MANUAL PROSEDUR
MEKANISME PROSES PENENTUAN DAN PENGGANTIAN PEMBIMBING AKADEMIK, DAN PEMBIMBINGAN AKADEMIK
STIE CANDA BHIRAWA KEDIRI 2012
MANUALPROSEDUR
MEKANISME PROSES PENENTUAN DAN PENGGANTIAN PEMBIMBING AKADEMIK, DAN PEMBIMBINGAN AKADEMIK
STIE CANDA BHIRAWA KEDIRI 2012
•
STIE Canda Bhirawa Kediri
SOP Penentuan Dan Penggantian Pembimbing Akademik, dan Pembimbingan Akademik
Tanggal berlaku Tanggal revisi Versi Kode dokumen
: : : :
10 Desember 2012 01 Desember 2012 V.01 PPK-STIECB-02
1. TUJUAN Menjelaskan alur atau m e k a n i s m e proses penentuan dan penggantian p e m b i m t i n g akademik, dan pembimbingan akademik
2. RUANG LINGKUP Tata cara Penentuan Dan Penggantian Pembimbing Akademik, dan P e m b i m b i n g a n Akademik.
3. DEFINISI 3 . 1 . Penentuan dosen pembimbing akademik (PA) adalah p e n u g a s a n terhadap staf edukatif untuk melakukan pembimbingan akademik kepada mahasiswa. 3.2. Dosen PA adalah staf edukatif (dosen tetap) yang ditugaskan di Proram Studi untuk memberikan p e m b i m b i n g a n akademik kepada mahasiswa. 3.3. Dosen PA adalah pemberian penjelasan, petunjuk, nasihat, dan arahan dalam kegiatan • a k a d e m i k kepada mahasiswa agar studinya berjalan baik dan lancar. 3.4. Kegiatan akademik yang dimaksud meliputi: pengisian, perubahan, dan pembatalan Kartu rencana studi (KRS), dan kegiatan pembelajaran (kesulitan belajar, adaptasi, dan biaya studi, cuti kuliah, perpanjangan masa studi, dan kegiatan ekstra kurikuler). 3.5. KRS adalah lembar isian yang harus diisi mahasiswa setiap awal semester untuk mendaftarkan mata kuliah yang akan diambil pada semester tersebut. 3.6. Kartu Hasil Studi (KHS) adalah lembar yang berisi hasil studi mahasiswa dalam satu semester sebagai dasar pengisian KRS. 3.7. Kalender akademik yang dimaksud adalah kalender akademik yang dikeluarkan oleh STIE Canda Bhirawa. 3.8. Kurikulum adalah seperangkat mata kuliah yang harus ditempuh oleh mahasiswa untuk menyelesaikan studi pada suatu program studi. 3.9. Kartu Pembibingan A k a d e m i s (KPA) adalah kartu yang m e m u a t data diri mahasiswa, dan riwayat rencana studi mahasiswa, merupakan kartu pencatatan hasil studi mahasiswa. 3.10. Kartu Perubahan Rencana Study (KPRS) adalah kartu yang digunakan oleh mahasiswa untuk melakukan perubahan rencana studinya, yang sebelumnya telah disepakati antara mahasiswa dan dosen PA pada saat pengisian KRS. Jadwal perubahan rencana studi u m u m n y a berlangsung setelah satu minggu perkulihan pertama berlangsung (mengikuti kalender akademik).
4. R E F E R E N S I 4 . 1 . Manual Mutu 4 . 2 . Buku P e d o m a n A k a d e m i k 4 . 3 . P e d o m a n Pengisian KRS
5. DISTRIBUSI 5 . 1 . Ketua 5.2. Pembantu Ketua I Bidang A k a d e m i k 5.3. Ketua Program Studi 5.4. Biro A k a d e m i k SOt?
tfenentuan
'Dew.
jPetiggantian
S'em&itn&ing.
