P
Managementrapportage
Gemeentewurk 2013
28 mei 2014
INHOUD INLEIDING ....................................................................................................................... 1 SAMENVATTING ............................................................................................................... 2 ORGANISATIE .................................................................................................................. 3 Organogram Gemeentewurk ............................................................................................. 3 Gemiddelde omvang personeel in 2013 .............................................................................. 3 Algemene gegevens ......................................................................................................... 4 Budgetten Gemeentewurk voor Dantumadiel....................................................................... 4 ONTWIKKELINGEN/STRATEGIE ....................................................................................... 5 Afstemming/gelijkschakeling beleid/processen/systemen...................................................... 5 Samenwerking op gebied van bedrijfsvoering met buurgemeenten ........................................ 6 Aansluiting op raadsprogramma’s ...................................................................................... 6 Wat gaat goed, minder goed of niet goed ........................................................................... 6 Interne communicatie/informatievoorziening....................................................................... 7 PERSONEEL ...................................................................................................................... 8 Verloop vast personeel vanaf 1-1-2011 .............................................................................. 8 Leeftijdsopbouw vast personeel ......................................................................................... 8 Mutaties vast personeel in 2013 ........................................................................................ 9 Inhuur personeel ............................................................................................................. 9 Werkervarings-, stage-, leer-/werkplekken en snuffelstages ................................................10 Taakstraffen ..................................................................................................................10 Vakantiekrachten............................................................................................................11 Ziekteverzuim ................................................................................................................11 Ouderschapsverlof ..........................................................................................................11 Kompetint- en POP-gesprekken ........................................................................................11 Arbo en veiligheid ...........................................................................................................12 Voertuigen.....................................................................................................................13 Cursussen/opleidingen ....................................................................................................13 Ondernemingsraad .........................................................................................................14 Jubilea ..........................................................................................................................14 CULTUUR ........................................................................................................................ 15 Kernwaarden voor Gemeentewurk ....................................................................................15 Effecten schaalvergroting ................................................................................................15 Huisvesting....................................................................................................................15 Werkplek medewerkers ...................................................................................................15 ACTIVITEITEN/PROJECTEN/WERKZAAMHEDEN ............................................................. 16 Raadsvragen/moties/amendementen/toezeggingen ............................................................16 B&W-adviezen................................................................................................................18 Projecten - stand van zaken/voortgang .............................................................................20 Aanbestedingen/contracten in 2013 ..................................................................................20 COMMUNICATIE GEMEENTEWURK .................................................................................. 22 Extern overleg................................................................................................................22 Intern overleg ................................................................................................................22 ACTIVITEITEN PER TEAM ............................................................................................... 23 Wijkbeheer Dantumadiel..................................................................................................23 Wijkbeheer Dongeradeel..................................................................................................23 Reiniging en Tractie ........................................................................................................23 Specialistisch Groen ........................................................................................................24 Bouwkunde, Sport/Bruggen .............................................................................................24 Integratie ......................................................................................................................24 Staf ..............................................................................................................................25 Teamoverstijgende zaken ................................................................................................25
PRESTATIE-INDICATOREN ............................................................................................. 26 Afvalstoffen ...................................................................................................................26 Bezoekersaantallen milieustraat Damwâld .........................................................................26 Interventies minicontainers..............................................................................................27 Compostactie .................................................................................................................27 Marktprijs oud papier/karton............................................................................................27 Lijkbezorging .................................................................................................................28 Schouw openbare ruimte .................................................................................................28 Meldingen/klachten.........................................................................................................28 Bezettingsgraad sporthallen .............................................................................................30 Zoutverbruik/gladheidbestrijding ......................................................................................30 Gebruik chemische bestrijdingsmiddelen ...........................................................................30 Beleid onkruidbestrijding op (half)verhardingen..................................................................30 Brugbedieningen ............................................................................................................31 Ongediertebestrijding......................................................................................................31 Botulisme ......................................................................................................................31 FINANCIELE INFORMATIE .............................................................................................. 32 Kostenverdeelsleutels DanDon - onderbouwing ..................................................................32 Taakstellende bezuiniging ................................................................................................33 Risico’s Gemeentewurk....................................................................................................34 Aandachtspunten na 2013 ...............................................................................................34 Slotopmerking................................................................................................................34 BIJLAGE 1 - Opstelling en verspreiding Marap ............................................................... 35 BIJLAGE 2 - Uitvoeringsstatuut Gemeenschappelijke Regeling Gemeentewurk van de gemeenten Dongeradeel en Dantumadiel ........................................................................ 36
INLEIDING Voor u ligt de eerste managementrapportage van Gemeentewurk van de gemeente Dongeradeel over het jaar 2013 (Marap 2013). Afgezien van enkele globale financiële gegevens is deze Marap feitelijk een niet financieel jaarverslag. De opstelling van deze eerste Marap is zoektocht geweest naar een evenwicht in nut en noodzaak van de te beschrijven informatie. Met andere woorden; hoeveel moeite/tijd kost het om de informatie boven water te krijgen, is er behoefte aan deze informatie en wordt er vervolgens iets met deze informatie gedaan. Met deze Marap wordt een beeld geschetst of Gemeentewurk aan haar opdracht c.q. verplichtingen heeft voldaan. Als niet wordt voldaan aan de opdracht dan is bijsturing noodzakelijk. Als wel aan de opdracht wordt voldaan dan is het nog de vraag of het resultaat wel of niet naar verwachting of voldoende is. Een Marap is een instrument in het werkproces van sturen en beheersen. Of met deze Marap de directie en/of het gemeentebestuur voldoende grip geeft op Gemeentewurk zal de tijd leren. Wij realiseren ons terdege dat deze Marap (nog) niet de meest perfecte is. Gemeentewurk wil met iedereen de discussie aangaan, welke leidt tot verdere verbetering van de Marap Gemeentewurk. Op dit moment is er nog geen verschijningsfrequentie van de Marap Gemeentewurk afgesproken; deze zal nog nader moeten worden bepaald.
Gemeentewurk – oprichting/wijziging De Gemeenschappelijke Regeling Gemeentewurk Dantumadiel – Dongeradeel met Sociaal plan en Uitvoeringsstatuut is per 1 januari 2011 in werking getreden. Gemeentewurk is een afdeling binnen de gemeentelijke organisatie van de gemeente Dongeradeel. In het Uitvoeringsstatuut staan de door Gemeentewurk te verrichten taken voor beide gemeenten nader omschreven (bijlage 2). Per 1 januari 2013 is de eerste wijziging van de GR in werking getreden. De wijziging heeft betrekking op budgettaire neutraliteit bij de kostenverrekening van de directe uitvoeringskosten, het toewerken naar uniforme tarieven en de uitbreiding van het mandaat onder meer voor het aanwijzen van afvalinzamelaars, aangifte van schade en nog enkele administratieve procedures.
-1-
SAMENVATTING In het hoofdstuk organisatie wordt een algemeen beeld gegeven van de structuur van de afdeling Gemeentewurk als een van de afdelingen van de gemeentelijke organisatie van de gemeente Dongeradeel. Vervolgens wordt in het hoofdstuk ontwikkelingen/strategie de actuele ontwikkelingen niet alleen beschreven maar ook hoe daarop wordt ingespeeld. Om bij samenvoeging van de buitendiensten tot efficiëntie voordelen te komen is afstemming van beleid, processen en systemen van noodzakelijk. Verdergaande samenwerking in de bedrijfsvoering met buurgemeenten leidt ook tot efficiëntie voordelen. Er wordt niet alleen aangegeven wat goed gaat maar ook met wat minder of niet goed gaat binnen Gemeentewurk. Voor een organisatie is zowel de in- en externe communicatie van belang. In het hoofdstuk personeel zijn alle personeelsgerelateerde zaken in beeld gebracht. Dit betreft dan het vaste personeel, het inhuurpersoneel, de stagiaires en de taakgestraften. Over het vaste personeel zijn zaken als ziekteverzuim, arbo en veiligheid en opleidingen essentieel. In het hoofdstuk cultuur worden de kernwaarden voor Gemeentewurk aangehaald. Het is niet alleen van belang om cultuurverschillen te constateren maar ook om er wat aan te doen. Dat dit een lange weg is was bij de start van de samenvoeging reeds opgemerkt. In het hoofdstuk activiteiten/projecten/werkzaamheden zijn eerst de activiteiten richting B&W en raad beschreven. Vervolgens zijn onderhanden projecten met actuele voortgang beschreven. In het hoofdstuk communicatie zijn de in- en externe overleggen beschreven. In het hoofdstuk activiteiten per team is een beeld gegeven waar elk team mee bezig is geweest en wat naar verwachting nog op hen af zal komen. Verder is beschreven op welke onderdelen of activiteiten burgers een actieve rol spelen In het hoofdstuk prestatie-indicatoren zijn de prestaties of over 2013 of soms meerjarig geschetst. Uitgangspunt voor de keus over welke cijfers worden benoemd is dat het niet onevenredig veel moeite mag kosten om een bepaald cijfer boven water te krijgen. Een aantal van de prestatie-indicatoren heeft een min of meer directe relatie met de beleidskeuzes. In het hoofdstuk financiële informatie zijn de cijfers met achtergronden van de in 2013 gehanteerde kostenverdeelsleutels beschreven. Daarnaast is geschetst wat er tot dusver van de opgedragen taakstellende bezuinigingen is terechtgekomen. Op het administratieve vlak zijn enkele aandachtspunten benoemd. Door de samenvoeging van de buitendiensten naar één afdeling voor beide gemeenten is er fors op de kosten van de bedrijfsvoering bespaard. Bij verdergaande samenwerking met buurgemeenten zal deze besparing niet nog een keer kunnen worden gerealiseerd.
