MAFACT bvba Araucarialaan 108 1020 Brussel België Tel: +32.2.478.29.38 Fax: +32.2.478.56.40 Http: www.mafact.com
Email:
[email protected]
Inhoudsopgave Inhoudsopgave....................................................................................................................................................... 2 Belangrijke opmerkingen ..................................................................................................................................... 4 VÓÓR DE INSTALLATIE.................................................................................................................................. 4 I.
Advantage Database Server...................................................................................................................... 4
II.
Windows XP.............................................................................................................................................. 4
III.
Specifiek aangepast programma............................................................................................................... 4
IV.
Lay-outs en aangepaste rapporten............................................................................................................ 4
Installatie ............................................................................................................................................................... 5 I.
Het programma downloaden .................................................................................................................... 5
II. III.
Installatie van het programma.................................................................................................................. 5 Installatie door ons............................................................................................................................... 5 Zelf installeren ..................................................................................................................................... 6 Verklaring van de hulpprogramma’s........................................................................................................ 8
Minimum vereiste hardware configuratie ........................................................................................................ 11 Nieuwigheden 70008000.................................................................................................................................. 12 I.
Wijziging van de structuur...................................................................................................................... 12
II.
Update van alle standaard rapporten en lay-outs .................................................................................. 12
III.
Recto verso afdrukken............................................................................................................................. 12
IV.
Koppeling met Expert/M en Algemene koppeling................................................................................... 12
V.
Koppeling met Winbooks ........................................................................................................................ 12
VI.
Gedeeltelijk afboeken.............................................................................................................................. 12
VII.
Reorganisatie met compressie ........................................................................................................... 12
VIII.
EDI..................................................................................................................................................... 13
IX.
Kopiëren/Plakken ................................................................................................................................... 13
X.
Meerdere documenten afdrukken naar PDF .......................................................................................... 13 Via “Beheren/Afdrukken”.................................................................................................................. 13
Klantenbestelling / Herbevoorradingsaanvraag .................................................................................... 14 Leveranciersbestelling ....................................................................................................................... 14 Klantenbestelling / Herbevoorradingsaanvraag ................................................................................. 15 Ter herinnering: standaard werking ................................................................................................... 15
XII.
Personaliseerbare vensters ................................................................................................................ 16
XIII.
Personaliseerbare vensters met een koppeling naar andere gegevensbestanden .............................. 18
XIV.
Dossier ............................................................................................................................................... 19
XV.
Onbeperkte parametreerbare teksten................................................................................................. 19
XI.
2
XVI.
Berekening van de verkoopprijs......................................................................................................... 20
XVII.
Documenten per e-mail versturen ...................................................................................................... 21
XVIII.
Algemene en analytische rekeningen met de module Dossiers .......................................................... 25 Selectievolgorde van de algemene rekeningen: ................................................................................. 25 Selectievolgorde van de analytische rekeningen................................................................................ 25
XIX.
Wijziging van referenties ................................................................................................................... 26 Bestanden........................................................................................................................................... 26 Werkwijze voor klanten met de module O......................................................................................... 26 Nieuw 1.............................................................................................................................................. 26 Nieuw 2.............................................................................................................................................. 27
XX.
Toevoeging van de voor de B.T.W. aangifte noodzakelijke informatie .............................................. 28
XXI.
INTRASTAT Goederencodes 2015..................................................................................................... 28
XXII.
INTRASTAT 2015 bestandstype gewijzigd van CSV naar XML......................................................... 28
XXIII.
Kalender bij datumvelden .................................................................................................................. 29
XXIV.
Standaard DEF-bestanden voor imports van CSV-bestanden ........................................................... 29
XXV.
Module Vervoerders opgenomen in basismodule .............................................................................. 30
XXVI.
Module Betalingen opgenomen in basismodule................................................................................. 35
XXVII. Automatisch aanmaken van een leveranciersbestelling (of leveranciers+ bestelling) vanaf een klantendocument............................................................................................................................................... 40 XXVIII.
Nieuwe module: N1 ....................................................................................................................... 42
Door Mafact BVBA ontwikkelde modules met een link met WINBOOKS ................................................... 43 XXIX.
Programma voor boekhoudkundige consolidatie............................................................................... 43
XXX.
Import van gegevens uit een SQL database ....................................................................................... 43
XXXI. Programma voor het beheer van betalingsfaciliteiten (documenten afboeken en nieuwe documenten voor een gespreide betaling opstellen)............................................................................................................. 43 XXXII.
Import van salarisbestanden (Partena / GroupS) met analytische gegevens ................................ 43
XXXIII.
Import van facturen uit verschillende bestandsstructuren ............................................................ 43
Door Mafact BVBA ontwikkelde, niet (enkel) aan WINBOOKS gelinkte, modules..................................... 43 XXXIV.
Programma voor het afdrukken van (zeer specifieke) Crystal Report lijsten................................ 43
XXXV.
Programma voor het beheer van huren......................................................................................... 43
3
Belangrijke opmerkingen V Ó Ó R D E I N S TA L L AT I E I.
Advantage Database Server
Zoals bij de update naar versie 7000 gemeld, wordt versie 9 van Advantage Database Server niet meer ondersteund. MAFACT werkt dus niet meer met versie 9 van Advantage Database Server!!! Enkel versie 10 en 11 worden nog aanvaard. Installeer de nieuwe versie van MAFACT dus niet vooraleer u minstens met versie 10 van Advantage Database Server werkt.
II. Windows XP Zoals u waarschijnlijk weet, wordt Windows XP sinds 08/04/2014 niet meer ondersteund door MICROSOFT. “Als je Windows XP ondanks het stoppen van de ondersteuning blijft gebruiken, blijft je pc gewoon werken, maar is deze mogelijk kwetsbaarder voor virussen en andere beveiligingsrisico's. Internet Explorer 8 wordt ook niet langer ondersteund. Dus als jouw Windows XP-pc verbonden is met internet en je gebruikt Internet Explorer 8, dan loopt je pc mogelijk extra gevaar. Je zult ook merken dat steeds meer apps en apparaten compatibiliteitsproblemen met Windows XP krijgen omdat fabrikanten van software en hardware zich op de nieuwste Windows-versies richten.” cfr. MICROSOFT. Wij volgen deze evoluties om u de beste resultaten te bieden. Wij hebben vastgesteld dat sommige handelingen onder XP op een andere manier gebeuren. Voorbeeld: men is verplicht om na het ingeven/wijzigen van een veld, eerst naar het volgende veld te gaan alvorens dit op te slaan. Gezien deze omstandigheden, kunnen wij het correct functioneren van MAFACT onder XP niet meer garanderen. MAFACT zal niet aangepast worden indien het enige doel het verbeteren van een “niet-normale” werking onder XP zou zijn.