QAademik,
dan
Sfmt&unBingan
CLhadernik
1
5.5. Dbsen 5.6. Mahasiswa
6. P R O S E D U R 6.1. Ketentuan Umum a. Di dalam m e n g e m b a n g k a n k e m a m p u a n n y a selama pendidikan, mahasiswa m e m b u t u h k a n arahan dan bimbingan akademik, sehingga dapat menyelesaikan pendidikannya dengan baik. b. Untuk itu ditetapkan seorang dosen sebagai Pembimbing A k a d e m i k (PA) untuk sejumlah mahasiswa. Dosen pembimbing akademik mempunyai fungsi antara lain: • Memberi informasi tentang program pendidikan di STIE Canda Birawa Kediri dalam arti seluas-luasnya. • Memberi pertimbangan kepada mahasiswa tentang banyaknya beban studi (SKS) yang dapat diambil berdasarkan evaluasi prestasi semester sebelumnya. • Memberi pengarahan dan pertimbangan kepada mahasiswa d a l a m menyusun rencana studi dan memilih mata kuliah yang akan diambil di setiap awal semester. • M e m b a n t u m e m e c a h k a n masalah mahasiswa yang diasuhnya, khususnya yang menyangkut akademik. • Mengikuti perkembangan studi mahasiswa yang dibimbingnya dengan mengecek Kartu Pembibingan A k a d e m i k . • c. d.
M e n g e s a h k a n Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Perubahan Rencana Studi (KPRS) dan kartu kegiatan k e m a h a s i s w a a n . Beban studi dalam suatu semester diukur pada setiap akhir semester. Ukuran keberhasilan dinyatakan d e n g a n Indeks. Prestasi Kumulatif (IPK) yang dihitung sebagai berikut:
N
x K
Z . . IPK = 7
=1
dimana: Ni = Nilai Numerik untuk hasil akhir evaluasi tiap mata kuliah. Ki = Besar SKS masing-masing mata kuliah. n = Jumlah mata kuliah yang diambil dalam satu semester yang bersangkutan e. Beban studi minimal per semester adalah 12 (dua belas) SKS dan beban studi maksimal per semester adalah 24 (dua puluh empat) S K S . Sedangkan beban studi yang wajar adalah 17 (tujuh belas) - 19 (sembilan belas) SKS, kecuali bagi mahasiswa yang menyisakan SKS di bawah 12 S K S . f. Pengambilan beban kredit pada semester berikutnya tergantung Indeks Prestasi (IP) Semester sebelumnya, dengan ketentuan seperti pada Tabel berikut: Tabel 1. Pengambilan beban kredit
IPK
Beban Maksimal Kredit
IPK > 3
24 SKS
2,50 < IPK < 3
21 SKS
2,00 < IPK < 2,50
18 SKS
1,50
15 SKS
IPK < 1,50
12 SKS
Dengan m e m p e r h a t i k a n hal-hal sebagai berikut: (Penentuan 3)an S'tnqwnUan. S'emllim&inq. ClAadatiiA, dan ffunHUnAinguti (l&ademi/l
2
•
Mahasiswa pada t a h u n pertama mengambil seluruh beban studi pada semester I dan II.
•
Pada semester III dan seterusnya beban studi mahasiswa didasarkan pada perhitungan IP semester s e b e l u m n y a . g. Mata Kuliah Berprasyarat • Pengambilan mata kuliah yang ada prasyaratnya, harus memperhatikan prasyarat mata kuliahnya. • Mata kuliah prasyarat seperti pada butir (a) harus sudah m e n e m p u h ujian semester dengan nilai akhir m i n i m u m C, kecuali ditentukan lain.
