MAFACT bvba Araucarialaan 108 1020 Brussel België Tel: +32.2.478.29.38 Fax: +32.2.478.56.40 Http: www.mafact.com
Email:
[email protected]
Inhoudsopgave Inhoudsopgave....................................................................................................................................................... 2 Client/server beheer: Advantage Database Server ............................................................................................ 3 Crystal Reports en algemene verkoopsvoorwaarden ......................................................................................... 4 Wijzigingen ............................................................................................................................................................ 5 I.
Recto verso afdrukken ............................................................................................................................... 5
II.
Koppeling met Expert/M en Algemene koppeling ..................................................................................... 5
III.
Koppeling met Winbooks .......................................................................................................................... 5
IV.
Gedeeltelijk afboeken................................................................................................................................ 5
V.
Reorganisatie met compressie .................................................................................................................. 5
VI.
EDI ........................................................................................................................................................... 5
VII.
Kopiëren/Plakken ................................................................................................................................. 5
VIII.
Wijziging van klanten-, leveranciers- en artikelreferenties ................................................................. 5
IX.
Meerdere documenten afdrukken naar PDF ............................................................................................ 6 Via “Beheren/Afdrukken” .................................................................................................................... 6 Voorbeeld van een resultaat ................................................................................................................. 6
Klantenbestelling / Herbevoorradingsaanvraag ...................................................................................... 7 Leveranciersbestelling ......................................................................................................................... 7 Klantenbestelling / Herbevoorradingsaanvraag ................................................................................... 8 Ter herinnering: standaard werking ..................................................................................................... 8
X.
XI.
2
Personaliseerbare vensters ....................................................................................................................... 9
XII.
Personaliseerbare vensters met een koppeling naar andere gegevensbestanden .............................. 11
XIII.
Dossier ............................................................................................................................................... 12
XIV.
Onbeperkte parametreerbare teksten ................................................................................................. 12
XV.
Berekening van de verkoopprijs ......................................................................................................... 13
XVI.
Smtp send now support SSL (cf Google) ............................................................................................ 13
XVII.
Dossier ............................................................................................................................................... 14 Selectievolgorde van de algemene rekeningen: ................................................................................. 14 Selectievolgorde van de analytische rekeningen ................................................................................ 14
XVIII.
Wijziging van referenties ................................................................................................................... 15 Bestanden ........................................................................................................................................... 15 Werkwijze voor klanten met de module O......................................................................................... 15 Nieuw ................................................................................................................................................. 16
Client/server beheer: Advantage Database Server Versie 9 van ADVANTAGE DATABASE SERVER wordt niet meer ondersteund door de producent. Deze patch van MAFACT is de laatste die nog met deze versie zal werken. De huidige versie van ADVANTAGE DATABASE SERVER is 11. Opgelet: van zodra versie 12 uitgebracht wordt, zal een upgrade van versie 9 niet meer mogelijk zijn. U zult dan een nieuwe licentie van versie 12 moeten aankopen. Bij de installatie van de volgende MAFACT patches zal het programma de versie van ADVANTAGE DATABASE SERVER controleren en de installatie van de patch blokkeren indien dit niet minstens een versie 10 is. De huidige versie 11.10.0.10 van ADVANTAGE DATABASE SERVER is beschikbaar op onze site:
A. 32 bits: http://www1.mafact.com/ftpdir/ADS/V11/32/adswin_X86_32_11.10.0.10.exe
B. 64 bits: http://www1.mafact.com/ftpdir/ADS/V11/64/adswin_x86_64_11.10.0.10.exe
Het volstaat deze te downloaden en vervolgens te installeren op de server met behoud van de bestaande parameters.
3
Crystal Reports en algemene verkoopsvoorwaarden U kunt uw facturen natuurlijk al als PDF-bestand per e-mail sturen. Voortaan kunnen de algemene verkoopsvoorwaarden, die meestal op de achterkant van de factuurpagina(‘s) staan, eveneens meegestuurd worden (op elke verso van een pagina). Indien u dit ook wenst, volstaat het ons uw voorwaarden in een WORD-document toe te sturen. Wij stellen dan een offerte op voor de aanpassing van uw lay-out(s). Indien u over verschillende lay-outs beschikt, gelieve dan aan te geven op welke lay-outs de aanpassing gerealiseerd moet worden (bijvoorbeeld: enkel op de facturen, …).