Eind 2015 zal werken onder XP definitief geblokkeerd worden.
III. Specifiek aangepast programma Indien u met een specifiek aangepast programma werkt dat aan MAFACT gekoppeld is, dan is het zeer belangrijk om MAFACT BVBA te contacteren om de compatibiliteit te controleren, voordat u versie 8000 van MAFACT installeert.
IV. Lay-outs en aangepaste rapporten De structuur van de database is gewijzigd. Het is essentieel uw RPT-bestanden (gepersonaliseerde lay-outs en/of rapporten) aan te (laten) passen. Het forfaitair bedrag is 3 € excl. B.T.W. / RPT-bestand. Mail ze ons voordat u versie 8000 van MAFACT installeert.
4
Installatie I.
Het programma downloaden
Het programma is beschikbaar op onze site www.mafact.com. Het zip-bestand bevat het volledige MAFACT programma en zijn hulpprogramma’s. Het volstaat dit zip-bestand uit te pakken in een tijdelijke, aparte directory/map, bijvoorbeeld “C:\Temp\”. Nadat u het zip-bestand uitgepakt heeft, vindt u in die directory/map: Versies 10 en 11 van ADVANTAGE, in de subdirectory "ADS" De fonts voor barcodes, in de subdirectory «FONT» De INTRASTAT 2015 bestanden in NL/FR/UK/DE, in de subdirectory "INSTAT" De versie 8000: « Setup.exe », in de subdirectory "PROG" De NL en FR handleidingen met de nieuwheden, in de subdirectory « README » De Runtime van CRYSTAL REPORTS, in de subdirectory « RUNTIME CRYSTAL »: « MAFACT5000RunTime2008.exe»
II. Installatie van het programma U moet voor versie 8000 geen specifieke handelingen doen op werkstations waarop de lokale installaties voor versie 7000 al werden uitgevoerd.
Installatie door ons We kunnen de installatie van deze versie vanop afstand met TeamViewer (in ADMINISTRATOR-modus) uitvoeren. Wij zullen, na een back-up in een andere directory, alle onnodige bestanden uit uw MAFACT directories verwijderen. Forfait van 100 € excl. B.T.W.
5
Zelf installeren In de directory/map « PROG » het « setup.exe » bestand als ADMINISTRATOR uitvoeren. Kies altijd « ADVANCED OPTIONS INSTALLATION »:
In het veld « PROGRAM FILES FOLDER », de huidige padnaam van uw MAFACT invoeren en op «PROCEED» klikken.
6
Voor een netwerk: eerst de versie van het programma Advantage Database Server op de server noteren. In onderstaand venster de bijpassende versie aanvinken. Op «PROCEED» klikken.
Op «YES, I DO» klikken:
7
Na de installatie, alle vensters sluiten. MAFACT opstarten via uw gebruikelijke shortcut (op “MAFACT32.exe”). De serialisatie voor versie 8000 invullen. Het dossier niet opstarten, maar wel het externe menu “Extra”. Het programma zal de upgrade van de data naar de versie 8000 doen. Wachten tot dit proces volledig doorlopen is (terug toegang tot het “Deurtje”-symbool).
III. Verklaring van de hulpprogramma’s Client/server beheer: Advantage Database Server Indien u uw Advantage Database Server van versie 10 naar versie 11 heeft geupdate, volstaat het het zip-bestand « REDISTRIBUTE11.ZIP », uit de subdirectory « ADS/V11 ».
8
Hieronder vindt u de prijzen voor de upgrades en de prijspolitiek van SAP:
Programma voor het afdrukken (en tonen) Indien u wenst na te kijken of het hulpprogramma voor het afdrukken Crystal Report Runtime correct op het werkstation geïnstalleerd is, moet u in het configuratiescherm het volgende terugvinden:
Indien niet, moet u de « MAFACT5000RunTime2008 » uit de subdirectory « RUNTIME CRYSTAL » als administrator installeren.
9
OLEDB naar EXCEL client Met MAFACT kunt u de inhoud van verschillende zoekvensters direct naar EXCEL (2007 en/of 2010) exporteren. Indien u een nieuw werkstation krijgt, volstaat het hiervoor de OLEDB-bestanden die overeenkomen met de versie van uw Advantage Database Server, te installeren. Opgelet! Altijd de 32-bits versie van de OLEDB installeren, ook als het werkstation 64-bits is. Stand alone versie Als administrator installeren « oledb32_11.10.0.22 » Netwerkversie De versie van het programma Advantage Database Server op de server noteren en de OLEDB-bestanden die ermee overeenkomen als administrator installeren: ADVANTAGE 10 « oledb_10.1.0.49 » uit « ADS/V10 » ADVANTAGE 11 « oledb32_11.10.0.22 » uit « ADS/V11»
10
Minimum vereiste hardware configuratie Stand alone en werkstation OPERATING SYSTEM 32 of 64 bits Windows 7 of Windows 8 HARDWARE DUAL CORE 1.8 GHZ, 1 GB RAM
Server OPERATING SYSTEM: 32 of 64 Bits Windows Win 2003 of hoger + Advantage Database Server 10 of 11 Linux Server + Samba + Advantage Database Server 10 of 11 HARDWARE Dual Core 2 GHZ, 4 GB RAM
SAS
Harde schijf (of ULTRA SCSI) 160, 320 MB/S, 10000 RPM met of zonder RAID CTRL (GEEN IDE, GEEN SATA, GEEN … ENKEL EN ALLEEN SAS (of ULTRA SCSI!)) KABEL: UTP: 100/1000 MHZ MET SWITCHING HUB
TERMINAL SERVER ENKEL EN ALLEEN Windows als OS (GEEN Novell, GEEN Linux, GEEN …) Internetaansluiting: ADSL Pro (6 Mb Download, 640 K Upload) VAST IP adres!!! INDIEN AFZONDERLIJK VAN DE DATABASE SERVER Dual Core 2 GHZ, 4 GB RAM (MAX. 4/5 gebruikers) INDIEN TERMINAL SERVER EN DATABASE SERVER INEEN Dual Core 2.8 GHZ, 8 GB RAM (MAX. 4/5 gebruikers)
SAS
Harde schijf (of ULTRA SCSI) 160, 320 MB/S, 10000 RPM met of zonder RAID CTRL (GEEN IDE, GEEN SATA, GEEN … ENKEL EN ALLEEN SAS (of ULTRA SCSI!))
11
Nieuwigheden 70008000 I.
