Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI CBC Program 2007-2013
A költségek hitelesítésének irányelvei a magyar partnerek számára
2011. január
Tartalomjegyzék
I. BEVEZETŐ ................................................................................................................. 2 II. SZABÁLYOZÁSI HÁTTÉR ............................................................................................ 2 II.1 Közösségi szabályozás: ................................................................................................ 2 II.2 Magyar szabályozás:.................................................................................................... 2 II.3 A programhoz kapcsolódó alapdokumentumok:........................................................ 3 III. A MAGYARORSZÁGI ELSŐ SZINTŰ ELLENŐRZÉS (NATIONAL CONTROL) RENDSZER 3 IV. A PROJEKT PARTNERI JELENTÉS ELKÉSZÍTÉSE – ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK ............... 4 IV.1 Általános szabályok .................................................................................................... 4 IV.2 Partneri jelentés részei .............................................................................................. 4 IV.3 Jelentéstételi határidők.............................................................................................. 7 IV.4 Hiánypótlások............................................................................................................. 8 V. ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEKRE VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK ................. 8 V.1 Az elszámolhatóság időbeli és területi hatálya........................................................... 8 V.2 Elkülönített számviteli nyilvántartás vezetése............................................................ 9 V.3 Számlákkal kapcsolatos követelmények ................................................................... 10 V.4 Költségek elszámolhatóságának feltételei................................................................ 11 V.5 Elszámolható költségek............................................................................................. 11 V.6 Nem elszámolható költségek: ................................................................................... 12 V.7 Piaci ár igazolása ....................................................................................................... 13 V.8 Általános Forgalmi Adó ............................................................................................. 14 V.9 Árfolyam-átváltási módszer ...................................................................................... 15 VI. KÖLTSÉGTÍPUSOK ÉS AZ ELSZÁMOLÁSUKHOZ SZÜKSÉGES DOKUMENTUMOK..... 15 VI.1 Emberi erőforrás (Human resources) ...................................................................... 16 VI.1.1 Fizetés (helyi munkavállalók bruttó bérköltségei)................................................ 16 VI.1.1 Fizetés (külföldi munkavállalók bruttó bérköltségei) ........................................... 16 VI. 1.3 Napidíjak............................................................................................................... 18 VI.2. Utazási költségek (Travel) ....................................................................................... 19 VI.2.1 Külföldi utazás ....................................................................................................... 19 VI.2.2 Belföldi utazás ....................................................................................................... 19 VI.3. Eszközök és beszerzések (Equipment and supplies)............................................... 20 VI.4. Irodai költségek (Local office) ................................................................................. 21 VI.5. Egyéb költségek, szolgáltatások.............................................................................. 22 VI.6. Egyéb költségek....................................................................................................... 24 VI.7. Vésztartalék............................................................................................................. 24 VI. 8. Adminisztratív költségek ........................................................................................ 24 VI.9 Bevételek.................................................................................................................. 25 VII. HORIZONTÁLIS POLITIKÁK ...................................................................................... 25 VIII. ARCULAT................................................................................................................. 25 IX. MELLÉKLETEK.......................................................................................................... 26 X. INFORMÁCIÓ A ELSŐ SZINTŰ ELLENŐRZÉSRÓL MAGYARORSZÁGON ................... 26
1
I. BEVEZETŐ Az Irányelvek célja, hogy gyakorlati információkat nyújtsanak a költséghitelesítésről a Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI CBC Programban (továbbiakban: HU-SK-RO-UA ENPI CBC Program) Kedvezményezettként (Beneficiary) vagy Partnerként (Partner) résztvevő magyar szervezetek számára, valamint értelmezzék az általános, programszintű útmutatókat és a magyarországi speciális követelményeket. Az Irányelvek csak a Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Program keretében a közösségi támogatásban és nemzeti társfinanszírozásban részesülő magyar Kedvezményezettekre és Partnerekre vonatkoznak. A Kedvezményezettek a nemzeti költséghitelesítés szempontjából a projekt megvalósításában résztvevő Partnernek minősülnek.
II. SZABÁLYOZÁSI HÁTTÉR II.1 Közösségi szabályozás: •
A Tanács 1605/2002/EK (Euratom) rendelete (2002. június 25.) az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési szabályokról.
•
A Bizottság 2342/2002/EK (Euratom) rendelete (2002. december 23.) az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési szabályokról szóló 1605/2002/EK (Euratom) tanácsi rendelet végrehajtására vonatkozó részletes szabályok megállapításáról.
•
Az Európai Bizottság 951/2007 (EK) rendelete (2007. augusztus 9.) az európai szomszédsági és partnerségi támogatási eszköz létrehozására vonatkozó általános rendelkezések meghatározásáról szóló 1638/2006/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet keretében finanszírozott, határokon átnyúló együttműködési programok végrehajtási szabályainak megállapításáról.
•
Az Európai Parlament és a Tanács 1638/2006 (EK) rendelete (2006. október 24.) az Európai Szomszédsági és Partnerségi Támogatási Eszköz létrehozására vonatkozó általános rendelkezések meghatározásáról.
•
Az Európai Bizottság külső akcióira vonatkozó szerződéses eljárásokról szóló Gyakorlati Útmutatója (PRAG), amely dokumentum az alábbi honlapon érhető el: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index _en.htm
II.2 Magyar szabályozás: Törvények: • A Számvitelről (2000. évi C. törvény) •
Az adózás rendjéről (2003. évi XCII. törvény)
•
Általános forgalmi adóról (2007. évi CXXVII. törvény)
Rendeletek:
2
•
85/2004(IV.19) Korm. rendelet az Európai Közösséget létrehozó Szerződés 87. cikkének (1) bekezdése szerinti állami támogatásokkal kapcsolatos eljárásról és a regionális támogatási térképről;
•
34/2007 (XI.17) ÖTM rendelet az Európai Regionális Fejlesztési Alap, az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz és az Európai Szomszédsági és Partnerségi Eszköz pénzügyi alapok egyes, a területi együttműködéshez kapcsolódó programjai végrehajtásában magyarországi közreműködő szervezet kijelöléséről;
•
49/2007 (III.26.) Korm. rendelet a 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alap, valamint az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz és az Európai Szomszédsági és Partnerségi Eszköz pénzügyi alapok egyes, a területi együttműködéshez kapcsolódó programjaiból származó támogatások hazai felhasználásának intézményeiről;
•
228/2008 (IX.12) Korm. rendelet a 2007-2013. programozási időszakban az Európai Szomszédsági és Partnerségi Támogatási Eszközből társfinanszírozott MagyarországSzlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Program végrehajtásáról.
•
292/2009 (XII.19) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről (a továbbiakban: ÁMR);
II.3 A programhoz kapcsolódó alapdokumentumok: •
A Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 programdokumentuma (Joint Operational Programme)
Pályázati Útmutató adott pályázati kiíráshoz kapcsolódóan (Guidelines for grant applicants) A költséghitelesítés során a kontrollereknek figyelembe kell venniük valamennyi kapcsolódó Európai Uniós és nemzeti szintű jogszabályban lefektetett előírást, valamint a MagyarországSzlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Program által meghatározott szabályokat. Esetlegesen felmerülő ellentmondás esetén a szigorúbb előírás az irányadó. •
III. A KÖLTSÉGEK HITELESÍTÉSÉNEK (EXPENDITURE VERIFICATION) MAGYARORSZÁGI RENDSZERE A HU-SK-RO-UA ENPI Program projektjeinek ellenőrzését minden projektben résztvevő partner esetében nemzeti szinten kell elvégezni, az adott résztvevő ország felelős szervezete(i) által. A magyarországi költséghitelesítési rendszer központosított, a hitelesítési nyilatkozatokat a VÁTI Nonprofit Kft. kijelölt szervezeti egysége állítja ki: Területi Iroda (telephely: Mátészalka) A költséghitelesítés a projektben résztvevő partner szervezeténél felmerült költségek 100%-os szakmai és pénzügyi ellenőrzését jelenti, mely vizsgálja: •
a költségek elszámolhatóságát,
•
az adott termékek leszállítását,
•
a szolgáltatások elvégzését,
•
a kifizetés megtörténtét,
•
valamint a végrehajtás során a nemzeti és közösségi szabályok betartását.
3
Ennek eredményeként a költséghitelesítésért felelős szervezet ellenőrzi az előrehaladási jelentést (interim narrative and financial report), majd kiállítja a magyarországi székhellyel rendelkező partner adott időszakban felmerült elszámolható költségeire vonatkozó „Hitelesítési nyilatkozatot” („Report for Expenditure verification”). A Kedvezményezettnek az adott projektre vonatkozóan minden résztvevő ország, minden résztvevő partnerétől össze kell gyűjtenie a hitelesítési nyilatkozatokat, majd a begyűjtött hitelesítési nyilatkozatok alapján kell elkészítenie a teljes projektre vonatkozó jelentést. Ezt a jelentést a Kedvezményezett szervezetének bejegyzése szerinti ország kijelölt kontrollerének/ a költséghitelesítést elvégző ukrán Auditornak kell benyújtani, aki ezt követően kiadja az „Összesített hitelesítési nyilatkozatot” („Consolidated expenditure verification”), amit a Közös Technikai Titkárságnak szükséges benyújtani.