-2-
ORGANISATIE Gemeentewurk is een van de vijf afdelingen van de gemeentelijke organisatie van de gemeente Dongeradeel. Bij de start bestond de afdeling Gemeentewurk uit een staf met negen teams. In 2013 vond de eerste evaluatie van de afdeling plaats. In dat kader is met ingang van 12 mei 2013 het aantal teams terug gebracht van negen naar zeven. Tevens vond er enige herschikking van taken binnen enkele teams plaats.
Organogram Gemeentewurk
Gemiddelde omvang personeel in 2013 Vast personeel Tijdelijk personeel Gedetacheerd SW Inhuur SW Uitzendbureau Inhuur aannemer Totale personele omvang
-3-
82,50 fte 1,50 fte 26,50 fte 15,00 fte 4,00 fte 2,00 fte 131,50 fte
Algemene gegevens
Oppervlakte in km2 *) Dongeradeel 266,92 Dantumadiel 87,53 Totaal 354,45 Inwoners per 1-1-2013 *) Dongeradeel 24.221 Dantumadiel 19.130 Totaal 43.351 *) bron: Demografische kerncijfers per gemeente - CBS
Stad en dorpen in de gemeente Dongeradeel Dokkum Aalsum (Ealsum) Anjum (Eanjum) Bornwird (Boarnwert) Brantgum Ee (Ie) Engwierum (Ingwierrum) Foudgum Hantum Hantumeruitburen (Hantumerútbuorren)
Hantumhuizen Hiaure (De Lytse Jouwer) Holwerd (Holwert) Jouswier Lioessens (Ljussens) Metslawier (Mitselwier) Moddergat Morra (Moarre) Nes Niawier (Nijewier)
Oosternijkerk (Easternijtsjerk) Oostmahorn (De Skâns) Oostrum (Eastrum) Paesens (Peazens) Raard Ternaard Waaxens (Waaksens) Wetsens Wierum
Dorpen in de gemeente Dantumadiel Damwâld De Westereen Feanwâlden Broeksterwâld
Rinsumageast Wâlterswâld Driezum Feanwâlsterwâl
De Falom Readtsjerk Sibrandahûs
Budgetten Gemeentewurk Onderdeel Personeel Tractie Derden Garage Detachering NEF Totaal *)
€ € € € € €
Dantumadiel Begroot Werkelijk 1.518.800 € 1.429.200 514.200 € 553.000 1.910.000 € 1.922.800 55.200 € 46.200 284.800 € 299.000 4.283.000 € 4.250.200
€ € € € € €
Dongeradeel Begroot Werkelijk 2.718.700 € 2.734.600 **) € 682.500 **) € **) 103.900 € 109.200 219.000 € 242.000 3.041.600 € 3.085.800
*) alle bedragen zijn afgerond op 100-tallen **) deze posten zijn op dit moment lastig aan te geven in de volgende Marap worden deze wel opgenomen
-4-
ONTWIKKELINGEN/STRATEGIE Voor de te verrichten taken door Gemeentewurk is een aantal ontwikkelingen relevant zoals: samenwerking op gebied van bedrijfsvoering met Kollumerland c.a. en Ferwerderadiel taakverschuivingen (o.m. Veiligheidsregio onderhoud brandweermaterieel, huisvesting) bezuiniging op onderhoud kapitaalgoederen en op binnensport burgerparticipatie c.q. privatisering (begraafplaatsen, sporthallen, sportvelden) onderzoek invoering brugbediening op afstand analyse overeenkomst met Omrin over afvalverwerking wijziging instroom WSW, WWB, Wajong (participatiewet) aansturing medewerkers integratie (evaluatie pilot meewerkend voorman) wetswijzigingen (o.m. Wet op de lijkbezorging, gebruik chemische bestrijdingsmiddelen) verdergaande afstemming beleid DanDon op het gebied van de openbare ruimte uitbreiding bestaande en nieuwe boomziektes en plagen overgang bewegwijzering (planvorming) van ANWB naar NBd i.o. vergroting aandacht voor duurzaamheid extra aandacht voor veilig werken Een algemene ontwikkeling in gemeenteland is de overgang naar een meer regievoerende gemeente en minder uitvoerende gemeente. Dit betekent niet meer alles zelf willen doen. De strategie bij deze ontwikkelingen is: bij vertrek van medewerkers geen vaste formatie invullen waar mogelijk inbesteding van werkzaamheden ter voorkoming/beperking van boven formatieve medewerkers stimulering van om- en bijscholing van medewerkers extra aandacht voor inzet re-integratie (WWB/Wajong) zoveel mogelijk samenwerken met (buur)gemeenten (inkoop, bedrijfsvoering) gebruik maken van geautomatiseerde systemen/afstemming met buurgemeenten opleiding/scholing VCA, opstellen RI&E en inventariseren/beschrijven taakrisico’s
Afstemming/gelijkschakeling beleid/processen/systemen Bij het actualiseren c.q. aanpassing van bestaand beleid of bij het ontwikkelen van nieuw beleid is telkens de insteek om dat van Dongeradeel en Dantumadiel op elkaar af te stemmen. Daarnaast wordt ook gekeken of er aansluiting is te vinden met Kollumerland c.a. en Ferwerderadiel. Dit laatste geldt zeker voor werkzaamheden op het gebied van bedrijfsvoering, inkoop en systemen voor automatisering. Tot nu toe zijn of worden de volgende beleidsonderdelen op elkaar afgestemd: afvalstoffeninzameling inclusief verwerking en afvoer afvalstoffenverordening tarieven op gebied van inzameling afvalstoffen (grofvuil, grof tuinafval etc.) beleid en werkwijze gladheidbestrijding/gezamenlijk gebruik zoutloods Damwâld beheer en verhuur sporthallen beheersverordening uitvoeringsbesluit begraafplaatsen onderhoud riolering/pompgemalen (gezamenlijk GRP) tarieven detachering/inhuur NEF
-5-
Samenwerking op gebied van bedrijfsvoering met buurgemeenten Op 23 januari 2012 is een samenwerkingsovereenkomst voor de gezamenlijke inzet van tractie en personeel tussen gemeente Kollumerland c.a. en gemeente Dongeradeel getekend. Dit betreft vooral de gezamenlijke inzet van de veegauto van Kollumerland c.a., de kolkenzuiger van Gemeentewurk en het uitvoeren van schilderwerkzaamheden. De uitwisseling van personeel vindt zoveel mogelijk budgettair neutraal plaats. Verder wordt samengewerkt met Ferwerderadiel, onder meer op het gebied van het gebruik van een takkenkneuzer, veeg- en kolkenzuigwerkzaamheden. De samenwerking moet nog worden geformaliseerd. Dit geldt ook de uitvoering van de gladheidbestrijding op grensgebieden met buurgemeenten en met de provincie.
Aansluiting op raadsprogramma’s De aansluiting van de uit te voeren werkzaamheden op de programma’s is per gemeente verschillend. Dit komt omdat elke gemeente haar eigen programma’s heeft en invult. Gemeentewurk levert een bijdrage voor de volgende raadsprogramma’s in beide gemeenten: In Dantumadiel 1. Verbeteren en vernieuwen 3. Met elkaar voor elkaar 4. Veiligheid voorop 5. Ondernemen in Dantumadiel 6. Ruimte om te leven 7. Duurzame gemeente In Dongeradeel 1. Dongeradeel werkt 2. Dongeradeel leeft 3. Dongeradeel zorgt 4. Dongeradeel vernieuwt
Wat gaat goed, minder goed of niet goed Als
goede c.q. sterke punten wordt ervaren: afvalinzameling (zowel beleid als uitvoering) inkoop materieel (kleding/auto’s) flexibiliteit bemensing sporthallen/begraafplaatsen actieve houding op het gebied van samenwerking met buurgemeenten verbeterde samenwerking met Werkplein bijzondere aandacht voor het opleidingsprogramma
Als
minder of niet goed wordt ervaren: beperkte stallingruimte en opslagruimte op de locatie in Damwâld aantal in relatie tot de inzet van dienstauto’s omslachtige en arbeidsintensieve kilometerregistratie regelmatig doorspoelen douches in gymlokalen (legionellabestrijding) inentingen tegen tetanus en/of hepatitis internetverbinding met de locatie Stadswerf en Lindenhof te Dokkum arbo-voorzieningen op het bedrijfsmaterieel (ontbrekende bebording) aanpassing van de garagewerkplaats Damwâld (onderhoud van gasauto’s)
-6-
achterstand in vervanging van de inventaris in de sporthallen in Dantumadiel procedure bij inhuur personeel en verzending nota’s aan derden (transparantie/ rechtmatigheid) opstellen integrale begroting Gemeentewurk kosten onderhoud huisvuilwagens containerregistratiesysteem invoering gewijzigd beheer en schoonmaak sporthallen in Dantumadiel (gewenning gebruikers/aanpassing schoonmaakprogramma)
Aan al deze punten is of wordt extra aandacht besteed.
Interne communicatie/informatievoorziening Veel informatie-uitwisseling vindt plaats via de regelmatig te houden werkoverleggen. Voor alle buitendienstmedewerkers is Intranet beschikbaar. Daarnaast vindt informatieuitwisseling plaats via de publicatieborden.