Wijziging van de structuur
Alle velden voor e-mailadressen zijn van 35 naar 128 karakters uitgebreid. Alle velden voor URL’s zijn van 35 naar 128 karakters uitgebreid. Alle indexen werden aangepast om het zoeken met een mengeling van hoofd- en kleine letters toe te staan. Er werden meerdere velden toegevoegd met het oog op de toekomstige exports naar WinBooks met betrekking tot nieuwe B.T.W. regeling 2015 (vanaf 06/2015).
II. Update van alle standaard rapporten en lay-outs Alle standaard rapporten en lay-outs werden aan de hierboven vermelde structuurwijzigingen aangepast. Opgelet: zie ook « Belangrijke opmerkingen VÓÓR DE INSTALLATIE »
III. Recto verso afdrukken Voortaan kunt U bij het afdrukken vanuit MAFACT kiezen voor recto verso afdrukken.
IV. Koppeling koppeling
met
Expert/M
en
Algemene
Wijziging van de structuur om rekening te houden met de wijzigingen in de lengte van de velden.
V. Koppeling met Winbooks Wijziging van de structuur om rekening te houden met de wijzigingen in de lengte van de velden.
VI. Gedeeltelijk afboeken Fundamentele wijziging om het tonen van de documenten te versnellen.
VII.Reorganisatie met compressie Fundamentele wijziging om de reorganisatie te versnellen.
12
VIII.
EDI
Interface BABELWAY – CARREFOUR: INVOICE
IX. Kopiëren/Plakken Aanpassing van de kopiëren/plakken functies in de klanten-, leveranciers-, artikel- en contactenfiches om de nieuwe velden erin op te nemen.
X. Meerdere documenten afdrukken naar PDF U kon met MAFACT al meerdere documenten in één keer afdrukken. Voortaan kunt u via deze functie ook Pdf-bestanden van meerdere documenten tegelijk laten aanmaken in een te selecteren directory. De bestandsnamen worden bepaald in de parameters van het dossier. Deze functie kan o.a. gebruikt worden om documenten te archiveren alvorens ze te wissen in MAFACT.
Via “Beheren/Afdrukken” De optie “Pdf to disk” aanvinken en indien gewenst natuurlijk ook de optie “Herafdruk toegestaan”. Op het “PDF”-symbool
klikken en een directory kiezen.
Voorbeeld van een resultaat
13
XI. Klantenbestelling / Herbevoorradingsaanvraag Na een berekening van de te plaatsen leveranciersbestellingen beschikt u voortaan in het venster “Eenvoudige bestellingen” met het bestelvoorstel over 2 mogelijkheden:
Leveranciersbestelling Klantenbestelling / Herbevoorradingsaanvraag
Leveranciersbestelling Standaard selecteert MAFACT de laatste leverancier. Door te dubbelklikken op een bepaalde lijn, kunt u via het “Minteken”-symbool een andere aan het artikel verbonden leverancier kiezen of via het “Gelijkheidsteken”-symbool een nieuwe, nog niet aan het artikel verbonden, leverancier. In dit geval zal het programma bij het aanmaken van de documenten enkel de dagboeken van het type “Leverancierbestellingen” en “Aanvraag leverancieroffertes” voorstellen.
Effect van het aanmaken van deze documenten voor de voorraad van het artikel:
Aanvraag leverancieroffertes Geen invloed. Leverancierbestellingen Verhoogt het saldo op termijn.
14
Klantenbestelling / Herbevoorradingsaanvraag U kunt de optie “Klantenbestelling” aanvinken. Opgelet! Deze keuze is definitief (voor dit bestelvoorstel). Vervolgens kunt u een klantenreferentie ingeven of selecteren. In dit geval zal het programma bij het aanmaken van de documenten enkel de dagboeken van het type “Klantbestellingen” en “Klantoffertes” voorstellen.
Effect van het aanmaken van deze documenten voor de voorraad van het artikel:
Klantofferte Geen invloed. Klantbestelling Vermindert het saldo op termijn. Deze functie kan o.a. gebruikt worden om interne herbevoorradingsaanvragen (bv. van een atelier zonder toegang tot MAFACT) te beheren. De verantwoordelijke voor de aankopen kan hiermee “interne klantenbestellingen” laten aanmaken op basis van de voorraadsituatie (en deze natuurlijk nog aanpassen). Vervolgens kunnen er indien gewenst leveranciersbestellingen aangemaakt worden, ofwel via de “Leveranciers+”-functie vanuit de “interne klantenbestelling”, ofwel via een nieuwe berekening van de te plaatsen leveranciersbestellingen, die dus rekening zal houden met de eerder aangemaakte “interne klantenbestelling”. Bovendien is er ook een “spoor” van de “interne” bestelaanvraag. Voorwaarden: Een “fictieve” klant: “INTERN”, “ATELIER”, … 2 “fictieve” voorraadlocaties: bv. “HERBVRIN” met voorraadbeheer en “HERBVROUT” zonder voorraadbeheer 2 dagboeken: bv. “HIN”, van het type “Klantbestellingen” en gekoppeld aan bovenvermelde voorraadlocatie met voorraadbeheer en “HOU”, van het type “Verkopen” en gekoppeld aan bovenvermelde voorraadlocatie zonder voorraadlocatie Zodra MAFACT het document voor de herbevoorradingsaanvraag aanmaakt, zal in het tabblad “Voorraad” van de artikelfiche(s) het aantal in “Klantbestellingen” verhoogd worden. Zoals gebruikelijk, vindt u onderaan in de fiche de hoeveelheden per voorraadlocatie, waaronder dus “HERBVRIN”. Wanneer de herbevoorradingsaanvraag intern behandeld/geleverd wordt, door het afsluiten van de eruit voortgekomen leveranciersbestellingen, waardoor de voorraad aangevuld wordt, volstaat het de “interne klantenbestelling” af te sluiten naar het dagboek “HOU”. Hierdoor verdwijnt de bestelaanvraag uit het tabblad “Voorraad” van de artikelfiche enerzijds, maar behoudt u een spoor ervan in het dagboek “HOU”.
Ter herinnering: standaard werking Een venster bevat alle lijnen van het bestelvoorstel. Door te dubbelklikken op een bepaalde lijn kunt u de te bestellen hoeveelheid en/of leverancier wijzigen. Met het “Vuilbakje”-symbool “Deurtje”-symbool
kunt u een regel wissen. Via het
kunt u het menu verlaten (met behoud van het gewijzigde voorstel).
15
Nadat u op het “Lopende mannetje”-symbool heeft geklikt, kunt u het dagboek selecteren, waarna MAFACT de leveranciersbestellingen erin aanmaakt en het bestelvoorstel wist.
XII.Personaliseerbare vensters Meer dan 180 vensters werden zo geprogrammeerd dat ze op aanvraag en op bestek voor u gepersonaliseerd kunnen worden. Om hiervoor een offerte aan te vragen, volstaat het ons een printscreen te sturen van het betreffende venster zoals dat nu in MAFACT opgebouwd is en daarbij bv. een Excel-bestand met de door u gewenste opbouw. De opbouw van het venster kan bovendien ook verschillen per gebruik(st)er!
