MANUAL PENGGUNA MODUL PENGURUSAN STOR UTMFIN
Memasuki Aplikasi UTMFin Untuk mendapatkan aplikasi UTMFin, pengguna perlu mengaktifkan aplikasi Internet Mozilla Firefox terlebih dahulu.Taip alamat https://utmfin.utm.my pada ruangan yang disediakan dan tekan butang ‘Enter’. Skrin pemakluman UTMFin akan dipaparkan seperti dibawah.
Klik pada UTMFin JB
Skrin Log In UTMFin akan dipaparkan kepada pengguna.
MANUAL PENGGUNA MODUL PENGURUSAN STOR UNIVERSITI Langkah‐langkah memasuki aplikasi ini adalah seperti berikut: 1. Masukkan Id Pengguna dan kata laluan ke dalam medan‐medan yang disediakan. Id Pengguna sama dengan Id Emel UTM. Untuk pengguna yang memasuki UTMFin buat kali pertama, default kata laluan adalah No. Pekerja. 2. Klik butang Masuk dan skrin Utama akan dipaparkan seperti berikut.
3. Sekiranya Id Pengguna dan Kata Laluan yang salah dimasukkan, Mesej berikut akandipaparkan Id Pengguna atau Kata Laluan Salah. Lihat contoh berikut:
4. Skrin Utama UTMFin akan memaparkan maklumat berikut untuk rujukan pengguna: i) Nama pengguna yang log‐in ke dalam sistem. ii) Sub‐modul mengikut peranan pengguna. iii) Profil 5. Pengguna boleh menukar kata laluan di Profil. 6. Pengguna yang terlibat dengan aktiviti Stor akan mendapat Sub‐Modul Pengurusan Stor seperti dipaparan:
Keluar daripada UTMFin Sekiranya pengguna ingin keluar daripada aplikasi UTMFin, klik Keluar yang terdapat di Skrin Utama. Skrin pemakluman akan dipaparkan semula.
Pengurusan Stor : Fungsi‐fungsi yang terlibat dalam submodul ini adalah :‐ i‐ Baki pembuka (opening balance) ii‐ Permohonan stok iii‐ Tindakan Pusat Tanggungjawab (PTJ) selepas menerima barang daripada Stor Pusat iv‐ Pengeluaran barang di Stor PTJ v‐ Stok Kad
MENU BAKI PEMBUKA (OPENING BALANCE)
KERANI PTJ
Klik pada Senarai Stor untuk masukkan baki pembuka (opening balance) bagi setiap barang di Stor PTJ
Pilih lokasi stor PTJ
Klik butang baki
1) 2) 3)
Klik pada ruang Staf – masukkan nama staf/no. pekerja staf yang menguruskan stor Klik pada ruang No. Sumber – key in BAKI PEMBUKA Masukkan baki bagi kesemua barang – pastikan baki yang di key in bersamaan dengan baki di bin kad dan fizikal barang
Klik Ok
Paparan menunjukkan Baki Bayang dan Baki Sebenar di Stor PTJ bertambah
MENU PERMOHONAN BARANG
KERANI PTJ
Permohonan barang ke Stor Pusat ‐ Klik pada Permohonan/ Pengeluaran Stok
Klik ikon tambah (berwarna hijau) untuk permohonan barang
1) Masukkan keterangan ~ sekiranya barang diperlukan dalam kuantiti yang banyak, sila nyatakan tujuan kegunaan barang tersebut pada ruang ini ~ Contoh : (i) Permohonan barang FKA (ii) Permohonan barang untuk peperiksaan ‐ FKM 2) Masukkan Pusat Kos ~ Contoh : U.J22000.0100.000 3) Masukkan Stor Pusat adalah Stor Pejabat Bendahari ~ Pilih : Stor Alat Tulis, Pejabat Bendahari ~ Contoh : J.A04.01.101‐01 Dewan Sultan Iskandar 4) Masukkan Sub Stor ~ Pilih : Stor Alat Tulis di PTJ ~ Contoh : J.C07.01‐106‐01‐FKA‐Aras 1‐Setor 5) Masukkan Jenis Permohonan ~ Pilih : Permohonan PTJ ~ PENTING : Permohonan Pelajar digunakan oleh Pejabat Hal Ehwal Mahasiswa bagi permohonan barang oleh pelajar sahaja.