-7-
PERSONEEL Verloop vast personeel vanaf 1-1-2011 Ingebracht personeel Per 1-1-2011 0,33 fte boventallig 0,11 fte vertrek 1,00 fte vertrek 0,40 fte vertrek Per 1-1-2012 0,53 fte vertrek 0,33 fte vertrek 0,60 fte vertrek Per 1-1-2013 0,25 fte vertrek Team Sporthallen/ Bruggen (sporthallen) 0,17 fte vertrek 1,00 fte vertrek 0,80 fte boven de formatie 0,78 fte vertrek Per 1-1-2014
Dantumadiel 32,83 0,33 -0,11 -1,00 -0,40 31,65 -0,53
Dongeradeel 55,16 -0,33
54,83 -0,33
-0,60 30,52 -0,25 -1,08
54,50 0,10 -0,17
-1,00 -0,80 -0,78 26,61
54,43
Totaal 87,99 0,00 -0,11 -1,00 -0,40 86,48 -0,53 -0,33 -0,60 85,02 -0,25 -0,98 -0,17 -1,00 -0,80 -0,78 81,04
Leeftijdsopbouw vast personeel Per 1 januari 2013 25
20
15 10
5
0 20-24
25-29
-8-
30-34
35-39
40-44
45-49
50-54
55-59
60-65
Opmerking 01-01-2011 correctie Per 01-01-2011 Per 01-06-2011 Per 01-11-2011 Per 01-01-2012 Per 01-05-2012 Per 01-06-2012 Per 01-01-2013 Saldo mutaties per 01-01-2013 Per 01-03-2013 Per 01-07-2013 Per 27-08-2013 Per 01-09-2013
Mutaties taken vast personeel in 2013 Was Medewerker wijkbeheer Medewerker Sport/Bruggen Medewerker Sport/Bruggen Medewerker Specialistisch Groen Medewerker Specialistisch Groen Medewerker Specialistisch Groen Medewerker Specialistisch Groen Medewerker Reiniging/garage Teamleider Specialistisch Groen Teamleider wijkbeheer Dan west Teamleider wijkbeheer Dan oost Teamleider Bouwkunde Medewerker wijkbeheer (2 mw.)
Wordt Terreinbeheerder Medewerker Specialistisch Groen Medewerker Specialistisch Groen Medewerker beleidsondersteuning Medewerker wijkbeheer Dan oost/west Medewerker wijkbeheer Don buiten Medewerker wijkbeheer Don Dokkum Medewerker Integratie Medewerker stafbureau Teamleider Specialistisch Groen Teamleider wijkbeheer Dan oost/west Teamleider Bouwkunde/Sport/Bruggen Meewerkend voorman (pilot) (2 mw.)
Per 01-01-2013 01-01-2013 01-03-2013 01-10-2013 12-05-2013 12-05-2013 12-05-2013 01-12-2013 12-05-2013 12-05-2013 12-05-2013 12-05-2013 01-01-2013
Alle medewerkers zijn benoemd in Algemene dienst. Wijziging van taken betekent geen wijziging van functie.
Inhuur personeel Er
vindt inhuur van personeel plaats vanwege: beschikbare vacatureruimte beschikbare inhuurruimte compensatie-uren Ondernemingsraad ouderschapsverlof compensatie-uren vanwege stuwmeer verlofuren Dantumadiel (is t/m 2014) (hiervoor heeft Dantumadiel een voorziening gevormd) (langdurige) ziektevervanging opname bovenmatig saldo verlofuren (geregeld via de Turap) functionele inhuur voor specifieke werkzaamheden Bij inhuur wordt gekeken of invulling plaats kan vinden via Wisseluit, werkplein of NEF. Als dat niet lukt dan wordt ingehuurd bij AB Vakwerk. Is dat niet mogelijk dan wordt ingehuurd via een ander uitzendbureau, ZZP of aannemer. Bij dreigende overschrijding van inhuurbudgetten worden de volgende stappen genomen: is er ruimte binnen de eigen budgetten voor extra inhuur B&W-voorstel met het verzoek om bijraming (bij instemming wordt dit verwerkt in de eerstvolgende rapportage aan de raad)
-9-
Werkervarings-, stage-, leer-/werkplekken en snuffelstages Inzet WEB (WWB/in samenwerking met Werkplein) Team Integratie Integratie Integratie Integratie Integratie Integratie Integratie Integratie
Uur/week 24 u/wk 12 u/wk Opl. 24 u/wk 24 u/wk 38 u/wk Opl. 32 u/wk 20 u/wk Min. 15 u/wk
Doel Werkervaring/arbeidsritme Skills testen Arbeidsritme Arbeidsritme/snuffel Onderhoud tractie Arbeidsritme/opl. niveau Arbeidsritme/soc. vaard. Werkervaring
Van 05-02-2013 24-06-2013 11-03-2015 01-01-2013 01-06-2013
T/m 19-02-2014 04-07-2013 31-12-2-13 20-01-2013 31-12-2013
24-01-2013 05-02-2013
12-11-2013 31-12-2013
Uur/week 36 u/wk
Functie Secretaresse
School Friese Poort
Van 28-01-2013
T/m 21-06-2013
36 u/wk
Secretaresse
Friese Poort
26-08-2013
27-01-2014
36 u/wk 36 u/wk
Hovenier Chauffeur
Nordwin College Sportvisacademie
06-03-2013
31-07-2014
Functie Chauffeur Hovenier
School VTL Nordwin College
Van 01-09-2013 01-09-2013
T/m 31-07-2014 31-07-2014
Stageplekken Team Stagiaire secretariaat Stagiaire secretariaat Wijk Dongeradeel Reiniging
Leer- en werkplekken Team Reiniging Wijk Dongeradeel
Uur/week 32 u/wk 24 u/wk
Snuffelstageplekken Team Meerdere teams
Duur 1 week
School Lyndensteyn
Week van de uitwisseling Een medewerkster van het secretariaat en een medewerker van het team Bouwkunde/ Sport/Bruggen hebben deelgenomen aan de week van de uitwisseling. Er zijn twee collega’s uit andere gemeenten een dag bij Gemeentewurk op bezoek geweest.
Taakstraffen Halt werkplekken (12 tot 16 jr.) In 2013 zijn er 2 taakgestraften werkzaam geweest. Raad van de Kinderbescherming (16 tot 26 jr.) In 2013 zijn er 5 taakgestraften werkzaam geweest. Reclassering (> 26 jr.) In 2013 waren er geen taakgestraften werkzaam.
- 10 -
Vakantiekrachten Er zijn twee vakantiekrachten op basis van een tijdelijk contract werkzaam geweest bij Gemeentewurk: Team Wijkteam Dokkum Reiniging
Uur/week 36 u/wk 36 u/wk
Van 17-06-2013 17-06-2013
T/m 24-08-2013 24-08-2013
Ziekteverzuim Binnen de afdeling is het ziektepercentage als volgt gespecificeerd: Onderdeel/team Gemeentewurk Management/Staf Wijk buitengebied Wijk Dokkum Wijk Dantumadiel Specialistisch Groen Reiniging/Garage Integratie Bouwkunde/Sport/Bruggen Totaal 2013 Totaal 2012 Totaal 2011
Kort < 8 dagen 1,12 % 0,16 % 0,60 % 1,44 % 0,53 % 0,37 % 1,00 % 1,87 % 0,62 % 0,73 % 0,81 %
Middellang 8-42 dagen 1,10 % 1,60 % 0,88 % 7,29 % 1,76 % 2,12 % 0,00 % 4,45 % 1,81 % 1,43 % 0,89 %
Lang > 43 dagen 4,50 % 10,27 % 0,00 % 0,00 % 8,86 % 5,28 % 0,00 % 5,27 % 4,30 % 1,96 % 3,11 %
Totaal Gemeentewurk 6,72 % 12,03 % 1,48 % 8,73 % 11,15 % 7,77 % 1,00 % 11,59 % 6,73 % 4,12 % 4,81 %
Voor geheel Gemeentewurk is het ziektepercentage ten opzichte van 2011 en 2012 fors gestegen. Dit wordt vooral veroorzaakt door het bedrijfsongeval en enkele (middel)langdurige zieken. Het kort verzuim daalt vanaf 2011.
Ouderschapsverlof In 2013 maakte een aantal medewerkers gebruik van ouderschapsverlof: Medewerker Wijkbeheer Dan Secretariaat Bouwkunde Beleidsondersteuning
Uur/week 4 u/wk 4 u/wk 5 u/wk 4 u/wk
Van 01-01-2013 07-01-2013 01-10-2011 01-01-2013
T/m 31-03-2015 06-05-2015 19-07-2013 31-05-2014
Kompetint- en POP-gesprekken De kompetintgesprekken (=functioneringsgesprekken) zijn volgens schema gehouden. Daarnaast is er een aantal zogenaamde POP-gesprekken (persoonlijke ontwikkeling) gehouden. Ook de medewerker(ster) kan verzoeken om een gesprek met zijn/haar leidinggevende.
