Legislativa - co se děje v oblasti spisové služby u nás a EU

Legislativa - co se děje v oblasti spisové služby u nás a EU Karel Škrle, ICZ a. s. 31. 10. 2013

DOKUMENT | Legislativa – co se děje u nás a v EU

DŮVĚRNOST | Zákaznický den

www.i.cz

1

Historie se opakuje



www.i.cz

2

Digitální dokument se pere o svá práva ► Rovnoprávnost dokumentů v analogové a digitální podobě ● občanský zákoník (písemná forma jednání i elektronicky) ● dokument – zák. č. 499/2004 Sb. , o archivnictví a spisové službě v platném znění (uchovávání dokumentů, domněnka pravosti elektronického dokumentu) ● daňový doklad – č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (dále „novela zákona o DPH“) v platném znění

► U dokumentu/doklad dokladu musí být od okamžiku jeho vzniku/vystavení do konce lhůty stanovené pro jeho uchovávání zajištěna věrohodnost jeho původu, neporušenost jeho obsahu a jeho čitelnost. DOKUMENT | Legislativa – co se děje u nás a v EU


www.i.cz

Písemnou formu má i digitální dokument ► Písemná forma je zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby. (§ 562 odst. 1 NOZ)

► písemnost  i dokument v digitální podobě ► K platnosti právního jednání učiněného v písemné formě se vyžaduje podpis jednajícího. Podpis může být nahrazen mechanickými prostředky tam, kde je to obvyklé. Jiný právní předpis stanoví, jak lze při právním jednání učiněném elektronickými prostředky písemnost elektronicky podepsat. (§ 561 odst. 1 NOZ) DOKUMENT | Legislativa – co se děje u nás a v EU


www.i.cz

Stávající problémy ► Nejednotnost legislativních předpisů v přístupu k dokumentům v digitální podobě ● elektronická zdravotnická dokumentace

► Terminologie ● dokument, písemnost, listina, datová zpráva ● používání různých pojmů mnohdy s různým zabarvením a významem

► Nedořešená elektronická identifikace ► Dokumenty vers data ● kdy z dat vzniká dokument, vymezení správy dat a jejich uložení ● ukládání dat – GIS, registry



www.i.cz

5

Stávající problémy ► Správa dokumentů ● i AIS spravují dokumenty ● Manažer dokumentů, zaměření na procesy - certifikace správy dokumentů

► Uchovávání dokumentů ● zajištění důvěryhodnosti dokumentů – důvěryhodnost dokumentu/úložiště ● neexistence digitálního archivu • nejsou praktické zkušenosti s kvalitou metadat a předávaných dokumentů • bude nás čekat opět převod do analogové formy • dokumenty se hromadí – nebezpečí praktické nereálnosti převodu do výstupního formátu/analogové formy



www.i.cz

6

Hledání cesty k řešení ► Legislativní úpravy oblasti správy dokumentů v ČR a EU ● archivnictví a spisová služba, elektronický podpis, autorizovaná konverze a ISDS

● eIDAS

► Standardizace ● ISO 30300 (MSR), 15489 (ERMS), 14721 (OAIS) ● ETSI - AdES

► Odborná sdružení ● IRMS ● ITC Unie

● CNZ DOKUMENT | Legislativa – co se děje u nás a v EU


www.i.cz

7

ČR ► Od roku 2012 nic nového ► Stávající předpisy ● zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů;

● vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen „spisová vyhláška“); ● zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, v platném znění; ● vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek v platném znění. ● zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, v platném znění; ● národní standard pro elektronické systémy spisové služby (viz Věstník MV částka 64/2012). DOKUMENT | Legislativa – co se děje u nás a v EU


www.i.cz

8

ČR – shrnutí změn od 1.7.2012 ► Skončila platnost přechodných ustanovení

(čl. II

zákona 190/2009 Sb.)

● Uvést spisové služby, elektronické systémy spisové služby vykonávané v elektronické podobě a spisové řády do souladu se zákonem č. 499/2004 Sb.

● Převádět po uzavření spisu dokumenty v digitální podobě určené ke skartačnímu řízení do analogové podoby

► Důležité změny novely zákona o archivnictví a spisové službě ●

Změny prováděcích předpisů (nová vyhláška č. 259/2012 Sb., která nahrazuje i předpisy týkající se el. podatelny)

●

Důležitost spisového řádu – původce upravuje konkrétní postupy vedení spisové služby.

