Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI CBC Program 2007-2013 Az első szintű ellenőrzés irányelvei a magyar partnerek számára
2015. június 26.
Tartalomjegyzék
I. BEVEZETŐ ................................................................................................................. 2 II. SZABÁLYOZÁSI HÁTTÉR ............................................................................................ 2 II.1 Közösségi szabályozás: ................................................................................................ 2 II.2 Magyar szabályozás: .................................................................................................... 2 II.3 A programhoz kapcsolódó alapdokumentumok: ........................................................ 3 III. A KÖLTSÉGEK HITELESÍTÉSÉNEK (EXPENDITURE VERIFICATION) MAGYARORSZÁGI RENDSZERE ........................................................................................................................ 3 IV. A PROJEKT PARTNERI JELENTÉS ELKÉSZÍTÉSE – ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK ............... 4 IV.1 Általános szabályok .................................................................................................... 4 IV.2 Partneri jelentés részei .............................................................................................. 5 IV.3 Jelentéstételi határidők.............................................................................................. 8 IV.4 Hiánypótlások............................................................................................................. 9 V. ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEKRE VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK ............... 10 V.1 Az elszámolhatóság időbeli és területi hatálya ......................................................... 10 V.2 Elkülönített számviteli nyilvántartás vezetése .......................................................... 11 V.3 Számlákkal kapcsolatos követelmények ................................................................... 11 V.4 Költségek elszámolhatóságának feltételei ................................................................ 12 V.5 Elszámolható költségek ............................................................................................. 12 V.6 Nem elszámolható költségek: ................................................................................... 13 V.7 Közbeszerzések és egyéb beszerzések (piaci ár igazolása) ....................................... 15 V.8 Általános Forgalmi Adó ............................................................................................. 17 V.9 Árfolyam-átváltási módszer ...................................................................................... 18 VI. KÖLTSÉGTÍPUSOK ÉS AZ ELSZÁMOLÁSUKHOZ SZÜKSÉGES DOKUMENTUMOK..... 18 VI.1 Emberi erőforrás (Human resources) ...................................................................... 19 VI.1.1 Munkabér (helyi munkavállalók bruttó bérköltségei munkaszerződés alapján).. 19 VI.1.2 Munkabér (külföldi munkavállalók bérköltségei munkaszerződés alapján) ........ 19 VI.1.3 Napidíjak ............................................................................................................... 21 VI.2. Utazási költségek (Travel) ....................................................................................... 22 VI.2.1 Külföldi utazás ....................................................................................................... 22 VI.2.2 Belföldi utazás ....................................................................................................... 22 VI.3. Eszközök és beszerzések (Equipment and supplies) ............................................... 23 VI.4. Irodai költségek (Local office) ................................................................................. 24 VI.5. Egyéb költségek, szolgáltatások .............................................................................. 25 VI.6. Egyéb költségek....................................................................................................... 27 VI.7. Vésztartalék ............................................................................................................. 27 VI.8. Adminisztratív költségek ......................................................................................... 27 VI.9. Bevételek................................................................................................................. 28 VII. HORIZONTÁLIS POLITIKÁK ...................................................................................... 28 VIII. ARCULAT ................................................................................................................. 28 IX. MELLÉKLETEK.......................................................................................................... 29 X. INFORMÁCIÓ A KÖLTSÉGHITELESÍTÉSRŐL MAGYARORSZÁGON ........................... 29
1
I. BEVEZETŐ Az Irányelvek célja, hogy gyakorlati információkat nyújtsanak a költséghitelesítésről a Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI CBC Programban (továbbiakban: HU-SK-RO-UA ENPI CBC Program) Kedvezményezettként (Beneficiary) vagy Partnerként (Partner) résztvevő magyar szervezetek számára, valamint értelmezzék az általános, programszintű útmutatókat és a magyarországi speciális követelményeket. Az Irányelvek csak a Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Program keretében a közösségi támogatásban és nemzeti társfinanszírozásban részesülő magyar Kedvezményezettekre és Partnerekre vonatkoznak. A Kedvezményezettek a nemzeti költséghitelesítés szempontjából a projekt megvalósításában résztvevő Partnernek minősülnek.
II. SZABÁLYOZÁSI HÁTTÉR II.1 Közösségi szabályozás: A Tanács 1605/2002/EK (Euratom) rendelete (2002. június 25.) az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési szabályokról. A Bizottság 2342/2002/EK (Euratom) rendelete (2002. december 23.) az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési szabályokról szóló 1605/2002/EK (Euratom) tanácsi rendelet végrehajtására vonatkozó részletes szabályok megállapításáról. Az Európai Bizottság 951/2007 (EK) rendelete (2007. augusztus 9.) az európai szomszédsági és partnerségi támogatási eszköz létrehozására vonatkozó általános rendelkezések meghatározásáról szóló 1638/2006/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet keretében finanszírozott, határokon átnyúló együttműködési programok végrehajtási szabályainak megállapításáról. Az Európai Parlament és a Tanács 1638/2006 (EK) rendelete (2006. október 24.) az Európai Szomszédsági és Partnerségi Támogatási Eszköz létrehozására vonatkozó általános rendelkezések meghatározásáról. A Tanács 2988/95/EK (Euratom) rendelete (1995. december 18.) az Európai Közösségek pénzügyi érdekeinek védelméről. Az Európai Bizottság külső akcióira vonatkozó szerződéses eljárásokról szóló Gyakorlati Útmutatója (PRAG), amely dokumentum az alábbi honlapon érhető el: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index _en.htm II.2 Magyar szabályozás: Törvények: A Számvitelről (2000. évi C. törvény) Az adózás rendjéről (2003. évi XCII. törvény)
2
Általános forgalmi adóról (2007. évi CXXVII. törvény) A közbeszerzésekről (2011. évi CVIII. törvényt) Rendeletek: 37/2011. (III. 22.) Korm. rendelet az európai uniós versenyjogi értelemben vett állami támogatásokkal kapcsolatos eljárásról és a regionális támogatási térképről; 34/2007 (XI.17.) ÖTM rendelet az Európai Regionális Fejlesztési Alap, az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz és az Európai Szomszédsági és Partnerségi Eszköz pénzügyi alapok egyes, a területi együttműködéshez kapcsolódó programjai végrehajtásában magyarországi közreműködő szervezet kijelöléséről; 49/2007 (III.26.) Korm. rendelet a 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alap, valamint az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz és az Európai Szomszédsági és Partnerségi Eszköz pénzügyi alapok egyes, a területi együttműködéshez kapcsolódó programjaiból származó támogatások hazai felhasználásának intézményeiről; 228/2008 (IX.12.) Korm. rendelet a 2007-2013. programozási időszakban az Európai Szomszédsági és Partnerségi Támogatási Eszközből társfinanszírozott MagyarországSzlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Program végrehajtásáról; 368/2011 (XII.31) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról. II.3 A programhoz kapcsolódó alapdokumentumok: A Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 programdokumentuma (Joint Operational Programme) Pályázati Útmutató adott pályázati kiíráshoz kapcsolódóan (Guidelines for grant applicants) A költséghitelesítés során a kontrollereknek figyelembe kell venniük valamennyi kapcsolódó Európai Uniós és nemzeti szintű jogszabályban lefektetett előírást, valamint a MagyarországSzlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Program által meghatározott szabályokat. Esetlegesen felmerülő ellentmondás esetén a szigorúbb előírás az irányadó.
III. A KÖLTSÉGEK HITELESÍTÉSÉNEK (EXPENDITURE VERIFICATION) MAGYARORSZÁGI RENDSZERE A HU-SK-RO-UA ENPI Program projektjeinek ellenőrzését minden projektben résztvevő partner esetében nemzeti szinten kell elvégezni, az adott résztvevő ország felelős szervezete(i) által. A magyarországi költséghitelesítési rendszer központosított, a hitelesítési nyilatkozatokat a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. kijelölt szervezeti egysége állítja ki: Északkelet-magyarországi Ellenőrzési Osztály (Mátészalka) A költséghitelesítés a projektben résztvevő partner szervezeténél felmerült költségek 100%-os szakmai és pénzügyi ellenőrzését jelenti, mely vizsgálja: a költségek elszámolhatóságát, az adott termékek leszállítását, a szolgáltatások elvégzését, a kifizetés megtörténtét,
3
valamint a végrehajtás során a nemzeti és közösségi szabályok betartását. Ennek eredményeként a költséghitelesítésért felelős szervezet ellenőrzi a partneri előrehaladási jelentést (interim narrative and financial report), majd kiállítja a magyarországi székhellyel rendelkező partner adott időszakban felmerült elszámolható költségeire vonatkozó „Hitelesítési nyilatkozatot” („Report for Expenditure Verification of the Grant Contract for the HungarySlovakia-Romania-Ukraine ENPI CBC Programme 2007-2013”). A Kedvezményezettnek az adott projektre vonatkozóan minden résztvevő ország, minden résztvevő partnerétől össze kell gyűjtenie a hitelesítési nyilatkozatokat, majd a begyűjtött hitelesítési nyilatkozatok alapján kell elkészítenie a teljes projektre vonatkozó jelentést (consolidated financial report). Ezt a jelentést a Kedvezményezett szervezetének bejegyzése szerinti ország kijelölt kontrollerének/a költséghitelesítést elvégző ukrán Auditornak kell benyújtani, aki ezt követően kiadja az „Összesített hitelesítési nyilatkozatot” („Consolidated expenditure verification”). Az összesített hitelesítési nyilatkozattal rendelkező Kedvezményezett összeállítja a projektszintű jelentéscsomagot és a következő időszaki előlegre vonatkozó kifizetési kérelemmel együtt benyújtja a jelentést jóváhagyásra a Közös Technikai Titkársághoz (Joint Technical Secretariat, JTS). A projekt zárásakor zárójelentés készül, melynek ellenőrzése, a költségek hitelesítése szintén a fenti ütemezés szerint zajlik.