- 11 -
Arbo en veiligheid Bedrijfsongevallen Er vond één ernstig bedrijfsongeval plaats. Hoewel de Inspectie SZW vond dat de gemeente aan haar verplichtingen ten opzichte van veiligheidsvoorzieningen had voldaan volgde er toch een (standaard)boete. Dit voorval was aanleiding om nog meer aandacht te besteden aan het punt veiligheid van de medewerkers. Als start hebben alle leidinggevenden de cursus VCA leidinggevenden gevolgd. Er vindt jaarlijks een aantal bijna-ongevallen plaats. Deze worden niet geregistreerd. VCA (Veiligheids Checklist Aannemers) Als start voor de verhoogde aandacht voor het punt veiligheid hebben alle leidinggevenden de cursus Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden gevolgd en succesvol afgesloten. Als vervolg hierop zullen ook alle buitendienstmedewerkers begin 2014 de cursus VCA volgen. RI&E/TRA Er is een start gemaakt voor het vernieuwen van de bestaande RI&E’s van Dantumadiel en Dongeradeel voor wat betreft Gemeentewurk. In het kader van de RI&E zullen taakrisicoanalyses (TRA’s) worden opgesteld. Dit is een analyse en evaluatie van de gevaren die zijn verbonden aan de uitvoering van (risicovolle) taken ten aanzien van de veiligheid en gezondheid van de werknemers. Keuringen Jaarlijks vinden de volgende verplichte keuringen plaats: APK (dienst- bestel- en vrachtauto’s) kranen (hydraulische, elektrische en bovenloopkraan) hefkolommen grafliften, grafbekisting elektrische gereedschappen trappen, ladders en klimgereedschappen hijswerktuigen, kettingen en hijsbanden brandblussers EHBO-dozen sporttoestellen apparatuur rioolgasdetectie kleine machines/gereedschappen Inentingen De inentingen betreffen: tetanus 1x /10 jaar hepatitis 1x /10 jaar De inenting van de medewerkers vergt nadere aandacht. Voor zover dat noodzakelijk of gewenst is zijn ingehuurde medewerkers via het uitzendbureau ingeënt. Legionella De volgende acties vinden plaats: Gemeentewurk Damwâld - geen controle (type gebouw valt in categorie laagrisico) gemeentehuis Dokkum - automatische spoeling/1x per jaar controle stadswerf Dokkum - douches worden niet gebruikt gemeentewerf Ternaard - automatische spoeling/1x per jaar controle sporthallen DanDon - in vakantie doorspoelen/1x per jaar controle gymlokalen Dongeradeel - 5x per jaar doorspoelen toiletgebouwen watersport - wekelijks doorspoelen Het regelmatig doorspoelen van de douches vergt nog nadere aandacht.
- 12 -
Schadevrij rijden Tot 2013 was alle personeel van Gemeentewurk aangesloten bij de actie Veilig rijden van Veilig Verkeer Nederland. Eind 2013 is bij alle deelnemers de belangstelling voor deze actie gepeild. Er bleek geen grote behoefte meer te zijn om deel te nemen. Vijf medewerkers willen wel graag door met de actie. Elk jaar dat een chauffeur schadevrij en veilig rijdt, levert een op naam gemaakt certificaat op. Iedere vijf jaar dat een chauffeur zonder schade rijdt, wordt beloond met een insigne en een speciale VVN-attentie. Vanaf 20 jaar wordt dat een oorkonde en met 25 jaar schadevrij rijden verdient de chauffeur bovendien een fraai verguld Veiligrijden.nu-horloge. Bijzondere aandachtspunten Er is extra aandacht is besteed aan voorlichting over tekenbeten/ziekte van Lyme en over kenmerken en mogelijke klachten en symptomen als gevolg van de eikenprocessierups. Periodiek Medisch Onderzoek (PMO) en PAGO geluid In 2011 heeft het laatste PMO fysieke belasting plaatsgevonden. In 2015 vindt er weer een volgende PMO plaats. De laatste gehoortest vond plaats in 2009. Herhaling van het gehooronderzoek zal moeten worden ingepland. Privégebruik gemeentelijke dienst- en/of bestelauto’s Het is de medewerkers verboden om privé gebruik te maken van gemeentelijke diensten/of bestelauto’s. In verband met bijtelling als gevolg van mogelijk privé gebruik van gemeentelijke diensten bestelauto’s is de kilometerregistratie punt van aandacht. De handmatige bijhouding is tijdrovend en omslachtig. Dit kan worden ondervangen door een in de voertuigen in te bouwen Track & Trace systeem. De Ondernemingsraad vroeg bijzondere aandacht voor de privacy van de medewerkers.
Voertuigen Brandstof Diesel Aardgas Elektrisch Totaal
Aantal 30 13 1 44
Cursussen/opleidingen Kortdurende cursussen:
verlengen spuitlicentie aanvulling rijbewijs met deel E Nido wintertraining VCA leidinggevenden Beheer en Onderhoud Kunstwerken omgaan met emoties op begraafplaatsen Word/Excel strooileider beheerder begraafplaatsen voldoende opgeleid persoon (VOP)
- 13 -
33 medewerkers 8 medewerkers 30 medewerkers 11 medewerkers 1 medewerker 2 medewerkers 12 medewerkers 2 medewerkers 2 medewerkers 1 medewerker
Lang(er)durende opleidingen:
HBO Milieukunde Middenmanagement A
1 medewerker 1 medewerker
Ondernemingsraad In
2013 stonden voor Gemeentewurk de volgende punten op de agenda: adviesaanvraag evaluatie Gemeentewurk (02-2013) instemmingverzoek bereikbaarheid/beschikbaarheid (02-2013) instemmingverzoek RI&E (03-2013) instemmingverzoek Persoonlijke Beschermingsmiddelen en werkkleding (04-2013) instemmingverzoek inbouw Track & Trace systeem in alle voertuigen (08-2013) instemmingverzoek beleid toxische stoffen (11-2013) adviesaanvraag veranderingen team Sport/Bruggen (11-2013) instemmingverzoek intrekken werktijdenregeling (12-2013)
Eind 2013 is gestart met het vooraf informeren van de OR over actuele ontwikkelingen bij Gemeentewurk.
Jubilea Voor Gemeentewurk waren er de volgende jubilea: 40 jaar in overheidsdienst - 1 medewerker 25 jaar in overheidsdienst - 2 medewerkers 12,5 jaar in overheidsdienst - 7 medewerk(st)ers 25 jaar in gemeentedienst - 6 medewerkers 12,5 jaar in gemeentedienst - 7 medewerk(st)ers
- 14 -
CULTUUR Kernwaarden voor Gemeentewurk Het aspect cultuur verdient bij de samenvoeging van afdelingen extra aandacht en tijd. Vooral in het begin moesten medewerkers wennen aan het werken in de andere gemeente. Hetzelfde geldt ook voor de medewerkers van voormalig Trion en Oostergo, nu NEF. De volgende kernwaarden gelden: resultaatgericht werken lerende organisatie marktconform werken samenwerkingsgericht integriteit aantrekkelijk innovatief klantgerichtheid rol integratie (in het kader van MVO)
Effecten schaalvergroting Positief effect:
loopbaanontwikkeling – meer kansen grotere flexibiliteit verandering kan als positief worden uitgelegd
Negatief effect:
grotere afstand meer bureaucratie verandering kan als negatief worden uitgelegd
Huisvesting De huisvesting heeft niet alleen een belangrijke invloed op de bedrijfsvoering van maar ook op de cultuur binnen de organisatie. De medewerkers zitten nu verspreid over 4 locaties te weten: gemeentehuis Dokkum stadswerf Dokkum gemeentewerf Damwâld gemeentewerf Ternaard Daarnaast is het oude reinigingsterrein aan de Birdaarderstraatweg te Dokkum als opslagterrein in gebruik. Uit oogpunt van cultuur heeft een centrale huisvesting de voorkeur.
Werkplek medewerkers Voor de uitvoering van de afvalinzameling, het pompenonderhoud, kolkenzuig- en veegwerkzaamheden, transport en garageonderhoud maakt het voor de medewerkers niet uit in welke gemeente zij werkzaam zijn. Bij een aantal min of meer aan een gemeente gebonden werkzaamheden wordt om meerdere redenen personeel ‘uitgewisseld’ tussen Dongeradeel en Dantumadiel, onder meer op het gebied van beheer sporthallen, brugbediening, werkzaamheden op begraafplaatsen en sportvelden, maaien, onderhoud bomen etc. Dit geldt ook voor de vervanging van teamleiders bij afwezigheid. Deze werkwijze heeft een gunstige invloed op de cultuur binnen de afdeling.
- 15 -
ACTIVITEITEN/PROJECTEN/WERKZAAMHEDEN Raadsvragen/moties/amendementen/toezeggingen Dantumadiel Amendementen/Moties/ Vragen/Toezegging Vragen over begraafleges.
Partij(en)
Datum
Afdoening
LLD
Vragen over de gesteldheid velden van SCV.
CDA
12-11-2012 (mail) 18-12-2012
Vragen beheer.
sporthal-
D’82
26-02-2013
Vragen over problematiek afvalinzameling Broeksterwâld (Mr. Hamstrjitte). Vragen over inspecteren en schouwen. Vragen over privatisering begraafplaatsen. Motie nr. 2 vermarkten onderhoud rotondes.
CDA
26-02-2013
CU
18-04-2013
CDA
20-07-2013
CU
27-08-2013
Amendementen (1 en 2) Motie (1) wijziging beheersverordening begraafplaatsen.
CDA/LLD
24-09-2013
Toezegging, dat indien het voorstel over privatisering begraafplaatsen (OUBD) niet leidt tot privatisering, het college in samenwerking met Dongeradeel zal kijken naar een andere toerekeningsystematiek.