IV. A PROJEKT PARTNERI JELENTÉS ELKÉSZÍTÉSE – ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK IV.1 Általános szabályok Minden projektben résztvevő partner előrehaladási jelentést (interim narrative and financial report) készít – a Pályázati formanyomtatványban (Application form – Grant Contract Annex A)) meghatározott tevékenység tervezés szerint – az adott elszámolási időszakban megvalósított saját projekt tevékenységekre, valamint az adott elszámolási időszakban felmerült és kifizetett saját költségekre vonatkozóan. A beszámolási időszak végéig felmerült, de ki nem fizetett költségekről a következő beszámolási időszakban kell jelenteni. A PARTNERI JELENTÉS NYELVE ANGOL (a VÁTI Nonprofit Kft Mátészalkai Területi Irodájához és a Kedvezményezettnek benyújtandó különböző jelentések és a párhuzamos munka elkerülése érdekében). Kivételt képeznek az alátámasztó dokumentumok (pl. szerződés, teljesítésigazolás), melyeket magyar nyelven nyújthatnak be a partnerek. A projektben résztvevő partnernek biztosítania kell, hogy minden információ és alátámasztó dokumentum a hitelesítést végző szervezet (magyar partnerek esetén a VÁTI Nonprofit Kft.) rendelkezésre álljon a költséghitelesítés lefolytatásához. A projekt időtartama során legalább egy alkalommal – kockázat-elemzés alapján ez több alkalom is lehet – helyszíni ellenőrzésre kerül sor. A helyszíni ellenőrzést a VÁTI Nonprofit Kft. Programvégrehajtási és Ellenőrzési Igazgatóságának munkatársai és/vagy a VÁTI Nonprofit Kft. és/vagy a Közös Irányító Hatóság által megbízott külső szakértők végzik. IV.2 Partneri jelentés részei A partneri jelentés részeit az alábbi táblázat tartalmazza:
Dokumentum neve
Formai- / Tartalmi- / Egyéb- követelmények / Megjegyzések
4
Dokumentum neve
1.
2.
3.
4.
5.
Jóváhagyott pályázat (Application Form)
Főszerződés (Grant Contract)
Partnerségi megállapodás (Partnership Agreement)
Projektrész tevékenység leírása
Előrehaladási jelentés (interim narrative and financial Report) (ld. 7. melléklet)
6.
Előleg elszámolás összesítő - a társfinanszírozáshoz (Pre-financing settlement – state contribution report)
Formai- / Tartalmi- / Egyéb- követelmények / Megjegyzések
A Főszerződés (Grant Contact) Annex A melléklete.
Első elszámolással benyújtandó dokumentum (abban az esetben, ha a Társfinanszírozási Szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok benyújtásával még nem történt meg)
Kedvezményezett és az IH által aláírt példány másolata (magyar partner aláírásával hitelesítve).
Első elszámolással benyújtandó dokumentum (abban az esetben, ha a Társfinanszírozási Szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok benyújtásával még nem történt meg)
Összes partner által aláírt példány másolata (magyar partner aláírásával hitelesítve).
Első elszámolással benyújtandó dokumentum (abban az esetben, ha a Társfinanszírozási Szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok benyújtásával még nem történt meg)
Magyar partner által aláírt példány eredeti és elektronikusan csatolt változata.
Szakmai (Narrative report Grant Contract Annex_VI és Pénzügyi jelentés (Financial Report – Grant Contract Annex VI) A magyar partner által aláírt példány eredeti és elektronikus változata.
Magyar partner által aláírt példány eredeti és – az IMIR 2007-2013 rendszerben – elektronikusan csatolt változata
A magyar partner által a projektben vállalt célok és tevékenységek leírása (magyar nyelven) a projekt teljes időszakára vonatkozóan. Első elszámolással benyújtandó dokumentum (abban az esetben, ha a Társfinanszírozási Szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok benyújtásával még nem történt meg) (Ld.9. melléklet)
A projektben résztvevő magyar partner által az adott elszámolási időszakban elvégzett tevékenységek és kifizetett tételek adatait tartalmazza szöveges és táblázatos formában.
A projektben résztvevő magyar partner által az adott elszámolási időszakban lejelenteni kívánt költségek hazai társfinanszírozási forrásának összegét tartalmazza.
5
Dokumentum neve
7.
ÁFA nyilatkozat
Számlák és/vagy azzal egyenértékű számviteli bizonylatok
Formai- / Tartalmi- / Egyéb- követelmények / Megjegyzések Magyar partner által aláírt példány eredeti és – az IMIR 2007-2013 rendszerben – elektronikus változata.
VÁTI által megadott formában (Ld. 1. melléklet)
Eredeti változata
A hitelesítési nyilatkozat kiadását követően a VÁTI pecséttel igazolja a számlán, hogy a számla az adott projekthez felhasználásra került. Az igazolást követően a partnerek visszakapják az eredeti számlákat. A felmerült költségek támogathatóságát alátámasztó dokumentumok
8.
Alátámasztó dokumentumok
Másolati példány.
(Ld.: V.7. pontban a piaci ár kiválasztását alátámasztó dokumentumok; VI. pontban az elszámoláshoz szükséges dokumentumok) Amennyiben adott költség kifizetését igazoló bankszámla kivonaton több tétel is szerepel, a kifizetéshez kapcsolódó tételt egyértelmű, a beazonosítást elősegítő jelzéssel kell ellátni.
9.
A projektben résztvevő partner checklist-je
10.
Kedvezményezett (Beneficiary) által kiadott igazolás, hogy projekt szinten elköltötték az ENPI előleg 70%-át
10.
A Partner vagy a Kedvezményezett (Beneficiary) által kezdeményezett hitelesített időszakra vonatkozó – költségvetés módosítás
Magyar partner által aláírt példány eredeti változata.
VÁTI által megadott formában (Ld. 5. melléklet)
A partner által hitelesített másolati példány. A partnerek ezzel együtt nyújthatnak be partneri jelentést.
A HU-SK-RO-UA JTS által kiadott formanyomtatvány, melyen szerepel a Kedvezményezett aláírása és pecsétje.
Formanyomtatvány (Ld.: 6. melléklet) Kedvezményezett (Beneficiary) és magyar partner által aláírt példányának eredeti és elektronikus változata
A Partner által kezdeményezett és a JTS/Kedvezményezett (Beneficiary) által jóváhagyott módosításra vonatkozó formanyomtatványt és az alátámasztó dokumentumokat, a jóváhagyást követő 5 naptári napon belül, kell benyújtani a VÁTI részére (Ld. IX.8 pont)
Módosításokat alátámasztó dokumentumok másolata
A partneri jelentést az IMIR 2007-2013 rendszer Front-Office felületén keresztül, valamint papír alapú dokumentum formájában kell benyújtani, az alábbi címre: VÁTI Nonprofit Kft.
6
Területi Iroda 4700 Mátészalka, Szalkai László út 11.
A borítékon fel kell tüntetni az adott projektrész, és az adott elszámolási időszak alábbi alapadatait:
A partneri jelentés papír alapú dokumentumait a „Partneri checklist”-nek (Ld. 5. melléklet) megfelelő sorrendben, külön-külön lefűzve kell benyújtani a IV.3 pontban feltüntetett határidőn belül. Amennyiben ez nem teljesül a VÁTI projekt felelőse az elszámolást ellenőrzés nélkül visszaküldheti a partnernek. A partneri jelentést egy eredeti példányban (amennyiben lehetséges, gyűrűs mappában lefűzve) kell benyújtani. Kivételt képeznek ez alól a partneri jelentés alábbi dokumentumai - melyeket egy eredeti és egy másolati példányban szükséges benyújtani: •
Számlák;
•
Partneri jelentés azon dokumentumai, melyeket a partner szeretne visszakapni (ezen dokumentumok mellé kérjük, mellékeljen egy feljegyzést, amely tartalmazza a visszaküldendő és másolatban is benyújtott dokumentumok tételes felsorolását).
A VÁTI Nonprofit Kft. fenntartja a jogot arra, hogy a kötelezően beküldendő dokumentumok mellett az egyes projekt tevékenységhez kapcsolódó, további alátámasztó bizonylatokat kérjen be a partnerektől. IV.3 Jelentéstételi határidők A Kedvezményezett által a Közös Technikai Titkárságra (Joint Technical Secretariat, JTS) benyújtandó előrehaladási jelentések beadási határidejét a Főszerződés (Grant Contract) szabályozza a 7.2.1 pontban. A partnerek az alábbi esetekben nyújthatnak be jelentést a költségek hitelesítését végző szerv felé: •
Amennyiben projekt szinten elköltésre került a rendelkezésre álló ENPI előleg 70%-a. Ebben az esetben jelentést csak a Kedvezményezett (Beneficiary) engedélyével nyújthat be a partner.
•
Amennyiben 12 hónapos-, vagy annál rövidebb a projekt végrehatási időtartama, akkor a megvalósítást követően záró jelentés benyújtására van lehetőség.