IV. A PROJEKT PARTNERI JELENTÉS ELKÉSZÍTÉSE – ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK IV.1 Általános szabályok Minden projektben résztvevő partner előrehaladási jelentést (Partner-level interim narrative and financial report) készít – a Pályázati formanyomtatványban (Application form – Grant Contract Annex I) meghatározott tevékenység tervezés szerint – az adott elszámolási időszakban megvalósított saját projekt tevékenységekre, valamint az adott elszámolási időszakban felmerült és kifizetett saját költségekre vonatkozóan. A beszámolási időszak végéig felmerült, de ki nem fizetett költségekről a következő beszámolási időszakban kell jelenteni. A PARTNERI JELENTÉS NYELVE ANGOL (a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. Északkeletmagyarországi Ellenőrzési Osztályához és a Kedvezményezettnek benyújtandó különböző jelentések és a párhuzamos munka elkerülése érdekében). Kivételt képeznek az alátámasztó dokumentumok (pl. szerződés, teljesítésigazolás), melyeket magyar nyelven nyújthatnak be a partnerek. A projektben résztvevő partnernek biztosítania kell, hogy minden információ és alátámasztó dokumentum a hitelesítést végző szervezet (magyar partnerek esetén a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft.) rendelkezésre álljon a költséghitelesítés lefolytatásához. A projekt időtartama során legalább egy alkalommal – kockázat-elemzés alapján ez több alkalom is lehet – helyszíni ellenőrzésre kerül sor. A helyszíni ellenőrzést a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. Északkelet-magyarországi Ellenőrzési Osztályának munkatársai és/vagy a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. és/vagy a Közös Irányító Hatóság által megbízott külső szakértők végzik.
4
IV.2 Partneri jelentés részei A partneri jelentés részeit az alábbi táblázat tartalmazza: Dokumentum neve
Formai- / Tartalmi- / Egyéb- követelmények / Megjegyzések
1.
Jóváhagyott pályázat (Application Form)
A Főszerződés (Grant Contact) Annex I melléklete.
Első elszámolással benyújtandó dokumentum (abban az esetben, ha a Társfinanszírozási Szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok benyújtásával még nem történt meg)
2.
Főszerződés (Grant Contract) / amennyiben releváns, Főszerződésmódosítás (Addendum to Grant Contract)
Kedvezményezett és a Közös Irányító Hatóság által aláírt példány másolata (magyar partner aláírásával hitelesítve).
Első elszámolással benyújtandó dokumentum (abban az esetben, ha a Társfinanszírozási Szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok benyújtásával még nem történt meg, illetve, ha időközben Főszerződés-módosítás (Addendum) történt)
3.
Partnerségi megállapodás (Partnership Agreement)
Összes partner által aláírt példány másolata (magyar partner aláírásával hitelesítve).
Első elszámolással benyújtandó dokumentum (abban az esetben, ha a Társfinanszírozási Szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok benyújtásával még nem történt meg)
4.
Projektrész tevékenység leírása
Magyar partner által aláírt példány eredeti és elektronikusan csatolt változata.
A magyar partner által a projektben vállalt célok és tevékenységek leírása (magyar nyelven) a projekt teljes időszakára vonatkozóan. Első elszámolással benyújtandó dokumentum (abban az esetben, ha a Társfinanszírozási Szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok benyújtásával még nem történt meg) (Ld.9. melléklet)
5
Dokumentum neve
5.
Előrehaladási jelentés (interim narrative and financial Report) / Záró jelentés (final narrative and financial Report) (ld. 7. melléklet)
6.
ÁFA nyilatkozat
Számlák és/vagy azzal egyenértékű számviteli bizonylatok
Formai- / Tartalmi- / Egyéb- követelmények / Megjegyzések Szakmai (Narrative report - Grant Contract Annex VI) és Pénzügyi (Financial Report – Grant Contract Annex VI) jelentés részek Zárójelentés benyújtásakor: Szakmai (Final narrative report - Grant Contract Annex VI) és Pénzügyi (Financial Report – Grant Contract Annex VI) jelentés részek A magyar partner által aláírt példány nyomtatott és elektronikus változata. Magyar partner által aláírt példány eredeti változata.
Eredeti változata
9.
A Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. által megadott formában (Ld. 1. melléklet) A projektszintű előrehaladási jelentés Közös Technikai Titkárság általi jóváhagyását követően a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. pecséttel igazolja a számlán, hogy a számla az adott projekthez felhasználásra került. Az igazolást követően a partnerek visszakapják az eredeti számlákat. A felmerült költségek támogathatóságát alátámasztó dokumentumok
7.
8.
A projektben résztvevő magyar partner által az adott elszámolási időszakban elvégzett tevékenységek és kifizetett tételek adatait tartalmazza szöveges és táblázatos formában.
Alátámasztó dokumentumok
Másolati példány.
A projektben résztvevő partner ellenőrző listája (checklist)
Magyar partner által aláírt példány eredeti változata.
Nyilatkozat elkülönített könyvelés vezetéséről (Declaration)
(Ld.: V.7. pontban a piaci ár kiválasztását alátámasztó dokumentumok; VI. pontban az elszámoláshoz szükséges dokumentumok) Amennyiben adott költség kifizetését igazoló bankszámla kivonaton több tétel is szerepel, a kifizetéshez kapcsolódó tételt egyértelmű, a beazonosítást elősegítő jelzéssel kell ellátni.
Magyar partner által aláírt példány eredeti változata.
Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. által megadott formában (Ld. 5. melléklet) Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. által megadott formában (Ld. 12. melléklet)
6
Dokumentum neve 10.
Terms of Reference for an Expenditure Verification of a Grant Contract
11.
Tájékoztató levél (e-mail) a Közös Technikai Titkárság részére az ENPI előleg 70%-ának eléréséről
12.
A Partner vagy a Kedvezményezett által kezdeményezett hitelesített időszakra vonatkozó – költségvetés módosítások listája
Formai- / Tartalmi- / Egyéb- követelmények / Megjegyzések 3 darab eredeti, Partner által aláírt példány
a Főszerződés 7. számú melléklete szerint (Grant Contract Annex VII)
Kedvezményezett (és nem a Partner!) tájékoztató levele a Közös Technikai Titkárság részére (a jelentéstételi időszak egyértelmű megjelölésével) Formanyomtatvány (Ld.: 6. melléklet) Kedvezményezett és magyar partner által aláírt példányának eredeti és elektronikus változata Módosításokat alátámasztó dokumentumok másolata
Nincs kötelező formátuma (kötelező elemek: az ENPI előleg 70%-ának eléréséről szóló nyilatkozat, a jelentéstételi időszak egyértelmű megjelölése)
A Partner által kezdeményezett és a Közös Technikai Titkárság /Kedvezményezett által jóváhagyott módosításra vonatkozó formanyomtatványt és az alátámasztó dokumentumokat, a jóváhagyást követő 5 naptári napon belül kell benyújtani a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. Északkelet-magyarországi Ellenőrzési Osztálya részére (Ld. IX.8 melléklet)
A partneri jelentést az IMIR 2007-2013 rendszer Front-Office felületén keresztül, valamint papír alapú dokumentum formájában kell benyújtani, az alábbi címre:
Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. Északkelet-magyarországi Ellenőrzési Osztály 4700 Mátészalka, Szalkai László út 11.
Kivételt képez a ”Terms of Reference for an Expenditure Verification of a Grant Contract” című dokumentum, amelynek 3 példányát az alábbi címre kell benyújtani:
Gurzó-Petrusán Patrícia Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. Központi Ellenőrzési Osztály 1016 Budapest, Gellérthegy u. 30-32.
A ”Terms of Reference for an Expenditure Verification of a Grant Contract” című dokumentum benyújtása és aláírása előfeltétele a jelentés befogadásának!
7
A borítékon fel kell tüntetni az adott projektrész, és az adott elszámolási időszak alábbi alapadatait:
A partneri jelentés papír alapú dokumentumait a „Partneri ellenőrző listának” (Ld. 5. melléklet) megfelelő sorrendben, külön-külön lefűzve kell benyújtani a IV.3 pontban feltüntetett határidőn belül. Amennyiben ez nem teljesül a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. projekt felelőse az elszámolást ellenőrzés nélkül visszaküldheti a partnernek. A partneri jelentést egy eredeti példányban (amennyiben lehetséges, gyűrűs mappában lefűzve) kell benyújtani. Kivételt képeznek ez alól a partneri jelentés alábbi dokumentumai - melyeket egy eredeti és egy másolati példányban szükséges benyújtani: Számlák; Partneri jelentés azon dokumentumai, melyeket a partner szeretne visszakapni (ezen dokumentumok mellé kérjük, mellékeljen egy feljegyzést, amely tartalmazza a visszaküldendő és másolatban is benyújtott dokumentumok tételes felsorolását). A Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. fenntartja a jogot arra, hogy a kötelezően beküldendő dokumentumok mellett az egyes projekt tevékenységhez kapcsolódó, további alátámasztó bizonylatokat kérjen be a partnerektől. IV.3 Jelentéstételi határidők A Kedvezményezett által a Közös Technikai Titkárságra benyújtandó előrehaladási jelentések/záró jelentés beadási határidejét a Főszerződés (Grant Contract) szabályozza a 7.2.1 pontban. A partnerek az alábbi esetekben nyújthatnak be jelentést a költségek hitelesítését végző szerv felé: Amennyiben projekt szinten elköltésre került a rendelkezésre álló ENPI előleg 70%-a. Ebben az esetben jelentést csak a Kedvezményezett engedélyével nyújthat be a partner. Amennyiben 12 hónapos-, vagy annál rövidebb a projekt végrehajtási időtartama, akkor a megvalósítást követően záró jelentés benyújtására van lehetőség. A magyar partnerek a jelentési időszak végétől számított 10 naptári napon belül kötelesek projekt partneri jelentésüket az alátámasztó bizonylatokkal együtt a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. Északkelet-magyarországi Ellenőrzési Osztályához benyújtani. A magyar partnerek számára megadott határidők a projekt partneri jelentés és minden számla és alátámasztó dokumentum Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. Északkelet-magyarországi Ellenőrzési Osztályához történő beérkezését jelentik. A határidőn túl érkezett jelentések elutasításra kerülhetnek, ekkor a költségek hitelesítésére a következő beszámolási időszakban kerül sor. Határidők: A jelentési időszak végét követően a Kedvezményezettnek 3 hónapon belül kell benyújtani a projekt szintű előrehaladási/záró jelentést (consolidated interim/final report) a Közös Technikai Titkárság felé. A határidők lebontása az alábbiak szerint került meghatározásra:
8
Partneri jelentés elkészítése
10 nap
A nemzeti FLC elvégzi az ellenőrzést és kiállítja a Hitelesítési nyilatkozatot (Expenditure verification on partner level - Grant Contract Annex VII Annex 3A)
45 *nap
Kedvezményezett összeállítja az Összesített jelentést (Consolidated interim report), ugyanazon jelentésminta szerint, amelyet a partneri jelentéshez használtak (Grant Contract Annex VI a + c)
10 nap
90 nap
A nemzeti FLC elvégzi az ellenőrzést és kiállítja az Összesített Hitelesítési Nyilatkozatot (Consolidated expenditure verification Grant Contract Annex VII Annex 3B)
15 nap
A Kedvezményezett összeállítja és benyújtja a projekt szintű előrehaladási jelentés csomagot / záró jelentéscsomagot a Közös Technikai Titkárság (JTS) részére
10 nap
* a 45 nap hitelesítési tevékenység a partneri jelentés benyújtásától számított, azonban a jelentés benyújtásának előfeltétele, hogy a Terms of Reference for an expenditure verification of a grant contract (lásd Annex VII of Grant Contract) mindkét fél (kedvezményezett és Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft.) általi aláírt változata rendelkezésre álljon. A partneri jelentés benyújtásának további előfeltétele az is, hogy a Kedvezményezett (Beneficiary) a Közös Szakmai Titkárság részére jelezze azt, hogy az ENPI előleg 70%-ának elköltése megtörtént és a partneri jelentések milyen jelentéstételi időszak vonatkozásában kerülnek benyújtásra. Záró partneri jelentés esetén a hitelesítésre rendelkezésre álló határidő 60 nap (ebben az esetben a partneri és a konszolidált jelentés elkészítésére, valamint a projektszintű előrehaladási jelentés csomag benyújtására rendelkezésre álló idő 5-5 nap. HUSKROUA/LSP projekt esetén a hitelesítésre rendelkezésre álló idő 75 nap, míg az összesített jelentésre 25 nap. IV.4 Hiánypótlások Amennyiben a jelentés formailag és/vagy tartalmilag nem megfelelő, a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft.projektfelelőse írásban (e-mail-en, vagy fax-on keresztül) felszólítja a partnert a mulasztás(ok) pótlására, illetve a hibák helyesbítésére. Az üzenet (hiánypótlás) kézbesítésének visszaigazolása napjától számítva legfeljebb 8 naptári nap áll rendelkezésre a partneri jelentés hiánypótlására. Hiánypótlás felszólításra összesen két alkalommal van lehetőség (azonban kétszeri hiánypótlás esetén a hiánypótlás-benyújtására rendelkezésre álló időtartam nem haladhatja meg a 15 naptári napot).