N.a.v. amendement nr. 10 van de LLD
29-10-2013/ 05-11-2013
Brief 28 februari 2013. Via vragen-halfuurtje door wethouder Dijksterhuis. Via vragen-halfuurtje door wethouder Dijksterhuis. Via vragen-halfuurtje door wethouder Bos. Brief 15 mei 2013. Brief d.d. 11 september 2013. Ingetrokken na toezegging wethouder Bos om de mogelijkheden af te tasten bij de SOD. Amendementen 1 en 2 aangenomen met 9 stemmen voor en 7 tegen. Motie 1 met 10 stemmen voor en 6 tegen aangenomen. Amendement ingetrokken na de toezegging.
over
- 16 -
Overig/ opmerkingen
Amendement 2 is gewijzigd vastgesteld.
Dongeradeel Amendementen/Moties/ Vragen/Toezegging Vragen over strafmaat bij overtreding Afvalstoffenverordening De raad zal op de hoogte worden gehouden van verdere ontwikkelingen rond het verpakkingenakkoord.
Datum
Overlast van sneeuw op randparkeerplaatsen wordt bij evaluatie gladheidbestrijding na deze winter worden meegenomen.
31-01-2013
Nagegaan zal worden in welke categorie van straffen uit de Wet Economische delicten de overtredingen van de afvalstoffenverordening vallen. Toegezegd wordt dat er op de (vrijkomende) bietenopslagplaatsen geen camperplaatsen zullen komen. Bezien welke mogelijkheden en daarbij de voor- en nadelen, van uitbesteding van groen aan wijken en dorpen kan opleveren. Bezien welke mogelijkheden en daarbij de vooren nadelen, van uitbesteding bermmaaien (Oostrum) opleveren. Navraag doen naar "vastzittende" putdeksels, die bij hulpverlening (bv. bij brand) problemen kunnen opleveren.
14-02-2013
Afdoening
Overig/ opmerkingen
31-01-2013 20-12-2012
14-02-2013
Afgedaan. Memo behandeld in informatieve raadsbijeenkomst 10-01-2013. Meenemen in evaluatie. Wanneer dit meer moet gaan kosten eerst opnieuw naar de raad. Afgehandeld: op 18-03 mail verstuurd aan de griffier. Is door de wethouder toegezegd.
27-03-2013
27-03-2013
19-09-2013
Vraag is neergelegd bij de blusgroepen.
Op 25 januari 2013 was er met de raadsleden van de gemeenten Kollumerland c.a. en Ferwerderadiel, in samenwerking met Omrin, een excursie naar de gemeente Grootegast over gescheiden afvalinzameling.
- 17 -
B&W-adviezen Dantumadiel Registratie nummer 13000163 13000191 13001012 13001401
Datum adviesnota 10-01-2013 14-01-2013 07-03-2013 26-03-2013
13001692 13001834
09-04-2013 18-04-2013
13002303 13002542
15-05-2013 16-05-2013
13002650 13002833
04-06-2013 06-06-2013
13002785
12-06-2013
13003083 13002892 13003384 13003588
02-07-2013 09-07-2013 25-07-2013 21-08-2013
13003634 13003383
26-08-2013 15-07-2013
13003374
13003960 13004335
22-07-2013
09-10-2013 16-10-2013
13004773 13004895 13005017
12-11-2013 21-11-2013 26-11-2013
13004624
10-12-2013
13005250 13005378
03-12-2013 12-12-2013
13005133
13-01-2014
- 18 -
Onderwerp
B&W
Testschouw 19 december 2012 Snuffelcontrole 2012 Evaluatie inzameling zijladers Concept voorstel wijziging Afvalstoffenverordening 2009 Schouw maart 2013 Uitvoeren motie in raadsvergadering 24-01-12 inzake privatisering van het beheer van de gemeentelijke begraafplaatsen Dantumadiel Schouw april 2013 Subsidie inzamelaars textiel
22-01-2013 22-01-2013 12-03-2013
Verhoging tarieven milieustraat Onderhoud en servicecontract WTS Mol inzake ondergrondse containers Aanleg zwaaimogelijkheden zijlader Master Hamstrjitte te Broeksterwâld Schouw juni 2013 Raamovereenkomst verpakkingen Gladheidbestrijding 2013-2014 Pilot Zuiver inzamelen in Metslawier Uitvoering schouw met bewoner Wijziging overeenkomst inzamelen textiel Reshare (voorheen Leger des Heils) Uitvoeringsbesluiten 2013 voortvloeiend uit de Afvalstoffenverordening 2013 Deelname Gemeente Schoon Evaluatie Frysktalige gemeente-, plaatsen straatnamen in Dantumadiel Gladheidbestrijding 2013 – 2014 Aanbesteding auto’s Gemeentewurk Resultaten gezamenlijke sorteerproef 2013 Verlengen overeenkomst met Wecycle Vermarkten onderhoud rotondes Vervanging zoutstrooier
11-06-2013
Voortzetting nascheiding kunststoffen door Omrin
16-04-2013
Opmerkingen
DanDon
16-04-2013 23-04-2013 21-05-2013 Er is geen besluit te vinden Retour GW – niet verder op route gegaan 25-06-2013 09-07-2013 23-07-2013 06-08-2013 27-08-2013
DanDon
03-09-2013 08-10-2013
08-10-2013 22-10-2013 29-10-2013 19-11-2013 26-11-2013 10-12-2013 17-12-2013
DanDon
07-01-2014 Adviesnota vervallen 28-01-2014
DanDon
is
Dongeradeel Registratie nummer
Datum adviesnota 29-10-2012 17-12-2013 02-2013 12-02-2013 25-02-2013 20-03-2013 08-05-2013 14-05-2013 04-2013 08-05-2013 06-2013 25-06-2013 09-07-2013 08-2013 03-10-2013 30-09-2013 11-2013 18-11-2013 12-2013
Onderwerp Persoonlijke beschermingsmiddelen en werkkleding Plan van aanpak bietenopslagplaatsen 2021 Machinaal planten van bloembollen Europese aanbesteding voertuigen Uitvoeringsbesluiten Afvalstoffenverordening 2013 Alternatief bezuinigingsvoorstel takendiscussie Verdiepingsonderzoek verglazingsplan Kabel Noord Bijdrage diensten kringloopbedrijf De Wissel Tarieven milieustraat Aanbesteding dienstvoertuigen Pilot zoutstrooien in Paesens en Ternaard Inbouw Track & Trace in voertuigen Gemeentewurk Raamovereenkomst verpakkingen Pilot “Zuiver inzamelen in Metslawier” Ondersteunen “Gemeente Schoon” Uitkomsten aanbesteding auto’s Gemeentewurk Toelage rol meewerkend voorman Verlengen overeenkomst met Wecycle Voortzetting nascheiding kunststoffen door Omrin
B&W
Opmerkingen
08-01-2013 08-01-2013 25-02-2013 25-02-2013 05-03-2013
DanDon
09-04-2013 14-05-2013 21-05-2013 21-05-2013 21-05-2013
DanDon
11-06-2013 02-07-2013 16-07-2013
DanDon
27-08-2013
DanDon
15-10-2013 19-11-2013 03-12-2013 17-12-2013
DanDon
21-01-2014
DanDon
Daarnaast heeft Gemeentewurk een inhoudelijke bijdrage geleverd aan de opstelling van meerdere adviezen/voorstellen aan B&W en raad voor andere afdelingen. Een voorbeeld is de opstelling van een nieuwe beheersverordening met uitvoeringsbesluit voor de begraafplaatsen. Verder is een bijdrage geleverd aan het advies over de invulling van de bezuiniging op sporthalbeheer in Dantumadiel en is een advies opgesteld over de overgang van ICT naar Leeuwarden Ook is een bijdrage geleverd aan de beantwoording van vragen bij de begroting, jaarrekening en tussentijdse rapportages.
