MAD Faculty. Postgraduaat Nieuwe Media & Communicatie. Projectmanagement 22 April 2014 Philip Vyt

MAD Faculty

Postgraduaat Nieuwe Media & Communicatie

Projectmanagement 22 April 2014 Philip Vyt

Projectmanagement Doelstellingen van deze module

§  Een overzicht geven van wat projectmanagement omvat > content §  Voorbeelden aanhalen vanuit de praktijk > onderbouwen & tastbaar maken §  Deze theorie, inhoud bespreken binnen onze realiteit > eigen maken §  Toepassen samen met alle deelnemers aan deze module > try & error §  Dilemma’s bespreken > challenge en advies van peers

Beginnen bij het begin…

Heel concreet… Op het einde van vandaag, zou ik graag willen dat… §  we de key questions voor elk project duidelijk hebben afgelijnd in een Project Basics overzicht §  Iedereen van ons een Stakeholder analyse gemaakt heeft §  Een ruwe planning heeft (timing) §  De risico’s van zijn project heeft tastbaar gemaakt en ook nadenkt hoe deze te beperken of te behandelen als ze zich zouden voordoen

Projectmanagement

Waar ga ik het vandaag niet over hebben

Wat is er out of scope? §  Subsidie §  Budgetplanning §  Businesscase §  Officiële methodologiën: Prince2 of PMI §  Reporting & monitoring

De module Projectmanagement 1. Terminologie

6. Project Lifecycle

2. Project Basics

7. Deliverables

3. Change Management

8. Timing & planning

4. Scope

9. Governance

5. Stakeholders

10. Risk management



2. Project Basics

7. Deliverables


8. Timing & Planning

4. Scope

9. Governance

5. Stakeholders

10. Risk management

Projectmanagement Terminologie

Wat is projectmanagement? “Een project is een tijdelijke managementomgeving die is opgezet met als doel een of meer bedrijfsproducten op te leveren volgens een gespecifieerde businesscase. Die projectresultaten worden opgeleverd ten behoeve van de belanghebbende (organisatie) zodat de organisatie in een later stadium haar bedrijfsresultaten kan behalen. “

Een projectdoel ondersteunt een bovenliggend organisatiedoel. En nooit andersom.

Uit ‘Persoonlijke effectiviteit in projecten’, Stef de Bont


Wat is projectmanagement volgens Wikipedia?

“Project management is the process and activity of planning, organizing, motivating, and controlling resources, procedures and protocols to achieve specific goals in scientific or daily problems. “

www.wikipedia.org


§  Changemangament > zie module changemanagement §  Scope = het toepassingsgebied van een project §  Stakeholders > verschillende niveau’s §  Een persoon of organisatie die een actieve rol spelen in de realisatie van een project §  een persoon of organisatie die beïnvloed wordt door het resultaat van een project §  een persoon of organisatie die belang heeft bij een bepaalde informatie van een project §  Project lifecycle = verschillende stadia in een projectverloop §  Deliverables = een tastbaar of niet tastbaar resultaat binnen een projectomgeving


§  Kick off > Startmeeting waar je project officieel van start gaat §  GANT chart > Format voor weergeven van een tijdsgebonden planning §  Milestone > belangrijk moment in de planning van je project §  Workstreams > een werkgroep binnen een project dat een bepaald onderdeel voor zijn rekening neemt. §  Werkpakket > een onderdeel van een projectplan dat consistent is als een geheel en daardoor kan uitbesteed worden aan 1 verantwoordelijke §  Risk assessment > het onderzoeken en analyseren van mogelijke risico’s §  Mitigation > een actie die genomen wordt om een risico ter vermijden, beperken of in te dijken.



2. Project Basics

7. Deliverables



4. Scope

9. Governance

5. Stakeholders

10. Risk management

Key Questions

Project Basics Key Questions

§  Waarom, wat is de reden van dit project. Wat maakt dat we dit willen doen? §  Waarheen, wat is de doelstelling. §  Wie, wie zit er in dit team, wie is de doelgroep? §  Wat lijkt/is de oplossing? Wat is het resultaat? §  Wanneer, welk tijdskader heeft dit project? §  Hoe, op welke wijze, volgens welke aanpak willen we deze uitdaging aangaan? §  Impact, wat is de verschuiving die dit project tot stand zal brengen?

W-Questions zijn de basis van elk project initiatie !