4
Wi j z i g i n g e n I.
Recto verso afdrukken
Voortaan kunt U bij het afdrukken vanuit MAFACT kiezen voor recto verso afdrukken.
II. Koppeling koppeling
met
Expert/M
en
Algemene
Wijziging van de structuur om rekening te houden met de wijzigingen in de lengte van de velden.
III. Koppeling met Winbooks Wijziging van de structuur om rekening te houden met de wijzigingen in de lengte van de velden.
IV. Gedeeltelijk afboeken Fundamentele wijziging om het tonen van de documenten te versnellen.
V. Reorganisatie met compressie Fundamentele wijziging om de reorganisatie te versnellen.
VI. EDI Interface BABELWAY – CARREFOUR: INVOICE
VII.Kopiëren/Plakken Aanpassing van de kopiëren/plakken functies in de klanten-, leveranciers-, artikel- en contactenfiches om de nieuwe velden erin op te nemen.
VIII. Wijziging van klanten-, leveranciers- en artikelreferenties Aanpassing van de functies voor de wijziging van de referenties om de nieuwe velden erin op te nemen.
5
IX. Meerdere documenten afdrukken naar PDF U kon met MAFACT al meerdere documenten in één keer afdrukken. Voortaan kunt u via deze functie ook Pdf-bestanden van meerdere documenten tegelijk laten aanmaken in een te selecteren directory. De bestandsnamen worden bepaald in de parameters van het dossier. Deze functie kan o.a. gebruikt worden om documenten te archiveren alvorens ze te wissen in MAFACT.
Via “Beheren/Afdrukken” De optie “Pdf to disk” aanvinken en indien gewenst natuurlijk ook de optie “Herafdruk toegestaan”. Op het “PDF”-symbool
klikken en een directory kiezen.
Voorbeeld van een resultaat
6
X. Klantenbestelling / Herbevoorradingsaanvraag Na een berekening van de te plaatsen leveranciersbestellingen beschikt u voortaan in het venster “Eenvoudige bestellingen” met het bestelvoorstel over 3 mogelijkheden:
Leveranciersbestelling Klantenbestelling / Herbevoorradingsaanvraag
Leveranciersbestelling Standaard selecteert MAFACT de laatste leverancier. Door te dubbelklikken op een bepaalde lijn, kunt u via het “Minteken”-symbool een andere aan het artikel verbonden leverancier kiezen of via het “Gelijkheidsteken”-symbool een nieuwe, nog niet aan het artikel verbonden, leverancier bijvoorbeeld. In dit geval zal het programma bij het aanmaken van de documenten enkel de dagboeken van het type “Leverancierbestellingen” en “Aanvraag leverancieroffertes” voorstellen. Effect van het aanmaken van deze documenten voor de voorraad van het artikel: Aanvraag leverancieroffertes Geen invloed. Leverancierbestellingen Verhoogt het saldo op termijn.
