Leidraad voor sociale criteria in overheidsopdrachten. Lokale overheden verankeren MVO

Leidraad voor sociale criteria in overheidsopdrachten Lokale overheden verankeren MVO

Leidraad voor sociale criteria in overheidsopdrachten Lokale overheden verankeren MVO

Ans Rossy & Bert Baeyens

Inhoud

Colofon Deze leidraad werd gerealiseerd in het kader van het ESF-project ‘Lokale besturen verankeren MVO’ van de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten – VVSG met steun van Vlaams minister voor mobiliteit, sociale economie en gelijke kansen, Kathleen Van Brempt en onder begeleiding van Sustenuto, het onafhankelijk strategisch advies- en studiebureau voor duurzame ontwikkeling, MVO en multi-partijsamenwerking. Auteurs: Ans Rossy (Sustenuto) en Bert Baeyens Projectpartners: Katrien Baeten (OCMW Aalst), Kenneth Bosman (Stad Aalst), Caroline Celis (Stad Beringen), Michel De Gols (Stad Aalst), Anneleen Eyckmans (OCMW Beringen), Isolde Geerinck (Stad Aalst), Eddy Hectors (Stad Antwerpen), Piet Lareu (OCMW en Stad Kortrijk), Brecht Lootens (Stad Antwerpen), Mieke Pieters (Stad Gent), Pol Verbeke (OCMW Gent) en Bert Verbrugghe (Stad Genk). Eindredactie: Ans Rossy (Sustenuto) en Pieter Van Sande (VVSG) Stafmedewerker VVSG: Pieter Van Sande Afsluiting teksten: 7 maart 2008

Brussel, 2008 ISBN: 978-2-509-00054-5 D/2008/8132/46 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. © Uitgeverij Politeia nv Ravensteingalerij 28, 1000 Brussel tel.: (02) 289 26 10 fax: (02)289 26 19 [email protected] http://www.politeia.be

Voorwoord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 1. De context van duurzame overheidsopdrachten . . . . . . . . . . . 19 1.1 1.2 1.3 1.4

Duurzame ontwikkeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) . . . . . . . . . . . . . . . . Duurzame overheidsopdrachten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Definitie van duurzame overheidsopdrachten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

21 23 24 29

2. De voordelen van duurzame overheidsopdrachten . . . . . . . . . 33

Omslagontwerp en boekverzorging: Cedric Verhelst, [email protected]

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Fotografie: Stefan Dewickere

3. Hoe dit past bij mijn rollen als lokale overheid. . . . . . . . . . . . . . 53

Druk: Schaubroeck, Nazareth Papier: Furioso 115 gr (ISO 9706, SN en ISO 14001-gecertificeerd)

3.1 3.2 3.3 3.3

Verder kijken dan de investeringskosten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Duurzaam aankopen is ook slim aankopen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Voordelen voor overheden en bedrijven. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sociale criteria toepassen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Het levert meer-waarden op. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Klant- of consumentrol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Katalysatorrol. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Voorbeeldfunctie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een belangrijke taak voor mandatarissen en ambtenaren . . . . . . . . . . . .

34 37 41 42 46

54 54 55 55

4. Het proces in gang zetten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 4.1 Belangrijke randvoorwaarden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2 Het bestuur kan succesvol prioriteiten (af)wegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3 Manieren om eraan te beginnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.1 Experiment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

60 62 63 64

4.4.2 Projectmatige aanpak. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.3 Een geïntegreerde aanpak voor de hele stad . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4 Draagvlak en procesdynamiek ontwikkelen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.1 Duurzaam aankopen is mensenwerk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.2 Doe het samen met belanghebbenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.3 Neem actie en laat het zien. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

67 73 79 80 81 83

5. Het juridische kader. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

Beginselen van het Verdrag van Rome. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Europese verordeningen en richtlijnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Belgische wetgeving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Belangrijke definities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Toegang tot de markt: bijzondere voorkeurregeling. . . . . . . . . . . . . . . . .

86 86 87 92 93

6. De stappen van het aanbestedingsproces. . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 6.1 Het strategisch inbedden van de opdracht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1.1 Wat zijn de doelstellingen van het lokale beleid? . . . . . . . . . . . . . 6.1.2 Moeten we wel aankopen? Wat hebben we nodig? . . . . . . . . . . . 6.1.3 Bekijken we de kosten en baten over de hele levenscyclus? . . . . 6.1.4 Hoe communiceren met de markt? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1.5 Kent iedereen de spelregels? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1.6 Kennen we de noden en wensen voor de opdracht? . . . . . . . . . . 6.1.7 Welk sociale aspecten zijn relevant voor de overheids opdracht? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1.8 Doen we marktonderzoek naar de beschikbaarheid van duurzame producten en diensten?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1.9 Hoe krijgen we bestuur, leidinggevende en collega’s mee? . . . . . 6.2 Het tactisch voorbereiden van de opdracht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2.1 Voorwerp van de opdracht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2.2 Specificaties. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2.3 Algemene of gewone uitvoeringsvoorwaarden . . . . . . . . . . . . . . .

102 102 103 103 104 105 106 106 108 109 113 113 116 122

6.2.4 Keuze van de gunningsprocedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2.5 Keuze van de gunningswijze. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2.6 Bijzondere uitvoeringsvoorwaarden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2.7 Selectiecriteria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2.8 Toegang tot de markt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2.9 Internationale standaarden en keurmerken (labels). . . . . . . . . . . . 6.3 Het aanbesteden van de opdracht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.3.1 De bekendmaking. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.3.2 Fases bij het onderzoek van de offertes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.4 Het uitvoeren van de opdracht: opvolging en evaluatie. . . . . . . . . . . . . . 6.5 Meer informatie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

124 128 134 142 145 146 151 151 152 157 160

Bijlage 1 – Stakeholder- en impactmapping . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 Stakeholdermapping. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 Impactmapping. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

Bijlage 2 – Fiches van de projectpartners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 Stad en OCMW Aalst – pilootproject: ESF MVO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Stad Antwerpen – pilootproject: overheidsopdracht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Stad Antwerpen – pilootproject: “De stad als bewuste klant”. . . . . . . . . . . . . OCMW Beringen – pilootproject: overheidsopdracht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . Stad Beringen – pilootproject: overheidsopdracht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . OCMW Gent – pilootproject: overheidsopdracht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Stad Gent – pilootproject: Duurzaam aankoopbeleid voor Stad Gent . . . . . . Stad Gent – pilootproject: overheidsopdracht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Stad Kortrijk – pilootproject: overheidsopdracht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

170 173 176 179 182 185 187 190 193

Voorwoord Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) veranderde de voorbije jaren van een modewoord in een gevestigd begrip. Ook bij de lokale besturen. Wie vandaag in een gemeente of OCMW om zich heen kijkt, merkt dat er al heel wat in beweging is op dit vlak. Een divers personeelsbeleid, rationeel energiegebruik, ethisch beleggen, een duurzaam mobiliteitsbeleid, … het zijn slechts enkele van de vele inspanningen die de lokale besturen vandaag al doen. Steeds meer lokale besturen maken in het verlengde hiervan ook werk van een geïntegreerd aankoopbeleid waarin zowel de economische argumenten als de sociale en ecologische overwegingen met elkaar worden vervlochten. De nieuwe wet op de overheidsopdrachten biedt de lokale besturen, veel meer dan dat het een belemmerend juridisch kader is, een aantal mogelijkheden om op het gebied van MVO hun verantwoordelijkheden op te nemen en verder te gaan dan alleen het criterium van de laagste prijs. Jaarlijks zijn de lokale besturen goed voor ongeveer drie miljard euro aan investeringen en werkingskosten. De impact die de lokale besturen gezamenlijk hebben, is dan ook erg groot. Een bewust aankopende overheid werkt sterk mobiliserend naar de verschillende belanghebbenden. Naast het sensibiliserende effect van MVO op de inwoners en verenigingen, merken we een stijgend aantal ondernemingen dat ook vraaggericht inspeelt op het duurzaam aankoopbeleid van de lokale besturen. In het project ‘Besturen willen maatschappelijk ondernemen verankeren’ waarvan dit document het sluitstuk is, gingen acht lokale besturen aan de slag met de integratie van MVO en het hanteren van sociale criteria in hun overheidsopdrachten. Dit project werd gesteund door het Vlaamse ESF-agentschap en Vlaams minister van sociale economie Kathleen Van Brempt.

9

Deze acht lokale besturen hebben gedurende anderhalf jaar getracht om vanuit hun rol als aankoper van diensten, producten en werken kansengroepen op te leiden, te werk te stellen en te begeleiden naar een vaste arbeidsplaats. Doorheen deze leidraad vindt u de ervaringen van deze lokale besturen om in hun bestekken sociale overwegingen in te schrijven. MVO, duurzame overheidsopdrachten en het opnemen van sociale overwegingen bij aankopen zijn voortdurend in ontwikkeling. Daarom heeft de VVSG een beroep gedaan op Sustenuto, dat in dit project niet alleen het proces begeleidde en de deelnemende lokale partners ondersteunde bij het opzetten en uitvoeren van hun projecten en aanbestedingen, maar ook deze leidraad heeft ontwikkeld. Speciale dank gaat uit naar de vertegenwoordigers van de acht partners in dit project. Zij hebben niet alleen met veel inzet in hun eigen stad, gemeente of OCMW, bijgedragen aan het sensibiliseren, opzetten en uitvoeren van initiatieven rondom sociale criteria bij aankopen, maar hebben ook samen kennis en opgedane ervaringen uitgewisseld die zij met u in deze leidraad delen. In alfabetische volgorde zijn dit: Katrien Baeten (OCMW Aalst), Kenneth Bosman (Stad Aalst), Caroline Celis (Stad Beringen), Michel De Gols (Stad Aalst), Anneleen Eyckmans (OCMW Beringen), Isolde Geerinck (Werkwinkel Aalst Rechteroever), Eddy Hectors (Stad Antwerpen), Piet Lareu (OCMW en Stad Kortrijk), Brecht Lootens (Stad Antwerpen), Mieke Pieters (Stad Gent), Pol Verbeke (OCMW Gent) en Bert Verbrugghe (Stad Genk).

gang te gaan, alsook een praktisch juridisch luik dat u snel wegwijs maakt in de belangrijkste relevante bepalingen van de wet op de overheidsopdrachten en wat dit betekent voor de verschillende fasen van het aanbestedingsproces. We willen met deze leidraad niet alleen de lokale besturen op weg helpen om zelf vorm te geven aan hun MVO-beleid en het opzetten van een duurzaam beleid voor overheidsopdrachten, tegelijk is het een oproep om er binnen de gemeente of OCMW (blijvend) aandacht aan te schenken. De acht lokale besturen in dit project gingen u alvast voor. Ze legden een parcours af dat soms bezaaid was met hindernissen en weerstanden, maar vaker nog met successen. In elk geval bracht het in hun bestuur een stevige dynamiek op gang waarvan ze de komende jaren de vruchten zullen plukken. Mag ik u uitnodigen om hetzelfde te doen? Veel leesplezier! Mark Suykens, directeur VVSG

Met deze leidraad willen deze Vlaamse lokale besturen u inspireren en ondersteunen om ook zelf aan de slag te gaan met de opmaak van een MVObeleid en met het hanteren van sociale criteria in uw overheidsopdrachten. Evenals een geïntegreerd beleidsmatig verhaal, vindt u in de leidraad een beschrijving van een aantal mogelijke procesvormen om hiermee aan de

10

11

Inleiding Overheden in heel Europa, zowel op nationaal, regionaal als lokaal niveau, zetten zich steeds nadrukkelijker in om duurzame ontwikkeling en maatschappelijk verantwoord besturen concreet in hun beleid en dagelijkse werking toe te passen. Dit betekent dat beleidsthema’s als milieu, welzijn, ruimtelijke ordening, gezondheid of onderwijs en werk meer in hun onderlinge samenhang worden bekeken. Bovendien zijn er nieuwe vraagstukken omtrent mobiliteit, energie, CO2-uitstoot, biodiversiteit, duurzaam ruimtegebruik, gezondheid, sociale rechtvaardigheid en duurzame consumptie en productie, die een gezamenlijke en integrale aanpak vragen. Dit gebeurt ook steeds vaker in samenwerking met andere belanghebbenden in de samenleving, zoals burgers, middenveldorganisaties of ondernemingen. In de steden en gemeenten zorgen lokale besturen er niet alleen voor dat burgers, inwoners en anderen op een goede dienstverlening kunnen rekenen. Zij kunnen zelf ook actief meewerken aan een duurzaam beleid en bestuur. Zij kunnen het goede voorbeeld geven en een draagvlak creëren door samen met anderen, zoals bedrijven, bewoners en lokale organisaties, dit beleid lokaal vorm te geven. De lokale overheid heeft daarvoor diverse mogelijkheden vanuit haar verschillende rollen, zoals die van

wetgever, werkgever en klant. Via deze rollen kan ze haar eigen maatschappelijke verantwoordelijkheid vergroten en dit ook bij anderen stimuleren. Een krachtig instrument hiervoor is het werken met duurzame overheidsopdrachten. Er wordt immers heel wat aangekocht. Alle publieke autoriteiten binnen de Europese Unie besteden gemiddeld 16% van het EU Bruto Nationaal Product aan aankopen. Dat is ruim € 1 biljoen, ongeveer de helft van het BNP van Duitsland. Geen klein bier dus!

Waarom deze leidraad en voor wie? In Europa zijn overheidsopdrachten gekoppeld aan specifieke wetgeving. De nieuwe Europese richtlijnen (2004/17/EG en 2004/18/EG) voor overheidsopdrachten zijn op 1 januari 2006 van kracht geworden. De hieraan aangepaste Belgische wet werd op 15 juni 2006 gestemd en op 15 februari 2007 gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. De uitvoeringsbesluiten zullen volgen, maar zijn bij het verschijnen van deze leidraad nog niet gepubliceerd. Een belangrijke ontwikkeling is dat de nieuwe wetgeving veel meer mogelijkheden biedt om milieu- én sociale criteria te formuleren bij opdrachten. Zo kunnen alle soorten overheden via hun overheidsopdrachten een grote bijdrage leveren aan duurzame ontwikkeling. Besturen van administraties, steden, gemeenten, OCMW’s, enz., kunnen nu zelf een actieve rol spelen en duurzame bedrijfsvoering in hun organisatie toepassen. Het invoegen van sociale criteria is nog relatief nieuw en roept bij verantwoordelijken en aankopers nog veel vragen op. Er bestaat onder meer behoefte om na te gaan: −− hoe men sociale criteria kan toepassen en bij welk type overheidsopdrachten, −− hoe men bepaalt voor welke doelgroepen dit instrument het meest geschikt is,

14

−− hoe het past binnen het lokale sociaal beleid van tewerkstelling en opleiding en of men dit beleid mede vorm kan geven via sociale criteria in overheidsopdrachten, −− wat het praktisch betekent voor de formulering van de opdracht, de uitvoering en opvolging. Deze leidraad is bedoeld om lokale mandatarissen, aankopers en betrokken ambtenaren te helpen bij het invoeren van sociale overwegingen bij duurzame overheidsopdrachten. De leidraad gidst u door het proces van afwegingen en maakt u wegwijs in wat men het beste kan doen om sociale criteria succesvol in te voeren. De ervaringen uit de pilootprojecten van de projectpartners en hun gezamenlijk opgedane kennis verrijken deze leidraad. Het is dus informatie uit eerste hand van collega’s in het veld.

Besturen willen Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen verankeren De VVSG heeft in 2006 het project (in het kader van het Europees Sociaal Fonds, ESF, zwaartepunt 6, luik MVO) “Besturen willen Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen verankeren” opgestart. De projectpartners, Vlaamse gemeenten, steden en OCMW’s, hebben zelf concrete projecten opgestart en de mogelijkheden onderzocht om die maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen. Achtergrond voor dit project was het initiatief van de Vlaamse overheid en VVSG om steden en gemeenten met een hoge jeugdwerkloosheid te ondersteunen bij het opstellen van een jeugdwerkloosheidsplan in nauwe samenwerking met lokale actoren. Het ging erom een sluitende aanpak uit te werken, waarbij ook de sociale economie (meer) werd betrokken. Tevens werd gekeken hoe de lokale overheid haar eigen maatschappelijke verantwoordelijkheid kon opnemen bij de creatie van arbeidsplaatsen en zelf een voorbeeld en stimulans voor anderen kon zijn. Het VVSG-project liep van september 2006 tot eind 2007.

15

Voor de procesbegeleiding van het hele project en de individuele ondersteuning van de projectpartners heeft de VVSG een beroep gedaan op Sustenuto, het onafhankelijke strategische advies- en studiebureau voor duurzame ontwikkeling en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Focus van het project ligt op het toepassen van sociale overwegingen bij overheidsopdrachten en hoe besturen daarmee hun maatschappelijke verantwoordelijkheid kunnen opnemen. De ervaring van steden en gemeenten leerde dat juist dit aspect van de overheidsopdrachten nog relatief nieuw is (in tegenstelling tot milieucriteria) en dat bestuurders en aankopers met heel wat vragen zaten. Doel van het project was de opgebouwde kennis en ervaringen uit te wisselen met collega’s van andere gemeenten, steden en OCMW’s en de geleerde lessen beschikbaar te stellen aan collega’s in Vlaanderen. Deze leidraad is het resultaat van dit hele proces.

Wat vindt u in deze leidraad? Deze leidraad biedt voor elke mandataris of aankoper wat wils. Het document is zo opgebouwd dat u hoofdstukken ook afzonderlijk kunt lezen, als u over een specifiek onderdeel iets wil weten. De leidraad bestaat uit twee delen. Het eerste deel gaat in op de belangrijkste vragen voor mandatarissen en beslissers en helpt hen na te gaan wat men met duurzame overheidsopdrachten kan bereiken, wat het oplevert en hoe men daaraan kan beginnen. De hoofdstukken gaan op de volgende vragen in: 1 . Wat is de ruimere context van duurzame overheidsopdrachten? 2 . Wat hebben we aan duurzame overheidsopdrachten en wat is hun meerwaarde? 3 . Hoe passen duurzame overheidsopdrachten bij mijn rollen als lokale overheid? 4 . Hoe beginnen we aan zo’n proces en waar moeten we op letten?

16

Het tweede deel gaat in op de belangrijkste juridische kaders en de praktische kanten van het toepassen van sociale criteria bij overheidsopdrachten. Dus: hoe de concrete aanbesteding voorbereiden, het voorwerp van de opdracht formuleren, specificaties in de bestekken uitwerken, de selectie en gunning doen en de opvolging waarborgen. De beide hoofdstukken gaan in op: 5 . Welke juridische regels en termen zijn van belang? 6 . Hoe doorlopen we het aankoopproces van begin tot eind? In bijlage 2 vindt u van elke projectpartner fiches met de beschrijving van hun pilootprojecten en concrete overheidsopdrachten met sociale criteria. De verschillende ervaringen die de deelnemende gemeenten, steden en OCMW’s hiermee hebben opgedaan zijn zeer illustratief en een goede voedingsbodem voor uw eigen initiatieven.

Gebruik van terminologie in de leidraad In deze leidraad staan lokale overheden centraal. De woorden stad, gemeente en OCMW worden afwisselend gebruikt. Om ze niet steeds allemaal op te sommen, wordt er vaak slechts één gebruikt, maar in de meeste gevallen heeft dit dan ook betrekking op de andere. Dit geldt ook voor het gebruik van het woord bestuur, dat betrekking heeft op zowel stad, gemeente als OCMW.

17

Hoofdstuk 1

De context van duurzame overheidsopdrachten Aan het begin van de 21e eeuw staan samenlevingen voor grote en nieuwe uitdagingen. De globalisering is een feit. Dat maakt dat we verder moeten kijken dan onze eigen achtertuin. Wat we hier doen, heeft ook ergens anders consequenties en omgekeerd. Wat we nu beslissen, heeft ook gevolgen voor onze kinderen en kleinkinderen. Klimaatsverandering, toenemende CO2emissies, energievraagstukken, maar ook vergrijzing en een toenemende sociale kloof in onze samenlevingen vragen om een andere aanpak. Deze maatschappelijke uitdagingen vragen om nieuwe bestuurlijke instrumenten die een bijdrage leveren aan het zoeken naar oplossingen. Eén van die instrumenten voor besturen is het werken met duurzame overheidsopdrachten. Duurzame overheidsopdrachten, ook wel duurzaam aanbesteden of duurzaam aankopen genoemd, zijn niet nieuw. Overheden, anders dan bedrijven of vzw’s,

dienen zich hiervoor aan specifieke wetgeving te houden. Ze gebruiken immers geld van de gemeenschap. Onder overheden worden alle nationale, federale, regionale, provinciale en regionale publieke autoriteiten of publiekrechtelijke instellingen verstaan. Hiertoe behoren onder meer ook: publiekrechtelijke universiteiten en hogescholen, parastatale organisaties, politie, brandweer, ziekenhuizen en scholen voor basis- en secundair onderwijs. Heel wat lokale, regionale en nationale overheden en (semi-)publieke autoriteiten in België, Europa en daarbuiten zijn al met duurzame overheidsopdrachten bezig, of toch met onderdelen daarvan. Vooral het toepassen van milieucriteria bij aanbesteden is al langer bekend. Dat wil overigens nog niet zeggen dat het ook bij alle overheidsopdrachten en in dezelfde mate wordt toegepast. Een vergelijkende studie van de EU (2004-2006) tussen 25 Europese landen, waaronder België, toont dat er soms nog een grote kloof zit tussen wat men beweert te doen en wat er werkelijk gebeurt.1 De voorlopers bij het integreren van milieucriteria bij aankopen zijn de zogenaamde ‘Green 7’: Denemarken, Duitsland, Finland, Nederland, Oostenrijk, het VK en Zweden. België bevindt zich, volgens deze studie, op de weinig benijdenswaardige laatste plaats voor wat betreft het aantal en de draagwijdte van de milieucriteria in aanbestedingsdocumenten. Hoe passen duurzame overheidsopdrachten in het beleid van de overheid? De keuze om met duurzame overheidsopdrachten te werken is als het ware een mes dat aan twee kanten snijdt. Aan de ene kant is het onderdeel van een breder beleid van de overheid voor duurzame ontwikkeling (DO). Aan de andere kant kunnen overheden door middel van duurzame overheidsopdrachten hun eigen maatschappelijke verantwoordelijkheid opnemen. Het wordt dan een hefboom voor zowel het verder professionaliseren en verduurzamen van de eigen interne bedrijfsvoering en het verminderen van de negatieve impacten, als het stimuleren van maatschappelijk verantwoord 1. “Green Public Procurement in Europe – Conclusions and recommendations”, Augustus 2006.

20

ondernemen bij de leveranciers, de bedrijven. Wat betekenen deze begrippen nu precies?

1.1 Duurzame ontwikkeling De bewustwording over maatschappelijke en milieuproblemen en het besef dat de welvaart en het welzijn van de huidige generaties niet ten koste mag gaan van de toekomstige generaties kwam internationaal echt op gang met de Conferentie van de Verenigde Naties over Milieu en Ontwikkeling in Rio de Janeiro in 1992. Deze Rio-conferentie was een mijlpaal voor Duurzame Ontwikkeling (DO). In de zogenaamde ‘Rio-Verklaring’ en ‘Agenda 21’ hebben landen, waaronder België, hun engagement voor DO vastgelegd. Tien jaar later neemt men op de VN-top van Johannesburg concrete initiatieven om DO te gaan toepassen. In het kader van het zogenaamde ‘Marrakesh-proces’ (genoemd naar de stad waar dit initiatief van start ging in 2003) worden wereldwijd programma’s ter ondersteuning van nationale en regionale initiatieven opgezet om duurzame consumptie en productie te promoten. Doel is dat overheden zich, via beleid en concrete maatregelen op sociaal, ecologisch en economisch vlak, gaan inspannen voor duurzame ontwikkeling. Zo zijn ook in Europa diverse initiatieven gestart om DO in steden en gemeenten toe te passen. De bekendste zijn: het Aalborg Charter, de ‘Sustainable Cities and Towns Campaign’ en ‘Local Action 21’ (Lokale Agenda 21). Ook in België zijn er diverse lokale besturen die de Lokale Agenda 212 voor duurzame ontwikkeling toepassen. In dit kader bestaat de vrijwillige samenwerkingsovereenkomst ‘Milieu als opstap naar duurzame ontwikkeling’ tussen gemeenten, steden, provincies en het Vlaamse Gewest. 2. Zie: http://www.sla21.be.

21

De uitdagingen van vandaag en morgen, zoals klimaatverandering, energiegebruik, mobiliteit en transport, sociale (on)gelijkheid, toegang tot onderwijs, arbeidsdeelname, gezondheid, voedselveiligheid, vragen om een geïntegreerde en gezamenlijke aanpak waarbij steeds de sociale, economische en milieuaspecten worden afgewogen, en dat met de inzet van alle actoren in de samenleving.

4 . integratie – beleidsbeslissingen worden genomen door steeds de sociale, ecologische en economische aspecten (‘people, planet, profit’- of de drie p’s) in rekening te nemen. 5 . voorzorg – daar waar ernstige of onomkeerbare schade dreigt of de impact op langere termijn onvoorspelbaar is, is het beter deze te vermijden of te veranderen.

Uitgangspunten voor DO zijn: −− het behoud en beheer van de natuurlijke hulpbronnen; −− het denken in termen van meervoudige opbrengsten voor de samenleving (niet enkel economische); −− een zeker evenwicht tussen mens, milieu en maatschappij (people, planet, profit); −− een gemeenschappelijke én maatschappelijke verantwoordelijkheid; −− een langetermijnperspectief, voor meerdere generaties, hier en elders op aarde.

Duurzame overheidsopdrachten gebruiken is ook een manier om deze verantwoordelijkheid op te nemen. Dit gebeurt samen met anderen en er wordt steeds gekeken naar de effecten van de aankopen op sociaal, milieu en economisch vlak

Om DO samenhangend en continu toe te passen gaat men uit van vijf basisbeginselen (uit de 27 beginselen van de Rio-Verklaring).3 Deze zijn: 1 . gedeelde en gedifferentieerde verantwoordelijkheid – alle staten van de wereld erkennen hun verantwoordelijkheid voor DO, maar ontwikkelde landen nemen hierin het initiatief. Zij hebben immers veel minder duurzame consumptie- en productiepatronen en hun ecologische voetafdruk is veel groter. 2 . dubbele billijkheid – besluitvormers moeten de gevolgen van hun acties en beslissingen op huidige en toekomstige generaties, hier en elders, onderzoeken. 3 . participatie – burgers en actoren worden in de beleidsbeslissingen betrokken en er wordt een breed draagvlak gecreëerd voor dat beleid. 3. Zie: Federaal Plan voor Duurzame Ontwikkeling 2004-2008, blz. 4. – http://www.icdo.be.

22

1.2 Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) De term MVO heeft betrekking op de bijdragen van bedrijven aan duurzame ontwikkeling. MVO betekent het integreren van ecologische, sociale en economische pijlers (de drie p’s) in de hele organisatie en managementstrategie. Het bedrijf streeft naar verbetering op bedrijfsmatig en maatschappelijk vlak en gaat na hoe het zijn (negatieve) impacten op de samenleving kan verkleinen en verbeteren. Dit gebeurt steeds op een systematische en geïntegreerde wijze. Steeds meer zijn het ook andere types organisaties, waaronder overheden, die op deze manier de werking van hun eigen organisatie duurzamer willen maken. Het Belgisch MVO Referentiekader van 2006 4 definieert MVO als volgt: MVO is een proces waarbij ondernemingen vrijwillig streven naar verbetering op bedrijfs- en maatschappelijk vlak door op systematische wijze economische, milieu- en sociale overwegingen op een geïntegreerde en coherente 4. Zie weblink voor het MVO-referentiekader: http://www.icdo.be/NL/publicaties/specifieke_ actieplannen.

23

manier in de gehele bedrijfsvoering op te nemen, waarbij overleg met stakeholders of belanghebbenden van de onderneming deel uitmaakt van dit proces. Het gaat hier dus niet alleen om de interne werking en maatregelen binnen de organisatie, zoals energiebesparing of afvalvermindering, maar men kijkt ook buiten de organisatie. Wat gebeurt er in de keten, hoe worden producten gemaakt en wie zijn andere belanghebbenden van onze organisatie? Dit betekent dat men ook kijkt naar: −− de levenscyclus van een product en hoe dat door de gehele keten loopt (wie zijn leveranciers, waar komen producten vandaan, hoe zijn ze samengesteld, hoe organiseren we onze logistiek, enz.); −− wat de (negatieve) impact is van die producten op de omgeving en de gezondheid, en hoe die verminderd kan worden; −− hoe men in dialoog treedt met verschillende belanghebbenden van de organisatie en hoe men beter rekening kan houden met hun bekommernissen en belangen. De overheid kan aan DO bijdragen en zelf haar maatschappelijke verantwoordelijkheid opnemen, door haar eigen bedrijfsvoering te ‘verduurzamen’. Dit kan zij onder meer doen door duurzame overheidsopdrachten toe te passen.

1.3 Duurzame overheidsopdrachten Duurzame overheidopdrachten staan dus niet op zichzelf en komen ook niet zomaar uit de lucht vallen. De aandacht hiervoor komt voort uit die VN-top van Rio (1992). Dit heeft tot veel nieuwe initiatieven en wetgeving geleid. Ook in Europa wordt vanuit verschillende beleidsterreinen gekeken naar de eigen rol en werking van de overheid en wat ze doet via haar aankopen.

24

Men kan zowel een voorbeeldfunctie vervullen, alsook, door de omvang van de aankopen, een nieuwe vraag en dus een markt creëren voor duurzame producten en diensten. Duurzame overheidsopdrachten zijn dus een belangrijke economische drijfveer. Daarnaast wordt MVO gestimuleerd door de integratie van ecologische, sociale en ethische principes in de managementstrategie, en dit zowel bij bedrijven als in de eigen overheidsorganisatie. Publieke autoriteiten in Europa doen heel wat aankopen en hebben daarmee een groot effect op mens en omgeving. Wist u dat … −− Vlaamse lokale besturen jaarlijks voor meer dan € 3 miljard aankopen? −− alle overheden in Nederland jaarlijks tegen de € 40 miljard uitgeven? −− in de EU jaarlijks ongeveer 125 miljard kilo melkproducten en 2,8 miljoen computers worden gekocht? −− de prognose voor 2008 voor de aanschaf van werkkledij in de EU ongeveer € 2 miljard bedraagt? Dat is de helft van de totaal verwachte verkoop van werkkledij. −− als alle Europese overheidsdiensten zouden kiezen voor efficiënte wc’s en kranen in gebouwen, het waterverbruik met 200 miljoen ton zou verminderen? Dat is 0,6% van het totale huishoudelijke verbruik in de EU). −− als alle EU-autoriteiten op groene elektriciteit overschakelen, dat goed is voor 18% van de EU-Kyoto-engagementen, ofwel 60 miljoen ton CO2? −− als alle EU-overheden overschakelen op energiezuinige computers, dit 830 000 ton CO2 bespaart?

25

Initiatieven in Europa inzake duurzame overheidsopdrachten 1 . De Europese Commissie heeft in haar Geïntegreerd Productbeleid (IPP-2003) een strategie uitgewerkt om groene producten te stimuleren. Hierbij staan de totale levenscyclus van een product, de inzet van diverse beleidsinstrumenten (taksen, labels, standaarden, vrijwillige overeenkomsten) en stakeholderinbreng centraal. Eén van de acties die van alle lidstaten werd gevraagd tegen eind 2006, was het opstellen van een nationaal actieplan voor duurzame aankopen en aanbestedingen. Dit plan dient zowel een evaluatie van de huidige situatie te bevatten, als een ambitieus actieplan met doelstellingen voor de komende drie jaar, inclusief te nemen maatregelen en te gebruiken instrumenten. Op Belgisch niveau is de federale werkgroep van de Interdepartementale Commissie voor Duurzame Ontwikkeling (ICDO) en het Coördinatiecomité Internationaal Milieubeleid (CCIM), in samenwerking met de gewesten bezig dit Nationaal Actieplan op te stellen. Nederland heeft in zijn actieplan de doelstelling vastgelegd dat vanaf 2010 alle aanbestedingen van de Rijksoverheid 100% duurzaam moeten zijn. Voor lagere overheden is de norm 50%. 2 . De herziene EU-strategie voor DO (26 juni 2006) wil tegen 2010 een gemiddeld niveau van duurzame overheidsopdrachten hebben dat gelijk is aan dat van de huidige best presterende lidstaten. Tevens zal de Commissie met de lidstaten een proces ontwikkelen om beste praktijken en ervaringen uit te wisselen, waarbij vooral ook het potentieel voor promotie bij lokale overheden wordt meegenomen. Verder zal het een benchmarking van de prestaties op dit vlak opzetten en onderzoeken hoe men duurzame aankopen van productgroepen kan promoten.

26

3 . De MVO-resolutie van het Europese Parlement van 13 maart 2007 - vraagt de EC én alle EU-regeringen op nationale én lokale niveaus om serieuze inspanningen te doen tot het aangrijpen van de kansen die de EU-Richtlijnen van 2004 voor overheidsopdrachten bieden om MVO te stimuleren door sociale en milieucriteria toe te passen. - vraagt de EC zelf om in al haar beleid en in alle bilaterale, regionale of multilaterale handelsovereenkomsten bindende artikelen op te nemen, die de actoren verplichten zich te houden aan de internationaal overeengekomen MVO-standaarden, zoals de OESO-richtlijnen, de IAO-Tripartite Verklaring en de Rio-principes, evenals de wettelijke verplichtingen aangaande mensenrechten en sociale en milieu-aangelegenheden. - pleit voor het strikt toepassen door de EC, de Europese Investeringbank en de Europese Bank voor Reconstructie en Ontwikkeling van sociale en milieucriteria bij het verstrekken van leningen aan de private sector.

Initiatieven in België inzake duurzame overheidsopdrachten 1 . In het Federaal Actieplan MVO5 (goedgekeurd op 21 december 2006 door de federale regering) horen bij Actie 1, ‘Verduurzaming van de overheidsaankopen’, o.a.: - het initiatief tot het oprichten van een steunpunt voor duurzame overheidsopdrachten, - het aanpassen van de gids voor duurzame aankopen,6 - en een onderzoek op welke manieren innovatief aanbesteden binnen de huidige wetgeving kan gebeuren.

27

2 . Het Belgisch Nationaal Actieplan voor Duurzame Overheidsopdrachten7 doet o.a. de volgende voorstellen: - de afstemming van de Belgische initiatieven inzake verspreiding van juridische informatie, - de bewaking van integratie van duurzame aspecten in overheidsopdrachten (hoe verzekert men de naleving?), - verder onderzoek naar de mogelijkheden van de toepassing van ‘levenscycluskostberekening’ bij overheidsopdrachten, - de afstemming van verschillende Belgische informatiekanalen, - het opzetten van een steunpunt voor duurzame aankopen. 3 . Binnen het beleidsdomein Leefmilieu, Natuur en Energie (LNE) van de Vlaamse administratie werd in 2007 een studie uitgevoerd naar duurzaamheidscriteria bij een aantal productgroepen: kantoormaterialen, dienstvoertuigen en werk- en bedrijfskledij. Tevens zijn er initiatieven om groene aankopen te stimuleren, bijvoorbeeld de milieukoopwijzer en de actie Groen Bestek. 4 . Daarnaast waren er diverse ESF-projecten in Vlaanderen (20062008) waar de relatie tussen het opnemen van de maatschappelijke verantwoordelijkheid en het toepassen van sociale criteria bij overheidsopdrachten wordt uitgewerkt, namelijk: - Dit VVSG-project: Besturen willen MVO verankeren - BPA-W Antwerpen: Een bijzonder plan van Aanleg naar Werk, waar sociale partners uit de bouwsector samen met de Stad Antwerpen onderzoeken hoe men grote infrastructuurwerken van de overheid kan benutten om kansengroepen en werkloze jongeren naar werk toe te leiden.

1.4 Definitie van duurzame overheidsopdrachten Vanuit het eerder genoemde Marrakech-proces gebruikt de ‘Task Force voor duurzame overheidsopdrachten’ de volgende definitie: “Sustainable Public Procurement is a process whereby organisations meet their needs for goods, services, works and utilities in a way that achieves value for money on a whole life basis in terms of generating benefits not only to the organisation, but also to society and the economy, whilst minimising damage to the environment.” Het gaat er hier om dat organisaties: −− bewust omgaan met de werkelijke noden tot aankoop, −− meer-waarde voor hun geld krijgen, −− alleen die producten, diensten en werken kopen, die bijdragen aan de samenleving en zo min mogelijk schade aan gezondheid en milieu toebrengen. Duurzame overheidsopdrachten: Alle opdrachten gegund door overheden voor het uitvoeren van leveringen, diensten en werken, waarbij ecologische, sociale, ethische en economische overwegingen systematisch worden toegepast in de opdrachten doorheen alle stadia van het aanbestedingsproces, zodanig dat de daadwerkelijke levering van het product, werk, de levering of dienst ook aan de vereisten voldoet.

5. “Federaal Actieplan MVO”, ICDO, 25 oktober 2006. Zie: www.icdo.be/NL/publicaties/ specifieke_actieplannen. 6. Zie: www.gidsvoorduurzameaankopen.be. 7. Is bij publicatie van dit document nog niet officieel bekrachtigd.