A magyar partnerek a jelentési időszak végétől számított 10 naptári napon belül kötelesek projekt partneri jelentésüket az alátámasztó bizonylatokkal együtt a VÁTI Nonprofit Kft. kijelölt Területi Irodájához benyújtani. A magyar partnerek számára megadott határidők a projekt partneri jelentés és minden számla és alátámasztó dokumentum VÁTI Nonprofit Kft. kijelölt Területi Irodájához történő beérkezését jelentik. A határidőn túl érkezett jelentések elutasításra kerülhetnek, ekkor a költségek hitelesítésére a következő beszámolási időszakban kerül sor. Határidők:
7
A jelentési határidő végét követően a Kedvezményezettnek 3 hónapon belül kell benyújtani a projekt szintű jelentést a Közös Technikai Titkárság (JTS) felé. A határidők lebontása az alábbiak szerint került meghatározásra:
Partneri jelentés elkészítése
10 nap
A nemzeti FLC elvégzi az ellenőrzést és kiállítja a Hitelesítési nyilatkozatot (Annex VII) Kedvezményezett összeállítja az Összesített jelentést (Consolidated report)
50 nap
10 nap
90 nap A nemzeti FLC elvégzi az ellenőrzést és kiállítja az Összesített Hitelesítési Nyilatkozatot (Consolidated expenditure verification)
10 nap
A Kedvezményezett összeállítja a projekt szintű jelentést a Közös Technikai Titkárság (JTS) részére
10 nap
IV.4 Hiánypótlások Amennyiben a jelentés formailag és/vagy tartalmilag nem megfelelő, a VÁTI Nonprofit Kft. projektfelelőse írásban (e-mail-en, vagy fax-on keresztül) felszólítja a partnert a mulasztás(ok) pótlására, illetve a hibák helyesbítésére. Az üzenet (hiánypótlás) kézbesítésének visszaigazolása napjától számítva legfeljebb 8 naptári nap áll rendelkezésre a partneri jelentés hiánypótlására. Hiánypótlás felszólításra összesen két alkalommal van lehetőség (azonban kétszeri hiánypótlás esetén a hiánypótlás-benyújtására rendelkezésre álló időtartam nem haladhatja meg a 15 naptári napot). A második sikertelen hiánypótlási felszólítás után a partneri jelentés elutasításra kerülhet, vagy - a partnerrel történt egyeztetést/tájékoztatást követően - a jelentés a nem megfelelően alátámasztott tételek levonása után kerül elfogadásra.
V. ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEKRE VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK V.1 Az elszámolhatóság időbeli és területi hatálya Időbeli hatály:
8
A HUSKROUA ENPI Program keretében a projektben résztvevő magyarországi partnerek számára a Főszerződés szerinti projekt kezdő és záró dátuma között ténylegesen felmerült és kifizetett költségek számolhatók el. Területi hatály: Főszabályként a Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Programban meghatározott programterületen felmerült és ténylegesen kifizetett költségek számolhatók el. Amennyiben a pályázatok értékelését követően a Főszerződés mellékletét képező dokumentumokban (tevékenység lista, költségvetés, stb.) feltüntetésre kerültek programterületen kívül eső költségek, úgy azok a megfelelő bizonylatok rendelkezésre állása esetén elszámolhatónak tekinthetők.
Ország
Magyarország
Szlovákia
Románia
Ukrajna
Területi egység (NUTS II.) Szabolcs-SzatmárBereg megye Borsod-Abaúj-Zemplén megye Kassa megye Eperjes megye Máramaros megye Szatmár megye
Szabolcs-SzatmárBereg megye Borsod-Abaúj-Zemplén megye Kassa régió Eperjes régió Máramaros megye Szatmár megye
Szucsava megye
Szucsava megye
Kárpátalja megye Ivano-Frankivszki megye
Kárpátalja régió
Szomszédos terület teljes részvétellel Jogosult terület Jogosult terület Jogosult terület Jogosult terület Szomszédos terület korlátozott részvétellel Jogosult terület
Ivano-Frankivszki régió
Jogosult terület
Csernovic régió
Szomszédos terület korlátozott részvétellel
Csernovic megye
Hivatkozás (NUTS III.)
Jogosultság Jogosult terület
A jogosultság típusát a programdokumentum az alábbiak szerint határozza meg: •
A “Szomszédos terület teljes részvétellel” azt jelenti, hogy bármely programterületen levő szervezet korlátozás nélkül vehet reszt a programban.
•
A “Szomszédos terület korlátozott részvétellel” jogosult területek számára a Közös Operatív Program feltételeket szabott meg.
A HU-SK-RO-UA projektekben résztvevő magyar partnerekre a Magyarország-Szlovákia-RomániaUkrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Programban meghatározott elszámolhatósági szabályok vonatkoznak. Az alábbi segédlet az elszámolható költségekre vonatkozó magyarországi előírásokat és az elszámoláshoz szükséges dokumentumokat tartalmazza a magyar partnerek számára. V.2 Elkülönített számviteli nyilvántartás vezetése
9
A partner köteles az általa megvalósított projektrész összes költségére és a folyósított támogatásra vonatkozóan tételes és az ellenőrzés céljára elkülönített számviteli nyilvántartást vezetni (1605/2002-es bizottsági rendelet és a Főszerződés „General Conditions” mellékletének 16. pontja) annak érdekében, hogy a projektrész gazdálkodása egyértelműen követhető és egyéb üzleti tranzakcióktól elkülöníthető legyen. Az elkülönített számviteli nyilvántartásnak mind könyvvitelileg, mind elektronikusan meg kell valósulnia, az alábbi feltételek szerint: •
az elkülönítést vagy külön munkaszámra történő könyveléssel, vagy ha a partner számviteli nyilvántartási rendszere ezt nem teszi lehetővé, akkor a partner szervezet számlatükre úgy kerüljön kialakításra, hogy a 6-os és 7-es számlaosztályban legyen az elkülönítettség megvalósítva;
•
az elkülönítésből egyértelműen derüljön ki, hogy az adott projekt(rész)re vonatkozik;
•
legyen lehetőség jelenteni (számlalap/főkönyvi karton) az adott projektrésszel kapcsolatosan elszámolt költségekre;
•
számviteli politikájában kerüljön leszabályozásra az elkülönített nyilvántartás kialakításának módja, mely helyszíni ellenőrzés során kerülhet ellenőrzésre.
V.3 Számlákkal kapcsolatos követelmények A Váti Nonprofit Kft-hez költséghitelesítésre benyújtott számláknak az alábbi követelményeknek kell megfelelnie: Számla kiállításának helyszíne szerinti követelmények: 1. Belföldön (Magyar Köztársaság Államterületén) kiállított számla (vagy a számlával egy tekintet alá eső okirat) esetén az adattartalom egyezzen meg a számlakibocsátásra vonatkozó hatályos jogszabállyal (ld. 2007. évi CXXVII. törvény). 2. Külföldön kiállított számlán (vagy a számlával egy tekintet alá eső okiraton) az alábbi adatoknak feltétlen szerepelniük kell: •
a dokumentumon jelenjen meg a „számla” megnevezés nemzeti nyelven;
•
számla sorszáma;
•
számla kibocsátója;
•
vevő megnevezése;
•
termék vagy szolgáltatásnyújtás megnevezése;
•
számla kibocsátásának dátuma.
Számla megjelenési formája szerinti követelmények: 1. Papíron kiállított számla (vagy a számlával egy tekintet alá eső okirat) esetén a „Számla kiállításának helyszíne szerinti követelmények”-nek kell megfelelni. 2. Elektronikus úton kibocsátott számlára vonatkozó nemzeti szabályok: •
vonatkozó hatályos jogszabálynak (ld. 2007. évi CXXVII. törvény) megfelelően lett kiállítva;
•
a partneri jelentésben elektronikusan is csatolásra került;
•
a partneri jelentésben nyomtatott formátumban is csatolásra került, melyen a magyar partner feltüntette a következőt: „Eredetivel megegyező hiteles másolat”.
10
V.4 Költségek elszámolhatóságának feltételei A Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Programban 2007-2013 keretében megvalósuló projektekben résztvevő magyar partnerekre a HU-SK-RO-UA ENPI programban meghatározott elszámolhatósági szabályok vonatkoznak. A nemzeti irányelvek összhangban állnak jelen dokumentum II.1. és II.3. pontjaiban felsorolt jogszabályokkal. A költségek csak olyan mértékben számolhatók el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak, illetve amilyen mértékben annak célját szolgálják. A költségek elszámolásánál a kettős finanszírozás bármilyen formája kizárt. V.5 Elszámolható költségek A Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI CBC Program 2007-2013 programban résztvevő Kedvezményezettekre és Partnerekre a pályázati útmutatóban és a Főszerződésben meghatározott elszámolhatósági szabályok vonatkoznak. Csak olyan költségek számolhatók el, amelyek megfelelnek az alábbi feltételeknek: • A Kedvezményezetteknél / partnereknél ténylegesen felmerült elszámolható költségek, amelyek pénzügyi teljesítése, jogalapja szerződéssel, megrendeléssel, számlával, illetve egyéb hiteles számviteli bizonylattal igazolható. •
A pénzügyi teljesítés bankszámlakivonattal, az átvételt igazoló pénztárbizonylattal, illetve egyéb hiteles számviteli, vagy belső bizonylattal igazolható.
