MANUAL MUTU PERENCANAAN DAN PENGANGGARAN LPM

MANUAL MUTU PERENCANAAN DAN PENGANGGARAN

LPM

2008

Manual Mutu Perencanaan dan Penganggaran Universitas Sanata Dharma MM.LPM-USD.11

DAFTAR ISI DAFTAR ISI

i

KATA PENGANTAR

ii

BAB I

Evaluasi tentang Kebijakan Keuangan di Universitas Sanata Dharma

1

A. Kebijakan/Peraturan yang ada di Universitas Sanata Dharma

1

1. Peraturan-peraturan yang Terkait dengan Pos Pemasukan

1

2. Peraturan-peraturan yang Terkait dengan Pos Pengeluaran

1

BAB II

B. Evaluasi tentang Kebijakan Keuangan di Universitas Sanata Dharma

4

Cost Structure (Struktur Biaya) di Universitas Sanata Dharma

6

A. Gambaran Umum

6

B. Klasifikasi Biaya

7

C. Alokasi Biaya Tidak Langsung (Biaya Bersama)

10

Prosedure Penyusunan Rencana Anggaran dan Pendapatan (RAP)

11

A. Tujuan Penyusunan SOP Rencana Anggaran Pendapatan

11

B. Deskripsi tentang Pendapatan

11

C. Ruang Lingkup

12

D. Definisi

12

E. Referensi

13

F. Tanggung Jawab dan Prosedur

13

G. Dokumentasi

16

BAB IV

Instruksi Kerja Penyusunan Rencana Anggaran dan Pendapatan (RAP)

17

BAB V

Prosedure Penyusunan Rencana Anggaran Belanja (RAB) dan Rencana

BAB III

Kegiatan dan Anggaran (RKA)

42

A. Tujuan Penyusunan SOP RAB dan RKA/T

42

B. Deskripsi tentang RAB dan RKA/T

42

BAB VI

C. Ruang Lingkup

44

D. Daftar Istilah

46

E. Referensi

46

F. Tanggung Jawab dan Prosedur

46

G. Formulir-formulir

56

Instruksi Kerja Penyusunan Rencana Anggaran Belanja (RAB) dan Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA)

BAB VII Prosedure Penggunaan/pemanfaatan Anggaran

57 86

A. Prosedur Pemanfaatan/Penggunaan Anggaran

86

B. Prosedur Persetujuan Pengajuan Dana/Anggaran

88

C. Prosedur Monitoring Pengelolaan Keuangan

90

BAB VIII Prosedur Pemantauan dan Pengukuran Kinerja Biro Keuangan

95

BAB IX

98

Instruksi Kerja Pemantauan dan Pengukuran Kinerja Biro Keuangan

BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA PANDUAN MUTU KATA PENGANTAR Universitas Sanata Dharma sebagai suatu perguruan tinggi yang memiliki visi “Terwujudnya masyarakat Indonesia yang semakin bermartabat” dengan misi “menghadirkan pencerahan yang mencerdaskan bagi masyarakat melalui Tri Dharma Perguruan Tinggi” mulai memahami peluang-peluang yang ada demi tercapainya visi dan misi tersebut. Peluang yang ada antara lain adalah pemberian dorongan dari pemerintah kepada PTS untuk menjadi world class university, dan kepedulian pemerintah terhadap pengembangan kualitas pendidikan. Tentu saja peluang yang ada tersebut akan dapat dimanfaat dengan maksimal apabila Universitas Sanata Dharma memiliki organisasi Universitas yang semakin sehat, sebagaimana tercantum dalam salah satu sasaran jangka pendek Renstra Universitas Sanata Dharma tahun 2008-20121, yaitu: Semakin mantapnya kesehatan organisasi Universitas: Sasaran ini diarahkan pada peningkatan mutu manajemen Universitas yang mencakup seluruh aspek manajemen, yaitu bidang: akademik, sumber daya (manusia, keuangan, sarana, prasarana dan informasi), dan mutu pada setiap jenjang. Dengan demikian Universitas mampu menyelenggarakan seluruh kegiatannya secara mandiri dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Untuk mencapai sasaran di atas Universitas telah melakukan evaluasi diri yang akhirnya salah satu simpulannya adalah bahwa perencanaan dan penganggaran sangat menentukan efektivitas dan efisiensi manajemen keuangan yang mutlak diperlukan dalam manajemen modern. Namun, seperti disebutkan dalam evaluasi diri, sistem perencanaan dan penganggaran yang dilaksanakan di USD masih berbasis biaya dan investasi sehingga belum mendukung manajemen keuangan yang efektif dan efisien. Selain itu, semua proses tersebut masih dikerjakan secara manual, belum terintegrasi digital dan on line. Keluhan yang sering muncul adalah dan disampaikan oleh unit/pihak terkait karena kesulitan mereka untuk memantau RAB yang telah digunakan/dicairkan.

1

Renstra Universitas Sanata Dharma Th 2008-2012 hlm. 7

ii

BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA PANDUAN MUTU Untuk mengatasi masalah tersebut, akan disusun suatu sistem Manajemen Perencanaan dan Penganggaran melalui pengembangan sistem perencanaan dan penganggaran secara manual maupun digital, on line terintegrasi yang dapat diakses semua pihak internal yang membutuhkan. Selain itu sistem perencanaan dan penganggaran perlu diarahkan berbasis evaluasi diri dan berbasis kegiatan. Idealnya Rencana Anggaran Belanja (RAB) disusun dengan mengacu pada evaluasi diri yang tertuang dalam Renstra USD dan Renstra setiap unit. Suatu manual tentang Standard Operating Procedure (SOP) tentang Perencanaan dan Penganggaran yang di dalamnya memuat Penyusunan RAB (Rencana Anggaran Belanja) rutin dan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) disusun untuk memenuhi tujuan ini. Perencanaan dan penganggaran yang baik memerlukan penentuan biaya per mahasiswa secara tepat. Pembiayaan yang selama ini terjadi di USD terutama diklasifikasikan berdasarkan unit-unit yang mengeluarkan pembiayaan, sehingga selama ini penentuan biaya per mahasiswa dilakukan secara sederhana dengan membagi seluruh biaya dengan jumlah mahasiswa. Cara tersebut tentu kurang memadai, sehingga diperlukan kejelasan struktur biaya secara tepat dan perencanaan data secara akurat. Struktur biaya (Cost Structure) yang tepat disusun dan disesuaikan bagi USD sebagai yayasan yang bergerak dibidang pendidikan. Demikin juga evaluasi terhadap implementasi RKA perlu dilihat sejauh mana proses ini dapat diterapkan di Universitas. Evaluasi ini akan tertuang dalam manual Standard Operating Procedure (SOP) tentang evaluasi impelementasi Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) sebagai bagian tak terpisahkan dari suatu RAB.

PROFIL BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA 1. UMUM

iii

BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA PANDUAN MUTU Biro Keuangan Universitas Sanata Dharma berada di Gedung Administrasi kampus II, yang menempati sebagian Lt Ground dan Lt I dan berlokasi di Jl. H. Affandi (Gejayan Yogyakarta). Bagian Administrasi Uang Kuliah (AUK) menempati juga sebagian ruangan di gedung administrasi pusat kampus III, yang berlokasi di Maguwoharjo, Depok, Sleman, Yogyakarta, dengan maksud agar pelayanan kepada mahasiswa semakin maksimal tanpa terpengaruh oleh jarak. Biro Keuangan Universitas Sanata Dharma belum semuanya dikelola secara terpadu dalam suatu sistem informasi. Ada satu bagian dari Biro Keuangan USD, yaitu Bagian Administrasi Uang Kuliah (AUK) yang memanfaat Sistem Informasi Akademik (SIA) dalam melayani pembayaran uang kuliah mahasiswa. Pada saat ini bagian yang lain (bagian pembukuan, bagian kasir dan restitusi kesehatan, serta bagian gaji) sedang dalam proses menuju ke arah pemanfaatan sistem informasi terpadu yang sedang dibangun dalam mengelola keuangan di USD. Sistem informasi terpadu yang sedang dibangun ini memperoleh dana dari PHKI selama 3 tahun, yaitu dari tahun 2008-2010. 2. SEJARAH Pada tahun 1955 Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG) Sanata Dharma berdiri. Pada tahun 1958 PTPG Sanata Dharma berubah bentuk menjadi FKIP Sanata Dharma yang kemudian disusul pada tahun 1965 berubah bentuk lagi menjadi IKIP Sanata Dharma. Pada tahun 1993 FKIP Sanata Dharma menjadi Universitas Sanata Dharma sampai sekarang ini. Pada tahun 1993, dimana USD telah terbentuk, Biro Keuangan masih menjadi bagian dari Biro Administrasi Umum (BAU), dimana bagian keuangan masih tersentral di Kampus II USD. Pada tanggal tanggal 1 Februari 2002 Biro Keuangan dibentuk. Pertimbangan dibentuknya Biro Keuangan: iv

BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA PANDUAN MUTU -

Persoalan keuangan dirasa semakin kompleks dengan adanya perkembangan Universitas Sanata Dharma

-

Perlunya peningkatan pengawasan dan pengelolaan bidang keuangan di Universitas Sanata Dharma

-

Bahwa bidang keuangan perlu ditangani tersendiri

Tugas/Fungsi Biro Keuangan: sebagai pelaksana administrasi keuangan yang meliputi: -

Mengelola keuangan

-

Memproses transaksi keuangan

-

Menyusun laporan keuangan

-

Melakukan pemeriksaan bukti-bukti transaksi keuangan

-

Merencanakan pengembangan sistem informasi akuntansi dan manajemen audit

3. STRUKTUR ORGANISASI Struktur Organisasi Biro Keuangan berdasarkan Surat Keputusan Rektor Universitas Sanata Dharma No. 194/Rektor/VII/2006 Tahun 2006 adalah sbb.:

v

BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA PANDUAN MUTU

Kepala Biro Keuangan

Kepala Bagian Pembukuan

Kepala Bagian Uang Kuliah

Kepala Bagian Administrasi Gaji

Kepala Bagian Kasir dan Restitusi

VISI MISI BIRO KEUANGAN VISI Biro Keuangan sebagai unit pelaksana teknik bidang keuangan merupakan bagian tak terpisahkan dari Universitas Sanata Dharma yang berpartisipasi dalam usaha melindungi dan meningkatkan martabat manusia melalui perpaduan keunggulan akademik dan nilai kemanusiaan. Tindakan nyata ini dalam ujud terus mencari, menemukan, dan mengungkapkan kebenaran sejati, serta ikut ambil bagian dalam pembinaan generasi muda dengan berlandaskan pada nilai-nilai kebangsaan dan kebudayaan nasional, nilainilai kristiani, dan spiritualitas ignatian yang terwujud kearah pendidikan Serikat Yesus seperti “manjadi manusia bagi sesama” (men and women for and with other), perhatian pribadi (cura personalis) serta semangat keunggulan (magis) dan dialogis.

vi

BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA PANDUAN MUTU Oleh karena itu Biro Keuangan Sanata Dharma sebagai suatu sistem pelaksana pengelolaan administrasi keuangan dan penyedia data keuangan berperan aktif dalam mendukung usaha seluruh civitas akademika Universitas Sanata Dharma untuk memberikan pelayanan dengan dilandasi semangat cinta kasih dan pengabdian kepada sesame.

MISI 1. Melaksanakan tugas pengelolaan keuangan secara efektif dan efisien demi tercapainya tata kelola dan manajemen yang efektif 2. Menyediakan data keuangan terkait dengan penyelenggaran kegiatan Universitas secara keseluruhan dalam kaitan evaluasi kinerja Universitas 3. Menyediakan jasa pelayanan keuangan yang diperlukan demi mendukung kegiatan seluruh civitas academica Universitas Sanata Dharma 4. Meningkatkan secara terus menerus kualitas pelayanan melalui pemantauan kinerja unit dan jaringan kerjasama

Semboyan: Melayani dengan semangat dan dilandasi cinta kasih

vii

BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA PANDUAN MUTU SASARAN MUTU

1. Kategori kualifikasi laporan keuangan oleh audit eksternal adalah pendapat wajar tanpa pengecualian (unqualified opinion) sesuai Pernyataan Standard Akuntansi yang berlaku umum (PSAK) 2. Penyelesaian usulan RAB/RKA universitas selambat-lambatnya minggu 2, bulan Januari tahun yang bersangkutan 3. Penyelesaian pemrosesan input pencairan dana selambat-lambatnya 3 hari kerja setelah tanggal penerimaan surat permohonan pencairan dana di Biro Keuangan 4. Penyelesaian pemrosesan transaksi keuangan (posting) selambat-lambatnya 3 hari kerja setelah tanggal transaksi 5. Penyelesaian laporan keuangan selambat-lambatnya 15 hari kerja setelah bulan ybs berakhir. 6. Jumlah temuan auditor

viii

BAB I EVALUASI TENTANG KEBIJAKAN KEUANGAN DI UNIVERSITAS SANATA DHARMA A. KEBIJAKAN/PERATURAN YANG ADA DI UNIVERSITAS SANATA DHARMA I. PERATURAN-PERATURAN TERKAIT DENGAN POS PEMASUKAN : 1. Peraturan tentang tarip Dana Pengembangan Pendidikan (DPP), Uang Kuliah Tetap (UKT), uang Satuan Kredit Semester (SKS), Uang Kemahasiswaan dll untuk jalur regular tertuang dalam: i.

Surat Keputusan (SK) yang dikeluarkan oleh Rektorat: terkait dengan tarip biaya perkuliahan untuk mahasiswa baru yang tertuang dalam brosur PMB.

ii. Surat Keputusan (SK) yang dikeluarkan oleh Rektorat: terkait dengan tarip mahasiswa lama meliputi: -

Tarip SKS mahasiswa lama (tiap awal semester gasal)

-

Tarip SKS semester antara, ujian khusus

-

Tarip uang ujian reguler

-

Tarip uang KKN dan tarip Week End Moral

2. Peraturan tentang tarip uang kursus dll (non regular) yang dikeluarkan oleh Unit/Pusat atas persetujuan dari rektorat 3. Kewenangan yang diberikan oleh Yayasan kepada universitas tentang pengelolaan uang masuk non DPP, tertuang dalam persetujuan Rencana Anggaran Pendapatan (RAP).

II. PERATURAN-PERATURAN TERKAIT DENGAN PENGELUARAN : 1. Kewenangan yang diberikan oleh Yayasan kepada universitas terkait dengan pengelolaan pembelanjaan non investasi (tertuang dalam persetujuan RAB). 2. Peraturan terkait dengan pemberian balas jasa (gaji) kepada tenaga edukatif dan administratif tetap Universitas:

1

i.

Peraturan Gaji untuk pegawai tetap Yayasan Sanata Dharma dikeluarkan oleh Yayasan Sanata Dharma dengan mengacu PGPS (peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil).

ii. Peraturan tentang Perbaikan Gaji Pokok Pegawai Organik yang dikeluarkan oleh Yayasan Sanata Dharma. iii. Peraturan tentang Perbaikan Tunjangan Jabatan Dosen Organik yang dikeluarkan oleh Yayasan Sanata Dharma. iv. Peraturan tentang Sistem Tunjangan Jabatan Struktural v. Peraturan Tarif Honorarium Overload Mengajar Dosen Tetap dan Tarip Honorarium Mengajar Dosen Tidak Tetap 3. Peraturan terkait dengan pemberian balas jasa (gaji) kepada tenaga administratif tidak tetap Universitas i.

Peraturan tentang Penghasilan Pegawai Administratif Tidak Tetap yang dikeluarkan oleh Yayasan Sanata Dharma.

ii. Peraturan tentang Perbaikan Penghasilan Pegawai Administratif Tidak Tetap yang dikeluarkan oleh Yayasan Sanata Dharma. 4. Peraturan terkait dengan pemberian balas jasa (non gaji) kepada tenaga edukatif dan administratif Universitas i.

Peraturan tentang penggantian biaya pengobatan (restitusi kesehatan) yang dikeluarkan oleh Yayasan Sanata Dharma.

ii. Peraturan tentang pemberian subsidi iuran pensiun yang dikeluarkan oleh Yayasan Sanata Dharma. iii. Kebijakan tentang pemberian honorarium tugas luar kota yang dikeluarkan oleh Universitas Sanata Dharma dalam kisi-kisi penyusunan RAB/RKA. iv. Kebijakan tidak tertulis mengenai pemberian honorarium dalam aktivitas khusus dengan melihat pada bobot/tanggungjawab masing-masing orang pada suatu aktivitas. 5. Peraturan terkait dengan proses penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) Universitas dan unit/prodi

2

i.

Kisi-kisi penyusunan Rencana Anggaran Belanja (RAB) yang berkembang menjadi Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) yang disosialisasikan pada saat koordinasi penyusunan RAB/RKA

ii. Penentuan unsur prodi (unit akademik) dan non-prodi (unit pendukung) sebagai pihak yang memperoleh pemasukan uang dari mahasiswa dan nonmahasiswa iii. Penentuan unsur prodi (unit akademik) dan non-prodi (unit pendukung) sebagai pihak yang mengeluarkan biaya

dalam proses kegiatan belajar

mengajar secara langsung. iv. Penentuan unsur prodi (unit akademik) dan non-prodi (unit pendukung) sebagai pihak yang mengeluarkan biaya/pengeluaran dalam mendukung proses kegiatan belajar mengajar secara tidak langsung (biaya bersama) v. Proses pembebanan biaya langsung dan biaya bersama dalam penentuan beban biaya yang harus ditanggung masing-masing prodi 6. Peraturan terkait dengan proses persetujuan RAB/RKA Universitas dan unit/prodi i.

Kebijakan Yayasan mengenai berapa besar porsi DPP diperbolehkan untuk menyumbang defisit eksploitasi universitas

ii. Kebijakan universitas dalam menentukan plafon anggaran untuk tiap unit/ prodi 7. Peraturan terkait dengan pengajuan dana untuk kegiatan operasional prodi/unit/Universitas i.

Kebijakan mengenai prosedur pengajuan dana menyangkut kegiatan/ pengembangan (RKA): menggunakan proposal kegiatan untuk setiap satuan kegiatan yang ditujukan kepada Wakil Rektor II (WR II), berapapun total dananya. Kebijakan ini belum eksplisit dituangkan dalam suatu surat keputusan/pengumuman ataupun kisi-kisi penyusunan RAB/RKA.

ii. Kebijakan mengenai prosedur pengajuan dana menyangkut non kegiatan/ pengembangan (rutin): biaya perawatan, biaya administrasi, Bahan Habis Pakai (BHP) Lab: menyangkut jumlah material >2 juta, harus mengajukan

3

secara tertulis ke WR II, kebijakan inipun belum secara eksplisit dituangkan dalam suatu surat edaran/ pengumuman ataupun kisi-kisi penyusunan RAB/RKA. (lih. Gambar 1.) 8. Peraturan terkait dengan pengajuan dana untuk pembelanjaan investasi prodi/unit/Universitas i.

Kebijakan mengenai prosedur pengajuan dana menyangkut pembelanjaan investasi: mengajukan secara tertulis kepada WR II dilampiri Fotocopy rincian anggaran investasi yang telah disetujui oleh Yayasan. Pengadaan investasi secara khusus ditangani oleh Biro Sarana Prasarana. Sosialisasi tentang kebijakan ini disampaikan kepada unit terkait secara tertulis, walaupun belum detail.

ii. Pendanaan untuk pembelanjaan investasi dilakukan oleh Yayasan dengan menggunakan dana DPP. 9. Peraturan terkait dengan kebijakan pencairan dana non budgeter i.

Kebijakan terkait dengan pencairan dana non budgeter belum diatur secara khusus dan eksplisit.

ii. Pendanaan untuk pembelanjaan/kegiatan non budgeter dilakukan oleh Rektorat dengan menggunakan dana non DPP.