28

29

In de definitie van de Task Force wordt het principe van de levenscyclus gebruikt. Dit betekent dat niet alleen naar de aankoopkosten of prijs wordt gekeken, zoals nu veelal het geval is, maar dat ook naar de effecten van en de kosten na aankoop, dus het gebruik, wordt gekeken. Denk bijvoorbeeld aan het energieverbruik, onderhoud en reparatie, risico’s voor de gezondheid bij gebruik, recyclagemogelijkheden, of de mogelijkheid om kansengroepen naar de arbeidsmarkt toe te leiden. De definitie betekent ook dat overheden een gericht beleid voor overheidsopdrachten gaan voeren met concrete acties, doelstellingen en prioriteiten, waarbij men keuzes maakt en middelen én mankracht inzet. Dit is nu vaak niet het geval.

De initiatieven in Europa en België (zie §1.3) tonen aan dat duurzame overheidsopdrachten op alle niveaus aan belang winnen. Lokale overheden zijn hier zeker betrokken partij en kunnen meeprofiteren van de opgebouwde kennis op regionale, nationale en internationale niveaus.

Duurzame bedrijfsvoering bij overheden De overheid kan door zo’n gericht beleid van duurzame overheidsopdrachten ook haar eigen maatschappelijk verantwoord handelen en besturen vergroten. Ze kan zelf bewuster gaan consumeren. Doordat ze om duurzame producten, leveringen en diensten vraagt, kan ze ook de uitvoerders van de opdrachten een impuls in die richting geven. Of zoals in het Belgisch MVO Referentiekader staat: Door ecologische, ethische en sociale clausules in te bouwen bij de procedures van de overheidsopdrachten worden leveranciers niet alleen gestimuleerd MVO-activiteiten te ontplooien, maar ook om zelf duurzame producten en diensten te gaan produceren.8 Door op deze manier naar overheidsopdrachten te gaan kijken, kan men niet alleen de negatieve effecten verminderen, maar ook de interne bedrijfsprocessen verder optimaliseren en afstemmen op de veranderde verwachtingen. Kortom, een dergelijke visie draagt bij tot een duurzame bedrijfsvoering bij overheden.

8. “Belgisch Referentiekader MVO”, ICDO, 29 maart 2006: H5. Zie:www.icdo.be/NL/publicaties/specifieke_actieplannen.

30

31

Hoofdstuk 2

De voordelen van duurzame overheidsopdrachten Waarom zou je als bestuur beginnen aan duurzame overheidsopdrachten en ecologische, ethische én sociale criteria gaan toepassen? Veel bestuurders en ambtenaren, maar ook aankopers stellen zich vragen als: −− Maken duurzaamheidscriteria alles niet een pak duurder? −− Kan de markt wel leveren wat wij vragen? −− Wat kunnen/mogen we precies vragen? Wat staat de wet ons toe? −− Waar moet ik op letten om aan te sluiten bij de andere beleidsdoelstellingen? −− Hoe kan ik weten wat de meerwaarde is? −− Als ik een dergelijk beleid wil voeren, hoe begin ik eraan en waar moet ik op letten? Deze vragen en andere aspecten komen in de volgende hoofdstukken aan bod.

2.1 Verder kijken dan de investeringskosten Het debat over de kostprijs van duurzame producten of diensten, zowel wanneer men milieucriteria als sociale criteria toepast, is een belangrijk punt en vraagt nuancering. Dat duurzame overheidsopdrachten en de aanschaf van duurzame producten de overheid op kosten jagen is, zo blijkt uit diverse studies en praktijkervaringen, vaak eerder gebaseerd op perceptie dan op feiten. En zelfs als de aanschafprijs hoger ligt, hoeft dat niet te betekenen dat de totale kosten ook hoger zijn. Integendeel, die blijken vaak juist lager te zijn. Neem nu gebouwen … Elke lokale overheid krijgt te maken met het (ver)bouwen en beheren van gebouwen. Dit gaat van schoolgebouwen en kantoorruimtes tot woningen, buurthuizen, sport- of cultuurcentra. Lokale overheden besteden zelfs ongeveer 40% van hun aankoopbudget aan gebouwen! Men is gewend om bij aanbestedingen allereerst naar de kosten van de bouw of renovatie te kijken, dus naar de aanschafprijs. Daarna gebruikt de overheid (of anderen) het gebouw, en dan pas beginnen de echte kosten. Als nu naar de totale levenscyclus van een product wordt gekeken en dus ook de kosten na aanschaf worden meegerekend (energie- en waterverbruik, onderhoud, mogelijke vervuilingen of gezondheidsschade door toxische materialen), dan wordt het kostenplaatje heel anders. Voorbeeld 2.a Toen de stad Hamburg (Duitsland) oude lampen in 300 publieke gebouwen verving door energiezuinige lampen, daalde het jaarlijkse energieverbruik met ongeveer 4,5 miljoen kWh (vergelijkbaar met 2700 ton CO2-uitstoot). Bij een prijs van 5 cent per kWh, was dit gelijk aan een besparing van € 225 000 op de elektriciteitsrekening van de stad Hamburg.

34

Voorbeeld 2.b De bouwkosten maken slechts 2 à 3 % uit van de totale kosten van de levensduur van een gebouw.9 Energie- en watergebruik en onderhoud bepalen de echte kosten en die liggen rond de 85% van de totale kosten. De ontwerpkosten voor een gebouw liggen rond de 0,5% van de hele levenscycluskost, en het is nu net via het ontwerp dat de grootste invloed kan worden uitgeoefend op de gebruikskosten van een gebouw. De gebouwensector is zelfs verantwoordelijk voor 40% van de totale energiebehoefte in Europa.10 Divers onderzoek toont aan dat de perceptie over de kostprijs van duurzaam bouwen en de omvang van de broeikasgassenuitstoot van gebouwen niet overeenkomen met de werkelijkheid. Onderzoek van de ‘World Business Council for Sustainable Development’ (2007)11 toont aan dat de bouwkosten van energiezuinige (milieuvriendelijke) gebouwen sterk worden overschat en dat de werkelijke CO2-emissies van een gebouw sterk worden onderschat. Zo bedragen de werkelijke duurzame bouwkosten minder dan 5% extra t.o.v. de traditionele bouwkosten en de emissie-uitstoot van (niet-duurzame) gebouwen is maar liefst 40% (tegenover een schatting van mensen op slechts 19%)! Een enquête12 in 2007 van CoreNet Global en Jones Lang Lasalle bij 2300 ondernemingen uit vier continenten, heeft aangetoond dat men de kosten van duurzaam ontwerpen en bouwen sterk overschat. Meer dan de helft meent dat duurzaam bouwen meer dan 5% extra kost en 22% spreekt zelfs over een meerkost van 10%. In werkelijkheid liggen de meerkosten voor een duurzaam gebouw tussen de 1 en 5%! Overigens zegt 77% van de bedrijven bereid te zijn meer te betalen voor een duurzaam kantoorgebouw.

2.2 Duurzaam aankopen is ook slim aankopen Een open deur wellicht, maar bij het aankoopbeleid gaat het natuurlijk ook gewoon om het verstandig omgaan met de inzet van de publieke middelen. Het verder optimaliseren van de interne aankoopprocessen in de organisatie maakt hiervan deel uit. Sommige maatregelen kunnen al een groot verschil maken. 1 . Indien naar de kosten tijdens eigendom en gebruik (total cost of ownership) wordt gekeken, kan ook bespaard worden door bijvoorbeeld personeel en gebruikers voldoende uit te leggen hoe zij producten op een juiste wijze kunnen gebruiken, zodat verspilling wordt voorkomen. Bijvoorbeeld: weet de werknemer wat hij op zijn computer moet doen om tweezijdig te kunnen printen? Weten schoonmakers hoeveel en wanneer de reinigingsmiddelen te gebruiken? Weten personeelsleden hoe ze energiebewust kunnen zijn op hun werkplek? Wat doet u om uw personeel hiervoor aan te moedigen? 2 . Technische (over)specificaties in bestekken drijven de prijs vaak op. Het toepassen van meer prestatiegerichte specificaties (zie ook hoofdstuk 6) blijkt net tot besparingen van 5%-10% te leiden.13 3 . Aanbestedingen om gebouwen te bouwen kunnen op zo’n manier worden gedaan (via bv. de methode van DBFM, Design, Build, Finance, Maintenance) dat de uitvoerders ook verantwoordelijk zijn voor het verdere

9. http://www.ogc.gov.uk/documents/ImprovingStandardsOfPublicBuildings.pdf, blz. 6. 10. http://ec.europa.ey/energy/demand/legislation/buildings_en.htm. 11. WBCSD: Energy Efficiency in buildings: Business Realities and Opportunities, 2007. 12. http://www2.corenetglobal.org/home/info_center/global_press_releases/pdf/pr071029_cng_ jll_sustainability.pdf. 13. Bank Nederlandse Gemeenten: “Met zes stappen naar structurele besparingen in het inkoopproces”, J. de Vries en S. van Werven. September 2007.

36

37

4 .

5 .

6 . 7 .

8 .

38

onderhoud. Dat maakt dat uitvoerders bij het ontwerp meer zullen letten op toekomstige gebruikskosten van het gebouw. Het gezamenlijke aankopen van bepaalde producten, eventueel samen met andere (lokale) overheden, kan aanzienlijke prijsverschillen opleveren. Hoe groter de versnippering, hoe hoger de uiteindelijke kosten. (Zie voorbeeld 2.c) Het voordeel van gezamenlijke aankoop is ook dat u hogere duurzaamheidseisen kunt stellen en dat het sneller duurzame productie op de markt bevordert. Een nadeel kan zijn dat door de omvang van de opdracht kleinere aanbieders minder kans maken. Een verdere professionalisering van de interne aankoopsystemen en -processen kan helpen om onnodige kosten te voorkomen. Denk aan het afhandelen van bestellingen en facturen, of het opzetten van systemen voor voorraadbeheer. Bij veel overheden lopen deze werkzaamheden over verschillende afdelingen binnen de organisatie. Bij een gemeente met 8000 inwoners gaat het al gauw om het afhandelen van gemiddeld 35 000 aankoopfacturen per jaar.14 Een goede mix van centraal en decentraal aankopen verbetert de effectiviteit en kan besparingen opleveren. Maak zoveel mogelijk gebruik van elektronische aanbestedingen. Ook de manier van budgetteren speelt een rol. Aankoopbudgetten staan nu vaak ‘los’ van andere langetermijninvesteringen van de gemeente en worden vaak jaarlijks toegekend. Niet vastgelegde begrotingskredieten vervallen dan aan het eind van het jaar. Positieve inspanningen en besparingen van de aankoopdiensten komen zo niet altijd in beeld of worden niet beloond. Ten slotte helpen bestaande boekhoudsystemen soms niet om te meten wat men echt wil weten in het kader van duurzaam aankopen, of men kan er niet uit afleiden waar de werkelijke besparingen zitten. Dat maakt het lastig voor mandatarissen om de juiste beleidsbeslissingen voor duurzaamheid te nemen. (Zie voorbeeld 2.d)

Voorbeeld 2.c 96 kleine gemeenten van de regio Vorarlberg in Oostenrijk hebben in 2001, naar Scandinavisch voorbeeld, gezamenlijk vrijwillig bepaalde producten ingekocht, zoals ICT apparatuur, papier, bureaumeubelen en schoonmaakmateriaal.15 Hiertoe werden raamovereenkomsten afgesloten. Finse studies hadden aangetoond dat bij gemeentelijke aankoopprocessen één derde van de prijs bestaat uit proceskosten, en de rest de eigenlijke aanschafprijs betreft. Alleen al door procesoptimalisering heeft men in Finland tot 15% besparingen gerealiseerd. De verslagen van Vorarlberg uit 2005 tonen aan dat er substantiële besparingen zijn gerealiseerd met de “ÖkobeschaffungsService Vorarlberg”, zowel op de prijs voor de producten (5-10% lager) als op de administratieve kosten (20-60% lager).

14. Bank Nederlandse Gemeenten: “Met zes stappen naar structurele besparingen in het inkoopproces”, J. de Vries en S. van Werven. September 2007. 15. Zie voor een beschrijving van dit proces http://www.staedtebund.at/de/oestb/archiv/service/ studer_oegz0106.html of http://www.umweltverband.at/. 16. “Versteckte Kosten des städtischen Autoverkehrs – öffentliche Gelder für den privaten Verkehr”, ICLEI, Freiburg 2005 (Engelse versie: “Hidden subsidies for urban car transportation – Public Money for private transport”).

39

Voorbeeld 2.d In 2005 heeft ICLEI (internationaal kenniscentrum voor lokale overheden) in opdracht van de Europese Commissie in 12 Duitse en drie andere Europese steden (tussen 22 000 en 550 000 inwoners) een studie uitgevoerd naar de verdekte kosten van het stedelijke autoverkeer.16 Het doel was zichtbaar te maken hoeveel publieke middelen lokale overheden in totaal investeren in het private verkeer (gemotoriseerd individueel verkeer) t.o.v. het publieke verkeer (openbaar vervoer en andere vormen). Het toenemende dichtslibben van steden, de verminderde levenskwaliteit door lawaaioverlast en uitstoot, en het toenemende ruimtegebruik door auto’s vormen serieuze belastingen voor lokale overheden en inwoners. Bevindingen: −− Het was niet eenvoudig om alle gegevens over uitgaven en inkomsten (bv. parkeergelden) bij elkaar te krijgen. De informatie zat verspreid over vele departementen (verkeerspolitie, openbare werken, belastingen, nutsbedrijven) en werd ook niet bijgehouden op een manier dat ze gemakkelijk te herleiden was. −− Wat betreft het gebruik van de straten in de gemeenten werd 80 tot 90% van de middelen gebruikt voor inrichtingen voor het autoverkeer, de rest voor andere vervoersmiddelen. −− Gemeenten waren zich vaak ook niet bewust van bepaalde kosten, zoals bv. kosten voor het inrichten en onderhouden van parkeergelegenheid bij publieke voorzieningen: zwembaden, theater, scholen, … −− Het bleek dat de kostendekkingsgraad slechts tussen de 15 en 47 % lag. D.w.z. dat de uitgaven voor privaat verkeer vele malen hoger lagen dan de inkomsten.

40

2.3 Voordelen voor overheden en bedrijven Duurzame overheidsopdrachten leveren voordelen op, zowel voor de opdrachtgever als voor de opdrachtnemer. Voordelen voor de overheid 1 . Efficiënter en bewuster gebruikmaken van publieke middelen en materialen: - door minder en anders aan te kopen. Koop alleen wat echt nodig is en ga na of er alternatieven zijn. Dat is al besparen. - door het toepassen van een levenscyclusbenadering en het principe van de totale kost (total cost of ownership). Wat kost het gebouw of product na aanschaf aan verbruik, energie, emissies, onderhoud, reparatie? Is het veilig te hergebruiken? Wat zijn de afvalkosten? Betrek dus kwaliteit en functionaliteit bij uw aankoop, zodat u waar voor uw geld krijgt. 2 . Kopen van producten en diensten met de laagste impact én de meeste meerwaarde voor een duurzame samenleving. Verkleinen van de ecologische voetafdruk, verbeteren van de gezondheid, de tewerkstellingskansen en bijdragen aan een kwaliteitsvol leven. 3 . Concrete resultaten van duurzaamheid behalen door concrete doelstellingen te bepalen. 4 . Realiseren van (andere) duurzame beleidsdoelstellingen zoals afvalpreventie, energie-efficiëntie van gebouwen, CO2-emissievermindering, gezondheid, inclusie en tewerkstelling voor kansengroepen, duurzaam ruimtegebruik, … 5 . Beter managen van de risico’s. Door een duidelijk aankoopbeleid met de juiste kennis voorkomt men onnodige juridische procedures en kosten. U verhoogt hiermee uw reputatie. 6 . Samen met gebruikers en leveranciers (de markt) duurzame ambities

41

vormgeven. Een eenduidig signaal geven naar de markt, en bedrijven stimuleren tot meer innovatie van duurzame producten, diensten én MVO. 7 . Versterken van de regionale en lokale economie (o.a. werkgelegenheid). 8 . Door voorbeeldfunctie tonen aan de burgers dat de gemeente werk maakt van duurzame ontwikkeling. Voordelen voor bedrijven 1 . Dit betekent nieuwe afzetmarkten voor bedrijven van duurzame producten en diensten, aangezien de overheid een grote afnemer is. 2 . De overheid kan zelfs de eerste klant zijn voor nieuwe innovatieve producten en diensten en geeft zo een signaal aan andere afnemers. 3 . Duurzaam aankopen verbetert de prestaties van een bedrijf en vermindert de negatieve impact van zijn activiteiten op de maatschappij. Het helpt bedrijven MVO actief toe te passen. Daarmee investeert het bedrijf in de eigen economische overlevingskansen en gaat het actief om met de verwachtingen uit de samenleving.

Lokale overheden zijn veelal bekend met het toepassen van de tewerkstellingsparagraaf en de reservering van een opdracht voor de sociale economie. De mogelijkheid om in België een tewerkstellingsparagraaf toe te passen gaat al terug tot 1997. In de praktijk betekende dit dat er op de werf vorming door het bedrijf werd gegeven. Soms betekende die paragraaf een dienstverband bij de uitvoerder. Dit laatste werd door bedrijven als te verplichtend ervaren en maakte hen eerder huiverig om eraan te beginnen. De reservering van een opdracht voor de sociale economie heeft, via impuls van de Vlaamse en federale overheid, terrein gewonnen. Maar sociale criteria zijn veel ruimer dan deze beide vormen. Sociale criteria kunnen ook betrekking hebben op de sociale aspecten van het product zelf of in de keten, op de sociale effecten van het product op de gebruikers, of op hoe men tijdens de uitvoering of levering sociale aspecten kan benutten.

2.4 Sociale criteria toepassen Bij sociale criteria kijkt men welke sociale elementen relevant zijn voor een bepaalde overheidsopdracht. Men gebruikt wel verschillende termen: sociale criteria, sociale clausules of sociale overwegingen. Met deze termen bedoelt men in principe hetzelfde: het in acht nemen van de sociale aspecten, zonder daarbij een specifieke betekenis aan het woord “criterium” te willen toekennen. Sociale aspecten in een overheidsopdracht kunnen bijvoorbeeld gestalte krijgen als selectie- of gunningscriterium of als uitvoeringsvoorwaarde. Dit wordt in hoofdstuk 5 en 6 verder toegelicht, met de specifieke terminologie die eigen is aan deze discipline.

42

43

Voorbeeld 2.e Een gemeente besteedt een ontwikkelingsproject aan voor de bouw van woningen, kantoren, winkelruimtes, of andere gebouwen voor buurtfuncties. −− Men kan bij deze opdracht nadenken over de volledige toegankelijkheid van deze gebouwen voor allen (‘design for all’), dus ook gehandicapten, alsook over de wijze waarop het ontwerp past in en samenhangt met de omgeving. −− Men kan rekening houden met de effecten van de gebruikte materialen en de binnenluchtkwaliteit op de gezondheid van de eindgebruikers. −− Men kan eisen stellen aan de arbeids- en milieu-omstandigheden waarin de te gebruiken bouwmaterialen zijn gemaakt. Bijvoorbeeld: geen kinderarbeid bij de productie van bakstenen. −− Men kan ook nagaan of er bij de uitvoering van de werken of bij het onderhoud mogelijkheden voor tewerkstelling, training of opleiding van laaggeschoolden of werklozen zijn. −− Men kan nagaan op welke wijze men de behoeften van eindgebruikers in rekening neemt en hen betrekt bij het ontwerp over de inrichting van die ruimtes: waar komt er groen? Hoe zit het met de bereikbaarheid? Komt er wel of geen parking? Hoeveel plaatsen en waar? Hoe zit het met veiligheid, lawaai, enzovoort.

Sociale criteria kunnen heel divers zijn. Denk ook aan: 1 . opleidingstrajecten voor langdurig werklozen, kansengroepen, laaggeschoolden, … Dit kan vooral goed worden toegepast bij werken met beroepskansen voor laaggeschoolden. Denk aan projecten in de bouw, renovatie en onderhoud, projecten voor energiesnoeiers, de schoonmaak, enzovoort; 2 . het toegankelijk maken en gebruik van gebouwen voor iedereen (‘design for all’);

44

3 . de publieke ruimte, de straat en het voetpad zodanig inrichten dat rekening wordt gehouden met alle gebruikers, dus ook met mensen met een visuele handicap, ouders met kinderwagens, rolstoelgebruikers. Denk ook aan aspecten omtrent veiligheid, milieu en geluid; 4 . ervoor zorgen dat de software, voor bijvoorbeeld de publieke website van de gemeente of het online invullen van formulieren, toegankelijk en bruikbaar is voor burgers en personeel met een visuele en/of auditieve handicap; 5 . bij het uitbesteden van projecten, zoals activiteiten van een buurthuis, rekening houden met specifieke gebruikersgroepen (sociale inclusie); 6 . het respecteren van internationale arbeidsnormen (Internationale Arbeidsorganisatie, IAO) en voorkomen van extreem slechte arbeidsomstandigheden in de productieketen; 7 . zorgen dat verzekeraars voor het verzekeren van gebouwen, voertuigen, personeel of de verstrekkers van leningen ook beleggen in duurzame fondsen; 8 . aspecten van eerlijke handel en de wijze waarop producten in het land van oorsprong zijn gemaakt (eerlijke prijs voor producten, respect voor biodiversiteit, arbeidsrechten, enz.). Denk bijvoorbeeld aan fair tradeproducten en kleren. Voorbeeld 2.f In november 2006 lanceerde de Vlaamse Minister van Sociale Economie het project Energiesnoeiers. Men zag een rol voor de sociale economie bij werkzaamheden rond rationeel energiegebruik en het uitvoeren van energiebesparende maatregelen. Dit kan gaan van energiescans, het plaatsen van tochtstrips en radiatorfolie tot dak- en andere isolatie. De Koepel van Vlaamse Kringloopcentra (KVK) coördineert het project voor de diverse werkvormen van de sociale economie, met als doel een gebiedsdekkend netwerk in Vlaanderen te vormen.

45

Sociale criteria zijn niet altijd strak te scheiden van ethische of milieucriteria, of zelfs gezondheidsaspecten. Denk maar aan de luchtkwaliteit in gebouwen, het gebruik van kantoormeubelen en apparatuur die giftige stoffen bevatten, of de aanwezigheid van voldoende daglicht. Dit heeft effect op de gezondheid, het welzijn, maar ook op de arbeidsvoldoening en prestaties van de gebruikers van die gebouwen. Indien hier onvoldoende rekening mee gehouden wordt, zal dit ook een gezamenlijke maatschappelijke kost gaan betekenen die vaak pas zichtbaar wordt lang na de aankoopdatum.

2.5 Het levert meer-waarden op Er is een groeiend bewustzijn dat economische activiteiten, zoals overheidsopdrachten, naast financiële ook sociale en milieu-uitkomsten opleveren. En omgekeerd, dat sociale en milieu-activiteiten ook economische effecten hebben. Van lokale besturen wordt verwacht dat zij een beleid voeren dat beantwoordt aan de noden van de burgers en dat tegelijk het economische weefsel versterkt, het sociaal welzijn dient en de gezondheid en milieukwaliteit waarborgt. Men wil die impacten en meer-waarden in perspectief kunnen plaatsen, zodat men de middelen zo goed mogelijk kan inzetten. De behoefte om de economische, sociale en ecologische impacten te meten en daarover te rapporteren, neemt toe. Behalve de directe (economische) besparingen en (milieu)voordelen die zichtbaar worden als men aankoopt vanuit het levenscyclusperspectief, zijn er ook voordelen of meerwaarden die niet meteen zichtbaar zijn. Dit is vooral het geval bij de sociale overwegingen. De vragen zijn dan: hoe kan men weten wat de investeringen en inspanningen werkelijk opleveren? Welke meerwaarden worden gecreëerd? Voor wie? En hoe meet men die? Stel, u wilt via een aanbesteding laaggeschoolden extra opleiden en werkervaring laten opdoen om hun doorstroom naar de arbeidsmarkt te bevorderen.

46

Dit heeft niet alleen positieve uitkomsten voor henzelf, de VDAB en het OCMW, maar ook voor de bedrijven die hen opleiden en in dienst nemen. De effecten vinden echter vaak pas op langere termijn plaats en gaan niet alleen over het vergroten van de arbeidsparticipatie, maar ook over een verhoogd zelfvertrouwen, een beter welzijn of een betere inkomenssituatie (en koopkracht) van de personen in kwestie.17 In het kader van dit VVSG-project hebben de projectpartners, aan de hand van een concrete aanbesteding met sociale overweging van het OCMW Gent (een ramenwasopdracht voor de gebouwen – zie details van de aanbesteding in bijlage 2), kennisgemaakt met een methode die kan helpen deze meerwaarden zichtbaar te maken: de ‘Social Return on Investment’ of SROI. De case OCMW Gent De SROI-analysemethode meet het rendement van maatschappelijke investeringen en is een vorm van kostenbatenanalyse die ook sociale en ecologische aspecten in rekening neemt. De methode is ontwikkeld vanuit de non-profitsector en ondersteunt investeerders bij het beoordelen van aanvragen voor financiering van maatschappelijke projecten. Het is een managementinstrument dat helpt om een visie te formuleren en beslissingen te nemen. In het geval van sociale overwegingen bij overheidopdrachten staan dan de volgende vragen centraal: −− Wat men wil bereiken met die duurzame en/of sociale overwegingen? −− Welke resultaten wil men met de betrokken partners bereiken? −− Welke hulpbronnen en activiteiten heeft men om deze doelstellingen te realiseren? −− Op basis van welke afwegingen en vooronderstellingen verwacht men dat deze activiteit tot de gewenste uitkomsten en resultaten zal leiden? 17. Zie ook: Studie HIVA: “Sociale tewerkstelling rendeert (niet altijd)”, Ides Nicaise, augustus 2005, p. 162-168.

47

−− Welke toegevoegde waarde creëert men? Gaat het bijvoorbeeld alleen om een bedrijfseconomische, of ook om een sociale en ecologische of geïntegreerde (duurzame) doelstelling? De SROI-methode werd bij de case van het OCMW Gent gebruikt als instrument om: −− na te gaan wat de doelstellingen zijn die men wilde realiseren met het opnemen van de sociale criteria in de opdracht, −− in kaart te brengen wie daarbij betrokken is (of moet worden), −− na te gaan welke activiteiten elke betrokkene uitvoert om de doelstellingen te behalen, −− zichtbaar te maken wat het oplevert en voor wie. De projectpartners hebben, in het kader van dit project, slechts enkele stappen van de SROI-analysemethode toegepast op de overheidsopdracht met tewerkstellingsclausule van het OCMW Gent. Het OCMW en OTC Gent, die de tewerkgestelde artikel-60-persoon voor deze opdracht levert en begeleidt, hebben gegevens verstrekt om als test en met ondersteuning van Hefboom, enkele basisscenario’s te berekenen. Deze zogenaamde monetarisering gebeurde volgens een rekenmodel ontwikkeld door het HIVA (i.s.m. Hefboom). Bevindingen De oefening maakte duidelijk hoe belangrijk het is om goed te weten wat men wil bereiken om vervolgens te kunnen bepalen wat men wenst te meten. De projectpartners vonden vooral het toepassen van de zogenaamde stakeholder- en impactmapping (de eerste stappen van de methode) heel nuttig. Het hielp hen om: −− een beter zicht te krijgen op wat men eigenlijk met de sociale criteria wil bereiken; −− na te gaan wat de meerwaarden voor de betrokkenen kunnen zijn;

48

−− de keuzes beter te objectiveren (o.a. van belang in de communicatie naar beslissers). Bij de stakeholdermap somt men in een eenvoudige tabel alle betrokken actoren bij een opdracht op. Vervolgens beschrijft men per stakeholder de activiteiten en doelstellingen bij de aanbesteding. Daarna volgt de impactmap. Daarin geeft men per stakeholder aan wat de input, activiteit, output en outcome zijn. Het invullen van die beide ‘maps’ of kaarten kan men op twee manieren doen. Ofwel vult men de tabel volledig zelf in voor alle stakeholders, ofwel vraagt men elke stakeholder deze oefening voor zichzelf te doen. Dit laatste kan meer tijd vragen. Het voordeel is wel dat u dan verneemt hoe elke stakeholder er zelf tegenaan kijkt. Bovendien helpt het de stakeholder concreet te maken wat hij zelf verwacht en wil bereiken, en kan het bijdragen aan interne sensibilisering. In bijlage 1 staat het voorbeeld van de beide ‘maps’ die gemaakt zijn voor de case van het OCMW Gent. De monetariseringsoefening maakte zichtbaar (in cijfers) dat de offerte met een artikel-60-werknemer verschillende voordelen had. De betreffende werknemer vergroot zijn kans op werk (meer inkomen, beter beroepsperspectief). Daarnaast zijn er voordelen voor de uitvoerder van de opdracht, het ramenwasbedrijf: −− lagere loonkosten, −− de kans om nieuw personeel op te leiden en aan te werven in dit knelpuntberoep, −− een nieuw, bijkomend wervingskanaal, namelijk het OCMW, −− het bedrijf wordt interessant als uitvoerder voor andere opdrachtgevers en overheden. Ook voor het OTC was deze aanbesteding interessant, omdat zij een extra werkplek en werkgeverskanaal hebben gekregen en hun doelstellingen (activering en toeleiding naar werk) konden realiseren.

50

Zoals gezegd was dit een eerste (gedeeltelijke) oefening met de SROImethode. De conclusies zijn dus niet zonder meer te veralgemenen. De oefening heeft echter wel enkele belangrijke aspecten naar voren gebracht: 1 . De SROI-methode helpt om het denk- en beslissingsproces richting te geven. Waarom past men sociale overwegingen toe bij aanbesteding(en)? Voor wie? En hoe ruim moet het effect dan zijn? 2 . De SROI-methode kan helpen om na te gaan hoe men de middelen voor doorstroom naar de arbeidsmarkt het meest effectief kan inzetten. Wat werkt het best? De bestaande tewerkstellings- en opleidingskanalen (zoals OTC) beter benutten en/of sociale criteria bij overheidsopdrachten? We hebben al gezien dat de oefening heeft aangetoond dat het sociale criterium het aantal werkgeverskanalen en de afzetmarkt kan vergroten. Tevens helpt het werkgevers te sensibiliseren om ook andere groepen van potentiële werknemers op te leiden en/of in dienst te nemen. 3 . Vanuit het perspectief van de overheidsopdrachten is duidelijk dat een sociaal criterium, gericht op opleiding en tewerkstelling, meerwaarden oplevert en het beste werkt bij diensten en werken. Het kan interessant zijn om na te gaan of deze methode kan helpen om de meerwaarde ook bij verschillende (andere) types van aanbestedingen zichtbaar te maken.

51

Hoofdstuk 3

Hoe dit past bij mijn rollen als lokale overheid Elke overheid vervult bij het uitoefenen van haar publieke taken ook verschillende rollen. Zij is behalve beleidsmaker en wetgever ook werkgever, klant en consument, partner, investeerder, of internationale speler. De overheid kan bovendien een voorbeeldfunctie vervullen en stimulator of katalysator zijn. Via al deze rollen kan zij, zowel intern als extern, werken aan de verdere bewustmaking en stimulering van actoren om hun maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen en bij te dragen aan de ecologische en sociale uitdagingen. Dit kan zowel via de duurzame bedrijfsvoering van de eigen overheidsorganisatie als via het duurzame beleid. Met duurzame overheidsopdrachten kunnen lokale overheden hun rollen van klant/consument en katalysator waarmaken en hun maatschappelijke verantwoordelijkheid bewust opnemen. Tevens kunnen ze daarbij een voorbeeldfunctie vervullen. De nieuwe Belgische wet op de overheidsopdrachten, die is aangepast aan de Europese richtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG (zie verder hoofdstuk 5), biedt besturen, administraties, diensten en OCMW’s nieuwe mogelijkheden om de diverse rollen waar te maken. Lokale overheden, maar ook scholen of intercommunales, kunnen in die rollen ook sociale en ethische overwegingen laten meespelen in het aankoop- en aanbestedingsbeleid.

3.1 Klant- of consumentrol

3.3 Voorbeeldfunctie

Deze rol is vooral extern gericht en komt bij uitstek tot zijn recht bij overheidsopdrachten. De Vlaamse lokale besturen kopen jaarlijks voor ongeveer € 3,3 miljard aan. Ze zijn samen een grote klant met een flinke koopkracht. Dat gaat van infrastructuurwerken, diverse soorten gebouwen en onderhoud tot groenvoorziening, de aanschaf van computers, bedrijfskleding, papier, voertuigen, schoonmaakmiddelen, catering, enz. Als grote klant kan een bestuur bewust aankopen, deze klantenrol strategisch uitbouwen en het goede voorbeeld geven om zijn beleid waar te maken. Door sociale overwegingen op te nemen is de overheid vragende partij voor leveranciers van producten, diensten en werken. Een lokaal bestuur geeft als bewuste klant aan wat het belangrijk vindt bij de aankoop van diensten, leveringen en werken en welke duurzame doelstellingen het heeft. Het bestuur kan daar een zeer sturende rol spelen.

De overheid kan het goede voorbeeld ook via haar eigen bedrijfsvoering en personeelsbeleid geven, bv. via de werkgeversrol. De gemeente met haar verschillende diensten, departementen of bedrijven kan een maatschappelijk verantwoord intern personeelsbeleid voeren. Hierbij komen diverse aspecten aan bod: diversiteit op de werkvloer, stageplaatsen, thuis-werk balans, kwaliteitsvol werk, duurzame mobiliteit van werknemers, veiligheid en gezondheid op de werkplek, levenslang leren in de organisatie, kwaliteitszorgsystemen en MVO een rol laten spelen bij de werving en promotie van personeel.

3.2 Katalysatorrol

Deze rollen echt waarmaken vraagt wel een bewust duurzaam aankoopbeleid en een sociale, groene en efficiënte overheidsorganisatie. Deze overheidsopdrachten zijn onderdeel van bestaande processen, mandaten en besluitvormingsstructuren. Dat betekent dat besturen daarin hun verantwoordelijkheden opnemen, keuzes maken en prioriteiten stellen.

Een bestuur kan zijn klantenrol niet los zien van zijn beleidsrol. Zeker niet als het via die klantenrol signalen wil geven aan de verschillende actoren, signalen die net een vertaling zijn van de beleidsdoelstellingen. Daarom zal een gemeente het goede voorbeeld moeten geven en aantonen dat het consequent en standvastig is. Het kan daarmee ook een katalysator zijn. Een stad kan duurzaamheid samenhangend en systematisch toepassen in alle aankopen op haar grond- en werkingsgebied. Ze kan als lokale overheid daarmee het goede voorbeeld geven aan andere actoren, zoals bedrijven en burgers en hen stimuleren tot meer duurzame productie en consumptie. De lokale overheid wordt daarmee een katalysator. Dit betekent ook dat de lokale overheid hierover in dialoog treedt met andere lokale actoren om gezamenlijk te werken aan de duurzame doelstellingen.

54

Daarnaast kan een gemeente via overheidsopdrachten werkgelegenheid en mogelijkheden voor vorming en opleiding creëren voor bepaalde doelgroepen. Dit kan via de sociale criteria, zoals de mogelijkheid voor werklozen om werkervaring op te doen, of door het reserveren van specifieke overheidsopdrachten voor de sociale economie.

3.3 Een belangrijke taak voor mandatarissen en ambtenaren Het bestuur kan die verschillende rollen waarmaken door duurzame ontwikkeling toe te passen in de praktijk van het beleid én de bedrijfsvoering. Duurzame overheidsopdrachten kunnen op hun beurt bijdragen tot het realiseren van de ruimere duurzame stedelijke doelstellingen.

55

Lokale besturen vormen een belangrijke spil, want zij staan het dichtst bij de burger. Zij voeren immers een beleid voor het welzijn van hun burgers, organisaties en ondernemingen, zijn democratisch gelegitimeerd, hebben initiatiefrecht en de nodige omkadering. Duurzame ontwikkeling plaatst het bestuur steeds opnieuw voor uitdagingen: het verminderen van CO2-emissies, gezond en veilig voedsel, duurzame mobiliteit en transport, arbeidsdeelname, sociale inclusie en burgerparticipatie. Het lokale bestuur kan zijn duurzame doelstellingen alleen bereiken als het dit samen doet met alle betrokken actoren. Hoewel de nadruk in deze leidraad ligt op een deelaspect van overheidsopdrachten, namelijk de sociale overwegingen, is het duidelijk dat dit niet los gezien kan worden van een geïntegreerd en samenhangend beleid voor duurzame overheidsopdrachten en duurzaam beleid in zijn geheel. Mandatarissen Mandatarissen, zoals de burgemeester, schepenen, voorzitters van het OCMW en intercommunales en kabinetsmedewerkers, zullen een engagement moeten aangaan dat ook een financiële weerslag heeft. Beslist men binnen een lokaal bestuur om als klant het maatschappelijk verantwoord besturen en ondernemen te gaan stimuleren door duurzame overheidsopdrachten uit te voeren, dan kan men hierover een principebesluit nemen.