9
A hitelesítésre előirt határidő leteltét követően a partneri jelentés a rendelkezésre álló dokumentumok alapján kerül hitelesítésre.
V. ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEKRE VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK V.1 Az elszámolhatóság időbeli és területi hatálya Időbeli hatály: A HUSKROUA ENPI Program keretében a projektben résztvevő magyarországi partnerek számára a Főszerződés szerinti projekt kezdő és záró dátuma között ténylegesen felmerült és a záró jelentés első szintű ellenőrzéshez történő benyújtásáig kifizetett költségek számolhatók el. A zárójelentés elkészítésével kapcsolatban felmerült költségek a Főszerződésben meghatározott projekt záró dátuma után is felmerülhetnek. Területi hatály: Főszabályként a Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Programban meghatározott programterületen felmerült és ténylegesen kifizetett költségek számolhatók el. Amennyiben a pályázatok értékelését követően a Főszerződés mellékletét képező dokumentumokban (tevékenység lista, költségvetés, stb.) feltüntetésre kerültek programterületen kívül eső költségek, úgy azok a megfelelő bizonylatok rendelkezésre állása esetén elszámolhatónak tekinthetők. Ország
Magyarország
Szlovákia
Románia
Ukrajna
Területi egység (NUTS II.) Szabolcs-SzatmárBereg megye Borsod-Abaúj-Zemplén megye Kassa megye Eperjes megye Máramaros megye Szatmár megye
Szabolcs-SzatmárBereg megye Borsod-Abaúj-Zemplén megye Kassa régió Eperjes régió Máramaros megye Szatmár megye
Szucsava megye
Szucsava megye
Kárpátalja megye Ivano-Frankivszki megye
Kárpátalja régió
Szomszédos terület teljes részvétellel Jogosult terület Jogosult terület Jogosult terület Jogosult terület Szomszédos terület korlátozott részvétellel Jogosult terület
Ivano-Frankivszki régió
Jogosult terület
Csernovic régió
Szomszédos terület korlátozott részvétellel
Csernovic megye
Hivatkozás (NUTS III.)
Jogosultság Jogosult terület
A jogosultság típusát a programdokumentum az alábbiak szerint határozza meg: A “Szomszédos terület teljes részvétellel” azt jelenti, hogy bármely programterületen levő szervezet korlátozás nélkül vehet reszt a programban.
10
A “Szomszédos terület korlátozott részvétellel” jogosult területek számára a Közös Operatív Program feltételeket szabott meg. A HU-SK-RO-UA projektekben résztvevő magyar partnerekre a Magyarország-Szlovákia-RomániaUkrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Programban meghatározott elszámolhatósági szabályok vonatkoznak. Az alábbi segédlet az elszámolható költségekre vonatkozó magyarországi előírásokat és az elszámoláshoz szükséges dokumentumokat tartalmazza a magyar partnerek számára. V.2 Elkülönített számviteli nyilvántartás vezetése A partner köteles az általa megvalósított projektrész összes költségére és a folyósított támogatásra vonatkozóan tételes és az ellenőrzés céljára elkülönített, kettős könyvviteli nyilvántartást vezetni (1605/2002-es bizottsági rendelet és a Főszerződés „General Conditions” mellékletének 16. pontja) annak érdekében, hogy a projektrész gazdálkodása egyértelműen követhető és egyéb üzleti tranzakcióktól elkülöníthető legyen. Az elkülönített számviteli nyilvántartásnak mind könyvvitelileg, mind elektronikusan meg kell valósulnia, az alábbi feltételek szerint: az elkülönítést vagy külön munkaszámra történő könyveléssel, vagy ha a partner számviteli nyilvántartási rendszere ezt nem teszi lehetővé, akkor a partner szervezet számlatükre úgy kerüljön kialakításra, hogy a 6-os és 7-es számlaosztályban legyen az elkülönítettség megvalósítva; az elkülönítésből egyértelműen derüljön ki, hogy az adott projekt(rész)re vonatkozik; legyen lehetőség jelenteni (számlalap/főkönyvi karton) az adott projektrésszel kapcsolatosan elszámolt költségekre; számviteli politikájában kerüljön leszabályozásra az elkülönített nyilvántartás kialakításának módja, mely helyszíni ellenőrzés során kerülhet ellenőrzésre. V.3 Számlákkal kapcsolatos követelmények A Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft-hez költséghitelesítésre benyújtott számláknak az alábbi követelményeknek kell megfelelnie: Számla kiállításának helyszíne szerinti követelmények: 1. Belföldön (Magyarország területén) kiállított számla (vagy a számlával egy tekintet alá eső okirat) esetén az adattartalom egyezzen meg a számlakibocsátásra vonatkozó hatályos jogszabállyal (ld. 2007. évi CXXVII. törvény). 2. Külföldön kiállított számlán (vagy a számlával egy tekintet alá eső okiraton) az alábbi adatoknak feltétlen szerepelniük kell: a dokumentumon jelenjen meg a „számla” megnevezés nemzeti nyelven; számla sorszáma; számla kibocsátója; vevő megnevezése; termék vagy szolgáltatásnyújtás megnevezése; számla kibocsátásának dátuma.