4

B. EVALUASI TENTANG PERATURAN/KEBIJAKAN YANG ADA DI UNIVERSITAS SANATA DHARMA 1. Peraturan terkait dengan pos Pemasukan : Peraturan tertulis yang terkait dengan tarip biaya pendidikan (misalnya UKT, SKS, uang kemahasiswaan, dll) sudah ada, dan secara periodik ditinjau ulang. Peraturan tertulis tersebut belum didokumentasikan secara terpadu, sehingga mempersulit proses penelusuran dokumen. 2. Peraturan terkait dengan pos pengeluaran : Peraturan tertulis dalam hal pemberian balas jasa kepada dosen/pegawai, yang tertuang dalam berbagai Surat Keputusan (SK) Yayasan Sanata Dharma, telah terdokumentasikan dengan baik. Kebijakan tentang pencairan dan penggunaan dana terkait dengan pengeluaran rutin universitas, belum semuanya tertulis. Hal ini akan menghambat kelancaran berbagai aktivitas jika terjadi pergantian pejabat struktural di tingkat Fakultas/Prodi/Unit. Untuk itu perlu disusun suatu dokumen yang memuat berbagai kebijaksanaan tentang keuangan.

5

Gambar 1.

PROSEDUR PENGAJUAN DANA DAN PERTANGGUNGJAWABANNYA UNTUK KEPENTINGAN AKTIVITAS/KEGIATAN UNIT DI UNIVERSITAS SANATA DHARMA

Pengajuan pencairan dana dari Kaprodi/ Unit sesuai

Wakil Dekan/ Pimpinan Unit

dana untuk non-RKA < 2 jt sesuai RAB

Ka Biro Keuangan

Kasir / Pencairan

Kegiatan Prodi/Unit

RAB dana untuk kegiatan sesuai RKA dan RAB

Wakil Rektor II

Maksimum 2 minggu setelah kegiatan

Pelaporan Keuangan/ LPJ

6

BAB II COST STRUCTURE (STRUKTUR BIAYA) DI UNIVERSITAS SANATA DHARMA A. GAMBARAN UMUM Suatu organisasi, apapun bentuknya, tentu memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Tujuan suatu organisasi akan tercapai apabila proses yang dijalani tidak melenceng dari program kerja/rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Demikian juga halnya dengan suatu yayasan, di mana yayasan biasa disebut sebagai organisasi non-profit, memiliki tujuan yang pasti yang telah ditentukan oleh para pendirinya. Agar organisasi ataupun yayasan mampu survive dan mencapai yang telah ditetapkan, beberapa hal harus diperhatikan, antara lain terkait dengan pembiayaan organisasi. Pembiayaan

organisasi,

khususnya

yayasan

bukanlah

sesederhana

yang

dibayangkan. Walaupun dalam kegiatannya yayasan tidak mengutamakan perolehan profit sebagaimana organisasi yang lain, namun dalam kenyataannya suatu yayasan, dalam hal ini yayasan pendidikan memiliki tujuan yang tertuang dalam visi dan misi yang sangat luhur. Pencapaian visi dan misi tersebut tentu memerlukan pembiayaan yang

cukup

besar.

Untuk

itu

suatu

yayasan

pendidikan

harus

memiliki

pemasukan/pendapatan yang dapat dipastikan baik itu menurut jumlah maupun waktunya, dan harus dikelola secara profesional agar pembiayaan dapat tercukupi dengan pemasukan yang ada. Dalam menjalankan aktivitas demi pencapaian tujuan suatu organisasi tentu akan menimbulkan biaya. Biaya (cost) didefiniskan sebagai suatu

sumber daya yang

dikorbankan (sacrified) atau dilepaskan (forgone) untuk mencapai tujuan tertentu.1 Demikian juga, dalam perencanaan dan pengendalian, suatu yayasan tidak terlepas dari aktivitas penganggaran (budgeting). Perencanaan dan pengendalian merupakan aktivitas yang berbeda, namun terkait sangat erat. Perencanaan berarti melihat ke depan, yang mengandung pengertian yaitu menentukan tindakan-tindakan apa yang harus dilakukan untuk merealisasikan tujuan tertentu. Sebaliknya pengendalian adalah melihat ke belakang yang berarti menilai apa yang telah disusun. 1

Horngren, T, Akuntansi Biaya Penekanan Manajerial (Edisi Bahasa Indonesia), 2005, hal 34.

7

Sebagai suatu organisasi yang berbeda dengan organisasi yang profit oriented, Universitas Sanata Dharma memiliki kebijakan/aturan yang telah disusun dalam mengelola pembiayaan yang harus dikeluarkan. Walaupun selama ini kebijakan/aturan tersebut baru dipahami oleh sekelompok pihak yang terkait dengan pengelolaan keuangan di USD, namun hal tersebut telah mendukung proses pengelolaan keuangan yang selama ini berjalan. Dengan disusunnya sistem tentang pengelolaan keuangan di USD, diharapkan setiap warga USD dapat memahami proses pengelolaan keuangan dan ikut berperan serta dalam pencapaian tujuan organisasi.

B. KLASIFIKASI BIAYA Pembiayaan di suatu yayasan pendidikan, khususnya di Universitas Sanata Dharma (USD) memiliki struktur biaya yang berbeda dibandingkan dengan pembiayaan di suatu organisasi profit. Pembiayaan yang dikeluarkan di Universitas Sanata Dharma terkait dengan aktivitasnya dalam memberikan jasa pelayanan dalam bidang pendidikan (proses belajar mengajar). Untuk menentukan klasifikasi biaya di suatu perguruan tinggi, khususnya di USD, tidaklah mudah. Penelusuran/pelacakan biaya dilakukan dengan melihat pada dapat tidaknya suatu obyek biaya dikaitkan secara langsung dengan aktivitas yang terjadi, dan dihubungkan secara ekonomis. Secara garis besar, pembiayaan yang ada di USD dikelompokkan dalam 2 jenis, yaitu biaya langsung dan biaya tidak langsung (biaya bersama). Biaya langsung didefinisikan sebagai biaya yang terkait langsung dengan proses pendidikan (proses belajar mengajar), lebih tepat jika dikelompokkan ke dalam biaya prodi, sedangkan biaya tidak langsung (biaya bersama) adalah biaya yang dikeluarkan demi mendukung terselenggaranya kegiatan utama; atau lebih tepat dikelompokkan ke dalam biaya unit pendukung. Terkait dengan pengelompokan biaya di USD, salah satu langkah yang dilakukan dalam penentuan biaya langsung dan biaya tak langsung (biaya bersama) adalah dengan penentuan prodi dan non prodi. Biaya-biaya yang dikeluarkan oleh prodi yang secara langsung terkait dengan proses belajar mengajar diklasifikasikan sebagai biaya langsung, sedangkan biaya yang dikeluarkan oleh unit-unit (non prodi) diklasifikasikan sebagai biaya tak langsung (biaya bersama). Akan tetapi, kita tidak bisa begitu saja menentukan bahwa biaya-biaya yang dikeluarkan dalam suatu prodi langsung dianggap sebagai biaya langsung, karena ada kemungkinan di dalamnya

8

mengandung unsur biaya non-prodi. Sebaliknya biaya yang dikeluarkan oleh unit/non prodi dapat langsung dikategorikan sebagai biaya tak langsung (biaya bersama). Di USD, komponen biaya langsung dan tidak langsung cenderung sama. Namun demikian, walaupun komponen dari biaya langsung dan biaya tak langsung tersebut seringkali sama, namun keterkaitan langsung dengan proses belajar mengajar bisa jadi berlainan. Untuk dapat dengan jelas menentukan pengklasifikasian biaya langsung dan tidak langsung, suatu pengeluaran/pembiayaan harus dipecah menurut komponen pembiayaannya. Sebagai illustrasi, dicontohkan penghasilan/gaji seorang dosen ‘AB’ di prodi X belum tentu semuanya merupakan beban biaya langsung prodi X. Dalam contoh ini dosen ‘AB’ memiliki jabatan sebagai Kepala Biro. Tentu saja penghasilan yang diterima dosen ‘AB’ tiap bulan terdiri dari gaji sebagai dosen prodi X, dalam hal ini termasuk dalam kategori biaya langsung, dan tunjangan struktural sebagai Kepala Biro, dan termasuk dalam kategori biaya tak langsung (biaya bersama). Tunjangan struktural di luar dikelompokkan sebagai biaya tak langsung karena kinerja sebagai kepala biro memberikan kontribusi kepada universitas secara keseluruhan.

Secara detail, struktur biaya yang ada di USD adalah sbb.: No

Komponen Biaya

Biaya Langsung

Biaya tak langsung/bersama

1 Gaji dosen/tenaga edukatif - Gaji dosen prodi - Tunjangan struktural prodi - Tunjangan struktural non prodi

2 Gaji pegawai/tenaga non edukatif - Gaji pegawai prodi - Tunjangan struktural prodi - Gaji pegawai non prodi - Tunjangan struktural non prodi

9

3 Biaya Administrasi - Bi. Administrasi prodi - Bi. Administrasi non prodi

4 Rapat Kerja - Raker prodi - Raker non prodi

5 Biaya Kegiatan Akademik - Keg Akademik prodi - Raker non prodi

6 Biaya Kemahasiswaan - Biaya Kemahasiswaan prodi - Biaya kemahasiswaan non prodi

7 Bahan Habis Pakai (BHP) Laboratorium - Lab prodi - Lab non prodi (tingkat fakultas maupun universitas) 8 Biaya Perawatan - Perawatan alat kantor - Perawatan bangunan - Perawatan kendaraan 9 Biaya Lain-lain - Langganan /sewa FC - Langganan listrik - Langganan Telpon - Langganan workstation/internet - Biaya Promosi - Biaya Varia

10

C. ALOKASI BIAYA TIDAK LANGSUNG (BIAYA BERSAMA) Alokasi biaya bersama ini terkait dengan penentuan besar biaya yang harus ditanggung tiap mahasiswa. Sebagaimana telah diungkapkan sebelumnya bahwa biaya yang terjadi terkait dengan proses belajar mengajar di USD terdiri dari biaya langsung dan biaya tak langsung (biaya bersama). Kedua macam biaya tersebut sebagian besar menjadi beban mahasiswa dalam ujud tarip uang kuliah mahasiswa. Pembebanan biaya langsung tidak menjadi masalah, karena biaya langsung merupakan unsur pengeluaran prodi, akan tetapi pembebanan biaya bersama memerlukan solusi yang tepat karena pemanfaatan yang diterima oleh masing-masing prodi belum tentu sama. Dalam evaluasi diri, pembebanan biaya yang selama ini yang dilakukan adalah dengan jalan membagi total biaya dengan total keseluruhan jumlah mahasiswa, dan cara inipun dirasa kurang tepat. Pembebanan yang tepat dimaksudkan agar diperoleh suatu formulasi yang tepat mengenai beban biaya tiap mahasiswa, dengan demikian perkiraan tarip uang kuliah tidak meleset. Ketepatan dalam penentuan besar uang kuliah ini terkait dengan penyusunan anggaran pemasukan uang kuliah yang dapat diprediksikan dapat ditutup dengan pemasukan yang ada, yang terdiri dari uang kuliah tetap (UKT) dan uang satuan kredit semester (SKS) yang sifatnya variabel. Pengeluaran

yang

telah

terjadi

pada

tahun

yang

bersangkutan

dan

dikelompokkan ke dalam pengeluaran prodi dan non-prodi dijadikan dasar untuk penentuan formulasi hitungan tarip uang kuliah tahun berikutnya. Biaya langsung diharapkan dapat ditutup dengan pemasukan dari uang satuan kredit semester (SKS) mahasiswa, sedangkan biaya bersama diharapkan dapat ditutup dengan pemasukan dari uang kuliah tetap (UKT).

11

BAB III STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PEMASUKAN (RAP)

UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2008

BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA

PROSEDUR PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)

A. Tujuan Penyusunan SOP Rencana Anggaran Pendapatan (RAP) A.1. A.2. A.3. A.4.

Tercapainya pemahaman yang jelas tentang macam-macam pendapatan dalam RAP Tersusunnya standar yang baku untuk pola penyusunan RAP di Universitas Sanata Dharma Tersusunnya prediksi pendapatan yang tidak memiliki penyimpangan yang berarti Meningkatnya efisiensi dan efektivitas penyusunan RAP di Universitas Sanata Dharma

B. Deskripsi tentang Pendapatan (Pemasukan) Dalam suatu perguruan tinggi, aktivitas yang diselenggarakan terbagi dalam beberapa kegiatan yaitu: aktivitas utama adalah penyelenggaraan pendidikan, aktivitas penelitian, dan aktivitas pengabdian kepada masyarakat. Terkait dengan aktivitas utama yang juga merupakan produk layanan perguruan tinggi, unsur mahasiswa berikut kontribusi mereka dalam hal pembayaran uang kuliah sangat mendukung pembiayaan penyelenggaraan pendidikan. Menurut Undang-undang No 23 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, khususnya Bab XIII Bagian Kesatu, Pasal 46,ayat (1) bahwa pendanaan pendidikan menjadi tanggung jawab bersama antara Pemerintah, Pemerintah Daerah dan Masyarakat. Dalam kenyataannya, sebagai Perguruan Tinggi Swasta (PTS), pendanaan terbesar bagi Universitas Sanata Dharma sebagian besar berasal dari dana masyarakat, dalam hal ini adalah mahasiswa, baru kemudian disusul dengan dana Pemerintah, yang terdiri dari dana kontrak penelitian, dana hibah dll. Bagi Universitas Sanata Dharma, sumber utama pendapatan saat ini berasal dari mahasiswa yang mencapai jumlah 89,65% dari total pendapatan yang terdiri dari Dana Pengembagan Pendidikan (DPP), Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan (SPP) yang terdiri dari Uang Kuliah Tetap (UKT), uang Satuan Kredit Semester (SKS), dan uang kemahasiswaan, tidak termasuk hasil fundrising Yayasan.3 Dana ini digunakan untuk pembiayaan eksploitasi (running cost) universitas. Khusus untuk DPP mahasiswa, dikelola oleh Yayasan untuk membiayai investasi, antara lain pengadaan sarana prasarana, pembangunan gedung, studi lanjut, dll., sedangkan pendapatan non DPP dikelola oleh universitas untuk membiayai biaya eksplotasi. Secara rinci, macam-macam pendapatan Universitas Sanata Dharma terdiri dari : B.1. Pemasukan uang kuliah mahasiswa: Uang Kuliah Tetap (UKT) dan uang Satuan Kredit Semester (SKS) B.2

Pemasukan uang kegiatan kemahasiswaan (kmhs) dan uang asuransi (Ass)

B.3. Pemasukan dana bantuan pemerintah (Banpem) untuk dosen negeri yang dipekerjakan (dpk). B.4. Pemasukan uang lain-lain: uang ujian/tugas akhir, uang kuliah kerja nyata (KKN), uang formulir mahasiswa baru, uang wisuda, uang ijasah, pendapatan bunga, sewa lain-lain, fotocopy, uang week end moral, varia. 3

Renstra USD 2008-2012 hlm. 43

12



C. Ruang Lingkup Rencana Anggaran Pendapatan (RAP) Universitas Sanata Dharma disusun untuk memperoleh prediksi pemasukan tentang: C.1. Uang SPP mahasiswa (UKT dan SKS) C.2. Uang kegiatan kemahasiswaa (kmhs) dan uang Asuransi (Ass) C.3. Dana Bantuan Pemerintah (Banpem) untuk dosen negeri C.4. Pemasukan lain-lain (varia)

D. Definisi D.1. Uang Kuliah Tetap (UKT) adalah uang kuliah yang dibayarkan oleh mahasiswa pada tiap awal semester. UKT dibayarkan oleh setiap mahasiswa yang aktif sebagai dasar untuk melakukan daftar ulang. D.2. Uang Satuan Kredit Semester (SKS) adalah uang kuliah yang dibayarkan oleh mahasiswa pada pertengahan semester. Uang SKS dibayarkan sesuai dengan jumlah SKS yang diambil oleh setiap mahasiswa dikalikan tarip uang SKS menurut prodi dan tahun angkatan masuk. D.3. Uang Kegiatan Kemahasiswaan (uang Kmhs), adalah uang yang dibayarkan oleh mahasiswa baru pada saat ia menjadi mahasiswa Universitas Sanata Dharma. Uang kemahasiswaan dibayarkan dalam rangka membiayai pengeluaran yang terkait dengan kegiatan mahasiswa baru yang terdiri dari: biaya Insadha (Inisiasi Mahasiswa Baru Sanata Dharma), biaya PPKM (Pelatihan Pengembangan Kepribadian), biaya pembuatan jas almamater, dan biaya kegiatan kemahasiswaan selama ybs menjadi mahasiswa. D.4. Uang Asuransi (Ass), adalah dana solidaritas yang dibayarkan pada tiap awal semester bersamaan dengan pembayaran UKT, sebagai iuran, dan akan didistribusikan untuk meringankan biaya pengobatan karena mahasiswa opname, kecelakaan ataupun sebagai dana solidaritas apabila yang bersangkutan ataupun orang tuanya meninggal dunia. D.5. Dana Bantuan Pemerintah (Banpem), adalah bantuan yang diberikan oleh pemerintah melalui Kopertis, berupa pembayaran gaji untuk dosen negeri yang bekerja di instansi (perguruan tinggi) swasta, dalam hal ini di Universitas Sanata Dharma. D.6. Pemasukan lain-lain (Varia), adalah semua pemasukan yang tidak dapat dikelompokkan ke dalam kategori D1 s.d. D6.

13



E. Referensi i.

Lembaga Penjaminan Mutu USD, Buku Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP), tahun 2008

ii.

Gasperz, Vincent. (2005). ISO 9001: 2000 and Continual Quality Improvement. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

iii. Panduan Penerimaan Mahasiswa Baru USD, tahun 2005 s.d 2008.

F. Tanggung Jawab dan Prosedur Penanggungjawab penyusunan RAP adalah Kepala Biro Keuangan dengan memperoleh masukan dari Rektorat (Wakil Rektor II). Selain Kepala Biro Keuangan sebagai penganggungjawab penyusunan RAP ini, beberapa pihak juga terlibat di dalamnya, terkait dengan penyedia data sebagai dasar penyusunan/penghitungan, yaitu:

No 1

Unit Rektorat (Wakil keuangan)

Fungsi Rektor

bidang

Pemberi informasi/data untuk tarip: - uang kuliah tetap (UKT) tiap angkatan - SKS yang mengalami kenaikan tiap tahun Penentu dispensasi keringanan/ potongan uang kuliah mahasiswa (anak karyawan, mhs lulus dll) Penentu prediksi jumlah mahasiswa baru tiap prodi terkait dengan penyusunan RAP

2

Biro Administrasi Akademik (BAA)

Penyedia data jumlah mahasiswa (student body) tiap tahun Penyedia data jumlah lulusan tiap semester

3

Biro Keuangan – Bagian Pembukuan

Penyedia data realisasi berbagai pendapatan sebagai dasar untuk memantau kecenderungan perubahan termasuk pencapaian realisasi RAP yang telah disusun tiap awal tahun

4

Biro Keuangan – Bagian Penggajian

Penyedia data realisasi pendapatan khusus Banpem bulan-bulan atau tahun yang telah berlalu

14



Prosedur Penyusunan RAP dilaksanakan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut: F.1.

Kepala Biro Keuangan menyusun RAP uang kuliah mahasiswa yang terdiri dari UKT dan SKS dengan mengikuti formulasi yang telah ditentukan sebelumnya

F.2.

Kepala Biro Keuangan menyusun RAP uang kemahasiswaan berdasarkan perkiraan jumlah mahasiswa baru dikalikan tarip-tarip yang berlaku

F.3.

Kepala Biro Keuangan menyusun RAP uang iuran asuransi mahasiswa berdasarkan student body dikalikan tarip iuran asuransi per angkatan

F.4.

Kepala Biro Keuangan menyusun RAP dana bantuan pemerintah (Banpem) berdasarkan data dari Bagian Penggajian

F.5.

Kepala Biro Keuangan menyusun RAP varia berdasarkan formulasi perhitungan yang telah disusun sebelumnya

F.6.