Ambtenaren bereiden dit beleid of deze initiatieven voor via een beleidsnota of aanbeveling. De bevoegde beslissingsorganen zullen zich echter steeds over de grond van de zaak moeten uitspreken, opdat het initiatief ook de vereiste ondersteuning zou krijgen. Ambtenaren Voor de uitvoering van duurzame overheidsopdrachten komen, vanwege de specifieke kennis die vereist is, verschillende ambtenaren in aanmerking: de direct betrokkenen bij de aankoop, alsook andere beleidsmedewerkers met specifieke kennis ter zake. Denk bijvoorbeeld aan de duurzaamheids- of milieu-ambtenaar, jurist, medewerkers sociale zaken en tewerkstelling, of ook diensthoofden, de budget- of financieel verantwoordelijke, stadsontvanger en HRM. Sommige bestuurders stellen speciaal een duurzaamheids- of MVOcoördinator aan om dit proces te coördineren. Wie uiteindelijk betrokken wordt, moet per gemeente worden bekeken en zal ook sterk afhangen van de omvang van de gemeente, de wijze waarop de organisatie is opgebouwd en de kennis die er in huis beschikbaar is. Het uitvoeren van duurzame overheidsopdrachten overstijgt de taken van één dienst en zal noodzakelijk leiden tot overleg en reflectie met andere diensten en andere belanghebbenden.

Grofweg kan de invoering op twee manieren plaatsvinden. 1 . Een gefaseerd ingevoerd beleid voor duurzame overheidsopdrachten voor de gehele gemeente of stad, ondersteund vanuit het bestuur. Er wordt een meerjarenbeleid opgezet en er worden prioriteiten vastgelegd met eventueel specifieke projecten waarin experimenten mogelijk zijn. 2 . Vanuit een initiatief van ambtenaren of een schepen kan met een concreet experiment of project gestart worden, waardoor men verdere ervaringen kan opdoen en ook het bestuur, collega’s en anderen kan winnen voor meer duurzame overheidsopdrachten binnen de organisatie.

56

57

Hoofdstuk 4

Het proces in gang zetten Om van start te gaan, is het wenselijk eerst na te gaan wat er op dit moment al gebeurt om die bewuste klantrol waar te maken. Als uw organisatie al initiatieven neemt, is het verstandig daarop voort te bouwen. Wat goed werkt, moet men zeker behouden! Duurzame overheidsopdrachten maken het mogelijk om bij aankoop heel bewust te kijken naar de kwaliteit van een product, dienst of werk. Doet het wat men wil bereiken, heeft het geen negatieve effecten op de gezondheid, draagt het bij tot de leefbaarheid in de gemeente of helpt het mensen aan zinvol werk? Een belangrijke eerste stap is nagaan of en in welke mate in het hele aankoopproces al ecologische, ethische en sociale overwegingen zijn opgenomen. Als men dit al langer doet, dan staat een bestuur niet ver meer af van het hanteren van sociale overwegingen en kan het een werkelijk geïntegreerd duurzaam aankoopbeleid opzetten. Net als bij het invoegen van milieu- of ethische criteria, vraagt het invoegen van sociale criteria om een bepaalde kennis en moeten vooraf bepaalde afwegingen worden gemaakt.

4.1 Belangrijke randvoorwaarden Zodra het lokale bestuur en de organisatie het belang van duurzaamheid onderschrijven en in hun beleid opnemen, moet dit ook tot uitdrukking gebracht worden in het aankoopbeleid. Duurzame overheidsopdrachten hebben niet alleen een strategische beleidskant, die verder gaat dan alleen het ‘verduurzamen’ van de aankoopdienst, ze vragen ook aandacht voor de interne ondersteunende processen en een efficiënte bedrijfsvoering. Het gaat hierbij ook over de manier waarop de aankoop wordt georganiseerd en ingepast in de bestaande organisatiestructuren en in het bestaande beleid. Zo kan het nadenken over en het opstarten van de aankoop van milieuvriendelijkere dienstauto’s aanleiding geven tot het ontwikkelen van een breder duurzaam mobiliteitsbeleid voor de hele gemeente, in alle facetten van de uitvoering van haar taken. Dat betekent dus ook dat andere afdelingen, die niet noodzakelijk bezig zijn met aankoop, hierbij betrokken worden. Duurzaam kopen wordt zo ook duurzaam facilitair management, duurzaam ICT, duurzaam gebouwenbeheer, personeelbeleid, enz. Daarnaast kan duurzaam aankopen niet los gezien worden van de interne bedrijfsvoering. Zoals we in hoofdstuk 2 hebben gezien, levert aandacht voor duurzaamheid ook efficiëntie in de bedrijfsvoering op, en afwegingen voor de toepassing van duurzaamheidsaspecten worden eenvoudiger als efficiëntiedoelstellingen hiermee in lijn liggen. Verder gaat het ook over de aanbestedingsprocessen. Welke documenten worden gebruikt? Welke mate van standaardisatie kan men aanbrengen? Hoe gebeurt de opvolging en welke ondersteuning is er vanuit HRM om verdere kennis op te doen? Diverse internationale studies18 inventariseren belangrijke randvoorwaarden die bijdragen tot het succesvol invoeren van duurzame overheidsopdrachten.

60

Wat draagt bij tot het succesvol invoeren van duurzame overheidsopdrachten? 1 . de aanwezigheid van sterke politieke drijfveren en draagvlak, 2 . de aanwezigheid van nationale richtlijnen en programma’s, 3 . de ondersteuning vanuit het management (inclusief tijd en middelen) met duidelijke strategische doelstellingen, 4 . de aanwezigheid van voldoende kennis en instrumenten inzake het invoegen van ecologische, sociale en ethische criteria, zowel i.v.m. de technische aspecten, als de wettelijke kaders, 5 . de beschikbaarheid van goede informatiebronnen voor aankopers met informatie over productcriteria en specificaties, 6 . het toepassen van innovatieve aanbestedingstechnieken, bv.: ‘levenscycluskostberekening’ en gebruik van functionele en prestatiespecificaties (i.p.v. alleen technische, zie ook hoofdstuk 6), 7 . de aanwezigheid van milieumanagementsystemen in de organisatie.

Ervaringen bij overheden leren bovendien dat … 1 . hoe beter de overheid weet wat ze wil, hoe beter ze haar wensen kan vertalen in concrete duurzame aankopen en aanbestedingen. Als je kan aangeven wat je wil bereiken, kan je hierover ook gemakkelijker communiceren.

18. O.a. Green Public Procurement in Europe 2005 (status overview) en 2006 (conclusions and recommendations) – EU-benchmarkstudies over de aanwezigheid van ecologische criteria in aanbestedingsprocedures en -documenten van 25 lidstaten. Identificeert ook succesfactoren bij de zogenaamde ‘Green-7’: Denemarken, Duitsland, Finland, Oostenrijk, Nederland, VK en Zweden.

61

2 . overleg met de markt (om na te gaan wat die kan bieden aan innovatieve mogelijkheden) bijdraagt om de duurzame stad of gemeente samen te realiseren. Het gaat niet om de perceptie, ‘de markt kan niet leveren wat wij vragen’. 3 . hoe beter men zich organiseert, hoe beter het werkt. Ontwikkel dus duidelijke aankoopprocessen en -procedures met heldere beslisstructuren en concrete instrumenten. Formuleer minimale (standaard)duurzaamheidscriteria voor de bestekken. 4 . netwerken en training uw personeel helpen om hun verdere kennis op te bouwen. 5 . samenhang en eenduidigheid in de uitvoering van de aankopen de betrokkenheid van mensen uit de eigen organisatie vergroot.

4.2 Het bestuur kan succesvol prioriteiten (af)wegen Een bestuur kan met een gericht en coherent beleid voor duurzame overheidsopdrachten succesvol prioriteiten afwegen en beslissingen nemen. Dit is nieuw voor besturen, mede omdat er voor de huidige aankopen vaak geen beleid is ontwikkeld. Het is belangrijk om een intern proces in gang te zetten waarbij alle diensten, diensthoofden en het bestuur betrokken zijn. Ontwikkel een gezamenlijke visie op duurzaamheid en MVO. Ga na wat u gezamenlijk wil realiseren op de (middel)lange termijn en wat al op korte termijn gedaan kan worden. Veel is (meteen) mogelijk: niet onnodig aankopen, zuiniger energiegebruik, afvalreductie, gezonde voeding in de kantines of een eigen diversiteits- en mobiliteitsbeleid. Ga vervolgens na hoe dit omgezet kan worden in een bewust aankoopbeleid. De ambitieniveaus kunnen verschillen en zullen verder evolueren. Dit is normaal, u kunt nu eenmaal niet alles tegelijk doen, of op

62

twee jaar tijd 100% duurzaam aankopen. Het is wel van belang de gekozen ambities steeds te vertalen in duidelijke en concrete doelstellingen. Stap voor stap kunt u dan gezamenlijk de lat steeds hoger leggen. Dit betekent onvermijdelijk dat er keuzes gemaakt moeten worden. Het is zeker niet altijd gemakkelijk om te bepalen of sociale criteria zwaarder kunnen wegen dan ecologische, of omgekeerd. Het voordeel van een coherent beleid dat een breed draagvlak heeft en duidelijke doelstellingen kent, is dat u deze keuzes kunt maken en kunt verantwoorden. Het is dan niet meer alleen de zorg of beslissing van die ene aankoper of ambtenaar, die de afweging nu vaak moet maken zonder een beleidsomkadering. Er bestaat niet één ideale manier om het proces in gang te zetten. Welke manier het beste werkt in uw situatie, zal onder meer afhangen van de structuren en werking van de verschillende diensten binnen de gemeente, de aanwezige kennis over DO en duurzame overheidsopdrachten en de manier waarop de aankoop nu georganiseerd is: verlopen de processen centraal of decentraal? Wie beslist wat? Welke documenten en instrumenten gebruiken we? Gebruiken we managementsystemen? Enzovoort. De ene keer zal het initiatief eerder vanuit de medewerkers, ambtenaren of directeuren van de diensten komen (bottom-up), de andere keer neemt het bestuur het initiatief (top-down). Om succesvol te zijn, zijn echter beide nodig.

4.3 Manieren om eraan te beginnen Van cruciaal belang is de aanwezigheid van een draagvlak bij het bestuur en management. Echter, ook als dat draagvlak nog niet bestaat, kan men er toch aan beginnen.

63

Grofweg zijn er drie manieren om sociale criteria toe te passen bij overheidsopdrachten. De doelstelling, omvang en aanpak van deze manieren zijn anders en spelen zich af op verschillende niveaus van de organisatie. Het kan gaan van een los experiment met sociale criteria naar een meer projectmatige aanpak, of een volledig geïntegreerd beleid voor duurzame overheidsopdrachten.

4.3.1 Experiment Onder het motto ‘niet praten, maar doen’ besluit u aan het werk te gaan. Via een experiment met een concrete aanbesteding past u het concept van sociale criteria toe. Het doel U kiest voor een experiment omdat u het draagvlak bij collega’s, aankopers, management, of uw bestuur wil vergroten. Zij zijn misschien nog niet overtuigd van de zin van duurzaam aankopen of van het invoegen van sociale criteria. Het experiment kan bovendien helpen om meer concrete en praktische ervaringen op te doen met het toepassen van sociale criteria binnen de gemeente of het OCMW. Initiatiefnemer(s) Het initiatief kan in principe van iedereen uit de organisatie komen, of zelfs van een organisatie uit uw gemeente die vraagt naar uw sociaal engagement bij aankopen. In de praktijk komt zo’n initiatief vaak van een individuele ambtenaar, aankoper, of bestuurder. Betrokkenen Wie u bij het initiatief betrekt is natuurlijk mede afhankelijk van hoe uw aankoop intern georganiseerd is en bij welk soort aanbesteding u dit experiment wilt uitvoeren. Om u op weg te helpen kunt u zich hierbij steeds de volgende

64

vragen stellen: 1 . Wie heeft de kennis over sociale thema’s in huis? 2 . Welke beslissers en sleutelpersonen moet ik aan mijn zijde krijgen voor dit initiatief? 3 . Wie zal te maken krijgen met de effecten van dit experiment (denk aan gebruikers, deelnemers, buurtbewoners, …)? 4 . Wie wil ik verder overtuigen van en/of sensibiliseren voor deze nieuwe aanpak?

☞ Let op!

De betrokkenen kunnen dus zowel mensen van binnen als van buiten uw organisatie zijn! Betrek in elk geval uw verantwoordelijke aankoopdienst en/ of aankoper voor de specifieke kennis omtrent het opmaken van de bestekken en de bewaking en opvolging van de procedures. Daarnaast is het wenselijk verantwoordelijken van sociale zaken, werkgelegenheidsbeleid of economie te betrekken bij de inhoudelijke invulling van de sociale criteria. Tevens is hun zicht op de mogelijke leveranciers in de markt en hun kennis over lokale actoren voor opleiding en training zeer relevant. Interne of externe ondersteuning Een experiment kan uitstekend worden opgezet vanuit de eigen ervaringen. Het is natuurlijk niet nodig het warme water zelf opnieuw uit te vinden. Het kan zinvol zijn informatie in te winnen bij andere gemeenten en OCMW’s die hiermee al gewerkt hebben, of om bijvoorbeeld via de VVSG de beste praktijken te achterhalen. Voordelen van het werken met een experiment −− Men kan het toepassen van sociale criteria bij één of meerdere concrete overheidsopdrachten uitproberen. −− De opstart is eenvoudig te doen vanuit een dienst of via de aankoper. Men hoeft enkel consensus te creëren rond het gegeven zelf en de beschrijving

65

van de doelstelling van het experiment. De uiteindelijke uitkomsten en resultaten liggen open. −− Het levert kritisch materiaal op voor de discussie over sociale overwegingen binnen de gemeente, het bestuur of de dienst. −− Men doet praktische en zinvolle ervaringen op die kunnen leiden tot het verbeteren van werkpraktijken of die nieuwe inzichten kunnen geven voor een duurzaam aankoopbeleid. Zeker indien een draagvlak voor een integrale aanpak van duurzaamheid nog ontbreekt of wanneer men nog niet zo intensief ervaring heeft opgedaan met sociale, of milieu- en ethische criteria bij aankopen, kan deze manier goed werken. Nadelen van de experimentele aanpak −− Een dergelijk experiment kan niet noodzakelijk rekenen op een algemeen draagvlak voor de integratie in het beleid, waardoor er na de (positieve) evaluatie soms nog een proces van overtuiging doorlopen moet worden. −− Indien er onvoldoende communicatie is en het experiment dus onvoldoende zichtbaar wordt bij collega’s, bestuurders, gebruikers en burgers, bestaat het risico dat het bij een geïsoleerd initiatief blijft. −− Eén experiment zal niet veel gewicht in de schaal leggen als het om werkelijk duurzame effecten gaat (maar dat is dan ook niet het doel van deze aanpak).

66

Voorbeeld 4.a: OCMW Beringen Overheidsopdracht voor levering van brood en gebak aan het OCMWrusthuis Corsala De directe aanleiding was het herzien van alle aankoopcontracten bij het OCMW. De al bestaande samenwerking met een school voor deeltijds onderwijs maakte het mogelijk dit te koppelen aan een concrete overheidsopdracht. Er werd een sociale tewerkstellingsparagraaf opgenomen in het bestek voor de levering van brood en gebak aan OCMW-rusthuis Corsala. Bevindingen Er is een belangrijke reden waarom men dit kon realiseren: er bestond een grote betrokkenheid van het beleid en de OCMW-secretaris, en van daaruit kon men de directeur van het rusthuis overtuigen van de zin van deze sociale overweging. Dit was de eerste keer dat men binnen het OCMW een sociale clausule heeft toegepast. In concreto: bij de aanbiedende bakker wordt vanaf nu een leerwerkplaats aangeboden i.s.m. het deeltijds onderwijs. (Verdere details in fiche in bijlage 2.)

4.3.2 Projectmatige aanpak Een projectmatige aanpak heeft een grotere omvang en impact dan één enkel experiment. Kenmerkend voor deze aanpak is dat er duidelijke doelstellingen zijn geformuleerd. Men kan ook over een langere periode een project uitwerken waarin concrete resultaten nagestreefd worden. Dit project kan meteen over meerdere overheidsopdrachten gaan, bijvoorbeeld voor bepaalde soorten aanbestedingen of productgroepen (werken, schoonmaak, catering) of via een uitwerking van een tewerkstellingsbeleid voor kansengroepen, zoals bv. een jeugdwerkloosheidsplan. Bij deze aanpak is er soms al ervaring opgedaan met sociale overwegingen en bestaat er al meer draagvlak

67

bij het management en/of bestuur. Vaak komt (nieuw) beleid voort uit concrete (piloot)projecten en kan dit een goede methode zijn voor verdere beleidsontwikkeling. Het doel Het doel van een projectmatige aanpak is dat dit de aanloop kan zijn naar een geïntegreerde aanpak van sociale overwegingen bij het aankoopbeleid van de stad of gemeente. In een project werkt men naar concrete doelstellingen en resultaten toe, die vervolgens vertaald worden naar het verdere beleid. Tevens kan deze aanpak, die bijvoorbeeld een bepaalde productgroep of type van opdracht betreft, niet alleen de eigen organisatie maar ook leveranciers en bewoners van uw gemeente verder sensibiliseren voor sociale en duurzame beleidsinitiatieven. Initiatiefnemer(s) Ook hier kan het initiatief zowel van een ambtenaar als van een bestuurder komen. Die ambtenaar kan zowel iemand uit de aankoop zijn als iemand uit het sociale of tewerkstellingsbeleid. Door de omvang, middelen en mankracht die moeten worden ingezet, is een bredere betrokkenheid en ondersteuning vanuit de organisatie gewenst. Deze projectmatige aanpak kan pas echt slagen als ook het bestuur er zijn schouders onder zet. Betrokkenen Dit is opnieuw afhankelijk van het onderwerp van het project en van het type overheidsopdracht. De vier vragen die hierboven werden beschreven bij de experimentele aanpak zijn ook hier van toepassing. Stel dat zo’n project is gericht op het invoegen van sociale criteria, bijvoorbeeld stageplaatsen of werkplekleren voor overheidsopdrachten voor de schoonmaak van de publieke gebouwen in uw stad of OCMW. Dan heeft dit niet alleen gevolgen voor de aankoopdienst en voor de praktische aspecten

68

van de aankoopprocedure, maar ook voor de leveranciers en lokale opleidings- en tewerkstellingsactoren. Interne of externe ondersteuning De noodzaak voor ondersteuning hangt af van de omvang en complexiteit van het project, de aanwezige kennis en ervaring die men in huis heeft en de mate van betrokkenheid van andere externe partijen, zoals bedrijven. Denk bijvoorbeeld aan de bouw- of schoonmaaksector, of sociale-economiebedrijven. Het kan dan wenselijk zijn om voor de opzet van het project, de te behalen resultaten en de begeleiding van het proces, externe expertise en ondersteuning binnen te halen. Voordelen van de projectmatige aanpak −− een grote(re) gedragenheid door zowel ambtenaren als mandatarissen, −− de toepassing van projectmanagement met opvolging en evaluatie, −− een potentieel grotere dynamiek en mogelijke samenwerkingsverbanden met andere actoren, −− een grotere zichtbaarheid binnen en buiten de organisatie, −− een betere kans op afstemming met en implementatie in het reguliere beleid, −− een grotere kans op het realiseren van (meetbare) duurzame effecten. Nadelen van deze methode −− de (tijdelijke) financiering. −− Het gaat om een tijdelijk project dat geen voortgang vindt indien het niet wordt opgevolgd en verder ingebed in de organisatie en/of het beleid.

69

Voorbeeld 4.b: Stad Aalst

Voorbeeld 4.c: Stad Antwerpen

ESF-project Jeugdwerkloosheidsplan en MVO De insteek voor sociale criteria bij overheidsopdrachten is bij de Stad Aalst op gang gekomen door een koppeling van het ESF-project “Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen” aan het Jeugdwerkloosheidsplan (midden 2006). De stedelijke werkgroep heeft onderzocht hoe de stad haar voorbeeldfunctie en katalysatorrol inzake MVO kon opnemen. Daarvoor werd op 28 maart 2007 ook een werkgroep Sociale Clausule opgericht. De werkgroepcoördinatie (dienst werkgelegenheid) heeft met ondersteuning vanuit dit VVSG-project in het voorjaar van 2007 diverse informerende gesprekken gevoerd met de verantwoordelijke schepen, directieleden, bestuurssecretarissen, aankoopdienst, stadsontvanger, … Er was binnen de stad nog weinig ervaring met sociale criteria bij overheidsopdrachten. De gesprekken waren bedoeld om betrokkenen meer inzicht te geven in de mogelijkheden van sociale criteria bij overheidsopdrachten en in hoe dit de MVO-rol van de stad verder kon versterken. Er werd onderzocht of er een geschikte aanbesteding was om sociale overwegingen toe te passen. Die was op dat moment niet voorhanden, en niet iedereen had dezelfde doelstellingen en ambities.

ESF project – Een bijzonder plan van aanleg naar werk – BPA-W In dit anderhalf jaar durende project (september 2006 – april 2008) wilde de stad Antwerpen de instroom en begeleiding van Antwerpse kansengroepen, vooral jongeren, bij grote infrastructuurwerken bevorderen, en dit koppelen aan sociale doelstellingen en criteria bij overheidsopdrachten. De centrale vraag hierbij was hoe bedrijven en overheden samen hun maatschappelijke verantwoordelijkheid kunnen opnemen bij overheidsopdrachten voor bouwen infrastructuurwerken, om zo de instroom van kansengroepen naar de arbeidsmarkt te vergroten. Hiervoor werd een methodiek ontwikkeld om tijdig zicht te krijgen op het potentieel voor laaggeschoolden bij grote werken, en werd een manier uitgewerkt om de begeleiding op de werkplek tijdens de uitvoering van zulke werken praktisch vorm te geven. Tijdens dit project werden deze methoden toegepast en getest op bouwwerven. Het doel was om de opgebouwde kennis en methoden toe te passen bij overheidsopdrachten voor werken, onder meer bij het Masterplan Mobiliteit Antwerpen. Het BPA-W-project is een samenwerkingsverband van de stad Antwerpen met de sociale partners uit de bouwsector, vakbonden, diverse opleidingsactoren, FVB-Bouwpool Antwerpen en de VDAB en Stad Antwerpen.

Uitkomsten Voortgaande werkzaamheden van de betrokken ambtenaren, tussentijdse adviezen aan het College van Burgemeester en Schepen (CBS) en een MVOtraining aan het personeel hebben ondertussen een hele dynamiek in gang gezet. Dit heeft er in het najaar van 2007 toe geleid dat: −− er een draagvlak bestaat om in 2008 met de verantwoordelijke ambtenaren sociale overwegingen toe te passen en om bij elke opdracht deze afweging te maken, −− men nu ook meer duurzaam wil aankopen en hierbij steeds sociale-economiebedrijven in overweging wil nemen. (Verdere details in fiche in bijlage 2.)

70

Uitkomsten De resultaten, uitkomsten en aanbevelingen uit het project werden gebundeld in de publicatie "Bruggen naar Werk" (gepland voor april 2008, verkrijgbaar bij de stad Antwerpen, Werk en Economie). Het is echter nu al duidelijk dat dit het gezamenlijke proces met de sociale partners veel nieuwe ideeën vernieuwende concepten heeft opgeleverd en dat de bereidheid om dit samen uit te werken bij alle partners sterk aanwezig is.

71

4.3.3 Een geïntegreerde aanpak voor de hele stad Hier kijkt het lokale bestuur naar de mogelijkheden om in zijn hele aankoopbeleid duurzaam te gaan werken. De keuze hiervoor zal vaak kaderen in een breder stedelijk duurzaamheidsbeleid. Het gaat dus om het opzetten van een strategie. Dit is een proces dat tijd, middelen en mankracht vraagt. Het doel Het doel is om een bewust, coherent en geïntegreerd beleid van overheidsopdrachten te voeren, en om duurzaamheid te verankeren doorheen alle aankopen. De concrete doelstellingen die de stad hierbij formuleert kunnen divers zijn en zullen ook van het ambitieniveau afhangen. Een stad kan nagaan welke impacten ze wil aanpakken. Denk bijvoorbeeld aan: −− CO2-emissie verminderen, −− duurzaam energiegebruik (zowel minder als duurzame/hernieuwbare energiebronnen), −− ruimtelijke inrichting duurzaam maken via alle infrastructuurwerken en gebouwen, −− de schade aan menselijke gezondheid terugdringen (voedsel, luchtkwaliteit), −− KMO’s betere kansen geven bij overheidsopdrachten, −− lokale arbeidsparticipatie verhogen, −− de innovatie van nieuwe duurzame producten bij leveranciers bevorderen. Die doelstellingen worden vervolgens concreet gemaakt. Het helpt om een actieplan te maken met duidelijke prioriteiten. Elk jaar kunnen de ambities van wat men wil bereiken via duurzame aankopen uitgebreid worden. Leg de lat geleidelijk aan hoger; u kunt immers niet alles tegelijk doen. Een geleidelijke aanpak geeft iedereen de kans mee te groeien. Ook de markt, de leveranciers, krijgen zo de kans om nieuwe en duurzamere producten en diensten aan te bieden.

73

Initiatiefnemer(s) Voor deze integrale aanpak is het engagement van de top (het bestuur, de directie en het management) een absolute voorwaarde. Het initiatief, maar ook de ondersteuning in termen van bestuurs-, of collegebesluiten en het vrijmaken van mankracht en middelen voor dit proces, zullen van hen moeten komen. Het kan goed zijn dat dit initiatief uiteindelijk tot stand komt dankzij de stuwende en proactieve krachten van ambtenaren. Betrokkenen Voor zo’n integrale aanpak is een goede analyse van alle belangrijke interne en externe actoren noodzakelijk. De actoren zullen ook veranderen naargelang van de fase van het proces en de specifieke noden. Ook leveranciers en de markt moeten erbij betrokken worden. Het is wenselijk een kerngroep of werkgroep samen te stellen waarin verschillende representatieve groepen uit de stad zitten, zodat men zeker kan zijn dat de gewenste kennis en competenties aanwezig zijn om het proces in gang te zetten, aan te sturen en op te volgen. Van bij het begin dienen hier in elk geval verantwoordelijken van aankoop (bij grotere gemeenten kunnen dit meerdere diensten of stadsbedrijven zijn), budget, financiën, boekhouding en milieu-, sociale en werkgelegenheidsexpertise betrokken te worden. Een goede samenwerking met en het benutten van de aanwezige kennis van deze deskundigheden is cruciaal voor het welslagen van dit proces. Interne verankering Zo’n proces is natuurlijk heel wat complexer dan een enkel experiment en vraagt meer tijd en specifieke kennis. De mogelijkheden om dit in gang te zetten en de manier waarop men dit aanpakt zullen ook afhangen van de grootte van de gemeente of het OCMW. Het gaat hier immers niet alleen over de hele aankoopstrategie (het specificeren, het selecteren en de nazorg); het gaat ook om het verankeren van duurzaamheid in het hele aankoopproces, de

74

documenten en de organisatie. Hier zijn dus niet alleen aankoopdiensten bij betrokken, maar ook vele andere mensen uit de organisatie. Van groot belang voor het welslagen is dat er iemand verantwoordelijk is voor dit proces. Dit is meestal een persoon die een team of werkgroep duurzame aankopen aanstuurt. Het is wenselijk om ook een stuurgroep samen te stellen met beslisbevoegdheden, met bv. mandatarissen (vanuit het CBS of Vast Bureau) en managers (directeuren), zodat de procesbewaking en de verbinding met het bestuur (beter) gegarandeerd zijn. Het bestuur mandateert de verantwoordelijke persoon en het team. Zij krijgen duidelijke taken en verantwoordelijkheden toegewezen en krijgen daarvoor ook tijd en middelen. Het team moet noodzakelijke kennis en vaardigheden bezitten. Daarbij zijn de volgende aspecten van belang: −− basiskennis van inkoopprocessen en procedures, −− budgettaire, financiële kennis, −− kennis inzake milieu-sociale en werkgelegenheidsaangelegenheden, −− milieu- en sociale specificaties kunnen opstellen, −− goede communicatieve eigenschappen en in staat zijn om anderen te enthousiasmeren, doorzettingsvermogen, −− ondersteuning vanuit het management bij de uitvoering (bv. in werkgroepen met anderen in de organisatie). Voor- en nadelen van deze interne verankering Het voordeel van deze werking is dat de mensen uit de eigen geledingen komen (en dat ze dus vertrouwen genieten) en een tijdpad kunnen uitstippelen naar het tempo en de mogelijkheden van de diverse andere betrokkenen. Tevens kan het wat werkdruk wegnemen bij anderen en kan er aan een langetermijnoplossing worden gewerkt. Een nadeel kan zijn dat de personen te weinig steun krijgen van de rest van de stadsorganisatie of dat ze bepaalde weerstanden moeilijk kunnen overwinnen.

75

Externe ondersteuning Zo’n geïntegreerd proces vraagt een langere looptijd, speelt zich af op vele niveaus van de organisatie (zowel verticaal als in de breedte) en betreft zowel het beleid, de processen, procedures, als systemen. Deze complexiteit maakt het inhuren van externe expertise soms wenselijk. Bij externe procesbegeleiding geeft een bestuur de opdracht aan een gespecialiseerd bureau, dat instaat voor het in gang zetten en begeleiden van het hele proces en het toewerken naar concrete doelstellingen. Dit heeft een aantal voordelen: −− De juiste kennis is direct beschikbaar, het bestuur haalt die in huis. −− Het geeft het proces (externe) legitimatie. −− Men heeft een engagement om resultaten te behalen. Hier is dan wel van belang dat −− men het bestuur als één man achter de opdracht krijgt, −− het bestuur duidelijk weet wat het wil, of dat het keuzes voor het verdere proces bepaalt op basis van de adviezen van een interne werkgroep onder externe begeleiding, −− het management (de dagelijkse leiding van diensten) voldoende mee is om het proces te ondersteunen. Voordelen van de geïntegreerde aanpak Voor het realiseren van de verschillende rollen van de stad, maatschappelijk verantwoord besturen en bijdragen aan duurzame ontwikkeling, verdient deze integrale en brede aanpak op termijn de voorkeur. Het kan echter goed zijn dat men eerst meer ervaring wil opdoen en een draagvlak bij het bestuur en in de organisatie wil creëren. Dan zijn de eerste twee manieren van aanpakken mogelijk. Overigens zal bij de integrale duurzame aanpak ook niet alles in één keer kunnen gebeuren en zullen er ook experimenten en projecten worden opgestart.

76

De geïntegreerde aanpak is de meest aangewezen manier om duurzaamheid echt te integreren. Feit is wel dat er tijd en middelen moeten worden vrijgemaakt om dit proces te realiseren. Ook bij een geïntegreerde aanpak voert men projecten uit om het duurzame beleid te realiseren en de doelstellingen te halen. Zulke projecten maken dan zichtbaar wat u van plan bent.

Voorbeeld 4.d: Stad Gent Interne werking – werkgroep ‘duurzaam aankopen’ In 2004 keurde het CBS de oprichting van de werkgroep Duurzaam Aankopen goed, alsook het principe om milieu- en sociale criteria in de bestekken van de stad op te nemen. Eind 2006 is de werkgroep uitgebreid met een vertegenwoordiger van het departement Werk & Economie, om ook de expertise over lokale werkgelegenheid en sociale overwegingen te benutten. Dit VVSG-project heeft hierin als katalysator gewerkt. Er vonden al veel aankopen plaats met milieucriteria, ethische en sociale criteria, maar dit had eerder een ad hockarakter en is vooral sensibiliserend. In 2007 wilde de werkgroep een structureel en geïntegreerd beleid voor duurzame overheidsopdrachten opstarten in de stad Gent. De werkgroep heeft hiervoor, met expertenondersteuning vanuit dit VVSG-project, een voorstel ingediend. De basis werd gelegd, mede dankzij een grote strategische oefening van de stad met als nieuwe missie: Gent, een scheppende stad die, door de doorgedreven bundeling van alle creatieve krachten, een voortrekkersrol speelt bij de ontwikkeling van een duurzame, solidaire en open samenleving. Deze nieuwe missie maakt veel mogelijk en toont aan dat het bestuur zich richt op de integratie van duurzaamheid binnen alle domeinen, dus ook duurzame overheidsopdrachten. (Verdere details in fiche in bijlage 2.)

77

Voorbeeld 4.e: Stad Antwerpen Met externe begeleiding – werkgroep ‘De stad als bewuste klant’ In het kader van en met expertenondersteuning vanuit dit VVSG-project werd in 2007 een werkgroep opgestart met experts en aankopers van verschillende stadsdiensten en dochterorganisaties. Doelstelling was het identificeren en opzetten van pilootprojecten met sociale overwegingen in overheidsopdrachten. Het managementteam van de stad besliste dat het mandaat van deze werkgroep moest worden verruimd tot sociale, ethische en ecologische overwegingen bij overheidsopdrachten, en ook tot de dochterorganisaties OCMW en Havenbedrijf. De werkgroep is in 2007 drie keer bijeen gekomen en heeft een eerste inventarisatie gedaan van de aanwezigheid van duurzame criteria bij de huidige overheidsopdrachten, en enkele belangrijke processen en kerntaken van de deelnemende diensten in beeld gebracht. Vervolgens heeft het voorstellen gedaan voor een werkwijze voor 2008, waar via experimenten en pilootprojecten bij vier prioritaire productgroepen (schoonmaak, ICT, dienstkledij en dienstvoertuigen) een werkwijze en actieplan voor duurzame overheidsopdrachten wordt opgesteld. (Verdere details in fiche in bijlage 2.)

Conclusies Het mag duidelijk zijn dat de keuze voor een bepaalde aanpak (of een mix van de drie methodes) in de praktijk veelal afhangt van de bestaande dynamiek, de aanwezigheid van mensen die het proces kunnen (uit)dragen en versnellen, de urgentie, de omvang van de organisatie en de manier waarop de overheidsopdrachten georganiseerd zijn, de aanwezige kennis bij mensen binnen het bestuur en de diensten en de inzet van middelen.

78

Dit alles plaatst mandatarissen en ambtenaren voor vragen en uitdagingen. Het vraagt om samen werken, samen reflecteren, samen keuzes maken en samen prioriteiten stellen. Dit is onder meer nodig om na te gaan hoe sociale overwegingen kunnen bijdragen aan het realiseren van de sociale doelstellingen en ambities van de lokale overheid. Weten we welk type van sociale criteria het best past bij welk soort overheidsopdracht? Hebben we goed zicht op de morfologie van ons werklozenbestand? Welke knelpuntberoepen zijn er in onze regio en wat is de vraag op de arbeidsmarkt? Deze samenwerking is ook noodzakelijk om te kunnen bepalen welke overwegingen meer gewicht mogen krijgen. Dit laatste kan dilemma’s opleveren. Als men bijvoorbeeld gezamenlijk wil aankopen (eventueel samen met andere gemeenten), dan kunnen (door het grotere volume) misschien betere producten en diensten worden verkregen die goedkoper zijn, minder vervuilen of de CO2-uitstoot sterk verminderen. Dit zou echter ook kunnen betekenen dat lokale (kleinere) leveranciers minder aan bod komen, dat zij minder kansen krijgen om nieuwe ervaringen op te doen in verband met de duurzaamheidswensen van de stad, of dat zij niet verder gestimuleerd worden om maatschappelijk verantwoord te ondernemen.

4.4 Draagvlak en procesdynamiek ontwikkelen Als men een duurzaam aankoopbeleid gaat ontwikkelen, moet men nagaan hoe de doelstellingen gerealiseerd kunnen worden, met welke instrumenten, middelen, mankracht, verantwoordelijken, en binnen welke tijdspanne. Onduidelijkheid over de rol- en taakverdeling bij de totstandkoming en uitvoering van dat beleid kan leiden tot: −− weerstand en vermenging van doelstellingen,

79

−− geen of onvoldoende actie, omdat ambtenaren geconfronteerd worden met een stilzittend bestuur, of juist omgekeerd. De grote uitdaging is dan ook om een draagvlak te creëren en dynamiek op gang brengen. Daarvoor zijn onderstaande elementen van belang.

4.4.1 Duurzaam aankopen is mensenwerk Een beleid van duurzame overheidsopdrachten voor de hele stad, met alle diensten, is niet alleen een verantwoordelijkheid van aankopers. Duurzaam aankopen vraagt om het formuleren van een visie en het bepalen van doelstellingen. De diensten aankoop en/of facility management spelen een belangrijke rol in het adviseren van managers en bestuurders. Het is echter duidelijk dat het duurzame aankoopbeleid op alle niveaus van de organisatie moet doordringen, en dat er dus veel meer mensen bij betrokken zijn. Duurzaam aankopen vraagt onder meer ook inzet van: −− HRM, om het personeel te stimuleren om duurzaam gedrag toe te passen in de organisatie, extra vormingen te organiseren, enzovoort, −− ICT, voor de aanmaak van elektronische formulieren en procedures, opvolging en monitoring, −− communicatie, intern en extern, −− budgetbeheer (systemen van boekhouding), −− milieumanagementsystemen. Samenwerking met andere deskundigheden (milieu, sociale zaken, werkgelegenheid, HRM, financiën, …) binnen de stad is ook noodzakelijk om: −− de juiste kennis en informatie te verwerken en nieuwe inzichten te krijgen, −− te zorgen dat er een breed draagvlak in de hele organisatie ontstaat. Zowel op de werkvloer bij collega’s (sensibilisering), maar ook bij gebruikers van de producten, diensten en werken, en bij burgers en bedrijven, −− te zorgen dat de procedures en instrumenten (documenten, elektronisch

80

aanbesteden) voor aankopen eenduidig, toegankelijk en gebruiksvriendelijk zijn, −− voor de hele stad dezelfde minimale duurzame eisen uit te werken voor alle aankopen. Dit laatste is vooral ook belangrijk voor aanbieders en leveranciers. Zo niet, dan worden zij bij elke dienst, gemeente of OCMW weer met andere eisen en procedures geconfronteerd, en dat draagt niet bij tot het stimuleren van MVO bij bedrijven.