6.2. Prosedur Penentuan Dan Penggantian Pembimbing Akademik, dan Pembimbingan Akadomik 6.2.1. Penentuan calon dosen PA dilakukan oleh Program Studi setelah menerima daftar mahasiswa baru berdasar atas beban pembimbingan akademik staf edukatif. 6.2.2. Ketua Program Studi menyampaikan penentuan calon dosen PA pada rapat Program Studi. Dosen PA tersebut bertugas sampai mahasiswa menyelesaikan studi. 6.2.3. Program Studi memberitahukan nama dosen PA secara tertulis kepada para mahasiswa baru. 6.2.4. Penggantian dosen PA dilakukan oleh Program Studi apabila: a. Mahasiswa mengajukan keberatan secara tertulis kepada Ketua Program Studi d e n g a n melampirkan bukti, sesuai dengan aturan pada prosedur pembimbingan akademik, b. Dosen PA m e n y e r a h k a n tugas pembimbingannya kepada Ketua Program Studi karena mendapat tugas khusus dari STIE Canda Birawa Kediri minimal enam bulan secara terus menerus. c. Pemberitahuan tentang dosen PA pengganti dilakukan oleh Ketua Program Studi paling lambat lima hari setelah surat keberatan atau penyerahan tugas pembimbingan diajukan. d. Penggantian dosen PA dapat bersifat sementara atau permanen sesuai dengan pertimbangan Program Studi. 6.3. Prosedur P e m b i m b i n g a n A k a d e m i k 6.3.1. Persiapan, mahasiswa mengambil formulir KRS di Biro Administrasi Akademik dan K e m a h a s i s w a a n (BAAK) STIE Canda Birawa Kediri dan Kartu Hasil A k a d e m i k di Bagian A k a d e m i k STIE Canda Birawa Kediri 6.3.2. Pengisian K R S mahasiswa baru dilakukan secara b e r s a m a - s a m a di bawah arahan dosen PA sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. 6.3.3. Penentuan ragam mata kuliah dan jumlah SKS sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 6.3.4. Mahasiswa semester kedua dan seterusnya yang sudah memperoleh lembar KRS m e n g h a d a p dosen PA sesuai dengan kalender akademik d e n g a n m e m b a w a : • Kartu mahasiswa yang sudah disahkan, kuitansi SPP dan S u m b a n g a n Operasional Pendidikan (SOP) • KHS semester sebelumnya, Kartu Perkembangan A k a d e m i s (KPA), dan alat tulis. 6.3.5. Penentuan ragam matakuliah yang diambil didasarkan pada kurikulum program studi yang berlaku bagi mahasiswa bersangkutan. 6.3.6. Penentuan j u m l a h SKS didasarkan pada Indeks Prestasl Kumulatif (IPK) semester sebelumnya. 6.3.7. Mahasiswa mengisi hasil studinya pada Karttu P e r k e m b a n g a n A k a d e m i s (KPA). 6.3.8. Mahasiswa m e n a n d a t a n g a n i lembar KRS yang telah diisi sesuai arahan dosen PA. 6.3.9. Dosen PA, sebagai pengesahan, menandatangani KRS yang telah ditandatangani mahasiswa. 6.3.10. Mahasiswa dosen PA menentukan jadwal pembimbingan bulanan dan dosen PA m e n y a m p a i k a n n y a kepada Ketua Program Studi secara tertulis. 6 . 3 . 1 1 . Mahasiswa mengisi dan menandatangani Lembar P e m b i m b i n g a n A k a d e m i k (LPA) 6.3.12. P e m b i m b i n g akademik menandatangani LPA. 6.3.13. Dosen PA m e n y e r a h k a n KRS warna hijau untuk Bagian A k d e m i k STIE Canda Birawa Kediri. 6.3.14. Dosen PA harus mengarsipkan KRS warna merah dan lembar-lembar lain yang berhubungan d e n g a n pembimbingan. 6.3.15. Dosen PA akademik menyerahkan KRS warna m e r a h , KPA, dan LPA ke bagian administrasi A k a d e m i k STIE Canda Birawa Kediri. 6.3.16. Mahasiswa m e n y e r a h k a n KRS berwarna hijau yang telah disahkan ke bagian akademik STIE C a n d a Birawa Kediri mengikuti prosedur yang ditentukan. >
SVC Penentuan S)an {Penaaantian {Pem&im&inq. GAademik, dan S em6urdUnaan (JLkadertuk
3
6.3.17.