Kepala Biro Keuangan menyusun rekap RAP uang kuliah dll (F1 s.d F5) ke dalam format standard yang telah ditentukan oleh universitas yaitu berbasis Pos maupun berbasis Unit sbb:

F.6.1. Rekap RAP Berbasis Pos RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (RAP) UNIVERSITAS SANATA DHARMA BERBASIS POS TAHUN XX No

Pos

RAP Tahun XX

1.

Uang UKT

Rp. XX

2

Uang SKS

Rp. XX

3

Uang Kemahasiswaan

Rp. XX

4

Uang Assuransi Mahasiswa

Rp. XX

5

Dana Bantuan Pemerintah (Banpem)

Rp. XX

6

Pemasukan lain-lain (varia) a. Uang Ujian Tugas akhir

Realisasi Tahun XX

% Tase

Rp. XX

15



b. Uang Kuliah Kerja Nyata (KKN)

Rp. XX

c. Uang Formulir Mahasiswa Baru

Rp. XX

d. Uang Wisuda

Rp. XX

e. Ijasah

Rp. XX

f. Pendapatan Bunga

Rp. XX

g. Sewa lain-lain

Rp. XX

h. Fotocopy dan Risograph

Rp. XX

i. Uang Week End Moral

Rp. XX

j. Lain-lain

Rp. XX

Jumlah Total RAP

Rp. XX

F.6.2. Rekap RAP Berbasis Unit RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (RAP) UNIVERSITAS SANATA DHARMA BERBASIS UNIT TAHUN XX No

UNIT UKT

1 2

SKS

KMHS & ASURANSI

BANPEM

LAINLAIN

Rektorat Pusat KKN

3

Lembaga Bahasa (CEEC)

4

Perpustakaan

5

Unit Pelaksana Teknis - MPK

6

Biro Administrasi Akademik

7

Biro Administrasi Umum

8

Prodi BK

9

Prodi PGSD

10

Prodi PGSD (S1)

11

Prodi PBSID

12

Prodi PBI

13

Prodi PAK

16



14

Prodi PEK

15

Prodi P. Sejarah

16

Prodi P. Matematika

17

Prodi P. Fisika

18

Prodi Akuntansi

19

Prodi Manajemen

20

Prodi TE

21

Prodi TI

22

Prodi TM

23

Prodi D3 Mekatronika

24

Prodi Matematika

25

Prodi Fisika

26

Prodi Ilmu Komputer

27

Prodi Sastra Inggris

28

Prodi Sastra Indonesia

29

Prodi Ilmu Sejarah

30

Prodi Farmasi

31

Program Profesi Apoteker

32

Prodi Psikologi

33

Program Magister IRB

34

Program Magister KBI

G. Dokumentasi G.1. Daftar Student Body Mahasiswa Universitas Sanata Dharma Tahun 2004 – 2008 G.2. Daftar Tarip UKT Mahasiswa Universitas Sanata Dharma 2004 – 2008 G.3. Daftar Tarip UKT Mahasiswa Universitas Sanata Dharma 2004 – 2008 G.4. Daftar Tarip Uang Kemahasiswaan Universitas Sanata Dharma Tahun 2004 - 2008

17

BAB IV INSTRUKSI KERJA

PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PEMASUKAN (RAP)



INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)

1. INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAP 1.1. Instruksi Kerja Penyusunan RAP UKT dan SKS No i.

ii.

iii.

Perhitungan UKT

Perhitungan SKS

Kepala Biro Keuangan menyusun kolom perhitungan untuk penyusunan RAP UKT seperti contoh Appendix 6). Penyusunan

Kepala Biro Keuangan menyusun kolom perhitungan untuk penyusunan RAP SKS seperti contoh Appendix 6). Penyusunan

RAP dibagi dalam 2 semester karena jml mahasiswa selalu mengalami perubahan pada awal semester: lulus, cuti, DO, dsb

RAP dibagi dalam 2 semester karena jml mahasiswa selalu mengalami perubahan pada awal semester: lulus, cuti, DO, dsb

Kepala Biro Keuangan menginput jumlah mhs per prodi menurut angkatan, serta jml

Kepala Biro Keuangan menginput jumlah mhs per prodi menurut angkatan, serta jml

mhs yang Daftar Ulang (DU) periode JanrJuni. Jml mhs DU ini yang dipakai sebagai dasar penghitungan

mhs yang Daftar Ulang (DU) periode JanrJuni. Jml mhs DU ini yang dipakai sebagai dasar penghitungan

Kepala Biro Keuangan menginput tarip UKT per prodi untuk tiap angkatan; tarip UKT mhs lama tidak mengalami perubahan.

Kepala Biro Keuangan menginput tarip SKS per prodi untuk tiap angkatan; tarip SKS mhs lama mengalami perubahan pada semester ke 2.

iv.

Kepala Biro Keuangan mengisi kolom keterangan dengan prediksi mhs aktif.

Kepala Biro Keuangan mengisi kolom keterangan dengan prediksi mhs aktif.

Diasumsikan mhs aktif masih berjumlah 100% pada th ke 1 s.d th ke 4, dan th ke 5 semester 1, sisanya tinggal 50%

Diasumsikan mhs aktif masih berjumlah 100% pada th ke 1 s.d th ke 4, dengan 18 SKS, th ke 5 semester 1 tinggal 50% x 18 SKS, dan seterusnya, lihat contoh.

v.

Kepala Biro Keuangan menghitung perkalian untuk: jml DU x tarip UKT x %

Kepala Biro Keuangan menghitung perkalian untuk: jml DU x tarip SKS x jml

mhs

SKS x % mhs

18



vi.

Kepala Biro Keuangan menjumlah RAP UKT tiap prodi untuk semester I

Kepala Biro Keuangan menjumlah RAP SKS tiap prodi untuk semester I

vii.

Kepala Biro Keuangan menyusun aktivitas 1

Kepala Biro Keuangan menyusun aktivitas 1

s.d 6 untuk penghitungan RAP UKT periode Juli- Desember berikutnya dengan catatan :

s.d 6 untuk penghitungan RAP SKS periode Juli-Desember berikutnya dengan catatan :

- tarip UKT mhs lama tidak berubah - ada tambahan mahasiswa baru dengan tarip UKT yang baru sesuai dalam panduan penerimaan mahasiswa baru tahun yang bersangkutan

- tarip SKS mhs lama mengalami kenaikan 510% - ada tambahan mahasiswa baru dengan tarip SKS yang baru sesuai dalam panduan penerimaan mahasiswa baru tahun yang bersangkutan

Sebagai contoh dapat diperlihatkan perhitungan RAP UKT dan SKS Tahun 2008  lihat Appendix.

19



1.1.2 Diagram Alir Penyusunan RAP UKT dan SKS

Mulai

Data Jml mhs per Prodi

Data jumlah mhs Daftar Ulang

Daftar tarif UKT & SKS

Panduan PMB

Mengisi kolom Tarif pada Form RAP UKT & SKS semester genap dan ganjil sesuai ketentuan berdasarkan Daftar Tarif UKT & SKS dan berdasarkan tarif pada Panudan PMB untuk Mahasiswa baru

Menyiapkan Form perhitungan RAP UKT & SKS Semester Genap & Ganjil

Mengisi prediksi jumlah mahasiswa aktif sesuai ketentuan pada kolom keterangan

Form RAP UKT & SKS Smt II Form RAP UKT & SKS Smt I

Mengirsi jml mhs dalam Form Perhitungan RAP UKT & SKS smt genap & ganjil berdasarkan Data Jumlah mhs per Prodi menurut angkatan

Menghitung Total RAP UKT & SKS

Data Jml mhs per Prodi Data Jml Mhs Daftar Ulang Daftar Tarif UKT & SKS Panduan PMB Form RAP UKT & SKS Smt I Form RAP UKT & SKS II

Mengisi Kolom sudah DU pada Form Perhitungan RAP UKT & SKS smt genap & ganjil berdasarkan Data Jumlah mhs Daftar Ulang

1

Form RAP UKT & SKS Smt I = Form RAP UKT & SKS Semester Ganjil (Jan-Jul) Form RAP UKT & SKS Smt II = Form RAP UKT & SKS Semester Genap (Jul-Des) Data Jml mhs per Prodi = Data Jumlah mahasiswa per Prodi per angkatan

20



1.2. Instruksi Kerja Penyusunan RAP Uang Kemahasiswaan No i.

Detail kegiatan Kepala Biro Keuangan melakukan aktivitas: menyusun kolom perhitungan yang terdiri dari: No urut, keterangan, jumlah perkiraan mahasiswa baru (A), tarip uang kemahasiswaan menurut jenjang (B) dan RAP total

ii.

mengisi Kolom keterangan dengan pembedaan antara uang kemahasiswaan S1 dan uang kemahasiswaan D3

iii.

mengisi kolom tarip uang kemahasiswaan sesuai peraturan PMB yang berlaku

iv.

mengisi RAP total dengan perkalian antara unsur (A) x (B); lihat contoh tabel di bawah

v

Memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RA Pemasukan uang Kemahasiswaan standard

Contoh perhitungan uang kemahasiswaan tahun 2008 adalah sbb.: No

Keterangan Uang kemahasiswaan S1

Perkiraan Mhs Baru (A) 1401

1. 2.

575.000

805.575.000

Uang kemahasiswaan D3

50

525.000

26.250.000

Total

Tarip (B)

RAP Total (A x B)

831.825.000

21



1.2.1. Diagram Alir Penyusunan RAP Uang Kemahasiswaan: Uang Jaket Mulai

Data Jml Perkiraan Mhs Baru

Daftar Tarif Uang Kmhs

Menyiapkan Form Perhitungan RAP Kmhs

Form RAP Uang Kmhs

Mengisi kolom tarif pada Form RAP Uang Kmhs berdasarkan Daftar Tarif Uang Kmhs

Menghitung Total RAP Uang Kmhs

Data Jml Perkiraan Mhs Baru Daftar Tarif Uang Kmhs

Form RAP Uang Kmhs

2

22



1.2.2. Diagram Alir Penyusunan RAP Uang Kemahasiswaan: Uang Insadha Mulai




Form RAP Uang Kmhs




Form RAP Uang Kmhs

2

23



1.2.3. Diagram Alir Penyusunan RAP Uang Kemahasiswaan: Uang PPKM Mulai




Form RAP Uang Kmhs




Form RAP Uang Kmhs

2

24



1.2.4. Diagram Alir Penyusunan RAP Uang Kemahasiswaan: Uang Kegiatan Mulai




Form RAP Uang Kmhs




Form RAP Uang Kmhs

2

25



1.3. Instruksi Kerja Penyusunan RAP Uang Asuransi No i.

Detail kegiatan Kepala Biro Keuangan melakukan aktivitas: menyusun kolom perhitungan yang terdiri dari: No urut, keterangan, jumlah student body (A), tarip uang asuransi per semester (B) dan RAP total

ii.

mengisi kolom keterangan dengan pembedaan antara mahasiswa angkatan 2004 s.d 2007 (2 semester) dan 2008 (1 semester)

iii.

mengisi kolom student body dengan jumlah mhs DU (untuk angkatan 2004 s.d 2007), dan perkiraan jumlah mahasiswa baru untuk angkatan 2008

iv.

mengisi kolom tarip per semester dengan tarip uang asuransi yang berlaku di USD

v.

menghitung RAP total dengan perkalian antara unsur (A) x (B) x (C); lihat contoh tabel di bawah

vi

Memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RA Pemasukan uang Asuransi standard

Form perhitungan uang assuransi (untuk contoh tahun 2008) sbb.: No

Keterangan

Student body (A)

Jml semester

1401

Tarip per semester (B) 25.000

1.

Mahasiswa angkt 2008 (1 semester)

2.

1

36.275.000


1582

25.000

2

79.100.000

3.


1640

25.000

2

82.000.000

4.


1688

15.000

2

50.640.000

5.


1775

15.000

2

53.250.000

Total

RAP Total (A x B x C)

301.265.000

26



1.3.1 Diagram Alir Penyusunan RAP Uang Assuransi

Mulai

Data Jumlah Perkiraan Mhs Baru

Data Jumlah Mhs Daftar Ulang

Mengisi Tarif pada Form RAP Uang Asuransi berdasarkan Daftar Tarif Uang Asuransi

Daftar Tarif Uang Asuransi

Menghitung Total RAP Uang Asuransi Menyiapkan Form Perhitungan RAP Uang Asuransi Daftar Jumlah Perkiraan Mhs Baru Daftar Jumlah Mhs Daftar Ulang Form RAP Uang Asuransi

Daftar Tarif Uang Asuransi

Form RAP Uang Asuransi

Mengisi Keterangan pada Form RAP Uang Asuransi

3 Mengisi Student Body pada Form RAP Asuransi berdasarkan Data Jumlah Perkiraan Mhs Baru

27



1.4. Instruksi Kerja Penyusunan RAP Bantuan Pemerintah No i.

Detail kegiatan Staf Bagian Gaji melakukan aktivitas: menyusun kolom perhitungan penyusunan RAP Bantuan Pemerintah yang terdiri dari: No, keterangan (A), Gaji Pokok (B), Tunjangan Keluarga (C), Tunjangan Perbaikan Penghasilan - TPP 10% (D), Tunjangan Beras (E), Tunjangan Fungsional (F), Jumlah (G), Cadangan 6% (H), Jumlah dalam 1 bulan (I), Jumlah 12 Bulan (J)

ii

mengisi kolom Keterangan dengan isian Fakultas dan Prodi yang memperoleh dana bantuan pemerintah (lihat contoh form di bawah)

iii

mengisi kolom (B), (C), (E), (F), dengan angka realisasi penerimaan pada bulan November 2007 sebagai dasar perhitungan RAP Banpem tahun 2008

iv

mengisi kolom TPP-10% (D) dengan perkalian antara (B+C) x 10%; angka 10% dimaksudkan sebagai antisipasi untuk kenaikan gaji terkait dengan kenaikan gaji pegawai negeri sipil (PGPS)

v

mengisi kolom Jumlah (G) dengan penjumlahan antara (B+C+D+ E+ F)

vi.

mengisi kolom Cadangan 6% (H) dengan perkalian antara (G x 6%); angka 6% dimaksudkan sebagai cadangan untuk kenaikan gaji terkait dengan kenaikan pangkat regular dosen dpk (dipekerjakan)

vii

mengisi kolom Jumlah 1 Bulan (I) dengan penjumlahan antara (G + H)

vi

mengisi kolom Jumlah 12 bulan (J) dengan perkalian antara (I x 12); yang merupakan hasil perkalian RAP Banpem untuk 1 tahun

vii

memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RA Pemasukan Bantuan Pemerintah standard

secara rinci perhitungan anggaran penerimaan Banpem 2008 tersebut dapat dilihat pada Form Penyusunan RAP Penerimaan Bantuan Pemerintah (Banpem) (untuk contoh Tahun 2008 - dalam ribuan rupiah)

28



1.4.1. Diagram Alir Penyusunan RAP Bantuan Pemerintah Mulai

Data Realisasi Penerim

Data Prodi Penerima Banpem

Menyiapkan Form Perhitungan RAP Bantuan Pemerintah

Form RAP Banpem

Mengisi kolom Keterangan A pada Dorm RAP Banpem berdasarkan Data Prodi yang menerima Banpem

Mengisi kolom Gaji Poko (B) Tunj. Kel (C) Tunj. Beras, Tunj. Fungsional (F) pada Form RAP Bantuan Pemerintah berdasarkan Data Realisasi Penerimaan dr Banpen bln November thn sebelumnya

Mengisi kolom Jumlah dengan hasil penjumlahan antara (B+C+D+E+F)

Mengisi kolom cadangan pada form RAP Banpem dengan hasil perkalian antara (G X6%)

Mengisi kolom jumlah 1 bln (I) pada Form RAP Banpem dengan hasil penjumlahan antara G + H

Mengisi kolom jumlah 12 bln (J) pada form RAP Banpem dengan hasil perkalian I x 12

Data Prodi Penermia Banpem Data Realisasi Penerim

Form RAP Banoem Mengisi kolom IPP (D) pada Form RAP Bantuan Pemerintah sesuai ketentuan (hasil perkalian (B+C) x 10%

4

29



1.5. Instruksi Kerja Penyusunan RAP Pendapatan Lain-lain (Varia)

N Unsur Pendapatan o 1 Uang akhir

Ujian/tugas

Detail kegiatan i. Kepala Biro Keuangan membuat pemisahan antara prodi yang menyelenggarakan ujian akhir (ujian skripsi) dengan yang tidak menyelenggarakan berdasarkan data dari Prodi ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi perhitungan jumlah mhs dari prodi yang akan mengikuti ujian berdasarkan tahun masuk mahasiswa dengan data dari BAA iii. Kepala Biro Keuangan membuat perhitungan prediksi pemasukan dengan perkalian antara tarip uang ujian dengan perkiraan jml mhs yang akan mengikuti ujian pada 2 semester di tahun yang bersangkutan

2 Uang KKN

i. Kepala Biro Keuangan membuat pemisahan antara prodi yang mhsnya wajib mengikuti KKN dengan yang tidak mengikuti berdasarkan data dari Prodi ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi perhitungan jumlah mhs dari prodi yang akan mengikuti KKN berdasarkan tahun masuk mahasiswa dengan data dari BAA iii. Kepala Biro Keuangan membuat perhitungan prediksi pemasukan dengan perkalian antara tarip uang KKN dengan perkiraan jml mhs yang akan mengikuti ujian pada 2 semester di tahun yang bersangkutan

3 Uang Formulir Mhs i. Kepala Biro Keuangan menyusun trend penjualan Baru formulir mhs baru berdasarkan data dari BAA, untuk

30



jalur prestasi, jalur kerjasama dan jalur test regular ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang penjualan formulir berdasarkan trend penjualan formulir tahun sebelumnya dikalikan dengan masingmasing harga formulir 4 Uang Wisuda

i. Kepala Biro Keuangan menyusun prediksi kelulusan mahasiswa berdasarkan data dari BAA ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang wisuda berdasarkan (prediksi kelulusan x 80% x tarip wisuda)

5 Uang ijasah

i. Kepala Biro Keuangan menyusun prediksi kelulusan mahasiswa tahun sebelumnya berdasarkan data dari BAA ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang ijasah berdasarkan uang ijasah (prediksi kelulusan x 100% x tarip ijasah)

6 Uang week end moral

i. Kepala Biro Keuangan menyusun perkiraan jumlah mhs tahun yang akan datang berdasarkan keputusan Rektorat ii. Kepala Biro Keuangan membuat pemisahan antara prodi yang mahasiswanya wajib mengikuti week end moral dengan yang tidak wajib iii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang week end moral berdasarkan (prediksi mahasiswa yang akan menikuti week end moral x tarip uang week end moral).

7 Pendapatan Bunga

i. Kepala Biro Keuangan melihat realisasi pendapat bunga pada tahun yang bersangkutan

31



ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang pendapatan bunga berdasarkan rumus (realisasi penerimaan tahun yang bersangkutan x 110%). 8 Sewa lain-lain BAU

i. Kepala Biro Keuangan melihat realisasi pendapat sewa lain2 BAU pada tahun yang bersangkutan ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang pendapat sewa lain2 BAU berdasarkan rumus (realisasi penerimaan tahun yang bersangkutan x 110%).

9 Uang Perpust

Fotocopy i. Kepala Biro Keuangan melihat realisasi pendapat uang FC perpustakaan pada tahun yang bersangkutan ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang pendapatan FC Perpustakaan berdasarkan rumus (realisasi penerimaan tahun yang bersangkutan x 110%).

1 Uang Fotocopy i. Kepala Biro Keuangan melihat realisasi pendapat uang 0 Risograph BAU FC & Risograph BAU pada tahun yang bersangkutan . ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang pendapatan FC & Risograph BAU berdasarkan rumus (realisasi penerimaan tahun yang bersangkutan x 110%). 1 Pendapatan 1 rektorat

lain2 i. Kepala Biro Keuangan melihat realisasi pendapat lain2 Rektorat pada tahun yang bersangkutan ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang pendapatan lain2 berdasarkan rumus (realisasi penerimaan tahun yang bersangkutan x 110%).

