Leren communiceren over risico’s
Naar een gedeeld risicomanagement
Naar een gedeeld risicomanagement
Auteurs Marloes van Rooij Christiaan de Vries Suzanne Verdonschot
Een nieuw perspectief over focus, verbinding en communicatie.
Inhoud
Voorwoord
Voorwoord
5
Gedeeld risicomanagement: de aanpak
7
En nu de verbreding!
17
Colofon
19
In het project Iris hebben opdrachtgevers en opdrachtnemers, publieke organisaties en bouwbedrijven samengewerkt aan nieuwe vormen van risicomanagement voor de bouwsector. De ontwikkelingen in de bouw van de afgelopen jaren waren aanleiding om te gaan zoeken naar een nieuwe aanpak voor verantwoord risicomanagement. Met RISNET, bij de CUR Bouw & Infra gehuisvest, werd hiervoor een programma opgezet. Met behulp van pilots en ateliers kon worden geëxperimenteerd met nieuwe ontwerpen en modellen. De werktitel voor het Irisproject luidde: Van een defensief naar een communicatief risicomanagement. En het is precies die beweging die we wilden maken. Over het algemeen gaan we op een defensieve manier om met risico’s. We hebben liever dat anderen ze lopen. Daar is onze tactiek meestal op gericht. Zeker als we het hebben over financiële risico’s. Maar achter die ogenschijnlijke financiële en juridische werkelijkheid gaat een scala aan risico’s schuil. Materiaalschade, persoonlijke en fysieke ongelukken, verlies aan kwaliteit, planschade, schade door tijdsoverschrijdingen, economische schade, financiële schade, immateriële schade. En om die risico’s gaat het hier in dit boekje. Hoe gaan we nu met deze risico’s om? Als het gaat over risicomanagement, dan is er al veel op de markt. En we hebben zeker niet iets willen uitvinden wat al die benaderingen vervangt. Dat is ook niet nodig. Wel hebben we willen kijken hoe we die benaderingen zouden kunnen aanvullen. Omdat we het gevoel hadden dat het nog aan iets schort. En dan draait het om het communicatieve aspect van risicomanagement. We hebben ook nagedacht wat het product dan is dat we willen brengen. Weer een boekje? Het lijkt onvermijdelijk. En toch is dit niet zomaar een boekje. Het vormt de weerslag van de opbrengsten van een aantal praktische pilots en ateliers: met voorbeelden uit de praktijk. Het levert daarmee een samenvatting van het resultaat van dit onderzoekswerk. Dat wil zeggen dat de eigenlijke opbrengsten worden vervat in afzonderlijke producten. Zo is er een ‘presentatie’ van de aanpak van gedeeld risicomanagement. En een set ‘kenniskaarten’ die bij die aanpak hoort. Naar een gedeeld risicomanagement. Dat doet denken aan die andere beweging die we als bouwsector recentelijk hebben ingezet, namelijk naar een verantwoorde omgang met elkaar en met (potentiële) opdrachtgevers in de sector. 5
Gedeeld risicomanagement: de aanpak Inleiding De vergelijking gaat op voor twee aspecten: allereerst het feit dat gedeeld risicomanagement, net zoals de nieuwe omgang met opdrachtgevers, niet nieuw is, maar een aanvulling op het bestaande proces. Ten tweede omdat het net zoals bij de verantwoorde omgang, gaat om het creëren van vertrouwen tussen de ketenpartners. Daarmee is gedeeld risicomanagement niet een kleine aanpassing, maar een grote omslag in het denken en het gedrag van alle partijen. Wij zouden het communicatieve omgaan met risico’s dus willen zien als een zelfde beweging. Daartoe zoeken we de verbreding, richting opdrachtnemers en particuliere en publieke opdrachtgevers in de sector, richting belendende adviesbureaus en kennisinstellingen en ook richting de opleidingen. Wij hopen dat dit boekje en natuurlijk vooral de twee producten, de aanpak van gedeeld risicomanagement en de kenniskaarten, daar een bijdrage aan kunnen geven.
Bert Roelofs, voorzitter Stuurcommissie RISNET Herman Hazewinkel, voorzitter PSIBouw
Het programma Van een defensief naar een communicatief risicomanagement is gestart in 2004. In het project werd geëxperimenteerd met nieuwe methoden en modellen in vier pilots en twee ateliers rond bestaande projecten en thema’s in de bouwwereld.