Voorbeelden In de artikelfiche, in het venster om te zoeken op de referentie, een kolom met de “PRIJS” (verkoopprijs excl. B.T.W.) voegen tussen de kolommen met de referentie en de “Groep”
I.p.v.
16
Het tabblad “Inhoud” van de documenten
I.p.v.
In de documenten, in het venster om te zoeken op de nummer
I.p.v.
17
XIII. Personaliseerbare vensters met koppeling naar andere gegevensbestanden
een
Sommige vensters werden zo geprogrammeerd dat ze voor u gepersonaliseerd kunnen worden met informatie uit andere gegevensbestanden. Eveneens op aanvraag en op bestek.
Voorbeelden In het venster met het bestelvoorstel werd een kolom met de “verkoopeenheid” ingevoegd tussen de “Omschr.” en de “Positie”
In het tabblad “Inhoud” van de documenten kunnen gegevens uit de klantenfiche (vb. disconto”) en/of de artikelfiche (vb. verpakking) ingevoegd worden
18
XIV.
Dossier
Voortaan wordt in de berekening van het resultaat rekening gehouden met de voltooide producties.
XV.Onbeperkte parametreerbare teksten Crystal Reports beperkte het aantal karakters van de parametreerbare teksten. Deze limiet is niet meer van toepassing. U kunt voortaan een tekst van meer dan 250 karakters ingeven of meerdere parametreerbare teksten die na elkaar gevoegd zullen worden en waarvan het totaal aantal karakters meer dan 250 mag bedragen.
19
XVI.
Berekening van de verkoopprijs
In de artikelfiche kunnen de prijzen “Basis ex. BTW”, “Prijs ex. BTW” en “Prijs all-in” herberekend worden i.f.v.: de waarden in het tabblad “Leveranciers”
de gegevens uit het tabblad “Rekeningen”
Door op het “Rekenmachine”-symbool
20
te klikken, wordt volgend resultaat bekomen:
XVII.
Documenten per e-mail versturen
Voortaan kunt u meerdere documenten in één keer e-mailen, bijvoorbeeld al uw nieuwe facturen! « Beheren\Afdrukken », selecties ingeven en op het « PDF »-symbool klikken volstaat om alle geselecteerde documenten te e-mailen! Door de optie « Pdf to disk » te selecteren, wordt het « E-mail »-symbool vervangen door een « PDF »-symbool. Indien het « E-mail »-symbool niet getoond wordt, betekent dit dat uw SMTP server voor het versturen van e-mails vanuit MAFACT niet of niet correct geparametreerd werd (zie Communicatieparameters op de volgende pagina a.u.b.).
Met Mafact kunnen op 2 manieren documenten ge-e-maild worden, beide toegankelijk via het “Kleine pijltje”-symbool rechts van het “Printer”-symbool in het documentenbeheer: via “Meerdere documenten afdrukken” via “Een Pdf verzenden”
Document afdrukken om er meerdere tegelijk e-mailen Mafact zal de e-mails met Pdf-bestanden van de documenten sturen naar het e-mailadres van de derdefiche (klant/leverancier/prospect) voor het betreffende dagboek en (standaard) vanaf het betreffende document indien de optie “Pdf to disk” NIET aangevinkt is wanneer er op het symbool
geklikt wordt 21
Het versturen gebeurt met enkele klikken, maar vereist vooraf 3 parametrages. Communicatieparameters MAIL = verzendadres van de e-mail van de server USER = virtueel ontvangstadres MAILPSWD = het wachtwoord voor dit e-mailadres SMTP = mailserver (bv. mail.gmail.com) SMTPPORT = communicatieport (bv 25, 445, 587, …) LAUTH = authentificatie (TRUE of FALSE) SSL = SSL protocol (TRUE of FALSE, gebruik van gecrypteerde communicatie bij SSL vereist dikwijls poort 445) TLS = TLS protocol (TRUE of FALSE, gebruik van gecrypteerde communicatie bij TLS vereist dikwijls poort 587, SSL moet dan FALSE zijn) Er zijn 2 mogelijkheden De verzending is identiek voor alle dossiers en voor alle gebruik(st)ers De communicatieparameters moeten opgeslagen worden in de programmadirectory, in het bestand MAFACT.INI, onder de titel [COMM] De verzending verschilt per dossier en/of gebruik(st)er Als XY=dossiercode en USER=gebruik(st)erscode De communicatieparameters moeten opgeslagen worden in de subdirectory DATA, in het bestand MAFACTXY.INI, onder de titel [COMMUSER] De lijnen worden automatisch aangemaakt voor elke gebruik(st)er zodra zij één keer in het dossier ingelogd hebben Voorbeeld voor gebruikerscode “PAUL” en het dossier “MA” in “MAFACTMA.INI” [COMMPAUL]
[email protected] MAILPSWD=a121z21 SMTP=smtp.gmail.com SMTPPORT=465 LAUTH=TRUE
[email protected] SSL=TRUE
22
Belangrijkeopmerkingen Het TLS protocol (587 met gmail en outlook.com) vereist het desactiveren van SSL (SSL=FALSE) MAILPSWD is enkel verplicht indien LAUTH=TRUE is De parametrage kan met een programma getest worden In de directory van MAFACT vindt u het programma « testmail.exe ». Geef in de « Commandoprompts » het volgende commando in: testmail, smtpserveur, port, SSL, mail from, password, mail to Vb. 1: Gmail in TLS op port 587 testmail smtp.gmail.com
[email protected]
587
nee
[email protected]
mypassword
Vb. 2: Gmail in SSL op port 465 testmail smtp.gmail.com 465 ja
[email protected] mypassword
[email protected] Het antwoord (in het scherm) moet .T. zijn en er zal een e-mail naar het adres gestuurd worden. Parameters gekoppeldaanhet/dedagboek(en) Voor elk dagboek moet in de subdirectory DATA een bestand aangemaakt worden met de volgende naam: MAIL+dossiercode+_+dagboekcode.INI (vb. “MAILMA_FAC.INI”). Dit bestand moet 4 rubrieken bevatten: [SUBJECT] = de tekst voor het onderwerp van de e-mail, automatisch aangevuld met de dagboekcode en het documentnummer. Mogelijk voor de 7 talen van het programma (NL, FR, UK, DE, SP, PT, IT). [MSG] = de padnaam naar het bestand dat de tekst voor de inhoud van de e-mail bevat. Mogelijk voor de 7 talen van het programma (NL, FR, UK, DE, SP, PT, IT). Indien hier enkel de naam van het tekstbestand vermeld wordt, moet dit bestand verplicht opgeslagen worden in de directory van het dossier (aangeraden werkwijze). [ATTACH] = de padnaam en de bestandsnaam van het bestand dat bovenop het verstuurde document aan de e-mail bijgevoegd zal worden. Mogelijk voor de 7 talen van het programma (NL, FR, UK, DE, SP, PT, IT). Indien hier enkel de naam van het bestand vermeld wordt, moet dit bestand verplicht opgeslagen worden in de directory van het dossier (aangeraden werkwijze). [MAIL] SNDBACK= indien TRUE de verzender zal een kopie van elke e-mail ontvangen COPY= indien hier een e-mailadres vermeld wordt, zal er een kopie van elke e-mail naar dit e-mailadres gestuurd worden
