Manual Prosedur Pembimbingan Akademik
Program Studi Sastra Jepang Jurusan Bahasa dan Sastra Fakultas Ilmu Budaya Universitas Brawijaya Malang 2014
Manual Prosedur Pembimbingan Akademik Program Studi Sastra Jepang Jurusan Bahasa dan Sastra Fakultas Ilmu Budaya Kode Dokumen Revisi
: : 3
Tanggal Diajukan oleh
: Oktober 2014 : Ketua Program Studi Ttd
Disetujui oleh
Aji Setyanto, M.Litt : Ketua Jurusan Ttd Ismatul Khasanah, M.Pd., M.Ed.,Ph.D.
KATA PENGANTAR Manual prosedur ini berisi tentang prosedur yang berkaitan dengan kegiatan pembimbingan akademik yang harus dilakukan oleh mahasiswa yang akan mengikuti perkuliahan baik pada semester ganjil maupun semester genap. Dokumen ini disusun sebagai pedoman agar penyelenggaraan proses belajar mengajar di Program Studi S1 Sastra Jepang dapat lebih terarah sehingga tujuan yang dicanangkan untuk menghasilkan lulusan yang kompeten di bidangnya dapat tercapai. Malang, Oktober 2014 Ketua Program Studi
Aji Setyanto, M.Litt
DAFTAR ISI Kata Pengantar .................................................................. ii Daftar Isi .......................................................................... iii Pengertian dan Tujuan ........................................................ 1 Pihak-pihak Yang Terkait ..................................................... 1 Dokumen/buku/laporan/formulir .......................................... 1 Mekanisme dan Prosedur .................................................... 1 Sebelum Perkuliahan.............................................. ............ 1 Mahasiswa ......................................................................... 1 Dosen Pembimbing Akademik.............................................. 2 Staf Administrasi................................................................. 2 Selama Perkuliahan ............................................................ 3 Mahasiswa ......................................................................... 3 Dosen Pembimbing Akademik.............................................. 3 Alur Prosedur Pembimbingan Akademik (Sebelum Perkuliahan) ........................................................ 4 Alur Prosedur Pembimbingan Akademik (Selama Perkuliahan) .......................................................... 5
PEMBIMBINGAN AKADEMIK Pengertian dan tujuan: Prosedur ini adalah prosedur yang mengatur aktivitas pembimbingan akademik yang harus dilakukan oleh mahasiswa yang akan mengikuti perkuliahan baik pada semester ganjil maupun semester genap, yang bertujuan agar mahasiswa dapat menjalani pendidikannya dengan lancar. Pihak-pihak yang terkait: 1. Mahasiswa 2. Dosen Pembimbing Akademik (PA) 3. Staf Administrasi Dokumen/buku/laporan/formulir: 1. Kartu Hasil Studi (KHS) 2. Kartu Rencana Studi (KRS) 3. Buku Kendali Mekanisme dan prosedur: Sebelum Perkuliahan Mahasiswa 1. Mahasiswa yang telah melakukan pembayaran SPP dan her-registrasi selanjutnya dapat melakukan pengisian KRS. 2. Mahasiswa harus mencetak KHS sebelum mengisi KRS. Kemudian, mahasiswa dapat melakukan pengisisan KRS melalui sistem on-line di Universitas. 3. Mahasiswa mengisi KRS sesuai dengan jadwal mata kuliah yang tercantum dan menyesuaikan jumlah SKS yang akan diambil dengan IPK yang dicapai sesuai dengan ketentuan akademik yang berlaku di Fakultas.
4. Mahasiswa menyerahkan KRS yang telah dicetak dari sistem kepada dosen PA untuk meminta tanda tanga persetujuan. 5. Mahasiswa menyerahkan KRS yang telah disetujui dosen PA kepada Bagian Pengajaran/Akademik FIB dan meminta stempel pengesahan. 6. Mahasiswa meyerahkan KRS yang telah distempel di Bagian Pengajaran kepada dosen PA untuk diarsip. 7. Apabila KRS tidak disetujui, maka mahasiswa harus mengulang prosedur 2 sampai 6 di atas. Dosen Pembimbing Akademik 1. Merekap nilai yang tercantum di dalam KHS mahasiswa. 2. Mencatat nama-nama mahasiswa yang memiliki IPK di bawah 2.00. 3. Memberikan pertimbangan terhadap mata kuliah dan SKS yang diambil mahasiswa jika diperlukan. 4. Memberikan tanda tangan persetujuan pada lembar KRS yang diajukan oleh mahasiswa. 5. Mengarsip KRS dan KHS di dalam file khusus. Staf Administrasi 1. Mendistribusikan KHS mahasiswa yang diperlukan oleh dosen PA. 2. Memberikan stempel pengesahan pada KRS yang telah disetujui oleh dosen PA. 3. Melakukan validasi KRS melalui aplikasi SIAKAD.
Selama Perkuliahan Mahasiswa 1. Mahasiswa wajib melakukan konsultasi akademik dengan dosen PA minimal 3x tiap semester (awal semester, setelah UTS, dan sebelum UAS), atau lebih sesuai dengan kebutuhan. 2. Sebelum menemui dosen PA, mahasiswa harus mencatat hambatan/permasalahan yang dihadapi selama mengikuti proses perkuliahan pada buku bimbingan. 3. Mahasiswa selanjutnya menyerahkan Buku Kendali kepada dosen untuk meminta waktu konsultasi. 4. Selesai melakukan konsultasi, mahasiswa meminta dosen PA untuk menandatangani Buku Kendali. 5. Apabila mahasiswa bermaksud untuk berkonsultasi kembali, maka mahasiswa melakukan kembali prosedur 2 sampai 4 di atas. Dosen Pembimbing Akademik 1. Menampung mahasiswa.
permintaan
konsultasi
akademik
dari
2. Dosen PA menentukan jadwal konsultasi bagi mahasiswa bersangkutan minimal 3x tiap mahasiswa tiap semester, dan memberikan konsultasi setelah membaca Buku Kendali milik mahasiswa. 3. Selanjutnya menandatangani dan memberikan catatan evaluasi pada Buku Kendali.
Alur Prosedur Pembimbingan Akademik (Sebelum Perkuliahan)
Mulai
Tanda tangan persetujuan Pembimbing Akademik
Dosen PA
Mahasiswa & Staf Administrasi
KRS & KHS
Menyerahkan KRS yang sudah disetujui dosen Pembimbing Akademik ke bagian akademik untuk distempel.
Ya
Dosen PA & Staf Administrasi
KRS
Pengisian KRS
Mahasiswa
KRS
Tidak (Ulang kembali) Disetuju i?
Menyerahkan KRS yang sudah distempel
Selesai
KRS
Alur Prosedur Pembimbingan Akademik (Selama Perkuliahan)
Mulai
Mahasiswa
Mencatat hambatan/permasalahan selama kuliah dalam buku kendali
Mahasiswa dan Dosen PA
Konsultasi dengan Pembimbing Akademik
Buku Kendali, KRS, KHS
Dosen PA
Menandatangani buku kendali mahasiswa
Buku Kendali
Selesai
Buku Kendali