Zonder een duidelijk antwoord kan je je project niet goed inzetten

Project Basics Critical Questions

§  Wat is de doelstelling van het project §  Wat zijn de deliverables, de opleveringen van het project? §  Wat is het beoogde resultaat dat met deze opleveringen bereikt moet worden? §  Wie vraagt er om dit resultaat? §  Wie heeft er een voordeel bij? Wie heeft er een nadeel bij? §  Hoe weten we of dit resultaat bereikt is en hoe houden we dit in stand?

Project Basics Build up

§  One page overview van sleutelinformatie van het project §  Huidige status van het project: stavaza §  Rollen en verantwoordelijkheden: wie doet wat?

De

project basics laten je toe om op elk moment iemand uit te leggen waar het project over gaat, wie wat doet en hoe het project staat?

Project basics •  Project name Asterix •  Impacted Site: Sentipharm –  Location Boortmeerbeek –  Funcition: Regional DC, DD and warehouse Heist •  Link with Heist production site –  no warehousing capacity –  40min drive •  Bottom line: Outsourcing to DHL under TUPE conditions – CAO 32 bis –  Terms and conditions remain the same

–  All people (exept 2 mgrs) will transfer •  Number of people in scope –  92 people –  2 mgrs won’t transfer •  Communication basics –  Announcement to the workforce: 22/10 –  Legal and operational transfer as from 1/11 as from this moment people are on the payroll of DHL –  Key communication principles are: respectful, transparent, involvement and interaction –  External proactive press strategy 17

Current status at Sen1pharm •  Works council history

–  Night shift history •  Communication as from june •  End of nightshift 18/8

–  Overtime request –  Temporary contract

•  Rumors: Communication leak of information –  Workscouncil communication below (dutch) •  Corporate communication beginning of October •  Union action: Press release ACV unions •  Current status summary: heavy rains

18

Communica1on organisa1on: roles Communcia)on Team •  Pauline Vink: Project owner & valida1on communica1on •  Philip Vyt: overall coordina1on -‐ MSD •  Willy Vanderborcht/Erna Torfs: DHL communica1on – nego1a1on •  Stefan Junqué: Press communica1on overall > To be validated (see press strategy) Communicators •  Communicators MSD: Bart, Monique, Anne-‐Mieke •  Communicators DHL: Stanny, Erna, Willy •  Communicators Heist: François + Karen as A* SPOC •  Communicators Hulshout: Dirk + Kathleen as A* SPOC + Walter Press Team •  Press team MSD + int comm GHH: Stefan Junqué, Stefaan Fiers, Marleen Vanheel •  Press team DHL: Peter OZen – Ketchum •  Backoﬃce Press MSD: Bart & Anne-‐Mieke •  Backoﬃce Press DHL: Stanny & Salvatore Support Communica1on onsite for MSD: Karina – HR team Support Communica1on onsite for DHL: Liesbeth

•  •  19

Project Basics AS IS > TO BE

AS IS

TO BE

De huidige situatie

De toekomstige situatie

Project Basics Wat is SMART?

§  Specifiek §  Meetbaar §  Acceptabel §  Realistisch §  Tijdsgebonden

Project Basics Waarom SMART

Doelstellingen worden veelal te vaag of vrijblijven geformuleerd als wensen of voornemens

Bv. “het onthaal moet klantvriendelijker worden” “we willen meer interactie met onze doelgroep”

Project Basics Meetbaar

§  Hoveel gaan we doen? §  Hoe kunnen we dat meten? §  Wat is er af als het af is? §  Normerend: maat voor kwaliteit van te leveren inspanningen. Aan welke eisen moet het eindresultaat voldoen?

Project Basics Specifiek

§  Duidelijk en concreet §  Waarneembare actie, gedrag of resultaat §  Kwantitatief (getal, bedrag of percentage,..) §  Tijdelijk of permanent §  Zijn er belangrijke kenmerken van het onderwerp? Eisen, wensen, requirements

Project Basics Acceptabel

§  Is er een draagvlak of creeër je een draagvlak voor je project? Bij je team, opdrachtgever of doelgroep? §  Onderdeel van Changemanagement en participatief uitbouwen van je project §  Draagvlak vergroten door betrokkenheid te vergroten en stakeholders te betrekken §  Zie ook conflict Changemanagement > < Projectmanagement

Project Basics Realistisch

§  Is het doel haalbaar? §  Kunnen we spreken over een uitvoerbaar plan met aanvaardbare inspanningen §  Is er een conflict door capaciteit, budget, bevoegdheden? §  Hou rekening met het feit dat mensen nooit 100% aan één project werken, hou voeling met de realiteit van een dagelijkse werkomgeving. §  Praktische bezwaren

Een onbereikbaar doel is geen doel, maar een verdoken mislukking

Project Basics Tijdgebonden

§  Elke smart doelstelling heeft een start en einddatum §  Wanneer is het doel bereikt?