Uitgelicht: pilots en ateliers Een pilot wordt opgezet binnen een bestaand project, waarin de opdrachtgever en verschillende aannemers en onderaannemers en derde partijen moeten samenwerken. De betrokkenen bij zo’n project voelen dan de noodzaak om op een andere manier met de bijbehorende risico’s om te gaan. Elke pilot heeft een facilitator die met de deelnemers het project onder de loep neemt en met zekere regelmaat kijkt naar de gang van zaken in daartoe bestemde ontwikkelsessies. Dat betekent dat de betrokkenen samen kijken hoe ze omgaan met risico’s, wat de effecten daarvan zijn en hoe ze dat nog beter of anders zouden kunnen doen. Die inzichten kunnen vervolgens direct worden toegepast in het werk. Het is dus leren-op-het-werk. Een atelier is een ontmoetingsplek voor geïnteresseerden rond een bepaald thema, zoals risicoverdeling in contracten. De deelnemers komen uit verschillende geledingen van de sector; er zijn medewerkers van gemeentes, projectontwikkelaars, aannemers etc. In een atelier wisselen deelnemers ervaringen uit en bespreken zij trends en ontwikkelingen. Zo leren zij van elkaars werkpraktijk en ontwikkelen zij samen kennis.
Quote Arent van Wassenaer (Tijdschrift voor mediation 3-2006):
“80-90% van de arbitrages in de bouw hebben hun oorzaak in miscommunicatie en gebrekkige risicoallocatie.”
Onderzoek in deze pilots en ateliers, de verkenning en uitwisseling van kennis en ervaringen heeft geleid tot een deels nieuwe kijk op risicomanagement. We hebben samen met de projectleiders gekeken naar wat slaagde, naar wat werkte en succesvol was. En we gingen na wat de verschillende projectleiders misten in hun praktijk. Waar zij last van hadden, waardoor ze attentie verloren. Dat bleek elke keer neer te komen op hoe mensen het ‘met elkaar doen’. Hoe zij (niet) communiceren. Hoe zij (geen) contact aangaan. Hoe zij (niet) samenwerken. Hoe zij (niet) focussen op verbinding. Kortom, hoe
6
7
zij in feite (geen) verantwoordelijkheid nemen. Waardoor zij (niet) attent zijn, (niet) scherp zijn op elkaar, (niet) anticiperen en (niet) leren van elkaar. Zo ontstond de gevoeligheid voor de noodzaak van wat wij zijn gaan noemen: gedeeld risicomanagement. We hebben gemerkt dat hoe goed de heersende modellen voor risicobeheersing ook zijn: de aan- of afwezigheid van communicatie maakt het verschil. Gedeeld risicomanagement is dan ook aanvullend op de al bestaande modellen en methoden van risicomanagement.
schap creëren. Als je verantwoordelijkheid deelt dan verklein je risico’s. Alleen erover praten heeft ongeveer even weinig zin als er helemaal niet over praten. Leren om gezamenlijk te focussen behoort dan ook tot de kern van de benadering van gedeeld risicomanagement! Want door te focussen, voorkom je dat je op een naïeve manier praat over de risico’s, of dat je ze alleen procedureel en financieel onderbrengt.
• • • •
ls we dit samen zo belangrijk vinden, wat moet dan A het resultaat zijn? Wat zien we dan gebeuren? Wat zijn de risico’s? Wie of wat kan ons daarbij helpen? En wat gaan we dan nu doen?