7
Klantenbestelling / Herbevoorradingsaanvraag U kunt de optie “Klantenbestelling” aanvinken. Opgelet! Deze keuze is definitief (voor dit bestelvoorstel). Vervolgens kunt u een klantenreferentie ingeven of selecteren. In dit geval zal het programma bij het aanmaken van de documenten enkel de dagboeken van het type “Klantbestellingen” en “Klantoffertes” voorstellen. Effect van het aanmaken van deze documenten voor de voorraad van het artikel: Klantofferte Geen invloed. Klantbestelling Vermindert het saldo op termijn. Deze functie kan o.a. gebruikt worden om interne herbevoorradingsaanvragen (bv. van een atelier zonder toegang tot MAFACT) te beheren. De verantwoordelijke voor de aankopen kan hiermee “interne klantenbestellingen” laten aanmaken op basis van de voorraadsituatie (en deze natuurlijk nog aanpassen). Vervolgens kunnen er indien gewenst leveranciersbestellingen aangemaakt worden, ofwel via de “Leveranciers+”-functie vanuit de “interne klantenbestelling”, ofwel via een nieuwe berekening van de te plaatsen leveranciersbestellingen, die dus rekening zal houden met de eerder aangemaakte “interne klantenbestelling”. Bovendien is er ook een “spoor” van de “interne” bestelaanvraag. Voorwaarden: Een “fictieve” klant: “INTERN”, “ATELIER”, … 2 “fictieve” voorraadlocaties: bv. “HERBVRIN” met voorraadbeheer en “HERBVROUT” zonder voorraadbeheer 2 dagboeken: bv. “HIN”, van het type “Klantbestellingen” en gekoppeld aan bovenvermelde voorraadlocatie met voorraadbeheer en “HOU”, van het type “Verkopen” en gekoppeld aan bovenvermelde voorraadlocatie zonder voorraadlocatie Zodra MAFACT het document voor de herbevoorradingsaanvraag aanmaakt, zal in het tabblad “Voorraad” van de artikelfiche(s) het aantal in “Klantbestellingen” verhoogd worden. Zoals gebruikelijk, vindt u onderaan in de fiche de hoeveelheden per voorraadlocatie, waaronder dus “HERBVRIN”. Wanneer de herbevoorradingsaanvraag intern behandeld/geleverd wordt, door het afsluiten van de eruit voortgekomen leveranciersbestellingen waardoor de voorraad aangevuld wordt, volstaat het de “interne klantenbestelling” af te sluiten naar het dagboek “HOU”. Hierdoor verdwijnt de bestelaanvraag uit het tabblad “Voorraad” van de artikelfiche enerzijds, maar behoudt u een spoor ervan in het dagboek “HOU”.
Ter herinnering: standaard werking Een venster bevat alle lijnen van het bestelvoorstel. Door te dubbelklikken op een bepaalde lijn kunt u de te bestellen hoeveelheid en/of leverancier wijzigen. Met het “Vuilbakje”-symbool “Deurtje”-symbool
8
kunt u een regel wissen. Via het
kunt u het menu verlaten (met behoud van het gewijzigde voorstel).
Nadat u op het “Lopende mannetje”-symbool heeft geklikt, kunt u het dagboek selecteren, waarna MAFACT de leveranciersbestellingen erin aanmaakt en het bestelvoorstel wist.
XI. Personaliseerbare vensters Meer dan 180 vensters werden zo geprogrammeerd dat ze op aanvraag en op bestek voor u gepersonaliseerd kunnen worden. Om hiervoor een offerte aan te vragen, volstaat het ons een printscreen te sturen van het betreffende venster zoals dat nu in MAFACT opgebouwd is en daarbij bv. een Excel-bestand met de door u gewenste opbouw. De opbouw van het venster kan bovendien ook verschillen per gebruik(st)er!
Voorbeelden In de artikelfiche, in het venster om te zoeken op de referentie, een kolom met de “PRIJS” (verkoopprijs excl. B.T.W.) voegen tussen de kolommen met de referentie en de “Groep”
I.p.v.
9
Het tabblad “Inhoud” van de documenten
I.p.v.
In de documenten, in het venster om te zoeken op de nummer
I.p.v.
10
XII.Personaliseerbare vensters met een koppeling naar andere gegevensbestanden Sommige vensters werden zo geprogrammeerd dat ze voor u gepersonaliseerd kunnen worden met informatie uit andere gegevensbestanden. Eveneens op aanvraag en op bestek.
Voorbeelden In het venster met het bestelvoorstel werd een kolom met de “verkoopeenheid” ingevoegd tussen de “Omschr.” en de “Positie”
In het tabblad “Inhoud” van de documenten kunnen gegevens uit de klantenfiche (vb. disconto”) en/of de artikelfiche (vb. verpakking) ingevoegd worden
11
XIII.
Dossier
Voortaan wordt in de berekening van het resultaat rekening gehouden met de voltooide producties.
XIV.