•
A projekt elszámolhatósági időszakában merültek fel.
•
Az elszámolható költségek közvetlenül kapcsolódnak a projekthez, nélkülözhetetlenek annak elindításához és/vagy megvalósításához.
•
Kizárólag a projekt Közös Monitoring Bizottsága (a továbbiakban KMB) által elfogadott költségvetésében, illetve módosításaiban szereplő költségek minősülnek elszámolhatónak.
•
Az elszámolható költségek felmerülésének helye a program támogatásra jogosult területe. (A szabály alól mentesülnek a projekthez szorosan kapcsolódó, de a programterületen kívül eső ráfordítások) – ld V.1
•
Az elszámolható költségek megfelelnek a Pályázati útmutatóban meghatározott elszámolható költségekre vonatkozó feltételeknek, és nem szerepelnek a nem elszámolható költségek listáján.
•
A költségelszámolás alapjául szolgáló egységárak nem haladják meg a szokásos piaci árat és a piaci ár független módon megállapítható és igazolható.
•
A költségek csak olyan mértékben számolhatók el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak illetve amilyen mértékben annak célját szolgálják.
•
A költségek elszámolásánál a kettős finanszírozás bármilyen formája kizárt.
•
Az elszámolhatónak minősített költségek a projekt végrehajtásához nélkülözhetetlenek és arányos hozzáadott értéket képviselnek.
•
Az elszámolható személyi jellegű költség mértéke nem haladhatja meg az adott intézményben szokásos értéket, valamint igazodnia kell az alkalmazásban állók esetén szokásos jövedelmi viszonyokhoz.
•
Minden tevékenységre vonatkozóan betartják a hatékonyság, gazdaságosság és célszerűség elveit. A költség/haszon megfelelő arányát kiemelten kell biztosítani.
11
•
A költségek elszámolhatóságával kapcsolatos szabályok összhangban állnak a nemzeti és közösségi szabályozással.
V.6 Nem elszámolható költségek: Nem elszámolható költségek a Főszerződés „General Conditions” rész 14.6 cikkelyével összhangban: • •
kötelezettségek és a későbbi veszteségekre, vagy esetleges kötelezettségekre képzett tartalék (céltartalék); hitelkamatok és hiteltúllépések költségei;
•
kettős finanszírozás minden formája (azon költségek, amelyek más közösségi, nemzetközi vagy nemzeti forrásból már támogatásban részesültek);
•
föld és épületek vásárlása és/ vagy lízingje kivéve, hogyha a projekt végrehajtásához elengedhetetlenül szükséges és a pályázatban jóvá lett hagyva;
•
külföldi deviza, vagy valuta árfolyamátváltásból eredeztethető kezelési költség, jutalék és veszteség;
•
adók, legfőképp a visszaigényelhető és levonható ÁFA (az ÁFA nem számolható el, ha visszaigénylésre kerül);
•
harmadik személyeknek nyújtott hitelek.
•
olyan, a projekt keretében beszerzett termékek, áruk, amelyek nem az Európai Parlament és a Tanács 1638/2006 (EK) rendelete 21. Cikkelyében megjelölt földrajzi területekről származnak.
•
olyan, a projekt keretében beszerzett szolgáltatások, amelyek nem felelnek meg az Európai Parlament és a Tanács 1638/2006 (EK) rendelete 21. Cikkelyében megjelölt földrajzi területek szabályainak.
Ezen túl, a projektek keretében nem elszámolható költségnek minősülnek a következő költségek, tekintettel arra, hogy azok általában nem szükségesek a projektek megvalósításhoz (példálózó felsorolás): •
alkohol;
•
banki és pénzügyi műveletek költségei (bankszámlákkal kapcsolatos költségek, banki műveletek költségei, stb.), kivétel azon bankszámla nyitásának és vezetésének díja, amelyet a pályázó a projekt lebonyolítása érdekében elkülönített alszámlaként tart nyilván, valamint a nemzetközi banki tranzakciók költségei;
•
bírságok, büntetések, jogi és igazgatási díjak, vagy bármilyen bírósági eljárással kapcsolatos tételek;
•
bizományosi díj, jutalék és osztalék kifizetése;
•
értékcsökkenés (Kivétel VI. 5);
•
harmadik szervezet által kifizetett költségek, amelyek egyértelműen nem tulajdoníthatók a vezető Kedvezményezett / projekt partner általi kifizetésnek;
•
ingóságok beszerzése, amelyek közvetlenül nem kapcsolódnak a projekthez;
•
ki nem fizetett részszámla;
•
köztisztviselők/közalkalmazottak munkájáért fizetett ellenszolgáltatás, ha az elvégzendő tevékenység a kötelező hatósági feladatok ellátásához kapcsolódóan merült fel és szorosan kapcsolódik a munkaköri leírásában megnevezett feladatokhoz (pl. Főállású polgármester
12
sem munkaviszony-, sem megbízási jogviszony, sem vállalkozási szerződés keretein belül nem láthat el projektmenedzseri feladatokat.) •
mini-bár költségei;
•
olyan (közvetítőkkel vagy tanácsadókkal kapcsolatban felmerült) költségek, amelyeket (az alvállalkozói szerződés szerint) az elvégzett tevékenység arányában fizetnek ki;
•
olyan alvállalkozói szerződésekkel kapcsolatban felmerült költségek, amelyek anélkül növelik a tevékenység végrehajtásának költségeit, hogy azzal arányosan növelnék annak értékét;
•
olyan felmerült költségek, amelyek nincsenek összhangban a kitűzött alapelvekkel;
•
pénzintézetek által nyújtott pénzügyi garanciák, biztosítékok költségei;
•
reprezentációs célú beszerzések (pl. virág, csokoládé költsége; találkozókon rendezvényeken felmerült alkohol és egyéb reprezentációs költségek);
•
részesedési és tulajdonosi jogviszonyt megtestesítő értékpapírok vásárlása és az ezzel kapcsolatos költségek;
•
Főszerződés értelmében az elszámolhatósági időszakon és/vagy az elszámolható területi hatályon kívül eső költségek (kivéve a projekt előkészítés költségeit);
•
vám költségek, import vámköltség, vagy bármely más teher;
•
kiszerződött tevékenységek, melyek a projekt költségét növelik arányos mértékű hozzáadott érték nélkül;
•
olyan szerződések, amelyeket a projekt teljes költségének százalékában határoztak meg (pl. sikerdíj), kivéve, ha az ilyen fizetést a vezető Kedvezményezett vagy a projektben résztvevő partnerek igazolják a nyújtott munka vagy szolgáltatások tényleges értékére való hivatkozással;
•
lakásberuházási kiadások;
•
olyan kiadások, amelyeket harmadik felek számára továbbszámláznak és nem a vezető Kedvezményezett, vagy a partnerek költségei.
•
természetbeni juttatások
•
túlóra
•
Reprezentációs költségek (pl virág, ajándékok), alkohol, előadóművészek költségei
Kérjük, szíveskedjenek figyelembe venni, hogy a fentiekben részletezett nem elszámolható költségek listája a teljesség igénye nélkül készült. V.7 Piaci ár igazolása Közbeszerzési és egyéb szabályozott konstrukciókon túlmenően 1.000 euró feletti beszerzések esetén az árak indoklása szükséges. Ezen esetekben a szállító kiválasztásához a Kedvezményezett vagy a partner legalább három, azonos tárgyú, összehasonlítható, a pontos árakat tartalmazó írásos ajánlatot kér be, melyet hitelesítés céljából csatol költség hitelesítésre kijelölt szerv részére benyújtott Projekt Partneri Jelentéshez. A három közül vagy a legalacsonyabb árú ajánlatot vagy az összességében legkedvezőbb ajánlatot kell kiválasztani az ár-érték arány elv alapján. Az utóbbi esetben a Kedvezményezett / partner a kiválasztás pontos indoklásával kell, hogy alátámassza döntését. A kiválasztás indoklására minden esetben be kell nyújtani egy ½ oldalas összefoglalót, amely minimálisan a következőket tartalmazza: az ajánlattevők neve, az ajánlatok tárgya, az áruk vagy szolgáltatások ára, a kiválasztási kritériumok, a döntés, a döntés indoklása. A kiválasztást
13
alátámasztó dokumentumok nem lehetnek a tényleges megrendelés/szerződés dátumához képest 90 napnál régebbiek. Amennyiben nincs lehetőség minimálisan 3 ajánlat bekérésére, a bekérés ellehetetlenülését a Kedvezményezett (vezető partner)/partner indokolni köteles. Amennyiben a költséghitelesítési szerv arra a bizonyítható álláspontra helyezkedik, hogy bizonyos ráfordítások magasabbak, mint az átlag piaci ár, vagy a költségszintre vonatkozó indoklást közvetlen felhívást követően sem nyújtják be, a költséghitelesítési szervnek joga van elutasítani az adott költség teljes összegének hitelesítését. A piaci ár bizonyítása a Kedvezményezett /Partner feladata és felelőssége. A piaci ár igazolásánál nem vehető figyelembe olyan ajánlat, amelyet olyan vállalkozás adott, amelyben bármely a projektben résztvevő partner vezető tisztségviselőinek és/vagy a polgári törvénykönyv által meghatározott közeli hozzátartozóinak tulajdonrésze van (kivéve tőzsdén jegyzett gazdasági társaságok).