23
Voorbeeld [SUBJECT] FR=Votre facture N° NL=Uw factuur nr [MSG] FR=VEMFR.TXT NL=VEMNL.TXT [ATTACH] FR=CONDITIONS.PDF NL=CONDITIONS.PDF [MAIL] SNDBACK=TRUE
[email protected]
Parametragevandeaandedagboeken gekoppeldeteksten Het betreft de bestanden met de teksten voor de inhoud van de e-mail. Het moeten tekstbestanden van het type TXT zijn en zoals hierboven aangegeven, moeten zij onder de variabele [MSG] vermeld moeten worden. Het is aangeraden de naam van het bestand te beginnen met de dagboekcode gevolgd door de taalcode. Voorbeeld Geachte klant, In bijlage vindt u onze factuur. Met vriendelijke groeten, Dienst Boekhouding Uw Bedrijf
Een Pdf verzenden Hiervoor is geen specifieke parametrage vereist, maar het vereist een geactiveerde Outlook. Na een klik op dit menupunt opent Mafact automatisch Outlook en toont een nieuwe e-mail met: als verzender diegene die in Outlook geparametreerd werd, naar het e-mailadres van het facturatieadres, met een Pdf-bestand van het document, waarvan de naam opgebouwd wordt zoals bepaald in de algemene parameters van het dossier en met als onderwerp de dagboekcode en het documentnummer. Indien u hier ook een standaard tekst en/of onderwerp en/of bijlagen wenst, volstaat het dezelfde parametrage te doen als voor het e-mailen van meerdere documenten, Parameters gekoppeldaanhet/dedagboek(en) Parametragevandeaandedagboeken gekoppeldeteksten
24
XVIII. Algemene en analytische rekeningen met de module Dossiers De informatie betreffende de algemene en analytische rekeningen gekoppeld aan het dossier krijgen voorrang op de normale keuzevolgorde:
Selectievolgorde van de algemene rekeningen:
de rekening bepaald in het DOSSIER de rekening bepaald in de specifieke prijzen KLANT/ARTIKEL de rekening bepaald in de specifieke prijzen KLANT /GAMMA de rekening bepaald in de specifieke prijzen KLANT /GROEP de rekening bepaald in de ARTIKEL fiche de rekening bepaald in de KLANT - of LEVERANCIER -fiche
Selectievolgorde van de analytische rekeningen
de rekening bepaald in het DOSSIER de rekening bepaald in de specifieke prijzen KLANT / ARTIKEL de rekening bepaald in de specifieke prijzen KLANT /GAMMA de rekening bepaald in de specifieke prijzen KLANT /GROEP de rekening bepaald in de ARTIKEL fiche de rekening bepaald in de KLANT - of LEVERANCIER –fiche
Indien een veld leeg gelaten wordt, zal MAFACT bovenstaand schema verder doorlopen tot de eerstvolgende rekening en deze toepassen in het document.
25
XIX.
Wijziging van referenties
Bestanden Deze functie heeft betrekking op de klanten, leveranciers, artikelen en prospecten.
Werkwijze voor klanten met de module O In het externe menu “Extra” en op basis van een CSV-bestand zal het programma de referenties wijzigen in alle bestanden en deze vervangen door een nieuwe referentie. Het bestand moet 3 gegevens / delen bevatten die van elkaar gescheiden moeten worden met het ";"-teken: de (huidige) referentie, de naam / omschrijving, de nieuwe referentie. Dit bestand kan in EXCEL aangemaakt worden en in CSV-formaat met “;” bewaard worden. EEN COHERENTIETEST IS VERPLICHT na het opstarten van deze procedure. Het vervangen van de oude referenties door nieuwe kan er namelijk toe leiden dat bepaalde fiches/referenties nu meerdere malen voorkomen. Dit kan dan weer leiden tot conflicten achteraf, aangezien de referentie uniek moet zijn. Bestandvoorbeeld
OLD;NAME;NEW ORDETIKET;ETIKET;IMPETIKET ORDHP DESKJET 660;PRINTER HP DESKJET 660;IMPHP DESKJET ORDHT DESKJET 650;PRINTER HP DESKJET 650;IMPHP DESKJET
Nieuw 1 Aanpassing van de functies voor de wijziging van de referenties om de nieuwe velden erin op te nemen.
26
Nieuw 2 In de basismodule werd de mogelijkheid toegevoegd om een referentie (één per één) te vervangen door een nieuwe. Deze functie is enkel actief voor gebruik(st)ers van niveau 5. Werkwijze Rechtermuisknopklik op de fiche van de te wijzigen referentie:
Klik op “Referentie wijzigen”
De nieuwe referentie ingeven en op het “Groene V”-symbool
klikken:
Ref. Oorsprong Nieuw
Opgelet: het programma toont een boodschap indien de nieuwe referentie reeds bestaat, maar laat het samenvoegen van de fiches toe.. Na de wijziging positioneert het programma zich op de nieuwe referentie. Er werd een blokkering toegevoegd indien het veld met de nieuwe referentie leeg blijft. Indien de nieuwe referentie een bestaande referentie was, is EEN COHERENTIETEST VERPLICHT (via het externe menu “Extra”).
27
XX. Toevoeging van de voor de B.T.W. aangifte noodzakelijke informatie In het tabblad « Intrastat » van de documenten werden 3 velden toegevoegd: « BTW datum », « BTW periode » en « Levering/Betaling ».
De velden « BTW datum » en « BTW periode » worden bij het opslaan van het document automatisch ingevuld op basis van de documentdatum en –periode. Standaard wordt de optie « Levering » aangevinkt. Indien de standaard ingevulde informatie niet overeenkomt met het gewenste beheer voor de B.T.W. volstaat het deze velden te wijzigen.
XXI.
INTRASTAT Goederencodes 2015
Zoals elk jaar hebben wij de voor 2015 geldende INTRASTAT goederencodes van het BNB gerecupereerd. U vindt de installatiebestanden in de subdirectory « INSTAT ». Het volstaat het installatiebestand dat overeenkomt met de gewenste taal als administrator uit te voeren naar uw subdirectory SYS!