32



1.5.1. Diagram Alir Penyusunan RAP Pendapatan Lain-lain (Varia) 1.5.1.1. Uang Ujian / Tugas Akhir

33



Mulai

Data Mahasiswa

Data Student Body

Daftar Tarif Uang Ujian Akhir

Membuat prediksi perhitungan jumlah mahasiswa yang ikut Ujian Akhir

Data prediksi jml mhs ikut Ujian Akhir

Memisahkan Prodi yang menyelenggarakan Ujian akhir dengan yang tidak berdasarkan data dari Prodi

Menghitung prediksi Pemasukan Uang Ujian Akhir dengan perkiraan jumlah mhs yang ikut Ujian Akhir

Tidak Prodi Menyelenggarakan Ujian Akhir ? Mengisi kolom tarif pada Form RAP Uang Ujian Akhir berdasarkan Daftar Tarif Uang Ujian Akhir Ya

Menyiapkan Form Perhitungan Uang Ujian Akhir

Form RAP Ujian Akhir

Daftar Tarif Uang Ujian Akhir Data Student Body Data Mahasiswa Data Prediksi Mhs Ikut Ujian Akhir

Form RAP Uang Ujian Akhir

5 Selesai

1.5.1.2. Uang KKN

34



Mulai

Data Mahasiswa

Data Student Body

Data prediksi peserta KKN

Daftar Tarif Uang KKN

Menghitung prediksi Pemasukan Uang KKN dengan mengalikan tarif Uang KKN dg perkiraan jml peserta Memisahkan Prodi yang Mhsnya wajib mengikuti KKN dengan yang tidak berdasarkan data dari Prodi

Mengisi kolom tarif pada Form RAP Uang KKN berdasarkan Daftar Tarif Uang KKN

Tidak

Mahasiswa wajib mengikuti KKN ? Daftar Tarif Uang KKN Data Student Body Ya

Data Mahasiswa Data prediksi peserta KKN

Menyiapkan Form Perhitungan Uang KKN Form RAP Uang KKN

Form RAP Uang KKN

Membuat prediksi perhitungan jumlah mahasiswa yang ikut KKN berdasar thn masuk mhs

6

Selesai

1.5.1.3. Uang Formulir Mahasiswa Baru

35



Mulai

Data Penjualan Formulir

Daftar Harga Formulir

Membuat prediksi pemasukan uang formulir berdasar data trend penjualan formulir th sebelumnya

Menyusun trend penjualan formulir mhs baru berdasar data dari BAA untuk jalur prestasi, jalur kerjasama, jalur test reguler

Mengisi kolom tarif pada Form RAP Uang Formulir berdasarkan harga formulir

Daftar Harga Formulir Data trend penjualan formulir

Data trend penjualan formulir Data penjualan formulir

Form RAP Uang Formulir

Menyiapkan Form Perhitungan Uang Formulir

Form RAP Uang Formulir

7

1.5.1.4. Uang Wisuda

36



Mulai

Data Student Body

Daftar Tarif Uang Wisuda Membuat prediksi pemasukan Uang Wisuda berdasar prediksi kelulusan x 80 % x tarif wisuda

Menyusun prediksi kelulusan mahasiswa berdasar data dari BAA

Mengisi kolom tarif pada Form RAP Uang Wisuda

Daftar Tarif Uang Wisuda

Data prediksi kelulusan

Data Student Body Data Prediksi kelulusan

Form RAP Uang Wisuda Menyiapkan Form Perhitungan Pendapatan Uang Wisuda

Form RAP Uang Wisuda

8

1.5.1.5. Uang Ijasah

37



Mulai

Data Student Body

Daftar Tarif Uang ijasah

Membuat prediksi pemasukan Uang Ijasah berdasar prediksi kelulusan x 100 % x tarif ijasah

Menyusun prediksi kelulusan mahasiswa berdasar data dari BAA

Mengisi kolom tarif pada Form RAP Uang Ijasah

Data prediksi kelulusan Daftar Tarif Uang Ijasah Data Student Body Data Prediksi kelulusan

Menyiapkan Form Perhitungan Uang Ijasah

Form RAP Uang Ijasah

Form RAP Uang Ijasah

9

1.5.1.7. Uang Pendapatan Bunga

38



Mulai

Data Realisasi pendapatan bunga thn ybs

Menyiapkan Form RAP Perhitungan pendapatan bunga

Form RAP Perhitungan Pendapatan Bunga

Mengisi prediksi pemasukan Uang Pendapatan Bunga sesuai ketentuan pada kolom tarif

Data Realisasi Pendapat an bunga thn ybs Form RAP Pendapatan Bunga

11

1.5.1.8. Uang Pendapatan Sewa Lain-lain BAU

39



Mulai

Data Realisasi Pendapatan lain-lain BAU thn ybs.

Menyiapkan Form Perhitungan Pendapatan Sewa Lain-lain BAU

Form RAP Pendapatan Sewa Lain-lain BAU

Mengisi prediksi pemasukan Uang Sewa lain-laib BAU sesuai ketentuan pada kolom tarif

Data Realisasi Pendapatan lain-lain BAU thn ybs. Form RAP Pendapatan Lain-ain BAU

12

1.5.1.9. Uang Pendapatan Fotocopy Perpustakaan

40



Mulai

Data Realisasi Pendapatan Uang FC Perpust thn ybs

Menyiapkan Form RAP Perhitungan Pendapatan FC Perpust

Form RAP Pendapatan FC Perpust

Mengisi prediksi pemasukan Uang pendapatan FC Perpust sesuai ketentuan pada kolom tarif

Data Realisasi Pendapatan Uang FC Perpust thn ybs

Form RAP Pendapatan FC Perpust

13

1.5.1.10. Uang Pendapatan Fotocopy Risograph BAU

41



Mulai

Data Realisasi Pendapatan Uang FC Risograph BAU thn ybs.

Menyiapkan Form Perhitungan Pendapatan Uang FC Risograph BAU

Form RAP Pendapatan Uang FC Risograph BAU

Mengisi prediksi pemasukan Uang FC Risograph BAU sesuai ketentuan pada kolom tarif

Data Realisasi Pendapatan Uang FC Risograph BAU thn ybs.

Form RAP Pendapatan Uang FC Risograph BAU

14

1.5.1.11. Uang Pendapatan Lain-lain Rektorat

42



Mulai

Data Realisasi Pendapatan Lain-lain Rektorat thn ybs.

Menyiapkan Form Perhitungan Pendapatan Lain-lain Rektorat

Form RAP Pendapatan Lain-lain Rektorat

Mengisi prediksi pemasukan Uang Pendapatan lain-lain Rektorat sesuai ketentuan pada kolom tarif

Data Realisasi Pendapatan Lain-lain Rektorat thn ybs. Form RAP Pendapatan Lain-lain Rektorat

15

43

BAB V STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)



PROSEDUR PENYUSUNAN RAB dan RKA A. Tujuan Penyusunan SOP RAB dan RKA/T A.1. Terbentuknya sistem dan mekanisme serta evaluasi RAB dan RKA/T: Sistem dan mekanisme serta evaluasi RAB dan RKA/T dituangkan dalam suatu panduan yang akan disosialisasikan kepada tiap prodi/unit terkait. Kedisiplinan pengguna dalam mentaati aturan yang ada dalam panduan tersebut sangat mendukung tercapainya efiisiensi dalam penyusunan dan evaluasi RAB dan RKA/T A.2. Tercapainya kontrol dan evaluasi atas pengelolaan keuangan: tersedianya sistem yang on-line atas RAB dan RKA/T memungkinkan tiap prodi/unit mampu memantau dengan cepat pengeluaran dana yang telah dilakukan. Over budgeting dalam pembiayaan dapat diminimalkan. Demikian juga RKA/T dapat dievaluasi apakah dilaksakanan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

B. Deskripsi tentang Rencana Anggaran Belanja (RAB) serta Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) B.1. Gambaran Umum tentang RAB: Rencana Anggaran Belanja (RAB) di dalamnya memuat rencana anggaran untuk pembiayaan rutin ataupun pembiayaan langsung seperti: gaji dengan berbagai unsur sesuai dengan kemampuan PTS, berbagai biaya perawatan dan biaya langganan fasilitas di tingkat universitas; serta anggaran untuk pembiayaan non rutin yang berupa kegiatan yang secara detail termuat dalam Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA). Pembiayaan rutin sebagaimana tertuang dalam RAB tersebut bersifat tetap, artinya sama sekali tidak dapat dipotong/dikurangi, karena beban ini merupakan beban utama yang harus dipenuhi demi berjalannya suatu kegiatan di perguruan tinggi. Dalam perencanaan/penganggarannya biaya ini dianggarkan langsung oleh universitas maupun yayasan. Dengan kata lain, sebagian dari anggaran pemasukan yang akan diterima oleh universitas, langsung dialokasikan untuk penganggaran biaya rutin, setelah itu baru didistribusikan untuk anggaran pembiayaan non rutin. B.2. Gambaran Umum tentang RKA/RKAT Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) maupun Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKAT) Unit Kerja pada hakikatnya adalah panduan bagi semua pihak dalam melaksanakan Tridharma Perguruan Tinggi. Dengan RKA/T diharapkan setiap kegiatan dapat diikuti dan dievaluasi kesesuaiannya dengan perencanaan. Dengan kata lain akuntabilitas (pertanggungjawaban) akan terjamin apabila setiap kegiatan didasarkan pada RKA/T. RKA/T merupakan bagian dari rangkaian kegiatan dalam Siklus Perencanaan Universitas Sanata Dharma dalam penyusunan program kerja seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Sanata Dharma beserta

43


PROSEDUR PENYUSUNAN RAB dan RKA penganggarannya secara terjadwal, terpadu, dan berkesinambungan. Penyusunan RKA/T unit kerja didasarkan pada arah pengembangan Universitas Sanata Dharma di masa mendatang, sumberdaya yang dimiliki, serta pelaksanaan program kerja pada periode sebelumnya. B.3. Landasan Penyusunan RKA/T: RKA/T Universitas Sanata Dharma disusun dengan mengacu pada Renstra Universitas Sanata Dharma tahun 2008-2012 dan Renstra Unit. Berdasarkan visi dan misi perguruan tinggi, disusunlah suatu rencana strategik berupa tindakan, langkah atau cara untuk mencapainya. Setiap prodi/unit diharapkan menyusun usulan program dan kegiatan serta penganggarannya dengan memperhatikan sasaran dan program-program strategis yang telah dijabarkan dalam Renstra Universitas Sanata Dharma tahun 2008-2012 maupun renstra unit yang telah disusun. RKA/T merupakan anggaran kinerja yang penyusunan anggarannya tidak hanya memperhatikan pengalokasian input, namun juga memperhatikan capaian output dari kegiatan yang direncanakan dan ditetapkan pembiayaannya. Kinerja didasarkan pada perbandingan antara output dengan input (efisiensi) dan perbandingan antara output yang direncanakan dengan output realisasi (efektititas). B.3. Program Kerja: Program adalah kumpulan dari kegiatan sejenis yang menunjukkan pembidangan yang ada di perguruan tinggi, yaitu: a. b. c. d.

Program 1 Program peningkatan kualitas akademis Program 2 Program peningkatan kualitas administrasi umum dan keuangan Program 3 Program peningkatan kualitas kemahasiswaan Program 4 Program peningkatan kualitas hubungan masyarakat dan penjaminan mutu

Setiap program kerja diturunkan dalam kegiatan dan sub-kegiatan. Kegiatan adalah kumpulan dari sub-kegiatan sejenis yang belum bisa secara operasional anggaran dilaksanakan. Subkegiatan adalah unit aktivitas terendah yang secara operasional anggaran dapat dilaksanakan. Setiap prodi/unit wajib merencanakan kegiatannya berdasarkan hasil evaluasi diri yang telah dilakukan. Selama ini kegiatan yang direncanakan lebih banyak pada aktivitas yang telah dilakukan pada tahun-tahun sebelumnya. Bahkan sering terjadi RKA/T yang disusun hanya mengcopy RKA/T yang disusun tahun sebelumnya, sehingga manfaat yang diperoleh tidak memaksimalkan pengembangan prodi/unit.

44


PROSEDUR PENYUSUNAN RAB dan RKA

C. Ruang Lingkup Berdasarkan fokus dalam kegiatan rutin yang dilakukan, lingkup penyusunan RAB dan RKA terkait dengan unit-unit kerja di USD, dan dapat dibagi dalam dua kelompok, yaitu: 

Unit non Prodi (unit Pendukung atau Non Akademik): merupakan unit penyelenggara kegiatan yang diperlukan untuk mendukung atau melengkapi kegiatan akademik yang diselenggarakan oleh Prodi. Unit ini meliputi Rektorat beserta Lembaga, Biro, Pusat, UPT.



Unit Prodi (Akademik): meliputi Program studi yang kegiatan utamanya adalah menyelenggarakan kegiatan akademik.

Daftar Fakultas serta Rektorat dan Unit Kerja yang berada dalam koordinasinya adalah sebagai berikut: C.1. Unit non Prodi (unit Pendukung atau Non Akademik): No

Fakultas

Kode Biaya yang Anggarkan

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Rektorat Sekretariat Pelaksana Mission and Identity Campus Ministry Pusat Study Ignatian Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM) Lembaga Bahasa Lembaga Penjaminan Mutu UPT Perpustakaan Unit Pelaksana Teknis – UPT MPK Biro Humas Biro Kerjasama dan Hubungan Luar Negeri (BKHLN) Biro Personalia Biro Keuangan Biro Administrasi Akademik Biro Administrasi dan Pengembangan Sistem Informasi (BAPSI) Biro Sarana Prasarana (B S P) Biro Administrasi Umum (B A U)

02, 03, 04, 05, 07 02, 03, 04, 05, 07 02, 03, 04, 05, 07 02, 03, 04, 05, 07 02, 03, 04, 05, 07 02, 03, 04, 05, 07 02, 03, 04, 05, 07 02, 03, 04, 05, 07 02, 03, 04, 05, 07 02, 03, 04, 05, 07 02, 03, 04, 05, 07 02, 03, 04, 05, 07 01, 02, 03, 04, 05, 07 02, 03, 04, 05, 07 02, 03, 04, 05, 07 02, 03, 04, 05, 07 02, 03, 04, 05, 07

45



C.2. Unit Prodi (Akademik): No Kode

Fakultas

Kode Biaya yang Anggarkan

01.

Prodi dari Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (F K I P)

02 - 08

02.

Prodi dari Fakultas Ekonomi

02 - 08

03.

Prodi dari Fakultas Sains dan Teknologi (FST)

02 - 08

04.

Prodi dari Fakultas Sastra

02 - 08

05.

Prodi dari Fakultas Farmasi

02 - 08

06.

Prodi dari Fakultas Psikologi

02 - 08

07.

Prodi dari Fakultas Pasca Sarjana

02 - 08

Masing-masing prodi maupun unit diwajibkan untuk menyusun RAB dan RKA/T nya secara rinci yang terangkum dalam pengeluaran eksploitasi dan investasi yang nampak dalam struktur biaya berikut ini : No kode

Keterangan

Kategori

A. Eksploitasi 01

Gaji

RAB

02

Biaya Administrasi

RAB

03

Biaya Rapat Kerja

RAB

04

Biaya Kegiatan Akademis/Pengembangan

RKA

05

Biaya Perawatan

RAB

06

Biaya Habis Pakai

RAB

07

Biaya lain-lain

RAB

08

Biaya Kegiatan Kemahasiswaan

RKA

B. Investasi

Investasi

46



D. Daftar Istilah D.1. Rencana Anggaran dan Belanja (RAB); adalah penyusunan anggaran tahunan prodi maupun unit di USD, yang di dalamnya memuat rincian mengenai pembiayaan rutin (non RKA) dan RKA (eksploitasi), serta pembelanjaan investasi D.2. Rencana Kegiatan dan Anggaran/Tahunan (RKA/T), adalah penyusunan anggaran tahunan prodi maupun unit di USD, yang di dalamnya memuat rincian tentang kegiatan pengembangan yang akan dilakukan berikut pembiayaannya. Penyusunan RKA/T harus didasarkan pada hasil evaluasi diri yang telah dilakukan oleh prodi maupun unit sebagaimana telah dijelaskan di atas. D.3. Pengeluaran/pembiayaan eksploitasi: Pos eksploitasi adalah pengeluaran-pengeluaran yang dibiayai dengan dana mahasiswa non DPP. Karena pengelolaan non DPP diserahkan kepada Universitas, maka pengelolaan pos eksploitasi juga ditangani oleh universitas. D.4. Pengeluaran/pembiayaan investasi: dengan 1 elemen biaya. Pos investasi adalah pengeluaran untuk pengadaan sarana dan prasarana yang dibiayai dengan dana DPP mahasiswa. Karena pengelolaan DPP ditangani secara khusus oleh Yayasan, maka pengelolaan pos investasi juga ditangani oleh Yayasan.

E. Referensi i.

Lembaga Penjaminan Mutu USD, Buku Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP), tahun 2008

ii.

Gasperz, Vincent. (2005). ISO 9001: 2000 and Continual Quality Improvement. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

iii. Suryo Pratolo, Dr, Manual Pelatihan Penyusunan Anggaran Berbasis Kinerja, Yogyakarta, 2008

F. Tanggungjawab dan Prosedur F.1. Penanggungjawab Penanggungjawab penyusunan RAB adalah Kepala Biro Keuangan, Unit Pendukung dan Rektorat, sedangkan penyusunan RKA/T adalah unit kerja pengguna anggaran: Pimpinan, Fakultas/Prodi, Lembaga-lembaga/Unit/Biro/Pusat, yang memiliki kewenangan menggunakan anggaran.