V.8 Általános Forgalmi Adó ÁFA elszámolhatósága Az ÁFA elszámolhatósága kapcsán alapszabályként az ÁMR 91. §(1) pontját kell alkalmazni, e költségvetési jogszabály értelmében a továbbhárított ÁFA csak akkor elszámolható kiadás, amennyiben a Kedvezményezett (vezető partner)/partner a projekttel érintett tevékenysége alapján nem jogosult azt visszaigényelni. A visszaigényelhető ÁFA nem elszámolható költség még abban az esetben sem, ha a Kedvezményezett (vezető partner)/partner nem él a levonás illetve visszaigénylés lehetőségével. A Kedvezményezett (vezető partner)/partner közjogi vagy magánjogi státusza nem kerül figyelembevételre annak megállapítása során, hogy az ÁFA a jelen szabály alkalmazása tekintetében elszámolható költségnek minősül-e vagy sem. Egy adott számla értékéből a társfinanszírozásra elszámolható költség megállapításakor figyelembe kell venni, hogy a számlát benyújtó partner ÁFA visszaigénylésre jogosult adóalany vagy sem. Amennyiben az elszámolásra benyújtott számla jogszabály szerint fordított adózás hatálya alá esik, az elszámolás folyamata a partner ÁFA státusza szerint a következőképpen alakulhat: − Amennyiben a Kedvezményezett (vezető partner)/partner ÁFA levonásra jogosult (az ÁFA nem minősül elszámolható költségnek), az elszámoláshoz elégséges a számla nettó értékének megfelelő alátámasztó dokumentumok benyújtása (az ÁFA bevallást az elszámoláshoz nem szükséges csatolni, azonban a helyszíni szemle során ellenőrizhető). − Amennyiben a Kedvezményezett (vezető partner)/partner általánosságban ÁFA levonásra jogosult, de az adott projekt tekintetében ÁFA levonási jogot nem gyakorolhat, a Kedvezményezett (vezető partner)/partner a nettó összeg átutalásának alátámasztására számlaegyenleget és banki bizonylatot nyújt be. Az ÁFA összeg APEH felé történő kifizetését a partner ÁFA nyilatkozattal3 igazolja, a bevallás pedig a későbbi helyszíni szemle során kerül bemutatásra. Fontos, hogy a Kedvezményezett (vezető partner)/partner tisztában legyen azzal, hogy így egy teljesítés esetén a számla és az ÁFA támogatástartalmának támogató általi kifizetésében időbeli eltérés (negyedéves, éves bevallók) merülhet fel. Vagyis ugyanazon
14
−
partner részére két időpontban történik a támogatási összeg utalása (egyszer a számla benyújtásakor, máskor az ÁFA APEH felé történő befizetésének ÁFA összesítővel való igazolásakor) két alátámasztó dokumentummal (számla és ÁFA összesítő). Amennyiben a Kedvezményezett (vezető partner)/partner ÁFA levonásra nem jogosult, a nettó összeg szállítónak történő kifizetésén túlmenően az ÁFA összeg APEH felé történő rendezését is bizonyítani kell ÁFA összesítő csatolásával. Ilyenkor a számla abban a beszámolási időszakban számolható el, amikor az ÁFA rendezésre került.
Fordított adózás esetén a 2. melléklet szerinti nyilatkozat csatolása szükséges. V.9 Árfolyam-átváltási módszer Tekintettel arra, hogy a társfinanszírozási szerződések euróban köttetnek, így az előleg és az utólagos támogatás folyósítása is euróban történik, függetlenül attól, hogy a partner költsége forintban vagy devizában keletkezik. A magyar partnereknek a VÁTI Nonprofit Kft-hez benyújtott elszámolásukban a felmerült és kifizetett költségeket euróban kell feltüntetniük, a VÁTI Nonprofit Kft. az adott időszakban elszámolható költségekre a hitelesítési nyilatkozatot szintén euróban állítja ki. A HU-SK-RO-UA ENPI CBC Programban a magyar partnereknek a nem euróban felmerült költségek (Forint, és más külföldi pénznem) euróra történő átváltására – összhangban a Főszerződés 15.9. pontjával – a jelentési időszak valamennyi hónapjának az InforEuro honlapon közétett havi árfolyamok átlagárfolyamát szükséges alkalmazniuk az elszámolások elkészítésekor, ami megtalálható az Európai Bizottság honlapján az alábbi címen: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro Figyelem! A magyar partner euróban felmerült költségeit az elszámolásban is euróban kell szerepeltetni! Nem lehetséges a magyar partner által a belső elszámoláskor alkalmazott árfolyamon forintosított összeget a fenti módszerek szerint újra euróra visszaváltani! V.10 Eredetigazolás A Program keretében beszerzett termékekkel, árukkal kapcsolatban szükséges a származási hely igazolása is. A Partner legkésőbb az első számlával együtt köteles eredetigazolást benyújtani valamennyi termékre, árura és járműre vonatkozóan, amelynek egységára meghaladja az 5 000 EUR-t. Az eredetigazolást a származási ország erre jogosult szervének (Kereskedelmi és Iparkamara) kell kiállítania a vonatkozó közösségi szabályzásnak megfelelően. 5.000 EUR egységár alatt nyilatkozatot szükséges csatolni arról, hogy a leszállított termék megfelel az Európai Parlament és a Tanács 1638/2006 (EK) rendelete 21. Cikkelyében, valamint a Támogatási szerződés IV. mellékletének 2.2 pontjában foglalt követelményeknek. A származási hely igazolásának részletes szabályait az Information sheet for project beneficiaries and partners on the Rules of Origin dokumentum tartalmazza. (Letölthető a program honlapjáról: www.huskroua-cbc.net)
VI. KÖLTSÉGTÍPUSOK ÉS AZ ELSZÁMOLÁSUKHOZ SZÜKSÉGES DOKUMENTUMOK A projekt során, a következő költségsorokon számolhatók el költségek:
15
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Emberi erőforrások (Human resources) Utazás (Travel) Eszközbeszerzések (Equipment and Supplies) Irodai költségek (Local office) Egyéb költségek, szolgáltatások (Other costs, services) Other (Egyéb) Vésztartalék (Contingency reserve – 8.) Adminisztrációs költségek (Administrative costs – 10.)
VI.1 Emberi erőforrás (Human resources) VI.1.1 Fizetés (helyi munkavállalók bruttó bérköltségei) VI.1.2 Fizetés (külföldi munkavállalók bruttó bérköltségei) Elszámolás szabályai (1.1., 1.2. költségvetési sorok): A partner közvetlen alkalmazásában álló, projekttel kapcsolatos feladatokat ellátó, munkavállalókkal kapcsolatban felmerült bér jellegű költségeket lehet elszámolni az alábbi feltételekkel: •
a munkatársnak a magyar projektpartner szervezetének alkalmazásában kell állnia, (munkaideje teljes vagy egy részében végzi feladatát),
•
a partner közvetlen alkalmazásában álló munkavállalókkal megbízási/vállalkozási szerződés nem köthető
•
a projektre fordított idő arányában felmerült bruttó munkabér és a kapcsolódó járulékok,
•
egyéb, a munkaszerződésben szereplő személyi jellegű juttatások kizárólag a projektre és az adott jelentési időszakra arányosítva számolhatók el, amennyiben azok a projekttel kapcsolatosan merültek fel.
•
nem a projekttel kapcsolatos személyi jellegű juttatások nem számolhatók el a személyi költségek között, és a kiszámítás alapjába nem vonhatók be.
•
a bérek és az azokat terhelő adók, járulékok a nemzeti szabályozás szerint számolhatók el, amennyiben az elszámolandó jövedelem adó- és járulék köteles,
•
a munkavállalók projektben vállalt feladatai a munkaszerződésben, vagy a munkaköri leírásban szerepelnek,
•
a közalkalmazottak és köztisztviselők díjazása abban az esetben számolható el, ha az a projekttevékenységekhez és nem az alkalmazott jogszabályi kötelezettségeihez és szokásos, napi irányítási feladatokhoz kapcsolódik,
•
a személyi költségek kiszámításánál alkalmazott módszert az elszámoláshoz csatolni kell,
•
a projekttevékenységekhez kapcsolódó munkaórákat munkaidő-kimutatásokkal kell igazolni, amelyeket csatolni kell az elszámoláshoz. Amennyiben a fizetés nem csak a projekttevékenységekkel kapcsolatos feladatok elvégzését foglalta magába, az elszámolható költségeket a munkaidő-kimutatás alapján kell kiszámolni, a fizetés arányos csökkentésével.