XXII. INTRASTAT 2015 bestandstype gewijzigd van CSV naar XML Vanaf 2015 worden INTRASTAT-bestanden van het type CSV niet meer ondersteund. Mafact BVBA heeft een interface ontwikkeld waarmee het bestand in het voor het OneGate platform conforme XML type geëxporteerd kan worden. Dit bestand moet in OneGate geupload worden. Zorg er dus voor dat u in orde bent voor de toegang tot de site OneGate vooraleer u deze module gebruikt.
28
XXIII. Kalender bij datumvelden Naast de datumvelden heeft u via het datum kunt selecteren.
-symbool toegang tot een kalender, waarin u een
XXIV. Standaard DEF-bestanden voor imports van CSV-bestanden Al verschillende jaren wordt MAFACT geleverd met een subdirectory « MADEF » met DEFbestanden voor imports van DBF-bestanden. U vindt hier nu ook DEF-bestanden voor de imports van CSV-bestanden.
29
XXV. Module basismodule
Vervoerders
opgenomen
in
Principe Om hun transportkosten aan te rekenen maken de meeste gebruikers één of meerdere artikelen zonder voorraadbeheer aan. In dat geval wordt de algemene korting echter ook op die artikelen toegepast. Vervoerders hebben kostprijzen die kunnen variëren in functie van verschillende parameters zoals het aantal dozen, het gewicht, de afstand, … Dikwijls nogal ingewikkeld en vaak vragen zij aan het einde van elke dag een lijst met informatie over de dagzendingen. Met deze module kunt u: een tabel van uw vervoerders beheren, hun prijslijsten ingeven volgens verschillende criteria, optimaal algemene kortingen beheren, in uw documenten alle door uw vervoerders gewenste informatie ingeven om ze volgens hun wensen aan te kunnen leveren.
Basisfiches In de basisfiches (klanten, …) kan heel wat informatie met betrekking tot de vervoerder ingegeven worden. Bestanden\Klanten en Bestanden\Prospecten
VERVOERCODE = veld waarmee een vervoerderscode aan de fiche gekoppeld kan worden. PRIJSCODE VERVOERDER = veld waarmee een vervoerdersprijscode aan de fiche gekoppeld kan worden, i.f.v. de gekoppelde vervoerderscode. BIJKOMENDE SELECTIE / OMZET = de standaard berekening bevat het bedrag van deze transportkosten (zoals de dagelijkse en maandelijkse controlelijsten). De lijsten Cust13/14/15 en de mutatielijsten houden daarentegen geen rekening met deze transportkosten.
30
Bestanden\Leveranciers
VERVOERCODE = veld waarmee een vervoerderscode aan de fiche gekoppeld kan worden. PRIJSCODE VERVOERDER = veld waarmee een vervoerdersprijscode aan de fiche gekoppeld kan worden, i.f.v. de gekoppelde vervoerderscode. BIJKOMENDE SELECTIE / OMZET = de standaard berekening bevat het bedrag van deze transportkosten (zoals de dagelijkse en maandelijkse controlelijsten). De lijsten Supp13/14/15 en de mutatielijsten houden daarentegen geen rekening met deze transportkosten. Bestanden\Contacten
VERVOERCODE = veld waarmee een vervoerderscode aan de fiche gekoppeld kan worden. PRIJSCODE VERVOERDER = veld waarmee een vervoerdersprijscode aan de fiche gekoppeld kan worden, i.f.v. de gekoppelde vervoerderscode. Bestanden\Vervoerders Kenmerken REFERENTIE = het zoekcriterium bij uitstek voor het terugvinden van een VERVOERDER. De referentie kan numeriek of alfanumeriek zijn (lengte = 10). Als dit veld eenmaal is ingevoerd, kunt u het niet meer wijzigen. TAAL = N = Nederlands, F = Frans, E = Engels, … MUNTEENHEID = het programma herkent alleen de munteenheidcode die bij de installatie werd ingevoerd. De overige munteenheden moeten in het munteenhedenbestand ingevoerd worden, vóór de klantenfiches aangemaakt worden (lengte = 3). NAAM 1= de naam van het bedrijf (lengte = 30). NAAM 2 = de verantwoordelijke persoon (lengte = 30). ADRES = straat en nummer (lengte = 2 X 30). LANDCODE = ISO-code van het land (lengte = 2) POSTCODE = postcode in verband met de landcode (lengte = 10) PLAATS = gemeente (lengte = 30). DEPARTEMENT = twee velden: de code en de omschrijving van het departement (momenteel alleen voor Frankrijk, weldra voor de Europese regio's) (lengte = 5 en 30). LAND = land (lengte = 30). MEMORANDUM = zodra er gegevens in het tabblad "Memo" worden ingevuld, kleurt het bolletje groen. Zolang er geen gegevens in het tabblad "Memo" worden ingevuld, blijft het bolletje rood. TELEFOON = telefoonnummer (lengte = 30) FAX = faxnummer (lengte = 30)
31
SECTOR = vrij te gebruiken tekstveld. B.T.W. = er zijn 2 velden voor de B.T.W.: de ISO-code en het nummer. BANKREKENING = de geldigheid van dit nummer wordt gecontroleerd, op voorwaarde dat het bankrekeningnummer onder de Belgische wetgeving valt (lengte = 30). BANKCODE = typisch voor Luxemburg maar veelvuldig gebruikt bij internationale betrekkingen. Wanneer u een code kiest, wordt het formaat van het rekeningnummer aangepast (lengte = 6). GIROCODE = typisch voor Nederland (lengte = 7). OPMERKING = tekstveld (lengte = 60). Prijzen Op het scherm verschijnt een afrolmenu dat alle prijzen voor de geselecteerde transporteur bevat. Er zijn twee icoontjes: om een regel te wissen
of een prijs toe te voegen
.
Als u het icoontje toevoegen aanklikt, verschijnt een nieuw scherm waarin u de volgende schermen moet invullen: PRIJSCODE, PRIJS, MUNTEENHEID, OMSCHRIJVING, CODE B.T.W.-VERKOOP, CODE B.T.W.-AANKOOP, ALGEMENE REKENING VERKOPEN & GEASSOCIEERDE ANALYTISCHE CODES, ALGEMENE REKENING AANKOPEN & GEASSOCIEERDE ANALYTISCHE CODES, TYPE BEREKENEN: het beheer van de prijzen zal rekening houden met Basiseenheid (JTOTIT), Gewicht (JTOTKG), Lengte (JTOTMM), Oppervlak (JTOTM2), Omvang (JTOTM3), Vast (op basis van de hoeveelheid ingevoerd door de gebruiker tijdens het invoeren van het document). Tijdens het aanmaken van de documenten zal de kostprijsberekening van de vervoerkosten worden gebaseerd op het type hierboven opgegeven. Memo GSM = GSM-nummer (lengte = 30). E_MAIL = E-mailadres (lengte = 60). Door op het uw eerder geïnstalleerde e-mailprogramma op.