47


PROSEDUR PENYUSUNAN RAB dan RKA F.2. Prosedur Prosedur penyusunan RAB dan RKA/T dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

F.2.1. Proses Penyusunan Anggaran (RAB/RKA). Secara garis besar proses tersebut terdiri dari beberapa tahapan, yaitu: A. Dalam proses penyusunan anggaran ada dua mekanisme yang digunakan, yaitu mekanisme Top Down dan Mekanisme Bottom Up. Dalam mekanisme Top Down (Mekanisme Arahan Budhet Policy), pimpinan organisasi (universitas) memberikan arahan tentang kebijakan dalam penganggaran. Sedangkan dalam Mekanisme Bottom Up, adalah adanya usulan-usulan dari unit kerja berupa program-program, kegiatan dan anggaran dalam sub unit kerja. B. Mekanisme Analisis Anggaran: Analisis atas pengajuan anggaran penting dilakukan untuk menjamin kualitas anggaran dari sisi perencanaan strategic, beban kerja dan harga. Pihak yang terlibat antara lain lain adalah Badan/Lembaga Penjaminan Mutu dan Komite Anggaran. C. Mekanisme Penetapan Anggaran: Dilakukan oleh pimpinan perguruan tinggi setelah Lembaga Penjaminan Mutu merekomendasikan Rancangan Anggaran. Pihak-pihak yang terlibat dalam Proses Penyusunan Anggaran adalah: - Fungsi Strategik Organisasi, pada perguruan tinggi posisi ini pada pimpinan perguruan tinggi dan yayasan - Penanggungjawab Anggaran, merupakan unit kerja pengguna anggaran: Pimpinan, Fakultas/Prodi, Lembaga-lembaga, Biro-biro yang bertanggungjawab atas penggunaan anggaran - Panitia Anggaran, adalah pihak yang bertugas sebagai fasilitator penyusunan anggaran, dapat dipegang oleh Wakil Rektor II, Biro Keuangan, dalam hal mensosialisasikan dan menditribusikan piranti penyusunan anggaran dan mengumpulkan form-form anggaran. Beberapa instrument yang digunakan dalam Proses Penyusunan Anggaran ini adalah: -

Renstra Universitas Informasi masa lalu Informasi Situsasi dan kondisi jangka pendek Arah Kerja Umum (AKU) dan Strategi Prioritas (SP) Pagu/Plafon Anggaran Standard Analisis Belanja (SAB) yang meliputi Standard Beban Kerja dan Standard Harga Form-form Penyusunan Rencana Anggaran Unit Kerja

48


PROSEDUR PENYUSUNAN RAB dan RKA Secara garis besar Proses Penyusunan Anggaran dapat dilihat dari skema di bawah ini:

Pimpinan PT

BERKAS PENYUSUNAN ANGGARAN

Dewan Penyantun/Yayasan

AKU SP Plafon Unit SAB

Unit Kerja/Prodi

Panitia Anggaran

Ranc anggrn Draft Rancangan Anggaran

Komite AnalisisAnggaran Rancangan Anggaran

Anggaran

PROSES PENGANGGARAN

49



1. Pengajuan Draft RAB/RKA: dalam proses penyusunan draft RAB/RKA, setiap fakultas/unit wajib mentaati jadwal dan kisi-kisi penyusunan RAB/RKA yang telah ditentukan oleh rektorat. Periode November

Aktivitas Unit

Aktivitas Rektorat

- Menyusun dalam unit masing-masing kegiatan pengembangan dalam RAB/RKA yang berbasis evaluasi diri

- Menginformasikan kepada prodi/unit jadwal pengajuan RAB/RKA

- Menyusun RAB non pengembangan dengan dasar volume kegiatan dan perubahan layanan yang dimungkinkan November

Desember

Mempresentasikan RAB/RKA pada unit masing-masing

Mengajukan draft RAB/RKA ke Rektorat

- Menginstruksikan kepada Biro Keuangan untuk menyusun Rencana Anggaran Pendapatan (RAP) DPP dan non DPP - Menginstruksikan kepada Biro Keuangan untuk menyusun RAB gaji, RAB non kemahasiswaan -

Menyusun perhitungan biaya bersama dan biaya langsung berdasarkan data dari Biro Keuangan

-

Menyelesaikan perhitungan bersama dan biaya langsung

biaya

- Menginstruksikan kepada Biro Keuangan untuk menghitung saldo RAB/RKA tahun 2007 Januari

Mengajukan draft RAB/RKA ke Senat Universitas untuk mendapatkan persetujuan

Januari

Mengajukan draft kepada Yayasan tentang: - Rencana anggaran pendapatan (RAP) - Perhitungan biaya bersama dan biaya langsung - Perhitungan saldo RAB tahun 2007 - Perkiraan defisit eksploitasi yang diajukan - Pengajuan RAB investasi unit

50


PROSEDUR PENYUSUNAN RAB dan RKA 2. Persetujuan prinsip RAB/RKA: persetujuan prinsip RAB/RKA diartikan sebagai persetujuan dari Yayasan Sanata Dharma atas defisit eksploitasi yang harus ditutup dengan dana dari DPP. Adapun tahapan tersebut dapat diringkas dalam tabel berikut: Periode Januari

Aktivitas Yayasan - Menerima dan mempelajari pengajuan RAB/RKA Universitas - Menyusun perhitungan penggunaan dana DPP

Februari

Aktivitas Rektorat draft alokasi

- Mengadakan rapat Yayasan untuk membahas pengajuan RAB/RKA dari Universitas - Memberikan rambu-rambu persetujuan RAB/RKA berikut perubahan yang harus diikuti - Memberikan persetujuan RAB investasi

- Mempersiapkan draft persetujuan plafon RAB/RKA yang disetujui kepada unit berikut catatan-catatan untuk perubahan - Mengirim draft persetujuan plafon RAB/RKA unit - Mengirim draft persetujuan plafon RAB investasi unit

3. Revisi Draft RAB/RKA Periode Februari

Aktivitas Unit - Menerima plafon persetujuan RAB/RKA dan RAB investasi - Berkoordinasi dengan unit untuk merevisi pengajukan RAB/RKA dan RAB investasi’ - Menyusun rincian prioritas penggunaan dana untuk kegiatan RKA dan pembelanjaan investasi

Maret

Aktivitas Rektorat - Menerima pengajuan revisi penggunaan RAB/RKA dan RAB investasi dari unit - Merekap pengajuan tersebut ke dalam format standard untuk dimintakan persetujuan dari Yayasan - Mengirim RAB/RKA standard ke Yayasan untuk memperoleh persetujuan pengurus Yayasan

- Menerima pengesahan RAB/RKA dari Yayasan sebagai persetujuan final

- Menerima pengesahan RAB/RKA dari Yayasan sebagai persetujuan final

- Menginformasikan kepada unit yang ada dibawahnya atas persetujuan

- Mendistribusikan persetujuan dari Yayasan tersebut kepada unit terkait

51


PROSEDUR PENYUSUNAN RAB dan RKA tersebut

Data Final RAB/RKA yang telah disetujui oleh yayasan dan didistribusikan oleh unit, akan diinput oleh staf bagian pembukuan di Biro Keuangan ke dalam sistem akuntansi yang ada, untuk selanjutnya akan memprosesnya ke dalam program RAB/RKA Tahunan Universitas.

F.2.2. Prosedur Penyusunan RAB Untuk setiap program kegiatan yang direncanakan harus dapat ditetapkan penganggarannya, baik anggaran pengeluaran (belanja) maupun anggaran pendapatannya (khusus untuk anggaran pendapatan telah diuraikan pada bab sebelumnya). F.2.2.1. Biro Keuangan: menyusun anggaran rutin gaji: Kepala Bagian Gaji/staf Bagian Gaji menyusun penganggaran untuk gaji secara keseluruhan (gaji pegawai edukatif dan pegawai adminitratif) dengan menggunakan Form Penyusunan Anggaran Gaji berdasarkan realisasi pengeluaran tahun yang bersangkutan ditambahkan dengan cadangan kenaikan gaji PGPS dan cadangan kenaikan pangkat regular untuk dosen maupun karyawan F.2.2.2. Unit/Biro Pendukung menyusun penganggaran untuk biaya langganan fasilitas tingkat universitas yang merupakan beban rutin dengan menggunakan form Penyusunan Anggaran Biaya Langganan Fasilitas F.2.2.3. Unit/Biro Pendukung menganggarkan biaya perawatan/maintenance untuk keseluruhan maintenance tingkat universitas serta penggunaan biaya fasilitas umum dengan menggunakan form Penyusunan Anggaran Biaya Langganan Fasilitas dan Perawatan F.2.2.4. Prodi/Biro/Pusat menganggarkan biaya administrasi, biaya perawatan sarana, biaya rapat kerja, biaya pembelian bahan habis pakai laboratorium, dan pengadaan investasi. Penyusunan anggaran pembiayaan rutin didasarkan pada kebutuhan riil unit dengan ditambahkan kemungkinan kenaikan harga (10%). Sedangkan pengadaan investasi tidak terlepas dari aktivitas RKA yang direncanakan.

F.2.3. Prosedur Penyusunan RKA/T F.2.3.1. Penyusunan Rencana Kegiatan: RKA/T prodi/unit merupakan jabaran operasional dari rencana strategis unit kerja yang bersangkutan yang menginduk pada Renstra Universitas Sanata Dharma tahun 2008-2012. Namun perlu diperhatikan juga bahwa program-program

52


PROSEDUR PENYUSUNAN RAB dan RKA pengembangan prodi/unit yang diusulkan dalam RKA harus mengacu pada visi masing-masing yang diinginkan pada lima tahun mendatang. Renstra Fakultas/unit yang telah disusun, menjadi acuan penting dalam mengusulkan program masing-masing Fakultas/unit. RKA USD disusun berdasarkan target capaian yang diusulkan oleh tiap Fakultas/unit dalam pelaksanaan renstranya. Program–program kegiatan yang diusulkan juga harus dilengkapi dengan capaian sasaran yang ditargetkan melalui indikator-indikator capaian (kuantitatif dan kualitatif serta output dan outcome) yang jelas dan sedapat mungkin dengan memperhatikan standar penjaminan mutu. Sebagai pedoman penyusunan RKA tahun 2009, program kerja Universitas diturunkan dari sasaran-sasaran jangka pendek yang dirumuskan dalam Renstra Universitas Sanata Dharma tahun 2008-2012, yaitu:4 i.

Peningkatan efisiensi dan tatakelola organisasi, pengembangan sistem penjaminan mutu dan optimalisasi pemanfaatan serta pemberdayaan sumber daya. Strategi ini tertuang dalam kegiatan:         

Peningkatan efektivitas kepemimpinan Peningkatan efektivitas sistem administrasi akademik Optimalisasi sistem manajemen keuangan Peningkatan efektivitas sistem perencanaan dan penganggaran Optimalisasi sistem manajemen dan pemberdayaan SDM Optimalisasi sistem manajemen, keamanan dan pengadaan asset serta pemanfaatannya Pengembangan sistem informasi manajemen terpadu Pengembangan sistem penjaminan mutu terpadu Pemberdayaan sharing of good practices antar unit kerja

ii. Strategi ini tertuang dalam kegiatan   

 4

Peningkatan kualitas input mahasiswa baru Peningkatan kualitas dosen Peningkatan kualitas pembelajaran: Peningkatan efektivitas penjaminan mutu pembelajaran; Peningkatan kompetensi dosen dalam pengelolaan proses pembelajaran berbasis pedagogi ignatian, Pengembangan sistem pembelajaran berbasis digital: Content Management System (CMS) dan Learning Management System (LMS). Peningkatan kualitas sarana pembelajaran

Renstra USD, 2008-2012 hlm. 15

53


PROSEDUR PENYUSUNAN RAB dan RKA       iii.

Pengembangan roadmap penelitian Pengembangan roadmap pengabdian kepada masyarakat Peningkatan kuantitas dan kualitas publikasi karya ilmiah dan hasil penelitian Peningkatan kuantitas dan kualitas pengabdian kepada masyarakat Peningkatan relevansi penelitian Peningkatan relevansi pengabdian kepada masyarakat Peningkatan efisiensi eksternal melalui ekstensifikasi dan intensifikasi jejaring (networking) dengan pihak luar, peningkatan relevansi kurikulum, pengembangan softskill mahasiswa dan pemberdayaan alumni. Strategi ini tertuang dalam kegiatan:      

iv.

Perluasan jejaring kerja sama nasional dan internasional (ekstensifikasi) Peningkatan cakupan bidang kerja sama nasional dan internasional (intensifikasi) Peningkatan relevansi kurikulum program studi Peningkatan partisipasi mahasiswa dalam kegiatan ilmiah, bidang minat dan bakat di tingkat regional maupun nasional Pemberdayaan jejaring alumni Peningkatan kapasitas lulusan untuk berkarya

Pemberdayaan Program Studi/Pusat/Unit untuk Mengembangkan Program Unggulan. Strategi ini tertuang dalam kegiatan: 

v.

Identifikasi dan pengembangan program unggulan di Prodi/Pusat/Unit yang berakar pada identitas USD  Peningkatan fasilitas dan dukungan bagi percepatan program unggulan  Peningkatan daya saing program unggulan Pengembangan spiritualitas Ignatian, Misison and Identity USD, dan dinamisasi Ignatian Corporate Culture untuk meningkatkan kontribusi USD sebagai Universitas Yesuit di Indonesia. Strategi ini tertuang dalam kegiatan:     

Kontektualisasi kembali dan sosialisasi spiritualitas ignasian sebagai jiwa cara bergerak USD Internalisasi spiritualitas ignasian Dinamisasi Ignatian Corporate Culture di Indonesia Peningkatan brand equity USD (brand awareness, perceived equality, brand association, brand loyalty) Peningkatan kualitas aktualisasi diri USD dalam bidang penelitian yang membantu masyarakat menemukan jati diri dan memberikan kontribusi otentik kepada masyarakat

54



 

yang lebih luas dengan mengoptimalkan pemberdayaan potensi diri dan sinergi eksternal Peningkatan kualitas diri USD dalam bidang pengabdian kepada masyarakat dengan memprioritaskan perhatian pada masyarakat yang kurang berdaya dan tertinggal Peningkatan kualitas diri USD melalui prestasi kemahasiswaan, baik prestasi akademik maupun prestasi non akademik

Secara garis besar hubungan antara Renstra dengan RKA/T dapat ditunjukkan sbb.:5

5

Panduan Dirjen Dikti

55


PROSEDUR PENYUSUNAN RAB dan RKA F.2.3.2. Penyusunan Rencana Pembiayaan RKA/T F.2.3.2.1. Struktur Anggaran Belanja RKA/T Dalam proses penyusunan rencanaan pembiayaan RKA/T, ada dua model yang berlaku di universitas, yaitu model Top Down, yaitu mekanisme arahan budget policy, dan mekanisme Bottom Up atau partisipasi unit kerja. Dalam model Top Down pimpinan organisasi (universitas) memberikan arahan-arahan kepada pimpinan di bawahnya dalam perumusan arah kebijakan umum universitas, maupun dalam penentuan berbagai standar biaya yang tertuang dalam bentuk kisi-kisi penyusunan anggaran. Dalam model Bottom up, unit mengusulkan programprogram kegiatan berikut pendanaan/pembiayaan yang diperlukan. Dalam penganggaran pembiayaan RKA/T sebagai rincian pembiayaan kegiatan non-rutin, struktur anggaran belanjanya meliputi: Tabel Struktur Anggaran Belanja non-rutin (RKA) Kelompok Program/Kegiatan

Matrik Biaya

1. Program Pengembangan Akademik

a. Biaya ATK

2. Program Peningkatan Kualitas Administrasi Umum & Keuangan

b. Biaya konsumsi c. Biaya akomodasi d. Biaya transportasi

3. Program Peningkatan Kualitas Mahasiswa 4. Program Peningkatan Kualitas hubungan masyarakat dan penjaminan mutu

e. Biaya lain-lain f. Honor g. Perdiem/uang harian

F.2.3.2.2. Format Pengajuan Anggaran Belanja Dalam mengajukan anggaran biaya untuk kegiatan non-rutin terkait dengan rencana penganggaran RKA/T, pimpinan unit/pengguna anggaran wajib menggunakan formulir yang telah distandarkan. Standard struktur biaya yang telah ditentukan dimaksudkan untuk mempermudah kontrol atas pelaksanaan kegiatan berikut penggunaan anggaran. Berikut ini adalah formulir yang harus dilengkapi pada saat mengajukan anggaran untuk RKA/T Fakultas/Unit/Prodi di universitas.

56


PROSEDUR PENYUSUNAN RAB dan RKA G. Formulir-formulir yang digunakan Formulir-formulir yang digunakan meliputi: a. Formulir RK.1. : Formulir Renstra Unit Kerja/atau sub ubit kerja b. Formulir RK 2.1. : Formulir Kegiatan Program Peningkatan Kualitas Akademis c. Formulir RK 2.2. : Formulir Kegiatan Program Peningkatan Kualitas Administrasi Umum dan Keuangan d. Formulir RK 2.3. : Formulir Kegiatan Program Peningkatan Kualitas Kemahasiswaan e. Formulir RKA Rinci 3.1. : Formulir Rincian Biaya untuk Kegiatan Program Peningkatan Kualitas Akademis f.

Formulir RKA Rinci 3.2. : Formulir Rincian Biaya untuk Kegiatan Peningkatan Kualitas Administrasi Umum dan Keuangan

g. Formulir RKA Rinci 3.3. : Formulir Rincian Biaya untuk Kegiatan Peningkatan Kualitas Kemahasiswaan h. Formulir RKA Rekap 4.1. : Formulir Rekap Biaya untuk Kegiatan Program Peningkatan Kualitas Akademis i.

Formulir RKA Rekap 4.2. : Formulir Rekap Biaya untuk Kegiatan Program Peningkatan Kualitas Administrasi Umum dan Keuangan

j.

Formulir RKA Rekap 4.3. : Formulir Rekap Biaya untuk Kegiatan Program Peningkatan Kualitas Kemahasiswaan

Dalam formulir pengajuan RKA/T tersebut, terdapat beberapa kode yang harus diisikan yang memuat penjelasan: a. Kode Mata Anggaran (MA) adalah susunan digit yang menunjukkan kode dari program, jenis kegiatan, kegiatan, sub-kegiatan b. Kode Mata Rekening (MR) adalah susunan digit yang menunjukkan kode dari rekening yang menunjukkan pengelompokan komponen belanja yang meliputi pos, jenis, obyek, dan rincian obyek rekening c. Unit Kerja dan Sub Unit Kerja adalah satuan kerja (unit) yang bertanggungjawab atas penyusunan dan pelaksanaan anggaran d. Kode Unit Kerja adalah susunan digit yang menunjukkan kode dari unit kerja dan sub-unit kerja.

57

BAB VI INSTRUKSI KERJA

PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)



INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA) I.

INTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB (NON PRODI - BIRO/UNIT PENUNJANG)

1.1. INTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB GAJI DOSEN No i.

Detail kegiatan Staf Bagian Gaji melakukan aktivitas: menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Gaji Dosen yang terdiri dari: No, keterangan (A), Gaji Kotor (B), Tunjangan Perbaikan Penghasilan (TPP) 20% (C), Tunjangan Beras (D), Tunjangan Fungsional (E), Tunj Khusus Yayasan (F), Tunjangan Transport (G), Tunjangan Perbaikan Rumah (H), Uang snack (I), Ganti Potongan Kopertis (J), Tunjangan Struktural (K), Honor DTT (L), Vakasi (M), Honor Penilaian Angka Kredit (N), Gaji ke-13 (N), Dana sosial (P), Tunjangan Natal (Q), Jumlah (R), Cadangan 6% (S), Jumlah Anggaran (T)

ii

mengisi kolom Keterangan dengan isian Unit/Fakultas dan Prodi yang mengeluarkan pembayaran gaji (lihat contoh Form Penyusunan Anggaran Gaji Dosen)

iii

mengisi kolom (B) dengan angka realisasi penerimaan pada bulan November 2007 sebagai dasar perhitungan RAB Gaji tahun 2008

iv

mengisi kolom TPP-20% (C) dengan perkalian antara (B x 20%); angka 20% dimaksudkan sebagai antisipasi untuk kenaikan gaji terkait dengan kenaikan gaji pegawai negeri sipil (PGPS)

v

mengisi kolom (D) s.d (Q) dengan angka realisasi penerimaan pada bulan November 2007 sebagai dasar perhitungan RAB Gaji tahun 2008

vi

mengisi kolom Jumlah (R) sebagai penjumlahan angka dari kolom (B) s.d (Q)

vii.

mengisi kolom Cadangan 6% (S) dengan perkalian antara (R x 6%); angka 6% dimaksudkan sebagai cadangan untuk kenaikan gaji terkait dengan kenaikan pangkat regular dosen dan karyawan administratif USD

viii

mengisi kolom Jumlah Anggaran (T) dengan penjumlahan antara kolom (R) + (S)

ix

memasukkan perhitungan rinci tentang penggajian ke dalam format “RAB Gaji Dosen” secara rinci perhitungan anggaran gaji 2008 tersebut dapat dilihat pada Form Form Penyusunan Anggaran Gaji (untuk contoh Tahun 2008 - dalam ribuan rupiah)

58


INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA) 1.1.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB GAJI DOSEN

Mulai

Daftar Unit/Fakultas dan Prodi yg mengeluarkan pembayaran gaji

Mengisi kolom T.Beras (D) s.d. T.Natal (Q) pada form dengan angka realisasi biaya pada bulan Nov thn. sebelumnya

Data Realisasi Biaya Gaji Dosen bulan Nov thn. sebelumnya Mengisi kolom Jumlah (R) pada form dengan hasil penjumlahan dari Gaji kotor s.d. T.Natal (B s.d. Q) Menyiapkan Form Penyusunan RAB Gaji Dosen Mengisi kolom Cadangan 6% (S) pada form dengan hasil perkalian antara Jumlah dengan Cadangan kenaikan 6% (J X 6%) Form Penyusunan RAB Gaji Dosen

Mengisi kolom Keterangan (A) pada form dengan nama Unit/Fakultas dan Prodi yang mengeluarkan pembayaran gaji

Mengisi kolom Gaji Kotor (B) pada form dengan angka realisasi biaya pada bulan Nov thn. sebelumnya

Mengisi kolom Jumlah Anggaran (T) pada form dengan hasil penjumlahan antara Jumlah dengan cadangan kenaikan 6% (R+S)

Daftar Unit/Fakultas dan Prodi yg mengeluarkan pembayaran gaji Data Realisasi Biaya Gaji Dosen bulan Nov thn. sebelumnya Form Penyusunan RAB Gaji Dosen

Mengisi kolom TPP 20% (C) pada form dengan hasil perkalian antara Gaji Kotor dengan kenaikan 20% (B x 20%) 1

59


INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA) 1.2. INTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB GAJI PEGAWAI ADMINISTRATIF No i.