16
Elszámoláshoz szükséges dokumentumok: •
Személyi költségek kiszámítási módszerének leírása és a számításokat tartalmazó részletes segédtábla („Segédlet a Magyarország–Szlovákia – Románia – Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 keretében elszámolt bérekhez”, a VÁTI Nonprofit Kft. által kiadott segédtábla szerint; ld. 3. melléklet) és annak elektronikus változata. A táblázatnak az alábbiakat kell tartalmaznia: o személyenként, hónapokra lebontva az elszámolás alapjául figyelembe vett munkabéreket a munkáltatói szerződésben meghatározott devizanemben és a kapcsolódó járulékokat forintban, o az órabér számításához alapul vett munkanapok/munkaórák, valamint a projektre fordított munkanapok/munkaórák számát (tehát amennyiben a munkavállaló munkabére nem csak a projekttevékenységgel kapcsolatos feladatok elvégzését foglalta magában, az elszámolható költségeket a projektre fordított munkaórák alapján kell kiszámolni, a fizetés összértékének elszámolásban történő arányos csökkentésével), o a kiszámított óradíjak a munkáltatói szerződésben kikötött devizanemben, - és amennyiben releváns, az alkalmazott árfolyamok feltüntetésével, o a projektre elszámolt költségeket felmerülési devizanemben személyenként és Euróban.
•
Munkabér kifizetését igazoló bankszámlakivonat másolata (készpénzben történő fizetés esetén az átvételt igazoló pénztár-bizonylat)
•
Munkabérrel kapcsolatos adók, járulékok befizetését igazoló bankszámlakivonat másolata, valamint a partner képviselőjének nyilatkozata, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott munkavállalóval kapcsolatos közterheket)
•
Munkaidő kimutatás – Time Sheet (munkáltató, és a munkavállaló által aláírt, mely tartalmazza projekttevékenységhez kapcsolódó munkaórákat, az elvégzett projekttevékenység leírását)
•
Munkaköri leírás (melyben szerepel a projekttel kapcsolatos feladat meghatározása), vagy a munkáltató igazolása, hogy a munkavállaló az adott projekttel kapcsolatos feladatokat lát el
•
Munkaszerződés (vagy kinevezési okirat)
•
Projektben résztvevő személyek listája, ami tartalmazza a résztvevők projektben betöltött szerepét (Application package Annex D). fejezetével összhangban)
A számításokat tartalmazó segédtáblát a partnernek minden jelentéshez mellékelnie kell. Az alábbi módszer alkalmazása javasolt: A beszámolási időszak egy adott hónapjára eső tényleges bérköltség (adott havi bérkarton szerint) és az adott hónap ledolgozható munkanapjainak száma alapján számított, adott hónapra érvényes órabér * adott hónap munkaidő kimutatása szerint projektre fordított órák száma. Amennyiben a munkavállaló teljes munkaidőben a projektben dolgozik, a valós és tényleges havi munkabérrel kell számolni: (bruttó munkabér + járulékok) Amennyiben a munkavállaló munkabére nem csak a projekttevékenységgel kapcsolatos feladatok elvégzését foglalta magában, akkor a részmunkaidő után elszámolható költségeket a Főszerződés Annex III. Budget for the Action mellékletében meghatározott százalékérték alapján kell kiszámolni. A fentiektől eltérő módszer alkalmazása is megengedett, amennyiben az megfelelően alátámasztott. Azonban, a partner nem alkalmazhat olyan módszert a bérköltségek
17
kiszámítására, mely a valós órabéreket torzítja. Ebben az esetben a VÁTI Nonprofit Kft. Mátészalkai Területi Irodája az elszámolást felülvizsgálja, és kizárólag a valós órabérek alapján kiszámítható bérköltségek kerülnek jóváhagyásra. VI. 1.3 Napidíjak Elszámolás szabályai (1.1., 1.2. költségvetési sorok): •
napidíjakat azon projekt személyzet, projekt résztvevők számára lehet elszámolni, akik a projekt érdekében utaznak, illetve egy napnál több időt töltenek távol a szokásos székhelyüktől
•
napidíj esetén az elszámolható napok száma a konferencia/találkozó/rendezvény stb. (továbbiakban ”esemény”) napok számával megegyező lehet, kiegészítve az „esemény” előtti és utáni 1-1 nappal (Kivéve: Költséghatékonyságot alátámasztó nyilatkozat csatolása mellett elszámolt hosszabb időszak. Ez esetben a VÁTI Nonprofit Kft. Mátészalkai Területi Irodája az elszámolást felülvizsgálja.
FIGYELEM! Külföldi napidíjak kizárólag a kinn töltött éjszakákra számolhatók el, amennyiben az Európai Bizottság által meghatározott napidíjakat alkalmazzák. A külföldi napidíjak nem haladhatják meg az Európai Bizottság által meghatározott napidíjakat: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/documents/perdi em_200912_version_to_be_published.pdf A külföldi napidíjak elszámolására a következő módszerek lehetségesek: •
Az EU Bizottság által megállapított ráta szerinti napidíj biztosítása esetén, a külföldi napidíjnak kell fedeznie a szállás, ellátás és helyi közlekedés költségeit, azaz a napidíjon felül további szállás, ellátás, helyi közlekedés költség nem számolható el.
•
Amennyiben a magyar partner belső szabályozása szerinti külföldi napidíj kerül kifizetésre, szállásköltség, országon belüli távolsági közlekedés költsége és helyi közlekedési költségek elszámolhatók a napidíjon felül. Egyéb ellátási költségek nem számolhatók el.
•
Amennyiben külföldi napidíj nem kerül kifizetésre, szállásköltség, országon belüli távolsági közlekedés költsége, helyi közlekedési költségek és ellátási költségek elszámolhatók.
Elszámoláshoz szükséges dokumentumok: -
-
Összesítő táblázat a partneri jelentésben szereplő, elszámolni kívánt napi díjakról (ld. 11. melléklet) Kiküldetési rendelvény, mely tartalmazza az elszámolt napidíjak összegét A napidíj számfejtését igazoló dokumentum (teljes összeg) A kifizetés bizonylatai (bankszámlakivonat, pénztári kifizetés bizonylata) A közterhek befizetését igazoló bankszámla-kivonat, valamint a Kedvezményezett (vezető partner)/partner képviselőjének nyilatkozata, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott napidíjjal kapcsolatos közterheket. Amennyiben ahhoz az utazáshoz, amelyhez az adott napidíj kifizetése tartozik, nem kapcsolódik elszámolandó tétel az utazás költségsoron, az úti jelentést a napidíj dokumentumaival együtt be kell csatolni! Az úti jelentésre vonatkozó szabályokat ld. az utazás költségsornál!
18
Kizárólag azokat a napidíjakat lehet elszámolni, amelyek valós, a projekt érdekében felmerült utazáshoz kötődnek. Az utazás kiadásainak egyéb tételeit az utazás költségsoron kell elszámolni.
VI.2. Utazási költségek (Travel) VI.2.1 Külföldi utazás VI.2.2 Belföldi utazás Az utazási költségeket az elszámolásban személyenként és kiküldetésenként/ utazásonként kell feltüntetni. Az utazásoknál mindig a költséghatékonyabb megoldást kell választani. Szállás költségek elszámolhatóak az Utazás költségsoron, amennyiben a partner rendelkezik szállás számlával. Ha nem, akkor a szállás költségét a napi díjból kell fedeznie. A külső szakértővel kötött megbízási szerződésnek tartalmaznia kell az esetleges utazás költségeit, melyet a Szolgáltatások (Service) költségsoron kell elszámolni. Elszámolás szabályai A projekt megvalósításhoz szükséges külföldi és helyi utazási költségek az alábbi feltételekkel számolhatók el: •
kizárólag azon személyek (projekt személyzet, projekt résztvevők) utazási és szállás költségei, akik a pályázati formanyomtatványban nevesített, a projekttevékenységekhez közvetlenül kapcsolódó feladatokat végeznek és alkalmazottai a szervezetnek.
•
a projekt egészének sikere szempontjából alapvető jelentőségűek
•
a program területén lévő projektben részvevő partner költségeként jelennek meg
•
repülőjegyek esetén a turista osztályú jegyek költségeit
•
projekt költségeiként háromcsillagos szállodai szolgáltatásnak megfelelő ellenértékű számla számolható el (magasabb kategóriájú elhelyezés esetében külön indoklás szükséges)
•
A projektben résztvevő közreműködő partnerek (Associates) részére csak napidíj és utazási költség számolható el.
Elszámoláshoz szükséges dokumentumok: •
Kiküldetési rendelvény
•
Eredeti számla /bizonylat
•
Gépkocsi használat esetén: Összesített táblázat a gépkocsi elszámolásokról és az úti költségekről (100 EUR alatti értékű utazási költségek esetén). (ld 11. melléklet)
•
Vonatjegy/ buszjegy/ repülőjegy, beszállókártya, beszállókártyával együtt kell benyújtani) stb.