-symbool te klikken start MAFACT
URL = URL / naam van de website (lengte = 60). Door op het MAFACT uw eerder geïnstalleerde browser op.
-symbool te klikken start
U kunt aan uw vervoerdersfiches een memorandum toevoegen, waarop u allerhande extra informatie kunt zetten. Als u uw memo heeft ingevuld, verschijnt een groene stip op uw fiche ten teken dat er een MEMO is toegevoegd. 32
Vrije of parametreerbare velden Er zijn: 4 alfanumerieke velden van 60 karakters waarvan 2 geïndexeerde = met zoekfunctie 4 numerieke velden van 12 karakters + 8 decimalen 4 "logische" velden = velden die aan- of uitgevinkt kunnen worden 4 alfanumerieke velden van 8 karakters die als een datum worden voorgesteld, waarvan 2 geïndexeerde = met zoekfunctie Overige commando's Dit zijn menu's die u met de rechtermuisknop kunt oproepen. Scherm afdrukken / vervoerder Met deze optie kunt u een schermafdruk verkrijgen. Omtrent / vervoerder Dit scherm toont de kenmerken van de gebruiker in verband met de aanmaakdatum, van de gebruiker in verband met de datum van de wijziging, en het al of niet nieuwe type van de fiche. Gegevensbestanden en lijsten\Vervoerders TRP.DBF / Alias: TRANS MTRP.DBF / Alias: MTRP PVTR.DBF / Alias: PVTR Lijsten: TRPT*.RPT / groep: TRPT Lijsten: TRPT*.RPT / groep: TRPT
Beheren \ Ingeven In de documenten van het type AANKOPEN en VERKOPEN ZONDER BTW zijn er 3 velden waarmee een transportkost berekend kan worden. De informatie wordt overgenomen uit de derdenfiche, maar kan hier gewijzigd worden. VERVOERDER = veld waarmee een vervoerderscode aan het document gekoppeld kan worden. PRIJSCODE VERVOERDER = veld waarmee een vervoerdersprijscode aan het document gekoppeld kan worden, i.f.v. de gekoppelde vervoerderscode.
33
AANTAL EENHEDEN Blijft standaard op 0 zolang het document niet werd opgeslagen Bevat het aantal eenheden i.f.v. de geselecteerde prijscode van de geselecteerde vervoerder, na een klik op de knop “Berekenen”. Kan manueel gewijzigd worden. Nieuwe berekening door een nieuwe klik op “Berekenen”. Het bedrag van de transportkosten en de bijhorende B.T.W. worden onderscheiden van het bedrag van de goederen en de algemene korting wordt er niet op toegepast.
Lijsten Statistieken\Documenten\Dagelijkse controle FAC.DBF / Alias: FACJOU Lijsten\Dagelijkse controle: JOUR
Statistieken\Documenten\Maandelijkse controle FAC.DBF / Alias: FACJOU Lijsten\Maandelijkse controle: JOUR
Lijst van transportkosten De informatie over de transportkosten (behalve het detail van de artikelen), wordt opgeslagen in het bestand FAC. Aangezien elke transporteur meestal specifieke (rapporterings-)vereisten heeft, volstaat het: ofwel één van de lijsten uit “Statistieken\Documenten\Dagelijkse controle” aan te (laten) passen ofwel een nieuw rapport aan te (laten) maken
34
XXVI. Module basismodule
Betalingen
opgenomen
in
Principe Met deze module kunt u: één of meerdere betalingen aan een factuur of kredietnota toekennen al dan niet gedetailleerde lijsten afdrukken met de per betalingswijze ontvangen bedragen, per dag, per maand, …
Basisfiches Bestanden\Betalingen Kenmerken REFERENTIE = het zoekcriterium bij uitstek voor het terugvinden van een BETALINGSWIJZE. De referentie kan numeriek of alfanumeriek zijn (lengte = 10). Als dit veld eenmaal is ingevoerd, kunt u het niet meer wijzigen. MEMORANDUM = zodra er gegevens in het tabblad "Memo" worden ingevuld, kleurt het bolletje groen. Zolang er geen gegevens in het tabblad "Memo" worden ingevuld, blijft het bolletje rood. POSITIE = met dit veld kunt u de volgorde waarin de verschillende betalingswijzen getoond worden, bepalen NAAM 1= de eerste naam van de betalingswijze (lengte = 30) De overige velden kunnen bijvoorbeeld voor de gegevens van de bank gebruikt worden. NAAM 2 = de tweede naam van de betalingswijze of de naam van de bank (lengte = 30) ADRES = straat en nummer (lengte = 2 X 30) LANDCODE = ISO-code van het land (lengte = 2) POSTCODE = postcode in verband met de landcode (lengte = 10) PLAATS = gemeente (lengte = 30). DEPARTEMENT = twee velden: de code en de omschrijving van het departement (momenteel alleen voor Frankrijk, weldra voor de Europese regio's) (lengte = 5 en 30). LAND = land (lengte = 30). KAARTOMSCHRIJVING = vrije tekstzone (lengte = 30) ALGEMENE REKENING = de algemene rekening die gebruikt moet worden bij een boekhoudkoppeling om alle bedragen die aan deze betalingswijze toegekend werden, te groeperen
35
Memo TELEFOON = telefoonnummer (lengte = 30) FAX = faxnummer (lengte = 30) GSM = GSM-nummer (lengte = 30). E_MAIL = E-mailadres (lengte = 60). Door op het uw eerder geïnstalleerde e-mailprogramma op.
-symbool te klikken start MAFACT
URL = URL / naam van de website (lengte = 60). Door op het MAFACT uw eerder geïnstalleerde browser op.
-symbool te klikken start
Overige commando's Dit zijn menu's die u met de rechtermuisknop kunt oproepen. Scherm afdrukken / betaling Met deze optie kunt u een schermafdruk verkrijgen. Omtrent / betaling Dit scherm toont de kenmerken van de gebruiker in verband met de aanmaakdatum, van de gebruiker in verband met de datum van de wijziging, en het al of niet nieuwe type van de fiche.
Bestanden / Journaals Bij het opslaan van een document wordt standaard het tabblad « Document » getoond. Via « Bestanden\Journaals », tabblad « Configuratie », kunt u in de kader « Eind tab » het tabblad selecteren dat na het opslaan van een document in dit journaal getoond moet worden. Eén van de mogelijke tabbladen is « Betaling ».