●

Úkoly Národního archivu v oblasti správy digitálních archiválií (digitální archiv)



www.i.cz

9

EU - eIDAS ► Nařízení EU o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách ● první návrh zbyl zveřejněn Komisí EU v červnu 2012 ● do konce roku 2013 litevské předsednictvo chce zkonsolidovat finální text pro předložení evropskému parlamentu ● schválení ještě během funkčního období evropského parlamentu (do června 2014)

► V platnosti od 1.1.2015 ● předpokládá se odklad účinnosti o 1-2 roky

► Jedná se o nařízení (regulation) ne směrnici (directive) a tedy bude platit okamžitě pro všechny členské státy



www.i.cz

10

eIDAS ► Hlavní cíl ● Umožnit používat elektronický podpis pro přeshraniční transakce a plně využít elektronickou identifikaci na jednotném digitálním trhu ● Používat elektronický podpis a souvisejících on-line důvěryhodných služeb tak, že se zajistí fungování těchto služeb přes hranice a jejich právní postavení bude rovnocenné tradičním postupům vyžadujícím dokumenty v listinné podobě

► Harmonizace ● elektronický podpis ● elektronický dokument

► Vzájemné uznávání ● elektronická identifikace ● služby doručování



www.i.cz

11

eIDAS ► Dva hlavní okruhy ● elektronická identifikace ● důvěryhodné služby („služby vytvářející důvěru“) • elektronický podpis • elektronická pečeť (značka) • elektronické časové razítko • elektronický dokument • elektronické doručování • ověřování webových stránek

► Technologicky neutrální ● Základní požadavky doplněné odkazy na příslušné standardy DOKUMENT | Legislativa – co se děje u nás a v EU


www.i.cz

12

Dopady eIDAS ► Digitální dokument je rovnocenný analogovému ● při dodržení požadavků autenticity a integrity ● při opatření kvalifikovaným podpisem nebo značkou (pečetí)

► Elektronický podpis rovnocenný ručnímu ● Kvalifikovaný elektronický podpis – nelze členskými státy požadovat vyšší úroveň než je zde definována



www.i.cz

13

Dopady eIDAS ► Vzájemné uznávání a umožnění využívání ● Elektronické identifikace ● Elektronického doručování

► Certifikované kvalifikované služby a prostředky ● vytváření a ověřování elektronických podpisů, pečetí, časových razítek ● udržování (preservation) podpisů, pečetí a razítek



www.i.cz

14

Pracovní skupina Archivnictví ICT Unie o.s. ► Hlavní cíl ● odstranění přetrvávajících právních nejistot v oblasti správy a dlouhodobého ukládání důvěryhodného (legislativně platného) dokumentu.

► Hlavní kroky ● definovat důvěryhodný dokument ● nalézt mezery při správa a dlouhodobého ukládání důvěryhodných dokumentů, které nejsou legislativně podchyceny a navrhnout legislativní úpravy ● navrhnout formát důkazního materiálu

► Respektovat legislativní podmínky ČR a EU a využít souvisejících standardů DOKUMENT | Legislativa – co se děje u nás a v EU


www.i.cz

15

CNZ, o.s. ► Konference CNZ 2013 ● 2.10. 2013 – konference „Digitální důvěra - Evropa a my“

► Práce na Národním standardu ESSS ● spolupráce členů sdružení, zástupců archivní správy, archivů a dodavatelů spisových služeb na úpravách NSESSS ● zjednodušení NSESSS – zaměření na základní požadavky, které by systémy spisové služby měly splňovat ● úpravy komunikačních schémat - aby si spisové služby včetně agendových informačních systémů rozuměly a aby bylo možné připravit se na přenos do digitálního archivu DOKUMENT | Legislativa – co se děje u nás a v EU


www.i.cz

16

IRMS, o.s. ► Snaha o odborný růst a vzdělávání v oblasti správy dokumentů ● certifikace – Records Manager ● odborné semináře

► Překlady standardů správy dokumentů ► Slovník termínů správy dokumentů



www.i.cz

17

Standardy pro správu dokumentů

Strategická úroveň

Operativní úroveň

Realizační úroveň

•Řada ISO 30300+ Informace a dokumentace – Systémy správy dokumentů •ISO 30300:2011 Základní principy a slovník •ISO 30301:2011 Požadavky •ISO 30302 Pokyny pro implementaci •ISO 30303 Požadavky na orgány provádějící audit a certifikace •ISO 30304 Návod k hodnocení systému

•ISO 15489-1:2001 Informace a dokumentace – Správa dokumentů – Všeobecná část •ISO 15489-2:2001 Informace a dokumentace – Správa dokumentů – Návod k použití

•Národní standard pro elektronické systémy spisových služeb (– vychází z MoReq2



www.i.cz

18

Standardy pro správu dokumentů ► ISO 30301 lze provést certifikaci správy dokumentů ► Potřebná dokumentace ● Stanovení politiky a cílů správy dokumentů ● Dokumentované postupy správy dokumentů (zpravidla již existují jako spisový řád) ● Procesní mapy ● Postupy řízení kvality

► Certifikační schéma ● interní audity – vlastní audit zaměstnanci organizace ● certifikační audity – nezávislou certifikační organizací



www.i.cz

19

Děkuji za vaši pozornost Karel Škrle [email protected] +420 222 271 427 ICZ a.s. Aplikační řešení www.i.cz



www.i.cz

20

Legislativa - co se děje v oblasti spisové služby u nás a EU

Recommend Documents