11
Számla megjelenési formája szerinti követelmények: 1. Papíron kiállított számla (vagy a számlával egy tekintet alá eső okirat) esetén a „Számla kiállításának helyszíne szerinti követelmények”-nek kell megfelelni. 2. Elektronikus úton kibocsátott számlára vonatkozó nemzeti szabályok: vonatkozó hatályos jogszabálynak (ld. 2007. évi CXXVII. törvény) megfelelően lett kiállítva; a partneri jelentésben elektronikusan is csatolásra került; a partneri jelentésben nyomtatott formátumban is csatolásra került, melyen a magyar partner feltüntette a következőt: „Eredetivel megegyező hiteles másolat”. V.4 Költségek elszámolhatóságának feltételei A Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Programban 2007-2013 keretében megvalósuló projektekben résztvevő magyar partnerekre a HU-SK-RO-UA ENPI programban meghatározott elszámolhatósági szabályok vonatkoznak. A nemzeti irányelvek összhangban állnak jelen dokumentum II.1., II.2. és II.3. pontjaiban felsorolt jogszabályokkal. A költségek csak olyan mértékben számolhatók el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak, illetve amilyen mértékben annak célját szolgálják. A költségek elszámolásánál a kettős finanszírozás bármilyen formája kizárt. V.5 Elszámolható költségek A Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI CBC Program 2007-2013 programban résztvevő Kedvezményezettekre és Partnerekre a Pályázati útmutatóban és a Főszerződésben, valamint annak mellékleteiben meghatározott elszámolhatósági szabályok vonatkoznak. Kizárólag a program Közös Monitoring Bizottsága (KMB) által elfogadott és a Főszerződés III. számú mellékletét képező költségvetésben feltüntetett, illetve a Közös Technikai Titkárság által elfogadott módosításokban szereplő költségek minősülnek elszámolhatónak. Csak olyan költségek számolhatók el, amelyek megfelelnek az alábbi feltételeknek: A Kedvezményezetteknél/partnereknél ténylegesen felmerült elszámolható költségek, amelyek pénzügyi teljesítése, jogalapja szerződéssel, megrendeléssel, számlával, illetve egyéb hiteles számviteli bizonylattal igazolható. A pénzügyi teljesítés bankszámlakivonattal, az átvételt igazoló pénztárbizonylattal, illetve egyéb hiteles számviteli, vagy belső bizonylattal igazolható. A projekt elszámolhatósági időszakában merültek fel (kivéve a zárójelentés elkészítéséhez közvetlenül kapcsolódó költségeket, ld V.1.). Az elszámolható költségek közvetlenül kapcsolódnak a projekthez, nélkülözhetetlenek annak megvalósításához. Az elszámolható költségek felmerülésének helye a program támogatásra jogosult területe. (A szabály alól mentesülnek a projekthez szorosan kapcsolódó, de a programterületen kívül eső ráfordítások) – ld V.1. pont. Az elszámolható költségek megfelelnek a Pályázati útmutatóban, illetve a Főszerződés II. számú mellékletében meghatározott elszámolható költségekre vonatkozó feltételeknek, és nem szerepelnek a nem elszámolható költségek listáján. 12
A költségelszámolás alapjául szolgáló egységárak nem haladják meg a szokásos piaci árat és a piaci ár független módon megállapítható és igazolható. A költségek csak olyan mértékben számolhatók el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak illetve amilyen mértékben annak célját szolgálják. A költségek elszámolásánál a kettős finanszírozás bármilyen formája kizárt. Az elszámolhatónak minősített költségek a projekt végrehajtásához nélkülözhetetlenek és arányos hozzáadott értéket képviselnek. Az elszámolható személyi jellegű költségek (bérek és napidíjak) mértéke nem haladhatja meg az adott intézményben szokásos értéket, valamint igazodnia kell az alkalmazásban állók esetén szokásos jövedelmi viszonyokhoz. Minden tevékenységre vonatkozóan betartják a hatékonyság, gazdaságosság és célszerűség elveit. A költség/haszon megfelelő arányát kiemelten kell biztosítani. A költségek elszámolhatóságával kapcsolatos szabályok összhangban állnak a nemzeti és közösségi szabályozással. V.6 Nem elszámolható költségek: Nem elszámolható költségek a Főszerződés II. számú melléklete (General Conditions applicable to ECfinanced grant contracts for external actions) 14.6 cikkelyével összhangban: kötelezettségek és a későbbi veszteségekre, vagy esetleges kötelezettségekre képzett tartalék (céltartalék); hitelkamatok és hiteltúllépések költségei; kettős finanszírozás minden formája (azon költségek, amelyek más közösségi, nemzetközi vagy nemzeti forrásból már támogatásban részesültek); föld és épületek vásárlása és/ vagy lízingje kivéve, hogyha a projekt végrehajtásához elengedhetetlenül szükséges és a pályázatban jóvá lett hagyva; külföldi deviza, vagy valuta árfolyamátváltásból eredeztethető kezelési költség, jutalék és veszteség; adók, legfőképp a visszaigényelhető és levonható ÁFA (az ÁFA nem számolható el, ha visszaigénylésre kerül); harmadik személyeknek nyújtott hitelek; olyan, a projekt keretében beszerzett termékek, áruk, amelyek nem az Európai Parlament és a Tanács 1638/2006 (EK) rendelete 21. Cikkelyében megjelölt földrajzi területekről származnak; olyan, a projekt keretében beszerzett szolgáltatások, amelyek nem felelnek meg az Európai Parlament és a Tanács 1638/2006 (EK) rendelete 21. Cikkelyében megjelölt földrajzi területek szabályainak. Ezen túl a projektek keretében nem elszámolható költségnek minősülnek a következő költségek, tekintettel arra, hogy azok általában nem szükségesek a projektek megvalósításhoz (a felsorolás nem teljes, kizárólag iránymutatásra szolgál): bírságok, büntetések, jogi és igazgatási díjak, vagy bármilyen bírósági eljárással kapcsolatos tételek; bizományosi díj, jutalék és osztalék kifizetése;
13
értékcsökkenés (Kivétel VI. 5); harmadik szervezet által kifizetett költségek, amelyek egyértelműen nem tulajdoníthatók a vezető Kedvezményezett/partner általi kifizetésnek; ingóságok beszerzése, amelyek közvetlenül nem kapcsolódnak a projekthez; ki nem fizetett részszámla; köztisztviselők/közalkalmazottak munkájáért fizetett ellenszolgáltatás, ha az elvégzendő tevékenység a kötelező hatósági feladatok ellátásához kapcsolódóan merült fel és szorosan kapcsolódik a munkaköri leírásában megnevezett feladatokhoz; főállású polgármester sem munkaviszony-, sem megbízási jogviszony, sem vállalkozási szerződés keretein belül nem láthat el projektmenedzseri feladatokat; mini-bár költségei; alkohol; olyan (közvetítőkkel vagy tanácsadókkal kapcsolatban felmerült) költségek, amelyeket (az alvállalkozói szerződés szerint) az elvégzett tevékenység arányában fizetnek ki; olyan alvállalkozói szerződésekkel kapcsolatban felmerült költségek, amelyek anélkül növelik a tevékenység végrehajtásának költségeit, hogy azzal arányosan növelnék annak értékét; olyan felmerült költségek, amelyek nincsenek összhangban a kitűzött alapelvekkel; pénzintézetek által nyújtott pénzügyi garanciák, biztosítékok költségei; reprezentációs célú beszerzések (pl. virág, csokoládé költsége; találkozókon rendezvényeken felmerült alkohol és egyéb reprezentációs költségek); részesedési és tulajdonosi jogviszonyt megtestesítő értékpapírok vásárlása és az ezzel kapcsolatos költségek; Főszerződés értelmében az elszámolhatósági időszakon és/vagy az elszámolható területi hatályon kívül eső költségek (kivételt képeznek a záró jelentés elkészítésével kapcsolatban felmerült költségek); kiszerződött tevékenységek, melyek a projekt költségét növelik arányos mértékű hozzáadott érték nélkül; olyan szerződések, amelyeket a projekt teljes költségének százalékában határoztak meg (pl. sikerdíj), kivéve, ha az ilyen fizetést a vezető Kedvezményezett vagy a projektben résztvevő partnerek igazolják a nyújtott munka vagy szolgáltatások tényleges értékére való hivatkozással; lakásberuházási kiadások; olyan kiadások, amelyeket harmadik felek számára továbbszámláznak és nem a vezető Kedvezményezett, vagy a partnerek költségei; természetbeni juttatások; túlóra. Kérjük, szíveskedjenek figyelembe venni, hogy a fentiekben részletezett nem elszámolható költségek listája a teljesség igénye nélkül készült.
14
V.7 Közbeszerzések és egyéb beszerzések (piaci ár igazolása) A Projekt végrehajtása során a Kbt. hatálya alá tartozó beszerzések esetén a Partner felelőssége betartani a törvény előírásait.1 A közösségi értékhatárt elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzések esetében a partner a) a közbeszerzési eljárás tervezett megindítása előtt legalább 15 munkanappal b) a rendkívüli sürgősség miatt alkalmazott hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás során a felhívás elkészítést követő 5 munkanapon belül köteles megküldeni a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet részére az eljárást megindító ajánlati (ajánlattételi) felhívást, valamint – amennyiben annak készítése a Kbt. szerint kötelező – az ajánlati dokumentációt, vagy kétszakaszos eljárás esetén – amennyiben partner készített – a részvételi dokumentációt. A hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet a hozzá benyújtott ajánlati (ajánlattételi) felhívást, illetve - amennyiben annak készítése kötelező, vagy ajánlatkérő készített – ajánlati/részvételi dokumentációt véleményezi, akinek véleményét Partner köteles figyelembe venni. A Partner egyet nem értése esetén, a vélemény megküldésétől számított 5 munkanapon belül jogosult egyet nem értése indokáról a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezetet tájékoztatni. A Partner tudomásul veszi, hogy amennyiben az ajánlati (ajánlattételi) felhívást vagy az ajánlati/részvételi dokumentációt nem küldi meg a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet részére, vagy a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet véleményét nem fogadja el, a Partner a hirdetményt saját felelősségére teszi közzé és tudomásul veszi, hogy a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet dönthet a Közbeszerzési Döntőbizottság előtti jogorvoslati eljárás kezdeményezéséről. A Partner köteles a projektrész megvalósítása során tervezett valamennyi beszerzését a beszerzési tervben rögzíteni, amely beszerzési tervet a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet jogosult – akár a közbeszerzési eljárások ellenőrzése során, akár helyszíni ellenőrzés keretében – vizsgálni. A beszerzési terv nem vonja maga után az abban meghatározott közbeszerzési eljárások lefolytatásának kötelezettségét. A Partner valamennyi számla benyújtásával egyidejűleg köteles nyilatkozni arról, hogy van-e folyamatban jogorvoslati eljárás a közbeszerzési eljárásra és az annak alapján megkötött szerződésre vonatkozóan. A Partner a partneri jelentés benyújtásával egyidejűleg minden olyan kifizetéshez kapcsolódóan, amelyet érintően közbeszerzési eljárás lefolytatására volt köteles, az általa lefolytatott közbeszerzési eljárás valamennyi dokumentumának egy másolati példányát a hitelesítése tevékenységre kijelölt szervezet rendelkezésére bocsátja. Amennyiben a közbeszerzési eljárás lefolytatását alátámasztó dokumentumokat a Partner nem teljes körűen bocsátja a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet rendelkezésére, a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet a rendelkezésre álló dokumentumok alapján a Közös Szakmai Titkársággal együtt dönt a költségek hitelesítéséről, illetve a jelentés jóváhagyásáról, vagy szabálytalansági eljárás lefolytatását kezdeményezheti, továbbá dönthet a Közbeszerzési Döntőbizottság előtti jogorvoslati eljárás kezdeményezéséről. Közbeszerzési értékhatár alatti, de bruttó 1 000 EUR feletti beszerzések esetében a Partner felelőssége a piaci áraknak történő megfelelés – alábbiak szerinti – biztosítása (piaci ár igazolás). A Partner tudomásul veszi, hogy a Kbt. szerinti közbeszerzési kötelezettség alá nem tartozó valamennyi beszerzését – a Kbt. 18. §-a szerinti szabály alkalmazásával – köteles egybeszámítani. Partner minden 1
A 2004/18 EC Directive szerinti ún. szerződő hatóságok (“contracting authorities”) beszerzései esetén kötelező a nemzeti beszerzési szabályok (Kbt.) szerint eljárni. Azon szervezetek, amelyek nem tartoznak a 2004/18 EC Directive hatálya alá, lehetőségünk van a Practical Guide (http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do;jsessionid=hG0pS7Jcnv1DbP12xJf2JVXrsmJvWyq7hbcc4Vp QB1FhDTTZVnZW!922864917) beszerzési szabályainak alkalmazására.
