MANUAL PENGGUNA SISTEM PENGURUSAN DATA PEMBELAJARAN SEPANJANG HAYAT - ipsh

SISTEM iPSH ISI KANDUNGAN

MUKASURAT

MANUAL PENGGUNA SISTEM PENGURUSAN DATA PEMBELAJARAN SEPANJANG HAYAT - iPSH

Isi Kandungan

1

Penghargaan

2

Senarai Ahli Jawatankuasa

3

Pendahuluan

4

Tatacara Membuat Permohonan Kursus Baru

7

Tatacara Mengemaskini Pangkalan Data (Administrator)

10

Tatacara Menyemak Rekod Kursus

17

Tatacara Menyedia, Mengemaskini & Menyemak Takwim

24

Tatacara Menyediakan Perancangan PSH

27

Tatacara Menyemak Dokumen

34

Tatacara Mencari Maklumat Kursus

40

MANUAL PENGGUNA SISTEM PENGURUSAN DATA PEMBELAJARAN SEPANJANG HAYAT (iPSH)

VERSI 2 (2015)

PENGHARGAAN “BUKU MANUAL PENGGUNAAN SISTEM PENGURUSAN DATA PEMBELAJARAN SEPANJANG HAYAT” Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat, Kolej Komuniti Ledang Johor (KKLJ) ingin merakamkan penghargaan yang tidak terhingga atas sokongan dan komitmen daripada semua pihak bagi menjayakan Buku Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data Pembelajaran Sepanjang Hayat - iPSH ini. Komitmen dari semua pihak pada tahap yang maksimum membolehkan sistem pengurusan data pembelajaran sepanjang hayat secara atas talian dapat dilaksanakan dengan jayanya. Bagi memudahkan pengurusan dan pentadbiran Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat (JPSH) yang bermula sejak 2002 yang dilakukan secara manual, kini pihak jabatan telah mewujudkan Sistem iPSH hasil daripada inovasi sistem yang dibangunkan oleh kakitangan dan pensyarah di jabatan ini sendiri. Buku Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data Pembelajaran Sepanjang Hayat dibina bagi memberi panduan kepada Pegawai Pendidikan Pengajian Tinggi (PPPT) di seluruh organisasi untuk membuat pengurusan dan pentadbiran di Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat melalui sistem iPSH. Sebarang Komen atau cadangan amat dialu-alukan daripasa semua pihak agar Buku Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data Pembelajaran Sepanjang Hayat - iPSH ini ditambah baik dari semasa ke semasa. Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat Kolej Komuniti Ledang Johor Kementerian Pendidikan Tinggi KM5, Jalan Payamas 84900 Tangkak Johor 06 – 9789 295 / 834

06 –

9791 682 [email protected]

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015

Muka surat 1

SENARAI AHLI JAWATANKUASA PENAUNG Jamalluddin bin Mohd Ali Pengarah

PENGERUSI Razzatul Iza Zurita binti Rasalli Ketua Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat

PENULIS Razzatul Iza Zurita binti Rasalli Siti Nor Hayati binti M. Yusop Siti Hazwani binti Rosli Rizarina binti Ekhwan Norazila binti Aniah Nurul Ain binti Azmi Unit Pembelajaran Sepanjang Hayat

PENGATURCARA & PEREKA GRAFIK Zaidah binti Zaini Unit ICT


Muka surat 2

PENDAHULUAN Layari laman sesawang http://jpsh.kklej.edu.my

ATAU

layari laman web rasmi Kolej Komuniti Ledang > APLIKASI INTRANET dan klik ikon PENGURUSAN DATA KURSUS PENDEK seperti di bawah:

Klik Sini


Muka surat 3

Paparan muka hadapan Sistem iPSH seperti berikut:



Masukkan maklumat berikut: ID ADMIN : JIKA ADMIN atau JIKA BUKAN ADMIN CTH : admin.iza  JIKA ADMIN atau mazly  BUKAN ADMIN



Masukkan KATALALUAN: <nombor kad pengenalan>



Kemudian Klik ikon LOG IN


Muka surat 4

Status pengguna sistem dikelaskan kepada 3 level utama iaitu ADMIN, KETUA dan USER. ADMINISTRATOR terdiri dari kakitangan unit JPSH KKLJ, KETUA pula merujuk kepada ketua kluster manakala USER adalah para pensyarah selain dari kategori di atas. Status ini menghadkan capaian kepada sistem di mana tidak semua pengguna dibenarkan mencapai semua MENU sepertimana jadual di bawah :

CAPAIAN ‘MENU BAR’ YANG HANYA DIBENARKAN

STATUS

< ADMIN >



Semua MENU

< KETUA >

    