•
A kifizetés bizonylatai (bankszámla kivonat, pénztári kifizetés bizonylata)
(a
kinyomatott
e-jegyet
a
19
•
A kiutazó által aláírt úti jelentés (belföldi és külföldi utaknál is csatolni kell)
Az úti jelentés tartalma: • a projekt céljából utazó személyek megnevezése •
utazás időtartama (kezdő dátum-végdátum)
•
utazás tervezett célja, és elért eredmények
•
A kint tartózkodás egyéb bizonylatai (pl. meghívók, napirend, emlékeztetők, fotók)
VI.3. Eszközök és beszerzések (Equipment and supplies) Az eszközök és beszerzések költségsoron azok a projekthez kapcsolódó (új vagy használt) beszerzések vagy eszközbérleti díjak számolhatók el, amelyek nélkülözhetetlenek a projekt megvalósításához és ez a pályázatban is feltüntetésre került. A szállítók kiválasztását a Főszerződés IV. sz. mellékletében előírtak alapján (azaz a magyar Közbeszerzési Törvény vagy a PraG (lásd II.1. pont)) vonatkozó rendelkezéseinek megfelelően kell lebonyolítani. Azon beszerzések esetében, ahol nem szükséges közbeszerzési eljárás lefolytatása, illetve a beszerzés közbeszerzési értékhatár alatti és a beszerzés 1.000 euró feletti, ott a szállító kiválasztásához legalább három, egyező tárgyú ajánlatot kell bekérni. A Közbeszerzési Törvényben vagy a PraG-ban foglaltak betartása a Kedvezményezett /partnerek felelőssége. FIGYELEM: A Közbeszerzési Törvényt a Főszerződés IV. sz. mellékletében előírtak figyelembevételével kell alkalmazni. A Kedvezményezett/partnerek és alkalmazottaik nem kaphatnak szállítóként megbízást áru vagy eszközök szállítására, bérletének biztosítására. Az eszközök használati célja, jellege szerint az alábbi öt sor valamelyikébe kell besorolni ezeket: 3.1. Gépjárművek vásárlása, bérlése 3.2. Bútor, számítógép 3.3. Gépek, eszközök 3.4. Tartozékok, felszerelés a gépekhez, eszközökhöz 3.5. Egyéb Csak azon eszközök beszerzései vagy bérleti költségei számolhatók el, amelyek: •
a pályázati formanyomtatványban feltüntetésre kerültek
•
korábban nem részesültek finanszírozásban más Európai Uniós, vagy hazai forrásból
közvetett költségként más költségvetési sorra nem került beállításra (pl. adminisztratív költség). Amennyiben nem kizárólagosan a projekt keretében kitűzött célok elérése érdekében került beszerzésre az adott eszköz, akkor méltányos és igazolható módszer szerint arányosítani kell az elszámolható költségeket. Az eszközök beszerzéséhez kapcsolódó könyvelési és állományba vételi dokumentumokat be kell nyújtani. Az eszközök beszerzésekor a leggazdaságosabb megoldást kell választani. •
Elszámoláshoz szükséges dokumentumok: Új eszközbeszerzés:
20
•
Közbeszerzési eljárás teljes dokumentációja/értékhatár alatt piaci ár igazolása (1000 euró feletti összeg esetén három árajánlat a piaci ár igazolásához)
•
Kapcsolódó szerződés vagy megrendelés
•
Átadás-átvételi jegyzőkönyv
•
Leltárba/állományba vételi bizonylatok
•
Eredeti számla
•
Kifizetést igazoló bankszámla kivonat másolata
•
Nyilatkozat a számviteli politikában rögzített értékcsökkenési eljárásról
•
Fotó a beszerzett eszközökről feltüntetve a program arculati elemeit
•
Garanciák, biztosítékok stb. iratanyaga
•
Eredetigazolás, vagy nyilatkozat az eszköz származási helyéről (lásd V.10. pont)
Használt eszközbeszerzés: a fentieken túl •
Az eladó igazolása, hogy az eszköz vásárlásához nem használtak fel nemzeti vagy közösségi támogatást a megelőző hét év folyamán.
•
Igazolás, hogy a berendezés rendelkezik a működéshez szükséges műszaki jellemzőkkel és megfelel a vonatkozó előírásoknak és szabályoknak.
•
Eredetigazolás
VI.4. Irodai költségek (Local office) Az irodai költségeket akkor lehet elszámolható költségnek tekinteni, amennyiben azok a projekttevékenységhez kötődő valóságos költségen alapulnak, és megfelelően igazolt módszer szerint, arányosan történik a támogatott tevékenységhez való hozzárendelésük. Az irodai költségek elszámolására két lehetőség adott (attól függően, hogy a projekten kívül kapcsolódik-e más tevékenységhez is): •
a projekthez közvetlenül és teljes egészében kapcsolódó költségek
•
a projekthez arányosan/részben kapcsolódó rezsi költségek (4.4 Egyéb szolgáltatások – telefon/fax, áram, fűtés, fenntartás). Ebben az esetben az elszámolható rezsiköltségeket arányosítani kell a projekt megvalósítása során. A rezsiköltségek kiszámítását megfelelően dokumentálni kell (helyszíni ellenőrzés során az ellenőr részére elérhetővé tenni), és évente felülvizsgálni. Az alkalmazott módszer megadásán túl számlaösszesítővel is alá kell támasztatni. Az első beszámolás során alkalmazott elszámolási módszeren a projekt életciklusa alatt nem lehet változtatni.
Arányosítani az alábbi módszerek szerint lehet: •
A projekttel kapcsolatos tevékenységet ellátó személyek száma / a Partner alkalmazásában állók száma
•
A projekttel kapcsolatos tevékenységet ellátó személyek projektre fordított óraszáma / a a Partner alkalmazásában állók ledolgozott óraszáma
•
A projekttel kapcsolatosan igénybevett iroda területe/ a Partner rendelkezésére álló összes munkaterület
Az első beszámolás alkalmával - a fenti három közül - kiválasztott módszeren a projekt életciklusa alatt nem lehet változtatni, ennek megfelelően a három lehetőség kombinálására nincs lehetőség.
21
A költségek típusa alapján a következő négy sor valamelyikébe kell besorolni az itt felmerült kiadásokat: 4.1. Gépjárművek költségei A gépjárművek költségei soron a projekt megvalósításához közvetlenül és feltétlenül szükséges gépjárművek fenntartásához kapcsolódó költségek számolhatók el, úgy mint szerviz költség, olaj költsége, stb. 4.2. Iroda bérleti díj Ezen a költségsoron az iroda bérleti díja számolható el. 4.3. Fogyóeszközök – irodai eszközök Ezen a költségsoron az irodai munka során használt eszközök (írószerek, papír, toner stb.) költsége számolható el. Kis értékű irodai eszközök beszerzése és elszámolása a 3. Eszközök és beszerzések költségvetési soron történik. 4.4. Egyéb szolgáltatások (telefon, fax, áram, fűtés, karbantartási költségek) Ezen a költségsoron az irodai munkához szükséges rezsiköltségeket lehet elszámolni (pl. telefon, fax, áram, fűtés, postaköltség, másolás és sokszorosítás költsége), amennyiben azok a projektre végrehajtásához szükséges napi munkához kapcsolódnak, vagy egyéb fenntartási költségek. (Az arányosítási módszerekről lásd feljebb) Elszámoláshoz szükséges dokumentumok: Teljes egészében elszámolt költségek esetében: • eredeti számlák • szerződések/megrendelések • a számla kifizetésének igazolása (bankszámlakivonat, pénztárbizonylat másolata) Részben elszámolt költségek esetében: • tételes számlaösszesítő az elszámolt rezsiköltségekről (a költséghitelesítési szerv által kiadott segédtábla szerint, mely a projekt sajátosságait figyelembe véve bővíthető), a Kedvezményezett / Partner aláírásra jogosult képviselője által aláírva melyen egyértelműen fel kell tüntetni, az adott számla mekkora részét számolja el a projekt érdekében a partner (%) • költségek kiszámítási módszerének leírása • eredeti számlák
VI.5. Egyéb költségek, szolgáltatások A projektek költségvetésének terhére, külső féltől megrendelt és általa teljesített, a támogatott tevékenységhez közvetlenül kapcsolódó szolgáltatások igénybevételének költségei számolhatók el. A költségek az alábbi feltételek mellett számolhatóak el: •
A kiadás elengedhetetlen a projekt szempontjából.
•
Szerződéssel/megrendeléssel és számlával megfelelően alátámasztott költségek.
•
Az alvállakozók/szállítók kiválasztását a Főszerződés IV. sz. mellékletében előírtak alapján (azaz a magyar Közbeszerzési Törvény vagy a PraG) vonatkozó rendelkezéseinek megfelelően kell lebonyolítani. Azon szolgáltatások esetében, ahol nem szükséges közbeszerzési eljárás lefolytatása, illetve a szolgáltatás értéke közbeszerzési értékhatár alatti és az igénybevett szolgáltatás 1.000 euró feletti, ott az alvállalkozó kiválasztásához
22
legalább három, egyező tárgyú ajánlatot kell bekérni. A Közbeszerzési Törvényben foglaltak betartása a partner felelőssége. •
A partnerek és alkalmazottaik nem kaphatnak alvállalkozóként/szállítóként megbízást szolgáltatások biztosítására.
