PROSEDUR PEMBIMBINGAN AKADEMIK Prosedur Proses Perkuliahan (PPK)

Universitas Nusa Cendana

PROSEDUR PEMBIMBINGAN AKADEMIK Prosedur Proses Perkuliahan (PPK)

Tanggal Berlaku Tanggal Revisi Versi Kode Dokumen

: : : :

10 Maret 2010 R0 V0 PPK-Undana/08

1. TUJUAN Menjamin agar pelaksanaan pembimbingan akademik berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup: penunjukan pembimbing akademik, tugas dan kewajiban dosen Pembimbing Akademik (PA), dan tata cara pembimbingan akademik. 3. DEFINISI 3.1. Pembimbing akademik adalah dosen yang ditunjuk dan ditetapkan dengan SK Rektor untuk membantu mahasiswa mengembangkan potensi dirinya sehingga memperoleh hasil yang optimal dan dapat menyelesaikan studi lebih cepat atau tepat sesuai dengan waktu yang ditentukan 3.2. Pembimbingan akademik adalah kegiatan yang dilakukan oleh dosen PA meliputi pembimbingan, pertimbangan, pengarahan, konsultasi, dan penyelesaian persoalan akademik mahasiswa 4. REFERENSI 4.1. Buku Pedoman Akademik 4.2. Deskripsi Kerja Pejabat di Lingkungan Undana, Tahun 2006 4.3. Manual Mutu Undana 5. DISTRIBUSI 5.1. Pimpinan fakultas 5.2. Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan Perencanaan dan Sistem Informasi (BAAKPSI) 5.3. Ketua prodi 5.4. Dosen PA 5.5. Mahasiswa 6. PROSEDUR 6.1. Ketentuan Umum 6.1.1. Untuk dapat menjadi dosen PA, haruslah memenuhi persyaratan sebagai berikut: dosen tetap, masa kerja minimal 2 tahun, dan tidak sedang mengikuti studi lanjut 6.1.2. Jumlah mahasiswa untuk masing-masing dosen PA ditentukan secara proposional sesuai dengan rasio jumlah keseluruhan mahsiswa dengan jumlah dosen yang memenuhi persyaratan sebagai dosen PA 6.2. Ketentuan Khusus

Halaman 1 dari 5




: : : :


6.2.1. Bagi fakultas atau prodi yang belum memiliki dosen yang memenuhi persyaratan, maka penunjukan dosen PA akan ditentukan berdasarkan kebijakan pimpinan fakultas atau ketua prodi 6.2.2. Untuk dosen yang tengah mengikuti studi lanjut, apabila menurut pertimbangan pimpinan fakultas/Ketua prodi, dapat tetap menjalankan tugas dan kewajibannya sebagai PA dengan efektif dan efisien, serta tidak mengganggu tugas studi lanjutnya, dapat tetap di tunjuk sebagai dosen PA 6.3. Prosedur 6.3.1. Prodi menetapkan dosen PA di awal studi mahasiswa 6.3.2. Prodi menyerahkan daftar nama PA ke BAAKPSI 6.3.3. BAA mengajukan daftar nama PA ke Rektor 6.3.4. Rektor mengeluarkan SK penetapan PA dan menyerahkannya kepada masingmasing dosen PA 6.3.5. Prodi mencetak Kartu Hasil Studi (KHS) semester berjalan 6.3.6. Prodi membagikan KHS ke masing-masing dosen PA 6.3.7. Dosen PA menandatangani KHS, membagikannya kepada mahasiswa secara klasikal, dan menyampaikan analisis hasil belajar mahasiswa 6.3.8. Mahasiswa mengisi kartu pembimbingan akademik rangkap dua (satu untuk mahasiswa dan satu untuk dosen PA) 6.3.9. Pada saat konsultasi Kartu Rencana Studi (KRS) dosen PA membagikan distribusi mata kuliah kepada mahasiswa 6.3.10. Dosen PA memberikan pertimbangan dalam mengambil mata kuliah pada semester yang akan berjalan berdasarkan Indeks Prestasi Semester (IPS), berdasarkan ajuan dan kebutuhan mahasiswa 6.3.11. Dosen PA memberikan catatan pada kolom keterangan kartu pembimbingan akademik 6.3.12. Mahasiswa mengisi KRS sementara dan disahkan oleh dosen PA 6.3.13. Mahasiswa mengisi KRS secara online 6.3.14. Mahasiswa menyerahkan cetakan KRS sementara ke dosen PA untuk di arsip 6.3.15. Untuk konsultasi hambatan belajar, mahasiswa mengajukan persoalan ke dosen PA 6.3.16. Dosen PA menyediakan waktu untuk konsultasi hambatan belajar 6.3.17. Dosen PA membantu menyelesaikan permasalahan yang dihadapi mahasiswa 6.3.18. Dosen PA mencatat permasalahan dan alternatif penyelesaian yang disarankan