Onbeperkte parametreerbare teksten
Crystal Reports beperkte het aantal karakters van de parametreerbare teksten. Deze limiet is niet meer van toepassing. U kunt voortaan een tekst van meer dan 250 karakters ingeven of meerdere parametreerbare teksten die na elkaar gevoegd zullen worden en waarvan het totaal aantal karakters meer dan 250 mag bedragen.
12
XV. Berekening van de verkoopprijs In de artikelfiche kunnen de prijzen “Basis ex. BTW”, “Prijs ex. BTW” en “Prijs all-in” herberekend worden i.f.v.: de waarden in het tabblad “Leveranciers”
de gegevens uit het tabblad “Rekeningen”
Door op het “Rekenmachine”-symbool
XVI.
te klikken, wordt volgend resultaat bekomen:
Smtp send now support SSL (cf Google)
Beveiligde verzending van e-mails. Vereist OUTLOOK.
13
XVII.
Dossier
De informatie betreffende de algemene en analytische rekeningen gekoppeld aan het dossier krijgen voorrang op de normale keuzevolgorde:
Selectievolgorde van de algemene rekeningen:
de rekening bepaald in het DOSSIER de rekening bepaald in de specifieke prijzen KLANT/ARTIKEL de rekening bepaald in de specifieke prijzen KLANT /GAMMA de rekening bepaald in de specifieke prijzen KLANT /GROEP de rekening bepaald in de ARTIKEL fiche de rekening bepaald in de KLANT - of LEVERANCIER -fiche
Selectievolgorde van de analytische rekeningen
de rekening bepaald in het DOSSIER de rekening bepaald in de specifieke prijzen KLANT / ARTIKEL de rekening bepaald in de specifieke prijzen KLANT /GAMMA de rekening bepaald in de specifieke prijzen KLANT /GROEP de rekening bepaald in de ARTIKEL fiche de rekening bepaald in de KLANT - of LEVERANCIER –fiche
Indien een veld leeg gelaten wordt, zal MAFACT bovenstaand schema verder doorlopen tot de eerstvolgende rekening en deze toepassen in het document.
14
XVIII. Wijziging van referenties Bestanden Deze functie heeft betrekking op de klanten, leveranciers, artikelen en prospecten.
Werkwijze voor klanten met de module O In het externe menu “Extra” en op basis van een CSV-bestand zal het programma de referenties wijzigen in alle bestanden en deze vervangen door een nieuwe referentie. Het bestand moet 3 gegevens / delen bevatten die van elkaar gescheiden moeten worden met het ";"-teken: de (huidige) artikelreferentie, de naam / omschrijving van het artikel, de nieuwe artikelreferentie. Dit bestand kan in EXCEL aangemaakt worden en in CSV-formaat met “;” bewaard worden. EEN COHERENTIETEST IS VERPLICHT na het opstarten van deze procedure. Het vervangen van de oude referenties door nieuwe kan ertoe leiden dat bepaalde fiches / referenties nu meerdere malen voorkomen. Dit kan dan weer leiden tot conflicten achteraf, aangezien de artikelreferentie uniek moet zijn. Bestandvoorbeeld
OLD;NAME;NEW ORDETIKET;ETIKET;IMPETIKET ORDHP DESKJET 660;PRINTER HP DESKJET 660;IMPHP DESKJET ORDHT DESKJET 650;PRINTER HP DESKJET 650;IMPHP DESKJET
15
Nieuw In de basismodule werd de mogelijkheid toegevoegd om een referentie te vervangen door een nieuwe (één per één). Deze functie is enkel actief voor gebruik(st)ers van niveau 5. Werkwijze Rechtermuisknopklik op de fiche van de te wijzigen referentie:
Klik op “Referentie wijzigen” De nieuwe referentie ingeven en op het “Groene V”-symbool
klikken:
Ref. Oorsprong Nieuw
Opgelet: MAFACT controleert niet of de nieuwe referentie al bestaat omdat dit systeem ook toelaat verschillende fiches te groeperen. Na de wijziging positioneert het programma zich op de nieuwe referentie. Indien de nieuwe referentie een bestaande referentie was, is EEN COHERENTIETEST VERPLICHT (via het externe menu “Extra”).
16