Project Basics Tijdgebonden

§  Elke smart doelstelling heeft een start en einddatum §  Wanneer is het doel bereikt?

Project Basics voorbeelden

§  “De winst moet volgende jaar 20% hoger zijn dan die van vorig jaar” §  “De website moet volgend jaar 5x meer bezoekers hebben” §  “Eind 2013 moeten all medewerkers van de site Sentipharm Boortmeerbeek geoutsourced zijn naar DHL Supply Chain”



2. Project Basics

7. Deliverables



4. Scope

9. Governance

5. Stakeholders

10. Risk management

We all want to ,

but nobody wants to changed

BE



2. Project Basics

7. Deliverables



4. Scope

9. Governance

5. Stakeholders

10. Risk management

Time

Out of scope

Scope

Cost

Quality



2. Project Basics

7. Deliverables



4. Scope

9. Governance

5. Stakeholders

10. Risk management

Highly active

Active stakeholder

Impacted stakeholder that is an active user

Stakeholder to inform

Impacted stakeholder that is an passive user

High and low decision power

Not active or impacted

highly impacted

YOUR PROJECT

HIGH impact

MEDIUM impact

LOW impact

Asterix Stakeholders: high to low impact

v. 30/05/2013 Owner Philip Vyt

Pharma.be

Press

Mgt Be Workcouncil Be

DHL

Local authorities

Global stakeholders Employees Be Mgt

Other Suppliers

Mgt Logistic Suppliers

Competition

Employees

Employees

Asterix Project

MSD other plants Europe

Customers Union Next steps •  Impact Assessment: define type, nature and level of impact for each stakeholder •  What actions should be taken regarding this impact by MSD or DHL •  Follow up of impact

European workcouncil

Mgt Workcouncil Employees

Regional authorities

Workcouncil Heist/Sentipharm

Mgt

MSD Bxl

Social Security

Haarlem

Senthipharm

Heist Site Employees Sr. Leadership members

National authorities

Communica1on Stakeholders Communication Stakeholders

MSD

internal

39

§  §  §  §  §  §  §  §  §  §  §  §  §  §  § 

Workscouncil Heist/Sentipharm Union representatives Union secretaries Sentipharm Site management Sentipharm Employees (white + blue) Sentipharm located employees (out of scope) Heist SLT & employees (link to Senti) Hulshout Mgt & employees Other site & DC (Haarlem, Oss,...) BXL mgt & employees (SJ) Belgium/lux employees (SJ) Bxl works council (SJ) Belgian Country Council (SJ) European works council Senior Leadership Team GL

DHL §  §  §  §  §  §  § 

Works council DHL Union representatives (synd. Afvaardiging) Union secretary Site Huizingen mgt & employees Site Lot mgt & employees Site Mechelen mgt & employees DHL Benelux mgt

Communica1on Stakeholders Communication Stakeholders

MSD §  §  §  § 

External

40

Sentipharm suppliers (full list) Sentipharm customers Neighbours Flexcenter

DHL §  DHL supplier – selected list §  DHL customers

§  Press – press agency (SJ) §  Local authorities: mayor, governor & Flemish government (SJ/SF) §  Pharma.be



2. Project Basics

7. Deliverables



4. Scope

9. Governance

5. Stakeholders

10. Risk management

Project lifecycle §  Voorbereiding §  Vormen van het team §  Opstellen van de doelstellingen, het team, timing, planning,…etc. §  Kickoff §  Officiële start van het project §  Meeting/workshop/… §  Actieve projectmodus §  Verschillende werkgroepen gaan van start §  Gefaseerde aanpak: Fase 1 > Fase 2 §  Belangrijke milestones gedurende het project §  Terugkoppelingsmomenten naar beslissingnemers §  Opleveren van deliverables

Project lifecycle §  Governance §  Deep dives §  PMO organisatie: meetings,… §  Gates – GO/NOGO §  Change management – participatietechnieken §  Continue toepassing van changemanagement competentie §  GO LIVE §  Finale deliveables zijn opgeleverd §  Het project kan live gaan §  Overdracht naar BAU (business as usual) §  Closure §  Lessons learned & best practices

Project lifecycle Project ini1a1on

Proejct closure

Project life cycle

Project execu1on

Project planning

MAD Faculty. Postgraduaat Nieuwe Media & Communicatie. Projectmanagement 22 April 2014 Philip Vyt

Recommend Documents