4.4.2 Doe het samen met belanghebbenden Duurzaamheid gaat diverse stakeholders of belanghebbenden uit de gemeente aan. Men kan alleen resultaten halen als wordt samengewerkt, zowel binnen als buiten de organisatie. In de hoedanigheid van klant heeft het lokale bestuur te maken met leveranciers en eindgebruikers van de aangekochte producten, diensten of werken. Dit zijn bijvoorbeeld de eigen werknemers, burgers, bedrijven en lokale organisaties. Het lokale bestuur heeft al deze mensen nodig om het beleid te realiseren, en vanuit die optiek is het beleid eigenlijk een verwezenlijking van sensibilisering, overleg, dialoog, participatie en afstemming tussen alle belanghebbenden. Binnen de organisatie Bekijk steeds wie de (directe) betrokkenen zijn in het proces: de verantwoordelijke(n) voor het inkoopbeleid, bv. facility manager, inkoopverantwoordelijke, budgethouder, hoofd technische dienst, secretaris of ontvanger, enzovoort. Identificeer ook de medewerkers die het beste zicht hebben op het gemeentelijk sociaal beleid, de regionale arbeidsmarkt en opleidingen: de ambtenaar

81

werk of economie, de tewerkstellingsdienst van de stad of het OCMW, maatschappelijk werk, stedelijk/gemeentelijk gemeenschapsonderwijs (deeltijds onderwijs), ruimtelijke ordening, … Betrek vervolgens, voor zover ze aanwezig zijn in uw bestuur, de ambtenaren voor duurzame ontwikkeling, milieu, MVO en communicatie in het proces. Buiten de organisatie Als de stad een geïntegreerd beleid voor duurzame overheidsopdrachten wil vormgeven en haar voorbeeldfunctie en katalysatorrol wil waarmaken, zal ze in overleg moeten treden met de lokale bedrijfsactoren en sectorvertegenwoordigers. De leveranciers kunnen actief meedenken met de stad over hoe zij haar initiatieven voor een duurzame stad kan vormgeven via haar overheidsopdrachten, welke producten en diensten er op de markt bestaan. Ze kunnen kennis nemen van een nieuwe markt die voor hen ontstaat en dus economisch interessant is. Tevens kan de stad leveranciers stimuleren zelf ook meer met MVO bezig te zijn en dit te integreren in hun producten en bedrijfsprocessen. Denk ook aan werkgevers- en/of sectororganisaties, kamers van koophandel, enz. U kunt op verschillende manieren de dialoog met de markt voeren. Het beste is een combinatie van directe en indirecte instrumenten. Organiseer bijvoorbeeld bijeenkomsten waarin u uw duurzaamheidsbeleid toelicht en wat dit betekent voor de bijdragen die leveranciers kunnen leveren. Gebruik diverse communicatiekanalen: uw website, nieuwsbrieven van de lokale Kamers van Koophandel, lokale media (radio, kranten), enzovoort. Uw bewoners zijn een specifieke externe stakeholder. Ook voor hen heeft uw duurzaam aankoopbeleid mogelijk gevolgen. U wilt uw burgers dan ook graag betrekken bij het uitwerken van dat beleid. Zij zijn immers de gebruikers van de infrastructuren, openbare gebouwen, speelplaatsen, scholen, buurtcentra, website, … die u aankoopt.

82

4.4.3 Neem actie en laat het zien U onderneemt nu diverse acties voor duurzame overheidsopdrachten? Veel staat of valt met een goede communicatie. Als u niet vertelt of laat zien wat u allemaal onderneemt om aan duurzame aankopen te werken en hoe dit bijdraagt aan duurzame ontwikkeling en het verminderen van de negatieve impacten, zullen weinig mensen het merken of weten. Sterker nog, als mensen niet betrokken worden of niet weten hoe ze hun steentje kunnen bijdragen, zult u weinig gedaan krijgen. Onderzoek toont aan dat mensen best bereid zijn bij te dragen aan duurzaamheid en hun dagelijkse routines willen veranderen. Maar het helpt wel als ze weten hoe, en als ze daarbij ondersteund worden. Als u weet dat een zuiniger gebruik van schoonmaakmiddelen flink scheelt in de portefeuille, of het juiste gebruik van wasmiddelen de kleren en het linnengoed in uw verzorgingshuizen langer laat meegaan, moet u dat ook communiceren. U kunt de boodschap ook best een paar keer herhalen. Een duurzaam aankoopbeleid met doelstellingen en het verstrekken van informatie alleen is immers niet genoeg om de gewenste gedragsveranderingen te realiseren. Vergeet niet om de goede initiatieven en innovatieve ideeën van collega’s in het zonnetje te zetten en te delen met anderen. Veranderen gaat gemakkelijker als men van anderen ziet dat het kan en hoe het kan!

☞ Tips

 � Stel ambassadeurs binnen uw stad aan die de ideeën, plannen en projecten voor duurzame aankopen kunnen promoten.

 � Vergeet niet zelf het goede voorbeeld te geven en beloon de mensen en

projecten die uw stad verder duurzaam maken.  � Gebruik alle mogelijke communicatiekanalen: uw website, intranet, tot nieuwsbrieven en het personeelsblad, het prikbord in de kantine, maar ook presentaties, persoonlijke en informele contacten. Organiseer prijsvragen, wedstrijden, activiteiten in de wijk, enzovoort.

83

Hoofdstuk 5

Het juridische kader België heeft sinds lange tijd een gedetailleerd uitgewerkte regelgeving overheidsopdrachten, die zich dient in te passen in het Europese wettelijk kader. Zelfs indien geen specifieke wettelijke bepalingen bestaan op nationaal vlak, bijvoorbeeld inzake concessies van openbare diensten, dan nog moeten de verrichtingen verenigbaar zijn met in het bijzonder het Verdrag van Rome tot oprichting van de Europese Gemeenschap en daaruit afgeleide beginselen. Bij deze leidraad hoort een pdfdocument waarin u de actuele drempelwaarden voor de bekendmaking vindt. U kan dit document downloaden op de websites www.politeia.be en www.vvsg.be .

5.1 Beginselen van het Verdrag van Rome Bij het plaatsen van opdrachten, zowel overheidsopdrachten als andere opdrachten (bijvoorbeeld de concessies van openbare dienst) die worden afgesloten voor rekening van de staat, territoriale lichamen en andere publiekrechtelijke instellingen, waaronder de steden, gemeenten, intercommunales, stads- of gemeentebedrijven, moeten de beginselen van het Verdrag van Rome geëerbiedigd worden. Het gaat onder meer om: −− het vrije verkeer van goederen, −− de vrijheid van vestiging, −− het vrij verlenen van diensten, evenals de daarvan afgeleide beginselen, zoals gelijke behandeling, het discriminatieverbod, de wederzijdse erkenning, de evenredigheid en de transparantie. Artikel 6 van het Verdrag van Rome bepaalt dat de eisen inzake milieubescherming moeten worden geïntegreerd in de omschrijving en uitvoering van het beleid en het optreden van de Gemeenschap, in het bijzonder met het oog op het bevorderen van duurzame ontwikkeling.

5.2 Europese verordeningen en richtlijnen Voor overheidsopdrachten boven een bepaalde waarde heeft de Europese unie, om een daadwerkelijke mededinging binnen de eengemaakte markt te garanderen, bijzondere bepalingen uitgevaardigd, in de vorm van verordeningen en richtlijnen die de nationale gunningsprocedures “coördineren”. De Europese verordeningen inzake overheidsopdrachten betreffen louter praktische aangelegenheden, zoals de te gebruiken CPV (Common Procurement Vocabulary)-codes, om het voorwerp van de opdracht te omschrijven of de te gebruiken bekendmakingsformulieren, om de bekendmakingsverplichtingen die op de aanbestedende overheden rusten effectief te implementeren. 86

De Europese richtlijnen met betrekking tot overheidsopdrachten, 2004/17 EG voor de nutssectoren en 2004/18 EG voor de klassieke sector, beschrijven vaak in detail de regels inzake gunning van de door de richtlijnen geviseerde opdrachten. De inhoud heeft betrekking op de diverse aspecten die aan bod komen tijdens de gunningsprocedure, bijvoorbeeld voorschriften rond het bestek, de aanbestedingsstukken, de gunningscriteria, de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden en de procedures. De richtlijnen verduidelijken ook hoe de aanbestedende overheden kunnen bijdragen tot de bescherming van het milieu en de bevordering van duurzame ontwikkeling, op een wijze die het mogelijk maakt voor hun opdrachten de hoogste waarde voor het bestede geld te verkrijgen. De lidstaten hebben de plicht om de nodige maatregelen te nemen teneinde aan deze richtlijnen te voldoen, en hadden daarvoor tijd tot uiterlijk 31 januari 2006.19

5.3 Belgische wetgeving De bepalingen inzake de gunning van overheidsopdrachten uit de Europese richtlijnen vinden we terug in de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten20 voor aanneming van werken, leveringen en diensten en zijn uitvoeringsbesluiten. De Europese regels zijn 19. Het koninkrijk België had aanvankelijk de ambitie een volledig nieuwe wetgeving overheidsopdrachten in werking te doen treden tegen de voorziene datum van 31 januari 2006. Het is daar niet tijdig in geslaagd. Teneinde de sancties te ontlopen die gepaard gaan met het niet tijdig of niet vervullen van haar verplichtingen, heeft het koninkrijk in opeenvolgende stappen gedurende de jaren 2006, 2007 en 2008 de bestaande wetgeving aangevuld, in afwachting van het in werking treden van de nieuwe wetgeving. 20. Met de andere opdrachten dan de overheidsopdrachten bedoelt de wetgever onder meer de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten zoals sommige opdrachten van privéondernemingen die genieten van speciale of exclusieve rechten, verleend door de overheid. De gunningsprocedures voor de opdrachten gegund door deze privaatrechtelijke organisaties worden geregeld door het KB van 18 juni 1996.

87

daarbij verder aangevuld met gedetailleerde nationale bepalingen, zowel wat betreft de gunningsprocedures, als wat betreft de uitvoering van de na de gunning tot stand gekomen verbintenis. Het koninklijk besluit (KB) van 8 januari 199621 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, behandelt de procedures die in de klassieke sector leiden tot de gunning van een opdracht of een concessie. Daarbij is het onderscheid gemaakt tussen opdrachten waarop de Europese bekendmakingsregels van toepassing zijn en opdrachten waarvoor de nationale regels gelden. Het is de geraamde waarde van de opdracht die bepaalt welk regime van toepassing is op de overheidsopdrachten van werken, leveringen, diensten van bijlage IIA van de wet van 24 december 1993, de concessies voor openbare werken en de prijsvragen voor ontwerpen. De wetgeving bevat specifieke regels om deze geraamde waarde te bepalen. Bereikt de geraamde waarde van de opdracht de toepasselijke drempel, dan zijn de opdrachten onderworpen aan de Europese bekendmakingsregels. Deze drempels worden tweejaarlijks herzien.

21. De meeste overheidsopdrachten van lokale overheden vallen onder het strenge regime van de “klassieke sector” (Het eerste Boek Titel II van de wet van 24 december 1993 of de Titel II van de nieuwe wet van 15 juni 2006). Daarnaast kunnen opdrachten van lokale overheden ook onder het ander stelsel van de zgn. nuts- of speciale sectoren vallen (de sectoren water, energie, vervoer of postdiensten), voor opdrachten die aansluiten bij activiteiten die zij uitvoeren in die sectoren (bv. voor opdrachten betreffende de productie of distributie van drinkwater) (Eerste Boek Titel IV van de wet van 1993 of Titel III van de nieuwe wet van 2006).

88

Vanaf 1 januari 2008 bedragen ze voor lokale overheden (waarden in euro, excl. btw): KB 8 januari 1996

Soort overheidsopdracht

Vanaf 1 januari 2008

Art. 1 §3 en 24

Werken

5 150 000

Art. 27 §2

Leveringen

206 000

Art. 50, 53 §2 en 3

Diensten

206 000

Het KB van 10 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten in de sectoren water, energie, vervoer en postdiensten is de tegenhanger in de nutssector van het KB van 8 januari 1996 uit de klassieke sector. De nutssector heeft eigen drempels om te bepalen of opdrachten onderworpen zijn aan Europese bekendmakingsregels. Ook deze drempels worden tweejaarlijks herzien. Vanaf 1 januari 2008 bedragen deze (waarden in euro, excl. btw): KB 10 januari 1996

Soort overheidsopdracht

Vanaf 1 januari 2008

Art. 1 § 2

Werken

5 150 000

Art. 22,§2

Leveringen

412 000

Art. 43 § 2

Diensten

412 000

De uitvoeringsfase van de overheidsopdrachten en de concessies wordt voor de klassieke sector geregeld door het KB van 26 september 1996 tot bepaling

89

van de algemene uitvoeringsregels (AUR) van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (B.S. 18 oktober 1996) met in bijlage de Algemene Aannemingsvoorwaarden (AAV). Voor de uitvoering van de overheidsopdrachten die gegund worden onder het regime van het KB van 10 januari 1996 gelden dezelfde regels als in de klassieke sector. Hoe de bevoegdheden inzake overheidsopdrachten worden uitgeoefend binnen een aanbestedende overheid, wordt geregeld in de specifieke bepalingen die van toepassing zijn op of eigen zijn aan de aanbestedende overheid. Voor wat betreft steden, gemeenten en stadsbedrijven is dit geregeld in het Gemeentedecreet en de delegatiebesluiten van de bevoegde organen, bijvoorbeeld bij een gemeente, de besluiten van het schepencollege en/of van de gemeentesecretaris. Intussen is een beperkt aantal bepalingen van de nieuwe wetten op de overheidsopdrachten in werking getreden: −− De wet overheidsopdrachten22 en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006. −− De wet van 16 juni 2006 betreffende de gunning, informatie aan kandidaten en inschrijvers en wachttermijn inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Deze wetten zullen ten volle in werking treden nadat de uitvoeringsmaatregelen ervan zijn uitgewerkt en goedgekeurd. Het is te verwachten dat zij ook nog een coördinatie zullen ondergaan door de Koning. Voor deze leidraad wordt uitgegaan van de mogelijkheden in de Europese richtlijnen, de bepalingen uit de bestaande wetgeving en de opportuniteiten die de nieuwe wetgeving kan bieden. 22. De Koning stelt voor Titels I, II, III en IV en voor iedere bepaling van Titel V van de wet van 15 juni 2006 de datum van inwerkingtreding vast.

90

5.4 Belangrijke definities De EU-richtlijnen en het artikel 3 van de wet van 15 juni 2006 leiden tot de volgende definities van enkele kernbegrippen: Overheidsopdracht Een overheidsopdracht is een overeenkomst onder bezwarende titel die wordt gesloten tussen één of meer aannemers, leveranciers of dienstverleners en één of meer aanbestedende overheden of overheidsbedrijven en die betrekking heeft op het uitvoeren van werken, het leveren van producten of het verlenen van diensten. Werk Een overheidsopdracht voor werken: “de overheidsopdracht die betrekking heeft op hetzij het uitvoeren, hetzij zowel het ontwerpen als het uitvoeren van werken in het kader van één van de in bijlage 1 van de wet van 15 juni 2006 vermelde werkzaamheden of van een bouwwerk, dan wel het laten uitvoeren, met welke middelen ook, van een bouwwerk dat aan de door de aanbestedende overheid of het overheidsbedrijf vastgestelde behoeften voldoet. Een bouwwerk is het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.” Levering Een overheidsopdracht voor leveringen: “een andere overheidsopdracht dan een overheidsopdracht voor werken die betrekking heeft op de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten”. Bijvoorbeeld: computersystemen, meubilair, inboedel, enz. “Een overheidsopdracht die betrekking heeft op het leveren van producten en in bijkomende orde op plaatsings- en installatiewerkzaamheden wordt als een overheidsopdracht voor leveringen beschouwd.”

92

Dienst Een overheidsopdracht voor diensten: “een andere overheidsopdracht dan een overheidsopdracht voor werken of leveringen die betrekking heeft op het verlenen van de in bijlage 2 van de wet van 15 juni 2006 bedoelde diensten”. Voorbeelden van diensten zijn: bepaalde onderhoudswerkzaamheden, accountancy, juridische, financiële, restauratieve, sociaal-maatschappelijke en ICT-dienstverlening. De diensten zijn onderverdeeld in de diensten van lijst A (Bijlage IIA) en lijst B (Bijlage IIB). Raamovereenkomst Een raamovereenkomst is een overeenkomst gesloten tussen één of meer aanbestedende overheden of overheidsbedrijven en één of meer aannemers, leveranciers of dienstverleners met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te gunnen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijzen en eventueel de beoogde hoeveelheden.

5.5 Toegang tot de markt: bijzondere voorkeurregeling De term “sociaal” kan bij overheidsopdrachten op verschillende aspecten betrekking hebben. Het kan gaan over de naleving van (internationale) grondrechten en beginselen van gelijkheid en non-discriminatie, sociale cohesie en solidariteit. Het kan ook gaan over vergroting van de arbeidsparticipatie van mensen in de samenleving, en dan vooral van mensen die om uiteenlopende redenen een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt hebben of sociaal uitgesloten (dreigen te) worden. Dit betekent dat een aanbestedende overheid bijvoorbeeld kan kiezen om met leveranciers te werken die hun werknemers goede arbeidsvoorwaarden aanbieden, internationale normen en basisconventies respecteren (IAO), diversiteit op de werkvloer toepassen, enz. De aanbestedende overheid kan

93

echter ook sociale voorwaarden opnemen die de mogelijkheid vergroot om specifieke doelgroepen naar de arbeidsmarkt toe te leiden. Bovendien voorziet de wet de mogelijkheid om de toegang tot een bepaalde opdracht voor te behouden voor sociale werkplaatsen, sociale inschakelingsondernemingen of de uitvoering van de opdracht voor te behouden in het kader van programma’s voor beschermde arbeid. Sociale voorkeur Met het principe van de sociale voorkeur kan u een opdracht voorbehouden voor een “sociale werkplaats” in de zin van de wet van 15 juni 2006. Artikel 22 van deze nieuwe wet op de overheidsopdrachten laat dit expliciet toe. Dit betekent dat alle andere reguliere ondernemingen en organisaties worden uitgesloten om mee te dingen naar de opdracht. Voor zover de drempel voor Europese bekendmaking niet wordt bereikt, kan de toegang tot de gunningsprocedure ook gereserveerd worden voor sociale inschakelingsondernemingen. Het hanteren van de sociale voorkeur betekent niet dat u de mededinging uitsluit. Alle ondernemingen die voldoen aan de voorwaarden krijgen toegang tot de opdracht. Wat de terminologie betreft, is wel enige omzichtigheid geboden. De wet van 15 juni 2006 definieert een sociale werkplaats als: “een werkplaats waarvan de meerderheid van de betrokken werknemers, personen zijn met een handicap die wegens de aard of de ernst van hun handicap geen beroepsactiviteit in normale omstandigheden kunnen uitoefenen”. Met sociale werkplaatsen in de zin van de wet van 15 juni 2006 worden bijvoorbeeld bedoeld de ondernemingen erkend in het kader van het besluit van de Vlaamse Regering van 17 december 1999 tot vaststelling van de

94

erkenningsvoorwaarden van de beschutte werkplaatsen, het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 14 juli 1998 inzake sociale werkplaatsen (zie onder), het Besluit van de Waalse Regering van 7 november 2002 betreffende de voorwaarden van erkenning en subsidiëring van de bedrijven voor aangepast werk, het decreet van 4 maart 1999 van de Franse Gemeenschapscommissie betreffende de sociale integratie van de gehandicapten en hun inschakeling in het arbeidsproces en de beschutte werkplaatsen van de Duitstalige Gemeenschap erkend in het kader van de wet van 16 april 1963 betreffende de sociale reclassering van de mindervaliden. Sociale werkplaatsen23 Sociale werkplaatsen zijn ondernemingen of organisaties die moeilijk bemiddelbare werkzoekenden tewerkstellen in een beschermde werkomgeving. De sociale werkplaatsen worden geregeld door het decreet van 14 juli 1998. Sociale werkplaatsen richten zich tot werkzoekenden die minstens 5 jaar inactief zijn, geen diploma hoger secundair onderwijs gehaald hebben en door een cumulatie van persoons- en omgevingsgebonden factoren geen arbeidsplaats in het reguliere arbeidscircuit kunnen verwerven of behouden, maar die onder begeleiding tot het verrichten van arbeid in staat zijn. Beschutte werkplaatsen24 De VLAB, de Vlaamse Federatie van Beschutte Werkplaatsen, heeft de volgende visie op de beschutte werkplaatsen: “Een beschutte werkplaats is in de eerste plaats een tewerkstellingsplaats voor alle werkwillige personen met een arbeidshandicap die tijdelijk of definitief niet in het normaal economisch circuit terecht kunnen, waarbij personen met een handicap de prioritaire

23. In de betekenis van het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 14 juli 1998 inzake sociale werkplaatsen. 24. In de betekenis van het besluit van de Vlaamse Regering van 17 december 1999 tot vaststelling van de erkenningsvoorwaarden van de beschutte werkplaatsen.

95

doelgroep vormen. De beschutte werkplaatsen dienen ernaar te streven om in de eerste plaats de beschikbare arbeidsplaatsen toe te wijzen aan personen met een handicap, met specifieke aandacht voor de zwakke werknemers. Uiteindelijk doel van de beschutte werkplaats is de tewerkstelling van personen met een arbeidshandicap met het oog op hun verbeterde integratie in de maatschappij. De arbeid staat dus centraal.” Sociale inschakelingsondernemingen De wet overheidsopdrachten definieert de sociale inschakelingsondernemingen door verwijzing naar de voorwaarden van artikel 59 van de wet van 26 maart 1999 betreffende het Belgische actieplan voor de werkgelegenheid 1998. Onder "sociale inschakelingseconomie" begrijpt men de initiatieven waarvan het sociale doel bestaat in de socioprofessionele inschakeling van bijzonder moeilijk te plaatsen werkzoekenden, via een activiteit van productie van goederen of diensten. Minstens de helft van de totale bezetting in een sociale inschakelingsonderneming bestaat uit bijzonder moeilijk te plaatsen werkzoekenden die aan het werk of in opleiding zijn. Minstens tien procent van het omkaderingspersoneel moet bekwaam zijn om sociale vormings- en begeleidingsprogramma’s te leiden en te ontwikkelen. De organisatie moet de juridische vorm van een vereniging zonder winstoogmerk, een coöperatieve vennootschap of vennootschap met sociaal oogmerk of een andere rechtsvorm hebben, mits de doeleinden en de finaliteiten sociaal en collectief zijn.

In de praktijk omvat dit25 de sociale en beschutte werkplaatsen, de bedrijven voor vorming door arbeid, de invoegbedrijven erkend door door de Vlaamse overheid en het Waals Gewest, de inschakelingsondernemingen erkend door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, de inschakelingsbedrijven erkend door de federale ministers van tewerkstelling en sociale economie, de plaatselijke initiatieven voor de ontwikkeling van de werkgelegenheid, erkend door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Deze mogelijkheid is uitermate geschikt om kansengroepen en mensen voor wie de stap naar de reguliere economie (nog) te groot is te betrekken via uw aankoopbeleid. Voor meer informatie over hoe u de sociale economie kunt benutten bij overheidsopdrachten verwijzen we naar de VVSG/VIB/Connect-brochure: “Sociale Economie, ook uw leverancier!”

De resterende voorwaarden zijn dat de organisatie erkend is door de bevoegde overheid en dat de meerderheid van de leden van de bestuursorganen niet behoren tot de overheidssector.

25. Cel Sociale Economie, Nota ESE/30/2 van donderdag 24 mei 2007.

96

97

Hoofdstuk 6

De stappen van het aanbestedingsproces Wat betekent het invoeren van sociale criteria concreet voor de verschillende fasen van het aanbestedingsproces? Wat kunt u doen ter voorbereiding van een opdracht? Waaraan moet u denken in elke fase? Wat kunt u in een bestek schrijven en waar? Dit hoofdstuk bespreekt de meest relevante aspecten met betrekking tot sociale overwegingen doorheen de verschillende fases van het aanbestedingsproces, aangevuld met voorbeelden en tips. De nadruk ligt steeds op de sociale overwegingen, maar diverse afwegingen of overwegingen zijn evengoed van toepassing op milieu- of ethische aspecten. Het aankoopproces bij een overheidsopdracht26 kan onderverdeeld worden in vier hoofdfases. Bij elke fase komen specifieke thema’s aan bod. Op de volgende pagina vindt u een overzicht van de indeling van dit hoofdstuk. 26. Voor wat betreft de raamcontracten op basis van een lopende raamovereenkomst is het aanbestedingstraject iets complexer. Het wordt in het kader van deze leidraad niet verder besproken.

6.2 Het tactisch voorbereiden van de opdracht 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Het voorwerp van de opdracht Specificaties Algemene en gewone uitvoeringsvoorwaarden Keuze van de gunningsprocedure Keuze van de gunningswijze Bijzondere uitvoeringsvoorwaarden Selectiecriteria Toegang tot de markt Internationale standaarden en keurmerken (labels)

6.3 Het aanbesteden van de opdracht 1 De bekendmaking 2 Fases bij het onderzoek van de offertes

6.4 Het uitvoeren van de opdracht: opvolging en evaluatie

Strategisch inbedden Tactisch voorbereiden

Wat zijn de doelstellingen van het lokale beleid? Moeten we wel aankopen? Wat hebben we nodig? Bekijken we kosten en baten over de hele levenscyclus? Hoe communiceren we met de markt? Kent iedereen de spelregels? Kennen we de noden en wensen voor de opdracht? Welke sociale aspecten zijn relevant voor de opdracht? Doen we marktonderzoek naar de beschikbaarheid van duurzame producten en diensten? 9 Hoe krijgen we het bestuur, de leidinggevende en de collega’s mee?

Aanbesteden opdracht

1 2 3 4 5 6 7 8

Uitvoeren opdracht

6.1 Het strategisch inbedden van de opdracht

In deze fase gaat het in de eerste plaats om het verzamelen en interpreteren van de juiste informatie die helpt de keuze voor relevante sociale, milieu- en ethische overwegingen in de overheidsopdracht te maken. Een belangrijke voorwaarde voor succes is het zo vroeg mogelijk in ogenschouw nemen van de sociale (en milieu- of ethische) aspecten, rekening houdend met het beleid in deze domeinen. Er bestaat reeds sociale wetgeving, wetgeving met betrekking tot non-discriminatie, milieu, energie-efficiëntie, gelijke kansen, enz. waarmee rekening moet worden gehouden en die het wettelijke minimum bepalen. Maar een maatschappelijk verantwoorde lokale overheid die als klant haar eigen impact op de omgeving wil verminderen en anderen, zoals het eigen personeel, burgers of lokale leveranciers, wil stimuleren tot meer duurzame consumptie en productie, ontwikkelt ook een beleid ten aanzien van DO en MVO. De afwegingen die daarin worden gemaakt moeten verder worden uitgewerkt in de ontwikkeling en uitvoering van een duurzame overheidsopdrachtenstrategie, waarbij de sociale dimensie, net als de ecologische of ethische dimensie, integraal en consistent is opgenomen. Deze strategie moet een antwoord geven op de vraag hoe de overheidsopdrachten van de betrokken lokale overheid zullen bijdragen aan dit beleid. Voor de verdere voorbereiding en mogelijke strategische inbedding zijn onderstaande vragen relevant.

102

Strategisch inbedden

6.1 Het strategisch inbedden van de opdracht

voor duurzame overheidsopdrachten. Neem contact op met de mensen binnen uw gemeente (andere diensten) die over de nodige informatie beschikken en zich met deze thematieken bezighouden. Houd ook rekening met bestaande wetgeving inzake sociale aangelegenheden, bv. non-discriminatie, bestrijding van racisme, welzijn op het werk. Deze wetgeving wordt niet noodzakelijk expliciet in de bestekken vermeld (deze regels zijn immers al verplicht), maar de dwingende regels zijn wel relevant voor de te maken afwegingen inzake bijkomende sociale overwegingen die men in de opdracht wil opnemen.

6.1.2 Moeten we wel aankopen? Wat hebben we nodig? Eigenlijk begint elke opdracht met de afweging of er echt wel iets aangekocht moet worden en wat de werkelijke behoeften zijn. De lokale overheid is immers zelf ook dikwijls de consument van goederen en diensten. Een belangrijk aspect bij duurzame overheidsopdrachten is om na te gaan of er minder of op een andere manier kan worden geconsumeerd. Kijk ook of er alternatieven voor aankoop zijn, zoals huren, reparatie en hergebruik. Duurzaam aankopen kan ook betekenen: niet aankopen! Stel u steeds de volgende vragen: −− Is het echt nodig om aan te kopen? −− Wat is eventueel het alternatief? −− Als er toch aangekocht moet worden, wat hebben we dan precies nodig? Hoe kunnen we onze duurzame wensen vertalen in een concrete vraag?

6.1.1 Wat zijn de doelstellingen van het lokale beleid?

6.1.3 Bekijken we de kosten en baten over de hele levenscyclus?

Ga na welke sociale aspecten of sociaal beleid de stad of OCMW ontwikkelt of wenst te bevorderen en hoe dit past binnen de duurzame doelstellingen. Ga na of er specifieke doelstellingen zijn geformuleerd en of er een strategie is

Een belangrijk uitgangspunt bij duurzame overheidsopdrachten is het in ogenschouw nemen van de volledige levenscyclus van een product, dienst of werk. De aanschafprijs is in dat geval maar een deel van het totale kostenplaatje.

103

6.1.5 Kent iedereen de spelregels?

Als er sprake is van een sociale overweging in een opdracht waarbij training en opleiding wordt voorzien, dan kan dat in eerste instantie extra kosten/inspanningen betekenen, zowel voor de opdrachtgever als voor de opdrachtnemer. Maar er worden uiteindelijk ook meerwaarden gecreëerd: de personen in kwestie zijn niet langer werkloos (kosten voor de overheid), leven niet langer in sociaal isolement, hebben meer besteedbaar inkomen, het bedrijf krijgt beter opgeleide werknemers, enzovoort.

De (lokale) inschrijvers moeten goed op de hoogte zijn van de wettelijke spelregels voor duurzame overheidsopdrachten. Draag er ook zorg voor dat de één niet meer kansen krijgt om geselecteerd te worden dan de ander. Verstrek de juiste informatie op niet-discriminerende wijze. Stel geen ongerechtvaardigde eisen die slechts de toegankelijkheid bemoeilijken voor de kleine bedrijven, inschakelingsbedrijven of gemarginaliseerde groepen of personen. Ook uw eigen personeel moet goed weten wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn van de wet op de overheidsopdrachten. Kijk of er nood is aan extra opleiding en kennisuitwisseling voor uw aankopers. Zij zijn immers een sleutel tot succes.

De overheid zoekt samen met stakeholders naar duurzame oplossingen voor de inrichting van de gemeente en het bevorderen van de levenskwaliteit van haar inwoners. Communiceer duidelijk naar de marktspelers en andere externe belanghebbenden. Het gaat hier om een dialoog. 1 . Voor het vervullen van de katalysatorrol naar bedrijven is een vroege dialoog van de overheid met (potentiële) leveranciers en hun sectoren gewenst. Zij kunnen meedenken over duurzame oplossingen voor uw

104

organisatie en de lokale gemeenschap, en aangeven welke innovaties, methoden en technologieën geschikt zijn voor de specifieke duurzame behoeften van uw gemeente. 2 . Zorg dat u uw doelstellingen en wensen inzake duurzame overheidsopdrachten duidelijk zichtbaar maakt aan de marktdeelnemers. Gebruik daarvoor diverse kanalen, bv. uw webstek, lokale media, of werkgeversen sectororganisaties, de dienst lokale economie, sociale economie, enz. 3 . Maak ook uw kleinere opdrachten op een passende manier bekend, bijvoorbeeld via uw webstek, zodat ook kleine bedrijven vlot toegang krijgen tot deze informatie en kunnen meedoen.

Voorbeeld 6.a

6.1.4 Hoe communiceren met de markt?

Strategisch inbedden

Ga na wat de onderhoudskosten zijn, of er mogelijkheid bestaat tot recyclage, wat de impact op de gezondheid en op het verbruik van energie is, of er een bijdrage tot een betere integratie van kansengroepen of bestrijding van armoede bestaat, enz. Pas de ‘total cost of ownership’-methode toe. Ga na wat de investerings- én exploitatiekosten zijn, dus niet alleen de aanschafkosten, maar ook de gebruiks- en onderhoudskosten, evenals de kosten voor afvoer of verwijdering op het einde van de levenscyclus. Beperk u ten slotte niet tot de kosten/inspanning voor extra opleiding en training tijdens de opdracht, maar ga ook na wat de maatschappelijke meerwaarde is van de investering.

☞ Tips

 � De aanbestedende overheid moet bij het verstrekken van informatie de  �

regels voor gelijke behandeling, objectiviteit en transparantie bij overheidsopdrachten respecteren. U mag bepaalde groepen of bedrijven niet meer of andere informatie geven dan andere!

105

De opdracht dient om in een bepaalde behoefte te voorzien. Bij duurzame overheidsopdrachten is het ook belangrijk dat er wordt nagedacht over de noden en wensen van de eindgebruikers voor een product, dienst of werk.

Strategisch inbedden

6.1.6 Kennen we de noden en wensen voor de opdracht?

3 . Welke soorten sociale overwegingen zijn geschikt voor deze opdracht? Denk bijvoorbeeld aan: tewerkstelling, training en opleiding, het toegankelijk maken van bepaalde diensten of gebouwen voor specifieke doelgroepen, sociale inclusie, gezondheid en veiligheid, diensten voor speciale doelgroepen, enzovoort.

☞ Tips Voorbeeld 6.b Een stad heeft nieuwe computersoftware nodig voor haar webstek en intranetsysteem. Men gaat na wie hiervan gebruik zal maken, dus zowel wie de programma’s zal bedienen als wie de eindgebruikers zijn (bv. bewoners). De stad wenst in functie van haar eigen maatschappelijk verantwoorde personeelsbeleid meer mensen met een fysieke beperking aan te werven. De producten moeten dus voldoen aan de specifieke noden van deze gebruikers. Daarnaast wil de stad dat haar webstek ook toegankelijk is (‘e-accessibility’) voor mensen met visuele of andere beperkingen. De software moet dus een eindresultaat kunnen opleveren dat ook aan deze eisen beantwoordt.

6.1.7 Welk sociale aspecten zijn relevant voor de overheidsopdracht? Hierbij zijn de volgende vragen belangrijk: 1 . Wat zijn de doelstellingen voor het opnemen van sociale (en andere) overwegingen en hoe kunnen we die realiseren, zodat er meerwaarde optreedt? 2 . Hoe kan de sociale overweging bijdragen aan en kaderen binnen de duurzame en sociale doelstellingen van de organisatie? Het duurzaamheidsbeleid moet coherent zijn en geen tegenstrijdige signalen geven.

106

 � Neem sociale (of ecologische en ethische) aspecten in ogenschouw die

het gewenste effect kunnen bereiken, namelijk: 1 . bijdragen aan de duurzame en sociale doelstellingen, 2 . relevant zijn voor de eindgebruikers, 3 . een verbetering betekenen voor de doelgroepen die betrokken zijn.

 � Draai de vraagstelling ook om! Leent deze opdracht zich wel tot deze

sociale criteria? Bijvoorbeeld: het verstrekken van opleiding op de werkplek tijdens de uitvoering van een opdracht. Ga na: 1 . of en hoe de leverancier of dienstverlener een kwaliteitsvolle begeleiding kan bieden, 2 . of er vraag is naar die job op de arbeidsmarkt en of er een perspectief is voor de werknemer op duurzame tewerkstelling, 3 . of de opdracht groot genoeg is, zodat een aannemer daarvoor tijd en middelen kan vrijmaken, 4 . of de lokale overheid deze doelstelling niet efficiënter kan bereiken via andere, reeds bestaande mechanismen voor tewerkstelling en opleiding, waarvoor immers ook middelen worden ingezet?

107

Om te bepalen wat u gaat kopen moet u ook zicht hebben op wat de markt te bieden heeft. Het heeft immers geen zin eisen te stellen die de markt (nog) niet kan invullen. Stel bijvoorbeeld de volgende vragen: 1 . Is de software die aangepast is voor gehandicapten ook beschikbaar op de markt (wat zijn de potentiële oplossingen)? 2 . Stel dat we een sociaal aspect zoals tewerkstelling of opleiding aan kansengroepen in die opdracht willen verwerken, hebben we dan nu reeds de verzekering dat er op de arbeidsmarkt ook vraag is naar dat beroep? Zijn er specifieke knelpuntberoepen? Wat is vereist aan noodzakelijke extra opleiding? Zijn de vereiste opleidingsmogelijkheden beschikbaar in de regio (vakopleidingen, enzovoort)? 3 . Ga na welke actoren de juiste informatie kunnen leveren. Bijvoorbeeld: de VDAB, beroepssectoren, of anderen.

Voorbeeld 6.c Het OCMW Gent heeft in een opdracht voor het wassen van de ramen van al haar gebouwen een tewerkstellingsparagraaf opgenomen. Het heeft onderzocht (via haar OTC en de sector zelf) of er inderdaad vraag is naar ruitenwassers. Als dat niet het geval was geweest, had men deze sociale overweging niet opgenomen, omdat ze geen bijdrage aan de tewerkstellingsdoelstelling van het OCMW zou leveren en dus de mensen uiteindelijk niet aan een betaalde job zou helpen. (Verdere details in fiche in bijlage 2.)