15
olyan esetben, amikor az egybeszámítási szabályok alkalmazásával egybeszámított érték eléri vagy meghaladja a bruttó 1000 EUR összeget Partner köteles igazolni a piaci árnak való megfelelést (pl.: egybeszámítási kötelezettség alá eső 200 EUR értékű beszerzés esetén még nem kell piaci árat igazolni, azonban ha a következő egybeszámítási kötelezettség alá eső beszerzés értéke 800 EUR, tehát az egybeszámított érték 1000 EUR, akkor az utóbbi beszerzés esetében már kell a piaci árat igazolni). A bruttó 1000 euró feletti beszerzések esetében legalább három érvényes, azonos tárgyú, összehasonlítható, összegében egyértelmű írásos ajánlat alapján kell döntenie2 kivéve, ha a szerződést a Partner és az olyan 100%-os tulajdonában levő gazdálkodó szervezet köti, amely felett ajánlatkérő – tekintettel a közfeladat, illetve közszolgáltatás ellátásáért vagy ellátásának megszervezéséért jogszabályon alapuló felelősségére – stratégiai és ügyvezetési feladatok ellátását illetően teljes körű irányítási és ellenőrzési joggal rendelkezik a Kbt. „in house” beszerzésekre vonatkozó szabályaival összhangban, amely utóbbi esetben 3 ajánlat becsatolása nem szükséges. Az ajánlatnak a beszerzés eredményeképp létrejött megrendelő/szerződés keltezésénél korábbinak kell lennie, nem lehet azonban a keltezéstől számítva 3 hónapnál régebbi. Az ajánlat keltezésének, vagy benyújtásának időpontját Partner köteles a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet részére fax visszaigazolás; személyes átvétel igazolása; tértivevény, dátumozott hivatalos árlista stb. becsatolásával igazolni.
A hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezethez benyújtott 3 ajánlatnak egymástól független ajánlattevőktől kell származnia. Nem minősülnek függetlennek különösen azoktól az ajánlattevőktől származó ajánlatok, amely ajánlattevők között a Ptk. 8:2. §-a szerinti többségi befolyás áll fenn, továbbá azok az ajánlatok sem, amelyet olyan ajánlattevők adnak, akik között a Ptk. 8:1. § (1) 1. pontja szerinti közeli hozzátartozói viszony áll fenn. Ajánlatkérő egyebekben köteles minden szükséges intézkedést megtenni annak érdekében, hogy biztosítsa az ajánlatok egymástól való függetlenségét. Nem alkalmas a piaci ár igazolására az az ajánlat sem, amelyet olyan ajánlattevő adott, akiben a Partnernek, vagy a Partner vezető tisztségviselőjének, vagy felügyelőbizottsági tagjának, vagy valamely munkavállalójának, vagy ez előzőekben felsorolt személyek 8:1. § (1) 1. pontja szerinti közeli hozzátartozójának tulajdoni részesedése van, vagy abban az előzőekben megjelölt személyek vagy azok Ptk. szerinti közeli hozzátartozója vezető tisztségviselő vagy felügyelő bizottsági tag. A piaci ár igazolására nem alkalmas ajánlatot benyújtó ajánlattevőkkel kötött vállalkozási/megbízási szerződés ellenértéke a támogatás terhére nem számolható el. Nem igazolt a piaci ár abban az esetben sem, amikor a fejezetben részletezett összeférhetetlenségi esetek a szerződés megkötésének időpontjában állnak fenn. Mindazok az ajánlatok, amelyek nem felelnek meg a piaci ár igazolására előírt összeférhetetlenségi szabályoknak, a piaci árat igazoló árajánlatként nem vehetők figyelembe. Ha a piaci ár igazolására vonatkozó rendelkezések alapján valamely ajánlat nem alkalmas a piaci ár igazolására és ennek ellenére Partner a szerződést megköti, vagy a Partner a piaci ár igazolására nem alkalmas ajánlatot benyújtó ajánlattevőkkel kötött vállalkozási/megbízási szerződést, a szerződésben rögzített ellenszolgáltatás összege el nem számolható költségnek minősül.
A piaci ár igazolását alátámasztó dokumentumokat (ajánlatok) (pl.webshop-os vásárlás esetén is elvárás az írásos ajánlat) a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet részére a partneri jelentéssel és az előleg-elszámolással együtt kell benyújtani. A Partner minden olyan esetben, amikor a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet részére piaci árat igazol „nyilatkozat a piaci ár igazolására” (Ld. 10. számú melléklet) dokumentum benyújtásával a benyújtott legalább 3 2
A 3 ajánlatnak rendelkezésre kell állnia, így célszerű több mint 3 ajánlattevőtől bekérni az ajánlatokat.
16
ajánlatot érintően köteles nyilatkozni arról, hogy az ajánlatokat benyújtó ajánlattevők között a Ptk. 685/B §-a szerinti befolyás nem áll fenn. Partner köteles továbbá nyilatkozni arról is, hogy az általa becsatolt ajánlatok tekintetében a jelen fejezetben felsorolt összeférhetetlenségi esetek nem
állnak fenn. Ha Partner „in house” beszerzés miatt nem köteles a piaci ár igazolására, az „in house” beszerzésekre a Kbt. által előírt feltételeknek való megfelelést köteles a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet részére igazolni. A bruttó 1000 EUR alatti beszerzések esetében a piaci árat igazolni nem szükséges, azonban az előzőekben leírt összeférhetetlenségi szabályokat az 1000 EUR alatti beszerzések esetében is köteles Partner alkalmazni. Az összeférhetetlenségi szabályok megsértésével megkötött szerződés ellenértéke el nem számolható költségnek minősül. A rendelkezésre álló ajánlatok közül a partner a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatást tartalmazó, vagy az összességében legkedvezőbb ajánlatot köteles elfogadni. Amennyiben a partner az utóbbi esetet választja, akkor indokolni köteles az összességében legkedvezőbb ajánlat elfogadásának okait, max. 1 oldalas bírálati összefoglaló formájában a következő minimális tartalommal: –
ajánlattevők neve,
–
ajánlat tárgya,
–
termék/szolgáltatás ára,
–
bírálati szempontok,
–
döntés,
–
döntés indokolása.
A partner köteles indokolni, ha a piaci árnak való megfelelés igazolása (pl: kizárólagos jogok miatt) a fentieknek megfelelően legalább három ajánlat rendelkezésre állásával nem lehetséges. Abban az esetben, ha a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet álláspontja szerint a Partner beszerzése szerinti szerződéses ár a jellemző piaci árnál bizonyíthatóan magasabb vagy a piaci ár igazolása a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezeti egység felhívására sem történik meg, a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet jogosult a megjelölt teljes költség hitelesítésének megtagadására. V.8 Általános Forgalmi Adó ÁFA elszámolhatósága Az ÁFA elszámolhatósága kapcsán alapszabály, hogy a továbbhárított ÁFA csak akkor elszámolható kiadás, amennyiben a Kedvezményezett/partner a projekttel érintett tevékenysége alapján nem jogosult azt visszaigényelni. A visszaigényelhető ÁFA nem elszámolható költség még abban az esetben sem, ha a Kedvezményezett/partner nem él a levonás illetve visszaigénylés lehetőségével. A Kedvezményezett/partner közjogi vagy magánjogi státusza nem kerül figyelembevételre annak megállapítása során, hogy az ÁFA a jelen szabály alkalmazása tekintetében elszámolható költségnek minősül-e vagy sem. Egy adott számla értékéből a társfinanszírozásra elszámolható költség megállapításakor figyelembe kell venni, hogy a számlát benyújtó partner ÁFA visszaigénylésre jogosult adóalany vagy sem. Amennyiben az elszámolásra benyújtott számla jogszabály szerint fordított adózás hatálya alá esik, az elszámolás folyamata a partner ÁFA státusza szerint a következőképpen alakulhat:
17
Amennyiben a Kedvezményezett/partner ÁFA levonásra jogosult (az ÁFA nem minősül elszámolható költségnek), az elszámoláshoz elégséges a számla nettó értékének megfelelő alátámasztó dokumentumok benyújtása (az ÁFA bevallást az elszámoláshoz nem szükséges csatolni, azonban a helyszíni szemle során ellenőrizhető). Amennyiben a Kedvezményezett/partner általánosságban ÁFA levonásra jogosult, de az adott projekt tekintetében ÁFA levonási jogot nem gyakorolhat, a Kedvezményezett/partner a nettó összeg átutalásának alátámasztására számlaegyenleget és banki bizonylatot nyújt be. Az ÁFA összeg APEH felé történő kifizetését a partner ÁFA nyilatkozattal igazolja, a bevallás pedig a későbbi helyszíni szemle során kerül bemutatásra. Fontos, hogy a Kedvezményezett/partner tisztában legyen azzal, hogy így egy teljesítés esetén a számla és az ÁFA támogatástartalmának támogató általi kifizetésében időbeli eltérés (negyedéves, éves bevallók) merülhet fel. Vagyis ugyanazon partner részére két időpontban történik a támogatási összeg utalása (egyszer a számla benyújtásakor, máskor az ÁFA APEH felé történő befizetésének ÁFA összesítővel való igazolásakor) két alátámasztó dokumentummal (számla és ÁFA összesítő). Amennyiben a Kedvezményezett/partner ÁFA levonásra nem jogosult, a nettó összeg szállítónak történő kifizetésén túlmenően az ÁFA összeg APEH felé történő rendezését is bizonyítani kell ÁFA összesítő csatolásával. Ilyenkor a számla abban a beszámolási időszakban számolható el, amikor az ÁFA rendezésre került. Fordított adózás esetén a 2. melléklet szerinti nyilatkozat csatolása szükséges. V.9 Árfolyam-átváltási módszer Tekintettel arra, hogy a társfinanszírozási szerződések euróban köttetnek, így az előleg és az utólagos támogatás folyósítása is euróban történik, függetlenül attól, hogy a partner költsége forintban vagy devizában keletkezik. A magyar partnereknek a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft-hez benyújtott elszámolásukban a felmerült és kifizetett költségeket euróban kell feltüntetniük, a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. az adott időszakban elszámolható költségekre a hitelesítési nyilatkozatot szintén euróban állítja ki. A HU-SK-RO-UA ENPI CBC Programban a magyar partnereknek a nem euróban felmerült költségek (Forint, és más külföldi pénznem) euróra történő átváltására – összhangban a Főszerződés 7.1.13. pontjával – a jelentési időszak valamennyi hónapjának az InforEuro honlapon közétett havi árfolyamok átlagárfolyamát szükséges alkalmazniuk az elszámolások elkészítésekor, ami megtalálható az Európai Bizottság honlapján az alábbi címen: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro Figyelem! A magyar partner euróban felmerült költségeit az elszámolásban is euróban kell szerepeltetni! Nem lehetséges a magyar partner által a belső elszámoláskor alkalmazott árfolyamon forintosított összeget a fenti módszerek szerint újra euróra visszaváltani!