UTAMA KURSUS PENDEK TAKWIM > Menyemak TAKWIM BULANAN PERANCANGAN PSH CETAK : Borang Pra Permohonan, Borang 1, Borang 11, Senarai Semak & Perancangan PSH

< USER >

   

KURSUS PENDEK TAKWIM > Menyemak TAKWIM BULANAN PERANCANGAN PSH CETAK : Borang 11, Senarai Semak & Perancangan PSH


Muka surat 5

TATACARA MEMBUAT PERMOHONAN KURSUS BARU Paparan di skrin UTAMA:

Klik butang “TAMBAH” untuk menambah permohonan kursus pendek baru.


Muka surat 6

Paparan di skrin berikut adalah borang untuk menambah permohonan kursus pendek baru.


Muka surat 7

Lengkapkan maklumat yang diperlukan dan kemudian klik “SIMPAN” untuk menyimpan permohonan data tersebut.


Muka surat 8

TATACARA MENGEMASKINI PANGKALAN DATA (ADMINISTRATOR) Sistem akan memaparkan data permohonan baru selepas pengguna log masuk. Terdapat 9 menu mengikut keperluan pengguna. Bagaimanapun capaian setiap menu bergantung kepada level pengguna tersebut samada sebagai ADMIN, KETUA ataupun USER.

MENU BAR bagi ADMINISTRATOR membolehkan mengemaskini data mengikut kategori yang dipilih mengikut:    

ADMIN

menguruskan

dan

PENGGUNA KLUSTER TAHUN KUMPULAN PESERTA


Muka surat 9

MENGEMASKINI PENGGUNA/USER

ADMIN boleh menambah PENGGUNA baru, edit atau memadam data sedia ada. Klik pada PENGGUNA untuk mendapatkan paparan seperti berikut:

a) Tambah PENGGUNA baru

b) Untuk kemaskini data PENGGUNA sedia ada c) Untuk memadam data PENGGUNA


Muka surat 10

a) Tambah PENGGUNA baru Klik pada butang TAMBAH, paparan borang maklumat untuk mendaftarkan PENGGUNA baru akan tertera seperti berikut:

Lengkapkan maklumat yang diperlukan dan kemudian klik “SIMPAN” untuk menyimpan data PENGGUNA baru yang telah didaftarkan. b) Untuk kemaskini data PENGGUNA sedia ada Klik ikon EDIT untuk kemaskini maklumat dan kemudian klik “KEMASKINI” untuk menyimpan data baru PENGGUNA. c)


Muka surat 11

Untuk memadam data PENGGUNA Klik pada butang PADAM, paparan skrin untuk memadamkan PENGGUNA akan tertera seperti berikut:

Pilih “YA” atau “ TIDAK” untuk samada memadam data PENGGUNA.


Muka surat 12

MENGEMASKINI KLUSTER ADMIN boleh menambah baru dan memadam kluster sedia ada. ADMINISTRATOR > KLUSTER untuk mendapatkan paparan seperti berikut:

Klik pada

Untuk tambah kluster baru, kemudian klik SIMPAN

Klik ikon ini untuk PADAM KLUSTER sedia ada


Muka surat 13

MENGEMASKINI TAHUN ADMIN boleh menambah baru dan memadam TAHUN sedia ada. Klik pada ADMINISTRATOR > TAHUN untuk mendapatkan paparan seperti berikut:

Untuk tambah tahun baru, kemudian klik SIMPAN

Klik ikon ini untuk padam TAHUN sedia ada


Muka surat 14

MENGEMASKINI KUMPULAN PESERTA ADMIN boleh menambah baru dan memadam Kumpulan Peserta sedia ada. Klik pada ADMINISTRATOR > KUMPULAN PESERTA untuk mendapatkan paparan seperti berikut:

Untuk tambah KUMPULAN PESERTA baru, kemudian klik SIMPAN

Klik ikon ini untuk padam KUMPULAN PESERTA sedia ada


Muka surat 15

TATACARA MENYEMAK REKOD KURSUS

MENU BAR bagi KURSUS PENDEK membolehkan ADMIN / KETUA / USER menyemak data mengikut kategori yang dipilih mengikut: a) KPI PESYARAH ALL b) DATA PENSYARAH c) DATA KLUSTER d) DATA TAHUN (KPI TAHUNAN) e) DATA KUMPULAN PESERTA f) DATA CSR g) DATA AKAUN AMANAH h) ANALISA PELAKSANAAN KURSUS PENDEK


Muka surat 16

a) KPI PESYARAH ALL


Muka surat 17

b) DATA PENSYARAH Pilih nama pensyarah dan klik CARI untuk lihat data kursus pendek

Paparan skrin di atas menunjukkan kursus-kursus yang telah diajar oleh pensyarah, jumlah peserta, jumlah kursus dan jumlah jam mengajar.