108

☞ Tips

Strategisch inbedden

6.1.8 Doen we marktonderzoek naar de beschikbaarheid van duurzame producten en diensten?

 � Informeer u over wat er in een sector van een bepaalde productgroep  �

(bouw, architecten, schoonmaak, ICT, bedrijfskleding of voertuigen) al gebeurt op het gebied van duurzaamheid en innovatie, wat de markt te bieden heeft. Gebruik ook de kennis over producten en specificaties van andere overheden en informatiebronnen. Ga niet voor één bepaalde opdracht met één enkele potentiële marktspeler aan tafel zitten om te bepalen welke oplossing beantwoordt aan de behoeften.

6.1.9 Hoe krijgen we bestuur, leidinggevende en collega’s mee? Uw collega’s of het bestuur zijn misschien nog niet helemaal overtuigd van de meerwaarde die sociale aspecten hebben bij overheidsopdrachten. Wat kunt u doen om hen meer inzicht te geven in deze materie? U kunt voor een concrete opdracht een stakeholder- en impactmapping uitvoeren, zoals die o.a. gebruikt wordt bij de SROI-methode. (Zie eerder in hoofdstuk 2.) Deze methode helpt om duidelijk te maken wat er nu werkelijk gebeurt, zowel voor de opdrachtgever als voor de uitvoerder of andere betrokkenen. Dit maakt het debat helderder en laat zien wat de opdracht kan opleveren voor de betrokken actoren. Een uitgewerkt voorbeeld van een stakeholder- en impactmapping vindt u in bijlage 1, op basis van een overheidsopdracht van het OCMW Gent. De beschrijving van deze opdracht vindt u in bijlage 2. Stakeholdermapping: Hier plaatst u in een tabel de verschillende belanghebbenden (stakeholder) die betrokken zullen zijn bij de opdracht. Vervolgens gaat u voor elke actor en voor (elk van) de sociale aspecten in de opdracht na wat de activiteiten zullen zijn en welke doelstellingen elke actor heeft.

109

5 . Wie geeft de training en opleiding tijdens de uitvoering van de opdracht? 6 . Welke ondersteuning en begeleiding op de werkvloer is nodig en wie levert wat? 7 . Hoe evalueert men de behaalde resultaten en controleert men of de afspraken worden nagekomen?

Betrek op tijd relevante actoren bij het opstellen van de opdracht. Afhankelijk van het type opdracht en het soort sociale overwegingen dat wordt opgenomen, zal een aantal relevante actoren betrokken zijn bij een succesvolle uitvoering van de opdracht. Om te bepalen wie wat uitvoert, wie welke verantwoordelijkheid draagt en dus ook om achteraf de verplichtingen en taakverdeling op een duidelijke en transparante wijze in het bestek te kunnen beschrijven, is het noodzakelijk om een duidelijk beeld te hebben van de bijdrage(n) van elke potentiële betrokkene.

Ga na wat de mogelijke consequenties of risico’s zijn. In het verlengde van de eerder genoemde levenscyclusanalyse is het van belang na te gaan of een sociale overweging mogelijke risico’s inhoudt. Die risico’s kunnen betrekking hebben op: −− bepaalde kwetsbare groepen of negatieve effecten op de gemeenschap, hier of elders, −− het schaden van de reputatie van de stad, −− (onnodige) juridische fouten en eventuele procedures, −− het in het gedrang brengen van de zekerheid en de kwaliteit van een levering, dienst of werk.

Vooral indien het gaat om tewerkstelling of training en opleiding moeten concrete werk- en opvolgingsafspraken worden gemaakt tussen opdrachtgever, opdrachtnemer en bv. VDAB, OTC, actoren uit de sociale economie of andere partners. Volgende vragen zijn in deze verkenningsfase al van belang: 1 . Is het jobprofiel op de werkplek helder? 2 . Zijn er mogelijke kandidaat-werknemers (bij VDAB, OCMW, Bouwpool of andere lokale actoren voor tewerkstelling)? 3 . Is er op de arbeidsmarkt vraag naar die beroepen? 4 . Wie selecteert de kandidaten en wat zijn de gewenste vaardigheden voor de job?

110

Strategisch inbedden

Impactmapping: Hier gaat u na wat de effecten van het toepassen van de sociale criteria (en/ of andere criteria) op elke stakeholder zijn. In een nieuwe tabel vult u per stakeholder in wat zijn: −− input is: wat levert elke stakeholder aan middelen (geld, tijd, materialen, andere), −− activiteiten zijn (zie ook uw stakeholdermap), −− verwachtte output is (bv. "3 personen stromen door naar vast werk"), −− verwachtte outcome is: (indirecte) uitkomsten die verder gaan dan getallen (bv. "meer competenties bij de werknemer").

☞ Tip

 � Identificeer op tijd de juiste actoren. Dat vergemakkelijkt de communicatie, zorgt voor een goed verloop van het verdere proces en voorkomt onnodige vertragingen, misverstanden en/of kosten!

☞ Tip

 � Ontwikkel voor het verzamelen van informatie (over leveranciers) en

het monitoren en evalueren van de overheidsopdrachten duidelijke en, waar mogelijk, eenduidige afspraken en procedures binnen uw stad en diensten. Gebruik de beschikbare kennis van andere collega’s uit uw organisatie. Daarmee kunt u de risico’s (en dus ook de kosten) aanzienlijk beperken.

111

6.2 Het tactisch voorbereiden van de opdracht De tactische voorbereiding omvat de keuzes met betrekking tot de belangrijkste onderdelen van het bestek, zodat de in de voorafgaande fase geïdentificeerde relevante sociale aspecten op passende wijze geïntegreerd worden in het bestek.

Tactisch voorbereiden

6.2.1 Voorwerp van de opdracht De EU-richtlijnen en nationale wetgeving voor overheidsopdrachten bepalen niet wat aanbestedende overheden mogen aankopen, maar hoe zij dat mogen doen. Dus elke overheid kan in ruime mate de leveringen, diensten en werken vrij bepalen die zij nodig acht voor het uitoefenen van haar taken of die beantwoorden aan de behoeften van de begunstigden/gebruikers van het voorwerp van de opdracht, of aan de behoeften van de groep waartoe deze begunstigden/gebruikers behoren. Deze werken, leveringen of diensten vormen het voorwerp van de opdracht. De prestaties die deel uitmaken van het voorwerp van de opdracht kunnen door hun aard reeds een sociaal karakter hebben.

Voorbeeld 6.d Voorwerp van de opdracht De opdracht betreft: −− de schoonmaak van de ramen van de stadsgebouwen. Voorwerp van de opdracht (met een specifiek sociaal onderdeel) De opdracht omvat: −− de schoonmaak van de ramen van de stadsgebouwen, −− on the job-opleiding van langdurige werklozen.

113

Voorwerp van de opdracht (met een specifiek sociaal onderdeel) De opdracht omvat: −− het bouwen van een ondergrondse parking, −− het verzorgen van werkplekleren op de werf.

normale dagritme in deze sector. Het combineren van beide onderdelen in het voorwerp van de opdracht is dan ook in ruime mate gerechtvaardigd.

☞ Tip

 � Ga na in welke mate het voorwerp van de opdracht een gepast antwoord is op de vastgestelde behoeften.

Verschillende soorten opdrachten kunt u echter niet zomaar bij elkaar voegen om daarmee de mededingingsregels te ontduiken.28 Zo blijkt uit de considerans 9 van de richtlijn 2004/18 EG dat het besluit of een gescheiden of een gemeenschappelijke gunning van de opdracht plaatsvindt, dient te worden gebaseerd op kwalitatieve en economische criteria. Met andere woorden: het volstaat niet om bijvoorbeeld sociale bepalingen eenvoudigweg in het voorwerp van de opdracht bij te schrijven, in de veronderstelling dat deze vormvoorwaarde volstaat om u een ruimere keuze te bieden bij de bepaling van de gunningscriteria. In het voorbeeld 6.e (werkplekleren) is het voorwerp samengesteld uit enerzijds een luik werken en anderzijds een luik diensten, meer bepaald ‘opleiding op de werkplek’. Maar men kan bezwaarlijk stellen dat de parking wordt gebouwd om het werkplekleren mogelijk te maken. Met andere woorden: het luik werken is de hoofdzaak en het betreft dus een overheidsopdracht voor werken. De argumenten om in deze opdracht het luik werkplekleren te intregreren zijn evenwel veelvoudig. Zo biedt de combinatie van beiden bijvoorbeeld kansen om de werkzoekenden van de doelgroep actief te betrekken bij het leven op een echte werf, hen te integreren in de professionele omgeving en te laten deelnemen aan het

Kandidaten of inschrijvers moeten ook snel kunnen herkennen dat u sociale aspecten of andere duurzaamheidsaspecten in uw overheidsopdracht in acht neemt. Dat begint al bij het formuleren van de titel van de opdracht in de diverse aanbestedingsdocumenten, zoals de aankondiging, het bestek, … Een aanbieder die van het begin duidelijk weet wat er gevraagd wordt, zal immers beter kunnen beoordelen of het zin heeft dat hij een kandidatuurstelling of offerte indient. Bovendien zal de kwaliteit ook beter zijn.

Tactisch voorbereiden

Dat voorwerp wordt vervolgens nader omschreven in de specificaties.27

Zo krijgt u dus niet alleen betere offertes, maar ook offertes van echt gemotiveerde aanbieders.

Voorbeeld 6.e Mogelijke titels van een opdracht: −− Het bouwen van een lagere school volgens het principe van het ‘ontwerp voor alle gebruikers’ (design for all – het gebouw moet voor alle gebruikers toegankelijk en bruikbaar zijn, bv. ook voor minder validen). −− Het onderhoud en de schoonmaak van de speelplaatsen in de stadswijken, met inschakeling van langdurig werklozen. −− Het organiseren van een trefdag voor jongeren op een duurzame wijze.

27. Considerans 46 van de richtlijn 2004/18 EG. 28. Niet alleen het “splitsen” louter om regels te ontduiken is niet toegelaten, ook het “combineren” is verboden.

114

115

 � Ga na hoe u uw aanbestedingsdocumenten zo eenvoudig mogelijk kunt

maken. Dit heeft voordelen. −− Het bevordert de duidelijkheid naar de externe aanbieders. −− Het vergemakkelijkt de taak van de opstellers van de bestekken, scheelt tijd en vermindert de juridische risico’s. −− Het helpt bestuurders en beslissers bij het lezen en het evalueren van de offertes.

6.2.2 Specificaties De specificaties zijn de verdere vertaling van de wensen of eisen van de opdrachtgever met betrekking tot het voorwerp van de opdracht. Zij bevatten belangrijke informatie voor de inschrijvers, niet alleen omdat ze duidelijk maken wat de opdrachtgever vraagt, ze kunnen ook een rol spelen bij de uiteindelijke keuze. De sociale, ethische en milieu-eisen of wensen, die betrekking hebben op het voorwerp van de opdracht, horen thuis in dit luik. Specificaties mogen niet zo worden opgesteld dat ze leiden tot een ongerechtvaardigde belemmering van het openstellen van de opdracht tot mededinging. Anderzijds kan een specificatie ertoe leiden dat slechts een beperkt aantal leveranciers, of slechts één enkele leverancier, in staat zouden zijn om in te schrijven, maar dan moet deze specificatie gerechtvaardigd zijn door het voorwerp van de opdracht. Met andere woorden: de behoeften nopen er in dat geval toe om een dergelijke eis te stellen. Specificaties hebben verscheidene functies: 1 . Ze beschrijven de opdracht, zodat de inschrijvers weten wat er wordt gevraagd. Ze bepalen dus het concurrentieniveau. 2 . Ze zijn een maatstaf voor toetsing van de offertes van de inschrijvers. Enkel de offertes die beantwoorden aan de essentiële eisen van de

116

opdracht kunnen immers met elkaar worden vergeleken en kunnen in aanmerking komen voor gunning.

☞ Tips

 � Ga na of de specificatie betrekking heeft op het voorwerp van de opdracht. Is dat niet het geval, dan is het geen specificatie.  � Ga na of de specificatie de uitdrukking is van een behoefte.  � Probeer duidelijke, transparante en minimale duurzaamheidscriteria

(dus zowel milieu-, sociale als ethische criteria) te ontwikkelen voor alle opdrachten van uw OCMW of gemeente. Dit verhoogt de eenduidigheid naar de markt, en inschrijvers krijgen daardoor niet steeds met andere eisen te maken.

Tactisch voorbereiden

☞ Tip

Er bestaan twee families van specificaties: de technische specificaties en de functionele en/of prestatiespecificaties. 1. Technische specificaties De technische specificaties zijn alle technische voorschriften die een omschrijving geven van de vereiste kenmerken van een werk, materiaal, product, levering of dienst. De technische specificaties worden verwoord, en dit in dalende volgorde van voorkeur, door te verwijzen naar normen, Europese technische goedkeuringen, de gemeenschappelijke technische specificaties, internationale normen, andere door de Europese normalisatie-instellingen opgestelde technische referentiesystemen, of, bij het ontbreken daarvan, de nationale normen, de nationale technische goedkeuringen dan wel de nationale technische specificaties inzake het ontwerpen, het berekenen en het uitvoeren van werken en het gebruik van producten. Elke verwijzing naar een dergelijk technisch voorschrift dat niet wettelijk is opgelegd moet vergezeld zijn van de woorden ‘of gelijkwaardig’.

117

Technische specificaties spelen onder meer een rol bij milieuaspecten. Het kan gaan om de vermelding van kenmerken als milieuvriendelijkheid, veiligheid, afmetingen, kwaliteitszorg, productiemethoden, verpakking. Voor werken kan het ook gaan om voorschriften voor controle en oplevering van de werken, of zelfs voor de bouwtechnieken en bouwwijzen.

Bovendien vraagt het opstellen van een dergelijke lijst ook veel technische kennis, die vaak ontbreekt bij de opdrachtgever (aankoopdienst). Tevens veranderen de beschikbare oplossingen op de markt zo snel dat het haast onmogelijk is om alle technische evoluties bij te houden.

☞ Tip

� Zorg dat de behoeften goed verwoord zijn in het bestek, aan de hand van Bij de bouw van een nieuw jongerencentrum voor de stad kan de opdrachtgever eisen stellen aan de veiligheid op de werf. Zo kan hij eisen dat alle personeel op de werf voldoende geïnformeerd is/wordt over de veiligheidsnormen en dat zij de vaardigheden bezitten (de taal beheersen) om de indicaties op de werf aangaande deze normen te lezen en te begrijpen. De opdrachtgever bepaalt dan in het bestek dat er opleiding en training (door de uitvoerder) wordt voorzien op de werf om aan deze eis te voldoen.

2. Prestatiespecificaties en/of functionele specificaties Prestatiegerichte en/of functionele specificaties verwoorden het gewenste of te bereiken resultaat of de prestatie van de dienst, de levering of het product. Door op uitkomst, resultaat en functionele eisen te focussen, geeft de opdrachtgever de inschrijvers de mogelijkheid om creatief mee te denken, waardoor ze tot innovatieve sociale en milieuvriendelijke oplossingen kunnen komen die toegevoegde waarde hebben en bijdragen tot het realiseren van de wensen, respectievelijk de eisen, van de opdrachtgever. Kiezen tussen soorten specificaties Het gebruik van louter technische specificaties leidt dikwijls tot een beperkt spectrum aan oplossingen door de specificiteit en de mate van detail.

118

duidelijke prestatie- of functionele specificaties, zodat het initiatief om oplossingen voor te stellen zoveel mogelijk bij de markt wordt gelegd.

Tactisch voorbereiden

Voorbeeld 6.f – Veiligheidsspecificaties

Voorbeeld 6.g.1 – Prestatiespecificaties – milieu Bij een opdracht moet de aanschaf van lampen voor een gebouw bv. 30% energiebesparing opleveren. De keuze van de aanbieder en het lamptype zal worden bepaald door wat die lamp effectief aan energiebesparing kan opleveren. Het gaat dus om het eindresultaat, niet de manier waarop dat wordt verwezenlijkt. De inschrijver krijgt zo de vrijheid om met een interessant en misschien heel nieuw alternatief te komen.

Voorbeeld 6.g.2 – Prestatiespecificaties – energie Bij het ontwerp en de bouw voor een gemaal in de Wieringermeerpolder (Nederland) wist men dat de energiekost de grote uitdaging was en dus van doorslaggevend belang bij het ontwerp. Men heeft uitgezocht wat technisch gewenst én haalbaar was. In het bestek is dit vervolgens vertaald in een meetbaar kengetal voor een minimaal te eisen rendement. Indien de pompenleverancier niet aan de gestelde eis kon voldoen, zou de leverancier de extra energiekosten als boete moeten betalen, gekapitaliseerd over een periode van 30 jaar.29

119

Een stad wil het managen van een sport/fitnesscentrum uitbesteden. Zij heeft o.a. na consultatie in de wijk geconstateerd dat vrouwen ondervertegenwoordigd zijn in het gebruik van de faciliteiten. In de opdracht kan zij specificaties opnemen die bepalen dat deze faciliteiten toegankelijker worden voor deze specifieke doelgroep. Zo kan zij bepalen dat (gemiddeld over een periode van een jaar) minimaal 35% van de gebruikers vrouwen zouden moeten zijn, en dat deze doelstelling gerealiseerd moet worden na een inloopperiode van x maanden. De inschrijver geeft in zijn offerte aan hoe hij de realisatie van de doelstelling zal opvolgen en realiseren, evenals de waarborgen op succes die hij daartoe biedt. Mogelijke oplossingen zijn: op sommige momenten alleen vrouwen toelaten, een speciale promotiecampagne, een kortingskaartsysteem, een andere inrichting van de faciliteiten zelf, enzovoort.

☞ Tip

� In de technische specificaties mag melding worden gemaakt van een

specifiek productieproces,30 als dit ertoe bijdraagt de prestatiekenmerken van het goed of de dienst te specificeren. Met een productieproces wordt dan bedoeld: alle eisen en aspecten van de vervaardiging van het product die tot de kenmerken van een product bijdragen, zonder dat ze daarom zichtbaar moeten zijn in het eindproduct. Zo kunt u verwijzen naar aspecten van het productieproces en

methodes, voor zover die betrekking hebben op de invloed van het product op het milieu gedurende zijn levenscyclus: bv. de productie van organisch voedsel of kledij, of de productie van elektriciteit uit hernieuwbare energiebronnen.

Voorbeeld 6.h – Organische koffie Voor de koffie in haar kantines kan de lokale overheid vragen om organische koffie, want de specificatie van het productieproces heeft wel degelijk betrekking op de wijze waarop de te leveren koffie, het voorwerp van de opdracht, wordt geteeld tijdens zijn levenscyclus (bv. geen gebruik van kunstmatige meststoffen, …).

Tactisch voorbereiden

Voorbeeld 6.g.3 – Prestatiespecificaties – sociaal

Kunnen sociale aspecten deel uitmaken van de specificaties? Voorbeeld 6.g.3 heeft betrekking op een sociaal aspect in verband met het voorwerp van de opdracht: de participatie van vrouwen. Het voorbeeld toont aan dat sociale aspecten ook een specificatie kunnen zijn, omdat ze bijvoorbeeld een beoogd resultaat of een te bereiken doelstelling uitmaken van de te leveren prestatie. Indien bijvoorbeeld de on the job-opleiding van laaggeschoolde werklozen deel uitmaakt van het voorwerp van de opdracht, kunnen de specificaties nader bepalen welke de minimale leerinhoud is, wat de eisen inzake begeleiding of de termijnen en de manier van rapporteren zijn.

29. Bron: “Voorbeeldenboek kosteneffectieve Dubo-maatregelen in de waterbouw.” Ministerie van Verkeer en Waterstaat, 2005. 30. Op basis van de uitspraak van het Europese Hof van Justitie inzake de ‘Wienstrom case’ van 2003, waar het opnemen van milieucriteria aangaande het productieproces werd toegestaan.

120

121

In tegenstelling tot veel andere lidstaten heeft België een gedetailleerd stelsel van uitvoeringsregels voor overheidsopdrachten, raamovereenkomsten en concessies van openbare werken. Daarbij heeft de bijlage aan het KB van 26 september 1996 met de standaard inkoopvoorwaarden van de overheid – ook de algemene aannemingsvoorwaarden (AAV) genoemd – een vrijwel reglementair karakter. Dit betekent dat u enkel van die voorwaarden kunt afwijken vanwege het specifieke karakter van uw opdracht. Voor welbepaalde artikelen31 moet u trouwens de motivering, de reden waarom u van de standaardvoorwaarden afwijkt, in het bestek vermelden.

Voorbeeld 6.i– Dienst: Schoonmaak en onderhoud van diverse gebouwen van de Stad Gent Tekstpassage in bestek: “Er mag enkel onder uitzonderlijke voorwaarden met onderaannemers worden gewerkt. Dit dient vooraf gemotiveerd aangevraagd te worden.”

Tactisch voorbereiden

6.2.3 Algemene of gewone uitvoeringsvoorwaarden

De algemene aannemingsvoorwaarden zijn gedeeltelijk32 van toepassing boven een waarde van € 5500 (excl. btw), en volledig van toepassing vanaf een geraamde waarde van de opdracht van € 22 000 (excl. btw). Ook maakt u in dit luik duidelijk hoe u de uitvoering van het voorwerp van de opdracht zult opvolgen. U geeft duidelijk aan welke rapporten of documenten u nodig heeft om het naleven van de afspraken te toetsen, en wanneer de aannemer, leverancier of dienstverlener moet voorleggen. Daarnaast bent u soms genoodzaakt specifieke uitvoeringsvoorwaarden te bedingen die hun rechtvaardiging vinden in het voorwerp van de opdracht, precies omdat u ze noodzakelijk acht voor de goede uitvoering.

31. Zie voor de lijst van artikelen het artikel 3 van het koninklijk besluit van 26 september 1996. 32. Idem.

122

123

6.2.4 Keuze van de gunningsprocedure In de klassieke sector bestaan verschillende gunningsprocedures (verticaal) en gunningsmechanismen (horizontaal), zoals in onderstaande tabel weergegeven.

Open procedure

Beperkte procedure

OMB

OZB

Art. 17, §3 (wet van 24 december 1993)

Art. 17, §2 (wet van 24 december 1993)

Art. 26, §2 (wet van 15 juni 2006)

Art. 26, §1 (wet van 15 juni 2006)

Gunningsmechanisme LP

Open(bare) aanbesteding

Beperkte aanbesteding

*

*

Gunningsmechanisme EMVO

Algemene (Open) Offerteaanvraag

Beperkte offerteaanvraag

*

*

LP: laagste prijs EMVO: economisch meest voordelige offerte OMB: onderhandelingsprocedure met bekendmaking OZB: onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking * de combinatie is mogelijk, maar de gunningswijze heeft geen specifieke benaming in het Belgische recht.

124

Tactisch voorbereiden

Type Procedure

Bij de beperkte procedures kan, nadat de opdracht op passende wijze werd bekendgemaakt, iedereen zich kandidaat stellen die meent geschikt te zijn voor de opdracht. Maar de aanbestedende overheid kan uit iedereen die zich kandidaat stelt de meest geschikte kandidaten kiezen (mits motivering op grond van objectieve criteria) en deze geselecteerden uitnodigen tot het indienen van een offerte. Niet iedereen kan dus een offerte indienen. Het aantal geselecteerden bedraagt in de klassieke sector in principe minstens vijf, voor zover er voldoende kandidaten geschikt bevonden zijn. Zowel de open als de beperkte procedures zijn in België streng formeel geregeld, maar het voordeel is dat u ze vrij kunt kiezen en dat ze een grote openbaarheid met zich meebrengen. 2. De onderhandelingsprocedures: uitzonderingsprocedures in de klassieke sector Onderhandelingsprocedures zijn in de klassieke sector uitzonderingsprocedures, omdat ze slechts gekozen kunnen worden in specifieke omstandigheden die nauwkeurig omschreven staan in de wet. U dient de keuze ervan te motiveren. De onderhandelingsprocedure met bekendmaking (OMB) is een procedure die u, indien de opdracht wordt gegund onder het regime van de klassieke sector, kunt kiezen onder de omstandigheden bepaald in artikel 17,§3 van de wet van 24 december 1993 of, nadat de wet van 15 juni 2006 in werking is getreden, in de omstandigheden zoals bepaald in artikel 26,§2 van deze wet.

126

De meest voorkomende omstandigheid is die bepaald door artikel 17,§3, 4de van de wet van 24 december 1993, met name wanneer bij overheidsopdrachten of raamovereenkomsten voor diensten de aard van de dienst zodanig is dat de specificaties van de opdracht niet bepaald kunnen worden met voldoende nauwkeurigheid om de toewijzing toe te laten volgens de procedure van aanbesteding of offerteaanvraag. De nieuwe wet van 15 juni 2006 biedt meer mogelijkheden tot toepassing van de onderhandelingsprocedure met bekendmaking.33 1 . Zo kunnen bijvoorbeeld de voorbehouden opdrachten (zie § 6.3) waarvan de geraamde waarde de waarde voor Europese bekendmaking niet bereikt, via deze procedure worden gegund. 2 . Een andere versoepeling is deze waarbij, voor de opdrachten die de drempel voor Europese bekendmaking niet bereiken, de onderhandelingsprocedure met bekendmaking (OMB) gekozen kan worden op grond van de geraamde waarde van de opdracht, indien die een door de koning te bepalen drempel niet overschrijdt.

Tactisch voorbereiden

1. De open en beperkte procedures Bij de open procedures, kan, nadat de opdracht passend werd bekendgemaakt, iedereen een offerte indienen die meent in aanmerking te kunnen komen voor de uitvoering van de opdracht. De zitting waarin de offertes worden geopend is openbaar.

Indien de aanbestedende overheid kan motiveren dat aan de wettelijke voorwaarden is voldaan om deze procedure toe te passen, dan is deze procedure om een aantal redenen aan te bevelen. 1 . Zij laat toe een minimum aan formalisme te combineren met een grote openbaarheid. 2 . De offertes kunnen zo onderhandeld worden dat zij het beste aansluiten

33. Er wordt ook de mogelijkheid toegevoegd om voor de overheidsopdrachten voor leveringen een onderhandelingsprocedure met bekendmaking te voeren, ingeval de aard van de leveringen of de onzekere omstandigheden verhinderen om op voorhand een globale prijs vast te stellen. Deze mogelijkheid was tot nu toe beperkt tot overheidsopdrachten van werken en diensten. Het praktische toepassingsgebied van deze uitbreiding is evenwel beperkt en weinig relevant in de context van deze leidraad.

127

De onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (OZB) is, hoewel het de meest gebruikte procedure is, ook een uitzonderingsprocedure. De meest voorkomende wettelijke basis ter rechtvaardiging van deze procedure is de bescheiden waarde van de opdracht. De koning bepaalt de drempel van de goed te keuren uitgave tot dewelke een opdracht kan gegund worden bij middel van deze procedure. Het is de procedure met het minste formalisme, maar met een eerder beperkte openbaarheid, omdat de meeste aanbestedende overheden slechts een beperkt aantal potentiële inschrijvers uitnodigen tot het indienen van een offerte. De gronden waarop in de nutssector voor de onderhandelingsprocedures gekozen kan worden zijn niet identiek aan die van de klassieke sector. Zo kan de aanbestedende overheid voor de opdrachten die gegund worden onder het regime van het KB van 10 januari 1996 vrij kiezen tussen de open procedure, de beperkte procedure en de onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Ook is de drempel voor onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking opmerkelijk hoger.

6.2.5 Keuze van de gunningswijze Overheidsopdrachten, raamovereenkomsten en raamcontracten worden gegund volgens één van de volgende vooraf gekozen mechanismen:

128

1 . De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de laagste regelmatige offerte heeft ingediend (LP). 2 . De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, economisch meest voordelige regelmatige offerte heeft ingediend (EMVO). Sommige combinaties van het gunningsmechanisme met het type procedure hebben in België een specifieke benaming gekregen (zie tabel onder 6.2.4). Zo heet de gunningswijze die bestaat uit een combinatie van een open procedure en het gunningsmechanisme ‘de laagste prijs (LP)’ een ‘openbare aanbesteding’ (de benaming wijzigt in ‘open aanbesteding’ onder de nieuwe wetgeving). U kunt in de klassieke sector vrij kiezen uit de vier combinaties tussen enerzijds de open of beperkte procedure en anderzijds de twee gunningsmechanismen (zie oranje blok in tabel).

Tactisch voorbereiden

bij de voorwaarden van het bestek, en dit tegen de meest voordelige voorwaarden. 3 . De aanbestedende overheid kan bovendien uit alle kandidaten de meest geschikte kiezen (mits motivering) en deze uitnodigen tot het indienen van een offerte. Niet iedereen kan dus een offerte indienen; de deelname wordt beperkt tot de geselecteerden, en dit zijn er in de klassieke sector in principe minstens drie, voor zover er voldoende kandidaten geschikt bevonden zijn.

In geval van de LP moet het bestek voldoende nauwkeurige specificaties bevatten die het niveau van de gewenste prestaties beschrijven, zodat de offertes van geschikt bevonden inschrijvers met toegang tot de markt enkel nog van elkaar verschillen wat betreft de prijs. Bij gebruik van de EMVO zijn er vooraf meerdere criteria aan de hand waarvan de economisch meest voordelige offerte wordt gekozen. Dit zijn de zogenaamde gunningscriteria. Deze criteria moeten verband houden met het voorwerp van de opdracht, in overeenstemming zijn met de beginselen van het Verdrag van Rome en geen onbeperkte keuzevrijheid toelaten. De gunningscriteria bieden de inschrijvers de mogelijkheid om hun aanbod onderling te differentiëren op de in de criteria vermelde aspecten. Zo kan elke inschrijver een voorstel doen dat naar zijn oordeel economisch het meest voordelig tegemoet komt aan de in de specificaties van de opdracht vermelde behoeften van de aanbestedende overheid, of zelfs (bijvoorbeeld in geval van

129

Ingeval het voorwerp van de opdracht een prestatie met sociaal karakter betreft waarvoor sociale specificaties werden uitgewerkt, dan is er geen principieel wettelijk bezwaar dat deze aspecten, die in verband staan met het voorwerp van de opdracht, ook worden getoetst en dat de offertes op die basis met elkaar worden vergeleken.

Voorbeeld 6.j Voorwerp van de opdracht −− de schoonmaak van de ramen van de stadgebouwen, −− on the job-opleiding van langdurige werklozen. Commentaar In de veronderstelling dat er in het bestek een aantal minimale eisen werden gesteld aan de begeleiding en de kwaliteit van de opleiding die verstrekt zal worden, maar men toch nog ruimte wil geven aan de inschrijver om voor wat betreft deze aspecten zijn aanbod te differentiëren van dit van de mededingers: Gunningscriteria: “De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de, vanuit het oogpunt

130

van de aanbestedende overheid, economisch meest voordelige regelmatige offerte heeft ingediend (EMVO) op basis van de volgende gunningscriteria, in dalende volgorde van belang: 1. … 2. … 3. Kwaliteit van de opleiding on the job 4. Kwaliteit van de begeleiding van de opleiding on the job 5. … " Tactisch voorbereiden

sociale eisen) aan de behoeften van de groepen waartoe de begunstigden/gebruikers van het voorwerp van de opdracht behoren. De aanbestedende overheid moet de gunningscriteria vermelden in de aankondiging of in het bestek. Ten aanzien van de specificaties laat het bestek in dit geval ruimte voor initiatief aan de inschrijvers, maar het bepaalt wel de minimale eisen waaraan de oplossingen moeten voldoen. Dit om te voorkomen dat een inschrijver een oplossing voorstelt die kwalitatief te zwak is om te gebruiken voor de bedoelde toepassing.

De gunningscriteria kunnen, op voorwaarde dat zij voldoen aan bovenstaande voorwaarden, betrekking hebben op: −− de kwaliteit of prestaties van producten (zuinigheid in gebruik), −− de prijs, −− de technische waarde, −− de esthetische en functionele kenmerken, −− de milieukenmerken, −− de sociale en ethische aspecten, −− de gebruikskosten (kosten voor gebruik en onderhoud of technische bijstand), −− de rentabiliteit, −− de kosten over de ganse de levenscyclus (inclusief afvalverwerking), −− de leveringsdatum, leveringstermijn en uitvoeringstermijn, −− de klantenservice, nazorg en waarborgvoorwaarden −− de waarborgen inzake bevoorradingszekerheid, −− … Indien u gebruik maakt van subcriteria, dient u deze ook in de aankondiging van de opdracht of het bestek te vermelden.

131

Voorbeeld 6.k Voorwerp van de opdracht (geraamde waarde 250 000 euro excl. btw) −− de schoonmaak van de ramen van de stadgebouwen, −− on the job-opleiding van langdurige werklozen. Gunningscriteria “De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, economisch meest voordelige regelmatige offerte heeft ingediend (EMVO) op basis van de volgende gunningscriteria”: 1. Kwaliteit van de schoonmaakprestaties: totaal 50 a. Aantal uren schoonmaak: 35 b. Kwaliteit van de directe controle op de schoonmaak (inspectie door niet medewerkende leidinggevende): 5 c. De kwaliteit van de opvolgingssystemen: totaal 10 −− het klachtenbeheersysteem: 3 −− het kwaliteitsmeetsysteem: 7 4. De prijzen van de prestaties: totaal 40 a. De globale prijs (zie inventaris): 35 b. De gewogen prijs van de extra prestaties op afroep (zie inventaris): 5 3. Kwaliteit van de opleiding on the job van de werklozen: 5 4. Kwaliteit van de begeleiding van de on the job-opleiding van de werklozen: 5

132

Een voorbeeld van gewichten met een vork:

Voorbeeld 6.l Voorwerp van de opdracht (geraamde waarde 250 000 euro excl. btw): −− de schoonmaak van de ramen van de stadgebouwen, −− de opleiding on the job van langdurige werklozen. Gunningscriteria “De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, economisch meest voordelige regelmatige offerte heeft ingediend (EMVO) op basis van de volgende gunningscriteria.” 1. Kwaliteit van de schoonmaakprestaties: 48 tot 52 2. De prijzen van de prestaties: 38 tot 44 3. Kwaliteit van de opleiding on the job van de werklozen: 3 tot 7 4. Kwaliteit van de begeleiding van de opleiding on the job van de werklozen: 3 tot 5

Tactisch voorbereiden

Moet u gewichten bepalen voor de gunningscriteria? Voor de opdrachten die de drempel voor Europese bekendmaking bereiken dient u uiterlijk in de aankondiging of in het bestek het gewicht te bepalen dat u toekent aan elk gunningscriterium. Dit kan u eventueel ook doen met gebruik van een vork met passend verschil. De vork mag echter niet zo gekozen worden dat de volgorde van belang van de criteria gewijzigd kan worden.

Voor de opdrachten waarvan de geraamde waarde de drempel voor Europese bekendmaking niet bereikt, volstaat het dat u de volgorde van belang van de gunningscriteria opgeeft. Hoe groot het gewicht is dat uw organisatie wil toekennen aan een sociaal gunningscriterium, bepaalt uw organisatie zelf in functie van het belang van de sociale specificaties en de mate waarin de inschrijvers zich op dit aspect van elkaar kunnen onderscheiden. Onvoldoende respect voor een zorgzaam en doelmatig gebruik van de schaarse overheidsmiddelen zal op korte of langere termijn contraproductief werken. Het is niet uitgesloten dat voor een bepaalde opdracht een overdreven weging strijdig is met de beginselen van behoorlijk bestuur, meer bepaald het rede-

133

☞ Tips

� Indien u niet verplicht bent gewichten te bepalen, plaats dan de gunningscriteria in het bestek in dalende volgorde van belang. � Een systeem van puntentoekenning voor elk criterium vergemakkelijkt de beoordeling. Het is bovendien transparant, indien u het systeem reeds in het bestek vermeldt.

Kunnen sociale aspecten deel uitmaken van de gunningscriteria? Een sociaal aspect in verband met het voorwerp van de opdracht kan als specificatie worden opgenomen in het bestek en bijgevolg ook geëvalueerd worden als gunningscriterium.

6.2.6 Bijzondere uitvoeringsvoorwaarden Via de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden biedt de wetgeving de mogelijkheid om de opdracht als hefboom te gebruiken voor duurzaam beleid, zonder dat daarvoor de gestelde eisen in dit luik van het bestek in verband hoeven te staan met het voorwerp van de opdracht. Deze bijzondere voorwaarden voor de uitvoering van een opdracht zijn bindende voorwaarden, maar ze mogen niet rechtstreeks of onrechtstreeks discriminerend zijn. Ze moeten vermeld

134

worden in de aankondiging van opdracht of in het bestek. De wet op de overheidsopdrachten34 stelt uitdrukkelijk dat de aanbestedende overheid bijzondere uitvoeringsvoorwaarden kan opleggen die bijvoorbeeld betrekking hebben op: 1 . het verstrekken van beroepsopleidingen aan werklozen en jongeren, 2 . het bevorderen van gelijke kansenbeleid inzake arbeidsparticipatie van onvoldoende in het arbeidsproces geïntegreerde personen, 3 . de strijd tegen de werkloosheid, 4 . de verplichting om, in hoofdzaak, de bepalingen van de basisconventies van de IAO na te leven, in de veronderstelling dat die niet reeds worden toegepast in het nationaal recht van het land waar de productie plaatsvindt, 5 . de bescherming van het leefmilieu.

