Manual Prosedur Manajemen Keuangan
Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Malang 2015
Manual Prosedur Manajemen Keuangan Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen Revisi Tanggal Dikendalikan oleh
: : : :
01003 07303 7 24 Oktober 2015
Disetujui oleh
Dr. Siti Asmaul Mustaniroh, STP, MP : Ketua Jurusan
Manager Representative
Dr. Sucipto, STP, MP
i
Daftar Isi
Tujuan ......................................................................................................... 1 Ruang Lingkup ............................................................................................. 1 Definisi ........................................................................................................ 1 Rujukan ....................................................................................................... 1 Garis Besar Prosedur ..................................................................................... 1 Bagan Alir .................................................................................................... 2 1. Prosedur Manajemen Keuangan ................................................................. 2 Lampiran ..................................................................................................... 3 1. Daftar Revisi Dokumen Manajemen Keuangan ............................................. 3 2. Daftar Distribusi Dokumen ......................................................................... 3
ii
Tujuan Menjamin manajemen pengelolaan keuangan secara transparan, efektif dan efisien.
Ruang Lingkup Program S1, S2, dan S3 Jurusan Teknologi Industri Pertanian, Fakultas Teknologi Pertanian, Universitas Brawijaya Malang
Definisi 1. Keuangan adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan pendanaan dalam mendukung aktivitas jurusan 2. Manajemen adalah kegiatan sistematis meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian untuk mencapai tujuan organisasi 3. Bendahara Jurusan adalah staf dosen yang terpilih menjadi pengelola keuangan di tingkat jurusan yang berkewajiban mengadministrasikan, mendokumentasikan dan mengelola keuangan jurusan 4. PUMK adalah Pemegang Uang Muka Kerja di tingkat Fakultas 5. Sumber keuangan jurusan adalah semua dana yang diterima oleh jurusan dan berasal dari: a. APBN b. PNBP c. Penggunaan laboratorium d. Alumni e. Kerjasama dengan instansi pemerintah maupun swasta/stakeholder f. Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat g. Dana Hibah
Rujukan : Garis Besar Prosedur 1. Jurusan menyusun program kerja dan rencana anggaran dalam bentuk DIPA untuk diajukan ke Fakultas, serta non-DIPA untuk pengembangan jurusan. (01003 09034). 2. Pelaksana pengelolaan keuangan secara teknis di Jurusan dilakukan oleh bendahara Jurusan dengan SK Fakultas (01003 09009) di bawah tanggungjawab Ketua Jurusan. 3. Bendahara dengan sepengetahuan Ketua Jurusan mendapatkan dana secara rutin dan atau aksidental dari fakultas setiap bulan berdasarkan
1
rencana/program kerja yang diusulkan, maupun dana lain dari aktivitas jurusan, laboratorium maupun staf. 4. Dana yang telah diterima jurusan digunakan sesuai dengan kegiatan yang telah direncanakan. 5. Bendahara atas nama jurusan mempertanggungjawabkan penggunaan keuangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku kepada PUMK fakultas (01003 10047), dan melaporkan secara rutin ke Fakultas setiap bulan 6. Penggunaan keuangan jurusan dimonitor dan dievaluasi oleh Ketua Jurusan setiap bulan 7. Bendahara wajib membuat laporan penggunaan keuangan kepada jurusan (01003 10048) setiap bulan dan dilaporkan dalam rapat jurusan 8. Evaluasi kinerja pengelolaan keuangan di tingkat jurusan dengan penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Jurusan (LAKIP) dengan teknis pelaksanaan mengacu pada (01003 08091) dan bentuk LAKIP (01003 09035) tahunan yang dikordinasikan oleh Tim Fakultas dan staf jurusan berdasarkan SK Dekan.
2
Bagan Alir
1. Prosedur Manajemen Keuangan
Mulai
Ketua Jurusan dan Sekretaris
Menyusun Program Kerja dan Rencana (dalam 1 bulan)
Rencana DIPA 01003 09034
Bendahara dan Ketua Jurusan
Mengelola Keuangan Jurusan (dalam 1 tahun)
SK Fakultas 01003 09009
Bendahara Jurusan
Mempertanggungjawabkan dan Melaporkan Keuangan (setiap tahun)
Ketua Jurusan
Memonitor dan Mengevaluasi Keuangan Jurusan (setiap bulan)
Bendahara Jurusan
Membuat Laporan Keuangan Bulanan (setiap bulan)
Ketua Jurusan
Mengevaluasi Kinerja Pengelolaan Keuangan (setiap akhir tahun)
Selesai
a
2
PUMK Fakultas 01003 10047
Laporan Bulanan Jurusan 01003 10048
IK LAKIP 01003 08091 LAKIP 01003 09035
Lampiran 1. Daftar Revisi Dokumen Manajemen Keuangan Revisi ke-0
: 18 Juni 2008 MP.UJM-TIP-FTP-UB.07 Disiapkan oleh : Manager Representative Disahkan oleh : Ketua Jurusan
Revisi ke-1
: 14 Agustus 2009 Perubahan kode : MP.UJM-TIP-FTP-UB.3.01
Revisi ke-2
: 8 Juni 2011 Perubahan kode : 01003 06011 Perubahan pada cover dan Tim UJM
Revisi ke-3
: 23 September 2011 Perubahan pada Tim UJM
Revisi ke-4
: 30 Maret 2012 Perubahan kode : 01003 07011
Revisi ke-5
: 16 Januari 2013 Perubahan pada format penulisan sesuai dengan format MP PJM UB
Revisi ke-6
: 3 Juni 2013 Perubahan kode : 01003 10047, 01003 10048, 01003 08091 Perubahan pada laporan keuangan ke jurusan setiap bulan
Revisi ke-7
: 24 Oktober 2015 Perubahan logo Kementerian Perubahan nama Manager Representative Perubahan nama Ketua Jurusan Perubahan istilah Wakil Dekan
3
2. Daftar Distribusi Dokumen Salinan Salinan 1 Salinan 2 dan Asli
Revisi 7 7
Salinan 3 Salinan 4
7 7
Penerima Ketua Jurusan Manager Representative Wakil Dekan II Wakil Dekan III
4
Jenis Dokumen Terkendali Terkendali Terkendali Terkendali