Halaman 2 dari 5




: : : :


6.4. Alur Kerja

Prodi menetapkan dosen PA di awal studi mahasiswa

1

2

BAA mengajukan daftar nama PA ke Rektor

Rektor

Dokumen

Formulir Pengajuan Dosen PA

Formulir Pengajuan Dosen PA

2

3

Rektor mengeluarkan SK penetapan PA dan menyerahkannya kepada masing-masing dosen PA Prodi mencetak Kartu Hasil Studi (KHS) semester berjalan Prodi membagikan KHS ke masing-masing dosen PA

Waktu

2 minggu pra-kuliah Semester Gasal dimulai

1

Prodi menyerahkan daftar nama PA ke BAAKPSI

Dosen PA menandatangani KHS, membagikannya kepada mahasiswa secara klasikal, dan menyampaikan analisis hasil belajar mahasiswa Mahasiswa mengisi kartu pembimbingan akademik rangkap dua (satu untuk mahasiswa dan satu untuk dosen PA) Pada saat konsultasi Kartu Rencana Studi (KRS) dosen PA membagikan distribusi mata kuliah kepada mahasiswa Dosen PA memberikan pertimbangan dalam mengambil mata kuliah pada semester yang akan berjalan berdasarkan Indeks Prestasi Semester (IPS), berdasarkan ajuan dan kebutuhan mahasiswa Dosen PA memberikan catatan pada kolom keterangan kartu pembimbingan akademik Mahasiswa mengisi KRS sementara dan disahkan oleh dosen PA

BAAKPSI

Prodi

Dosen PA

Kegiatan

Mahasiswa

Unit

3

Formulir Pengajuan Dosen PA SK Rektor

4

4 5

6

KHS

6 KHS

7

7

Kartu Pembimbingan Akademik

8

8

Daftar Mata Kuliah

9

9

10

11

Kartu Pembimbingan Akademik KRS Sementara

12

12

Halaman 3 dari 5




: : : :


Alur Kerja (Lanjutan)

Mahasiswa mengisi KRS secara online Mahasiswa menyerahkan cetakan KRS sementara ke dosen PA untuk di arsip

Rektor

BAAKPSI

Prodi

Dosen PA

Kegiatan

Mahasiswa

Unit

Waktu

Dokumen

Paling lambat 2 minggu pra-kuliah

12

KRS

13

13

7. ARSIP 7.1. KRS mahasiswa 7.2. KHS mahasiswa 7.3. Catatan analisis hasil belajar mahasiswa 7.4. Kartu pembimbingan akademik 7.5. Catatan hasil konsultasi PA 7.6. Catatan hasil monitoring perkambangan studi mahasisiwa

8. LAMPIRAN 8.1. Formulir Pengajuan Dosen PA 8.2. Formulir catatan analisis hasil belajar mahasiswa

Disahkan oleh:

Diperiksa oleh:

Dipersiapkan oleh:

Dr. David B. W. Pandie, MS Wakil Rektor I

….. Ketua LPMAI

Drs. Daud U. Z. Kamuri, M.Si Kepala BAAKPSI

Halaman 4 dari 5


KEBIJAKAN MUTU DAN SASARAN MUTU

Tanggal Berlaku : Tanggal Revisi : R0 Kode Dokumen : KM-SM-Undana-QAC/09

Halaman 5 dari 5

PROSEDUR PEMBIMBINGAN AKADEMIK Prosedur Proses Perkuliahan (PPK)

Recommend Documents