Tactisch voorbereiden

lijkheidsbeginsel en een bijzonder onderdeel hiervan, het zuinigheidsbeginsel. Maar wat erger is, onredelijk gebruik leidt tot ongeloofwaardigheid van het beleid en van het bestuur, tot eventueel misbruik en uiteindelijk tot een steeds strengere wetgeving. Het volstaat om te herinneren aan het pijnlijke parcours dat Defensie met de economische compensaties in defensieaankopen heeft afgelegd en de uiteindelijke strenge wetgeving die daardoor tot stand is gekomen, compensaties die onder meer werden gerechtvaardigd op basis van de tewerkstelling die erdoor werd geschapen in België, en de bijdrage die ze leverden aan de innovatie in de Belgische industrie.

Als men bv. wil eisen dat de werkkledij wordt gemaakt onder een strikt minimum aan verantwoorde werkomstandigheden, kan in de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden worden bedongen dat voor het uitvoeren van de opdracht, en meer bepaald de belangrijkste stap, de productie van de goederen, de acht IAO-basisconventies nageleefd moeten worden. Het bestek kan dan bepalen dat de leverancier dit tijdens de uitvoering van de opdracht moet kunnen aantonen aan de hand van de certificaties SA8000 van de betrokken productiebedrijven, een Belgisch Sociaal Label of een gelijkwaardig bewijs. Van de inschrijver wordt geëist dat hij in zijn offerte op afdoende wijze toelicht welke waarborgen hij biedt opdat de bijzondere uitvoeringvoorwaarde wordt nageleefd, en welke bewijzen hij bij de uitvoering zal voorleggen.

34. Artikel 18bis, §1 van de wet van 24 december 1993 en artikel 40 van de wet van 15 juni 2006.

135

Tekstpassage in bestek “De volgende basisconventies van de IAO dienen te worden nageleefd bij de productie van de werkkledij. −− Conventies n° 29 (1930) en 105 (1957) over verbod op dwangarbeid; −− Conventie n° 87 (1948) over de syndicale vrijheid en de bescherming van de syndicale rechten; −− Conventie n° 98 (1949) over de vrijheid van vereniging en collectieve onderhandelingen; −− Conventies n° 100 (1951) en 111 (1958) over gelijkheid van verloning, over de discriminatie (tewerkstelling en beroep); −− Conventies n° 138 (1973) en 182 (1999) over de minimumleeftijd en de ergste vormen van kinderarbeid. De inschrijver vermeldt in zijn offerte op welke wijze hij de naleving van de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden zal waarborgen, evenals de bewijzen die hij zal voorleggen. Deze toelichting moet op afdoende wijze aantonen dat de naleving van de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden is verzekerd. De inschrijver kan zich daartoe beroepen op de certificaten SA8000 van de betrokken productiebedrijven, desgevallend vergezeld van de documenten die de oorspong van de producten bewijzen, een Belgisch Sociaal Label of gelijkwaardige bewijzen. Onverminderd artikel 53, §4 van de algemene aannemingsvoorwaarden deelt de leverancier de aanbestedende overheid zo snel mogelijk de juiste plaats mee van de aan de gang zijnde fabricages in zijn werkhuizen en in de werkhuizen van zijn onderaannemers en leveranciers of onderleveranciers. De leverancier moet, overeenkomstig de voorwaarden van de overeenkomst, op vraag van de aanbestedende overheid aantonen dat de geleverde goederen geproduceerd worden met volle naleving van de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden. Het niet op tijd voorleggen van het afdoende bewijs

136

wordt gesanctioneerd, zoals voorzien in artikel 20,§4 van de algemene aannemingvoorwaarden. Goederen waarvan uiterlijk bij de levering niet tot voldoening van de aanbestedende overheid wordt aangetoond dat zij voldoen aan de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden, zullen worden geweigerd. De leverancier die in gebreke blijft stelt zich bovendien bloot aan de maatregelen van ambtswege, zoals bepaald in artikel 20, §6 van de algemene aannemingsvoorwaarden.” Tactisch voorbereiden

Voorbeeld 6.m – Productie en levering van werkkledij

Voorbeeld 6.n – Een school bouwen Tekstpassage in bestek “De volgende basisconventies van de IAO moeten nageleefd worden bij de winning van de grondstoffen en de productie van de bouwmaterialen: −− Conventie n° 182 – Conventie over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999 De inschrijver vermeldt in zijn offerte op welke wijze hij de naleving van de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden zal waarborgen, evenals de bewijzen die hij zal voorleggen. Deze toelichting dient op afdoende wijze aan te tonen dat de naleving van de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden is verzekerd. Onverminderd artikel 53, §4 van de algemene aannemingsvoorwaarden deelt de aannemer de aanbestedende overheid zo snel mogelijk de juiste plaats mee van de aan de gang zijnde fabricages in zijn werkhuizen en in de werkhuizen van zijn onderaannemers en leveranciers of onderleveranciers. De aannemer moet op vraag van de aanbestedende overheid aantonen dat de geleverde of verwerkte producten en grondstoffen gewonnen of

137

De aanbestedende overheid kan ook sociale overwegingen in de uitvoeringsvoorwaarden vastleggen, bijvoorbeeld inzake het verstrekken van opleiding aan werklozen of jongeren. Dit kan zowel gaan over indienstneming als over (beroeps)opleiding. Hieronder volgt een voorbeeld van een situatie waarin de bijzondere uitvoeringsvoorwaarde tot doel heeft tewerkstellingsmogelijkheden te scheppen in het kader van deeltijds onderwijs.

138

Voorbeeld 6.o Naar analogie met het voorbeeld in de fiche: Levering van brood en gebak aan OCMW-rusthuis Corsala te Beringen Tekstpassage in bestek “Bijzondere uitvoeringvoorwaarde: De leverancier voorziet, gedurende de looptijd van de overeenkomst, 1 tewerkstellingsplaats voor een leerling in het kader van het deeltijdse secundair onderwijs. Dit kan in de verschillende functies die mogelijk zijn volgens de bepalingen betreffende het deeltijdse secundaire onderwijs, hetzij in de eigen faciliteiten, hetzij bij die van de onderleveranciers. De leverancier rapporteert tijdens de looptijd van de overeenkomst op elk verzoek van de aanbestedende overheid over de wijze waarop effectief invulling wordt gegeven aan de uitvoering van deze bijzondere uitvoeringsvoorwaarde. De inschrijver verbindt er zich met de indiening van de offerte toe deze bijzondere uitvoeringsvoorwaarde na te leven of te doen naleven door zijn leverancier(s) of onderleverancier(s) Hij vermeldt in zijn offerte de natuurlijke perso(o)nen of rechtsperso(o)nen die zal (zullen) optreden als werkgever. De werkgever moet in staat zijn de opleiding van de school aan te vullen voor de voorgestelde functie. De inschrijver vermeldt daartoe de ter beschikking gestelde functies in zijn offerte. Onverminderd artikel 49 van de algemene aannemingsvoorwaarden zijn de loonlasten en alle kosten die voortvloeien uit de naleving van de bijzondere uitvoeringsvoorwaarde (onder meer de informatie- en opvolgingsplicht van de leverancier) inbegrepen in de globale prijzen en eenheidsprijzen”.

Tactisch voorbereiden

geproduceerd worden met volle naleving van de bijzondere uitvoerings voorwaarden. Het niet op tijd voorleggen van het overeenkomstig de voorwaarden van de overeenkomst afdoende bewijs wordt gesanctioneerd, zoals voorzien in artikel 20,§4 van de algemene aannemingvoorwaarden. Producten waarvan uiterlijk bij de aankomst op de werf niet tot voldoening van de aanbestedende overheid en overeenkomstig de voorwaarden van de overeenkomst wordt aangetoond dat zij voldoen aan de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden, mogen niet worden verwerkt. De aannemer die in gebreke blijft, stelt zich bovendien bloot aan de maatregelen van ambtswege, zoals bepaald in artikel 20, §6 van de algemene aannemingsvoorwaarden.”

139

Hierna een voorbeeld met betrekking tot “eerlijke handel”, waar de zogenaamde ethische voorwaarden, met expliciet ook een sociaal karakter, niet zijn opgenomen als specificatie en/of gunningscriterium, maar als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde.

Voorbeeld 6.p – Eerlijke koffie Voor de koffie in haar kantines zou een gemeente de volgende bijzondere uitvoeringsvoorwaarden kunnen bedingen: “De koffie dient geleverd te worden met naleving van de volgende voorwaarden: 1. De koffie wordt bij kleine boerencoöperaties betrokken in het kader van een samenwerking van lange duur in de vorm van een ondersteuningsprogramma van kleine producenten in ontwikkelingslanden. 2. De leverancier garandeert dat de koffieboeren een garantieprijs ontvangen waardoor wordt verzekerd dat de kosten van een sociale en milieuvriendelijke productie worden gedekt. 3. Als de wereldmarktprijs hoger ligt dan de garantieprijs, wordt aan de koffieboeren de wereldmarktprijs betaald. 4. Koffieboeren kunnen indien gewenst al een percentage van de verkoopprijs van hun product ontvangen voor verscheping, zodat zij noodzakelijke investeringen kunnen doen. De inschrijver kan zich hier evenwel niet op beroepen om zelf een voorschot te bedingen.

140

5. De toetreding tot het ondersteuningsprogramma is kosteloos voor de koffieboeren. 6. De inschrijver vermeldt in zijn offerte op welke wijze hij de naleving van de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden zal waarborgen, evenals de bewijzen die hij daartoe zal voorleggen. Deze toelichting dient op afdoende wijze aan te tonen dat de naleving van de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden is verzekerd. De inschrijver kan zich daarvoor beroepen op een Max Havelaar-keurmerk voor het product of een gelijkwaardig bewijs. 7. De leverancier dient op vraag van de aanbestedende overheid aan te tonen dat de geleverde goederen geproduceerd worden met volle naleving van de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden. Het niet tijdig voorleggen van het afdoende bewijs wordt gesanctioneerd, zoals voorzien in artikel 20,§4 van de algemene aannemingvoorwaarden. Goederen waarvan uiterlijk bij de levering niet tot voldoening van de aanbestedende overheid wordt aangetoond dat zij voldoen aan de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden, zullen worden geweigerd. De leverancier die in gebreke blijft, stelt zich bovendien bloot aan de maatregelen van ambtswege, zoals bepaald in artikel 20, §6 van de algemene aannemingsvoorwaarden.”

Tactisch voorbereiden

Ethische criteria of voorwaarden Men kan een lange polemiek voeren over het feit of ethische aspecten al dan niet als gunningscriteria kunnen worden aanvaard. In elk geval is de opsomming van de gunningscriteria in de nationale wetgeving overheidsopdrachten of in de richtlijn niet uitputtend, maar ook eventuele ethische gunningscriteria moeten in verband staan met het voorwerp van de opdracht.

☞ Tip

� Zorg dat de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden niet overlappen met

andere voorwaarden in het bestek. U gebruikt ze immers niet als criterium om de economisch meest voordelige offerte te bepalen. Dat kan ook niet, indien het voorwaarden zijn die niet in verband staan met het voorwerp van de opdracht.

141

Als u weet wat u wilt bereiken met de opdracht en onder welke voorwaarden de opdracht dient te worden uitgevoerd, kunt u stilstaan bij de eisen waaraan een aannemer, leverancier of dienstverlener moet voldoen om in staat te zijn de opdracht uit te voeren. Dit zijn de zogenaamde geschiktheidseisen. Om u toe te laten uit alle kandidaten of inschrijvers diegenen te kiezen die voor de uitvoering van de opdracht geschikt zijn, moet u selectiecriteria formuleren in de aankondiging of in het bestek, en desgevallend ook minimale eisen met betrekking tot deze criteria. Kwalitatieve selectiecriteria Indien u het wenselijk acht dat de geschiktheid van de kandidaat of inschrijver ten aanzien van de sociale aspecten van de uitvoering van de opdracht wordt gecontroleerd, dan is uw keuze inzake selectiecriteria – althans in de klassieke sector – beperkt tot wat daartoe in de wetgeving is bepaald. U kunt kiezen uit de volgende criteria: −− de economische en financiële draagkracht, −− de bevoegdheid tot uitoefenen van de beroepsactiviteit, −− de technische en/of beroepsbekwaamheid, bv. ervaring met soortgelijke opdrachten, voldoende gekwalificeerd personeel, … −− de kwaliteitsbewakingsregelingen op het niveau van de onderneming. Wat er van de kandidaten of inschrijvers gevraagd kan worden om voor het betrokken criterium hun geschiktheid te bewijzen, wordt in de klassieke sector eveneens in grote mate bepaald door de wetgeving. De richtlijn 2004/18 EG somt in artikel 48 lid 2 bijvoorbeeld exhaustief op wat er inzake technische bekwaamheid van de kandidaten of inschrijvers als bewijs gevraagd mag worden. Wat u vraagt inzake technische bekwaamheid moet dus binnen de aldaar opgesomde mogelijkheden passen. Wat de financiële en economische draagkracht betreft, is de bewijsregeling niet beperkt tot wat in de richtlijn als mogelijkheden wordt opgesomd. 142

Uw minimale eisen inzake een bepaald aspect van de geschiktheid moet u kiezen op een manier die in verhouding staat tot de voorwaarden en prestaties in het kader van de opdracht. Dit is het zogenaamde proportiona-liteitsprincipe.

Voorbeeld 6.q De bewijzen voor technische of beroepsbekwaamheid bij een opdracht voor het ontwerpen van een school, waar ecologische en sociale specificaties zijn gebruikt via een procedure met voorafgaande selectie (beperkte procedure of onderhandelingsprocedure met bekendmaking) −− “… −− De kandidaat verstrekt de referenties waaruit zijn knowhow en ervaring met het ontwerpen van energiezuinige gebouwen en “design for all” blijkt. Hij beschrijft op welke wijze de betrokken aspecten in deze referenties werden gerealiseerd. Minimale eis: de kandidaat heeft gedurende de voorbije drie jaren in totaal minstens drie referenties gerealiseerd van gelijkaardige omvang als deze opdracht. −− …”

Tactisch voorbereiden

6.2.7 Selectiecriteria

De bewijzen voor technische bekwaamheid bij een opdracht voor het bouwen van een school, met ecologische specificaties en bijzondere uitvoeringsvoorwaarden inzake opleiding van jongeren op de werf −− “… −− De inschrijver verstrekt de referenties waaruit zijn ervaring met het bouwen van energiezuinige gebouwen blijkt. De inschrijver dient aan te tonen dat hij zal beschikken over begeleidingspersoneel (al dan niet behorend tot zijn onderneming) dat kennis en ervaring heeft met de begeleiding van de jongeren op de werf, zoals bedoeld in de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden.” Hij vermeldt in zijn offerte de beroepskwalificaties van dit personeel. −− …”

143

Mag een inschrijver zich beroepen op draagkracht of bekwaamheid van anderen? Belangrijk is dat een kandidaat of inschrijver zich in voorkomend geval en voor een bepaalde opdracht kan beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn banden met die entiteiten. In dat geval moet hij in zijn kandidatuur of offerte aantonen dat hij kan beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen, bijvoorbeeld door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om de nodige middelen ter beschikking te stellen. Opmerking met betrekking tot kwaliteitsbewakingsregelingen in het kader van de kwalitatieve selectie In het geval u de overlegging verlangt van door onafhankelijke instanties opgestelde verklaringen dat de kandidaat of inschrijver aan bepaalde kwaliteitsnormen voldoet, moet u verwijzen naar kwaliteitsbewakingsregelingen die op de Europese normenreeksen op dit terrein zijn gebaseerd, en die zijn gecertificeerd door instanties die voldoen aan de Europese normenreeks voor certificering, bijvoorbeeld de EN ISO 900X-reeks. U moet echter ook gelijkwaardige certificaten van in andere lidstaten gevestigde instellingen erkennen. Bovendien moet u ook andere bewijzen aanvaarden inzake gelijkwaardige maatregelen op het gebied van de kwaliteitsbewaking.

144

Opmerking met betrekking tot de ‘normen inzake milieubeheer’ in het kader van de technische bekwaamheid voor het uitvoeren van werken of het verlenen van diensten De aanbestedende overheid kan voor overheidsopdrachten voor werken of diensten de vermelding eisen van de maatregelen inzake milieubeheer die de ondernemer kan toepassen in het kader van de uitvoering van de opdracht. Dit mag enkel in de gevallen waarin de aard van de werken en/of diensten de toepassing van milieubeheermaatregelen of -systemen bij de uitvoering van de overheidsopdracht rechtvaardigt. In dat geval moet u verwijzen naar het Europese milieubeheer- en milieuauditsysteem (EMAS) of naar normen inzake milieubeheer die gebaseerd zijn op de desbetreffende Europese of internationale normen, bijvoorbeeld ISO 14001, gecertificeerd door instellingen die beantwoorden aan het Gemeenschapsrecht of aan de toepasselijke Europese of internationale normen voor certificering. Maar u moet ook gelijkwaardige certificaten van in andere lidstaten gevestigde instellingen erkennen. Ten slotte moet u ook andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen op het gebied van milieubeheer aanvaarden. Zo is ook een beschrijving van de maatregelen die de ondernemer toepast om hetzelfde milieubeschermingsniveau te waarborgen, een alternatief bewijs dat u moet aanvaarden in plaats van de geregistreerde milieubeheersystemen.

Tactisch voorbereiden

Sommige sociale aspecten of andere duurzaamheidsaspecten met betrekking tot de geschiktheid om de opdracht uit te voeren kunnen eventueel ook blijken uit het milieuverslag, het sociaal jaarverslag van de onderneming, het MVO-jaarverslag of de duurzaamheidsrapportering. Wat de onderaannemers betreft, kan de aanbestedende overheid eisen dat de inschrijver de geschiktheid van de onderaannemer aantoont voor wat betreft het onderdeel dat door deze onderaannemer wordt uitgevoerd.

6.2.8 Toegang tot de markt Uitsluitingstoestanden met betrekking tot de persoonlijke situatie van de inschrijvers De toestanden met betrekking tot de persoonlijke situatie van de kandidaat of inschrijver die aanleiding kunnen of moeten geven tot uitsluiting, worden in de wetgeving exhaustief opgesomd. Men kan daarbij een onderscheid maken tussen de zogenaamde verplichte en gewone uitsluitingsgronden.

145

Tot de gewone uitsluitingsgronden behoren onder meer: −− het niet voldoen aan verplichtingen inzake sociale zekerheid, −− de ernstige beroepsfout op elke grond die de aanbestedende overheid aannemelijk kan maken, −− de veroordeling, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast. De niet-naleving van nationale bepalingen tot uitvoering van Richtlijnen 2000/78/EG35 en 76/207/EEG36 van de Raad betreffende de gelijke behandeling van werknemers, ten aanzien waarvan een onherroepelijk vonnis of een beslissing met vergelijkbare werking is uitgesproken, kan als een delict worden beschouwd dat in strijd is met de beroepsgedragsregels van de ondernemer, of als een ernstige beroepsfout. Zo kan bijvoorbeeld een strafrechterlijke veroordeling die in kracht van gewijsde is gegaan, wegens het schenden van de Wet van 25 februari 2003 ter bestrijding van discriminatie, aanleiding geven tot uitsluiting. Uitsluiting omwille van sociale voorkeur Zie eerder onder § 5.5 bij bijzondere voorkeurregeling. 35. Richtlijn 2000/78/EG van de Raad van 27 november 2000 tot instelling van een algemeen kader voor gelijke behandeling in arbeid en beroep (PB L 303 van 2.12.2000, blz. 16). 36. Richtlijn 76/207/EG van de Raad van 9 februari 1976 betreffende de tenuitvoerlegging van het beginsel van gelijke behandeling van mannen en vrouwen ten aanzien van de toegang tot het arbeidsproces, de beroepsopleiding en de promotiekansen en ten aanzien van de arbeidsvoorwaarden (PB L 39 van 14.2.1976, blz. 40).

146

6.2.9 Internationale standaarden en keurmerken (labels) Indien sociale of milieuvoorwaarden worden bedongen in het bestek, kan het bezitten van een keurmerk of een certificaat het bewijs vormen dat de inschrijver bij het indienen van zijn offerte, of de aannemer, leverancier of dienstverlener tijdens de uitvoering van de opdracht, aan de in het bestek gestelde voorwaarden voldoet met zijn onderneming, product of dienst. De niet-exhaustieve lijst van labels, keurmerken of certificeringen die als voldoende bewijs worden aanvaard, moet u in het bestek vermelden bij de overeenkomstige bepalingen. Indien andere, gelijkwaardige bewijzen worden voorgelegd, moet u die ook aanvaarden.

Tactisch voorbereiden

Verplichte uitsluitingsgronden Kandidaten of inschrijvers die veroordeeld zijn bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan voor deelname aan een criminele organisatie, omkoping, fraude met middelen van de Europese gemeenschap of witwassen van geld, moeten worden uitgesloten.

Kunt u specificaties uit milieukeurmerken overnemen in uw bestek? Indien u milieukenmerken voorschrijft door verwijzing naar prestatie-eisen of functionele eisen, kunt u gebruik maken van de gedetailleerde specificaties of, zo nodig, van gedeelten daarvan, zoals vastgesteld in Europese, (pluri)nationale milieukeuren of zelfs in een andere milieukeur, voor zover: −− die keuren geschikt zijn voor de omschrijving van de kenmerken van de leveringen of diensten waarop de opdracht betrekking heeft, −− de vereisten voor de keur zijn ontwikkeld op grond van wetenschappelijke gegevens, −− de milieukeuren zijn aangenomen via een proces waaraan alle betrokkenen (o.a. regeringsinstanties, consumenten, fabrikanten, kleinhandel en milieuorganisaties) kunnen deelnemen, −− de keuren toegankelijk zijn voor alle betrokken partijen. Kunt u specificaties uit internationale sociale standaarden overnemen in uw bestek? Er zijn geen specifieke bepalingen in de wetgeving die dit regelen. De basisvereisten zijn analoog aan die voor de specificaties en de milieukeurmerken. U kunt zich daarbij de volgende vragen stellen:

147

Hoe kunt u de sociale keurmerken of standaarden kiezen? Bij de aanduiding van de keurmerken/standaarden die u aanvaardt als afdoende bewijs dat aan de in het bestek gestelde voorwaarden wordt voldaan, is enige voorzichtigheid geboden. Zo zijn de SA8000-eisen wel breder (ze hebben geen betrekking op één product maar op de onderneming, ze betreffen ook een ruimere waaier aan sociale aspecten) dan die van het Belgisch Sociaal Label, maar anderzijds slaat het Belgisch Sociaal Label wel op de volledige productieketen. Daarom kan het bijvoorbeeld nuttig zijn om, althans voorlopig, te focussen op de meest kritische stappen in de keten, en dat zijn in de meeste gevallen de winning van de grondstoffen en/of de productiefase. Misschien is het niveau van certificering of labeling in de betrokken sector of markt nog niet bereikt, gekend of toegepast. Dan kunt u ook in het bestek bepalen dat de inschrijver in zijn offerte zelf toelicht hoe hij waarborgt dat de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden daadwerkelijk zullen worden gerespecteerd tijdens de uitvoering van de opdracht. U kunt hem daarbij ook meteen laten vermelden welke bewijzen hij moet voorleggen.

Kortom… Zorg dat uw aanbestedingsdocumenten eenduidig en helder opgebouwd zijn. Geef telkens duidelijk aan welke documenten of bewijzen gevraagd worden. Vermeld in het bestek duidelijk: −− het voorwerp van de opdracht, −− het type opdracht en de procedure, −− de specificaties met beschrijving van de uit te voeren prestaties, −− de specifieke uitvoeringsregels die van toepassing zijn, −− de gunningswijze en de gunningscriteria, met desgevallend de gewichten, −− de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden, −− de selectiecriteria en de daarbij horende minimale eisen.

Tactisch voorbereiden

−− Zijn de keuren geschikt voor de omschrijving van de kenmerken van de prestaties waarop de opdracht betrekking heeft? −− Is de sociale keur aangenomen via een proces waaraan alle betrokkenen (o.a. regeringsinstanties, consumenten, fabrikanten, handelaars, sociale organisaties) kunnen deelnemen? −− Zijn de vereisten van de keur ontwikkeld op basis van internationale sociale conventies, verdragen of standaarden?

Voorbeeld van een sociaal label: Het Belgisch Sociaal Label Het Belgisch Sociaal label is een productlabel voor producten en diensten, waarbij de productieketen wordt gecontroleerd vanaf de grondstoffen en waarbij door een onafhankelijk geaccrediteerde controle-instelling wordt nagegaan of de acht basisconventies van de Internationale arbeidsorganisatie (IAO) worden nageleefd doorheen de volledige productieketen. De toekenning van het label gebeurt door de bevoegde staatssecretaris of minister voor Duurzame Ontwikkeling en voor Sociale Economie, op bindend advies van het Comité voor een Sociaal Verantwoorde Productie. Spijtig genoeg heeft nog maar een beperkt aantal producten dit label gekregen.

Sommige milieulabels omvatten ook sociale aspecten, en zouden dus ook dienst kunnen doen als bewijs van het naleven van de sociale voorwaarden die het betrokken keurmerk dekt.

148

149

Voorbeeld van een internationale sociale standaard: SA8000

6.3 Het aanbesteden van de opdracht

De SA8000 is een internationale norm op het niveau van een onderneming inzake maatschappelijk verantwoorde werkomstandigheden. De audit om de norm te bekomen betreft niet de volledige productieketen. De norm omvat naast het naleven van de basisconventies ook de naleving van de Universele Verklaring voor de Rechten van de Mens, het Verdrag inzake de Rechten van het Kind en het Verdrag inzake de Uitbanning van alle Vormen van Discriminatie van Vrouwen. Er zijn interessante bepalingen inzake kinderarbeid, dwangarbeid, gezondheid en veiligheid, vrijheid van vereniging en vergadering en het recht op collectieve onderhandeling en het bestrijden van discriminatie. Daarnaast zijn er ook bepalingen inzake discipline en sancties, werkuren en verloning, het management, de onderleveranciers, en dergelijke.

Het aanbestedingstraject is een complexe reeks van stappen, waarvan hierna slechts de meest relevante krachtlijnen worden beschreven.

6.3.1 De bekendmaking In de bijlage bij deze leidraad staat per drempelwaarde de verplichting tot bekendmaking voor opdrachten van de lokale besturen. U vindt deze actuele drempelwaarden in een pdf-document in tabelvorm op de websites www.politeia.be en www.vvsg.be. 

Aanbesteden opdracht

De bekendmakingen voor alle overheidsopdrachten en raamovereenkomsten, met uitzondering van de opdrachten gegund bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (OZB), gebeuren in het Bulletin der Aanbestedingen. Voor opdrachten die de drempel voor Europese bekendmaking bereiken, gebeurt dit ook in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen. Voor deze laatste opdrachten moet er voorafgaand aan de eigenlijke aankondiging ook een ‘vooraankondiging’ gebeuren indien men gebruik maakt van verkorte proceduretermijnen. Indien het gaat om een voorbehouden opdracht, moet u dat in de vooraankondiging en aankondiging van de opdracht aanduiden in het desbetreffende vak van het verplicht te gebruiken aankondigingsformulier. De bijzondere uitvoeringsvoorwaarden dienen ook opgenomen te worden in de aankondiging van de opdracht in het daarvoor voorziene vak. Voor opdrachten die de drempel voor Europese bekendmaking niet bereiken, kan de aankondiging voor opdrachten met repetitief karakter vervangen worden door het opstellen van een lijst van geselecteerde gegadigden. Deze lijst is

150

151

Voor opdrachten van diensten van lijst B van bijlage 2 bij de wet van 24 december 1993 (bv. juridische diensten, diensten voor onderwijs, horecadiensten, …) volstaat een nationale bekendmaking in het Bulletin der Aanbestedingen als aankondiging van de opdracht. Voor opdrachten voor financiële diensten, juridische diensten en onderzoek en ontwikkeling van lokale besturen geldt als drempel voor onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (OZB) de drempel vanaf dewelke de diensten van lijst A Europees moeten worden bekendgemaakt.

6.3.2 Fases bij het onderzoek van de offertes Het onderzoek en de evaluatie van de offertes verloopt in de volgende fases en volgorde: 1 . Onderzoek van het toegangsrecht 2 . Kwalitatieve selectie of het onderzoek van de geschiktheid van de inschrijver 3 . Onderzoek van de vormelijke en inhoudelijke regelmatigheid van de offertes, zo nodig met inbegrip van het onderzoek naar de abnormaliteit van de prijzen 4 . Uitvoeren van de vereiste verbeteringen, de evaluatie op basis van de gunningscriteria en de keuze van de aannemer, leverancier of dienstverlener 1. Onderzoek van het toegangsrecht Het onderzoek van het toegangsrecht gaat de kwalitatieve selectie vooraf. Het onderzoek omvat: −− de gevallen van uitsluiting op basis van in de wetgeving bepaalde verplichte en eventueel gekozen gewone uitsluitingsgronden,

152

−− het recht tot deelname van inschrijvers en kandidaten van buiten de Europese Unie en de verplichtingen ten aanzien van derde landen. −− De aannemers, leveranciers en dienstverleners uit derde landen buiten de Europese Gemeenschap mogen enkel een kandidatuur of een offerte indienen binnen de perken van de bepalingen en voorwaarden van de internationale akte die op hen betrekking heeft. −− het recht tot deelname aan de voorbehouden opdrachten. Inschrijvers (of kandidaten) die niet behoren tot de categorie van organisaties waarvoor de opdracht is voorbehouden hebben geen toegang tot de opdracht en worden in deze stap van de evaluatie reeds uitgesloten. De beslissingen inzake het toegangsrecht vereisen een motivatie, die wordt opgenomen in het selectieverslag of het gunningsverslag. 2. Onderzoek van de geschiktheid van de inschrijvers of kandidaten (kwalitatieve selectie) Het onderzoeken van de geschiktheid van de inschrijvers of kandidaten moet duidelijk onderscheiden worden van het onderzoek van de offertes als dusdanig. De aanbestedende overheid moet beslissen over de selectie van elke inschrijver op grond van de eisen die zij gesteld heeft inzake de beroepsbevoegdheid, de financiële en economische draagkracht en de technische bekwaamheid. Bij de beperkte procedures en de onderhandelingsprocedures met voorafgaande bekendmaking (OMB) is de kwalitatieve selectie een afzonderlijke fase in de gunningsprocedure. Deze selectiefase laat toe om de meest geschikte kandidaten te selecteren uit iedereen die toegang heeft tot de markt en die aan de minimumeisen inzake selectie voldoet. De selectie wordt in deze gevallen formeel afgesloten met een specifieke inhoudelijk gemotiveerde selectiebeslissing, met een informatieverplichting naar de kandidaten die niet werden geselecteerd. Deze beslissing is erg belangrijk, omdat enkel de geselecteerden een uitnodiging ontvangen om een offerte in te dienen.

Aanbesteden opdracht

maximaal één jaar geldig vanaf de datum dat de lijst wordt vastgesteld.

153

3. Onderzoek van de regelmatigheid van de offertes De offerte dient conform te zijn aan de wetgeving in het algemeen, aan de wetgeving overheidsopdrachten in het bijzonder, aan de bepalingen van het bestek en de documenten waarnaar het bestek verwijst, en aan de realiteit. Alle offertes waarvan de inschrijvers toegang hebben tot de markt en voldoen aan de gestelde minimumeisen inzake kwalitatieve selectie, worden onderzocht op hun regelmatigheid. Een zorgvuldig onderzoek van de offerte moet toelaten de afwijkingen (nietconformiteiten) te identificeren en de ernst ervan te bepalen, om vervolgens te besluiten tot de nietigheid van de offerte of de aanvaarding van de afwijkingen, in functie van de bevoegdheden waarover men beschikt en het substantiële of niet-substantiële karakter van de afwijkingen. De essentiële voorschriften zijn van die aard dat navolging noodzakelijk is om een werkelijke concurrentie, de gelijkheid van kansen en een efficiënte vergelijking van de offertes mogelijk te maken. Substantiële onregelmatigheden zijn onregelmatigheden begaan door de inschrijver die deze essentiële voorschriften van het bestek of de wetgeving 37. Art. 110,§1 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 stelt dat voor aanbesteding en offerteaanvraag de gunning plaatsvindt op basis van het gunningscriterium of van de gunningscriteria, nadat de geschiktheid van de inschrijvers of van de kandidaten die niet zijn uitgesloten door de aanbestedende overheid is nagegaan, overeenkomstig de regels in verband met de kwalitatieve selectie.

154

schenden. Afwijken van de essentiële bepalingen betekent een substantiële onregelmatigheid begaan. Indien een offerte niet overeenstemt met essentiële (besteks)bepalingen moet het bestuur de offerte als nietig of onbestaand beschouwen. De aanbestedende overheid heeft dus in dit geval een gebonden bevoegdheid. Zo is een offerte waarin een inschrijver de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden niet wenst na te leven een offerte die substantieel onregelmatig is. De bijzondere uitvoeringsvoorwaarden zijn immers essentiële voorwaarden. Niet-substantiële onregelmatigheden verstoren noch de concurrentie, noch de gelijkheid van behandeling en laten vergelijking van de offertes toe. In geval van niet-substantiële onregelmatigheden beschikt de aanbestedende overheid over een discretionaire bevoegdheid. Ze kan (maar is niet verplicht!) deze offertes als onregelmatig en dus onbestaande beschouwen. Indien zij de offerte regelmatig verklaart, zal zij ook de gevolgen dragen. De beslissingen inzake regelmatigheid vereisen een grondige inhoudelijke motivatie, die wordt opgenomen in het gunningsverslag.

Aanbesteden opdracht

Ook bij open procedures volgt de kwalitatieve selectie37 op het onderzoek van het toegangsrecht en gaat ze de andere fases van het onderzoek vooraf. De beslissingen inzake geschiktheid vereisen een grondige inhoudelijke motivatie, die wordt opgenomen in het gunningsverslag.

4. Vergelijking van regelmatige offertes op basis van de gunningscriteria Enkel de regelmatige offertes worden beoordeeld op het gunningscriterium (LP) of op de gunningscriteria (EMVO). Ook in de nieuwe wetgeving schrijft de wetgever in dit laatste geval geen specifieke methode voor om de verschillende offertes te vergelijken. Elke beoordeling of score moet worden gemotiveerd op basis van de gegevens en feiten uit de ingediende offertes en de bijbehorende stukken.

☞ Let op!  � U mag bij het vergelijken van de offertes ter bepaling van de economisch meest voordelige offerte geen andere criteria gebruiken dan de in het bestek of aankondiging vermelde gunningscriteria.

155

Voor elke gegunde opdracht waarop de Europese bekendmakingsregels van toepassing zijn stelt de aanbestedende overheid ook een proces-verbaal op, waarvan de inhoud in de wetgeving is omschreven. Dit proces-verbaal (of de hoofdpunten ervan) wordt aan de Europese Commissie toegezonden op haar verzoek. Het analytische verslag of gunningsverslag kan dit proces-verbaal omvatten. De bevoegde autoriteit neemt de gunningsbeslissing. Ten slotte rusten ook op de aanbestedende overheid nog een aantal informatieverplichtingen en desgevallend ook bekendmakingsverplichtingen van geplaatste opdracht. Vooraleer de overeenkomst met de gekozen aannemer, leverancier of dienstverlener kan worden afgesloten, kan het ook zijn dat een wachttijd nageleefd dient te worden. Dit biedt de andere inschrijvers de mogelijkheid een rechter, zetelend in kortgeding, of de Raad van State te vatten, teneinde een schorsing van de gunningsbeslissing te vorderen en aldus een onregelmatig toewijzen van de opdracht te voorkomen.

156

6.4 Het uitvoeren van de opdracht: opvolging en evaluatie Als de opdracht in uitvoering gaat, start eigenlijk de belangrijkste fase. Hoe gaat men dan na of het gevraagde ook geleverd wordt en of de leverancier de afspraken nakomt? Voorwaarden die u oplegt, maar waarvan u de uitvoering niet controleert en opvolgt, zullen dikwijls worden verwaarloosd. De wijze waarop men de verificatie, opvolging en controle op de naleving van de sociale voorwaarden doet, is nog sterk in ontwikkeling. In de praktijk betekent dit vaak nog uitproberen hoe men tot betere afspraken met de opdrachtnemers kan komen. Openheid en wederzijds vertrouwen zijn hier van belang. Uitwisseling van ervaringen met collega-aankopers is hier zeer zinvol. Ook als iets mis gaat, kan dat goede leerervaringen opleveren.

Voorbeeld 6.r – Opvolging Stel dat de overeenkomst bepaalt dat een persoon een opleidingstraject volgt tijdens de opdracht en dat de aannemer de taak heeft begeleiding op de werkplek te verzorgen. Het kan gebeuren dat tijdens de opdracht de voor de opleiding geselecteerde persoon niet blijkt te voldoen, omdat hij bv. persoonlijke problemen heeft, ongemotiveerd is of onvoldoende werkattitude toont. Het zou niet correct zijn de aannemer hiervoor zonder meer contractueel aansprakelijk te stellen. Voor het wederzijdse leerproces is het bovendien veel zinvoller om samen te bekijken hoe men de noodzakelijke basisvaardigheden voor die job beter kan inschatten, op welke wijze de begeleiding kan worden aangepast en wat in de toekomst nader bepaald moet worden in het bestek en in de afspraken met de op te leiden personen. Dat biedt niet alleen betere mogelijkheden voor een volgende kandidaat, het helpt betrokken actoren ook om de wederzijdse verwachtingen en mogelijkheden scherper in beeld te brengen.