De andere aanpak
Slide 3
De kern van gedeeld risicomanagement Zoals elke aanpak, heeft ook gedeeld risicomanagement een kern waar om het draait. Deze nieuwe loot aan de stam van het risicomanagement wordt gekenmerkt door gezamenlijk focussen. Dan draait het om: weten wat je belangrijk vindt en welk resultaat je dan voor ogen hebt. Ook moet je weten welk proces dan gevolgd moet worden. Welke mensen heb je dan daar bij nodig? Welke condities heb je nodig? En wie gaat vervolgens wat doen? Dit zijn vragen die je nodig hebt om operationeel te focussen en het zijn de even zovele checkvragen in het proces. We hebben het dus niet over een nieuwe methode van risicobeheersing, maar wel over een nieuwe aanpak of manier van werken die een aanvulling is op alle bestaande vormen van risicomanagement. Het benadrukt die elementen van risicomanagement die nu nog impliciet gebeuren en daardoor ineffectief blijven. De aanvulling die gedeeld risicomanagement biedt, is dat je niet alleen procedureel de risico’s onderkent en de acties meedeelt die nodig zijn om het risico te verkleinen. Maar dat je het risico ook echt benoemt én gemeenschappelijk maakt. Daarmee kun je namelijk persoonlijk en wederzijds eigenaar8
Wat is nieuw, wat maakt het verschil, wat is er anders en wat voegt het toe? Uit de pilots en ateliers concludeerden we dat drie zaken van belang zijn als het gaat om risicomanagement, namelijk: • Inhoud (belangen en doelen helder) • Procedure (afspraken, structuur van het project, projectproces) • Interactie (competenties, samenwerking, communicatie) Voor de eerste twee elementen bestaan al verschillende instrumenten, modellen en methoden. Wij merkten dat er voor de derde, interactie, in de praktijk systematisch te weinig aandacht is. Interactie is niet vergaderen, niet overleggen, niet briefen en niet handboeken uitreiken. Interactie is samen verantwoordelijkheid nemen, wederzijds focussen, samen anticiperen, samen kijken, signaleren, registeren. Het gaat bij interactie om drie dingen: • Gezamenlijk focussen, waaronder belangen en beelden delen (van elkaar weten wat je denkt en wilt) • Verbinden, samen verantwoordelijkheid nemen, sturen op verantwoordelijke relaties (belangen matchen, doen wat je afspreekt) • Effectief communiceren (transparantie, aanspreken) We concluderen dat de combinatie van deze drie fasen van gedeeld risicomanagement het verschil maakt. Als je wéét wat je wilt, dan stelt je dat in staat te verbinden en dus in gesprek te gaan over wat moet worden gedaan en niet mag gebeuren. En als dat eenmaal lukt, dan slaag je er dus in verantwoordelijkheden te (ver)delen. Dan gaat het er dus om een focus te hebben. Een focus die breed genoeg is om ruimte 9
te houden voor de belangen van anderen en de beelden die bestaan bij betrokkenen. Pas dan ontstaat de ruimte die nodig is om attent te zijn op risico’s. En dit alles doe je niet zo nu en dan, maar voortdurend. Op de overgangen tussen fasen én aan het begin van de dag. Aan het begin van een activiteit én voor elke handeling. Het moet in je systeem gaan zitten. Dan ontwikkel je de juiste focus op het juiste moment.
De derde vraag maakt de vertaalslag naar de voorwaardelijke sfeer: áls dat nu gebeurt, welke condities, competenties en mensen zijn er dan nodig? En de vierde vraag tot slot zet aan tot actie. Als je niks doet dan gebeurt er niks. Welke verantwoordelijkheid pak je op, welke eerste stap zet je daartoe, met wie en waar, wanneer en hoe?
Slide 8 Slide 6/7
De methodiek die ontwikkeld is in de pilots en ateliers, start dus bij focussen. Een instrument dat hierbij behulpzaam is, zijn de zogenaamde 2x2-vragen: een set van vier vragen waarmee je op eenvoudige maar effectieve manier scherp krijgt wat voor jou belangrijk is en wat dat met zich meebrengt. • Wat vind jij echt belangrijk en wat moet het resultaat zijn? • Wat is het proces dat daarbij hoort en waar zitten de risico’s?
Focussen stopt niet bij het stellen van deze vragen: het gaat er ook om ze expliciet te beantwoorden en wel sámen met de ander. Want twee zien meer dan één. Die ander brengt jou in een actieve stand, in relatie tot de ander neem jij je verantwoordelijkheid en dat geldt ook omgekeerd. We zien daarin dan ook verschillende, gezamenlijke, niveaus: dat van het individu (jij, je collega’s), de organisatie (de betrokken partijen en hun omgevingen) en het project (de doelen en wat er allemaal moet worden gedaan).