Detail kegiatan Staf Bagian Gaji melakukan aktivitas: menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Gaji Pegawai Administratif yang terdiri dari: No, keterangan (A), Gaji Kotor (B), Tunjangan Tunjangan Perbaikan Penghasilan - TPP 20% (C), Tunjangan Beras (D), Tunj Khusus Yayasan (E), Tunjangan Transport (F), Tunjangan Perbaikan Rumah (G), Uang snack (H), Tunjangan Struktural (I), Tunjangan Pendidikan Anak (J) Honor PTT (K), Honor Lembur (L), Gaji ke-13 (M), Dana sosial (N), Tunjangan Natal (O), Jumlah (P), Cadangan 6% (Q), Jumlah Anggaran (R)

ii

mengisi kolom Keterangan dengan isian Unit/Fakultas dan Prodi yang mengeluarkan pembayaran gaji (lihat contoh Form Penyusunan Anggaran Gaji Pegawai Administratif)

iii

mengisi kolom (B) dengan angka realisasi penerimaan pada bulan November 2007 sebagai dasar perhitungan RAB Gaji tahun 2008

iv

mengisi kolom TPP-20% (C) dengan perkalian antara (B x 20%); angka 20% dimaksudkan sebagai antisipasi untuk kenaikan gaji terkait dengan kenaikan gaji pegawai negeri sipil (PGPS)

v

mengisi kolom (D) s.d (O) dengan angka realisasi penerimaan pada bulan November 2007 sebagai dasar perhitungan RAB Gaji tahun 2008

vi

mengisi kolom Jumlah (P) sebagai penjumlahan angka dari kolom (B) s.d (O)

vii.

mengisi kolom Cadangan 6% (S) dengan perkalian antara (P x 6%); angka 6% dimaksudkan sebagai cadangan untuk kenaikan gaji terkait dengan kenaikan pangkat regular dosen dan karyawan administratif USD

viii

mengisi kolom Jumlah Anggaran (R) dengan penjumlahan antara kolom (P) + (Q)

ix.

memasukkan perhitungan rinci tentang penggajian ke dalam form RAB standard secara rinci perhitungan anggaran gaji 2008 tersebut dapat dilihat pada Form Penyusunan Anggaran Gaji Pegawai Administratif (untuk contoh Tahun 2008 - dalam ribuan rupiah)

60


INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA) 1.2.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB GAJI PEGAWAI ADMINISTRATIF

Mulai

Daftar Unit/Fakultas dan Prodi yg mengeluarkan pembayaran gaji

Mengisi kolom T.Beras (D) s.d. T.Natal (O) pada form dengan angka realisasi biaya pada bulan Nov thn. sebelumnya

Data Realisasi Biaya Gaji Pegawai Administratif bulan Nov thn. sebelumnya

Mengisi kolom Jumlah (P) pada form dengan hasil penjumlahan dari Gaji kotor s.d. T.Natal (B s.d. O) Menyiapkan Form Penyusunan RAB Gaji Pegawai Administratif Mengisi kolom Cadangan 6% (Q) pada form dengan hasil perkalian antara Jumlah dengan Cadangan Kenaikan 6% (P X 6%) Form Penyusunan RAB Gaji

Mengisi kolom Keterangan (A) pada form dengan nama Unit/Fakultas dan Prodi yang mengeluarkan pembayaran gaji

Mengisi kolom Gaji Kotor (B) pada form dengan angka realisasi biaya pada bulan Nov thn. sebelumnya

Mengisi kolom Jumlah Anggaran (R) pada form dengan hasil penjumlahan antara Jumlah dengan cadangan kenaikan 6% (P+Q)

Daftar Unit/Fakultas dan Prodi yg mengeluarkan pembayaran gaji Data Realisasi Biaya Gaji Pegawai Administratif bulan Nov thn. sebelumnya Form Penyusunan RAB Gaji Pegawai Administratif

Mengisi kolom TPP 20% (C) pada form dengan hasil perkalian antara Gaji Kotor dengan kenaikan 20% (B x 20%) 2

61


INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)

1.3.

INTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA LANGGANAN FASILITAS No i.

Detail kegiatan Kepala Biro/Unit penunjang melakukan aktivitas: menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Biaya langganan Fasilitas yang terdiri dari kolom keterangan (A), Tarip langganan tiap bulan (B) cadangan kenaikan tarip 10% (C), jumlah anggaran untuk 1 bulan (D), jumlah anggaran untuk 1 tahun(E),

ii

mengisi kolom Keterangan dengan isian jenis biaya langganan fasilitas (lihat contoh Form Penyusunan Anggaran Biaya Langganan Fasilitas)

iii

mengisi kolom (B) dengan realisasi pengeluaran bulan November tahun 2007 yang terdiri dari pengeluaran untuk biaya langganan dan penggantian suku cadang

iv.

mengisi kolom (C) dengan perhitungan antara (B x 10%)

v

mengisi kolom (D) dengan perhitungan antara (B + C)

vi.

mengisi kolom (E) dengan perhitungan perkalian antara kolom (D) x 12

vii.

memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RAB standard

secara rinci perhitungan anggaran Biaya Langganan Fasilitas 2008 tersebut dapat dilihat pada Form Penyusunan Anggaran Biaya Langganan Fasilitas (untuk contoh Tahun 2008 – dalam ribuan rupiah) Form Penyusunan Anggaran Biaya Langganan Fasilitas (dalam ribuan) No 1 2 3

Keterangan A Langganan Internet Langganan listrik Langganan telp dll

Realisasi Nov 2007

Cad. Kenaikan 10%

RAB 1 bulan

B

C

D

95.000 30.000 12.500

9.500 3.000 1.250

104.500 33.000 13.750

RAB 1 tahun E 1.254.000 396.000 165.000

62


INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA) 1.3.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA LANGGANAN FASILITAS

Mulai

Data jenis-jenis biaya langganan fasilitas

Mengisi kolom RAB 1 bulan (D) pada form dengan hasil penjumlahan antara realisasi Nov thn. sebelumnya + Cadangan Kenaikan 10% (B+C)

Data Realisasi Biaya Langganan Fasilitas bln. Nov thn. sebelumnya

Mengisi kolom RAB 1 tahun (E) pada form dengan perhitungan perkalian antara RAB 1 bulan dikalikan 12 Menyiapkan Form Penyusunan RAB Langganan Fasilitas Data jenis-jenis biaya langganan fasilitas

Form Penyusunan RAB Langganan Fasiltias

Data Realisasi Biaya Langganan Fasilitas bln. Nov thn. sebelumnya Form Penyusunan RAB Langganan Fasiltias

Mengisi kolom Keterangan (A) pada form dengan jenis biaya langganan fasilitas.

3

Mengisi kolom Realisasi Nov 2007 (B) pada form dengan realisasi biaya langganan Fasilitas bln Nov thn. sebelumnya

Mengisi kolom Cadangan Kenaikan 10% (C) pada form dengan perhitungan antara realisasi bln. Nov thn. sebelumnya pada kolom B dikalikan 10% (B X 10%)

63


INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA) 1.4. INTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA PENGGUNAAN FASILITAS UMUM/BERSAMA No i.

Detail kegiatan Kepala Biro/Unit penunjang melakukan aktivitas: menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Penggunaan Fasilitas Umum yang terdiri dari kolom keterangan (A), Kuantitas (B), Satuan (C), Harga/unit (D), jumlah (E),

ii

mengisi kolom Keterangan (A) dengan isian jenis biaya penggunaan fasilitas umum berikut rinciannya (lihat contoh Form Penyusunan Anggaran Biaya Penggunaan Fasilitas)

iii

mengisi kolom (B) dengan perkiraan kuantitas barang/jasa yang akan dibeli

iv.

mengisi kolom (C) dengan satuan barang/jasa yang akan dibeli (buah, unit, box, dsb)

v

mengisi kolom (D) dengan perkiraan harga barang/jasa perunit, yang merupakan riil harga satuan barang per November 2007 (+) cad kenaikan harga 10%

vi.

mengisi kolom (E) dengan perhitungan perkalian antara kolom (B) x (D)

vii


Form Penyusunan Anggaran Biaya Penggunaan dan Perawatan Fasilitas Umum (dalam ribuan) No 1

2

Keterangan A BP. Kendaraan (Mobil A… dll) - Service rutin - Service non rutin - Penggantian suku cadang (terinci) - Pembelian perlengkapan mobil (terrinci) - Pembelian bahan bakar, oli - Pembayaran pajak - Pengecatan ulang - dll BP. Bangunan (Kampus I, II, III) - Perawatan rutin - Penggantian alat yang rusak - Perawatan AC - Penggantian suku cadang AC

Kuantitas

Satuan

Harga/unit

Jumlah

B

C

D

E

3 4 1 1

kali kali unit unit

200.000 200.000 1.500.000 300.000

600.000 800.000 1.500.000 300.000

2000 1 1

liter kali kali

5.500 1.750.000 2.000.000

11.000.000 1.750.000 2.000.000

dst

64


INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA) - Perbaikan bangunan yang rusak - Perbaikan taman yang rusak - Perawatan bangunan - Perawatan taman - Pembaharuan cat - dll 3.

BP. Fotocopy dan Risograph (Kampus I, II, III) - Service rutin - Service non rutin - Pembelian tinta, kertas, master - Penggantian suku cadang - dll

dst

4.

BP Rumah Tangga - Perawatan alat-alat RT - Pengadaaan kebutuhan RT - Pembelian alat-alat kebersihan - dll

dst

5.

BP Poliklinik - Pembelian obat-obatan tertentu - Pengadaan ATK/kartu status - Konsumsi dokter - Pengadaan buku-buku medis - dll

65


INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA) 1.4.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA PENGGUNAAN FASILITAS UMUM/BERSAMA 1.5.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA LANGGANAN MAINTENANCE

Mulai

Data jenis-jenis biaya Langganan Perawatan/ Maintenance

Mengisi kolom RAB 1 bulan (D) pada form dengan hasil penjumlahan antara realisasi Nov thn. sebelumnya + Cadangan kenaikan 10% (B+C)

Data Realisasi Biaya Langganan Perawatan/ Maintenance bln. thn. Nov sebelumnya Mengisi kolom RAB 1 tahun (E) pada form dengan perhitungan perkalian antara RAB 1 bulan dikalikan 12 Menyiapkan Form Penyusunan RAB Langganan Perawatan/Maintenance

Form Penyusunan RAB Langganan Perawatan/ Maintenance

Data jenis-jenis biaya Langganan Perawatan/Maintenance Data Realisasi Biaya Langganan Perawatan/ Maintenance bln. thn. Nov sebelumnya Form Penyusunan RAB Langganan Perawatan/ Maintenance

Mengisi kolom Keterangan (A) pada form dengan jenis biaya Langganan Perawatan/Maintenance.

5

Mengisi kolom Realisasi Nov 2007 (B) pada form dengan realisasi biaya Langganan Perawatan/Maintenance bln Nov thn. sebelumnya

Mengisi kolom Cadangan Kenaikan 10% (C) pada form dengan perhitungan antara realisasi bln. Nov thn sebelumnya pada kolom B dikalikan 10% (B X 10%)

66


INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA) II.

INTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB (PRODI dan NON-PRODI/UNIT)

2.1.

INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: ADMINISTRASI No i.

Detail kegiatan Kaprodi/pimpinan unit melakukan aktivitas: menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Biaya Administrasi yang terdiri dari kolom No urut, Keterangan (A), kuantitas (B), Satuan (C) Harga per unit (D), dan jumlah (E)

ii

mengisi kolom (A) dengan nama barang-barang ATK yang akan dibeli (lihat contoh Form Penyusunan Anggaran Biaya Administrasi)

iii

mengisi kolom (B) dengan perkiraan kuantitas barang-barang ATK yang akan dibeli

iv.

mengisi kolom (C) dengan satuan barang yang akan dibeli (buah, unit, box, dsb)

v.

mengisi kolom (D) dengan perkiraan harga barang perunit, yang merupakan riil harga satuan barang per November 2007 (+) cad kenaikan harga 10%

vi.


vii


Form Penyusunan Anggaran Biaya Administrasi: ATK dll (dalam rupiah) No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Keterangan A Amplop Kop - K Amplop Kop – coklat B Ballpoint - Faster Baterray Cartridge pita Cutter Disket Kertas HVS 70 gr kuarto Kertas HVS 70 gr folio Kertas surat Kop Kertas continuouse 14 x 11 1 play dll

Kuantitas

Satuan

Harga/unit

Jumlah

B 24 12 24 12 4 3 6 10 5 3 4

C Doos Doos Buah buah buah Buah Box Rim Rim Rim box

D

E 2.000 30.000 2.000 30.000 5.000 10.000 50.000 33.000 35.000 60.000 150.000

48.000 360000 48.000 360.000 20.000 30.000 300.000 330.000 175.000 180.000 600.000

67



2.1.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: ADMNISTRASI

Mulai

Mengisi kolom Harga/Unit (D) pada form dengan perkiraan harga barang per unit Daftar nama barang-barang ATK beserta perkiraan harga/unit

Mengisi kolom Jumlah (E) pada form dengan hasil perkalian antara kuantitas dengan Harga/Unit (BXD) Menyiapkan Form Penyusunan RAB Administrasi=ATK,dll Daftar nama barang-barang ATK beserta perkiraan harga/unit

Form Penyusunan RAB Administrasi=ATK,dll

Mengisi kolom Keterangan (A) pada form dengan nama barang-barang ATK yang akan dibeli


6

Mengisi kolom Kuantitas (B) pada form dengan perkiraan kuantitas barangbarang ATK yang akan dibeli

Mengisi kolom Satuan (C) pada form dengan satuan barang yang akan dibeli (buah,unit,box,dsb)

68


INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA) 2.2.

INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: RAPAT KERJA No i.

Detail kegiatan Kaprodi/pimpinan unit melakukan aktivitas: menyusun rencana kegiatan rapat rutin dan non rutin sesuai dengan kebutuhan unit/prodi, dan menuangkannya dalam suatu daftar (table)

ii

menyusun Form Penyusunan Anggaran Biaya Rapat Prodi/Unit yang terditi dari kolom No urut, Keterangan (A), Jumlah Peserta (B), Kebutuhan Konsumsi, makan (C), Snack (D), Harga Satuan (E), Total Biaya Per Bulan (F) Total Biaya Biaya Per tahun (G)

iii

memasukkan unsur-unsur perhitungan ke dalam kolom yang tersedia serta menghitung keperluan biaya konsumsi rapat per bulan serta keperluan biaya konsumsi rapat per tahun

iv


Form Penyusunan Anggaran Biaya Rapat Kerja (dalam rupiah) No

Keterangan

A 1

Jml Peserta (Orang

Kebutuhan konsumsi (unit)

Harga satuan (Rp)

Total Biaya (Rp) Per bulan

Total Biaya (Rp) Per tahun G

Makan

Snack

C

D

E

F

15

5.000

5.000

75.000

900.000

10

5.000

5.000

50.000

600.000

B

Rapat rutin bulanan: - Koordinasi dengan staf pengajar - Koordinasi dengan staf sekretariat - Lain-lain

2.

Rapat non rutin - Evaluasi Prodi/unit (4x)

15

10.000

-

10.000

150.000

600.000

25

15.000

5.000

20.000

500.000

1.000.000

- Refleksi Karya Prodi/unit (tiap semester) - dll

69



2.2.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BIAYA RAPAT KERJA

Mulai

Kisi-Kisi tarif Konsumsi, Honor,dll

Menyusun rencana kegiatan rapat per jenis rapat sesuai kebutuhan Unit/Prodi Jenis rapat : Rapat Rutin dan Rapat Non Rutin

Menyusun Form Penyusunan Anggaran Rapat Unit/Prodi Ket : Form terlampir

Mengisi kolom Keterangan (A) dengan rencana rapat per jenis rapat yang sudah disusun oleh Unit/Prodi

Mengisi kolom Jumlah Peserta (B) dengan jumlah peserta yang akan mengikuti rapat

Mengisi kolom Harga satuan (E) dengan menjumlahkan kolom Makan (C) dan kolom Snack (D) Rumus : E = C + D

Mengisi kolom Total Biaya Per Bulan (F) dengan mengalikan kolom Jumlah Peserta (B) dengan Harga satuan (E) Rumus : F = B x E

Ya

Rapat Rutin ?

Mengisi Kolom Total Biaya Per Tahun (G) dengan mengalikan kolom Total Biaya Per Bulan (F) dengan 12 Rumus : G = F x 12

Tidak

Mengisi Kolom Total Biaya Per Tahun (G) dengan mengalikan kolom Total Biaya Per Bulan (F) dengan rencana jumlah rapat dalam satu tahun

Kisi-Kisi tarif Konsumsi, Honor,dll Form Penyusunan Anggaran Rapat

Mengisi kebutuhan biaya konsumsi berdasarkan kisi-kisi tarif konsumsi pada kolom Makan (C), Snack (D)

11

70


INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA) 2.3. INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BAHAN HABIS PAKAI LAB No i.

Detail kegiatan Ka Laboratorium melakukan aktivitas: menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Biaya Pembelian bahan Habis Pakai Laboratorium (BHP Lab) yang terdiri dari kolom No urut, Keterangan (A), kuantitas (B), Satuan (C) Harga per unit (D), dan jumlah (E)

ii

mengisi kolom (A) dengan nama BHP Lab yang akan dibeli (lihat contoh Form Penyusunan Anggaran Biaya Bahan Habis Pakai Laboratorium)

iii

mengisi kolom (B) dengan perkiraan kuantitas BHP Lab yang akan dibeli

iv.

mengisi kolom (C) dengan satuan BHP Lab yang akan dibeli (buah, unit, box, dsb)

v.

mengisi kolom (D) dengan perkiraan harga BHP Lab, yang merupakan riil harga satuan barang per November 2007 (+) cad kenaikan harga 10%

vi.


vii


Form Penyusunan Anggaran Biaya Habis Pakai Laboratorium (dalam rupiah) No

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 13

Keterangan A LAB FARMASI Alkohol Kertas Puyer Teobromine - Sigma Hexane LAB LAIN (selain LAB FARMASI) As pejal aluminium Amplas #120 Batu gerinda potong Batterai pengukur suhu Busi Lakban Minyak oli Selotip

Kuantitas

Satuan

Harga/unit

Jumlah

B

C

D

E

2 20 100 4

Can Pack gram liter

3 25 10 10 10 2 10 2

Buah lembar Buah Buah Buah Buah liter Buah

600.000 15.000 3.700.000 400.000

1.200.000 300.000 3.700.000 1.600.000

300.000 5.000 75.000 10.000 15.000 10.000 3.000 10.000

900.000 125.000 750.000 100.000 150.000 20.000 30.000 20.000

71


INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA) dll

2.3.1.

DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BAHAN HABIS PAKAI LAB

Mulai

Mengisi kolom Harga/Unit (D) pada form dengan perkiraan harga barang per unit Daftar nama barang-barang ATK beserta perkiraan harga/unit

Mengisi kolom Jumlah (E) pada form dengan hasil perkalian antara kuantitas dengan Harga/Unit (BXD) Menyiapkan Form Penyusunan RAB Administrasi=ATK,dll Daftar nama barang-barang ATK beserta perkiraan harga/unit


Mengisi kolom Keterangan (A) pada form dengan nama barang-barang ATK yang akan dibeli


6

Mengisi kolom Kuantitas (B) pada form dengan perkiraan kuantitas barangbarang ATK yang akan dibeli

Mengisi kolom Satuan (C) pada form dengan satuan barang yang akan dibeli (buah,unit,box,dsb)

72



INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BIAYA PERAWATAN No i.