- 19 -
Projecten - stand van zaken/voortgang Onderwerp Realisering zwaaiplek Mr. Hamstrjitte te Broeksterwâld Pilot omgekeerd inzamelen in Metslawier Onderzoek privatisering begraafplaatsen Dantumadiel Onderzoek privatisering begraafplaatsen Dongeradeel Pilot zout strooien door de dorpen (Paesens Moddergat, Anjum en Ternaard) Bouwkundige aanpassingen sporthallen Dantumadiel Opruimen/inventarisatie gebruik bietenopslagplaatsen Dongeradeel Groot onderhoud gebouwen gemeentewerf Ternaard Invulling bezuiniging op beheer sporthallen Dantumadiel Verfriesing bebording/bewegwijzering Dantumadiel Invoering VTA-controle (B&W Dantumadiel 6-11-2012) Subsidie voor kledinginzamelaars in Dantumadiel Verbouw stadswerf voor gebruik door Veiligheidsregio (brandweer) Renovatie toiletgebouwen watersport Dokkum Pilot aanpak hondenpoep in Ternaard, Wierum en Engwierum Groen in Groen campagne (stickers) Volkstuintjes Dongeradeel Inzameling afval van toerisme Opleiding medewerkers in het kader van Flora- en faunawet Invoering containermanagementsysteem in Dongeradeel
Status Gereed Tot eind 2014 Loopt Loopt Tot mei 2014 Gereed Loopt Loopt Gereed Loopt Nog niet gestart Onderhanden Start in 2014 Onderhanden Tot mei 2014 Loopt Loopt Loopt Loopt Nog niet gestart
Aanbestedingen/contracten in 2013 Gehouden aanbestedingen/offertetrajecten Onderwerp Vervanging bedrijfsauto’s Vervanging Ransomes frontmaaimachine Vervanging Husqvarna frontmaaier Onkruidbestrijding in Dantumadiel 2013 t/m 2015 Vervanging trekkers (ingetrokken) Volgen van diverse trainingen/cursussen Inkoop inhuurpersoneel Vervanging inventaris sporthallen/gymlokalen
Nog te houden aanbestedingen/inkoop Onderwerp Brandstoffen (benzine, diesel, gas) Aanschaf/inbouw Track & Trace systeem Vervanging trekkers Vervanging hoogwerker Aanschaf werktuigdrager Vervanging kolkenzuiger Arbovoorzieningen (bebording) op bedrijfsauto’s Inkoop inboetmateriaal Inventaris sporthallen (jaarlijkse vervanging) Reclame in sporthallen in Dongeradeel
- 20 -
Bedrag € 619.690,€ 45.000,€ 17.500,€ 28.812,nvt € 42.675,€ 103.906,€ 58.611,-
Contracten/overeenkomsten Onderwerp Overeenkomst nascheiding kunststoffen Verlengen overeenkomst met Wecycle Onderhoud en servicecontract WTS Mol inzake ondergrondse containers Verlenging/wijziging overeenkomst inzamelen textiel Reshare (voorheen Leger des Heils)/Omrin
- 21 -
Contractduur 2014 - 2022 2014 - 2017 Aangehouden Loopt
COMMUNICATIE GEMEENTEWURK Extern overleg Overleg Bedrijfsvoeringsoverleg
Portefeuillehouderoverleg DanDon (vanaf mei 2012)
PFO Dantumadiel en Dongeradeel
Gemeentewurk – W&G Dantumadiel en Ontwikkeling Dongeradeel Ambtelijk overleg met DDKF-gemeenten
Deelnemers Algemeen directeur Dantumadiel Manager Gemeentewurk Account manager Beide portefeuillehouders Manager Beleidsmedewerker Portefeuillehouder Manager Beleidsmedewerker
Frequentie 1x per 6 – 8 weken
Onderwerpen Organisatorische en/of financiële onderwerpen
1x per 2 maanden
Afvalstoffenbeleid, beheer openbare ruimte
1x per 4 weken
Manager Beleids- en technische medewerkers van beiden gemeenten Managers DDKF
1x per 8 weken
Betreffende het gehele werkgebied van de portefeuillehouder Betreffende het gehele werkgebied
1x per 6 weken
Afstemming bedrijfsvoering en investeringen
Overige overleggen In 2013 vond er in Dantumadiel geen jaarlijks overleg met de begrafenisverenigingen plaats. Ook zal het overleg met de buitensportverenigingen weer worden opgestart. In Dongeradeel is er geen structureel overleg met de begrafenisverenigingen. Wel vindt er regelmatig overleg met de buitensportverenigingen plaats.
Intern overleg Overleg Teamleidersoverleg
Deelnemers Manager Account manager Teamleiders
Frequentie 1x per 2 weken
Werkoverleg per team
Teamleider Medewerkers
1x per 4-6 weken
Wijkteamoverleg
Teamleiders
1x per 4 weken
Controlleroverleg
Manager/account manager Financieel controllers beiden gemeenten
1x per 2 weken (als er agendapunten zijn)
- 22 -
Onderwerpen Bedrijfsvoering, actuele ontwikkelingen, opleiding etc. Algemene en dagelijkse zaken / arbozaken Werkwijze en inzet bij uitvoering van werkzaamheden Begroting, Verrap/Turap, jaarrekening, verrekening DanDon
ACTIVITEITEN PER TEAM Wijkbeheer Dantumadiel Bijzonderheden: plaatsing reewildreflectorpaaltjes langs de Boppewei te De Westereen vervanging walbeschoeiing Rjochthûsstrjitte te Rinsumageast Ontwikkelingen: bezuiniging op groenonderhoud verdergaande participatie Burgerparticipatie: gedeeltelijk groenonderhoud speeltuinen groenonderhoud Ds. Germswei Damwâld door buurtbewoners inschakeling 31 ZwerfAfvalPakkers (ZAPPER’s)
Wijkbeheer Dongeradeel (stad Dokkum en buitengebied Dongeradeel) Bijzonderheden:
problematiek verkoop stamhout tulpenproject Dokkum
Ontwikkelingen:
opgelopen achterstand in verband met herstel stormschade bezuiniging op groenonderhoud verdergaande participatie
Burgerparticipatie:
gedeeltelijk groenonderhoud speeltuinen pilot onderhoud bosplantsoen Brokmui te Dokkum door buurtbewoners pilot onderhoud bosplantsoen te Engwierum door buurtbewoners onderhoud heestervakken Waterranonkel te Dokkum door buurtbewoners ondersteuning papierprikkers in Dokkum project volkstuintjes in Dokkum
Reiniging Bijzonderheden:
revisie 7-delige kooimaaier en trekker voor het maaien van sportvelden in Dantumadiel steekproef controle minicontainers i.v.m. rechtmatigheid bijdrage benchmark riolering
Ontwikkelingen: invoering Groene lijn/registratie minicontainers in Dongeradeel afname garageonderhoudswerkzaamheden loslaten/onleesbare bestickering minicontainers pilot vervanging storings-/meldsysteem pompgemalen Burgerparticipatie: inzameling oud papier inzameling textiel
- 23 -
Specialistisch Groen Bijzonderheden:
inbesteding maaien sportvelden in Dantumadiel zomerstop gebruik sportvelden in Dantumadiel vanwege de droogte vanwege droge zomer besproeien sportvelden in Dantumadiel maaien ecologisch groen in Tytsjerksteradiel opruimen bomen als gevolg van stormschade in beide gemeenten inzet Grontmij voor groot onderhoud op sportvelden in Dongeradeel digitale verwerking vergunningen grafmonumenten gebruik grafdelfmachine op begraafplaatsen in Dongeradeel
Ontwikkelingen:
mogelijke privatisering begraafplaatsen overdracht/afname onderhoud sportvelden
Burgerparticipatie:
pilot opknippen randen bosplantsoen en maaien obstakels rondom sportvelden Engwierum en Dokkum
Bouwkunde/Sport/Bruggen Bijzonderheden: herstel stormschade (gebouwen) Ontwikkelingen: afstoting gymzaal Metslawier; keuring speelwerktuigen Dantumadiel en Dongeradeel (Attractiebesluit) onderhoud/herstel speelwerktuigen Dongeradeel Burgerparticipatie: zelf klaar zetten en opruimen materialen in sporthallen
Integratie Projecten:
Dokkum tulpenstad (aanplant) pilot meewerkend voorman coördinatie/contactpersoon weekmarkt Dokkum
Ontwikkelingen:
effecten invoering participatiewet aandacht voor social return pilot verwerking vrijkomend hout door NEF
- 24 -
Staf Bijzonderheden:
opleiding in het kader van Flora- Faunawet extra aandacht voor arbo en veiligheid analyse kosten huisvuilauto’s rechtmatigheid/transparantie opstellen nota’s derden uitvoeren motie ABD inzake begraafplaatsen Dongeradeel uitvoeren motie raad inzake privatisering begraafplaatsen Dantumadiel evaluatie stormschade (afronding in 2014) presentatie Gemeentewurk voor de raad van Dantumadiel advisering op het gebied van ICT
Teamoverstijgende zaken Ziekten en plagen in bomen Hierbij is sprake van de essentaksterfte, iepziekte, kastanjebloedingsziekte. Al deze boomziektes komen voor in zowel Dantumadiel als in Dongeradeel. De bemoeienis van Gemeentewurk betreft hoofdzakelijk het opruimen van dode bomen. De eikenprocessierups is nog niet waargenomen in Dantumadiel/Dongeradeel maar bijvoorbeeld wel in Tytsjerksteradiel. Een dergelijke plaag stopt niet bij de gemeentegrens. Boomplantdag In Dantumadiel is op 30 april meegewerkt aan het planten van een koningslinde in het plantsoen aan de Foarwei door leerlingen van de scholen uit Damwâld. In Dongeradeel is meegewerkt aan het planten van een groeiboom in Hantumhuizen door de basisschoolleerlingen van groep 8. Op het Noorderbolwerk in Dokkum is een koningslinde geplant. Stormschade De storm van oktober heeft direct na de schade een inzet van ongeveer 3.000 manuren eigen dienst gevergd. Tevens zijn er aannemers en is personeel van NEF ingeschakeld voor herstel. Door de storm ontstond een aanzienlijke schade aan bomen, wegen, gebouwen, hekwerken, speeltoestellen, enz. In beide gemeenten zijn in totaal circa 700 bomen omgewaaid. De directe schade (externe nota’s) in 2013 bedroeg voor zowel Dantumadiel als Dongeradeel circa € 60.000,-. De kosten van herstel c.q. aanplant zullen ook nog in 2014 doorwerken. Landelijke Opschoondag Op zaterdag 9 maart vond de jaarlijkse Landelijke Opschoondag plaats. Er waren circa 40 deelnemers. Himmeldei In maart vonden de jaarlijkse Himmeldagen plaats. Aan de Himmeldagen nemen diverse verenigingen, scholen en plaatselijk belang deel. In Dantumadiel waren circa 300 deelnemers en in Dongeradeel circa 1000 deelnemers.
