tata Cara Penggunaan Modul-Modul 01003 08092
Tim Pelaksana Sistem Informasi
Melakukan evaluasi kinerja pelaksanaan sistem informasi (2 minggu)
Form Kuesioner Evaluasi Kinerja SIM 01003 10050
Tim Pelaksana Sistem Informasi
Melakukan analisis dan menyampaikan laporan hasil (2 minggu)
Dokumen Pendukung Laporan Sementara Kinerja Sistem Informasi 01003 09037
Selesai
3
Instruksi Kerja Update Data SIM 01003 08090
Lampiran 1. Daftar Revisi Dokumen Sistem Informasi Manajemen Revisi ke-0
: 18 Juni 2008 MP.UJM-TIP-FTP-UB.07 Disiapkan oleh : Manager Representative Disahkan oleh : Ketua Jurusan
Revisi ke-1
: 14 Agustus 2009 Perubahan kode : MP.UJM-TIP-FTP-UB.3.01
Revisi ke-2
: 8 Juni 2011 Perubahan kode : 01003 06011 Perubahan pada cover dan Tim UJM
Revisi ke-3
: 23 September 2011 Perubahan pada Tim UJM
Revisi ke-4
: 30 Maret 2012 Perubahan kode : 01003 07011
Revisi ke-5
: 16 Januari 2013 Perubahan pada format penulisan sesuai dengan format MP PJM UB
Revisi ke-6
: 3 Juni 2013 Perubahan pada bagan alir Perubahan judul : Sistem Informasi Manajemen Penambahan definisi
2. Daftar Distribusi Dokumen Salinan Salinan 1 dan Asli Salinan Salinan Salinan Salinan Salinan
Revisi 6
2 3 4 5 6
6 6 6 6 6
Salinan 7 Salinan 8
6 6
Penerima
Jenis Dokumen Terkendali
Ketua Jurusan Ketua Laboratorium Bendahara Jurusan Dosen Bag. Administrasi Akademik Jurusan Laboran Mahasiswa 4
Terkendali Terkendali Terkendali Terkendali Terkendali
Manager Representative
Terkendali Terkendali
5