Detail kegiatan Kaprodi/pimpinan unit melakukan aktivitas: menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Biaya Perawatan yang terdiri dari kolom No urut, Keterangan (A), kuantitas (B), Satuan (C) Tarip Biaya (D), dan jumlah (E)

ii

mengisi kolom (A) dengan nama inventaris/barang yang akan dilakukan perawatan (lihat contoh Form Penyusunan Anggaran Biaya Perawatan)

iii

mengisi kolom (B) dengan kuantitas inventaris/barang yang akan dilakukan perawatan

iv.

mengisi kolom (C) dengan satuan kuantitas inventaris/barang yang akan dilakukan perawatan (buah, unit, box, dsb)

v.

mengisi kolom (D) dengan perkiraan harga/tarip Biaya perawatan sesuai rambu-rambu dari Rektorat.

vi.


vii


Form Penyusunan Anggaran Biaya Perawatan (dalam rupiah) No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Keterangan A Komputer Printer Viewer Mesin Tik Mesin FC (kontrak service) Mesin Risogrpah (kontrak service) Televisi Tape recorder Kamera Digital Handycam Video dll

Kuantitas B

Satuan C

12 10 1 4 1 1 1 1 1 1 1

unit unit unit unit unit unit unit unit unit unit unit

Harga/unit D 250.000 100.000 500.000 25.000 600.000 1.200.000 100.000 100.000 100.000 250.000 100.000

Jumlah E 3.000.000 1.000.000 500.000 100.000 600.000 1.200.000 100.000 100.000 100.000 250.000 100.000

73



2.4.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BIAYA PERAWATAN

Mulai

Daftar Tarif Biaya Perawatan Sesuai Rambu-rambu dari Rektorat

Mengisi kolom Harga/Unit (D) pada form dengan Tarif biaya Perawatan sesuai rambu-rambu dari Rektorat

Daftar Inventaris/barang

Mengisi kolom Jumlah (E) pada form dengan hasil perkalian antara Kuantitas dengan Harga/Unit (B x D) Menyiapkan Form Penyusunan RAB Perawatan Daftar Tarif Biaya Perawatan Sesuai Rambu-rambu dari Rektorat Daftar Inventaris/barang Form Penyusunan RAB Perawatan

Mengisi kolom Keterangan (A) pada form dengan nama Inventaris yang akan dilakukan perawatan

Form Penyusunan RAB Perawatan

9

Mengisi kolom Kuantitas (B) pada form dengan Kuantitas Inventaris/barang yang akan dilakukan perawatan

Mengisi kolom Satuan (C) pada form dengan satuan Inventaris/barang yang akan dilakukan Perawatan (buah,unit,box,dsb)

74



INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BIAYA LAIN-LAIN No i.

Detail kegiatan Kaprodi/pimpinan unit melakukan aktivitas: menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Biaya Lain-lain yang terdiri dari kolom No urut, Keterangan (A), kuantitas (B), Satuan (C) Harga per unit (D), dan jumlah (E)

ii

mengisi kolom (A) dengan nama barang/jasa yang akan dibeli (lihat contoh Form Penyusunan Anggaran Biaya Lain-lain)

iii

mengisi kolom (B) dengan perkiraan kuantitas Biaya Lain-lain yang akan dibeli /dibayarkan

iv.

mengisi kolom (C) dengan satuan Biaya Lain-lain yang akan dibeli (buah, unit, box, dsb)

v.

mengisi kolom (D) dengan perkiraan harga/tarip Biaya lain-lain, yang merupakan riil harga satuan barang/jasa per November 2007 (+) cad kenaikan harga 10%

vi.


vii


Form Penyusunan Anggaran Biaya Lain-lain (dalam rupiah) No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Keterangan A Biaya pengiriman surat/fax Biaya pemakaian telpon Biaya pemakaian fax Biaya Fotocopy Biaya Risograph Biaya langganan Jurnal/majalah Biaya Konsumsi ujian Menjamu tamu/programmer Subsidi voucher pejabat structural Sumbangan sosial Transportasi luar kota (mobil USD) dll

Kuantitas B

Satuan C

12 12 12 12 12 12 2 4 12 12 4

bulan bulan bulan bulan bulan bulan Periode Kali Bulan Bulan Kali

Harga/unit D 25.000 50.000 25..000 75.000 100.000 100.000 250.000 50.000 50.000 100.000 250.000

Jumlah E 300.000 600.000 300.000 900.000 1.200.000 1.200.000 500.000 200.000 600.000 1.200.000 1.000.000

75



2.5.1.

DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BIAYA LAIN-LAIN

Mulai

Daftar barang/jasa (yang masuk kategori yang akan dibeli Biaya Lain-lain) beserta perkiraan harga

Mengisi kolom Harga/Unit (D) pada form dengan perkiraan harga/tarif barang/jasa yang akan dibeli

Mengisi kolom Jumlah (E) pada form dengan hasil perkalian antara Kuantitas dengan Harga/Unit (B x D) Menyiapkan Form Penyusunan RAB Biaya Lain-lain Daftar barang/jasa (yang masuk kategori yang akan dibeli Biaya Lain-lain) beserta perkiraan harga Form Penyusunan RAB Biaya Lain-lain

Mengisi kolom Keterangan (A) pada form dengan nama barang/jasa yang akan dibeli

Form Penyusunan RAB Biaya Lain-lain

10

Mengisi kolom Kuantitas (B) pada form dengan perkiraan kuantitas barang.jasa yang akan dibeli

Mengisi kolom Satuan (C) pada form dengan satuan barang/jasa yang akan dibeli (buah,unit,box,dsb)

76



III.

INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RKA/T

III.1. Mekanisme Pengisian Formulir Rencana Strategik Unit Kerja (RK1) No

Detail kegiatan unit

1)

Isikan dengan tahun anggaran yang bersangkutan, tahun anggaran di USD adalah menurut tahun takwim

2)

Isikan dengan unit kerja yang bersangkutan (ada dalam daftar unit kerja)

3)

Isikan dengan sub-unit kerja yang bersangkutan (ada dalam daftar sub-unit kerja)

4)

Isikan dengan kode unit kerja terkait dengan point 2), (ada dalam daftar kode unit kerja)

5)

Isikan dengan kode sub unit kerja terkait dengan point 3), (ada dalam daftar kode sub-unit kerja)

6)

Isikan Visi unit kerja ataupun visi sub-unit kerja yang bersangkutan. Visi adalah cita-cita yang ingin diwujudkan sesuai dengan visi organisasi pada jangka panjang. Visi berjangka waktu minimal 5 tahunan.

7)

Isikan Misi unit kerja ataupun visi sub-unit kerja yang bersangkutan. Misi adalah hal yang ingin diwujudkan dalam rangka tercapainya visi organisasi.

8)

Isikan tujuan umum unit kerja ataupun visi sub-unit kerja yang bersangkutan. Tujuan umum adalah cita-cita yang ingin diwujudkan pada jangka menengah. Tujuan umum berjangka waktu minimal 1 tahun maksimal 5 tahun.

9)

Isikan tujuan khusus unit kerja ataupun visi sub-unit kerja yang bersangkutan. Tujuan khusus adalah cita-cita yang ingin diwujudkan dalam dalam jangka pendek. Tujuan khusus berjangka waktu maksimal 1 tahun

10)

Isikan tanda tangan dan nama lengkap pimpinan unit yang bersangkutan

11)

Isikan tanda tangan dan nama lengkap pimpinan sub-unit yang bersangkutan

12)

Isikan informasi-informasi tambahan yang diperlukan terkait dengan isian-isian yang ada pada form

77


INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA) Form RK 1. Formulir Rencana Strategik Unit Kerja (contoh) Formulir Rencana Strategik Unit Kerja RK 1

Logo

Tahun Anggaran … 1) Unit Kerja

………………………… 2)

Kode Unit Kerja

………………4)

Sub Unit Kerja

………………………… 3)

Kode Sub Unit Kerja

………………5)

Visi 6)

Misi 7)

Tujuan Umum 8)

Tujuan Khusus 9)

Catatan

Pimpinan Unit Kerja

Pimpinan Sub Unit Kerja

10)

11)

12)

Tanda tangan

Tanda tangan

78



Nama terang

Nama terang

Apabila RK1 di atas telah diisi, maka langkah selanjutnya adalah merumuskan kegiatan dan sub-kegiatan untuk masing-masing program yang telah diklasifikasikan ke dalam 4 macam kegiatan/program kerja, yaitu : a. Program 1 Program peningkatan kualitas akademis: program/kegiatan ini dituangkan dalam formulir RK2.1 dengan pembiayaan yang dituangkan dalam RKA Rinci 3.1, dan Rekap Biaya RKA dalam RKA Rekap 4.1 seperti contoh dibawah. b. Program 2 Program peningkatan kualitas administrasi umum dan keuangan: program/kegiatan ini dituangkan dalam formulir RK2.2. dengan pembiayaan yang dituangkan dalam RKA Rinci 3.2, dan Rekap Biaya RKA dalam RKA Rekap 4.2 seperti contoh dibawah. c. Program 3 Program peningkatan kualitas kemahasiswaan: program/kegiatan ini dituangkan dalam formulir RK2.3. dengan pembiayaan yang dituangkan dalam RKA Rinci 2.3, dan Rekap Biaya RKA dalam RKA Rekap 4.3 seperti contoh dibawah. d. Program 4 Program Peningkatan Kualitas hubungan masyarakat dan penjaminan mutu: program/ kegiatan ini dituangkan dalam formulir RK2.4. dengan pembiayaan yang dituangkan dalam RKA Rinci 2.4, dan Rekap Biaya RKA dalam RKA Rekap 4.4 seperti contoh dibawah.

Formulir RK2.1. Formulir Rencana Kegiatan Peningkatan Akademis Unit Kerja (contoh) Formulir Rencana Kegiatan Unit Kerja Logo

Tahun Anggaran …

Unit Kerja

Fakultas Ekonomi

Kode Unit Kerja

XXX

Sub Unit Kerja

Prodi Akuntansi

Kode Sub Unit Kerja

CCC

No. Program

Nama Program

79


INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA) 1

Program Peningkatan Kualitas Akademik (terkait relevansi, atmosfir akademik; efisiensi dan produktivitas)

Latar Belakang Program

Sesuai evaluasi kualitas akademis mahasiswa pada tahun sebelumnya menunjukkan bahwa kemampuan akademik mahasiswa ditunjukkan dengan IP rata-rata 2 dan TOEFL rata-rata 300 dan penguasaan teknologi masih rendah.

Kegiatan sesuai Program No

Nama Kegiatan

Nama sub Kegiatan

Target Realisasi Out put Waktu

1

Peningkatan kualitas akademik dosen

Diskusi akademik dosen

Diskusi akademik 2 bulan sekali

Satu tahun anggaran

2

Peningkatan kualitas akademik dosen

Kursus Toefl bagi dosen

Kursus TOEFL bagi 14 dosen

Bln Nov – Des 2008

INDIKATOR KINERJA

Pimpinan Unit Kerja

Indikator

Baseline (%)

Final (%)

1. Prosentase mhs dengan IP>3 2. Prosentase lulusan dengan IP >3 3. Prosentase lulusan dengan masa studi < 5 th 4. dst

50 40

80 60

35

70

Pimpinan Sub unit Kerja

Tanda tangan Nama Terang


Formulir RKA Rinci 3.1. Perincian Biaya Kegiatan Program 1 (contoh) Formulir Perincian Belanja Sub Kegiatan Tahun Anggaran …

Logo

Unit Kerja

Fakultas Ekonomi

Kode Unit Kerja

XXX

Sub Unit Kerja

Prodi Akuntansi

Kode Sub Unit Kerja

CCC

No. Program

Nama Program

80


INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA) 1 Nama Kegiatan

Program Peningkatan kualitas akademik Peningkatan Kualitas Akademik Dosen

Nama Sub Kegiatan

Diskusi Akademik Dosen

No Sub Kegiatan

-RINCIAN BELANJA PER SUB KEGIATAN

No

Uraian

Satuan

Nilai satuan

Kuantitas

Jumlah

1

Biaya ATK : - Kertas - Foto copy - Alat tulis

Rim Lembar Buah

35.000 100 1500

2 200 50

70.000 20.000 75.000

2

Biaya konsumsi - Minum dan makan Biaya Akomodasi

Per orang kali -

15.000

50

750.000 -

Per orang kali

250.000

2

500.000

5

Biaya transportasi - transport pembicara Biaya lain-lain

6

Honor Pembicara

Per orang sesi

1.000.000

1

1.000.000

7

Perdiem

Per orang /hari

50.000

4

200.000

3 4

-

-

Total anggaran per sub kegiatan Catatan:

2.615.000 Pimpinan unit kerja

Pimpinan sub unit kerja

81


INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA) Formulir RK2.2. Formulir Rencana Kegiatan Peningkatan Kualitas Administrasi Umum dan Keuangan (contoh) Formulir Rencana Kegiatan Unit Kerja Logo

Tahun Anggaran …

Unit Kerja

Fakultas Ekonomi

Kode Unit Kerja

Sub Unit Kerja

Prodi Akuntansi

Kode Sub Unit Kerja

No. Program

Nama Program

2

Program Peningkatan Kualitas Administrasi Umum dan Keuangan (terkait leadership & internal management)


Pada tahun sebelumnya, menurut pendapat stakeholder, pelayanan administrasi prodi dirasa belum optimal

Kegiatan sesuai Program No

Nama Kegiatan

Nama sub Kegiatan


1

Peningkatan kualitas administrasi prodi

Pembaharuan ijin akreditasi

Terlaksana dengan target nilai A

Janr-Mart 2009

2

Konsolidasi organisasi

Penyusunan SOP pelayanan mahasiswa

Tersusun 4 SOP

Semester gasal

INDIKATOR KINERJA

Pimpinan Unit Kerja

Indikator

Baseline

Final

1. Tingkat kepuasan mahasiswa terhadap sub unit kerja 2. Tingkat kepuasan dosen terhadap sub unit kerja 3. Tingkat kepuasan karyawan terhadap sub unit kerja 4. dst

60 dari 100

70 dari 100

40 dari 100

75 dari 100

60 dari 100

100 dari 100




82


INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA) Formulir RKA Rinci 3.2. Formulir Perincian Biaya Kegiatan Program 2 (contoh) Formulir Perincian Belanja Sub Kegiatan Tahun Anggaran …

Logo

Unit Kerja Sub Unit Kerja

Fakultas Ekonomi Prodi Akuntansi

Kode Unit Kerja Kode Sub Unit Kerja

No. Program 2 Nama Kegiatan

Nama Program Program Peningkatan Kualitas Administrasi Umum & Keuangan Konsolidasi Organisasi

Nama Sub Kegiatan

Pembaharuan ijin Akreditasi

No Sub Kegiatan


No

Uraian

Satuan

1

Biaya ATK : - Kertas - Foto copy jilid borang - Alat tulis

2

5

Biaya konsumsi - Minum dan makan Biaya Akomodasi di Jkt - transport lokal Biaya transportasi - transport ke Jkt PP Biaya lain-lain : pulsa

6

Perdiem

3 4

Nilai satuan

Kuantitas

Jumlah

Rim Lembar Buah

35.000 50 1500

2 10.000 50

70.000 500.000 75.000

Per orang kali Per orang/hari

15.000

50

750.000

Per orang kali

100.000 500.000

3 2

300.000 1.000.000

Per orang/bln

50.000

3

150.000

Per orang hari

100.000

3

300.000

Total anggaran per sub kegiatan Catatan:

? Pimpinan unit kerja


83


INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA) Formulir RK2.3. Formulir Rencana Kegiatan Peningkatan Kualitas Kemahasiswaan (contoh) Formulir Rencana Kegiatan Unit Kerja Logo

Tahun Anggaran …

Unit Kerja

Fakultas Ekonomi

Kode Unit Kerja

Sub Unit Kerja

Prodi Akuntansi

Kode Sub Unit Kerja

No. Program

Nama Program

3

Program Peningkatan Kualitas Kemahasiswaan (terkait Sustainability, Efficiency & Productivity)


Dari data tahun sebelumnya, ditunjukkan indikasi penurunan mahasiswa baru dan menurunnya jumlah mahasiswa lama yang mendaftar ulang

Kegiatan sesuai Program No 1

Nama Kegiatan Peningkatan mahasiswa

kualitas

Nama sub Kegiatan pelayanan


Peningkatan daya tarik mahasiswa

Olimpiade akuntansi bagi SMU

Libur gasal

Sarasehan dengar pendapat mahasiswa

Tercipta rumusan pelayanan sesuai aspirasi mhs

Awal Semester gasal

INDIKATOR KINERJA

Pimpinan Unit Kerja

Indikator

Baseline (%)

Final (%)

1. Jumlah pendaftar 2. Jumlah diterima 3. Jumlah mhs yang mendaftar ulang 4. dst

200 NEM 40 70%

300 NEM 60 80%


sem



84


INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA) Formulir RKA Rinci 3.3. Formulir Perincian Biaya Kegiatan Program 3 Formulir Perincian Belanja Sub Kegiatan Tahun Anggaran …

Logo

Unit Kerja

Fakultas Ekonomi

Kode Unit Kerja

Sub Unit Kerja

Prodi Akuntansi

Kode Sub Unit Kerja

No. Program

Nama Program

3

Program Peningkatan Kualitas Mahasiswa

Nama Kegiatan

Peningkatan Daya Tarik Mahasiswa

Nama Sub Kegiatan

Sarasehan Dengar Pendapat Mahasiswa

No Sub Kegiatan


No 1

Uraian Biaya konsumsi Minum dan makan Snack Aqua gelas

Catatan:

Satuan

Per orang kali Box

Nilai satuan

Total anggaran per sub kegiatan

5.000 20.000

Kuantitas

100 3

Jumlah

500.000 60.000 560.000

Pimpinan unit kerja


85

BAB VII PROSEDUR

PEMANFAATAN ANGGARAN



PROSEDUR PEMANFAATAN/PENGGUNAAN ANGGARAN

A. Prosedur Pemanfaatan/penggunaan Anggaran Penggunaan anggaran terkait dengan pelaksanaan kegiatan akan dilaksanakan. Beberapa pihak terkait dalam proses ini, antara pihak lain pengguna anggaran, pejabat yang berwenang untuk menyetujui pencairan dan pejabat penyedia dana. Secara garis besar penggunaan anggaran terbagi ke dalam kelompok besar, yaitu penggunaan dana eksploitasi (running cost, terdiri dari anggaran untuk RKA dan non RKA), dan dana investasi. Secara garis besar, pihak yang terkait dengan proses pencairan dana adalah: Unit

Pengguna Anggaran

Fakultas/Prodi

- Dekan - Kaprodi - Kepala Laboratorium - Kepala Tata Usaha

Lembaga/ Biro/Unit/UPT

- Ketua Lembaga - Kepala Biro

Pejabat yang berwenang menyetujui - Wakil Rektor Bidang Keuangan

Penyedia dana - Ka Biro Keuangan

- Wakil Dekan Bidang Keuangan Wakil Rektor Bidang Keuangan

- Ka Biro Keuangan

- Kepala UPT - Kepala Unit

1. Prosedur Pengajuan dana/anggaran 1. 1. Pengajuan dana eksploitasi unit Akademik dan unit Pendukung di bawah Fakultas No

Pengguna dana

Pejabat yang berwenang

1

- Kaprodi/Ka unit /Ka Lab mengajukan pencairan Wakil Dekan bidang keuangan melakukan: dana kepada Wakil Dekan II untuk kegiatan - pengecekan atas pengajuan kaprodi RAB/RKA yang akan diselenggarakan dengan dengan data yang ada di RAB/RKA melampirkan proposal berikut FC RAB/RKA masing-masing prodi/unit yang telah disetujui Yayasan - pengecekan kesesuaian tarip yang diajukan dengan kisi-kisi penyusunan RAB/RKA serta RAB/RKA yang telah disetujui

