Manual Prosedur Manajemen Administrasi Akademik
Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Malang 2015
Manual Prosedur Manajemen Adminstrasi Akademik Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen Revisi Tanggal Dikendalikan oleh
: : : :
01003 07301 6 24 Oktober 2015
Disetujui oleh
Dr. Siti Asmaul Mustaniroh, STP, MP : Ketua Jurusan
Manager Representative
Dr. Sucipto, STP, MP
i
Daftar Isi
Tujuan ......................................................................................................... 1 Ruang Lingkup ............................................................................................. 1 Definisi ........................................................................................................ 1 Rujukan ....................................................................................................... 1 Garis Besar Prosedur ..................................................................................... 1 Bagan Alir .................................................................................................... 2 1. Prosedur Manajemen Admistrasi Akademik ................................................. 2 Lampiran ..................................................................................................... 3 1. Daftar Revisi Dokumen Mnajemen Administrasi Akademik ............................ 3 2. Daftar Distribusi Dokumen ......................................................................... 3
ii
Tujuan Menjamin manajemen pengelolaan administrasi akademik yang efektif dan efisien.
Ruang Lingkup Program S1, S2, dan S3 Jurusan Teknologi Industri Pertanian, Fakultas Teknologi Pertanian, Universitas Brawijaya Malang
Definisi 1. Manajemen adalah kegiatan sistematis meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian untuk mencapai tujuan organisasi 2. Administrasi adalah proses dalam suatu institusi untuk mempermudah dan memperlancar semua aktivitas guna mencapai tuuan organisasi 3. Akademik adalah kegiatan yang berhubungan dengan ilmu pengetahuan 4. Ketua Jurusan adalah pemimpin tertinggi di tingkat jurusan yang bertanggungjawab terhadap semua aktivitas jurusan 5. Sekretaris Jurusan adalah seseorang yang membantu Ketua Jurusan dalam menjalankan aktivitas administrasi akademik jurusan 6. Koordinator Administrasi adalah pegawai yang mengkoordinasikan semua kegiatan administrasi akademik di jurusan
Rujukan : Garis Besar Prosedur 1. Ketua Jurusan dibantu oleh Sekretaris Jurusan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan administrasi akademik dan pengembangannya agar tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien. 2. Administrasi akademik di tingkat jurusan dilakukan oleh karyawan di bawah tanggungjawab Ketua Jurusan dibantu oleh Sekretaris Jurusan. 3. Kegiatan administrasi akademik dilaksanakan berdasarkan format yang telah dibuat dan uraian pekerjaan (job description) (01003 09008) yang ada. 4. Dalam pengembangan manajemen akademik, jurusan secara berkala melakukan update data base. Tata cara update dapat dilihat pada IK (01003 08090).
1
5. Semua berkas administrasi akademik yang diajukan oleh pengguna harus mendapat persetujuan Ketua Jurusan dan/atau Sekretaris Jurusan dan distribusikan sesuai dengan kebutuhan pengguna serta diarsipkan. 6. Monitoring dan evaluasi kegiatan administrasi akademik dilakukan secara periodik oleh Ketua Jurusan dan/atau Sekretaris Jurusan serta mahasiswa dengan menyebarkan kuesioner (01003 10012) kepada mahasiswa Hasil pemantauan dilaporkan ke Ketua Jurusan melalui rapat internal. 7. Hasilnya dilaporkan ke Ketua Jurusan melalui rapat internal untuk ditindak lanjuti.
2
Bagan Alir
1. Prosedur Manajemen Administrasi Akademik Mulai
Karyawan Jurusan
Melaksanakan Kegiatan Administrasi Akademik (setiap hari)
Ketua Jurusan dan Sekretaris
Mengembangkan Manajemen Akademik
Ketua Jurusan dan Sekretaris
Melakukan Update Data Base (setiap hari)
Pengguna
Mengajukan Berkas Administrasi (setiap hari)
Ketua Jurusan dan Sekretaris
Menyetujui, Mendistribusikan dan Mengarsibkan Sesuai Kebutuhan (setiap hari)
Ketua Jurusan,Sekretaris dan mahasiswa
Memonitoring dan Mengevaluasi Kegiatan Administrasi Akademik (setiap semester)
Ketua Jurusan
Menindak lanjuti Hasil Laporan Kuesioner
Selesai
2
Job Description 01003 09008
IK Update Data Base 01003 08090
Kuesioner 01003 10012
Lampiran 1. Daftar Revisi Dokumen Manajemen Administrasi Akademik Revisi ke-0
: 18 Juni 2008 MP.UJM-TIP-FTP-UB.07 Disiapkan oleh : Manager Representative Disahkan oleh : Ketua Jurusan
Revisi ke-1
: 14 Agustus 2009 Perubahan kode : MP.UJM-TIP-FTP-UB.3.01
Revisi ke-2
: 8 Juni 2011 Perubahan kode : 01003 06011 Perubahan pada cover dan Tim UJM
Revisi ke-3
: 23 September 2011 Perubahan pada Tim UJM
Revisi ke-4
: 30 Maret 2012 Perubahan kode : 01003 07011
Revisi ke-5
: 16 Januari 2013 Perubahan pada format penulisan sesuai dengan format MP PJM UB
Revisi ke-6
: 24 Oktober 2015 Perubahan logo Kementerian Perubahan nama Manager Representative Perubahan nama Ketua Jurusan Perubahan istilah Wakil Dekan
2. Daftar Distribusi Dokumen Salinan Salinan 1 Salinan 2 dan Asli
Revisi 6 6
Salinan 3 Salinan 4
6 6
Penerima Ketua Jurusan Manager Representative Wakil Dekan II Wakil Dekan III
3
Jenis Dokumen Terkendali Terkendali Terkendali Terkendali