- 25 -
PRESTATIE-INDICATOREN Afvalstoffen Dantumadiel Ingezamelde afvalstoffen in kg per inwoner per Afvalcategorie 2008 2009 Restafval 232,4 210,9 GFT-afval 152,2 148,7 Oud papier 96,4 95,0 Glas 18,0 17,5 Kunststofverpakkingen 0,0 1,7 Textiel 5,6 5,0 Klein chemisch afval 1,4 1,4 Grofvuil 21,4 24,2 Takken/snoeiafval 45,9 43,5 Totaal 573,3 547,9
jaar 2010 218,4 128,8 92,5 17,1 7,0 5,7 1,6 24,4 43,9 539,4
2011 195,8 125,9 83,1 16,4 8,3 6,0 1,5 25,0 47,9 509,9
2012 210,2 132,3 77,0 16,5 8,6 7,1 1,5 25,3 46,4 525,0
2013 196,6 128,9 74,4 16,4 13,6 6,5 1,5 22,4 48,4 508,5
jaar 2010 216,0 121,0 75,0 20,6 7,0 3,4 1,6 21,0 42,0 507,6
2011 211,0 132,0 69,0 20,4 8,0 3,5 2,3 24,0 47,0 517,0
2012 211,0 134,0 61,0 19,0 9,0 3,0 2,3 23,0 45,0 507,0
2013 198,0 130,0 60,0 20,5 14,0 3,2 1,4 22,0 48,0 497,1
Dongeradeel Ingezamelde afvalstoffen in kg per inwoner per Afvalcategorie 2008 2009 Restafval 247,0 241,0 GFT-afval 115,0 122,0 Oud papier 74,0 73,0 Glas 20,3 20,4 Kunststofverpakkingen 0,0 2,0 Textiel 3,5 3,8 Klein chemisch afval 1,1 1,1 Grofvuil 21,0 21,0 Takken/snoeiafval 44,0 33,0 Totaal 526,0 517,0
Bezoekersaantallen milieustraat Damwâld Verzorgingsgebied Totaal bezoekers Bezoek per openingsuur Bezoek per inwoner Bezoek per km2
- 26 -
2008 45.897 23 104,2 % 129
2009 51.916 26 117,9 % 146
2010 52.082 26 118,3 % 147
2011 55.434 28 126,9 % 156
2012 53.892 27 123,6 % 152
2013 55.191 28 127,3 % 156
Interventies minicontainers Dantumadiel Actie Levering Terugname Vervanging Herstel
2009 356 10 20 3
2010 610 661 108 68
2011 111 23 86 91
2012 97 28 123 91
2013 67 23 97 70
2009 -
2010 -
2011 -
2012 33 19 80 -
2013 98 37 108 -
Dongeradeel Actie Levering Terugname Vervanging Herstel
Compostactie Op vrijdag 22 en zaterdag 23 maart was de jaarlijkse compostactie van de gemeente Dongeradeel. De gemeente bood haar inwoners de mogelijkheid om gratis compost op te halen. In Dantumadiel was deze actie op zaterdag 23 maart.
Marktprijs oud papier/karton Bont Prijzen MOP 200,00
bont
100,00
50,00
ju em li be no r ve ja nu mb e ar i2 r 01 0 m aa rt m ei se pt juli em no b ve e r ja nu mb e ar i2 r 01 1 m aa rt m ei se pt juli em no b ve e r ja nu mb e ar i2 r 01 2 m aa rt m ei se pt juli em be no r j a ve nu m ar be i" r 20 13 m aa rt m ei se pt juli em be no r v ja nu em b ar i * er 20 14
se pt
20 09 m aa rt m ei
-
ja nu ar i
Prijs per ton
150,00
Maanden
- 27 -
Lijkbezorging Begraving, asbezorging, lege kelders Dantumadiel - Murmerwoude - De Westereen - Feanwâlden - Dantumawoude - Driezum - Broeksterwâld Totaal Dantumadiel Dongeradeel - Lindenhof - Damwâldsterreedsje - Ternaard - Metslawier Totaal Dongeradeel Totaal DanDon
2009
2010
2011
2012
2013
54 8 17 4 6 9 98
58 16 17 3 4 8 106
53 5 15 6 6 13 98
53 7 16 3 4 17 100
37 11 15 2 5 11 81
33 7 11 2 53 151
61 8 8 7 84 190
53 4 10 6 73 171
54 6 11 6 77 177
47 3 9 5 64 145
Schouw openbare ruimte Dantumadiel Vanaf 2009 vindt er enkele malen per jaar een schouw met bewoners plaats. Deelnemers zijn vrijwilligers, gerekruteerd via Dorpsbelangen. Vanaf 2013 vindt deze schouw in het voorjaar en in het najaar plaats. Hierover wordt gerapporteerd naar het college van B&W. Daarnaast wordt er maandelijks geschouwd met de teamleider en de beleidsmedewerker. Dongeradeel In Dongeradeel vindt geen schouw van de openbare ruimte plaats. Vanwege opmerkingen over de onderhoudstoestand is een incidentele schouw/beoordeling van de wijk Fûgellân in Dokkum uitgevoerd. Als hieruit voortvloeiende actie is een veegschema opgesteld. Over de staat van groenonderhoud in Dongeradeel wordt regulier overleg gepleegd met de afdeling Ontwikkeling.
Meldingen/klachten Aantal in 2013 binnengekomen meldingen: Gemeente Dantumadiel Dongeradeel Totaal
Aantal 1.103 (incl. 290 groene lijn) 3.072 4.172 waarvan voor Gemeentewurk 3.543
- 28 -
Het totaal aantal meldingen over 2012 en 2013 kan als volgt worden gespecificeerd: Per categorie Afval - containers/milieuboxen Afval - overig Begraafplaatsen Bruggen Dieren Evenementen Geen categorie toegekend Gemeentelijke gebouwen Groenvoorziening Kabels en leidingen (Dongeradeel) Openbare Verlichting Overig Parkeren (Dongeradeel) Riolering Speeltuinen Sportvelden Straatmeubilair Uitvoering door gemeente (gedrag/schade) Water Wegen Winter Totaal * **
2012 1.209 272 2 7 40 22 16 9 501 9 147 169 78 198 21 2 103 34 105 428 38 3.410
2013 1.428 404 2 3 38 8 23 25 597 8 157 325 63 247 18 1 98 33 111 534 49 4.172
alleen schadegevallen geregistreerd in Sim, overig wordt geregistreerd in Storing online per 2014 ondergebracht bij hoofdcategorie waar melding betrekking op heeft
De meeste meldingen (circa 34 %) gingen over afvalcontainers (aanvraag en herstel in Dongeradeel) en niet (goed) geleegde containers (in beide gemeenten). Verder waren er relatief veel meldingen over groenvoorziening, wegen en afval – overig. Acties betreffende minicontainers: Vervangende container in Dongeradeel gebracht wegens: Opgeslokte containers Vermissing Ontbreken bij intrek bestaande woning Beschadigd, nieuwe brengen Nieuwbouwwoning Extra container brengen Levering Totaal Terugname Extra container ophalen Vermiste terug, nieuwe ophalen Gevonden/ophalen Totaal
- 29 -
2012
2012
Dongera- Dantumadeel diel
2 14 4 80 7 6
113
8 7 108
97 220 28
7 12 19
28
2012 Totaal 10 21 4 188 7 6 97 333 28 7 12
47
2013
2013
Dongera- Dantumadeel diel
10 29 30 108 17 12
206 21 9 7 37
5 7 85
69 166 25
25
2013 Totaal 15 36 30 193 17 12 69 372 25 21 9 7 62
Bezettingsgraad sporthallen In het seizoen 2013-2014 is de bezettingsgraad van de sporthallen als volgt: Dantumadiel - Damwâld – De Boppeslach - De Westereen – Sikkemahal - Feanwâlden – Hoantserid Dongeradeel - Dokkum – De Doelstien - Dokkum – De Trimmer
57,2 % 40,3 % 43,8 % 79,6 % 61,5 %
Bovenstaande staat geeft de maximale bezettingsgraad over de drukste maand (exclusief de zondagen). De sporthallen worden overdag gebruikt door de scholen en 's avonds en zaterdags door verenigingen. De bezettingsgraad is afhankelijk van het tijdstip in het jaar; in de maanden november en december is de bezettingsgraad het hoogst. Ten opzichte van 2012 was er in 2013 in Dantumadiel een afname van de verhuur van de sporthallen. Of dit verband houd met de forse verhoging van de tarieven is niet bekend.