2

Wakil Dekan memproses pengajuan lebih

86



lanjut dengan mengirimkan pengajuan mengisi dan melampirkan Blanko Pemesanan/pengambilan uang ke: - Wakil Rektor II, apabila dana yang diajukan menyangkut kegiatan pengembangan (RKA) - Ka Biro Keuangan apabila dana yang diajukan adalah non RKA dengan jml maksimal Rp. 2jt

1.2. Pengajuan dana eksploitasi unit Pendukung di luar Fakultas No 1

Pengguna dana


- Ka Pusat/ Ka unit/ Ka Bagian mengajukan Ka Lembaga/ Ka Biro/Ka UPT melakukan: pencairan dana kepada pimpinan langsung - pengecekan atas pengajuan kaprodi untuk kegiatan RAB/RKA yang akan diselengdengan persetujuan RAB/RKA masinggarakan dengan melampirkan proposal berikut masing unit FC RAB/RKA yang telah disetujui Yayasan - pengecekan kesesuaian tarip yang diajukan dengan kisi-kisi penyusunan RAB/RKA serta RAB/RKA yang telah disetujui

1.3. Pengajuan dana investasi unit Akademik dan unit Pendukung di bawah Fakultas No 1

Pengguna dana/barang


- Kaprodi/Ka unit /Ka Lab mengajukan penga- Wakil Dekan bidang keuangan melakukan: daan investasi/barang kepada Wakil Dekan II - pengecekan atas pengajuan kaprodi dengan melampirkan proposal berikut FC RAB dengan data yang ada di RAB investasi investasi yang telah disetujui Yayasan masing-masing prodi yang telah disetujuai Yayasan - Memperoses pengajuan pengadaan investasi ke Wakil Rektor II dengan melampirkan FC RAB investasi yang telah disetujui Yayasan

1.4. Pengajuan dana investasi unit Pendukung di luar Fakultas

87



No 1

Pengguna dana/barang


- Ka Pusat/Ka unit /Ka Lab mengajukan penga- Ka Lembaga/Ka Biro/Ka UPT melakukan: daan investasi/barang kepada atasan langsung - pengecekan atas pengajuan kaprodi dengan melampirkan proposal berikut FC RAB dengan data yang ada di RAB investasi investasi yang telah disetujui Yayasan masing-masing prodi yang telah disetujuai Yayasan - Memperoses pengajuan pengadaan investasi ke Wakil Rektor II dengan melampirkan FC RAB investasi yang telah disetujui Yayasan

B. Prosedur Persetujuan Pengajuan dana/anggaran Dalam menindaklanjuti pengajuan dana/anggaran dari unit/prodi, pihak yang berwenang akan menempuh beberapa tahapan sbb.:

1. Persetujuan dana eksploitasi unit Akademik dan unit Pendukung No 1.

Wakil Rektor II

Kepala Biro Keuangan

- Menerima pengajuan pencairan dana dari unit dan - Menerima disposisi atas pengajuan melakukan pengecekan kesesuaian tarip yang dana dari Wakil Rektor II dan diajukan dengan kisi-kisi penyusunan RAB/RKA melakukan pengecekan ulang atas serta RAB/RKA yang telah disetujui, serta melihat rincian pengajuan kewajaran aktivitas yang akan dilaksanakan - Berkoordinasi dengan unit untuk menyangkut kuantitas dan kualitas menentukan tanggal pencairan dana, - Memberikan disposisi pencairan dana ke Ka Biro terkait dengan pencairan dana yang Keuangan beserta catatan-catatan khusus apabila jumlahnya material diperlukan - Menyiapkan dana yang akan - Mengirim copy catatan khusus kepada Wakil didistribusikan kepada pengguna Dekan atau Ka Lembaga/Ka Unit terkait dengan dengan menyusun perencanaan cash pengajuan dana flow dan mengajukan cek

2. Persetujuan pengadaan investasi bagi unit Akademik dan unit Pendukung

88



No 1.

Wakil Rektor II

Kepala Biro Sarana Prasarana

- Menerima pengajuan pengadaan barang investasi - Menerima disposisi atas pengajuan dari unit/prodi dan melakukan pengecekan RAB investasi dari Wakil Rektor II dan investasi yang telah disetujui Yayasan. melakukan pengecekan ulang atas rincian pengajuan - Memberikan disposisi pemrosesan pengadaan barang investasi kepada Ka Biro Sarana - Berkoordinasi dengan unit untuk Prasarana beserta catatan-catatan khusus apabila menentukan detail lebih lanjut tentang diperlukan spesifikasi barang yang diinginkan - Memproses pengajuan pengadaan barang ke Yayasan untuk memperoleh persetujuan - Melakukan koordinasi dan survey dalam rangka memproses pengadaan barang investasi

C. Prosedur Monitoring Pengeloaan Keuangan Di institusi atau lembaga manapun, monitoring atas pengelolaan keuangan sangat ketat dilakukan dengan maksud efisiensi penggunaan asset dapat tercapai sehingga kelangsungan hidup suatu lembaga terjamin. Demikian juga di Universitas Sanata Dharma, monitoring atas pengelolaan keuangan juga dilakukan dengan ketat oleh beberapa pihak, terutama pihak Universitas sebagai pihak yang menerima mandat dari Yayasan untuk melaksanakan aktivitas keseharian, pihak Yayasan sebagai pemilik mandat, serta pengguna dana. Monitoring atas pengelolaan keuangan dilakukan dengan melihat pada laporan keuangan periodic yang disusun oleh Biro Keuangan setiap bulan. Dalam laporan bulanan tersebut secara rinci diperlihatkan realisasi pencapaian pendapatan dibandingkan dengan anggaran pendapatan (RAP), juga realisasi pengeluaran dibandingkan dengan RAB/RKA yang telah disetujui. Khusus di tingkat universitas, realisasi pengeluaran yang disajikan hanya menyangkut pengeluaran eksploitasi (running cost), yaitu pengeluaran yang dibiayai dengan dana non DPP. 1. Monitoring Pengelolaan Keuangan oleh Rektorat. Secara rinci aktivitas yang dilakukan menyangkut monitoring pengelolaan keuangan oleh Universitas adalah sbb.:

89



Periode

Aktivitas Biro Keuangan

Bulanan

- Menyusun laporan keuangan mengenai realisasi pendapatan dan pengeluaran ekspolitasi secara keseluruhan (rangkuman) ke dalam 2 basis, yaitu berbasis unit dan berbasis pos

Aktivitas Rektorat

- Menyusun laporan unit mengenai pengeluaran eksploitasi, serta pengambilan-pengambilan yang belum di LPJkan

Bulanan

- Mengirimkan laporan realisasi pendapatan dan - Menerima laporan realisasi keuangan pengeluaran, baik itu secara keseluruhan mau- dari Biro Keuangan dan melakukan pun per unit ke Rektorat untuk memperoleh kajian lebih lanjut atas laporan yang persetujuan dan tindak lanjut telah disusun - Mengirimkan kepada tiap fakultas/lembaga/unit - Memberikan laporan realisasi keuangan laporan masing-masing pengeluaran eksplo- ke Yayasan sebagai bahan evaluasi itasi serta pengambilan-pengambilan yang sekaligus pertanggungjawaban sudah dilakukan, berikut pengambilan yang keuangan yang diterima oleh belum di LPJkan, sebagai bahan pemantauan universitas. dan evaluasi unit - Memberikan persetujuan atas laporan - Memberikan layanan kepada fakultas/lembaga/ realisasi yang akan dikirim ke masingunit atas tanggapan yang mereka sampaikan masing Fakultas/Lembaga/Unit/Biro terkait dengan laporan realisasi keuangan - Memberikan peringatan kepada yang telah didistribusikan Fakultas/Lembaga/Biro yang melakukan penyimpangan atas kebijakan keuangan yang telah ditetapkan oleh rektorat

Tahunan/ periodik

- Mengirim data laporan keuangan (soft ware) kepada Yayasan atas aktivitas Neraca dan Rugi Laba Universitas (gabungan) sebagai dasar untuk laporan lebih lanjut - Menyiapkan data laporan keuangan tahunan sebagai bahan evaluasi/pemeriksaan oleh auditor eksternal - Memberikan tanggapan atas evaluasi yang diberikan oleh auditor eksternal atas laporan keuangan universitas

90



2. Monitoring Pengelolaan Keuangan oleh Fakultas/Lembaga/Unit/Biro/UPT Sebagai pihak pengguna dana/anggaran, tentu saja ingin mengetahui dengan cepat dan akurat seberapa besar atau seberapa efisien mereka telah mengambil dan mempergunakan dana yang telah disetujui. Sebagaimana dalam evaluasi diri, terdapat kelemahan yang ada di Universitas Sanata Dharma, yaitu belum dimilikinya pengembangan sistem perencanaan dan penganggaran secara manual maupun digital, on line terintegrasi yang dapat diakses oleh pihak internal yang membutuhkan. Dalam penyusunan sistem perencanaan dan penganggaran yang diajukan ini, sistem on line inilah yang akan dikembangkan dan dapat dimanfaatkan, baik oleh pihak Rektorat maupun pihak pengguna dana. Selama ini, tidak semua pihak pengguna dana mencatat pengambilan dana beserta LPJ yang telah dilakukan, sehingga terjadi kesulitaan apabila mereka ingin mengetahui berapa dana yang telah mereka ambil. Bahkan pembebanan biaya yang dillakukan secara langsung (mis, pengambilan ATK di gudang, penggunaan fotocopy, pemesanan konsumsi untuk Raker ke BAU), tidak mereka ketahui dengan pasti berapa jumlahnya. Dalam sistem yang akan dibangun ini, laporan realisasi keuangan yang telah disusun akan didistribusikankan kepada pihak terkait secara on line. Terkait dengan pengunaan dana RAB/RKA, pihak pengguna dana diharuskan untuk menginput dana yang telah disetujui untuk suatu kegiatan, demikian pula sebaliknya, pihak pengguna anggaran tidak akan dapat memasukkan input data apabila plafon yang telah disetujui telah terambil. Di sinilah ada filter yang dapat menjembatani kepentingan rektorat dan pengguna dana, karena tidak akan terjadi pengambilan dana ataupun pencairan di luar anggaran tanpa memperoleh dispensasi dari rektorat. Harapan bahwa pengelolaan keuangan yang sehat dimungkinkan untuk direalisasikan.

91



Kaprodi/Unit/Ka Lab

Pejabat yang Berwenang (WD II, Ka Biro, Ka. Lembaga, Ka UPT) 1

Start

FC RAB/RKA

Mengajukan Pencairan dana kepada pejabat yang berwenang u/kegiatan yang akan diselenggarakan dilampiri proposal berikut : FC RAB/RKA yang telah disetujui

Proposal

Melakukan pengecekan atas pengajuan dana dengan data yang ada di RAB/RKA masing-masing prodi/unit

Melakukan pengecekan kesesuaian tarif yang diajukan dengan kisi-kisi penyusunan RAB/RKA serta RAB/RKA yang telah disetujui

FC RAB/RKA

Proposal

Mengisi Blanko Pemesanan/ Pengambilan uang

1

Dana u/ non RKA < 2Jt?

Ya

tidak

Dana u/ keg RKA atau u/ non RKA > 2Jt?

Ya Tidak FC RAB/RKA FC RAB/RKA Proposal Blanko Pemesanan/ Pengambilan Uang

2

Proposal Blanko Pemesanan/ Pengambilan Uang

3

92



3

4

2

FC RAB/RKA

Disposisi Pencairan dana

Proposal

FC RAB/RKA

FC RAB/RKA Blanko Pemesanan/ Peng ambilan Uang

Proposal

Proposal

Blanko Pemesanan/ Pengambilan Uang

Blanko Pemesanan/ Pengambilan Uang

Melakukan pengecekan kesesuaian tarif yang diajukan dengan kisi-kisi penyusunan RAB/RKA serta RAB/ RKA yang telah disetujjui

Melakukan pengecekan ulang atas rincian pengajuan Melihat kewajaran aktifitas yang akan dilaksanakan menyangkut kwantitas dan kwalitas

Memberikan disposisi pencairan dana ke Ka. Biro Keuangan serta catatan-catata khusus apabila diperlukan

Mengirim foto copy catatan khusus kepada Wakil Dekan / Ka. Unit terkait dengan pengajuan dana

Berkoordinasi dengan unit untuk menentukan tanggal pencairan (terkait dengan pencairan dana yang jumlahnya material)

Menyiapkan dana yang akan didistribusikan kepada pengguna dengan menyusun perencanaan cash flow dan pengajuan cek



FC RAB/RKA Proposal Blanko Pemesanan/ Peng ambilan Uang

FC RAB/RKA Proposal Blanko Pemesanan/ Pengambilan Uang

4 ke Kasir / Pencairan (masuk Prosedur MK)

93

BAB VIII PROSEDUR

PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN KINERJA BIRO KEUANGAN



PROSEDUR PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN KINERJA

1. TUJUAN Prosedur pemantauan dan pengukuran kinerja dimaksudkan untuk menetapkan proses pemantauan dan pengukuran yang dimaksudkan untuk menjamin tercapainya sasaran mutu yang telah ditetapkan demi kepuasan pelayanan kepada pengguna dan tercapainya tujuan yang lebih besar. 2. RUANG LINGKUP Prosedur diberlakukan untuk melaksanakan pemantauan dan pengukuran di Biro Keuangan, Bagian Restitusi kesehatan dan kasir serta di Bagian Pembukuan Biro Keuangan Universitas Sanata Dharma. 3. DEFINISI Kepuasan pengguna adalah kesesuaian antara kebutuhan dan harapan pengguna dengan layanan yang diberikan oleh Biro Keuangan Pemantauan dan Pengukuran adalah suatu proses pengumpulan data secara berkala untuk mengetahui kesesuaian proses dan waktu dengan standard yang ditentukan demi kepuasan pengguna layanan Biro Keuangan Tim Pemantauan dan Pengukuran adalah pihak yang ditunjuk oleh manajemen USD untuk melaksanakan pemantauan dan pengukuran kinerja Biro Keuangan USD dalam rangka mencapai sasaran mutu Audit Eksternal adalah suatu proses pemeriksaan yang terencana dan obyektif untuk mengetahui efektifitas seluruh proses/alur keuangan di Universitas Sanata Dharma yang dilaksanakan oleh tim audit eksternal independent yang ditunjuk oleh Yayasan Sanata Dharma Kualifikasi Laporan Audit adalah tanggapan yang diberikan oleh Audit Eksternal atas penyajian laporan keuangan USD berdasarkan PSAK (Pernyataan Standard Akuntansi Keuangan) meliputi hal yang material, posisi keuangan, hasil usaha, dan arus kas entitas sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku. Proses input pencairan dana adalah kesiapan biro keuangan untuk memproses pencaiaran atas pengajuan dana dari unit yang telah di acc WRII berikut ketersediaan dana Posting adalah suatu proses membukukan transaksi keuangan ke dalam sistem akuntansi sesuai pos yang tepat setelah melalui verifikasi dengan bukti manual

95


PROSEDUR PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN KINERJA

4. REFERENSI Boynton, Johnson, Kell, (2003), Modern Auditing Edisi Ketujuh, Penerbit Erlangga, Jakarta Willy Susilo, (2008), KPI Based: Quality Manajement, Penerbit VORQISTA, Jakarta 5. TANGGUNGJAWAB DAN PROSEDUR Penanggungjawab pelaksana prosedur pemantauan dan pengukuran di Biro Keuangan adalah tim Manajemen yang dibentuk /ditunjuk oleh Rektorat Prosedur Pemantauan dan Pengukuran 

Rektorat membentuk/menunjuk Tim Pemantauan dan Pengukuran



Tim Pemantauan dan Pengukuran mengevaluasi Manajemen Letter atas Laporan Keuangan USD



Tim Pemantauan dan Pengukuran melakukan pengecekan atas penilian kinerja Ka Biro Keuangan terkait dengan input pencairan dana dengan data/nilai yang sudah terprogram dalam SIPP (Sistem Informasi Perencanaan dan Penganggaran)



Tim Pemantauan dan Pengukuran melakukan pengecekan atas penilian kinerja Staf Pembukuan terkait dengan posting pembukuan

dengan data/nilai yang sudah terprogram

dalam SIMK (Sistem Informasi Manajemen Keuangan) 

Tim Pemantauan dan Pengukuran melakukan observasi atas pengajuan Rekap RAB/RKA tahunan berdasarkan berita acara penerimaan di Rektorat



Tim Pemantauan dan Pengukuran melakukan observasi atas Laporan Keuangan Bulanan berdasarkan berita acara penerimaan di Rektorat

96

BAB IX INSTRUKSI KERJA

PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN KINERJA BIRO KEUANGAN



INSTRUKSI KERJA PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN

1. INSTRUKSI KERJA Tim Pemantauan dan Pengukuran setiap tahun sekali memantau Manajemen Letter atas Laporan Keuangan USD yang telah diaudit oleh audit eksternal USD. Kategori kualifikasi laporan keuangan (4 kualifikasi) 1. Pendapat wajar tanpa pengecualian (unqualified opinion) 2. Pendapat wajar dengan pengecualian (qualified opinion) yang menyatakan bahwa kecuali dampak dari hal-hal yang berkaitan dengan pengecualian tersebut, laporan keuangan menyajikan secara wajar hal yang material, posisi keuangan, hasil usaha, dan arus kas entitas sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku 3. Pendapat Tidak Wajar (Adverse Opinion) yang menyatakan bahwa laporan keuangan tidak menyajikan hal yang material, posisi keuangan, hasil usaha, dan arus kas entitas sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku. 4. Menolak Memberikan Pendapat (disclaimer of opinion), yang menyatakan bahwa auditor tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan 1.2. Tim Pemantauan dan Pengukuran setiap tiga bulan sekali melakukan penghitungan skor/penilaian atas Penyelesaian usulan RAB/RKA universitas selambat-lambatnya minggu 2, bulan Januari tahun yang bersangkutan (tepat waktu: Skor 10 jika melampaui 2 minggu skor 0) Cara mengukur Nilai Indikator Kinerja Kunci NIKK.1 diukur dengan mengobservasi berita acara penerimaan usulan RAB/RKA Universitas dan dibandingkan dengan criteria. 1.3. Tim Pemantauan dan Pengukuran setiap tiga bulan sekali melakukan penghitungan skor/penilaian atas Penyelesaian pemrosesan input pencairan dana selambat-lambatnya 3 hari kerja setelah tanggal penerimaan surat permohonan pencairan dana di Biro Keuangan, (tepat waktu: Skor 10 jika melampaui 3 hari skor 0)

98


INSTRUKSI KERJA PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN

Cara mengukur Nilai Indikator Kinerja Kunci

NIKK.2 diukur dengan system informasi (cara mengurangkan tanggal input pencairan dgn tanggal penerimaan surat permohonan pencairan dana dan dibandingkan dengan criteria) 1.4. Tim Pemantauan dan Pengukuran setiap tiga bulan sekali melakukan penghitungan skor/penilaian atas Penyelesaian pemrosesan transaksi keuangan (posting) selambat-lambatnya 3 hari kerja setelah tanggal transaksi (tepat waktu: Skor 10 jika melampaui 3 hari skor 0) NIKK.3 diukur dengan system informasi (cara mengurangkan tanggal posting dgn tanggal transaksi dan dibandingkan dengan criteria) 1.5. Tim Pemantauan dan Pengukuran setiap tiga bulan sekali melakukan penghitungan skor/penilaian atas penyelesaian laporan keuangan bulanan universitas selambat-lambatnya 15 hari kerja setelah bulan ybs berakhir. (tepat waktu: Skor 10 jika melampaui 2 minggu skor 0) NIKK.4 diukur dengan mengobservasi tanda terima penyerahan laporan keuangan bulanan dan dibandingkan dengan criteria. 1.6. Jumlah temuan auditor (kurang dari atau sama dengan 5: skor 10 jika melampaui 5: skor 0) NIKK.5 diukur dengan mengobservasi laporan auditor dan dibandingkan dengan criteria.

99

MANUAL MUTU PERENCANAAN DAN PENGANGGARAN LPM

Recommend Documents