Muka surat 18

c) DATA KLUSTER Pilih kluster dan klik CARI

Paparan skrin di atas menunjukkan kursus-kursus yang telah dijalankan di bawah kluster yang telah dipilih.


Muka surat 19

d) DATA TAHUN (KPI TAHUNAN) Pilih tahun dan klik CARI

Paparan skrin di atas menunjukkan maklumat kursus-kursus dijalankan dan analisis kursus secara bulanan mengikut TAHUN yang telah dipilih.


Muka surat 20

e) DATA KUMPULAN PESERTA

Pilih kumpulan peserta dan klik CARI

Paparan skrin di atas menunjukkan maklumat kursus-kursus dijalankan mengikut KUMPULAN PESERTA yang telah dipilih.

f) DATA CSR

Paparan skrin di atas menunjukkan maklumat kursus-kursus yang dijalankan secara CSR (jika ada).


Muka surat 21

g) DATA AKAUN AMANAH

Paparan skrin di atas menunjukkan maklumat kursus-kursus yang dijalankan di bawah Program Akaun Amanah Latihan Khas (jika ada) bagi tahun semasa.

h) ANALISA PELAKSANAAN KURSUS PENDEK Pilih status dan klik CARI

Paparan skrin di atas menunjukkan maklumat kursus-kursus yang sedang dalam proses, permohonan kursus baru, kursus ditunda, kursus dibatalkan dan kursus yang telah dilaksanakan pada tahun semasa. Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015

Muka surat 22

TATACARA MENYEDIA, MENGEMASKINI & MENYEMAK TAKWIM Menu TAKWIM disediakan adalah untuk memudahkan ADMIN untuk menyediakan takwim kursus pendek mengikut bulan. Setiap kali takwim ini disediakan dan dikemaskini, secara automotik takwim ini akan terpapar di laman web rasmi Kolej Komuniti Ledang di mana semua pemohon dapat menyemak takwim yang ditawarkan oleh pihak jabatan.

TAMBAH TAKWIM (Menyedia) Klik pada menu TAKWIM > TAMBAH TAKWIM untuk memasukkan kursus-kursus yang akan ditawarkan. Kemudian klik SIMPAN.


Muka surat 23

TAKWIM BULANAN (Menyemak & Mengemaskini) Pilih BULAN dan klik CARI

Untuk kemaskini data kursus sedia ada Untuk PADAM kursus

Takwim yang telah disediakan dan dikemaskini di Sistem iPSH akan secara automotik dipaparkan di laman web rasmi jabatan seperti paparan di mukasurat sebelah: Link untuk menyemak takwim di laman web rasmi : http://www.kklej.edu.my/v2/index.php/ms/kursus-tawaran/kursus-pendek/takwim-kursuspendek


Muka surat 24

PAPARAN DI LAMAN WEB RASMI KOLEJ KOMUNITI LEDANG

Klik CETAK untuk mencetak takwim secara terus daripada laman web rasmi jabatan Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015

Muka surat 25

TATACARA MENYEDIAKAN PERANCANGAN PSH Perancangan PSH akan disediakan pada hujung tahun oleh pihak Jabatan PSH merancang takwim kursus pendek untuk tahun hadapannya. Maka, setiap pensyarah diarahkan untuk mengisi perancangan kursus pendek masing-masing di mana mereka sendiri yang akan mengajar.

MENU BAR bagi PERANCANGAN PSH membolehkan ADMIN / KETUA / USER mengurus, merancang dan menyemak data mengikut kategori yang dipilih mengikut: a) TAMBAH PENGURUSAN PSH b) SENARAI PERANCANGAN PSH TAHUN SEMASA c) SENARAI PERANCANGAN PSH KESELURUHAN d) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT TAHUN e) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT PEGAWAI f) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT KLUSTER g) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT SUKU TAHUN h) TAKWIM PENUH PERANCANGAN PSH


Muka surat 26

a) TAMBAH PENGURUSAN PSH Klik pada TAMBAH PENGURUSAN PSH, paparan borang perancangan pelaksanaan kursus pendek akan tertera seperti berikut:

Lengkapkan maklumat yang diperlukan dan kemudian klik “HANTAR” untuk menyimpan data bagi kursus yang dirancang.