• Wie en wat is ervoor nodig om de risico’s te beheersen? • Wat ga jij nu doen? De eerste vraag is gericht op een persoonlijke focus, op wat jij nou belangrijk vindt in een project, een fase, een activiteit, een handeling. Deze vraag haalt het onderwerp uit de abstractie naar jezelf terug. Dat is belangrijk om gevoel te ontwikkelen voor risico’s en wat er nodig is om ze te beheersen. De tweede vraag daagt je uit scherp te stellen op wat er feitelijk gebeurt, hoe je het met elkaar doet en de visualisering daarvan. Waar zitten frictiepunten, afwijkingen, welke impact hebben die en wat zijn dus de risico’s?
10
Slide 9/10
11
Slide 11/12
Door al de vragen telkens samen te formuleren en te beantwoorden, focus je ook elke keer samen. Daardoor wordt het duidelijk hoe jij én de ander erin zitten, het wordt duidelijk hoe je je tot elkaar verhoudt. En alleen zo kom je samen sterker te staan. Je wordt krachtiger als partnerschap. Tegelijk wordt evenzeer duidelijk waar spanningen te verwachten zijn, fricties en risico’s. Door die expliciet te benoemen, krijg je er greep op, beheers je de risico’s. Dat betekent effectieve communicatie. Dit gesprek moet je dus voeren op elke overgang, fase of activiteit. En zeker als een nieuwe partij of een andere persoon aanschuift. Je hebt rekening te houden met de fasen waarin het project zich bevindt. Niet alle partijen spelen immers in alle fasen een rol. Je kunt je bijvoorbeeld voorstellen dat de focus vanuit het project vooral in het begin (projectdefinitie) hard nodig is: hoe eerder je je doelen scherper hebt en wat ieder daarbij belangrijk vindt, des te beter kun je de werkzaamheden daarop afstemmen. En des te scherper kun je je risico’s benoemen. Het organisatiebelang wordt eigenlijk pas écht relevant in de fase van aanbesteding. En daarná, als alle partijen en betrokkenen bij elkaar zitten voor de realisatie van het project, dan wordt het interessant om te kijken naar wat ieder daar persoonlijk belangrijk in vindt.
Slide 14/15
12
Slide 16/17
Slide 18/19
Slide 20/21
Slide 22/23
13
Slide 24
Wanneer we deze elementen van een gezamenlijk gefocust en gecommuniceerd risicomanagement zo op een rijtje zetten, dan roept dat wellicht de reactie op: ‘Dit doen we toch al? Waar hebben we het over?’ Echter, de aanpak van gedeeld risicomanagement laat zien dat alleen nadenken of alleen praten over dit soort dingen niet genoeg is. En het zo-nu-en-dan-doen ook niet. Het laat zien dat erover vergaderen volstrekt onvoldoende is. En het in checklists onderbrengen óók. Bij de Aanpak gaat erom de dingen expliciet te formuleren, te delen en te verbinden. Je blik scherp te stellen en te houden, mede dóórdat je de ander als ondersteuner daarbij gebruikt. Dát maakt het anders dan anders, dáár zit de uitdaging van gedeeld risicomanagement. De stap van hoe het was naar hoe het kan worden, is niet zo groot, maar wel spannend. Het is een kwestie van doen, met alle mensen die erbij betrokken zijn. Dat vraagt om drie dingen: 1. Zorg voor acceptatie in je omgeving. Laat aan anderen (collega’s, opdrachtgevers, partners) weten waarom dit belangrijk is, wat je ermee wilt en kunt bereiken. 2. Ga het doen. Begin ‘gewoon’ met focussen door de eerste gelegenheid te baat te nemen om de 2x2-vragen in te brengen. Beantwoord ze voor jezelf, bevraag een collega. 3. Organiseer de goede condities. Creëer tijd en ruimte, plan het in. Geef jezelf ook gelegenheid om te oefenen, zodat je bekwaam wordt in het focussen. Maak gebruik van al bestaande instrumenten1. Vraag eventueel ondersteuning van een adviseur of procesbegeleider (uit je eigen organisatie).
1
14
Slide 25/26
Slide 27/28
Slide 29
De 2x2-vragen zijn de belangrijkste. Daarnaast vind je nog vele tips en tools in de toolbox van de kenniskaarten.