Uitvoeren opdracht

Opmaak van het analytische verslag en de gunningsbeslissing De aanbestedende overheid maakt een gemotiveerd analytisch verslag op, met vermelding van alle bevindingen, behalve voor de opdrachten op aangenomen factuur.

157

Een goede opvolging helpt u om mogelijke knelpunten in de afspraken, documenten of procedures duidelijk te identificeren en te analyseren, en deze voor volgende opdrachten te voorkomen of beter aan te pakken. Tevens is het een kans om samen met de uitvoerders te werken aan het verhogen van de kwaliteit van het product of de dienst en om ook bij uitvoerders een grotere gevoeligheid te ontwikkelen voor de duurzaamheidseisen van de opdrachtgever.

De continue verbetering van de processen en de samenwerking met aannemers, leveranciers of dienstverleners kan bestaan uit verschillende elementen: 1 . dialoog met leveranciers, bedrijven of bedrijfssectoren, 2 . samenwerken met andere steden of overheidsniveaus en nagaan hoe men overheidsopdrachten op lokaal niveau kan organiseren, 3 . specifieke acties om de markt te sensibiliseren, 4 . erover waken dat ook kleine organisaties, KMO’s, kunnen mededingen bij overheidsopdrachten. Wat kunt u verbeteren aan de informatieverstrekking, aan de procedures, aan het verdelen in percelen of het bepalen van de omvang en de duur van de opdracht? 5 . het benutten van de katalysatorrol van de gemeente, 6 . het verder professionaliseren van de interne organisatie van de aanbestedingsprocedures en -processen, 7 . nagaan hoe men de impact van de duurzame criteria kan bepalen en de resultaten daarvan gebruiken als basis voor verdere beleidsontwikkeling. Dit kan in een ‘plan, do, check, act’-cyclus. 158

Uitvoeren opdracht

Anderzijds moet er wel krachtig worden opgetreden (met toepassing van de voorziene sancties en andere maatregelen) indien de aannemer zich aan zijn contractuele verplichtingen onttrekt. Mogelijke maatregelen zijn: de straffen voorzien in de wetgeving of het bestek, de maatregelen van ambtswege, de uitsluiting voor bepaalde tijd voor overheidsopdrachten voor leveringen of diensten of voor overheidsopdrachten voor werken een klacht bij de erkenningscommissie.

6.5 Meer informatie Deze leidraad is een hulpmiddel om sociale criteria toe te passen bij overheidsopdrachten en ze onderdeel te maken van een geïntegreerd beleid voor duurzame overheidsopdrachten. Behalve deze leidraad zijn er in België en daarbuiten vele goede praktijken, nuttige kennis en diverse instrumenten ontwikkeld. Op het gebied van milieucriteria bestaat al het een en ander. De sociale criteria zijn nu sterk in opkomst en dat blijkt ook uit recente initiatieven, instrumenten en rapporten van internationale organisaties. We sommen hieronder enkele nuttige adressen en publicaties op.

Vlaanderen en België −− VVSG/VIB/Connect “Sociale Economie, ook uw leverancier!” Een praktische gids over sociale economie en overheidsopdrachten voor inkopers en verantwoordelijken uit de publieke sector. −− VVSG Duurzame ontwikkeling in lokaal beleid, Alex Verhoeven, VVSG-Politeia, Brussel, 2008. −− MVO Vlaanderen http://www.mvovlaanderen.be Dit digitale kenniscentrum informeert KMO's, grote bedrijven en organisaties uit de sociale en non-profitsector over de toepassing van maatschappelijk verantwoord ondernemen in de praktijk. 

160

−− Belgische portaalsite voor sociale economie http://www.socialeeconomie.be −− VOSEC (Vlaams Overleg Sociale Economie) http://www.vosec.be −− Dienstenwijzer over buurt- en nabijheidsdiensten in Vlaanderen http://www.dienstenwijzer.be Een databank met het aanbod van buurt- en nabijheidsdiensten in Vlaanderen. −− Vlaams Departement Leefmilieu, Natuur en Energie (LNE) http://www.lne.be/campagnes/milieuzorg-in-de-vlaamse-overheid Deze website bevat informatie over milieucriteria en duurzaam aankopen en verwijst o.a. naar: −− milieukoopwijzer (BBL) – www.milieukoopwijzer.be −− Met concrete en praktische milieu-informatie over meer dan 50 verschillende producten en voorbeelden hoe 7 organisaties groen aankopen (‘groen bestek’). −− online producttest (OVAM) – www.producttest.be −− Via een berekeningsmodel kunt u testen hoe goed uw organisatie presteert op het vlak van milieuverantwoorde consumptie en productgebruik. De test is nu operationeel voor kantoormaterialen en schoonmaakmiddelen. −− Gids voor duurzame aankopen http://www.gidsvoorduurzameaankopen.be Een federale website met aanbevelingen voor de aankoop van producten die milieuvriendelijker en in menswaardige omstandigheden werden geproduceerd. De website zal in het kader van het Actieplan MVO van de federale regering (25 oktober 2006) vanaf 2008 verder worden ontwikkeld.

161

Internationaal −− Europese Commissie http://ec.europa.eu/environment/gpp/index_en.htm Deze website geeft informatie en documenten over de activiteiten van de EC inzake groene en duurzame overheidsopdrachten en bevat o.a. de EU-Richtlijnen voor overheidsopdrachten, het handboek ‘Buying Green’, informatie over labels, enz. −− Senternovem http://www.senternovem.nl/duurzaaminkopen/ Dit is een informatiecentrum van de Nederlandse overheid (Ministerie VROM) voor inkopers. Het ontwikkelt en publiceert onder meer: −− duurzaamheidscriteria voor alle productgroepen en producten die overheden aankopen, −− vele praktische instrumenten, bv. een zelfscan duurzaam inkopen voor gemeenten, stappenplannen voor duurzaam beleid, benchmarking, −− praktijkvoorbeelden van projecten en beleid inzake duurzame overheidsopdrachten bij gemeenten.

−− EU RESPIRIO http://www.respiro-project.eu In 2007 zijn in het kader van het EU RESPIRO-project, samen met de bouw- en textielsector, twee gidsen gemaakt inzake sociaal verantwoord aankopen. De gidsen, Textiles & Clothing en Construction geven aan welke sociale (en andere duurzaamheids)aspecten men kan overwegen bij bouwwerken en de aanschaf van textiel en kleding, en wat men hiervan in de bestekken kan opnemen. −− Vaderegio http://www.csrvaderegio.net/ Een netwerkverband voor lokale en regionale overheden om MVO verder te ontwikkelen en te promoten in samenwerking met andere lokale belanghebbenden, waaronder bedrijven. Elke lokale overheid kan deelnemen of actief lid worden en de website bevat een veelheid aan goede praktijken en informatie over interessante initiatieven inzake MVO in Europa.

−− ICLEI Europe http://www.iclei-europe.org/ Dit kenniscentrum stimuleert initiatieven, ontwikkelt methoden en instrumenten en ondersteunt lokale overheden om duurzame ontwikkeling concreet toe te passen. Het houdt zich o.a. bezig met het Aalborgproces en Lokale Agenda 21, duurzame overheidsopdrachten en duurzaam management en bestuur.

162

163

STAKEHOLDERMAPPING

Case OCMW Gent, aanbesteding met tewerkstellingsparagraaf

Stakeholder

Activiteit

Doel (gewenste outcome) van het OCMW voor dit project

Algemeen doel van het OCMW

OTC

- leveren en selecteren van de leefloner - begeleiden werknemer tijdens de tewerkstellling - begeleiden werkgever tijdens tewerkstelling

- een kandidaat art. 60 die goed bevonden wordt door de werkgever - werknemer heeft op einde van het traject attitudes die een duurzame tewerkstelling teweeg brengen in de reguliere sector

- inzetbaarheid van de werknemer verbeteren (employability) - vrijgekomen begeleidingsplaats (plaats voor nieuwe leefloner)

Werknemer

- schoonmaken/voltijds arbeid leveren - begeleiding volgen

- aanleren van de specifieke vaardigheden en attitudes

- maatschappelijke participatie

Overheid

- subsidiëren loon art. 60 (tewerkstellingsstatuten) - bijpassen tekort werking OCMW? - informatie en beleid t.a.v. duurzaam aankopen en sociale clausules

- realiseerbare randvoorwaarden voor sociale clausules: financiering, procedures voor sociale clausules die realiseerbaar zijn (geldigheidstermijn weegt hier bv. door)

Bedrijf

- aanwerving - opleiding - coaching van art. 60 met oog op duurzame tewerkstelling

- tewerkstellingplaats aanbieden om mensen te helpen aan referentieperiode voor artikel - technische begeleiding bieden - in de toekomst nog andere mensen uit kansengroepen aanwerven - voorbeeldfunctie: bewijs dat sociale clausules werkbaar en effectief zijn

- extra activeringskanaal voor art. 60 creëren via aanbestedingsprocedure

OCMWbestuur

- bewuste keuze in de uitbestedingen, naar duurzame tewerkstelling - loonkosten van de werknemer - aanbesteding - ondersteuning werking

- beter/sneller behalen doelstellingen inzake socioprofessionele inschakeling van cliënten in Gent: niet langer leefloner, uitkeringsgerechtigde, tewerkstelling, hogere kans op integratie in regulier circuit - testwaarde inschakelen aankoop procedures in strategisch beleid OCMW - extra manier om recht op maatschappelijke integratie vorm te geven

- art. 60 in orde met sociale zekerheid - meer leefloners aan duurzame tewerkstelling helpen - maatschappelijke integratie van leefloners - kansarmoedebestrijding

BIJLAGE 1  –  STAKEHOLDER- EN IMPACTMAPPING

Bijlage 1 Stakeholderen impactmapping

Beide tabellen zijn ingevuld vanuit het perspectief van het OCMW Gent.

164

165

IMPACTMAPPING

166

Input

Activiteit

Output

Outcome voor de stakeholder

OTC

- screeningstijd - begeleidingstijd wn + wg - contingent leefloners - expertise in trajectbegeleiding voor kansengroepen

- leveren en selecteren van leefloner - begeleiden werknemer tijdens tewerkstellling - begeleiden werkgever tijdens tewerkstelling

- aantal geschikte kandidaten gepresenteerd aan werkgever - aantal uur begeleiding werknemer - aantal uur begeleiding werkgever - arbeidscontract art. 60 - open plaats OTC/contingent verkleinen (wachtlijst)

- ervaring met vraaggericht werken - werknemer heeft attitudes nodig voor een duurzame tewerkstelling - vrijgekomen begeleidingsplaats

Werknemer

- voltijdse tijdsinzet - werkbereidheid - beschikbaarheid, flexibiliteit, aanpassing

- schoonmaken/voltijds arbeid leveren - begeleiding volgen

- inkomen door arbeid - opleidings/begeleidingsuren - maanden werkervaring - vaardigheden ruitenwasser - attitudes

- statuutverandering: uit leefloonsysteem geraken - een job – in het bedrijf of in de sector; afstand tot arbeidsmarkt verkleint of verdwijnt - meer competenties, koopkracht en zelfvertrouwen - CV meer waard door ervaring in de reguliere economie

OCMW-bestuur

- goedkeuren bestek/clausule - gunnen van de opdracht - (eventuele) meerprijs opdracht - inzet mensen en middelen

- bewuste keuze in de uitbestedingen, naar duurzame tewerkstelling - loonkost van de werknemer - aanbesteding - ondersteuning werking

- geplaatste leefloner - duur open vacatures

- extra kanaal voor art. 60 - inschakelen aankoopprocedures in strategisch beleid OCMW - maatschappelijke integratie van zoveel mogelijk burgers: - recht op werkloosheid; art. 60 is uitkeringsgerechtigde - grotere kans op integratie in regulier circuit via opleiding en tewerkstelling - uit leefloonstatuut

Reinigingsbedrijf

- geld (loon/loonbesparing) - rendementsverlies en materiaalverlies t.o.v. reguliere werknemer - uitgespaarde wervingskost - extra tijd in opleiding/begeleiding art. 60 en contacten met OTC

- aanwerving - opleiding - coaching van art. 60 met oog op duurzame tewerkstelling

- binnenhalen contract dankzij invullen sociale clausule: meer opdrachten en omzet - extra wervingskanaal: invulling knelpuntvacature - ervaring met kansengroepen

- voorbeeldfunctie en imago - extra wervingskanaal - inzetbare arbeidskracht in knelpuntberoep - concurrentievoordeel door ervaring met sociale tewerkstelling (in krappe arbeidsmarkt)

Overheid

- financiële middelen: - verhoogde tussenkomst geactiveerd leefloon - RSZ-vermindering - informatie en beleid t.a.v. duurzaam aankopen

- subsidiëring leefloners - bijpassen tekort werking OCMW

- 3 art. 60 geactiveerd - aantal art. 60 in regulier arbeidscontract

- activeren van art. 60 in regulier bedrijf - volwaardig statuut - belasting sociale economie-project verlaagt - kans op duurzaamheid groter - duurzame tewerkstelling - voor iedere burger een gewaarborgd minimuminkomen - daling werkloosheid - welvaart en welzijn voor zoveel mogelijk burgers

167

BIJLAGE 1  –  STAKEHOLDER- EN IMPACTMAPPING

Stakeholder

BIJLAGE 2  –  FICHES VAN DE PROJECTPARTNERS

Bijlage 2 Fiches van de projectpartners Opmerking vooraf! De fiches zijn opgemaakt door de projectpartners van het VVSG-project. De citaten in deze fiches bij punt 4 – “passages van de overwegingen in de bestekken”, komen rechtstreeks uit de bestekken. Het is raadzaam deze niet zonder meer over te nemen in uw eigen bestekken, zonder voorafgaande juridische controle.

169

Naam bestuur: Stad Aalst Projectafgevaardigde: Kenneth Bosman Functie: administratief deskundige Contactadres: Hoveniersplein 1, 9300 Aalst E-mail: [email protected]

Beschrijving pilootproject: ESF MVO 1. Het proces In Aalst werd het ESF-project MVO gekoppeld aan het project MVO dat Aalst heeft binnen het jeugdwerkloosheidsplan. D.w.z. dat de acties die werden ondernomen om MVO te promoten in de stad ook hebben bijgedragen aan het creëren van draagvlak voor het toepassen van sociale overwegingen in aanbestedingen. Op 6 september 2006 werd een eerste vormingsavond georganiseerd voor de diensthoofden van het lokale bestuur van Aalst. Op deze vorming werd het concept MVO en zijn kernfacetten uitgelegd en maakten veel ambtenaren voor het eerst kennis met MVO. Hierbij werd de basis gelegd voor alle verdere acties rond MVO en de sociale clausule. Die dag vulden de aanwezigen ook de ‘cultuurscan’ in, die peilde naar het standpunt van het personeel inzake de te spelen rol van de stad m.b.t. MVO. Hierna werd een werkgroep Sociale Clausule opgericht. Voor de eerste vergadering op 28 maart 2007 werden beleidsmensen, leidende ambtenaren van belangrijke diensten (zoals Financiën en Openbare Werken) en de departementsdirecteur uitgenodigd. De aanwezigheid van de bepalende ambtenaren was cruciaal voor het verdere verloop van het project en de genoemde vorming had

170

hierin een belangrijk aandeel. Op deze vergadering werden door een vertegenwoordiger van VVSG, consultancybureau Sustenuto en startcentrum De Ent alle aspecten van het toepassen van sociale overwegingen in overheidsopdrachten belicht en toegelicht. Belangrijk hierbij was dat vragen van de aanwezigen rond wetgeving en praktische toepassing direct konden worden beantwoord door de aanwezige deskundigen. Dit droeg bij tot het creëren van een positieve houding t.o.v. het project en het verminderen van het voorbehoud tegenover sociale overwegingen. Niet-aanwezige beleidsmensen werden achteraf persoonlijk benaderd om de opzet en het belang van dit pilootproject toe te lichten, om zo ook op beleidsniveau de nodige steun te verwerven. Daarna werd opnieuw met vertegenwoordigers van Financiën en Openbare Werken overlegd om een geschikt pilootproject (in het kader van dit VVSG-project) te vinden waarin sociale overwegingen konden worden ingepast. Een medewerker van de VVSG was aanwezig om meteen vragen te kunnen beantwoorden. Door slechte timing en doordat geschikte projecten al gegund of in de eindfase zaten, kon er geen project worden geselecteerd.

2. Voorbereidend marktonderzoek In aanloop naar het overleg om een geschikt project te vinden werd contact opgenomen met VDAB Aalst. Er werden afspraken gemaakt voor de begeleiding van en opleidingen voor eventuele tewerkgestelden via de sociale clausule. Er werden ook gegevens opgevraagd van knelpuntberoepen en de meest voorkomende interesses van werkzoekenden. Aangezien er geen project werd geselecteerd werden deze afspraken niet verder doorgevoerd.

3. De inspanningen van het lokale bestuur en/of de directie Het lokale bestuur keurde de intentieverklaring goed om mee te werken aan een pilootproject in het kader van dit VVSG-project. Hiervoor stelde het 1/5 VTE medewerker vrij. De stad uitte ook de intentie om MVO mee te nemen in de beleidsnota. Hiervoor werden middelen opgenomen in de begroting van 2008, zodat de verdere integratie van MVO in het beleid uitgevoerd kan worden. Daarnaast keurde het CBS ook de aanwerving van een MVO/Sociale Economie-coördinator goed. Die aanstelling gebeurde eind 2007. Aansluitend zal ook het communicatieplan rond MVO uitgevoerd worden, zowel gericht naar het personeel als naar de bevolking. Ondertussen werden in het kader van MVO ook opleidingen gestart voor het personeel van stad en OCMW. O.a. door de opleiding Duurzaam Aankopen werd later de werkgroep Sociale Clausule uitgebreid met Duurzaam Aankopen.

4. Stand van zaken van het project Voor 2007 werd er geen pilootproject met sociale criteria geselecteerd. Wel werd met de verantwoordelijke

ambtenaren afgesproken dat er vanaf 2008 bij diverse projecten sociale overwegingen toegepast gaan worden en dat bij elke opdracht de afweging gemaakt zal worden of er een mogelijkheid is om een sociale clausule op te nemen. In het verlengde daarvan is ook afgesproken om meer duurzaam te gaan aankopen en ook hierbij steeds sociale economiebedrijven in overweging te nemen.

5. De belangrijkste leerervaringen Om sociale overwegingen ingang te doen vinden, bleek het creëren van een draagvlak cruciaal, en dit zowel op beleidsniveau als in de administratie. Wat werkte goed? Het creëren van een intern draagvlak. Dit begon al bij de vormingsdag in 2006, waar info werd gegeven m.b.t. MVO en waar de ‘cultuurscan’ door het aanwezige personeel werd ingevuld. In navolging hiervan werd een werkgroep MVO opgericht die een beleidsadviesnota MVO opstelde en toelichtte aan het CBS, om een draagvlak op beleidsniveau te creëren. Bij de administratie werd behalve de opleidingen een informatievergadering over sociale overwegingen georganiseerd voor de belangrijke functionarissen van de stad die hun vragen konden stellen aan de aanwezige deskundigen. Hierdoor werd een dynamiek gecreëerd die ervoor zorgde dat ook deze functionarissen achter het project gingen staan en dat zij er blijvend achter staan. Getuige hiervan de werkgroep Sociale Clausule/Duurzaam Aankopen waarin m.b.t. fair trade al veranderingen in het aankoopbeleid zijn bereikt en er voor 2008 projecten sociale clausule uitgewerkt zullen worden. Wat werkte minder goed? Het vinden van een geschikt pilootproject en het overtuigen van bepaalde ambtenaren in cruciale functies.

171

BIJLAGE 2  –  FICHES VAN DE PROJECTPARTNERS

FICHE STAD EN OCMW A ALST

6. Wie zijn erbij betrokken? Er bestaat een brede betrokkenheid van verschillende stadsdiensten: −− Werkgelegenheid: trekker/coördinatie −− Openbare Werken: een belangrijke actor aangezien openbare aanbestedingen en het inschrijven van clau-

sules onder hun bevoegdheid valt −− Financiën: hebben een overzicht van en sturende rol in de projecten van de stad waarin sociale clausule of duurzaam aankopen toegepast kunnen worden −− Leefmilieu, Stadspromotie: communicatie −− Internationale Samenwerking −− Verder het OCMW, een startcentrum als begeleider van de stad bij het integreren van MVO in het beleid en de VDAB.

FICHE STAD ANTWERPEN Naam bestuur: Stad Antwerpen Projectafgevaardigde: Eddy Hectors Functie: verantwoordelijke jobaanbod reguliere economie & MVO Projectafgevaardigde: Brecht Lootens Functie: projectverantwoordelijke MVO Contactadres: Meir 21 2000 Antwerpen E-mail: [email protected]

Beschrijving pilootproject: overheidsopdracht Type opdracht: Opdracht voor het leveren van werken Voorwerp van opdracht: Renovatie van woningen (stedelijke woondienst) Budget: minder dan € 67 000 (excl. btw) Gunningswijze: Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Aantal inschrijvers: variabel

1. Hoe kwam de opdracht tot stand? Vanuit de sector van de sociale werkplaatsen in Antwerpen bestond er enkele jaren terug een duidelijke vraag naar renovatieopdrachten met minder tijdsdruk, met het oog op de nodige tijd voor scholing van doelgroepwerknemers. In overleg met de dienst Werk en Economie (WNE), doet de stedelijke woondienst sindsdien voor een aantal renovatiecontracten een beroep op sociale opleidings- en tewerkstellingsinitiatieven. Het gaat om renovatiewerken die op zich al een “sociaal doel” hebben, met name: −− de transitwoningen: leegstaande woningen die eigendom zijn van de stad en worden opgeknapt en gemeu-

172

bileerd zodat daklozen tijdelijk een woning kunnen krijgen. −− het sociaal beheer van rechtswege: ongeschikt of onbewoonbaar verklaarde woningen, die via een gerechtelijke procedure door de stad in “sociaal beheer” worden genomen. De stad renoveert deze woningen en verhuurt ze daarna onder eigen beheer voor een periode van 9 jaar aan sociaal aanvaardbare tarieven. Daarna komt de woning opnieuw onder de hoede van de eigenaar. −− de renovatiecontracten en de renovatiecontracten “Schipperskwartier”: de eigenaars die een huurwoning willen saneren die aan bepaalde voorwaarden voldoet, krijgen daarvoor een stedelijke toelage van € 8000.

173

BIJLAGE 2  –  FICHES VAN DE PROJECTPARTNERS

Een grote factor hierin was de vrees van de verantwoordelijke ambtenaren voor juridische procedures.

2. Voorbereidend marktonderzoek Marktonderzoek is soms een extra reden geweest om eerder bij sociale economie-ondernemingen offertes op te vragen. Het gaat om “kleinere” opdrachten (onder de drempel voor een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking) waarbij de ervaring leert dat zgn. ‘reguliere’ aannemers vaak geen interesse tonen in dit type opdracht.

3. Welk type sociale overwegingen zijn toegepast? −− Gebruik van het artikel 18 bis van de wet op overheidsopdrachten. (mogelijkheid om bepaalde overheidsopdrachten voor te behouden aan beschutte werkplaatsen of sociale inschakelingsondernemingen) −− Gunningscriteria voor het toewijzen van de opdracht: niet enkel de prijs maar o.a. ook: • het percentage eigen inkomsten (om te vermijden dat de sociale economieleveranciers zelf voor een groot deel van de opdracht een beroep doen op reguliere onderaannemers), • de samenwerking tussen projecten (het samen indienen van een offerte wordt aangemoedigd), • de mogelijkheid tot werkervaring, • het aantal werknemers dat wordt ingezet op de opdracht. −− Inschrijvers moeten, met hun offerte, ook een vragen-

174

lijst indienen bij een projectontwikkelaar bij WNE omtrent deze punten.

4. De passage(s) van deze overwegingen in het bestek De opdracht wordt voorbehouden aan firma’s die voldoen aan artikel 18bis van de wet van 24 december 1993, gewijzigd met artikel 102 van de programmawet van 8 april 2003: “§2. – een aanbestedende overheid kan de deelname aan een gunningprocedure van een overheidsopdracht die niet onderworpen is aan de verplichtingen die voortvloeien uit de Europese richtlijnen of uit een internationale akte inzake overheidsopdrachten, voorbehouden aan beschutte werkplaatsen of sociale inschakelingondernemingen overeenkomstig de beginselen van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap. Met beschutte werkplaats wordt bedoeld: de onderneming waarvan de meeste werknemers, omwille van de aard of de ernst van hun handicap, geen beroepsactiviteiten kunnen uitoefenen in normale omstandigheden. Met sociale inschakelingonderneming wordt bedoeld: de onderneming die voldoet aan de voorwaarden van artikel 59 van de wet van 26 maart 1999 betreffende het Belgisch actieplan voor de werkgelegenheid 1998 en houdende diverse bepalingen, of die aan gelijkaardige voorwaarden voldoet in het land van oorsprong van de kandidaat of inschrijver.” De tekst van voormeld artikel 59 luidt als volgt: “Onder sociale inschakelingeconomie wordt verstaan: de initiatieven waarvan het sociale doel bestaat in de socioprofessionele inschakeling van bijzonder moeilijk te plaatsen werkzoekenden, via een activiteit van productie van goederen of diensten, en die aan volgende algemene voorwaarden voldoen: −− de doelgroep moet na de startfase voor ten minste 50%

van de totale bezetting aan het werk of in opleiding zijn; −− ten minste 10% van het omkaderingspersoneel van de doelgroep moet uit personeel bestaan dat bekwaam is om sociale vormings- en begeleidingsprogramma’s te leiden en te ontwikkelen; −− de juridische vorm van een vereniging zonder winstoogmerk, coöperatieve vennootschap of vennootschap met sociaal oogmerk of andere rechtsvormen, mits de doeleinden en de finaliteiten sociaal en collectief zijn, hebben aangenomen: −− geen meerderheid hebben van de leden van de bestuursorganen die behoren tot de overheidssector; −− en erkend zijn door de bevoegde overheid. Voor de toepassing van het vorige lid wordt verstaan onder bijzonder moeilijk te plaatsen werkzoekenden: werkzoekenden die, op het ogenblik van hun indienstneming of van het begin van hun opleidingsstage, gehandicapt of sedert twaalf maanden werkloos zijn, maximum een getuigschrift van het lager secundair onderwijs of gelijkgesteld hebben behaald en met sociale moeilijkheden kampen.”

5. Zijn er ook ecologische of ethische criteria opgenomen? Neen.

6. De inspanningen van het bestuur en/of directie −− Voorafgaand overleg WNE met de sector “klus- en renovatiediensten” uit de sociale economie en de stedelijke woondienst. −− Projectontwikkelaar bij WNE beoordeelt het “sociale” luik van de offertes in samenspraak met de opdrachtgevende dienst.

7. Stand van zaken van de opdracht Deze opdrachten zijn gegund in: 2004 (4 woningen) – 2005 (5) – 2006 (± 10).

8. Wat zijn de belangrijkste leerervaringen? Wat werkte goed? −− Er bestaat al verschillende jaren overleg en samenwerking tussen stedelijke diensten. −− Er is uitbreidingspotentieel: het aantal opdrachten vermeerdert doorheen de jaren. −− Keuze van de opdrachten: • Marktniches waar de reguliere markt op dit moment minder interesse voor toont. • Werken waar de snelheid van uitvoering iets lager mag liggen en die iets goedkoper begroot worden. −− Vijf verschillende sociale opleidings- en tewerkstellingsinitiatieven hebben op deze manier contracten afgesloten met de stad. Het gaat om 4 sociale werkplaatsen en 1 invoegbedrijf. Wat werkte minder goed? −− Soms kunnen de SE-initiatieven niet het geheel van de opdracht aan en doen zij zelf een beroep op onderaannemers (buiten de sociale economie), bv. voor de nutsvoorzieningen, dakwerken e.d. −− Niet voor elk type renovatie kan men met de voorbehouden opdrachten voldoende concurrentie garanderen.

9. Wie zijn erbij betrokken? −− Projectontwikkelaar sociale economie van dienst Werk en Economie. −− Consulent architectuur van de stedelijke woondienst (aanbestedende dienst)

175

BIJLAGE 2  –  FICHES VAN DE PROJECTPARTNERS

De eigenaar verbindt er zich toe de gerenoveerde woningen te verhuren aan een sociaal tarief van maximum € 400/maand en dit gedurende een periode van minimum 9 jaar. Dit is in feite geen overheidsopdracht, want de eigenaar heeft vrije keuze wie hij als aannemer aanspreekt, maar de premie van € 8000 wordt wel verhoogd met € 1000 indien de uitvoering door een erkend sociaal tewerkstellingsinitiatief gebeurt.

Naam bestuur: Stad Antwerpen Projectafgevaardigde: Eddy Hectors Functie: verantwoordelijke jobaanbod reguliere economie & MVO Projectafgevaardigde: Brecht Lootens Functie: projectverantwoordelijke MVO Contactadres: Meir 21 2000 Antwerpen E-mail: [email protected]

Beschrijving pilootproject: “De stad als bewuste klant” 1. Het proces In het kader van het VVSG-project en met ondersteuning van consultancybureau Sustenuto werd een werkgroep opgestart met experts en aankopers van de verschillende stadsdiensten en dochterorganisaties. Doelstelling van de werkgroep was in eerste instantie het identificeren en opzetten van een aantal pilootprojecten voor sociale overwegingen in overheidsopdrachten bij de stad. Het managementteam van de stad besliste dat het mandaat van deze werkgroep moest worden verruimd tot sociale, ethische en ecologische overwegingen bij overheidsopdrachten en ook tot de dochterorganisaties OCMW en Havenbedrijf. De werkgroep kwam in 2007 drie keer bijeen. Eerst werd getracht een gemeenschappelijke visie te ontwikkelen op wat “duurzame overheidsopdrachten” voor de stad en haar dochterorganisaties betekenen. Ook de verschillende praktische en juridische drempels die de invoering van een beleid voor duurzame overheidsopdrachten met zich mee kan brengen, kwamen daarbij aan bod.

176

Het bleek al snel van belang een goede inventarisatie en evaluatie van het huidige aankoopbeleid te maken om gemeenschappelijke doelstellingen te kunnen bepalen. Met die eerste inventarisatie werd getracht om zowel de huidige opdrachten met duurzaamheidscriteria en de ervaringen daarmee in kaart te brengen, als de procedures inzake overheidsopdrachten zelf. Ondanks het centraal geregelde karakter van de overheidsopdrachten, blijkt daaruit dat het voor een grote organisatie als de stad Antwerpen niet gemakkelijk is om duurzame overheidsopdrachten op een eenduidige manier te implementeren. Er is hiervoor nood aan meer praktijkervaring, wat heeft geleid tot een pragmatische keuze voor afbakening van een aantal aan te pakken productgroepen. Dit wil men doen via experimenten en pilootprojecten en met de focus op vier prioritaire productgroepen: schoonmaakopdrachten, ICT, dienstkledij en dienstvoertuigen. Daarnaast wil men een werkwijze en actieplan voor duurzame overheidsopdrachten uitwerken. Dit sluit aan bij de operationalisering van het nieuwe bestuursakkoord 2007-2012.

Hierin werd ook MVO van de stad en haar dochterorganisaties opgenomen als een stadsbrede doelstelling, die door alle diensten en stadsbedrijven mee moet worden gerealiseerd. Deze doelstelling wordt ‘facilitair’ genoemd. Ze moet houvast bieden bij de realisatie van strategische en tactische doelstellingen. Ze formuleert daartoe een visie of duidelijke criteria, voert een stappenplan uit, geeft pro- of reactief advies, … Facilitaire doelstellingen zorgen voor een horizontaal perspectief doorheen de andere doelstellingen en bewaken zo de richting die door college en gemeenteraad werd bepaald. Het aankoopbeleid vormt in de facilitaire doelstelling ‘de stad als maatschappelijk verantwoord ondernemer’ één van de 4 domeinen (naast werkgeverschap, investeringsbeleid en interne milieuzorg). Er zijn nog geen specifieke opdracht(en) geselecteerd. De werkgroep wil per productgroep een set criteria ontwikkelen om die vanaf 2008 in de komende opdrachten te gaan verwerken. Parallel wordt een breder, beleidsmatig proces uitgewerkt om te komen tot een brede implementatie van duurzame overheidsopdrachten bij de stad en haar dochterorganisaties, zoals het OCMW, Havenbedrijf, Digipolis e.a.

2. Voorbereidend marktonderzoek Het valt te verwachten dat voor sommige opdrachten binnen deze productgroepen inderdaad een marktonderzoek nodig zal zijn om te bepalen aan welke eisen de markt kan voldoen. In het project is het consulteren van marktpartijen en eventueel sectororganisaties voorzien.

3. De inspanningen van het bestuur en/of de directie Bestuurlijke beslissingen: −− Het managementteam van 10 januari 2006 besliste akkoord te gaan met het algemene principe van het invoegen van een sociale clausule in overheidsopdrach-

ten en om deze clausule waar mogelijk toe te passen. −− Het managementteam van 9 januari 2007 besliste om een stedelijke expertwerkgroep “de stad als bewuste klant” op te richten met vertegenwoordigers van verschillende stadsbedrijven. −− De gemeenteraad van 26 juni 2006 besliste de titel van Fair Trade Gemeente te willen behalen. De gemeenteraad keurde daartoe een resolutie goed over eerlijke handel in het stedelijke aankoopbeleid. −− Het CBS besliste (collegebesluit van 31  maart  2006, jaarnummer 3944) dat bij de aankoop van dienstkledij voor het stadspersoneel aandacht besteed zal worden aan de milieuaspecten en de arbeidsomstandigheden bij de productie van de werkkledij. −− Het CBS besliste (collegebesluit van 2 juni 2006) de aankoop van gadgets en marketingartikelen enkel toe te staan op voorwaarde dat het product beantwoordt aan een aantal ethische principes zoals milieuvriendelijkheid, duurzaamheid, recycleerbaarheid en fabricatie volgens de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie. Voorbereidende inspanningen: −− De werkgroep “de stad als bewuste klant” werd opgestart in 2007. De werkgroep heeft ondertussen: • een eerste inventarisatie gedaan van de opdrachten waarbij sociale, ethische en ecologische overwegingen werden/worden toegepast, • de processen en kerntaken van de verschillende betrokken diensten en stadsbedrijven die bij overheidsopdrachten zijn betrokken onderzocht, • een gemeenschappelijke visie inzake duurzame overheidsopdrachten beginnen te ontwikkelen, • voorstellen gedaan voor de verdere werking in 2008. −− Er werd een projectvoorstel ingediend bij het federale beleid duurzame ontwikkeling voor de verdere ondersteuning van de werkgroep in 2008, het opzetten van pilootprojecten in vier prioritaire productgroepen,

177

BIJLAGE 2  –  FICHES VAN DE PROJECTPARTNERS

FICHE STAD ANTWERPEN

4. Stand van zaken van het project Het vervolgproject is in voorbereiding.

5. De belangrijkste leerervaringen Wat werkte goed? Het draagvlak voor de implementatie van duurzame overheidsopdrachten aan de top is groot. Zowel de leidende ambtenaren (via het managementteam van de stad) als het politieke niveau (het schepencollege) staan hier duidelijk achter. (Cf. ook het identificeren van MVO als facilitaire doelstelling.) Wat werkte minder goed? Het opzetten van de werkgroep werd deels doorkruist door de operationalisering van het nieuwe bestuursakkoord, dat voor veel van de deelnemers een hoge vergaderdruk met zich meebracht. Het meerwerk en de tijdsinvestering die de werkgroep met zich meebrengt, moet duidelijk en correct in kaart worden gebracht en deelnemers moeten hiervoor vrijgesteld kunnen worden.

178

De doelstelling en het mandaat van de werkgroep was niet voor alle deelnemers voldoende duidelijk. Er is nood aan het uitklaren van twee benaderingen: −− enerzijds het opstarten van het pilootprojecten en het uittekenen van een beleid voor duurzame overheidsopdrachten −− anderzijds moet duidelijk zijn welke verantwoordelijkheid elke dienst daarin draagt.

FICHE OCMW BERINGEN Naam bestuur: OCMW Beringen Projectafgevaardigde: Anneleen Eyckmans Functie: Maatschappelijk assistente Contactadres: Burg. Heymansplein 14, 3581 Beringen E-mail: [email protected]

6. Wie zijn erbij betrokken? −− Projectverantwoordelijke Werk en Economie −− Bestuurscoördinator – stafdienst Lerende Stad (onderwijs) −− Bedrijfsdirecteur – Patrimoniumonderhoud −− Consulent rechten – Patrimoniumonderhoud/ stafdienst −− Adjunct coördinator – Patrimoniumonderhoud/ stafdienst −− Bestuurscoördinator – Patrimoniumonderhoud/ centrale aankoop en logistiek −− Bestuursassistent (aankoper) – Patrimoniumonderhoud/centrale aankoop en logistiek Bestuurscoördinator – stads- en buurtonderhoud −− Verantwoordelijke openbaar domein – stadsontwikkeling −− Verantwoordelijke administratie (o.a. aankoop) – Digipolis (ICT-dienst) −− Coördinator – Sociale Zaken/ontwikkelingssamenwerking −− Consulent communicatie (duurzaamheidsambtenaar) – Sociale Zaken/milieudienst/duurzame ontwikkeling −− Coördinator overheidsopdrachten – Gemeentelijk Havenbedrijf −− OCMW-consulent (aankoper) – OCMW departement logistiek/aankopen

Beschrijving pilootproject: overheidsopdracht Type opdracht: Levering Voorwerp van opdracht: Levering van brood en gebak aan OCMW-rusthuis Corsala Budget: € 14 000 Gunningswijze: Onderhandelingsprocedure Aantal inschrijvers: 1

1. Hoe kwam de opdracht tot stand? Alle contracten die het OCMW had, moesten in 2007 sowieso herbekeken worden. Wij hebben een samenwerking met een school voor deeltijds onderwijs in het kader van een brugproject. In een bakkerij zijn meerdere functies mogelijk (winkel, magazijn, onderhoud…) voor leerlingen uit het deeltijds onderwijs. Vandaar deze keuze.