VI. KÖLTSÉGTÍPUSOK ÉS AZ ELSZÁMOLÁSUKHOZ SZÜKSÉGES DOKUMENTUMOK A projekt során, a következő költségsorokon számolhatók el költségek:
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Emberi erőforrások (Human resources) Utazás (Travel) Eszközbeszerzések (Equipment and Supplies) Irodai költségek (Local office) Egyéb költségek, szolgáltatások (Other costs, services) Other (Egyéb) 18
7. 8. 9. 10. 11.
Összes közvetlen költség (1-6 költségvetési sor összege) Vésztartalék (Contingency reserve – 8.) Közvetlen költségek mindösszesen (7+8 költségvetési sor) Adminisztrációs költségek (Administrative costs) Összes elszámolható költség
VI.1 Emberi erőforrás (Human resources) VI.1.1 Munkabér (helyi munkavállalók bruttó bérköltségei munkaszerződés alapján) VI.1.2 Munkabér (külföldi munkavállalók bruttó bérköltségei munkaszerződés alapján) Elszámolás szabályai (1.1., 1.2. költségvetési sorok): A partner közvetlen alkalmazásában álló, projekttel kapcsolatos feladatokat ellátó, munkavállalókkal kapcsolatban felmerült bér jellegű költségeket lehet elszámolni az alábbi feltételekkel: a munkatársnak a magyar projektpartner szervezetének alkalmazásában kell állnia, (munkaideje teljes vagy egy részében végzi feladatát), a partner közvetlen alkalmazásában álló munkavállalókkal megbízási/vállalkozási szerződés nem köthető, a projekt keretében elszámolt bérek nem haladhatják meg a Partnernél szokásosan felmerülő béreket (lásd Grant Contract General Conditions 14.2.), a projektre fordított idő arányában felmerült bruttó munkabér és a kapcsolódó járulékok, egyéb, a munkaszerződésben szereplő személyi jellegű juttatások kizárólag a projektre és az adott jelentési időszakra arányosítva számolhatók el, amennyiben azok a projekttel kapcsolatosan merültek fel, nem a projekttel kapcsolatos személyi jellegű juttatások nem számolhatók el a személyi költségek között, és a kiszámítás alapjába nem vonhatók be, a bérek és az azokat terhelő adók, járulékok a nemzeti szabályozás szerint számolhatók el, amennyiben az elszámolandó jövedelem adó- és járulék köteles, a munkavállalók projektben vállalt feladatai a munkaszerződésben, vagy a munkaköri leírásban szerepelnek, a közalkalmazottak és köztisztviselők díjazása abban az esetben számolható el, ha az a projekttevékenységekhez és nem az alkalmazott jogszabályi kötelezettségeihez és szokásos, napi irányítási feladatokhoz kapcsolódik, a személyi költségek kiszámításánál alkalmazott módszert az elszámoláshoz csatolni kell, a projekttevékenységekhez kapcsolódó munkaórákat munkaidő-kimutatásokkal kell igazolni, amelyeket csatolni kell az elszámoláshoz. Amennyiben a fizetés nem csak a projekttevékenységekkel kapcsolatos feladatok elvégzését foglalta magába, az elszámolható költségeket a munkaidő-kimutatás alapján kell kiszámolni, a fizetés arányos csökkentésével. Elszámoláshoz szükséges dokumentumok: Személyi költségek kiszámítási módszerének leírása és a számításokat tartalmazó részletes segédtábla („Segédlet a Magyarország–Szlovákia – Románia – Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 keretében elszámolt bérekhez”, a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. által kiadott segédtábla szerint; ld. 3. melléklet) és annak elektronikus változata. A táblázatnak az alábbiakat kell tartalmaznia: 19
o
o
o o
személyenként, hónapokra lebontva az elszámolás alapjául figyelembe vett munkabéreket a munkáltatói szerződésben meghatározott devizanemben és a kapcsolódó járulékokat forintban, az órabér számításához alapul vett munkanapok/munkaórák, valamint a projektre fordított munkanapok/munkaórák számát (tehát amennyiben a munkavállaló munkabére nem csak a projekttevékenységgel kapcsolatos feladatok elvégzését foglalta magában, az elszámolható költségeket a projektre fordított munkaórák alapján kell kiszámolni, a fizetés összértékének elszámolásban történő arányos csökkentésével), a kiszámított óradíjak a munkáltatói szerződésben kikötött devizanemben, - és amennyiben releváns, az alkalmazott árfolyamok feltüntetésével, a projektre elszámolt költségeket felmerülési devizanemben személyenként és euróban.
Munkabér kifizetését igazoló bankszámlakivonat másolata (készpénzben történő fizetés esetén az átvételt igazoló pénztár-bizonylat) Munkabérrel kapcsolatos adók, járulékok befizetését igazoló bankszámlakivonat másolata, valamint a partner képviselőjének nyilatkozata, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott munkavállalóval kapcsolatos közterheket) Munkaidő kimutatás – Time Sheet (munkáltató, és a munkavállaló által aláírt, mely tartalmazza projekttevékenységhez kapcsolódó munkaórákat, az elvégzett projekttevékenység leírását) Munkaköri leírás (melyben szerepel a projekttel kapcsolatos feladat meghatározása), vagy a munkáltató igazolása, hogy a munkavállaló az adott projekttel kapcsolatos feladatokat lát el Munkaszerződés (vagy kinevezési okirat) Nyilatkozat arra vonatkozóan, hogy a projekt keretében elszámolt bérek nem haladhatják meg a Partnernél szokásosan felmerülő béreket Projektben résztvevő személyek listája, ami tartalmazza a résztvevők projektben betöltött szerepét (Application package Annex D (első pályázati felhívás), Annex C (második pályázati felhívás) fejezetével összhangban) A számításokat tartalmazó segédtáblát a partnernek minden jelentéshez mellékelnie kell. Az alábbi módszer alkalmazása javasolt: A beszámolási időszak egy adott hónapjára eső tényleges bérköltség (adott havi bérkarton szerint) és az adott hónap ledolgozható munkanapjainak száma alapján számított, adott hónapra érvényes órabér * adott hónap munkaidő kimutatása szerint projektre fordított órák száma. Amennyiben a munkavállaló teljes munkaidőben a projektben dolgozik, a valós és tényleges havi munkabérrel kell számolni: (bruttó munkabér + járulékok) Abban az esetben, ha a munkavállaló munkaidejének csak egy részében foglalkozik a projekttel a munkabér elszámolása a Főszerződés Annex III. Budget for the Action mellékletében meghatározott százalékérték alapján történik, oly módon, hogy a projektre fordított munkaóra egy időszakra eső átlagban nem haladhatja meg a mellékletben megadott százalékot. A fentiektől eltérő módszer alkalmazása is megengedett, amennyiben az megfelelően alátámasztott. Azonban, a partner nem alkalmazhat olyan módszert a bérköltségek kiszámítására, mely a valós órabéreket torzítja. Ebben az esetben a Széchenyi Programiroda
20
Nonprofit Kft. Északkelet-magyarországi Ellenőrzési Osztálya az elszámolást felülvizsgálja, és kizárólag a valós órabérek alapján kiszámítható bérköltségek kerülnek jóváhagyásra.
VI. 1.3 Napidíjak Elszámolás szabályai (1.3. költségvetési sorok): napidíjakat azon Partner alkalmazásában álló személyek, résztvevők számára lehet elszámolni, akik a projekt érdekében utaznak. napidíj esetén az elszámolható napok száma a konferencia/találkozó/rendezvény stb. (továbbiakban ”esemény”) napok számával megegyező lehet, kiegészítve az „esemény” előtti és utáni 1-1 nappal (Kivéve: Költséghatékonyságot alátámasztó nyilatkozat csatolása mellett elszámolt hosszabb időszak. Ez esetben a Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. Északkeletmagyarországi Ellenőrzési Osztálya az elszámolást felülvizsgálja.), Külső szolgáltató részére napidíj nem számolható el. A külső szakértővel kötött megbízási / vállalkozási szerződésnek tartalmaznia kell az esetleges napidíj költségeit, melyet a Szolgáltatások (5. Other costs, services) költségsoron kell elszámolni. FIGYELEM! Külföldi napidíjak kizárólag a kinn töltött éjszakákra számolhatók el, amennyiben az Európai Bizottság által meghatározott napidíjakat alkalmazzák. A külföldi napidíjak nem haladhatják meg az Európai Bizottság által meghatározott napidíjakat: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/documents/perdi em_200912_version_to_be_published.pdf A külföldi napidíjak elszámolására a következő módszerek lehetségesek: Az EU Bizottság által megállapított ráta szerinti napidíj biztosítása esetén, a külföldi napidíjnak kell fedeznie a szállás, ellátás és helyi közlekedés költségeit, azaz a napidíjon felül további szállás, ellátás, helyi közlekedés költség nem számolható el. Amennyiben a magyar partner belső szabályozása szerinti külföldi napidíj kerül kifizetésre, szállásköltség, országon belüli távolsági közlekedés költsége és helyi közlekedési költségek elszámolhatók a napidíjon felül. Egyéb ellátási költségek nem számolhatók el. Amennyiben külföldi napidíj nem kerül kifizetésre, szállásköltség, országon belüli távolsági közlekedés költsége, helyi közlekedési költségek és ellátási költségek elszámolhatók. Elszámoláshoz szükséges dokumentumok: Összesítő táblázat a partneri jelentésben szereplő, elszámolni kívánt napi díjakról (ld. 11. melléklet) Kiküldetési rendelvény, mely tartalmazza az elszámolt napidíjak összegét A napidíj számfejtését igazoló dokumentum (teljes összeg) A kifizetés bizonylatai (bankszámlakivonat, pénztári kifizetés bizonylata) A közterhek befizetését igazoló bankszámla-kivonat, valamint a Kedvezményezett (vezető partner)/partner képviselőjének nyilatkozata, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott napidíjjal kapcsolatos közterheket Amennyiben ahhoz az utazáshoz, amelyhez az adott napidíj kifizetése tartozik, nem kapcsolódik elszámolandó tétel az utazás költségsoron, az úti jelentést a napidíj dokumentumaival együtt be kell csatolni! Az úti jelentésre vonatkozó szabályokat ld. az utazás költségsornál!
21
Kizárólag azokat a napidíjakat lehet elszámolni, amelyek valós, a projekt érdekében felmerült utazáshoz kötődnek. Az utazás kiadásainak egyéb tételeit az utazás költségsoron kell elszámolni.