Mahasiswa yang berkeinginan melakukan perubahan rencana studi terlebih dahulu m e n g a m b i l K P R S di bagian akademik STIE Canda Birawa Kediri sesuai dengan kalender akademik 6.3.18. Konsultasi d e n g a n dosen PA dalam melakukan rencana perubahan studi dengan membawa • K P R S r a n g k a p 4 yang telah berisi persetujuan oleh d o s e n p e n g a m p u mata kuliah yang dibatalkan dan mata kuliah yang ditambahkan, • KPA dan alat tulis 6.3.19. D o s e n PA menyetujui perubahan rencana studi, mahasiswa menyalin perubahan tersebut pada KPA. Dosen PA memberikan tanda-tangan pada lembar K P R S . 6.3.20. Mahasiswa m e n g e m b a l i k a n d o k u m e n KPA kepada bagian akademik STIE Canda Birawa Kediri, Form K P R S hijau ke bagian akademik, Form KPRS putih ke dosen p e n g a m p u mata kuliah 6 . 3 . 2 1 . Apabila ada masalah khusus, mahasiswa dapat berkonsultasi kepada dosen PA di luar jadwal bulanan y a n g disepakati. 6.3.22. Setiap kali p e m b i m b i n g a n , mahasiswa harus mengisi dan menandatangani LPA dan PA menandatanganinya. 6.3.23. Apabila dosen PA tidak dapat melaksanakan tugas p e m b i m b i n g a n pada jadwal pengisian K R S , maka tugas tersebut dilaksanakan oleh Ketua Program Studi. 6.3.24. Apabila dosen PA m e n d a p a t tugas khusus dari STIE Canda Birawa Kediri minimal e n a m bulan beturut-turut sehingga tidak dapat melakukan tugas sebagai PA, maka harus menyerahkan tugas pembimbingannya kepada Ketua Program Studi. 6.3.25. Mahasiswa berhak mengajukan keberatan apabila dosen PA tidak menepati waktu pembimbingan yang telah disepakati. 6.3.26. Dosen PA dikatakan tidak menepati waktu pembimbingan apabila: • Empat kali berturut-turut tidak menepati waktu pembimbingan akademik yang telah disepakati dan tidak menggantinya tanpa alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. • Mendapat tugas khusus dari STIE Canda Birawa Kediri minimal e n a m bulan secara terus m e n e r u s yang tidak memungkinkan pembimbingan tanpa mengembalikan tugas p e m b i m b i n g a n n y a kepada pengurus jurusan. 6.3.27. Pengajuan keberatan dapat dilakukan mahasiswa dengan mengirim surat keberatan secara tertulis kepada Ketua Program Studi dengan melampirkan bukti. 6.3.28. Dosen PA yang mendapat tugas khusus sehingga tidak m e m u n g k i n k a n p e m b i m b i n g a n wajib m e m b e r i t a h u k a n kepada Ketua Program Studi dan mahasiswa bimbingannya. 6.3.29. Apabila Dosen PA belum memberikan kesepakatan waktu setelah satu bulan mahasiswa melakukan prosedur 27 mahasiswa yang bersangkutan dapat m e n y a m p a i k a n keberatan secara lisan kepada Ketua Program Studi dengan m e m b a w a bukti. 6.3.30. S e h u b u n g a n d e n g a n prosedur 29 Ketua Program Studi wajib memberikan peringatan secara lisan. 6 . 3 . 3 1 . Apabila setelah satu minggu peringatan lisan tidak diindahkan, Ketua Program Studi memberikan peringatan secara tertulis yang dapat dijadikan sebagai dasar penilaian konduite dosen bersangkutan dan Ketua Program Studi berhak menentukan jadwal pembimbingannya
ntawi A S , MS. C a n d a Bhirawa
Diperiksa oleh:
Disiapkan oleh:
Ir. Hafrti Rizanudin N, MM Puket I
Sinollah, S.Sos, M.AB KaProdi Manajemen
l
S'enaqantiati tPemfiimSina QAadunik, dan 3 emMm6inaan QAademik SOS" Penentuan San Ft
4