Zoutverbruik/gladheidbestrijding Inkoop zout in tonnen voor beide gemeenten: Activiteit/jaar Inkoop zout Aantal uitrukken
2010 1231 -
2011 215 -
2012 466 -
2013 599 38
2011 79,0 83,2 162,2
2012 77,1 101,3 178,4
Gebruik chemische bestrijdingsmiddelen Verbruik in lit./kg Dantumadiel Dongeradeel Totaal
2009 54,6 154,8 219,4
2010 77,0 110,8 187,8
2013 56,2 45,4 101,6
Beleid onkruidbestrijding op (half)verhardingen Dantumadiel Activiteit Borstelen DOB (chemisch) Wave (heet water)
Frequentie 2 x/jaar 2 x/jaar 6 – 7 x/jaar
Locatie Waterafvoerende goten/parkeerhavens Voetpaden/trottoirs Begraafplaatsen/plantsoen/parken/terrein sporthallen
Frequentie 2 x/jaar
Locatie Waterafvoerende goten/parkeerhavens/ fietspaden/ voetpaden/trottoirs/terrein sporthallen/ plantsoenen/begraafplaatsen Selectief alle verhardingen
Dongeradeel Activiteit Borstelen
DOB (chemisch)
- 30 -
2 x/jaar
Ontwikkelingen onkruidbestrijding Volgens de laatste berichtgeving wordt het gebruik van chemische bestrijdingsmiddelen op verhardingen met ingang van november 2015 verboden. Overige toepassingen worden met ingang van 2017 verboden. Om dezelfde beeldkwaliteit te houden heeft dit grote financiële consequenties. De bijenstand is goede indicator voor de algehele ecologische gezondheid. De laatste jaren is het aantal bijensoorten sterk in aantal teruggelopen. Door de afname van drachtplanten verslechtert de leefomgeving van de bijen. Dit maakt de bijen gevoeliger voor ziekten. Door de Bijenstichting is een convenant over bijvriendelijk handelen opgesteld om bijvriendelijk te zullen handelen actief bij te dragen om de leefomstandigheden van bijen (zowel wilde bijen als honingbijen) te verbeteren door te kiezen voor een ecologisch groenbeheer onkruidbestrijding op een milieuvriendelijke manier uit te voeren bijvriendelijke gewasbescherming toe te passen en af te zien van het gebruik van neonicotinoïden (= beschermingsmiddel tegen insecten) en deze niet te verhandelen mee te werken aan het uitdragen van bijvriendelijk handelen De gemeente Dongeradeel heeft onder voorwaarden ingestemd met dit convenant. Zij ziet dit als een eerste aanzet en spreekt de intentie uit om gevolg te geven aan dit convenant waarbij het geldende beleid en de beschikbare middelen de randvoorwaarden vormen.
Brugbedieningen Jaar Doorvaarten Aantallen
2010 Plezier 11371
Beroep 124
2011 Br. vl. 150
Plezier 10826
Beroep 201
2012 Br. vl. 170
Plezier 10995
Beroep 335
2013 Br. vl. 173
Plezier 10238
Beroep 229
Br. vl. 172
Ongediertebestrijding Betreft Dantumadiel Dantumadiel Dantumadiel Dongeradeel
Aantal 1 1 1 1
Bestrijding Wespen Vleermuis Papiervisjes Wespen
Er vond geen bestrijding bij particulieren plaats. Wel is er voor beide gemeenten meerdere keren geadviseerd
Botulisme In 2013 waren er in beide gemeenten geen gevallen van botulisme.
- 31 -
FINANCIELE INFORMATIE Kostenverdeelsleutels DanDon - onderbouwing Volgens artikel 8:1 van de Gemeenschappelijke Regeling Gemeentewurk van de gemeenten Dongeradeel en Dantumadiel worden de kostenverdeelsleutels vastgesteld in het Uitvoeringsstatuut. Het Uitvoeringsstatuut wordt door B&W vastgesteld. Met ingang van 2012 zijn er kostenverdeelsleutels uitgewerkt. Dit betreft de volgende kostenverdeelsleutels Personeelskosten De personeelskosten worden verdeeld op basis van de verhouding in het aantal ingebrachte fte’s. Fte/jaar (gemiddeld) Dongeradeel Dantumadiel Totaal fte Verdeelsleutel in % Dongeradeel Dantumadiel Totaal in %
2012 54,49 29,58 84,07
2013 54,11 27,90 82,01
64,82 % 35,18 % 100,00 %
65,98 % 34,02 % 100,00 %
Tractiemiddelen De tractiemiddelen worden tot dusver verdeeld op basis van per jaar ingebrachte budgetten. Wellicht is een andere verdeelsleutel, die meer recht doet aan de te verrichten werkzaamheden in beide gemeenten, denkbaar. Dit is nog een aandachtspunt. Onderstaande tabel was in 2013 geldig. Tractiemiddel Bestelauto’s Vrachtauto’s Trekkers Maaimachines Klepelmaaiers Huisvuilwagens Kolkenzuigers Hoogwerker Veegauto's Randapparatuur Bouwkunde Shovel
Dongeradeel 62,01 % 48,05 % 77,06 % 72,82 % 100,00 % 49,70 % 52,32 % 100,00 % 50,00 % 46,15 % 100,00 % 37,44 %
in % Dantumadiel 37,99 % 51,95 % 22,94 % 27,18 % 0,00 % 50,30 % 47,68 % 0,00 % 50,00 % 53,85 % 0,00 % 62,56 %
Totaal 100,00 % 100,00 % 100,00 % 100,00 % 100,00 % 100,00 % 100,00 % 100,00 % 100,00 % 100,00 % 100,00 % 100,00 %
Garage DanDon De verdeelsleutel is gebaseerd op het aantal door beide gemeenten afgenomen uren. Dongeradeel 64,83 %
- 32 -
Dantumadiel 35,17 %
Totaal 100,00 %
Kosten derden Kosten die direct zijn toe te wijzen aan een gemeente en niet vallen onder voorgaande drie punten worden volledig toegerekend aan de gemeente voor wie de werkzaamheden door derden zijn uitgevoerd. Hierop bestaan twee uitzonderingen: a. Gladheidbestrijding De verdeelsleutel is gebaseerd op de oppervlakte van de strooiroutes. b. Huishoudelijk afval Deze verdeelsleutel is gebaseerd naar verhouding van het aantal inwoners van beide gemeenten. Onderdeel
in % Dantumadiel 37,99 % 51,95 %
Dongeradeel 62,01 % 48,05 %
Gladheidbestrijding Huishoudelijk afval
Totaal 100,00 % 100,00 %
Taakstellende bezuiniging Bij de start van Gemeentewurk in 2011 is door de gemeente Dantumadiel een algemene taakstellende bezuiniging opgelegd tot een bedrag van € 100.000,-. Bij de behandeling van de begroting 2012 is in Dantumadiel daar bovenop een bedrag van € 20.000,- als bezuiniging op de bedrijfsvoering bijgekomen. Onderwerp
Totaal DanDon
Dongeradeel
€
- Teamleider bovenwijks
€
0 €
- Reductie wijkwerk
€
9.000 €
0 €
- Bedrijfskleding
€
3.800 €
2.500 €
1.300 Pas verwerkt in 1e Verrap 2014
- Veegauto
€
15.200 €
7.600 €
7.600 2e Verrap 2012
20.000 €
13.000 €
7.000 Jaarrekening 2013 15.800 Jaarrekening 2013
€
€
0 €
61.000 Jaarrekening 2011
- Teamleider bovenwijks
- Inhuur garage DanDon
61.000
Dantuma- Toelichting *) diel
20.300 -€
20.300 Correctie via verdeelsleutel personeel vanaf begroting 2012 9.000 Jaarrekening 2011
- Manager
€
46.500 €
30.700 €
- Inkoopvoordeel wijkbeheer
€
19.000 €
19.000 €
0 Vanaf begroting 2013
- Afvloeiing medewerker
€
20.000 €
20.000 €
0 Vanaf begroting 2013
Totalen t/m 2013 € 194.500 €113.100
*) de bedragen zijn afgerond op 100-tallen
- 33 -
€
81.400
Daarnaast zijn er meerdere niet direct benoembare bezuinigingen zoals een gezamenlijk contract voor de verwerking oud papier en karton (OPK), minder kosten voor lidmaatschappen en abonnementen en niet direct aanwijsbare inkoopvoordelen (massa = kassa). Verder mag niet onvermeld mag blijven de forse besparing in 2010 op de inzameling van huishoudelijk afval (minicontainers). Verder is er voor Dantumadiel met ingang van 2012 een forse bezuiniging op het beheer van de sporthallen gerealiseerd. De gemeente Dongeradeel heeft in de jaren vóór de start van Gemeentewurk in 2011 in het kader van Focus ook al fors bezuinigd (8 fte - € 280.000).
Risico’s Gemeentewurk Voor Gemeentewurk kan een aantal (financiële) risico’s worden benoemd: bezuinigingen en takendiscussie ten opzichte van de bedrijfsvoering/personele consequenties discussie over tarief detachering/inhuur medewerkers NEF boomziektes en plagen (iepziekte, essentakziekte, kastanjebloedingsziekte, eikenprocessierups) extreme weersituaties (droogte, overvloedige neerslag, storm, lange vorstperiode) verbod gebruik chemische bestrijdingsmiddelen op verhardingen achterblijvende frictiekosten bij bezuinigingen bedrijfsongevallen (boete Inspectie SZW)
Aandachtspunten na 2013 Nadere aandachtpunten op het administratieve vlak zijn: betere onderbouwing van de verdeelsleutels voor tractiemiddelen/randapparatuur opstellen van een integrale begroting budgetbeheer/-controle
Slotopmerking Door de samenvoeging van de buitendiensten naar één afdeling voor beide gemeenten is er fors op de kosten van de bedrijfsvoering bespaard. Bij verdergaande samenwerking met buurgemeenten zal deze besparing niet nog een keer kunnen worden gerealiseerd.
- 34 -
BIJLAGE 1 Opstelling en verspreiding Marap De Marap wordt in samenwerking met veel medewerkers van Gemeentewurk opgesteld. Daarbij is ook input verkregen van andere afdelingen. De
Marap wordt als volgt verspreid: College van B&W Dongeradeel College van B&W Dantumadiel Raad Dongeradeel Raad Dantumadiel Ondernemingsraad Dongeradeel Managementteam Dongeradeel Managementteam Dantumadiel Afdeling Ontwikkeling Dongeradeel Afdeling Financiële en Juridische Zaken Productgroep Romte-W&G Dantumadiel Productgroep Stipe-BPK Dantumadiel Medewerkers Gemeentewurk
- 35 -
BIJLAGE 2
- 36 -
- 37 -