15
En nu de verbreding! Conclusie Het lukt om vanuit een communicatieve aanpak risico’s te beheersen als je daar de noodzaak voor voelt en als je er hulp bij krijgt. Gedeeld risicomanagement is hard werken: het gaat om het systematisch doordenken van het bouwproces vanuit het perspectief van communicatie. Daar zijn anderen bij nodig! En dat is logisch, want het is gedeeld risicomanagement. De hulp die nodig is, kan worden geboden door een facilitator van buiten en/of een collega uit het vak. De facilitator is bij voorkeur iemand van buiten het proces, die helpt om net even op een andere manier te kijken naar de gang van zaken, om verschil te maken. De collega is er juist om mee te kijken vanuit het vak, om inzichten samen te voegen.
Dit boekje laat het product zien van de pilots en ateliers. Het onderzoek, hoe je komt van een defensief naar een communicatief risicomanagement, werd afgerond met twee producten: de aanpak van gedeeld risicomanagement en de kenniskaarten. Nu gaat het om de vraag hoe we komen tot een brede uitzet van deze twee producten in de markt van de bouw.
Aansluiting bij opdrachtgevers Wij zoeken de aansluiting bij publieke en particuliere opdrachtgevers. In de pilotprojecten hebben we mooie voorbeelden gezien van opdrachtgevers die samen met de opdrachtnemer de voornaamste risico’s bespraken. Gezamenlijk overlegden ze wie de risico’s zouden tackelen en hoe ze dat zouden doen. Soms deden ze dat samen en soms apart, maar in elk geval steeds transparant. Wij zouden die communicatieve aanpak graag breed in de sector terug zien.
Aansluiting bij opdrachtnemers We zoeken zeker ook aansluiting bij de opdrachtnemers. In het proces van de bouw treden voortdurend voorziene en onvoorziene risico’s op. Hoe ga je daar op focussen en hoe ga je daar communicatief mee om opdat de zaken transparant zijn en blijven? Die vraag zouden we graag breed in de sector gesteld willen zien.
Aansluiting bij de adviesbureaus en kennisinstellingen Architecten, ingenieurs, wetenschappers en communicatiedeskundigen opgelet! Uw deskundigheid is nodig om een gefocuste en transparante relatie tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers te ondersteunen. Die houding zouden wij graag breed in de sector gestimuleerd willen zien.
Aansluiting bij de opleidingen Het wordt van groot belang dat de kennis en vaardigheden van het communicatieve risicomanagement verankerd worden in de opleidingen. Hoe je je daar in kunt ontwikkelen, is een vraag van voor, in én na de opleiding. Het moet voorwerp worden van een voortdurende professionalisering.
16
17
Aansluiting bij ‘belangenorganisaties’ Wij hebben ons gerealiseerd dat we slecht af zijn als we de organisaties die de belangen van de bouwsector ondersteunen niet mee zouden hebben. Het is van groot belang dat zij de aandacht voor gedeeld risicomanagement actief ondersteunen, uitdragen en er ook bij hun achterban aandacht voor vragen. We denken hierbij ook aan de manier waarop breed draagvlak is verkregen voor ethiek in de bouw. Ook hier speelden focus, transparantie en communicatie een hoofdrol. Een rol dus, die de aandacht van ieder verdient. Van onze kant hebben we contact met al deze organisaties, bedrijven en instellingen. Net zoals wij voor de projectleiders uit de bouwsector in de vier windstreken bijeenkomsten organiseren. U hoort dus van ons! Zoals het degene betaamt die een communicatieve aanpak voorstaat.
Dit initiatief wordt ondersteund door: • • • • • • •
Bouwend Nederland G4 gemeenten ONRI ProRail Rijkswaterstaat Vereniging Stadswerk Nederland VROM Rijksgebouwendienst
Colofon Auteurs Marloes van Rooij, Suzanne Verdonschot en Christiaan de Vries van Kessels & Smit, The Learning Company Vormgeving Van Lint Vormgeving, Zierikzee Contactgegevens CUR Bouw & Infra CUR Bouw & Infra Postbus 420 2800 AK Gouda www.curbouweninfra.nl
[email protected] september 2007 18
Postbus 420 2800 AK Gouda T 0182 - 54 06 35 F 0182 - 54 06 36
[email protected] www.risnet.nl