2. Voorbereidend marktonderzoek Gezien de verschillende mogelijkheden van een bakkerij heeft voorafgaand geen onderzoek plaatsgevonden. Wel vond een overleg plaats met de school voor deeltijds onderwijs om te bekijken of zij hierin een mogelijkheid zagen. Zij willen hieraan meewerken.

3. Welk type sociale overwegingen zijn toegepast? Sociale tewerkstellingsparagraaf: de bakker houdt een plaats beschikbaar voor een leerling uit het deeltijds onderwijs.

4. De passage(s) van deze overwegingen in het bestek “Criteria voor gunning van de opdracht (KB van 08 januari 1996 - artikel 115): Het bestuur kiest bij toepassing van artikel 16 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten de regelmatige offerte die haar in prijs, service en kwaliteit het voordeligst lijkt.

179

BIJLAGE 2  –  FICHES VAN DE PROJECTPARTNERS

en het opzetten van een algemeen actieplan inzake duurzame overheidsopdrachten. −− Een aantal pilootprojecten werd voorbereid: • Overleg voor het formuleren van duurzaamheidscriteria bij de opdracht voor het schoonmaken van stadsgebouwen (raamcontract voor vier jaar vanaf 2008). • Overleg voor het formuleren van een advies i.f.v. toekomstige aankopen van ICT-materiaal bij verhuis van de stadsdiensten in 2009. −− Opname van een pilootproject “duurzame overheidsopdrachten” in de strategiekaarten (procesmodellering) van de centrale aankoopdienst en de dienst voertuigencentrum van de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud.

Toepassing van de sociale overweging gedurende de uitvoering van opdracht: ja/nee” (Deze vraag is bedoeld als samenvatting: is de bakker bereid om de sociale voorkeursclausule toe te passen?)

5. Zijn er ook ecologische of ethische criteria opgenomen? Dit is de eerste testcase waarin we deze clausule wensen te gebruiken. Daarom is ervoor gekozen om geen extra ecologische of ethische criteria op te nemen. Deze opdracht is een belangrijke opdracht, omdat het een voorbeeld moet zijn voor volgende opdrachten. Een mislukking zou immers demotiverend werken voor toekomstige initiatieven. Wanneer we merken dat het met één voorwaarde lukt, kunnen we nog meer voorwaarden gaan opleggen. Aangezien het OCMW nog te weinig bekend is met deze overwegingen werd ervoor geopteerd om alles stap voor stap te doen. In andere opdrachten kan de nadruk gelegd worden op ethische overwegingen (bv. schone werkkledij) of ecolo-

180

gische overwegingen (bv. nulgebruik van pesticiden)

6. De inspanningen van het lokale bestuur en/of de directie Er bestaat een grote betrokkenheid van het beleid door de aanwezigheid van de secretaris op het overleg met de verantwoordelijke voor het opstellen van het bestek (in functie van overtuigen).

vloer. Dit kan sneller verlopen dan elk afzonderlijk te werken.

9. Wie zijn erbij betrokken? −− OCMW: secretaris, jobdienst, bestuur en rusthuis −− school: in dit geval werd het VTI als gesprekspartner gekozen. Dit betekent echter niet dat leerlingen uit an-

dere scholen niet in aanmerking zouden kunnen komen −− bakker: tewerkstellen van leerling −− leerling: werken bij de bakker binnen de mogelijke functies

BIJLAGE 2  –  FICHES VAN DE PROJECTPARTNERS

Wordt eveneens in aanmerking genomen bij de gunning: die leverancier die de sociale overweging wil toepassen gedurende de uitvoering van opdracht. De uitvoerder houdt, gedurende de periode van de opdracht, 1 tewerkstellingsplaats beschikbaar voor een leerling in het kader van deeltijdse secundair onderwijs. Dit kan in de verschillende functies die mogelijk zijn volgens de bepalingen betreffende het deeltijdse secundaire onderwijs. De loonkosten voor deze leerlingen zijn ten laste van de uitvoerder en mogen niet opgenomen worden in de offerte. De kandidaat-leverancier kan over het principe en de modaliteiten verder contact opnemen met Mevr. A. Eyckmans van het OCMW van Beringen, tel. 011/ 340.664.

7. Stand van zaken van de opdracht De inschrijvingen werden afgesloten in december 2007. Er was 1 inschrijving. Deze bakker gaat akkoord met de clausule en wil zich engageren. In januari 2008 zal de gunning gebeuren.

8. Wat zijn de belangrijkste leerervaringen? Wat werkte goed? Het overtuigen van de directeur van het rusthuis. Dankzij het sociale beleid en de visie op milieu en MVO is het gemakkelijker anderen te overtuigen en het project te realiseren. De verantwoordelijke voor de opmaak van het bestek was snel overtuigd. Er bestaat nog wel twijfel of er voldoende inschrijvers zullen zijn. Wat werkte minder goed? −− De wetgeving is te weinig bekend bij de projectafgevaardigde (de medewerker op de werkvloer). −− De projectafgevaardigde is niet degene die het bestek opmaakt, waardoor duidelijke afstemming belangrijk is. De projectafgevaardigde is daarbij afhankelijk van degene die het bestek opmaakt. Een opgestelde leidraad moet dus duidelijk zijn voor werkvloer en verantwoordelijke, zodat ook de toepassing van de clausule kan gebeuren door een medewerker op de werk-

181

Naam bestuur: Stad Beringen Projectafgevaardigde: Caroline Celis Functie: Diensthoofd lokale economie Contactadres: Mijnschoolstraat 88, 3580 Beringen E-mail: [email protected]

Beschrijving pilootproject: overheidsopdracht Type opdracht: Werk/Levering Voorwerp van opdracht: Aankoop en plaatsing van een spijlenpoort Budget: € 6000 (incl. btw) Gunningswijze: Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Aantal inschrijvers: 3

1. Hoe kwam de opdracht tot stand? De stad Beringen werd in 2005 door de Vlaamse overheid geselecteerd als één van de 13 steden en gemeenten om acties te ondernemen tegen de hoge jongerenwerkloosheid. Er werd een actieplan opgesteld om de hardnekkige jongerenwerkloosheid aan te pakken. De doelstelling was het onderzoeken van de mogelijkheid om de sociale voorkeursclausule in het aanbestedingsbeleid van de stad en het OCMW Beringen toe te passen. In het kader van deze doelstelling besloot de stad om deel te nemen aan dit VVSG-project ‘Lokale besturen willen MVO verankeren’ en om een experiment of pilootproject te starten met sociale overwegingen in een overheidsopdracht bij de stad en/of het OCMW Beringen.

182

2. Voorbereidend marktonderzoek Er heeft een zeer beperkt marktonderzoek plaatsgevonden in de vorm van het telefonisch contacteren van mogelijke leveranciers. Er werd gezocht naar ondernemingen in de sociale economie (beschutte werkplaatsen, sociale werkplaatsen, …) die de mogelijkheid hadden en bereid waren om de constructie en levering van de gevraagde poort uit te voeren. Aangezien wij bij sommige leveranciers enkel terecht konden voor de aankoop van de poort, werd beslist om de plaatsing optioneel in de onderhandelingsprocedure op te nemen.

3. Welk type sociale overwegingen zijn toegepast? Het voorbehouden van een opdracht via de sociale voorkeurclausule aan ondernemingen die zich situeren binnen de sociale economie.

4. De passage(s) van deze overwegingen in het bestek De sociale voorkeursclausule werd voordien nog niet gebruikt binnen de stad of het OCMW. Om mogelijke projecten te selecteren, werd een rondvraag (persoonlijke gesprekken en e-mails) georganiseerd binnen de verschillende stedelijke diensten. Hoewel de gesprekken vrij positief verliepen, kwamen er geen concrete projecten naar voren uit deze overlegmomenten. Aangezien de tijdspanne voor uitvoering van het experiment beperkt was, werd een project uit de eigen dienst (lokale economie, tewerkstelling & toerisme) geselecteerd. Het CBS ging ermee akkoord om het experiment toe te passen op de aankoop en plaatsing van een poort voor de afsluiting van een afgeschafte buurtweg ter hoogte van het golfterrein aan de Paalse Plas.

Voorbehoud van de opdracht aan“beschutte werkplaatsen of sociale inschakelingsondernemingen (artikel 18bis §2, wet van 24 december 1993)”.

5. Zijn er ook ecologische of ethische criteria opgenomen? Neen, aangezien de selectie van de opdracht al heel wat tijd in beslag nam en de nodige inspanningen vereiste, werd hieraan verder geen aandacht besteed. Het is wel zo dat de stad Beringen onder impuls van de duurzaamheidsambtenaar in andere opdrachten al een aantal ecologische en/of ethische criteria opneemt (bv. voor de aankoop van papier, poetsmaterialen en speeltuigen).

6. De inspanningen van het bestuur en/of de directie Het bestuur van de stad Beringen stond meteen achter de doelstelling om de mogelijkheid te onderzoeken om de sociale voorkeurclausule in het aanbestedingsbeleid van de stad en het OCMW Beringen toe te passen en hiervoor een pilootproject te selecteren. Een proactieve en stimulerende houding om de verschillende betrokken diensten te overtuigen om aandacht aan deze thematiek te besteden, was er echter niet.

7. Stand van zaken van de opdracht De opdracht is gegund. De prijs viel binnen de vooropgestelde raming en werd als marktconform beoordeeld.

8. Wat zijn de belangrijkste leerervaringen? Wat werkte goed? Het bestuur was op zich bereid om de mogelijkheden te onderzoeken voor de toepassing van sociale overwegingen binnen het aanbestedingsbeleid van de stad Beringen, en om een experiment uit te voeren. De dienst kreeg voldoende ruimte en vrijheid om het project uit te werken en mogelijkheden te bestuderen. Wat werkte minder goed? Er bestond een eerder afwachtende houding bij de verschillende staddiensten, waardoor de selectie van een mogelijk pilootproject eerder moeizaam verliep. Daarom werd er uiteindelijk voor gekozen om een project uit de eigen dienst te nemen (voorbeeldfunctie naar andere diensten). Het project heeft echter niet meteen geleid tot een vervolg of keuzes vanuit het beleid, waardoor initiatieven eerder ad hoc blijven.

183

BIJLAGE 2  –  FICHES VAN DE PROJECTPARTNERS

FICHE STAD BERINGEN

9. Wie zijn erbij betrokken? −− OCMW: secretaris, jobdienst, bestuur en rusthuis −− school: in dit geval werd het VTI als gesprekspartner gekozen. Dit betekent echter niet dat leerlingen uit andere scholen niet in aanmerking zouden kunnen komen −− bakker: tewerkstellen van leerling −− leerling: werken bij de bakker binnen de mogelijke functies

FICHE OCMW GENT Naam bestuur: OCMW Gent Projectafgevaardigde: Pol Verbeke Functie: Hoofd aankoop en logistiek Contactadres: Jubileumlaan 217, 9000 Gent E-mail: [email protected]

Beschrijving pilootproject: overheidsopdracht Type opdracht: Dienst Voorwerp van opdracht: Reinigen ramen alle locaties OCMW Gent Budget: € 246 470,25 (incl. btw voor 3 jaar) Gunningswijze: Openbare aanbesteding Aantal inschrijvers: 6

1. Hoe kwam de opdracht tot stand? Het reinigen van ramen wordt al lang uitbesteed omdat het eigen poetspersoneel deze werkzaamheden om veiligheidsredenen en wegens het ontbreken van het nodige materiaal niet zelf kan uitvoeren.

2. Voorbereidend marktonderzoek Uit vorige aanbestedingen is gebleken dat er voldoende geïnteresseerde kandidaten op de markt zijn om deze opdracht uit te voeren. Wel is er voorafgaand overleg geweest met het Opleidings- en Tewerkstellingscentrum (OTC) van het OCMW, in verband met de formulering en de toepassing van de tewerkstellingsclausule.

184

3. Welk type sociale overwegingen zijn toegepast? Tewerkstellingsparagraaf voor een laaggeschoolde werknemer.

4. De passage(s) van deze overwegingen in het bestek Artikel 23 van het bestek: Tewerkstellingsparagraaf “De dienstverlener verbindt er zich toe om voor minimaal de duur van de overeenkomst in samenspraak met het Opleidings- en Tewerkstellingscentrum van het OCMW te zijner laste minstens één laaggeschoolde werknemer voltijds in dienst te nemen. De dienstverlener leidt de betrokken werknemer(s) op tot ruitenwasser en biedt de

185

BIJLAGE 2  –  FICHES VAN DE PROJECTPARTNERS

Het ontbreekt de stad Beringen aan een breed draagvlak en interne overlegstructuur (zowel op het niveau van het bestuur als de diensten zelf) om sociale overwegingen op een systematische wijze toe te passen in het aanbestedingsbeleid. Dit is een belangrijk aandachtspunt voor kleinere besturen, omdat door een gedragen beleid en samenwerking met andere diensten de tijdsbesteding en inspanningen gespreid kunnen worden. Hierdoor neemt de haalbaarheid toe om de sociale overwegingen in te bouwen als een vaste pijler binnen het aanbestedingsbeleid. Om verder aan dit draagvlak te werken zal de dienst Lokale Economie in 2008 samen met de technische diensten voor aankopen een werkgroep MVO oprichten.

5. Zijn er ook ecologische of ethische criteria opgenomen? Ja. De gebruikte reinigingsproducten moeten milieuvriendelijk zijn. Ze mogen niet schadelijk voor de gezondheid zijn. De dienstverlener moet de naam en technische fiche met de scheikundige samenstelling van de gebruikte reinigingsproducten, als ook een veiligheidsen gezondheidsfiche bij zijn offerte voegen. Indien de voorgestelde reinigingsproducten volgens het advies van de Veiligheidschef van het OCMW niet voldoen, dan kan de dienstverlener de opdracht niet uitvoeren en zal de opdracht toegewezen worden aan de volgende laagste regelmatige offerte, waarvan de voorgestelde reinigingsproducten wel voldoen.

6. De inspanningen van het bestuur en/of de directie Het OTC verleende zijn actieve medewerking bij de selectie en begeleiding van de laaggeschoolde werknemer (art. 60). De OCMW-Raad keurde het bestek met de tewerkstellingsclausule goed, alsook de toewijzing met verplichte toepassing van de tewerkstellingsparagraaf.

7. Stand van zaken van het project De opdracht is in uitvoering vanaf 1 mei 2007, en dit voor 3 jaar.

FICHE STAD GENT

8. Wat zijn de belangrijkste leerervaringen? Wat werkte goed? De positieve instelling en medewerking van het bedrijf. Er bestaat ook in bedrijven een bereidheid om kansen te geven aan onze doelgroep van laaggeschoolde werknemers, voornamelijk in knelpuntberoepen. Veel hangt af van de situatie op de arbeidsmarkt. De medewerking van bedrijven is groter als de vraag naar arbeidskrachten groot is. Ze willen zelfs instaan voor de opleiding van de werknemers. Het is dan ook belangrijk om er die sectoren uit te kiezen die nood hebben aan arbeidskrachten. Wat werkte minder goed? De arbeidsattitude van de geselecteerde werknemer. Aan arbeidsattitudes werken blijkt een lastige opgave te zijn voor reguliere bedrijven. De andere collega’s hebben het moeilijk om het “onaangepaste gedrag” van de nieuwe werknemer te kunnen plaatsen. Hij krijgt weinig tijd om zich aan te passen en haakt daardoor gemakkelijk af.

9. Wie zijn erbij betrokken? −− OCMW: Hoofd aankoop en logistiek, bedrijfsconsulent Opleidings- en Tewerkstellingscentrum (OTC), hoofdmaatschappelijk werker OTC, trajectbegeleider OTC, Adjunct van de directie OTC −− Bedrijf CH Cleaning Services: Gedelegeerd bestuurder, Operationeel manager, werknemer art. 60, collega’s op de werkvloer

Naam bestuur: Stad Gent Projectafgevaardigde: Mieke Pieters Functie: Adjunct van de directie Contactadres: Sint-Niklaasstraat 27, 9000 Gent E-mail: [email protected]

Beschrijving pilootproject: Duurzaam aankoopbeleid voor Stad Gent Doelstelling project De werkgroep Duurzaam Aankopen heeft de voorbije jaren al diverse (symbool)initiatieven voor duurzamere aankopen genomen, maar wenst in het kader van haar opdracht een duurzaam aankoopbeleid te ontwikkelen.

1. Het proces In 2004 keurde het College van burgemeester en schepenen de oprichting van de werkgroep Duurzaam Aankopen goed, alsook het principe om milieu- en sociale criteria in te lassen in de aankoopbestekken van de stad. De werkgroep werd eind 2006 uitgebreid met een vertegenwoordiger van het Departement Werk en Economie, om ook de expertise van lokale werkgelegenheid en sociale overwegingen op de agenda te plaatsen. Dit VVSGproject heeft hier een belangrijke katalysatorrol gespeeld. Sociale criteria worden al wel opgenomen in bestekken, maar tot nu toe gebeurt dat eerder ad hoc en heeft het vooral een sensibiliserend karakter. De doelstelling is om een coherent, geïntegreerd en transparant duurzaam aankoopbeleid te voeren voor alle wer-

186

ken, leveringen en diensten, door in alle bestekken relevante en objectieve sociale, ecologische en ethische criteria in te passen. Hierbij wordt steeds rekening gehouden met de economische haalbaarheid voor de stad Gent. Concreet betekent dit: −− een efficiënter en bewuster gebruik van publieke middelen en materialen, −− het toewerken naar concrete resultaten voor duurzaamheid, −− het managen van risico’s (kosten, juridische procedures, …) en reputatie, −− samen met gebruikers en leveranciers (de markt) de duurzame ambities van Gent vormgeven, −− een eenduidig signaal naar de markt geven, en meer innovatie van duurzame producten en diensten en MVO bij bedrijven stimuleren,

187

BIJLAGE 2  –  FICHES VAN DE PROJECTPARTNERS

mogelijkheid om voldoende werkervaring op te doen”.

Enkele voorbeelden van wat de voorbije jaren al is gedaan omtrent duurzame aankopen: −− Op systematisch wijze milieucriteria opnemen in de bestekken van dienstoverschrijdende facilitaire aankoopdossiers. Bv. bij kantoormaterialen (gereconditioneerde toners, 100% post-consumer gerecycleerd papier), kantoormeubilair en schoonmaakmiddelen, maar ook bij het wassen van werkkledij en keukenlinnen werd aan de milieudienst advies gevraagd voor het opnemen van milieucriteria. −− Verder: gebruik van fair trade fruitsap, wijn, koffie en bananen, milieuvriendelijk en energiezuinig wagenpark, solidariteitsagenda’s, schone kleren en duurzame T-shirts. Op 1 juli 2005 kreeg de stad Gent de titel ‘Fair Trade Gemeente’ van Vredeseilanden, Oxfam Wereldwinkels en Max Havelaar, in het kader van de ‘Ik ben verkocht’-campagne. Hoewel de stad al één en ander realiseerde, wil de werkgroep duurzaam aankopen nog verder gaan. Dit sluit aan bij de nieuwe missie van de stad, die een duurzame aanpak vooropstelt, met de integratie van de drie dimensies economie, sociaal en ecologisch. De werkgroep wil dit concretiseren voor het aankoopbeleid. Hij heeft, met ondersteuning van consultancybureau Sustenuto vanuit het VVSG-project, een opzet voor de komende jaren gemaakt en pleit daarbij voor een strategische aanpak om duurzaamheid structureel te integreren in het aankoopbeleid van de stad. Bij de planning van dit proces wordt ook de inzet van middelen en instrumenten meegenomen, wat noodzakelijk is om een dergelijk beleid uit te

188

bouwen en te implementeren.

2. De inspanningen van het bestuur en/of de directie De stad Gent heeft een grote strategische oefening achter de rug, met als uithangbord de nieuwe stadsmissie: Gent, een scheppende stad die, door de doorgedreven bundeling van alle creatieve krachten, een voortrekkersrol speelt bij de ontwikkeling van een duurzame, solidaire en open samenleving. Deze missie maakt veel mogelijk en toont aan dat het bestuur focust op de integratie van duurzaamheid binnen alle domeinen. Dit project voor de ontwikkeling van een duurzaam aankoopbeleid kadert in deze missie en het stadsbrede programma Duurzaamheid. Dit betekent concreet dat er middelen en tijd vrijkomen om dit project te realiseren én dat het bestuur en/of de directie rechtstreeks betrokken worden bij de voortgang. Zo ontstaat een draagvlak om een duurzaam aankoopbeleid te ontwikkelen en uit te voeren.

3. Stand van zaken van het project In 2007 zat het project nog in een voorbereidende fase en opzet van een plan. Hiervoor wordt de volgende fasering voorgesteld: −− In een eerste fase zal het departement Facility Management (FM) een aantal grote productgroepen onder de loep nemen. Tegelijk wordt op stadsniveau gezocht naar een draagvlak en gewerkt aan een beleidskader voor het duurzame aankoopbeleid van de stad. −− Na dit pilootproject in het departement FM kan het in fasen worden uitgebreid naar andere stadsdiensten en productgroepen.

De planning van het project kent zowel werkzaamheden die rechtstreeks betrekking hebben op de aankoop en aanbestedingen en de daarbij betrokken medewerkers, als ook op processen, instrumenten en andere acties binnen de diverse stadsdiensten.

4. De belangrijkste leerervaringen Wat werkte goed? De symboolwaarde van de al genomen initiatieven door de werkgroep DA is duidelijk bewezen en vertaalt zich hoofdzakelijk in de voorbeeldfunctie van een lokaal bestuur. Toch stellen we vast dat het niet evident is om de impact en effectiviteit van de genomen keuzes na te gaan. Een belangrijke meerwaarde van de werking en de initiatieven van deze interne werkgroep is dat “duurzaam aankopen” werd opgenomen in het bestuursakkoord. Een ander gunstig effect van de inspanningen van de werkgroep is dat het project Duurzaam Aankopen nu wordt opgenomen in het stadsbrede programma Duurzaamheid.

−− Departement Werk en Economie (Lokaal Werkgelegenheidsbureau – Mieke Pieters) De samenstelling van de werkgroep is zeker niet definitief, in de zin dat personeelsleden van de stad met interesse en expertise op het vlak van duurzaam aankopen (juridisch, financieel ICT, enz.) vrij zijn om aan te sluiten bij de werkzaamheden. Het is de bedoeling om de verschillende beleidsniveaus te betrekken bij deze oefening, om zo voldoende draagvlak te creëren en de opzet een kans tot slagen te geven. Er wordt ook een dialoog met de stakeholders voorzien waar we alle belanghebbenden zullen consulteren en vragen naar hun visie op deze nieuwe beleidskeuzes. Dit lijkt ons essentieel om de haalbaarheid te toetsen en om een draagvlak te creëren tijdens de implementatie van het beleid in een later stadium. Uiteindelijk is het de bedoeling om stadbreed te communiceren over duurzaam aankopen en de realisaties binnen het project.

Wat werkte minder goed? Het duurzame aankoopbeleid op vlak van de integratie van milieucriteria heeft niet langer louter symboolwaarde, maar in het algemeen blijft de opname van duurzaamheidscriteria een ad hoc-proces.

5. Wie zijn erbij betrokken? De projectgroep Duurzaam Aankopen bestaat uit vertegenwoordigers van: −− Departement Facility Management (Dienst Voorraadbeheer en drukkerij – Aline De Tremerie) −− Departement Milieu, Groen en Gezondheid (Milieudienst – Diny Driessens) −− Departement Bevolking en Welzijn (Dienst NoordZuidsamenwerking – Jelle Monstrey)

189

BIJLAGE 2  –  FICHES VAN DE PROJECTPARTNERS

−− het vergroten van de competitiviteit van ondernemingen voor duurzame overheidsopdrachten, −− een voorbeeldfunctie vervullen en tonen aan ondernemers en burgers dat Gent werk maakt van duurzame ontwikkeling, −− een realistische budgettaire impact.

Naam bestuur: Stad Gent Projectafgevaardigde: Mieke Pieters Functie: Adjunct van de directie Contactadres: Sint-Niklaasstraat 27, 9000 Gent E-mail: [email protected]

4. De passage(s) van deze overwegingen in het bestek

Beschrijving pilootproject: overheidsopdracht Type opdracht: Levering van diensten Voorwerp van opdracht: Schoonmaak en onderhoud van diverse gebouwen van stad Gent Budget: € 8 435 000 euro (incl. btw) Gunningswijze: Algemene offerteaanvraag Aantal inschrijvers: 6

1. Hoe kwam de opdracht tot stand?  Deze gebouwen werden reeds schoongemaakt door een schoonmaakbedrijf, aangezien de stad Gent ervoor heeft gekozen om het eigen personeel af te bouwen en de schoonmaaktaken uit te besteden.

2. Voorbereidend marktonderzoek Over de haalbaarheid en de mogelijke implicaties op de kostprijs werd overlegd met de schoonmaakbedrijven die ervaring hebben met schoonmaakopdrachten bij de stad Gent. Voor de keuze van producten werden diverse professionele schoonmaakproductlijnen  uitgetest door eigen schoonmaakpersoneel.

190

wat verwacht wordt. Er wordt hiermee rekening gehouden bij de selectie van het bedrijf.

3. Welk type sociale overwegingen zijn toegepast? −− Gunningscriteria voor het toewijzen van de opdracht: niet enkel de prijs maar ook bijvoorbeeld • opleidingsinspanningen van het uitvoerende bedrijf • aandacht voor duurzaamheid (zowel sociaal als ecologisch) −− Inschrijvers moeten met hun offerte ook de CV doorgeven van de mensen die ingezet worden. −− Bij technische bepalingen wordt extra aandacht besteed aan het samenwerken met onderaannemers, bij voorkeur uit de sector van de sociale economie. −− Bij de beschrijving van de uit te voeren werken worden de verschillende functies benoemd en beschreven

“Algemene Bepalingen: −− Kwalitatieve selectiecriteria: Met oog op de beoordeling van de technische bekwaamheid van de inschrijver, moeten bij de offerte worden gevoegd: 1 CV van de mensen die zullen ingezet worden, zie overzicht van de diverse rollen en functies voor de minimum vereisten. 2 een verklaring die de berekening van de personeelsrotatie geeft, met het resultaat voor de laatste drie jaar, deze mag maximaal 1,4.% bedragen, 3 een verklaring die bewijst dat inzake opleiding minstens 0,10% (van de breuk brutolonen gesubsidieerde opleidingen arbeiders ten opzichte van brutolonen arbeiders) besteed werd aan opleiding van het personeel (lijst van de opleidingen en de overeenstemmende boekhoudkundige gegevens uit de resultatenrekening voor de laatste drie jaren). −− Gunningscriteria (100): Onder kwaliteitswaarborgen, punt 2: Inspectie en rendement van de prestaties (40), komen volgende sociale en ecologische criteria voor die meetellen voor 17/40. 4 de kwaliteit van de opleiding (duur, inhoud, methodologie, …) ( 7) 5 Duurzame criteria (10): • welke milieu ontlastende maatregelen genomen worden: welke producten, verpakkingen, transport, technieken, … • welke sociale maatregelen – welk beleid wordt gevoerd tav kansengroepen, diversiteit, duurzame tewerkstelling, uitvoerend personeel, leidinggevend personeel …

Technische bepalingen: Paragraaf rond “onderaanneming”: Er mag onder uitzonderlijke voorwaarden met onderaannemers worden gewerkt. Dit dient vooraf gemotiveerd aangevraagd te worden. Samenwerking met ondernemingen die zich situeren binnen de sociale economie wordt aangemoedigd.   Beschrijving van de uit te voeren werken: Er wordt een overzicht gegeven van de functies die nodig worden geacht en hoe deze ingevuld moeten worden. Ook wordt aangegeven in welke mate de stad hier rekening mee houdt tijdens de selectie. Hieronder worden ook sociale maatregelen beschreven; de stad Gent hecht veel belang aan het duurzaam of maatschappelijk verantwoord ondernemen. Concreet: het integreren van sociale en milieucriteria in de bedrijfsvoering wordt aangemoedigd. Meer informatie: www.mvovlaanderen.be, www.socialact.be, www.gsiw.be, www.sokratest.be. In het kader van het Gentse jongerenwerkplan wordt aangemoedigd laaggeschoolde jongeren (<25 jaar) aan te werven en op te leiden.”

5. Zijn er ook ecologische of ethische criteria opgenomen? Bij de technische bepalingen is er een volledig hoofdstuk gewijd aan de “gebruikte producten”. Er wordt expliciet vermeld dat de producten milieuvriendelijk moeten zijn en moeten voldoen aan het Europese Ecolabel of een gelijkwaardig label. Per inbreuk moet een boete betaald worden. Bij de gunningscriteria wordt rekening gehouden met duurzame criteria, waarbij ook ecologische criteria in rekening worden gebracht.

191

BIJLAGE 2  –  FICHES VAN DE PROJECTPARTNERS

FICHE STAD GENT

Voorafgaand overleg tussen de Dienst Schoonmaak, het Lokaal Werkgelegenheidsbureau en de Milieudienst betreffende het invoeren van duurzame criteria.

7. Stand van zaken van de opdracht De opdrachten zijn gegund in juli 2007. De uitvoeringstermijn loopt van september 2007 tot augustus 2010.

8. Wat zijn de belangrijkste leerervaringen? Wat werkte goed? −− het overleg en de samenwerking tussen stedelijke diensten, hoofdzakelijk dankzij de werkgroep Duurzaam Aankopen,

−− het sensibiliserende effect bij de respectieve diensten, −− het aanreiken van concrete en bruikbare info en tekst.    Wat werkte minder goed? Het hangt nog steeds van persoonlijke accenten af waarop de nadruk wordt gelegd. We voorzien duurzame criteria nu in elk schoonmaakdossier en willen nog verder gaan, om zo de sector bewuster te maken. Het gaat hier dus niet om een ad hocverhaal!

9. Wie zijn erbij betrokken? −− dienst Schoonmaakbeheer (technische aspecten) −− lokaal werkgelegenheidsbureau (sociale criteria) −− dienst milieu ( ecologische criteria)

FICHE STAD KORTRIJK Naam bestuur: Stad Kortrijk Projectafgevaardigde: Theo Lefebvre Functie: Industrieel Ingenieur Contactadres: Directie Mobiliteit en Infrastructuur, Grote Markt 54, 8500 Kortrijk E-mail: [email protected]

Beschrijving pilootproject: overheidsopdracht Type opdracht: Werk Voorwerp van opdracht: Leggen, herleggen en aanpassen van trottoirs met oppervlakte < 25 m² Budget: € 75 000 (incl. btw) Gunningswijze: Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking vooraf Aantal inschrijvers: 1

1. Hoe kwam de opdracht tot stand? Vanuit het meldpunt van de stad kwamen enorm veel klachten over de slechte toestand van de trottoirs. Met het huidige personeelsbestand kon op korte termijn onmogelijk tegemoet gekomen worden aan de vele vragen. Daarom werd uitgekeken naar een aanvullende aanneming om deze klachten (enkel trottoirwerken) op korte termijn op te lossen en dit te koppelen aan sociale tewerkstelling.

192

mijn kleine trottoirgebreken kon oplossen, mede door het feit dat het huidige personeelsbestand onmogelijk kon voldoen aan de vraag.

3. Welk type sociale overwegingen zijn toegepast? De invoering van een tewerkstellingsparagraaf bij overheidsopdrachten volgens omzendbrief BA-98/10.

2. Voorbereidend marktonderzoek

4. De passages van deze overwegingen in het bestek

Er was geen voorbereidend marktonderzoek maar het meldpunt van de stad gaf duidelijk aan dat er nood was aan een dergelijke aanneming die op relatief korte ter-

“De gunningscriteria zijn de volgende: −− de eenheidsprijzen −− interventietermijn: relatie melding en herstel

193

BIJLAGE 2  –  FICHES VAN DE PROJECTPARTNERS

6. De inspanningen van het lokaal bestuur en/of de directie

Het aantal tewerkgestelde werkzoekenden via invoeg wordt bewezen aan de hand van een attest van de VDAB.

6. De inspanningen van het lokale bestuur en/of de directie Er zijn geen faciliteiten vanwege het lokale bestuur naar de uitvoerder toe. De cvba Clarus werkt volgens dezelfde regels als een regulier bedrijf.

7. Stand van zaken van de opdracht Ondertussen is de uitvoering van de zesde opdracht bezig (eerste opdracht: 2004). Zowel het stadsbestuur, de werknemers als de burgers zijn heel tevreden met deze snelle interventieploeg voor het herstel van trottoirs binnen de cvba Clarus.

8. Wat zijn de belangrijkste leerervaringen? Wat werkte goed? Er ontstaat meer ruimte om andere taken, die niet specifiek trottoirgebonden zijn, door het eigen stadspersoneel te laten uitvoeren. Door de correcte uitvoering van de opdrachten en de nauwe samenwerking met het personeel van Clarus lijkt het alsof deze aanneming een verlengstuk is van het eigen personeel. Wat werkte minder goed? Er zijn echt geen noemenswaardige negatieve punten op deze samenwerking.

194

9. Wie zijn erbij betrokken? −− stadssecretaris −− Ir. directie Mobiliteit en Infrastructuur −− afdelingschef Werk en Sociale Economie −− directeur Kanaal 127 −− diensthoofd Integratieprojecten OCMW −− projectcel OCMW Kortrijk −− …

BIJLAGE 2  –  FICHES VAN DE PROJECTPARTNERS

−− omzendbrief BA-98/10 “invoering tewerkstellingsparagraaf bij overheidsopdrachten” −− (het aantal tewerkgestelde werkzoekenden)”.

Over de auteurs Ans Rossy (1961) werkt sinds 2006 als Sustainable Partnership-experte bij Sustenuto. Ze heeft een Master in Sociale Wetenschappen (Rijks Universiteit Groningen - NL) en een postgraduaat in ‘Cross-Sector Partnerships for Sustainable Development’ (Cambridge University UK). De afgelopen 10 jaar heeft zij internationale expertise opgebouwd in duurzame ontwikkeling en MVO. Zo werkte ze voor de federale Interdepartementale Commissie Duurzame Ontwikkeling (ICDO/CIDD) en was onder meer secretaris van de interdepartementale MVO-werkgroep, die in een participatief proces met diverse stakeholders het Belgisch MVO Referentiekader heeft ontwikkeld. Tevens werkte zij mee in de ICDO-werkgroep, die het Nationaal Actieplan Duurzame Overheidsopdrachten opstelt. Daarvoor was ze experte DO in de Actie Cel Duurzame Stad (CAViD) voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Ze stond in voor een onderzoek naar de ontwikkeling van duurzaamheidsaspecten bij sociale huisvesting en stadsontwikkeling en de publicatie van een beste-praktijkengids over DO-projecten in Brussel. Daarvoor was ze hoofdredacteur van het MVO e-magazine ‘Alter Business News’ in België. In 2007 was ze lid van de Europese expertenwerkgroep van het EU RESPIRO-project, ‘Responsible Procurement’. Ze werkte bij diverse internationale bedrijven en ngo’s, waarvan bijna zeven jaar in Portugal. Voor 1996 werkte ze in Nederland in de (semi)publieke sector, o.a. als manager bij een organisatie die tewerkstellingsplannen en samenwerkingsprojecten uitvoerde ter (her)integratie van mensen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt. Ze heeft diverse rapporten en publicaties op haar naam staan.

Ir. MAB Bert Baeyens is zelfstandig raadgever voor aanbestedende diensten en internationaal expert overheidsopdrachten, met een intensieve aanbestedings-praktijk sinds 1994 in de klassieke sector en de nutssector. Hij is opgeleid als Burg. Ir. (KMS Brussel), Burg. Ir. Industrieel Beleid (KULeuven) en Gebrevetteerd Militair Administrateur (SMA Brussel). Hij is werkzaam als docent overheidsopdrachten in binnen- en buitenland sinds 1995, onder meer bij de Vereniging voor Inkoop en Bedrijfslogistiek (VIB) in Vlaanderen, en tevens docent HOKT Inkoop en distributie, Kwantitatieve technieken voor marktonderzoek, Voorraadbeheer en Forecasting. Hij is voorzitter van de werkgroep overheidsopdrachten VIB. Sinds 1998 vertegenwoordigt hij ook de Vlaamse inkoopvereniging bij de European Public Procurement Group, waarin hij actief meewerkte aan de bijdrages van de inkoopverenigingen aan de nieuwe Europese richtlijnen overheidsopdrachten. Sinds 2003 is hij actief in de werkzaamheden van de internationale academische studiegroep overheids-opdrachten IRSPP en lid van de internationale vereniging voor academisch onderzoek en opleiding in inkoop, IPSERA, de International Purchasing and Supply Education and Research Association. Vanuit deze expertise heeft hij bijgedragen aan het juridische en aankooptechnische luik van deze leidraad. Hij is auteur van diverse bijdragen en publicaties in het domein van de overheidsopdrachten.