Klik butang Deraf
1) 2) 3)
Klik butang ok Lihat pada ruang status : Drafted Double klik pada No. Permohonan Barang/Tajuk permohonan barang Contoh : Permohonan Barang FKA
1)
Klik ikon tambah (warna hijau)
2)
Pilih kod stok (kod barang)
3) Pilih kod unit 4) Jumlah pohon
1) 2) 3)
Klik butang kemaskini Klik butang KEW.PS‐10 Klik butang Mohon
Cetak Borang KEW.PS‐10
BORANG PESANAN DAN PENGELUARAN STOK
1) 2) 3)
Klik ok Permohonan tersebut akan masuk ke dalam terbuka Pegawai PTJ Serahkan Borang KEW.PS‐10 kepada Pegawai PTJ untuk kelulusan
PEGAWAI PTJ
Tuntut dokumen
1) 2) 3)
Pegawai PTJ boleh mengubah bilangan kuantiti yg dipohon oleh kerani PTJ Column Substor adalah baki barang di stor PTJ. Sekiranya 0, bermakna tiada barang tersebut di Stor PTJ. Klik butang sah.
TINDAKAN PTJ SELEPAS MENERIMA BARANG DARIPADA STOR PUSAT
PEGAWAI PTJ 1) 2)
Selepas proses kelulusan selesai di Pejabat Bendahari, permohonan tersebut akan masuk ke dalam terbuka Pegawai PTJ Tuntut dokumen
Pegawai PTJ perlu klik butang sah bagi mengesahkan penerimaan barang di Stor Pusat berdasarkan Borang Permohonan Stok
Klik butang Ok
KERANI PTJ
1) 2)
Selepas Pegawai PTJ sahkan penerimaan barang tersebut, kerani PTJ perlu membuat semakan baki barang pada Senarai Stor Klik pada Senarai Stor
Paparan menunjukkan Baki Bayang dan Baki Sebenar : ‐ Gunting ‐ Liquid paper ‐ Pemadam di Stor PTJ bertambah
MENU PENGELUARAN BARANG DI STOR PTJ
Klik pada Senarai Stor
Klik butang
1) 2) 3) 4)
Butang Check Out digunakan untuk permohonan mengambil barang di Stor PTJ Klik pada ruang staf – masukkan nama staf/no. pekerja staf yang menguruskan stor No. sumber – masukkan nama staf yang membuat permohonan barang Klik butang tambah berwarna hijau & masukkan senarai barang yang dipohon oleh staf PTJ
1) 2) 3) 4)
Butang Check In digunakan sekiranya berlaku pemulangan barang oleh staf/unit/jabatan di PTJ disebabkan barang tersebut tidak digunakan lagi Klik pada ruang staf – masukkan nama staf/no. pekerja staf yang menguruskan stor No. sumber – masukkan nama staf yang membuat pemulangan barang Klik butang tambah berwarna hijau & masukkan senarai barang yang dipulangkan oleh staf/unit/jabatan di PTJ
STOK KAD
Klik pada Senarai Stor
Pilih lokasi stor PTJ
Double klik pada nama barang
1) 2) 3)
Masukkan kuantiti maksimum, menokok dan minimum bagi setiap barang di Stor PTJ Kuantiti tersebut perlu bersamaan dengan kuantiti di bin kad Klik ok
Baki min,max, rak = 0
Baki min,max, rak = bertambah
Paras Stok
Paras Stok adalah jumlah stok yang perlu disimpan pada satu‐satu masa dan ditentukan seperti berikut : (a)
Paras Stok Maksimum Kuantiti stok tertinggi yang disimpan pada satu‐satu masa.
(b)
Paras Menokok Stok Kuantiti stok yang menunjukkan telah sampai masa untuk memesan stok baru kerana baki stok yang ada hanya cukup untuk menampung pengeluaran dalam tempoh pesanan dan serahan.
(c)
Paras Stok Minimum Kuantiti stok terendah yang disimpan pada satu‐satu masa.
(d)
Kapasiti Rak Kuantiti stok tertinggi yang boleh diisi pada rak barang pada satu‐satu masa.
Penentuan Paras Stok
Dalam menentukan paras stok, kadar penggunaan bulanan adalah dikira dengan mengambil purata pengeluaran bagi dua belas (12) bulan terakhir sebelum pesanan baru dibuat. (a)
Kuantiti Stok Maksimum ‐ ‐
(b)
Angka Menokok Stok ‐ ‐
(c)
3 bulan penggunaan Pengiraan : Jumlah penggunaan setahun/12 X 3 bulan
2 bulan penggunaan Pengiraan : Jumlah penggunaan setahun/12 X 2 bulan
Kuantiti Stok Minimum ‐ ‐
1 bulan penggunaan Pengiraan : Jumlah penggunaan setahun/12 X 1 bulan
Selepas kuantiti maksimum, menokok, minimum dan kapasiti rak diisi, klik pada butang KEW.PS‐3
Kad Kawalan Stok KEW.PS‐3
SEKIAN TERIMA KASIH