Gegevensbestanden & lijsten / betalingswijzen MODPAY / Alias: MODPAY Lijsten: PAYE*.RPT / Groep: PAYE0
36
Bestanden / Parameters U kunt aanmaningen sturen voor facturen met een gedeeltelijk of volledig openstaand saldo. De teksten voor de aanmaningen moeten via Bestanden/Parameters ingegeven worden. Er moet gewerkt worden met het type « Aanmaning koptekst » en de code « 998 » voor de kopteksten en met het type « Aanmaning voettekst » en de code« 999 » voor de voetteksten. Er moeten teksten ingegeven worden voor alle in de klantenfiches gebruikte talen.
37
De aanmaningen kunnen afgedrukt worden door via « Statistieken/Betalingen » de lijst « PAYE11 » te selecteren.
Statistieken / Betalingen Standaard is voor deze lijsten de optie « DOCUMENT » aangevinkt opdat er rekening gehouden zou worden met alle documenten (die aan de overige selecties beantwoorden). Als de optie « BETALING » aangevinkt wordt, zal er enkel rekening gehouden worden met documenten waarin een betaling ingegeven werd.
38
Beheren / Ingeven Een betaling kan enkel in documenten van het type « Verkopen » of « Kredietnota’s op verkopen » ingegeven worden, in het tabblad « Betalingen ». Het ingeven van één betaling met één betalingswijze is heel eenvoudig. Het volstaat op de gewenste betalingswijze te dubbelklikken en automatisch wordt het totaalbedrag van de factuur aan deze betalingswijze toegekend. Betaling met verschillende betalingswijzen: Ofwel dubbelklikken op de eerste betalingswijze (het totaalbedrag wordt aan deze toegewezen), dubbelklikken op de lijn met deze betaling, het bedrag aanpassen en op het « Groene V »-symbool klikken om deze wijziging op te slaan. Vervolgens dubbelklikken op de 2e betalingswijze. Het resterende bedrag zal automatisch aan deze toegekend worden. Ofwel in het tabblad « Betalingen » op het
-symbool klikken, de eerste
betalingswijze selecteren, het bedrag ingeven en op het -symbool klikken. Vervolgens dubbelklikken op de volgende betalingswijze en het resterende bedrag zal automatisch aan deze toegekend worden. Indien de betaling in een andere munteenheid dan die van het document gedaan wordt, volstaat het via het
-symbool te werken en de munteenheid te selecteren.
Lijsten Statistieken / Betalingen CAISSE.DBF / Alias: JFCAI Lijsten: PAY*.RPT / groep: PAY02
39
XXVII. Automatisch aanmaken van een leveranciersbestelling (of leveranciers+ bestelling) vanaf een klantendocument Met deze optie kunt u nu ook een leveranciersbestelling (of leveranciers+ bestelling) laten aanmaken vanaf de volgende klantendocumenten: offerte bestelling verzendingsnota factuur Er worden u 2 mogelijkheden voorgesteld: leveranciersbestelling of leveranciers+ bestelling.
In beide gevallen MAFACT maakt één of meerdere leveranciersbestelling(en) aan in functie van de (hoofd-) leverancier uit de artikelfiche. De B.T.W.-code wordt eveneens overgenomen uit de artikelfiche.
Het programma houdt in dit geval geen rekening met de voorraad (die gevallen moeten zoals voorheen met gereserveerde bestellingen beheerd worden). In de leveranciersbestelling wordt in het veld « Interne referentie » het dagboek en het documentnummer van het klantendocument vermeld en in het veld « Externe referentie » de externe referentie van het klantendocument. Dit enkel ter informatie, er is geen link met het klantendocument.
Bij het opstellen van de leveranciersbestelling houdt het programma rekening met: het beheer van de specifieke prijzen de taal van de leverancier voor de omschrijvingen van de artikelen voor de lay-out
40
Bij een leveranciers+bestelling Het leveringsadres uit het klantendocument wordt overgenomen in de leveranciers+bestelling (in het daarvoor gebruikelijke veld). Het document wordt ook als “Leverancier+” aangegeven. Indien er geen leveringsadres staat in het klantendocument, wordt het (facturatie-)adres uit de klantenfiche overgenomen.
Werking In het klantendocument op het “Pijltje”-symbool rechts van het “Plusteken”-symbool klikken en in het geopende menu vervolgens klikken op “Leveranciersbestellingen” of “Leveranciersbestellingen+”:
MAFACT vraagt een bevestiging:
MAFACT stelt u het/de dagboek(en) van het type “Leveranciersbestellingen” voor:
41
Foutmeldingen en/of blokkeringen Indien een artikelfiche geen leveranciersreferentie bevat, meldt MAFACT het volgende:
maar maakt wel de leveranciersbestelling(en) voor de andere artikelen aan. U kunt dit bijvoorbeeld gebruiken om ervoor te zorgen dat de diensten die u zelf zal uitvoeren, niet bij een leverancier besteld worden. Indien de klant geblokkeerd is, wordt er geen enkele leveranciersbestelling aangemaakt! Mocht een artikel uitzonderlijk niet bestaan, dan geeft MAFACT de melding « Ontbrekend artikel » en wordt er geen enkele leveranciersbestelling aangemaakt. Dit zou in principe niet mogen voorkomen. Opgelet! Het menu voor de klantendocumenten blijft grijs/niet toegankelijk zolang niet alle documenten aangemaakt zijn!
XXVIII.
Nieuwe module: N1
Deze nieuwe module zal uitgelegd worden in een aparte e-mail. Hij komt bovenop de module Samengestelde artikelen, met volgende mogelijkheden: een zeer gedetailleerd beheer van samengestelde artikelen (recepten) allergenen, samenstelling in %, … het beheer van een weegschaal speciale etiketten afdrukken link tussen een productiebon en een klantendocument (bestelling, verzendingsnota, factuur) een productie in batchen opsplitsen … Deze module vereist een gepersonaliseerde parametrage.
42
Door Mafact BVBA ontwikkelde modules met een link met WINBOOKS XXIX. Programma consolidatie XXX.
voor
boekhoudkundige
Import van gegevens uit een SQL database
XXXI. Programma voor het beheer van betalingsfaciliteiten (documenten afboeken en nieuwe documenten voor een gespreide betaling opstellen) XXXII. Import van salarisbestanden (Partena / GroupS) met analytische gegevens XXXIII. Import van facturen uit verschillende bestandsstructuren
Door Mafact BVBA ontwikkelde, niet (enkel) aan WINBOOKS gelinkte, modules XXXIV.Programma voor het afdrukken van (zeer specifieke) Crystal Report lijsten XXXV. Programma voor het beheer van huren
43