VI.2. Utazási költségek (Travel) VI.2.1 Külföldi utazás VI.2.2 Belföldi utazás Az utazási költségeket az elszámolásban személyenként és kiküldetésenként/utazásonként kell feltüntetni. Az utazásoknál mindig a költséghatékonyabb megoldást kell választani. Az utazási költség fizethető közvetlenül az utazási szolgáltatást nyújtónak (pl. gépjárművet bérbeadó szolgáltatónak) vagy az utazó személy részére (pl. kiküldetési rendelvény vagy menetlevél alapján). Szállás költségek elszámolhatóak az Utazás költségsoron, amennyiben a partner rendelkezik szállás számlával. Ha nem, akkor a szállás költségét a napidíjból kell fedeznie. A külső szakértővel kötött megbízási/vállalkozási szerződésnek tartalmaznia kell az esetleges utazás költségeit, melyet a Szolgáltatások (5. Other costs, services) költségsoron kell elszámolni. Elszámolás szabályai (2.1., 2.2. költségvetési sorok): A projekt megvalósításhoz szükséges külföldi és helyi utazási költségek az alábbi feltételekkel számolhatók el: kizárólag azon személyek (projekt személyzet, projekt résztvevők) utazási és szállás költségei, akik a pályázati formanyomtatványban nevesített, a projekttevékenységekhez közvetlenül kapcsolódó feladatokat végeznek a projekt egészének sikere szempontjából alapvető jelentőségűek a program területén lévő projektben részvevő partner költségeként jelennek meg projekt költségeiként háromcsillagos szállodai szolgáltatásnak megfelelő ellenértékű számla számolható el (magasabb kategóriájú elhelyezés esetében külön indoklás szükséges) a projektben résztvevő társult partnerek (Associates) képviselői részére csak napidíj és utazási költség számolható el gépkocsi használat esetén a gépkocsi elszámolás az APEH által meghatározott és alkalmazandó fogyasztási norma és üzemanyagárak alapján történik. Elszámoláshoz szükséges dokumentumok: Kiküldetési rendelvény Eredeti számla /bizonylat (szállásköltség esetén vagy utazásnál, ha szolgáltatót vesz igénybe pl. busz bérlete) Utazási költségnél, ha szolgáltatót vesz igénybe (pl. busz bérlete) kapcsolódó szerződés vagy megrendelés Gépkocsi használat esetén: az APEH norma alapján kitöltött Összesített táblázat a gépkocsi elszámolásokról és az úti költségekről (100 EUR alatti értékű utazási költségek esetén). (ld 11. melléklet) 22
Vonatjegy/ buszjegy stb. A kifizetés bizonylatai (bankszámla kivonat, pénztári kifizetés bizonylata) A kiutazó által aláírt úti jelentés (belföldi és külföldi utaknál is csatolni kell) A kint tartózkodás egyéb bizonylatai (pl. meghívók, napirend, emlékeztetők, fotók) Az úti jelentés tartalma: a projekt céljából utazó személyek megnevezése utazás időtartama (kezdő dátum-végdátum) utazás tervezett célja, és elért eredmények
VI.3. Eszközök és beszerzések (Equipment and supplies) Az eszközök és beszerzések költségsoron azok a projekthez kapcsolódó (új vagy használt) beszerzések vagy eszközbérleti díjak számolhatók el, amelyek nélkülözhetetlenek a projekt megvalósításához és ez a pályázatban is feltüntetésre került. A szállítók kiválasztását a Főszerződés IV. sz. mellékletében előírtak alapján (azaz a magyar Közbeszerzési Törvény vagy a PraG (lásd II.1. pont)) vonatkozó rendelkezéseinek megfelelően kell lebonyolítani. Azon beszerzések esetében, ahol nem szükséges közbeszerzési eljárás lefolytatása, illetve a beszerzés közbeszerzési értékhatár alatti és a beszerzés bruttó 1.000 euró feletti, ott a szállító kiválasztásához legalább három, egyező tárgyú ajánlatot kell bekérni. A Közbeszerzési Törvényben vagy a PraG-ban foglaltak betartása a Kedvezményezett/partnerek felelőssége. FIGYELEM: A Közbeszerzési Törvényt a Főszerződés IV. sz. mellékletében előírtak figyelembevételével kell alkalmazni. A Kedvezményezett/partnerek és alkalmazottaik nem kaphatnak szállítóként megbízást áru vagy eszközök szállítására, bérletének biztosítására. Az eszközök használati célja, jellege szerint az alábbi öt költségvetési sor valamelyikébe kell besorolni ezeket: 3.1. Gépjárművek vásárlása, bérlése 3.2. Bútor, számítógép 3.3. Gépek, eszközök 3.4. Tartozékok, felszerelés a gépekhez, eszközökhöz 3.5. Egyéb Csak azon eszközök beszerzései vagy bérleti költségei számolhatók el, amelyek: korábban nem részesültek finanszírozásban más Európai Uniós, vagy hazai forrásból, közvetett költségként más költségvetési sorra nem került beállításra (pl. adminisztratív költség).
23
Elszámoláshoz szükséges dokumentumok: Új eszközbeszerzés/bérlés: Közbeszerzési eljárás teljes dokumentációja/értékhatár alatt piaci ár igazolása (bruttó 1000 euró feletti összeg esetén három árajánlat a piaci ár igazolásához) Kapcsolódó szerződés vagy megrendelés Átadás-átvételi jegyzőkönyv (kizárólag vásárlás esetén) Leltárba/állományba vételi bizonylatok (kizárólag vásárlás esetén) Eredeti számla Kifizetést igazoló bankszámla kivonat másolata Nyilatkozat a számviteli politikában rögzített értékcsökkenési eljárásról (kizárólag vásárlás esetén) Fotó a beszerzett eszközökről feltüntetve a program arculati elemeit (kizárólag vásárlás esetén) Garanciák, biztosítékok stb. iratanyaga (kizárólag vásárlás esetén) Használt eszközbeszerzés: a fentieken túl Az eladó igazolása, hogy az eszköz vásárlásához nem használtak fel nemzeti vagy közösségi támogatást a megelőző hét év folyamán. Igazolás, hogy a berendezés rendelkezik a működéshez szükséges műszaki jellemzőkkel és megfelel a vonatkozó előírásoknak és szabályoknak.
VI.4. Irodai költségek (Local office) Az irodai költségeket akkor lehet elszámolható költségnek tekinteni, amennyiben azok a projekttevékenységhez kötődő valóságos költségen alapulnak. Az irodai költségek elszámolására két lehetőség adott (attól függően, hogy a projekten kívül kapcsolódik-e más tevékenységhez is): a projekthez közvetlenül és teljes egészében kapcsolódó költségek a projekthez arányosan/részben kapcsolódó költségek Az arányosítást megfelelően dokumentálni kell, az alkalmazott módszer megadásán túl számlaösszesítővel is alá kell támasztani. Arányosítani az alábbi módszerek szerint lehet: A projekttel kapcsolatos tevékenységet ellátó személyek száma / a Partner alkalmazásában állók száma A projekttel kapcsolatos tevékenységet ellátó személyek projektre fordított óraszáma / a Partner alkalmazásában állók ledolgozott óraszáma A projekttel kapcsolatosan igénybevett iroda területe/ a Partner rendelkezésére álló összes munkaterület Az első beszámolás alkalmával - a fenti három közül - kiválasztott módszeren a projekt életciklusa alatt nem lehet változtatni, ennek megfelelően a három lehetőség kombinálására nincs lehetőség.