Muka surat 27

b) SENARAI PERANCANGAN PSH TAHUN SEMASA

Paparan skrin di atas menunjukkan senarai kursus-kursus pendek bagi tahun semasa yang telah dirancang dan dimasukkan oleh setiap pensyarah. c) SENARAI PERANCANGAN PSH KESELURUHAN

Paparan skrin di atas menunjukkan senarai kursus-kursus pendek bagi keseluruhan tahun yang telah dirancang dan dimasukkan oleh setiap pensyarah. Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015

Muka surat 28

d) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT TAHUN Pilih TAHUN dan klik CARI

e) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT PEGAWAI Pilih NAMA PEGAWAI dan klik CARI

Paparan skrin di bawah menunjukkan perancangan kursus yang dirancang oleh pensyarah secara individu.


Muka surat 29

f) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT KLUSTER

Pilih KLUSTER dan klik CARI

Paparan skrin di atas menunjukkan perancangan kursus yang dirancang oleh pensyarah mengikut kluster.


Muka surat 30

g) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT SUKU TAHUN Pilih SUKU TAHUN dan klik CARI

Paparan skrin di atas menunjukkan perancangan kursus yang dirancang oleh pensyarah mengikut suku tahun.


Muka surat 31

h) TAKWIM PENUH PERANCANGAN PSH

Pengguna boleh melihat perancangan kursus mengikut kluster di sini


Klik sini untuk melihat perancangan kursus secara individu

Muka surat 32

TATACARA MENCETAK DOKUMEN

MENU BAR bagi CETAK membolehkan ADMIN / KETUA / USER mencetak dokumen seperti berikut: a) b) c) d) e) f)

BORANG PRA PERMOHONAN BORANG 1 BORANG 3 BORANG 11 SENARAI SEMAK PERANCANGAN PSH

CAPAIAN ‘MENU BAR – CETAK DOKUMEN’ YANG HANYA DIBENARKAN

STATUS

< ADMIN >



CETAK : Semua dokumen

< KETUA >



CETAK : Borang Pra Permohonan, Borang 1, Borang 11, Senarai Semak & Perancangan PSH

< USER >



CETAK : Borang 11, Senarai Semak & Perancangan PSH


Muka surat 33

a) MENCETAK BORANG PRA PERMOHONAN

Klik

untuk cetak borang

Paparan di sebelah menunjukkan Borang Pra Permohonan Kursus yang di cetak


Muka surat 34

b) MENCETAK BORANG 1 Borang 1 adalah Kertas Kerja bagi kursus pendek yang akan dijalankan.

Klik

untuk cetak Kertas Kerja

c) MENCETAK BORANG 3 Borang 3 adalah Memo Arahan Bertugas untuk urusetia dan juga Surat Lantikan Penceramah bagi sesuatu kursus pendek yang dijalankan.

Klik

untuk cetak Memo dan Surat Lantikan


Muka surat 35

d) MENCETAK BORANG 11 Borang 11 adalah Laporan Pelaksanaan Kursus Pendek. Laporan ini dicetak selepas kursus tamat dilaksanakan dan dimasukkan ke dalam fail kursus pendek. Klik

Paparan di Pengurusan atas menunjukkan Laporan Pelaksanaan Manual Penggunaan Sistem Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015

untuk cetak Laporan

Kursus yang di cetak.Muka surat 36

e) MENCETAK SENARAI SEMAK

Manual Penggunaan Sistem Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Paparan diPengurusan atas menunjukkan Senarai Semak

Klik

untuk Senarai Semak

Kursus yang di cetak.

Muka surat 37

f) MENCETAK PERANCANGAN PSH Perancangan PSH ini boleh di cetak mengikut PEGAWAI, KLUSTER, TAHUN dan SUKU TAHUN.

Pengguna boleh menyemak rekod kursus melalui carian “ALL DATA” di mana semua data kursus

Klik untuk cetak Perancangan PSH mengikut kategori yang dipilih


Muka surat 38

TATACARA MENCARI MAKLUMAT KURSUS Menu bar CARIAN ini adalah untuk mencari maklumat kursus yang telah disimpan bermula awal sistem ini digunakan. Pengguna boleh menyemak atau mencari rekod secara keseluruhan ataupun secara khusus “Keyword”

Carian Keseluruhan

Klik sini untuk mengemaskini jika perlu


Muka surat 39

Carian “Keyword”

Masukkan “keyword” yang dicari seperti nama kursus, kemudian klik CARI

Klik sini untuk mengemaskini jika perlu


Muka surat 40

MANUAL PENGGUNA SISTEM PENGURUSAN DATA PEMBELAJARAN SEPANJANG HAYAT - ipsh

Recommend Documents