•
A szolgáltató díjának tartalmaznia kell az esetleges járulékos költségeket is (például utazás és szállásköltség).
•
A költség feltüntetésre került a Pályázati formanyomtatványban.
Az alábbi költségsorokon lehet elszámolni a kiadásokat: 5.1. Publikációk 5.2. Tanulmányok, kutatások 5.3. Költségigazolás (a magyarországi partnerek számára nem releváns) 5.4. Értékelési költségek 5.5. Fordítás, tolmácsolás 5.6. Pénzügyi szolgáltatások (bankgaranciák stb.) o Pénzügyi tranzakciók költségei o Bankköltségek: elkülönített bankszámla megnyitásának és vezetésének költsége o Bank vagy más pénzügyi intézmény által biztosított garanciák költségei olyan mértékben, amilyen mértékben a garanciákat a nemzeti vagy közösségi jogszabályok megkövetelik o Jogi tanácsadás díja, közjegyzői díjak, amennyiben azok közvetlenül kapcsolódnak a projekthez, és végrehajtásához szükséges o Kamarának fizetett díjak (eredetigazolás kiadásának költsége) Elszámolásához kapcsolódó dokumentumok: o kapcsolódó szerződés, vagy megrendelés o kifizetést igazoló bankszámla kivonat 5.7. Konferenciák, szemináriumok költségei Konferenciák, szemináriumok, projektrendezvények, projekttalálkozók) szervezéséhez közvetlenül kapcsolódó, külső fél által elvégzett szolgáltatások költségei számolhatóak el, mint például: o terem és eszközök bérleti díja o közvetlenül a rendezvényhez kapcsolódó nyomdai anyagok 5.8. Nyilvánossággal kapcsolatok költségek A tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos feladatokhoz kapcsolódó kiadások számolhatóak el: o matricák, poszterek, táblák, stb. o weboldalak készítése és üzemeltetése. o hirdetések Elszámoláshoz szükséges dokumentumok: •
Közbeszerzési eljárás dokumentációja
•
Három árajánlat szükséges az 1000 eurót meghaladó, de a közbeszerzési törvényben rögzített értékhatárt el nem érő szerződések esetében
23
•
Kapcsolódó szerződés, melyben nevesítve van a feladatot ellátó szakértő, és a projekttel kapcsolatos feladat leírását részletesen tartalmazza
•
Eredeti számla (feltüntetve a program és a projekt nevét, számát)
•
Teljesítésigazolás (adott feladat teljesítéséről, a projekt menedzser írja alá)
•
Amennyiben a szolgáltatásnyújtás végterméke valamilyen formában materializálódik (pl. tanulmány, kiadvány, stb.) – a végtermék egy-egy „köteles” példánya.
•
20 oldalnál nagyobb terjedelem esetén nyomtatott formában történő csatolása mellett a köteles példányt elektronikus formában (CD-n) is csatolni kell.
•
Az elkészült kiadványokon kötelező feltüntetni a program szerint előírt arculati elemeket (EU logo, program logo, projekt címe, stb.).
•
A szakértő nyilatkozata arról, hogy a tanulmány más közösségi, nemzeti finanszírozású pályázatban nem került elszámolásra
•
Találkozók és rendezvények szervezése esetén pl. meghívó, napirend, ülés jegyzőkönyve, jelenléti ív
•
Kifizetést igazoló bankszámla kivonat másolata
Megbízási szerződés esetén - A szakértő bér-, vagy fizetési jegyzéke vagy eredeti számla - Kifizetés bizonylatai (bankszámla kivonat, pénztárbizonylat másolata) - Járulékok befizetést igazoló bankszámla-kivonat másolata. Vállalkozási szerződés esetén - Eredeti számla (feltüntetve a program és a projekt nevét) - Kifizetési bizonylat (bankszámla kivonat, pénztárbizonylat másolata)
VI.6. Egyéb költségek A 1.-6. költségsorokban nem elszámolható, valamint az 5. költségvetési soron belül nem azonosítható, de a projekt sikeres megvalósításához szorosan kapcsolódó, és az elfogadott pályázatban szereplő költségek számolhatóak el. Az 5. költségvetési sor elszámolási szabályi érvényesek.
VI.7. Vésztartalék A vésztartalék összege nem haladhatja meg a projekt költségvetésében szereplő közvetlen költségek (1-6. főköltségvetési sorok összege) 5%-át. Ez az összeg csak a Közös Technikai Titkárság előzetes írásos engedélye alapján használható fel. A Kedvezményezett rendelkezhet felette.
VI. 8. Adminisztratív költségek A projekthez kapcsolódó indirekt költségek, kizárólag arányosítva számolhatóak el ezen a költségvetési soron belül. Az adminisztrációs költségek nem haladhatják meg a projekt költségvetésében szereplő közvetlen költségek és a vésztartalék összegének (7+8. költségvetési sor összege) 7%-át. A Kedvezményezett rendelkezhet az adminisztrációs költségek felosztásáról.
24
Elszámoláshoz kapcsolódó dokumentumok: •
•
tételes számlaösszesítő az elszámolt rezsiköltségekről (a költséghitelesítési szerv által kiadott segédtábla szerint, mely a projekt sajátosságait figyelembe véve bővíthető), a Kedvezményezett / partner aláírásra jogosult képviselője által aláírva melyen egyértelműen fel kell tüntetni, az adott számla mekkora részét számolja el a projekt érdekében a partner (%) költségek kiszámítási módszerének leírása
VI.9 Bevételek Ha egy projekt jövedelmet termel, akkor azt teljes mértékben vagy részarányosan le kell vonni az elszámolható költségekből attól függően, hogy teljesen vagy részben származott-e a támogatott tevékenységből. A közösségi és a nemzeti társfinanszírozási támogatás a teljes elszámolható költségek és a projekt végrehatása során, ill. a projekt lezárását megelőző időszakban termelt jövedelem levonása alapján kerül kiszámításra. A bevételek kezelésekor is biztosítani kell a kettős finanszírozás elkerülését. Amennyiben a partnernek a projektből bevétele származik, vagy a projektben megvalósult „termékek” révén a projekt keretében bevétele keletkezik, annak értékéről hivatalosan nyilatkoznia kell az adott elszámolás benyújtásakor, de legkésőbb a projekt zárásakor.
VII.
HORIZONTÁLIS POLITIKÁK
Minden partnernek eleget kell tennie a közösségi horizontális politikák szabályainak. Az esélyegyenlőség és a fenntartható fejlődés szempontjaira a pályázatban tett vállalások teljesítéséről a projektben résztvevő partnerek a projekt egészére összesítetten a projekt előrehaladási jelentésben, partnerek szintjén pedig a partneri jelentés keretében számolnak be. Ez egyfelől a jelentések sorainak megfelelő kitöltését (Summary of activities; Indicators), illetve az adott jelentésben szolgáltatott adatok alátámasztásához szükséges dokumentumok benyújtását jelenti. A jelentéshez benyújtott alátámasztó dokumentum lehet a szempontot érvényesítő/teljesítő projektben részvevő partner teljesítést igazoló Nyilatkozata, illetve bármely arra alkalmas dokumentum (pl. foto, kiadvány, újságcikk, jegyzőkönyv stb.).
VIII.
ARCULAT
A Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Program projektjeinek tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos feladatait a HU-SK-RO-UA ENPI Program programszinten szabályozza. A tájékoztatás és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek betartása valamennyi projektben résztvevő partnerre vonatkozik, és ennek ellenőrzése költséghitelesítés részét képezi. Az alábbiakban szeretnénk felhívni a figyelmüket arra, hogy a projektben résztvevő partnerek kötelesek a nyilvánosság számára a projektjükről információt biztosítani, beleértve azt is, hogy a finanszírozás a Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Programból– és hazai társfinanszírozásból – történik.
25
Az arculati kérdéseket a Közös Technikai Titkárság által készítendő kommunikációs útmutató szabályozza, illetve az Európai Bizottság nyilvánosságra vonatkozó útmutatója rendezi: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm
IX. MELLÉKLETEK 1. ÁFA nyilatkozat 2. ÁFA összesítő fordított adózás esetén 3. Segédlet Magyarország-Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 keretében elszámolt bérekhez 4. Adminisztratív költségösszesítő 5. Partneri checklist 6. Módosítások formanyomtatvány 7. Előrehaladási Jelentés (interim narrative and financial report) 8. Projektszintű módosítások kezelése 9.
Projektrész tevékenység leírása
10. Nyilatkozat a piaci ár igazolásához 11. Utazási költségek, napi díjak összesítő tábla
X. INFORMÁCIÓ A KÖLTSÉGHITELESÍTÉSRŐL MAGYARORSZÁGON
Váti Nonprofit Kft Területi Iroda - Mátészalka Tel. +36 44 500 230 Fax. + 36 44 500 233 e-mail: [email protected]
VÁTI Nonprofit Kft. Programvégrehajtási és Ellenőrzési Igazgatóság Tel. +36 1 224 3215 Fax. + 36 1 224 32 91 honlap: www.vati.hu
26