24
A költségek típusa alapján a következő négy költségvetési sor valamelyikébe kell besorolni az itt felmerült kiadásokat: 4.1. Gépjárművek költségei A gépjárművek költségei soron a projekt megvalósításához közvetlenül és feltétlenül szükséges gépjárművek fenntartásához kapcsolódó költségek (szerviz költség, olaj költsége, biztosítás stb.), illetve az utazásokhoz kapcsolódó benzin költség számolhatók el. 4.2. Iroda bérleti díj Ezen a költségsoron az iroda bérleti díja számolható el. 4.3. Fogyóeszközök – irodai eszközök Ezen a költségsoron az irodai munka során használt eszközök (írószerek, papír, toner stb.) költsége számolható el. Kis értékű irodai eszközök beszerzése és elszámolása a 3. Eszközök és beszerzések költségvetési soron történik. 4.4. Egyéb szolgáltatások (telefon, fax, áram, fűtés, internet, karbantartási költségek) Ezen a költségsoron az irodai munkához szükséges rezsiköltségeket lehet elszámolni (pl. telefon, fax, áram, fűtés, postaköltség, másolás és sokszorosítás költsége), amennyiben azok a projektre végrehajtásához szükséges napi munkához kapcsolódnak, vagy egyéb fenntartási költségek. (Az arányosítási módszerekről lásd feljebb) Elszámoláshoz szükséges dokumentumok: Teljes egészében elszámolt költségek esetében: eredeti számlák / kiküldetési rendelvények szerződések/megrendelések a számla kifizetésének igazolása (bankszámlakivonat, pénztárbizonylat másolata) Gépkocsi használat esetén: Összesített táblázat a gépkocsi elszámolásokról és az úti költségekről (100 EUR alatti értékű utazási költségek esetén). (ld 11. melléklet) Részben elszámolt költségek esetében: tételes számlaösszesítő az elszámolt rezsiköltségekről (a költséghitelesítési szerv által kiadott segédtábla szerint, mely a projekt sajátosságait figyelembe véve bővíthető), a Kedvezményezett/Partner aláírásra jogosult képviselője által aláírva melyen egyértelműen fel kell tüntetni, az adott számla mekkora részét számolja el a projekt érdekében a partner (%) költségek kiszámítási módszerének leírása eredeti számlák a számla kifizetésének igazolása (bankszámlakivonat, pénztárbizonylat másolata)
VI.5. Egyéb költségek, szolgáltatások A projektek költségvetésének terhére, külső féltől megrendelt és általa teljesített, a támogatott tevékenységhez közvetlenül kapcsolódó szolgáltatások igénybevételének költségei számolhatók el. A költségek az alábbi feltételek mellett számolhatóak el: A kiadás elengedhetetlen a projekt szempontjából. Szerződéssel/megrendeléssel és számlával megfelelően alátámasztott költségek. Az alvállakozók/szállítók kiválasztását a Főszerződés IV. sz. mellékletében előírtak alapján (azaz a magyar Közbeszerzési Törvény vagy a PraG) vonatkozó rendelkezéseinek
25
megfelelően kell lebonyolítani. Azon szolgáltatások esetében, ahol nem szükséges közbeszerzési eljárás lefolytatása, illetve a szolgáltatás értéke közbeszerzési értékhatár alatti és az igénybevett szolgáltatás bruttó 1.000 euró feletti, ott az alvállalkozó kiválasztásához legalább három, egyező tárgyú ajánlatot kell bekérni. A Közbeszerzési Törvényben foglaltak betartása a partner felelőssége. A partnerek és alkalmazottaik nem kaphatnak alvállalkozóként/szállítóként megbízást szolgáltatások biztosítására. A szolgáltató díjának tartalmaznia kell az esetleges járulékos költségeket is (például utazás és szállásköltség). Az alábbi költségsorokon lehet elszámolni a kiadásokat: 5.1. Publikációk 5.2. Tanulmányok, kutatások 5.3. Költségigazolás (a magyarországi partnerek számára nem releváns) 5.4. Értékelési költségek 5.5. Fordítás, tolmácsolás 5.6. Pénzügyi szolgáltatások (bankgaranciák stb.) o Pénzügyi tranzakciók költségei o Bankköltségek: elkülönített bankszámla megnyitásának és vezetésének költsége o Bank vagy más pénzügyi intézmény által biztosított garanciák költségei olyan mértékben, amilyen mértékben a garanciákat a nemzeti vagy közösségi jogszabályok megkövetelik o Jogi tanácsadás díja, közjegyzői díjak, amennyiben azok közvetlenül kapcsolódnak a projekthez, és végrehajtásához szükséges o Kamarának fizetett díjak (eredetigazolás kiadásának költsége) Elszámolásához kapcsolódó dokumentumok: o kapcsolódó szerződés, vagy megrendelés o kifizetést igazoló bankszámla kivonat 5.7. Konferenciák, szemináriumok költségei Konferenciák, szemináriumok, projektrendezvények, projekttalálkozók) szervezéséhez közvetlenül kapcsolódó, külső fél által elvégzett szolgáltatások költségei számolhatóak el, mint például: o terem és eszközök bérleti díja o közvetlenül a rendezvényhez kapcsolódó nyomdai anyagok o résztvevők szállás, utazási és ellátási költségei 5.8. Nyilvánossággal kapcsolatok költségek A tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos feladatokhoz kapcsolódó kiadások számolhatóak el: o matricák, poszterek, táblák, stb. o weboldalak készítése és üzemeltetése. o hirdetések Elszámoláshoz szükséges dokumentumok: Közbeszerzési eljárás dokumentációja
26
Három árajánlat szükséges a bruttó 1000 eurót meghaladó, de a közbeszerzési törvényben rögzített értékhatárt el nem érő szerződések esetében Kapcsolódó szerződés, melyben nevesítve van a feladatot ellátó szakértő, és a projekttel kapcsolatos feladat leírását részletesen tartalmazza Eredeti számla Teljesítésigazolás (adott feladat teljesítéséről, a projekt menedzser írja alá) Amennyiben a szolgáltatásnyújtás végterméke valamilyen formában materializálódik (pl. tanulmány, kiadvány, stb.) – a végtermék egy-egy „köteles” példánya. 20 oldalnál nagyobb terjedelem esetén nyomtatott formában történő csatolása mellett a köteles példányt elektronikus formában (CD-n) is csatolni kell. Az elkészült kiadványokon kötelező feltüntetni a program szerint előírt arculati elemeket (EU logo, program logo, projekt címe, stb.). A szakértő nyilatkozata arról, hogy a tanulmány más közösségi, nemzeti finanszírozású pályázatban nem került elszámolásra Találkozók és rendezvények szervezése esetén pl. meghívó, napirend, ülés jegyzőkönyve, jelenléti ív Kifizetést igazoló bankszámla kivonat másolata Megbízási szerződés esetén - A szakértő megbízási díjának számfejtése, vagy fizetési jegyzéke vagy eredeti számla - Kifizetés bizonylatai (bankszámla kivonat, pénztárbizonylat másolata) - Járulékok befizetését igazoló bankszámla-kivonat másolata. Vállalkozási szerződés esetén - Eredeti számla - Kifizetési bizonylat (bankszámla kivonat, pénztárbizonylat másolata)
VI.6. Egyéb költségek A 1.-5. költségsorokban nem elszámolható, valamint az 5. költségvetési soron belül nem említett, de a projekt sikeres megvalósításához szorosan kapcsolódó, és az elfogadott pályázatban szereplő költségek számolhatóak el (Pl.: beruházások és a hozzá kapcsolódó munkálatok). Az 5. költségvetési sor elszámolási szabályai érvényesek.
VI.7. Vésztartalék A vésztartalék összege nem haladhatja meg a projekt költségvetésében szereplő közvetlen költségek (1-6. főköltségvetési sorok összege) 5%-át. Ez az összeg csak a Közös Irányító Hatóság előzetes írásos engedélye alapján használható fel. A vésztartalék felhasználására vonatkozó kérelmet a Közös Technikai Titkársághoz kell benyújtani. A Kedvezményezett rendelkezhet felette.
VI.8. Adminisztratív költségek Az adminisztratív költségek nem haladhatják meg a projekt költségvetésében szereplő közvetlen költségek és a vésztartalék összegének (7+8. költségvetési sor összege) 7%-át. 27
Elszámoláshoz kapcsolódó dokumentumok: számlaösszesítő az elszámolt adminisztratív költségekről. (a költséghitelesítő szerv által kiadott, jelentéstételi csomag részét képező segédtábla szerint, mely a projekt sajátosságait figyelembe véve bővíthető.), melyen egyértelműen fel kell tüntetni, hogy a Kedvezményezett/Partner az adott számla mekkora részét kívánja elszámolni a projekt érdekében. A számlaösszesítőt a Kedvezményezett/Partner aláírásra jogosult képviselője által aláírva kell benyújtani!
VI.9. Bevételek Ha egy projekt jövedelmet termel, akkor azt teljes mértékben vagy részarányosan le kell vonni az elszámolható költségekből attól függően, hogy teljesen vagy részben származott-e a támogatott tevékenységből. A közösségi és a nemzeti társfinanszírozási támogatás a teljes elszámolható költségek és a projekt végrehatása során, ill. a projekt lezárását megelőző időszakban termelt jövedelem levonása alapján kerül kiszámításra. A bevételek kezelésekor is biztosítani kell a kettős finanszírozás elkerülését. Amennyiben a partnernek a projektből bevétele származik, vagy a projektben megvalósult „termékek” révén a projekt keretében bevétele keletkezik, annak értékéről hivatalosan nyilatkoznia kell az adott elszámolás benyújtásakor, de legkésőbb a projekt zárásakor.
VII.
HORIZONTÁLIS POLITIKÁK
Minden partnernek eleget kell tennie a közösségi horizontális politikák szabályainak. Az esélyegyenlőség és a fenntartható fejlődés szempontjaira a pályázatban tett vállalások teljesítéséről a projektben résztvevő partnerek a projekt egészére összesítetten a projekt előrehaladási jelentésben, partnerek szintjén pedig a partneri jelentés keretében számolnak be. Ez egyfelől a jelentések sorainak megfelelő kitöltését (Summary of activities; Indicators), illetve az adott jelentésben szolgáltatott adatok alátámasztásához szükséges dokumentumok benyújtását jelenti. A jelentéshez benyújtott alátámasztó dokumentum lehet a szempontot érvényesítő/teljesítő projektben részvevő partner teljesítést igazoló Nyilatkozata, illetve bármely arra alkalmas dokumentum (pl. foto, kiadvány, újságcikk, jegyzőkönyv stb.).
VIII.
ARCULAT
A Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Program projektjeinek tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos feladatait a HU-SK-RO-UA ENPI Program programszinten szabályozza. A tájékoztatás és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek betartása valamennyi projektben résztvevő partnerre vonatkozik, és ennek ellenőrzése költséghitelesítés részét képezi. Az alábbiakban szeretnénk felhívni a figyelmüket arra, hogy a projektben résztvevő partnerek kötelesek a nyilvánosság számára a projektjükről információt biztosítani, beleértve azt is, hogy a finanszírozás a Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Programból– és hazai társfinanszírozásból – történik. Az arculati kérdéseket a Közös Technikai Titkárság által készített kommunikációs útmutató (Communication Guidelines for Projects) szabályozza, illetve az Európai Bizottság nyilvánosságra vonatkozó útmutatója rendezi: 28
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm. A projektszintű kommunikációs útmutató letölthető a Program honlapjáról http://www.huskroua-cbc.net/en/useful-information, a következő címszó alatt: Communication Guidelines for Projects.
IX. MELLÉKLETEK 1. ÁFA nyilatkozat 2. ÁFA összesítő fordított adózás esetén 3. Segédlet Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 keretében elszámolt bérekhez 4. Adminisztratív költségösszesítő 5. Partneri ellenőrző lista (checklist) 6. Módosítások formanyomtatvány (A Közös Technikai Titkárság felé benyújtandó módosításbejelentő lap eltér ezen dokumentumtól. A Közös Technikai Titkárság felé benyújtandó lap letölthető a Program honlapról http://www.huskroua-cbc.net/en/useful-information, a következő címszó alatt: Templates for announcing and requesting project modification)
7. Előrehaladási Jelentés (interim narrative and financial report) és Záró jelentés szakmai része (final narrative report) – a záró jelentés pénzügyi részének kitöltéséhez ugyanazon minta alkalmazandó, mint az előrehaladási jelentéshez
8. Projektszintű módosítások kezelése 9.
Projektrész tevékenység leírása
10. Nyilatkozat a piaci ár igazolásához 11. Utazási költségek, napi díjak összesítő tábla 12. Nyilatkozat elkülönített könyvelés vezetéséről 13. Munkaidő nyilvántartó (minta) 14. Terms of Reference for an Expenditure Verification of a Grant Contract for Hungary-SlovakiaRomania-Ukraine ENPI CBC Programme 2007-2013 (Grant Contract Annex VII)
X. INFORMÁCIÓ A KÖLTSÉGHITELESÍTÉSRŐL MAGYARORSZÁGON Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. Északkelet-magyarországi Ellenőrzési Osztály - Mátészalka Tel. +36 44 500 230 Fax. + 36 44 500 233 e-mail: [email protected] Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. Központi Ellenőrzési Osztály Tel. +36 1 224 3100 Fax. + 36 1 224 32 91 honlap: www.vati.hu
29
